GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN · competentes, en los aspectos turísticos, ambientales, ... Calidad Turística Resolución 3860 de 2015 ... elaborar un documento “Matriz de Requisitos

SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA SOSTENIBILIDADORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS, FERIAS Y CONVENCIONES

NORMA TÉCNICA SECTORIAL NTS – TS006-1

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN

02

Cré

dit

osGuía para la implementación de la Norma Técnica Sectorial NTS-TS 006-1

Ministra de Comercio, Industria y TurismoMaría Claudia Lacouture

Viceministra de TurismoSandra Victoria Howard Taylor

Directora de Calidad y Desarrollo Sostenible del TurismoMary Amalia Vásquez Murillo

Coordinador del Grupo de Calidad, Seguridad y Cooperación Internacional

Luis Antonio Sarmiento Melo

Esta guía fue elaborada por:

www.cosmoguias.com.co

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Guía para la implementación de la Norma Técnica Sectorial NTS-TS 006-1

CAPÍTULO 1Introducción¿Cómo usar esta guía?¿Qué son las Normas Técnicas Sectoriales (NTS)?Conozca los principales beneficios de implementar y certificar su empresa en las Normas Técnicas Sectoriales

CAPÍTULO 23. COMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA SOSTENIBILIDAD 3.1 Requisitos legales y otros requisitos 3.2 Autoridad y responsabilidad3.3 Política de sostenibilidad3.4 Identificación de aspectos3.5 Programas de gestión para la sostenibilidad3.6 Gestión de proveedores3.7 Capacitación3.8 Información y sensibilización3.9 Documentación3.10 Control de los registros3.11 Mejora continua3.12 Revisión por la dirección

CAPÍTULO 3Anexo B: CONTROL DE DOCUMENTOSAnexo C: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

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ice


04

✴ Nota: la numeración presentada en el capítulo 2, corresponde a los numerales que contiene la Norma Técnica Sectorial NTS - TS 006-1

✴

¡Bienvenidode implementación!

a su proceso

Intr

oduc

ciónCapítulo 1


05

La presente Guía contiene el procedimiento y los pa-sos que se deben seguir, para adoptar y difundir las normas técnicas en el ámbito de sostenibilidad para la gestión de destinos turísticos de Colombia y pres-tadores de servicios turísticos.

Esta norma será aplicable en los siguientes casos:

a) Para el OPC como organización.

b) Para un evento específico organizado por el OPC.

Esta Guía contiene ilustraciones, íconos, textos diná-micos y ejemplos, los cuales permiten su fácil com-prensión.

Lo establecido en la Norma Técnica Sectorial NTS-TS 006-1 es de obligatorio cumplimiento para la imple-mentación y su certificación, la cuál la llevará a cabo una empresa acreditada por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).

Cómo usar esta guía ?Guía para la implementación de la Norma Técnica Sectorial NTS-TS 006-1

06

La presente Guía ha sido diseñada con el fin de orientar a los Organizado-res Profesionales de Congresos, Ferias y Convenciones para que cumplan con los estándares de calidad establecidos en la Norma Técnica Sectorial NTS-TS 006-1 requisitos para implementar el Sistema de Gestión para la Sostenibilidad.

Esta guía se encuentra dividida en 3 capítulos:

El Capítulo 1, contiene información general acerca de las Nor-mas Técnicas Sectoriales y su implementación.

En el Capítulo 2, encontrará los pasos para implementar la norma, con ilustraciones y ejemplos de formatos que puede utilizar para su fácil comprensión y aplicación.

En el Capítulo 3, encontrará la legislación vigente y los anexos.

Realice un chequeo de lo que le hace falta cumplir o mejorar para estar acorde a lo dispuesto en la Norma Técnica.

Coteje paso a paso los equipos con los que cuenta actualmente y procedimientos que aplica, contra lo establecido en la Norma Técnica.

Lea detenidamente la presente guía la cuál contiene detalladamente el procedimiento y los pasos a seguir para implementar la norma.1

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Qué son las Normas Técnicas Sectoriales ?Las Normas Técnicas Sectoriales (en adelante, NTS), se de-finen como un conjunto de características y procedimientos de orden técnico que deben cumplir los servicios y produc-tos que ofrecen los empresarios del sector, con el fin de satisfacer las exigencias mínimas del turista; dichas normas están regidas por la Unidad Sectorial de Normalización y deben ser aplicadas por los distintos sec tores y subsec-tores relacionados a las actividades turísticas, de acuerdo con los estándares establecidos para cada actividad.

Las Normas Técnicas Sectoriales se elaboran en los Comi-tés Técnicos coordinados a través de las Unidades Secto-riales de Normalización, las cuales se crearon por disposi-ción del artículo 69 de la Ley 300 de 1996 y los organismos encargados de certificar dichas normas, son aquellos que están debidamente acreditados por el Organismo Nacional de Normalización - ONAC, organismos que se controlan por disposición de lo establecido en el artículo 70 de la Ley 300 de 1996.

Aunque existen NTS que son de cumplimiento voluntario, la Ley 1558 de 2012 reitera el compromiso desde el Gobierno Nacional en fomentar y optimizar la calidad integral del sector turístico y en su artículo 5 decreta la obligatoriedad en la implementación y certificación de las NTS correspondientes a los prestadores de servicios en activida-des de Turismo de Aventura, así como en Sostenibilidad y lo reglamenta a través de la resolución 3860 de 2015.


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Capítulo 2


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3. SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA SOSTENIBILIDAD

El OPC o el evento deben:

a) Diseñar, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión para la sostenibilidad del OPC o del evento, en adelante SGSOPC/E, que cumpla con los requisitos definidos en esta norma.

b) Definir y documentar el alcance de su SGSOPC/E.

Mejora Continua

Política Ambiental

Revisión por la dirección

Verificación y Acciones correctivas

Planificación

Implementación y Operación

El alcance de una OPC puede ser la organización de un Congreso Interna-cional, una feria o evento.

