Cargo Zone, Tampa Hangar Rionegro, Ant
Colombia
Revisión Original Jun 30/16
0.1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL MANUAL
Este Manual es generado por Tampa Cargo S.A.S. con el propósito de
cumplir
con las regulaciones aplicables (UAEAC & FAA). La copia
original de este manual estará disponible en la base principal de
operaciones para cualquier consulta.
0.2 DERECHOS DE AUTOR
El presente documento tiene el carácter de secreto industrial y por
consiguiente se encuentra sujeto a toda la protección legal
conferida por las decisiones 313 y
344 del acuerdo de Cartagena y las demás disposiciones que las
desarrollen, complementen, adicionen o remplacen.
En consecuencia, queda estrictamente prohibido el uso, adquisición,
revelación y/o divulgación por cualquier medio o cualquier forma,
de la información
confidencial aquí contenida sin el permiso expreso y por escrito de
Tampa Cargo S.A.S, so pena de la sanciones penales,
administrativas, civiles y laborales
correspondientes.
0.3 ENMIENDAS
La Guía Procedimientos de Proyectos y Estándares será revisada para
reflejar los
cambios operacionales de la compañía.
Las instrucciones de revisión indicarán la fecha de efectividad del
texto revisado o adicionado. Una línea vertical en la margen
izquierda indicará el parágrafo
revisado en una página de enmienda. La fecha impresa conjunta al
número de revisión en la parte inferior de cada página es la fecha
de efectividad.
0.4 COMENTARIOS AL MANUAL
A todos los usuarios se les solicita reportar cualquier tipo de
discrepancia o error de este manual.
[email protected] [email protected]
Revisión Original Jun 30/16
0.5 RECORDS
El usuario de este manual deberá verificar que todas las páginas
mencionadas en la hoja de revisión han sido recibidas. Las
enmiendas o páginas pérdidas deben ser solicitadas a:
[email protected]
[email protected]
AFM Airplane Flight Manual
APU Auxiliary Power Unit
CBT Computer Based Training
DOV Direccion de Operaciones de vuelo
ECAM Electronic Centralised Aircraft Monitor
EFB Electronic Flight Bag
EWO Engineering Work Order
FOC Flight Operation Circular
LDA Landing Distance Available
NOA National Oceanic and Atmospheric Administration
NYP Normas y Procedimientos
OEB Operations Engineering Bulleting
POI Principal Operator Inspector
QRH Quick Reference Handbook
SB Service Bulleting
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración De
(AD’s)”.
............................................................................................
1-3
1.1 ACTIVACIÓN DE UNA AD
............................................................... 1-3
1.2 DESACTIVACION DE UNA AD
......................................................... 1-6
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración De
(AD’S)”.
Las directivas de aeronavegabilidad son notificaciones de carácter
mandatorio generadas por autoridades aeronáuticas o fabricantes
para los operadores de
aeronaves acerca de una deficiencia de seguridad, donde se
establece un trabajo, acción, método o procedimiento para aplicar
con la finalidad de preservar la aeronavegabilidad de las aeronaves
afectadas. Este capítulo trata
únicamente las directivas de aeronavegabilidad que afectan el AFM y
de las cuales se ocupa el área de proyectos y estándares.
1.1 ACTIVACIÓN DE UNA AD
El procedimiento para la activación de una AD en la flota de la
compañía,
consiste en los pasos descritos a continuación.
El área de ingeniería es la responsable de notificar al
administrador de proyectos y estándares por medio de un correo
electrónico, la emisión o revisión de una AD aplicable para la
flota y que ésta relacionada con un documento de operaciones
de vuelo, para su análisis y cumplimiento.
Al recibir la AD, el administrador y el coordinador de proyectos y
estándares son los responsables de iniciar la revisión del
documento dentro de los 5 días hábiles inmediatos a la
notificación. En este proceso se analiza la aplicabilidad, la
fecha
de cumplimiento, el contenido y los documentos relacionados para
establecer las acciones requeridas para cumplir totalmente con la
AD en el período de tiempo
establecido por la misma. Para dar cumplimiento, se ejecutan las
acciones requeridas y establecidas en la
AD. De acuerdo a la fecha de cumplimiento el coordinador de
proyectos y estándares, programa la ejecución en cada una de las
aeronaves dentro de los
límites establecidos por la AD. La notificación a las tripulaciones
se realiza por medio de un correo electrónico,
donde se envía toda la información facilitada por el área de
ingeniería y recomendaciones adicionales generadas por la
dirección, por el área de
entrenamiento o por el área de seguridad operacional, que se
consideren importantes para la operación y seguridad del
vuelo.
Para llevar un control de la implementación o revisión de alguna
AD, se deben diligenciar los formatos FO-AL-AFOA-R0 “AD Flight
Operations Applicability Form”
y “Airworthiness Directives Status”. Estos documentos deben ser
diligenciados en caso que sea o no aplicable. En estos registros se
incluye el análisis de la AD
y las acciones realizadas para dar cumplimiento al documento, en
caso de que la
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración De
Revisión Original
Jun 30/16
AD no sea aplicable, se deberá explicar la razón de la no
aplicabilidad. Estos
documentos deben ser revisados y firmados por el administrador de
proyectos y estándares o su designado (persona quien revisa los
records) y el coordinador de proyectos y estándares (persona que
realiza el análisis y cumplimiento de la AD).
El administrador de proyectos y estándares o su designado, es el
encargado de
verificar la información contenida en los records. Este debe
verificar que los records estén completamente diligenciados,
firmados y los soportes adicionales se encuentren completos.
Si el administrador de proyectos y estándares o su designado están
de acuerdo
con lo plasmado en los records, se procede al proceso de aprobación
que consiste en firmar los formatos “AD Flight Operations
Applicability Form” y “Airworthiness Directives Status”.
Finalmente, el coordinador de proyectos y estándares es el
encargado de
archivar los registros físicos y digitales de soporte al
cumplimiento. Debe asegurarse que ambos archivos están firmados por
ambas partes (\\mxl1310wsx\MANUALES\Manuales\A330\ADs).
Después de que la AD ha sido cumplida y los documentos revisados y
firmados
por el área de proyectos y estándares, estos son enviados al área
de ingeniería como prueba de haber sido cumplida en las aeronaves
que aplica.
Posteriormente el área de ingeniería guardará este documento en el
archivo de cumplimiento de las AD's.
1.2 DESACTIVACION DE UNA AD
El procedimiento para la desactivación de un AD en la flota de la
compañía, consisten en el procedimiento descrito a
continuación
El área de ingeniería reporta a proyectos y estándares, por medio
de un correo electrónico la incorporación de un SB en las
aeronaves, enviando soportes como
el SB emitido por AIB, las consultas realizadas a AIB o la orden de
ingeniería firmada y completamente diligenciada.
Ingeniería debe reportar al fabricante la incorporación del SB en
las aeronaves. Luego de esta notificación, el fabricante procede a
la generación de un nuevo
procedimiento, en caso que se requiera. En caso de generarse un
nuevo procedimiento o revisión de manuales, se debe
realizar el proceso de aprobación y/o aceptación de los nuevos
procedimientos establecidos para la aeronave, mediante el
procedimiento descrito en el capítulo
8 de esta guía. Al finalizar el procedimiento con la autoridad se
debe incluir una copia de la aprobación en los manuales como
soporte.
El área de proyectos y estándares (con el apoyo del despacho) será
la encargada de realizar la actualización de los manuales técnicos
de las aeronaves (EFB y
manuales físicos). Para realizar el procedimiento de actualización
de manuales digitales (EFB) se deben tener en cuenta los
procedimientos establecidos en el
Manual EFB. Adicionalmente estos documentos se encontrarán
disponibles en la página web
habilitada para la consulta de información operacional de la
dirección.
Estas modificaciones deben ser notificadas al personal de la
dirección de operaciones de vuelo, por medio de un correo
electrónico, donde se envía toda la información facilitada por el
fabricante y las recomendaciones adicionales
generadas por la dirección o por el área de enteramiento, que se
consideren importantes para la operación y seguridad del
vuelo.
Para llevar el control de la revisión o remoción de alguna AD, se
deben diligenciar una revisión a los formatos FO-AL-AFOA-R0 “AD
Flight Operations Applicability
Form” y “Airworthiness Directives Status” generados cuando se
realizó el proceso de activación de la AD. Estos documentos deben
ser diligenciados y manejados
de igual manera a la activación de una AD. El proceso de
aprobación, almacenamiento y envío de records al área de
ingeniería de los records se debe llevar de la misma manera a la
activación de una AD.
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración De
Revisión Original Jun 30/16
(OEB’s)
.............................................................................................
2-3
2.1 ACTIVACION DE UNA OEB
............................................................. 2-3
2.2 DESACTIVACIÓN DE UN OEB
......................................................... 2-6
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración De
Revisión Original Jun 30/16
Revisión Original Jun 30/16
(OEB’S)
Los “Operations Engineering Bulletins” (OEB) son documentos
generados por
los fabricantes de las aeronaves, con el fin de informar de manera
rápida a los operadores de algún cambio procedimental el cual puede
tener un impacto
operacional significativo. Estos documentos son enviados al
operador junto con la información técnica y los procedimientos
operacionales temporales, para que sean implementados en la
operación.
