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Guía de usuario: Análisis de costes por procesos de coste V 3.0 NewPyme S.L. C. Capitán Dema 3 2º C 03007 Alicante Tel: +34 965 106 380 Fax: +34 965 107 461 Sitios web: http://www.abanfin.com http://www.areadepymes.com http://www.plangeneralcontable.com Índice detallado
Características de la herramienta...................................................................................... 2 Entorno de desarrollo y funcionamiento ...................................................................... 2
Instalación de la herramienta............................................................................................ 2 Bibliotecas específicas de la herramienta..................................................................... 3 Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros................................................. 4
Versiones de Excel 2000, XP y 2003 ....................................................................... 4 Versión Excel 2007 .................................................................................................. 6
Abrir la herramienta por 1ª vez....................................................................................... 10 Trabajar con la aplicación............................................................................................... 11
Menú de la herramienta .............................................................................................. 11 Ejemplo de funcionamiento........................................................................................ 13 - Edición de elementos ............................................................................................... 14 - Edición de procesos.................................................................................................. 15 - Edición de productos................................................................................................ 16 - Realización de informes ........................................................................................... 18
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Características de la herramienta Entorno de desarrollo y funcionamiento La herramienta ha sido desarrollada dentro del entorno de Excel 2000 utilizando los recursos de programación y desarrollo propios de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 habiendo sido verificado su correcto funcionamiento en las siguientes versiones de Excel: 2000, XP, 2003 y 2007
Instalación de la herramienta La herramienta está compuesta por los siguientes ficheros y archivos remitidos en un fichero zip comprimidos: Nombre del archivo Características Archivo zip contenedor de la
aplicación manual_usuarioACPC.pdf Guía de usuario en formato Pdf, este
archivo usuapcv3.xls Archivo de usuario, es el que debe
abrir para utilizar la herramienta codapcv3.xls Archivo de código, este fichero se
abre automáticamente al abrir el de usuario y es el que hace funcionar la herramienta
Para utilizar su copia tan sólo que seguir los siguientes pasos: 1º- Guardar el fichero contenedor, comprimido con zip, en una carpeta de su disco duro. 2º- Descomprimir el contenido del fichero zip en dicha carpeta. Recuerde que descomprimir un fichero zip no es lo mismo que ver su contenido. Por ejemplo, en el caso de que tenga winrar instalado en su ordenador tan sólo ha de seleccionar la opción que se muestra en la imagen:
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3º- Verifique la existencia y registro en su ordenador de las bibliotecas de Windows que requiere la herramienta. Bibliotecas específicas de la herramienta Nombre biblioteca
mscomctl.ocx
Ubicación en el PC
C:\Windows\system32\mscomctl.ocx
Dirección de descarga
http://www.newpyme.com/library/mscomctl.ocx
Instrucción de registro
regsvr32.exe c:\windows\system32\mscomctl.ocx
Nombre biblioteca
vbscript.dll
Ubicación en el PC
C:\Windows\system32\vbscript.dll
Dirección de descarga
http://www.newpyme.com/library/vbscript.dll
Instrucción de registro
regsvr32.exe c:\windows\system32\vbscript.dll
Una vez descargada y guardada la biblioteca en la ubicación especificada en su ordenador tan sólo ha de registrar dicha biblioteca en su sistema, esto es indicarle al sistema operativo que dispone de los recursos que contiene dicha biblioteca y donde se encuentra. Para esto tan sólo debe acceder desde el Menú inicio de Windows a la opción de Ejecutar
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Y en el asistente mostrado insertar el código de registro referido para cada biblioteca de tal modo que dicho asistente tendrá este aspecto:
Pulsando el botón Aceptar, su ordenador reconocerá dicha biblioteca y le mostrará el siguiente mensaje:
Ha de repetir este procedimiento con todas aquellas bibliotecas que le sean referidas y que no estén ya registradas en su ordenador. Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros Todas nuestras herramientas se encuentran programadas mediante la utilización de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 que en el entorno de Excel aparecen reseñadas como macros. Así una macro no es más que un conjunto de tareas que permiten automatizar un determinado proceso dentro de la hoja de cálculo. Así pues en caso de que esté deshabilitada la ejecución de macros la herramienta no funcionará por lo que es preciso que habilite dicha ejecución.
