GUÍA PARA LA EMISIÓN DE LA NORMATIVA INTERNAtransparencia.banobras.gob.mx/wp-content/uploads/2017/10/... · 2017-10-03 · Gerencia de Reingeniería de Procesos - 17 01 2017 Día

Gerencia de Reingeniería de Procesos Gerencia de Control Interno GUI50000101

Vigente a partir de: 17 Enero de 2017

GUÍA PARA LA EMISIÓN DE LA NORMATIVA INTERNA

Gerencia de Reingeniería de Procesos Gerencia de Control Interno GUI50000101

Vigente a partir de: 17 Enero de 2017

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

Av. Javier Barros Sierra No. 515

Gerencia de Reingeniería de Procesos

Gerencia de Control Interno

Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón

Ciudad de México, C.P. 01219

Tel. 52-70-12-00

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Elaboró: EMFE/EMA Gerencia de Control Interno


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Hoja de Autorización

Elaboró Elaboró

Emilia M. Flores Esquivel Subgerente de Reingeniería de

Procesos 1

Rúbrica Emiliano Mejía Avila Subgerente de Reingeniería de

Procesos 2

Rúbrica

Revisó

José Guadalupe Morales Morales Subgerente de Control Interno 1

Rúbrica

Autorizó

Saúl Olivares Ortega Gerente de Reingeniería de

Procesos

Rúbrica José Francisco Anda Domínguez Gerente de Control Interno

Rúbrica


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Sección de Control de Cambios

Revisión Página (s)

Modificada (s) Descripción del Cambio

Fecha de Emisión

01 Todas

El Manual de Políticas y Lineamientos para le Emisión de Documentos Normativos cambia a Guía para la Emisión de la Normativa Interna, y se incorpora el procedimiento de control de normas internas por medio del Sistema SANI-APF de la Secretaría de la Función Pública.

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02 Todas Cambios por la autorización de la estructura organizacional del Banco con acuerdo 001/2016 con fecha 23 de febrero del 2016 por el Consejo Directivo.

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Contenido

Sección I. Visión General ____________________________________________ 2

I.1. Objetivo ________________________________________________________________ 2

I.2. Introducción _____________________________________________________________ 2

I.3. Alcance _________________________________________________________________ 3

I.4. Responsabilidades ________________________________________________________ 3

I.5. Marco Jurídico y Normativo ________________________________________________ 4

I.6. Definiciones (Ver Anexo 1). _________________________________________________ 4

Sección II. Principios Para Generar la Normativa Interna __________________ 5

II.1. Documentación bajo un Enfoque de Procesos __________________________________ 5

II.2. Clasificación de Normativa Interna __________________________________________ 7

II.3. Reglas para Desarrollar la Normativa _______________________________________ 11

Sección III. Políticas _______________________________________________ 18

III.1. Políticas y Lineamientos para la elaboración de la Normativa Interna ____________ 18

III.2. Para la Formalización de la normativa interna _______________________________ 23

Sección IV. Tabla de Anexos ________________________________________ 27


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Sección I. Visión General

I.1. Objetivo Dar a conocer al personal de Banobras los estándares a los que deben sujetarse para definir, elaborar, formalizar y difundir la Normativa Interna que regula la operación de Banobras.

Apoyar en la capacitación, actualización y control de la Normativa Interna a través del Proceso de Calidad Regulatoria, con el fin de incrementar su fácil comprensión.

Mantener actualizado el inventario de la Normativa Interna que regula la operación del Banco; y de los instrumentos de referencia o apoyo, como guías, directrices, metodologías, lineamientos, instructivos, procedimientos, entre otros.

Mediante el Proceso de Calidad Regulatoria se busca que cada Normativa Interna sea comprensible al tener su objetivo, alcance, estructura y naturaleza de cada normativa definida con claridad y certeza jurídica.

I.2. Introducción De conformidad con lo establecido en las Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito en los siguientes Artículos:

86 numerales 1 y 2 del inciso a) de la fracción III: asegurar la eficaz planeación, operación y control de los procesos, y en apego al Sistema de Control Interno, el personal de Banobras debe identificar y documentar los procesos que describen el quehacer de la Institución e identificar y documentar los riesgos operativos implícitos a los procesos.

164 fracción II: la Dirección General de Banobras tiene el mandato de elaborar, revisar y, en su caso, actualizar o proponer la actualización de los manuales de la Institución, definiendo las áreas o personal responsable de las actividades respectivas.

artículo 166 las fracciones I y II: Banobras debe desempeñar de manera cotidiana y permanente las actividades relacionadas con el diseño, establecimiento y actualización de medidas y controles que propicien el cumplimiento de la normatividad interna y externa aplicable a la Institución en la realización de sus operaciones y que permitan que la concertación, documentación, registro y liquidación diaria de operaciones, se realicen conforme a las políticas y lineamientos establecidos en los manuales de la Institución y en apego a las disposiciones legales aplicables.

artículo 169: donde se establece que el personal de Banobras debe documentar en manuales, las políticas, los lineamientos y los procedimientos relativos a las operaciones propias del objeto de la Institución, las cuales deben guardar congruencia con los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno.

Con base en los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, para un Gobierno Cercano y Moderno, en particular el destinado a “Mejorar la gestión pública gubernamental en la Administración Pública Federal (APF)”, el cual incluye la estrategia 4.5 “Simplificar la regulación que rige a las dependencias y entidades para garantizar la eficiente operación del gobierno”, se establece que la simplificación regulatoria abarca tanto el universo de la normativa interna sustantiva como la administrativa.


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I.3. Alcance Esta Guía debe ser conocida y aplicada por todo el personal que participa en la emisión de Normativa Interna sustantiva y administrativa en Banobras, S.N.C.

I.4. Responsabilidades Responsable Responsabilidad

Gerente de Control Interno

Gerente de Reingeniería de Procesos

Autorizar la presente guía.

Proponer mejoras y/o actualizaciones.

Subgerente de Control Interno 1

Revisar la presente guía.

Proponer y supervisar las mejoras y/o actualizaciones.

Coordinar la actualización de la presente guía cuando se requiera o derivada de:

Modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable; Observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes;

Cambios en la estructura organizacional de Banobras; y, mejora del proceso de calidad regulatoria.

Subgerente de Reingeniería de Procesos 1

Subgerente de Reingeniería de Procesos 2

Elaborar y actualizar la presente guía.

Proponer mejoras.

Publicar esta guía en la Normateca, en la Intranet de Banobras.

Realizar la guarda y custodia de la última versión original de esta guía.


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I.5. Marco Jurídico y Normativo Ley Federal de las Entidades Paraestatales emitido en el Diario Oficial de la Federación

(DOF) el 21 de agosto de 2006, Artículo 59 fracciones: V, VI, IX, XI y Artículo 61 fracción II.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales emitidos en el DOF el 26 de enero de 2001, Artículo 15.

Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito vigentes, emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV).

Programa de Gobierno Cercano y Moderno, que es un programa transversal derivado del Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018.

Guía para la Optimización, Estandarización y Mejora Continua de Procesos febrero 2016.

Manual General de Organización de Banobras.

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras.

Código de Conducta de Banobras.

I.6. Definiciones (Ver Anexo 1).


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Sección II. Principios Para Generar la Normativa Interna

II.1. Documentación bajo un Enfoque de Procesos Al desarrollar la Normativa Interna bajo el enfoque de procesos, se fortalece la interacción y comunicación entre las áreas involucradas en su operación, ya que se facilita el entendimiento del proceso de inicio a fin, y con esto, fortalecemos el Control Interno.

II.1.1. Pasos Para Documentar Bajo el Enfoque de Procesos 1. Establecer las reglas para documentar la Normativa Interna con esta Guía, respetando la

jerarquía documental de los procesos. Y esto lo conocemos al responder a las preguntas: ¿Quién hace qué?, ¿Cómo lo hace?; y conociendo el orden en que se realizan las actividades durante el proceso, ¿Cuándo lo hace?

Debemos tener en cuenta que, documentar es un proceso en el que intervienen un conjunto de actividades y eventos que tienen una relación, un orden determinado y una interacción definida para lograr un fin. La información se convierte en un elemento de entrada, y al ser procesada se convierte finalmente en un resultado, y a su vez estos resultados se convierten en elementos de entrada en el siguiente proceso. La representación gráfica de cómo se debe documentar un Macroproceso se presenta a continuación:


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2. Es necesario identificar los flujos de información y los canales de comunicación por medio de registros, es decir, identificar cuál es el camino que sigue la información o documentos de trabajo y en qué medios se transmite (correo electrónico, sistema o aplicativo, oficio, etc.), quién la envía y quién la recibe, para lo cual se identifica cuál es la información de entrada y/o la información de salida, siguiendo la información que detona el proceso quién la recibe y la comienza a trabajar, el que elabora la información de salida, el que la revisa y el que la autoriza.

3. Identificar qué formatos o documentos de trabajo se utilizan para realizar la operación. Es importante establecer que el formato es un documento o pantalla de algún aplicativo que facilita el cumplimiento de requisitos específicos, su uso puede ser obligatorio. Los formatos al llenarlos se convierten en Registros, que nos sirve para anotar, inscribir o incluir datos para dejar constancia de hechos o actos específicos por lo que se convierten en huellas o pistas de auditoría.


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II.2. Clasificación de Normativa Interna II.2.1. Clasificación de la Normativa Interna

II.2.2. Clasificación de la Normativa Interna Administrativa


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II.2.3. Determinación de la Normativa Interna. En el Artículo 2 del Acuerdo Presidencial del día 11/10/2010, se establece:


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II.2.3.1. En el Artículo 4 del Acuerdo Presidencial del día 11/10/2010, se establece que la Secretaría de la Función Pública (SFP), a través de los Órganos Internos de Control (ÓIC’s) vigilará el cumplimiento de lo establecido en este Acuerdo.


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Toda normativa clasificada como Normativa Interna; implica que es obligatoria y se emite para mejorar la gestión de Banobras, dar cumplimiento a alguna ley, reglamento, o disposición oficial, etc.; es la que se debe mantener actualizada en el inventario de la normativa interna, el cual es validado por la Secretaría de la Función Pública a través del Sistema de Administración de Normas Internas de la APF (SANI-APF).

Los documentos que no se clasifican como “Normativa Interna” son documento de apoyo, tienen por objeto guiar, informar, clasificar, registrar, etc., también se validan y se reportan a la SFP a través del SANI-APF.

Esta sección contiene información necesaria para elaborar cinco tipos de Normativa Interna, que constituyen el marco normativo para regular la operación y funcionamiento del Banobras.

En Banobras los tenemos clasificados de la siguiente manera:

Normativa Interna Documento de Apoyo

1. Manual de Políticas

2. Manual de Políticas y Lineamientos

3. Manual de Políticas, Lineamientos y Procedimientos

4. Objetivos y Lineamientos

5. Manual de Producto

Directrices

Instructivos

Guía Operativa

Guía de usuario

Reportes

Integración y Operación de Comités (debe tener un fundamento normativo para su documentación)

Metodologías, etc.

Nota: para codificar una Normativa Interna o un documento de apoyo para un proceso/procedimiento/operación, a fin de controlar su actualización y vigencia, con objeto de institucionalizar el conocimiento, es necesario ver la tabla de Claves para Normativa Interna por Proceso.


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II.3. Reglas para Desarrollar la Normativa Las reglas para documentar nos sirven para señalar los elementos requeridos y opcionales, que permitan al emisor de un documento elegir aquellos que se adecuen a su propósito y facilitar la emisión de la normativa en cuestión. Deben utilizar la plantilla Institucional que tiene integrado su instructivo.

II.3.1. Elementos Necesarios para Desarrollar la Normativa Interna Documento Elementos

1. Manual de Políticas

2. Manual de Políticas y Lineamientos

Establece de manera general los principios de actuación de carácter obligatorio, sin llegar a un nivel de detalle descriptivo.

Estos documentos deben contener:

descripción del proceso general,

fundamento legal,

políticas, lo que debe hacerse de manera general, **

lineamientos, quién debe hacer qué y cómo lo debe hacer, ***

ámbito de aplicación, los flujos de información (registros – documentos), la adecuada segregación de funciones de acuerdo al Manual General de Organización y con los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno,

delimitación de facultades y responsabilidades entre el personal que autorice, vigile, evalúe, registre y contabilice las operaciones, cuando aplique cada una de estas actividades de acuerdo a los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno,

esta normativa interna deben revisarse cada año por lo menos para mantenerla vigente.

** Políticas: son criterios de actuación de carácter obligatorio, que ayudan a regular la conducta en la gestión operativa o administrativa en situaciones específicas. Por medio de estas se establece “lo que se debe hacer” y “lo que no se debe hacer”, a un primer nivel.

Nota: No específica una serie de pasos ordenados (eso lo hace un procedimiento).

*** Lineamientos: Son criterios de actuación de carácter obligatorio, que describen lo que una política regula, documentado a un segundo nivel la tendencia, dirección, conjunto de órdenes o directivas que son establecidas para regular las distintas actividades que se realizan dentro del Banco. Describen puntual y claramente el cómo, cuándo, para qué, dónde y/o quién lo debe hacer.

Nota: No específica una serie de pasos ordenados (eso lo hace un procedimiento).


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Documento Elementos

3. Manual de Políticas, Lineamientos y Procedimientos

Establece criterios y principios de actuación de carácter obligatorio lo que debe o no debe hacerse y la descripción de las actividades a realizar, descrito paso a paso, de manera ordenada llegando a un nivel de detalle descriptivo (procedimiento), donde no se deje nada a la imaginación ni huecos normativos.

