UNIVERSIDAD NACIONALFACULTAD DE FILOSOFA Y LETRAS

ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGA,DOCUMENTACIN E INFORMACIN

GUA DE LA INFORMACIN QUE CUSTODIAEL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA

MEMORIA DE LA PRCTICA DE GRADUACINPARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURAEN BIBLIOTECOLOGA Y DOCUMENTACIN

Volumen I

SARA CASCANTE GAMBOALILLIAM VILLALOBOS CHAVARRA

Heredia, Costa Rica

2006

TRIBUNAL EXAMINADOR

MsterLuca Chacn Alvarado ____________________________Decana de la Facultad de Filosofa y letras

MsterAracelly Ugalde Vquez _____________________________Directora de la Escuela de Bibliotecologa Documentacin e informacin

MsterMara de los ngeles Ziga Solano ____________________________Tutora

LicenciadaMarta Eugenia Rojas Mora _____________________________Lectora

Licenciada Marlene Vargas Hernndez ____________________________Lectora

LicenciadaSara Alfaro Espinoza _____________________________Profesora especialista

Viernes 9 de junio de 2006

ii

PENSAMIENTO

Nuestro Camino est lleno de pruebas.

Cumplir con nuestra meta personal

y acceder a nuestros sueos

requiere de valor, constancia y fe.

Es natural sentir que flaqueamos.

Pero tambin es natural nuestra fuerza

Interior para superarnos y seguir adelante...

Paulo Coelho

iii

DEDICATORIA

A mis hijas e hijo:

Maureen Kattia, Jeannette de los ngeles, Mario Alberto e Ingrid:

Luceros desprendidos de mi Sere impulsados al Universo

con la fuerza inquebrantable del AMOR,y que se devuelven a mi vida

para darme inspiracin, plenitud y gozo

en el sendero constante de mi superacin.

A mis nietos y nieta:

Mario Alonso, Liam Allen y Kattia Isabella:

En cuyas vidas he visto y he sentidoque la luz que emergi de mi Ser ----por medio de mi hijo e hijas ----prosigue su expansin inexorablepara continuar con mi inspiracin,

plenitud, gozoy superacin constante.

A mi Madre

Deyanira Villalobos Chavarra

Porque un da , en el instante y espacio oportuno,desde lo ms profundo de su Ser,

por designio de Diosme plant en este mundo,

cuyo sendero es fuente de realizacin y perfeccionamiento en cada instante.

Lilliam Villalobos Chavarra

iv

DEDICATORIA

A Dios

Ya que sin l nada podemos hacer. Dios es quien nos concede el privilegio de la vida

y nos ofrece lo necesario para lograr nuestras metas.

A mi esposo. Azaras

Por su apoyo, cario y respeto,por estar conmigo en aquellos momentos

en que el estudio y el trabajoocuparon mi tiempo y esfuerzo,

durante todo este proceso.Por compartir las alegras, las penas

Y por siempre tener palabras de aliento.Gracias por tu ayuda!

A mis hijos. Ral y Jasn

Por su paciencia, comprensin;por estar ah cada vez que los necesit,

por haber sido fuente de inspiraciny motivacin para superarme cada da ms.

Gracias y que Dios los cuide siempre.

A mi madre. Emrita

Por ser un ngel que desde el cielo me gua;a ella quin me enseo a nadar contra corriente,

y a proseguir por el camino del bien.

A mi padre. Humberto

Por educarme e infundarme valores para conducirme correctamente

y por ser un abrazo de amor permanente que me fortalece.

Sara Cascante Gamboa

AGRADECIMIENTO

v

Al personal del Archivo Nacional,

por el inters, mstica y dedicacin

que manifiestan en sus procesos

para hacer de esta Institucin

un medio eficaz

para el desarrollo cultural

de Costa Rica.

A Sara Alfaro Espinoza

Licenciada en Historia,

funcionaria del Archivo Nacional de Costa Rica,

ejemplo de mstica profesional,

por el inters permanente, cuyos consejos,

ayuda y recomendaciones, fue ms motivacin

para culminar con xito este

trabajo final de graduacin.

A las lectoras

Marlene Vargas Hernndez

Y Marta Eugenia Rojas Mora

Que con su lectura y recomendaciones

Le dieron validez a este trabajo final de graduacin.

A Mara de los ngeles Ziga Solano

Directora de esta investigacin,

por sus aportes acertados y oportunos,

reflejados en el cumplimiento de los objetivos

de este trabajo final de graduacin

RESUMEN

vi

Gua de la Informacin que custodia

el Archivo Nacional de Costa Rica

En la medida en que esta sociedad de informacin y comunicacin crece,

tambin experimenta crecimiento las fuentes de informacin en sus diferentes

soportes. Vivimos en una sociedad marcada por la tecnologa, por esto surge la

necesidad de crear instrumentos que permiten un mejor aprovechamiento de la

informacin.

Dada la justificacin del caso y considerando, la importancia que reviste

valorar y conocer la cantidad y calidad de la informacin que alberga el Archivo

Nacional de Costa Rica, el objetivo general de este trabajo de investigacin es,

realizar una obra de referencia impresa, de los tres archivos que brindan informacin

al pblico, Archivo Histrico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Con el fin de

facilitar el acceso a la informacin y de reforzar la labor de divulgacin que ha venido

haciendo el Archivo Nacional mediante sus publicaciones, exposiciones y dems

actividades afines, para dar a conocer sus fondos.

Las variables que se utilizaron para esta investigacin fueron:

- Fuentes de informacin

- Organizacin de la informacin

- Herramientas existentes en el Archivo Nacional

- Necesidades del usuario

- Acceso a la informacin

Para ello se efectu:

vii

- Un diagnstico entre los usuarios, con la finalidad de obtener la

percepcin y opinin acerca de facilidades de acceso a la

documentacin tanto como a las necesidades de informacin,

por medio del respectivo cuestionario.

- Una entrevista a los funcionarios con el objetivo de conocer

aspectos bsicos tales como servicio, funciones, organizacin

de la informacin, tipo de documentos que prestan y de toda

la informacin que ah se custodia.

- Se realiz una observacin para saber qu procesos se

desarrollan al hacer uso de la documentacin.

El propsito fundamental de este estudio fue apoyarse en los resultados

obtenidos para fundamentar la incuestionable utilidad de la gua tanto para el

personal como para los usuarios del Archivo Nacional.

La gua contiene una breve resea de algunas instituciones, un resumen de lo

que constituye el fondo, sub-fondo serie o sub-serie de la institucin descrita, las

fechas extremas de los documentos de ese fondo y el volumen de informacin en

metros lineales o en unidades documentales de los tres diferentes departamentos

que ofrecen informacin al pblico. En el caso del Archivo Histrico se brinda una

observacin de algn documento, para dar una idea de lo que puede encontrar en l.

Se busc elaborarla de la manera ms objetiva, para facilitar su uso tanto de

forma como de fondo y darle as mayor aprovechamiento al patrimonio cultural de

Costa Rica.

Es recomendable que esta gua est en todas las bibliotecas y que el Archivo

Nacional se encargue de la divulgacin entre los usuarios y decida ponerlo en lnea,

en virtud de que, lo valioso de este trabajo consiste en ponerla en prctica.

TABLA DE CONTENIDO

viii

INTRODUCCIN .................................................................................................................................................... 1

1.1.EL CAMPO DE TRABAJO Y SU IMPORTANCIA ............................................................................................................. 3 1.2. PROBLEMAS GENERALES DEL CAMPO ....................................................................................................................... 7 1.3. ESTADO DE LA CUESTIN ................................................................................................................................... 10 1.4.REVISIN DE LA LITERATURA ............................................................................................................................... 12

1.4.1.Archivos Nacionales .............................................................................................................................. 12 1.4.2. Archivo Nacional de Costa Rica .......................................................................................................... 21 1.4.2.1.Ley del Archivo Nacional de Costa Rica ............................................................................................ 23 1.4.2.2.Cuadro de clasificacin del Archivo Nacional de Costa Rica ........................................................... 24 1.4.3.ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ................................................. 26 1.4.4.Obras de Referencia .............................................................................................................................. 28 - Guas ............................................................................................................................................................ 30

2.PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIN DE LA PRCTICA ...................................................... 32

2.1.OBJETIVOS DE LA PRCTICA ................................................................................................................................. 32 2.1.1.Objetivo general: ................................................................................................................................. 32

- Objetivo especficos: .................................................................................................................................................. 32 2.1.2.Objetivo General: .................................................................................................................................. 33