Versiones de Excel 2000, XP y 2003 1º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco
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2º- Acceda al menú seguridad situado en: Herramientas->Macros->Seguridad 3º- Cambie el nivel de seguridad a Nivel Medio
De esta forma cada vez que vaya a abrir una hoja de Excel programada Excel le informará de ello utilizando un mensaje similar al siguiente:
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Así pulsando el botón “Habilitar macros” la herramienta se abrirá posibilitando la ejecución de la programación lo que le permitirá utilizarla normalmente.
Versión Excel 2007 1º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco
2º- Acceda al asistente de opciones tal y como se muestra en la siguiente imagen:
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3º- Pulse el botón de Opciones de Excel
4º- Acceda al asistente del centro de confianza para ello seleccione la opción Centro de confianza y pulse el botón Configuración del Centro de confianza
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Dentro del bloque de Configuración de macros active la opción Deshabilitar todas las macros con notificación y pulse el botón Aceptar Acepte todos los asistentes anteriores y abra el archivo de usuario de la herramienta. Se abrirá el archivo de usuario mostrándose el siguiente aviso de seguridad:
Pulse en el botón de opciones del aviso, accederá al siguiente asistente:
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Seleccione la opción de Habilitar este contenido y pulse el botón Aceptar a continuación el archivo de usuario abrirá el archivo de código que contiene todas las funcionalidades de la herramienta mostrándole el menú de opciones de la herramienta dentro de la pestaña Complementos tal y como se muestra en la imagen.
Nota: Si la herramienta se abre en modo pantalla completa no se muestra la pestaña complemento por lo que tendrá que volver al modo pantalla normal para visualizar dicha pestaña. Importante:
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Si no sigue el procedimiento reseñado para cada versión de Excel cuando abra el fichero de usuario se encontrará con las siguientes opciones: a) No se crea el menú de acceso a las funciones y por tanto no puede
utilizar la aplicación, sin que le informe de ello Excel b) Excel le mostrará un mensaje del tipo:
Así pues le rogamos encarecidamente que revise las opciones de seguridad que tiene configuradas en Excel para que así pueda utilizar la herramienta.
Abrir la herramienta por 1ª vez Una vez guardados y descomprimidos los ficheros abra desde Excel el archivo de usuario usuapcv3.xls La herramienta le pedirá que habilite la ejecución de macros, depende del nivel de seguridad configurado en Excel, revise el apartado anterior del presente manual. Esta herramienta está exenta de cualquier código malicioso, pero es imprescindible que acepte esta opción, pues si la ejecución de macros está deshabilitada la aplicación no funcionará. En la primera apertura se mostrará la licencia de usuario final, si no la acepta, la herramienta se cerrará automáticamente.
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Una vez aceptada la licencia de usuario final la herramienta se abrirá normalmente creando su propio menú de usuario:
Importante Habitualmente el fichero de usuario no lleva ningún tipo de protección pues toda la funcionalidad de la herramienta está programada y por tanto no incorpora fórmulas. Así pues si desea añadir más hojas al libro puede hacerlo libremente pero le rogamos encarecidamente que no modifique el nombre de ninguna de las existentes pues en caso contrario la herramienta no funcionará.
Trabajar con la aplicación Menú de la herramienta De izquierda a derecha se encontrará con los siguientes botones y menús:
a) Los botones Guardar, Guardar como, Copiar, Pegar, Zoom, Vista preliminar e Imprimir tienen el mismo funcionamiento que en el entorno normal de Excel. Esto es, le permiten guardar su trabajo,
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guardar el fichero de usuario con otro nombre, copiar y pegar un determinado rango, ampliar o reducir el área de trabajo mostrado en pantalla, visualizar el fichero tal y cual se imprimiría o imprimir la hoja activa, rango o libro a través de su impresora predeterminada. b) Inicio: este botón le permite acceder a la pantalla inicial desde cualquier otra pantalla. c) Salir: este botón le permite cerrar la herramienta desde cualquier pantalla. Así mismo se encarga de eliminar el menú personalizado y devolver a Excel a su entorno normal de trabajo. d) Vistas: este botón le permite alternar entre el entorno de trabajo de Excel, y el entorno de trabajo de la aplicación:
Pantalla Completa: este entorno de trabajo oculta las barras de herramientas de Excel dejando activos el menú predeterminado de Excel y el menú personalizado de la herramienta. De esta forma podrá visualizar una mayor área de trabajo disponiendo de todas las funcionalidades de Excel y de la herramienta simultáneamente.
