GUÍA OFICIAL CARGA CONTENERIZADA - vuce.gov.co · Radicada Indica que la solicitud se encuentra creada, se le han asociado SAE, entidades de control y el sistema ... Para Movilización

Grupo Análisis y Gestión de la Cadena Logística de Comercio Exterior MINCIT | [DIRECCIÓN DE COMERCIO EXTERIOR]

GUÍA OFICIAL CARGA CONTENERIZADA

SISTEMA INTEGRADO DE INSPECCIÓN SIMULTÁNEA PARA EXPORTACIONES

SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO Y ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES

Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia Conmutador (571) 6067676

www.mincit.gov.co GD-FM-042.V2

MODULO DE INSPECCIÓN SIMULTÁNEA CARGA CONTENERIZADA

GLOSARIO SOLICITUD DE AUTORIZACION DE EMBARQUE: Es un documento donde se registra la

modalidad de la exportación, subpartida arancelaria, descripción de la mercancía, cantidad,

peso, valor FOB en dólares; país de destino, consolidación si procede, clase de embarque,

información relativa a los datos del embarque y sistemas especiales de importación y

exportación cuando haya lugar a ello.

NODO DE TRANSFERENCIA: son los puntos de la red de transporte que se constituyen en

puertas de entrada y salida de la mercancía. Se consideran como nodos de transferencia los

puertos marítimos, los aeropuertos y los pasos de frontera, y dada su función se consolidan

como una herramienta fundamental para la competitividad del país.

IDENTIFICADOR DE CARGA (ID CARGA): Número asignado por los puertos que se genera por cada ingreso de carga contenerizada a sus instalaciones. Puede existir uno o varios identificadores de carga uno por cada contenedor CARGA CONTENERIZADA: Son las mercancías que independientemente de su condición de empaque han sido dispuestas en una unidad de dimensiones convencionales o normalizadas, para ser manipuladas mecánicamente en un solo movimiento. NUMERO DE RADICADO DE LA SOLICITUD DE INSPECCION: Número generado por el

sistema informático SIIS para registrar una solicitud de inspección.

SOLICITUD DE INSPECCIÓN SIIS: Documento electrónico radicado por el Declarante en el

sistema informático SIIS para el agendamiento de la inspección simultánea por parte de las

entidades de control.

CERTIFICADO DE INSPECCIÓN SANITARIA: Documento expedido por la autoridad

sanitaria e inocuidad, que ampara al cargamento de alimentos o materias primas objeto de

importación o exportación y que contienen información esencial relativa a la inocuidad de los

alimentos y a los propósitos del país importador o exportador según corresponda.

CERTIFICADO FITO Y ZOOSANITARIO: Documento expedido por el servicio oficial de

sanidad agropecuaria, el que atestigua la condición fitosanitaria o zoosanitaria de cualquier

envío, sujeto a reglamentación Fito o Zoosanitaria.

http://www.mincit.gov.co/




AVISO DE INGRESO DE LA CARGA A ZONA PRIMARIA ADUANERA: Es el procedimiento

que consiste en informar el ingreso al puerto o a la bodega del transportador, o a un depósito,

o al paso de frontera, o a una zona franca de la mercancía contenida en el documento

Traslado mercancía al lugar de embarque.

SELECTIVIDAD Y SELECCIÓN DE CONTENEDORES: Procedimiento realizado por las

entidades de control para determinar aleatoriamente el perfil de riesgo de una carga que va

a ser exportada.

INSPECCION SIMULTÁNEA: La Dian conjuntamente con las entidades de control realiza la

revisión, inspección y manejo de la carga en una única diligencia cuya duración no podrá

exceder de un (1) día calendario y cuyo costo será único.

ACTA DE INSPECCION PONAL: Documento diligenciado por el inspector de la entidad de

control Policía Antinarcóticos cuando se finaliza la inspección simultánea

RESULTADO DE INSPECCION: Criterio aplicado por el inspector de cada entidad de control

con respecto a la mercancía inspeccionada, si procede o no procede.

ZONA PRIMARIA: Parte del territorio aduanero que comprende los recintos aduaneros,

espacios acuáticos o terrestres destinados o autorizados para operaciones de desembarque,

embarque, movilización o depósito de las mercancías; las oficinas, locales o dependencias

destinadas al servicio directo de aduanas; aeropuertos, predios o caminos habilitados y

cualquier otro sitio donde se cumplen normalmente las operaciones aduaneras..

ZONA SECUNDARIA: Parte del territorio aduanero que le corresponde a cada aduana en la

distribución que la Superintendencia Nacional de Aduanas hace para efectos de la

competencia, intervención y obligaciones de cada una.





Estados de una solicitud de inspección TOTAL Estados

Radicada Indica que la solicitud se encuentra creada, se le

han asociado SAE, entidades de control y el sistema

asigna un número que le permite hacer seguimiento

a la operación

Contenedores Asociados Se presenta cuando se han ingresado los datos del

(los) contenedor (es) en la solicitud de inspección.

En proceso solicitudes sanitarias Indica que el declarante asoció un documento

sanitario a la solicitud de inspección, de acuerdo con

las entidades seleccionadas (ICA y/o INVIMA) al

momento de radicar la solicitud de inspección.

Firmada El declarante ha firmado digitalmente la solicitud

Inconsistente Los datos del(os) contenedor(es) reportados en la

solicitud no concuerdan con los datos que el puerto

ha ingresado al SIIS.

Ajustada El declarante ha corregido la(s) inconsistencia(s)

del(os) número del contenedor(es).

Aprobada Se refiere a que la solicitud de inspección presentó

una(s) modificación(es) en el número del(os)

contenedor(es), una vez se corrigen estos datos la

solicitud queda en el estado ajustas y una vez se

firma pasa a aprobada.

Consistente Indica que el sistema validó el número de los

contenedores con la información registrada por los

puertos y concuerdan la información

Inspeccionada Cuando el (los) contenedor(es) han obtenido

selectividad y en el caso de los contenedores que

fueron físicos o no intrusivos, cuentan con los

resultados de inspección por parte de las entidades

de control...

