HALLAZGOS, NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Al encontrar un Hallazgo, el objetivo no es encontrar culpables, sino que detectar procesos o qu parte del proceso debemos analizar para mejorar el desempeo de la Empresa y as poder corregir y mejorar nuestro trabajo.

Hallazgos, No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

Introduccin

La importancia de los Hallazgos radica en que nos proporcionan informacin valiosa para evaluar la eficacia del SGC y para identificar oportunidades de Mejora.Debemos considerar que los Hallazgos son, generalmente, hechos no planificados o no deseados que pueden producir dao.

Detectar un Hallazgo es una oportunidad de Mejora de los procesos de la Empresa, toda vez que sea evidenciado y reportado. En la medida que demos cuenta de las situaciones no deseadas, estaremos aportando en dicha Mejora.

Objetivo: Manejar los conceptos de Hallazgo, No Conformidad, Accion Correctiva y Preventiva, as como sus clasificaciones e impacto en el SGC.

DEFINICIONES

Hallazgo (Incidente): es un acontecimiento no deseado que puede producir dao a la propiedad o prdidas en el proceso. Este se puede clasificar como No Conformidad, No Conformidad Potencial y Observacin.

No Conformidad: es el No cumplimiento de un requisito. A su vez un requisito es una necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Por ejemplo, leyes, especificaciones tcnicas, procedimientos, etc.

Las No Conformidades son, por ejemplo, incumplimientos de procesos internos, requisitos del Cliente, clusulas de la norma ISO 9001, polticas, requisitos legales, etc.

No Conformidad Potencial: es una situacin o hecho que podra llevar al incumplimiento de un requisito establecido.

Observacin: es un Hallazgo que, luego de ser evaluado, no cuenta con evidencia suficiente para ser considerado una No Conformidad.

Tambin se pueden considerar como recomendaciones de Mejora del proceso evaluado.

Hallazgo (ejemplo): Un supervisor observa que en algunas reas de la Empresa existen algunas personas que no conocen claramente los objetivos asociados a su unidad de trabajo.

Requisito: Cmo evitar la situacin del ejemplo anterior? Los objetivos deben ser difundidos a todos los niveles pertinentes de la Organizacin.

Cules son las acciones necesarias para eliminar los Hallazgos?

Accin Correctiva: es la Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situacin indeseable. Est orientada a causas.

Accin Preventiva: Corresponde a la Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad Potencial u otra situacin potencial indeseable.

Existen algunas razones por las cuales la gente no siempre reporta los Hallazgos o Incidentes. stas son:

Miedo a las Consecuencias: Alguna personas creen errneamente que el detectar una No Conformidad es algo negativo y que puede ser causa de despido o reto. Al detectar una No Conformidad se est ayudando a mejorar los procesos de la Organizacin.

Preocupacin porque se considere en su Hoja de Vida: Las personas creen que detectar una No Conformidad dentro de su rea se considerar en su Hoja de Vida y, mientras ms No Conformidades detecten, ser ms negativo para su desarrollo en la Empresa. La No Conformidad es una herramienta de Mejora; al realizar una correcta y oportuna deteccin se puede ayudar a prevenir la ocurrencia de nuevos problemas.

La importancia de Informar: El no informar todos los problemas puede ocasionar un problema mayor. Para prevenir esta situacin, es necesaria su oportuna deteccin y anlisis. Las No Conformidades son una informacin valiosa, ya que forman parte de la historia y experiencia de la Empresa.

Posibilidades, objetivo, efectividad y compromiso?

Posibilidades: al detectar un Hallazgo podemos analizar la causa de ste y tomar acciones para evitar que vuelva a ocurrir. De esta manera, ayudamos a disminuir los costos de No Calidad en nuestros procesos y a mejorar nuestra forma de trabajar.

Objetivo: Para que la Organizacin crezca es necesario que se realice el proceso de Mejora Continua. La correcta y oportuna deteccin de problemas, a travs de la herramienta de No Conformidades, ayuda a detectar que procesos o que parte del proceso se debe analizar para mejorar el desempeo de la Organizacin.

Efectividad: Nos permite ser eficientes al distribuir mejor nuestro tiempo, al hacer las cosas a la primera y no tener que corregir o rehacer, retrasando as nuestras actividades diarias.