El camino hacia la sostenibilidad plantea los principales pasos que una OPC debe realizar para avanzar hacia una operación sustentable.

Se trata de un proceso permanente y progresivo, que presenta beneficios en el corto y largo plazo a quienes lo implementan, a través de un mayor ahorro de costos y de un menor impacto sobre el medioambiente y las co-munidades locales.

La figura del “Camino hacia la Sustentabilidad”, se basa en los criterios glo-bales de sustentabilidad turística, sugeridos por el Consejo Global de Tu-rismo Sustentable (CGTS), apoyado desde su creación por la Organización Mundial del Turismo (OMT).


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Pasos:

Comprometerse● Elabore una Política de Sostenibilidad● Identifique los ámbitos de acción● Comprometa al resto del equipo

Actuar● Implemente las Buenas Prácticas● Registre los resultados● Involucre a otros actores

Comunicar● Informe las acciones realizadas● Destaque los logros obtenidos● Comunique nuevos planes

Evaluar● Analice los resultados de un período● Evalue cumplimiento de metas● Rediseñe acciones● Incorpore nuevas prácticas

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3

4

1

Nota: tenga en cuenta los pasos a seguir para el cumplimiento y éxito de la OPC:

Guía para la implementación de la Norma Técnica Sectorial NTS-TS 006-1 Guía para la implementación de la Norma Técnica Sectorial NTS-TS 006-1

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a) Diseñar, implementar, mantener y mejorar un procedimiento documen-tado para identificar, tener acceso, cumplir y evaluar periódicamente el cumplimiento de la legislación que le sea aplicable en los aspectos am-bientales, socioculturales y económi-cos, y otros requisitos que el OPC o el evento suscriba.

b) Establecer medidas para el respe-to y cumplimiento de la legislación in-dígena, de comunidades negras y rai-zales existentes en el destino, cuando ésta aplique.

3.1 Requisitos legales y otros requisitos

Nota: mantenga un cuadro actualizado de los Requisitos Legales y la Norma-tividad vigente, que aplica para la OPC, como en el ejemplo que se presenta a continuación:

LOGO EMPRESA

NTS-TS 006-1 Fecha

Empresa

Código

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO DE IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS

REQUISITOS LEGALES

OBJETIVO 1. REQUISITOS LEGALES:

El alcance de este procedimiento se extiende a los siguientes documentos:1.Requisitos Legales y otros Requisitos.

Ejemplo de Procedimiento Documentado Requisitos Legales

Se deben consultar periódicamente las siguientes fuentes para identificar los requisitos aplicables a la OPC, definidos por las autoridades competentes, en los aspectos turísticos, ambientales, socioculturales, económicos y laborales:

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

http://www.mincit.gov.co/minturismo/publicaciones.php?id=13311

Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible

http://www.minambiente.gov.co/index.php/normativa/leyes

Legislación colombiana para comunidades étnicas

http://www.urosario.edu.co/jurisprudencia/catedra-viva-intercultural/ur/Legislacion-colombiana-para-comunidades-etnicas/

Leyes Objetivo

Ley 89 de 1890

Ley 21 de 1991 Aprueba el convenio 169 de la OITLey 70 de 1993 Sobre comunidades negrasLey 160 de 1994 Sistema Nacional de Reformas Agrarias y Desarrollo Rural y Campesino

Ley 115 de 1994 Ley General de Educación

Ley 387 de 1997 Prevención del desplazamiento forzado

Ley 434 de 1998 Consejo Nacional de Paz

Ley 649 de 2001 Circunscripción Nacional Especial

Ley 727 de 2001 Por la cual se estable el Día Nacional de la Afrocolombianidad

Ley 1381 del 2010 Ley de lenguas

Decreto 1088 de 1993 Por la cual se regula la creación de las asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales indígenas

Decreto 804 de 1995 Atención educativa para las comunidades étnicos

Derecho de Propiedad colectiva de las tierras de las comunidades negrasDecreto 1745 de 1995

Decreto 2164 de 1995 Titulación de tierra a las comunidades indígenas

Decreto 2249 de 1995 Comisión pedagógica de comunidades negras

Decreto 1396 de 1996 Por el cual se crea la Comisión Nacional de Territorios Indígenas y se crea el programa especial de atención a Pueblos Indígenas

Decreto 1397 de 1996 Por el cual se crea la Comisión Nacional de Territorios Indígenas y la mesa Permanente de Concertación con los pueblos y las organizaciones indígenas y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1122 de 1998 Cátedra de Estudios Afrocolombianos

Reglamenta la Consulta Previa con las comunidades indígenas y negras para la explotación de

recursos naturales dentro de su territorio

Decreto 982 de 1999 Comisión para el desarrollo integral de la política indígena

Decreto 1320 de 1998

Decreto 4181 de 2007 Comisión Intersectorial para el avance de la población afrocolombiana, palenquera y raizal.

Otras fuentes: Ministerio de Hacienda y Crédito Público http://www.minhacienda.gov.coMinisterio del Trabajohttp://www.mintrabajo.gov.co

FIRMA DEL RESPONSABLE

Por la cual se determina la manera como deben ser gobernados los salvajes que vayan reduciéndose a al vida civilizada (Ver sentencia C-139 de 1996)

Banco de la República http://www.banrep.gov.co


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Ejemplo de Matriz de requisitos legales

LOGOEMPRESA

NTS-TS006-1 Fecha

Empresa

CódigoMATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

TEMA TIPO NÚMERO Y FECHA AUTORIDAD DISPOSICIÓN

Calidad Turística Resolución 3860 de 2015Ministerio de Comercio,

Industria y Turismo

Por lo cuál se reglamenta el cumplimiento de las Normas Técnicas Sectoriales espedidas por las Unidades Secto-riales de Normalización para las actividades de Turismo de Aventura y Sostenibilidad Turística.


