GYM.SGP.PG.16

PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.16GESTION DE PROYECTOS Revisin: 0

FLUJO DE CAJA Fecha: 22/06/2008Pgina 1 de 4

1. OBJETIVO

Presentar los conceptos bsicos para la elaboracin y anlisis del Flujo de Caja, como herramienta de gestin que permita:

9 Buscar una estructura fi nanciera ptima para minimizar la cantidad de capital de trabajo requerida por el Proyecto, y

9 Calcular el costo fi nanciero del mismo.

2. DESARROLLO

El Flujo de Caja es una herramienta de la Gestin Financiera1 y de presupuestos. Indica como se va a comportar la liquidez en el periodo de tiempo que se est analizando y permite planifi car el manejo de los requerimientos y de los excedentes de caja. Por medio del fl ujo de caja se puede calcular y administrar el capital de trabajo y el costo fi nanciero del Proyecto.

El manejo adecuado de un fl ujo de caja requiere conocimientos fi nancieros previos, los cuales escapan a los alcances del presente documento. Se ofrecern tan solo algunos conceptos bsicos necesarios para su entendimiento, correcta elaboracin y anlisis general. Para profundizar en el tema o solicitar asesoramiento, podr consultarse el documento Curso de Flujo de Caja adjunto a este procedimiento, o contactar con el rea de Finanzas.

2.1. Lineamientos Bsicos

Un fl ujo de caja puede entenderse como una serie de ingresos y egresos futuros distribuidos en el tiempo, como se muestra en la fi gura 01. Las fl echas hacia arriba indican los ingresos de dinero y las fl echas hacia abajo indican los egresos de dinero. Los ingresos estn asociados a las valorizaciones o venta y se obtienen del Cronograma Valorizado2. Los egresos estn asociados al consumo de los recursos o costo, y se obtienen de los Cronogramas de utilizacin de Mano de Obra, de Equipos, de Materiales, de Subcontratos y de los Costos Indirectos3, expresados en moneda.

Figura 01 Esquematizacin del Flujo de Caja

Es necesario aclarar lo siguiente:

9 Los Cronogramas de Recursos registran los ingresos y egresos en el momento en que se generan. Es decir, refl ejan el hecho de que tanto la valorizacin como el consumo de los recursos se generan al ser ejecutada la actividad. Se relacionan con los conceptos de venta y costo4.

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.48 Control Financiero 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.14 Cronograma de Recursos 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.14 Cronograma de Recursos 4 Ver procedimientos GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable y GYM.SGP.PG.31 Control de Costos

Flujo de Caja = Ingresos Lquidos - Egresos Lquidos



9 El Flujo de Caja registra en cambio los ingresos o egresos en el momento en que el dinero entra o sale de caja, es decir, en el momento en que se hace efectivo el cobro o pago de una factura5. El ingreso o salida de dinero se llama fl ujo. Se relaciona con el concepto de liquidez.

Normalmente ambos hechos no son simultneos y esto debe tenerse en cuenta al momento de elaborar el fl ujo de caja. Esto signifi ca que los cronogramas de recursos, expresados en dinero, debern desfasarse a fi n que los fl ujos queden correctamente ubicados en el tiempo.

Por ejemplo, es usual que los proveedores de equipos presenten sus facturas por los consumos de HM del mes para ser pagadas dentro de 30 das. Es decir, el egreso ocurre 30 das despus de ocurrido el costo. Los adelantos, amortizaciones y retenciones de dinero que puedan existir tambin deben ser refl ejados en el fl ujo de caja:

Figura 02 Manejo de adelantos y amortizaciones en el Flujo de Caja

2.2. Elaboracin del Flujo de Caja:

El Gerente de Proyecto, en coordinacin con el jefe de Ofi cina Tcnica y el administrador, ser el responsable de elaborar el fl ujo de caja como parte del Planeamiento del Proyecto y de mantenerlo actualizado, buscando obtener la estructura fi nanciera ms favorable posible en trminos de capital de trabajo. Los pasos para elaborar el Flujo de Caja se describen a continuacin. Todos los fl ujos deben incluir el IGV:

9 Los ingresos se obtienen del Cronograma Valorizado. Para ubicar correctamente los fl ujos en el tiempo, se tomar en cuenta el plazo de cobro previsto y la existencia de adelantos, amortizaciones y retenciones.

9 Los egresos se obtienen de los Cronogramas de Recursos (Mano de Obra, Materiales, Equipos, Subcontratas y Costos Indirectos) expresados en dinero. Para ubicar correctamente los fl ujos en el tiempo, se tomar en cuenta los plazos de pago previsto por cada rubro y la existencia de adelantos, amortizaciones y retenciones. Por ejemplo, la mano de obra se paga dentro del mismo mes, mientras que los subcontratos pueden pagarse a treinta das. El total de los egresos constituye el capital de trabajo, que es la cantidad de dinero que necesita el Proyecto para operar.

9 Los ingresos y egresos registrados dentro del mismo mes se suman algebraicamente para obtener el fl ujo resultante del mes, el cual podr ser positivo o negativo.

9 La sumatoria de las resultantes mensuales nos da el fl ujo acumulado mensual. Con ello se tiene la Posicin de Caja del Proyecto, calculada para cada mes.

9 Durante los meses en que la posicin de caja sea negativa, el Proyecto deber fi nanciar ese dinero mediante un prstamo, el cual generar un costo fi nanciero mensual, asociado a una tasa de inters activa.

5 Ver procedimientos GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable y GYM.SGP.PG.31 Control de Costos



9 Durante los meses en que la posicin de caja sea positiva, el Proyecto podr obtener un ingreso fi nanciero mensual por ese excedente de dinero, asociado a una tasa de inters pasiva.

9 La sumatoria de los costos e ingresos fi nancieros mensuales generados por la posicin de caja constituyen el Costo Financiero del Proyecto. El proceso se esquematiza en la fi gura 03.

Como resultado de la elaboracin del Flujo de Caja se obtiene el Capital de Trabajo Requerido y el Costo Financiero previsto del Proyecto, el cual ser considerado en el Presupuesto Meta6. El fl ujo de caja deber actualizarse cada vez que se produzca una variacin en el cronograma general7 o cuando se genere un imprevisto que cambie sustancialmente el costo fi nanciero del periodo analizado.

El Proyecto podr actuar sobre el costo fi nanciero si logra mejorar su posicin de caja respecto de la planifi cada. Para ello deber trabajar sobre los tiempos en los que cobra y paga, con el criterio general de acercar los ingresos y alejar los egresos8. El objetivo es evitar la prdida del capital de trabajo y la consiguiente generacin de costos fi nancieros no previstos.

Figura 03 Esquematizacin del clculo de los Costos Financieros

6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta 7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.13 Cronograma General 8 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.48 Control Financiero



2.1. Matriz de Responsabilidades

GP OT Ad1. Elaborar y actualizar el fl ujo de caja. 2. Aprobar el fl ujo de caja.

GP: Gerente de ProyectoOT: Ofi cina TcnicaAd: Administracin

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos relacionados

9 GYM.SGP.PG.13 Cronograma General 9 GYM.SGP.PG.14 Cronograma de Recursos9 GYM.SGP.PG.48 Control Financiero

3.2. Anexos

9 GYM.SGP.PG.16-A01 Flujo de Caja (ejemplo)9 GYM.SGP.PG.16-A02 Curso de Flujo de Caja Disponible en CD

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