Guia de Usuario Para Sap Fi AP 11

MANUAL DE INSTRUCCIONES Código: I6.01.01.28 Hoja 1 /8

GUÍA DE USUARIO PARA:

RECEPCIÓN PRELIMINAR DE FACTURAS Revisión N° 0 Fecha: 14/12/07

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1. REVISIONES �

Rev. Vigencia Descripción

0 14/12/07

Emisión original como instrucción, bajo Norma ISO 9001:2000, tomándose como referencia el proceso para el registro preliminar de facturas definido bajo SAP para el módulo FI-AP (módulo financiero/proveedores).

GESTIÓN DE APROBACIÓN

Originó Aprobó Emitió

Firma

Aclaración Pablo Leguizamón Claudio Costantino Horacio Monjo Sector Admin. del S.G.C. Gerencia Contable Gerencia Calidad Fecha 30/11/07 13/12/07 14/12/07

2. OBJETO Realizar el registro e ingreso de los comprobantes de pago (facturas, nota de débito, nota de crédito) en forma preliminar. 3. CAMPO DE APLICACIÓN Se aplicará al ingreso preliminar de los comprobantes de pago, no implicando la contabilización del mismo.

4. REFERENCIAS • AP Registro de facturas. • I7.04.01.01 Cuentas a pagar

5. DESCRIPCIÓN Modelo Adoptado: • Para realizar el ingreso del documento de pago que se encuentra referenciado a una orden

de compra se hará uso de la transacción MIR7 (ver instrucción de usuario para MM). • Para realizar el ingreso del documento de pago que no se encuentra referenciado a una

orden de compra (factura financiera) se hará uso de la transacción FV60. 5.1 GUÍA PARA EL USUARIO

5.1.1 REGISTRO DE FACTURAS REFERENCIADA A UN PEDIDO DE COMPRA Con el fin de poder realizar el registro de una factura en el sistema el usuario deberá como primera medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio. Una vez allí pulsará Acceder al sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el número 400; colocar el correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el idioma de trabajo (español). De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica (estructura árbol), en donde se le indicará la ruta.




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Para acceder se deberá seguir la ruta: Menú SAP/Logística/Logistics Execution/Transaporte/Gastos de Transporte/Verificación de factura logística/Entrada de documentos/MIR7 - Registrar en forma preliminar factura recibida, debiendo el usuario hacer doble click sobre esta última. �

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Al acceder a la siguiente pantalla se realizará la carga preliminar de la factura, para ello el usuario deberá cargar los siguientes datos obligatoriamente: • Fecha de factura:, pudiendo esta ser una fecha pasada • Referencia, número de la factura • Importe, allí el usuario deberá tildar “Calc. Impuestos” para que el sistema realice el cálculo

del mismo. Así mismo, el usuario puede cargar ó no, la moneda, de todas formas el sistema le sugerirá la moneda en función del pedido de compra. Si el usuario cargase esta y el pedido de compra se encontrara bajo una divisa el sistema realizará la conversión

En aquellos casos en que el usuario tenga conocimiento previo de la transacción a utilizar podrá acceder a ella cargando la misma en el presente campo. Esta barra se encuentra en la parte superior de la pantalla SAP a la que accedió luego de “loguearse”




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automáticamente. Del mismo modo, cargará el indicador de impuesto, si se trata de mercadería (M1) ó de servicio (S1).

• En la parte inferior, el usuario deberá ingresar la opción “Pedido/plan de entregas”, desplegando las opciones y seleccionando la misma. En el campo inmediatamente a la derecha de este colocará el número del pedido de compra al cual hace referencia la factura.

Una vez cargado el pedido de compra, el sistema completará las demás solapas automáticamente, es decir, cargará la forma de pago (30, 60 días), las vías de pago (efectivo, cheque diferido), los impuestos a los cuales esta sujeta la factura, etc. De esta manera se logra confeccionar la carga de la siguiente pantalla a modo de ejemplo. �

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Como se puede observar el saldo es “cero” con lo cual el documento se encuentra correctamente cargado no existiendo diferencia entre el importe ingresado y el consignado en el pedido de compra. Realizado esto, el usuario oprimirá sobre el icono “guardar” registrando preliminarmente la factura tal como lo indica el mensaje emitido por el sistema al realizar dicha acción. �

5.1.2 REGISTRO DE FACTURAS NO REFERENCIADA A UN PEDIDO DE COMPRA

Con el fin de poder realizar el registro de una factura en el sistema el usuario deberá como primera medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio. Una vez allí pulsará Acceder al sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el número 400; colocar el correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el idioma de trabajo (español). De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica (estructura árbol), en donde se le indicará la ruta. Para acceder se deberá seguir la ruta: Menú SAP/Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Entrada preliminar/FV60 Tratar o registrar en forma preliminar la factura, debiendo el usuario hacer doble click sobre esta última.