2.1 ACTIVACION DE UNA OEB
Administración
OEB'S
OEB
emisión
Revisión Original Jun 30/16
El procedimiento para la activación de un OEB en la flota de la
compañía, se
describe a continuación. Airbus notifica al operador de la
generación de un nuevo OEB por medio de un
correo electrónico, donde se incluye el OEB, las revisiones
temporales que se deben realizar a los manuales y un FOT (Flight
Operations Transmission)
documento que proporciona información acerca del problema
operacional que llevo a la creación de dicho OEB y los
procedimientos que se estarán incluyendo o revisando.
Se hace un análisis del OEB examinando su aplicabilidad y se
establece si
presenta un ECAM Alert. Si este tiene un ECAM Alert, se identifica
el “OEB Reminder Code” asignado para remitirlo al área de
ingeniería y procedan a realizar el proceso de activación en las
aeronaves; este código se encuentra
en el capitulo OEB del FCOM únicamente.
La notificación al área de ingeniería se realiza por medio de un
correo
electrónico donde se especifica la aplicabilidad de un OEB
Reminder. Con esto el área de ingeniería se encarga de programar la
activación del reminder
en cada una de las aeronaves, de acuerdo al código asignado en el
OEB. Al finalizar la activación del reminder en cada una de las
aeronaves, el área
de ingeniería comunica al área de proyectos y estándares la
activación de este reminder en la flota, para así proceder a la
notificación a las
tripulaciones. La notificación a las tripulaciones se realiza por
medio de un correo
electrónico, donde se envía toda la información facilitada por AIB
y recomendaciones adicionales generadas por la dirección o por el
área de
enteramiento, que se consideren importantes para la operación y
seguridad del vuelo.
El área de proyectos y estándares (con el apoyo del despacho) será
la encargada de realizar la actualización de los manuales técnicos
de las
aeronaves (EFB y manuales físicos). Para realizar el procedimiento
de
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración De
Revisión Original Jun 30/16
actualización de manuales digitales (EFB) se deben tener en cuenta
los
procedimientos establecidos en el Manual EFB. Adicionalmente estos
documentos se encontrarán disponibles en la página
web habilitada para la consulta de información operacional de la
dirección.
Para llevar control de la implementación, revisión o remoción de
algún OEB se debe diligenciar el archivo “Control A330F_OEB”
ubicado en \\mxl1310wsx\MANUALES\Manuales\A330\OEB A330 . Este
record es con el
fin de mantener un control de los OEB aplicables a la flota y cual
ha sido su manejo. En este archivo se registra información completa
del OEB, como se
describe a continuación: OEB NUMBER: Número o código del OEB
asignado por AIB
REV. /ISS: Número de revisión del OEB REV. /ISS DATE: Fecha de
revisión del OEB
TITTLE / DESCRIPTION: Titulo del OEB APPLICABILITY: Si aplica o no
a la flota de la compañía REMINDER: Si tiene algún reminder
asignado
VALID: Si el código reminder es valido para la flota o no CODE:
Código asignado
WARN: Si el OEB genera alguna advertencia con su activación STS: Si
afecta algún sistema de la aeronave ANALYSIS DATE: Fecha de
análisis del OEB
PREPARED BY: Ingeniero que realice el análisis del OEB ACTIVATION
EWO: Si el área de Ingenieria genero algún EWO para la
activación del reminder AD CANCELLATION: Si existe alguna AD que
afecte al OEB
AIRBUS SB CANCELLATION: SB generado por AIB para la desactivación
del OEB QT ENGINEERING ORDER (EO): Orden de ingeniería generada por
el área
de ingeniería para la desactivación del OEB CANCELLATION QT EWO:
Orden de ingeniería generada por el área de
ingeniería para la desactivación del OEB REMARKS: Comentarios
Revisión Original Jun 30/16
Desactivación OEB's
Ingenieria reporta
incorporación SB
Revisión Original Jun 30/16
El procedimiento para la desactivación de un OEB en la flota de la
compañía,
consisten en lo siguiente: El área de ingeniería reporta a
proyectos y estándares, por medio de un
correo electrónico la incorporación de un SB en las aeronaves,
enviando soportes como el SB emitido por AIB, las consultas
realizadas a AIB o la
orden de ingeniería firmada y completamente diligenciada.
Ingeniería reporta a AIB la incorporación del SB en las aeronaves.
Luego de
esta notificación, AIB procede a la generación de un nuevo
procedimiento, en caso que se requiera.
Se debe realizar una radicación formal ante la autoridad
regulatoria, con el fin de obtener una aprobación/aceptación de los
nuevos procedimientos
establecidos para la aeronave. Esta aprobación/aceptación consiste
en una carta emitida por la entidad regulatoria (firmada por el
POI) donde se autoriza
a la compañía de hacer uso de dicha información. Al obtener esta
aprobación/aceptación, se debe incluir una copia de esta en los
manuales como soporte.
El área de proyectos y estándares (con el apoyo del despacho) será
la
encargada de realizar la actualización de los manuales técnicos de
las aeronaves (EFB y manuales físicos). Para realizar el
procedimiento de actualización de manuales digitales (EFB) se deben
tener en cuenta los
procedimientos establecidos en el Manual EFB.
Adicionalmente estos documentos se encontrarán disponibles en la
página web habilitada para la consulta de información operacional
de la dirección.
La notificación a las tripulaciones se realiza por medio de un
correo electrónico, donde se envía toda la información facilitada
por AIB y
recomendaciones adicionales generadas por la dirección o por el
área de enteramiento, que se consideren importantes para la
operación y seguridad
del vuelo. Para llevar control de la revisión o remoción de algún
OEB se debe
diligenciar el archivo “Control A330F_OEB” unicado en
\\mxl1310wsx\MANUALES\Manuales\A330\OEB A330 , de la misma
manera a la activación de un OEB. El procedimiento para archivar
los records debe ser llevado de la misma
manera a la activación de una OEB.
Revisión Original Jun 30/16
3.1 AIRCOM SERVER (AS)
...................................................................
3-3
3.1.1 CREACIÓN DE USUARIOS
......................................................... 3-3 3.1.2
CREACIÓN DE PLANTILLAS
....................................................... 3-4 3.1.3
CREACIÓN DE MODELOS
.......................................................... 3-2
3.1.4 CREACIÓN DE AERONAVES
...................................................... 3-2 3.1.5
DISTRIBUCIÓN DE PLANTILLAS Y MODELOS ..............................
3-2 3.1.6 DESBLOQUEO DE USUARIOS
.................................................... 3-3 3.1.7
GENERACIÓN DE REPORTES
..................................................... 3-3 3.1.8
INSCRIPCIÓN DE AERONAVES EN SERVICIOS DE SITA ................ 3-4
3.1.9 CANCELACIÓN DE AERONAVES EN SERVICIOS DE SITA ...............
3-5 3.1.10 VERIFICACIÓN MENSUAL DE FACTURA POR SERVICIOS DE
SITA3-5
3.2 FLIGHT OPERATIONS DOCUMENTATION MANAGER (FODM) ...............
3-6
3.2.1 CREACIÓN DE USUARIOS
......................................................... 3-6 3.2.2
CREACIÓN DE AERONAVES
...................................................... 3-7 3.2.3
CREACIÓN DE MANUALES
........................................................ 3-7
3.3 AIRBUS WORLD
............................................................................
3-9
3.3.1 CREACIÓN DE USUARIOS
......................................................... 3-9 3.3.2
MODIFICACIÓN NOTIFICACIONES
........................................... 3-10 3.3.3 CONSULTA DE
MANUALES ......................................................
3-11 3.3.4 DESCARGA DE MANUALES
..................................................... 3-11
3.4 JEPPESEN JDM
...........................................................................
3-11
3.4.1 ACCESO
...............................................................................
3-12 3.4.2 CREACIÓN DE GRUPOS DE DISTRIBUCIÓN
............................... 3-12 3.4.3 CREACIÓN DE USUARIOS
....................................................... 3-13
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
Revisión Original Jun 30/16
3.1 AIRCOM SERVER (AS)
Las aeronaves de la compañía cuentan con un sistema de
comunicaciones denominado ACARS el cual permite el intercambio de
datos entre aire (aeronaves
en vuelo) y bases en tierra. Este tipo de tecnología fue
desarrollado específicamente para la industria aeronáutica, donde
una red de estaciones en
tierra (GES) aseguran que las aeronaves puedan comunicarse con la
aerolínea en tiempo real desde cualquier parte del mundo. Para
Tampa Cargo el proveedor de este servicio es SITA, quien se encarga
de permitir la comunicación entre las
bases en tierra y las aeronaves, por medio de una interfaz
denominada Aircom Server el cual permite al usuario visualizar los
mensajes recibidos de las
aeronaves, enviar mensajes, generar reportes de información, entre
muchas otras.
Este sistema cuenta con dos tipos de perfiles, perfil de
administrador y perfil de operador. El perfil de administrador
tiene activas todas las funciones del perfil
de operador y otras adicionales para el manejo, mantenimiento y
supervisión del mismo. El perfil de operador esta configurado de
acuerdo a las habilitaciones realizadas por el administrador.
