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GUIA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ELABORACION Y
PRESENTACION DE PROPUESTAS A DONANTES Y FIRMA DE CONVENIOS
A: OBJETIVO:
Asegurar el cumplimiento de los requisitos de control interno para preparación de
propuestas y firmas de convenios, acuerdos cooperativos o contratos.
B: DONACIONES Y CONVENIOS COOPERATIVOS:
Tanto las donaciones como en los convenios cooperativos son instrumentos de
asistencia. Ellos son utilizados por una agencia proveedora de fondos (donante) cuando
su meta es apoyar un programa a través de la provisión de fondos a una organización
receptora (donatario) para un propósito público.
Distinción entre donaciones y convenios cooperativos
Aunque las donaciones y los convenios cooperativos son instrumentos de asistencia, hay
diferencias significativas. Cuando se selecciona una donación, la agencia donante tiene
muy poca participación (a veces ninguna participación) en la implementación de la
donación por parte del donatario. Cuando se selecciona un convenio cooperativo como
el instrumento financiero de selección por parte de la agencia donante, ellos tienen una
participación sustancial en la implementación de este convenio. La participación
sustancial incluye (1) aprobación de los planes de trabajo anuales, (2) designación y
aprobación del personal clave y (3) aprobación de los planes de monitoreo.
En ambos casos, el donante podría exigir un contraparte.
Contratos
Un contrato es un instrumento de adquisición. Un contrato es diferente a una donación o
convenio cooperativo porque su propósito es adquirir propiedad y servicios para el
beneficio directo y/o uso de la organización contratante. La organización que proporciona
los fondos tiene un grado relativamente alto de participación durante la implementación
del contrato. La organización que proporciona el financiamiento nunca requiere que la
organización receptora proporcione fondos de contrapartida. La organización que
proporciona el financiamiento casi siempre especifica las posiciones del personal clave a
ser propuestas para el contrato. Hay casi siempre una remuneración concedida con un
contrato. La remuneración de CARE se basa en un porcentaje del total de los costos
directos e indirectos (para tipos de contratos, refiérase al Manual de Donaciones y
Contratos de CARE USA punto 40.01.04).
C: PROCEDIMIENTOS:
1. ELABORACION DEL PERFIL DEL PROYECTO.
Para la elaboración de propuestas a Donantes, se deben tomar en consideración los
siguientes aspectos:
1.1 PARA CARE - ECUADOR:
a. Determinar el interés de potenciales donantes para financiar un proyecto
con determinadas características.
b. Determinar los socios, beneficiarios y contrapartes con quienes se va a
desarrollar el proyecto. Determinar los roles y aportes de cada uno.
c. Definir con precisión el problema que queremos atacar y establecer una
propuesta concreta, que evidencie:
La participación activa de la comunidad.
Que el proyecto trate de resolver un problema significativo.
El costo/efectivo y costo/eficiente del proyecto.
La sostenibilidad técnica, financiera, social y ambiental del proyecto.
El monitoreo y evaluación del impacto del proyecto.
d. Coordinación con Finanzas, Operaciones y Recursos Humanos para la
inclusión de FMC, ICR y Costos Directos.
e. Asegurar una amplia participación de todos los sectores técnicos de la
misión para garantizar propuestas integrales y multisectoriales.
f. Presentación para la aprobación de la Dirección.
1.2 PARA LAS DISCUSIONES CON EL DONANTE:
En la negociación con el donante se debe tomar en cuenta lo siguiente:
a. Presupuesto vs. Costos reales del Proyecto.
b. Transferencia de tecnología cuando CARE se retira del proyecto, asegurando
la sostenibilidad técnica y social (continuidad de las actividades, apropiación
de la comunidad); la sostenibilidad financiera (financiamiento de las
contrarpartes locales); y, la ambiental
c. Negociación de costos directos e indirectos.
d. Relaciones/aportes con múltiples donantes.
e. Relaciones con otras ONGs. Trabajo en alianzas.
2. ELABORACION DE LA PROPUESTA Y/O PROYECTO :
La elaboración de la parte técnica debe ser desarrollada o asesorada por un especialista
en el área específica (de CARE o profesional contratado).
A continuación se presenta los puntos más relevantes de la política para la preparación
de propuestas diseñada por CARE Internacional, la misma que consta en el Manual de
Donaciones y Contratos (para más detalles refiérase al numeral 40.02).
2.1 PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA
Esta política cubre una explicación sobre los tipos de propuesta de costo a los
cuales CARE podría responder, las reglas y regulaciones relativas a esas
propuestas y las características de las propuestas de contrato, donación y
convenio cooperativo. Esta política también proporciona una guía a través del
proceso de desarrollo del proyecto, con el fin de presentar cualquier posible
problema contractual que CARE pudiera encontrar con un donante particular. Los
Directores de País deberán tratar de identificar todos los puntos críticos de la
donación y contrato, a inicios del desarrollo y las negociaciones del proyecto y
obtener la aprobación de los Directores Regionales, si se requiere alguna
excepción a la política de CARE.
Aunque las guías que se proporcionan aquí parecen estar dirigidas principalmente
a los fondos del gobierno de los Estados Unidos, se deberán cumplir, en la misma
forma, las directrices relativas al financiamiento publicadas por las agencias
donantes.
2.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES
Siempre hay dos partes principales en una propuesta - una propuesta técnica y
una propuesta de costo. La propuesta técnica involucra las metas y objetivos del
programa así como la metodología y procesos que se deben llevar a cabo para
alcanzar los objetivos del programa. La propuesta de costos determinaría los
requisitos de recursos para llevar a cabo los objetivos del programa. Los Gerentes
de Sector programático con el apoyo y supervisor del Director de País y del
Director Adjunto tendrán la principal responsabilidad en la preparación de la
propuesta y la negociación del contrato. El Departamento Financiero
proporcionará apoyo en la preparación de la propuesta de costo. Todas las áreas
Organizacionales deben participar en la elaboración de la propuesta.
