Guía para la Elaboración de Documentacióndsgc.uas.edu.mx/pdf/GUIA_SGC_CDOC_01_Elaboracion_de_la_Docu… · 3.4.5 Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas (PG-SGC-AI-05)

Universidad Autónoma de Sinaloa Sistema de Gestión de la Calidad

Guía para la Elaboración de Documentación

Elaborado por: Dirección del SGC

Revisado por:

Representante de la Alta Dirección

Autorizado por:

Alta Dirección

Fecha de Emisión: 23 Agosto de 2013

Código del documento:

GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 1 de 18

CONTENIDO

1. OBJETIVO 2

2. TIPOS Y NIVELES DE DOCUMENTOS DEL SGC 2

3. DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001 2

3.1. Política de Calidad 2

3.2. Objetivo de la Calidad del SGC 3

3.3. Manual de la Calidad 3

3.4. Procedimientos Generales del SGC 3

3.4.1. Procedimiento para el Control de Documentos 3

3.4.2. Procedimiento para el Control de Registros 4

3.4.3. Procedimiento para el Control del Producto No Conforme 4

3.4.4. Procedimiento para Auditorías Internas 4

3.4.5. Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas 4

3.4.6. Procedimiento para la Revisión por la Dirección 4

4. DOCUMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROCESOS 5

4.1. Plan de la Calidad 5

4.2. Objetivo de la Calidad de Proceso 7

4.3. Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto 8

4.4. Procedimiento Especifico del Proceso 9

4.5. Perfil de Puestos 11

4.6. Formato de Control de Registros 13

5. LINEAMIENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN 14

5.1. Lineamientos Generales de Formato 14

5.2. Lineamientos para la Codificación de los Documentos 15

6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 18





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 2 de 18

Nivel 1. Política y Objetivo de la Calidad.

Nivel 2. Manual de la Calidad: Describe el SGC de acuerdo a la Política y el Objetivo de Calidad.

Nivel 3. Procedimientos Generales del SGC: Describen los procesos y actividades interrelacionados para implementar el SGC.

Nivel 4. Documentación Específica de los Procesos: planes de la calidad, especificaciones, instructivos de trabajo, documentos de trabajo detallados, etc.

1. OBJETIVO El objetivo de esta guía es orientar a todos los involucrados en la certificación de procesos, a través de especificaciones en la elaboración o actualización de los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Universidad Autónoma de Sinaloa (UAS). 2. TIPOS Y NIVELES DE DOCUMENTOS DEL SGC La estructura de la documentación utilizada en el SGC de la UAS está descrita de acuerdo a la siguiente jerarquía.

TIPOS Y NIVELES DE LA DOCUMENTACIÓN

Figura 1 NOTA: Los formatos pueden ser aplicables a todos los niveles de la jerarquía.

3. DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001 3.1. Política de Calidad (PO) Intenciones globales y orientación de la Universidad relativas a la calidad, tal como se expresan formalmente por la alta dirección. La PO debe estar vinculada al entorno, la Misión y Visión Institucional, por lo que debe establecer coherencia con el Plan de Desarrollo Institucional Vigente. Incluye un compromiso para cumplir con los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del SGC. Se encuentra declarada en un documento independiente y descrito en el Manual de Calidad del SGC de la UAS.





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 3 de 18

3.2. Objetivo de la Calidad del SCG (OC) Algo ambicionado, o pretendido relacionado con la calidad. El OC deriva de la PO y está vinculado a la misión del área y el proceso. Se alcanza a través de las funciones que se desempeñan para su contribución al logro del plan de desarrollo institucional vigente. El SGC de la UAS, cuenta con un objetivo de calidad institucional y con objetivos de calidad de los procesos. Se encuentran declarados en documentos independientes y el primero descrito en el Manual de Calidad del SGC de la UAS. Los OC de los procesos son cuantificables y se miden por medio de indicadores para el logro de las metas propuestas. 3.3 Manual de la calidad (MC) Documento único que constituye el segundo nivel de la documentación; en él se establecen las orientaciones generales del SGC de la UAS. Contiene la filosofía institucional, objeto y campo de aplicación de la norma ISO 9001 en su versión vigente, referencias normativas, responsabilidad de la alta dirección, gestión de los recursos, planificación y realización del producto y la mejora continua. Explica como la organización cubre los requisitos aplicables de la norma, la identificación de los procesos, definición de la organización y soporte de las exclusiones permitidas. 3.4 Procedimientos Generales del SGC (PG-SGC) Los Procedimientos Generales constituyen el tercer nivel de la documentación. Mediante su uso se administra el SGC, por lo que son de observancia general. A continuación se resume el campo de aplicación de cada uno de ellos. 3.4.1 Procedimiento para el Control de Documentos (PG-SGC-CDOC-01) Establece lineamientos para asegurar que las versiones de los documentos sean pertinentes, legibles, identificables, se encuentren disponibles en los puntos de uso y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Su objetivo es definir los controles necesarios para la aprobación, revisión, actualización, identificación, conservación y disposición de los documentos de origen interno y externo.





