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FIB-PS-02-G-01
Instituto de Investigación Sanitaria San Carlos (IdISSC) Fundación para la Investigación Biomédica del Hospital Clínico San Carlos
C/ Profesor Martín Lagos s/n ES28040 Madrid Tel.: +34 91 3303793; Fax: +34 91 3303515
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Julio 2016 1
GUÍA PARA LA TRAMITACION DE PAGOS Y EL
MANTENIMIENTO DE BIENES DE INVESTIGACIÓN
ADQUIRIDOS EN LA FUNDACIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN
BIOMÉDICA DEL HCSC
Contenido PRESENTACIÓN _______________________________________________________________ 2
TIPOLOGÍA DE GASTOS _________________________________________________________ 2
A. PRESTACIÓN DE SERVICIOS _______________________________________________ 2
B. SUMINISTRO DE BIENES _________________________________________________ 3
a. Fungible ______________________________________________________________ 3
b. Inventariable __________________________________________________________ 3
C. TRANSPORTE / ALOJAMIENTO / COMIDAS / INSCRIPCIONES ____________________ 4
D. CURSOS FORMACIÓN ___________________________________________________ 4
E. OTROS: COLABORACIÓN/PONENTES/SUJETOS EECC/OTROS ____________________ 5
MANTENIMIENTO DE BIENES INVENTARIABLES _____________________________________ 5
A. MANTENIMIENTO PREVENTIVO ___________________________________________ 5
B. MANTENIMIENTO CORRECTIVO ___________________________________________ 6
CALIBRACIONES Y VERIFICACIONES DE BIENES INVENTARIABLES ________________________ 7
CONTACTOS _________________________________________________________________ 7
ANEXO A ____________________________________________________________________ 8
ANEXO B ____________________________________________________________________ 9
ANEXO C ___________________________________________________________________ 15
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GUÍA PARA LA TRAMITACION DE PAGOS Y EL
MANTENIMIENTO DE BIENES DE INVESTIGACIÓN
ADQUIRIDOS EN LA FUNDACIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN
BIOMÉDICA DEL HCSC
PRESENTACIÓN
La presente guía pretende facilitar al investigador la tramitación de pagos a través del Órgano
de Gestión del IdISSC, que es la Fundación para la Investigación Biomédica del HCSC.
En la misma encontrará los formularios, contactos y requisitos que se les solicitará según la
tipología de gasto.
A su vez, en lo tocante a los gastos relativos a la adquisición de bienes inventariables, se
detallan los criterios para hacer frente a los mantenimientos, verificaciones y validaciones de
dichos bienes.
Los investigadores lo primero que deberán conocer es la tipología de gasto en que quieren
incurrir. Los tipos disponibles son:
A. PRESTACIÓN DE SERVICIOS
B. SUMINISTRO DE BIENES
a. Fungibles
b. Inventariables
C. TRANSPORTE / ALOJAMIENTO / COMIDAS / INSCRIPCIONES
D. CURSOS FORMACIÓN
E. OTROS: COLABORACIÓN/PONENTES/SUJETOS EECC/OTROS
En función del tipo de gasto, habrá que cumplimentar una documentación u otra. A
continuación se detalla caso a caso.
TIPOLOGÍA DE GASTOS A. PRESTACIÓN DE SERVICIOS
El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02
Versión Enero 2016) junto con el Anexo I a dicho formulario. Dicho formulario puede
consultarse al final del presente documento en el Anexo B. El formulario se le podrá facilitar en
formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la
web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf
Las futuras actualizaciones se irán colgando en la web y serán en todo caso informadas por
mail a los investigadores del IdISSC.
Este formulario deberá ser remitido en formato papel o electrónico, completa y correctamente
cumplimentado al gestor del proyecto al que se pretende imputar dicho gasto; para su
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valoración. Una vez incluido en la Solicitud de Pagos el visto bueno de la Unidad Técnica de
Gestión, se procederá a tramitar el pago.
B. SUMINISTRO DE BIENES
Lo primero que deberá preguntarse el investigador es si el bien a adquirir es:
a. Fungible: todo aquello no susceptible de ser inventariado al ser consumido: material
de laboratorio, reactivos, etc.
b. Inventariable: todo aquello susceptible de ser inventariado: equipamiento científico,
maquinaria, hardware y software informático, sondas, mobiliario para laboratorio, etc.
a. Fungible
El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02
Versión Enero 2016) junto con el Anexo II a dicho formulario. El formulario se le podrá facilitar
en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la
web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf
Las futuras actualizaciones se irán colgando en la web y serán en todo caso informadas por
mail a los afectados.
Este formulario deberá ser remitido en formato papel o electrónico, completa y correctamente
cumplimentado al gestor del proyecto al que se pretende imputar dicho gasto; para su
valoración. Una vez incluido en la Solicitud de Pagos el visto bueno de la Unidad Técnica de
Gestión, se procederá a tramitar el pago.
b. Inventariable
Los pasos a seguir serán los siguientes:
1. El investigador deberá en primer lugar rellenar el documento SOLICITUD DE
ADQUISICIÓN DE BIENES INVENTARIABLE I-FIB-PO-03-06, versión Enero 2016
(disponible en Anexo A, al final del documento). El formulario se le podrá facilitar en
formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible
en la web: http://www.idissc.org/documentos.php en el Apartado de Documentación
para la Gestión de Proyectos.
