Guia de Conservacion Preventiva Para Los Archivos de La Policia Nacional

GUA DE CONSERVACIN PREVENTIVA PARA LOS ARCHIVOS DE LA POLICA NACIONAL

Octubre 10 de 2009

Gua Conservacin Preventiva para los Archivos de la Polica Nacional

Gua de Conservacin Preventiva para los Archivos de la Polica NacionalPublicacin de la Polica Nacional de Colombia Direccin General Secretaria General rea de Archivo General Presidente de la Repblica Doctor LVARO URIBE VLEZ Ministro de Defensa Nacional Doctor GABRIEL SILVA LUJN Director General Polica Nacional Mayor General OSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Subdirector General Mayor General RAFAEL PARRA GARZN Director de Seguridad Ciudadana Mayor General ORLANDO PEZ BARN Secretario General Doctor ALFONSO QUINTERO GARCA Coordinacin General y Redaccin Mayor JOS HERNANDO MEDINA BERNAL Capitn EDGAR FERNANDO LPEZ GONZLEZ Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZLEZ

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1Pgina 1 de 86 Aprobacin: 07-09-2009


CONTENIDOPresentacin........ Introduccin.. 1. Generalidades............. 1.1 Objeto ...... 1.2 Normatividad.... 2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental ... 3. Diagnostico Integral.......... 3.1. Cmo lo hago? .. 4. Sistema Integrado de Conservacin (SIC) 4.1. Principales Aspectos a Considerar 4.2. Estrategias o Programas de Conservacin.. 4.3. Sensibilizacin del Personal 4.4. Limpieza de reas y Documentos.. 4.4.1. Eliminacin del Polvo..... 4.4.2. Para recordar... 4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biolgico 4.5.1. Control de contaminantes biolgicos 4.5.2. Uso y Manipulacin. 4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento... 4.5.4. Unidades de Conservacin: Materiales y diseo 4.6. Inspeccin y Mantenimiento de Instalaciones.. 4.7. Prevencin y Atencin de Desastres. 4.8. Otros Programas... 4.8.1. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. 4 6 7 7 7 9 11 12 13 14 14 15 16 16 16 17 19 20 20 21 21 22 23 23

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4.8.2. Migracin de la informacin a otros soportes. 5. La Conservacin en el Archivo de Gestin.. 5.1. Transferencia al Archivo Central. 6. La Conservacin en el Archivo Central. 7. La Conservacin en el Archivo Histrico..... 8. Pautas para la Consulta de Documentos.. 9. Programas de Conservacin Preventiva... 10. Glosario.. 11. Anexos... 11.2. Anexo 2. Instructivo 009 condiciones tcnicas mnimas que deben poseer las

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11.1. Anexo 1. Instructivo de Limpieza y Desinfeccin de reas y Documentos. 42 dependencias destinadas para archivos.... 56 11.3. Anexo 3. Acuerdo 050 Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo... 11.4. Anexo 4. Deterioro en Documentos de Archivo 11.6. Anexo 6. Extintores.. 11.7. Anexo 7. Especificaciones de cajas y carpetas de archivo 62 67 75 76

11.5. Anexo 5. Empaste y encuadernacin la solucin?............................................ 74

12. Bibliografa...

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PRESENTACINPara el Archivo General de la Polica Nacional, ha sido una preocupacin constante apoyar la conservacin de los acervos documentales de las unidades a nivel nacional. A pesar de los esfuerzos que se hacen continuamente para guiar a cada Direccin, Oficina Asesora, Regional, Departamento, Metropolitana, Escuela de Formacin o compaero que solicita asesora en el tema, seguimos encontrando mltiples unidades con las mismas carencias en materia de conservacin. El universo es comn, los problemas son los mismos y aunque las soluciones no siempre son iguales, si hay algunos parmetros establecidos que permiten a los funcionarios de los diversos archivos, tomar medidas muchas veces sencillas y eficaces, para garantizar la conservacin de la documentacin a travs del tiempo. La restauracin, ha sido y seguir siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se evidencia en la mayora de casos, donde personas inexpertas han tratado de asumir este papel, las consecuencias pueden ser desastrosas. Sin embargo, la conservacin preventiva es un tema de todos, sin importar cual sea nuestra profesin, oficio o cargo dentro de una entidad y puede implementarse desde el mismo momento en que planeamos producir un documento, de manera que se reduzcan significativamente los factores de deterioro durante todo el ciclo vital. Con esta publicacin, se pretende guiar a aquellas unidades policiales y personas que han estado atentas a las directrices que en materia de archivos ha impartido la Secretaria General por intermedio del Archivo General, como duea del Proceso de Gestin Documental y regente de la poltica archivstica para la Polica Nacional, especialmente en lo relacionado con la conservacin de los documentos en todo su ciclo vital. Muchas son las preguntas que recibe el Grupo de Administracin y Conservacin Documental sobre el tema, es por eso que hemos hecho un esfuerzo por brindar respuestas a cada una de ellas; sin embargo, resulta insuficiente responder de manera aislada cuando las dudas que persisten son las mismas en todo la institucin. No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la concepcin de la conservacin preventiva en archivos. Se trata simplemente de una gua de conservacin preventiva para todo el ciclo vital de los documentos, con los mismos elementos y principios que ha tratado de aplicar el Grupo de Conservacin y Administracin Documental del Archivo General de la Polica Nacional y que al ser correctamente entendidos y aplicados, pueden reducir los deterioros que frecuentemente encontramos en nuestros archivos.

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Por otro lado, es necesario recordar que los seores Directores, Jefes Oficinas Asesoras, Comandantes de regionales, metropolitanas, departamentos de Polica, Directores de escuelas de formacin, y dems funcionarios tenemos el deber constitucional y legal de proteger, conservar y hacer difusin del patrimonio documental de los archivos de la institucin, incluso desde el mismo momento de su produccin o recepcin. Esta Gua presenta algunos elementos que podrn resultar de utilidad para el desarrollo de estas actividades y para controlar y evitar el gasto de grandes sumas de dinero en procesos posteriores de tipo correctivo. El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), definido en el anexo 12 de la Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental del Archivo General de la Nacin, puede constituirse en una herramienta segura para reducir los riesgos que terminen en intervenciones a nivel de restauracin, que sin duda alguna, resultaran siempre mucho ms costosas que la implementacin de estrategias de conservacin preventiva. A travs de una Gua de los aspectos que se deben tener en cuenta y de las labores a realizar con los documentos que se encuentran en cada etapa del ciclo vital (Archivo de Gestin, Central e Histrico), sin lugar a dudas, la funcin archivstica y la conservacin de la documentacin se ver fortalecida al interior de la Polica Nacional. Esta gua se desarroll con el fin de prevenir la prdida de informacin y generar conciencia en los funcionarios que no le dan la suficiente importancia a la documentacin que producen y almacenan, prestndole poco inters a la preservacin y conservacin de la informacin, argumentados en la falta de Instalaciones adecuadas para la ubicacin de los archivos y en la escases de elementos y materiales destinados para la conservacin de los documentos.

Doctor ALFONSO QUINTERO GARCA Secretario General

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INTRODUCCINDesde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin Documental como el Conjunto de actividades administrativa y tcnicas, tendientes a la Planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.1 Con la promulgacin de la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, se establece la responsabilidad que tiene la administracin pblica y los funcionarios encargados de los diferentes archivos (Gestin, Central e Histrico), con respecto a la conservacin de los documentos tanto en soporte papel como los producidos con el uso de tecnologas de avanzada. Esta ley en su titulo XI obliga a los archivos de la Administracin Pblica a implementar un Sistema Integrado de Conservacin. El Sistema Integrado de Conservacin se define como el conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el momento de su emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su depsito final, o sea en cualquier etapa de su ciclo vital... 2 Con los programas que se formulen en esta gua basados en la conservacin preventiva, se evidenciara un proceso mediante el cual se podr garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especificas en edificios y locales, sistema de almacenamiento y depsito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico entre otros factores3 De otra parte, en la elaboracin de esta gua se tuvo en cuenta los lineamientos definidos por el Archivo General de la Nacin, su diseo obedece a una metodologa de construccin donde participaron algunos funcionarios adscritos al rea de Archivo General, bajo la orientacin de la Secretaria General.