2.2.1 DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS
Además de preparar y formular las dimensiones programáticas de un proyecto, el
Departamento de Programas (Oficinas de País y Unidades de la Sede) deberá:
a. Familiarizarse con y/o mantenerse al tanto de los requisitos financieros,
legales y administrativos de los donantes institucionales a los que se les
solicita financiamiento. Esto incluye la obtención y revisión de las
estipulaciones estándar del donante, si la Oficina de País no está ya
familiarizada con éstas. El Asesor Legal General de CARE USA está
disponible para proporcionar una guía legal sobre las estipulaciones legales
de contrato/donación y podrá ser contactado libremente.
b. Informar a los posibles donantes sobre los sistemas financieros y
administrativos de CARE y sus procedimientos, especialmente donde ésto
pudiera ayudar a evitar requisitos onerosos del donante. A este respecto los
asuntos que requieren aprobación o explicación previa de CHQ son puntos
prioritarios.
c. Incluír en la "Sección Administrativa" de la propuesta del proyecto una
descripción breve sobre las políticas y procedimientos financieros y
administrativos de CARE, que pudieran ser útiles para clarificar la posición de
CARE y establecer el carácter de las negociaciones de donación/contrato en
dichos asuntos. Esto ayuda a definir el campo de juego para la negociación e
implementación.
d. Determinar los requisitos totales de recursos para el proyecto e identificar las
fuentes más promisorias de financiamiento en las proyecciones del programa
trimestral, incluyendo requisitos de financiamiento de contrapartida para años
múltiples de las fuentes de CARE USA (ya sean no restringidas o restringidas
privadas).
e. Preparar y presentar en la propuesta un presupuesto sobre el cual la Oficina
de País y/o la Sede puedan reportar fácilmente, tomando en cuenta los
actuales sistemas de CARE (por ejemplo, compatible con el actual código de
cuentas).
f. Identificar y evaluar los riesgos financieros, legales y administrativos del
proyecto propuesto y la relación del donante, así como los medios por los
cuales se pueden evitar o mitigar dichos riesgos.
g. Evaluar la capacidad programática, financiera y administrativa de la Oficina de
País para implementar el proyecto y cumplir con los requisitos anticipados del
donante. Si no es así, a la propuesta se deberán incorporar las actividades y
fondos adecuados para fortalecer la capacidad de la Oficina de País.
h. Para proceder a las negociaciones formales con potenciales donante, se debe
llenar una lista larga de chequeo (Anexo No. 1), la misma que permitirá
evaluar si las exigencias del Donante para el manejo de sus fondos, no están
en contraposición a las políticas y procedimientos de CARE USA. Si algo
rompe con nuestras reglas, será necesario obtener la aprobación o guía del
Director Regional o de la oficina del Contralor de CARE/USA sobre cualquier
asunto que requiera la aprobación de la HQ y que conste en esta lista de
verificación anterior a las negociaciones formales.
Esta lista de chequeo será llenada por el Gerente de Finanzas, con el apoyo
del Gerente de Sector o persona que está trabajando en el proyecto durante
varias etapas del proceso de desarrollo del mismo.
i. Cuando se preparan propuestas en respuesta a una solicitud de propuestas
(RFP) consultar a la Unidad de Contratos y Donaciones de la División de
Programas además de la RMU.
j. Cuando la propuesta sea sometida a un donante por un miembro de
CARE/Internacional, clarificar los roles y responsabilidades para la
negociación y administración de la donación/contrato con el miembro CI
durante la fase de desarrollo del proyecto. Esto incluye evaluación del riesgo
y responsabilidades posibles asumidas por la Oficina de País (y en
consecuencia, por CARE USA) y el miembro CI respectivamente.
El Departamento de Programas tiene la responsabilidad de reunir las
secciones de la propuesta. CARE tiene una flexibilidad ilimitada en la
preparación de la propuesta técnica y de costo, para una propuesta no
solicitada, puesto que hemos identificado la necesidad específica para el
proyecto y estamos presentando básicamente nuestro proyecto a la
organización financiera para su aprobación. CARE tiene una flexibilidad
considerable en la preparación de la propuesta técnica y del costo resultante
como respuesta a una RFA (donación o convenio cooperativo) y una menor
cantidad de flexibilidad en la preparación de la propuesta técnica y del costo
resultante en la preparación de una respuesta a un RFP (contrato).
2.2.2 DEPARTAMENTO FINANCIERO
El Departamento Financiero estará completamente involucrado en la
preparación de la propuesta de costo,
2.3 TIPOS DE PROPUESTAS
CARE prepara una propuesta -ya sea una propuesta para donación o convenio
cooperativo o contrato- en respuesta a una solicitud por parte de la organización
financiera. Las propuestas pueden ser solicitadas o no solicitadas. La solicitud
puede ser denominada en forma diferente por las varias agencias, pero para
propósitos de este Manual, se usarán RFA y RFP, y esto no se limita al
financiamiento por parte del gobierno de los Estados Unidos.
Una propuesta solicitada se la hace a través de una Solicitud de Propuesta
específica para un proyecto (RFP-Contrato) o una Solicitud de Asistencia (RFA-
Donaciones y Convenios Cooperativos).
CARE presenta una propuesta no solicitada en respuesta a una amplia
necesidad que la organización financiera ha determinado. CARE identificará una
necesidad específica dentro de esos amplios parámetros programáticos y
preparará una propuesta no solicitada en respuesta a aquella necesidad
específica. Una propuesta no solicitada casi siempre será para una donación o
un convenio cooperativo.
2.4 CARACTERÍSTICAS DE UNA PROPUESTA DE DONACIÓN O CONVENIO
COOPERATIVO
En una RFA (donación o convenio cooperativo) la organización financiera solicita
servicios específicos de CARE para apoyar un programa para propósito público
(no para beneficio directo del gobierno de los Estados Unidos). La organización
financiera tenderá a ser más flexible (que en un contrato) permitiendo que CARE
prepare sus propias estrategias técnicas para satisfacer las necesidades
generales del programa o proyecto descritos en la RFA. Sin embargo, la
presentación de la propuesta de presupuesto deberá ser controlada, en la forma
más minuciosa posible, para que se ajuste al formato prescrito en la RFA.
La agencia financiera usualmente solicita que el presupuesto de contrato se
presente en un formulario específico, por partidas específicas de costo. Estas
partidas casi siempre son:
Personal
Beneficios laborables
Viajes
Suministros
Equipo
Consultores
Otros costos directos
Costos indirectos
Es más fácil para la organización financiera revisar si CARE permanece dentro de
estas partidas de costo prescritas. Además, el Formulario Estándar 424-A de
USAID, proporciona una presentación resumen del presupuesto. CARE deberá
esforzarse para preparar y proporcionar todos los detalles necesarios en apoyo
de los costos sumarios que se muestran en el SF-424A.
