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7/29/2019 GYM.SGP.PG.12 - Organizacin e Infraestructura
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PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.12
GESTION DE PROYECTOS Revisin: 0
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1. OBJETIVO
Definir los recursos indirectos (personal de direccin y
supervisin, instalaciones, servicios,equipamiento, etc) necesarios
y suficientes para llevar a cabo la administracin eficiente del
Proyecto,con base en el anlisis1 del mismo.
2. DESARROLLO
Podemos agrupar los recursos indirectos del Proyecto en
organizacin e infraestructura.
2.1. Organizacin del Proyecto
La organizacin del Proyecto se definir con base en la
disponibilidad del personal empleado y en
la correlacin de funciones, jerarquas y actividades necesarias
para cumplir con el alcance definidoen el Contrato y con el Sistema
de Gestin de Proyectos de GyM. Ser definida por el Gerente
deProyecto en coordinacin con el Gerente de Divisin. En lneas
generales, la organizacin puedeestructurarse en un organigrama como
el mostrado a continuacin:
Figura 01 - Organigrama Bsico de un Proyecto
El Gerente de Proyecto asigna al personal de cada rea funciones,
responsabilidad y jerarqua, yse establecen las relaciones entre
dichas reas. A continuacin se presenta un listado referencial
de las funciones por cada una de las reas. Esta relacin puede
variar segn las circunstancias y lacomplejidad de los Proyectos a
ejecutar:
a. Gerencia del Proyecto:9 Responsable de la gestin total del
Proyecto. Sus funciones son planificar, organizar, dirigir y
controlar.9 Coordina permanentemente todos los trabajos tcnicos
y administrativos, hasta culminar con
la ejecucin del Proyecto.9 Lidera el proceso de Planeamiento del
Proyecto.9 Lidera la gestin contractual del Proyecto.
b. Oficina Tcnica:
Planeamiento yCo n t r ol :9 Lidera el control de la ejecucin de
acuerdo con lo planificado a travs del seguimiento alcronograma
general y de la programacin semanal.
9 Controla y evala la produccin y productividad.1 Ver
procedimiento GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto
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9 Lidera el control de costos del Proyecto.I n g e n ie r a
:
9 Ingeniera de Acompaamiento: revisin y compatibilizacin de
planos, generacin dedocumentos de ingeniera, administracin de
consultas al Cliente, normas, especificaciones, etc.
9 Responsable del Control Documentario Tcnico.Ge st in Co n t r
a ct u al :
9 Responsable de los aspectos administrativos en general:
valorizaciones, adicionales odeductivos, subcontratistas o
proveedores, etc.
9 Soporte en Gestin Contractual con el Cliente.c. Produccin:9
Responsable de los procesos asociados a la produccin, involucrndose
en el Planeamiento,
avances y costos de los mismos.
9 Cumple con los procedimientos de Programacin y Productividad.9
Lidera el cumplimiento de los procedimientos de Prevencin de
Riesgos y Gestin Ambiental.9 Lidera el cumplimiento de los
procedimientos de Aseguramiento y Control de la calidad.9 Participa
en el proceso de valorizacin.9 Participa en la negociacin de
subcontratos y equipos.
d. Administracin:9 Responsable de las actividades de soporte del
Proyecto en general: almacenes, planillas,
logstica, campamentos, servicios generales, etc.9 Responsable de
los aspectos administrativos y financieros del Proyecto: cobranzas,
flujo de caja,
proceso administrativo de compras, control de pagos,
administracin de activos del Proyecto, etc.9 Responsable de los
aspectos contables incluye; la contabilidad, planilla, tributos,
emisin de
cheques, etc.9 Responsable de los sistemas informticos y de
comunicacin del Proyecto.9 Lidera los temas de responsabilidad
social, tanto en el frente interno como en el externo.
e. Equipos:9 Responsable de la valorizacin y facturacin del
equipo propio, mantenimiento y reparacin,
procesamiento de horas mquina, administracin de talleres,
transporte interno, etc.9 Responsable de la supervisin del
procesamiento de horas mquina, mantenimiento y
reparacin del equipo de terceros.9 Responsable de la elaboracin
de las valorizaciones de equipos de terceros, las cuales son
aprobadas por la Oficina Tcnica.
f. QA/QC:9 Responsable de supervisar las actividades de
construccin de modo que se cumplan los
requerimientos de calidad del Cliente y de GyM.
