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H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE YAUTEPEC MORELOS
2013-2015
MANUAL DE POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO
Clave: MPP-SM-14
Emision:1
Pág. 1 de 22
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL
DE
YAUTEPEC MORELOS.
SINDICATURA MUNICIPAL
MANUAL DE POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO 2014
Yautepec, Mor., a 30 de Enero de 2014
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II.- INDICE
Apartado Consecutivo del Página
Apartado
PORTADA I 1
INDICE II 2
AUTORIZACIÓN III 3
INTRODUCCIÓN IV 4
ÁREAS DE APLICACIÓN V 5
RESPONSABLES VI 6
POLÍTICAS DE OPERACIÓN VII 9
SÍMBOLOS UTILIZADOS VIII 11
PROCEDIMIENTOS IX 13
DIAGRAMAS DE FLUJO X 19
FORMULARIOS O IMPRESOS XI 20
DIRECTORIO XII 21
HOJA DE PARTICIPACIÓN XIII 22
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III.- AUTORIZACIÓN
Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos, 118 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos, 4,
41 fracciones I y XXVIII y 60 De la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos, y demás
normatividad Federal, Estatal y Municipal aplicable, se expide el presente Manual de Política y
Procedimiento de Sindicatura Municipal, que establece su estructura de organización y las atribuciones
de las áreas que la integran en el desempeño de las funciones y atribuciones asignadas.
__________________________________________
C. AGUSTÍN CORNELIO ALONSO MENDOZA
PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DE YAUTEPEC
ELABORÓ
____________________________________
ING. RAYMUNDO BRITO SALGADO
SINDICATURA MUNICIPAL
APROBÓ
________________________
C. SIMÓN ORTIZ JUÁREZ
OFICIAL MAYOR
Fecha de
Autorización
No. de Paginas
Enero 2014
22
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IV. INTRODUCCION
Sindicatura Municipal; Además de sus funciones como integrantes del cabildo, es miembro del ayuntamiento,
Como lo estipula en el artículo 45 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos, es el encargado de la
supervisión personal del Patrimonio del Ayuntamiento, vigilando el adecuado funcionamiento y conservación
del mismo, así como tendrá a su cargo la defensa de los derechos e intereses del municipio es decir, de llevar
la representación jurídica del Ayuntamiento ante las autoridades cuando así fuere necesario y por la función
del Síndico Municipal como defensor de los intereses municipales y procurar la justicia y legalidad, podemos
afirmar que el Síndico es el abogado del Municipio . El Síndico auxiliara al Ayuntamiento, a vigilar que las
responsabilidades y obligaciones de los servidores públicos, se cumplan, interviniendo en el control de los
inventarios, e implementando acciones de control y evaluación de los recursos estatales.
El Municipio es sin duda en donde la relación entre el pueblo y gobierno, es cotidiana y permanente, donde
los reclamos sociales por atender sus demandas y necesidades se hacen realidad y el Síndico Municipal
procura la tranquilidad, la armonía social, la prevención del delito y faltas administrativas; así como la
observancia y cumplimiento de las normas jurídicas establecidas en las disposiciones administrativas
municipales, Así pues el síndico es el encargado de vigilar y defender, los intereses municipales y representar
jurídicamente al Ayuntamiento así también como de vigilar el manejo de la gestión de la hacienda municipal .
El Síndico Municipal tiene las atribuciones y obligaciones que señalan la Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos en sus artículos 115; Constitución política para el estado libre y Soberano de Morelos en
los artículos 112 y 117; Ley Orgánica Municipal en sus artículos 45,46 y 95. Reglamento interior del H.
Ayuntamiento Municipal de Yautepec en sus artículos 3 y 43, y demás reglamentos internos y disposiciones
de observancia general y obligatoria en el ámbito de su jurisdicción.
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V.- ÁREAS DE APLICACIÓN
A todas las áreas del H. Ayuntamiento de Yautepec; Morelos.