La alta dirección del OPC o del evento debe:

a) Asegurar su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y mejora continua del SGSOPC/E.


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3.2 Autoridad y responsabilidad

Nota: para identificar los requisitos legales aplicables a la OPC se recomienda elaborar un documento “Matriz de Requisitos Legales” que relacione los ele-mentos fundamentales de estos requisitos.

Esta información puede hacer referencia al tema objeto del requisito legal, el tipo de requisito (Ley, decreto, resolución, licencia, permiso), su numero conse-cutivo, la fecha de emisión, autoridad competente y disposición aplicable.

Nota: para su implementación el líder designado de la OPC puede elaborar y actualizar un manual de procedimiento el cuál hará parte de las Políticas de Sostenibilidad de la empresa (véase el punto 3.3, pag 16 de la presente guía).

Así mismo, es aconsejable tener reuniones periódicas con los colaboradores de la OPC, y revisar los objetivos y metas propuestos (véase el ejemplo “For-mato de objetivos y metas de los Programas de Gestión para la Sostenibili-dad”, pag 18).


14

b) Designar un líder del proceso el cual deberá asegurar el diseño, implementa-ción, mantenimiento y mejoramiento del SGSOPC/E y dar cuenta de la documen-tación, evidencias, registros e indicado-res del mismo.

d) Definir los responsables que den cuenta y apoyen al líder en la implemen-tación del SGSOPC/E.

c) Garantizar que el líder del proce-so haga parte de la alta dirección y tenga injerencia en las decisiones es-tratégicas que se requieran para la implementación del SGSOPC/E.

Nota: para los numerales b) y c) se recomienda utilizar un formato de Acta de Reuniones, donde se defina el líder responsable del evento, elegido por la Junta Directiva. Véase el ejemplo a continuación:


15

LOGO EMPRESA

Día Mes Año Hora

Empresa

CódigoACTA No. 001 -2016

ACTA DE REUNIÓN

LUGAR:

OBJETIVO: Delegar al líder del proceso para la OPC del evento ___________.

LISTA DE ASISTENTES:

CÉDULANOMBRE FIRMA

ORDEN DEL DÍA:1.Verificación del quórum.2.Lectura del acta anterior3.Nombramiento del líder de sostenibilidad4.Definición de las responsabilidades para implementar el SGSOPC/E.5.Definir responsables y los asistentes para llevar a cabo el proceso de implementación.6.Otros temas de relevancia.

OBSERVACIONES:

CONCLUSIONES:

DESIGNACIÓN DEL LÍDER Y RESPONSABLES:

CARGO NOMBRE FECHA


Ejemplo Formato Designación del líder responsable

NTS-TS006-1


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El OPC o el evento deben definir y documentar una política de sostenibilidad que:

a) Incluya su compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que el OPC o el evento suscriba relacionados con los aspectos ambientales, socioculturales y económicos.

LOGO EMPRESA

Día Mes Año Hora

Empresa

CódigoACTA No. 002 -2016

ACTA DE REUNIÓN

LUGAR: TEMA (S) AREA

PARTICIPANTES: OBJETIVO DE LA REUNIÓN:

COMENTARIOS, ACCIONES ACORDADAS RESPONSABLE CONTROL


Ejemplo Acta de Reuniones de Trabajo para la consecución de la OPC

NTS-TS006-1

Nota: para el numeral d) se recomienda tener un Acta de Reuniones, con el fin de establecer las metas y objetivos propuestos y la designación de los res-ponsables y sus funciones; como se presenta en el ejemplo a continuación:

3.3 Política de sostenibilidad


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c) Proporcione el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas de los programas de gestión para lo sostenibilidad.

b) Incluya su compromiso con la pro-moción de beneficios y el control de aspectos ambientales, sociocultura-les y económicos que aporten a la minimización de impactos negativos o la optimización de impactos positi-vos, generados o relacionados con el desarrollo de su actividad.

Recuerde que el Sistema de Gestión Sostenible se refiere al manejo integral de los ámbitos económico, sociocultural y medioambiental de una organiza-ción. El trabajo en torno a estos sistemas debe ser comprensible, sistemático, planificado y bien documentado. Debe incluir aspectos tales como la estruc-tura organizacional, la planificación y los recursos asignados a su desarrollo, como también aplicar y mantener una Política de Sostenibilidad. Los objetivos y metas son establecidos por la propia organización y deben velar por condu-cir a una mejora continua año tras año.

Nota: a continuación se presenta un ejemplo de formato para revisar los obje-tivos y metas de los programas de gestión propuestos para la sostenibilidad:

Señor empresario:


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LOGO EMPRESA

Empresa

FORMATO DE OBJETIVOS Y METAS DE LOS PROGRAMAS

DE GESTIÓN PARA LA SOSTENIBILIDAD

Fecha

Código

Directriz Objetivos Meta ActividadesCronograma de ejecución

RecursosInicio Fin


Ejemplo Formato para implementar las metas y objetivos

NTS-TS006-1

Nota: a continuación se presenta el marco de referencia que se debe tener en cuenta en los aspectos ambientales, socio-culturales y económicos, los cuales harán parte de un manual de políticas de la empresa (Véase también el ejem-plo “Manual de las Políticas de Sostenibilidad y Calidad”, pag 21 de la presente guía.


