GUÍA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE

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Eco. Luis Gálvez LeónLima, 1 8,19 y 20 de julio del 2012

GUÍA DE DISTRIBUCION DE COMPRAS A LAS MYPE

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ANTECEDENTESMarco Legal Decreto de Urgencia N° 058-2011, en el cual se dictaron medidas

urgentes y extraordinarias en materia económica y financiera para mantener y promover el dinamismo de la economía nacional, entre ellas, en materia de producción y productividad a favor de las micro, pequeñas y medianas empresas. Para tal efecto, se ha autorizado excepcionalmente a FONCODES a gestionar a través de la modalidad de NEDD, las adquisiciones de bienes a las micro y pequeñas empresas - MYPE de uniformes, calzado, chompas y buzos para escolares y su distribución en las zonas de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional; asimismo la adquisición y distribución de uniformes para el Ministerio del Interior y de vestuario para el Ministerio de Defensa.

Decreto de Urgencia N° 016-2012, en el cual se establece la ampliación del Programa hasta el 31 de diciembre del presente año.

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OBJETIVOSObjetivo General Proveer de uniformes, buzos, calzados, chompas a escolares en zona de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional, como parte de la lucha contra la pobreza en el país

Objetivo EspecíficoDistribuir uniformes, buzos, calzados y chompas escolares de las Instituciones Educativas ubicadas en zona de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional.Población ObjetivoPara efectos de la Distribución de prendas a la población beneficiaria, se identifica la población objetivo según lo dispuesto en el Artículo 7° del Decreto de Urgencia 058-2011, que dispone la distribución a los beneficiarios ubicados en el ámbito del Programa Nacional de Apoyo Directo a los más Pobres (JUNTOS), del Valle del Río Apurímac y Ene (VRAE) y de la Estrategia Nacional CRECER, y su distribución en las zonas de pobreza y pobreza extrema.

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ÁMBITO DE EJECUCIÓN

BENEFICIARIOSPrograma nacional JUNTOS

Valle del Río Apurímac y Ene (VRAE)

y de la Estrategia Nacional CRECER

zonas de pobreza y pobreza extrema

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Supervisión del ProgramaFONCODES es responsable de la supervisión de los Núcleos Ejecutores, a través de un Equipo Nacional que gestionará la contratación de Supervisores, quienes representarán a FONCODES ante los NEDD.

La supervisión acompaña la gestión administrativa, financiera y técnica de los referidos Núcleos planteando recomendaciones y sugerencias para la mejora de la gestión de los recursos.

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CICLO DE LA DISTRIBUCION DE LOS BIENES

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DEFINICIONES Y CONDICIONES DE LA DISTRIBUCIÓN

NEC NEDDBienes

Bienes

Actas de transferencia

Control de calidad y cantidad

Aplicará y velará por el proceso de

distribución Todo acuerdo deberá estar en actas legalizadasDistribución y entrega de bienes deben estar documentados - liquidación final

FONCODES es la Supervisión de la Distribución de los bienes

Bienes

S u p e r v i s i ó n

PLAN DE DISTRIBUCION•Adecuado transporte y manipuleo•Adecuado almacenamiento•Control de inventarios•Cumplimiento de cronogramas•Presencia de la supervisión

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ALMACENES SEGUROS

•Condiciones: Seguridad, espacio, conservación, maniobrabilidad, riesgos y preparación de los bienes escolares para la recepción, almacenamiento y distribución respectiva•Debe tener tres zonas definidas: i) de recepción y envío, ii) de almacenaje y iii) de elaboración de lotes de despacho. Articuladas•Gestión de Inventarios: i) Determinación de Existencias, ii) Flujo de Existencias y iii) Procedimientos de control y reporte permanente se stocks. Enlazados al sistema que se implemente

•Contra todo riesgo a fin de garantizar la seguridad de los bienes

• Se extenderá hasta las transferencias entre almacenes y los traslados para las entregas a los Comités de Recepción y Entrega. Salvo si el transporte tienen uno propio

•Los almacenes y puntos de acopio también deben de contar con servicio de vigilancia las 24 horas del día.

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Del Ciclo de la distribución de los bienes a los beneficiarios1. Conformación de lotes de distribución de bienes, - En función al numero de beneficiarios.- Desde los almacenes departamentales a los puntos de acopio

2. Rotulado-Debe figurar: almacén origen, almacén u lugar de destino, descripción de ítems, cantidad, talla y sexo, si fuese necesario. Debe ser pegado seguro

3. Coordinación y seguimiento para la presentación de la documentación-Establecer el numero de personal encargado de la recopilación y revisión de documentos de las IIEE.-De preferencia deberá residir en la zona para solicitará a las UGEL, gobernadores y alcaldes.(tener contactos) -El pago al personal se efectuará por tarea cumplida.

4. Recopilación de Documentos •Nóminas de Matrícula (Anexo 01)•Actas de Constitución del Comité de Recepción y Entrega (Anexo 02). •Acta de Recepción (Anexo 03).•Copia del Documento Nacional de Identidad –DNI- de los integrantes de dichos Comités.•Resolución de Designación del Director de la Institución Educativa.