9 Responsable de elaborar el Plan de Calidad del Proyecto.9
Responsable de actividades de soporte tcnico y operativo al
Proyecto: control de documentos
y registros de calidad, anlisis de resultados para toma de
decisiones, propuesta y seguimientode acciones correctivas,
etc.
g. Prevencin de Riesgos y Gestin Ambiental:9 Responsable de
adecuar al Proyecto las normas, estndares y polticas de seguridad y
medio
ambiente apropiadas, y supervisar el cumplimiento de dichas
normas.9 Responsable de actividades de soporte tcnico y operativo
al Proyecto: implementar sistemas
de prevencin y controles ambientales, efectuar auditorias
peridicas de seguridad y medioambiente en el Proyecto, etc.
La asignacin de funciones al personal deber basarse en un
anlisis de los procesos que componenla Gestin del Proyecto. La
mayora de procesos del Proyecto no son exclusivos a un rea
especfica,
por lo que la interaccin y responsabilidades de cada rea deben
quedar definidas a fin de evitartraslapes, omisiones y zonas
grises. Para ello, el enfoque de la gestin deber privilegiar ser
porprocesos y no funcional. Esta asignacin de funciones deber tomar
en cuenta las caractersticasdel equipo de Proyecto. Para ello se
sugiere la elaboracin de una matriz de responsabilidades. Seadjunta
un ejemplo en los anexos.
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2.2. Infraestructura
De acuerdo a las necesidades de ambientes y servicios requeridos
por el Proyecto, se realiza eldimensionamiento y equipamiento de la
infraestructura del mismo: campamentos (talleres, oficinas,almacn,
alojamiento, comedor, etc.), sistemas de informacin y de
comunicacin, energa,instalaciones sanitarias, elctricas y en
general todas las instalaciones necesarias de acuerdo a
lascaractersticas y alcance del Proyecto.
A continuacin se presenta un listado de las actividades a
considerar durante la habilitacin de lainfraestructura del
Proyecto. Esta relacin puede variar segn las circunstancias y la
complejidad delos Proyectos a ejecutar:
a. Campamentos: El objetivo es crear condiciones de vivienda y
trabajo adecuadas a lasnecesidades del Proyecto en lugares remotos,
manteniendo los estndares aprobados para GyM.El tipo de campamento
a considerar puede abarcar desde el alquiler de viviendas en
centros
poblados hasta la construccin completa. En general, se
consideran las siguientes actividades:9 Habilitacin del terreno.9
Redes elctricas y sanitarias.9 Compra, transporte e instalacin de
los mdulos de campamento.9 Amoblamiento y equipamiento.9 Elementos
de proteccin (cercos, taludes, etc.).9 Diseo e instalacin de
sistemas sanitarios, agua, desage y de fuerza.9 Manejo y
tratamiento de desechos y residuos.9 Desarmado, desmovilizacin y
almacenaje de los campamentos y puesta apunto para su prximo
uso.
b. Servicios: Considera todas las actividades necesarias para
generar y mantener las condicionesde seguridad, confort y servicios
para los residentes del campamento.9 Alimentacin.9 Lavandera.9
Limpieza de instalaciones.9 Mantenimiento y operacin.9 Seguridad.9
Disposicin final de desechos.
c. Instalaciones y equipamiento para mantenimiento de equipos:
Corresponde a losrequerimientos mnimos para el mantenimiento
preventivo adecuado del patrimonio de GyM,desde el punto de vista
de instalaciones y equipamiento. Se establecen los siguientes
criterios:9 Componentes: rea de lavado, estacin de servicio, taller
de llantas, etc.9 Clasificacin y criterios de seleccin: por tipo de
Proyecto, por nmero de equipos mayores.9 Dimensionamiento: referido
al dimensionamiento de los componentes por tipo de Proyecto.9
Equipamiento: referido al equipamiento para cada componente.9
Layouts9 Proveedores y Precios Negociados: referido a bombas de
lavado, estacin de servicio y
oficinas, servicios higinicos, etc.