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 4 de 18

3.4.2 Procedimiento para el Control de Registros (PG-SGC-CRE-02) Define los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Establece los lineamientos para mantener los registros que demuestren cumplimiento con la aplicación del SGC. 3.4.3 Procedimiento para el Control del Producto No Conforme (PG-SGC-PNC-03) En este documento se establecen las acciones que se deben realizar en caso de que un producto o servicio prestado no cumpla con los requisitos que se han establecido. Su objetivo es establecer los mecanismos de identificación y control para prevenir el uso o entrega no intencional del producto que no sea conforme con los requisitos establecidos y verificar la efectividad de las acciones emprendidas para su tratamiento. 3.4.4 Procedimiento para Auditorías Internas (PG-SGC-AI-04) Documento que establece la metodología para la realización de auditorías internas para evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad, por un equipo de auditores internos. Su objetivo es garantizar la planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas de calidad a través de la elaboración y aplicación del programa y plan de auditoría, la elaboración del informe de auditoría y la identificación de áreas de oportunidad, con el fin de evaluar la eficacia del SGC. 3.4.5 Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas (PG-SGC-AI-05) Este procedimiento establece los mecanismos para aplicar acciones correctivas y preventivas, en el momento en que se presenta una no conformidad ya sea real o potencial. Su objetivo es establecer la metodología para identificar, controlar, analizar y eliminar las causas de no conformidades reales y potenciales del SGC de la UAS, definir y emprender las acciones correctivas y preventivas necesarias para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia y verificar la efectividad de las mismas. 3.4.6 Procedimiento para la Revisión por la Dirección (PG-SGC-AI-06)





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 5 de 18

Este procedimiento aunque no está requerida su documentación por la norma ISO 9001 en su versión vigente, el SGC de la UAS decide estratégicamente darle la categoría de procedimiento general para su eficaz implantación. Su objetivo es establecer los lineamientos necesarios para facilitar a la alta dirección la revisión del SGC de la UAS con base en la Norma ISO 9001 en su versión vigente, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del SGC. 3.5 Estructura de los Procedimientos Documentados La estructura de los procedimientos documentados (papel o medio electrónico) está definida de la siguiente manera: Índice Contenido

1. Titulo: Nombre del procedimiento claramente identificado. 2. Objetivo: Propósito del procedimiento. 3. Alcance: Incluye las unidades, áreas y etapas del proceso documentado. 4. Definiciones: Exponen de manera particular y con precisión la comprensión de

términos y abreviaciones utilizadas en el documento. 5. Políticas: Definición de lineamientos relacionados con el procedimiento y sus

actividades. 6. Responsabilidad y Autoridad: Define las responsabilidades y autoridades de

acuerdo a las funciones del personal y actividades descritas en el procedimiento. 7. Desarrollo: Descripción a nivel de detalle de las actividades y personal que las

lleva a cabo de manera secuencial. Establece que debe hacerse, por quién, dónde y cómo. Cuando sea aplicable puede hacer referencia a instructivos de trabajo, mecanismos u otros documentos relacionados al proceso.

8. Anexos: Diagrama de flujo: Representación gráfica y secuencial de las actividades del proceso. Control de formatos: Identificación de los formatos para registrar el cumplimiento con las actividades del proceso y los controles aplicables. Identificación de cambios: En este anexo se consideran los cambios que se generan en los documentos, si fuera aplicable, una vez que fueron objeto de revisión.

4. DOCUMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROCESOS Los documentos específicos de los procesos constituyen el cuarto nivel de la documentación. Sirven para la eficaz planeación, operación y control de los procesos particulares del SGC, a continuación se hace una descripción de los principales. 4.1. Plan de la Calidad (PC)





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 6 de 18

Documento que describe como se aplica el SGC a un producto y establece la planificación del proceso. Incluye la descripción de sus elementos de entrada (clientes, requisitos, los recursos que deben aplicarse e información necesaria), actividades-desarrollo (la secuencia de actividades pertenecientes a un proceso, criterios de aceptación del producto y responsables) y salidas (registros y productos) para el logro de los objetivos de calidad relacionados al proceso. Ejemplo:


Unidad Organizacional Plan de la calidad

Cliente Requisitos

para el producto

Recursos Información Procedimientos, instrucciones,

actividades

Criterios de aceptación

Responsables Registros Producto Objetivo

relacionado

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

ENTRADAS ACTIVIDADES Y/O DESARROLLO SALIDAS

Elaborado por: Revisado por:

Aprobado por:

Fecha de Emisión:


Versión:

Página x de y

Figura 2

Para un mejor entendimiento de lo que debe contener el plan de la calidad, se explica cada una de las columnas.

(1) Cliente. Señalar la(s) organización(es) o persona(s) que recibe(n) el servicio y/o producto. El cliente puede ser interno o externo al proceso.

(2) Requisitos para el producto.- Se hace referencia al documento denominado “Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto”.

(3) Recursos.- Son los recursos con los que cuenta el proceso para llevar a cabo sus actividades: Humano (desde el titular de la UO hasta el personal operativo), equipo y material de oficina, espacios físicos, conectividad y programas de cómputo.

(4) Información.- Son los datos y la documentación que se necesita para poder brindar el servicio, interna y externa.

(5) Procedimientos, instrucciones, actividades.- Se hace referencia al documento “Procedimiento Especifico del Proceso” y en su caso a otros documentos del proceso necesarios para el desarrollo de las actividades.

(6) Criterios de aceptación.- Los criterios de aceptación del producto se presentan en conjunto con los requisitos, en el documento “Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto”, haciendo referencia en el plan de la calidad.

(7) Responsables.- Personal encargado de hacer cumplir el proceso, desde el titular de la UO hasta el personal operativo.





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 7 de 18

(8) Registros.- Especifique los registros principales que aportan valor al proceso y que se van a controlar, deben ser los mismos que aparezcan en el formato de control de registros de cada proceso.

(9) Producto.- Especifique cuál o cuáles son los productos que se van a obtener como resultado del proceso.

(10) Objetivo relacionado.- Finalmente, se debe describir el objetivo de la calidad que pretende lograrse con el desarrollo del proceso.

4.2. Objetivo de la Calidad del Proceso (Objetivo relacionado) (OC) Documento en el cual se plasma el o los objetivos de la calidad que pretenden lograrse en cada proceso específico. Se deben definir los indicadores para medirlos y la meta que se quiere alcanzar; así mismo, es necesario establecer su frecuencia de revisión, para conocer el cumplimiento de dicho objetivo, a través de las evidencias documentadas que lo soportan. Estos deben ser consistentes con la política de la calidad y su logro debe ser medible. Ejemplo:


Unidad Organizacional Objetivo de la calidad

PROCESO:

ÁREA ENCARGADA DE CUMPLIRLO:

(1)

OBJETIVO DE CALIDAD:

(2)

#

Elemento de la Política de

Calidad con el que se

relaciona

Responsable de cumplirlo

Verbo operacional

Condición Indicador

Frecuencia de revisión

Evidencia

Metas

1. (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

2.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha de Emisión:


Versión:

Página x de y

Figura 3

(1) Área encargada de cumplirlo.- Es la UO donde se lleva a cabo el proceso. (2) Objetivo de la calidad.- Es lo que ambicionan o pretenden lograr en cada proceso

relacionado con la calidad. Deberá estar relacionado con el Plan de Desarrollo Institucional Vigente, la Misión de la UO y la PO. Éste es el mismo que aparece en el Plan de la Calidad del proceso como objetivo relacionado. Para su redacción se recomienda iniciar con un verbo en infinitivo y dar respuesta a las interrogantes ¿Qué hace?, ¿cómo lo hace? y ¿para que lo hace?.