- Objetivos especficos: .............................................................................................................................................. 33 2.2.ORGANISMO DONDE SE REALIZA LA PRCTICA ........................................................................................................ 34 2.3.DISTRIBUCIN DEL TIEMPO DE TRABAJO ................................................................................................................. 35

Actividades .................................................................................................................................................. 38 Actividades ..................................................................................................................................................... 38

2.4.METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE LA ACTIVIDAD ORDINARIA ....................................................................... 40 2.4.1.Tipo de investigacin ............................................................................................................................. 40 2.4.2.Fuentes y sujetos de informacin .......................................................................................................... 41

2.4.2.1.Fuentes de Informacin: .................................................................................................................................. 41 2.4.2.2.Sujetos de informacin: .................................................................................................................................. 41 2.4.2.3.Descripcin de instrumentos: ........................................................................................................................... 42

2.4.3.Tabla de variables ................................................................................................................................ 44 2.4.4.Aspectos metodolgicos de la actividad ordinaria .............................................................................. 48

2.4.4.1.Poblacin y muestra .......................................................................................................................................... 49 2.4.4.3.Cuestionario ...................................................................................................................................................... 49 2.4.4.4.La entrevista y la observacin .......................................................................................................................... 51

2.4.5. Anlisis y resultados del diagnstico ................................................................................................... 52 2.4.5.1.Quines son los usuarios/ as? .......................................................................................................................... 52

2.4.6. Conclusiones del diagnstico ............................................................................................................... 65 2.5. METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE LA ACTIVIDAD INNOVADORA .................................................................. 68

3.ALCANCES DE LA PRCTICA ...................................................................................................................... 72

3.1.PROYECCIONES ................................................................................................................................................. 72 3.2.RECOMENDACIONES ............................................................................................................................................ 73 3.3.LIMITACIONES ................................................................................................................................................... 74 3.4.CONCLUSIONES .................................................................................................................................................. 74

4.REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y ANEXOS ......................................................................................... 76

4.1.REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................................................................. 76 4.2.ANEXOS ....................................................................................................................................................... 81 ANEXO 6 ................................................................................................................................................................ 93

Archivo Nacional de Costa Rica .................................................................................................................... 94

ix

SIGLAS

AID Agencia Internacional para el Desarrollo

BCIE Banco Centroamericano de integracin Econmica

CCSS Caja Costarricense del Seguro Social

CNSED Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos

CESPO Centro de Estudios de Poblacin

CODESA Corporacin Costarricense de Desarrollo

FLACSO Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales

FMI Fondo Monetario Internacional

FNUAD Fondo de las Naciones Unidas para la Poblacin (siglas en francs)

IFAM Instituto de Fomento y Asesora Municipal

ICE Instituto Costarricense de Electricidad

ICECU Instituto Centroamericano de extensin de la cultura

ICODER Instituto Costarricense del deporte y la Recreacin

ICT Instituto Costarricense de Turismo

IDA Instituto de Desarrollo Agrario

INA Instituto Nacional de Aprendizaje

INAMU Instituto Nacional de la Mujer

INCOFER Instituto Costarricense de Ferrocarriles

INS Instituto Nacional de Seguros

INVU Instituto Nacional de vivienda y Urbanismo

x

ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (Siglas en ingls)

ITCO Instituto de Tierras y Colonizacin

MCJD Ministerio de Cultura Juventud y Deporte

MEIC Ministerio de Economa, Industria y Comercio

MINAE Ministerio del Ambiente y Energa

MOPT Ministerio de Obras Pblicas y Transporte

OEA Organizacin de los Estados Americanos

OIT Organizacin Internacional del Trabajo

PANI Patronato Nacional de la Infancia

RAN Revistas Archivo Nacional

RECOPE Refinadora Costarricense de Petrleo

SNE Servicio Nacional de Electricidad

TLC Tratado de Libre Comercio

UCR Universidad de Costa Rica

UNESCO Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura. (Siglas en ingls)

UNICEF Fondo internacional de emergencia de las Naciones Unidas para la Infancia (Siglas en ingls)

xi

INTRODUCCIN

La sociedad que no conserva sus documentos, como testimonios eficientes de la actividad desarrollada, se puede considerar como una sociedad desmemoriada, sin experiencia, sin actividad, por lo que no podr ser considerada en el futuro por ser ignota o, al menos, incierta. Desaparece el hombre, el actor, el artfice, pero queda su obra, de la que podrn beneficiarse sus descendientes o sus continuadores.

Enrique Prez Herrero (Historiador)

La seleccin del tema para realizar el trabajo final de graduacin, se di con el

fin de elaborar una obra de referencia que permitiera conocer la informacin que

custodia el Archivo Nacional de Costa Rica y cmo acceder a ella, siendo esta una

institucin pblica que tiene una trayectoria de servicio de ms de cien aos, cuya

informacin, es de gran utilidad para los diferentes usuarios.

Para comenzar, los temas desarrollados en la memoria en el item 1.4. revisin

de la literatura tienen carcter de conocimiento de divulgacin, porque son tomados

y construidos con razonamiento relativo a las afirmaciones expuestas por otros

autores, sobre la temtica tratada.

En esta investigacin se realiz un diagnstico sobre los usuarios; con la

tcnica del cuestionario y una entrevista a los funcionarios de la institucin. Tambin,

se utiliz como mtodo la observacin, con el fin de identificar el tipo de dificultad

que encuentra el usuario al hacer uso de la informacin y analizar el acceso a los

documentos disponibles del Archivo Histrico, Intermedio y Notarial del Archivo

Nacional de Costa Rica.

Todo este estudio, descansa sobre el propsito de ampliar la visin para

cumplir con el objetivo principal, realizar una obra de referencia, a modo de gua

sobre los documentos que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.

1

La gua contiene una breve resea de algunas instituciones, un resumen de lo

que constituye el fondo, sub-fondo o serie de la institucin descrita, las fechas

extremas y la cantidad de documentos en metros lineales o en unidades

documentales de los tres diferentes departamentos que ofrecen informacin. En el

caso del Archivo Histrico se brinda una observacin de algn documento

perteneciente al fondo sub-fondo o serie, para dar una idea de lo que puede

encontrar en l.

Finalmente en la memoria se encuentran las proyecciones y las

recomendaciones relacionadas con el trabajo efectuado, con lo que se espera que

otros y otras colegas se motiven para la realizacin de futuros estudios. Este es un

trabajo con carcter de esfuerzo pionero, consistente en la elaboracin de una Gua

sobre el acervo documental del Archivo Nacional de Costa Rica, institucin que

custodia el patrimonio documental de la Nacin y que desde 1881, supo dar la

respectiva importancia a los millones de documentos oficiales, que desde la poca

de la Dominacin Espaola estaban dispersos por todo el pas.

Esta gua constituye una valiosa ayuda para los estudiantes, biblioteclogos,

archivistas, historiadores, abogados, notarios e investigadores de instituciones de

administracin pblica y privada lo mismo que, a todos aquellos usuarios nacionales

y extranjeros que de alguna manera, utilizan los servicios del Archivo Nacional. Por

esta razn, se constituye en una obra de referencia valiosa, para las diferentes

Bibliotecas Pblicas y Universitarias del pas y para el Archivo Nacional de Costa

Rica.

2

1.1. El Campo de trabajo y su importancia

Las bibliotecas y los archivos a travs de la historia de la humanidad han tenido

gran importancia como centros para informacin y divulgacin cultural. Por medio de

este accionar pretenden responder a la amplia gama de necesidades que proceden

de la demanda de los usuarios.

Si se analiza lo que es un archivo y lo que es una biblioteca se puede dar

cuenta que se relacionan entre s en cuanto a funcionamiento, porque los dos

conservan documentacin (de diferente tipo) para disposicin del pblico.

Si bien es cierto tanto la disciplina bibliotecolgica y archivstica son ciencias

hermanas, se debe tener claro que cada una de ellas tiene sus campos delimitados y

caractersticas propias, ambas tienen como funciones coleccionar, preservar,

registrar informacin y el fin comn es recogerla, recuperarla y difundirla. Tambin

hay diferencias marcadas entre ellas como por ejemplo:

Sobre el tipo de material: manuscritos, cartas, avisos, decretos, circulares,

pertenecen a los archivos, mientras que impresos, libros, revistas, entre otros

pertenecen a las bibliotecas.

El archivo custodia el material producido, trabaja con documentos nicos, el

acceso es restringido y representan la memoria de una institucin, adems su

organizacin es de acuerdo al conocimiento orgnico-funcional.