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Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 3. Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 60. 3 Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 59. Pargrafo primero

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1. GENERALIDADES1.1 Objeto La presente gua se compone por una serie de procedimientos que describen los lineamientos para el tratamiento de las diferentes clases de documentos; a su vez se tratan los factores externos como son la temperatura, humedad, luz, polvo, agentes biolgicos y otros, cuya accin ejerce una mayor influencia negativa sobre la conservacin del acervo documental de la institucin, as como la seguridad de los documentos ante el contacto con el agua, el fuego, los ataques subversivos y los fenmenos naturales. Para esto fue necesario buscar alternativas que permitieran la adopcin de medidas encaminadas a prevenir el deterioro y que posibiliten continuar disponiendo de la informacin en la institucin. 1.2 Normatividad Constitucin Poltica de Colombia artculos 15, 74 Ley 4 de 1913 Obligacin de las entidades oficiales con relacin a inventarios de documentos de archivo, acceso a los documentos pblicos art. 289, 315, 316, 320 y 337. Ley 43 de 1913. Provee a la conservacin de ciertos documentos oficiales. Ley 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 489 de 1998. Establece la creacin del sistema general de informacin administrativa del sector pblico, y se indica que toda entidad pblica debe tener un sistema interno de Gestin Documental y Archivos como parte del sistema de informacin administrativa del sector pblico (Artculo 36 y 37). Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo pblico, la carrera administrativa, gerencia pblica y se dictan otras disposiciones. (Articulo 18) Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el proceso de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.

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Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio. Acuerdo 011 de 1996 AGN. Establece criterios de conservacin y organizacin. Acuerdo 47 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el acceso a los documentos de archivo del Reglamento General de Archivo sobre restricciones por razones de conservacin. Acuerdo 048 de 2000 AGN Desarrolla el artculo 59 del captulo 7 conservacin de documentos y del reglamento general de archivos sobre conservacin preventiva, conservacin restauracin documental. Acuerdo 049 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo 050 de 2000 AGN. Desarrolla el artculo 64 del ttulo VII conservacin de documentos del reglamento general de archivos sobre prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgos. Acuerdo 056 de 2000 AGN. Sobre acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 037 de 2002 AGN. Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley General de archivos 594 de 2000. Acuerdo 38 de 2002 AGN. Desarrolla el artculo 15 de la ley general de archivos sobre responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y los archivos. Circular 01 de 2003 AGN. Organizacin y conservacin de los Documentos de archivo. Instructivo 009 de 2009 PONAL. Condiciones tcnicas mnimas que deben poseer las dependencias destinadas para archivos

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2. ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTALLa Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propsito de establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, teniendo como mbito de aplicacin a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por dicha Ley. Desde el momento de la emisin de la Ley, se ha hecho un esfuerzo grande por lograr que las entidades cumplan con las responsabilidades y tareas que les han sido otorgadas. Dentro de estas se encuentra la de preservar la documentacin. Aunque para algunos la conservacin es un proceso aislado, los esfuerzos del Archivo General de la Nacin por rescatar la importancia de la conservacin como elemento de la funcin archivstica, han dado frutos. Sin embargo, aun falta trabajo por desarrollar, ya que todava existen archivos en manos de personas con buena voluntad, pero sin los conocimientos bsicos para llevar a cabo procesos que aunque son sencillos, generan grandes beneficios para los documentos. Algunas veces se piensa que solo la documentacin clasificada como histrica o "antigua" amerita un tratamiento especial, por lo que se descuida la que a diario se produce o recibe en nuestras oficinas. Sin embargo, es bueno meditar en el recorrido que han tenido esos documentos "especiales" que hoy consideramos dignos de conservar. Alguna vez fueron producidos, probablemente durante el desarrollo de tareas administrativas propias de la institucin y pasaron por un archivo de gestin, que si bien en ese momento no reciba tal nombre, si cumpla sus funciones y lentamente fue transcurriendo por las diferentes etapas hasta culminar su ciclo en un archivo central. Es aqu donde empezamos a valorar toda la documentacin desde el primer momento, tomando en cuenta la importancia de cuidar tanto las comunicaciones producidos en los archivos de las Estaciones como en los Departamentos de Polica. El Archivo General de la Polica Nacional, a travs de su Grupo de Administracin y Conservacin Documental, ha buscado la manera de brindar asesora a todas las unidades policiales, con el fin de ayudarles a conservar de manera adecuada sus archivos. Sin lugar a dudas, una parte importante de esos archivos lo constituyen todos aquellos documentos susceptibles de ser declarados como bienes de inters institucional. Este es un campo al que se le haba dado importancia desde el punto de Una forma importante de conservar el pasado es vista de la restauracin, con las labores de precisamente a travs de Los documentos que consignan recuperacin de los fondos documentales. el devenir histrico de las sociedades Nuestra institucin logra asegurar que sus nuevos policiales sean portadores de su doctrina y legado cultural mediante procesos de apropiacin y sentido de pertenencia. Por eso, es necesario cultivar una conciencia institucional para preservar la informacin. Una forma importante de conservar el pasado es precisamente a travs de los documentos que consignan el devenir

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histrico de las unidades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras vivencias policiales y se constituyen por s mismos en portadores de valores histricos de referencia material y tecnolgica. Aqu yace la importancia de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo vital. Debido al gran volumen documental, la restauracin resulta sumamente costosa e insuficiente ya que en muchas ocasiones los daos resultan irreversibles, la informacin se pierde aunque los soportes puedan recuperarse parcialmente y la cantidad de profesionales en la institucin, preparados en este campo resulta bastante limitada e insuficiente en proporcin al volumen documental de la Polica Nacional. Por fortuna, cada vez cobra ms importancia el desarrollo de la conservacin preventiva como la nica instancia aplicada al manejo de grandes volmenes documentales con caractersticas heterogneas, pues propone soluciones generales de mantenimiento. La conservacin preventiva se refiere a "las estrategias de orden poltico u operativo que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a intervenir su materia. Estas acciones van dirigidas al entorno ambiental y al sistema administrativo en el cual los materiales se hallan inmersos"; en otras palabras, "contempla manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especficas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento y deposito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico entre otros factores". Para implementar medidas de conservacin preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de un programa integral de conservacin, que debe contemplar la orientacin, planeacin y diseo de estrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservacin del material que custodia y/o produce cada unidad. Para llevar a cabo este propsito en lo que concierne a los bienes documentales, es necesario estructurar un plan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramente en la aplicacin de las estrategias para su desarrollo y as lograr nuestro objetivo principal: los archivos al servicio del cliente interno y externo. Por lo tanto, se requiere ser conscientes de la responsabilidad y el compromiso con la unidad, los compaeros y la institucin a la cual estamos vinculados. Esta toma de conciencia es a la vez, un compromiso moral, hacindose participe en la recuperacin del patrimonio documental, meta que se lograra de una parte, atendiendo a las realidades de nuestro polica y de otra, con la puesta en prctica de las estrategias investigadas en el campo de la conservacin preventiva.

Cobra ms importancia el desarrollo de la conservacin preventiva como la nica instancia aplicada al manejo de grandes volmenes documentales con caractersticas heterogneas, pues propone soluciones generales de mantenimiento.

