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Las cartas formales son las que enviamos a personas que no
conocemos o personas con las que tenemos una relación estrictamente
profesional. Por su inmediatez, este tipo de comunicación suele hacerse
hoy en día por correo electrónico u otros medios digitales, pero aún existe
abundante correo profesional o comercial en papel. Su contenido es
idéntico en ambos modelos, aunque, lógicamente, cambia su disposición
formal. Te ofrecemos aquí un ejemplo de cada tipo.
Las situaciones específicas de una carta formal son variadas, pero
son siempre más reducidas que las de una carta informal o personal. Sus
contenidos habituales son:
- una reclamación
- una solicitud de información
- una disculpa formal
- un ofrecimiento
- una invitación, etc.
En nuestra Guía general para escribir en español encontrarás unas
pautas útiles para planificar y escribir tus textos. En este documento,
encontrarás información concreta para redactar cartas formales que no
son específicas de mundo del trabajo.
Escribir este tipo de cartas es una prueba habitual en el examen
DELE (Examen Oficial de Español como Lengua Extranjera) de los niveles
B2, C1.
● DELE B2. Para la prueba escrita de este examen (Prueba 1)
deberás escribir una carta formal o informal y una composición
personal. Ambos textos deberán tener entre 150 y 200 palabras cada uno.
¡Atención al tiempo! Para los dos textos sólo tendrás 60 minutos.
Por lo tanto, debes estimar 30 minutos aproximadamente para la
redacción de la carta. Te recomendamos ajustarte a este tiempo para
escribir las composiciones del curso.
● DELE C1. Para la prueba escrita de este examen (Prueba 3)
deberás escribir un texto argumentativo a partir de una conferencia y un
texto formal extenso: puedes elegir entre escribir una carta formal o un
artículo o reseña. Ambos textos deberán tener entre 220 y 250 palabras
cada uno.
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Para los dos textos tendrás 80 minutos. Por lo tanto, debes estimar 30
minutos aproximadamente para la redacción de la carta (u otro texto
formal) y unos 50 minutos para la audición de la conferencia y la redacción
del texto argumentativo. Te recomendamos ajustarte a este tiempo para
escribir las composiciones del curso.
1. Disposición de las cartas formales en papel
Las cartas formales en papel deben contener información específica:
fecha, datos del destinatario y datos del remitente. Su disposición
habitual es la siguiente:
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Datos del destinatario
Sr. Alfonso Gutiérrez.
Dept. Comercial.
Telefonía, S.L.
C/ Arganda, 65…
Lugar y fecha
Bilbao, 25 de marzo de 2010.
Saludo
Estimado señor:
Texto
Me dirijo a usted para solicitar información…
Despedida
Atentamente,
Firma / Nombre / (Cargo)
Alicia Pérez Alicia Pérez Mora
Datos del remitente
Alicia Pérez Mora.
C/ Prado, 34…
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Atención: en una prueba de examen no deberás escribir los datos del
remitente y el destinatario, pero sí el lugar, la fecha y los saludos y
despedidas adecuados.
La fecha: lleva siempre delante el lugar. Los nombres de los meses
se escriben siempre con letra minúscula.
Madrid, 5 de mayo de 2010.
La firma: en una carta de trabajo, se debe escribir el cargo bajo la
firma.
Atentamente,
Eduardo Peña Eduardo Peña
Director de Recursos Humanos.
Si quieres incluir documentos adjuntos, puedes mencionarlos al
final de la carta, bajo la firma, con las expresiones: Documentos
adjuntos:… o Adjunto los siguientes documentos:…
Eduardo Peña Eduardo Peña
Director de Recursos Humanos.
Documentos adjuntos: Nuevo listado de precios y Nota informativa
sobre descuentos.
2. Formato de las cartas formales en correo
electrónico
En un correo electrónico (e-mail), no debes escribir en el inicio:
- los datos del remitente (estos aparecen en la firma)
- los datos del destinatario
- el lugar y la fecha
Por tanto, la carta empieza con el saludo. El saludo, el texto y la
despedida son iguales que en una carta en papel. Los documentos
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adjuntos se indican también al final de la carta y con las mismas
expresiones que en las cartas impresas.
¿Cómo se firma una carta en correo electrónico?
Se introducen los datos fundamentales del remitente:
- nombre
- cargo o posición
- detalles de contacto: direcciones de correo electrónico,
números de teléfono o faxes
- dirección de página web, si la hubiera
Ejemplo:
Sonia Valle Solano.
Directora del Departamento de Marketing de TECNET.
C/ Serrano, 68, 5 A.
28012- Madrid.
Email: [email protected]
Teléfonos: 91 456 34 89 – 678 34 08 56.
www.tecnet.com
Consejos para escribir cartas formales en correo
electrónico:
1. No olvides escribir siempre el asunto. Este debe ser una
síntesis del objetivo de tu carta: Solicitud de información,
Reclamación por retraso del pedido XP-435, Reunión de
Ventas, etc.
2. Si escribes a alguien desconocido, especifica al principio tu
identidad y el motivo de tu carta.
