Guia Sobre Los Procesos Administrativos

8/18/2019 Guia Sobre Los Procesos Administrativos

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UNIDAD 2ORIGENES DE LA

ADMINISTRACIÓN

ProcesosAdministrativos

CATEDRA: Introducción a la Administración

Guía del tema a fines académicos para los futurosLicenciados en Administración de RecursosMateriales y Financieros de la U.N.E. “SIMON

RODRIGUEZ” – Núcleo Coro, para las evaluacionesy como complemento de la presentación digital de launidad.

ELABORADA POR: Licdo. JORGE LUIS ROMEROMORAN17/04/2016


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PROCESOS ADMINISTRATIVOS (Planeación, Organización, Dirección y Control)

Licdo. Jorge L. Romero M.

Docente - UNESR

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual

fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol, y a

partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de la práctica

administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más amplia y la

posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados a las

necesidades de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se estandariza

la función del administrador.

El proceso administrativo se define como “una consecución de fases o etapas a

través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa”. Algunos autores que

estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o

seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del proceso, ya que el contenido es

el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la división cuatripartita, de cuatro

fases, es la más aceptada universalmente: planeación, organización, dirección y

control.

En síntesis, Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para

llevar a cabo una actividad, por consiguiente, el proceso administrativo se define

como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través

de las cuales se efectúa la administración.

CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1. UNIVERSALIDAD: se refiere a su carácter social, pues donde existaun grupo de individuos en busca de un objetivo (independiente de sunaturaleza) debe existir una coordinación de recursos.

2. ESPECIFICIDAD: aunque la administración este integrada porotras ciencias complementarias su esencia es única.

3. UNIDAD DE PROCESO TEMPORAL: la administración siemprese dará en función de la planeación, organización, dirección y control;independientemente del grado de aplicación de cada uno.

4. UNIDAD JERÁRQUICA: delimita la administración en un marco delíneas de autoridad. Relación superior-subordinado.


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IMPORTANCIADebido a la universalidad de sus términos y funciones las cuales cuentan con su

propia importancia, los procesos administrativos ayudan y permiten a las empresas

orientarse hacia el futuro y prevenir escenarios que se puedan desarrollar en un futuro,

así como determinar la cantidad de recursos que la empresa necesitará para desarrollar

sus planes y hacerle frente a las situaciones que se le puedan presentar.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


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PLANEACIÓN

La planeación es la primera fase del proceso administrativo y consiste

básicamente en actividades que se realizarán en el futuro, a partir de decisiones

tomadas en el presente y cuyos resultados se verán u obtendrán también en el

futuro.

Planear es proyectar y generar escenarios. La proyección es la base de la

percepción; tal como un hombre piensa, así percibe. Esta fase de la práctica

administrativa tiende por naturaleza a desarrollar el aspecto intelectual de una

organización, y quien lleva a cabo tal función es un individuo o grupo de personas con un

alto grado de abstracción de la realidad en que se desenvuelve la institución.

Chiavenato (2009) señala "la planeación es la función administrativa quedetermina anticipadamente cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y

qué debe hacerse para alcanzarlos. Se trata entonces de un modelo teórico

para la acción futura. Empieza por la determinación de los objetivos y detalla

los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear es

definir los objetivos y escoger anticipadamente el mejor curso de acción para

alcanzarlos. La planeación define a dónde se pretende llegar, lo que debe

hacerse, cuándo, cómo y en qué secuencia."

OBJETIVO

Conducir a la organización hacia el estado que desea la dirección de la empresa,mediante la formulación de estrategias y toma de decisiones.

IMPORTANCIA

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la

empresa.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de

lograr y mejorar las cosas.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con

las mayores garantías de éxito.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones.

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional

de los recursos.


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PRINCIPIOS

1. Principio de previsibilidad. Las previsiones administrativas deben realizarse

tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa, ya que existe siempre

el riesgo. Principio de objetividad. La práctica administrativa debe apoyarse en

hechos, y no en opiniones subjetivas.

2. Principio de la medición. Los objetivos serán más seguros cuanto más podamos

apreciarlos cuantitativamente, es decir, que sean susceptibles de medición.