A diferencia las bibliotecas custodian grandes cantidades de impresos, libros,

revistas, copias de textos de estudio, el acceso es libre, el usuario busca lo que

necesita, usa un sistema estructurado de clasificacin, no existe dependencia

orgnica de los documentos.

3

En el campo de la informacin, es bsico conocer las necesidades de los

usuarios, que frente a los servicios de informacin, stos cada vez resultan ms

sofisticados y especializados. Tambin conviene encontrar la mejor manera de

satisfacer las necesidades mediante estrategias adecuadas. El papel que juega el

biblioteclogo o la bibliotecloga en el contexto de la sociedad de la informacin y la

comunicacin, es muy importante, ya que es el responsable de buscar los medios,

para facilitar el acceso a la informacin para ponerla a disposicin de los usuarios de

la manera ms gil, eficiente y oportuna.

Cceres (1996) infiere lo siguiente: La misin de la Bibliotecologa es servir como disciplina mediadora y dinamizadora en el proceso de creacin y transferencia del conocimiento, registrado de manera que ste pueda ser integrado convenientemente al desarrollo individual y social. Su meta es la creacin y fomento de una sociedad lectora y de una cultura de la informacin, organizacin, difusin, control, evaluacin y manejo de la informacin. Desde una concepcin cooperativa y gerencial de servicio y la utilizacin adecuada de tecnologas de punta. ( p. 37 )

Los profesionales en Bibliotecologa, a pesar de poseer una amplia formacin

tcnica y acadmica, no dominan todas las especialidades relacionadas con las

consultas de los usuarios. Se considera, que su funcin bsica, es saber dnde se

encuentra la informacin, cmo acceder a ella y cmo guiar al usuario para su

obtencin. Aqu es donde radica la importancia que tienen las obras de referencia:

medios que permiten suministrar informacin rpida, breve y eficiente.

En la mayora de las ocasiones, cuando el usuario est ante una extensa base

de datos que le impide investigar de una manera eficiente, se pierde y busca otros

medios que le facilite la bsqueda. Una situacin parecida se presenta en el Archivo

Nacional donde el usuario se enfrenta a extensas bases de datos y se le dificulta el

acceso a la informacin. Debemos destacar que una gua, como el documento

realizado, es un instrumento que puede dirigir al usuario a la informacin y as

utilizar de la mejor manera el acervo documental que custodia el Archivo Nacional.

Ofreciendo as un aporte valioso desde el punto de vista de la investigacin, aunque

4

por ser innovador pudiera contener algunos elementos que requieran mayor

afinamiento.

Esta Gua de la Informacin que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica

es un esfuerzo pionero que se propone reforzar la labor de divulgacin que ha venido

haciendo esta institucin, mediante sus publicaciones, exposiciones y dems

actividades afines para dar a conocer sus fondos. Por ser depositaria de toda la

documentacin importante del pas, de un incalculable valor y requerida con

frecuencia por diferentes tipos de usuarios con variados propsitos, es que surge la

inquietud de elaborar este trabajo innovador una obra de referencia en modalidad de

gua que muestre como est organizada la informacin, lo que contiene cada fondo,

sub-fondo y serie documental.

El Archivo Nacional custodia un rico acervo documental integrado por una gran

variedad de tesoros y curiosidades, que forman parte considerable de nuestra

memoria histrica. Esta gua menciona hechos, curiosidades e historias,

albergadas en esta institucin, consideradas como fuentes primarias para la historia

y la difusin cultural.

Para definir lo que es una obra de referencia el diccionario Real Academia

Espaola (2001), da al trmino referencia el significado de: En un escrito,

indicacin del lugar del mismo o de otro al que se remite el lector. (p. 1924)

Para los expertos en la materia Obra de Referencia (Garca, 2000)

Define, Obra hecha para buscar en ella informacin concreta, segn se necesite,

pero no para ser leda por entero de principio a fin. (p. 25)

En trminos generales, una gua es un instrumento que orienta o indica dnde

localizar la informacin, Prez (1983) seala que, Con el nombre de gua, se

designan ciertas obras que dan preceptos para encaminar o dirigir en aspectos

abstractos, puramente mecnicos o materiales. (p. 46)

5

De acuerdo con el enfoque en este trabajo se realiza una gua, un indicador

que contiene el panorama de la informacin que custodia los tres archivos que

brindan informacin del Archivo Nacional de Costa Rica:

- Archivo Histrico

- Archivo Intermedio

- Archivo Notarial

El Archivo Histrico: Es un archivo cuyo fin es conservar, organizar, para la divulgacin y exposicin de documentos histricos de valor cientfico cultural, donde

se puede realizar investigaciones y consultas en cualquier rea del conocimiento.

Tambin cuenta con una Biblioteca especializada en Archivstica y ciencias afines.

El Archivo Intermedio: Est integrado por documentos con valor administrativo legal (prueban derechos, responsabilidades y ayudan a tomar decisiones a nivel

estatal); eventualmente pueden llegar a tener valor cientfico cultural. Son

producidos por las oficinas de la Administracin Pblica, especialmente los de la

Presidencia de la Repblica y los Despachos Ministeriales.

El Archivo Notarial: Custodia todos los protocolos de los notarios, ndices y protocolos consulares de 1901 a la fecha. La consulta de este acervo est enfocada

a los abogados, notarios y cualquier persona que desee obtener informacin de

transacciones notariales o bien solicitar segundos testimonios de las escrituras

contenidas en los protocolos.

En la obra de referencia, se incluir un ndice ordenado alfabticamente de los

fondos, sub-fondos y series al inicio de cada uno de estos archivos. Adems, la

forma cmo organizan la informacin para facilitar la consulta ya que las necesidades

y objetivos de los usuarios son muy diferentes para cada uno de los Archivos

mencionados.

6

El Archivo Nacional utiliza las normas ISAD (G) Norma Internacional General de

Descripcin Archivstica, para la organizacin de fondos, sub-fondos y series.

Esta norma ISAD (G), (2000) define:

Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente y/o acumulados y utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.

Sub-fondo: Subdivisin del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institucin u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia documentacin. Cuando el productor posee una estructura jerrquica compleja, cada sub-fondo tiene a su vez tantos sub-fondo subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerrquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Serie: Materia fsica, en la que se contiene o soporta la informacin registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, volumen encuadernado, pergamino, pelcula, cinta magntica). (P. 17)

1.2. Problemas generales del campo

Considerando la investigacin como un factor en el proceso formativo de la

cultura y con miras a proporcionar un mtodo eficaz para recuperar informacin, se

ha pensado en realizar una Gua de la informacin que custodia el Archivo

Nacional de Costa Rica, institucin que conserva el Patrimonio Documental de la

Nacin, pues en sus acervos se depositan documentos insustituibles: actas de

independencia, documentos originales de todas las constituciones que han regido

nuestro pas, documentos del perodo colonial de Costa Rica, protocolos notariales y

gran cantidad de documentacin pblica desde la poca de la colonia.

Tomando en cuenta que se carece de una gua que facilite el manejo para el

acceso a la informacin, es la causa que motiva a elaborar un documento que se

convertir en un instrumento que tiene como objetivos, brindar apoyo integral a las

necesidades de informacin y lograr un mejor aprovechamiento de los recursos del

Archivo Nacional.

7

Actualmente, parte de la informacin se recupera mediante una base de datos

elaborada en Microisis, que en algunas ocasiones crea temor en aquellos usuarios

que no han tenido una formacin en Informtica, o que por su avanzada edad se

resisten al uso de esta tecnologa, establecindose una barrera entre la informacin y

el usuario. Sin embargo, parte de este proceso es la atencin que se le brinda al

usuario, que por convencimiento y la facilidad del programa terminan en su mayora

manejando la base de datos. Unos pocos se resisten y utilizan solo los ficheros, en

donde est la otra parte de la informacin.

A partir de 1997 se inicia la digitalizacin de los documentos en la base de

datos, sin embargo por la resistencia que haba al cambio, se realizaban ambos

procesos, manual y automatizado. Es hasta el ao 2001 que la informacin se

ingresa nicamente en la Base de Datos, eliminando el proceso repetitivo. La

informacin que se encuentra en fichas o en inventarios se est ingresando

retrospectivamente. Debido a esto, gran cantidad de informacin, se encuentra en los

tres formatos (fichas, inventarios y base de datos) y alguna documentacin est slo

en uno de los formatos mencionados.

La complejidad de acceso mencionada, hace que se piense en un medio

impreso, que contenga toda la informacin en un solo formato y que sirva de

instrumento valioso tanto en el Archivo Nacional como en las bibliotecas, para que la

informacin se divulgue.