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Marco teórico de los aspectos ambientales

Marco teórico de los aspectos socioculturales

Procura queel turismo

SUGESTION DEBE CONSIDERAR6 GRANDES TEMAS

Promueva la conservación

HAGA UN USO RACIONAL Y EFICIENTE LOS

REALICE UN MANEJO RESPONSABLE

GESTIÓN DEL TERRITORIO TURÍSTICO

GESTIÓN DEL AGUA

GESTIÓN DE LA ENERGÍA

GESTIÓN DE LOS RESIDUOS

CONSERVACIÓN DE LA BIODIVERSIDAD

MEDICIÓN DE LA HUELLA DE CARBONO

DE LOS DESPERDICIOS QUE GENERA

ÁMBITO MEDIOAMBIENTAL

BIODIVERSIDAD

RECURSOS NATURALES

PROCURA QUEEL TURISMO

SUGESTION DEBE CONSIDERAR4 GRANDES TEMAS

PROMUEVA EL RESPETO A LA VALORACIÓN DE LA

SEA UN MEDIO DE APOYO PARA LA PROTECCIÓN DEL

BIENESTAR A LASER UN FACTOR DE APORTE

BIENESTAR DE LA COMUNIDAD

DESARROLLO DE OFERTA

CONTRIBUCIÓN AL

PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO

CON ELEMENTOS CULTURALES

DESARROLLO LOCAL

HISTORICO-CULTURAL

ÁMBITO SOCIO-CULTURAL

CULTURA E IDENTIDAD LOCAL

PATRIMONIO HISTÓRICO CULTURAL

COMUNIDAD LOCAL


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d) Sea revisada para su continua adecuación y tenga en cuenta un compro-miso de mejora continua.

e) Esté disponible al público y sea comunicada a las partes interesadas.

Marco teórico de los aspectos económicos

SUGESTION DEBE CONSIDERAR5GRANDES TEMAS

PROMUEVA EL RESPETO A LA VALORACIÓN DE LA

AMPLIA Y EQUITATIVA

COMUNIDAD LOCAL

SE DISTRIBUYAN DE MANERA

SEAN PERCIBIDOS POR LA

EMPLEO DE CALIDAD

VIAVILIDAD ECONOMICA

PROSPERIDAD LOCAL

CALIDAD SATISFACCIÓN DEL VISITANTE

POLITICA DE ABASTECIMIENTO

ÁMBITO ECONÓMICO

CULTURA E IDENTIDAD LOCAL

SE MANTENGA EN EL PROCURA QUE LOS LARGO PLAZOBENEFICIOS ECONÓMICOSDEL TURISMO

Nota: recuerde difundir las políticas en la página web de su empresa y del evento.

Nota: recuerde revisar con frecuencia el “Manual de Políticas”, así mismo dejar constancia en las Actas de Reuniones los aspectos que se deben mejorar y ve-rificar que estos se cumplan.


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LOGO EMPRESA

NTS-TS 006-1 Fecha

Empresa

CódigoPOLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD DE

LA EMPRESA

La OPC establece los siguientes objetivos de sostenibilidad:

1.Cumplir con la reglamentación vigente que aplique al SGSOPC/E.

2. Cumplir con la política de calidad y servicio al cliente. 3.Cumplir con la política de Seguridad y Salud en el trabajo.

4.Divulgar a nuestros grupos de interés las buenas prácticas de de sostenibilidad.

5.Promover la compra de productos fabricados en el país.

6.Cumplir con toda la legislación colombiana aplicable.

7.Compromiso con el medio ambiente operando bajo un modelo de sostenibilidad.

8.Promover el uso de prácticas sostenibles para trabajar bajo un modelo de sostenibilidad que cause el menor impacto posible en el ambiente.

9.Capacitación constante de todo el personal en temas de sostenibilidad, para que todos los colabora-dores estén bien informados y orientados en la gestión sostenible de la OPC.

10. Manejo adecuado de los desechos y residuos.

11.La OPC tomará medidas que garanticen y controlen el ahorro de agua y electricidad.

12. De los proveedores de la empresa al menos el 60% serán o contarán con algún programa, norma o certificación que los identifique por sus prácticas de turismo sostenible.

13.Para el aseo y limpieza de las instalaciones, se dará prioridad a productos que sean amigables con el ambiente, ya sean orgánicos o de rápida descomposición.

14.Se desarrollará y apoyará campañas de reciclaje que motiven a asistentes y personas de la comuni-dad a participar y ser parte de una cultura social amigable con el ambiente.

15.Se trabajará con el fin de proteger y reafirmar los valores de los atractivos naturales y culturales, que nos definen como un país de gran riqueza y practicante del turismo sostenible.

Código de Ética:

En cumplimiento de la ley 679 de 2001 y la resolución 3840 de 2009, la empresa ________________ se acoge al código de conducta con el fin de proteger a los menores de edad de la explotación sexual. Con el fin de cumplir lo anterior hemos definido las siguientes directrices:

Ejemplo de Política de Sostenibilidad


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16.Todas nuestras actividades rechazan cualquier clase de explotación sexual de niños.

17.Rechazamos la explotación laboral infantil.

18.Rechazamos la discriminación de raza o género.

19.Los colaboradores de la OPC, no promoveremos establecimientos donde los menores estén expues-tos directa o indirectamente al comercio sexual.

20.Comunicaremos oportunamente a la policía local y/o autoridades competentes, los casos de comercio sexual con menores que se perciban o detecten y a los proveedores que desarrollen prácticas relaciona-das con este aspecto.

21.Comercializaremos nuestros productos sin publicidad engañosa y sin involucrar prácticas indebidas con niños o adolescentes.

22.Concientizaremos y divulgaremos al público que la explotación sexual de menores es un delito.

23.Condenamos todas las formas de explotación sexual con niños y apoyamos todas las acciones legales para prevenir y castigar estos delitos.

24. Apoyo a las comunidades locales.

25.Difundimos nuestro patrimonio histórico – cultural, a través de actividades que promuevan el respeto y valorización de la cultura e identidad local.

26.Contribuimos al desarrollo local brindando bienestar social.


Algunos de los aspectos que deben ser abordados porpolíticas o códigos laborales son los siguientes:

• Existencia de Contratos de trabajo para todos los trabajadores.

• Asignación de remuneraciones justas.

• Cumplimiento de los horarios de trabajo pactados entre la empresa y cada trabajador.