Nota: Es importante tener en cuenta que la ejecución errónea de
alguno de los
procedimientos aquí descritos puede causar problemas mayores a los
demás usuarios del sistema en todo el holding. Adicionalmente
cualquier cambio y/o
modificación que se realice debe ser notificado al Administrador
Maestro y a los administradores de cada COA.
Para más información remitirse al “AIRCOM Server Administrator
Guide” disponible en la ventana “Help” del programa, en la opción
“Administrator guide”.
3.1.1 CREACIÓN DE USUARIOS
El sistema Aircom Server cuenta con 2 tipos de usuarios: Usuarios
Locales
(Usuarios configurados para interactuar con el Aircom Server
directamente y son los únicos que pueden hacer uso de las
interfaces del sistema) y usuarios
Externos (Usuarios que interactúan con el sistema por medio de
links designados o protocolos del sistema por ejemplo usuarios Type
B, aplicaciones, e-mail, impresoras, entre otros).
Los usuarios locales requieren una autenticación antes de ingresar
a la
aplicación, por medio de un usuario y una contraseña asignada por
el administrador del sistema, las habilitaciones o restricciones
que tenga el usuario depende de la configuración asignada por el
administrador. Los usuarios
externos no tienen la capacidad de utilizar la interfaz para
interactuar con el
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
sistema, sin embargo requieren de una configuración para permitir
ciertas
acciones. Para la creación de un usuario local o externo, se debe
realizar la solicitud al
administrador maestro con copia a los administradores de cada COA,
por medio del formato “Formulario para solicitudes de Enlaces
Aeronáuticos”, indicando tipo
de usuario, nombre del usuario, contraseña, permisos asignados,
fecha estimada, categoría y cualquier otra información
necesaria.
Al recibir confirmación de parte del administrador maestro de la
creación de este y asignación de usuario y contraseña, se debe
informar al usuario afectado que
ya puede ingresar al sistema con su clave actual. En caso de que el
usuario se bloquee, se debe solicitar al grupo “back office
LSY”, con copia al administrador maestro y los administradores de
cada COA, diligenciando de igual manera el formato “Formulario para
solicitudes de Enlaces
Aeronáuticos”.
3.1.2 CREACIÓN DE PLANTILLAS
Aircom Server cuenta con 3 tipos de mensajes: Downlinks, Uplinks y
Ground,
cada uno con 4 posibles fuentes de origen, pueden ser enviados
desde la aeronave, desde un usuario externo, desde un usuario local
o generado por el
sistema.
Los downlinks son aquellos mensajes enviados desde la aeronave a
una base en tierra, por lo general este tipo de mensajes son
generados por la aeronave automáticamente, por la tripulación o por
los sistemas de falla de la aeronave.
Los uplinks son aquellos mensajes enviados desde una base en tierra
a la
aeronave, estos no deben exceder los 3520 caracteres.
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
Para la creación de una plantilla se debe realizar la notificación
al administrador
maestro con copia a los administradores de cada COA, por medio del
formato “Formulario para solicitudes de Enlaces Aeronáuticos”, con
el fin de verificar si ya esta creada una plantilla similar
asignada a otro COA, puede ser útil para todo el
holding o si debe ser generada desde el principio con única
aplicabilidad al COA.
Para la creación de la plantilla se debe seleccionar del icono
downlinks de la barra de herramientas, la opción “Templates”, si la
plantilla que se desea crear es para un mensaje downlink, de lo
contrario se debe seleccionar del icono
uplinks la opción “Templates”. En esta carpeta las plantillas están
organizadas de la siguiente manera: si el mensaje es de uso
exclusivo del COA se debe incluir
en la carpeta asignada “_TPA”; si el mensaje es de uso común debe
ser almacenada en la carpeta “_AVH”.
Al localiza la carpeta en la cual se desea crear la carpeta, se
selecciona del icono “New” de la barra de herramientas, la opción
“New Template”.
Las plantillas están divididas es 4 paneles: General, Records,
Fields y Advance. En la ventana General se da la descripción de la
plantilla, asignando el nombre
de la plantilla, la prioridad, los identificadores y si requiere
confirmación o autoacknoledgement. En la pantalla Fields y Records
se asignan nombres a
valores variables con contenido específico con el fin de
almacenarlos allí y poder solicitar su contenido en los modelos. En
la pantalla Advance se puede realizar configuración específica para
el mensaje.
Pantalla “General”
Pantalla “Records”
Revisión Original Jun 30/16
Pantalla “Fields”
Pantalla “Advance”
Existen varios tipos de mensajes de confirmación. No acknowledge,
cuando la plantilla no requiere confirmación, Automatic
acknowledge, cuando el sistema
confirma automáticamente (para este se debe tener definido
previamente un mensaje con el mensaje de confirmación) y user
acknowledge, cuando un usuario es asignado para responder (para
este caso el usuario tendrá un icono en
el buzón cada vez que se recibe un mensaje con esta propiedad
activa).
Al crear una plantilla es muy importante tener en cuenta lo
siguiente.
Para los mensajes downlinks:
Asignar los usuarios para distribución de mensajes.
Especificar acknowledge para los mensajes que lo requieren.
Distribución a los aeropuertos basados en salidas y llegadas.
Para los mensajes uplinks:
Distribución a las aeronaves y cuales son los modelos que aplican.
Activar los permisos de usuarios para acceder a plantillas y
asignar los
permisos a los usuarios para el envío de mensajes a las
aeronaves.
3.1.3 CREACIÓN DE MODELOS
Los modelos asignados a las plantillas son creados con la finalidad
de presentar
el mensaje en “crudo” enviado por la aeronave en un formato legible
para el destinatario. Este permite incluir valores predeterminados
o específicos del mensaje, adicionalmente permite reformatear
variables y aplicar conversiones.
Una misma plantilla puede tener varios modelos diferentes, cada uno
asignados a diferentes destinatarios o grupos de
destinatarios.
Para la creación de un modelo se debe seleccionar la plantilla a la
cual se desea crear el modelo, en la barra de herramientas
seleccionar el icono “New” y la
opción “New Model”. Para la creación del modelo se hace uso de los
“fields”
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
asignados durante la creación de la plantilla y los predeterminados
por el
sistema. El texto del modelo se debe crear de acuerdo al formato
establecido para el
holding, de la siguiente manera:
AIRCRAFT FUEL REPORT – TAMPA CARGO
------------------------------------------------ N334QT QT0601
01/20/16 15:15:00 INVOICE: 1153104 QUANTITY: 10697 US REMARKS:
010749401, FOB24860
{NOMBRE DEL MENSAJE – COMPAÑÍA}
-------------------------------------------- {@AN} {@FI} {@ORIG
DTG|MM/DD/YY HH:NN:SS} [Contenido del mensaje] INVOICE: {INVOICE}
QUANTITY: {QUANTITY} {UNIT} REMARKS: {REMARKS}
Nota: Los parámetros en color azul son parámetros prestablecidos
por el
sistema, los parámetros en color rojo son parámetros establecidos
por el usuario, tomados de la plantilla.
3.1.4 CREACIÓN DE AERONAVES
Para la creación de una aeronave nueva en el sistema, se debe
realizar la solicitud al administrador maestro con copia a los
administradores de cada COA,
por medio del formato “Formulario para solicitudes de Enlaces
Aeronáuticos”. En el formulario se debe incluir información
específica como:
Número de matrícula
Código de la aerolínea AESID / Mode S Code * Si esta equipado con
VHF, HFDL o SATCOM
Tipo de aeronave
* AESID: Identificador numérico de 8 dígitos, asignado a cada
aeronave, el cual permite la comunicación con éste vía
satelital.
3.1.5 DISTRIBUCIÓN DE PLANTILLAS Y MODELOS
La distribución de plantillas aplica para downlinks y uplinks, con
la siguiente diferencia, a los downlinks se aplica distribución a
usuarios o grupo de
usuarios mientras que a los uplinks se distribuyen a las aeronaves.
Para definir la distribución de un mensaje se debe tener en cuenta
lo siguiente:
Los usuarios a los cuales se enviará el mensaje deben estar
previamente
definidos en “Users” antes de realizar la distribución.
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
Los equipos deben estar definidos para permitir el envío y
recepción de
mensajes. Las plantillas y modelos deben estar definidas
previamente y encontrarse
activos.
La distribución de plantillas o modelos, se realiza para el caso de
downlinks
seleccionando de la barra de herramientas del icono downlinks la
opción “User Distribution”, para el caso de uplinks del icono
uplinks la opción “Aircraft Distribution”.
Para la distribución de downlinks se elije el usuario y el nombre
de la plantilla,
así mismo se elije el modelo en caso de que se tengan varios. En el
caso de que se requieran criterios adicionales se seleccionan el o
los criterios a tener en cuenta. Si se usan dos criterios
adicionales, puede asociarse la regla “or/and”,
en el caso de elegir la opción “Match Any of the Above Criteria
(or)” se distribuirá si uno de los dos criterios se cumple, pero si
se elige la opción “Match All Above
Criteria Together (and)” se deben cumplir ambos criterios, esta
opción es más restrictiva que la anterior.