2.5 REGLAS Y REGULACIONES
En la preparación de la propuesta se deberán seguir muy de cerca las
regulaciones y estipulaciones del donante. Se obtendrán copias del marco,
convenio o guía financiera del donante y se los deberá mantener actualizados en
todo momento.
(Las reglas y regulaciones para las donaciones y convenios cooperativos para
financiamiento del gobierno de los Estados Unidos se detallan en el Manual de
Donaciones y Contratos Numeral 40.02.03).
2.6 ELEMENTOS DEL COSTO DE UNA PROPUESTA
Cuando CARE prepara una propuesta de costos, siempre usará el formato de
presupuesto, de haberlo, indicado en la RFA o RFP. Si la RFA o RFP no
proporciona un formato, CARE tratará de preparar nuestra propuesta de costo
utilizando los elementos de costo en el mismo formato que el formulario estándar
del gobierno de los Estados Unidos, para la presentación de presupuestos -SF-
424A. Esta presentación facilita a la agencia financiera comprender, revisar y
evaluar nuestra propuesta de costos.
(Para revisar costos permisibles y no permisibles por USAID, referirse al Manual
de Donaciones y Contratos Numeral 40.02.04)
3. REVISION PRESUPUESTARIA:
La parte presupuestaria debe contar con la revisión del Gerente de Finanzas de la Misión
para que se asegure de la inclusión de todas las partidas necesarias para su ejecución,
así como FMC, ICR, si es el caso, y Costos Directos.
Finanzas dará su visto bueno y devolverá al Gerente de Sector el presupuesto revisado
con las respectivas observaciones si fuera necesario.
Como evidencia de la revisión y aprobación presupuestaria, se adjuntará una hoja de
ruta, la misma que permitirá evidenciar las revisiones y chequeos necesarias previa la
firma de convenios
4. PRESENTACION DE LA PROPUESTA Y/O PROYECTO FINAL A LA
DIRECCION.
El Gerente de Sector, entregará la propuesta definitiva a la Dirección y/o Dirección
Adjunta para su aprobación, previa la presentación al Donante o Contraparte.
El Director y/o Director Adjunto revisa la propuesta y coordina ajustes a la misma con el
Gerente de Sector que la elaboró, hasta obtener la versión definitiva.
5. PRESENTACION DE LA PROPUESTA AL DONANTE Y/O
CONTRAPARTE
Una vez revisada la propuesta, el Director y/o el Director Adjunto de la Misión presentará
la propuesta o proyecto definitivo al Donante o Contraparte con una carta de
presentación firmada por el mismo.
Copia de la propuesta será entregada al Gerente de Sector y una copia con la Hoja de
Ruta se archivará en la secretaría de la Dirección para continuar el seguimiento cuando
se reciba la respuesta del donante.
6. NEGOCIACION DE LA PROPUESTA
El Donante y/o Contraparte aprueba la propuesta. Mediante una carta de aceptación
enviada al Director de CARE.
Puede ser que tengamos que negociar los términos de referencia, aspectos
programáticos y/o presupuestos finales hasta la firma del convenio, acuerdo cooperativo
o carta de implementación.
7. ELABORACION DEL CONVENIO.
Una vez aprobada la propuesta o proyecto, se procederá a la elaboración del Convenio
entre CARE, y los donantes.
7.1 Algunos donantes tienen ya sus formularios de convenios o cartas de
implementación prediseñados que los envían al Director de CARE junto con la
carta de aceptación. En este momento, se retoma la Hoja de Ruta que fue
archivada en el envío de la propuesta. Los pasos para la firma del convenio en
este caso, son los siguientes:
7.1.1 El Donante envía a CARE el Convenio o Carta de Implementación para la firma
del Representante Legal de CARE
7.1.2 El Director envía el Convenio o Carta de Implementación para la revisión del
Gerente de Sector.
7.1.3 Si el Gerente está de acuerdo, firma la Hoja de Ruta y envía el convenio para la
revisión del Gerente de Finanzas
7.1.4 El Gerente de Finanzas conjuntamente con la persona involucrada en la
elaboración de la propuesta o Proyecto, revisa el convenio y llena el formulario
“Chek list long form” (Anexo No. 2) para asegurar que los términos del convenio
guardan relación con las políticas y procedimientos de CARE USA. En caso de
encontrarse divergencias, sugerirá al Gerente negociar en términos favorables
para CARE y/o solicitará las aprobaciones necesarias a CARE USA antes de la
firma del convenio.
7.1.5 Si el monto del convenio es mayor a $1’000.000 o más en efectivo; o por
$3’000.000 o más de donación en especie, se requiere autorización del Director
Regional y del Contralor de CARE USA. Para el efecto, el Gerente de Finanzas
conjuntamente con el Gerente de Sector llenará el formulario
“Grant/Contract/Commodity Agreement” (Anexo 3) y lo enviará al Director para la
firma, quien a su vez, lo enviará a CARE USA para las aprobaciones respectivas.
Mientras se reciben las aprobaciones requeridas a CARE USA, el convenio y más
documentos habilitantes permanecerán en Finanzas.
7.1.6 Si todo está correcto y completo en el convenio y si ya se cuenta con todas las
aprobaciones necesarias, el Gerente de Finanzas devuelve al Director el convenio
con sus comentarios, más los documentos de aprobación si fuera el caso.
7.1.7 Si todo ha sido aceptado por los Gerentes que revisaron el convenio, el Director
verifica su aceptación en la Hoja de Ruta y firma el convenio
7.1.8 Una vez firmado el convenio, o la carta de implementación, la Dirección enviará
un original al Donante, un original a Finanzas, y una copia al Gerente de Sector
junto con la Hoja de Ruta.
7.2 Si el convenio es con una organización local o Internacional que no cuenta con un
formato predefinido, se seguirán los siguientes pasos:
7.2.1 El Donante envía al Director una carta con la aceptación de la propuesta para la
elaboración del convenio.
7.2.2 El Director envía la carta junto a con la Hoja de Ruta al Gerente de Sector para la
elaboración del Convenio.