Cancelada por invalidación SAE Se presenta cuando el declarante invalida una SAE

en MUISCA

Cancelada Se refiere a las solicitudes que el declarante canceló





Estados de una solicitud de Inspección PARCIAL

Estados

Radicada Se presenta cuando la solicitud de inspección ha sido

creada y se le han asociado SAE y Entidades de

control.

En proceso contenedores parciales Se presenta cuando como mínimo ya ha sido firmado

un grupo de contenedores y se permite adicionar más

grupos de contenedores a la solicitud.

Cerrada Se presenta cuando se marca la solicitud de

inspección para que no permita registrar más

contenedores.

Inspeccionada Este estado aplica cuando todas las SAE asociadas

una solicitud de inspección presentan los estados

“INSPECCIONADA” o “ENVIADA y adicionalmente la

solicitud de inspección ha sido cerrada.

Cancelada Cuando la solicitud ha sido cancelada por el

declarante y sus certificados asociados fueron

eliminados

Cancelada por invalidación SAE Se presenta cuando se invalida una SAE por parte

de la DIAN





Estados GRUO DE CONTENEDORES Solicitud de Inspección PARCIAL

Creado Este estado aplica cuando se crea un grupo de

contenedores en la solicitud de inspección

Firmado Aplica cuando se firma a través de certificados

digitales los contenedores asociados a un grupo.

Consistente Aplica cuando todos los contenedores asociados a un

grupo ya han recibido la información (Identificador de

carga) por parte del lugar de embarque.

Inconsistente Indica que uno o más contenedores asociados al

grupo presentan inconsistencias al momento de

validar los números de los contenedores ingresados

por el declarante en el momento de diligenciar la

solicitud de inspección contra la información del

contenedor recibida por parte del lugar de embarque.

Ajustado Se presenta cuando ha realizado correcciones sobre

un contenedor del grupo.

Aprobado Se presentan cuando se han firmado las

modificaciones realizadas sobre un grupo de

contenedores.





Estados CONTENEDOR Solicitud de Inspección TOTAL y PARCIAL

Asociado Indica que el contenedor se encuentra relacionado

en una solicitud de inspección

Inconsistente Se presentan cuando de la validación del número del

contenedor no concuerdan con los datos registrados

por el Puerto.

Consistente Los datos del contenedor concuerdan con los datos

registrados por el Puerto. A partir de este estado y

que la solicitud de inspección se encuentre en estado

consistente, se presentan los contenedores para

selectividad de las entidades de control.

Para Movilización Indica que la a selectividad del contenedor es

inspección física o no intrusiva, por parte de una de

las entidades de control que participan del proceso

Sin Movilización Indica que la selectividad del contenedor no fue

inspección física o no intrusiva, por parte de las

entidades de control que participan del proceso.

Agendado El Puerto ha asignado la hora de inspección al

contenedor

Inspeccionado El contenedor ha sido inspeccionado y las autoridades

de control han registrado el resultado de la

inspección.

No Inspeccionado No se pudo inspeccionar el contenedor y las

autoridades de control han registrado en el SIIS esta

situación.

Cancelado La solicitud de inspección fue cancelada





SIIS – Textos de ayuda – Flujo de negocio

Recomendaciones generales

Antes de iniciar el proceso, tenga en cuenta las siguientes instrucciones que facilitarán la operación del sistema.

Los datos que aparecen marcados con asterisco (*) corresponden a información que usted debe

ingresar obligatoriamente.

Para los datos de fecha tenga en cuenta el formato sugerido en pantalla AAAA-MM-DD, digite la fecha o seleccione la fecha directamente sobre el calendario.

En caso de presentarse algún error en el momento de ingresar la información, el sistema le notificará con un mensaje en la parte superior , utilizando los siguientes símbolos:

Los mensajes cuyo símbolo es indican un error; para estos mensajes debe revisar la

información que ingresó al sistema e intentar nuevamente la operación de registro.

Los mensajes cuyo símbolo es indican una advertencia; se debe verificar la información que

el mensaje le indica para garantizar la consistencia de los datos ingresados.

Los mensajes cuyo símbolo es indican una confirmación de éxito de la operación o mensaje informativo.





Algunas pantallas presentan en las tablas las siguientes opciones:

La opción maximizar permite desplegar la tabla mostrando más información la opción

minimizar la cual permite ocultar la tabla anidada.

En cualquier momento puede acceder a la ayuda en pantalla

Para algunas pantallas que contienen consultas se visualizará el control de paginación que le permite revisar los resultados por páginas de forma más fácil.

SISTEMA DE INSPECCIÓN FÍSICA SIMULTÁNEA DE MERCANCÍAS





El Sistema Integrado de Inspección simultánea para exportaciones se basa en tres procesos principales los cuales son:





SIIS-FLUJO INSPECCION CARGA CONTENERIZADA

1. El Declarante inicia el proceso cuando ingresa a SIIS con su usuario y contraseña asignado en VUCE-Registro de Usuarios. 2. Radica la solicitud de inspección que tiene asociadas las SAE disponibles en el sistema y que son enviadas por la DIAN a SIIS mediante un servicio web. 3. Asocia los contenedores a la solicitud, 4. Relacionar certificados sanitarios Ica y/o Invima 5. Firma digitalmente la Solicitud de inspección. 6. El puerto realiza el ingreso de carga a puerto mediante un identificador de carga 7. las entidades de control aplican la selectividad a los contenedores escogidos al igual policía antinarcóticos. 8. Se realiza el Enturnamiento automático por parte de la Policía antinarcóticos y el puerto realiza el agendamiento de los mismos para la fecha y hora disponibles. 9. Las Entidades de control y Policía antinarcóticos, acuden a la inspección simultánea y registran el resultado en SIIS. 10. La policía antinarcóticos puede realizar una re inspección o registrar una no inspección. El Declarante consulta el resultado de la inspección en SIIS con lo cual

queda la Solicitud de inspección en el estado Inspeccionada, completando así el ciclo.