Se elige el Archivo Nacional de Costa Rica para realizar tan interesante proceso

de prctica, porque es la institucin depositaria de documentos nicos con valor

cientfico y cultural que constituyen el patrimonio documental de la Nacin. Tambin,

pensando en la historia, cultura, tradiciones y documentacin que esta entidad

conserva con suma responsabilidad.

La importancia de esta obra de referencia o gua consiste en ofrecer un

invaluable apoyo para los estudiantes, biblioteclogos, archivistas, historiadores,

8

abogados, investigadores de instituciones de administracin pblica y privada,

extranjeros y nacionales, al facilitar la localizacin de la informacin que contiene el

Archivo Nacional, informacin que en algunas ocasiones es nica y de mucha

utilidad para cualquier trabajo.

Existe una gua que contiene informacin sobre esta institucin, El centenario

1881-1981, editado en 1981 por el Archivo Nacional y publicado por el Ministerio

de Cultura Juventud y Deportes. En el ao 2001 el Archivo Nacional edita un disco

compacto llamado Gua General de Fondos, la cual tiene algunas carencias: no

incluye todos los fondos, no menciona los sub-fondos y series, datos importantes

para llegar hasta la informacin que el usuario necesita para su investigacin.

Adems, segn se pudo constatar en la investigacin bibliogrfica realizada, se

carece de un documento, libro o tesis que gue al usuario a conocer la informacin

tan importante que despliega la institucin, su acceso, disponibilidad y organizacin.

De acuerdo con la justificacin del caso y considerando la importancia de

valorar y conocer toda la cantidad y calidad de la informacin que alberga el Archivo

Nacional, se plantean las siguientes preguntas generadoras:

- Conocen los usuarios del Archivo Nacional de Costa Rica la riqueza de

informacin que alberga esta institucin?

- Cules son los temas predominantes?

- Cules son las necesidades de informacin que tienen los usuarios?

- Qu instrumentos utilizan para consultar los documentos disponibles?

- Es necesario contar con una gua para obtener mayor informacin?

9

1.3. Estado de la cuestin

Desde el ao 1881 se consider la necesidad de crear una institucin para

reunir, ordenar y poner al servicio de particulares y del Estado, toda la riqueza

documental. Por ello se crea el Archivo Nacional de Costa Rica, una entidad que

vino a resguardar toda la documentacin que constituye la memoria de la Patria, para

que el pueblo costarricense descubra los tesoros y curiosidades que ah se albergan.

En la investigacin bibliogrfica realizada sobre el Archivo Nacional, se ha

encontrado el siguiente material: revistas publicadas por el Archivo Nacional de

Costa Rica, (RAN) que es un medio divulgativo de historiadores y que actualmente

est tomando un perfil archivstico, en el que se puede encontrar informacin sobre

su documentacin pero en pequeos aportes. En esta revista se mencionan tambin

los congresos, conferencias, ponencias y exposiciones relacionadas con la

Institucin.

El Archivo Nacional ha editado Algunos cuadernillos archivsticos, con

informacin solo de un fondo en particular.

La Licenciada Luz Alba Chacn de Umaa, public en el ao 1987, un folleto

con informacin bsica sobre los servicios que presta esa institucin, en el que

seala que la informacin puede variar en cualquier momento de acuerdo con las

leyes, reglamentos o normas de la institucin, omite mencionar la documentacin

que el archivo custodia. El Archivo Nacional edit un libro llamado centenario 1881-

1981, publicado por el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, en donde ofrece

un anlisis y una reflexin acerca de lo que esta institucin ha sido, es y ser en el

futuro. Es uno de los pocos documentos que contribuye a orientar al usuario, con

informacin ms precisa de lo que contiene el Archivo Nacional con algunas entradas

descriptivas de los documentos, por ejemplo:

10

- Cartago: Es un fondo en el que se encuentra toda la documentacin

de la antigua Metrpoli, correspondiente a las actividades polticas,

econmicas, sociales, religiosas y militares.

- Anexin de Mxico: Es un fondo con documentacin como cartas,

informes, actas, convocatorias, decretos, comunicaciones y otros.

- Corte Suprema de Justicia: Es un fondo con documentos como

juicios de recursos de casacin, Habeas Corpus, causas de imprenta y

otros.

- Mapas y planos: De caminos, carreteras, edificios pblicos de todo

el territorio nacional.

- Documentacin de todos los Ministerios del pas: Como el Ministerio

de Hacienda, Ministerio de Obras Pblicas y Transporte, Ministerio de

Relaciones Exteriores, entre otros.

Lo ltimo que se ha publicado del Archivo Nacional referente a la

documentacin que alberga es un disco compacto del ao 2001, llamado Gua

General de Fondos. Contiene una resea histrica de la institucin, en el que se

informa los aos que establecen, las normas, para que las ciudades y villas guarden

la documentacin ms importante y los lugares apropiados para su conservacin.

Muestra mapas y planos de lugares histricos como la Imprenta Nacional, La

Colonia de Aguas Sarcas y otros. Hace una pequea descripcin de los fondos

privados y particulares entre ellos:

- La Asociacin Costarricense de Archivistas, 1983-1991.

- La Asociacin Escuela para Todos, 1966-1987.

- Los fondos de documentos privados 1932-1974 que son

documentos provenientes de otros organismos privados.

- El Colegio de Abogados 1885-1987

11

- El Colegio de Mdicos y Cirujanos, 1966-1978.

- La Sociedad de Socorros Mutuos 1915-1982.

- La Anexin de Mxico, 1821-1823.

- Afiches, 1960- 1994

- Cartogrficos, 1700-1980

- Diapositivas y negativos, 1965-1992,

Sin embargo, a esta Gua General de Fondos le falta informacin, porque no

menciona todos los fondos, sub-fondos y series, omite mencionar el Archivo

Intermedio y el Archivo Notarial.

El Archivo Nacional de Costa Rica tiene un sitio en Internet

www.archivonacional.go.cr en la cual presenta una resea histrica de la Institucin,

servicios que ofrecen, horario, direccin, telfono, sin embargo no incluye

informacin acerca de su documentacin. .

Segn opinin de funcionarios, se han hecho una serie de actividades de

proyeccin a la comunidad, no obstante, esto es insuficiente, en relacin con la

cantidad y el tesoro de informacin que existe en el Archivo Nacional.

1.4. Revisin de la literatura

1.4.1. Archivos Nacionales

Los Archivos Nacionales o Archivos Generales, as denominados segn el pas

al que correspondan, son aquellos que custodian y administran la documentacin

que ha dejado de tener vigencia administrativa y est destinada a la investigacin.

Los Archivos Nacionales son los depositarios de los testimonios de la vida de

los pueblos. En sus actas se van recopilando las constancias del acontecer social,

poltico, econmico, cultural, religioso y cientfico de las naciones.

12

http://www.archivonacional.go.cr/

Estos antecedentes son importantes en el momento de preparar cualquier

proyecto. De ah la importancia de los archivos y del servicio de los archiveros, que

rebasa el mbito de la historia y la investigacin.

La formacin de los Archivos Nacionales encontrados en la historia, est en

relacin directa con las primeras experiencias de organizacin social del hombre, que

tienen lugar en el tercer milenio antes de Cristo. Segn Heredia (1993) Los archivos

nacen como una necesidad de la vida pblica y privada; son la memoria de una y

otra. Nacen como una conveniencia de hacer durable las acciones religiosas,

pblicas y econmicas. (p.105)

En la evolucin histrica de la archivstica se pueden diferenciar cuatro sub-perodos o tramos, contemplados por los tratadistas y que Bautier (1952 citado en

Tanodi, 1976) divide del siguiente modo:

1. La poca de los archivos de palacio que corresponden en trminos generales con la Antigedad.

2. La poca de los cartularios, abarcando los siglos XII al XVI es decir la Edad Media.

3. La poca de los archivos como arsenal de la autoridad que se extiende a lo largo del Antiguo Rgimen, desde el siglo XVI a comienzos del XIX.

4. La poca de los archivos como laboratorio de la historia desde los inicios del siglo XIX hasta mediados del siglo XX. (p. 55)

La creacin de los Archivos Nacionales en pases europeos fue imitando y

superando ampliamente el Archivo Nacional de Francia, creado el 7 de septiembre

de 1790. Se crearon en 1831 los Archivos de Bucarest, en 1835 los de Blgica, en

1866 el Archivo Histrico Nacional de Espaa. Estos nuevos archivos nacionales se

crearon para concentrar la documentacin de las instituciones desaparecidas o

distribuirla en archivos cuya orientacin futura deba ser el servicio para la

investigacin y la cultura. Para esto, era preciso concebir un sistema global de

organizacin de dichos fondos documentales que respetara su individualidad, se

trataba, en resumen, de observar y respetar la procedencia de los fondos.

