Generación de Expedientes

Ciclo escolar 2017-2018

GUÍA PARA LA CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES CICLO ESCOLAR 2017-2018

15 de agosto de 2017.

Objetivo:

Brindar una guía que permita a las autoridades delos planteles identificar los documentos necesariosen la conformación de expedientes por cadamodalidad de beca y cada beneficiario/a, deacuerdo a lo estipulado en las Reglas de Operaciónpara el año fiscal 2017.

Marco Normativo.

Obligaciones de los directores.

Integración de expedientes.

Documentos probatorios.

TEMARIO:

Generación de expedientes:

De conformidad con lo dispuesto en las Reglas de Operación 2017 del Programa Nacional deBecas, en el numeral 3.6.1. “corresponderá a los/as directores/as de plantel de educaciónmedia superior de la SEMS”:

I. Difundir en espacios públicos del plantel la(s) convocatoria(s) emitida(s) porla CBSEMS.

II. Confirmar que cada alumno/a cumple lo descrito en el numeral 2, decada uno de los anexos en los que participa la SEMS, mediante su validación a travésdel SIPOP en los periodos que determine la CBSEMS.

III. Difundir en espacios públicos del plantel los resultados oficiales de laselección de beneficiarios/as emitidos por la CBSEMS.

IV. Entregar los medios de pago correspondientes a cada uno de los/asbeneficiarios/as de su plantel en un periodo no mayor a 30 días naturales, contados apartir de la llegada del medio de pago al plantel debiendo generar el acusecorrespondiente.

MARCO NORMATIVO

V. Integrar, resguardar, y en su caso, presentar a la CBSEMS, los documentosprobatorios específicos de cada uno de los/as beneficiarios/as de su plantel,que se establezcan en las convocatorias correspondientes, así como eldocumento probatorio que haga constar que el medio de pago fue entregadoal/a la beneficiario/a.

VI. Reportar a través del Módulo de Tarjetas del SIPOP los datos de los/asalumnos/as que no recogieron su medio de pago en un periodo de 30 días naturalesposteriores a su llegada al plantel.

Asimismo, sin abrir el sobre que contiene el medio de pago, deberán perforar el plástico yresguardar la evidencia fotográfica correspondiente.

VII. Solicitar a la CBSEMS, a través del Módulo de Bajas del SIPOP, la cancelación de labeca de un alumno/a, de manera inmediata a la actualización de alguno o algunos de lossupuestos establecidos en el apartado Causales de cancelación de las becas aplicables atodos/as los/as beneficiarios/as en todas las Instancias ejecutoras, así como en el apartadoespecífico de la SEMS.

MARCO NORMATIVO

Disponible en: www.becasmediasuperior.sep.gob.mx (SIPOP y Tablero de Control).

Taller de Capacitación

Obligaciones: I y III

Con el objetivo de mejorar los procesos operativos el Programa de Becas, seofrecerá dentro del SIPOP el nuevo módulo de Evidencias con el que se podráen tiempo y forma adjuntar la evidencia fotográfica solicitada.

MEJORAS:

¿Cómo funciona?

1. Ingrese al SIPOP.2. Seleccione el módulo Evidencias.3. Coloque el tema de la foto.4. Adjunte la imagen.

Aplicable para los apartados I y III

Taller de Capacitación

Proceso: Validación de datos

Modalidad de Beca:

• Beca para realizar Estudios de Bachillerato Escolarizado para Estudiantes con alguna Discapacidad.

• Becas para realizar Estudios de Bachillerato No Escolarizado para Estudiantes con alguna Discapacidad.

• Beca para estudiantes con alguna discapacidad, que realicen cursos de capacitación en aulas POETA.

Obligaciones: II y V

Expedientes:

• CURP.• Correo electrónico vigente.• Constancia o comprobante de inscripción. En caso de ser de primer ingreso presentar el certificado de

estudios del tipo educativo inmediato anterior.• Constancia que acredite el módulo aprobado (modalidad Bachillerato No Escolarizado).• Original de certificado, dictamen o constancia médica expedida por una institución

pública o privada del sector salud federal, local o municipal y firmada por un médicoque cuente con título y cédula profesional, en la que conste su tipo de discapacidadpermanente: física, intelectual, mental o sensorial (auditiva, visual o motriz).