Cómo realizar una solicitud de inspección

Para realizar una solicitud de inspección se deben ejecutar los siguientes pasos: Ingrese a la aplicación con usuario y contraseña válidos asignados al momento de registrarse en la VUCE, con el perfil de Declarante. http://siis.vuce.gov.co:2083/siis

Fig. 1: Pantalla de acceso al sistema

Los perfiles de usuario habilitados para ingresar al sistema son: Declarante, Funcionario, y Agencia de carga internacional;

Ingrese al menú “Realizar solicitud de inspección” y dé clic en la opción Carga contenerizada

Fig. 2: Menú de acceso

Se despliega una pantalla donde el usuario puede efectuar dos actividades:

1. -Consultar las solicitudes de inspección radicadas previamente donde se requiere diligenciar como mínimo un criterio de búsqueda; Lugar de embarque, Solicitud de inspección, Fecha Solicitud desde y hasta, Nit Exportador, Nit Declarante, SAE





2. -Adicionar para realizar una solicitud de inspección nueva

Fig. 3: Pantalla de radicación y consulta de solicitudes de inspección

Al dar clic en el botón Adicionar, se despliega una pantalla con las SAE aceptadas por los Servicios electrónicos informáticos de la DIAN que corresponden al declarante autenticado ante la VUCE, el usuario cuenta con dos opciones para seleccionar la(s) SAE(s).

Fig. 4: SAE disponibles





Consultar SAE disponibles: Permite buscar la SAE utilizando por lo menos un criterio de búsqueda

Fig. 5: Consulta de SAE a radicar

Cuando utilice como criterio de búsqueda la casilla “Nodo transferencia” siempre se deberá seleccionar la opción “Puerto”, en razón a que está solución informática solo aplica a terminales marítimos. Después de incluir los criterios de consultas se debe dar clic en “Consultar”.

Fig.6: Lista de SAE consultadas





Para facilitar la búsqueda se puede aumentar la cantidad de SAE a mostrar haciendo clic en el selector de registros (máximo 50). Seleccione una o varias Solicitudes de autorización de embarque (SAE) de acuerdo con su operación logística, teniendo en cuenta que el lugar de embarque de la mercancía y el país destino deben ser iguales en todas las SAE elegidas.

Fig.6a: Lista de SAE consultadas





Elija el botón “Radicar”.

Fig. 7: Opción Radicar de la pantalla de consulta de SAE





Se presenta una pantalla con unas casillas para seleccionar las entidades sanitarias si el producto a exportar requiere de inspección de ICA y\O INVIMA, Si de manera voluntaria el exportador solicita inspección de la Policía Antinarcóticos, y si se manejará el ingreso de contenedores parciales. Elija la opción “Guardar”

Fig. 8: Entidades que inspeccionan y manejo de contenedores

Al dar clic en guardar se visualiza el número de la solicitud radicada, las SAE seleccionadas y las entidades elegidas para inspeccionar. Elija la opción “Aceptar”.

Fig. 9: Solicitud de inspección radicada en SIIS





Ingresar los datos de contenedores que ingresarán al terminal marítimo con la carga relacionada en las SAE de la solicitud de inspección.

Fig. 10: Pantalla de contenedores asociados a la Solicitud de inspección

El sistema cuenta con dos opciones para que el declarante ingrese los datos de contenedores:

i) Adicionar: Es el cargue manual de la información por pantalla. ii) Cargue por archivo: Por medio de un archivo plano.

Para el primer caso (i) Adicionar realice el siguiente procedimiento:

1. seleccione la opción “Adicionar” (Ver Fig. 10: Pantalla de contenedores asociados a la Solicitud de

inspección)...

2. Se presenta en pantalla para diligenciar la información de los contenedores que se asociarán a la(s) SAE de la solicitud de inspección. Adicionalmente se despliega una tabla con la información de cada subpartida de la(s) SAE.

Es importante tener en cuenta que el sello a diligenciar corresponde con el que se relacione en la planilla de traslado, en este campo se puede diligenciar los números de sellos que el contenedor requiera en cada campo teniendo en cuenta separarlos por coma (,) Relacione los datos del transportador, documento de identidad, placa y Empresa transportadora que registro en la planilla de traslado.





Fig. 11: contenedores

Seleccione la(s) subpartida(s) que estarán dentro del contenedor que está registrando. Es importante tener en cuenta que se deben seleccionar todas las subpartidas arancelarias de la SAE. Seleccione la opción “Aceptar”





Fig. 12: partidas asociadas al contenedor

El sistema retorna a la pantalla de contenedores asociados presentando en la tabla de contenedores el nuevo registro ingresado.

Se presenta un mensaje de éxito “Se ha almacenado exitosamente el contenedor”

Fig. 13: Tabla de contenedores asociados a la Solicitud de inspección La opción de ingresar los datos de contenedores se debe realizar de acuerdo con el número de contenedores que correspondan con la solicitud de inspección.

Para el segundo caso (ii) Cargue por Archivo realice el siguiente procedimiento:

Seleccionar la opción “Cargar por archivo”, teniendo en cuenta el siguiente estándar para la estructura del archivo plano:

El estándar del archivo plano para cargar contenedores es el siguiente:

El nombre del archivo a cargar con la estructura AAAAMMDDHHMMSS-Archivo de contenedores_consecutivo.txt. Ej.: 20161023102530-Archivo de contenedores_01.txt

El contenido del archivo a cargar debe separarse por coma (,) cuando se trata de asociar al

contenedor varios stickers y subpartidas; y punto y coma (;) cuando se terminan de listar los

stickers y SAE. El archivo debe contener la estructura correcta de los campos.





Ejemplo para un contenedor que contiene dos (2) SAE:

Ejemplo para un contenedor que no tiene stickers:





RADICACION DE SOLICITUDES DE INSPECCION DE CARGA EN TRANSITO Las solicitudes de inspección simultánea, en las cuales la aduana de despacho es diferente a la aduana de salida, son validadas en el sistema SIIS, por lo cual luego de seleccionar la SAE y Radicar la Solicitud, se mostrará un cuadro de diálogo el cual solicitará se especifique la Aduana de Despacho y el Lugar de Embarque de Inspección, que es diferente a la Aduana de Salida. El cuadro mostrará una nota en color rojo, informando “Como su operación es un embarque por aduana diferente, seleccione aquí su aduana y respectivo lugar de embarque donde se radicará su solicitud de inspección simultánea ante las diferentes entidades de control”

Fig. 14: Consultar SAE disponibles Aduana despacho diferente Aduana Salida





De acuerdo con la SAE radicada en MUISCA, tenga en cuenta la aduana de despacho, el lugar de inspección, la dirección ubicación de la mercancía, la Aduana de salida, y el lugar de embarque de salida de la mercancía.

