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LECTURA 3
¡HAZLO YA! NO LO POSPONGAS MÁS
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¡HAZLO YA! NO LO POSPONGAS MÁS
ÍNDICE
2.3 Dejar de diferir como estrategia urgente para ser efectivos en el trabajo (procrastinar)
CÓMO GESTIONAR TU TIEMPO DE FORMA FÁCIL Y SENCILLA
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2.3 Dejar de diferir como estrategia urgente para ser efectivos en el
trabajo (procrastinar)
Figura 1. Tener conciencia de las cosas que nos quitan tiempo es un
paso importante en la gestión exitosa de nuestras actividades.
(Somemeans & Freepick, 2020).
Cuando hablamos de administrar esas 24 horas que cada día te son depositadas de
manera ineludible tenemos que pensar en las prioridades: hacer lo urgente y lo importante
apegándote en lo posible al programa de trabajo que ya estableciste en tu agenda.
¿Qué es procrastinar?
En tu agenda tienes programadas todas las actividades del día. Las que te son gratas
las haces con gusto y entusiasmo, palomeándolas con gran satisfacción al terminarlas. La
dificultad viene con las actividades que no te gustan, esas que te cuestan trabajo o las tienes
que realizar en equipo con personas con las que no concuerdas en ideas o no te simpatizan.
En términos generales, todas las personas tendemos a evitar esas acciones y dejarlas hasta el
final, aun cuando ocupan los primeros lugares en tus listas de actividades.
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Doris Crema en Manejo del tiempo: Cómo Incrementar la Productividad y Parar de
Procrastinar (2019) dice que a esa acción de posponer actividades es a lo que se le llama
procrastinación. Postergar, aplazar, diferir y posponer son sinónimos de procrastinar. Cuando
de manera real estás ocupando el tiempo que tenías previsto para otra actividad programada
en “algo” no planificado, estás cayendo en la procrastinación.
¿Por qué procrastinamos?
Omar Elshami en La cura a la procrastinación: Cómo Vencer la Pereza, Gestionar el
Tiempo y Aumentar la Productividad y Autodisciplina (2019) tiene la respuesta. Para explicarla
nos plantea la siguiente situación: cuando te acomodas en tu mesa de trabajo con la intención
de realizar ese trabajo que tienes programado y de repente te da un deseo intenso de checar
tus redes sociales, de ir a la tienda a comprar alguna golosina o un café, o de retomar aquello
que dejaste pendiente y dejas para después lo que estaba a punto de iniciar estás eligiendo
hacer cualquier cosa en lugar de hacer lo que deberías estar haciendo.
¿Por qué dejamos para después algunas actividades? Porque procrastinar es una
salida al estado emocional que te provoca la ansiedad o el temor de tener que llevar a cabo
una acción determinada. Tu razón te dice que lo tienes que hacer y tu emoción te envía el
mensaje de que, para hacerlo, necesitas tener ganas. Este proceso mental está identificado y si
aprendes cómo funciona es posible desactivarlo, es decir, tiene cura. Elshami identifica las
siguientes etapas del proceso de procrastinación:
El ciclo necesario para procrastinar cumple con tres etapas:
Ansiedad e incomodidad de estar frente a esa actividad que
debemos realizar.
Nuestro cerebro dirige nuestra productividad hacia otras tareas
que no son prioritarias; pero que generan menos ansiedad o
incomodidad.
“La procrastinación es un
problema de autorregulación y de
organización del tiempo”
(Escudero, 2018, párr. 1).
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Nuestro cerebro encuentra alguna razón lógica para procrastinar a
fin de calmar el peso de la culpa y el remordimiento por actuar de
forma irresponsable. (2019, p. 4).
Lo que se entiende de lo expuesto por Elshami es que la acción de diferir alguna
actividad es una lucha entre la parte racional y la parte emocional del cerebro. La parte
emocional de tu cerebro busca el placer y al obtenerlo libera una carga de dopamina que puede
generar adicción: siempre será mejor el placer que el displacer.