Este documento debe contener y describir:

La descripción del proceso general.

Los criterios generales de actuación obligatorios (políticas).

La descripción de las actividades necesarias a desarrollar, las tareas, y funciones para la operación sustantiva de las áreas utilizando la tabla descriptiva por cada etapa del proceso, utilizando la plantilla Institucional.

La secuencia ordenada de pasos donde se describen los tiempos.

Diagramas de flujos de la información con entradas y salidas (registros).

Los canales de comunicación estableciendo qué registros se utilizan, generan y dónde y cuánto tiempo se archivan y quién los resguarda.

Controles internos.

Anexos como: Formatos, Guías, Instructivos, etc.

En la elaboración de los manuales de políticas, lineamientos y procedimientos, debe participar el personal directamente involucrado en el proceso, independientemente de su nivel jerárquico.

Este tipo de documento que contiene políticas, lineamientos y procedimientos, debe describir el proceso transversal y completo.


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II.3.2. Estructura de las Normativa Interna Según el tipo de normativa que se esté desarrollando se debe revisar que cumpla con los elementos que delimitan su estructura, éstos pueden ser obligatorios u opcionales.

1. Toda normativa interna, debe contener como primer bloque de contenido:

La “Sección I: Visión General”, la cual debe cumplir con la siguiente estructura:

Bloque Apartado Descripción del contenido ¿Elemento Opcional u

Obligatorio?

Sección I

Visión General

Introducción Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir la normativa.

Opcional

Objetivo(s) Explica el propósito de la normativa; es decir, el fin o los fines que se pretenden alcanzar con su aplicación. Debe responder a las preguntas: ¿Qué? y ¿Para qué?, que va a regular.

Obligatorio

Alcance

Define a las personas y/o área(s) responsables de: cumplir con lo que se establece en la normativa interna y/o verificar su aplicación. También delimita el territorio en el cual el documento resulta aplicable; por ejemplo: Oficinas Centrales de Banobras.

Obligatorio

Responsabilidades

De conformidad con la fracción II del artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito, en este contenido se debe definir y describir, quién es, o quiénes son los responsables de ejecutar acciones específicas relacionadas con la normativa interna a emitir.

Por ejemplo: responsabilidades de la persona que:

Elabora Revisa Autoriza Actualiza Difunde Coordina su integración, etc. Guarda y custodia

En este apartado se listan las responsabilidades inherentes al documento así como los responsables de ejecutarlas.

Obligatorio


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Obligatorio?

Continuación

Sección I

Visión General

Marco Jurídico y Normativo

Enlista y señala los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas, lineamientos y/o procedimientos de la normativa interna (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda), o en su caso, ordenamiento interno, identificando quién lo emite.

Se recomienda incluir la leyenda: “Para los efectos del presente documento los preceptos legales y disposiciones que regulan, verifican, vigilan, salvaguardan e informan son de manera enunciativa más no limitativa, y son los siguientes:”…

Obligatorio

Instancias de Autorización

Describe el/los puesto(s) de la(s) persona(s) u órgano(s) colegiado(s) facultados para aprobar o autorizar la norma interna, así como el fundamento legal bajo el que lo aprueban.

Dicho(s) puesto(s) u órgano(s) colegiado(s) son los que deben aparecer en la Hoja de Autorización del documento en “Autorizó/Aprobó”.

Obligatorio

Referencias Señala documentos usados como apoyo o referencia para la generación del documento que se emite.

Opcional

2. Toda Normativa Interna puede tener la siguiente estructura para el segundo bloque “Sección II Antecedentes”:

Bloque Tema Descripción del contenido ¿Elemento Opcional u Obligatorio?

Sección II

Antecedentes

Información

General

Información de carácter general que sintetiza el contenido del documento; por ejemplo:

Clientes Productos/servicios Misión del área Alineación con el Plan Estratégico Marco Conceptual Contextualización del proceso en cuestión.

Opcional


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Términos y Definiciones

Relación de términos y/o definiciones que facilitan la comprensión del documento o manual. Se recomienda incluir el significado de palabras, expresiones o abreviaturas de uso técnico o particular que no es del dominio público o del lector de la normativa, con el fin de asegurar la adecuada comprensión y el desarrollo de las políticas, los lineamientos y/o procedimientos que se están documentando.

Deben estar en orden alfabético, para facilitar la localización de los términos y definiciones. Además, se recomienda el uso de una tabla e incluir la leyenda: “Para los efectos del presente documento, se entenderá por”:..

Si el número de definiciones excediera de una cuartilla, se recomienda tenerlas en el Anexo 1 de la normativa interna.

Opcional

3. Todo Manual de Políticas y/o de Políticas y Lineamientos debe tener la siguiente estructura para el tercer bloque “Sección III Políticas o Políticas y Lineamientos”:

Bloque Apartado Descripción del contenido ¿Elemento Opcional u Obligatorio?

Sección III

Políticas

o

Políticas y Lineamientos

Políticas

o

Políticas y lineamientos

Cada política debe:

1. Ser una oración completa (Sujeto + Predicado), e incluir el verbo deber conjugado en presente en tercera persona del singular o plural.

2. En su elaboración, se debe considerar que una política es:

Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.

Una orientación clara que indica hacia dónde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.

La manera de reaccionar ante una situación y facilitar la toma de decisiones en actividades rutinarias.

Lo que la Dirección General Adjunta/Dirección desea que se haga en cada situación definida.

Características:

Establece lo que el área que la emite quiere o prefiere que se haga o no debe hacer.

No dice cómo proceder (eso lo dice un procedimiento, o, en términos más generales los lineamientos), puede decir cuándo lo debe(n) hacer por ejemplo: durante todo el proceso o durante cierta etapa y/o dónde lo debe(n) hacer o no.

Obligatorio


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Sección #

[Nombre del Tema n-

ésimo o de la Etapa n-ésima]

Proceso Se debe documentar una breve descripción del proceso transversal al que se está alineando dicha normativa interna, para facilitar la identificación de los mecanismos de medición para alcanzar las metas y objetivos de Banobras.

Obligatorio

Políticas y lineamientos

Se generaran las secciones que sean necesarias esto está en función del proceso transversal identificado.

Opcional(*)

Sección # Anexos

Del Anexo 1

Al n-ésimo.

Documentos o información complementarios a la normativa interna que facilitan el cumplimiento de las políticas o políticas y lineamentos expresados. Su inclusión debe ser en orden consecutivo, de acuerdo con la mención que de ellos se haga en la normativa interna.

Opcional(*)

(*) La inclusión de contenido es opcional, pero de acuerdo con cada normativa interna puede volverse obligatoria. Por lo tanto, los responsables de elaborar el borrador inicial de la normativa interna deben acudir con el personal de la Gerencia de Reingeniería de Procesos para recibir asesoría al respecto.