Principio de precisión. Los planes deben elaborarse con la mayor precisión

posible, y no con afirmaciones vagas y genéricas, ya que van a regir acciones

concretas.

3. Principio de flexibilidad: Es cierto que debe existir precisión en la elaboración de

los planes, pero en su implementación debe haber margen para los cambios que

surjan en forma imprevista.

4. Principio de unidad. Dentro de la organización se elaboran planes en cada una

de las áreas de trabajo, pero estos planes deben ser de tal naturaleza que pueda

decirse que existe un solo plan general. Principio de rentabilidad. Todo plan debe

redituar una relación favorable de los beneficios que espera respecto a los costos

que exige.

CARACTERISTICAS

1. Es una metodología para la toma de decisiones.

2. Optimiza el logro de los objetivos.

3. Hace coherente los objetivos con la disponibilidad de recursos y necesidades.

4. Es reflexión del presente para convertirla en reflexión del futuro.

5. Es un proceso social.

6. Elige racionalmente las opciones que mejor se ajustan a los valores.

7. Es un componente del proceso de gestión.

8. Es un proceso permanente y continuo.

9. Selecciona un curso de acción entre varias opciones posibles.

10. Es sistematica, ya que abarca a la empresa como un todo.

11. Es una función administrativa que interactua con las demás.

12. Es una técnica de coordinación e integración.

13. Es una técnica de cambio e innovación.


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FASES DE LA PLANEACION

1. Determinación de Objetivos.

Es la primera actividad en el proceso de planeación, en donde se debe saber a

dónde pretendemos llegar, es decir, los objetivos son la expresión de una situación

que queremos vivir en el futuro. En esta fase se debe realizar una lista de

verificación en donde se debe ser específico, con metas verificables y realistas

que se desarrollen en un plazo determinado con compromiso.

2. Toma de Decisiones.

Esta fase permite conseguir los objetivos fijados, bajo un proceso de comparar

alternativas posibles y elegir las más adecuadas, bajo un diagnóstico de

alternativas posibles a fin de evaluarlas y seleccionar la correcta para conseguir

los resultados esperados.

3. Elaboración de Planes. En esta fase tener un plan elaborado permitirá al

administrador la consecución de las metas organizacionales, por lo cual, son los

esquemas o diseños detallados de lo que habrá de hacerse y las especificaciones

necesarias para realizarlos, dentro de estos, existen tres tipos:

4. Acciones Empresariales.

En esta fase se implementan las acciones que requieren los planes a fin de

cumplir el proceso de planeación.


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COMPONENTES

1. Propósitos: Aspiraciones fundamentales, que se traducen en finalidades de tipo

cualitativo que se orientan y persiguen a través de los objetivos - directrices que

definen la razón de ser de la empresa y constituyen la misión que la identifica.

2. Investigación: Apoya la planeación al brindarle, precisión, cuantificación flexible y

certera, aplicando el método científico en general al explicar, describir y predecir, a

través de sus etapas el respectivo proceso científico así:

Definición del problema. (qué se desea resolver).Obtención de Información (Datos: Observación, experimentación -encuestas - muestreo).Determinación de la Hipótesis (Proposición de respuesta - ideas parasolucionar el problema).Comprobación de Hipótesis. (Aceptación o rechazo).Presentación del Informe. (Resultado para tomar decisiones).

3. Premisas: Suposiciones Futuras - Internas cambios al interior, Fortalezas y

Debilidades - Externas al Entorno, Amenazas y Oportunidades, de carácter

político, legal, económico, social, técnico y por otros factores.

4. Objetivos: Resultados que se esperan obtener a propósito de los PROPOSITOS

o de la misión, son fines a lograr, con sus características: medibles, cuantificables,

claras, precisas, ESPECÍFICAS y alcanzables. Para determinar objetivos se deben

hacer preguntas claves de la Administración: ¿qué, Cómo, Cuándo, Dónde y Por

qué?

5. Estrategias: Cursos de acción general o alternativas de utilización de recursos y

esfuerzos para lograr los objetivos, determinando alternativas, evaluando los

cambios al interior, y seleccionando alternativas.

6. Políticas: Guías para orientar las acciones con criterios lógicos en la toma de

decisiones.

