Guia Inicio ActivosFijos

7/24/2019 Guia Inicio ActivosFijos

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Software Administrativo y de Gestin

Gua de InicioActivos Fijos


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Denicin de cuentascontables

Parametrizacin

Denicin deparmetros

Creacin de listadosy denicin de rutas

Siguiendo los mismospasos

Creacin de Documentos y registro de operaciones

Creacin de cartillas y listados

Creacin de hojas de vida de activos

Creacin de hojas de vida intangibles y diferidos

Elaboracin de consultas e informes, control yadministracin de activos

ParmetrosBsicos

Intangibles y Diferidos


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Parmetros

Bsicos

Parmetros

Bsicos

los activos de cada grupo buscando facilitar y agilizarel proceso de creacin de las hojas de vida. Se debetener en cuenta que no ser necesario ni obligatorio la

parametrizacin de todos los gruposque aparecen en este listado, esteproceso solo se debe hacer con losgrupos que la empresa consideraque va a manejar en el proceso de

administracin de sus activos.

Parmetros/particulares/activosjos intangibles y diferidos/activos

jos/lista de grupos.Ver imagen 02

Denicin de cuentas contables

Parametrizacin

El primer paso quese debe llevar a cabopara poder dar inicioal manejo del moduloactivos jos, es el derealizar la denicinde cuentas contablesasociadas al modulo,esto se debe realizaren Parmetros/particulares/activosjos intangibles ydi fer idos/act ivosjos/cuentas de

activos.Ver imagen 01

Una vez denidas estas cuentas, en elsiguiente paso se deber realizar el procesode denicin y parametrizacin de losgrupos dentro de los cuales se clasicaranlos activos posedos por la empresa, enesta opcin todo lo que se dena serutilizado para ser sugerido en el procesode creacin de las hojas de vida de activos,ya que al momento de crear las hojas devida como primera medida se realizar laseleccin del grupo al cual pertenece elactivo, una vez hecho esto y dependiendode la denicin de este parmetro, lainformacin ac denida se sugerir a

Imagen 01

Imagen 02


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Parmetros

Bsicos

Parmetros

Bsicos

Una vez denidoslos parmetrosanteriores, ya sepuede continuar

con el proceso decreacin de losdiferentes listadosque se involucranen el manejo del modulo, aunque estos no son losnicos parmetros con los que cuenta el software, yaque adems de estos se encuentra la opcin para denirla forma como el software realizar la contabilizacinde la depreciacin, resumida o detallada.

Parmetros/particulares/activos josintangibles y diferidos/activos jos/mtodo decontabilizacin de las depreciaciones.Ver imagen 04

Y la denicin de algunas rutas en las cuales serelacionara y se almacenara informacin para cada

uno de los activos, como son ruta para manuales,ruta de links de apoyo y ruta para el manual deprocedimiento.

En algunos casos esta ruta apuntara a una carpeta yen otros a un archivo, en el caso de corresponder a unarchivo especico, el usuario solo deber seleccionarel archivo dentro del cual esta la informacin a la quehace referencia la ruta, si se trata de una carpeta odirectorio, es porque dentro de esta ruta se encontrarel archivo que le corresponde a cada uno de los activos,por ejemplo si se trata de la ruta denida para el manualde uso de cada activo, quiere decir que dentro de estaruta se deber encontrar el archivo que corresponda

Imagen 03

Despus y ya nalizando el proceso de denicin deparmetros necesarios para la administracin de activosjos, se puede realizar la denicin de los diferentesconceptos por los cuales la empresa normalmente da de

baja sus activos excluyendo de estos, la baja por venta

de activos, proceso que tiene su propio documento. Esteaunque no es un parmetro obligatorio para iniciar conel manejo del modulo, es importante denirlo para queal momento de tener que dar de baja un activo ya secuente con esta informacin. Parmetros/particulares/activos jos intangibles y diferidos/activos jos/conceptos de bajas. Ver imagen 03

Denicin de Parmetros Creacin de listados y denicin de rutas

Imagen 04


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Parmetros

Bsicos

Parmetros

Bsicos

al manual de cada activo, la forma de identicar cadaarchivo a que activo corresponde, ser mediante elnombre del archivo, el cual deber corresponder a laplaca del activo al cual hace referencia el manual, porejemplo si existe un activo de placa 1, y este requiere ycuenta con manual, dentro de la ruta que se dena coneste propsito deber existir un archivo cuyo nombredebe ser 1.doc, aunque la extensin doc solo sirvea manera de ejemplo, ya que la extensin de dichoarchivo puede corresponder a los diferentes tipos de

archivo en los cuales se encuentran almacenados losmanuales como .PDF; .TXT; .DOC; .PPS etc.De estaforma el software asociara que documento correspondea que activo, brindando la posibilidad de consulta gilde esta informacin por parte del usuario. Ver imagen 05

Parmetros/particulares/activos jos intangiblesy diferidos/activos jos/denicin de rutas.