Fig. 14a: Consultar SAE disponibles Aduana despacho diferente Aduana Salida





Tenga en cuenta que el puerto y las entidades de control que tienen acceso a la solicitud de inspección, son los que se encuentran habilitados en el lugar de inspección de la mercancía que se indicó en la SAE


Seleccione de la lista la Aduana y el Lugar de embarque de Inspección SIIS y de clic en el botón Guardar


Diligencie las casillas correspondientes a las Entidades de control en caso de requerir inspección por parte ellas y seleccione si solicita voluntariamente inspección física de la Policía antinarcóticos. Por ultimo indique si manejará contenedores parciales y de clic en el botón Guardar. Continúe con la radicación de su solicitud de inspección.

Fig. 17: Radicado de la solicitud de inspección





Relacione los contenedores

Fig. 18: Relación de contenedores asociados a la solicitud de inspección

Fig. 19: Consultar detalle solicitud de inspección





La solicitud de inspección se encuentra lista para firmar digitalmente. Note que el Lugar de embarque de la SAE relacionada corresponde al de salida de la mercancía. Una vez firmada la solicitud de inspección, el sistema mostrará los datos básicos correspondientes al país de destino y lugar de embarque donde se radicó la solicitud de inspección.

Fig. 20: Consultar detalle solicitud de inspección firmada

Los datos de la empresa transportadora y conductor (es) de (los) vehículo (s) se pueden consultar por la pestaña de Corregir datos contenedores sin necesidad de Guardar, a menos que vaya a realizar modificaciones a los datos. Utilice el botón Cancelar si solo va a consultar los datos o Guardar para que las modificaciones queden aplicadas.





Fig. 20a: Consultar datos del Transportador y conductor vehículo

El Reporte imprimible en formato PDF, muestra el lugar de embarque donde se realizó la inspección simultánea.

Fig. 21: Reporte imprimible solicitud de inspección firmada





Al consultar el reporte detallado solicitudes de inspección, la columna Lugar embarque corresponde al lugar de embarque de salida de la mercancía, y la columna Lugar inspección corresponde al lugar de embarque donde se realizó la inspección simultánea.

Fig. 22: Reporte detallado solicitud de inspección firmada

De la misma manera al generar el reporte XLS, se mostrará el lugar de embarque de salida de la mercancía y el lugar de inspección. Reporte XLS

Fig. 23: Reporte XLS Solicitud de inspección firmada

Una vez se han adicionados todos los contenedores, debe dar clic en el botón Continuar para completar los pasos correspondientes a la asociación de los certificados sanitarios y firma de la solicitud de inspección. Se despliega la información relacionada con la solicitud de inspección, dividida en 7 pestañas:





Datos básicos

Contenedores

Certificado zoosanitario

Certificado fitosanitario

Radicados INVIMA

Firma digital

Corregir datos contenedores

Cuando se ha escogido alguna de las Entidades de control para realizar la inspección, se habilitaran las pestañas correspondientes a los Certificados ICA o Radicados INVIMA

Fig. 24: Asociar Certificados ICA





Asociar Certificados ICA Cuando se seleccionó a la entidad ICA, el sistema habilita dos pestañas una es “Certificado Zoosanitarios” y la otra “Certificado Fitosanitario”.

Si la Solicitud de inspección requiere Asociar el Certificado zoosanitario.

Ingrese a la pestaña “Certificado zoosanitario”

Fig. 25: Certificado Zoosanitario

Al dar clic en la pestaña certificado zoosanitario el sistema muestra la siguiente pantalla:





Fig. 26: Asociar o Registrar Certificado Zoosanitario

Se presenta vacía la pantalla de certificados zoosanitarios para exportación asociados, que cuenta con dos opciones:

La opción Certificado zoosanitario para exportación, se realiza comunicación en línea con el sistema informático del ICA “SISPAP”, el sistema muestra los botones “Desasociar” inhabilitada y “Asociar” habilitada.

La opción Producto zoosanitario que no requiere certificado previo, el declarante debe diligenciar una información que requiere el funcionario del ICA para el momento de seleccionar los contenedores para inspección, se presentan los botones “Desasociar” inhabilitada y “Registrar” habilitada.





Asociar certificado zoosanitario con previo

En la pestaña Certificado zoosanitario se seleccione la opción “Asociar”.

Fig. 27: Asociar certificados zoosanitarios

El sistema despliega una tabla con las SAE s y subpartidas asociadas a la solicitud de inspección SIIS. Seleccione una SAE y elija la opción “Consultar certificados”.

Fig.28: Consultar certificados zoosanitarios





El sistema despliega una tabla con la información de los certificados zoosanitarios que se encuentran disponibles en el sistema “SISPAP” para asociar.

Fig.29: Certificados zoosanitarios disponibles

Número de ID ICA, Certificado zoosanitario, Fecha de expedición, País destino, Fecha validez





Seleccione uno o varios certificados y elija la opción “Guardar”

Fig. 30: Asociar Certificados zoosanitarios para Exportación

En el mensaje de confirmación de la operación seleccione la opción “Aceptar” para asociar la subpartida con los certificados zoosanitarios correspondientes.

Fig. 31: Asociar certificados zoosanitarios





El sistema despliega un mensaje de confirmación: “La información fue guardada exitosamente”.

Fig. 32: Pantalla de mensaje exitoso

El estado de la solicitud de inspección es EN_PROCESO_SOLICITUDES_SANITARIAS





Producto no requiere Certificado Zoosanitario previo ante el ICA Cuando el producto de exportación no requiere certificado zoosanitario previo ante el ICA, el Declarante debe asociar el certificado zoosanitario sin previo; se presentan los botones “Desasociar” inhabilitada y “Asociar” habilitada. Escoja la opción “Asociar” que se encuentra debajo del mensaje

“ La solicitud de Inspección no tiene asociada ninguna solicitud de inspección zoosanitaria que no requiera certificado previo” Se despliega una tabla que contiene las subpartidas disponibles para ser asociadas a un producto zoosanitario sin certificado previo. Seleccione una subpartida y elija la opción “Continuar”.

