Guia Campos y Workflows JIRA

Guía ajuste de campos y flujos en JIRAÍndice de contenidoGuía ajuste de campos y flujos en JIRA.....................................................................................1

Consideraciones generales....................................................................................................2

Elementos personalizados en JIRA........................................................................................4

1Establecer la categoría de proyecto.................................................................................4

2Crear un nuevo proyecto..................................................................................................4

3Crear los tipos de incidencias..........................................................................................5

4Establecer el esquema para el tipo de incidencia............................................................6

5Definir los campos para el tipo de incidencia ..................................................................8

6Definir las pantallas donde se muestran los campos.....................................................10

7Establecer el flujo de trabajo..........................................................................................14

Diagrama de relación entre los componentes de JIRA........................................................21

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Consideraciones generales.Esta guía establece los pasos principales para ajustar los campos y flujos de

trabajo asociados a los tipos de incidencias que se manejan en JIRA.

JIRA es una herramienta desarrollada en principio para el seguimiento y control

de los defectos en un proyecto, pero que puede ser aplicada al seguimiento de

incidencias en prácticamente cualquier contexto. Los elementos se organizan en

Categorias (No necesariamente), Proyectos, Incidencias y Campos, del nivel más

alto al más bajo en la estructura.

Una categoría de proyecto es una agrupación de proyectos de naturaleza

similar que facilita el control de los proyectos. No es requerido que un proyecto

pertenezca a una categoría.

Un proyecto es una colección de incidencias que permite establecer reglas y

niveles de acceso dentro del conjunto de incidencias.

Los proyectos se pueden dividir en componentes y pueden calendarizarse por

medio de las versiones. Esto puede ser útil para dividir las fases y los periodos de

control de un proyecto. Son propias de cada proyecto y son creadas para cada

proyecto

Las incidencias representan las tareas que se deben realizar y constituyen la

base para el control en JIRA. Una incidencia pertenece a uno y solo un proyecto,

puede existir diferentes tipos de incidencias y contener diferentes campos y

valores.

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Las subtareas son un caso especial de incidencia que se asocia con una

incidencia pero se maneja de manera independiente, por lo que puede asignarse a

alguien diferente del responsable de la incidencia.

Los campos es el elemento más básico que contiene los datos y que puede ser

ajustado según el tipo de incidencia.

Los formatos o configuración para utilización de las diferentes incidencias,

campos, pantallas y niveles de seguridad se definen mediante esquemas. Se

pueden definir prioridades, resoluciones y estados para la atención de las

incidencias.



Elementos personalizados en JIRA

1 Establecer la categoría de proyecto

• Accesar como Administrador a JIRA

• Desde la pestaña de Proyectos, seleccionar Categorías de proyecto

• En los campos completar el nombre y descripción correspondiente y Añadir

• Los proyectos que se creen pueden ser categorizados para un mejor

control.

2 Crear un nuevo proyecto


• Desde la pestaña de Proyectos, seleccionar Añadir proyecto

• En los campos completar el Nombre, la Clave, seleccionar el líder de

proyecto y Añadir

• Los proyectos creados pueden contener las incidencias que correspondan.



• Para agregar los Componentes o Versiones se debe seleccionar el proyecto

desde la pestaña de Proyectos, donde indica Proyectos o directamente

seleccionando el proyecto.

• En la pantalla se pueden agregar los Componentes desde las opciones

respectivas completando en los campos el nombre, descripción,

responsable y la persona a quien se le asigna.

• En el caso de las Versiones se requiere completar el nombre, descripción y

la fecha de publicación.

3 Crear los tipos de incidencias.

Para los proyectos de Operación se requieren incidencias especificas para el

tipo de formato que se lleva. Se deben crear las incidencias para Solicitud,

Seguimiento y Falla.


• Desde la pestaña Incidencias mostrar los Tipos de incidencias

disponibles y seleccionar Agregar Tipo de Incidencia.

• En los campos completar el nombre, descripción, indicar el icono con el que



se asocia la incidencia e indicar el tipo estandar o subtarea y Añadir

• Desde la vista se deben poder visualizar los nuevos tipos de incidencias

creadas y los campos genéricos que se asignan.

4 Establecer el esquema para el tipo de incidencia

Para definir las incidencias especificas de un proyecto se requiere definir el

esquema de configuración que se va a utilizar.


• Desde la pestaña Incidencias mostrar los Esquemas de Tipos de

incidencias disponibles y seleccionar Agregar Esquema de Tipo de

Incidencia.