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6. Conformación de lotes en los almacenes para entrega finalAlmacén departamental IIEE; paquetizado con la cantidad de bienes de la IIEE.Debe tomar un tiempo aceptable

Del Ciclo de la distribución de los bienes a los beneficiarios

Entrega a IIEE en

el Almacén

IIEE a menos de 3 horas

7. Programación de la entrega de las prendasEl Coordinador Zonal de Distribución coordinará con la DRE, UGEL, el Gobierno Local y Gobernación el proceso de entrega de las prendas a los Comités de Recepción, Sólo IIEE que hayan presentado la documentación completa. Para la difusión: podrá emplear publicaciones en el diario de mayor circulación del departamento u otros medios-Coodinar con el equipo zonal

Entrega IIEE a través de la UGEL

Entrega IIEE a

través de Locales

CentralesPuntos central del mayor # de

IIEE

Entrega IIEE a

través de directame

nteIIEE de acceso peligroso,

volumen, requiere llevar a la misma

IIEE

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8. Entrega de las prendas a los Comités de Recepción y Entrega A cargo de un representante del NED A IIEE con documentación completa. En el caso de no entregase en el cronograma establecido, el Coordinador Regional de Distribución

Del Ciclo de la distribución de los bienes a los beneficiarios

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DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA

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Buzos CEBE (3-5 años), PRONOEI e Inicial•Uniformes y calzados Nivel Primaria (hasta los 13 años), de los distritos de CRECER, Plan VRAE y Programa JUNTOS;(primer quintil de pobreza).•Chompas IIEE de la región natural sierra, con prioridad a los que se encuentren a mayor altitud msnm. Hasta completar la cantidad de chompas que se distribuirá


1.De la Identificación de las Instituciones Educativas / PRONOEI y Estudiantes Beneficiarios del Programa IIEE de acuerdo al DU 058-2011.

2. De la Conformación y funciones del Comité de Recepción y Entrega en la Institución Educativa y PRONOEIDirector del Plantel + (2) representantes de los Padres

de Familia (APAFA). Acreditados por el MINEDU a través de RD

Verificar la Nóminas de Matrícula (Anexo 1) firmada por el director y fedateada por la UGELRecibir los bienes destinados a las IIEE y entregar las nominas fedateadas al NEDDRecepcionar los bienes mediante un acta de recepción (Anexo 3).Entrega de los bienes a los alumnos beneficiarios con la firma del padre en la “Planilla de Entrega a Beneficiarios” (Anexo 04).Levantar un “Acta de Entrega de Bienes a los Beneficiarios” (Anexo 05) en la cual se consigne el número total de bienes recibidos y entregados por el Comité. Si se tuviese devolución de bienes sobrantes, llenar el Acta de Devolución de bienes (Anexo 6).Remitir a la UGEL una copia de las Actas (Anexo 1, 2, 3, 4, 5 y 6) e informarles acerca de los resultados e incidencias del proceso

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Poli docentes: El Alcalde de la Municipalidad Distrital o Provincial +El Gobernador o Teniente Gobernador + Un representante de la Asociación de Padres de Familia. Unidocentes. El Gobernador o Teniente Gobernador + 02 representantes de los padres de familia designados por asamblea


3. De la Conformación y funciones del Comité Veedor

4. Funciones de las DRE y UGELa. DRE

Asumir o designar un representante para el proceso de distribución y entrega en el ámbito de su jurisdicción.Apoyar a los NEDD para asegurar la correcta recepción y entrega de los según su ámbitoRealizar labores de difusión y capacitación a las IIEE en función a la guíaFiscalizar en coordinación con las UGEL la recepción y entrega de los bienes.Sistematizar y consolidar, en el ámbito regional, la información relativa a la entrega de los bienes, remitida por las UGEL a su cargo.Elaborar el Informe Final de la recepción y entrega de buzos, uniformes, calzados, y chompas escolares de las IIEE y PRONOEI beneficiados en el ámbito de su jurisdicción, y remitirlo al NEDD y el Equipo Zonal de FONCODES.

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DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA4. Funciones de las DRE y UGEL