Si un usuario o plantilla se encuentra en color gris, significa que
no se encuentra activo por lo tanto la asignación de distribución
que se realice será ignorada
hasta que este se configure como activo. La distribución de los
uplinks se realiza de manera similar a la distribución de
Downlinks con la diferencia de que este no contiene el panel de
criterios adicionales y se pueden elegir el origen de los mensajes,
estos pueden ser de
usuarios externos (From External Users) los cuales están asociados
a usuarios diferentes a los usuarios locales, usuarios locales
(From Local Users) son plantillas usadas por usuarios locales y
generados por el equipo (Computer-
Generated) los cuales son mensajes automáticos en respuesta a
eventos específicos.
3.1.6 DESBLOQUEO DE USUARIOS
Para el desbloqueo de un usuario del sistema, el usuario realiza la
solicitud al administrador del software y este debe realizar la
solicitud al administrador
maestro con copia a los administradores de cada COA, por medio del
formato “Formulario para solicitudes de Enlaces Aeronáuticos”. Esta
solicitud es
considerada de prioridad alta por lo tanto su tiempo de respuesta
por parte del administrador maestro debe ser de no menos de 1
día.
3.1.7 GENERACIÓN DE REPORTES
El sistema Aircom Server tiene la posibilidad de generar reportes
históricos de mensajes recibidos y enviados durante ciertos
periodos de tiempo. Estos
reportes pueden ser visualizados en la aplicación, exportados o
impresos.
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
La ventana de reportes se encuentra en la barra de herramientas
seleccionando el icono “Logs” la opción “Reports”. Esta opción solo
estará visible para los usuarios con esta opción activada. Esta
ventana proporciona reportes
predeterminados por la aplicación, sin embargo también se pueden
generar reportes específicos. Para la generación de estos reportes
en cualquiera de las
dos pantallas de log (Traffic Log o Event Log) se aplica el filtro
del reporte que se desea obtener y selecciona de la barra de
herramientas la opción “Report” y automáticamente se genera una
vista previa del reporte. Este puede ser
exportado a varios formatos, entre estos esta PDF, Excel, XML. Se
selecciona el formato a utilizar y la carpeta en la que se desea
guardar el reporte, el sistema
por defecto asigna un nombre con la fecha y hora de generación de
este, sin embargo se puede hacer el cambio si así desea.
3.1.8 INSCRIPCIÓN DE AERONAVES EN SERVICIOS DE SITA
Cuando una aeronave se incluye en la flota de la compañía se debe
realizar el proceso de inscripción en los servicios proporcionados
por SITA. Este proceso
consiste en enviar el formato “Registration for service activation
of Aircraft Earth Station (AES)” completamente diligenciado y
firmado, este debe ser firmado por el representante legal de la
compañía o por el director de operaciones de vuelo.
El registro original se debe almacenar adecuadamente.
Este formato debe ser enviado vía correo electrónico a
[email protected] y
[email protected], con copia al
administrador maestro y los
administradores de cada COA, y adicionalmente incluir la siguiente
información,
Action: Acción a realizer (Add, remove, change)
Airline Code: Código de la aerolínea (TPA, QT) Aircraft Reg:
Matrícula a registrar (N334QT) Fleet: Default
Mode S Address: Identificador (50723033 (101-000-111-010-011-000-
011-011) )
Aircraft Type: Tipo de avión (A330F) Avionics: Sistemas activos
(VHF/Satcom) VMMS: No
Scheduled Delivery Date: Fecha de inicio operación (October 9,
2013)
SITA asignará un número de radicado con el cual se hará seguimiento
a la inscripción, este seguimiento lo realiza el administrador
maestro, asegurando que el servicio se encuentre disponible para la
fecha en que esta aeronave
realice el primer vuelo para la compañía (incluyendo el vuelo de
traslado – entrega).
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3.1.9 CANCELACIÓN DE AERONAVES EN SERVICIOS DE SITA
Cuando una aeronave de la compañía es removida de la flota, se debe
realizar el proceso de cancelación de servicios VHF y satelital
proporcionado por SITA. Este
proceso consiste en diligenciar el formato “De-activation Request
for INMARSAT SERVICES”. Este formato se envía a SITA con copia al
administrador maestro
indicando la intensión de remoción del equipo. Este formato debe
ser enviado vía correo electrónico a
[email protected]
y
[email protected], posteriormente ellos asignarán un
número de radicado para hacer seguimiento a los casos. En este
formato se incluye
información específica de la aeronave a la cual se desea cancelar
el servicio.
3.1.10 VERIFICACIÓN MENSUAL DE FACTURA POR SERVICIOS DE SITA
Mensualmente SITA genera la factura correspondiente al consumo de
los
servicios proporcionados a la compañía, esta requiere un proceso de
verificación antes de ser remitida al área de contabilidad para
proceder con la cancelación de
esta.
Para la verificación se debe realizar la descarga de la factura y
el detalle de consumo. La descarga de la factura se realiza
ingresando a la página web https://portal.sita.aero/welcome, se
debe seleccionar el icono “Go To” ubicado
en la esquina superior izquierda de la página principal y
seleccionar la opción “Billing”, automáticamente se presentará un
cuadro con varios archivos en
formato .pdf con descripciones individuales de la factura. Para
descargar la factura completa se debe seleccionar la opción “Full
Detailed Invoice” verificando que corresponda al mes que se va a
revisar (Es importante tener en cuenta que
estas facturas son emitidas por mes cumplido), estas deben ser
almacenadas en la carpeta X:\Manuales\Facturas SITA para poder
conservar un histórico.
Para descargar el reporte de consumo, se descarga ingresando a la
página web https://www.aircom.aero/AIRCOMVision/index.html, en la
barra de herramientas
seleccionar la pestaña “Download Center”, en esta pestaña se
muestran tres carpetas, de la carpeta “Invoice & Billing
Reports” se tienen dos carpetas de
archivos, el archivo “Datalink ACARS Service Charge Report” que
corresponde a la información de consumo de datos y el archivo
“Cockpit Voice Service Charge Report” que corresponde al consumo de
voz, se deben seleccionar los archivos
que correspondan al mes que se va a revisar, y automáticamente se
descargara un archivo .zip que contiene los reportes.
Luego de tener los tres documentos (La factura, el informe de
consumo de datos y el informe de consumo de voz), se puede realizar
la verificación de gastos. El
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proceso de verificación de gastos se realiza haciendo un
comparativo entre los
informes de consumo contra la factura. Se recomienda verificar la
página “Statement of SITA account” que se encuentra
adjunta en la factura, para asegurar los pagos oportunos de
facturas previas.
Si existe alguna discrepancia con el cobro, se debe enviar la
inconformidad a
[email protected],
[email protected] y
[email protected], indicando la
inconformidad, el número de la factura, la factura y el registro
de
consumo.
Si la facturación se encuentra correcta, se solicita al director de
operaciones su aprobación para proceder a enviarlo al área de
contabilidad.
3.2 FLIGHT OPERATIONS DOCUMENTATION MANAGER (FODM)
La aplicación FODM permite a los usuarios crear, personalizar y
publicar documentos técnicos de las aeronaves diseñados en XML
(característica de todos
los manuales de fabricante Airbus). El propósito principal de esta
aplicación es personalizar los manuales y permitir al usuario
publicar estos en diversos tipos de formatos. Esta aplicación
permite a los usuarios cargar manuales existentes y
modificarlos en contenido y estructura, y adicionalmente crear
nuevos manuales.
Cuando los manuales son cargados en FODM pasan por 3 fases que
corresponden al “ciclo de vida” del manual: personalización,
Freeze, Despacho y
publicación. Este último ciclo se profundizará más adelante. Para
el ingreso a la aplicación es necesario contar con un usuario y
una
contraseña. Este registro permite al usuario tener acceso a la
aplicación de acuerdo a los permisos que se le hayan aplicado al
perfil.
La aplicación cuenta con tres tipos de perfiles: perfil
“Administrator” el cual tiene control absoluto de la aplicación,
administra usuarios, desarrolla bases de datos,
entre otros. Perfil “Manual responsible” tiene permisos de recibir
y cargar manuales. Perfil “Author” puede personalizar manuales y
crear nuevos
manuales. Estos perfiles deben ser asignados cuando se esta
realizando la creación del usuario.
3.2.1 CREACIÓN DE USUARIOS
La capacidad de crear usuarios nuevos solamente esta activa para
usuarios tipo “Administrator” y “Manual responsible”.
Para crear un usuario nuevo de la barra de herramientas seleccionar
del icono “Admin” la opción “User Manager” y en esta nueva pestaña
seleccionar la opción
“Create A New User”. Automáticamente se genera una ventana donde se
debe
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diligenciar todos los campos disponibles (Usuario, nombre completo,
correo
electrónico, tipo de perfil, contraseña y confirmación de la
contraseña). Es importante tener en cuenta que el usuario debe ser
único y no esta permitido asignar el nombre de un usuario inactivo
o eliminado. Luego de que este se
crea, queda incluido en la lista de usuarios indicando la
información completa de creación.
Para modificar algún usuario creado previamente, en la pestaña
“User Manager” seleccionar la opción “Edit Current User” y
automáticamente se despliega la
pantalla de propiedades del usuario.