Fig. 33: Asociar Solicitud de inspección zoosanitaria que no requiere certificado previo

Fig. 34: Producto zoosanitario sin certificado previo





Fig. 35: Tabla de Producto zoosanitario sin certificado previo

Fig. 36: Agregar producto zoosanitario sin certificado previo a la solicitud de inspección





Fig. 37: Producto zoosanitario sin certificado previo agregado a la solicitud

Fig. 38: Mensaje de confirmación para guardar producto agregado





Fig. 39: Productos zoosanitarios sin certificado previo según país destino





Asociar Certificados Fitosanitarios Al seleccionar la pestaña Certificado fitosanitario,

Fig. 40: Pestaña certificado fitosanitario

Inicialmente, la pantalla presenta un mensaje que dice “La solicitud no tiene asociado ningún certificado preliminar – CEF de ICA”

1. Se presentan las opciones: “Desasociar” inhabilitada y “Asociar” habilitada. 2. Seleccione la opción “Asociar”.

Fig. 41: Asociar Certificados fitosanitarios

Se despliega una tabla que contiene las SAE y subpartidas asociadas a la solicitud de inspección, disponibles para ser asociadas a un certificado fitosanitario, como aparece en el siguiente gráfico.





3. Seleccione una o varias subpartidas y escoja la opción “Consultar certificado”.

Fig. 42: SAE y Subpartidas relacionadas a la solicitud de inspección

Se presenta una tabla en la parte inferior de la pantalla que contiene los certificados fitosanitarios consultados en el sistema “SISPAP” del ICA, con la siguiente información:

Certificado fitosanitario Fecha expedición certificado

País destino

Lugar de embarque

Por cada certificado se presenta la información relacionada con el producto:

Razón social exportador Producto

Unidad comercial

Cantidad

4. Seleccione una SAE de la tabla “Datos de las SAE relacionadas a la solicitud de inspección”, un certificado fitosanitario de la tabla “Datos de los certificados fitosanitarios vigentes” y elija la opción “Guardar”.





Fig. 43: Guardar Certificados fitosanitarios asociados

Se presenta el mensaje de confirmación: “¿Está seguro de realizar la asociación de la(s) Subpartidas(s) con el Certificado fitosanitario para exportación preliminar correspondiente?”, elija la opción “Aceptar”.

Fig. 44: Confirmar Asociación

El sistema retorna a la pestaña de Certificado fitosanitarios presentando en la tabla de Certificados fitosanitarios el nuevo certificado registrado y se presenta un mensaje de éxito de la operación “La asociación de la(s) subpartidas(s) con el Certificados fitosanitario para exportación preliminar ha sido registrado con éxito”.





En el caso en que se requiera relacionar más certificados fitosanitarios para la operación realice los pasos 4 a 10. Recuerde que si en la solicitud de inspección, no quedan más subpartidas a las cuales asociar certificados, el sistema le presentara el mensaje de “no existen SAE ni subpartidas asociadas a la solicitud de inspección”, lo cual le permite seguir con el proceso.

Fig. 45: Tabla de certificados fitosanitarios





Cuando se seleccionó a la entidad INVIMA.

Se habilita la pestaña Radicados INVIMA.

Se presenta la pantalla de Radicados INVIMA con el número de la solicitud de inspección precargada y sin radicados asociados. Se presentan las siguientes opciones: “Asociar” habilitada, “Desasociar” inhabilitada y “Relacionar contenedores” inhabilitada. Elija la opción “Asociar”.

Fig. 46: Pestaña Radicados INVIMA

Fig. 47: Asociar Radicados INVIMA





Se despliega una tabla que contiene la(s) SAE asociadas a la solicitud de inspección, disponibles para ser asociadas a un radicado INVIMA, con los siguientes campos:

SAE - Razón social exportador - Lugar embarque

Seleccione una o varias SAE de acuerdo con la logística de la operación portuaria, teniendo en cuenta que sean del mismo exportador asociado al radicado generado en el INVIMA y escoja la opción “Consultar radicado”. Si no selecciona la SAE no se activará el botón consultar radicado.

Fig. 48: SAE relacionadas a la solicitud de inspección

Se presenta una tabla en la parte inferior de la pantalla que contiene los radicados INVIMA consultados en el sistema SIVICOS, relacionados con el exportador de la(s) SAE, con la siguiente información: Radicado - Fecha radicado - Fecha expiración





Seleccione un único radicado de la tabla “Radicados Vigentes” y elija la opción “Guardar”.

Fig. 49: Radicados vigentes

En el mensaje de confirmación que desplegará el sistema: “Asociar SAE al radicado INVIMA”, ¿Está seguro?”, elija la opción “Aceptar”.

Fig. 50: Mensaje de confirmación





El sistema retorna a la pestaña de Radicados INVIMA presentando en la tabla de Radicados la información del radicado y las SAE asociadas.

Fig. 51: Tabla de radicados INVIMA

Se despliega en la parte inferior de la pantalla asociados al radicado INVIMA que se acaba presentan los siguientes campos:

Lote

Tipo producto Producto

El sistema retorna a la pestaña de Radicados INVIMA.





Firmar solicitud digitalmente

Una vez finalice la asociación de los certificados tanto de ICA e INVIMA, cuando haya lugar a ello, el paso final es firmar digitalmente la solicitud, con lo cual, el declarante debe seleccionar la pestaña “Firma digital”.

Fig. 52: Pestaña Firma digital

Si la solicitud no requiere de actuación de las entidades sanitarias, las pestañas se mostraran inhabilitadas y el paso siguiente será firmar digitalmente la solicitud de inspección

Fig. 53: Firma digital Solicitud de inspección





Se despliegan en la pestaña las opciones de la siguiente manera: “Imprimir” inhabilitada y “Crear formulario” habilitada.

Seleccione la opción “Crear formulario”.

Fig. 54: Firma digital Crear Formulario Se presenta en la pestaña el formulario web generado a partir de la información de la solicitud de inspección. Elija la opción “Firmar”

Fig. 55: Asociar certificados a contenedores

Fig. 56: Ventana emergente certificado digital





Una vez asociados los certificados sanitarios, la solicitud de inspección se encuentra lista para ser firmada.