• Adopción de medidas de seguridad en todo ámbito, tales como ropa adecuada, herramientas en buen estado y equipamiento de trabajo en general (en particular en empresas de montaje).

• Capacitar permanente a los trabajadores, mejorando técnicas y procedimientos, calidad de servicio, seguridad e higiene, entre otras materias.

• Incentivar la movilidad laboral al interior de la empresa, ofreciendo oportunidades de ascenso y o grati-ficaciones especiales.

• Evitar la utilización de todo tipo de materiales tóxicos, tales como pinturas y solventes, que puedan afectar la salud de los trabajadores.

• Disponer de todos los servicios higiénicos necesarios para los trabajadores, especialmente si el lugar donde se esté trabajando no cuenta con éstos (sanitarios y baños móviles).

Ejemplo de las políticas de calidad internas:


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El OPC o el evento deben diseñar, implementar, mantener y mejorar uno o varios procedimientos para:

a) Identificar aquellos aspectos am-bientales, socioculturales y econó-micos derivados de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance defi-nido del SGSOPC/E.

b) Determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos sig-nificativos.

3.4 Identificación de aspectos

Nota: Identifique los aspectos ambientales, socio-culturales y económicos , evaluando de 1 a 3 los que generan mayor o menor impacto, de acuerdo a la actividad de la OPC, siendo 1 la valoración más alta y 3 la más baja.

A continuación se presenta un ejemplo del formato para evaluar los impactos:


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LOGO EMPRESA

NTS-TS 006-1

MATRIZ PARA MINIMIZAR LOS

IMPACTOSEmpresa

Código

Fecha

ASP

ECTO

S D

E SO

STEN

IBIL

IDA

D

VALO

RA

CIÓ

N

ACCIONES Y MEDIDAS A TOMAR

LISTA DE CHEQUEO

Cumple No cumple

ACTIVIDADES QUE IMPACTAN LA SOSTENIBILIDAD

AM

BIE

NTA

L

Gestión del Territorio Turístico 3

Localizar las instalaciones en zonas con buena accesibilidad y en donde no sea necesario realizar grandes alteraciones

del paisaje.

1

● Sensibilizar a los dos principales gru-pos de consumidores, personal y asis-tentes a OPC.

● Equipar los recintos con tecnología eficiente para disminuir el consumo de agua.

● Instalar mensajes de sensibilización en diversos puntos del recinto, incen-tivado al personal y a los asistentes a consumir menores cantidades de agua.

Ejemplo de Matriz para Minimizar los Impactos

Gestión del agua


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Gestión de la Energía 3

● Trabajar en la clasificación de desechos (pilas, latas, plásticos, baterías, tetra) y reciclaje (vi-drios, papeles y cartones), a través de empresas debidamente certificadas.

● Implementar tecnología LED en más de 300 puntos del lobby y áreas comunes.

AM

BIE

NTA

LS

OC

IOC

ULT

UR

AL

1Contribución al desarrollo local

● Actualización de bases de datos en con-junto con organismos municipales.

● Reuniones constantes con la Municipali-dad, con la Alcaldía y la Dirección de De-sarrollo Comunitario, para la colocación de personal recomendado.

Desarrollo de oferta con elementos culturales

2

● Entregar información de atractivos y ser-vicios turísticos, que permita a los partici-pantes conocer las alternativas turísticas que ofrece el destino.

● En el evento, se podrán organizar dife-rentes espacios e instancias de difusión de la cultura local, tales como muestras artísticas o artesanales, venta de produc-tos locales, así como espacios de difusión de iniciativas orientadas a poner en valor otras manifestaciones.

Gestión de Residuos

● Utilizar materiales reciclables para la construcción de stands y módulos.

● Imprimir todos los materiales utilizando ambas ca-ras del papel.

● Contar con un contenedor para recuperar tarjetas o distintivos de identificación de participantes (badges) del último evento realizado, para reciclarlas e imprimir nuevas versiones (eventos periódicos).

● Entregar como merchandising una botella re-utili-zable, que el visitante pueda rellenar en su hotel y en el evento.

● Gestionar convenios con organizaciones sin fines de lucro o empresas recolectoras, para el retiro de residuos una vez finalizado el evento.

● Preferir la comunicación digital por sobre la impresa (registros, difusión, otros).

● Disponer de contenedores que permitan el reciclaje y valorización de residuos.

1

26

Protección del patrimonio histórico-cultural

Viabilidad Económica

Prosperidad Local

SO

CIO

CU

LTU

RA

L

2

● Definir cuidadosamente las áreas de uso pú-blico en las cuales se puede realizar eventos, diferenciándolas claramente de aquellas en que no se puede.

● Implementar o mejorar la señalización en los sitios, con el fin de informar sobre las precau-ciones que los visitantes deben tener para no alterar el lugar.

● Desarrollar Programas de RSE para contri-buir a la protección, rescate y puesta en valor del patrimonio histórico-cultural.

EC

ON

ÓM

ICO

1

3

● Analizar tanto el entorno como los aspectos internos de la empresa, incluyendo elementos económicos, financieros, operacionales, es-tructura organizacional, recursos humanos, estructura de marketing, recursos tecnológi-cos y de innovación, entre otros.

● Priorizar la contratación de mano de obra local y en caso de que no existan las capacidades téc-nicas para ello, contribuir a generar las condicio-nes para desarrollarlas a través de programas de capacitación.

● Trabajar en conjunto con proveedores locales para mejorar sus prácticas en materia de sostenibilidad.

Empleo de Calidad ● Capacitar internamente al personal desarrollando el Centro de Innovación y Capacitación.

1

Calidad y Satisfacción del Visitante

1

● Contar con una Política de Servicio que esta-blezca los compromisos de la empresa hacia el cliente.

● Contar con instrumentos para evaluar el nivel de satisfacción de los asistentes al evento (en-cuestas o consultas).

