Guia de Buenas Practicas Paso 1 Venta de Consutoria

7/25/2019 Guia de Buenas Practicas Paso 1 Venta de Consutoria

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Talento y Conocimiento en Administración

Guía de buenas prácticas

Además de su descripción genérica la metodología de CONSULTANTES cuenta conguías de buenas prácticas, por cada etapa del proceso de consultoría. Las guías debuenas prácticas otorgan las principales pautas de in estigación a desarrollar. Asímismo! resuel en las incógnitas "ue cada uno de los participantes pueda tener conrespecto al traba#o in estigati o.

Las guías de buenas prácticas deben ser consideradas como un A$O%O para eldesarrollo del pro&ecto. 'e ninguna manera (orman un listado de c)e"ueo sobre loselementos a desarrollar. Los e"uipos consultores deben e aluar siempre la pertinenciade los elementos discutidos en la guía para su pro&ecto en particular. Cada paso delproceso de consultoría cuenta con una guía de traba#o.

Las guías de buenas prácticas están conectadas con los formatos de resultados, para"ue cada uno de los grupos desarrolle las pautas descritas en las mismas guías.

Adicionalmente! los (ormatos a&udan a uni(icar la imagen de la empresaCONSULTAN'ES. E*isten (ormatos estandari+ados para la presentación de, -ipropuesta! -ii memorando de a ance! -iii presentaciones de a ance! -i presentación(inal! - in(orme (inal! - i caso de re(le*ión! - ii agenda de #unta! - iii acta de #unta.




Guía de buenas prácticas

PASO 1: Venta de la propuesta

OBJETIVO:

Con encer al cliente "ue la propuesta de traba#o & el e"uipo consultor son un aliado integro "ueasegura la satis(acción sus intereses en la consultoría deseada & plantear un es"uema detraba#o "ue balancea los alcances & capacidades.

ACTIVI A ES:

1! Preparaci"n del pri#er contacto con la e#presa

Una e+ conocido el per(il de la consultoría re"uerida por el cliente! la primera acti idaddel proceso de consultoría consiste en mani(estar el interés del e"uipo consultor parao(ertar una propuesta. $ara mani(estar este interés! el e"uipo consultor establece elprimer contacto con la empresa "ue se reali+a pre(eriblemente a tra és de una reuniónpersonal. La preparación de este primer contacto entre el posible cliente & el e"uipoconsultor es (undamental para la enta de la propuesta! por"ue,

• /Sólo e*iste una oportunidad de ganar la primera impresión0. Se re"uiere generar en el cliente la impresión positi a "ue el e"uipo consultor puede resol er su

necesidad.• El primer contacto es el momento para e*plorar in(ormación adicional sobre la

necesidad mani(estada! (undamental para desarrollar una propuesta endedora.Entre más in(ormación logre recoger sobre la empresa & sus necesidades! ma&or será la probabilidad de (ormular una propuesta "ue se a#uste a los re"uerimientosdel cliente.

$ara la preparación de esta primera impresión )a& "ue tomar en cuenta las siguientesbuenas prácticas "ue pueden a&udar al desarrollo del mismo,

a. $reparación de in(ormación sobre la empresa- 1isitar la página 2E3 de la empresa! en el caso "ue tenga & re isar las

características de la misma. -Acti idad principal! misión! isión! )istoria!estructura de organi+ación! productos! mercados! entre otros .

- Utili+ar otras (uentes como, biblioteca de la uni ersidad! arc)i o de tesis!contactos personales para obtener in(ormación sobre las características de laempresa! "ue puedan a&udar a pro(undi+ar las preguntas relacionadas con elpro&ecto a desarrollar.

b. $reparación de in(ormación sobre el tema




- En el per(il del pro&ecto generalmente se muestra el tema &4o disciplina centraldel pro&ecto re"uerido! como puede ser mercadeo! operaciones 5 logística!estrategia! organi+ación. Se recomienda re isar literatura relacionada con eltema de la consultoría re"uerida.

- 3uscar a un pro(esor especiali+ado en el tema de la consultoría re"uerida &pedir conse#os sobre cuales temas se deben tomar en cuenta en el desarrollodel mismo.

c. $reparación del e"uipo de traba#o- Acordar "uienes en el e"uipo consultor lideran la interlocución & "uien toma

notas.- Acordar logística del primer contacto! tomando en cuenta, )ora! sitio de

llegada! (orma de estir! entre otros6 para pre enir cual"uier impro isación a la)ora de desarrollar el primer contacto.

- En el caso "ue el primer contacto se desarrolle por telé(ono! es importante "uetodo el e"uipo consultor este presente a la )ora de la llamada para poder

anticipar cual"uier pregunta.- 7acer una lista de las preguntas cla es "ue a a )acer durante la entre ista! locual demuestra su preparación & seriedad (rente al pro&ecto. Se recomiendatener esta lista como un re(erente para no ol idar temas importantes! más "uecomo una guía in(le*ible de la entre ista.