a. UGEL

Asumir o designar un representante para el proceso de distribución y entrega en el ámbito de su jurisdicción.Apoyar a los NEDD para la correcta recepción y entrega de los bienes a las IIEE de su ámbito.Verificar la conformación de los Comités de Recepción y Entrega y a conformación de los Comités Veedores en cada IIEE y PRONOEI de su jurisdicción.Brindar apoyo y orientación al Comité de Recepción y Entrega de las IIEEDifusión de la presente Guía a los Directores y coordinadores de las IIEE, CEBE y PRONOEIFiscalizar en coordinación con la DRE, la recepción y entrega de los bienesCoordinar con la DRE y el NEDD las incidencias y avances del proceso e informar los trabajos realizados.Recibir la documentación de las IIEE y/o PRONOEI de su jurisdicción; y de ser necesario, disponer las medidas correctivas correspondientes.Entregar al Equipo Zonal de FONCODES copia de las “Planillas de Entrega a Beneficiarios” (Anexo 04), “Actas de Entrega de los Bienes a los Beneficiarios” (Anexo 05) “Acta de Devolución de Bienes” (Anexo 06) de las IIEE y PRONOEI a su cargo.De ser el caso, recibir y custodiar los bienes sobrantes de las IIEE a su cargo, procediendo de acuerdo a las disposiciones específicas que se emitan sobre la materia. En caso de tener dichos bienes deberán ser inventariados y destinados otras II.EE. que la UGEL considere su asignación y con cargo de informar sobre dicho en su Informe Final.

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DE LOS PROCESOS DE DISTRIBUCION Y ENTREGA4. Funciones de las DRE y UGEL

a. IIEE

5. Procedimientos par la distribución y entrega

IIEE verifica si está como

beneficiaria

IIEE conforma Comité de

Recepción y Entrega (CRE)

mediante RD (anexo

02)

Director acondiciona lugar seguro para bienes

IIEE entrega a UGEL

Nóminas de matricula

UGEL coordina

conformación de comité

veedor. Máximo 10

días

Convocará e instalará el Comité de Recepción y Entrega de los Bienes, presidido por él y conformado por dos representantes de los padres de familia. Remitir a la UGEL las nóminas de matriculas actualizadas Custodiar en lugar seguro los bienes pendientes de entrega y/o sobrantes hasta su devolución o disposición final. Realizar la identificación de las tallas de los alumnos(as) beneficiarios(as) a su cargo y entrega la información consolidada de la IIEE a la UGEL Apoyar al Comité de Recepción y Entrega en la distribución de los bienes a los alumnos beneficiados y en la obtención de la conformidad de recepción por parte de los padres de familia o apoderados.

a. Actividades preparatorias

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5. Procedimientos par la distribución y entregab. Distribución de bienes a los beneficiariosD


NEDD comunica a

las IIEE, UGEL y DRE los

procedimientos, lugar y

fecha

IIEE convoca anticipadamen

te a sus miembros CRE

Entrega de Nóminas de Matricula, y

Acta de Recepción (Anexo3)

CRE verifica cantidad y

estado de los bienes

Suscripción de acta de Recepción

con incidencias,

ENTREGA

•Caso de existir diferencia de cant. consignar en el anexo 3

IIEE_ NEDD

•No aceptar defectuosos, NEDD repone, registra en el Anexo 3

•Firmada por el NEDD y comité veedor(si está presente)

El acto genera el

expedienteDOCUMENTOS OBLIGATORIOS•Nomina de Matrícula (anexo1)•Copia de RD-acredita al CRE (Anexo 2)•Acta de recepción (Anexo 03)•Guía de Remisión

DOCUMENTOS SECUNADRIOS

•Copia de doc. que acredite el cargo del director•Fotocopia de los DNI de los miembros del CRE

Si se entrega en un lugar que implique el desplazamiento del Comité de Recepción, el Director puede ser comisionado para ejecutar las acciones y suscribir el Acta de Recepción y la Guía de Remisión

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CRE clasifica a alumnos por bien, grado,

sección, sexo, talla, cantidad

de bienes

Elaboración de planilla por

cada sección de la IIEE (Anexo 4)

CRE, junto a profesor de

aula cita a los padres de familia,

entrega y firma el padre

que recibe (Anexo 04)

CRE levanta el acta de entrega

(Anexo 5)

Bienes en custodia

c. Recepción de bienes de los NEDD Remitir una copia a la

UGEL

•Consignar incidencias en el Anexo 3•Suscriben CRE, docentes y comité veedor

•05 días hábiles para recoger en cada aula

Devolución de bienes (Anexo 6)

•Entrega a otro beneficiario.•Entrega a UGEL

Padres se identifican con DNI, Padres analfabetos solo huella digital •15días

hábiles en dirección

Envía a UGEL y gobernador

Solicita copias de los anexos

Plazo:10 días

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UGEL remite informe del progreso del

proceso

UGEL - Informe Final a

la DRE

DRE emite informe final a NEDD y éste

al Equipo zonal

c. Del reporte y consolidación de la información relativa al proceso

A la DRE y NEDD

plazo 30 días plazo 30 días

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NEDD debe contar con un

sistema de monitoreo.

Etapa de compras:

recepción de cantidad y calidad de

bienes

Registrar, controlar y conocer Origen del

bien,Almacenamiento Distribución Entrega

Fecha y almacén de recepción

Recepción interalmacene

s

Preparación de lotes

Preparación de lotes

Fecha que servirá para rótulos

Fecha de guías

Permitirá tener reportes de avance por ítem, por departamento, por centro educativo, así como debe dar la idea de los tiempos del ciclo, el cual es importante medir debido a que los criterios de la distribución son la rapidez y efectividad en el proceso.

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