13

Los principios fundamentales de la archivstica tales como el respeto al principio

de procedencia, la ordenacin de los documentos, el acceso, la transferencia y la

conservacin quedan con una finalidad organizativa, hacindose patente el concepto

de archivo como instrumento de poder al servicio del gobierno.

En los archivos tradicionales se haban utilizado estilos propios en el tratamiento

de la documentacin, cuyas normas se fijaron de acuerdo con criterios tcnicos y

prcticos del personal encargado de su procesamiento, en ese momento.

En los pases latinoamericanos, el despertar archivstico, al igual que en Costa

Rica se impulsa con fuerza desde la dcada de los sesenta, en el siglo XX, gracias a

la ayuda brindada por la OEA en la capacitacin de archiveros. En el caso del

Archivo Nacional de Costa Rica, adems de la capacitacin, la OEA obsequia

material y equipo. Desde entonces, y progresivamente, se ha observado un

tratamiento especializado de la documentacin, funciones que no haban tenido una

atencin preferente a travs de los aos, a pesar de su cuantitativo volumen de

produccin en su soporte habitual, el papel. El hacinamiento de documentos en los

archivos, cuya administracin y servicio a los usuarios ofreca serias dificultades, hoy

es diferente, porque la capacitacin de los recursos humanos y el incentivo personal

con mejores asignaciones presupuestarias, abre el camino hacia un futuro

prometedor.

La administracin de los archivos en los tiempos actuales, debido al avance

tecnolgico, ha tenido que revolucionar las tcnicas establecidas para el manejo y la

conservacin de sus documentos.

La labor de los archivistas del futuro conducir hacia una nueva y renovada

sociedad de la informacin que concuerde y armonice con criterios slidos en los

procedimientos para el tratamiento de aquellos archivos y colecciones histricas que

datan de poca antigua, con los de produccin actual.

14

En este punto se ha visto la necesidad de seleccionar algunos Archivos

Nacionales de pases que guardan similitud con el de Costa Rica. Existen Archivos

Nacionales ms representativos que han servido de modelo para sistemas

centralizados, como son Francia Italia Londres y Alemania. Sin embargo, no se

podra establecer un margen comparativo al no guardar relacin con nuestra

realidad nacional.

Archivo Histrico Nacional de Espaa

La decisin, por parte del Gobierno, para crear un gran Archivo Histrico

Nacional fue consecuencia de las reformas de la Administracin Central del Estado,

ocurridas durante el siglo XIX.

Tambin se encontraban en situacin catica los papeles recogidos por el

Estado como consecuencia del gran cambio en poltica hacendstica que significaron

las leyes desamortizadoras llevadas a cabo a partir de las Cortes de Cdiz y con

especial incidencia en el reinado de Isabel II. Esta documentacin, procedente de las

instituciones religiosas a las que afectaron dichas leyes, se encontraba en el

Ministerio de Hacienda y en las Delegaciones de este Departamento. Sin que

sirvieran para ningn trmite administrativo, eran papeles caducos y ocupaban

locales que resultaban necesarios para otros fines ministeriales.

Ante el peligro que supona esta situacin para tan valiosos documentos, segn,

Centro Virtual Cervantes (1997) la Academia de la Historia solicit su custodia y

conservacin, con el propsito de organizarlos mediante los procedimientos de uso

en aquella poca. Esta salvaguardia le fue concedida a la Academia en tiempos del

Ministro de Hacienda don Juan Bravo Murillo, por Real Orden del 26 de agosto de

1850.

A partir de ese momento, la Academia de la Historia de Espaa solicit la

creacin de un nuevo archivo para albergar adecuadamente toda esta

documentacin. As se cre por Real Decreto de 28 de marzo de 1866, el Archivo

15

Histrico Nacional de Espaa. La documentacin fundacional de este Archivo fue la

recogida por la Academia de Historia como consecuencia de la desamortizacin.

Naturaleza de los fondos

El Archivo Histrico Nacional de Espaa no slo conserva documentacin de la Administracin del Estado, tambin alberga en sus depsitos documentos generados

por otros organismos de otros mbitos de jurisdiccin: regional, provincial e incluso

local; asimismo, ha recogido documentos de entidades y corporaciones de la ms

diversa ndole, lo que hace que no sea tan homogneo en su contenido, en relacin

con los otros grandes archivos.

Los fondos actuales del Archivo Histrico Nacional de Espaa se agrupan en

cuatro grandes apartados, segn el Centro Virtual Cervantes (1997)

Administracin del Estado (Consejos Suprimidos, siglos XIII-XIX; Estado, siglos XVI-XIX; Juros, siglos XV-XIX; Inquisicin, siglos XVI-XIX; Fondos Contemporneos, siglos XVI-XX; etc.)

Institucionales. Privados (Clero regular y secular, siglos IX-XX; Mesta; Osuna,

siglos XII-XIX; etc.) Colecciones (Sigilografa, siglos XII-XX; Cdices y Cartularios,

siglos X-XIX)

Actualmente, se encuentra en proceso de instalacin una nueva seccin del

Archivo Histrico Nacional, la seccin Nobleza, situada en el Hospital Tavera de

Toledo, y que, segn su propio nombre indica, rene archivos de las casas nobles

ms importantes de Espaa.

Archivo de Cuba

Fundado el 28 de enero de 1840, con el nombre de Archivo General de la Real

Hacienda, actual Archivo Nacional de la Repblica de Cuba. Este archivo custodia un

caudal histrico guardado entre sus paredes. Cerca de 2200 mapas, 20100 planos,

200 privilegios (invenciones), 66 340 fotos, 1240 caricaturas, 56 grabados, ms de 11

16

mil ttulos de libros y 600 publicaciones peridicas, entre otros importantes

documentos que, incluyen una poca tan remota como el siglo XVI, todo esto

conforma el Archivo Nacional de Cuba.

El Esquema Nacional de Clasificacin de la Informacin Documental para

Catlogos Sistmicos de Archivos Histricos de Cuba, constituye un instrumento

lingstico, compuesto por cdigos numricos y textos en lenguaje natural destinado

a la confeccin de los catlogos sistmicos de la Red Nacional de Archivos

Histricos. En este sentido, el esquema de clasificacin es un lenguaje estructurado

jerrquicamente con tres niveles de subordinacin, que abarca las esferas de la

actividad econmica, poltica, cientfica y social del pas, en su etapa colonial.

Como todo lenguaje de clasificacin, el Esquema abarca temticas de amplio

espectro, que lo hace ideal para la bsqueda de grandes conjuntos temticos de

informacin archivstica, lo que se dificulta con lenguajes de informacin de otro tipo.

Para ello, se utilizaron, adems de los propios documentos contenidos en los fondos

del Archivo Nacional, los listados de materia de los mismos, y distintos libros de

prestigiosos autores sobre la Historia de Cuba. (Archivo Nacional de la Repblica de

Cuba, 2003)

Archivo Nacional de Nicaragua

El Archivo Nacional de Nicaragua creado en 1896. Actualmente sin un

presupuesto definido cuenta con una coleccin de 10 millones de documentos,

agrupados en 16 fondos bibliogrficos. Las colecciones de documentos que posee el

Archivo Nacional de Nicaragua estn archivadas en cajas de cartn alcalinizadas.

Este Archivo Nacional posee documentos que datan de 1848 que son

originales, aunque no en gran cantidad, otra parte estn formados por documentos

fotocopiados. La mayor parte del fondo son documentos de inicio del siglo XX

17

originales y fotocopias, con un total aproximado de unos 10 millones de documentos,

clasificados en los siguientes fondos.

Fondo Colonial (1526-1821) Coleccin de fotocopias obtenidas en los Archivos

Nacionales de Costa Rica. Su orden es cronolgico.

Fondo Presidencial (1900-1979) integrado por archivos administrativos divididos en

secciones: Secretara Privada, Secretara de la Presidencia, Secretara de la

Comandancia General y Secretara de Informacin y Prensa.

Fondo Gobernacin (1925-1979) formado por archivos de las dependencias del

Ministerio de Gobernacin y sus anexos como: Justicia, Polica, Beneficencia, Culto y

Gracia. Su clasificacin es orgnico-funcional y cuenta con un registro de secciones.

Fondo Educacin (1900-1984) es el fondo ms completo en cuanto a volumen,

estructura documental y aos. A pesar de que no se ha organizado, prevalece el

orden.