7. Programas: Esquema que establece secuencias de actividades para realizar los

objetivos, identificando actividades, cronogramas, interrelacionando y asignando

actividades.

8. Presupuestos: Plan a desarrollar en términos económicos o monetarios,determinando el origen y la asignación de recursos para lograr objetivos, en un

período determinado.

9. Procedimientos: Secuencia para efectuar las actividades en orden cronológico,

incluyendo el método de cómo llevar a cabo las tareas o rutinas del trabajo,


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expresados por escrito y en manuales, promoviendo la eficiencia, limitando la

responsabilidad, evitando duplicidad y evaluándolos permanentemente.

10. Planes: Esquemas resultantes de la PLANEACION, existiendo observaciones

como Autorización - Preparación, Ejecución y Control.

PROCESO DE LA PLANEACIÓN

MATRIZ FODA

La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier

situación, individuo, producto, empresa, etc, que esté actuando como objeto de estudio en

un momento determinado del tiempo.

ANALISIS FODA

El análisis FODA es una

herramienta que permite

conformar un cuadro de la

situación actual del objeto de

estudio (persona, empresa u

organización, etc) permitiendo

de esta manera obtener un

diagnóstico preciso que permite,

en función de ello, tomar

decisiones acordes con los

objetivos y políticas formulados.


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ORGANIZACIÓN

La función de organizar corresponde a la segunda etapa del proceso

administrativo, al igual que la planeación sigue siendo una fase poco dinámica, de

escritorio, pre-ejecutoria. Su objetivo principal es crear la estructura idónea, conjugando

lógica y eficiencia para que la institución trabaje como una sola, logrando así el propósito

común. A través de esta etapa el administrador define funciones, responsabilidades, y

coordina todos los elementos que intervienen para crear una estructura y un escenario

eficientes de trabajo.

En este sentido, la organización es el establecimiento de la estructura necesaria

para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías,

disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y

simplificar las funciones del grupo social.

Terry y Franklin: “Organizar es establecer relaciones efectivas de

comportamiento entre las personas, de manera que puedan trabajar juntas

con eficiencia y obtengan satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas

bajo condiciones ambientales dadas por el propósito de realizar alguna meta

u objetivo”.

IMPORTANCIA

Es de carácter continuo.Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos

del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

PRINCIPIOS

1. Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización

deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.


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2. Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea

posible, a la ejecución de una sola actividad.

3. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la

comunicación necesaria para lograr planes, en los cuales la autoridad y la

responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto

ejecutivo hasta el nivel más bajo.

4. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad

conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha

responsabilidad.

5. Unidad de Mando: Este principio establece que al determinar un centro de

autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los

subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un

empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de

responsabilidad, confusión e ineficiencia.

6. Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de

cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse,

por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan

relación con las mismas.

7. Amplitud o Tramo de Control: Hay un límite en cuanto al número de

subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda

realizar todas las funciones eficientemente.

8. De la coordinación: Las unidades de la organización siempre deberán

mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la armonía y

la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa, para cumplir

con los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse completamente y

combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización

funcionará como un sistema armónico en el que todas sus partes actuarán

oportuna y eficazmente, sin ningún antagonismo.

9. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere

mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

TIPOS DE ORGANIZACION

Sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se puedan implantar en

un organismo social, las más usuales son:


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Lineal o

Militar

Funcional

o de Taylor

Lineo -

FuncionalStaff

Por

Comites

ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona

quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. Se le conoce

como organización lineal o militar porque, se utiliza en instituciones militares, siendo

aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas.

VENTAJAS:

Mayor Facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.

No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

Es claro y sencillo.

Útil en pequeñas empresas.

La disciplina es fácil de mantener.

DESVENTAJAS:

Es rígida e inflexible.

La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.

No fomenta la especialización.

Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a

labores directivas sino de operación simplemente.


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ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR

La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la

especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el

menor número de funciones posibles.

VENTAJAS:

Mayor Especialización.

Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.

La división del trabajo es planeada y no incidental.

El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que

cuenta la organización.

DESVENTAJAS:

Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la

disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las

órdenes.

Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.

La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes.


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ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL

En ésta se combinan los dos tipos de organización antes vistos, aprovechando las

ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, ya que conserva. De la

organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se tramite a través de un

solo jefe para cada función en especial. De la funcional, la especialización de cada

actividad en una función.

