Formatos de Levantamiento de Información

Objetivo del Documento

Apoyar al usuario en el proceso de requistado de plantillas y/o formatos necesarios para obtener información necesaria de la estructura organizacional, su funcionamiento y el soporte tecnológico.

Alcance de la Guía

El presente documento aplica para realizar el levantamiento de información de los procesos operativos que afecten la información contable institucional ejecutados en:

Organismos Descentralizados Delegaciones Hospitales Áreas Centrales

Estructura del Formato

El formato está diseñado en Excel y consta de diez plantillas de fácil requisitado:

• F1 Perímetro de Análisis

• F2 Objetivo y Funciones

• F3 Estructura Organizacional

• F4 Relación Interareas

• F5 Principales Procesos

• F6 Principales Procesos con Afectación Contable

• F7 Sistemas Aplicativos

• F8 Fuentes de Información

• F9 Seguimiento y Control

• Firmas de Elaboración y Autorización

Levantamiento de Información

Perímetro de Análisis

Obtiene la visión general de la estructura y funcionamiento del área

Deben requisitarse los campos (√) con la información solicitada de forma precisa y puntual, sin entrar a detalle, este se registrará con mayor amplitud en los siguientes formatos, ejemplo :

Incorrecto

Área: Jefatura de Servicios OCOD Proceso: Reg. cont. de ctas. de almacén Sistema: SISTEMA 1

Correcto

Área: Jefatura de Servicios de Operación Central y Órganos Desconcentrados Proceso: Registro contable de cuentas de almacén Sistema: SICOBA

Nota: los campos no utilizados se deberán marcar como NA

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Objetivo y Funciones

Metas o propósitos del área y actividades que desempeña para su consecución.

El responsable de la unidad deberá: Describir en forma detallada el o los objetivos (razón de ser) del área . Explicar brevemente las funciones que desempeña el área considerando el modelo Entrada – Proceso – Salida, es decir,

-Qué insumo recibo -Como lo proceso el insumo (adición de valor) -Que entrego al cliente ó usuario

No olvides describir las áreas de oportunidad relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos¡

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Estructura Organizacional

Obtiene la composición de la estructura, funciones y personal del área

Deben requisitarse los campos (√) Principales Funciones

Personal y Número de Recursos asignado a la

atención de la Función o Actividad.

No olvides describir las áreas de oportunidad relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos¡

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Relación Interareas Identificación de relación existente entre áreas que gestionan el proceso contable y otras áreas inmersas en la cadena Cliente - Proveedor.

Deben requisitarse los campos √ Proveedor

• Nombre del Área • Puesto Responsable • Documentos de Entrada

Área Responsable

• Cuentas contables afectadas

Cliente. • Nombre del Área • Proceso /Función • Documentos de salida

No olvides describir las áreas de oportunidad

relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.

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Principales Procesos

Confirma y describe en forma genérica los procesos gestionados por el área, resaltando la importancia de la actividad contable y reporte de información financiera

Deben requisitarse los campos √ Referencia del manual

Ultima fecha de actualización

No olvides describir las áreas de oportunidad

relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.

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Principales Procesos con Afectación Contable

Deben requisitarse los campos √ Describir el o los proceso lo más detalladamente

considerando el modelo Entrada- Proceso – Salida.

Indicar las herramientas o sistemas utilizadas como soporte del proceso (Sistemas central, bases de datos, desarrollos propios en Excel, Access, QSL, etc.).

Mencionar los nombres de los puestos que intervienen en el proceso con el número de recursos asignado

No olvides describir las áreas de oportunidad

relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.

Identificar y describir proceso con afectación contable herramientas soporte e intervinientes

Sistemas Aplicativos

Identifica y describe la utilidad de las herramientas y sistemas soporte del proceso.

Deben requisitarse los campos √ Identifica el sistema.

Indica el proceso y uso que se le da al sistema

en el campo de descripción

No olvides describir las áreas de oportunidad relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.

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Fuentes de Información identificar los medios, documentos, bases de datos o cualquier fuente mediante la cual se

obtiene información para realizar las actividades del área

Deben requisitarse los campos √ Identifica la fuente de información

Documentos Bases de datos Archivos Hojas de cálculo Pólizas contables Estados de cuenta Etc.

No olvides describir las áreas de oportunidad

relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.

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Seguimiento y Control

Deben requisitarse los campos √ Identifica el tipo de control

Informes y reportes Controles Alertas Medios de Seguimiento

Indica el nombre y describe su utilidad

No olvides describir las áreas de oportunidad relacionadas , que deban ser atendidas para mejorar los procesos.

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Supervisión mediante cual se asegura el resultado de la generación de la contabilidad

Firmas de Elaboración y Autorización

Nombre, Área y Firma del Responsable del Área Nombre, Área y Firma del Responsable del Área

Nombre, Área y Firma del Responsable del Área Nombre, Área y Firma del Responsable del Área

Glosario

Objetivo. fin al que se desea llegar, la meta que se pretende lograr. Función es una unidad especializada en la realización de una cierta actividad, es responsable de su resultado. Proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para

conseguir un objetivo previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y mejora sus procesos (acciones) para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de interés. .

Características de un proceso:

Los procesos son cuantificables y se basan en el rendimiento. Se inician como respuesta a un evento Tienen resultados específicos.

Los procesos tienen un cliente final receptor del resultado. Estructura Organizacional. Orden jerárquico de subordinación dentro una entidad en donde se colabora y contribuye a servir a un objetivo común. Relación Interareas. Relación de proceso que se da entre un área generadora del proceso y otras que pueden ser proveedoras o clientes

dentro de la cadena productiva.. Procesos Principales. Procesos clave son los que generan productos o servicios que van a los clientes internos y externos de la institución.

Consideramos que en un modelo de calidad total son los principales. Sistemas soporte. Conjunto de programas y herramientas mediante los cuales se procesan transacciones y que permiten obtener

oportunamente la información requerida durante el proceso para la toma de decisiones. Fuentes de información. Se denominan fuentes de información a diversos tipos de documentos que contienen datos útiles para satisfacer una

demanda de información o conocimiento. Seguimiento. Observación minuciosa de la evolución y desarrollo de un proceso

Control. Examen periódico que se realiza para comprobar a priori los resultados conseguidos en el seguimiento de objetivos planeados.

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