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4. Todo Manual de Políticas, Lineamientos y Procedimientos debe tener la siguiente estructura.

(*) La inclusión de contenido es opcional, pero de acuerdo con cada normativa interna puede volverse obligatoria. Por lo tanto, los responsables de elaborar el borrador inicial de la normativa interna deben acudir con el personal de la Gerencia de Reingeniería de Procesos para recibir asesoría al respecto.


Obligatorio?

Procedimiento

Diagrama de Flujo

El Diagrama de Flujo muestra el resumen gráfico del procedimiento o método de trabajo por actividad “quién hace qué; cómo, dónde, cuándo y la secuencia ordenada actividades a realizar” mediante el uso de cierta simbología, en función del flujo de la información.

Nota: Pueden ir en diferentes herramientas como MS-VISIO, MEGA, etc.

Obligatorio

Sección IV

Procedimiento

Descripción de Actividades

Se utiliza la Tabla de Descripción de Actividades para indicar paso a paso y de manera ordenada como se realiza cada Actividad establecida en el Diagrama de Flujo.

En la Tabla Descripción de Actividades se deben:

Establecer los responsables de: elaborar, revisar, autorizar para tener una adecuada segregación de funciones.

Los tiempos, la utilización de recursos, los flujos de información, los canales de comunicación, la metodología para desarrollar las actividades y sus pasos necesarios para la operación del proceso transversal.

Se deben describir claramente los elementos de entrada y salida de cada etapa del proceso, los documentos de trabajo, o sistemas informáticos que se utilicen, además debe hacerse referencia a los formatos o registros, lo cuales son evidencia documental del cumplimiento de cada etapa del proceso hasta describir el producto final o entregable.

Se pueden utilizar notas que apoyen y aclaren la actividad, pero se debe cuidar que no se documenten políticas en las notas.

Obligatorio

Sección #

[Nombre del Tema o de la Etapa

n-ésima]

Procedimiento

1-n-ésimo

Se generaran las secciones de procedimientos que sean necesarias, esto está en función del proceso transversal identificado. Se debe conservar la misma estructura de la Tabla de Actividades.

Sección # Anexos

Del Anexo 1 al n-ésimo.

Son los documentos o información que complementan la normativa interna y que demuestran el cumplimiento de los procedimientos. Son llamados Huellas o Pistas de Auditoria. Su inclusión debe ser en orden consecutivo, de acuerdo con la mención que de ellos se haga en la normativa interna. Puede ponerse una imagen de cada formato en caso de ser mas de 10 se pueden enlistar.

Obligatorio


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Sección III. Políticas

III.1. Políticas y Lineamientos para la elaboración de la Normativa Interna

III.1.1. Elaboración de la normativa interna 1. Toda normativa interna que sea de nueva creación o requiera ser actualizada, debe estar

desarrollada de acuerdo al estándar establecido en esta Guía y se debe utilizar la plantilla Institucional, con índice electrónico, numeración consecutiva y logotipo actualizado.

2. Para una norma interna de nueva creación, el personal responsable de gestionar la emisión de dicha norma debe tener como nivel mínimo Gerente y debe llevar a cabo las gestiones necesarias para presentar el proyecto de la normativa interna ante la Gerencia de Reingeniería de Procesos y la Gerencia de Control Interno para su revisión con su propuesta fundamentada.

3. Todo acuerdo emitido por el Consejo Directivo que afecte los sistemas de trabajo de Banobras debe considerarse como una nueva normativa interna o actualización de los ya existentes.

4. Cuando una normativa interna involucre a más de un área o Dirección General Adjunta de Banobras se considerará lo siguiente:

a) Cada tema a tratar en el documento debe tener asignado a un responsable de gestionar el desarrollo, la emisión o la actualización de las secciones o apartados correspondientes, de acuerdo al área involucrada.

b) Se debe tener un responsable de coordinar la integración y el proceso de emisión y/o actualización de la normativa interna completa. Este dato debe indicarse en la sección “Responsabilidades” del documento correspondiente, especificando el puesto del responsable y debe ser el único en rubricar todas las hojas.

c) Se deben requerir las firmas de autorización de los Titulares de las áreas o la autorización de algún Órgano Colegiado; en cualquier caso, dichas instancias deben contar con las facultades correspondientes en el ámbito de sus funciones y atribuciones, sólo deben firmar la hoja de autorización y el formato de autorización de cambios en su caso.

d) Toda normativa interna que deba ser autorizada por los Directores Generales Adjuntos de las áreas correspondientes del proceso documentado debe ser revisada por el Director General Adjunto de Planeación y Contraloría para dar cumplimiento con el Sistema de Control Interno, para la gestión de la creación o actualización se debe designar a un Gerente como nivel jerárquico mínimo.

e) Si la normativa interna solo es de aplicación en un área el Director General Adjunto o en su caso su Director o Subdirector, son los que deben designar a un Gerente para que realice la gestión necesaria para su actualización y publicación. En caso de que la estructura organizacional no cuente con Director o la plaza se encuentre vacante y se trate de una actualización, deberá firmar el Director General Adjunto de autorización de actualizaciones, modificaciones y/o mejoras.

f) Toda normativa interna debe llevar el Visto Bueno de la Dirección de Contraloría Interna en lo referente al apego al Sistema de Control Interno, firmando de Revisó por el Director de Contraloría Interna si los documentos son firmados por Directores o Subdirectores.

5. El personal de la Gerencia de Reingeniería de Procesos debe asesorar y asistir, en el ámbito de sus responsabilidades, al personal involucrado en la elaboración, emisión, actualización o abrogación


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de alguna normativa interna; previa solicitud verbal o escrita del área que lo requiera (nivel mínimo Gerente); también debe poner a disposición del personal que va a generar una nueva normativa interna los formatos establecidos en esta Guía.

6. El Gerente responsable de la elaboración de una normativa interna, con el apoyo del personal de la Gerencia de Reingeniería de Procesos (a solicitud expresa) deben documentar:

a) Las responsabilidades de cada participante en la emisión de la normativa.

b) Todas las actividades sustantivas que se realizan en la operación del proceso transversal a documentar.

c) Las entradas, proveedores de dichas entradas, operaciones o actividades requeridas, las salidas y los usuarios de dichas salidas del proceso a documentar.

d) Los indicadores de gestión y seguimiento utilizados para el proceso, así como los reportes o informes que se generan y la periodicidad de los mismos.

e) Las funciones e interacciones con otras áreas de manera articulada.

f) Al personal facultado para llevar a cabo y autorizar las operaciones estableciendo claramente la segregación de funciones.

g) Las políticas transitorias.

h) Los flujos de información y los canales de comunicación (oficios, correo electrónico, registros, sistemas de información, aplicativos, controles, etc.), que se utilizan para captar y transmitir información, así como el flujo de dicha información entre las distintas áreas.

i) Los sistemas de operación, registro, información, seguimiento y evaluación de las operaciones, cuando estas actividades estén involucradas en el proceso.

j) La designación y/o mecanismos de supervisión y aprobación/autorización.

k) Los responsables y las actividades relacionadas con la verificación, reconciliación y depuración de cifras reportadas tanto al interior de Banobras, como a las autoridades, cuando estas actividades formen parte del proceso transversal.

l) Los documentos y/o registros que se reciben de otras áreas y el uso que se da.

m) El código de control del documento asignado por el personal de la Gerencia de Reingeniería de Procesos.