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3. DIAGNOSTICO INTEGRALLa evaluacin de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservacin, mantenimiento y control del acervo que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservacin de los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusin, fundamento de la memoria histrica de la Nacin y garante de derechos y deberes ciudadanos al dar cuenta de las actuaciones de las instituciones. La falta de organizacin as como las deficiencias en las reas de depsito y la carencia de sistemas de proteccin, tanto en los archivos de Gestin como en los Centrales e Histricos, propician el deterioro del material documental. Con el fin de determinar estas circunstancias de manera precisa, es necesario abordar procesos de diagnstico integral. Este ser la base a partir de la cual se formulen las medidas de conservacin preventiva que deben aplicarse en los archivos. Proponemos esta metodologa para determinar factores y variables que directa o indirectamente inciden en la conservacin de la documentacin, haciendo especial nfasis en la evaluacin y control de las situaciones administrativas, las condiciones ambientales y las caractersticas de la documentacin, abordando la problemtica derivada de la carencia de organizacin archivstica y la acumulacin de alteraciones que afectan los soportes. EI diagnstico garantiza: Una visin completa de la situacin en la que se encuentra el archivo pues contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno fsico en el cual est la documentacin y de su organizacin. Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes variables que inciden en la preservacin, desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta sus especificidades pues se evala el estado de conservacin por medio del deterioro presente en los documentos. Permite la formulacin de programas de conservacin preventiva, dirigidos a la correccin, mantenimiento y control, basados en el conocimiento de los factores involucrados, priorizando los relevantes. Facilita los procesos de gestin documental que deben formular los archivos atendiendo a los principios rectores de la archivstica de procedencia y orden natural, y al ciclo vital de los documentos. Contribuye en la planificacin dando la posibilidad de tomar decisiones administrativas, permite proyectar presupuestos para la adquisicin de materiales e insumos y tomar los correctivos que se deben adoptar a nivel de planta fsica basados en la determinacin de necesidades precisas. Posibilita la prestacin de un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como de la entidad en general.

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3.1 Cmo lo Hago?El Archivo General de la Nacin de Colombia atendiendo al desarrollo de la poltica de salvaguarda, conservacin, recuperacin y acceso a la informacin custodiada por los archivos y en busca de su articulacin para alcanzar el objetivo comn de hacer de estas instituciones centros de informacin para la administracin y la cultura, proporciona por medio de la publicacin Pautas para Diagnstico Integral de Archivos, una propuesta metodolgica enfocada a la ejecucin de procesos de diagnstico integral. EI diagnstico parte de la identificacin de las caractersticas particulares y del estudio de los aspectos en los cuales se encuentran los archivos y que revisten mayor impacto, para luego de forma Interrelacionada, poder establecer las deficiencias y las oportunidades de manejo. As, se podrn identificar los aspectos prioritarios y adelantar las acciones pertinentes, por medio de la formulacin de estrategias, la planeacin y consecucin del mejoramiento o el mantenimiento de las condiciones de los archivos. La metodologa que se propone basa sus resultados en el anlisis pormenorizado de tres grandes bloques temticos: la identificacin de la entidad y del archivo, la determinacin de su infraestructura fsica y las caractersticas que posee la documentacin punto en el cual se incluyen el inventario, medios de organizacin y finalmente las caractersticas y estado en el cual se encuentra la documentacin. Esta forma de visualizacin, permite desde el propio desarrollo de los formatos, entender como estos componentes que a simple vista podran pasar desapercibidos, son los que tendrn impacto en mayor o menor proporcin y finalmente son los que llegan a determinar el estado de conservacin de los bienes documentales. La propuesta de aplicacin que presenta el Archivo General de la Nacin, surge de los planteamientos inciales que se formularon en el "Sistema integrado de Conservacin", los cuales han logrado enriquecerse con la participacin de profesionales en restauracin, quienes proporcionan medios con los cuales se realizan clculos y anlisis automatizados que de otra forma serian complejos. Esta herramienta aplica principios estadsticos y toma como punto de partida, las necesidades de ejecutar un procesamiento ordenado de datos y graficar las variables que determinan el estado y nivel del deterioro de los documentos. La experiencia acumulada en los aos de funcionamiento del laboratorio de Restauracin del Archivo General de la Nacin, obtenida con los aportes de restauradores, especialistas en encuadernacin, bilogos, microbilogos y qumicos, permiten tener la certidumbre que con la aplicacin y anlisis juicioso de la informacin recopilada en los formatos, se lograra una mejor comprensin de las situaciones que afectan e inciden en un archivo. As, ser posible desarrollar planes y programas a fin de lograr la adecuada conservacin, organizacin y salvaguarda en los archivos; garantizando el acceso a la informacin y siendo de garantes de los derechos colectivos. Las unidades que requieran realizar el diagnostico integral de archivo, deben diligenciar los formatos que se encuentran plasmados en la publicacin Pautas para Diagnstico Integral de Archivos del AGN. Desde esta ptica se garantizara, la preservacin y conservacin del legado documental presente en los archivos de la Institucin.

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4. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (SIC)Este debe ser permanente y contar con un presupuesto anual basado en el cubrimiento de prioridades y con proyectos anuales de trabajo. Este programa general planeado de acuerdo con las necesidades de conservacin determinadas a travs de un diagnstico integral, el personal y los recursos disponibles, deber prever los costos dentro de los proyectos de inversin institucional; un nuevo frente de trabajo dentro de los desempeos de la instituciones. EI SIC no puede depender nicamente del responsable de archivo o del funcionario que haga sus veces y de las secretarias, sino de todos los funcionarios, desde jefes de Gestin Documental, Comandantes de Regionales, Departamentos, Metropolitanas y Directores; y mantener constantemente un proceso de sensibilizacin a todo nivel, para concientizar de modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento de los bienes de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros de la institucin.

El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), contemplado dentro de la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, en el capitulo XI, se define como el "Conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el momento de su emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su depsito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital". La implementacin del SIC es obligatoria en aquellas entidades pblicas o privadas que cumplen funciones pblicas. Un Sistema Integrado de Conservacin pretende integrar las tcnicas archivsticas con las herramientas de conservacin a fin de ofrecer una metodologa que pueda ser aplicada a cualquier documentacin en su ciclo vital, desde su produccin hasta su disposicin final. Es importante anotar que el SIC en cada unidad, debe plantearse de acuerdo a las necesidades propias, por eso, es necesario que se identifiquen aquellos factores intrnsecos y extrnsecos de deterioro que pueden estar afectando la documentacin y se tomen las medidas preventivas y correctivas necesarias.

Conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo total. Es importante anotar que el SIC en cada entidad debe plantearse de acuerdo con las necesidades propias.

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4.1. Principales Aspectos a ConsiderarPara disear el Sistema Integrado de Conservacin, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a las necesidades especficas y permita la correccin de las falencias que cada unidad tenga a nivel de conservacin: Caractersticas tcnicas y funcionales de la documentacin como cantidad, tipo, tecnologa e importancia. Particularmente se deben contemplar los soportes diferentes al papel en los cuales se est consignando actualmente la informacin como los disquetes, las microfichas y las cintas de video, entre otros Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos de control. Slo en la medida en que se conozcan y entiendan los procesos de deterioro se podrn tomar medidas preventivas o correctivas segn las necesidades que existan. Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre direccin y mantenimiento de los bienes de archivo. Especficamente se deben considerar las normas sobre acceso a la informacin y eliminacin documental, puntos muy relacionados con el mantenimiento fsico de la documentacin. Es importante en este punto, que la unidad aproveche las herramientas que brinda el Archivo General de la Nacin a travs de sus publicaciones, las visitas de asistencia tcnica y los acuerdos que en temas de conservacin se han producido.

4.2. Estrategias o Programas de ConservacinLas estrategias o programas de conservacin se formulan con el propsito de desarrollar soluciones integrales de conservacin y teniendo en cuenta los factores de alteracin presentes y la intensidad de su manifestacin. Contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo. Su aplicacin debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y proyectos, ejecutando procesos y procedimientos permanentes tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo. Estas estrategias debern ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto y las posibilidades reales de la unidad para ejecutarlos. No pueden convertirse de ningn modo en camisa de fuerza, sino mas bien cada unidad determinara cuales son las que debe implementar e incluso si requiere de otras para satisfacer sus propias necesidades. En otras Palabras, es a partir del diagnstico integral que se definen los programas requeridos.