Pantalla Excel: le permite visualizar las barras de herramientas propias de Excel, todas aquellas que tuviera activadas en su hoja normal, así como el menú personalizado de la aplicación. Tenga presente que, de esta forma, el área de trabajo disponible es menor.
e) Desplazamientos: este menú le permite acceder a las principales pantallas de la aplicación, esto es:
- Menú, acceso a la pantalla principal de la aplicación. - Configuración, acceso a la pantalla de configuración de la herramienta - Informes, acceso a la pantalla de informes y cálculos de la herramienta. - Listados de procesos, productos y elementos, este submenú le permite acceder a los listados anteriormente mencionados.
f) Funciones: este menú le da acceso a las principales funciones de
la herramienta: - Edición de divisas, elementos, procesos y productos, acceso a sus
correspondientes formularios de edición. - Generación de listados, función que le permite generar un listado
de todos y cada uno de los elementos, procesos y productos definidos en la herramienta.
- Generación de informes, función desde la que generar informes de productos o procesos.
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- Reiniciar herramienta, función desde la que reiniciar la herramienta borrando todos los datos archivados en al misma.
Ejemplo de funcionamiento Trabajar con la herramienta es algo muy sencillo, ya que tan sólo deberá cumplimentar los datos que se solicitan en cada uno de los formularios. Para entender su funcionamiento podemos utilizar el siguiente ejemplo: Supongamos que nuestra actividad es la Fabricación de Mesas y nuestro producto final son Mesas de Oficina. Esta actividad la podremos dividir en los siguientes procesos:
1º- Cortado de los tableros 2º- Pegado de los tableros para la realización del tablero superior 3º- Pulido del tablero superior 4º- Torneado de las patas 5º- Pulido de las patas 6º- Barnizado 7º- Ensamblado
A groso modo estos serían todos los pasos que realizaríamos para la fabricación de una mesa, partiendo de los tableros. A su vez cada proceso lo realizaremos consumiendo una serie de productos, horas de trabajo y amortización de maquinaria. Así un proceso vendrá dado como consecuencia del consumo de una serie de componentes de distinta o similar naturaleza. Así siguiendo con nuestro ejemplo y tomando como ejemplo el proceso número 1, Cortado de los tableros, podremos intuir que dicho proceso estará compuesto por los siguientes elementos y relaciones. En nuestro ejemplo todos los costes, consumos y mermas los tenemos determinados para una hora de trabajo de la máquina de aserrado. De tal modo que en una hora de aserrado corta tres metros cúbicos y por cada metro cúbico de madera obtenemos tableros suficientes para siete mesas tendríamos el siguiente escandallo de costes para dicho proceso, por mesa producida: Componente Coste o consumo
por hora Coste
unitario Coste por
mesa m3 de Madera 3 unidades 250.- Euros 35,71.- Euros Energía 20 Kw/hora 1.- Euro 0,956.- Euros Amortización 1 hora 5.- Euros 0,238.- Euros Refrigerante 1 Litro 2.- Euros 0,0952.- Euros Mano de obra 1 Hora 7.- Euros 0,0333.- Euros
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Como vemos la determinación de los componentes que intervienen en cada proceso es fundamental para la correcta realización del análisis. Si hiciéramos lo mismo con todos los procesos definiríamos perfectamente dicho producto. De tal modo que añadiendo procesos podremos definir entre distintas terminaciones del producto y realizando distintas combinaciones podremos definir distintos productos. Este sistema de análisis de costes es muy flexible pues permite jugar con los procesos y los elementos que intervienen en la prestación de un servicio o fabricación de un producto como si de un mecano se tratara, uniendo y desuniendo diferentes piezas. En esta línea de trabajo la herramienta está pensada para llevar el siguiente ritmo de trabajo: - Varios elementos conforman un proceso - Varios procesos conforman un producto o servicio En esta línea la aplicación precisa de que definamos los siguientes datos: - Edición de elementos Por un elemento entendemos un componente único, por ejemplo en relación al ejemplo de la mesa un elemento sería la madera en si misma. Para definir las características de un determinado elemento tan sólo ha de pulsar el menú Funciones->Edición->Elementos, accediendo al siguiente formulario:
Desde este formulario puede tanto Añadir, Modificar o Borrar los datos de un determinado elemento. En este sentido indicar que para que
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dichas acciones queden guardadas de forma permanente antes de abandonar el formulario deberá guardar los cambios realizados. Por otra parte indicar las siguientes cuestiones a tener en cuenta:
- Categoría, para una más sencilla selección y edición posterior de los elementos puede utilizar categorías del tipo: materias primas, elementos manufacturados por terceros, amortización de maquinaria, consumos de maquinaria, etc. - Tipo de unidad, el coste de los elementos lo podemos expresar en función de una unidad de consumo que sea de una parte sencilla de obtener y manejar dentro de un proceso más complejo. Así en el caso de los trabajadores podemos definir su coste tomando como unidad el coste por hora de cada trabajador. En el caso de la energía podríamos hablar de kiloWatios/hora, en el caso de los carburantes litros. Por último, si el elemento es indivisible la unidad, sería eso mismo; unidad, pieza o la definición que queramos utilizar. - Coste unidad, en este campo tan sólo debemos fijar el coste del elemento por cada unidad entera de elemento de tal modo que posteriormente podamos, aplicando una simple multiplicación, calcular la incidencia del coste de un determinado elemento en el coste final de un producto o proceso completo con independencia del número de unidades consumidas del elemento. - Divisa, lo habitual es que la divisa de trabajo sea el euro, pero también es posible que un elemento sea adquirido o liquidado en una divisa distinta. Así en este campo puede fijar en que divisa viene expresada el coste del elemento. - Fecha de última modificación, esta es al fecha en que se guardó la última modificación de las características del producto. Esto es muy útil para poder tener certeza de que los datos con los que estamos trabajando son los actuales y no se encuentran desfasados.