Los elementos mostrados pueden ser istos como una lista de c)e"ueo para e itar cual"uier impro isación a la )ora de desarrollar el primer contacto con la empresa. Lalista sir e igualmente como una a&uda de memoria para el desarrollo de la primera

isita.

$! esarrollo del pri#er contacto con la e#presa

Uno de los ob#eti os del primer contacto con la empresa es obtener in(ormacióncomplementaria sobre el pro&ecto! "ue permita el desarrollo de una propuesta acertada.La siguiente lista de aclaraciones & preguntas puede ser 8til en la labor de obtener dic)ain(ormación,

9 Empresa,- Con(irmar características generales de la empresa -Acti idad principal!

misión! isión! )istoria! estructura de organi+ación! productos! mercadosentre otros .

- $reguntar sobre tendencias "ue a(ectan la empresa.- :Cuáles son los (actores de competiti idad de la empresa; :En "ue la

empresa es buena;- :Cuáles son los principales obstáculos "ue )a identi(icado la empresa en suproceso de e*pansión &4o consolidación;

9 $ro&ecto- Aclarar el ob#eti o del pro&ecto6 :<ué decisión "uiere tomar la empresa con

base en los resultados de la consultoría;- Aclarar el alcance de la consultoría6 :<ué tipo de resultados espera la

empresa en cuanto al ni el de pro(undidad de la in(ormación -primaria!




secundaria ! cantidad de in(ormación! tipo de resultados del análisis de lain(ormación! entre otros;

- :Cuáles criterios determinan un resultado e*itoso del pro&ecto! seg8n laempresa4organi+ación;

- Aclarar conceptos & términos6 :Cómo de(ine la empresa los conceptos &términos centrales del pro&ecto;

- Conocer el conte*to del pro&ecto6 :Cuáles otros pro&ectos & procesos de laorgani+ación están relacionados con el pro&ecto; =denti(i"ue "ue áreas odepartamentos de la empresa están a cargo de dic)os pro&ectos.

- :$or "ué la empresa busca contratar una consultoría para resol er elpro&ecto en lugar de desarrollarlo internamente;

9 Contacto,- :Cuál es la posición de la persona de contacto en la organi+ación4empresa;- :Cuánto tiempo lle a en la empresa;- :Cuál es su pro(esión;

- :Cuáles otras personas de la empresa an estar in olucradas en elpro&ecto;

- :<uién e al8a la propuesta;- :Con "ué (recuencia pre(eriría esta persona "ue el e"uipo de consultores

estu iera en contacto con ella & por "ué medio -telé(ono! correo electrónico!reuniones personales ;

9 $ropuesta,- Aclarar cómo -por mail! impreso & cuándo -(ec)a & )ora la empresa

re"uiere recibir la propuesta.- Aclarar cómo & cuándo la empresa mani(estará su decisión sobre la

propuesta.

%! Preparaci"n de la propuesta de consultoría

La propuesta de consultoría es un documento crucial para el (uturo desarrollo de lamisma. En primera instancia! sin propuesta ganadora no e*iste la consultoría! & loses(uer+os del e"uipo consultor en desarrollarla se pierden. En el caso "ue se logre

ender la propuesta! ésta se con ierte en la carta de na egación para el desarrollo de laconsultoría.

Como primer criterio para su desarrollo! la propuesta debe responder a la necesidadmani(estada por parte de la empresa! en cuanto a sus ob#eti os! resultados & alcances.La misma debe ser clara! con incente & mostrar la solide+ técnica del e"uipo consultor.

$ara la elaboración de una propuesta sólida! se re"uiere una e*ploración contundentede la in(ormación sobre la necesidad &4o institución. Ese análisis parte de la in(ormaciónmani(estada en un primer per(il del pro&ecto! términos de re(erencia o con ersación

erbal e*presada por parte de la empresa interesada. Esta in(ormación se complementacon in estigaciones en =nternet sobre la empresa! in estigaciones sobre casos similares& conceptos o modelos relacionados con la necesidad mani(estada.




La estructura a utili+ar para el desarrollo de la propuesta debe (acilitar la toma dedecisiones sobre ella. Esto "uiere decir "ue debe ser completa! concisa & e#ecuti a.'entro > minutos el lector debe poder tomar una decisión sobre ella. $ropuestas deconsultorías largas & comple#as! no (acilitan su aprobación.

En el (ormato de la propuesta se encuentra una estructura básica para el desarrollo deun documento de propuesta e#ecuti a. Con respeto al desarrollo de cada elemento serecomiendan las siguientes prácticas,

9 Título de la propuesta , 'ebe ser (ormulado )acia el resultado al "ue a a contribuir el desarrollo de la propuesta & debe ser una (rase corta -ma*. ? reglones .

Adicionalmente! la )o#a de presentación debe contener a "uién-institución4empresa4departamento será presentada la propuesta inclu&endo la(ec)a de su presentación.

9 Tabla de contenido , =ndice del documento -cuando el documento es corto -menos de

> páginas se puede considerar omitir este elemento.