Fondo Hacienda (1931-1954) integrado por libros copiadores del Ministerio de

Hacienda. La falta de originales ha obligado a conservar los existentes como nicos.

Suman 731 libros agrupados por asuntos y en orden cronolgico.

Fondo Ferrocarril de Nicaragua (1912-1987) libros contables e inventarios de bienes

y servicios. Coleccin casi completa de la desaparecida Empresa del Ferrocarril de

Nicaragua en 1994.

Seccin Legislativa (1943-1979) el orden es numrico y se dispone de un ndice.

Seccin Somoza Garca (1923-1956) contiene documentos relacionados con la

actividad gubernativa y en particular del general Anastasio Somoza Garca.

Clasificado por procedencia y en orden cronolgico.

Seccin Jos Dolores Gmez (1783-1923) su parte ms voluminosa abarca de 1894

a 1899. Cuenta con un registro y mantiene un orden numrico.

18

Coleccin Mosquitia (1894-1895) libros manuscritos relacionados con el proceso de

incorporacin de la Mosquitia.

Coleccin Sandino (1896-1935) consta de 133 documentos originales relacionados

con el general Augusto Csar Sandino, ms 275 fotocopias procedentes del Archivo

General de la Nacin de Mxico.

Fondo Consulado de Nicaragua en Francia (1898-1937) libros de registros sobre

asuntos consulares.

Fondo Adolfo Daz (1909-1927) contiene unos 3,800 documentos originales

relacionados con la vida privada y comercial del ex presidente Adolfo Daz.

Fonoteca (1893-1976) la integran 1,200 fotos de personajes, sitios, edificios,

carreteras, y otros, que abarcan distintos perodos presidenciales.

Mapoteca (1934-1976) formado por 98 mapas originales sobre poblaciones de

Nicaragua.

Planoteca (1912-1978) esta coleccin es sumamente representativa de las

poblaciones urbanas y rurales de Nicaragua, adems de 1,111 planos pertenecientes

al Ferrocarril de Nicaragua, perodo entre 1912-1978.

Archivo General de Guatemala

El Archivo Nacional de Guatemala fue fundado por acuerdo del 20 de octubre

de 1846. Surgi en primera instancia como Archivo General de Gobierno y

posteriormente recibi el nombre actual, debido a que sus fondos de informacin

contienen datos sobre los pases centroamericanos, desde la poca colonial.

En este Archivo pueden encontrarse documentos fechados entre 1537 y 1985.

La informacin que contiene es de la ms variada, ya que en el edificio est

19

concentrado no slo el archivo histrico, sino tambin los fondos de archivo del

gobierno, y esto lo ha enriquece sustancialmente.

No puede obtenerse una gua de informacin etnogrfica indgena

exclusivamente de este archivo, por no existir una clasificacin que permita deslindar

especficamente los datos requeridos.

Para cada caso existe una ficha en los ficheros respectivos y en el listado

adjunto, identificado como mueble fichero, clasificados con los temas siguientes;

Cronolgico, Alfabtico, Temtico, Onomsticos para el perodo colonial que se

identifica con la literal A. La seccin Independiente, identificada con la literal B, est

escasamente clasificada, y se tienen apartados por Jefaturas Polticas,

Gobernaciones, Departamentos, Ministerios y Secretaras.

Los documentos existentes estn clasificados en dos grandes secciones:

Colonial e Independiente. La primera se subdivide en Superior Gobierno, Capitana

General, Real Hacienda y Asuntos Eclesisticos, la segunda en Antecedentes,

Movimiento Revolucionarios, Proclamacin de la Independencia, Jura de la

Independencia, Anexin a Mxico e Independencia Absoluta. Para su manejo, los

documentos se identifican as: Signatura, Legajo, Expediente y Nmero de Folios.

Los ejemplos presentados permiten valorar la grandeza de informacin y la

importancia que tienen los Archivos Nacionales para cada pas; adems podemos

comparar las fechas en que se iniciaron en el pas respectivo, algunos antes que el

Archivo Nacional de Costa Rica y otros posteriores a la creacin de esta institucin.

Adems con el paso del tiempo, se ha venido dando una diferencia que no era

latente, ya que se traslapaba la labor bibliotecolgica con la archivstica.

20

1.4.2. Archivo Nacional de Costa Rica

Resea Histrica del Archivo Nacional de Costa Rica

La historia seala al Licenciado don Len Fernndez Bonilla, promotor de la

organizacin de toda la riqueza documental, relativa a materias civiles, criminales,

eclesisticas, militares, municipales, de hacienda y de administracin, pues el

estrecho vnculo con el gobierno del general Toms Guardia, su cuado, facilitaba

grandemente la realizacin de lo que no slo era su mayor aspiracin, sino una

necesidad sentida en el pas.

Precisamente don Len Fernndez, en el prefacio de su coleccin de

documentos para la historia de Costa Rica (1881 citado en Archivo Nacional, 1981),

narra sus experiencias en las bsquedas bibliogrficas y documentales, durante la

realizacin de sus estudios como abogado en Guatemala. Todo aquello con el

propsito de conocer ms a fondo la historia patria. Es as, como se crea una

entidad para agrupar, describir y conservar toda la documentacin existente. Esta

entidad se llam Archivos Nacionales, creada el 23 de julio de 1881.

Mediante la ley del Archivo Nacional N 3661, la Asamblea Legislativa de la

Republica de Costa Rica decreta en enero de 1966, que se cambiase el nombre de

Archivos Nacionales por el de Archivo Nacional. El origen de lo que entonces se

llam Archivos Nacionales estuvo bajo la tutela de la Secretara de Hacienda, hoy

Ministerio de Hacienda.

En 1894 mediante el acuerdo N 28 del 19 de junio de ese ao, pasa a

depender jerrquicamente de la Secretara de Gobernacin, situacin que se

prolonga hasta el ao 1981, en el que por medio de la Ley de presupuesto el Archivo

Nacional pasa a ser una Institucin adscrita al Ministerio de Cultura, Juventud y

Deportes.

21

La creacin de los Archivos Nacionales significa un gran esfuerzo, tanto de

centralizacin como de organizacin documental. La enorme tarea es puesta en

manos del Jurisconsulto Guatemalteco Dr. Rafael Machado Juregui, precedido por

el cubano naturalizado costarricense, Pedro Acosta Mena, quien trabaj

escasamente seis semanas en la naciente institucin. El Dr. Machado est en sus

funciones un breve lapso, pues muy pronto asume de nuevo esas funciones el Lic.

Len Fernndez Bonilla, el verdadero motor de la naciente institucin.

Muchos aos se emplean en poner en orden todo el material documental que

se rescata existente en Costa Rica, entre ellos el Archivo de la Ciudad de Cartago,

quizs el ms importante de la poca. De este modo, se asegura la debida

conservacin de tan valiosos documentos que, en caso contrario, se habran perdido

irremediablemente.

En el ao 1963, la UNESCO envi a Costa al Rica al experto, seor Lombard,

para que asesorara el funcionamiento del Archivo Nacional, en diversos aspectos. l

dict cursos que fueron aprovechados por empleados del Archivo Nacional, y

tambin por otros empleados de diferentes archivos administrativos.

En ese mismo ao, la UNESCO tambin favoreci a Costa Rica con una beca

para realizar estudios sobre Archivstica Hispanoamericana en Espaa, tambin

asesor en aspectos de archieconoma en lo que se refiere al diseo del equipo y

mobiliario necesario para el manejo y conservacin de documentos.

En 1972, otra organizacin, la OEA inici su colaboracin con el obsequio de

material para realizar restauracin de documentos. Adems, la OEA envi a la

experta en restauracin y laminacin, la seora Noem de Freiff, para capacitar por

medio de cursos terico-prcticos a los funcionarios del Archivo Nacional. La OEA,

tambin obsequi un equipo de microfilmacin, consistente en una unidad tipo

planetaria y tres visores, uno de ellos reproductor. As, mediante gestiones, se logr

conseguir por medio de la OEA, un equipo de fotografa, para emplearlo en la

restauracin, reproducir el documento antes y despus de recibir el tratamiento.

Adems se emple para formar una coleccin de fotografas de personajes,

22

construcciones antiguas y modernas, estampas de la zona rural y urbana, entre

otros.

