GUíA PARA REGISTRO DE DESCUENTOS POR NÓMINAapoteca.udenar.edu.co/operacionesnomina/pagos/desc/... · 2017. 3. 23. · Una vez se carga los datos del archivo, el sistema los evalúa

Guía para registro de descuentos por nómina 1

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GUíA PARA REGISTRO DE DESCUENTOS POR NÓMINA



TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 2 2 PROCEDIMIENTOS ....................................................................................... 3

2.1 MENU: Principal .................................................................................... 3 2.2 MENU: Conceptos. ............................................................................... 4

2.2.1 Opción “Desde archivo plano” ........................................................ 5 2.2.2 Opción “Dcto. periodo anterior” ..................................................... 9 2.2.3 Opción “Continúe con su sesión” .................................................... 9

2.3 CONSULTA Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN ............................................ 11 2.3.1 Búsqueda y Adición de registros .................................................. 11

2.4 Generarión de Reportes ...................................................................... 13

1 INTRODUCCIÓN

El objetivo del módulo para registro de descuentos via Web es lograr aplicar los

descuentos por nómina a los respectivos empleados de la Universidad de Nariño

utilizando la red global, de esta forma se puede trabajar sobre la ésta

información desde cualquier parte del país o del mundo. Esta herramienta

facilita el registro de datos debido a la manera en que una entidad puede subir

esta información a nuestro sistema. En principio, establecemos fechas límite

para el registro, dentro de esas fechas, su entidad puede ingresar al sistema

utilizando el usuario que se entregará previamente y puede registrar la

respectiva información. Se puede subir nuevos datos cada vez y estos

reemplazarán los anteriores solamente hasta el último día a las 12 p.m. A partir

del siguiente día solamente se podrá consultar estos datos. Posteriormente, se

procesan los datos en el sistema teniendo en cuenta que es posible que a un

empleado no se le pueda aplicar por completo el descuento. Este cruce de

información también se puede consultar por el sistema.



2 PROCEDIMIENTOS

2.1 MENU: Principal

Ingrese al sitio: http://personal.udenar.edu.co

Nota: El sitio funciona bajo Internet Explorer 6 o superior y se observa mejor

con el navegador Mozilla Firefox y se navega y observa mejor con resolución

1024 x 768 o superior.

Paso 1: Elija la última opción del menú a la izquierda de la pantalla “Dcto fondos”.

Paso 2: En la siguiente pantalla debe digitar los datos de ingreso del usuario

responsable del registro. La contraseña puede y debe ser modificada por el

vínculo de la 3ª opción “Claves”.



Paso 3: Con el número de identificación y la clave de la persona responsable

del registro puede ingresar al sistema. Una vez digite la identificación, se

muestra en una lista los descuentos de los cuales es responsable. Digite la

clave y posteriormente si tiene mas de un descuento a su cargo, elija de la lista

el que desee. Luego dé click sobre el botón Aceptar.

2.2 MENU: Conceptos.

Los Conceptos son títulos que se le da a un tipo de descuento para un periodo de

tiempo determinado, por ejemplo: sueldo mes de diciembre 2006, prima de navidad

2006, prima de antigüedad mes de diciembre 2006, etc.

Paso 5: Elija de la lista correspondiente el concepto sobre el cual deseé aplicar el

descuento.

Paso 6: Si no ha ingresado anteriormente en el mes en curso, tiene dos opciones:



2.2.1 Opción “Desde archivo plano”

Permite subir los datos desde un archivo de texto tipo txt, csv u otro pero

sólo con características de un archivo sólo texto.

Para esta tarea, de click sobre el botón continuar y en la siguiente pantalla

puede elegir el archivo.



Una vez se carga los datos del archivo, el sistema los evalúa en busca de

errores o inconsistencias.

Nota: La estructura del archivo plano debe ser la siguiente: 1ª columna:

codigo del funcionario, 2ª columna: código asignado a su descuento por

ej: D9556. En la 3ª columna: valor del descuento.