Imagen 05

planta y equipo en activos jos, ahora se debeseguir el mismo procedimiento para el tema

de intangibles y diferidos que es el otro temaque compone la administracin de activos josdentro de la empresa, por lo tanto como primeramedida se deben denir las cuentas contablesque estarn relacionadas con los intangibles ydiferidos de la empresa. Ver imagen 06

Parmetros/particulares/activos jos intangiblesy diferidos/intangibles y diferidos/cuentas deintangibles.

Hasta el momento se han denido losparmetros bsicos para el tema de propiedad

Siguiendo los mismos pasos

Imagen 06


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Parmetros

Bsicos

Parmetros

Bsicos

De la misma forma que para los activos, si se trata deun directorio quiere decir que dentro de este deberestar el archivo con la informacin correspondientepara cada tipo de archivo y mediante el nombre serelacionara que archivo corresponde al manual oa los links de apoyo de cada intangible o de cada

activos diferido, en este caso el nombre del archivo,adems del cdigo o numero de intangible o diferidose deber acompaar por un prejo que identicarael tipo de activo al cual pertenece el archivo de lasiguiente manera: IS+cdigo para la imagen delos seguros; IL+nmero, para la imagen de las

licencias, IC+numero, para la imagen de los contratos,IO+Cdigo, para la imagen de los otros intangibles odiferidos. Ver imagen 08

Al igual que en el tema de activos jos, en el manejode intangibles y diferidos tambin se cuenta conparmetros que aunque no son obligatorios si sern degran ayuda dentro de la administracin de estos activosen la empresa, estos parmetros son: mtodo decontabilizacin de la amortizacin mediante el cual seindicara al softwarela manera comose desea realizarla contabilizacinde la amortizacin,

si se registrara enforma resumida oen forma detallada.Ver imagen 07

Y la denicin derutas, opcin, aligual que en activosjos (propiedadplanta y equipo),podr ser undirectorio o carpetao un archivo.

Imagen 07

Imagen 08


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Intangibles yDiferidos


Una vez denidos los parmetros anteriores, el paso aseguir es el de efectuar la creacin de los documentosnecesarios para registrar las operaciones que ocurren

dentro del proceso de administracin de activos jos,dentro de los documentos que pueden ser creados porel usuarios se encuentran:

a. Factura de compra:Este documento seutilizara para registrar transacciones como comprade activos, compra de intangibles y diferidos,mejora de activos y adicin de intangibles ydiferidos, al registrar la compra de activos jos

con este documento, se crearan las hojas de vidacorrespondientes y el movimiento se guardaratanto a nivel de activos jos como en contabilidad.Lo mismo suceder con los intangibles y diferidos.Ver imagen 09

b. Mejora/desmejora de activos: Coneste documento se podrn registrar mejoras odesmejoras de activos, en el primer caso la mejorapodr corresponder a un incremento al costo delactivo y a la vida til o solo al costo del activo,mientras que al registrar una desmejora solo sepodr afectar el costo del activo. Al elaborar estedocumento, la informacin quedara guardada tantoen el modulo de activos jos como en el modulocontable. Ver imagen 10

Creacin de Documentosy registro de operaciones

Imagen 09

Imagen 10


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c. T r a s l a d ode activos: Coneste documentose realizarnlos registroscorrespondientesa los cambiosde ubicacinde los activos,este documentono generarat r a n s a c c i ncontable alguna.Ver imagen 11

Imagen 11

d. Cambio de estado:Como su nombre loindica, la elaboracin de este documento registraraun cambio al estado de los activos seleccionados,cambio que pueden o no generar transaccincontable, la generacin de la transaccin contabledepende del estado anterior y del nuevo estadoque se asigne a los activos de la siguiente manera:

i. Si el estado actual del activo es en uso,

en reparacin (con depreciacin), en reparacin(sin depreciacin) y el nuevo estado seleccionadoes en uso, en reparacin (con depreciacin), enreparacin (sin depreciacin), el software no leva a generar transaccin contable.ii. Si el estado actual del activo es enuso, en reparacin (con depreciacin), enreparacin (sin depreciacin) y el nuevo estadoseleccionado es en trnsito, en montaje o enconstruccin, el software generara transaccincontable, acreditando la cuenta denida en losparmetros como cuenta del activo y debitandola cuenta que tiene el software parmetrizado