A toda la ciudadanía en general, que tenga algún conflicto y se requiera llevar a cabo una
conciliación Administrativa, para resolver el problema que lo aqueje.
Ayudantías Municipales.
Instancias gubernamentales Aplicables.
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VI.- RESPONSABLES
SINDICO MUNICIPAL.- Realiza las siguientes actividades;
1. Procuración, defensa y promoción de los derechos e intereses del municipio.
2. Atención de diligencias penales en las ausencias del ministerio público con apego a la ley en la
materia.
3. Promoción de la prevención al delito.
4. Atención a la violencia familiar.
5. Vigilar y seguimiento a la creación de la dirección de instancia de la mujer.
6. Vigilar la implementación de políticas públicas a favor de las mujeres.
7. Vigilar el cumplimiento de la ley nacional de seguridad pública, sus marcos normativos que de
ella se deriven y el desempeño de la policía preventiva y tránsito Municipal.
8. Promoción de la prevención de drogas, pandillerismo y atención a la juventud.
9. Vigilar y dar seguimiento a los jueces cívicos.
10. Verificar el cumplimiento a la ley de acceso de las mujeres a una vida libre de violencia.
11. Vigilar los principios rectores de la no discriminación, autodeterminación, libertad e igualdad
delas mujeres.
12. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones normativas y reglamentos municipales.
13. Vigilar la normatividad en la contratación de adquisición de bienes y servicios de conformidad
con los lineamientos federales, estatales y municipales.
COORDINADORA.- Realiza las siguientes actividades.
1. Realización del Manual de Organización del área de sindicatura.
2. Realización de los informes mensuales de Actividades del Síndico Municipal.
3. Llevar agenda del Síndico de sus actividades diarias.
4. Revisar correos electrónicos.
5. Brinda información requerida de la solicitada por la Ciudadanía
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6. Recibir información por oficio o memorándums leerla y comunicarle al Síndico Municipal, hacer
su trámite correspondiente.
7. Realiza un registro de los oficios, memorándums y peticiones recibidos en sindicatura.
8. Llevar control de archivo.
9. Realiza los reportes de los jueces cívicos.
10. Realiza un reporte de las personas atendidas en el mes.
11. Realiza un registro de peticiones y apoyos de los ciudadanos, Ayudantes y Profesores.
12. Realiza los oficios, Memorándums, circulares, Constancias de no comparecencia; y las actividades
administrativas que se realizan en esta Sindicatura Municipal.
13. Asistir a cursos de capacitación.
SECRETARIA DE SINDICATURA MUNICIPAL. .- Realiza las siguientes actividades.
1. Brindar al Síndico apoyo incondicional con las tareas e indicaciones establecidas, además de
acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la oficina.
2. Atención y orientación diaria a la ciudadanía que lo requiera de manera cortes y amable.
3. Registro de documentación en la base de datos.
4. Elaboración de Memorándums varios.
5. Elaboración de recibos según acuerdos de Actas.
6. Realizar y recibir llamadas Telefónicas
7. Registro de audiencias varias, (Ciudadanía).
8. Registro de índice de Actas.
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9. Control de Oficios.
10. Control de Actas.
11. Etiquetar Actas.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO.- Realiza las siguientes actividades.
1.- Registrar a las personas que acuden a esta instancia.
2.- Dar atención a la Ciudadanía que solicita el servicio de Sindicatura.
3.- Elaborar citatorios para las personas que desean conciliar.
4.- Sacar copias.
5.-Archivar Documentación recibida interna y externa.
6.-Archivar documentación girada.
7.-Entregar correspondencia girada.
8.- Recibir material de papelería y ordenarlo en su respectivo lugar
9.-Cubrir las actividades que realiza la Secretaria de Sindicatura cuando se encuentra ausente, (vacaciones o
permisos para acudir a las oficinas del sindicato).
10.-Control de actas.
11.- Control de oficios.
12.- Etiquetar Actas.
