Guía Práctica Elaboración de Términos de Referencia

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GUÍA PRÁCTICA

ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR)

Fecha: 27 de febrero de 2015

I. INTRODUCCIÓN

El presente documento intenta esquematizar el contenido de otros documentos utilizados como referencia por

parte de CORPOELEC para la elaboración de TdR. Asimismo, en esta guía se sugieren algunos contenidos que se

consideran de importancia en dicha elaboración.

Cabe destacar que esta guía en ningún momento pretende establecer una estructura rígida que no esté sujeta

a cambios. Dependiendo cada caso específico, es conveniente incorporar algunas secciones que ayuden a

aclarar detalles del proceso.

II. ESTRUCTURA DE LOS TDR

1. Portada y Nombre del Proyecto

1.1. En la portada deben aparecer detalles como: el logotipo del contratante, las palabras “Términos

de Referencia” y la fecha (mes y año) en la que se elaboraron los TdR.

1.2. El nombre del proyecto debe coincidir de manera exacta con el redactado en el último Plan de

Adquisiciones que haya tenido No Objeción por parte del Banco.

2. Introducción

2.1. Contexto institucional: se debe mostrar el contexto estratégico de la empresa que da sentido a la

ejecución del proyecto. También se debe aprovechar para nombrar el papel que juega el

financiamiento externo en ese contexto.

2.2. Breve mención a los objetivos del proyecto.

2.3. Alcance: de manera resumida se indica lo que el contratante pretende que el contratista ejecute

en el proyecto. Se deben añadir generalidades sobre el espacio geográfico en el que se van a

desarrollar las actividades, el tiempo de ejecución, la metodología a utilizar y la calidad esperada

de los trabajos.

2.4. Breve mención a los resultados esperados.

2.5. Organización del documento: se describe brevemente cada una de las partes que componen el

documento.

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3. Antecedentes

3.1. Antecedentes institucionales: se presentan cronológicamente los hitos más importantes. Se

nombran instituciones involucradas, gerencias, decisiones de la Junta Directiva, documentos

oficiales, entre otros.

3.2. Se detalla la metodología y los resultados de los estudios previos que se hicieron para formular el

proyecto.

3.3. Se colocan en contexto las necesidades más importantes del contratante que tengan relación con

el proyecto.

4. Justificación.

4.1. Se debe indicar la importancia de llevar a cabo esta adquisición.

4.2. Se debe especificar la vinculación del proceso con cualquier otro proyecto o elemento (equipo,

software, capacitación, entre otros) del que pueda depender para obtener los resultados

esperados por el ejecutor.

5. Objetivos

Normalmente los objetivos suelen establecerse en función a aspectos críticos, como: capacidad de

producción, calidad del producto, costos de producción, plazos de ejecución y presupuesto de la

inversión. Su redacción debe ser específica, clara y delimitada.

5.1. General: describe el propósito general que busca el proyecto, el resultado esperado o producto

final del proyecto.

5.2. Específicos: representan los objetivos que deben lograrse para conseguir el objetivo general. Se

redactan de forma lógica y secuencial.

6. Alcance del proyecto.

El alcance define los límites del proyecto o de la adquisición específica y describe el total de productos y

servicios que debe proporcionar. Debe incluir el enunciado del trabajo del proyecto, las especificaciones

y si se tiene definida, la estructura de trabajo que corresponda exactamente a lo que se está

contratando. De tal forma que:

6.1. Se describe con el mayor grado de precisión posible las actividades que se espera que el consultor

ejecute.

6.2. Se describe con el mayor nivel de detalle aspectos geográficos, temporales, metodológicos,

logísticos y de la calidad esperada.

6.3. Algunas preguntas claves que deben ser respondidas en el alcance son:

¿Cuáles son los resultados esperados al final de cada actividad que ejecutará el consultor?

¿Cuáles son los requerimientos mínimos para que el contratante apruebe el trabajo del consultor?

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¿Cuál es el área de influencia del proyecto?

¿Qué métodos se sugieren para llevar a cabo los trabajos?

Cualquier otra información que se considere relevante para aclarar/delimitar el proyecto.

7. Periodo y cronograma del proyecto.

7.1. Se especifica el período de ejecución de los trabajos.

7.2. Las actividades mencionadas en el alcance se detallan en un cronograma del proyecto. Ese

cronograma debe tener una escala de tiempo (por semanas o meses) que dependa del periodo de

ejecución y la complejidad de las actividades. Se presenta una tabla ejemplo.

N° Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6

1 Actividad A

2 Actividad B

3 Actividad C

4 Actividad D

5 Actividad E

6 Actividad F

7 Actividad G

8. Productos.

8.1. Se deben enumerar los productos tangibles que deben ser presentados por el consultor: informes

de progreso, manuales, informe final, estadísticas, entre otros.

8.2. Se debe especificar la descripción del producto, la ponderación de cada producto en el proyecto y

la modalidad de entrega (digital o impreso). Se presenta una tabla ejemplo.