Para desactivar un usuario en la pestaña “User Manager” seleccionar
la opción “De-Activate Current User” y se genera una pantalla de
confirmación. En la tabla de usuarios este pone en color gris y
este no podrá hacer uso de la aplicación
hasta que sea reactivado nuevamente. De igual manera para la
reactivación de un usuario se debe seleccionar en la pestaña “User
Manager” la opción “Re-
Activate User” y dejará de aparecer en color gris en la tabla de
usuarios.
3.2.2 CREACIÓN DE AERONAVES
La aplicación permite a los usuarios crear las aeronaves a las
cuales van a ser
aplicables las publicaciones. La opción “Fleet Manager” permite
administrar esta lista de aviones.
Para la creación de aeronaves de la barra de herramientas
seleccionar del icono
“Admin” la opción “Fleet Manager” y en esta nueva pestaña
seleccionar la opción “Create A New Aircraft”. Automáticamente se
genera una ventana donde se debe diligenciar todos los campos
disponibles (MSN, FSN, Código de aerolínea,
Matricula, modelo del equipo, programa de equipo para el caso de
Tampa Cargo es F- Long Range -A330/340). Luego de que este se crea,
queda incluido en la
lista de aeronaves indicando la información completa de creación.
Para modificar algún equipo, en la pestaña “Fleet Manager”
seleccionar la opción
“Edit Current Aircraft” y automáticamente se despliega la pantalla
de propiedades del equipo.
Para eliminar un equipo en la pestaña “Fleet Manager” seleccionar
la opción “Delete Current Aircraft” y se genera una pantalla de
confirmación.
3.2.3 CREACIÓN DE MANUALES
El formato que maneja Airbus para sus manuales es XML, por lo tanto
se debe
hacer uso de la aplicación FODM para convertirlo a formato digital
PDF. Este proceso se realiza de la siguiente manera:
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
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En la barra de herramientas selecciono la opción “Quick Publish” y
en el buscador
localizo la siguiente carpeta X:\Manuales\Descargar Airbus, donde
se encuentran almacenados todos los manuales descargados en formato
.xml. En esta carpeta localizo el archivo “start.xml” y selecciono
la opción “Next”.
Nota: Es importante tener en cuenta que al descargar los manuales
de la página web, estos vienen en formato comprimido por lo tanto
se deben extraer
previamente a la publicación. Luego se debe seleccionar la opción
“Confirm Analysis” para continuar con el
proceso de publicación. A continuación se debe indicar la
configuración que se desea para el manual. Para Tampa Cargo se
deben asignar las siguientes
propiedades:
En la opción “Output Location” se debe seleccionar la carpeta de
ubicación final del manual. Y finalmente seleccionar publish. A
continuación se despliega la
pantalla que indica que el manual esta siendo procesado, para esto
se selecciona la opción “Run in Background” y en la ventana
inferior “Console” se mostrara el avance de la publicación del
manual.
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
3.3 AIRBUS WORLD
Airbus cuenta con una página web disponible para realizar descargas
y consultas de información técnica de las aeronaves de la compañía.
Para el ingreso a esta aplicación es necesario tener un usuario y
una contraseña. Este usuario es
asignado por el administrador de proyectos y estándares.
Para ingresar en la página web, se debe realizar por medio de la
dirección http://www.airbusworld.com , ingresando el usuario y la
contraseña asignados.
3.3.1 CREACIÓN DE USUARIOS
Para la creación de usuarios, se debe seleccionar el icono
“CDIS-Administrator Tool”. En la barra de herramientas localizada
en la margen izquierda seleccionar
la opción “Users”. Automáticamente se genera una nueva ventana
llamada “Airbus portal Administrator NG”. En la barra de
herramientas seleccionar la pestaña “Manage Users” y seleccionar la
opción “Create New User” y diligenciar
las tres pestañas que se generan.
Para mantener homogeneidad en la creación de usuarios, la
información debe ser diligenciada de la siguiente manera:
Revisión Original Jun 30/16
El login o usuario debe ser creado con la primera letra del nombre
seguido de
una línea baja y el apellido todo en letras mayúsculas (Por ejemplo
Catalina Sierra – C_SIERRA). El apellido debe ser diligenciado en
letras mayúsculas sin tildes y el Nombre en minúscula.
La asignación de roles o permisos debe ser de acuerdo al usuario
que se desea
crear. Esto queda a criterio del administrador que este creando el
nuevo usuario.
Luego de crear el usuario, este recibirá un correo electrónico con
la notificación del proceso de creación del usuario, posterior a
esta confirmación se estará
enviando un correo electrónico indicando la contraseña para
realizar el ingreso.
3.3.2 MODIFICACIÓN NOTIFICACIONES
La aplicación Airbus World cuenta con la función “Notificaciones”
la cual permite
al usuario recibir alertas de publicaciones de documentos nuevos,
actualizaciones u otros temas de interés. Estas alertas se pueden
visualizar en la página inicial
de la aplicación y ser enviadas al correo electrónico. Para acceder
a estas, se realiza por medio de la página inicial en el
icono
“Notification”.
Revisión Original Jun 30/16
Para realizar la configuración personalizada de estas
notificaciones se ingresa
seleccionando la opción “Manage subscription”. A continuación se
despliega una ventana que permite realizar la configuración de
acuerdo al tipo de notificaciones que el usuario desea recibir,
adicionalmente incluyendo el correo electrónico a
donde van a ser enviados y la frecuencia. La opción de que estas
notificaciones sean enviadas al correo electrónico es
opcional.
3.3.3 CONSULTA DE MANUALES
Para consultar manuales en la página inicial, se debe seleccionar
la opción “Flight Operations Manuals” y seleccionar el filtro que
se desea utilizar.
A continuación se genera una ventana donde se muestra el manual
completo.
3.3.4 DESCARGA DE MANUALES
Para descargar manuales en la página inicial, se debe seleccionar
la opción “Technical Data Download” y seleccionar el filtro que se
desea utilizar. Para
seleccionar el manual que se desea descargar se debe seleccionar el
manual que tenga formato XML. Luego de seleccionar el manual o
manuales que se desean
descargar se selecciona la opción “Download Request” y se genera
una ventana de confirmación donde se debe elegir la opción
“Inmediate” para que la descarga
se inicie de manera inmediata. A continuación se genera una ventana
donde se muestra el progreso de la
descarga. Esta descarga queda almacenada en la carpeta que se tenga
predeterminada para las descargas. La descarga se realiza en un
archivo
formato .Zip, el cual debe ser extraído para poder proceder con el
proceso de publicación del manual en la aplicación FODM
Nota: Para más información acerca de la publicación del manual en
FODM remitirse a la sección FODM de esta Guía.
3.4 JEPPESEN JDM
Jeppesen cuenta con un portal web habilitado para cada operador. En
este, se
encuentra la información necesaria para proveer las bases de datos
de cartas electrónicas tanto para tripulaciones y despacho como
para los dispositivos EFB
contenidos en los aviones de la compañía. La creación de usuarios y
asignación de bases de datos está a cargo del administrador del
sistema y se realiza como se detalla a continuación.
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
3.4.1 ACCESO
Para acceder JDM Pro, debe tener usuario y contraseña. En caso de
con contrar con esta, contactese con su representante de Jeppesen o
escriba u requerimiento a NavSupport
[email protected].
Para acceder al JDM
1. Abra el navegador y diríjase a https://jdmp.jeppesen.com/gwt-ui/
2. Ingrese su usuario y contraseña de JDM Pro.
3. Haga Click en Login. 4. JDM Pro mostrará la página
“Recipients”.
3.4.2 CREACIÓN DE GRUPOS DE DISTRIBUCIÓN
Los grupos de distribución son listas de destinatarios que pueden
ayudar a
organizar su flota.
Complete estos pasos para cada grupo de distribución en su
flota
1. Haga clic en Crear un grupo de distribución en la parte inferior
de la barra lateral (+)
2. Introduzca el nombre de la distribución grupo. 3. Haga clic en
Agregar
En la pestaña “CONTENT”, podrá visualizar las bases de datos
activas para el
operador. Para asignarlas se hace click en la flecha ingerior y
posteriormente en los distribution groups se seleccionan los que
tendrán cada base de datos.
Revisión Original Jun 30/16
3.4.3 CREACIÓN DE USUARIOS
La creación de usuarios se hace una vez se accede a la plataforma
de Jeppesen JDM. Allí se accede al botón (1) y una vez allí se
deben llenar los datos del nuevo usuario preferiblemente de la
siguiente manera para mantener un estándar.
First Name: Primer Nombre. Last Name: Primer apellido.
Email Address: Correo electrónico. Reciepent Name: Apellido seguido
de _ y la inicial de su nombre (Sugerido)
Platform: Seleccionar el dispositivo del usuario. Distribution
Group: Se asigna el grupo con el paquete de base de datos apropiado
para la operación.
