Guía para el uso de

Google Drive

Alejandra Meza R

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio gratuito de almacenamiento de archivos en línea y reemplazó a Google Docs.

¿Para qué sirve? Sirve para guardar y compartir tus archivos en línea, contando con un espacio

gratis de 5 Gigabytes de memoria. Para acceder a este espacio libre debes tener una cuenta de correo electrónico en Gmail pudiendo disfrutar todas las herramientas con las que cuenta Google Drive. ¿Cómo abrir una cuenta?

Para poder abrir una cuenta en Google nos dirigimos a la dirección de su gestor de correo Gmail en la siguiente dirección: https://mail.google.com/, allí encontraras un recuadro rojo que dice “Crear una cuenta” y te trasladará a una página como muestra la siguiente imagen.

Debes tener en cuenta que te solicitará un número de teléfono móvil y una cuenta de correo alternativa para tu seguridad.

Completa los datos y obtendrás tu cuenta y el espacio disponible para poder

utilizarlo en forma libre para los usos que desees.

¿Cómo acceder a Google Drive?

En la barra superior de Gmail encontrarás accesos directos a todos los servicios de la suite de Google. (Imágenes, Mapas, youtube, Noticias, calendario, etc.), entre ellos encontrarás el acceso a Google Drive. Para acceder haz clic en la palabra Drive.

¿Cómo inicio Google Drive?

En la parte derecha de la pantalla

encuentras las dos opciones básicas de

Drive, En el botón rojo “Crear” y el botón

“subir archivos”

Crear archivos

Al apretar el botón “crear” se desplegará un recuadro que muestra todas las

opciones a las que puedes optar en Google Drive, dentro de las que se encuentran:

Documento: Abre un documento similar a

Word en donde puedes comenzar a trabajar

en línea.

Presentación: Es similar a un Power Point y

funciona con la misma lógica.

Hoja de cálculo: Es similar a Excel.

Formulario: Que da la opción de elegir el

diseño y sirve para crear encuestas en línea.

Dibujo: Similar a Paint y puedes dibujar o

mejorar imágenes o fotografías en línea.

Otros: Puedes agregar otras aplicaciones,

haciendo clic en “conectar más

aplicaciones”..

Para crear archivos, debes elegir el tipo de archivo y quedaran almacenados

en la plataforma y podrán ser exportados a diferentes formatos para su posterior

descarga o envío por correo electrónico.

Para no olvidar!

Mi cuenta Gmail es: __________________ @gmail.com

¿Cuál es la pregunta para recordar mi contraseña?

Subir archivos

. Para subir archivos desde tu computador debes seleccionar el icono situado al lado de Crear. Con esta opción puedes incorporar a Google Drive archivos procedentes de tu computador sirviendo de Disco Duro Virtual

asegurando ese contenido ante posibles pérdidas.

Al subir un archivo, Google nos pregunta si queremos conservar el formato

original de ese archivo o convertirlo en un archivo con formato de Google Drive

editable desde la aplicación. Esta decisión debemos tomarla en función del uso

que queramos hacer de ese archivo.

¿Cómo organizo mi espacio en Google Drive?

Mi unidad. Es la sección de Google Drive online donde se sincronizan automáticamente archivos, carpetas y documentos de Google Docs directamente en la carpeta de Google Drive (si has instalado Google Drive para Mac/PC). Cada vez que actualices un archivo o una carpeta de Google Docs en Mi unidad,

los cambios se reflejarán en las versiones locales de la carpeta de Google Drive. Mi unidad incluye: ● Tus elementos de Google Docs, ● Los archivos que hayas sincronizado o subido, ● Las carpetas que hayas creado, sincronizado o subido, ● Cualquier archivo compartido que hayas añadido a Mi unidad desde Compartido conmigo o Todos los elementos. Google Drive dispone de varias maneras para filtrar y ver los archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs. Estos filtros te ayudan a encontrar los archivos más fácilmente.

Los filtros que encontrarás en la barra de navegación de la izquierda son los siguientes: Mi unidad Aquí encontrarás todo el contenido de Google Drive que hayas creado, sincronizado y subido. Es opcional que puedas sincronizar automáticamente “Mi unidad” con la carpeta de Google Drive de tu computador. Compartido conmigo Acá encontrarás todos los archivos, carpetas y documentos de Google Docs que alguien ha compartido contigo. Para sincronizar archivos en esta vista, muévelos a Mi unidad. El filtro Compartido conmigo no incluye archivos compartidos con una lista de distribución o archivos configurados como "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Público" (a menos que el archivo se haya compartido directamente contigo a través de tu dirección de correo electrónico).

Destacado con estrella Sirve para encontrar más fácilmente el archivo que hayas destacado. Reciente

Encuentra fácilmente con esta opción los archivos privados y compartidos que hayas abierto, por orden cronológico inverso. Todos los elementos

Se muestran todo el contenido alojado en Google Drive. Este filtro no contiene los elementos que hayas movido a la Papelera. Haz clic en Más para ver este filtro en la barra de navegación de la izquierda. Papelera

Todo el contenido que hayas movido a la Papelera. Solo puedes eliminar los

elementos que sean de tu propiedad. Para eliminar los elementos que no sean de tu

propiedad, selecciona Mover a la papelera en el menú Más.