7.2.3 El Gerente de Sector elabora los términos de Referencia y/o el Borrador del
convenio o contrato, basado en otros convenios o modelos establecidos y los
envía al Gerente de Operaciones para que coordine con los Abogados la revisión
o la elaboración del convenio o contrato. Adjuntará la Hoja de Ruta.
7.2.4 Los Abogados finalizan el Convenio y entregan a Operaciones el Borrador y la
Hoja de Ruta.
7.2.5 El Gerente de Operaciones envía el Borrador del convenio más la Hoja de Ruta
al Gerente de Sector para su revisión.
7.2.6 El Gerente de Sector revisa el convenio, negocia sus términos con el Donante y lo
envía para la revisión de Finanzas, adjuntando la Hoja de Ruta y sus
observaciones y/o correcciones.
7.2.7 El Gerente de Finanzas conjuntamente con la persona involucrada en la
elaboración de la propuesta o Proyecto, revisa el convenio y llena el formulario
“Check List Long Form” (Anexo No. 2) para asegurar que los términos del
convenio guardan relación con las políticas y procedimientos de CARE USA. En
caso de encontrarse divergencias, sugerirá al Gerente negociar en términos
favorables para CARE y/o solicitará las aprobaciones necesarias a CARE USA
antes de la firma del convenio.
7.2.8 Si el monto del convenio es mayor a $1’000.000 o más en efectivo; o por
$3’000.000 o más de donación en especie, se requiere autorización del Director
Regional y del Contralor de CARE USA. Para el efecto, el Gerente de Finanzas
conjuntamente con el Gerente de Sector llenará el formulario
“Grant/Contract/Commodity Agreement” (Anexo 3) y lo enviará al Director para la
firma, quien a su vez, lo enviará a CARE USA para las aprobaciones respectivas.
7.2.9 El Gerente de Finanzas envía el convenio con las observaciones respectivas más
las aprobaciones de CARE USA si estas han sido requeridas y aceptadas al
Director con la Hoja de Ruta.
7.2.10 El Director Firma el Convenio, previa la autorización del Director Regional y
Contralor de CARE USA si fuera necesario.
7.2.11 Una vez firmado el convenio, o la carta de implementación, la Dirección enviará
un original al Donante, un original al Gerente de Finanzas y una copia al Gerente
de Sector del Proyecto junto con la hoja de ruta.
8. ASIGNACION DE NUMERO DE PROYECTO.
Para solicitar un Número de Proyecto, si el convenio firmado corresponde a un número
de proyecto nuevo, el Gerente de Sector o Coordinardor de Proyecto solicitante, enviará
al Gerente de Finanzas la solicitud de Número de Proyecto adjuntando el Formulario:
“Project Database Summary Design & Approval Form” (Anexo No. 4). Adjuntará además
una copia del contrato firmado y la Hoja de Ruta.
El Gerente de Finanzas revisará la solicitud y la enviará a LARMU para la asignación del
Número de Proyecto.
Una vez que el número de Proyecto sea asignado por LARMU, El Gerente de Sector,
Coordinador de Proyecto o su delegado, llenará el formulario: “Formato de ingreso de
Datos de Código de Proyecto/Departamento” que se adjunta y enviará al Gerente de
Finanzas para su inclusión en el Sistema SCALA.
El DBA ingresará a la Base de Datos del Sistema el nuevo código de Proyecto previa la
autorización del Gerente de Finanzas
9. SOLICITUD DE NUMERO DE FONDO
Una vez que LARMU notifica el número de Proyecto (para los nuevos proyectos) y
cuando un nuevo convenio o contrato ha sido firmado por la oficina de país o una
contribución sobre los $10.000 dólares ha sido recibida para un proyecto existente, el
Gerente o Coordinador de Proyecto o su delegado (puede hacerlo el Analista Financiero
del Sector que corresponda) llenará el formulario “Grants, Contracts and Restricted
Contributions Data Entry Form” (Anexo No. 5) y lo enviará al Gerente de Finanzas,
adjuntando una copia del Convenio o Contrato y la hoja de ruta.
Una vez revisado y aprobado el formulario, El Gerente de Finanzas enviará el Formulario
y la copia del convenio o contrato al departmento de “Finance Global Support” en Atlanta
para la asignación del nuevo Código de Fondo.
El Oficial Financiero en Atlanta revisará el requerimiento y asignará un Código de Cliente
o Código de Fondo con los códigos de nivel de reporte e informará a la Oficina de País
dentro de las 24 horas siguientes a la recepción del formulario correctamente llenado.
Si se requiere de códigos extendidos de fondo, el Responsable de asignar códigos en
Atlanta asignará solamente el código de fondo extendido para ingresos (suffix 99).
Luego, el Contralor o Gerente de Finanzas en la Oficina de País, autorizará la asignación
del resto de códigos extendidos para cada línea de presupuesto requerido.
Para ciertos Convenios centrales, CI puede asignar todos los códigos de fondo
extendidos para efectos de consolidación de reportes.
El Gerente de Finanzas autorizará las modificaciones en nombres, descripciones, y otros
campos en la información de códigos de fondo a ser ingresadas previa la recepción y
revisión del formulario GCRC. También determinará en qué compañías de SCALA se
requieren cada uno de los fondos.
El DBA es el encargado de ingresar al Sistema todos los nuevos números de proyecto y
sus modificaciones, previo la autorización del Gerente de Finanzas. Igualmente
ingresará las validaciones para cada código de fondo en el GL, cuentas y PNs y la unión
entre cada código de fondo con su respectivo nivel de reporte.
10. ELABORACION DE PRESUPUESTOS, ANEXOS Y UPLOADS USANDO
CUENTAS NATURALES DE CARE:
El Analista Financiero elaborará los presupuestos para Años Fiscales de CARE, con las
cuentas naturales del Sistema Financiero Scala y los respectivos anexos. Enviará el
paquete de presupuesto al Gerente de Finanzas para su aprobación e inclusión en el
sistema. El DBA es el encargado de importar los presupuestos a SCALA.