ANEXO 1. BECA PARA QUE INTEGRANTES DE GRUPOS EN CONTEXTOS Y SITUACIÓN DE VULNERABILIDAD.

Expedientes:

• CURP.• Correo electrónico vigente.• Constancia o comprobante de inscripción.• Comprobante de domicilio.• Beca Contra el Abandono Escolar: Formato de Pre-registro (Carta de exposición de motivos /

Carta de solicitud de beca) mediante SIRCAD o Formato libre del Portal de Becaswww.becasmediasuperior.sep.gob.mx/FORMATOS

• Beca de Reinserción: Presentar en el plantel una constancia que acredite la fecha del último periodoescolar en el que estuvo inscrito/a, para comprobar que abandonó los estudios de Educación MediaSuperior:

a) Nombre y CURP del/de la alumno/a.b) Fecha del último periodo escolar en el que estuvo inscrito/a.c) Nombre y firma del/de la director/a del plantel.d) Sello del plantel.

Modalidades de Beca:

Beca Contra el Abandono Escolar Beca de Transporte Beca de Reinserción

• Se deberá resguardar el original del Acta de postulación con copia de identificación oficial de losintegrantes del Comité anexando los expedientes de los alumnos postulados en la misma.

Obligaciones: II y V

ANEXO 2. BECA DE MANUTENCIÓN.

Obligaciones: II y V

Formato de Carta de Exposición de

Motivos establecido por la CBSEMS.

ANEXO 2. BECA DE MANUTENCIÓN.

Obligaciones: II y V

Expedientes:

• CURP.• Correo electrónico vigente.• Constancia o comprobante de inscripción.• Comprobante de domicilio.• Comprobante de educación básica (hasta secundaria).• Comprobante de inscripción al paquete polifuncional o ventas presencial en un Centro de Capacitación

para el Trabajo Industrial (CECATI).• Carta de aceptación o pre-registro (SIRCAD).• Se deberá resguardar el original del Acta de postulación con copia de identificación oficial de los

integrantes del Comité anexando los expedientes de los alumnos postulados en la misma.

Modalidad de Beca:

• Capacita-T y Capacita-T Ventas.

ANEXO 3. BECA DE CAPACITACIÓN.

Taller de Capacitación

Expedientes:

• CURP.• Correo electrónico vigente.• Constancia o comprobante de inscripción.• Comprobante de domicilio.• Constancia que acredite el promedio del nivel básico o del semestre inmediato anterior.

Modalidad de Beca:

• Continuación de estudios.• Continuación de estudios FAM.

Obligaciones: II y V

ANEXO 4. BECA PARA LA CONTINUACIÓN DE ESTUDIOS.

Taller de Capacitación

Expedientes:

• CURP• Correo electrónico vigente• Constancia o comprobante de inscripción.• Comprobante de domicilio.• Carta de aceptación (con el formato establecido por la CBSEMS) de la empresa o institución en

la que el/la alumno/a realizará su práctica profesional• Reportes de avance de actividades.

Modalidad de Beca:

• Prácticas Profesionales

Obligaciones: II y V

ANEXO 5. BECA DE PRÁCTICAS.

www.becasmediasuperior.sep.gob.mx/FORMATOS

Formato de Carta de Aceptación de

la Empresa establecido por la

CBSEMS.

Obligaciones: II y V

ANEXO 5. BECA DE PRÁCTICAS.

Taller de Capacitación

Expedientes:

• CURP.• Correo electrónico vigente.• Constancia o comprobante de inscripción.• Comprobante de domicilio.• Carta de aceptación o pre-registro (SIRCAD).• Proyecto o plan emprendedor en el que participa.• Se deberá resguardar el original del Acta de postulación con copia de identificación oficial de los

integrantes del Comité anexando los expedientes de los alumnos postulados en la misma.

Modalidad de Beca:

• Beca Emprendedores

Obligaciones: II y V

ANEXO 6. BECA PARA EL DESARROLLO Y PARTICIPACIÓNEN PROYECTOS EMPRENDEDORES DE INVESTIGACIÓN OEMPRENDEDORES (BECA EMPRENDEDORES).

Taller de Capacitación

Expedientes:

• CURP.• Correo electrónico vigente.• Constancia o comprobante de inscripción.• Comprobante de domicilio.• Carta de aceptación o pre-registro (SIRCAD).• Carta de aceptación de la empresa y que ésta cuente con el documento normativo necesario para

participar en el programa de formación dual impulsado por la SEP en la IEMS donde está inscrito elalumno.