ORGANIZACIÓN DE STAFF

Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología,

lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con

especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los

departamentos de línea.

VENTAJAS:

Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los

problemas de dirección.

Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo

tiempo permite la especialización del staff.

DESVENTAJAS:

Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por

medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión considerable en

toda la organización.

Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de

un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.

Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.


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ORGANIZACIÓN POR COMITES

Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos administrativos

a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en

común los problemas que se les encomiendan.

CLASIFICACION

Directivo: Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y

resolver los asuntos que surgen de la misma.

Ejecutivo: Es nombrado por el comité directivo, para que se ejecuten los acuerdos que

ellos toman.

De vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los

empleados de la empresa.

Consultivo: Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios, emiten

dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

VENTAJAS:

Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios

criterios.

Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no

recayendo aquella sobre una sola persona.

Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.

Se aprovechan al máximo los conocimientos especializados.

DESVENTAJAS:

Las decisiones son lentas, ya que les deliberaciones son tardías.

Una vez constituido un comité, es difícil disolverlo.


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En ocasiones, los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del

comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

TECNICAS DE ORGANIZACION

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional, son

indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las

necesidades de cada grupo social. Las principales son:

1. ORGANIGRAMAS.


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LOS MÁS COMUNES SON:

2. MANUALES.

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y

sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales,

de acuerdo con su contenido, pueden ser:

a) De Procedimientos.

b) De Políticas


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c) De Funciones Departamentales, Por unidades, etc.

d) De Funciones Individuales.

e) De técnicas y de Producción.

UTILIDAD:

Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y

cómo se debe hacer.

Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.

Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

Son una base para el mejoramiento de sistemas.

Reducen costos al incrementar la eficiencia.

FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES:

El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas.

a. Índice

b. Objetivos y antecedentes del Manual

c. Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede

vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del Manual.

d. Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.

e. Redacción clara, concisa y ordenada.

f. Complementarse con gráficas.

DIRECCIÓN

Las organizaciones sin seres humanos son meramente estructuras, sin

movimiento, sin cambio, sin evolución; el ser humano es el único elemento que puede

modificar esa estructura y, en gran medida, hacer lo mismo con la naturaleza.

La dirección es la tercera fase del proceso administrativo, pero se considera la

primera fase dinámica de la práctica administrativa, es decir, la dirección es la ejecución

de los planes de acuerdo con la estructura organizacional que se ha diseñado. Se le

ha dado una gran importancia a esta etapa del proceso; algunos la llaman

comando, otros la denominan como ejecución o implementación, influencia

(Samuel C. Certo), etc. En fin, las denominaciones son válidas siempre y cuando

signifiquen todas aquellas acciones de realizar las cosas a través de otros. La dirección es

la primera y única fase que tiene que ver directa y solamente con el elemento humano. Es


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aquí donde el administrador tiene que manifestar sus habilidades de relaciones

personales con sus subordinados. A un buen administrador se le considera un líder y, por

lo tanto, un buen jefe.

La función de dirección, entre otros aspectos, nace o se genera por una naturaleza

de sensibilidad humana, es decir, la dirección es el aspecto humano del proceso.

Son La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,

mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación,

comunicación y la supervisión.

IMPORTANCIA

Es importante para las organizaciones en tres aspectos:

1. Las organizaciones alcanzan sus objetivos por el comportamiento humano.2. Involucra el manejo de todas las áreas funcionales de la empresa.

3. Más que una destreza, es un arte.

PRINCIPIOS

1. De la armonía del Objeto o Coordinación de Intereses. La dirección será

eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la

empresa.

2. Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen comouna necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto

los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que

emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y

no de su voluntad personal o arbitrio.

3. De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe

proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de

tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

4. De la jerarquía. Postula la importancia de respetar los canales de comunicaciónestablecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden

sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar

conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los

supervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo.


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5. De la resolución del Conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que

surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento que aparezcan.

6. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se

antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al

administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de

visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

ETAPAS

TOMA DE DECISONES

Al tomar decisiones es necesario:

Definir el Problema: Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es el

problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus

componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder

determinar posibles alternativas de solución.

Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de

solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su

implementación, y recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco

específico de la organización.

Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más

idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios;


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seleccionar, además, dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos

fortuitos.

Aplicar la decisión: Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe

contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los recursos,

los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.

INTEGRACION

Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los

recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para

ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos; estos últimos son

los más importantes para la ejecución.

Etapas.

1. Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar puestos de la empresa.

Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos

candidatos al más idóneo para el puesto.

2. Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo

elemento con los objetivos de la empresa.

3. Capacitación o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las

capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

MOTIVACION

La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más

compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención

de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las

teorías que existen en relación con la motivación, pero se pueden agrupar en dos

tendencias:

Teorías de Contenido.

Jerarquía de las necesidades, de Maslow

Teoría de la Motivación e higiene, de Herzberg.

Motivación de Grupo.

Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.

COMUNICACION

La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite

y recibe información de un grupo social. De tal manera vista, la comunicación en una


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empresa comprende múltiples interacciones que abarcan desee conversaciones

telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados. Su

importancia es tal, que algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos

los canales que transmiten y reciben información en una organización.

Barreras de la comunicación

Tipos de barrera DescripciónSemánticas Es cuando una palabra tiene distintos

significados y no se utiliza con precisión ocuando la palabra no es conocida.

Lingüísticas Es cuando se habla en un idioma distinto alque está familiarizado el receptor.

Físicas Se presentan por la influencia del mediosocial y ambiental. Lejanía, ruido, cubículo

pequeño, etcétera.Fisiológicas Se manifiestan como consecuencia de unmal corporal o tara mental. Sordera,ceguera, retraso mental, etcétera.

Psicológicas Se presentan por la actitud ocomportamiento de las personas.

Agresividad, miedo, timidez, etcétera.Administrativas Son las que obstaculizan el buen

funcionamiento de la empresa u organismosocial.

La comunicación sirve para controlar en diversas formas el comportamiento de los

empleados. Además, propicia la motivación al esclarecer a éstos lo que han de hacer, la

eficiencia con lo que lo están llevando a cabo y qué medidas tomar para mejorar el

desempeño en caso de que sea insatisfactorio.

La comunicación realiza cuatro funciones básicas en el interior de un grupo u

organización: control, motivación, expresión e información.

SUPERVISION

Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se

realicen adecuadamente.

El liderazgo o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que

mediante él imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logran los

objetivos.


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En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas,

y su importancia radica en que una supervisión efectiva dependerá:

1. La productividad del personal para lograr objetivos,

2. La observancia de la comunicación,

3. La relación entre jefe – subordinado,

4. La corrección de errores,

5. La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

SISTEMAS DE DIRECCIÓN O TIPOS DE DIRECCIÓN

Sistema autoritario coercitivo o explotativo: Estos administradores son

altamente autócratas, tiene poca confianza en los subordinados, motivan a través

del miedo y los castigos, con recompensas ocasionales; prefieren la comunicación

en forma descendente, limitan la toma de decisiones a los niveles superiores y

exhiben características similares.

Sistema autoritario benevolente: Estos administradores tienen una confianza

condescendiente en los subordinados, los motivan con recompensas y algunas

veces con temor y castigos, permiten un cierto nivel de comunicación ascendente,

solicitan algunas ideas y opiniones de los subordinados y permiten cierta

delegación en la toma de decisiones pero con un estrecho control de políticas.

Sistema consultivo: Estos administradores tienen una confianza sustancial,

aunque no total, en sus subordinados, usualmente tratan de hacer uso

constructivo de las ideas y opiniones de éstos, usan como motivación las

recompensas, con castigos ocasionales y alguna participación, fomentan la

comunicación tanto en forma ascendente como descendente, toman decisiones

trascendentes de política general a los niveles superiores, fomentan la toma de

decisiones en los niveles inferiores, y actúan consultivamente en otras ocasiones.

Sistema participativo: Este sistema es el más participativo de todos. En este

sistema, los administradores tienen una completa confianza en los subordinados

en todos los aspectos, siempre obtienen ideas y opiniones de éstos y las usan en

forma constructiva, otorgan recompensas económicas sobre la base de

participación del grupo e interés en áreas, como la fijación de metas y evaluación

del progreso hacia ellas, fomentan una gran comunicación tanto en forma

ascendente como descendente con sus compañeros y fomentan la toma de

decisiones en forma conjunta. Likert encontró que el sistema 4 era el más efectivo

en la toma de decisiones y además de ser el más productivo.