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 8 de 18

(3) Elemento de la política de la calidad con el que se relaciona.- Se anotan los conceptos o palabras claves de la Política de la Calidad del SGC, con los cuales es congruente el Objetivo de la Calidad del Proceso específico.

(4) Responsable de cumplirlo.- Personal del proceso encargado del logro del objetivo.

(5) Verbo operacional.- Es la palabra clave con la que se define cada objetivo, es decir, el verbo en infinitivo que indica la acción a realizar para su logro.

(6) Condición.- Es el requisito principal sin el cual no se puede lograr el objetivo. (7) Indicador.- Es la medida que nos permite identificar el desempeño del proceso en

el cumplimiento de las metas y el objetivo de la calidad. NOTA 1: Se deberá señalar la fórmula de cálculo para la obtención del indicador. NOTA 2: El indicador deberá representarse por unidades de medida en: Importe, porcentaje, días y/o veces.

(8) Frecuencia de Revisión.- Periodicidad en que se estará midiendo el cumplimiento del objetivo.

(9) Evidencia.- Documentos para demostrar el cumplimiento del objetivo. (10) Metas.- Es lo que se pretende alcanzar, es decir el valor a alcanzar de acuerdo a

la unidad de medida del indicador.

4.3. Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto (RCAP) Documento donde se describen los diferentes tipos de requisitos para el producto que se toman como elementos de entrada en un proceso específico. Los requisitos del producto son establecidos por el cliente, la organización, legales y reglamentarios y otros más que pudieran requerir para apoyar una eficaz planificación del proceso (tipos de requisitos). En este mismo documento se establecen los criterios de aceptación para cada requisito del producto. Es la forma detallada y/o especificada de como se atenderán los requisitos. Ejemplo:





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 9 de 18


Unidad Organizacional Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto

TIPO DE REQUISITO

DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO CRITERIO DE ACEPTACIÓN

Establecidos por el cliente.

(1) (1)

Establecidos por la Organización

(2) (2)

Legales y Reglamentarios

(3) (3)

Otros requisitos necesarios

(4) (4)


Fecha de Emisión:


Versión:

Página x de y

Figura 4

(1) Establecidos por el cliente:

Definen las necesidades o expectativa de éstos por lo que se citan los requisitos que debe cumplir el producto a entregar (término del requisito) y su definición (descripción de las características del requisito). El criterio de aceptación establece como el proceso debe asegurar que el producto cumple con dichas características.

(2) Establecidos por la organización: Definen las necesidades o expectativas del proceso para la obtención del producto, por lo que se citan los requisitos de entrada, desarrollo y salida que deben cumplirse para la obtención del producto a entregar. El criterio de aceptación para estos requisitos establece como se cumple con dichos requisitos, es decir, que debe realizarse para asegurar las actividades del proceso.

(3) Legales y Reglamentarios: Define el marco normativo interno y externo al que se le deberá dar cumplimiento de acuerdo a la responsabilidad legal del producto. El criterio de aceptación establece los artículos y cláusulas del marco normativo referenciado.

(4) Otros requisitos necesarios: Definen cualquier otro requisito adicional que el proceso considere necesario y su criterio de aceptación respectivo.

4.4. Procedimiento Específico del Proceso (PE) Cubre una parte del Sistema de Gestión de la Calidad que describe una secuencia de actividades interrelacionadas que debemos llevar a cabo y los responsables de ejecutarlas.