N° Descripción del Producto Ponderación

(%) Modalidad de

entrega

1 Producto A: su descripción 10% Digital

2 Producto B: su descripción 10% Impreso

3 Producto C: su descripción 20% Digital

4 Producto D: su descripción 10% Digital

5 Producto E: su descripción 20% Impreso

6 Producto F: su descripción 20% Digital

7 Producto G: su descripción 10% Digital

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9. Personal requerido y tiempo de dedicación.

9.1. Se debe sugerir la cantidad de personas que la firma consultora debería involucrar en el proyecto,

dividida por especialidades. Es válido sugerir una forma de ejecución y no cerrar la posibilidad que

la firma proponga alguna otra forma que se ajuste a lo que se requiera y sea más favorable al

contratante.

9.2. Se debe presentar el nivel de especialización del personal requerido de acuerdo a la complejidad

de los trabajos (si se cuenta con esta información).

9.3. Se muestra el tiempo de dedicación del personal de acuerdo a su participación en la ejecución del

proyecto. Se totalizan las horas-hombre necesarias para llevar a cabo el proyecto.

9.4. SOLO PARA USO INTERNO: se debe calcular el costo aproximado del talento humano que

participará en el proyecto.

10. Lugar de los trabajos.

10.1. Se debe especificar la dirección o direcciones en donde se llevarán a cabo las actividades del

contrato.

11. Facilidades que el contratante dará al consultor.

11.1. Se debe especificar qué espacios de oficina (si fuese el caso) tendrá el consultor para trabajar y

qué capacidad y facilidades tendrán las oficinas.

11.2. Se debe especificar qué equipos o bienes serán provistos por el ente contratante: vehículos,

equipos de medición, laboratorios, apoyo de informática, entre otros.

11.3. Se debe especificar toda clase de información adicional relevante que el ente contratante pueda

proporcionarle al consultor como apoyo logístico.

11.4. Luego de leer esta sección, los oferentes deben tener claro lo que correrá por cuenta del ente

contratante y los costos que deben asumir.

12. Inspección y seguimiento.

12.1. Se describen los mecanismos que utilizará el ente contratante para administrar el contrato. Se

establecen los criterios y procedimientos que serán utilizados para llevar a cabo la inspección y

seguimiento.

12.2. Se establecen los criterios de conformidad para las entregas parciales y/o productos del proyecto.

12.3. Se debe indicar la frecuencia con que se tendrán las reuniones de seguimiento.

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13. Cronograma de pagos.

13.1. Se debe indicar cómo se realizarán los pagos al contratista. ¿Los pagos se harán de acuerdo a la

entrega de los productos o se harán pagos mensuales?

13.2. Se debe indicar el plazo en el cual se deben ejecutar los pagos. Por ejemplo: 30 días después de la

culminación y aprobación del Producto X.

13.3. Se recomienda añadir una tabla que indique el porcentaje del contrato que representa cada

producto y el mes estimado en que se estaría ejecutando cada pago. En muchos casos se estila

agrupar esta tabla con la de entrega de productos.

N° Producto Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6

1 Producto A

2 Producto B

3 Producto C

4 Producto D

5 Producto E

6 Producto F

7 Producto G

14. Costo estimado (para uso interno del contratante).

14.1. Se busca tener una aproximación lo más cercana posible a la realidad del mercado. Para ello es

muy importante desarrollar el alcance y los productos del proyecto con un nivel de detalle óptimo.

Cuanto más detallados estén el alcance y los productos, más fácil será hacer la estimación de

costos.

14.2. La estimación de costos también debe incluir todos los temas logísticos como: viajes y transporte,

hospedaje, viáticos, alquileres, entre otros.

14.3. Luego de calcular el costo estimado, es importante responder a las siguientes preguntas:

¿El costo estimado se aproxima a lo que está reflejado en el Plan de Adquisiciones? De no ser así,

¿qué elementos pudieron influir en la brecha?

¿Es el costo estimado razonable? ¿Hay algún punto de comparación?

¿Cuáles es el nivel de aprobación que requerirá este proceso dentro del ente contratante?

¿Gerente, Presidente, Junta Directiva?

15. Definición de términos/Glosario.

15.1. Se listan en orden alfabético los términos claves que perfilan el contenido de los TdR.

15.2. También se deben incluir las siglas más resaltantes del documento.

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16. Matriz de calificación técnica.

16.1. Se deben incluir los aspectos más relevantes de la matriz de evaluación que servirá para

seleccionar a la empresa a la cual se le adjudicará el contrato.

16.2. Una vez elaborada la matriz, se recomienda hacer ejercicios de evaluación de varias empresas (de

forma aleatoria) y revisar el comportamiento de la matriz. Puede resultar que sea tan exigente que

se descarten empresas que por experiencia se conozca que puede realizar el trabajo a contratar, o

por el contrario, tan ligera, que cualquier empresa, sin suficientes acreditaciones, pueda resultar

favorecida.