Anexo No. 1
HOJA DE RUTA PARA LA PRESENTACION DE PROPUESTAS Y FIRMA DE CONVENIOS
Nombre del Proyecto:_____________________________ PN_________ Donante:________________________________________ FC_________ Gerente de Sector o Coordinador:___________________ A: Propuesta
FECHA DE ENTRADA
PROCESO
RESPONSABLE
FIRMA
FECHA DE SALIDA
Revisión presupuesto de la propuesta Gerente de Finanzas
Revisión de la propuesta ACD (Director) Presentación al Donante ACD (Director) Respuesta recibida del Donante Asistente
Administrativa Dirección
B: Convenio Revisión del convenio o Elaboración Gerente de
Sector
Revisión Financiera y Presupuesto Formulario “Check list long Form” Envío del Formulario “Grant/Contract/Commodities Summary” (Si es aplicable)
Gerente de Finanzas
Revisión legal Gerente de Operaciones
Revisión de la Dirección y firma del convenio Director y/o ACD
C: Número de Proyecto y Número de Fondo Formulario de Solicitud de Número de Proyecto:
“Project databse summary dessign & approval form”
Gerente de Sector
Formulario de Solicitud de Número de Fondo: Analista
“Grants, Contracts and Restricted Contributions Data Entry Form”
Financiero/Gerente de Sector
D: Para uso de Finanzas Solicitud de No. De Proyecto a LARMU Director y/o ACD Solicitud de Número de Fondo a FGS CARE USA Gerente de
Sector
Ingreso de Número de Proyecto a Scala AFG/DBA Ingreso de Número de Fondo a Scala AFG/DBA Ingreso de Datos en el Customer File AFG/DBA
E: Adjuntos: “Grant/Contract/Commodities Summary” (Si es aplicable)
Lista de chequeo larga Formulario Solicitud de Número de Proyecto
Formulario de Solicitud de Número de Fondo
Lista de Chequeo larga Aprobación de CARE USA Convenio o Contrato Presupuesto Cuentas Naturales y Códigos extendidos.
Propuesta NOTA:
La Hoja de Ruta se inicia luego de la revisión presupuestaria realizada por el Gerente de Finanzas. Termina en la inlcusión de número de proyecto o número de fondo por el AFG/DBA en Finanzas.
Anexo No. 2
CARE USA PROPOSAL/GRANT/CONTRACT/COMMODITY AGREEMENT REVIEW CHECKLIST
THIS CHECKLIST IS INTENDED TO PROVIDE GUIDANCE TO COUNTRY OFFICES AND HEADQUARTERS UNITS IN REVIEWING & PLANNING THE FINANCIAL & ADMINISTRATIVE ASPECTS AND DONOR RELATIONS DURING THE PROJECT DEVELOPMENT AND GRANT/CONTRACT NEGOTIATION PROCESS. WHEN AND WHERE APPROPRIATE, CARE’S PREFERRED BUSINESS PRACTICES SHOULD BE INCORPORATED IN THE PROPOSAL OR OTHER SUPPORTING DOCUMENTATION PROVIDED TO THE DONOR TO AVOID THE INCLUSION OF SPECIFIC CLAUSES IN THE GRANT/CONTRACT THAT WOULD REQUIRE PRIOR APPROVAL FROM EITHER THE REGIONAL DIRECTOR AND/OR THE CONTROLLER. THIS CHECKLIST IS TO BE COMPLETED PRIOR TO SIGNING OF ALL GRANTS, CONTRACTS, AND COMMODITIES WHETHER SUPPLIED BY USAID, USDA OR ANY OTHER DONOR. BASIC INFORMATION RELATED TO THE GRANT/CONTRACT/COMMODITY AGREEMENT IS TO BE RECORDED IN SUMMARY SHEET, ATTACHMENT C. THE SUMMARY SHEET IS TO BE FORWARDED ALONG WITH THE AGREEMENT TO THE GRANTS, CONTRACTS & DONOR REPORTING GROUP OF THE CARE/USA FINANCE DEPARTMENT IN ATLANTA. THE COMPLETED CHECKLIST IS TO BE FILED IN THE GRANT/CONTRACT FILE AT THE COUNTRY OFFICE (OR HQ UNIT IF THE CHECKLIST IS PREPARED BY A HQ UNIT) FOR FUTURE REFERENCE, TURNOVER PROCEDURES ETC. COMPLETED LONG FORM CHECKLISTS SHOULD BE SUBMITTED TO HEADQUARTERS ONLY IF THE AGREEMENT IS IN A LANGUAGE OTHER THAN ENGLISH. EVERY QUESTION IS TO BE ANSWERED. IF THE ANSWER TO A QUESTION CANNOT BE DETERMINED BY THE TEXT OF THE GRANT/CONTRACT OR ITS ATTACHMENTS, THE GRANT/CONTRACT SHOULD NOT BE SIGNED UNTIL THE ISSUE IS CLARIFIED IN WRITING. IF ANSWERS TO SOME QUESTIONS REQUIRE FURTHER EXPLANATION, PLEASE ATTACH ADDITIONAL PAGES AS A RECORD TO THE FILE. GRANT/CONTRACT/COMMODITIES REVIEW CHECKLIST
YES NO N/A NOTES A. GENERAL Does the grant/contract contain the following clauses (1-5)?
1. Identification of CARE USA as one of the contracting parties. Please indicate the name used for CARE USA. (If CARE USA is a party, name used should be the Cooperative for Assistance and Relief Everywhere, Inc.).
2. Identification of the Country Office as one of the contracting parties? Please indicate the name used to identify the Country Office in the contract/grant.
If NO, please explain.
3. Adequate identification of the other If NO, please explain.
YES NO N/A NOTES contracting parties?
4. Identification of the laws that govern the interpretation of the contract/grant.
If NO, please explain.
5. Stated methods for settling disputes. (Prefer mediation.)
If NO, please explain.
6. Is a program description, scope of work, or a project proposal incorporated into the contract/grant?
If NO, please explain.
7. Are procedures for modifying any of the terms & conditions of the grant/contract adequately defined?
8. Is any additional approval or agreement with the host country government required beyond the basic agreement to ensure that all project materials and commodities may be imported duty-free?
If YES, please ensure that written agreement is obtained from the host country government prior to signing the grant/contract.
9. Is the amount of funding and/or commodities to be received and the length of the contract/grant consistent with either the original project proposal or a revised proposal? a) If NO, can the project objectives stated in the grant/contract be accomplished within the planned timeframe and with the available resources
If NO, please renegotiate the agreement
B. CONTRACTS REFERRED TO IN GRANT/CONTRACT If the contract/grant refers to other agreements (e.g., an agreement between another CI member and a donor), have you reviewed the underlying agreement against this checklist?.