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 10 de 18

Ejemplo:


Unidad Organizacional Procedimiento de:

Procedimiento de (Nombre del Proceso) Contenido

I. Objetivo II. Alcance III. Definiciones IV. Políticas V. Responsabilidad y Autoridad VI. Desarrollo VII. Anexos

1. Diagrama de flujo 1 2.-Diagrama de flujo 2 4. Control de formatos 5. Identificación de cambios


Fecha de Emisión:


Versión:

Página x de y

Figura 5

Objetivo.- Se define el propósito particular que tiene este procedimiento. No debe confundirse con el objetivo de la calidad que es otro. Para su redacción se recomienda dar respuesta a las interrogantes ¿Qué hace?, ¿cómo lo hace? y ¿para que lo hace?. Alcance.- Refiere lo que pretende el procedimiento. Establece el campo de acción en el que aplicará el procedimiento, es decir, identifica las actividades principales del proceso. Definiciones.- Son los conceptos más importantes o que requieren alguna explicación, así mismo las abreviaturas utilizadas, que den claridad y entendimiento del proceso. Políticas.- Lineamientos que coadyuven y den mayor certeza en el desarrollo del proceso que lleva a cabo la UO. Responsabilidad y Autoridad.- Es necesario definir quién participa en el procedimiento y cuáles son sus responsabilidades y autoridades de manera concreta. Desarrollo.- Se establece el orden lógico y secuencial de las actividades que se realizan y el responsable de llevarlos a cabo. Es necesario redactar todas las actividades en tiempo presente o infinitivo de la manera más breve y concisa posible, sin olvidar que deben comprender todas las actividades y funciones principales y deben corresponder estrictamente al procedimiento, apoyándose en las políticas de la organización. Anexos.- En este apartado debe elaborarse el diagrama de flujo del procedimiento y la identificación de los formatos, instructivos, reportes propios del proceso y las encuestas que se realizan en cada proceso. Diagrama de Flujo.- Representación por medio de símbolos del desarrollo del procedimiento de manera secuencial, especificando cada una de las actividades que realizan los responsables.





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 11 de 18

Responsable 1

Responsable 2 Responsable

3

Figura 6

4.5. Perfiles de Puestos (PP) Documento que especifica las competencias requeridas para desempeñar los trabajos que afecten la conformidad con los requisitos del producto; referidas a la educación, formación, habilidades, aptitudes y experiencia. Además proporciona información como: nivel dentro de la estructura organizacional de la UO, responsabilidades, autoridades y funciones básicas del puesto. Los perfiles de puestos se consideran documentos específicos de los procesos por lo que las UO deben establecer su control e identificación de acuerdo al apartado 5.2 de la presente guía. Ejemplo:

Inici

Si No

Si No

Fin





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 12 de 18


Unidad Organizacional

Perfil de puesto

Nombre del puesto: (1)

Reporta directamente a: (indique puesto) (2)

Personal a su cargo: (3)

Edad: Máxima (4) Mínima (4)

Estado Civil: Soltero Casado Indistinto (5)

Sexo: Femenino Masculino Indistinto (6)

Responsabilidad: (7)

Autoridad: (8)

Funciones básicas: (9)

Educación (10)

Estudios requeridos: Titulado Pasante Cursando Suspendido

Escolaridad básica

Técnico medio

Bachillerato

Licenciatura

Otro Especifique:

Formación (11)

Especifique área de especialidad:

Económico Administrativa Ingeniería Socio/Humanísticas

Oficios Diversos Limpieza Ventas

Otros Especifique:

Idiomas: Leer Hablar Escribir Traducir

Inglés

Otro

Habilidades y Aptitudes (12)

Experiencia

Aspectos Requeridos para el desempeño del puesto: 0 a 1 año 1 a 5 años Más de 5 año


Fecha de Emisión:


Versión:

Página x de y

Figura 7

(1) Nombre del puesto: Identificar el nombre del cargo. (2) Reporta directamente a: Indicar nombre del cargo inmediato superior al que

reporta. (3) Personal bajo su cargo: Indicar el cargo(s) inmediato(s) inferior(es) que le

reporta(n). (4) Edad: Especificar las edades máxima y mínima para ocupar el puesto en cuestión.

(5) Estado Civil: Señala la condición particular requerida para el puesto en cuanto a los vínculos personales. La UAS promueve la igualdad de oportunidades y la no discriminación por lo que se considera indistinto.

(6) Sexo: Señala el género requerido para el puesto. La UAS promueve la igualdad de

oportunidades y la no discriminación por lo que se considera indistinto.





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 13 de 18

(7) Responsabilidad: Especifica el actuar necesario y preciso que compromete el desempeño del cargo. Debe ser la misma que se describe en el procedimiento específico del proceso.

(8) Autoridad: Especifica las facultades inherentes al puesto con base en las responsabilidades del mismo. Debe ser la misma que se describe en el procedimiento específico del proceso.