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En trminos generales los programas de conservacin consisten en: Sensibilizacin del personal Migracin de la informacin a otros soportes (tanto para documentos en papel, como electrnicos) Monitoreo y control ambiental y biolgico Limpieza de reas y documentos Uso y manipulacin (materiales, mtodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento) Inspeccin y mantenimiento de instalaciones Prevencin y atencin de emergencias. Es importante recalcar que el diagnstico integral es un programa prioritario que no se incluye en esta gua por ser tema especifico de una ya existente (Pautas para el diagnostico integral de archivos, publicacin elaborada por el Archivo general de la Nacin); pero que es la base para la formulacin de los programas requeridos que funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.

4.3. Sensibilizacin del PersonalA travs de esta estrategia, se busca concertar mecanismos y acciones para el reconocimiento y valoracin de las fuentes documentales y para crear conciencia sobre la responsabilidad en la conservacin y organizacin de los archivos. Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todo el personal de los archivos y a sus usuarios. Se har especial nfasis en las diferentes instancias en las que se establecen y aplican los Programas de Gestin Documental y tambin en las que involucran prstamo, consulta y reprografa, ya que en todas ellas est involucrada la manipulacin de la documentacin. Esta sensibilizacin se puede lograr a travs de la programacin de capacitaciones para los funcionarios, actividades ldicas o incluso resultan de gran utilidad manuales didcticos y cartillas.

Sensibilizacin del personal (Capacitacin)

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4.4. Limpieza de reas y DocumentosLimpieza de Documentos

incluir tanto el control de la carga de polvo (evitando que se acumulen gruesas capas del mismo sobre estantes, cajas y documentos) y en control de factores que pueden ocasionar la aparicin de contaminantes de tipo biolgico. La limpieza debe ser permanente y peridica. Especficamente para las reas de depsito, se debe procurar realizar una limpieza en seco y en hmedo por lo menos una vez al mes y debe registrarse en formatos diseados con el fin de hacer seguimiento y control del programa de limpieza.

La limpieza de reas y documentos es una de las principales estrategias a desarrollar en materia de conservacin preventiva. Debe 4.4.1. Eliminacin del Polvo

El polvo que ingresa a los depsitos de archivo y se almacena sobre estanteras, cajas, carpetas y documentos, puede generar procesos de corrosin de los soportes que asociados con una humedad relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificacin y la aparicin de deterioros fsicos y qumicos que en las mayora de los casos resultan irreversibles. Por otro lado, la presencia de polvo, guarda una estrecha relacin con agentes biolgicos entre los que se encuentran caros y esporas de hongos y bacterias, que a travs de diversos procesos, generan manchas de diversos colores y degradacin de fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel. 4.4.2. Para recordar Un buen programa de limpieza puede ser la formula ms eficaz para prevenir problemas de deterioro en la documentacin, reduciendo as las probabilidades de tener que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en procesos de restauracin. EI objetivo es aplicar procesos de limpieza para el control del polvo y la suciedad sobre las reas de depsito y manejo documental. Por ello, est dirigido al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin.Eliminacin de polvo con aspiradora de cepillo1GD - GU 001 Ver.: 0

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Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para los funcionarios encargados de estas actividades. La limpieza de reas y depsitos no se debe hacer con productos que aporten humedad a los ambientes. Es necesario que las labores de limpieza se basen en un instructivo de limpieza de reas y documentos. EI Archivo General de la Nacin desarrollo un instructivo con las pautas mnimas a tener en cuenta, que podr ajustarse de acuerdo a necesidades particulares siempre siguiendo los lineamientos del ente rector. Es necesario tener en cuenta que solo ser para los espacios, NUNCA para la documentacin, pues esta, requiere de un trabajo realizado por profesionales que puedan controlar los efectos de los productos y procesos sobre los soportes.Clasificacin y Recuperacin del patrimonio Documental

4.5. Monitoreo y Control Ambiental y BiolgicoPara lograr una buena conservacin, es necesario controlar de manera permanente las condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilacin y contaminantes atmosfricos), en particular en reas de depsito documental, consulta, limpieza y procesos tcnicos y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes biolgicos. EI monitoreo y control de las condiciones ambientales y biolgicas debe estar a cargo del personal responsable del mantenimiento y la custodia de la documentacin, aunque es importante anotar, que todo aquel que manipula la documentacin en cualquier momento deber velar por su preservacin y notificar a los responsables en caso de hallar factores que estn causando deterioro o puedan hacerlo a largo plazo.

Termohigrmetro: Para medicin de humedad relativa y temperatura

Es importante evaluar el entorno climtico segn la ubicacin geogrfica del archivo, determinar los valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia en la conservacin de la documentacin, utilizando equipos para la medicin y registro de las condiciones ambientales: luxmetro, monitores UV, termohigrmetro, datalagger, entre otros; Una vez se evalen las condiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento climtico dentro y fuera del1GD - GU 001 Ver.: 0

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archivo, ser necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores (segn el caso), ventiladores, sistemas naturales o artificiales de climatizacin, anjeos y filtros de polvo, entre otros. Para tener un programa de control de condiciones ambientales no es indispensable contar con equipos de ltima tecnologa en grandes cantidades, ya que en lugar de invertir gran presupuesto en equipos, es preferible hacer mediciones puntuales con pocos equipos muy bien calibrados y que el personal sepa utilizar y contar con los recursos necesarios para el control de las condiciones, ya que la toma de datos no es por s sola una solucin. Es necesario recordar que NO siempre podr lograrse que los archivos cuenten con las condiciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se deber controlar ms que el lograr la temperatura y la Deshumidificador humedad relativa ideales, los niveles de fluctuacin, que no debern exceder los 3 4C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, tendera siempre a amoldarse a las condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuacin mayor a la ya indicada, producir cambios estructurales muy fuertes que terminaran deteriorando el soporte. La accin ms notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el deterioro biolgico ya que favorece la accin microbiana, especialmente el crecimiento de hongos, as como la proliferacin de insectos. Dependiendo de la humedad relativa, se puede generar resequedad en la documentacin (perdida de la humedad estructural), reblandecer encolados y pulverizar los soportes. (vase anexo 4) La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello, debe contarse con sistemas de ventilacin naturales o mecnicos (como extractores o ventiladores) que ayuden a controlar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. Es necesario que se garantice la renovacin continua y permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan los rangos recomendados, la ventilacin se convierte en un aliado estratgico. La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber permitir una adecuada ventilacin, por esto se recomend anteriormente que la estantera nunca quede recostada sobre los muros. Es importante anotar, que la solucin ideal para los problemas de temperatura y humedad no est directamente relacionada con la instalacin de aire acondicionado. A menos que pueda garantizarse que funcionara las 24 horas del da de manera que no ocasione fluctuaciones por encima del rango permitido, es preferible buscar mtodos de ventilacin sencillos pero eficaces, como el uso de ventiladores mecnicos en los espacios y extractores. Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la iluminacin. Las radiaciones visibles y an ms las invisibles tienen efectos dainos sobre la celulosa, por ende, la radiacin visible lumnica deber

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ser igual o menor a 100 lux. En caso de que el espacio cuente con claraboyas o ventanales, estos debern ser protegidos con filtros U.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luz sobre los documentos. La luz deber ser encendida nicamente cuando deba ingresar personal a buscar documentacin, el resto del tiempo deber permanecer apagada. En trminos ideales, los depsitos de archivo, no deberan tener ventanales por donde ingrese luz natural, y la ventilacin debera garantizarse por otros medios. Sin embargo, en casos donde se requiere adecuar los espacios ya existentes, podr pensarse en soluciones alternativas como las ya propuestas o con persianas (no cortinas de tela, que conservan grandes cantidades de polvo) que se mantengan cerradas. 4.5.1. Control de contaminantes biolgicos

La luz deber ser encendida nicamente cuando deba ingresar personal a buscar documentacin, el resto del tiempo deber permanecer apagada

La estrategia debe incluir la aplicacin de mecanismos de inspeccin, control y erradicacin de agentes biolgicos en reas y documentos; que pueden producirse debido a condiciones ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando hablamos de agentes biolgicos incluimos: hongos, bacterias, insectos, roedores y aves entre otros. Esta estrategia ser dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin. Aunque tambin incluir al pblico que consulta, de manera que se prevengan hbitos que promuevan la formacin o aparicin de deterioro de este tipo (como el ingerir alimentos dentro de las zonas de depsito o consulta, y el pasar las pginas remojando el dedo en saliva). Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos: Evaluar el estado de conservacin de la documentacin, grados de deterioro y actividad del agente contaminante. Aislar el material contaminado (separarlo fsicamente, pero conservando la armona del (los) expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referencias cruzadas), Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetacin (poda de jardines y arboles). Instalar elementos de proteccin contra contaminantes atmosfricos en los espacios, como por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros. En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador deber realizar el tratamiento individual con productos y procesos tcnicos.