en el nuevo estado seleccionado.iii. Si el estado actual del activo es entrnsito, en montaje o en construccin y elnuevo estado seleccionado es en uso, enreparacin (con depreciacin), en reparacin(sin depreciacin), en trnsito, en montaje oen construccin teniendo en cuenta que no sepuede seleccionar el mismo estado actual comonuevo estado, el software generara transaccincontable, acreditando la cuenta que tiene elactivo denida en el estado actual y debitandola cuenta denida para el activo en el nuevoestado seleccionado. Ver imagen 12

e. Baja de activos: Con este documentose podr hacer el registro de la salida de activospor conceptos como prdida, robo, dao etc.Diferentes a la salida de activos por venta, la cualtendr su propia clase de documento. Al elaborar

Imagen 12


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este documento se registrara lasalida del activo del inventariode activos y se registraracontablemente la salida delvalor del activo y la depreciacinacumulada de las cuentas quecorresponda. Ver imagen 12

f. Factura de venta: Con eluso de este documento seregistrara la salida del activo oactivos como consecuencia deuna operacin de venta, la nicadiferencia con la baja de activosesta dada especialmente en lostrminos comerciales y legales

que implica la expedicin de la factura de venta.Al igual que en el documento baja de activos, algrabar el documento de venta se registrara lasalida de los activos del inventario de activos josy los correspondientes valores de contabilidad.

g. Unidades a depreciar:Este documentopermitir registrar la cantidad de unidades queprodujo o utilizo el activo durante el periodo parapoder calcular la depreciacin correspondiente,este documento solo se registrara para los activoscuyo mtodo de depreciacin sea el de unidadesproducidas, controlando que la cantidad que seingresa no sea mayor a la cantidad que esta pordepreciar. Ver Imagen 13

h. Conteo fsico: El objetivo de estedocumento es el de comparar la informacinregistrada dentro del inventario de activos jos conla informacin registrada en el proceso de toma deinventario fsico elaborado previamente, y segn

los resultados, realizar los ajustescorrespondientes como por ejemplobajas o venta de activos si se tieneun activo registrado en el software yen el conteo no aparece registrado,o un traslado si la ubicacin dentrodel software es diferente a laubicacin registrada en el conteofsico. Ver Imagen 14

Imagen 12

Imagen 13


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i. Depreciacin: Con este documento serealizar el proceso de clculo y registro del valorde la depreciacin de cada uno de los activosdepreciables que existen en la empresa, estedocumento es totalmente automtico. A pesar que

este documento puede ser elaborado tantas vecesse requiera dentro del mismo periodo, el objetivoes que sea el ultimo documento que se registredentro del periodo despus de realizar el registrode las dems transacciones, ya que la gran mayorade documentos pueden afectar el resultado de ladepreciacin. Ver imagen 15 y 16

j. Amortizacin: Con este documento se realizael calculo y registro del gasto por amortizacin deintangibles y diferidos, al igual que en el caso de ladepreciacin el calculo y registro de la informacinse realiza de forma automtica, el documento sepodr repetir tantas veces sea necesario aunque

Imagen 14Imagen 15

Imagen 16


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lo ideal es que estedocumento sea elultimo que se registrepara los intangibles ydiferidos despus deregistrar las demsoperaciones. Verimagen 17

k. S a l d o siniciales: Estedocumento mas quecumplir la funcinde cargar saldosiniciales, su funcinrealmente es la debrindar al usuariouna herramienta paramodicar de formarpida informacinde la hoja de vidade cada uno de losactivos, teniendoen cuenta que estas

modicaciones sepueden realizarpara aquellosactivos que una notienen movimientoregistrado, ya que unavez se ha registradomovimiento lasmodicaciones quesean necesarias solose podrn registrarmediante el uso delos diferentes documentos con los que cuenta elmodulo. Ver imagen 18

terceros, lista de funcionarios, cartilla deimpuestos, cartilla de cuentas, cartilla decentros de costo. Como primera medida se

deber llevar a cabo el proceso de creacin de lacartilla de ubicaciones,la cual dependiendo delas necesidades de informacin y la organizacinde la empresa puede corresponder a las diferentesreas de la empresa, las cuales tienen bajo suresponsabilidad el manejo y custodia de activosjos. En el men principal ACTIVOS FIJOS,INTANGIBLES Y DIFERIDOS/Propiedad,Planta y Equipo/cartilla de ubicaciones.En este listado deber existir al menos unaubicacin, ya que es necesario para efectuar elproceso de creacin de las hojas de vida de losactivos.Ver imagen 19