El sistema detecta automáticamente los funcionarios a los que no se les

puede aplicar ningún descuento por no estar activos temporal o

definitivamente, funcionarios con código errado, registros duplicados.

Estas y otras inconsistencias o inconvenientes para subir los datos se

muestran en pantalla con un ícono especial que se distingue del ícono

“Registro correcto”. Cada vez que encuentre un ícono especial diferente

al correcto, debe verificar este dato en el archivo que acaba de cargar



para solucionar el error ó debe eliminar la fila con las incorrecciones. El

sistema no permite subir de ninguna forma el archivo mientras existan

errores. Realice las anotaciones respectivas sobre los empleados cuyo

descuento no se pueda cargar, para que sean comunicadas a Recursos

Humanos y así aclarar la situación.

Resultado con inconsistencias en la carga del archivo:

Si todos los registros son correctos, se habilita el botón de la parte

superior en la pantalla: “:: CLICK AQUI :: PARA CARGAR EL ARCHIVO”, con el cual se cargan los datos para el mes en curso y si es el caso,

reemplazan a los datos que haya cargado en una sesión anterior para ese

mes.

Resultado sin inconsistencias en la carga del archivo:



Debe verificar el total de los descuentos con la cifra que aparece al final

de la pantalla:

Al presionar el botón “:: CLICK AQUI :: PARA CARGAR EL ARCHIVO”, en

pantalla se muestra los registros que usted ha cargado y puede modificar

los valores a descontar y excluir o volver a incluir empleados, además en

la parte superior de la pantalla están los datos de la entidad o fondo que

aplica el descuento. El sistema también ofrece la consulta de datos por

cédula, código de empleado, por nombres o por apellidos (Véase Búsqueda y

adición de registros).



2.2.2 Opción “Dcto. periodo anterior”

Si no desea utilizar un archivo plano para cargar los datos, puede basarse

en los registros del periodo inmediatamente anterior. Esta opción genera

tantos registros como descuentos se realizó el último periodo anterior(mes

o semestre anterior)

2.2.3 Opción “Continúe con su sesión”

Si anteriormente ingresó para el mes en curso y registró descuentos, el

sistema le informa esto para prevenir que sobreescriba datos si no lo

desea. Para no sobreescribir los datos y continuar con su sesión debe

elegir ésta opción y consultará los datos tal como los tenía en su sesión.



Las tres opciones anteriores permiten ingresar los datos al sistema y

también permiten modificarlos. Para tal fin, se dispone de una pantalla

para consultar, adicionar, modificar y/o excluir o volver a incluir los

empleados activos que se requiera. El sistema ofrece la consulta de datos

por cédula, código de empleado, por nombres o por apellidos (Véase

Búsqueda y adición de registros).

La segunda columna de la tabla indica el código del empleado en el sistema y

cada dato es un vínculo a otra página en la que se consulta individualmente

todos sus descuentos del mes. El encabezado de la 4ª columna tiene un vínculo

que permite ordenar la tabla de los registros de forma ascendente por apellidos,

esto es útil para cuando adicione un empleado(véase adición de registros). La 7ª

columna: Ultimo Dcto. Contiene el valor de cada descuento aplicado el periodo

anterior.

En la 8ª columna si es necesario, se debe modificar el valor del descuento a aplicar; se debe ingresar los decimales con punto decimal y no se debe utilizar la coma. Con la última columna se puede excluir o incluir el descuento para el respectivo empleado. Si la caja de chequeo esta marcada, el descuento se incluirá y se hará



efectivo, si no lo está, el descuento no se hará efectivo y se excluirá al empleado aún éste continúe en la tabla.

2.3 CONSULTA Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN

El sistema brinda consultas y gestión de datos ágiles y fáciles de utilizar.

2.3.1 Búsqueda y Adición de registros

Para adicionar un empleado debe consultar por cédula, código ó por

nombres y apellidos en las casillas respectivas.