Poco a poco se fue organizando el Archivo Nacional, una Institucin que hoy

da cumple un papel muy importante en la historia de Costa Rica. La sede actual est

ubicada: 900 metros al sur y 150 oeste del Centro Comercial Plaza del Sol,

Curridabat, San Jos. (Archivo Nacional, 1981)

1.4.2.1. Ley del Archivo Nacional de Costa Rica

El 10 de enero de 1966 se aprueba la ley N 3661, donde se exponen

detalladamente a fondo las actividades, funciones y organizacin del Archivo

Nacional, llamado anteriormente Archivos Nacionales, nombre cambiado en el 1

artculo de la ley antes mencionada. Ver (anexo # 2)

El 24 de octubre de 1990 se crea la Ley del Sistema Nacional de Archivos,

Ley 7202 la cual se puede consultar en la pgina electrnica del Archivo Nacional:

http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo1_1

Dicha Ley presenta los siguientes captulos.

Captulo I, Disposiciones Generales

Captulo II, de la Junta Administrativa

Captulo III, de la Direccin General del Archivo Nacional.

Captulo IV, de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos

Captulo V, de los Archivos Administrativos Pblicos

Captulo VI, de los Archivos Privados y Particulares

23

http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo6_1#Capitulo6_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo5_1#Capitulo5_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo4_1#Capitulo4_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo3_1#Capitulo3_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo2_1#Capitulo2_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo1_1#Capitulo1_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo1_1

1.4.2.2. Cuadro de clasificacin del Archivo Nacional de Costa Rica

El Archivo Nacional de Costa Rica estableci un cuadro de clasificacin del

Archivo Histrico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Debido a la complejidad

organizacional que presentan algunas instituciones, sobre todo por su dependencia

jerrquica, se definieron los siguientes niveles de subordinacin:

Fondo: Nivel I y Nivel II

Sub-fondo: Nivel I y Nivel II

Serie y Sub-serie

En razn de que algunos grupos documentales, presentan cierta ambigedad

para determinar si realmente responden a un fondo documental el Archivo Nacional,

se apoy en la definicin que toma en cuenta los elementos que seala Michel

Duchein.

El cuadro de clasificacin se concibe en una estructura jerrquica y lgica, que

refleja las funciones y las actividades de una organizacin, funciones generadoras de

la creacin o recepcin de documentos. Se trata de un sistema que organiza

intelectualmente la informacin y permite situar los documentos en sus relaciones de

unos con los otros.

En Febrero del ao 2003, el Archivo Nacional de Costa Rica form una

comisin de descripcin que establece de prioridad, dentro de su programa,

elaborar el cuadro de clasificacin del Archivo Histrico, Archivo Intermedio y

Archivo Notarial, como paso previo para implementar en general la nueva

versin de la Norma Internacional de Descripcin (ISAD-G)

Para el Archivo Nacional (2004)El cuadro de clasificacin es una herramienta que permite conocer a cabalidad la forma como est organizada la informacin que dispone un archivo, es peritorio que todo centro de informacin de esa naturaleza disponga de l, ya que este constituye una estructuracin jerrquica y lgica de los

24

fondos, sub-fondos y series documentales que son producto de las acciones, funciones o actividades de una Institucin.

La Comisin tuvo como base el diagnstico archivstico del

Departamento Archivo Histrico, en el que se dispone de un inventario de todo

el acervo documental custodiado por dicho archivo. Esto permiti conocer a

nivel macro, todo lo que a la fecha se resguarda en este centro de

informacin.

Se determin que el sistema de clasificacin, que mejor se adapta a las

necesidades de los archivos, es el orgnico. Por lo tanto, se acogi dicho

sistema respetando el organigrama de la administracin pblica del pas y

toman como base la organizacin del sector pblico costarricense, elaborado

por el Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica en julio del

2001. Se observa que el cuadro de clasificacin est compuesto por las

siguientes agrupaciones:

- Poder Legislativo

- Poder Ejecutivo

- Poder Judicial

- Organismo Electoral

- Empresas Pblicas Financieras

- Empresas Pblicas no Financieras

- Instituciones Pblicas de Servicios

- Gobiernos Locales

Dentro de cada grupo se establecen los diferentes fondos, sub-fondos y

series y Sub-series documentales, en aquellos que los archivos disponen

como informacin. Pero, en razn de que en algunos casos estos archivos

custodian documentacin que, por su naturaleza, no tiene cabida en la

anterior agrupacin, se constituyeron los siguientes grupos para su ubicacin:

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- Fondos Privados

- Fondos Particulares

- Organismos Internacionales

- Colecciones

- Protocolos

1.4.3. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica

Es una Norma para determinar un proceso de descripcin Archivstico, con el

fin de identificar y explicar el contenido de los documentos de archivo y hacerlos

accesibles para todo aquel que tenga el derecho de consultarlos.

Es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido (ISAD G), Traduccin del Ministerio de Cultura Madrid 2000)

La norma utilizada en Costa Rica es la versin espaola. Sus objetivos son:

- Garantizar la elaboracin descriptiva, coherente, pertinente y explcita.

- Facilitar la recuperacin de informacin sobre los documentos de archivo.

- Compartir encabezamientos autorizados.

- Hacer posible la integracin de las descripciones procedentes de distintos

lugares en un sistema unificado de informacin.

Las normas ISAD (G) determinan la descripcin multinivel, consistente en la

representacin del contexto y la estructura jerrquica del fondo y las partes que lo

integran o dividen; pretende que en el nivel de fondo se proporcione la informacin

de las partes como un todo, y en los niveles inferiores y siguientes, se proporcione

slo la informacin de las partes que se estn describiendo. Como consecuencia, las

descripciones resultantes, se presenten en una relacin jerrquica, desde las

descripciones del nivel ms general, el fondo, hasta las descripciones del nivel ms

particular.

26

La ISAD (G) menciona 4 niveles de unidades de descripcin:

- Fondo

- Sub-fondo

- Serie

- Unidad documental compuesta

La definicin de dicha norma para cada uno de estos niveles es:

Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente y/o acumulados y utilizados por una persona

fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones de productor.

Sub-fondo: Subdivisin del fondo. Consiste en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la

institucin u organismo que lo origina. Cuando esto no es posible, con agrupaciones

geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia documentacin.

Cuando el productor posee una estructura jerrquica compleja, cada sub-fondo tiene,

a su vez, tanto sub-fondo subordinado como sean necesarios para reflejar los niveles

de la estructura jerrquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Serie: Materia fsica, en la que se contiene o soporta la informacin registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, volumen encuadernado, pergamino, pelcula,

cinta magntica)

Esta definicin de serie que menciona las normas ISAD (G) no corresponde

al uso que se le da en el Archivo Nacional, porque se entiende por serie: Los

documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados

formando una unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso

archivstico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular o como

consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o

utilizacin.

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Unidad documental: La unidad archivstica ms pequea indivisible. Puede ser simple o compuesta. Simple es aquella que est formada por un slo documento o

pieza documental y materializa actuaciones nicas de la Administracin. Compuesta

es aquella que tiene varios documentos y se puede llamar expediente.

Lo importante de este proceso, es que permite establecer los controles

necesarios para llegar al documento. Las reglas contenidas en estas normas sirven

de gua para la descripcin de documentos especiales: sellos, registros, sonoros o

mapas.

Tenemos claro que la normativa se ha convertido en un proceso muy importante

para la descripcin documental. Normalizar significa sujetar una realidad a unas

reglas partiendo de lo repetitivo para homogenizar. En definitiva supone elaborar

unas normas, resultado de un estudio previo realizado por un colectivo, para

aplicarlas con carcter generalizado. (Heredia, 1993, P. 73)

En este punto, unificar criterios con respecto a determinadas materias

posibilita la utilizacin de un lenguaje comn en un campo de actividades concretas.

Esta es la importancia de las normas internacionales.

1.4.4. Obras de Referencia

De las funciones ms importantes del biblioteclogo, est la de saber dnde y

cmo localizar la informacin para ofrecer un servicio de calidad. Por eso, son

importantes las obras de referencia, que permiten precisar el alcance de un trmino,

una definicin, o una direccin entre otros temas, como un medio para orientar, guiar,

asesorar y ayudar al usuario para satisfacer su necesidad de informacin en forma

rpida, breve y exacta.

Prez, (1983) define, obra de referencia es la que, por su ordenamiento y la forma en que estn tratados los temas, es consultada para obtener una informacin determinada y no para una lectura consecutiva y total. Estn estructuradas de tal

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forma, que no son obras para leer su contenido de principio a fin, sino para consultar en ellas las pginas que al lector le interesan. En ellas se renen datos provenientes de diversas fuentes, dispuestos de modo que puedan ser localizados fcil y rpidamente. ( p. 25)

Las obras de referencia son para consultar dentro de la biblioteca ya que es

una remisin de un escrito a otro. Existen en diferentes formatos, en formato

impreso, formato electrnico, como el CD-ROM o electrnicamente en lnea.

