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GUÍA CONSOLIDADA PARA LA SELECCIÓN DEL
OPERADOR DEL CENTRO DE GESTIÓN
ÚNICA/“AMERICAN JOB CENTER”
Abril 2018
TABLA DE CONTENIDO
I. Propósitos y objetivos
II. Referencias legales
III. Consideraciones preliminares
IV. Etapas Proceso de Selección Operador Centro de Gestión Única
V. Memorandos de Entendimiento (MOU’s) y Acuerdo de Financiamiento de Infraestructura y Asignación de Recursos a
nivel de las áreas locales (“Cost Sharing Agreements”)
VI. Apéndices
A. Documentos de referencias
B. Enlaces
I. Propósitos y objetivos
La Sección 121(d)(2)(A) de la La Ley de Innovación y
Oportunidades para la Fuerza Trabajadora (WIOA, por sus siglas en
inglés), requiere que las Juntas Locales de Desarrollo Laboral,
seleccionen de forma competitiva el Operador del Centro de Gestión
Única también conocido como el “American Job Center”. A estos fines,
la Administración de Adiestramiento y Empleo también conocida como
“Employment and Training Administration” (ETA-USDOL), publicó el
día 17 de enero de 2017 el TEGL 15-16 donde se establecen las
normas operaciones para desarrollar el Proceso de Selección
Competitiva del Operador del Centro de Gestión Única. A estos fines,
con fecha del 24 de abril de 2017, la Junta Estatal de Desarrollo
Laboral publicó la Carta Circular WIOA-02-2017, donde se recogen las
normas que habrán de utilizarse en Puerto Rico para la selección
competitiva del operador del CGU/AJC.
Luego de una evaluación realizada por el Programa de Desarrollo
Laboral y a recomendaciones de la Región I ETA-USDOL, se le extendió
a Puerto Rico un plazo hasta el 30 de septiembre de 2018, para
completar los siguientes procesos:
1. Selección competitiva del operador del Centro de Gestión
Única
2. Establecimiento de los Memorandos de Entendimiento
(MOU, por sus siglas en inglés) con los socios obligados
tanto a nivel estatal y local
3. Acuerdos de Financiamiento de Infraestructura y
Asignación de Recursos a nivel de las áreas locales (“Cost
Sharing Agreements”)
Esta guía consolidada está dirigida a integrar en un solo
documento todas las
normas, procedimientos, formularios y otros aspectos importantes en el
proceso de selección competitiva del operador del CGU/AJC y del
establecimiento de los Memorandos de Entendimiento con sus respectivos
costos compartidos, para que pueda ser utilizado de forma efectiva por las
Juntas Locales.
II. Referencias legales
WIOA Section 121(d)(2)(A)
Workforce Innovation and Opportunity Act (Pub. L. 113-128).
July 22, 2014.
Workforce Innovation and Opportunity Act (“DOL WIOA Final
Rule”), at 81 FR 56072. August 19, 2016.
WIOA Joint Rule for Unified and Combined State Plans,
Performance Accountability, and the One-Stop System Joint
Provisions (“WIOA Joint Final Rule”), at 81 FR 55791. August 19,
2016.
Office of Management and Budget (OMB) CFR Chapter II, Part
200, et al. Uniform
Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit
Requirements for Federal Awards: Final Rule. December 26,
2013.
Department of Labor CFR Chapter II, Part 2900 et al. Uniform
Administrative
Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for
Federal Awards. December 19, 2014.
OMB Information Control Number (ICR) 1205-461 for the ETA-
9130 Financial Reports. April 13, 2016.
TEGL 15-16- Competitive Selection of One-Stop Operators.
January 17, 2017
TEGL 16-16-One-Stop Operations Guidance for the American Job
Center Network. January 18, 2017.
Carta Circular WIOA-01-2017. 24 de abril de 2017.
Carta Circular WIOA-02-2017. 24 de abril de 2017.
Carta Circular WIOA-03-2017. 24 de abril de 2017.
III. Consideraciones Preliminares
El proceso de selección del Operador del Centro de Gestión
Única/AJC, requiere la incorporación efectiva de varios elementos
operacionales y la toma de decisiones relacionadas con los requisitos
que deben ser cumplidos de manera cabal para satisfacer los
requisitos establecidos por el gobierno federal. Dentro de los aspectos
más importantes, se encuentran los siguientes:
Creación de la página web para la Junta Local
Creación, organización y adiestramiento Comité de Evaluación de
la Junta Local del proceso de selección del CGU/AJC e integración
representante de Wagner Peyser en dicho comité
Integrar documentos y procedimientos requeridos y obligatorios
dentro de la página web de la Junta Local
Realizar el análisis de necesidad
Publicación del “Request for Information” (RFI)
Desarrollar los parámetros del “Statement of Work” (SOW)
Desarrollar “Request for Proposal” (RFP en inglés y español),
especificando términos y condiciones. Publicación en el periódico,
página web y redes sociales. NOTA: Asegurar cumplir 30 días
calendario para entrega de propuestas y establecer “range” de
presupuesto disponible.