Política de Abastecimiento 3

● Desarrollar una Política de Abastecimiento que incorpore criterios de sostenibilidad comunicán-dola y difundiéndola entre sus proveedores para conocimiento y adopción.

● Crear anexos de sustentabilidad en los princi-pales contratos de abastecimiento, que obliguen el cumplimiento de buenas prácticas de sostenibilidad.



27

El OPC o el evento deben diseñar, implementar, mantener y mejorar progra-mas enfocados a la sostenibilidad ambiental, sociocultural y económica que incluyan como mínimo objetivos, actividades, metas (cuantificables, alcanza-bles y medibles), recursos, responsables, plazos e indicadores para su logro y seguimiento, teniendo en cuenta al menos:

a) Los requisitos legales y otros requisitos. b) La política de sostenibilidad. c) Los aspectos significativos identificados en el numeral 3.4

b) Dar prioridad a los proveedores que demuestren su compromiso con el desarrollo sostenible.

c) Verificar la idoneidad y legalidad de los proveedores que contrata.

a) Identificar los bienes y servicios que adquiere o contrata para la prestación de su servicio y estable-cer criterios de compra que incluyan consideraciones ambientales, socio-culturales y económicas, de acuerdo con la disponibilidad del mercado.


3.6 Gestión de proveedores

3.5 Programas de Gestión para la Sostenibilidad

Nota: para el programa de Gestión de Sostenibilidad, se recomienda utilizar los formatos 3.1 Requisitos Legales (pag 12); 3.3 Política de Sostenibilidad (pag 21); 3.4 Identificación de aspectos (pag 24).


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Nota: para el éxito en el programa de capacitación se recomienda utilizar un formato que permita establecer los temas a tratar, así como generar campa-ñas de comunicaciones al interior de la organización, como se presenta en el ejemplo a continuación:

Basados en un programa de capacitación, el OPC o el evento deben garantizar que los empleados involucrados en la formulación, funcio-namiento y seguimiento del SGSOPC/E reciban la capacitación nece-saria para el buen desempeño del sistema.

LOGOEMPRESA

NTS-TS 006-1

FORMATO PARA EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES

FECHA

EMPRESA

CÓDIGO

Nombre del Proveedor

Fecha de Evaluación

Criterios a evaluar

Impacto ambiental

Impacto Económico

Impacto socio-cultural

Cumple No Cumple

Cuenta con la documentacion legalNIT / C.C

/ RNT

Ejemplo de Evaluación de Proveedores

3.7 Capacitación

Nota: para los numerales a), b) y c) se recomienda utilizar un formato de “Eva-luación de Proveedores”, como en el ejemplo que se presenta a continuación:



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Ejemplo Formato Plan de Capacitación

LOGOEMPRESA

NTS-TS 006-1FECHA

HORA

EMPRESA

TEMAS:

1.Organización de un evento sostenible2.Uso racional del agua y electricidad3.Clasificación de basuras y sistema de reciclaje4.Atención y servicio a los participantes del evento5.Retroalimentación del programa

FORMATO PLAN DE CAPACITACIÓN

Nombre del participante Identificación Firma



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El OPC o el evento deben diseñar, implementar, mantener y mejorar:

a) Un programa de información y sensibilización para los participantes y asistentes al evento o a los eventos, orientado a promover y difundir bue-nas prácticas que contribuyan con el logro de la política de sostenibilidad, los objetivos y metas. Esta informa-ción debe estar disponible al menos en idiomas español e inglés.

b) Un plan de información y sensibi-lización del SGSOPC/E enfocado a proveedores y contratistas.

3.8 Información y sensibilización

Apoyamos el desarrollo de las comunidades locales

Este evento es amigable con el medio ambiente

Los stands de este evento han sido diseñados con materiales biodegradables y reciclados


31

Nota: para los numerales a) y b), se recomienda establecer un programa de información y sensibilización para difundir entre los colaboradores, proveedo-res y asistentes al evento.

Por ejemplo puede utilizar material publicitario o de difusión en la sede del evento difundiendo políticas ambientales, socioculturales y económicas.

Es recomendable utilizar un formato como el que se presenta a continuación:

LOGOEMPRESA

NTS-TS 006-1

FORMATO PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN E

INFORMACIÓN

FECHA

EMPRESA

CÓDIGO

ÁREA DE INFORMACIÓN

Toda la sede Toda la sede Todos

TEMA DE FORMACIÓN PARTICIPANTES

Ejemplo de Programa de sensibilización e información


EVIDENCIAS DE SENSIBILIZACIÓN: listas de asistencia, registro fotográfico, otras.


32

La documentación para el cumplimiento de esta norma debe incluir:

3.1 Requisitos legales y otros requisitos

3.4 Identificación de aspectos.

3.5 Programas de gestión para la sostenibilidad.

3.7 Capacitación.

3.8 Información y sensibilización.

3.11 Mejora continua.

b) Declaraciones documentadas de la política, los programas de sosteni-bilidad y del alcance del SGSOPC/E.

a) Los procedimientos relacionados con los siguientes requisitos:

Esta información debe ser vigente, estar codificada y disponible e incluir como mínimo: fecha, tipo, programa y criterio de la norma a los que corresponde. Puede estar en cualquier formato o tipo de medio.

c) Los documentos determinados por la OPC o el evento como nece-sarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con sus as-pectos significativos.

3.9 Documentación

Nota: se recomienda mantener una carpeta actualizada con los documentos y formatos requeridos para el cumplimiento de los requisitos de la norma.

Nota: para más información sobre control de documentos, revisar el Anexo B.


33

Nota: a continuación se presenta el ejemplo para el Control de los Registros:

La OPC o el evento deben establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos del SGSOPC/E y de esta norma, y para demostrar los resultados logra-dos. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o va-rios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la pro-tección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y traza-bles ( fecha, tipo, programa y criterio de la norma al que corresponde).