1
Revisión Original Jun 30/16
4.3.1 ACEPTACIÓN CERTIFICADO DE AERONAVEGABILIDAD ................
4-7 4.3.2 CERTIFICADO DE OPERACIÓN
.................................................. 4-7 4.3.3
CERTIFICADO DE COMUNICACIONES
........................................ 4-7 4.3.4 STANDARD
AIRCRAFT AIRWORTHINESS CERTIFICATE ................. 4-7 4.3.5
CERTIFICATE OF AIRCRAFT REGISTRATION
............................... 4-7 4.3.6 RADIO STATION
AUTHORIZATION ............................................ 4-8
4.3.7 AIRCRAFT
INSURANCE.............................................................
4-8 4.3.8 CONTROL DE VENCIMIENTOS
................................................... 4-8 4.3.9
PROCESO DE RENOVACIÓN
...................................................... 4-8
4.4 ADMINISTRACIÓN DE CIRCULARES OPERACIONALES (FOC) ..............
4-9 4.5 MANUALES
................................................................................
4-12 4.6 MEMO DE INCLUSIÓN
...................................................................
4-3 4.7 FORMATO CONTROL PUBLICACIONES Y VERIFICACIÓN MANUALES
A
BORDO
................................................................................................
4-4
4.7.1 FORMATO VERIFICACIÓN DE MANUALES A BORDO
..................... 4-4 4.7.2 FORMATO CONTROL PUBLICACIÓN DE
MANUALES ...................... 4-5
4.8 FORMATOS
..................................................................................
4-7
4.8.1 AD FLIGHT OPERATIONS APPLICABILITY FORM
........................... 4-7 4.8.2 FLIGHT OPERATION CIRCULAR
................................................. 4-8 4.8.3 FORMATO
ACTAS
....................................................................
4-9 4.8.4 FORMATO CARTAS
................................................................
4-10
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
Revisión Original Jun 30/16
4. ADMINISTRACIÓN FORMATOS
El área de proyectos y estándares es el área encargada de diseñar,
actualizar, certificar y distribuir los formatos que se manejan en
la dirección de operaciones de vuelo. Estos formatos se diseñan con
el objetivo de mantener records de
acciones realizadas en la compañía para conseguir objetivos
establecidos y/o documentar los resultados de su seguimiento.
La creación o actualización de algún formato se realiza debido a
solicitud del área la cual va hacer uso de este (entrenamiento,
dirección, despacho, entre otros),
solicitud de alguna autoridad regulatoria o debido a necesidades
propias de la compañía.
Debido a que algunos de estos formatos se encuentran regulados por
la autoridad, cuando se realiza la actualización o revisión de
alguno de estos, deben
ser remitidos a esta para su revisión y posterior aprobación, y así
obtener una autorización para hacer su distribución e
implementación.
Para el proceso de distribución y publicación de formatos se
realiza por medio de un correo electrónico, donde notifica la
generación o actualización de un formato,
en caso de ser un formato de entrenamiento se informa
principalmente a instructores y chequeadores de la compañía. De
igual manera se notifica la
ubicación de estos formatos. Estos se encuentran en la oficina de
proyectos y estándares y en la página web, en la sección de
entrenamiento.
Estas dos son las únicas fuentes autorizadas para la consulta y
obtención de formatos. Cada copia una vez descargada o retirada de
la oficina es no
controlada. Será responsabilidad del usuario asegurarse de estar
utilizando el formato debidamente actualizado.
Para los formatos se cuenta con plantillas predeterminadas con el
fin de mantener un estándar regulado. Para el diseño de estas
plantillas se deben
tener en cuenta la siguiente información:
1. El tipo de fuente establecido para todas las publicaciones debe
ser Verdana
11. 2. Todos los formatos cuentan con un encabezado, un pie de
página y un
texto informativo.
- El logo-símbolo de la compañía
- El título de documento y equipo al que aplica - Paginación
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
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- Código del formato
- Fecha de revisión del formato - Área responsable del
formato
- Número de revisión de la circular * - Fecha de revisión de la
circular *
* En algunos casos el pie de página de los formatos tiene
variaciones, puede o no incluir estos ítems.
El código del formato esta establecido de la siguiente manera, FO
corresponde a las iniciales de la dirección de operaciones de vuelo
(Flight Operations), seguido
de 4 letras correspondientes a las iniciales del nombre del formato
(en este caso CAT II/III Approach Personal Record – CAPR) y
finalmente el número de revisión
del formato (en este caso Revisión 2 – R2). Las fechas en los
formatos internos deben ser diligenciadas de la siguiente
manera: MMM DD/YY.
4.1 ACTAS
Las actas son formatos diseñados con el objetivo de conservar un
registro de temas tratados y decisiones establecidas durante una
reunión, con el propósito
de certificar, dar validez a las decisiones, establecer fechas
pactadas y dar seguimiento a cada una de las decisiones por parte
del responsable.
En este documento se registran lugar donde se sostuvo la reunión,
fecha, asistentes, tareas a cumplir con sus fechas de seguimiento y
las decisiones
tomadas. Nota: Es importante tener en cuenta que este formato no
esta diseñado de igual
manera que los establecidos para la dirección de operaciones de
vuelo, pues es un formato implementado para todo el Holding.
El formato de este tipo de documentos esta diseñado de la siguiente
manera:
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
El encabezado de cada página contiene:
- Número de acta y nombre de la reunión - Fecha, cuidad y
país
- Asistentes - Invitados
- Ubicación de documentos, en caso de que se generen documentos
adicionales y de uso común.
El pie de página contiene:
- Código del formato - Fecha de revisión del formato
- Número de revisión del formato
El contenido del acta debe ser diligenciado de la siguiente
manera
- Tema: Idea principal del tema que se trato en la reunión -
Expositor: Persona(s) encargada(s) de presentar este tema - Tipo
(Decisión, recomendación, tarea): si el tema a tratar queda
establecido como una decisión, recomendación o una tarea -
Descripción / Responsable: Descripción detallada del tema
tratado,
incluyendo decisiones establecidas o tareas pendientes, se debe
indicar la persona(s) que queda(n) como responsable(s) de hacer
seguimiento al cumplimiento y/o cierre de esta.
- Fecha seguimiento
Estos registros deben ser almacenados en la oficina de proyectos y
estándares y
en la carpeta X:\Manuales\Actas. Adicionalmente en los 5 dias
próximos a la finalización de la reunión la persona encargada de
realizar el acta debe enviarla
por medio de un correo electrónico a las personas asistentes a la
reunión para revisión de parte de cada uno de ellos y así dar
aprobación a esta.
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
Revisión Original Jun 30/16
En caso de existir alguna discrepancia en lo descrito en el acta,
se debe enviar un correo electrónico al responsable del acta y
notificar dicha discrepancia.
4.2 CARTAS
Las cartas son documentos utilizados principalmente para realizar
comunicaciones formales con las autoridades regulatorias. Estas
cartas están diseñadas con el siguiente esquema.
- Logo de la empresa - Fecha
- Consecutivo - Destinatario
- Asunto - Contenido - Firma
El consecutivo de las cartas esta establecido de la siguiente
manera, FOPL que
consiste en las siglas de Flight Operations Publications, seguido
de un consecutivo de 3 números. Este consecutivo se inicializa cada
cambio de año. Este esta diseñado para mantener control sobre las
cartas emitidas a cada una
de las entidades regulatorias.
Adicionalmente estos documentos cuentan con un pie de página, donde
se presenta la información de contacto de la persona que emite la
carta.
Estos documentos son almacenados en la oficina de proyectos y
estándares, adicionalmente se cuenta con un formato digital en la
ruta X:\Manuales\Cartas y
Memos\FOP Letters.
4.3 LICENCIAS Y CERTIFICADOS
Tampa Cargo cuenta con documentos emitidos por entidades
regulatorias donde se le autoriza (a la compañía o equipos) a
realizar actividades de operación de
transporte aéreo de carga y certifican que esta se encuentra
calificada para realizar ese tipo de operación y que opera bajos
las regulaciones y limitaciones
establecidas por estas.
Revisión Original Jun 30/16
Nota: Cada una de las aeronaves de la compañía debe tener
disponible un
ejemplar original de todos los documentos mencionados a
continuación, a excepción de los documentos genéricos los cuales
pueden contener una copia debidamente controlada. El área de
publicaciones técnicas de la dirección de
mantenimiento con soporte del área de proyectos y estándares de la
dirección de operaciones de vuelo, deben asegurar que estos
documentos se encuentren
disponibles en las aeronaves, adicionalmente que se encuentren
vigentes y mantener registros digitales de estos como históricos.
Estos registros se encuentran almacenados en
X:\Manuales\Certificados y Licencias.
4.3.1 ACEPTACIÓN CERTIFICADO DE AERONAVEGABILIDAD
Documento público otorgado por la Oficina de Control y Seguridad
Aérea de la UAEAC; mediante el cual se acredita que, a la fecha de
su otorgamiento, la
aeronave en él descrita es aeronavegable, o sea, apta para ser
operada en forma segura dentro de las condiciones asociadas a su
categoría, clasificación y de
acuerdo a las limitaciones establecidas en su Certificado Tipo.
Este documento cuenta con una fecha de expedición y de
vigencia.
4.3.2 CERTIFICADO DE OPERACIÓN
Documento expedido por la Oficina de Control y Seguridad Aérea de
la UAEAC, certificando que el operador titular del mismo, cumple
con las regulaciones de aeronáutica civil y con los requisitos
técnicos necesarios para asumir la
responsabilidad por la explotación de aeronaves, en servicios
aéreos comerciales, bajo los términos y condiciones allí
establecidas.