Por eso, cuando entran en conflicto la parte racional y emocional del cerebro siempre
termina ganando la parte emocional: es placentera y no estresante salvo que surja una
emoción más fuerte que el placer de no hacer lo que debes y hacer lo que te gusta. Esa
emoción más poderosa suele ser el miedo. Cuando aparece el miedo a no cumplir con un plazo
y ser sancionado o a perder el trabajo, por ejemplo, la acción se dirige hacia lo que se debe y
no hacia lo que da placer.
Elshami propone que para vencer el mal hábito de dejar las cosas para después
necesitamos dejar de pensar que no hacer las cosas que no nos agradan es natural y que
todas las personas lo hacen. Procrastinar es algo que hacen solo las personas que no valoran
el tiempo y que no están conscientes de que, en su cuenta personal, solo hay un depósito de
tiempo de 24 horas al día y van sufrir las consecuencias de no aprovecharlas. Es necesario
estar consciente de que la dopamina produce placer a corto plazo, pero a largo plazo genera
un gran daño.
Existen métodos útiles y prácticos para dejar de procrastinar. A continuación veremos
algunos:
La disciplina en la limpieza y el orden en el trabajo. Como vimos en el
Módulo anterior, nuestra memoria es insuficiente para organizar las tareas que
debemos hacer en un determinado periodo de tiempo. Es por eso que debemos
auxiliarnos de herramientas que nos ayuden a programar y organizar esas
actividades almacenándolas, dándoles seguimiento y revisando su terminación.
Dejar de procrastinar requiere de disciplina, como se mencionó en la quinta S del
método de orden y limpieza sugerido en una Lectura 1 del Módulo anterior.
Resuelve tus pendientes en el
momento. Eso es algo que te hace
diferente porque la mayoría de la
gente acostumbra dejar las cosas
para más tarde.
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Mantener estas características en tu lugar de trabajo y ser inflexible en tus
hábitos para recopilar, procesar y programar tus actividades pendientes es el
primer paso para dejar de posponer tareas importantes. El desorden en la mente
y en el espacio de trabajo, así como la falta de rigor en los hábitos laborales son
los principales promotores de la procrastinación. ¿No te ha pasado que cuando
estás por iniciar una actividad pendiente llegas a tu lugar de trabajo y ves tal
desorden que decides organizar y al hacerlo descubres una nota o un
documento que te lleva a otra cosa y terminas sin hacer lo que tenías planeado y
sin limpiar tu lugar? A eso se le llama procrastinar.
El secreto de los cinco minutos. Ya aprendiste que a una parte del cerebro no
le agrada hacer lo que no es placentero y dispara cargas de ansiedad y estrés
para disuadirnos de realizar algo. Pero, ¿qué pasa cuando no quieres hacer algo
y te obligas a empezar? Según Elshami (2019), tu sistema límbico se resistirá
por un espacio de tiempo de cinco minutos o menos, luego cederá y te podrás
enfocar en tu propósito. Hacer conciencia de esos cinco minutos (o menos)
representa una valiosa herramienta para abandonar la procrastinación. Cuando
aparece una actividad en tu programa de trabajo que tu cerebro quiere evitar,
oblígate a comenzarla dándote cinco minutos de concentración y tolerancia.
Poco a poco tu cerebro dejará de presionarte para que la abandones y realizarás
el trabajo sin esfuerzo y de manera productiva. Esos cinco minutos representan
una gran debilidad al momento de enfrentar la procrastinación. Usa esta técnica
y harás lo que estás difiriendo: ¡hazlo ya! No lo pospongas más. Vence la
tendencia de tu cerebro de ir a lo que le agrada, oblígate a realizar por cinco
minutos esas actividades que te disgustan y sácale provecho a tu depósito diario
de minutos. A algunas personas les sucede que, usando la magia de los cinco
minutos, arrancan bien pero luego bajan sus ganas de hacerlo y ya no quieren
seguir. Desisten pensando que están atascadas y no vale la pena continuar.