Often, the terms of the underlying agreement may be incorporated into a CARE USA Country Office contract/grant -- thereby binding the Country Office -- even though neither the Country Office nor CARE USA signed it. If the underlying agreement has not been reviewed against the items in this checklist, it is very important to
YES NO N/A NOTES do that
C. DEFINITIONS 1. Does the contract/grant use any of the following terms without providing an adequate and acceptable definition of the term? a. Overhead b. Core Costs c. Common Costs d. Fixed Costs e. Variable Costs f. Force Majeure
If YES, please clarify this in writing and/or renegotiate with the donor.
2. Does the contract/grant use the terms with a definition different than that used by CARE? a. Direct Costs b. Indirect Costs
Please note that CARE considers all costs at the Country Office level to be Direct project costs. Obtain CARE/USA controller approval for any exceptions to this rule in grant/contract agreements.
D. DATES 1. Is the Starting Date (the date on which expenses can first be incurred) adequately defined?
If NO, please explain start date cut-off procedures acceptable to CARE and the donor.
2. Does the contract/grant provide a retroactive Starting Date? (A date prior to the contract/grant signing dates). a) Are certain obligations required to be satisfied during the time period prior to signing? b) If YES, have they been, or will they be satisfied? Explain.
3. Is an Ending Date (the last date on which expenses can be incurred) adequately defined?
If NO, please explain end date cut-off procedures acceptable to CARE and the donor.
4. Is the Ending Date an approximation? If NO, please explain.
YES NO N/A NOTES
5. Is the Ending Date a rigid cut-off? a) If the Ending Date is a rigid cut-off, are time extensions permitted?
6. Is the application method for a time extension adequately explained?
E. FUNDING & CURRENCY 1. In what currency does the grant/contract provide project funding?
Currency: ________________________ If the contract/grant commits funding in more than one currency please request multiple fund codes
2. If part or all of the funding is in a currency other than USD, what is the risk that the other currency will depreciate significantly against the USD over the course of the grant? a) If significant depreciation were to occur, would the Country Office still be able to meet its obligations and achieve the grant/contract’s objectives?
Please describe: If NO, please consider risk to CARE and negotiate appropriate escape clause. If unable to renegotiate, obtain approval of CARE USA Controller.
3. Is the amount of the funding adequately defined?
If NO, please explain how the Country Office will monitor financial performance of the grant and manage CARE’s risk.
4. If some (or all) of the funding is in a currency other than US dollars, in what “case” is that currency used? Case 1,2,3,4,5, or other? (Refer to OFM Chapter 5).
YES NO N/A NOTES 5. Does the contract/grant commit all of the funding and/or commodities immediately? (As opposed to withholding some of the obligation) a) If not all funding and/or commodities is committed, please explain what must occur prior to the commitment of the remaining funds and/or commodities.
6. List types, quantities and USD value of commodities covered by contract/grant.
Commodity type Qty (MT) USD
7. Indicate whether part of the commodities are for monetization. a) If YES, has the agreement with the buyer been cleared by the donor ?
Qty in MT: If NO, please explain:
F. MATCHING REQUIREMENTS 1. Does the contract/grant require that the project be partially funded or commodities supplied by other sources? (Required Match).
2. Is the minimum amount of required match and the timing of the match adequately defined in the grant/contract?
If NO, please renegotiate this item before signing.
3. Does the grant/contract commit CARE to providing funds/assets above the usual minimum match requirements of the funder?
If YES, please attach a justification for agreeing to more than the minimum and obtain concurrence of the Regional Director before signing if the match will or may require the allocation of unrestricted CARE/USA funds.
4. Are there any restrictions on the sources of the required match?
If YES, please describe
5. Can Contributions-in-Kind be used to meet the required match?
If YES, please describe how the Country Office will record these CIKs and report on them
YES NO N/A NOTES
6. If a match is required, does the donor allow unrecovered indirect costs to be included as part of the match? a) If YES, please ensure that the budget correctly presents indirect costs to direct project implementation costs
If NO, and CARE/USA provides (part of) the match from CARE/USA private donor funds, please renegotiate this item with the donor, or obtain CARE/USA Controller permission before signing..
7. If the match is for monetization: a) Must CARE match the commodities prior to monetization? b) Are commodities already secured for match?
If NO, please explain.
7. Has the source of the required match been identified? a) If YES, please describe. and include reference to previous quarterly funding pipeline. .
If NO, please describe the plan to meet the match requirements. If the match requires uncommitted CARE/USA funding (whether unrestricted or private restricted), please obtain approval from the Regional Director.
G. PROGRAM INCOME AND/OR REVOLVING FUND ESTABLISHMENT 1. Will the project generate program income reflows and/or require the establishment of any type of revolving funds? a) If YES, is the use and/or disposition of these funds during the life of the project adequately described in the grant/contract?
If NO, please clarify with donor prior to signing. If YES, please determine if additional fund code is required (in case of revolving fund) and select
YES NO N/A NOTES appropriate accounting method.
2. Is the use of Program Income permitted as a source of matching funds?
If YES, Country Office should determine the amount of Program Income to be included in proposal that offers optimum benefit/risk for matching purposes.
3. Does the contract/grant adequately define the disposition, or the process to determine the disposition, of the revolving fund at the end of the project?
If NO, please clarify this item in writing with the donor.
H. INDIRECT COST RECOVERY 1. Does the contract/grant provide indirect cost recovery to another CARE Member?
If YES, please provide method & amount.
2. Does the contract/grant provide indirect cost recovery to CARE USA? a) Is indirect cost to CARE USA calculated as a percentage of direct costs of the contract/grant? b) Is indirect cost otherwise calculated?
If NO, please explain. If YES, please explain
3. Is the indirect cost recovery for this grant/contract provided by a different grant/contract? a) If YES, please describe the other grant/contract and the manner of calculation.
4. If indirect cost recovery is provided in a "soft" currency, can the Country Office use the proceeds as they are earned?
If NO, please obtain CARE/USA Controller permission before signing.
5. If the grant/contract is with the US Government or is a subgrant/subcontract of funding originally from the US Government, does it provide indirect cost recovery to CARE?
If NO, please obtain CARE/USA Controller permission before signing.