d. Sistemas y Comunicaciones: El Proyecto debe establecer
canales claros y confiables decomunicacin, principalmente con la
Oficina Principal y con el Cliente.9 Comunicacin de Data9
Comunicacin de Voz9 Comunicacin Radial HF9 Comunicacin Radial VHF
(local)9 Comunicacin Electrnica9 Software9 Hardware
e. Transporte de Personal, Equipo y Materiales: El Proyecto debe
determinar sus requerimientosde transportes y establecer los medios
y recursos necesarios para cumplirlos.9 Flujograma de transportes:
seleccin de transportistas, contratacin de unidades,
coordinacin
con agentes en puntos de origen, embalaje, carga, aseguramiento,
seguimiento, coordinacinde recepcin y descarga, supervisin de
manipuleo de artculos, etc.
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9 Estimacin de los precios de transporte desde Lima a los
diferentes puntos del Per.9
Transporte Terrestre, establecer un sistema que permita
estandarizar el proceso de decisin,aplicacin y control del
transporte de maquinaria pesada, materiales, insumos y necesidadesa
los Proyectos de GyM siguiendo los reglamentos internos y
estatales.
Para el transporte de equipos y materiales, el Proyecto se
apoyar en el rea de Equipos yLogstica, la cual administra una
cartera de transportistas homologados y con acuerdos de
tarifasestablecidos.
f. Cobertura y Plizas de Seguros:El objetivo es obtener una
adecuada cobertura contra riesgos en el Proyecto que da inicio,
usandolas plizas de seguro que la empresa considera necesarias,
adicionalmente a aquellas que el Clientepueda exigir
contractualmente. Corresponde al Administrador, en coordinacin con
la gerenciafinanciera, liderar la definicin de los seguros
necesarios y la gestin correspondiente2.
2.3. Matriz de Responsabilidades
GD GP Pr OT Ad EQ
1. Definir la organizacin del Proyecto
2. Asignar funciones dentro de la organizacin
3. Definir necesidades de infraestructura
4. Implementar infraestructura
5. Gestin de seguros
GD: Gerente de Divisin
GP: Gerente de ProyectoPr: Jefe de ProduccinOT: Jefe de Oficina
TcnicaAd: AdministradorEQ: Jefe de Equipos
3. REFERENCIAS Y ANEXOS
3.1. Mejores Prcticas
Dentro de los principales criterios para el diseo de la
organizacin se tiene:
9Equilibrio: La Organizacin debe ser diseada a la medida de las
necesidades del Proyecto.
9 Costo: Las organizaciones deben respetar los costos previstos;
las adiciones o reducciones debenser adecuadamente justificadas y
sujetas a aprobacin del Gerente del Proyecto y/o del Gerentede
Divisin.
9 Eficiencia: La definicin de roles y responsabilidades permitir
una adecuada seleccin de lacantidad y calidad del personal.
9 Objetividad: El personal se debe elegir de acuerdo al perfil
de las necesidades del Proyecto.9 Orden: La organizacin debe estar
orientada a los procesos, ordenando las funciones considerando
lo siguiente: rganos de Lnea: Que ejecutan el trabajo:
Construccin y Puesta en Marcha. rganos de Asesoramiento: PdR,
Administracin de Contratos, Costos, Planeamiento yControl,
Aseguramiento de la Calidad, etc. rganos de Apoyo: Administracin,
Equipos, etc.
2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.05 Arranque y Coordinacin con la
Oficina Principal
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3.2. Documentos relacionados
9 GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto9 GYM.SGP.PG.10
Personalizacin del Sistema de Gestin GyM al Proyecto9 GYM.SGP.PG.15
Presupuesto Meta
3.3. Anexos
9 GYM.SGP.PG.12-F01 Matriz de Responsabilidades (Ejemplo)