Establecer los factores y métricas de evaluación cuantitativas
Acuerdos de Confidencialidad y autoridades firmantes
Proceso de Selección y Notificación a los proponentes
Proceso de negociación/contratación
Proceso de seguimiento a las operaciones del CGU/AJC: asegurar
cumplimiento de los términos y condiciones del contrato y el
cumplimiento con los requisitos de los criterios locales para la
certificación y mejoramiento continuo de los centros de gestión
única (sección 121 (g)(3) de WIOA, sección 678.800 del
Reglamento)
Preparación, tramitación, negociación y firma de los Memorandos
de Entendimiento con sus respectivos acuerdos de costos
compartidos para cada uno de los socios requeridos y opcionales
del CGU/AJC
IV. ETAPAS PROCESO DE SELECCIÓN OPERADOR CENTRO DE GESTIÓN ÚNICA
PLANIFICACIÓN (WIOA-02-2017, pág 7(i)(a))
Abril-Mayo 2018
TAREAS COMENTARIOS
Identificar Criterios de Operación
De acuerdo a lo mencionado en las consideraciones preliminares, el primer paso es la creación de la página web de la Junta Local y
la constitución del comité que tendrá a cargo la encomienda de seleccionar el Operador del Centro de Gestión Única/AJC. Se
deberá integrar al representante de Wagner Peyser dentro del comité de selección del Operador del CGU/AJC.
Identificar necesidad, cuáles son las actividades y servicios a ser provistos, cuál va a ser la clientela y los resultados esperados.
Desarrollar investigación de mercado. Publicar RFI.
Identificar Métodos de Solicitud
Estudio de Mercado
Análisis Precios y Costos
Desarrollo Requisitos Operador
Desarrollo Factores de Evaluación
Desarrollo de Guías de
Propuestas
Desarrollo de Publicación
(RFP)
Desarrollo de Guías
Mejores Prácticas
(“Firewalls”)
Identificación del Comité
Evaluador
PUBLICACIÓN/SOLICITUD (WIOA-02-2017, pág. 15(F) (ii))
Junio 2018
TAREAS COMENTARIOS
Comunicar Anuncio Público
Publicación de la Solicitud de Propuesta (RFP) con todos los requisitos establecidos.
Entrega de la guía de la propuesta. NOTA: Las propuestas
deberán presentarse en dos carpetas, separando las certificaciones y documentos requeridos.
Establecer normas aplicables a todas las propuestas.
Entrega de Propuestas
Registro de Solicitantes
Recibo de Propuestas
Registro de Proponentes
EVALUACIÓN/SELECCIÓN (WIOA-02-2017, pág. 17(iii), pág. 18 (VI))
Julio 2018
TAREAS COMENTARIOS
Evaluación y
Tabulación de Propuestas
Notificar
debidamente a los proveedores de los resultados obtenidos en la evaluación.
Adjudicación y Notificación
Operador
Obtener Aprobación CEO y Gobernador
(si aplica)
NEGOCIACIÓN/APELACIÓN
(WIOA-02-2017, pág. 8 (i)(c ), pág. 18 (VI)(f)
Agosto a 15 de Septiembre de 2018
TAREAS COMENTARIOS
Proceso de Resolución de
Agravios
Proceso de apelación y resolución del mismo.
Negociación del contrato de operación del CGU/AJC. Establecer roles y responsabilidades
del Operador del CGU/AJC, vigencia del contrato.
Negociación de Acuerdo
Firma de Acuerdo
CONTRATACIÓN (WIOA-02-2017, pág. +8(i)(c))
Septiembre 16-30 de 2018
TAREAS COMENTARIOS
Firma de Acuerdo Firma del contrato con requisitos de certificación y mejoramiento continuo del
Centro de Gestión Única/AJC.