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VII. POLITICAS DE OPERACIÓN
1. Cumplir con el reglamento interior, y reglamentos y disposiciones administrativas de observancia
general, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 115 Fracción ll, párrafo segundo de la
constitución política de los Estados Unidos Mexicanos, y en el capítulo Vl de la facultad
reglamentaria de los Ayuntamientos, Art. 60 de la Ley Orgánica Municipal Del Estado De
Morelos.
2. Dar atención a la Ciudadanía que requiere de nuestros servicios, en relación a asesorías o
expedición de citatorios para llevar a cabo una conciliación.
3. No fumar dentro de la oficina;
4. Ser puntual en la hora de entrada a la oficina; así como tener disponibilidad de tiempo por
necesidad del servicio;
5. Conducirse con lealtad, discreción y honestidad en los asuntos que se tenga conocimiento;
6. Acatar las instrucciones que reciban en forma inmediata;
7. Mantener archivada la documentación en tiempo y forma.
8. Omitir comentar los asuntos atendidos por medio de conciliaciones, ante personas ajenas a esta
oficina.
9. Evitar emitir juicios y opiniones, sobre asuntos que se tratan mediante las conciliaciones.
10. Queda prohibido recibir cualquier tipo de dadiva o dinero de persona alguna, por motivo del
desempeño de trabajo de los colaboradores de esta oficina..
11. Prohibido sustraer los expedientes, sin previo aviso del jefe inmediato;
12. Informar al jefe inmediato, cuando se tenga que salir de la oficina por alguna emergencia personal.
13. Informar toda acción o trámite ocurrido en la oficina, al jefe inmediato;
14. No expedir citatorios a todas aquellas personas de asuntos particulares con abogados o empresas
mercantiles que requieran un trámite de cobranza.
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15. Para solicitar los servicios de esta oficina administrativa conciliatoria, ya sea para un
asesoramiento legal o expedición de citatorio, deberá hacerse dentro de un horario de oficina que
va de las 8:00 a 15:00 horas de lunes a viernes.
16. Para llevar a cabo una conciliación administrativa, es necesario que las dos partes: (CITADO Y
EL QUE CITA) muestren alguna identificación oficial, para llenar sus datos generales. (IFE,
PASAPORTE, CEDULA PROFESIONAL Y CARTILLA MILITAR).
17. Los servicios de la Sindicatura Municipal, son para cualquier ciudadano, por lo cual NO es
necesario hacerse acompañar de abogado alguno.
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VII. SIMBOLOS UTILIZADOS
Símbolo Representa
Inicio o termino: Indica el principio o el fin del Flujo, puede
ser acción o lugar; además se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona
información.
Actividad: Describe las funciones que desempeñan las
personas involucradas en el procedimiento.
Documento: Representa un documento en general que entre,
se utilice, se genere o salga del procedimiento.
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Símbolo
Representa
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se
debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.
Archivo: indica que se guarda un documento en forma temporal o
permanente.
Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja
diferente.
Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
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IX.- PROCEDIMIENTOS
NO.
PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA
NO. PÁGINAS
1
ACTA DE CONCILIACIÓN
14-19
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1).- PROCEDIMIENTO: ACTA DE CONCILIACIÓN
Realizar conciliación entre ambas partes, para levantar un acta administrativa conciliatoria.
1.- PROPÓSITO:
Atender a todo ciudadano que acude a esta oficina Administrativa Conciliatoria, (SINDICATURA
MUNICIPAL DE YAUTEPEC MORELOS), que solicite nuestros servicios como de asesoría o
expedición de citatorios para realizar una conciliación administrativa, y que al levantar la ACTA
ADMINISTRATIVA CONCILIATORIA se llegue a un acuerdo satisfactorio para ambas partes. Y de
esa manera se logre la integridad y seguridad de dichas personas y así mismo se logre la paz social en
nuestro Municipio.
2.-ALCANCE:
Proporcionar al ciudadano la debida atención, seguimiento y solución a sus problemas.