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Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfeccin, desinsectacin y desratizacin de reas. 4.5.2. Uso y Manipulacin Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y mtodos de almacenamiento, teniendo presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor conservacin, es necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los diseos, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa. 4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de conservacin acordes con la cantidad, formato, tcnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. Para la adquisicin de las unidades correctas, es indispensable el trabajo en grupo con el personal responsable de compras de la unidad, que debe estar consciente de la importancia que reviste en el tema de archivos el uso de materiales calidad archivo.Mobiliario diseado para el almacenamiento de planos y mapas

Se requiere: Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivsticos y mas especficamente con los procesos de Gestin Documental y el ciclo vital; es decir, desde el mismo momento de la produccin del documento deber contemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores segn sea el caso. Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organizacin no consta nicamente de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno. Determinar previamente el nmero total o aproximado de los documentos y de las unidades de conservacin necesarias para garantizar la conservacin documental y proyectar el crecimiento del volumen de documentacin de acuerdo con las tablas de retencin documental y las transferencias programadas. Identificar las caractersticas fsicas de los documentos, tipologas y formatos especficos, para disear o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares. Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario. Adquirir mobiliario (estantera, planotecas, archivadores) y unidades de conservacin adecuadas (carpetas, cajas, rollos de polister para planos, sobres para fotos), que cumplan con los estndares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos el AGN.

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Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de conservacin, debido a que en la mayora de los casos, presenta problemas relacionados con el tipo de materiales utilizados (adhesivos cidos) y tcnicas (perforacin de los folios y de prdida de informacin, poco espacio entre mrgenes y comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por otro lado, no debe contemplarse aun cuando se garantice la calidad de los materiales si aun no se han realizado procesos archivsticos y si las Tablas de Retencin Documental de la entidad no han sido adoptadas o implementadas, ya que si requiere llevar a cabo procesos de microfilmacin o digitalizacin, es imposible hacerlo sin desempastar, por lo que si se empasta previamente se perder el tiempo y el dinero invertido, y sobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios. (Vase anexo 2) 4.5.4. Unidades de Conservacin: materiales y diseo EI Archivo General de la Polica Nacional a partir del trabajo realizado por el Grupo de Administracin y Conservacin Documental, ha observado como las cajas y carpetas para archivo, son unidades de conservacin que ofrecen mejores garantas preventivas para los documentos de la institucion. A partir de la experiencia y debido a la necesidad de las diversas instituciones tanto pblicas como privadas, el Archivo General de la Nacin de Colombia, sustentado en la NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte de papel, donde se especifican las caractersticas de calidad que deben cumplir los materiales con que se fabrican las cajas y las carpetas que van hacer utilizadas por los diferentes archivos del pas. (Vase anexo 7)

4.6. Inspeccin y Mantenimiento de InstalacionesCon esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las instalaciones en particular de las reas de manejo documental, debido a la existencia de espacios inadecuados para el depsito de los documentos, la falta de capacitacin del personal sobre aspectos de conservacin preventiva y el deficiente mantenimiento de las edificaciones. Es necesario: Evaluar peridicamente el estado de conservacin de los materiales constructivos y acabados del edificio. Identificar regularmente factores de alteracin: redes de energa, conduccin de agua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que Puntos muertos donde se acumulan polvo y suciedad acumulen polvo y mugre.(Espacio entre ladrillos)

Conocer y usar los planos de la edificacin para la ubicacin y registro de los factores de alteracin. A partir de los resultados de la inspeccin, definir las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparacin, renovacin o incluso de reubicacin de los espacios de archivo.

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Aplicar el programa de limpieza en las diferentes reas de la edificacin y hacer seguimiento, para establecer si es til o debe replantearse. Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes hidrulicas y/o elctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la unidad debe contar con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeos problemas puedan aumentar debido a la demora en la correccin de dichos percances.

4.7. Prevencin y Atencin de DesastresExisten muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depsitos, por lo tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que todo el personal sepa cmo actuar en caso de desastre. Se debe prever la actuacin en tres instancias: prevencin (antes), preparacin (durante) y respuesta (despus) ante diversas situaciones como emergencias, desastres y acciones terroristas, entre otras, contemplando la proteccin del personal y del acervo documental. Se considera pertinente abordar los Artculos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por el cual se desarrolla el Artculo 64 del Titulo VII "Conservacin de Documentos", y del Reglamento General de Archivos sobre "Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo": Artculo 2: Planificacin de preservacin: La prevencin de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificacin general de la preservacin. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para Los acervos documentales y la edificacin, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicara un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevencin y proteccin de los acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperacin despus del siniestro en la planificacin de la respuesta y la recuperacin. Deber incluir una capacitacin y entrenamiento peridico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicacin y operacin de vlvulas de cierre de tuberas de agua o conducciones elctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin. Pargrafo: El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en las unidades por los Comit de prevencin o de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comit que apoyar todas las medidas de reaccin y recuperacin. Artculo 3: Prevencin. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la evaluacin o valoracin de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se establecern las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reaccin necesarias.

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En trminos generales los archivos debern contar con suficientes extintores (preferiblemente de agente extintor limpio CO2 y no de agua ya que el dao del agua sobre las tintas solubles es irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio CO2 podr tratarse en procesos de conservacin una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda la zona de depsito. Para la seleccin de los lugares donde se ubicaran en el edificio, debern tenerse en cuenta las siguientes pautas: La distribucin deber ser uniforme. Debern ser visibles fcilmente a todas las personas. Los lugares debern ser de fcil acceso y libres de bloqueo por almacenamiento y/o equipos. Debern ubicarse cerca de los corredores utilizados con frecuencia. Debern ubicarse cerca de puertas de entrada y salida. El lugar deber estar libre de un potencial riesgo de dao fsico. (vase anexo 3)

Extintor de Solkaflam

4.8. Otros Programas

Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas par el Archivo General de la Nacin, de acuerdo con las necesidades particulares de la unidad, hay otras estrategias y programas que pueden aplicarse y que tambin redundaran en grandes beneficios en caso de ser bien enfocadas. Entre estas encontramos: 4.8.1. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia EI objetivo es normalizar y regular el manejo fsico de la documentacin desde su misma produccin, a travs de las oficinas de Radicacin y Correspondencia de las unidades. De esta manera, el programa est dirigido a todo el personal encargado del manejo documental en la unidad. Es necesario comenzar a implementar procesos de conservacin durante el flujo documental en sus tres etapas, para lo cual se requiere la aplicacin del Manual de Correspondencia (MACO) que establece las pautas que debern ser cumplidas por todas las reas, en los siguientes aspectos:

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Normalizacin en la produccin de tipos documentales: mrgenes, uso de papel libre de lignina, con un pH neutro o alcalino (pH 7), gramaje de mnimo 75 g/m, fotocopiado de los documentos enviados por fax y uso de tintas estables de escritura e impresin. Controlar y restringir el uso de material metlico, perforacin, doblado de documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre originales y uso de AZ. En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos (tipo colmena). Usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo de correspondencia externa.Muebles con compartimentos (tipo colmena)

4.8.2. Migracin de la informacin a otros soportes Los procesos de conservacin preventiva tanto para el original como para las reproducciones, debe normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y despus de los procesos de migracin o reproduccin (microfilme, fotografa, fotocopias, digitalizacin, etc.). La estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la manipulacin de los documentos en procesos reprogrficos, al personal de depsito (archivo), servicios al pblico y a los usuarios. Debe evaluarse el estado fsico y de integridad de la documentacin previamente, teniendo en cuenta sus valores administrativos e histricos para fijar prioridades y establecer las acciones de conservacin durante y despus del proceso de migracin. As mismo es de suma importancia capacitar al personal involucrado sobre los procesos especficos de conservacin preventiva como manipulacin y desempaste, si llega a requerirse este proceso aunque lo ideal es evitarlo.