• Establecer el nombre del esquema, la descripción y el tipo de incidencia por

defecto. De la lista de incidencias de la ventana de la derecha se deberán

arrastrar a la izquierda las que estarán disponibles para el nuevo esquema

y Guardar.



• Seleccionar Asociado en el esquema nuevo creado y seleccionar el

proyecto con el que está asociado y marcar Asociado.

• Desde la vista de incidencias del proyecto asociado se deberan mostrar

únicamente los tipos de incidencia seleccionados.

5 Definir los campos para el tipo de incidencia

Cada incidencia contiene un conjunto de campos que permiten capturar y

mostrar información sobre la incidencia. Existen campos preestablecidos por el

sistema y no pueden ser eliminados porque son los que gestionan el control de las

incidencias.

Los campos de sistema incluyen:

• Responsable

• Sumario

• Descripción

• Reportó

• Componentes

• Versiones

• Fecha vencimiento

• Tipo de incidencias

• Prioridad

• Resolución



• Tiempo estimado

Adicionalmente existen campos creados por el usuario que tienen información

más específica y de interés particular. Para cada campo se debe asociar el tipo de

información que será capturada y el mecanismo de búsqueda asociado que tiene.

De acuerdo con el contexto, incidencia y proyecto, el comportamiento del campo

puede variar según se defina.


• Desde la pestaña Incidencias mostrar los Campos... mostrar la pantalla en

la pestaña Campos personalizados y seleccionar Añadir campo

personalizado.

• En el primer paso se selecciona el Tipo de campo de los que se muestran

en la lista y Siguiente.

• En el segundo paso para el Tipo de campo seleccionado se debe asignar el

Nombre del campo personalizado, la Descripción, la Plantilla de

búsqueda, y el contexto en relación con los Tipos de incidencia y los



Proyectos con que se asocia.

• El último paso permite asociar el campo con la Pantalla donde se muestra

(Por Defecto, Resolución o Flujo de trabajo). Los campos no aparecen

hasta que se asocien con una pantalla. La configuración de pantalla y las

demás características del campo pueden ser editadas y modificadas

posteriormente.



6 Definir las pantallas donde se muestran los campos

Las pantallas contienen los campos que permiten capturar y mostrar la

información en las formas que se presentan, asociadas a los tipos de incidencias.

De acuerdo con las formas que se llenan por el usuario serán las pantallas que se

requieren crear con los campos definidos.

Mientras no se haga algún cambio, todas las incidencias están asociadas a

tres tipos de pantallas: Por defecto (Crear, Editar o Mostrar), Resolución de

incidencia y Flujo de trabajo. Para mostrar los campos definidos se requiere crear

una pantalla con los campos asociados. Los campos se crean en una pestaña de

una sola columna. Posteriormente la ventana debe estar asociada a un esquema

de pantalla o transición de flujo de trabajo.


• Desde la pestaña Incidencias mostrar las Pantallas... mostrar la pantalla

en la pestaña Pantallas y seleccionar Añadir pantalla.

• Establecer el Nombre y Descripción de la pantalla y Añadir.



• Mostrar la pantalla desde la vista general de Pantallas y seleccionar

Configurar para indicar los campos en la pantalla. En la configuración se

pueden agregar/quitar campos, cambiar el orden y crear/borrar pestañas.

• Desde la pestaña Incidencias mostrar las Pantallas... mostrar la pantalla

en la pestaña Esquema de pantalla y seleccionar Añadir esquema

pantalla.



• Establecer el Nombre, Descripción y Pantalla por defecto del esquema

de pantalla y Añadir. Esto permite crear el esquema pero no estará en uso

hasta que sea asociado con algún Esquema de pantalla de tipo de

incidencia.

• Para determinar el tipo de pantalla que se muestra en cada caso para

Crear, Editar y Ver la incidencia hay que mostrar el Esquema de pantalla

desde la vista general de Esquemas de Pantallas y seleccionar

Configurar para asociar la operación de la incidencia con la pantalla.

• En la pantalla de Configurar seleccionar Asociar una Operación de

Incidencia con una Pantalla e indicar la Operación de Incidencia y la

Pantalla con la que se asocia y Añadir.

• Para asociar la pantalla con el tipo de incidencia, desde la pestaña

Incidencias mostrar las Pantallas... mostrar la pantalla en la pestaña

Esquema de Tipo de Indicendias a pantallas y seleccionar Añadir

esquema de pantalla de tipo de incidencia.

• Establecer el Nombre, Descripción y Esquema de Pantalla del esquema

de pantalla de tipo de incidencia y Añadir.