(9) Funciones básicas: En forma genérica describir los trabajos más importantes que se desempeñan en el puesto, considerando la razón de ser de dicho puesto.

(10) Educación: Indicar el nivel y grado de estudios que se requieren para ocupar el puesto que se describe.

(11) Formación: Identifica cuál es el área del conocimiento requerida para la actuación laboral del personal a ocupar el puesto descrito.

(12) Habilidades y aptitudes: Identifica destrezas y capacidades para seleccionar aquéllas que se requieren para el puesto. Las UO deberán señalar las necesarias tomando en cuenta la necesidad de conocer de normas ISO 9000 y el propio SGC.

(13) Experiencia: Para cada uno de los aspectos requeridos para el desempeño del puesto, seleccionar los años de experiencia que se debe tener.

4.6. Formato de Control de Registros (FO) Documento donde se señalan los controles aplicables a los registros principales del proceso. Contiene el nombre que tiene cada registro, su forma de almacenarlos, la protección que se le dará, su forma de recuperarlos, cuánto tiempo se resguardarán así como su clasificación. Ejemplo:


Formato de Control de Registros

Unidad Organizacional: Proceso: (1)

Identificación Descripción Almacenamiento Clasificación Protección Recuperación Retención Disposición

(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Fecha de Emisión:


Versión:

Página x de y

Figura 8

(1) Proceso: Nombre del proceso tal como se ha venido utilizando en los demás

documentos.





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 14 de 18

(2) Identificación: Especificación de forma genérica con el que se reconoce al registro. NOTA Los registros se identifican por título, fecha y/o código

(3) Descripción: Nombre de los registros a controlar, tal y como aparecen en el documento respectivo.

(4) Almacenamiento: Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentra físicamente el registro que proporcionen facilidad de acceso y a la información contenida en ellos.

(5) Clasificación: Forma de ordenar o tipificar los registros durante su periodo de uso.

(6) Protección: Asegurar la integridad de los registros durante su periodo de utilidad y de retención. NOTA La protección del registro depende del medio donde son almacenados.

(7) Recuperación: En caso de pérdida, forma de recobrar el registro o la información contenida en él.

(8) Retención: Periodo obligatorio en que se conservarán los registros generados en el proceso.

(9) Disposición: Destino final de los registros después de la retención. NOTA Guarda permanente o eliminación.

5. LINEAMIENTOS PARA LA DOCUMENTACION 5.1. Lineamientos Generales de Formato Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la UAS deben observar lo siguiente: El Formato de los documentos será diseñado considerando lo siguiente: a) El papel a utilizar debe ser Tamaño Carta. b) La orientación de papel debe ser Vertical, con excepción de aquellos documentos

completos que por su contenido no se ajusten a la orientación vertical. c) Márgenes: Cuando los documentos presentan orientación vertical, los márgenes

superior e inferior son de 1.5 cm. e izquierdo y derecho son de 2.5 cm.; para el tipo de orientación horizontal se conservan los mismos márgenes superior e inferior de 1.5 cm., en tanto que los márgenes izquierdo y derecho deben ser de 2 cm.

d) Encabezado: Las páginas deberán contener un recuadro o tabla sin bordes con

El logotipo oficial de la UAS en la parte superior izquierda del documento, en un tamaño de 2.5 cm. de alto y 2 cm. de ancho.

La razón social Universidad Autónoma de Sinaloa, en letra Arial en un tamaño de 20 puntos, negrito y centrado.

Debajo de la razón social deberá llevar Sistema de Gestión de la Calidad, con el tipo de letra Arial en tamaño de 18 puntos, negrito y centrado.





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 15 de 18

Debajo nombre de la unidad organizacional con el tipo de letra Arial en un tamaño de 16 puntos, negrito y centrado.

Al final, el nombre del documento con el tipo de letra Arial en un tamaño de 14 puntos, negrito y centrado.

Ejemplo:

Universidad Autónoma de Sinaloa Sistema de Gestión de la Calidad Dirección de Prestaciones Sociales

Procedimiento de Prestaciones Sociales a los Universitarios Figura 9

e) Pie en la primera página debe contener un recuadro o tabla con los siguientes

datos, con tipo de letra Arial de 8 o 9 puntos:

Nombre del puesto y firma de quienes elaboran, revisan y aprueban el documento.