4.3.3 CERTIFICADO DE COMUNICACIONES
Documento expedido por la Oficina de Control y Seguridad Aérea de
la UAEAC, certificando que el operador titular del mismo, cumple
con los requisitos establecidos para para el uso del espectro
radioeléctrico y la autorización de la
red cuyo sistema operara de acuerdo con el área de servicio y
cuadro de características técnicas de red. Este documento cuenta
con un periodo de
vigencia.
Documento otorgado por la entidad de Estados Unidos Department
of
Transportation – Federal Aviation Administration; mediante el cual
se acredita que la aeronave en él descrito es aeronavegable, o sea,
apta para ser operada en forma segura dentro de las condiciones
asociadas a su categoría, clasificación y
de acuerdo a las limitaciones establecidas en su Certificado
Tipo.
4.3.5 CERTIFICATE OF AIRCRAFT REGISTRATION
GUIA PROCEDIMIENTOS Administración de
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Documento otorgado por la entidad de Estados Unidos Department
of
Transportation – Federal Aviation Administration; mediante el cual
se acredita que la aeronave en él descrito se encuentra registrado
en la FAA. Este documento cuenta con una fecha de expedición y de
vigencia.
4.3.6 RADIO STATION AUTHORIZATION
Documento expedido por la Federal Communications Commision de la
FAA, certificando que el operador titular del mismo, cumple con los
requisitos
establecidos para para el uso del espectro radioeléctrico y la
autorización de la red cuyo sistema operara de acuerdo con el área
de servicio y cuadro de
características técnicas de red. Este documento cuenta con un
periodo de vigencia y es genérico para todas las aeronaves de la
compañía.
4.3.7 AIRCRAFT INSURANCE
Póliza emitida por la entidad Allianz, donde se indica la
responsabilidad de esta empresa ante un accidente con alguna de las
aeronaves e indica la cobertura de este ante cualquier evento. Este
cuenta con un periodo de vigencia y es genérico
para todas las aeronaves de la compañía.
4.3.8 CONTROL DE VENCIMIENTOS
El área de proyectos y estándares mantiene control de vencimientos
de manera
paralela al área de publicaciones técnicas para asegurar la
vigencia de cada uno de los certificados y licencias que maneja la
compañía. Este control se lleva por medio de un archivo en Excel
donde se controlan las fechas de vencimiento de
cada uno de los certificados y/o licencias.
Este archivo genera alertas, donde se indica que algún certificado
o licencia de alguna de las aeronaves, esta próximo a su fecha de
vencimiento. Estas alertas están predeterminadas para generarse 60
días previos a la fecha de vencimiento.
Estas alertas consisten en un correo electrónico dirigido al área
de proyectos y estándares solicitando la verificación de
estos.
Este archivo se encuentra disponible en X:\Manuales\Control de
Publicaciones\Control de Documentos, con el nombre “CONTROL
VENCIMIENTOS
LICENCIAS Y CERTIFICADOS”.
4.3.9 PROCESO DE RENOVACIÓN
El área de publicaciones técnicas es el área encargada de solicitar
al área legal, la renovación de alguno de los certificados o
licencias. Tan pronto esta recibe los documentos vigentes, notifica
al área de proyectos y estándares por medio de un
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correo electrónico la generación del nuevo documento, enviando una
copia digital
de este y adicionalmente renovándolo en cada una de las
aeronaves.
4.4 ADMINISTRACIÓN DE CIRCULARES OPERACIONALES (FOC)
Las circulares operacionales son generadas por la dirección de
operaciones de Vuelo. Una circular operacional puede incluir
información con respecto a cambios
en el manual general de operaciones (MGO), información técnica,
políticas, entre otros y siempre prevalecerá sobre el manual
general de operaciones.
El objetivo de las circulares operacionales es informar al personal
de la dirección
de operaciones de vuelo acerca de temas importante para la
operación y que debe ser cumplidas de acuerdo a lo que en esta este
establecido.
Cada circular contiene un encabezado, un pie de página y un texto
informativo.
El encabezado de cada página contiene:
- El logo-símbolo de la compañía
- El título de documento - Paginación - Asunto
- Efectividad - Aplicabilidad
- Código del formato
- El número de revisión del formato - Área responsable del
formato
- Número de revisión de la circular - Fecha de revisión de la
circular
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El proceso de notificación de emisión o revisión de estas
circulares operacionales
es por medio de un correo electrónico, enviado a todo el personal
desde la dirección de operaciones de vuelo. En el correo
adicionalmente se indica la ubicación de esta en la red y el
usuario y contraseña para su descarga.
Estas circulares se encuentran disponibles en la página web
autorizada por la
UAEAC y en los EFB de las aeronaves. Si hay una nueva revisión de
una circular, la dirección de operaciones de vuelo con apoyo del
área de proyectos y estándares, generarán la nueva circular y la
incluirán en la página web,
adicionalmente realizarán la actualización de los EFB.
Cada usuario esta en la obligación de mantenerse actualizado de
acuerdo a las notificaciones enviadas.
Estas circulares son para uso interno de la empresa y/o agentes de
servicios a terceros que presten servicios a la compañía y/o
autoridades de aviación civil del
gobierno de la República de Colombia y/u otros estados.
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4.5 MANUALES
Los manuales son documentos que contienen las instrucciones,
políticas y procedimientos del área de operaciones de vuelo y demás
áreas involucradas, que permiten al personal tanto de tierra como
en vuelo, ejercer sus funciones bajo los mismos lineamientos.
Tampa Cargo cuenta con dos tipos de manuales, los manuales
regulatorios y los
manuales de flota. Los manuales de flota son los diseñados por el
fabricante y estos son aceptados por el área de proyectos y
estándares, y a estos no se les
realiza modificación alguna por parte del operador. Los
regulatorios, son todos aquellos manuales que pertenecen al manual
general de operaciones y son denominados comúnmente como manuales
de compañía.
Para los manuales de compañía se cuenta con plantillas
predeterminadas con el
fin de mantener un estándar regulado. Para el diseño de estas
plantillas se deben tener en cuenta la siguiente información:
1. Todos los manuales de compañía deben tener una portada, donde se
indique el nombre del manual, los datos de la base principal y el
logo de la compañía. En algunos casos se debe incluir la firma de
la persona que
elaboro el manual y de quien lo revisa.
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2. El tipo de fuente establecido para todos los manuales debe ser
Verdana 11.
3. Todos los formatos cuentan con un encabezado, un pie de página y
un texto informativo, diseñado de la siguiente manera:
El encabezado de cada página contiene:
- El logo-símbolo de la compañía
- El título del manual - Nombre del capitulo - Paginación
Y el pie de página contiene:
- Efectividad (en caso de que aplique) - Código del manual (en caso
de que aplique) - Número de revisión
- Fecha de revisión
4. La numeración de las páginas se usa el sistema de numeración de
páginas decimal. El número de página está dividido en dos campos,
el capítulo y la página. Un ejemplo de dicha numeración para el
Capítulo 0, página 3
Por ejemplo 0-3
Número de Página
Cuando una página es incluida entre 2 páginas consecutivas, un
guión (-) con un número consecutivo será escrito de la siguiente
manera:
Por ejemplo 0- 3- 1
Capítulo
Página Incluida
5. Una lista de páginas efectivas, donde se indique el nombre del
capitulo, el número de página, fecha de revisión y número de
revisión
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Revisión Original Jun 30/16
2-1 Mar 15/15 48
2-2 Mar 15/15 48
6. Un record de revisiones donde se indica el número de revisión,
fecha de la revisión, persona encargada de realizar la inserción de
los cambios y la
fecha en la cual se realizo dicha acción.
REVISION FECHA
REVISION INSERTADO
POR FECHA
46 DEC 01/14 JL ENE 27/15
47 ENE 01/15 CS FEB 27/15
7. Explicaciones y definiciones de términos y abreviaturas
necesarias para la
utilización del manual. 8. Una lista y breve descripción (Tabla de
contenido) de los distintos
volúmenes o partes, su contenido, aplicación y utilización. Esta
puede ser general o individual por capítulos.
9. Una descripción de cambios realizados en dicha revisión.
10.Un control de cambios, estos cambios se identifican por medio de
una línea vertical en la margen izquierda la cual indicará el
parágrafo revisado
o actualizado. 11.Finalmente se debe realizar un memo de inclusión,
donde se indique la
información de la revisión que esta activa, y las páginas que
se
adicionaron, removieron o revisaron.
Para mantener la homogeneidad en los manuales se deben tener en
cuenta los siguientes parámetros para la numeración. Las
características de los títulos y el contenido son las
siguientes:
NORMAL: El tipo de fuente establecido es Verdana 11, alineación
justificada, sangría izquierda de 0 cm, espaciado posterior a 10
pto e interlineado sencillo.
TITULO 1: El tipo de fuente establecido es Verdana 12, efecto de
formato en negrilla y mayúscula, sangría izquierda de 0,63cm,
espaciado anterior a 12 pto,
espaciado posterior a 10 pto e interlineado sencillo.