3. Escribe los saludos y despedidas siempre, como harías en una
carta impresa.
4. Escribe un párrafo para cada tema. Deja un espacio entre los
párrafos.
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5. Aunque el estilo de los correos electrónicos tiende a ser más
informal que el de las cartas, no seas demasiado informal o
familiar.
6. No uses LETRAS MAYÚSCULAS para destacar algo. Es
descortés.
7. Cuida y corrige siempre la ortografía (usa el corrector), la
corrección gramatical y el estilo, como harías en una carta
impresa.
Ejemplo: Carta de reclamación en correo electrónico
Situación: has comprado un bolso en una tienda de comercio
electrónico. Has tenido dos problemas: el bolso ha llegado con retraso y es
de un color diferente al que tú querías. En las condiciones de compra de la
empresa se ofrecen cambios de productos, pero tú solicitas una devolución
del dinero de tu compra. En tu carta debes:
- presentarte
- explicar los motivos de tu reclamación
- solicitar la devolución del importe de tu compra
Esta carta sigue directamente las instrucciones de la prueba escrita
del examen DELE C1.
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3. El estilo
En una carta formal, sea comercial o no, el objetivo es siempre el
protagonista. Por ello, te aconsejamos seguir nuestras cuatro CCCC
fundamentales. Tu carta formal deberá ser:
1. Clara. Lo importante es lo que quieres comunicar. El estilo debe
ser siempre natural. Evita las formalidades anticuadas, la excesiva
familiaridad o el lenguaje demasiado técnico. No uses palabras raras para
elevar el tono.
2. Concisa. Tu lector será una persona ocupada y agradecerá tu
brevedad. Usa frases y expresiones cortas.
3. Concreta. Escribe sólo la información relevante, pero ¡asegúrate
de que está toda! Repasa con atención antes de enviarlo.
4. Cortés. Escribe siempre con cortesía.
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10. Ejemplo 2. Carta de reclamación en correo
electrónico
Situación: has comprado un bolso en una tienda de comercio
electrónico. Has tenido dos problemas: el bolso ha llegado con retraso y es
de un color diferente al que tú querías. En las condiciones de compra de la
empresa se ofrecen cambios de productos, pero tú solicitas una devolución
del dinero de tu compra. En tu carta debes:
- presentarte
- explicar los motivos de tu reclamación
- solicitar la devolución del importe de tu compra
Esta carta sigue directamente las instrucciones de la prueba escrita
del examen DELE C1.
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¿Tú o usted?
En español, el tratamiento de la segunda persona determina el tono
de la comunicación. Como regla general, se usa el modo formal usted /
ustedes para las cartas formales. Sin embargo, en España, no en
Latinoamérica, el tratamiento informal tú / vosotros comienza a utilizarse
también en situaciones de formalidad. El uso del tú personaliza más la
comunicación. El grado de formalidad, depende de varios factores:
1. El sector o área de la empresa. Las empresas tienen su estilo de
comunicación. El sector legal o bancario usa siempre un tono
muy formal: uso de usted. Las administraciones públicas también:
uso de usted. Las empresas de tecnología, marketing,
comunicación u ocio (agencias de viajes online, comercio
electrónico, productoras de cine y televisión, agencias de
comunicación y publicidad, etc.) tienen una imagen más moderna.
Su estilo es más informal o personalizado: suelen dirigirse a sus
clientes con tú.
2. La nacionalidad. En los países latinoamericanos, no sólo se
usan las formas usted / ustedes como tratamiento general de la
segunda persona, es que el tono de las cartas es siempre más
formal que en el español de Europa.
3. El medio. Las cartas en correo electrónico tienden a ser siempre
más breves y menos formales que las cartas impresas. Su estilo
suele ser personalizado. Es más común el uso de tú.
4. La situación. El motivo de tu carta y su futuro lector
determinarán el tono. No escribes igual al Rector de tu
universidad (uso de usted) que al representante de los alumnos
(uso de tú). La utilización de usted implica siempre
impersonalidad. Es la forma que se usa para dirigirse a personas
desconocidas o departamentos. Esta forma expresa también
distancia en situaciones delicadas, como cartas de reclamación.
Si ha habido un contacto previo con la persona a la que nos
dirigimos, el tú es aceptado.
¡Atención! Si tu carta formal es un ejercicio de clase o de
examen, debes seguir la norma tradicional general: usa siempre usted.
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La cortesía: expresiones indirectas / uso del condicional
o subjuntivo
El tono de cortesía es siempre muy importante en una carta formal.
Un modo habitual de hacer nuestras preguntas o peticiones más elegantes
es hacer preguntas indirectas y usar verbos en forma condicional
(querría) o imperfecto de subjuntivo (quisiera).
Ejemplos:
- ¿Cuándo llegará el pedido? (abrupto)
- Me gustaría saber cuándo llegará el pedido (cortés)
- ¿Dónde debo enviar la solicitud? (abrupto).
- Quisiera saber dónde tengo que enviar la solicitud (cortés)
(El contenido termina aquí por la finalidad de esta visita
autoguiada)