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III.1.2. Emisión de la normativa interna 1. El personal de las áreas que emiten la normativa interna o que participan en la emisión o

actualización de ésta debe revisarla al menos una vez al año y actualizarla cuando:

a) Se realicen modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable.

b) Se formulen observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes.

c) Se realicen cambios en la estructura organizacional de Banobras.

d) La operación haya cambiado.

e) Se identifiquen áreas de oportunidad en los procesos, las cuales se conviertan en cambios o mejoras en los procesos transversales.

2. Si el personal de las áreas que emiten la normativa interna o que participa en la emisión o actualización de esta documentación, determinan que la normativa interna en cuestión no requiere actualizarse ya que no existen modificaciones en los puntos anteriormente nombrados, dicho personal debe gestionar la renovación de la vigencia del documento, modificando la Sección denominada Control de Cambios, de acuerdo con lo siguiente:

a) Asentar la fecha de revisión del documento y la nueva fecha de vigencia en la Sección denominada Control de Cambios. La página que contenga dicha sección debe imprimirse, ser rubricada y debe enviarse (el ejemplar original) vía oficio a la Gerencia de Reingeniería de Procesos, para su sustitución, publicación, guarda y custodia.

3. Si el personal de las áreas que emiten las normativa interna o que participa en la emisión o actualización de estos documentos determina que la normativa interna en cuestión requiere actualizarse, dicho personal debe:

a) Modificar y sustituir las páginas del documento que contengan la información que deba ser actualizada. Lo anterior aplica en caso de existir pocos cambios o cambios muy específicos en la estructura y contenido de la normativa interna.

b) En todos los casos, debe modificarse la Sección denominada Control de Cambios, en la cual debe indicarse de manera breve los cambios realizados al documento, así como la fecha de actualización y de nueva vigencia del documento. Asimismo, se debe desarrollar un Formato de Autorización de Cambios (FAC), en el cual deben detallarse los cambios realizados (Ver Anexo 3).

4. Para concluir con el proceso de emisión (revisión, publicación y difusión), toda normativa interna de nueva creación o que se actualice, debe ser enviada a la Gerencia de Control Interno para su revisión, en cuanto a su apego al Sistema de Control Interno.

5. La Gerencia de Control Interno debe remitir los comentarios y/o ajustes que considere por cada normativa interna que le sea enviada para revisión, el tiempo que requiera el personal de la Gerencia de Control Interno está en función de la complejidad de la normativa.

6. El Gerente de Control Interno debe dar seguimiento a la respuesta de los comentarios, de acuerdo con el Manual de Políticas y Procedimientos Aplicables a la Dirección de Contraloría Interna.

7. Para concluir con el proceso de emisión (publicación y difusión) de una normativa interna de nueva creación, la Gerencia de Reingeniería de Procesos debe contar con la evidencia de la autorización de la instancia facultada responsable (Servidor Público u Órgano Colegiado correspondiente).


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8. Si se trata de la emisión de una normativa interna nueva, en temas administrativos, el área responsable con apoyo de la Gerencia de Reingeniería de Procesos debe obtener de la SFP, la homoclave correspondiente y la opinión favorable para el documento de nueva creación, en el Sistema SANI-APF.

9. Si se trata de la emisión de una normativa interna en temas sustantivos, se debe obtener mediante el apoyo de la Gerencia de Reingeniería de Procesos, la homoclave correspondiente en Sistema SANI-APF.

10. Para que una normativa interna se considere vigente y aplicable, está debe estar publicada y validada en el Sistema SANI-APF, y por lo consiguiente publicada en la Intranet Institucional en la sección “Marco Legal y Normativo” dentro de la subsección “Normateca”, por conducto de la Gerencia de Reingeniería de Procesos a solicitud expresa de las áreas.

11. A efecto de concluir con el proceso de emisión (publicación y difusión), de una normativa interna, el personal de las áreas que emiten las normativas internas o que participa en la emisión o actualización de estas debe solicitar, vía oficio o correo electrónico, a la Gerencia de Reingeniería de Procesos que el documento se comunique a través de un mensaje Institucional por medio de la cuenta de correo electrónico “Banobras, Normateca” y difunda en la Intranet Institucional.

12. Si la normativa interna regula alguna materia administrativa (no sustantiva), y dicho documento no se encuentra clasificado como reservado (de acuerdo con la Ley de Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental), dicho documento debe publicarse en la Normateca en el Portal Institucional de Banobras (www.banobras.gob.mx).

13. Para prolongar la vigencia de la normativa interna, sus anexos deben contener exclusivamente: formatos; información de apoyo para los lectores, incluyendo ejemplos, guías, imágenes, definiciones, etc. Lo anterior con excepción de aquellos anexos que por alguna norma de orden superior se deben incluir.

14. Cualquier normativa interna que tenga un proceso de elaboración y autorización independiente no debe formar parte de los anexos de otra normativa interna. Lo anterior con excepción de aquellos anexos que por alguna norma de orden superior se deben incluir.


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III.1.3. Control de Documentos 1. La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe informar a las autoridades o instancias de

supervisión y fiscalización correspondientes que lo soliciten el inventario de la normativa interna vigente.

2. Toda la normativa interna que sea emitida o actualizada debe ser entregada en original y con firmas a la Gerencia de Reingeniería de Procesos para que esta área lleve a cabo la gestión de su guarda y custodia así como el archivo en Word, con excepción de:

a) Manuales de Operación y/o Integración de los diferentes Órganos Colegiados de Banobras que no soliciten la guardia y custodia,

b) Los que determinen los diferentes Órganos Colegiados de Banobras o las instancias de supervisión y fiscalización. En este caso, las Secretarías de dichos Órganos Colegiados fungen como responsables de la guarda y custodia de la normativa interna en cuestión.