2. Este documento debe remitirse al Gestor del Proyecto a cargo del cual quiere hacer
esa compra para su visto bueno. El Gestor del Proyecto responderá por escrito a dicha
solicitud.
3. En caso de conformidad, el investigador podrá continuar con el trámite de compra.
Una vez disponga el investigador del equipo y/o la factura (según los casos y los
requisitos del proveedor), ésta la remitirá a la Unidad Técnica de Gestión del IdISSC
junto al Formulario de Solicitud de Pagos I-FIB-PO-03-02 (y su correspondiente anexo
II). Este documento está disponible a través del Gestor de su proyecto o en:
http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf
4. El gestor de proyectos revisará la cumplimentación del formulario y que en todo caso
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la compra cumpla el Resumen Instrucciones de Contratación de la FIB del HCSC. Si
todo está conforme, se visará la Solicitud y se procederá al pago.
5. El Gestor de proyectos, una vez el equipo haya quedado instalado; solicitará al
Investigador la información contenida en el documento I-FIB-PO-02-09 FICHA DE
INVENTARIO, a fin de proceder a inventariar dicho equipo una vez ya adquirido. Dicho
documento puede verse en Anexo C del presente documento.
En los casos excepcionales donde sea inevitable por parte del investigador realizar un
adelanto de caja, se solicitará a la UT de la FIB el abono de la cantidad si presenta
correctamente la siguiente documentación (acorde a la normativa de aplicación al proyecto
que cubra el gasto y a la normativa de contratación FIB-PS-02-PNT-01 de la FIB del HCSC):
Factura pagada
Albarán de entrega
Formulario de Solicitud de Pagos I/FIB-PO-03-02 (y su correspondiente anexo II)
debidamente cumplimentado y acorde al objeto y memoria del proyecto.
Ficha de Inventario I-FIB-PO-02-09 debidamente cumplimentada.
C. TRANSPORTE / ALOJAMIENTO / COMIDAS / INSCRIPCIONES
El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02
Versión Enero 2016) junto con el Anexo III a dicho formulario. El formulario se le podrá facilitar
en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la
web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf
Las futuras actualizaciones se irán colgando en la web y serán en todo caso informadas por
mail a los afectados.
Este formulario deberá ser remitido en formato papel o electrónico, completa y correctamente
cumplimentado al gestor del proyecto al que se pretende imputar dicho gasto; para su
valoración. Una vez incluido en la Solicitud de Pagos el visto bueno de la Unidad Técnica de
Gestión, se procederá a tramitar el pago.
A efectos de clarificar este tipo de gastos, puede leerse la Guía para la justificación de gastos de alojamiento, manutención y desplazamiento FIB-PO-03-G-01 (Anexo D)
D. CURSOS FORMACIÓN
El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02
Versión Enero 2016) junto con el Anexo IV a dicho formulario. El formulario se le podrá facilitar
en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la
web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf
Las futuras actualizaciones se irán colgando en la web y serán en todo caso informadas por
mail a los afectados.
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Este formulario deberá ser remitido en formato papel o electrónico, completa y correctamente
cumplimentado al gestor del proyecto al que se pretende imputar dicho gasto; para su
valoración. Una vez incluido en la Solicitud de Pagos el visto bueno de la Unidad Técnica de
Gestión, se procederá a tramitar el pago.
E. OTROS: COLABORACIÓN/PONENTES/SUJETOS EECC/OTROS
El investigador deberá cumplimentar el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02
Versión Enero 2016) junto con el Anexo V a dicho formulario. El formulario se le podrá facilitar
en formato papel y digital a través del gestor de su proyecto y estará siempre disponible en la
web: http://www.idissc.org/docs/gestion-proyectos/Formulario-Solicitud-de-Pagos.pdf
Las futuras actualizaciones se irán colgando en la web y serán en todo caso informadas por
mail a los afectados.
Este formulario deberá ser remitido en formato papel o electrónico, completa y correctamente
cumplimentado al gestor del proyecto al que se pretende imputar dicho gasto; para su
valoración. Una vez incluido en la Solicitud de Pagos el visto bueno de la Unidad Técnica de
Gestión, se procederá a tramitar el pago.
MANTENIMIENTO DE BIENES INVENTARIABLES El mantenimiento de los equipos permite prolongar la vida útil de los mismos y asegurar su
fiabilidad; de ahí que desde el IdISSC se haya procedimentado su realización.
Los investigadores deben saber que existen dos tipologías de mantenimiento: preventivo o
correctivo.
A. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Este mantenimiento será responsabilidad de la FIB para aquellos equipos considerados
básicos. Se considera equipamiento básico, al menos:
1. Neveras, combis y congeladores
2. Ultracongeladores
3. Purificadores de agua
4. Algunos bienes que correspondan a una Unidad con sistema de gestión de calidad
certificado externamente (se analizará caso a caso).