• Para asociar el Esquema de pantalla de tipo de incidencia desde la vista

general de Esquemas de Tipos de incidencias a Pantallas y seleccionar

Configurar para asociar el tipo de incidencia con el esquema de pantalla.

• En la pantalla de Configurar seleccionar Asociar un Tipo de Incidencia

con un Esquema de Pantallas e indicar el Tipo de Incidencia y el

Esquema de Pantalla con la que se asocia y Añadir. Cada tipo de

incidencia puede ser asociada con solo un esquema de pantalla

7 Establecer el flujo de trabajo

El flujo de trabajo permite adaptar la herramienta al proceso del modelo de

negocio, para ello se consideran pasos y transiciones. Las incidencias se mueven

en el flujo de trabajo de un paso a otro.

Los flujos de trabajo se crean en blanco con el estado inicial y pueden estar

activos, inactivos o en borrador. Los flujos de trabajo activos no pueden ser

editados o modificados, para ello se debe crear una copia en borrador y hacer los

cambios en este último. El flujo de trabajo base “jira” no puede ser modificado o



eliminado, es el que se usa cuando no existe un flujo de trabajo asignado.


• Desde la pestaña Incidencias mostrar los Flujos de trabajo... mostrar la

pantalla en la pestaña Flujos de trabajo y seleccionar Agregar Flujo de

trabajo.

• Establecer el Nombre y Descripción para el flujo de trabajo y Añadir.

• Los pasos corresponden a los estados en el flujo de trabajo de la

incidencia. Los pasos se asocian uno a uno con los Estados definidos para

las incidencias. En la vista de Flujos de Trabajo seleccione Pasos en el

flujo correspondiente, asigne un Nombre del paso y asocielo con Estado

enlazado y Añadir.



• La transición es la ruta que lleva de un paso a otro. Es una liga solamente

entre dos pasos y en un solo sentido, es decir, una transición no puede

llevar a dos estados al mismo tiempo y para regresar se requiere otra

transición. En la vista de Pasos de Flujos de Trabajo seleccione Añadir

transición desde el paso que origina la transición, asigne un Nombre de

transición y Descripción, seleccione el Paso de destino y seleccione la

pantalla si la transición la requiere en Visualizar transición y Añadir.

• Las transiciones establecen acciones en el flujo de trabajo y el

comportamiento se define mediante Condiciones (prerequisitos que se

deben cumplir antes de que se ejecute la transición), Validaciones

(criterios que se deben cumplir después de que se ejecute la transición) y

Funciones de envio (funciones que ocurren después de que la transición



es ejecutada). El comportamiento en cada caso está predefinido y puede

ser asignado a la transición. En la vista de Transición, de la transición que

se requiere editar, seleccione el separador de Condiciones, Validaciones

o Funciones de envio según corresponda y Añadir.

• En la ventana de comportamiento que corresponda seleccione la

Condición, Validación o Función de envio y Añadir



• Los esquemas de flujo de trabajo permiten asociar el flujo de trabajo con el

tipo de incidencia y posteriormente asociarse con los proyectos. Desde la

pestaña Incidencias mostrar Flujos de trabajo... mostrar la pantalla en la

pestaña Esquema de flujo de trabajo y seleccionar Añadir esquema

pantalla.



• Establecer el Nombre y Descripción del esquema de flujo de trabajo y

Añadir

• El esquema de flujo de trabajo requiere ser asignado a los tipos de

incidencia. Se requiere hacer por cada tipo de incidencia y adicionalmente

se debe crear una asociación para todos los tipos de incidencias no

asignados con el flujo de trabajo “jira”, esto garantiza que siempre se

ejecute un flujo. Para asociar el flujo de trabajo con el tipo de incidencia,

desde la pestaña Incidencias mostrar los Flujos de Trabajo... mostrar la

pantalla en la pestaña Esquema de flujo de trabajo y seleccionar Asociar

un Tipo de Incidencia con un Flujo de Trabajo.

• Enlazar por cada Tipo de Incidencia el Flujo de Trabajo correspondiente y

Asignar.

• Para poder utilizar un flujo de trabajo debe estar activo, es decir, asociarse

el esquema de flujo de trabajo con un proyecto. Desde la opción general

Proyectos seleccionar Flujos de Trabajo y en las acciones Seleccione un

esquema.



• En la pantalla Asociar esquema de flujo de trabajo al proyecto

seleccione el Esquema y Asociado. Esto llevará a una segunda pantalla

donde se inicia la migración al nuevo esquema de flujo de trabajo al

seleccionar Asociado.



Diagrama de relación entre los componentes deJIRA


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