Una vez creadoslos documentosrequeridos para laadministracin de

activos, se procedera realizar la creacinde las cartillas olistados necesarios,teniendo en cuentaque algunos deestos listados quese requieren en elmodulo de activosjos corresponden alistados creados enotros mdulos comoson; cartilla de

Imagen 17

Creacin de cartillasy listados

Imagen 18


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Imagen 19

Una vez creada la cartilla de ubicaciones y denidos losparmetros anteriores, el usuario ya esta en condicionesde efectuar el proceso de creacin de las hojas de vidade los activos que integran el inventario de activos dela empresa, se debe tener en cuenta que este procesode creacin se puede dar:

a. Con un documento de compra de activos,caso en el cual se generara el registro en el modulode activos jos y en contabilidad.b. Realizando la creacin de la hoja de vidapor la opcin correspondiente en el men principal,ACTIVOS FIJOS, INTANGIBLES Y DIFERIDOS/Propiedad, Planta y Equipo/Hoja de vida, en estecaso no se generara registro de movimiento nien el modulo de activos jos ni en contabilidad,

solo se incrementara el inventario de activos, esteproceso se dar cuando se deban registrar activosu hojas de vida cuyo movimiento ya se encuentreregistrado a nivel contable, con el n de administrarel activo dentro del software a partir del momentoque se crea la hoja de vida yc. Mediante proceso de importacin las hojas devida a partir de un archivo en el cual se tenga lainformacin de cada uno de los datos necesariospara realizar la creacin de las hojas de vida coneste proceso, en este caso la creacin de estashojas de vida no generara registros de movimientoen el modulo de activos jos ni en contabilidad, el

Creacin de hojasde vida de activos

Imagen 20


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uso de esta opcin tambin corresponder a casosen los cuales la informacin de los activos ya seencuentra registrada en contabilidad pero se deseacontinuar con la administracin de los activos enel software a partir de la creacin de las hojasde vida, pero cuyo proceso no se desea realizarmanualmente si no que se har uso de este procesopara agilizar la creacin de los activos.Ver imagen 20

Una vez creadas las hojas de vida por cualquiera de estosmtodos el usuario puede iniciar a realizar el registrode las diferentes operaciones sucedidas con los activosde la empresa, ventas, cambios de estado, traslados,depreciacin etc. Vale la pena aclarar que la existenciadel inventario de activos jos solo ser necesaria para laelaboracin de los documentos diferentes a la factura decompra, ya que con la factura de compra, al seleccionarcompra de activos, lo que se hace es registrar un activoque no existe en este listado.

intangibles y diferidos/hoja de vida,caso en el cualno se generara registro de movimiento ni en activos nien contabilidad, debido a que se requiere solo llevar a

cabo la creacin del intangible para que a partir de lacreacin de este, se pueda efectuar la administracin delactivo dentro del software, en este caso la informacincontable del activo ya deber estar registrada a nivelcontable.La creacin de estas hojas de vida se encuentraseparada segn el tipo de intangible o diferido que sepretende crear, debido a las diferencias en cuanto acaractersticas e informacin que maneja cada uno deellos. Ver imagen 22

A medida que se va realizando el proceso de creacinde las hojas de vida de cada uno de los intangibles y

En el caso de los intangibles y diferidos no se requiere laexistencia de una cartilla de ubicaciones, por lo tanto unavez se hayan denido los parmetros correspondientesal tema de intangibles y diferidos el usuario ya podrrealizar la creacin de las hojas de vida de estos activos(seguros, licencias, contratos y otros), proceso decreacin que se podr realizar mediante documentode compra caso en el cual se realizar registro en elmovimiento de activos, Ver imagen 21o mediante la opcinde men en la cual se pueden crear las hojas de vida,ACTIVOS FIJOS, INTANGIBLES Y DIFERIDOS/

Creacin de hojas de vidaIntangibles y diferidos

Imagen 21


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diferidos que se van a administrar dentro del software,el usuario podr registrar las operaciones sucedidas concada uno.

Y nalmente el usuario con toda la informacinregistrada dentro del software podr obtener o elaborarlas consultas e informes necesarios para controlar yadministrar de la mejor manera los activos de la empresa(tanto propiedad planta y equipo como intangibles ydiferidos). Ver Imgenes 23 a 26

Imagen 22

Elaboracin de consultas e informes,control y administracin de activos

Imagen 23

Imagen 24


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Imagen 25

Imagen 26

Esperamos que este Documento sea de gran ayuda parael entendimiento y manejo del modulo de Activos jos.


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