Scanner para la digitalizacin de documentos

En el tema de la reproduccin documental, es necesario recalcar que esta debe hacerse con un objetivo especfico. De ninguna manera puede convertirse en una moda o en un gasto sin un propsito. Adems, es muy importante tener en cuenta que debe realizarse cuando la documentacin cuenta con organizacin desde el punto de vista archivstico. EI Sistema Integrado de Conservacin, aplicado durante todo el ciclo vital de los documentos y

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sincronizado con todos los procesos de organizacin, incluyendo la elaboracin de TRD y TVD en el caso de los fondos acumulados, redundara en la proteccin de los archivos administrativos e histricos de la institucin y aportara las herramientas requeridas para una adecuada conservacin del patrimonio documental de la Polica Nacional. Es importante tener claro que ningn proceso Equipo de Microfilmacin que se realice de manera independiente puede tener buenos resultados; un sistema integrado de conservacin realizado de manera aislada o solo al momento de realizar una transferencia al archivo central o histrico, no garantizara la conservacin; la elaboracin de TRD, sin adoptarlas e implementarlas junto con buenas prcticas de manipulacin y uso, tampoco revisten valor alguno, pues terminan por convertirse en un documento mas. El poseer estantera, cajas y carpetas, en todos los archivos, sin tener en cuenta los procesos de organizacin y los principios de orden original y procedencia, no hace ms que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible encontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren. Por este motivo a continuacin, se ponen a disposicin de los responsables de archivo de las unidades, las medidas bsicas que debern implementarse durante cada etapa del ciclo vital. En algunas ocasiones, los pasos son casi exactos o incluso se repiten, por lo que es necesario que todos los principios envueltos en el tema de la Conservacin Preventiva se inculquen en los funcionarios responsables no solo de custodiar, sino de producir documentos. Los buenos hbitos se inculcan y se aprenden, pero tambin es fcil que se d el proceso inverso y terminemos olvidando las buenas costumbres, para regresar a esos viejos hbitos que han ocasionado grandes prdidas a la memoria documental e histrica de muchas instituciones. Por esto es necesario un esfuerzo arduo y constante de todos los actores involucrados en los archivos.

Lector Digitalizador

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5. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO DE GESTIN"Es importante tener presente que desde el punto de vista archivstico no existe mejor organizacin que la creacin de los documentos estrictamente necesarios. Esta es una forma de garantizar la conservacin de aquellos documentos que as lo requieren, pues va a ser menor el volumen de documentos que ingresan a los archivos, lo cual implica manejos ms racionales de las condiciones de espacio y almacenamiento". EI Archivo de Gestin "comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o tramite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados"4. En esta fase se desarrollan los procesos de produccin, recepcin, distribucin y tramite. Es importante aclarar, que aunque dentro del Programa de Gestin Documental existe el proceso de conservacin, es desde la misma produccin cuando se deben aplicar principios de conservacin preventiva para lograr una adecuada preservacin del acervo documental. La conservacin debe comenzar tomando en cuenta la importancia de usar materiales de buena calidad (calidad archivo), en lo referente al papel (preferiblemente libre de acido o de naturaleza neutra) y tintas (no acidas, insolubles en agua luego de aplicadas y qumicamente estables); as mismo, la estructura de los documentos (mrgenes) tambin deben ser reguladas con el fin de evitar problemas en el momento de almacenar. Existen Normas Tcnicas de Calidad (NTC 4436: "Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad", y la NTC 2223: "Equipos y tiles de oficina. Tinta liquida para escribir") que regulan estos materiales y que deben tomarse en cuenta a la hora de hacer la eleccin de los mismos, para evitar problemas en el futuro.

Eliminacin de Gancho de cosedora, Legajadores metlicos y clips

Es indispensable que las unidades se mantengan informadas sobre la publicacin de normas relacionadas con el tema, de manera que siempre estn al da y cumpliendo con ellas. Juegan aqu un papel importante las oficinas responsables de compras en cada unidad. En segunda instancia, la manipulacin y almacenamiento de los documentos aun dentro de esta etapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservacin de los archivos. Es importante que en las oficinas se eliminen practicas tan dainas para los documentos como la perforacin de los documentos y el uso de material metlico como ganchos legajadores, clips y grapas, entre otros y sean reemplazados por elementos plsticos (o al menos que tengan recubrimiento plstico) aun cuando su costa pueda resultar algo superior. Es necesario recordar, que la correccin de problemas y deterioros generados por estos elementos resultara sin duda alguna mucho ms44

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23

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costosa (segn los expertos el costo puede resultar hasta 3 veces mayor). Actualmente, la mayora de documentos son perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ o carpetas de yute. Practicas como esta, sumadas a la falta de regulacin en las mrgenes de los documentos, causan la perdida de soporte y de informacin dentro de los documentos. Lo ideal es no perforar ningn documento (salvo contadas excepciones como los documentos contables, que sern determinadas al interior de la unidad, por el respectivo Comit de Archivo y por exigencias formativas, ms no por simple preferencia de los funcionarios). En caso de requerir este sistema de almacenamiento, ser necesario utilizar ganchos legajadores plsticos (disponibles en el mercado) y asegurar que las mrgenes no ocasionen perdida de informacin una vez sean perforados.

Actualmente, la mayora de documentos son perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ, causando la prdida de soporte y de informacin dentro de los documentos.

Para el tema de la perforacin es necesario hacer una sensibilizacin al interior de la unidad, ya que la concepcin comn de que el documento que no se legaje est en riesgo de perderse, es el denominador comn en las entidades pblicas y privadas. Sin embargo, dicha prctica no garantiza que un documento no pueda extraerse de un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran cantidad de folios, aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulacin, conlleve a arrancar los folios. Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal, como se muestra en la fotografa. Esta medida es de carcter temporal, ya que asla los folios del material metlico, pero debe recordarse que al momento de transferir la documentacin, deber ser eliminado todo el material metlico. Cabe anotar que esto ser responsabilidad de cada funcionario y no del personal del archivo central.

Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal.

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Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la documentacin, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la adquisicin de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el paso del tiempo y la manipulacin terminan causando fragmentacin e incluso perdida. Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad mxima recomendada para la unidad de conservacin. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad mxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto, no deber excederse esta cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminara deteriorndose rpidamente. Las carpetas no debern cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como "mtodo de prevencin" para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta est diseada para mantenerse cerrada. En los casos en que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro aletas libres de acido y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se recomienda colocar al inicio y al final, una cartulina blanca que actu como barrera entre la carpeta y los documentos. Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la produccin y estar elaboradas con materiales de conservacin. Esto es de suma importancia si lo que se pretende es lograr una buena conservacin a travs de todo el Ciclo Vital, pues de otra manera, si usamos carpetas acidas e inadecuadas, se le aporta acidez y otros elementos al soporte papel que desencadenaran y aceleraran el proceso de degradacin natural dentro del papel. Los AZ no son unidades de almacenamiento adecuadas, pues debido al gran volumen de folios que pueden almacenar, ocasionan problemas fsicos a la documentacin (rasgaduras en la zona donde son perforados), as mismo contienen material metlico que en presencia de humedad va a tender a oxidarse y a transmitir dicha oxidacin a los folios. En el caso de Archivos de Gestin, es posible utilizar carpetas sencillas de cartulina o yute dentro de carpetas colgantes plsticas, debido al alto costo que implicara contar con carpetas desacidificadas o de cuatro aletas, pero hay que recalcar que este almacenamiento ser solo temporal.