Ubicación y Operación
SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACIÓN
(Sección 121 (g)(3) de WIOA, Sección 678.800 del Reglamento)
Octubre 2018 en adelante
TAREAS COMENTARIOS
Cumplimiento con los requisitos de
certificación y mejoramiento
continuo
Asegurar que se estén cumpliendo con las metas de servicios establecidas en el
contrato para cada periodo, así como los requisitos de certificación y mejoramiento continuo del CGU/AJC
V. Memorandos de Entendimiento (MOU’s) y Acuerdo de
Financiamiento de Infraestructura y Asignación de Recursos a nivel de las áreas locales (“Cost Sharing Agreements”)
Para cumplir con estos requisitos, debemos asegurar la preparación,
tramitación, negociación y firma de los Memorandos de Entendimiento
con sus respectivos acuerdos de costos compartidos para cada uno de
los socios requeridos y opcionales del CGU/AJC. Estos son los
siguientes:
A. Required Partners:
o Adult Formula Program (WIOA title I)
o Youth Formula Program (WIOA title I)
o Dislocated Worker Formula Program (WIOA title I)
o Adult Education and Family Literacy Act (WIOA title II)
o Wagner-Peyser Act Employment Service (WIOA title III)
o Vocational Rehabilitation program (WIOA title IV)
o Job Corps
o National Farmworker Jobs Program (WIOA title I, section
167 Migrant and Season Farmworker Program)
o YouthBuild (WIOA title I)
o Senior Community Service Employment Program
o Trade Adjustment Assistance
o Jobs for Veterans State Grants (JVST)
o Community Services Block Grant (CSBG)
o Unemployment Insurance Temporary Assistance for Needy
Families (TANF)
o Carl D. Perkins Career and Technical Education Act (Perkins IV)
B. Additional Partners:
o Ticket-to-Work (TTW)
o Small Business Administration (SBA) Programs
o Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP)
o Client Assistance Program (CAP) (Rehabilitation Act of
1973, as amended by WIOA title IV)
o Public Libraries
o National Dislocated Worker Grants (WIOA title I)
o Human Service Transportation Coordination
o Mental Health Agencies
VI. Apéndices
A. Documentos de referencias
1. Guía Requerimiento de Propuestas Selección de Operador
del Centro de Gestión Única
2. Aviso Público Requerimiento de Propuestas para la Selección del Operador del Centro de Gestión Única del
Área Local de Desarrollo Laboral
3. Public Notice for the Selection of the One Stop Operator for The Local Workforce Development Area
4. Certificación de Ausencia de Conflicto de Intereses y
Acuerdo de Confidencialidad Selección de Operador del
Centro de Gestión Única
5. Tabla Etapas del Proceso de la Selección del Operador del Centro de Gestión Única
6. Requerimientos de Proceso de Competencia establecidos
por DOLETA (TEGL 15-16) mencionados en la Carta Circular WIOA-02-2017
7. Criterios que se evaluarán por parte de la Oficina de
Monitoria del DDEC, en relación al Proceso de Selección de Operadores de los CGU
8. Carta Circular WIOA-01-2017. 24 de Abril De 2017.
9. Carta Circular WIOA-02-2017. 24 de Abril De 2017.
10. Carta Circular WIOA-03-2017. 24 de Abril De 2017.
11. Training and Employment Guidance Letter WIOA No. 15-16
12. Solicitud de Información (“Request For Information”)
B. Enlaces
WI
OA Section 121(d)(2)(A)
Wo
rkforce Innovation and Opportunity Act (Pub. L. 113-128).
July 22, 2014.
Wo
rkforce Innovation and Opportunity Act (“DOL WIOA Final
Rule”), at 81 FR 56072. August 19, 2016.
WI
OA Joint Rule for Unified and Combined State Plans,
Performance Accountability, and the One-Stop System
Joint Provisions (“WIOA Joint Final Rule”), at 81 FR 55791.
August 19, 2016.
Offi
ce of Management and Budget (OMB) CFR Chapter II, Part
200, et al. Uniform
Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit
Requirements for Federal Awards: Final Rule. December
26, 2013.
De
partment of Labor CFR Chapter II, Part 2900 et al. Uniform
Administrative
Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for
Federal Awards. December 19, 2014.
OM
B Information Control Number (ICR) 1205-461 for the
ETA-9130 Financial Reports. April 13, 2016.
TE
GL 15-16- Competitive Selection of One-Stop Operators.
January 17, 2017
TE
GL 16-16-One-Stop Operations Guidance for the American
Job Center Network. January 18, 2017.
Car
ta Circular WIOA-01-2017. 24 de abril de 2017.
Car
ta Circular WIOA-02-2017. 24 de abril de 2017.
Car
ta Circular WIOA-03-2017. 24 de abril de 2017.