Independientemente de la forma en que estn realizadas tienen sus ventajas y

desventajas. Segn Bopp, Smith (2000)

El formato impreso tiene la ventaja de estar hechas directamente para usarse por ms de un usuario si es una edicin en varios volmenes, ser predecibles en costo. Las desventajas incluyen el espacio que se requieren para almacenarlas y su actualizacin. Los micro formatos pueden ahorrar espacio y ser actualizados con ms frecuencia. Las desventajas incluyen los costos del equipo y el mantenimiento, los discos compactos permiten una bsqueda compleja, son caros y lentos para buscar y variables en su finalidad de uso ya que las interfaces no estn normalizadas. (p. 204)

Las obras de referencia se componen de dos grandes grupos, segn Prez (1983)

Las que dan la informacin directa, tales como:

- Enciclopedias: Son obras que tratan de todas las ciencias y artes. - Diccionarios: Son todas las palabras de una ciencia o de cualquier otro asunto, seguidas de su definicin, ordenadas alfabticamente.- Almanaques: Contiene los das del ao con indicaciones astronmicas, meteorolgicas, ancdotas entre otros.- Atlas: Este trmino se le da a una coleccin de mapas geogrficos.- Directorios: Son listas de direcciones, guas telefnicas, lista de instituciones, que aportan informacin concreta y especfica de ellas.- Guas: Son libros de indicaciones, para dirigir y orientar a su destino, lugar o informacin. - Compendios: Obras que aportan en forma breve la recopilacin de temas de una misma materia. Las que remiten a otras fuentes que contienen la informacin.- Bibliografas: Una lista ordenada alfabticamente de ttulos de obras, con su respectivo autor que tratan de un asunto.

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- Catlogos: Comprenden una lista o registros de objetos, sucesos ordenados, pueden ser bibliogrficos, de libros, de publicaciones peridicas, entre otros. - ndices: Es una lista de los captulos de una obra, catlogo o fichero, que indica dnde puede encontrarse la informacin.- Repertorios: Registro en que las materias estn ordenadas de manera que puedan encontrarse fcilmente. Como una coleccin de obras de una misma clase o informacin sobre un mismo asunto.- Abstractos: Son los resmenes o reseas de los artculos, aparecidos en revistas y trabajos tcnicos o cientficos ms importantes del mundo, facilitando as al investigador la informacin bsica para mantenerse actualizado en su campo especifico y la referencia de su ubicacin en caso de que le interese la lectura completa del original. (p. 29)

El propsito de las obras de referencia es orientar al usuario, guiarlo hacia una

informacin, breve y precisa y llevarlo a una respuesta en un intervalo corto de

tiempo. El alcance de ellas es segn la cobertura temtica o cobertura geogrfica y al

tipo de usuario a la que va dirigida. Por tal razn, el contenido de la obra debe ser

exhaustivo, que permita satisfacer la necesidad de informacin del grupo de usuarios

que tiene inters en consultarlos.

- Guas

Las guas como obras de referencia cumplen una funcin muy importante

dentro del contexto de dar una informacin rpida breve y exacta. Sirven de

orientacin para la eleccin de un tema, lugar, trabajo, entre otros.

Es uno de los factores ms poderosos para agilizar las consultas que el

usuario formula pues contribuyen activamente dirigiendo segn informacin solicitada

En la actualidad el uso de las guas se ha extendido ampliamente y han

surgido diversos tipos, algunas de carcter general y otras especializadas en algunas

reas, dispuestas en un orden determinado para facilitar las consultas, en las que se

sitan los datos ms importantes para su localizacin.

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Existen varios tipos de guas, en las que Prez (1983)

menciona algunas:- Gua de lectura: Son repertorios que sirven de

orientacin a los biblioteclogos, a los educadores y lectores para la eleccin de libros de acuerdo con los intereses de las personas.

- Gua del lector: Algunas bibliotecas elaboran guas para orientar sobre el uso de los libros y de las colecciones de las bibliotecas, contienen informacin acerca de la institucin, de los servicios que presta y como hacer uso de estos servicios.

- Guas tursticas: Dan informacin general sobre diversos aspectos relacionados con el pas, de los hoteles y sitios para visitar. (p. 47)

Relacionado al tema que nos ocupa la definicin de gua general de archivos

segn Arvalo (2003) significa:Instrumento de consulta que proporciona informacin acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripcin Archivstica, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: Nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histrico cintas de video, etctera, estado de organizacin, descripcin y conservacin, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, adems se consignarn servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, telfono y correo electrnico) del archivo, mencin de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: sntesis histrica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen metros lineales, cajas, fotografas.

Despus de mencionar algunos ejemplos de guas, las cuales son un punto de

partidas para las investigaciones, se puede decir que las guas dentro del contexto

referencial son un instrumento muy til para el profesional de la informacin para

satisfacer las diversas necesidades que el usuario pueda formular.

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2. PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIN DE LA PRCTICA

2.1. Objetivos de la prctica

2.1.1. Objetivo general:

Elaborar un diagnstico entre los usuarios, que aporte informacin

sobre las facilidades de acceso a la documentacin existente en el

Archivo Nacional de Costa Rica.

- Objetivo especficos:

- Investigar las fuentes de informacin disponibles en el Archivo

Nacional.

- Conocer cmo est organizada la informacin en sus

diferentes

archivos y procesos.

- Investigar las herramientas existentes en la organizacin de la

informacin del Archivo Nacional.

- Identificar el tipo de necesidades que presenta el usuario al

consultar la informacin existente en el Archivo Nacional.

- Observar la forma cmo el usuario accede a la informacin.

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2.1.2. Objetivo General:

Realizar una obra de referencia impresa, sobre los documentos que

custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.

- Objetivos especficos:

- Disear la estructura de la obra de referencia, su alcance y su

pertinencia considerando las necesidades de los usuarios.

- Describir la informacin que tienen los Fondos, sub-fondos, series.

Y Sub-series del Archivo Histrico, Archivo Intermedio y Archivo

Notarial del Archivo Nacional de Costa Rica para el diseo de la

obra de referencia.

- Realizar un ndice alfabtico de fondos, Sub-fondos, Series y Sub-

series.

- Elaborar en forma escrita y digital la memoria y la obra de

referencia del trabajo final de graduacin.

- Divulgar la obra de referencia por diferentes medios posibles.

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2.2. Organismo donde se realiza la prctica

EL Archivo Nacional de Costa Rica, actualmente es una institucin pblica

desconcentrada, adscrita al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Est

constituido por seis departamentos que despliegan informacin muy valiosa para el

costarricense a saber:

- Departamento del Archivo Notarial

- Departamento Servicios Archivsticos Externos

- Archivo Intermedio

- Departamento de Conservacin

- Departamento Archivo Histrico

- Biblioteca del Archivo Nacional

- Departamento Administrativo Financiero

- Departamento Cmputo

Sin embargo, slo tres de estos archivos suministran informacin al pblico

(Archivo Histrico, Archivo Intermedio y el Archivo Notarial) los cuales se describirn

en esta gua, cmo se divide cada uno de ellos; fondos, sub-fondos y series. Cabe

destacar que no todos los fondos tienen estas divisiones. Algunos se quedan

exclusivamente en slo fondos, con kilmetros de documentos. Por ejemplo el

Complementario Colonial: 1517-1821 del Archivo Histrico, tiene un volumen de 20.7

metros lineales de documentos. En ellos, el usuario encontrar asuntos o temticas,

entre las cuales predomina el comercio, esclavitud, tributos, indgenas, pena de

muerte, agricultura, junta de hacienda y guerra, entre otros, lo que corresponde al

perodo colonial y unos aos despus de la colonia.

En su totalidad, esta institucin custodia aproximadamente 18 kms lineales de

documentos pblicos y privados, que datan de 1539, hasta hoy. Son documentos

textuales, cartogrficos, y audiovisuales con informacin til. Adems, ofrece un

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aporte cientfico en el conocimiento de la historia de Costa Rica, procura ser un

centro difusor de la cultura en el pas.

El Archivo Nacional se eligi, como tema de inters por las autoras de este

trabajo, por ser una entidad que enriquece y preserva el patrimonio nacional en el rescate, organizacin, facilitacin, y conservacin de toda la documentacin de Costa

Rica.

2.3. Distribucin del tiempo de trabajo

Esta prctica tuvo dos actividades:

- Una primera actividad de corte ordinario

- Una segunda actividad de corte innovador

Las dos actividades se desarrolla