Carpeta Colgante para Archivo de Gestin

Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de propalcote), especialmente para el almacenamiento de series documentales como las historias laborales y otras denominadas vitales, desde el mismo momento de su creacin, por la importancia que tienen para los ciudadanos. Para el caso de documentacin de gran formato, como planos o mapas, es necesario recordar que

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el sistema de almacenamiento deber variar. Ha sido comn la prctica de doblarlos para incluirlos dentro del expediente al que corresponden, sin embargo, este sistema de almacenamiento causa graves deterioros a la documentacin. Para el almacenamiento, tanto en archivos de gestin y con mas razn una vez se hagan transferencia primaria y secundaria, si es el caso, debern utilizarse unidades de conservacin (carpetas) y planotecas diseadas para tal fin. No se recomiendan los sistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posicin colgante puede generar tensiones al papel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte superior o de ganchos que pueden causar deterioro fsico-qumico irreversible. Aun cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede ser riesgoso el uso de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y eliminacin del material metlico al interior de los Archivos de Gestin, es importante resaltar que el Archivo General de la Polica Nacional y su Grupo de administracin y conservacin documental, han obtenido muy buenos resultados con esta prctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a todas las unidades policiales. Un buen manejo de la gestin documental NO depender de si el expediente esta legajado, sino de otros factores, tales como el control de los documentos (inventario nico documental actualizado, hoja de control) y la foliacin adecuada. A propsito de la foliacin, la documentacin debe foliarse en lpiz de mina blanda, previendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; no es el esfero lo que garantizara que la documentacin no se pierda, por el contrario ocasionara una gran cantidad de dificultades, entre esas la foliacin mltiple. En los Archivos de Gestin, toda la documentacin debe mantenerse organizada de acuerdo a las TRD, lo que facilitara la recuperacin de la informacin y futuras transferencias. Es importante recalcar que la ordenacin debe ser descendente (el documento mas reciente deber ser el ultimo dentro de la carpeta) y no ascendente como se ha venido haciendo en muchas unidades, de manera que se respete el principio de orden original.

Foliacin (Instructivo 010 del 2009)

EI Archivo de Gestin de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para almacenar el volumen de documentacin que maneje. Dentro del mobiliario recomendado, encontramos archivadores metlicos o estantera (fija o rodante), que cumpla con las especificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una capacidad mxima que debe ser respetada para evitar daos de la documentacin y del mobiliario. Dentro del archivador, la documentacin debe ubicarse al interior de carpetas y con su respectiva identificacin dentro del archivador de acuerdo con las TRD de cada unidad o dependencia.

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Archivo de Gestin organizado segn las Tablas de Retencin Documental

Deber proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se presenten inconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporneas al archivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retencin estipulado en la respectiva Tabla de Retencin Documental; esto puede generar mltiples deterioros por almacenamiento inadecuado debajo de escritorios, en cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados como baos, cafeteras y corredores. La manipulacin diaria de la documentacin es otro aspecto que contribuye a conservar o deteriorar los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se recomienda usar carpetas con el fin de evitar deformacin, manchas, rasgaduras y otros problemas. As mismo, no debe consumirse en el lugar donde estn ubicados los documentos, ningn tipo de bebidas o alimentos, para evitar accidentes que ocasionen deterioro a la documentacin. Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, se debe evitar el uso de cintas adhesivas, pues estas ocasionan problemas adicionales sobre los soportes ya que los adhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas de uso especfico en el campo de la conservacin), tienen un alto grado de acidez y problemas de oxidacin y amarillamiento con el paso del tiempo. En la mayora de los casos, es preferible dejar las rasgaduras sin intervenir. Solo en caso de rasgaduras que presenten el riesgo de prdida total o parcial de la documentacin puede implementarse el uso de pequeos puentes en forma de corbatn, de cinta adhesiva (preferiblemente de aquella denominada "cinta mgica", cuyo deterioro es inferior al de las cintas comunes), ubicados al principio, final y zona media de la rasgadura, que unan levemente los

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fragmentos. Nunca debe ponerse cinta sobre toda la rasgadura. En caso de que el dao sea grave, y el documento sea de gran valor, deber recurrirse a un restaurador profesional con experiencia para que realice el tratamiento que se requiera. Nunca deber permitirse que una persona sin conocimiento y experiencia en el tema de la conservacin, se encargue de hacer este tipo de procesos, pues en la mayora de los casos termina resultando peor el "remedio que la enfermedad". En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguias, productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguias, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m, cartulina propalcote de mnimo 320 g/m, cartulina brstol/bond). Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluya adhesivos, cintas, pitas, hilos, perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido (Rotulo de identificacin).

5.1. Transferencia al Archivo CentralLa transferencia al Archivo Central, no debera constituir una dificultad para un Archivo de Gestin bien organizado, en el que se han implementado todas las medidas de conservacin bsicas, como las previamente mencionadas. En caso contrario, es decir cuando no se han implementado procesos sencillos como sustituir el material metlico por plstico o sencillamente retirarlo, llevar un inventario actualizado, hacer la foliacin cada vez que se ingresa un documento al expediente, el primer paso ser revisar la documentacin y comenzar a eliminar ganchos de grapadora y clips metlicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, revisar que este ordenada respetando el principio de orden original y que se hayan retirado los duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo que no deben hacer parte del expediente, luego deber foliarse, como lo indica el Instructivo 010 del 130209 Recomendaciones generales sobre foliacin, elaborado por el Archivo General de la Polica, ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar dentro de carpetas debidamente identificadas e inventariadas y estas a su vez, debern ir dentro de cajas para archivo, aunque sean temporales y se requiera realmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central. Es importante resaltar que no es funcin de la persona responsable del archivo central, la preparacin de la documentacin para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia el Archivo de Gestin, por esto la recomendacin de implementar sencillas medidas de conservacin durante todos los das de cada ciclo y en especial del primero (gestin), cobra mayor importancia en la medida en que facilitar el proceso de transferencia. El responsable del Archivo Central no deber recibir una transferencia si no ha sido preparada con los pasos que se enumeraron previamente.

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6. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO CENTRALEl Archivo Central "agrupa documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestin de la unidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general"5. En esta fase se desarrollan los procesos de organizacin, consulta, conservacin y disposicin final del documento.Nuestros Documentos antes de la Ley General de Archivos

En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, pues de ningn modo puede constituirse en el "cuarto de san alejo" de la unidad. Debe tener una capacidad de almacenamiento determinada previamente, para evitar sobrecargar la estantera y ocasionar sobrepeso en las estructuras. Tampoco deben destinarse como espacio de archivos, reas residuales como baos, cocinas stanos de parqueos, pues se debern garantizar las condiciones estipuladas en la normatividad vigente. Con el fin de dar una idea de lo que no debe ser un archivo central, se incluyen algunos ejemplos de lo que han sido los archivos centrales, debido a la ausencia de estrategias de conservaci n en gran parte de las unidades policiales por todo el territorio nacional.

Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta:

Ejemplos de Archivos Centrales en unidades policiales en el pasado

La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.55

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23

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La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del material documental. EI crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan los procesos de retencin y valoracin documental. La resistencia estructural de las placas y pisos (deber estar dimensionada para soportar una carga mnima de 800 kg/m en el caso de estantera fija, y de 1250 kg/m para estantera compacta). En este espacio solo deber estar ubicada la estantera, cajas y carpetas que contengan la documentacin. No debe ser un espacio para almacenar elementos o mobiliario en desuso o dado de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal de archivos, o de contratistas en procesos de organizacin. Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad de condiciones ambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes biolgicos. Por otro lado, la estantera metlica debe cumplir con las especificaciones tcnicas y de distribucin: La estantera ms recomendable es la metlica, ya sea del tipo convencional fija, compacta o rodante, y deben tener un aprovechamiento del 100% de su capacidad. Altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/m lineal, por bandeja o balda. El sistema de entrepaos debe ser graduables o de altura regulable. Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso. La balda superior debe estar a un mximo de 180 centmetros, para facilitar la manipulacin y el acceso del operario a la documentacin. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centmetros del piso. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentacin. EI cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningn otro material. La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 201GD - GU 001 Ver.: 0

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centmetros, entre estos y la estantera. EI espacio de circulacin entre cada modulo de estantes debe tener un mnimo de 70 centmetros, y un corredor central mnimo de 120 centmetros. La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin, acorde con la signatura topogrfica. (Rotulo de identificacin de Caja) As mismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulacin, control y prevencin, de nada servir que se cumplan las especificaciones tcnicas de edificios, estantes y sistemas de almacenamiento, pues la documentacin y el edificio mismo terminaran deteriorndose rpidamente.