III.1.4. Control de la Actualización 1. Los Gerentes responsables de gestionar la actualización o emisión de una normativa interna

deben:

a) Revisar el documento y participar en la actualización en el ámbito de sus responsabilidades,

b) Presentar las propuestas de modificación a la normativa interna que regula la operación a sus superiores jerárquicos del área para obtener su Visto Bueno, en el ámbito de sus responsabilidades y funciones,

c) Vigilar que se incorporen los cambios que solventen las observaciones y recomendaciones efectuadas por la Dirección de Contraloría Interna y por las distintas instancias de supervisión y fiscalización, en su caso,

d) Revisar las recomendaciones que procedan de la Gerencia de Control Interno y retroalimentarla en relación con el tratamiento que se le dio a dichas recomendaciones,

e) Establecer el mecanismo de difusión de dicha normativa interna a todos los niveles que aplique o bien solicitar que se difunda por medio de un mensaje Institucional a la Gerencia de Reingeniería de Procesos por escrito,

f) Tramitar ante la Gerencia de Reingeniería de Procesos la digitalización y resguardo de dicha normativa interna; así como, su publicación en la Normateca Institucional una vez que esta ha sido aprobada.


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III.2. Para la Formalización de la normativa interna III.2.1. Revisión de la normativa interna

1. Los servidores públicos designados como responsables de gestionar la actualización o emisión de la normativa interna (nivel mínimo Gerente) deben identificar qué instancias deben intervenir en la revisión, aprobación y formalización de dicha normativa interna con base en el marco jurídico y normativo aplicable y de acuerdo con la relevancia de dicho documento.

2. Toda normativa interna debe ser enviada a la Gerencia de Control Interno y a la Gerencia de Reingeniería de Procesos previo a su autorización, publicación y difusión para que dichas áreas revisen, en el ámbito de sus responsabilidades, y emitan sus comentarios en cuanto al apego de dicho documento al marco jurídico y normativo vigente para dar cumplimiento al proceso de calidad regulatoria, generando la evidencia correspondiente.

3. El personal de la Gerencia de Reingeniería de Procesos debe asignar la identificación que corresponde a la codificación de la normativa interna, previa solicitud del responsable de gestionar la emisión o actualización de dicha normativa, ya sea vía correo electrónico, mediante una llamada telefónica o por cualquier otro medio para poder llevar el control de la normativa.

4. En el caso de las actualizaciones específicas, las instancias de revisión también deben revisar el Formato para la Autorización de Cambios (FAC), ver Anexo 3.

III.2.2. Facultades Para la Revisión La siguiente tabla describe quién tiene facultades para revisar qué aspectos de la normativa internas en Banobras.

Área Revisora Aspectos a Revisar

Áreas Emisoras de la Normativa Interna

Contenido. Apego al marco jurídico y normativo aplicable. Facultades y funciones alineadas con el Manual General de Organización. Apego a la presente Guía.

Dirección de Contraloría Interna Visto bueno del apego al Sistema de Control Interno.

Gerencia de Control Interno Apego al Sistema de Control Interno. Emitir comentarios y/o ajustes en materia de Control Interno.

Gerencia de Reingeniería de Procesos Apego a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

Otras áreas involucradas en la Normativa.

Aspectos relacionados exclusivamente con su involucramiento en el proceso y de acuerdo con las facultades que estén descritas en el Manual General de Organización.

Otras instancias Varios aspectos, de acuerdo con el contenido de la Normativa Interna y con el Marco Jurídico y Normativo aplicable.

Funcionario responsable de aprobar/autorizar la norma

Debe vigilar que se incorporen los cambios que surjan de la revisión por las distintas instancias mencionadas.


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III.2.3. Autorización de la Norma Interna 1. El nivel jerárquico mínimo para la autorización/aprobación de una Normativa Interna es de

Director de Área.

2. En el caso de que una Gerencia reporte directamente a una Dirección General Adjunta, el Gerente puede firmar de autorización de la Normativa Interna.

3. En el caso de que se encuentre vacante el puesto de Dirección de Área, se podrá autorizar el documento con la firma de al menos dos Gerencias adscritas a dicha Dirección.

4. La Normativa Interna que normen a dos o más áreas deben llevar:

a) Las firmas de revisión de los Directores de estas áreas.

b) La firma del Director General Adjunto de Planeación y Contraloría si firman Titulares de áreas, para demostrar la revisión en apego al Sistema de Control Interno de Banobras.

c) Las firmas de autorización de los Titulares de estas áreas.

d) La autorización de algún Órgano Colegiado facultado, en el ámbito de sus competencias.

5. Toda Normativa Interna debe ser autorizada por las instancias facultadas para este fin y dichas facultades deben estar fundamentadas en el Marco Jurídico y Normativo aplicable y si alguna persona de esta instancia solicita un cambio este se debe realizar y debe quedar documentado en el Formato de Autorización de Cambios (FAC).

6. El Gerente designado como responsable de gestionar la emisión del documento deben recabar las firmas necesarias en la Hoja de Autorización del documento y en el Formato de Autorización de Cambios (FAC), ver Anexo 3, en caso de tratarse de una actualización o modificación específica.

7. Las personas que elaboraron, revisaron y autorizaron la versión final de la Normativa Interna deben formalizarla; estas firmas deben recabarse en la hoja de autorización del documento.

8. El Gerente asignado para la coordinación del documento, debe rubricar todas las hojas del documento a partir de la hoja de autorización.

9. La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe llevar el control de los Formatos de Autorización de Cambios de la Normativa Interna; además, es responsable del resguardo de los formatos (FAC) originales, en el ámbito de su competencia.

10. La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe controlar en el inventario la Normativa Interna la última versión, y debe tener la anterior para poder demostrar los cambios radicales entre una versión y otra, ya que en estos casos no procede la elaboración del FAC.


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III.3. Publicación y Difusión de la Normativa Interna 1. Los Gerentes responsables de gestionar la actualización o emisión de la Normativa Interna

deben solicitar su publicación vía oficio a la Gerencia de Reingeniería de Procesos.

2. Los Gerentes designados como coordinadores o responsables de gestionar la emisión de la Normativa Interna deben enviar a la Gerencia de Reingeniería de Procesos:

a) El ejemplar original de la Normativa Interna debidamente elaborada, firmada y rubricada para que esta área gestione su guarda y custodia con el área de Servicios Generales.

b) El archivo electrónico en Word que corresponde a la versión autorizada de dicha Normativa Interna debe ser enviado a la Gerencia de Reingeniería de Procesos vía correo electrónico.

3. La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe gestionar ante la Gerencia de Servicios Generales el envío de la Normativa Interna original al Archivo General para su guarda y custodia.

4. Para consultar la Normativa mencionada en el punto anterior, la Gerencia de Reingeniería de Procesos debe solicitar a la Gerencia de Servicios Generales la obtención de ésta del Archivo General, de acuerdo con los procedimientos y tiempos establecidos por la Gerencia de Servicios Generales.

5. La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe llevar el control del inventario de la Normativa Interna publicada en la Normateca Institucional.

6. La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe recibir el documento clasificado como Reservado, en su caso en apego a la normativa de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

7. La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe publicar en la Intranet del Banco la versión en formato PDF de la Normativa Interna sin firmas.