El jitomate. Elshami cuenta la historia de Frances Cirilli, un italiano que,
realizando prácticas para mejorar el uso del tiempo, usó en un experimento un
temporizador de cocina con forma de jitomate para medir los minutos de las
actividades que realizaba. De ahí surgió la excelente técnica de utilizar
temporizadores para medir el tiempo de trabajo y de descanso para evitar la
procrastinación. Un “jitomate” es un segmento de tiempo personal que tú defines
para trabajar sin interrupciones y la técnica consiste en establecer “jitomates”
(lapsos de tiempo) para trabajar con todo el esfuerzo y luego establecer un
periodo de absoluto descanso para luego volver a poner otro “jitomate” por otro
espacio de intenso trabajo igual al anterior. La duración de cada “jitomate” varía
según las necesidades de la tarea y de la resistencia de la persona. El secreto
de esta técnica, dice Elshami (2019), está en los minutos de descanso. Lo que
haces al usarla es crear un programa mental en el que acuerdas que trabajarás
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de manera intensa durante, por ejemplo, 25 minutos y que luego te darás cinco
minutos de descanso. Con este programa induces a tu cerebro a no pensar en
distracciones durante esos 25 minutos y él ya sabe que luego vendrán cinco
minutos de descanso para relajarse y prepararse para otro turno de 25 minutos
de esfuerzo. Recuerda que esta técnica se basa en un acuerdo interior para
trabajar intensamente por un “jitomate” de tiempo. Ser flexible en el tiempo de
trabajo te puede llevar a no alcanzar los objetivos que te propongas. La
exigencia desmedida puede provocar que tu mente sabotee tu programa. Cada
uno tenemos una medida específica para el uso de esta técnica, solo cuida que
se mantenga el equilibrio usando la ley del 80–20. El ochenta por ciento de
actividad sin interrupciones y el veinte por ciento de descanso, como propone
Elshami (2019). Por ejemplo: tu “jitomate” es de 30 minutos. 24 minutos (el 80
%) trabajas sin interrupciones y tomas 6 minutos (el 20 %) de descanso. Si
tienes más capacidad de trabajo puedes definir tu “jitomate” de 60 minutos: 48
de trabajo y 12 de descanso. Para quien tiene poca capacidad de concentración,
puede definir su “jitomate” de 20 minutos: 16 de trabajo y 4 de descanso.
Partir en pedazos pequeños las tareas grandes. Un acertijo muy utilizado en
los eventos de capacitación consiste en preguntar a cualquier participante: ¿tú
cómo te comerías un elefante? Algunas personas contestan que asado, otras
que muerto, otras que no lo comerían; pero la respuesta que busca quien
capacita o instruye es “a pedacitos”, porque un elefante es muy grande para
tragarlo de un bocado. Este acertijo aplica también para dejar de posponer
pendientes que se atoran por el tamaño de la tarea que hay que hacer. Cuando
el tamaño de la tarea es muy grande no sabes por dónde empezar y la pospones
varias veces. Lo mejor es no hacerla más. Las tareas grandes se parten en
pequeñas tareas y se programan en la lista de pendientes. Esta es la manera de
resolverlas.
Causas de la procrastinación
Las causas para diferir las actividades pueden estar en la tarea que vas a realizar,
dentro de tu manera de ser o la combinación de las dos.
Las técnicas funcionan siempre y
cuando sean aplicadas, no basta
con conocerlas.
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Figura 2. Conocer las causas de la procrastinación ayuda a evitarla.
(Yanalya & Freepick, 2018).
Doris Crema explica algunas de las razones por las que procrastinamos en su libro
Manejo Del Tiempo: Cómo Incrementar la Productividad y Parar de Procrastinar (2019). A
continuación te presentamos un resumen de las mismas para que puedas identificarlas y te
ayuden a evitar esta actividad.
Miedo a salir de la zona de confort. Cuando sales de tu zona de confort
cualquier actividad te parecerá poco agradable y buscarás excusas para
posponerla el mayor tiempo posible. A nadie le agrada trabajar en algo que no le
gusta y no le causa ninguna satisfacción. La recomendación es que aceptes que
no solo en el trabajo, sino en la vida, hay cosas que nos complacen y otras que
no. Casi ningún jarabe medicinal tiene un buen sabor y por eso lo tragamos
rápido, pensando en el bien que nos hará. Igualmente esas labores que no te
gustan hazlas rápido pero a conciencia, pensando en que luego vienen las
actividades que te atraen y te divierten.
Desorganización. Doris Crema (2019) declara que:
La gente organizada, se las arregla para superar la procrastinación. Sus
quehaceres y listas de acción les permiten reconocer lo importante que
realmente es cierta tarea. De esta manera reconocen su debido tiempo.