En la parte central de la pantalla aparecerán los archivos que tenemos

incorporados a la plataforma. Al principio pueden parecer pocos, pero en la medida

que los vayas utilizando, podrían ser muchos por lo que debes ir pensando en

organizarlos.

Para que puedas organizar tus archivos, Google Drive te permite crear carpetas a

modo de contenedor. Podrás crear un árbol de carpetas para organizar estos archivos.

Para crear carpetas sólo es necesario hacer clic en el icono siguiente:

Al apretar el icono

con forma de carpeta

y el signo más, se

abre la posibilidad de

crear tu carpeta a la

que puedes asignar

el nombre que

quieras.

¿Qué podemos encontrar en el botón CREAR?

Al hacer clic en el

botón CREAR,

aparecerán todas

las opciones de la

ofimática

En este recuadro

encontramos las

diversas alternativas

de la ofimática,

incluyendo las

aplicaciones que como

usuarios quieras elegir.

¿Cómo crear un documento?

Al hacer clic en el ícono

Documento, aparecerá una

página al estilo Word… y

puedes comenzar a escribir.

La interfaz del

documento, es

muy similar a

Word y de fácil

utilización.

En la misma página te

encontrarás con el botón

“compartir” el que abrirá

una pestaña donde puedes

ingresar el e-mail de las

personas a las cuales quieras

compartir el documento

para trabajar

colaborativamente.

Colocar título

al documento

Si guardaste un documento y quieres volver a ver una

versión más antigua… haz clic en archivo y luego Ver

historial de revisión

Acá aparecerán

todas las veces

que se trabajó el

documento,

incluyendo los

otros usuarios

con los que se

comparte el

documento

¿Cómo crear una Presentación?

La presentación en Google Drive es una herramienta similar a

Power Point, pero puede crearse en forma colaborativa y en línea con

otros usuarios.

Hacer clic en

el botón

CREAR y

luego

Presentación

Elige un diseño y aparecerá la

página de una presentación, haz

clic en “Presentación sin título” y

elige el nombre del documento.

Utiliza la misma lógica que Power

Point para funcionar.

¿Cómo crear una hoja de cálculo?

La Hoja de cálculo en Google Drive es una

herramienta similar a Excel, puede crearse en forma colaborativa

y en línea con otros usuarios y mantiene la misma lógica de

trabajo y estilo de insertar fórmulas.

Hacer clic en

el botón

CREAR y

luego “Hoja

de cálculo”.

No olvides hacer clic sobre “hoja de

cálculo sin título” para cambiar el

nombre del archivo.

¿Cómo crear un dibujo?

La herramienta Dibujo en Google Drive es una herramienta similar a Paint

manteniendo la misma lógica de uso, puede crearse en forma colaborativa y

en línea con otros usuarios dibujos, insertar imágenes o modificarlas.

Hacer clic en

el botón

CREAR y

luego

“Dibujo”.

¿Cómo crear un formulario?

La herramienta Formulario en Google Drive sirve para crear

encuestas o formularios de preguntas, dando la opción de crear

diversos 7 diferentes tipos de preguntas, texto, alternativas, etc.

Hacer clic en

el botón

CREAR y

luego

“Formulario”

.

Así verá el destinatario

de la encuesta el

Formulario en la red y

podrá contestarlo en

línea.

En síntesis….

Trabajar con los archivos en Google Drive es realmente sencillo, dependiendo del tipo de documento con el que trabajes, dispondrás de unas opciones diferentes a las otras. Todas ellas perfectamente reconocibles, pues, son similares a las que habitualmente utilizas, así, si creas un documento encontrarás las opciones tradicionales de los procesadores de texto más utilizados como el Word de la suite de Office o el Write de la Suite de OpenOffice (ahora LibreOffice). Con Google Drive, tú decides con quién compartir archivos, carpetas y documentos de Google Docs y el nivel de acceso de estas personas.

● Colabora en tiempo real con compañeros de trabajo o de clase y con amigos. ● Empieza a compartir y olvídate de enviar archivos adjuntos por correo electrónico. ● Controla quién puede consultar y modificar tus archivos mediante las opciones de visibilidad y los controles de nivel de acceso.

● Comparte fácilmente tu trabajo con un montón de personas.

La configuración para compartir constituye el centro de control para archivos,

carpetas o documentos de Google Docs.

Puedes elegir una opción de visibilidad para cualquier elemento de Google Drive que quieras compartir y un nivel de acceso para cada persona o grupo de usuarios con los que hayas compartido algo. Además de seleccionar la opción de visibilidad y el nivel de acceso, puedes hacer lo siguiente:

● utilizar el enlace de un archivo, una carpeta o un documento de Google Docs para compartirlo, ● ver quién tiene acceso, ● añadir colaboradores (editores, comentaristas o lectores) por nombre o lista de distribución, ● eliminar colaboradores o cambiar el nivel de acceso de un usuario, ● transferir la propiedad del documento a otro usuario.

Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a los

archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs. Todo lo que crees,

sincronices o subas en Google Drive empieza siendo privado.