I. BUDGET 1. Is an expense budget included in the
Budgets included in Grant Agreements/ Contracts usually reflect the original budget submission by
YES NO N/A NOTES contract/grant or in the listed attachments? CARE. Please review
all critical budget related items (e.g. adequacy in relation to objectives, match, ICR, reporting formats, special costs) and ensure that the budget submitted to the donor meets all criteria.
2. Is the purpose of the budget included in the agreement defined by the contract/grant? a) Is the included budget illustrative only?
3. Does an included budget define line item spending limitations?
4. If a budget defines line item spending limitations, does the contract/grant allow line item flexibility from the stated budget? a) If YES, is the flexibility adequately defined?
5. Is the budget flexibility acceptable?
If NO, renegotiate with the donor or do not sign.
6. If a budget is incorporated into the contract/grant, does that budget follow CARE Chart of Accounts?
If NO and if Financial reporting by Budget Line Items is required, please renegotiate budget presentation.
J. KEY PERSONNEL 1. Does the grant/contract contain "key personnel" employment clauses? a) If YES, are those clauses acceptable to CARE?
If NO, please renegotiate clause or do not sign.
2. Does the grant/contract provide donor related benefits comparable to other grant recipients?
K. BANKING AND PAYMENT 1. Does the contract/grant require the establishment of any specific purpose bank accounts?
If YES, please obtain CARE/USA Controller permission before signing.
YES NO N/A NOTES 2. Will non-CARE signatories on a bank account be required?
If YES, please obtain CARE/USA Controller permission before signing.
3. By what mechanism will grant/contracts funds be disbursed?
Letter of Credit Advance Reimbursement Advance/Reimbursement Other (please specify):
4. If funds are to be advanced or reimbursed, does the contract/grant provide details of the timing of the payments? a) Is the timing of payments acceptable to CARE?
If NO, please renegotiate until acceptable; otherwise, do not sign .
5. Describe any special requirements relating to monetization
6. Will funds be paid by the funder directly to the Country Office?
7. Will funds be paid by the funder directly to CARE USA?
8. Will funds be paid by the funder to another CARE Member who will then transfer the funds to the Country Office?
If YES, please explain.
9. Will funds be paid directly to another CARE Member who will then transfer the funds directly to CARE USA?
If YES, please explain.
10. Will funds be paid by the funder to a non-CARE entity that will in turn transmit the funds to CARE?
If YES, please explain.
L. FOR COMMODITIES CONTRACT/GRANTS. 1. If CARE is responsible for paying for transporting any commodities to port/border (e.g., shipping fees, insurance premiums), is there adequate funding to cover these costs?
If NO, please obtain Regional Director funding approval before signing.
2. If the Country Office is to receive commodities at port or border, will all customs costs (e.g. port fees, import licenses, custom clearance stamps and other phyto-sanitary certificates) be either waived or
If NO, please obtain Regional Director funding approval before signing.
YES NO N/A NOTES covered by contract/grant funding? 3. If CARE must store the commodities at port/border or at other warehouse sites before distribution to recipients, is there adequate funding of storage costs, including security and monitoring expenses?
If NO, please obtain Regional Director funding approval before signing.
4. If CARE must forward commodities from port/border to warehouses or distribution sites, is there adequate funding to cover transportation costs, including loading and unloading, fuel, spare parts, insurance, etc.?
If NO, please obtain Regional Director funding approval before signing.
5. Is funding adequate to cover project objectives and monitoring, insurance, staff and administration, etc. associated with the project?
If NO, please renegotiate with the donor or obtain funding from another source before signing.
6. Will title to commodities be transferred by the funder: a) directly to CARE USA? b) directly to the Country Office? c) to another party (including a CARE International Member or non-CARE entity)
If YES, please explain.
M. SUB-RECIPIENTS 1. Does the contract/grant provide that a substantial amount of CARE's responsibilities are to be performed by one or more sub-recipients? (For this question, consider funds or commodities valued at, or activities costing, more than $25,000 to be substantial)
If YES, please explain.
2. If this is a US government funding, have adequate fees for auditing sub-recipients under current OMB-133 requirements been included in the grant/contract?
If NO, please renegotiate budget.
N. PROCUREMENT PROCEDURES 1. Do CARE procurement policies satisfy required procurement procedures of the contract/grant?
2. Does the contract/grant require specific origin of major purchases? a) If YES, are the limitations acceptable?
If NO, please do not sign.
O. PROJECT ASSETS
YES NO N/A NOTES 1. Is the end of project disposition of items purchased with grant funds adequately described?
2. Is such disposition acceptable to CARE?
If NO, please do not sign.
3. Is the title holder of all project material and commodities and equipment defined? a) During the project? b) After the project?
If NO, please clarify in grant/contract.
4. If the funder is the US Government, is the title of the project assets (including commodities) "Recipient Title"?
5. Does the donor require special inventory procedures (such as periodic listings of materials or commodities on hand or periodic inventory counts) beyond CARE standards?
P. INSURANCE 1. Will the contract/grant accept insurance premiums for all insurance commonly obtained by CARE as a valid expense?
2. Are any additional insurance policies required by the contract/grant? a) Are the costs of these policies covered by donor funds?
If NO, please note that Country Office is responsible to cover additional costs.
Q. ACCOUNTING 1. Does the grant/contract require CARE to deviate from its standard accounting practices?
If YES, please explain.
2. Is other than accrual accounting required? If YES, please explain.
3. Is CARE required to submit original accounting documents or original accounting support documentation to the donor?
If YES, please obtain CARE/USA Controller permission before signing.
4. Does the contract/grant require that translations of local currency to US dollars be
If YES, please obtain CARE/USA Controller
YES NO N/A NOTES done differently than the method currently used by CARE policy?
permission before signing.
5. Translation of transactions from local currency to the reporting currency, does the donor accept CARE's methods?
This should be avoided and may be acceptable only if 1) the Country Office is responsible for reporting; and 2) the Country Office has resources to absorb any resulting currency losses on CARE’s books
6. Record Retention - Are the record retention requirements of the contract/grant more onerous than the seven year CARE requirement?
If YES, please explain how the Country Office will handle this.
R. INTEREST ON ADVANCES OR PROCEEDS FROM MONETIZED COMMODITIES TO CARE 1. If funding is advanced or if commodities are monetized, is CARE required to account for the interest earned on the advance or proceeds from the commodities?