TITULO 2: El tipo de fuente establecido es Verdana 11, efecto de
formato en negrilla y mayúscula, sangría izquierda de 0 cm,
espaciado anterior a 6 pto, espaciado posterior a 10 pto e
interlineado sencillo.
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TITULO 3: El tipo de fuente establecido es Verdana 11, efecto de
formato en
mayúscula, sangría izquierda de 0,8cm, espaciado anterior a 6 pto,
espaciado posterior a 10 pto e interlineado sencillo.
TITULO 4: El tipo de fuente establecido es Verdana 11, efecto de
formato en mayúscula, sangría izquierda de 0,8cm, espaciado
anterior a 6 pto, espaciado
posterior a 10 pto e interlineado sencillo.
4.6 MEMO DE INCLUSIÓN
Este formato tiene como objetivo dar instrucciones a los usuarios
acerca de las
modificaciones que se realizaron en los manuales. En este se
indican que hojas fueron removidas, adicionadas o
remplazadas.
Este formato debe tener un encabezado donde se contiene el nombre
del manual y su revisión, unas instrucciones con la información
completa de la revisión y las
personas de contacto en caso de tener alguna discrepancia con este.
Este memo debe ser incluido en la primera hoja del manual. Las
instrucciones indican por capítulos, cuales páginas sufrieron algún
cambio, y a continuación se describe el
cambio que esta presento.
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MANUALES A BORDO
Estos formatos tiene el objetivo de mantener un control respecto al
manejo del tiempo para las publicaciones de toda la documentación
técnica asignada a la dirección de operaciones de vuelo y que es
necesaria para la operación diaria, en
tierra y en vuelo.
4.7.1 FORMATO VERIFICACIÓN DE MANUALES A BORDO
Este formato se utiliza con el objetivo de mantener un registro de
las auditorias
que se realizan en las aeronaves, por parte del ingeniero de
soporte. El ingeniero debe consignar en el formato todos los
hallazgos y observaciones que se encuentren durante la
verificación. Tiene un tiempo de 2 meses para dar
cumplimiento a los hallazgos.
Estos registros deben ser entregados al coordinador de proyectos y
estándares, con el fin de almacenar dichos registros. Estos se
almacenan de manera física en la oficina de proyectos y estándares
y de manera digital en la ruta
“X:\Manuales\Control de Publicaciones\Control de
Documentos\Verificación de Manuales a Bordo”.
Para diligenciar este formato se debe verificar que se va a
utilizar la última revisión disponible en la esquina superior
derecha del formato. Se debe indicar
cual es la vigencia de la verificación, esta vigencia esta asignada
de manera bimensual (por ejemplo Enero-Febrero). A continuación se
presentan las
aeronaves con cada uno de los manuales y documentos a bordo que se
deben verificar con sus respectivas cantidades. En caso de que
alguno de estos no se encuentre disponible o no este en la revisión
actual, se debe indicar en la casilla
de observaciones dicho hallazgo. Si el manual se encuentra
disponible y de manera correcta se debe marcar con una equis (X)
para identificar que se
encontraba en la fecha de la verificación. Se debe tener especial
cuidado con las AD’s aplicables a la flota, estas deben
estar disponibles siempre. En caso de que alguna no se encuentre a
bordo de la aeronave, se debe dar cumplimiento a esta de manera
inmediata y realizar la
anotación. En el formato se deben indicar las fechas de
verificación y la fecha de cierre de la
inconformidad, adicionalmente indicar con las iniciales la persona
encargada de realizar dicha verificación y cierre, en caso de que
sean personas diferentes se
deben indicar ambas iniciales separadas por un guión, para indicar
quien realizo cual actividad.
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4.7.2 FORMATO CONTROL PUBLICACIÓN DE MANUALES
El coordinador de proyectos y estándares es la persona encargada de
mantener control de la publicación de los manuales e información
técnica de la dirección de operaciones de vuelo, en caso de
ausencia del coordinador de proyectos y
estándares el ingeniero de soporte es la persona encargada de
diligenciar dicho formato.
Este formato se maneja con el objetivo de mantener control de los
tiempos entre
la recepción de las aprobaciones, la distribución y la
disponibilidad en los equipos. Se debe asegurar que el tiempo entre
la recepción de la aprobación y la publicación de esta no sea mayor
a 15 dias.
En este formato se consignan la información completa del manual,
fecha de
revisión, número de revisión, equipo al que aplica, fecha de
aprobación y fecha
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de recepción de la aprobación, adicionalmente se almacenan las
fechas en las
cuales esta información se publico a las diferentes áreas de la
dirección y la fecha en la que se abordó la información en las
aeronaves. En caso de que alguna información no aplique ya sea por
equipo o personal dirigido se debe
indicar con N/A.
En la hoja siguiente del mismo archivo, se mantiene el control de
demoras de las publicaciones. En los casos en los cuales la fecha
de publicación fue superior a
los 15 dias, este se resaltara, con el fin de dar alerta al
coordinador de proyectos y estándares y al ingeniero de soporte, de
la demora generada, y analizar las
causas y evitar acontecimientos futuros.
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4.8.2 FLIGHT OPERATION CIRCULAR
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5. ADMINISTRACIÓN DE BRIEFINGS
Los briefings o CBT (Computer Based Training) son cursos de
instrucción desarrollados en programas de computador (Power Point o
CPAT), brindados por la compañía y los cuales sirven de soporte y
ayuda didáctica para los
entrenamientos de tripulación de vuelo y personal de tierra. El
objetivo de este tipo de entrenamiento es difundir información a
los miembros de la
organización de una manera más ágil y enfocada a políticas
específicas. Este tipo de entrenamientos deben ser simples y de
fácil comprender, ya que implica un autoestudio por parte de los
usuarios.
Los briefings cuentan con una estructura estándar implementada en
el
holding, y deben ser desarrollados en la plantilla ubicada en la
carpeta \\mxl1310wsx\Manuales\Briefings Tripulantes. Adicionalmente
estos deben incluir, como mínimo, el siguiente contenido:
Una diapositiva con el titulo principal
Una diapositiva con el objetivo del CBT Una diapositiva de
introducción donde se enumeran los temas
principales de la presentación
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El proceso de notificación de emisión o revisión de los briefings
es por medio de un correo electrónico, enviado a todo el personal
desde la dirección de operaciones de vuelo y/o el área de proyectos
y estándares. En el correo
adicionalmente se indica la ubicación de esta en la red y el
usuario y contraseña para su descarga.
Estos se encuentran disponibles en la página web autorizada por la
UAEAC y en los EFB de las aeronaves. Si hay una nueva revisión de
un briefing, el área de
proyectos y estándares en conjunto con el área de entrenamiento,
generarán el nuevo briefing y lo incluirán en la página web,
adicionalmente realizarán la
actualización de los EFB. Adicionalmente la compañía cuenta con el
soporte de la aplicación CPAT, la cual
permite el desarrollo de cursos interactivos que permite a la
compañía mantener el personal al día en temas de entrenamiento
específico, adicionalmente ofrece
un seguimiento de logro de objetivos individualmente y mantener un
record de este por un tiempo establecido.
En cualquiera de los dos casos se realizará un examen al final de
la capacitación para verificar la comprensión de la instrucción
impartida, por lo tanto cada
usuario esta en la obligación de mantenerse actualizado de acuerdo
a las notificaciones enviadas.
Estos entrenamientos son para uso interno de la empresa y/o agentes
de servicios a terceros que presten servicios a la compañía y/o
autoridades de
aviación civil del gobierno de la República de Colombia y/u otros
estados.
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6. ADMINISTRACIÓN PÁGINA WEB
Maletín de vuelo es la página web autorizada por la autoridad
Colombiana (UAEAC), para realizar la distribución de información
técnica de la dirección de
operaciones de vuelo vía Internet. En esta página se encuentran
todos los manuales de compañía, manuales de las aeronaves,
circulares operacionales,
presentaciones, temas de seguridad operacional, programación diaria
de vuelos, entre otros. Su acceso se puede realizar a través de la
página de Internet: http://new.maletindevuelo.co/
La descarga de información de esta página se autoriza al personal
con usuario y
contraseña, con el fin de asegurar la confidencialidad de la
información aquí presentada.
La administración de esta página se encuentra a cargo del área de
proyectos y estándares, quien mantiene actualizada la información
aquí contenida y notifica a
los usuarios todos los cambios que realizan. La página cuenta con
11 pestañas, distribuidas de la siguiente manera:
1) A330F, donde se encuentran los manuales y procedimientos para la
operación del equipo A330 como:
i) Flight Crew Operating Manual FCOM ii) Airplane Flight Manual
AFM
iii) Cabin Crew Operating Manual CCOM iv) Quick Reference Handbook
QRH
v) Flight Crew Training Manual FCTM vi) Minimum Equipment List MEL
vii) Airport Analysis
viii) Engine Out Procedures ix) Cartas JEPPESEN – MEX
x) Weight and Balance Manual WBM xi) NOTAM xii) CHARTER
xiii) Normal Checklist xiv) GPA (Guía de Procedimientos
Abordo)
xv) KEY TABLE xvi) QT-ROUTES
2) FOC, donde se