3.-REFERENCIAS:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos.
Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
4.- RESPONSABILIDAD:
Síndico Municipal
Coordinadora
Secretaria
Auxiliares Administrativos.
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5.- DEFINICIONES: Ninguna.
6.- MÉTODO DE TRABAJO:
Descripción de Actividades.
Diagrama de Flujo.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: ACTA DE CONCILIACIÓN
PASO
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
DOCUMENTOS Y
COSTO DEL
TRAMITE
1
Secretaria
Atención a la ciudadanía, registrando
previamente en bitácora, al ciudadano que
requiere de nuestros servicios.
Bitácora de Registro
2
Secretaria
El ciudadano expone su asunto, o el problema
que lo aqueja; se determina si es necesario que
hable personalmente con el Síndico Municipal,
para que este lo atienda y posteriormente le
agende una cita, dándole el día y la hora para que
se presente y citar a la contraparte.
3
Sindico
Municipal
Si en caso que el asunto del Ciudadano no sea de
su competencia le indicara a donde puede acudir
para darle solución a su problema.
4
Síndico
Municipal
Si el asunto expuesto es competencia del Síndico
Municipal lo resolverá personalmente y si es
necesario llevar a cabo una conciliación de las
partes afectadas, y se hará el trámite
correspondiente.
Formato
5
Auxiliar
Administrativo
Solicita al auxiliar elaborar el citatorio
correspondiente, para la contraparte y llegar a un
acuerdo de conciliación.
Formato
6
Síndico
Municipal
Elabora el citatorio, le solicitara al ciudadano
para poder llenar el citatorio los siguientes datos:
nombre y domicilio completo del citado, nombre
y teléfono de la persona que cita y se le dará el
día y la hora de la cita conciliatoria de acuerdo al
calendario del libro de citas.
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7
Síndico
Municipal
En caso de No presentarse el compareciente se
Gira el Segundo Citatorio y si pasa lo mismo se
le vuelve girar Por Tercera Ocasión y si no se
presenta el citado se le realiza una constancia de
hechos al solicitante, para que pase la instancia
pertinente.
Formato
8
Asesor Jurídico
En caso de Presentarse las partes, en el Primer
citatorio, Segunda o Tercera Ocasión, se realizara
el Acta Conciliatoria.
Al inicio de la
comparecencia, les pide
a los comparecientes sus
identificaciones oficiales
como pueden ser:
credencial de elector,
licencia de manejo,
pasaporte, para poder
llenar sus datos
generales.
9
Asesor Jurídico
Inicia el careo con ambas partes el (A y B),
preguntando primeramente al que cita (A) la
razón por la que está citando al (B) citado,
después se toma la declaración del mismo, para
que ambas partes lleguen a un acuerdo
satisfactorio y así finalmente sea levantada la
ACTA DE COMPARECENCIA.
Acta de comparecencia
10
Asesor Jurídico
Por último se recaban las firmas de los
comparecientes, del asesor jurídico y por
supuesto del Síndico Municipal.
11
Asesor Jurídico
Finalmente se entrega un juego del acta levantada
a cada uno del compareciente.
Se archiva el Acta
Correspondiente.
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X.-DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: ACTA DE CONCILIACIÓN
Si
NO
No
Atención al
ciudadano.
1
Inicio INICIO
Expone el
problema el
Ciudadano
2
¿Se
determina si
es
competencia
o no?
3333333333
33
Se canaliza a la dependencia
correspondiente.
3
Bitácora de Registro
Si es competencia del Síndico Municipal lo
resolverá PERSONALMENTE o de ser
necesario, llevar a cabo una conciliación.
4
Se elaborar el citatorio, con datos correspondientes del
citado que son:
Nombre y domicilio completo del citado,
Nombre y Teléfono de la persona que Cita
Se le dará el día y la hora de la cita
conciliatoria de acuerdo al calendario del
libro de citas. 6
Solicita al auxiliar elaborar el citatorio
correspondiente, para la contraparte y llegar a un
acuerdo de conciliación. 5
¿Se presenta o
No a la Cita el
Compareciente
y Citado?