• Convenio de aprendizaje.• Se deberá resguardar el original del Acta de postulación con copia de identificación oficial de los

integrantes del Comité anexando los expedientes de los alumnos postulados en la misma.

Modalidad de Beca:

• Beca Salario (Formación Dual).

Obligaciones: II y V

ANEXO 8. BECA SALARIO (FORMACIÓN DUAL).

Taller de Capacitación

Expedientes:

• CURP.• Correo electrónico vigente.• Constancia o comprobante de inscripción.• Comprobante de domicilio.• Constancia que acredite el promedio del nivel básico o del semestre inmediato anterior.• Constancia de aceptación de su Servicio Social por parte de la Instancia Cultural.• Reporte bimestral de horas acreditadas por la Instancia Cultural participante durante los

procesos de validación.

Modalidad de Beca:

• Beca de Servicio Social.

Obligaciones: II y V

ANEXO 9. BECA DE SERVICIO SOCIAL.

Taller de Capacitación

Expedientes:

• CURP.• Correo electrónico vigente.• Constancia o comprobante de inscripción.• Comprobante de domicilio.• Constancia que acredite el promedio de 10 del nivel básico o del semestre inmediato anterior

para la validación inicial; para la validación de continuidad, 9.6.• Constancia que acredite el promedio solicitado en la convocatoria.

Modalidad de Beca:

• Beca de Excelencia.• Beca Talento.

Obligaciones: II y V

ANEXO 10. BECA DE EXCELENCIA.

Taller de Capacitación

Expedientes:

• CURP.• Correo electrónico vigente.• Constancia o comprobante de inscripción.• Comprobante de domicilio.• Constancia que acredite el promedio del nivel básico o del semestre inmediato anterior.

Modalidad de Beca:

• Beca para hijos/as de Policías Federales en servicio activo o fallecidos en servicio.

Obligaciones: II y V

ANEXO 16. BECA PARA LA ATENCIÓN DE CONTINGENCIASO PLANES A NIVEL NACIONAL O REGIONAL.

Taller de Capacitación

Recibí tarjeta en sobre cerrado con fecha día/mes/año.

Expedientes:

1. Colocar en el expediente el acuse de entrega de medio de pago, generado por el SIPOP.

2. De NO generarse el acuse, podrá realizar un documento temporal con los siguientes datos,no obstante se solicita usar el formato oficial:

• Nombre del alumno/a:• Dirección:• Teléfono:• Correo electrónico:• Fecha, Nombre completo y firma autógrafa del/ de la alumno/a de su puño y letra con la leyenda:

RECIBÍ MEDIO DE PAGO EN SOBRE ORIGINAL CERRADO.

Modalidad de Beca:

• Efectiva para TODAS las modalidades que ofrece el Programa de Becas.

Obligaciones: II y V

PROCESO: ENTREGA DE APOYOS.

Modalidad de Beca:

• Efectiva para TODAS las modalidades que ofrece el Programa de Becas.

Expedientes:

a) Resguardar el acuse de medio de pago (TDP) No Entregada en el expediente de alumno para solventar futuras auditorías.

b) Destruir la tarjeta como se muestra a continuación en el ejemplo A:

c) No cortar el sobre.

d) No abrir el sobre.

e) Perforar por el centro o donde se localice la tarjeta dentro del sobre.

Obligaciones: II y V

PROCESO: DESTRUCCIÓN DE MEDIO DE PAGO.

Taller de Capacitación

f) Tomar evidencia fotográfica.

g) Resguardar el sobre por al menos 5 años para evidencia en futuras auditorías.

Obligaciones: II y V

PROCESO: DESTRUCCIÓN DE MEDIO DE PAGO.

Localizar el medio de pago en el sobre, para

efectuar en esa zona las perforaciones.

A)

Imprime tu acuse presionando el botón Descargar acuse

Verifica que los datos sean correctos:

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Internet:

Para mayor información:

01 (55) 3601 1000

Ext: 60539, 60540, 60541, 60548, 60615

01 800 522 67 98 (Lada sin costo)

www.becasmediasuperior.sep.gob.mx/Contactanos

Teléfonos:

COORDINACIÓN DE BECAS DE LA SUBSECRETARÍADE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR (CBSEMS)