9 Resumen Ejecutivo , Este resumen contiene el ob#eti o de la propuesta! su #usti(icación! su en(o"ue & la metodología de traba#o. Este resumen de la propuestaen general no debe contener más de una )o#a u )o#a & media.

9 Objetivo general , @ormular el ob#eti o )acia el resultado a "ue a contribuir lapropuesta e incluir 6 e#orar B.. por medio de BB.! Contribuir a BB.a tra és deBB..! Aumentar BBB.. desarrollando4anali+andoBBB.El ob#eti o debe ser medible, al (inal de la consultoría la empresa debe poder medir si lo "ue la consultoría propuso se cumplió en un DD .

9 Objetivos específicos , Los ob#eti os especí(icos son importantes para laestructuración de la propuesta. A tra és de ellos se de(inen las di(erentes etapaspara la e#ecución de la propuesta. Cada etapa de desarrollo tendrá un ob#eti oespecí(ico. Feneralmente la propuesta tendrá de G a H etapas! es decir "ue tendráigualmente G o H ob#eti os especí(icos. Los ob#eti os especí(icos se (ormulan demanera "ue su desarrollo agrupe arias acti idades. El desarrollo de los ob#eti osespecí(icos en su con#unto deben resultar en alcan+ar el ob#eti o general propuesto.

9 Etapas y actividades , Cada ob#eti o especí(ico representa una etapa! de manera"ue el nombre de cada etapa es representati o para ella. Cada etapa contienedi(erentes acti idades. En la (ormulación de las acti idades es importante ser concreto & especí(ico de manera "ue la metodología & los temas a tomar en cuenta

en el desarrollo de la consultoría sean claros & puntuales para cada caso. Adicionalmente! se re"uiere "ue las acti idades (ormuladas tengan una co)erencia &cronología entre si. El desarrollo de todas las acti idades en su con#unto deberesultar en alcan+ar el ob#eti o general propuesto.

9 Productos e indicadores , Los (ormulación de productos con sus indicadores sedesarrolla por cada etapa del pro&ecto & están directamente relacionados con lasacti idades a desarrollar. Es decir "ue cada etapa del pro&ecto tiene productos consus correspondientes indicadores. Con la (ormulación de los productos e indicadores




se puede especi(icar aun más el alcance del pro&ecto. Es decir "ue con ladescripción de los productos a entregar se especi(ica! a tra és de los indicadores!las características & los resultados esperados de los mismos. En el caso "ue elproducto sea un in(orme! a tra és de los indicadores se puede especi(icar elcontenido esperado del mismo. Los productos en su con#unto deben alcan+ar elresultado (inal planteado en el ob#eti o general.

9 Cronograma , El cronograma se constru&e con base en las etapas & acti idadesdescritas. Seg8n la duración total re"uerida para el pro&ecto se determina la escaladel cronograma en semanas! o meses. En un pro&ecto con una duración total de Gmeses! se recomienda utili+ar una planeación semanal. En el cronograma se debenincluir las (ec)as de entrega de in(ormes parciales & del in(orme (inal! así como las

#untas directi as del pro&ecto.

9 Presupuesto , En el desarrollo del presupuesto se distingue entre los di(erentesrubros como son, -i )onorarios pro(esionales! -ii ia#es & transporte! -iii materiales

& -i el A=U -I los impuestos & la utilidad . En el caso del desarrollo de lospro&ectos de consultoría en el curso /Casos & $ro&ectos en Administración0! sólo sepresentarán! e entualmente! los rubros de transporte & materiales. Adicionalmentese especi(ican las condiciones de pago & la alide+ de la propuesta en este mismonumeral.

Organización , En la organi+ación del pro&ecto se especi(ica la participación de losdi(erentes integrantes del e"uipo de consultoría & las responsabilidades de cadauno. También se pueden describir los es"uemas de coordinación con losinterlocutores de la empresa4institución. $ara esto puede ser 8til presentar unorganigrama grá(ico! "ue muestre las relaciones (uncionales del e"uipo & de estecon el cliente.

9 ne!o , Los ane*os se utili+an para complementar los res8menes de las )o#as deidas de los integrantes del e"uipo consultor & su e*periencia especí(ica en el área

en "ue se desarrolla la consultoría.

&! Venta de la propuesta de consultoría

Una e+ desarrollada la propuesta de consultoría se en ía este documento! seg8n loacordado -impreso! correoJelectrónico en la primera reunión de contacto! a laempresa4institución. =gualmente se con(irma la buena recepción del mismo & la (ec)aen la cual la empresa4institución decide sobre ella. Es importante mani(estar ladisposición de aclarar cual"uier duda & de implementar a#ustes a la propuesta en elcaso "ue el cliente lo re"uiere. En la (ec)a acordada! se consulta al cliente por telé(onoo por correoJelectrónico sobre su decisión de aceptar la propuesta.

Documents

Guia de Buenas Practicas Paso 1 Venta de Consutoria