Fig. 57: Formulario Web

Se presenta una ventana emergente para elegir un certificado digital disponible y/o cargar certificados digitales. Elija la opción “Archivo”.

1. Ubique y seleccione un certificado de firma digital.

Fig.58: Ventana emergente ubicación de certificados digitales





2. El sistema le solicitará la contraseña del certificado elegido.

3. Seleccione de la lista de disponibles el certificado digital cargado y elija la opción “Firmar”.

4. Introduzca la contraseña correspondiente al certificado que se desea cargar y escoja la opción

“Aceptar”.

Fig.59: Ventana emergente con certificados digitales disponibles

5. En la lista de certificados disponibles de la ventana emergente de certificados digitales se carga el certificado elegido y del cual se introdujo la contraseña.

Fig. 60: Ventana emergente contraseña certificado digital





6. presenta una ventana emergente indicando que la firma ha sido completada de manera

exitosa.

Fig. 61: Mensaje de éxito de firma digital

8. Seleccione la opción “Aceptar”. El sistema retorna a la pestaña de Firma digital indicando

que la operación se ha realizado exitosamente. El sistema habilita a la pestaña de Imprimir para generar un archivo en formato PDF con los datos de la Solicitud de inspección, con las opciones de Abrir, Guardar o Cancelar a su elección.

Fig. 62: Archivo en formato PDF





9. La solicitud de inspección se encuentra Firmada y se ha generado el Reporte

Fig. 63: Reporte Solicitud de Inspección Firmada





MANEJO INGRESO CONTENEDORES PARCIALES Al radicar la solicitud de inspección, el sistema le solicitará que indique en la casilla correspondiente si manejará ingreso de contenedores parciales. Si usted marcó la casilla correspondiente, entonces el sistema le permitirá ingresar grupos de contenedores y firmarlos con la posibilidad de ingresar más contenedores si así lo requiere

Fig. 64: manejo ingreso de contenedores parciales en la solicitud

Fig. 65: Mensaje Ingresos Parciales

Fig. 66: Casillas marcadas para ingresos parciales de contenedores





Asociar el primer contenedor al Grupo No.1, marcando la casilla de selección y dando clic en el botón Guardar.

Fig. 67: Adicionar contenedor

Estado del Contenedor asociado al primer grupo creado

Fig. 68: Contenedores asociados a la solicitud de inspección





El Estado de la Solicitud de inspección se encuentra en estado RADICADA hasta que se firme el grupo con lo cual pasará a el estado CERRADA

Fig. 68: SAE y subpartidas asociadas al grupo de contenedores

Consulta Reporte detallado solicitud de inspección Fig. 69: Consulta reporte detallado solicitud de inspección





La consulta le mostrará el detalle de la solicitud de inspección y los contenedores que se encuentra asociados al primer grupo en el estado CREADO

Fig. 70: Estado del contenedor y grupo antes de firmar El sistema le pedirá que asocie los certificados sanitarios al contenedor del grupo 1 y dé clic en el botón continuar

Fig. 71: Asociar Certificados a contenedores del Grupo 1





El sistema mostrara entonces los datos de la solicitud de inspección y los certificados sanitarios asociados al contenedor del Grupo 1. Aparecerá en la parte inferior un cuadro de diálogo en color amarillo con los botones de selección para indicar si va a incluir más grupos de contenedores en la solicitud. Si va a incluir más grupos seleccione la casilla SI y dé clic en el botón Firmar.

Fig. 72: Firma del grupo de contenedores parciales

Se activará la Firma digital y una vez firmado el primer grupo, el sistema mostrará un mensaje emergente indicando que podrá incluir más contenedores








Fig. 76: Grupo de contenedores Firmado





Fig. 77: Consultar detalle solicitud de inspección

Fig. 78: Asociar contenedor a grupo de contenedores





Fig. 79: Asociar SAE a Grupo de contenedores

Fig. 80: Firma del grupo 2 de contenedores parciales





Fig. 81: Relacionar Certificados Fitosanitarios a la Solicitud







Fig. 84: Selección del grupo 2 en estado Creado de contenedores parciales





Fig. 85: Firma del grupo 2 de contenedores parciales

Fig. 86: Asociar certificados a contenedores asociados al Grupo 2

















Corregir datos contenedores

Una vez firmada la solicitud de inspección, si se requiere modificar el número del contenedor, sellos o sticker o excluir un contenedor por esta opción se puede realizar.


Se visualiza la información de la solicitud que incluye el número del contenedor, nombre de la naviera, fecha de embarque, sellos, stickers, el motivo de la exclusión, un campo que indica si presenta inconsistencias y las opciones “Actualizar” y “Excluir”.






Corregir datos contenedores - Actualizar datos Contenedores Seleccione un contenedor y elija la opción “Actualizar”. El sistema presenta el formulario de “Actualizar contenedor” y las opciones de “Cancelar”, “Guardar”. Los datos que se pueden actualizar corresponden al número de contenedor, Placa vehículo, Nombre del conductor, Número de cédula, empresa de transporte terrestre. Los motivos por los cuales se modifica el contenedor corresponden a: Optimización Carga; Daños Contenedor; * Otros motivos. Si se escoge otros motivos se habilitará el campo de Otros Motivos para anotar la causa de la modificación al contenedor. En el campo Observaciones, se puede complementar la información relacionada con la actualización del contenedor.

Fig. 93: Listado de contenedores






Guarde los cambios para continuar con el proceso.


El sistema visualizará un mensaje de advertencia indicando que se han realizado ajustes y debe firmar la solicitud de nuevo para aprobar los mismos. Dé clic en el botón “Ir a Firmar”. Si requiere realizar más ajustes, debe dar clic en el botón continuar.






La Solicitud de inspección pasará a el estado AJUSTADA, y se presentará el formulario con los datos de la solicitud para ser firmada nuevamente. De clic en el botón “Crear Formulario”






Una vez firmada la solicitud, el estado de la misma cambiará a APROBADA y se habilitará la opción de Imprimir. De esta manera el Declarante inicia el proceso de solicitud de inspección en SIIS y por el menú de consultas puede realizar el seguimiento del trámite durante todo el proceso de inspección.