3.10 Control de los registros

LOGOEMPRESA

NTS-TS 006-1

FORMATO CONTROL DE

LOS REGISTROS

FECHA

EMPRESA

CÓDIGO

Fecha Nombre del procedimiento

Criterio de la Norma al que corresponde

Tipo Programa

1. PROPÓSITO:

2. ALCANCE:

Ejemplo Control de los Registros

FIRMA DEL LIDER



34

El OPC debe mejorar continuamente la eficacia del SGSOPC/E teniendo en cuenta la política de sostenibilidad y los objetivos de los programas de sosteni-bilidad, el monitoreo y seguimiento realizados, los resultados de las auditorías y las acciones correctivas y preventivas. En este sentido, el líder de sostenibi-lidad debe adelantar continuamente acciones y estrategias encaminadas al mantenimiento y mejoramiento del SGSOPC/E, apoyado por los responsables definidos en cada uno de los programas y de acuerdo con el numeral de au-toridad y responsabilidad.

Se deben registrar los logros obtenidos y las acciones de mejora por alcanzar, de acuerdo con los programas de gestión para la sostenibilidad.

NOTA También aplica para eventos que se repiten periódicamente; sin em-bargo, para el caso del evento que no tiene periodicidad, no aplica.

3.11 Mejora Continua

El OPC o el evento deben diseñar, implementar, mantener y mejorar procedi-mientos para realizar el monitoreo, seguimiento y medición de los programas de gestión de sostenibilidad, así como el control operacional que permitan la verificación del cumplimiento de la política de sostenibilidad y de los demás requisitos de la norma.

La OPC o el evento deben asegurarse de que los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengan calibrados o verificados, y se deben conser-var los registros asociados.

3.11.1 Monitoreo y seguimiento

Nota: para la mejora continua del programa tenga en cuenta los puntos que se establecen en la página 35, y recuerde utilizar el formato de Monitoreo y Seguimiento de los programas.

Nota: para hacer el monitoreo periódicamente de los programas de gestión, se recomienda verificar el formato de “Objetivos y metas de los programas de gestión para la sostenibilidad”, véase el ejemplo en la pag 18, de la presente guía.


35

Monitoreo y seguimiento de programas:

Es responsabilidad del líder de la OPC hacer monitoreo de los programas es-tablecidos, para confirmar que las actividades definidas en ellos se están lle-vando a cabo.

Este monitoreo lo realizará periódicamente una vez cada mes, y deberá con-firmar la realización de las actividades descritas en los programas visitando las áreas objeto del programa.

Deberá generar un acta del monitoreo.

El seguimiento de los programas lo debe efectuar la gerencia una vez cada tres meses, asegurándose de que las actividades de todos los programas se llevan a cabo. En caso de encontrar que un programa no se está desarrollan-do, deberá tomar la alternativa necesaria para asegurar su ejecución. Monitoreo y seguimiento de los objetivos y metas Es responsabilidad del Líder de Sostenibilidad, hacer monitoreo y seguimiento mensual de las metas propuestas, y determinar cuales se están cumpliendo.

LOGOEMPRESA

NTS-TS 006-1

MONITOREO Y SEGUIMIENTO DEL

PROGRAMA

FECHA

EMPRESA

CÓDIGO

Describir los requisitos y los responsables para realizar monitoreo y seguimiento de los programas, objetivos y metas de sostenibilidad.

Este procedimiento es aplicable al monitoreo y seguimiento del sistema de gestión de sostenibilidad de la sede.

OBJETIVO:

ALCANCE:

Ejemplo Monitoreo y Seguimiento del Programa


SI NO

PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD:

SE CUMPLIERON LAS METAS PROPUESTAS:

OBSERVACIONES:

QUÉ SE DEBE IMPLEMENTAR PARA MEJORAR?

PRÓXIMA VERIFICACIÓN:

RESPONSABLE:

FECHA

El OPC debe realizar auditoría interna de la efectividad del SGSOPC/E, así como del cumplimiento de los requisitos de esta norma. Esta auditoría debe realizarse periódicamente.

El OPC debe garantizar que el auditor que realice estas auditorías sea una persona competente.

El OPC debe realizar auditoría interna para:

1) Determinar si el sistema de gestión para la sostenibilidad de eventos:

a) Es conforme con las actividades planificadas para la sostenibilidad del OPC y con los requisitos de esta norma. b) Se ha implementado adecuadamente y se mantiene.

c) Demuestra que los objetivos y la política de sostenibilidad se están cum-pliendo y se está mejorando el desempeño de la organización en términos de la sostenibilidad.

2) Proporcionar información a la dirección sobre los resultados de las audito-rías. Esta auditoría debe realizarse periódicamente. El OPC debe garantizar que el auditor que realice estas auditorías sea una persona competente.

La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. NOTA También aplica para eventos que se repiten periódicamente; sin em-bargo, para el caso del evento que no tiene periodicidad, no aplica. NOTA Se recomienda el uso de la NTC ISO 19011 para la realización de las auditorías internas.

3.11.2 Auditoría interna


36

Nota: es aconsejable utilizar un formato para la auditoria interna para revisar si se están cumpliendo los requisitos establecidos en la NTS TS-006-1, como en el formato que se presenta a continuación:


37

LOGOEMPRESA

NTS-TS 006-1

FORMATO AUDITORÍA INTERNA

FECHA

EMPRESA

CÓDIGO

Ejemplo Formato Auditoría Interna

CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES

AUDITORÍA NÚMERO:

CARGO: NOMBRE: PROCESO:

AUDITOR LÍDER:

REVISIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

REVISIÓN DE LAS POLÍTICAS AMBIENTALES

REVISIÓN DE LAS POLÍTICAS SOCIOCULTURALES

REVISIÓN DE LAS POLÍTICAS ECONÓMICAS

PROGRAMAS DE GESTIÓN

FECHA

CRITERIO DE AUDITORÍA NTS-TS 006-1:

FORTALEZAS

OBSERVACIONES

NO CONFORMIDADES

ENTREVISTADOS


38

3.11.3 Acciones correctivas

3.11.4 Acciones preventivas

El OPC o el evento deben diseñar, implementar, mantener y mejorar uno o varios procedimientos para:

a) Revisar las no conformidades.b) Determinar las causas de las no conformidades. c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir. d) Determinar e implementar las acciones necesarias. e) Registrar los resultados de las acciones tomadas. f) Revisar las acciones correctivas tomadas.