Con carácter general éste tendrá carácter anual para los tres primeros casos, valorándose su
periodicidad en el cuarto caso.
El mantenimiento de estos equipos estará en todo caso condicionado a su uso, pudiendo, en
caso de que transitoriamente un equipamiento no estuviera en uso, paralizar los
mantenimientos. En ese caso se identificará el bien en la base de datos “Inventario IdISSC”
como fuera de uso.
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A su vez los equipos considerados estructurales podrán contar con un mantenimiento
preventivo siempre sujeto a la demanda individual por parte del investigador que hace uso del
mismo, debidamente justificada y aprobada por la Dirección del Órgano de Gestión.
Se consideran equipos estructurales aquéllos:
procedentes de financiación estructural del IdISSC con fecha posterior a 2009 (ej
convocatorias de institutos, de infraestructuras, etc.) o
asociados a Unidades Transversales de Soporte (UTS) que sean claves para la actividad
del IdISSC.
Los manuales de uso de los equipos, en caso de disponerse, son útiles no solo para los usuarios
del equipo sino para los técnicos, que deben conocer con detalle cómo se usa el dispositivo. El
manual de mantenimiento es fundamental para la inspección, el mantenimiento preventivo, la
reparación y la calibración conforme estipula el fabricante. Los manuales asociados a cada
equipo serán custodiados en el Servicio/Unidad donde está ubicado el equipo.
Para aquellos equipos no considerados como estructurales ni básicos para la actividad del
IdISSC, el mantenimiento preventivo correrá a cargo de la Unidad o Grupo de Investigación
que lo adquiera. Corresponderá a éste evaluar la periodicidad y el proveedor (cumpliendo en
todo caso las normas de contratación vigentes en la FIB). En esos casos el gestor de proyectos
o ensayos clínicos de la UT gestionará el mantenimiento como un gasto más del proyecto
notificando la fecha del mantenimiento para su inclusión en el Inventario IdISSC.
B. MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Se lleva a cabo siempre que se detecte algún error de funcionamiento del equipo. El coste de
dicho mantenimiento será a cargo de la Unidad o Grupo de Investigación donde se halle el
equipo, salvo para aquellos equipos estructurales en los que el coste puede ser asumido por la
FIB tras valorar internamente la pertinencia. En todos los casos, estructurales o no, se evaluará
la necesidad por la Dirección del Órgano de Gestión.
La asistencia técnica en caso de avería se efectúa de forma que se garantice que los equipos
conserven la seguridad y las prestaciones previstas por sus fabricantes durante el periodo de
utilización.
Una vez comprobado que el error no es fácilmente subsanable con el manual de uso del
equipo, el investigador se pondrá en contacto con la persona responsable del equipo del
Servicio que notificará a la Unidad de Gestión Técnica la necesidad de llevar a cabo un
mantenimiento correctivo, indicando el proyecto que asumirá dicho mantenimiento y
entregando el formulario de Solicitud de Pagos (I-FIB-PO-03-02 Versión Enero 2016) junto con
el Anexo I.
La asistencia técnica en caso de avería se efectúa de forma que se garantice que los equipos
conserven la seguridad y las prestaciones previstas por sus fabricantes durante el periodo de
utilización.
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CALIBRACIONES Y VERIFICACIONES DE BIENES INVENTARIABLES De igual manera que en los mantenimientos, la FIB asumirá el coste de las calibraciones y/o
verificaciones considerados estructurales1 y de los equipos considerados básicos.
Se consideran equipos básicos:
Centrífugas
Sondas de medición
Electrocardiógrafos
Para aquellos equipos NO considerados como esenciales, la calibración o verificación correrá a
cargo del Grupo o Unidad que lo adquiera, siendo potestad de éste decidir la periodicidad y el
proveedor (cumpliendo en todo caso las normas de contratación vigentes en la FIB). En esos
casos el gestor de proyectos o ensayos clínicos de la UT gestionará la calibración como un
gasto más del proyecto.
CONTACTOS
A nivel informativo y orientativo se detalla a continuación los contactos de los/as gestores/as
de proyectos actuales en la Unidad Técnica de Gestión de la Fundación:
Gestión Proyectos Públicos Nacionales Marga Esnaola Zabala [email protected]
Gestión Proyectos Internacionales Marina López Pérez [email protected]
Gestión de RRHH Esther Olmedilla María [email protected]
Gestión de Donaciones y Proyectos
Privados
Pilar Martín-Toledano
Gallego-Iniesta [email protected]
Facturación de Ensayos Clínicos Pilar Orozco Alonso [email protected]
Gestión de Contratos de Estudios
Clínicos Patricia Rodríguez Lega
Gestión Administrativa Carolina García Espinosa [email protected]
Gestión Administrativa Esther Santamaría [email protected]
Secretaría Técnica de Investigación Joana Modolell Aguilar [email protected]
Gestión de Instituto de Investigación Carmen Martínez Valero [email protected]
Gestión Económico-Financiera y
Contable Fernando Blanco Andrino
Asesoría Jurídica Amalia Díaz-Rubio Amate [email protected]
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