Corregir datos contenedores- Excluir Contenedores

Seleccione Corregir datos contenedores y escoja el (los) contenedor (es) que desea excluir teniendo en cuenta que como mínimo debe estar asociado un (1) contenedor a la solicitud de inspección.


Seleccione el (los) contenedor (es) que desea excluir teniendo en cuenta que como mínimo debe estar asociado un (1) contenedor a la solicitud de inspección. Se habilitarán los botones de Actualizar y Excluir. Elija la opción “Excluir”

fig. 100: Confirmar exclusión





El sistema visualizará una ventana emergente de advertencia informado el número de contenedor a excluir. Si está seguro dé clic en el botón Aceptar para continuar con el proceso.

Fig. 101: Mensaje de confirmación de exclusión de contenedores de la solicitud de inspección

Aparecerá otra advertencia indicando que los ajustes se realizaron en la solicitud de inspección y es necesario aprobar los ajustes y firmarlos. Si requiere ajustar nuevamente los datos, dé clic en continuar. El sistema visualizará en pantalla los datos de la solicitud en estado AJUSTADA y habilitada el botón de Crear formulario. Dé clic en el botón crear formulario para Firmar la solicitud de inspección.

Fig. 102: Firmar digitalmente la Solicitud de inspección





Una vez creado el nuevo formulario con los datos ajustados, el sistema mostrará habilitado el botón de Firmar para que los cambios queden firmados y la solicitud pase a estado APROBADA. También se encuentra habilitado el botón de Imprimir para generar el Reporte de la Solicitud de inspección Fig.103: Firmar Solicitud de inspección en estado Ajustada

Fig. 104: Solicitud de inspección Aprobada





Consultar solicitudes de inspección

Realizar solicitud de inspección – Carga contenerizada

Esta funcionalidad permite visualizar los datos de las solicitudes existentes, permite consultar el estado de la solicitud de inspección, contenedores asociados y sus estados, las entidades a participar en la inspección y asociadas con la solicitud de inspección y la información de la SAE.

1. Ingrese a la aplicación con un usuario declarante y contraseña válida para realizar la consulta de una solicitud de inspección.

2. Ingrese al menú “Realizar solicitud de inspección – Carga contenerizada”

Fig. 105: Menú principal

3. Se despliega un formulario con los siguientes campos como criterios de búsqueda:

Lugar embarque: Asociados al declarante que ingresó al sistema. Solicitud de inspección: Permite ingresar un número de solicitud de inspección como filtro

de búsqueda. Fecha solicitud desde y Fecha solicitud hasta: Rango de fechas en las que se han radicado

solicitudes y para las cuales se desea realizar la consulta. NIT exportador: Permite ingresar un NIT del exportador asociado a una solicitud de inspección

a consultar. NIT declarante: Permite ingresar un NIT de un declarante asociado a una solicitud de

inspección a consultar.

Fig. 106: Radicar solicitud de inspección / Consultar





Realizar solicitud de inspección – Carga contenerizada - Consultar por Lugar embarque Esta funcionalidad permite visualizar los datos de las solicitudes existentes en SIIS, utilizando el filtro de Lugar de Embarque. Seleccione el Lugar de embarque del cuadro de lista y dé clic sobre el botón Consultar.

Fig. 107: Filtros para consultar solicitudes

Fig. 108: Consultar por Lugar de embarque El sistema SIIS visualizará todas las solicitudes de inspección existentes en el lugar de embarque seleccionado.

Fig. 109: Resultado Consulta solicitudes de inspección radicadas





Realizar solicitud de inspección – Carga contenerizada - Consultar por número de solicitud de inspección Ingrese al sistema SIIS por la opción Realizar solicitud de inspección – Carga contenerizada Se mostrará una pantalla de consulta con los filtros de búsqueda relacionados. Ingresar el número de la solicitud en la casilla solicitud de inspección y seleccione la opción “Consultar”.

Fig. 110: Consulta carga contenerizada filtro Solicitud de inspección

Se presenta una tabla con la solicitud de inspección consultada y el estado de la solicitud con el valor “Inspeccionada”.

Fig. 111: Resultado consulta por Solicitud de inspección





Para ver el detalle de la Solicitud de inspección, dé clic sobre la casilla de selección para activar los botones de consulta; Dé clic sobre el botón Ver detalle

Fig. 112: Seleccionar Ver detalle Solicitud de inspección consultada

Fig. 113: Ver detalle Solicitud de Inspección





El sistema SIIS mostrará los Datos de la Solicitud y usted podrá acceder a cada pestaña para consultar todo lo relacionado.

Fig. 114: Proceso de Solicitud de inspección Finalizado Para Exportar los datos de la solicitud de inspección consultada a Excel, ingrese por la opción Realizar solicitud de inspecciona – Carga contenerizada y utilice el filtro Solicitud de inspección para consultar. Se mostrará una tabla con los datos de la solicitud de inspección y el estado de la misma. Seleccione la casilla de verificación para activar el botón de Exportar XLS. Dé clic sobre el botón Exportar XLS.






El sistema le mostrará un cuadro emergente que le permitirá Guardar el Reporte el formato Excel correspondiente a la solicitud consultada o abrir el reporte para visualizarlo inmediatamente en pantalla.

Fig. 116: Reporte Solicitud de Inspección Firmada Realizar solicitud de inspección – Carga contenerizada - Consultar por Fecha solicitud desde y Fecha solicitud hasta Esta consulta mostrará todas las solicitudes existentes en el sistema dentro del rango de fechas seleccionado en el filtro de fechas. Fig. 117: Reporte Solicitud de Inspección Firmada





Realizar solicitud de inspección – Carga contenerizada - Consultar por NIT Exportador / NIT Declarante Esta consulta mostrará todas las solicitudes existentes en el sistema dentro del rango de fechas seleccionado en el filtro de fechas.






SIIS - Menú Consultas

Ingrese con su usuario y contraseña a SIIS y ubique el menú Consultas – Contenerizada Se mostraran tres opciones de consulta; para consultar el detalle de las solicitudes existentes en el sistema SIIS, escoja la opción Reporte detallado solicitudes de inspección: Reporte detallado solicitudes de inspección

Fig. 119: Consultas contenerizada Reporte detallado solicitudes de inspección

El Reporte detallado consiste en un cuadro de diálogo con los campos de la solicitud los cuales se pueden filtrar para realizar la búsqueda o consulta requerida. Debe utilizar mínimo un filtro para realizar la consulta.