Compromiso: Para que esto ocurra, es necesario que toda la Empresa trabaje en funcin de:- Comunicar efectivamente el objetivo para detectar y analizar las No Conformidades.- Capacitar a los trabajadores en la necesidad de informar las razones de su importancia y la metodologa para realizarlo.- Reaccionar positivamente ante un Hallazgo

CMO SE DESCRIBE UN HALLAZGO?

Un hallazgo debe contener la siguiente informacin:

1) Qu se detect? Ausencia de procedimiento Falta de implementacin del manual, procedimientos, poltica, etc Producto o servicio que no cumple con requisitos especificados.

2) Qu Requisito no Cumple? Una norma Poltica, manuales, procedimientos Especificaciones tcnicas Documentos contractuales

3) Dnde Ocurri? Lugar fsico donde se detect el Hallazgo Departamento, ubicacin

4) Evidencia Objetiva: en caso de tratarse de un incumplimiento: Deben existir pruebas de que hay una desviacin o problema. Ejemplo: registros, documentos.

Es importante describir en detalle el Hallazgo porque debe servir y ser suficiente para poder identificar cul es el problema, dnde y cundo ocurri, de manera de poder efectuar un anlisis de las causas y determinar planes de accin que permitan solucionarlas.

Al descubrir los Hallazgos de debe considerar:

No identificar culpables: Al describir un Hallazgo lo que se busca es identificar qu sucedi y no de quin es la culpa.

No describir Hallazgo solo en base a percepciones: Es importante estar seguros de la situacin o hecho que se quiere informar.

Anotar claramente la evidencia objetiva encontrada: Permite realizar la trazabilidad del Hallazgo y validar la informacin

Especificar el rea donde se encontr el Hallazgo: permite realizar la trazabilidad del Hallazgo para ver donde ocurri la situacin o hecho.

Escribir de forma clara y estructurada: Cualquier persona debe ser capaz de entender la descripcin del Hallazgo.

Plantear slo el hecho: Remitirse a lo identificado; no establecer juicios, suposiciones o soluciones.

DETECCIN, ANLISIS E INVESTIGACIN DE CAUSAS

Etapas:

1) Deteccin de Hallazgo: Situacin, hecho o problema que puede ser una desviacin real o potencial de un requisito establecido.

2) Clasificacin del Hallazgo: Clasificar el tipo de Hallazgo, si es una No Conformidad, No Conformidad Potencial y Observacin.

3) Correccin y Valorizacin: Correccin: describir la solucin inmediata Valorizacin: describir los costos de Calidad asociados a la correccin del problema

4) Investigacin de Causas: Investigar, en base a hechos y a evidencia objetiva recopilada, cules son las Causas de la No Conformidad.

5) Plan de Accin: Establecer actividades o un Plan de Accin para superar las Causas de las No Conformidades. ste est compuesto por Acciones Correctivas y Preventivas.

6) Verificacin de Eficacia del Plan de Accin: Verificar que las Acciones efectuadas hayan servido para eliminar las Causas de las No Conformidades. Cuando la No Conformidad ha sido verificada y est conforme, se cierra.

RESUMEN

DefinicionesExisten 3 tipos de Hallazgos:

No Conformidades Reales No Conformidades Potenciales Observaciones

Dijimos que los 3 deben ser investigados con el objetivo de corregir y evitar que el problema se vuelva a repetir (No Conformidades) y en otros para prevenir que ste ocurra (No Conformidades Potenciales y Observaciones)

Cmo se describe un Hallazgo?Para elaborar un informa de No Conformidad sealamos que es necesario especificar qu es, en contra de qu est, dnde ocurri, tener evidencia objetiva e identificar desde fuentes internas y externas, de manera que se pueda identificar claramente el problema para pdoer investigar sus Causas.

Deteccin, Anlisis e Investigacin de CausasCuando abordamos este tema planteamos que proceso desde la Deteccin del Hallazgo hasta el cierre de ste consta de seis pasos: Deteccin del Hallazgo, Clasificacin, Correccin y Valorizacin, Investigacin de Causas, Plan de Accin y, por ltimo, Verificacin de Eficacia.