Fecha de emisión del documento.

Código del documento de acuerdo al apartado 5.2.

Versión

Número de páginas Ejemplo:

Elaborado por:

Dirección del SGC

Revisado por:

Representante de la Alta Dirección

Aprobado por

Alta Dirección

Fecha de Emisión:

31 de Agosto de 2012


PG-SGC-ACP-05

Versión:

10 Página 1 de 18

Tabla 1

f) Pie a partir de la segunda página los documentos y formatos: debe contener solamente el segundo renglón que aparece en la primera página.

Ejemplo: Fecha de Emisión:

31 de Agosto de 2012


PG-SGC-ACP-05

Versión:

10 Página 2 de 18

Tabla 2

5.2 Lineamientos para la Codificación de los Documentos Los documentos del SGC que se identifican por medio de su codificación alfanumérica, deberán considerar lo siguiente:





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 16 de 18

Pasos: 1. Identificar el tipo de documento a codificar 2. Identificar el nivel del documento. 3. Codificar de acuerdo al nivel y estructura de la documentación. 4. Consultar los catálogos, o crear clave nueva

Estructura de la codificación de los documentos

XX - YY - ZZ - 00 EJEMPLOS

Nivel 1 y 2

Clave del Tipo de

documento

Siglas de la institución

Iniciales del Sistema de

Gestión de la Calidad

Consecutivo numérico

respecto al tipo de documento

Política de la Calidad Institucional

PO-UAS-SGC-01

Nivel 3

Clave del Tipo de

documento

Iniciales del Sistema de Gestión de la Calidad

Clave del

Procedimiento General



Procedimiento General de Control de Documentos

PG-SGC-CDOC-01

Nivel 4

Clave del Tipo de

documento

UO a la que pertenece el documento

Clave del proceso



de origen

Procedimiento Específico de la Dirección de Contabilidad

General denominado Egresos PE-DCG-EGR-01

Tabla 3 NOTA: Los formatos deberán codificarse con la misma metodología del documento de procedencia, identificando el tipo de documento con la clave “FO”.

CATÁLOGOS PARA LA CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

TIPO DE DOCUMENTO CLAVE Nivel 1

Política de Calidad PO

Objetivo de la Calidad OC

Nivel 2

Manual de la Calidad MC

Nivel 3

Procedimiento General PG

Nivel 4

Plan de la Calidad PC

Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto RCAP

Procedimiento Especifico PE

Objetivo de la Calidad del Proceso OC

Perfil de Puestos PP

Formatos

Formatos FO

Otros documentos

Guía GUIA

Instructivo de Trabajo IT

Tabla 4





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 17 de 18

UNIDADES ORGANIZACIONALES CLAVE

Centro de Investigación y Docencia en Ciencias de la Salud CIDOCS

Defensoría de los Derechos Universitarios DDU

Departamento Académico Legal DAL

Dirección General del Sistema Bibliotecario DGSIBIUAS

Dirección de Archivo General DAG

Dirección de Auditoría Interna DAI

Dirección de Contabilidad General DCG

Dirección de Contraloría Académica DCA

Dirección de Informática DI

Dirección de Personal DP

Dirección de Prestaciones Sociales DPS

Dirección de Sueldos y Salarios DSS

Dirección General de Planeación y Desarrollo DGPD

Dirección General de Recursos Humanos DGRH

Dirección General de Servicios Escolares DGSE

Escuela Preparatoria Lázaro Cárdenas EPLC

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales FACES

Rectoría REC

Secretaria de Administración y Finanzas SAF

Secretaría General SG

Sistema de Gestión de la Calidad SGC

Tabla 5

PROCEDIMIENTOS GENERALES CLAVE

Procedimiento para el Control de Documentos CDOC

Procedimiento para el Control de Registros CRE

Procedimiento para el Control de Producto No Conforme PNC

Procedimiento para Auditorías Internas de Calidad AI

Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas ACP

Procedimiento para la Revisión por la Dirección RD

Tabla 6 PROCESOS DEL SGC CLAVE

Administrativo de Rectoría AR

Admisión al Primer Periodo de los Programas Educativos Escolarizados de Nivel Bachillerato y Licenciatura