Fig. 120: Reporte detallado solicitudes de inspección





Consultas - Filtro Lugar de embarque Al utilizar este filtro, el sistema mostrará una tabla con los diferentes lugares de embarque habilitados que tienen solicitudes de inspección radicadas; seleccione el lugar de embarque y suministre el rango de fechas desde y hasta para delimitar la consulta. El sistema le mostrará una tabla con los datos relevantes de las solicitudes de inspección en el lugar de embarque escogido; Número de la solicitud, tipo de solicitud, Fecha de radicación, Lugar de inspección, Declarante, Nit, la Entidades que inspeccionan, la SAE y el Número de certificado o radicado.

Fig. 121: Filtros para la consulta de solicitudes de inspección





Fig. 122: Reporte detallado solicitudes de inspección





Exportar XLS Cuando se exporta a Excel y se utiliza el filtro de fechas se debe tener en cuenta que el número máximo de registros que muestra el reporte es de 2000.


Reporte XLS Exportar XLS Selectividad Este reporte genera la información relacionada con las selectividades aplicadas por cada entidad de control así como también las que se encuentran pendientes y el motivo.

Fig. 124: Reporte Selectividades





Reporte XLS Selectividad

Fig. 125: Reporte XLS Selectividad Entidades de control





Reporte detallado Perfilamiento contenedores Para consultar la perfilacion de los contenedores por parte de la Policía antinarcóticos, ingrese al menú Consultas Contenerizada y seleccione la opción Reporte detallado perfilamiento contenedores


Utilice los filtros que se muestran para la consulta requerida teniendo en cuenta que debe seleccionar preferiblemente un rango de fechas, el número de la solicitud, número de contenedor, Nit del exportador y lugar de embarque para que el proceso de consulta sea en el menor tiempo.

Fig. 127: Pantalla Consultar perfilamiento





Una vez aplicados los filtros, del clic en el botón Consultar y el sistema mostrará el resultado de la consulta; Solicitud de inspección, Tipo solicitud, Lugar embarque, Razón social declarante y Razón social del Exportador. También se mostrará un botón (+) para desplegar un Subregistro con el detalle de la perfilacion.

Fig. 128: Reporte detallado perfilamiento contenedores

Fig. 129: Subregistro Reporte detallado perfilamiento de contenedores

Fig. 129a: Reporte detallado perfilamiento de contenedores imprimible





Fig. 130: Reporte Perfilamiento Policía antinarcóticos





Consultar contenedores con actuaciones pendientes

Fig. 131: Realizar solicitud de inspección – Consultas - Contenerizada

Fig. 132: Filtro Lugar de embarque - contenedores con actuaciones pendientes

Fig. 133: Consulta contenedores con actuaciones pendientes





Esta consulta permite saber cuáles contenedores tienen actuaciones pendientes en SIIS; Muestra las columnas de solicitud de inspección, contenedor, estado del contenedor y actuaciones pendientes P ej.: Firma, Pendiente registro ID carga a puerto…etc.

Fig. 134: Consulta resultado contenedores con actuaciones pendientes en SIIS





Cancelar solicitud de inspección El Declarante puede cancelar una solicitud de inspección en el Sistema Integrado de inspección física simultánea de mercancías – SIIS y realizar la eliminación de sus certificados asociados en los casos en que aplique. Ingrese al Módulo de Inspección simultánea con su usuario y contraseña. Del Menú principal escoja Realizar solicitud de inspección – Carga contenerizada. Utilice el filtro Solicitud de inspección y suministre el número de la solicitud. Luego de clic en el botón Consultar.

Fig. 135: Consulta solicitudes de inspección por número de solicitud





La consulta muestra la Solicitud de inspección, su estado y una casilla de selección para activar el botón de Cancelar.

Fig. 136: Consulta Resultado solicitud de inspección

Una vez marque la casilla de selección, se habilitarán los botones de Consultar contenedores, Exportar XLS, Ver detalle y Cancelar. Puede desplegar el botón (+) para ver el Subregistro asociado el cual muestra la SAE, Tipo de SAE, Exportador y Declarante. Puede también consultar los contenedores asociados a la solicitud, ver un reporte en pantalla o generar un reporte imprimible en formato XLS antes de cancelar la solicitud.





Dé clic sobre el botón Cancelar para cancelar la solicitud de inspección.

Fig. 137: Botón (+) para ver el Subregistro de la Solicitud consultada





Se solicitará mediante un mensaje de advertencia que confirme la cancelación de la solicitud. Para esto dé clic en el botón aceptar.

Fig. 138: Mensaje de advertencia para Cancelar Solicitud de inspección

Una vez aceptada la cancelación, el sistema retorna a la pantalla inicial con el mensaje de confirmación “La solicitud de inspección número 999999 fue cancelada exitosamente”





Fig. 139: Mensaje del sistema Transacción Exitosa Cancelación de Solicitud de inspección





ANEXO1

MODULO DE INSPECCIÓN SIMULTÁNEA – ESTADOS DE LA SOLICITUD

Decl

aran

teDeclarante

Estado de la solicitud Radicada

Radicación de la solicitud

El declarante ingresa la

información de contenedores

Se ingresa y asocian certificados y

radicados

Firman la solicitud de inspección

El declarante realiza planilla de traslado en

DIAN

El contenedor ingresa a puerto

Estado de la solicitud Contenedores asociadosEstado del contenedorAsociado

Estado de la solicitud En Proceso solicitudessanitarias

Estado de la solicitud Firmada

DIAN envía datos y en VUCEse valida la información

El Puerto envía datos y en VUCEse valida la información

Estado de la solicitud

InconsistenteEstado

contenedorInconsistente

Estado de la solicitudAjustada

Consistente

Estado de la solicitud

Aprobada

Se vuelve a firmar la solicitud de

inspeccion con las correcciones

realizadas

Estado de la solicitudConsistenteEstado contenedorConsistente

La información esta

Inconsistente

Se corrigen las inconsistencias

presentadas





MODULO DE INSPECCIÓN SIMULTÁNEA – ESTADOS DE LA SOLICITUD


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