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CONTROL

El control es la fase final del proceso administrativo, pero a la vez es el eslabón

que se une a la planeación. El control y la planeación son considerados como los

“hermanos siameses”, porque van tan unidos y dependen uno del otro que en ocasiones

no se sabe cuándo termina uno y dónde empieza el otro. Controlar es determinar que lo

que se planeó, o se pretendió realizar, se esté llevando a cabo en tiempo y condiciones

prescritos. El control, en cierta forma, puede considerarse como la detección y

corrección de las variaciones de importancia en los resultados obtenidos por las

actividades planeadas.

Es la función del proceso administrativo, mediante la cual se avalúa, mide osupervisa la ejecución de los planes para detectar y regular desviaciones con

el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los

objetivos de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.

Dos factores crean la necesidad de control. En primera instancia, los objetivos de

las personas y los de las organizaciones son diferentes. Es por ello que se necesita el


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control, para asegurarse de que los miembros de una organización trabajan en búsqueda

de los objetivos organizacionales. En segundo lugar, el control se necesita porque existe

un periodo de espera desde el momento en que se formulan los objetivos, hasta que se

alcanzan.

ELEMENTOS

1. Relación con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los

objetivos establecidos en la PLANEACIÓN.

2. Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de

descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la PLANEACIÓN.

4. Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentación, el control prevé y

corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes.

IMPORTANCIA

El control es importante para el proceso administrativo por cuanto:

Establece medidas de corrección.

Se aplica a todos los recursos de la empresa.

Determina y analiza rápidamente sobre las causas que originan desviaciones.

Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en

que se establecen medidas correctivas.

Informa sobre el desempeño de ejecución de los planes.Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.

Se incrementa la productividad en la empresa.

PRINCIPIOS BASICOS

1. Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos suficientes

para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la

autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

2. Los objetivos: El control debe estar en función de los objetivos.

3. Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de

forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipación.

4. Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y situaciones

futuras de las desviaciones para evitarlas.

5. De excepción: Se debe aplicar principalmente en actividades representativas a fin

de reducir los costos y tiempo.


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6. De la función controlada: La función controladora debe ser separada de la

función controlada. Esto es, adecuada segregación de funciones para evitar actos

fraudulentos.

ETAPAS

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES

Son unidades de medida que sirven como modelo, guía o patrón con base en la

cual se efectúa el control. Hay tres tipos de estándares en cuanto al método: estándares

estadísticos, estándares fijados por apreciación y los estándares técnicamente

elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos. Los estándares cuantitativos son físicos,

de costo, de capital, de ingreso, de programas; los cualitativos son de evaluación de la

actuación, curvas de comportamiento, perfiles.

MEDICION DE RESULTADOS

Los estándares sirven para establecer unidades de medida definidas según el

problema presente. Es de utilidad en los sistemas de información, pues la efectividad del

control depende en buena parte de la información recibida cuyas características

(confiable, fluida, consistente, válida), deben ser importantes.

Una vez efectuada la medición, se comparan los resultados obtenidos con los

estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones.


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Refleja la naturaleza de laestructuraorganizacional.

Oportunidad.

Accesibilidad.

Ubicación Estratégica.

CORRECCION

Es función del personal ejecutivo, desarrollar la acción correctora con base en el

análisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de

retroalimentación entre el control y la planeación lo que permite aumentar la calidad en la

acción correctora.

RETROALIMENTACION

Es importante en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la

información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Para ello es

necesario, que el sistema de información sea funcional y eficiente, pues de esta manera

se retroalimenta más rápidamente el proceso de contro-lplaneación.

CARACTERISTICAS

FACTORES


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ESENCIA DEL CONTROL

CLASES

Control de Producción.

Control de Calidad.

Control de Mercados

Control Financiero

Control Presupuestal

Control Contable

Control de recursos Humanos

TIPOS


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TÉCNICAS DE CONTROLES

EN RESUMEN

Documents

Guia Sobre Los Procesos Administrativos