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La pantalla a la cual accederá para realizar el registro de la factura (acreedor) será la siguiente: en esta el usuario deberá definir el deudor, fecha de contabilización, la clase de documento, referencia, importe y tipo de impuesto.

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En aquellos casos en que el usuario tenga conocimiento previo de la transacción a utilizar podrá acceder a ella cargando la misma en el presente campo. Esta barra se encuentra en la parte superior de la pantalla SAP a la que accedió luego de “loguearse”




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Una vez completados los campos con los datos obligatorios (los datos mostrados son a modo de ejemplo), se deberá comenzar con la carga de los campos de abajo, entre ellos se encuentran la “cuenta de mayor”, “orden CO”, “importe”, “indicador de impuesto”, etc. Para completar dichos campos el usuario deberá hacer uso de los menues de búsqueda, posicionándose primero sobre el campo y luego oprimiendo F4 para ejecutar dicho menú. Una vez allí, y en función de la información con la que cuente, el usuario podrá realizar el filtrado de la misma a fin de obtener los datos necesarios. Ejemplo: Al colocar el carácter expuesto y ejecutar el mismo, el sistema le listará todas las cuentas de mayor cuyo primer dígito de su código sea “4”. Este proceso se repite en todo los menues de búsqueda a utilizar. Los campos a completar son los siguientes:




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Habiendo completado los datos obligatorios (ver imagen) el usuario deberá oprimir sobre el icono “Guardar” realizando así, la creación preliminar del documento.

5.1.3 LISTADO DE FACTURAS RECIBIDAS

Con el fin de poder obtener un listado de las facturas recepcionadas en el sistema el usuario deberá como primera medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio. Una vez allí pulsará Acceder al sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el número 400; colocar el correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el idioma de trabajo (español). De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica (estructura árbol), en donde se le indicará la ruta. Para acceder se deberá seguir la ruta: Menú SAP/Logística/Logistics Execution/Transporte/Gastos de transporte/Verificación de factura de porte/Verificación factura logística/Continuar Proceso/MIR6 - Resumen de facturas, debiendo el usuario hacer doble click sobre esta última.

La pantalla a la cual accederá, será la siguiente, en la misma deberá ingresar el ejercicio, la sociedad y el intervalo de fechas. Si el usuario no define una clase de documento el sistema le presentará un listado con todos los documentos incluidos, esta opción queda a criterio del usuario según sea su necesidad.




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Cargados estos datos el usuario deberá oprimir sobre el icono “ejecutar” obteniéndose el siguiente listado. Este deberá ser presentado al área de proveedores conjuntamente con las facturas recepcionadas, de manera que esta área realice la carga definitiva de las facturas MIRO (facturas referenciadas a pedido de compra) ó FB60 (facturas sin referenciar a un pedido).

Para realizar la impresión del mismo el usuario deberá presionar sobre el icono “Imprimir”, obteniéndose un resumen de los documentos como el siguiente. Posteriormente el usuario debe oprimir nuevamente este icono para realizar la impresión del mismo.




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De esta manera se finaliza el proceso. Para salir de la pantalla deberá oprimir sobre el icono “Back” regresando así a la pantalla anterior, y posteriormente oprimiendo nuevamente este icono para regresar al menú SAP.

6. RESPONSABILIDADES

• Del Analista Funcional - Colaborar con la elaboración y actualización de la presente instrucción. - Mantener informado al área de calidad y al usuario sobre las actualizaciones al sistema y

su impacto sobre la instrucción. - Especificar las necesidades de datos maestros de su módulo. - Brindar soporte al usuario en el uso y comprensión del sistema.

• Del Usuario Clave - Promover la adaptación al sistema SAP. - Brindar soporte al usuario en el uso y comprensión del sistema. - Elevar al analista funcional los potenciales riesgos a futuro.

• Del Usuario Final - Adoptar la presente instrucción en como metodología de trabajo. - Comunicar al analista funcional y al área de calidad sobre los cambios efectuados a esta

metodología. - Colaborar con el analista funcional y el área de calidad en la elaboración de la presente

instrucción.

• Del Área de Calidad - Colaborar con la elaboración de la presente instrucción y mantenerla. actualizada en

intranet. - Verificar el cumplimiento de esta instrucción mediante auditorias internas. 7. DOCUMENTACIÓN

No aplicable 8. FLUJOGRAMAS No aplicable

9. ANEXOS

No aplicable

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