El OPC o el evento deben diseñar, implementar, mantener y mejorar uno o varios procedimientos para definir los requisitos para:

a) Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. b) Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades. c) Determinar e implementar acciones necesarias. d) Registrar los resultados de las acciones tomadas. e) Revisar las acciones preventivas tomadas.

LOGOEMPRESA

NTS-TS 006-1REGISTRO DE NO

CONFORMIDAD ( ACCIO-NES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS

FECHA

EMPRESA

CÓDIGO

Ejemplo Formato Registro de No Conformidad


REGISTRO DE NO CONFORMIDAD:

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:

ANÁLISIS DE CAUSAS:

ACCIONES CORRECTIVAS:

ACCIONES PREVENTIVAS:

Nota: para las acciones correctivas y preventivas se recomienda utilizar un formato donde se hallen las no conformidades y sus causas, así como la adop-ción de acciones y medidas que se deben corregir:


39

La alta dirección debe revisar el SGSOPC/, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de me-jora y la necesidad de efectuar cambios en el SGSOPC/E, incluyendo la política de sostenibilidad del SGSOPC/E, los objetivos y las metas ambientales. Se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección.

3.12 Revisión por la Dirección

NOTA para más información revisar el Anexo C

LOGOEMPRESA

NTS-TS 006-1VERIFICACIÓN POR

LA DIRECCIÓNFECHA

EMPRESA

CÓDIGO

Ejemplo Formato Verificación por la Dirección


Evaluación del cumplimiento legal (véase los formatos “Procedimiento Documenta-do Requisitos Legales” pag 12 y “Matriz de Requisitos Legales”, pag 13).

Política de Sostenibilidad (véase el ejemplo “Política de Sostenibilidad de la em-presa” pag 21, 22).

Identificación de aspectos (véase el ejemplo “Matriz para Minimizar los Impactos” pag 24).

Monitoreo y seguimiento (véase el ejemplo “Monitoreo y seguimiento” pag 35).

Cumplimiento de las metas y objetivos (véase el “ Formato de Objetivos y Metas de los Programas De Gestión para la Sostenibilidad”, pag 18)

Acciones correctivas y preventivas (véase el ejemplo “Formato de Acciones Correc-tivas y Preventivas” pag 38 ).

VERIFICADO POR VERIFICAR

Nota: la alta dirección debe revisar permanentemente el cumplimiento de los requisitos exigidos en la NTS-TS-006-1, así mismo, se recomienda tener una carpeta organizada con los siguientes formatos para su revisión y adopción de medidas para la mejora continua:


40

DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD

INICIO

1

2

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

CÓDIGO NOMBRE

Solicitar elaborar documen-to justificando su necesidad (Se debe anexar modelo del documento)

Revisar la solicitud con el fin de asegurar su necesidad y validez. Entregar al repre-sentante del sistema según el proceso

De acuerdo con la codifi-cación establecida en el numeral 2.9 Documentación


Solicitud de requerimiento a procesos


Todos los empleados

Jefe del proceso

Capítulo 3Anexo B (Informativo)

CONTROL DE DOCUMENTOS

Este anexo presenta información recomendada para el control de documentos con el fin de facilitar el cumplimiento del numeral denominado 3.9 Documentación.

Se recomienda al OPC o el evento establecer, implementar y mantener uno o varios proce-dimientos para:

a) Aprobar los documentos relacionados con su adecuación antes de su emisión.

b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente.

c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los docu-mentos.

d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están dispo-nibles en los puntos de uso.

e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación

adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.


5

6

7

8

9

12

13

11

Identificar el documento de acuerdo a la gula de ela-boración de documentos y generarlo

Revisar la documentación afectada con los cambios realizados.

Revisar la documentación afectada con los cambios realizados.

Asegurar la disponibilidad del documento en todos los sitios de trabajo

El documento requiere de modificación y/o anulación

Realizar todos los pasos a partir de la Actividad No. 2

hasta la No. 10

Identificar el documento que sale de vigencia con la palabra

“obsoleto” y la fecha en que se da de baja.

Informar a quien solicito el documento, que no fue aprobado y los motivos




Comunicaciones reglamen-tarias a procesos mail

Comunicado y actualización de carpetas, pagina web


Gula para la Elaboración de Documentos

Documento con firma y fecha de la revisión.

Documento con firma y fecha de la revisión.

Mail Representante del sistema

Representante del sistema



Fin del procedimiento

Todos los empleados

Jefe de Proceso

Jefe del proceso representante del sistema

10FinSi

No

41

3

4

Aprobar los documentos con el fin de asegurar su necesidad y validez.

El documento fue aprobado



Mail



SI

NO


42

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Este anexo presenta información recomendada para la revisión por la dirección al sistema de gestión para la sostenibilidad. Los elementos de entrada para las revisiones por la dirección se re-comienda incluyan:

a) Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumpli-miento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba.

b) Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas.

c) El desempeño ambiental de la organización. d) El grado de cumplimiento de los objetivos y metas. e) El estado de las acciones correctivas y preventivas. f) El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección.

g) Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales. h) Las recomendaciones para la mejora.

Los resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del sistema de gestión ambiental, coherentes con el compromiso de mejora con-tinua.

Anexo C (Informativo)

Documents

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN · competentes, en los aspectos turísticos, ambientales, ... Calidad Turística Resolución 3860 de 2015 ... elaborar un documento “Matriz de Requisitos