8. Una vez que la Normativa ha sido publicada, los servidores públicos designados como coordinadores responsables de gestionar la actualización o emisión de la Normativa Interna deben:

a) Solicitar a la Gerencia de Reingeniería de Procesos la actualización de la Normativa correspondiente en la Normateca y su difusión vía mensaje Institucional.

b) Informar a los usuarios de la existencia de la Normativa que regula la operación, los hipervínculos electrónicos donde es posible su consulta, la fecha de su entrada en vigor.

c) Comunicar por cualquier otro medio la publicación de esta Normativa, para que se asegure que sea conocida y comprendida por las personas que necesitan esta información.

7. El Gerente designado como responsable para la gestión de la Normativa Interna debe conservar evidencia que demuestre que se realizó la difusión del documento; por ejemplo: acuses de lectura, listas de asistencia, etc., o, ya sea previa solicitud generada por el área emisora, a través de la Gerencia de Reingeniería de Procesos para que envíe un correo electrónico Institucional.


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III.4. Control de Archivos y Expedientes 1. La Gerencia Procesos cuenta con las siguientes directrices para el proceso de crear y archivar la

Normativa Interna con base a lo estipulado en la Ley Federal de Archivos, el Reglamento de la Ley Federal de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental.

2. La integración de los expedientes debe estar conformada por:

a) El oficio.

b) La Normativa Interna formalizada.

c) En caso de que aplique se incluirá el FAC.

3. La integración de los expedientes se debe realizar en base al tema y al área que genera la Normativa Interna.

4. La Normativa Interna debe estar de manera virtual y de manera física, impresa en papel y formalizada, para su consulta y sustento.

5. Los criterios específicos para la Normativa Interna en electrónico debe ser por fecha, es decir, se emite la Normativa Interna de acuerdo a la solicitud de alguna área, la cual queda registrada en la carpeta de Consultas Normativas. Posteriormente la Gerencia de Reingeniería de Procesos dará su contestación y la archivará en la carpeta de Respuestas Normativas.

6. La emisión de la Normativa Interna debe ser por solicitud electrónica, se deben imprimir y escanear para ser enviada al solicitante.

7. Toda la Normativa Interna creada de manera electrónica debe ser incluida en su respectivo expediente para su manejo, conservación y a disposición del área que la pueda solicitar. Dicha Normativa debe quedar en resguardo en las unidades de red del personal de la Gerencia de Reingeniería de Procesos.

8. Los expedientes físicos (impresos), deben ser archivados en cajas inventariadas para consultas posteriores.

9. A través del Inventario debe llevarse registro de todos los expedientes y la Normativa Interna que se genera en las áreas.

10. El Inventario de la Normativa Interna debe estar clasificado por tipos de Normativa Interna, otros documentos y fecha de creación o solicitud.

11. La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe utilizar los Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

12. Se debe cumplir con las disposiciones establecidas en el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia y de Archivo, al poner a disposición de quien requiera la información, la Normativa Interna y expedientes que la Gerencia de Reingeniería de Procesos tiene en resguardo.

13. La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe aplicar las Recomendaciones para la Organización y Conservación de los Correos Electrónicos Institucionales de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública, ya que cada cuenta de correo electrónico Institucional está asignada tanto a un área administrativa como a un servidor público que es responsable de la información y manejo de la misma.

14. Cuando el Gerente de Reingeniería de Procesos se separe de su puesto, debe cumplir con el acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 13 de octubre de 2005, en el cual se dan a conocer las disposiciones para la entrega-recepción del informe de los asuntos a su cargo.


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Sección IV. Tabla de Anexos

Anexo 1. Términos y Definiciones ______________________________________________ 28

Anexo 2. Plantilla Institucional ________________________________________________ 30

Anexo 3. Formato de Autorización de Cambios ___________________________________ 31

Anexo 4. Claves para codificar una Normativa Interna o un Documento de Apoyo _______ 32


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Anexo 1. Términos y Definiciones Para los efectos de la presente Guía, se entenderá por:

Palabra Definición Abrogación o Baja

Cuando se elimina una Normativa Interna existente.

Acuerdo Define o delega funciones, atribuciones o acciones específicas para una actividad u objetivo.

Actualización o Modificación Específica

Se modifican algunos elementos puntuales de la Normativa Interna. Dicha acción afecta un número mínimo de páginas de dicho documento.

Actualización o Modificación Sustancial

Se modifica la Normativa Interna en su mayoría de elementos, lo cual implica modificar la mayoría o todas las páginas de dicho documento.

Canal de Comunicación

Un canal de comunicación es el medio de transmisión por el que viajan las señales portadoras de la información que pretenden intercambiar emisor y receptor. Es frecuente referenciarlo también como canal de datos: memorándum, oficio, correo electrónico, cartas, teléfono, radio, periódicos, películas, revistas, conferencias, juntas, etc. Los canales de comunicación también se identifican en muchos aspectos con las líneas de autoridad y responsabilidad.

Catálogo Es un documento informativo y compilador, no es de carácter regulatorio, en el cual se establece una relación ordenada y descriptiva de elementos relacionados entre sí, ya sea personas, libros, documentos, objetos, etc.

Código Instrumento de carácter regulatorio de orden superior que establece normas de carácter general y abstracto, ordenadas sistemáticamente.

Derogación Se eliminan, total o parcialmente, artículos o apartados específicos de una Normativa Interna.

Dueño del Proceso

Persona responsable de la administración del proceso en su totalidad, es decir, de verificar su correcta ejecución y mejoramiento continuo. También se le conoce como “Administrador del Proceso”, “Responsable del Proceso o “Propietario del Proceso”.

Entrada Es lo que se va a transformar durante la ejecución de un proceso, es decir, aquello a lo que se le va a agregar valor (valor añadido) durante la ejecución del proceso.

Estándares de Desempeño

Son métricas utilizadas para cuantificar el rendimiento de un proceso. Se utilizan, entre otros, para calcular: Tiempo utilizado para otorgar el servicio; Nivel de servicio del proceso; Nivel de satisfacción del cliente; Número de actividades necesarias para realizar el proceso; Tiempo de mejoras en asuntos relacionados con niveles de servicio; Costo/ganancia del proceso; Número de documentos, informes o reportes que se generan.

Facultar Otorgar la responsabilidad o la atribución / autoridad para ejecutar alguna actividad.

Formato Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio, el cual pretende facilitar el cumplimiento de requisitos u obligaciones específicas. Su uso puede ser obligatorio.

Guía Es un documento informativo de carácter regulatorio, a través del cual se exponen recomendaciones para facilitar la ejecución de procesos, actividades o cumplimiento de obligaciones.