La estantera debe ser metlica, Con entrepaos graduables, separada de la pared y poniendo la ultima balda a mnimo 10 centmetros.

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7. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO HISTRICO

De acuerdo con los artculos 7 al 10 del Ttulo III, de la Ley 594 de 2000, cada entidad deber conformar su Archivo General, donde reposaran tanto el Central de la Administracin, como el histrico territorial, como lo estipula el Artculo 3 del Decreto 4124 de 2004. Al igual que el Central, el Archivo Histrico debe contar con un espacio adecuado en cuanto a ubicacin, adecuacin y condiciones ambientales. No debe presentar problemas de tipo estructural, tampoco deben pasar tuberas de agua o instalaciones elctricas por el techo, no debe presentar filtraciones, problemas de humedad o goteras.

El Archivo Histrico debe contar con un espacio adecuado en cuanto a ubicacin, adecuacin y condiciones ambientales.

La transferencia al Archivo Histrico, se realizara cuando el tiempo de retencin establecido en las Tablas de Retencin Documental de cada unidad productora se haya cumplido y no antes. Al momento de hacer la transferencia secundaria es necesario asegurarse de que toda la documentacin este en buen estado de conservacin y limpia, que no presente deterioro biolgico ni qumico que pueda poner en riesgo la estabilidad de los documentos. En caso de tener problemas de tipo biolgico es necesario aislar la documentacin y contactar a un restaurador que pueda encargarse de controlar el problema y, si es necesario, restaurar aquella documentacin que lo requiera. En este Archivo la documentacin tambin deber contar con sus carpetas y cajas, ubicadas sobre la estantera adecuada.

Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentacin

Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentacin. Esta ltima siempre deber realizarse en seco y debe existir personal encargado nicamente de esta labor. Vale la pena recalcar que se requiere una buena capacitacin sobre el tema para evitar

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daos. La limpieza de espacios debe programarse peridicamente para el depsito (de acuerdo con las necesidades del mismo) y para la estantera (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar la acumulacin de polvo y suciedad. La limpieza de cajas debe hacerse en seco, una por una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo de programas, resultar necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga una induccin al personal encargado.

Para la estantera (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar la acumulacin de polvo y suciedad

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8. PAUTAS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

Es necesario establecer algunas "normas" a la hora de consultar la documentacin con el fin de protegerla. Algunas de estas normas son: No mojar los dedos con saliva para pasar las paginas. Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y monogafas) Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depsitos. Controlar el prstamo de documentos y llevar un estricto control de quin los consultan. Lavarse las manos despus de consultar. No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados para el almacenamiento de la documentacin. Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicacin dentro del apartado del Archivo Histrico, para una correcta conservacin, debern aplicarse desde el momento del trmite, durante la consulta, en el paso por el archivo central y finalmente en el histrico.

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9. PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVAPROGRAMASDiagnostico integral

PROBLEMADesconocimiento del estado en el que se encuentran los archivos en trminos de conservacin documental.

OBJETIVOSEvaluar las condiciones en las que se encuentra el archivo en relacin con todas aquellas variables involucradas con la conservacin documental, con el fin de establecer las necesidades, recomendaciones y prioridades de accin. Concertar mecanismos y acciones de sensibilizacin; recuperar valores documentales, histricos, administrativos, culturales y testimoniales; crear conciencia sobre la importancia y utilidad de los programas de conservacin preventiva. Crear estrategias y medidas de seguridad para la prevencin, preparacin y respuesta ante una situacin de vandalismo, hurto, atentados, emergencia o desastre; este programa contempla la proteccin tanto del acervo documental como la del personal que labora dentro de los locales destinados para archivo. Aplicar mecanismos para el control de las instalaciones, en particular las reas de manejo documental.

DIRIGIDO AA los responsables de la administracin archivstica y al personal tcnico.

CORRECTIVOSAplicar formatos de diagnstico que contemplen identificacin del inmueble, infraestructura fsica, caractersticas y estado de conservacin de la documentacin; se deben identificar los aspectos administrativos de la unidad, continuar con la revisin de las instalaciones y dotaciones, culminar con la evaluacin de las caractersticas y el estado de conservacin de la documentacin, a partir de los resultados, establecer los programas prioritarios. vase publicacin del AGN Pautas para el Diagnostico Integral de Archivos Aplicar la reglamentacin vigente a saber: Ley General de Archivos, Acuerdos emanados del Archivo General de la Nacin y Decretos del Ministerio de Defensa, normatividad institucional, decisiones tomadas en el Comit de Archivo de la Polica Nacional; realizacin de jornadas de capacitacin, talleres, cursos, visitas guiadas, investigaciones; normalizar los procedimientos de conservacin a travs de la implementacin progresiva de los programas en cabeza del responsable de los archivos Centrales e Histrico. Crear la Brigada o comit de prevencin y atencin de desastres para documentos para la preparacin de recursos, operaciones y responsabilidades; aplicar el Acuerdo No. 050 de 2000 del AGN, Prevencin de deterioro de documentos de archivo y situaciones de riesgo, este Acuerdo contempla, el levantamiento y valoracin del panorama de riesgos, medidas preventivas, preparacin de un plan de emergencias y reaccin en caso de siniestros. Evaluar peridicamente el estado de conservacin de los materiales constructivos y acabados del edificio; identificar igualmente factores de alteracin, redes de energa, conduccin de agua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo o mugre; conocer y usar los planos de la edificacin para la ubicacin y registro de los factores de alteracin; definir las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparacin o renovacin; contactar si es necesario al personal tcnico o a las empresas especializadas para la inspeccin y mantenimiento de las instalaciones alertando sobre las medidas de seguridad y proteccin sobre la documentacin; aplicar programa de limpieza en las diferentes reas de la edificacin, vase Acuerdo AGN No. 049/2000, Acuerdo AGN No. 037/2002, Instructivo SUDIR-SEGEN No. 009 de 2009.

CAMPO DE ACCINTodas las dependencias de la institucin.

Falta de conocimiento y Sensibilizacin valoracin de las y toma de fuentes documentales y conciencia la responsabilidad en la conservacin y organizacin de los archivos.

A todo el personal que integra la institucin (nivel directivo, administrativo, personal uniformado, no uniformado) y usuarios. Todo el personal de la institucin en cabeza de los responsables del archivo central; grupo de salud ocupacional y usuarios. Personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin.

Toda la institucin, especialmente las dependencias en que se preste los servicios de archivo como son, prstamo y consulta.

Prevencin atencin desastres

y de

Factores de riesgo internos y externos relacionados con el deterioro o perdida del acervo documental.

Toda Institucin

la

Inspeccin y mantenimiento de instalaciones

La existencia de espacios inadecuados para el depsito de documentos; carencia de capacitacin de los funcionarios que administran los archivos con relacin a los aspectos de conservacin preventiva y a los de servicios generales; problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiente mantenimiento global de la edificacin.

Infraestructura e instalaciones, en particular reas de almacenamiento y de limpieza de la documentacin.

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PROGRAMASAlmacenamiento de documentos.

PROBLEMADocumentacin que presenta un mobiliario de almacenamiento inadecuado (estantera, planotecas, muebles de oficina); unidades de conservacin (cajas, carpetas, rollos, legajos, libros, entre otros) no adecuados.

OBJETIVOSImplementar el uso de mobiliario y unidades de conservacin acordes con la cantidad, formato, tcnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital del documento.

DIRIGIDO APersonal que tiene a cargo todo el manten

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Guia de Conservacion Preventiva Para Los Archivos de La Policia Nacional