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Ser organizado también significa saber cuánto te demoras realizando una
tarea y, por ende, cuándo deberías hacerla.1 (p. 42).
La desorganización opera en sentido inverso y genera el posponer las tareas.
La duda. Dudar de que tienes los conocimientos y las habilidades necesarias
para hacer un trabajo de manera correcta y en el tiempo óptimo suele retrasar la
decisión de comenzar a trabajar en la tarea que está programada en tu agenda.
No tienes ningún problema para hacer las tareas que están dentro de tu zona de
confort y te resultan fáciles y agradables. Pero no porque pospongas las labores
que ponen en duda tu propia capacidad de trabajar van a desaparecer: tarde o
temprano las tienes que hacer. La mejor forma de aprender y perfeccionar los
procesos de trabajo es haciéndolos. No pierdas el tiempo en el “¿lo haré o no lo
haré?”. ¡Hazlo ya! No lo pospongas más.
El perfeccionismo. Las personas perfeccionistas son excelentes
procrastinadoras. Posponen sus labores en espera de perfeccionar sus
habilidades para hacer las cosas de manera perfecta. El perfeccionismo es muy
útil en ciertas actividades muy específicas, pero para el común de los trabajos
significa el comenzar a apilar pendientes. La filosofía de la gestión del tiempo no
está en contra del perfeccionismo cuando el trabajo fluye, pero sí alerta a las
personas que están dejando de ser productivas por esta razón y las invita a
reconsiderar.
1 En la presente Lectura se conserva el estilo de redacción de las fuentes citadas. Las discrepancias entre el uso del
lenguaje incluyente y no sexista corresponden a la redacción original del caso citado.
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Figura 3. Mecanismos de defensa de la persona procrastinadora.
¿Qué has dejado de hacer por
procrastinar? ¿De qué te has
perdido?
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¿Qué no es procrastinar?
Según Doris Crema (2019), posponer algunas tareas no significa necesariamente que
se está procrastinado. Hay que entender lo que son las prioridades. En más de una ocasión te
habrá sucedido que, aunque deseas hacer o terminar una tarea, surge algo prioritario que te
lleva a dejarla en segundo orden. Esto es válido siempre y cuando no sea una trampa de tu
cerebro emocional y te engañe inventando prioridades falsas que te lleven a dejar las cosas
para más tarde.
También hay que escuchar al cuerpo. Si realmente sientes mucho cansancio como para
realizar un trabajo y tu cuerpo no te responde, no hay que insistir solo por la idea de que no
debes posponer las acciones. Seguramente tendrás más productividad y obtendrás mejores
resultados en menor tiempo si no sientes cansancio. Al obligar a tu cuerpo a trabajar con el
pretexto de no posponer te arriesgas a realizar el trabajo con menos eficiencia usando más
tiempo y teniendo menores resultados.
FUENTES DE
CONSULTA
Lista de referencias
Escudero, M. (25 de septiembre de 2018). ¿Qué es la procrastinación y cómo superarla? en Centro Manuel Escudero. Psicología Clínica y Psiquiatría. [En línea]. Recuperado de https://www.manuelescudero.com/que-es-la-procrastinacion-y-como-superarla/
Crema, D. (2019). Manejo Del Tiempo: Cómo Incrementar la Productividad y Parar de Procrastinar. Cantele J. (Trad.). México: Doris Crema.
Elshami, O. (2019). La cura a la procrastinación: Cómo Vencer la Pereza, Gestionar el Tiempo y Aumentar la Productividad y Autodisciplina. s.l.: Independently Published.
Imágenes
Somemeans & Freepick. (2019). Lupa sobre la inscripción roja procrastinación corte de papel. rodeado de otras inscripciones en una oscuridad. nube de palabras [Fotografia]. Recuperada de https://www.freepik.es/fotos-premium/lupa-sobre-inscripcion-roja-procrastinacion-corte-papel-rodeado-otras-inscripciones-oscuridad-nube-palabras_5982839.htm#page=1&query=procrastinacion&position=0 (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
Yanalya & Freepick. (2018). Empresaria pintura de uñas en la oficina [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/foto-gratis/empresaria-pintura-oficina_3938727.htm (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
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