PGAPE

Apoyo Administrativo de la Dirección de Contabilidad General ADM

Servicios Administrativos de la FACES SA

Archivo Contable ARC

Asignación y Control de Cargas Académicas ACCA

Atención y Seguimiento de Quejas para Garantizar los Derechos de la Comunidad Universitaria

SQAD

Auditoría Interna AI

Certificación Laboral CERTIFL

Certificación Profesional CERTIFP

Comprobación de Gastos CG

Contratación de Personal de Base Académico, Administrativos e Intendencia CP

Control de Guardias GUARD

Desarrollo de Colecciones DC

Egresos (Ventanilla de Trámites Generales) EGR(VTG)

Elaboración de la Estadística Básica EB

Elaboración de la Nómina Universitaria NOM





GUIA-SGC-CDOC-01

Versión:

06 Página 18 de 18

Emisión de Certificados de Estudios ECE

Ingresos Institucionales INGI

Operación y Contabilidad OYC

Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación Institucional PPP

Prestaciones Sociales a los Universitarios PSU

Procesos Técnicos PT

Recepción de Proyectos, Análisis y Determinación de Factibilidad por parte de las Comisiones para poder ser presentados ante el Consejo Universitario con el fin de Emitir Acuerdos

GAHCU

Registro de Egresos EGR

Registro de Ingresos ING

Servicios al Público del SIBIUAS SP

Servicios de Archivo General SAG

Servicios de Laboratorio de Prácticas Experimentales SLPE

Servicios Informáticos y Seguridad de la Base de Datos SYSBD

Solicitud de Sangre, Hemocomponentes y Selección de Donadores SBS

Solicitud, Realización y Entrega de Resultados de Estudios Clínicos SRERE

Tabla 7

6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

Cambios entre la guía para la elaboración de la documentación de la versión 5 y 6

No. De Capítulo

del Documento

Párrafo / Figura / Tabla / Nota

Adición (A) o

Supresión (S)

Texto Modificado

Portada 3.4.4 S 3.4.4. Procedimiento para Auditorías Internas de Calidad

3.4.2 Párrafo

2 S

Establece los lineamientos para mantener los registros que demuestren cumplimiento con la aplicación al del SGC.

3.4.4 Titulo S 3.4.4 Procedimiento para Auditorías Internas de Calidad (PG-SGC-AI-04)

3.5 Último Párrafo

A Identificación de cambios: En este anexo se consideran los cambios que se generan en los documentos, si fuera aplicable, una vez que fueron objeto de revisión.

4.1 Título A Plan de la Calidad (PC)

4.2 Título A Objetivo de la Calidad del Proceso (Objetivo relacionado) (OC)

4.3 Título A Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto (RCAP)

4.4 Título A Procedimiento Específico del Proceso (PE)

4.5 Título A Perfiles de Puestos (PP)

4.6 Título A Formato de Control de Registros (FO)

5.1

Inciso d) Penúltimo

Párrafo S + A

Debajo nombre de la dependencia unidad organizacional con el tipo de letra Arial en un tamaño de 16 puntos, negrito y centrado.

Tabla 2

S + A Fecha de Emisión: 31 de Agosto de 2011 2012. Versión: 09 10

5.2

Tabla 4

S + A Nivel 3. Procedimiento General. Clave PC PG. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales, Clave FACES.

Tabla 7

S + A

Proceso del SGC: Apoyo Administrativo del Doctorado en Ciencias Sociales Servicios Administrativos de la FACES, Clave: APA SA; Servicios del Banco de Sangre Solicitud de Sangre, Hemocomponentes y Selección de Donadores; Solicitud, Realización y Entrega de Resultados de Estudios Clínicos

Pie de Página

S + A Fecha de Emisión: 31 de Agosto de 2012 23 de Agosto de 2013; Versión 10 11; Este documento es controlado por el SGC y está prohibida su reproducción total o parcial.

Documents

Guía para la Elaboración de Documentacióndsgc.uas.edu.mx/pdf/GUIA_SGC_CDOC_01_Elaboracion_de_la_Docu… · 3.4.5 Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas (PG-SGC-AI-05)