Informe

Es un documento informativo que da cuenta del estado actual o de los resultados sobre un asunto específico con el cual se pretende informar. El informe es la exposición de los datos obtenidos de un determinado tema; por eso, su propósito es informativo, que no es de carácter regulatorio pero puede llegar a ser regulatorio si la normativa así lo requiere.

Instructivo Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio, a través del cual se enumeran los pasos a seguir para facilitar la realización correcta de una actividad.

Área Normativa La Unidad Administrativa que está facultada para documentar algún ordenamiento. Mandato o Contrato

Instrumento de carácter regulatorio, aplicable en casos concretos, que obliga a una persona o institución a prestar un servicio o a realizar una actividad por encargo de otra.

Macroproceso Agrupación de los principales procesos de una materia en particular. Los macroprocesos abarcan diferentes áreas de la Institución. Un macroproceso se conforma por procesos.


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Palabra Definición

Manual

Instrumento de carácter regulatorio que presenta en forma ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las actividades de un proceso/subproceso/procedimiento, así como las directrices que lo regulan: atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, lineamientos, normas, puestos, sistemas, actividades y tareas, para el mejor desempeño de las labores. En ellos se describen, además, las diferentes áreas y puestos que intervienen, precisando además su responsabilidad y participación en el proceso.

Manual de Producto

Se utiliza para detallar las características de un producto, norma la actividad mediante la cual se opera dicho producto. Es de estructura libre, dependiendo del producto y la necesidad del emisor. Se recomienda que contenga los elementos y estructura de la plantilla Institucional.

Modificación / Reforma del documento

Se actualizan o modifican, total o parcialmente, artículos o apartados específicos de una Normativa Interna.

Normativa Interna

La Normativa Interna u ordenamientos emitidos por la Institución, que independientemente de su denominación o nombre, regulan su operación y funcionamiento, tanto en el ámbito de su gestión administrativa, como para el ejercicio y desarrollo de sus facultades, atribuciones o tareas sustantivas.

Normativa Interna Administrativa

La Normativa Interna que rigen a la Institución en las materias de recursos humanos, financieros, materiales y servicios generales, tecnologías de la información y comunicaciones, transparencia y archivos, adquisiciones, obras públicas, auditoría y control interno.

Normativa Interna Sustantiva

Son las normas internas que rigen los servicios, procedimientos que brinda la Institución conforme sus facultades y atribuciones, esto es, la normativa interna que rigen las tareas sustantivas, la razón de ser de Banobras.

Normativa Se refiere al establecimiento de reglas, normas, políticas, lineamientos y/o disposiciones, incluyendo modelos, métodos, procedimientos, estándares, todo ello dentro de una normativa, que permita su correcta aplicación y regulación.

Oficio Es un documento informativo que no es de carácter regulatorio, el uso de oficios es el instrumento tradicional para informar o comunicar.

Procedimiento

Señala de manera cronológica las actividades, los tiempos, la utilización de recursos, las actividades paso a paso de cómo se trabaja para desarrollar una función o la operación. Un procedimiento debe ser descrito en un manual, ya que este último es un documento más completo para instruir sobre funciones, actividades y procedimientos.

Proceso

Conjunto de eventos ordenados mutuamente relacionados o que interactúan que se realizan o suceden con un determinado fin; esto es, dichas actividades transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso, generalmente son resultados de otros procesos. El proceso es el que nos indica qué pasa con una actividad o serie de actividades paso a paso. “El proceso es un fragmento bien definido cuya funcionalidad es parte de un macroproceso”.

Subproceso Fragmento específico o bien definido, cuya funcionalidad es parte de un proceso más grande, y que incide en el logro de los resultados esperados.

Salida Producto resultado de un proceso. Los productos pueden ser bienes o servicios.

SANI-APF Sistema de Administración de Normas Internas de la Administración Pública Federal, el objetivo del sistema es: Administrar los inventarios de las dependencias y entidades que conforman la Administración Pública Federal, mediante éste, las instituciones podrán dar de alta, baja, modificar, cancelar o eliminar normas internas de conformidad al marco regulatorio vigente.

Reporte Es un documento con carácter de obligatorio por lo que es normativo. Este tipo de documento pretende transmitir una información. Los Reportes solicitados por las instituciones financieras con información financiera, contable y operativa y los Reportes internos.


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Anexo 2. Plantilla Institucional

La plantilla Institucional contiene la siguiente estructura general: Hoja 1 Portada y etiqueta de reproducción total o parcial. Hoja 2 Hoja de Autorización Hoja 3 Sección de Control de Cambios Hoja 4 Contenido Hoja 5 Sección I Visión General

Nota: De aquí en adelante queda en función de la estructura del documento seleccionado.

Esta plantilla se puede descargar de la Intranet Institucional desde:

Marco Legal y Normativo -> Normateca -> Emisión de Las normas internas

Encabezado y pie de página de las páginas que conforman el cuerpo del documento El encabezado del documento, a partir de la Hoja de Autorización debe contener: a. Logo oficial, de acuerdo con la imagen institucional autorizada de Banobras. b. Título del documento. c. Fecha de inicio de vigencia.

El pie de página debe contener: d. Codificación y número de página. e. Iniciales de la persona que elaboraron y revisaron el documento. f. Datos de la Aprobación/Autorización de la modificación específica a la página del documento. g. Datos de la hoja que sustituye la nueva



Elaboró: EMFE/EMA Gerencia de Reingeniería de

Procesos Gerencia de Control Interno

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Revisó: JFAD

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a b c

e

d

f h



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Anexo 3. Formato de Autorización de Cambios (FAC)


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Anexo 4. Claves para codificar una Normativa Interna o un Documento de Apoyo

Clave Proceso 900001 Captación e Inversión de Recursos

900002 Fiduciario

900004 Crediticio

900005 Derivados

900006 Garantías

900007 Asistencia Técnica

800001 Administración Integral de Riesgos

800002 Jurídico

800003 Recursos Financieros

800004 Recursos Humanos

800005 Recursos Materiales

800006 Tecnologías de la información y Comunicación

700001 Control Interno

700002 Planeación

600001 Transparencia

500001 Otros

Nota: para codificar una Normativa Interna o un Documento de Apoyo para un proceso/procedimiento/operación, a fin de controlar su actualización y vigencia es necesario llenar los 11 caracteres del código el cual se conforma dela siguiente manera:

1. Los tres primeros si es Normativa Interna se debe poner MNO Manual Normativo. 2. Los siguientes 6 caracteres se toman de la tabla para codificar la Normativa Interno o un

Documento de Apoyo 3. Los últimos dos caracteres corresponden a la secuencia consecutiva iniciando con 01, en función

de la Normativa Interna que se vayan generando del procesos correspondiente o documentos de apoyo.

4. Para los documentos de apoyo los tres primeros caracteres corresponden al nombre del documento si es una guía se debe poner GUI, si es una metodología MET, si es un instructivo INS.

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