Si conoce la cédula, únicamente digitela en la casilla respectiva y oprima el

botón consultar cédula. De forma similar si conoce el código del

empleado.

Para consultar por nombres, apellidos y/o nombres y apellidos a la vez

puede utilizar el carácter % como comodín para reemplazar uno o varios

caracteres, de la siguiente forma:



Si desea consultar el empleado CARLOS ALBERTO DOMINGUEZ GONSALEZ,

puede ingresar lo siguiente en la casilla nombres:

CARLOS% Consulta los empleados cuyo nombre comience por

CARLOS

%CARL% Empleados cuyo nombre contenga la palabra CARL

%LOS ALB% Empleados cuyo nombre contenga la palabra LOS ALB

Para complementar la consulta para el empleado del ejemplo, en la casilla de

apellidos a la vez puede escribir:

DOMINGUEZ% Consulta los empleados cuyos apellidos comiencen por

DOMINGUEZ

%DOMIN% Empleados cuyos apellidos contengan la palabra DOMIN

DOMINGUE% GON% Empleados cuyo primer apellido sea DOMINGUE(Z ó S u

otro) y cuyo segundo apellido comience por GON.

Si digita en nombres: CARLOS% y en apellidos: DOMIN%, se mostrarán todos los

empleados cuyo nombre comience por CARLOS y su primer apellido comience

por DOMIN. Resultados:

Al momento de consultar de esta forma, se abre una página con todos los

resultados que coincidan, Usted debe seleccionar el indicado, si aparece el

mensaje “Ya incluido”, el empleado se encuentra en la tabla de descuentos ya

generada.

Una vez elegido el empleado ya sea por consulta de cédula, código o nombre,

debe escribir el valor del descuento en la casilla correspondiente a: Vr. Descuento. Al oprimir el botón “Insertar descuento a la tabla” los datos del

empleado seleccionado se ubican en la tabla de descuentos y queda

automáticamente incluido. Posteriormente puede modificar este registro o



excluirlo, una vez lo ubique en orden alfabético utilizando el vínculo “Apellidos”

del encabezado de la 4ª columna de la tabla.

2.4 Generarión de Reportes

Puede generar el informe de los descuentos ingresados así:

Primer ícono: A impresora.

Segundo ícono: Para Hoja electrónica - Excel.

Tercer ícono: Archivo PDF.

Nota: Para efectos de una rápida verificación, debe comparar el valor total de

los descuentos aplicados y el número de empleados incluidos con los datos de

su archivo o registro original.



OPCIÓN ‘CERRAR DESCUENTO’

Mes de implementación de esta nueva opción: Noviembre de 2009

En la parte inferior del formulario de registro de descuentos, encontrará el

botón etiquetado como ‘CERRAR DESCUENTO’. Al presionar este botón el

sistema le solicitará una confirmación para que finalice su registro definitivo del

descuento respectivo. Únicamente cuando Usted cierre el registro de datos

utilizando esta opción, podrá generar y/o imprimir el reporte respectivo, el cual

actuará como soporte de su registro.

Descripción del proceso:



Se mostrará posteriormente una pantalla de confirmación y sclick sobre el

primer botón etiquetado con ‘CERAR REGISTRO PARA <descripción de su

entidad o fondo>’

Confirma definitivamente dando click sobre el botón ‘Aceptar’ del siguiente

cuadro de diálogo:



Si Usted no ha incluido descuentos o los descuentos suman $0, el sistema le

solicitará verificación.

Una vez confirme definitivamente su registro, no tendrá acceso posterior a

realizar adiciones o modificaciones de valores, únicamente podrá acceder para

generar y/o imprimir sus reportes.

Esta será la última pantalla que Usted podrá mirar, la cual le confirma que su

registro se cerró en la fecha señalada.



Para generar y/o imprimir el informe definitivo de sus descuentos, deberá

acceder de nuevo al sistema(Ver págs.. 3 y 4).

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