- Edición de procesos Un proceso no es más que la unión de un conjunto de elementos o componentes que más un determinado número de horas de trabajo y que más un determinado tiempo de ejecución o trabajo de una o unas determinadas máquinas conforman una fase completa de un proceso productivo. Así para la edición y generación de un proceso tan sólo ha de seleccionar las unidades de elemento que participan en el. Para ello tan sólo ha de acceder al formulario correspondiente, Funciones->Editar->Procesos siendo el que se muestra a continuación:
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El funcionamiento de este formulario es muy similar al ya descrito para los elementos si bien en este caso lo único que hay que hacer es seleccionar el elemento y el número de unidades que participan en el proceso. Este número de unidades puede ser tanto entero como fraccionario, de tal modo que según vamos añadiendo elementos al proceso la aplicación le indica el coste de cada unidad de proceso. Por otra parte y al igual que en el caso de los elementos el sistema archiva y muestra la fecha de su edición o modificación para que de esta forma el usuario siempre tenga clara la última actualización de los datos. Importante, recuerde que al igual que en el formulario de edición de los elementos para que en un proceso se guarden los cambios realizados deberá pulsar el botón “Guardar cambios” antes de salir del formulario. - Edición de productos Una vez que hayamos definido los distintos elementos y procesos de producción para definir el coste de un producto tan sólo deberá seleccionar las unidades de proceso y los procesos que son necesarios para su consecución. Así puede añadiendo o eliminando procesos puede para una misma base de producción obtener el coste del producto o servicio en distintos momentos o fases de ejecución. Por ejemplo en la fabricación de una mesa de madera tendríamos los siguientes procesos hasta la consecución de la mesa en una conformación básica:
- Serrado de piezas
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- Pulido - Montaje - Barnizado
Pero también podríamos definir procesos complementarios del tipo: - Acabado oficina (pulido y tintado añadido) - Acabado cocina (refuerzo de patas y esquinas) - Embalado - Transporte
Así para conocer el coste de la mesa en la configuración de oficina y lista para enviar a nuestro producto tan sólo le tendríamos que añadir los procesos de Acabado oficina más Embalado. Esta funcionalidad le permite averiguar el coste de distintos productos con gran facilidad pues en vez de tener que repetir todo el proceso tan sólo ha de seleccionar los procesos utilizados en ese producto. Así mismo puede realizar comparativas de coste ante modificaciones en los componentes o tiempos utilizados en un proceso. Esto último le permitirá decidir que tipo de modernizaciones son más rentables. Para acceder al formulario de edición de productos tan sólo debe pulsar el enlace: Funciones->Editar->Productos. El formulario utilizado para la edición de productos es idéntico al de edición de procesos siendo el mostrado a continuación:
Puesto que su funcionamiento es idéntico al de edición de procesos en su funcionamiento y notas le referimos a lo ya comentado para los procesos.
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- Realización de informes La herramienta permite generar informes detallados de la distribución de los costes de un proceso o de un producto o servicio final. De este modo puede centrar sus esfuerzos en mejorar uno u otro aspecto de la producción del servicio o producto para así garantizar su capacidad de competir en el mercado.