No compareciente se Gira el Segundo
Citatorio y si pasa lo mismo se le
vuelve girar Por Tercera Ocasión y si
no se presenta el citado se le realiza
una constancia de NO
COMPARECENCIA al solicitante,
para que pase la instancia pertinente.
7
8
CONSTANCIA DE
NO
COMPARECENCIA SE ARCHIVA
CONSTANCIA
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En caso de Presentarse las partes se realizara el
Acta Conciliatoria. 8
Inicia el careo con ambas partes el (A y B),
preguntando primeramente al que cita (A) la razón
por la que está citando al (B) citado, después se
toma la declaración del mismo, para que ambas
partes lleguen a un acuerdo satisfactorio y así
finalmente sea levantada la ACTA DE
COMPARECENCIA.
9
Por último se recaban las firmas de los
comparecientes, del asesor jurídico y por supuesto
del Síndico Municipal.
10
Finalmente se entrega un juego del acta
levantada a cada uno de los comparecientes.
11
Termino
Se les solicita
Identificaciones
Oficiales
Acta de
comparecencia
Se archiva
el Acta
8
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XI. FORMULARIOS
CITATORIO
NUM__________ 2013-2015
/________
Yautepec, Mor a_______de________________________________del 20_________
C._________________________________________________________________
Domicilio:__________________________________________________________
Se le requiere para que se presente en la Sindicatura Municipal el
Día_____ del actual, a las_______ horas, para la práctica de una
Diligencia de carácter administrativo en la inteligencia que de no
Presentarse, se procederá conforme a la ley.
A T E N TA M E N T E
SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCION
SINDICO MUNICIPAL
_________________________________
ING. RAYMUNDO BRITO SALGADO
XII. DIRECTORIO
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NOMBRE Y CARGO
TELEFONO
DIRECCION OFICIAL
Ing. Raymundo Brito
Salgado
Sindico
01 (735) 39 4 00 80 Y
39 4 33 99 EXTS. 112 Y 105
Calle Jardín Juárez No. 1, Col.
Centro, Yautepec, Morelos.
C. Patricia Zavala
Gómez.
Coordinadora.
01 (735) 39 4 00 80 Y
39 4 33 99 EXTS. 112 Y 105
Calle Jardín Juárez No. 1, Col.
Centro, Yautepec, Morelos.
C. Estela Paulina
Rodríguez López.
Secretaria
01 (735) 39 4 00 80 Y
39 4 33 99 EXTS. 112 Y 105
Calle Jardín Juárez No. 1, Col.
Centro, Yautepec, Morelos.
C. Roció Flores
Hernández.
Auxiliar Administrativo
01 (735) 39 4 00 80 Y
39 4 33 99 EXTS. 112 Y 105
Calle Jardín Juárez No. 1, Col.
Centro, Yautepec, Morelos.
C. Silvia Ocampo Soto
Auxiliar Administrativo
01 (735) 39 4 00 80 Y
39 4 33 99 EXTS. 112 Y 105
Calle Jardín Juárez No. 1, Col.
Centro, Yautepec, Morelos.
C. Mayra Hernández
Salgado
Auxiliar Administrativo
01 (735) 39 4 00 80 Y
39 4 33 99 EXTS. 112 Y 105
Calle Jardín Juárez No. 1, Col.
Centro, Yautepec, Morelos.
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XIII.- HOJA DE PARTICIPACION
NOMBRE DE LOS/LAS PARTICIPANTES
PUESTO
Ing. Raymundo Brito Salgado
C. Silvia Ocampo Soto
C. Estela Paulina Rodríguez López
Síndico Municipal
Auxiliar Administrativo
Secretaria
Responsable de la Elaboración
del Manual.
__________________________
Ing. Raymundo Brito Salgado
Síndico Municipal