2. If CARE is required to account for the interest earned on advances or monetized commodities, is the CARE method of accounting for interest acceptable? (Refer to OFM, Chapter. 8.)
If NO, please obtain CARE/USA Controller permission before signing.
3. If interest is recorded on funding advances or the proceeds from monetized commodities, does the interest revert to the project by being added to project funding? a) If YES, may it also be applied to projects of the same donor, another donor or CARE/USA?
4. If interest is recorded on the advances or the proceeds from monetized commodities, must it be refunded to the donor?
5. Is interest to be handled in some manner not described above?
If YES, please explain and obtain the approval of CARE/USA Controller before signing.
S. INTEREST ON FUNDS FRONTED BY CARE 1. If CARE is required to incur expenses prior
YES NO N/A NOTES to the receipt of funding (i.e. reimbursement type funding) or of commodities, will the funder pay CARE interest? 2. If CARE is required to pay interest on contract/grant payable, is such interest offset by interest on contract/grant receivable?
If, NO, please obtain CARE/USA Controller permission before signing.
T. FINANCIAL REPORTING 1. Does the contract/grant list the timing and nature of all financial reporting to be done by the Country Office?
If NO, please prepare and attach a list to this checklist.
2. Does the contract/grant list the timing and nature of all financial reporting to be done by CARE USA Headquarters?
If NO, please consult with and send instructions to the Grants, Contracts & Donor Reporting unit in HQ Finance.
3. Does the contract/grant list the timing and nature of all financial reporting to be done by CARE Member Headquarters?
If NO, please consult with and send the necessary instructions to the concerned CI member.
4. Is a final financial report required? a) If YES, are the requirements including due dates and content detailed in the contract/grant?
If NO, please prepare a list of the requirements and distribute as per U1, 2 or 3.
5. Can CARE's Chart of Accounts be used to meet donor reporting requirements?
If NO, please renegotiate reporting requirements or budget line items. (see also section N, Budget).
U. PROGRAMMATIC REPORTING 1. Does the contract/grant list the timing and nature of all programmatic reporting to be done by the Country Office?
If NO, please prepare and attach a list to this checklist.
2. Does the contract/grant list the timing and nature of all programmatic reporting to be done by CARE Atlanta?
If NO, please consult with and send instructions to the HQ unit responsible for programmatic reporting
3. Does the contract/grant list the timing and nature of all programmatic reporting to be done
If NO, please consult with and send
YES NO N/A NOTES by a CARE Member's HQ? (Other than Atlanta)
instructions to the CI member responsible for programmatic reporting.
4. Is a final progress report required? a) If YES, are the requirements including due dates and content detailed in the contract/grant?
If NO, please prepare a detailed list and distribute as per V.1, 2 or 3.
V. PERFORMANCE 1. Is CARE required to return the donor's funds or reimburse the donor for the value of commodities if a certain performance level is not obtained or if there are commodity losses?
If YES, please consider risk to CARE and negotiate appropriate escape clause that limits CARE’s liability. If unable to renegotiate, obtain approval of CARE USA Controller.
2. Is CARE required to perform certain tasks the cost of which is not covered by the donor a) If YES, is there adequate other funding to meet these obligations?
If NO, please explain how CARE will meet these obligations
3. Is CARE required to post a performance bond or provide another type of guarantee under the terms of this agreement? a) Are the costs related to posting the bond/ maintaining the guarantee covered by grant/contract funds? b) Is the level of risk acceptable to CARE?
If YES and Headquarters’ assistance is required (e.g. to establish a Letter of Credit), please contact the appropriate Unit early in the negotiation process If NO, please ensure that adequate matching funds are available for this purpose If NO, renegotiate the performance terms of the grant/ contract or do NOT sign.
W. AUDIT 1. Does the contract/grant require CARE to
YES NO N/A NOTES obtain independent audited financial reports (other than CARE's comprehensive audited financial statements)? a) If YES, does the contract/grant cover all related audit costs?
If NO, please explain and list source of funds.
2. Does the contract/grant require any special internal (as opposed to independent) audit reporting? a) If YES, does the contract/grant cover all related audit costs?
If YES, please explain. If NO, please explain and list source of funds.
Please attach expanded explanations on additional pages as necessary. On any attachment, please reference the appropriate section number.
Anexo No. 3 CARE USA
GRANT/CONTRACT/COMMODITIES SUMMARY
(To be submitted along with signed grants, contracts and commodity agreements to the Grants, Contracts & Donor Reporting group in Finance/Atlanta. For grants/contracts over $1M and commodity agreements over $3M, obtain approval from Regional Director and the CARE/USA controller prior to signing).
Country Office Name________________________________________________________________ Grantor/Funder ____________________________________________________________________ Project Name______________________________________Project Number ___________________ Was Grant/contract previously included in quarterly funding pipeline? Yes/No _____Reference:____ Amount and Currency of Funding______________________________________________________ Equivalent in USD if funding committed in another currency:________________________________ Quantity and Type of Commodities_____________________________________________________ Value of Commodities in USD:___________________of which for Monetization________________ Amount/Method of Indirect Cost Recovery to C/USA______________________________________ Amount/Method of Indirect Cost Recovery to other CI members:_____________________________ Amount/Method of Certain Direct Costs for Country Office_________________________________ Start Date______________________________End Date___________________________________ Amount of Required Matching Funds___________________________________________________ Timing of Required Matching Funds____________________________________________________ Source of Required Matcfhing Funds_________________Previously approved?_________________ Method of Matching Fund Payment_____________________________________________________ Indicate Budget Flexibility____________________________________________________________ Indicate who pays for any special audits_________________________________________________ Are staffing decisions left to the Lead Member? If not, summarize arrangements and acceptance by CO:
Does the contract limit C/USA’s liability to the intentional misconduct of fraudulent acts of CARE/USA and the Country Ofice? Please explain. List and explain all contract provisions that require Regional Director or CARE/USA Controller permission before signing (if any). (These items can be found on the Long Form Checklist.) List and Explain any other unusual contract provisions. Country Director submitting this Checklist______________________________________________ Approvals for grants/contracts over $1,000,000 and commodity agreements overr $3,000,000 prior to signing: ___________________________ ___________________________________________ Regional Director Date CARE/USA Controller, Finance Department Date
Anexo No. 4
