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HERRAMIENTAS DE MEJORA
Octubre 23 de 2014
8. “ MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA ”
8.5.1 Mejora Continua
8.5.2Acción
Correctiva
8.5.3Acción
Preventiva
8.2.1Satisfacción del
Cliente
8.2.2Auditoría Interna
8.2.3 Seguimientoy Medición de los
Procesos
8.2.4 Seguimiento y Medición del
Producto
8.5Mejora
8.1Generalidades
8.2Seguimiento y Medición
8.3Control del
Producto No Conforme
8.4Análisis de
Datos
ESTRUCTURA NTCGP 1000:2009 CAPITULO 8
TOTAL DEBES = 38
Herramientas de Gestión de Mejoramiento
1. Producto no conforme – Dificultades.2. Auditorías internas de calidad3. Satisfacción de usuarios4. Clima organizacional5. Estilo de Dirección6. Evaluación política de Calidad7. Autoevaluación MECI8. Indicadores por proceso9. PQRS10. ACPM11. Revisión por la Dirección12. Diseño y Desarrollo en Actividades de
Extensión
DIFICULTADES EN EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS
(Servicio No Conforme)
ANTES
AHORA
1 semestre DESPUÉS
Con las DIFICULTADES más reiterativas presenta ACPM´S
Toma Acciones en el mismo
semestre
Se aplica la Encuesta cada semestre a los Docentes
Tabular y realizar Informe
Revisar en el
Consejo
Tomar Acciones
Agendar dentro de las reuniones un punto con DIFICULTADES
El Secretario de los Comités o Consejos, con el apoyo del
Profesional OPDI, revisa las actas y genera un informe de dificultades
El Servicio no conforme es la identificación de aspectos que se presentan eventualmente al momento de llevar a cabo la actividad misional y que ocasionan «fallas». Se deben tratar ANTES de que el «usuario» se de cuenta. Se debe mejorar lo que es recurrente.
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Alcance: Programación por Procesos Centrales,
Sedes Regionales, Facultades e Institutos
Levantar ACPMs, de acuerdo a los
hallazgos
Reunión de Apertura y Cierre con cada Auditado en las
Facultades e Institutos
Alcance: Programación por Procesos Transversales
desde los Centrales a las Sedes Regionales,
Facultades e Institutos
Tomar Acciones ellos en conjunto con el
Área de Calidad y M.
Una sola Reunión de Apertura y Cierre , con todos los
responsables de procesos.
1. Establecer política de compromiso a los auditores para contar más con su participación.2. Tener en cuenta los pares académicos de la Universidad para poder contar con ellos como
nuestros auditores internos de calidad – Carga Académica3. Incluir las capacitaciones a los auditores en el Plan de Capacitación de la Rectoría o Gestión
Humana.
ANTES
AHORA
Mapa de ProcesosSe auditan los procesos y se revisa en donde se llevan a cabo dichos procesos con base en el ciclo PHVA; es decir: en dónde se direcciona?, en dónde se ejecuta?, en dónde se controla? Y en dónde se mejora?.Con base en las respuestas se toman muestras para auditar
SATISFACCIÓN DE USUARIOS
A través de los informes resultado de la autoevaluación de los Programas Académicos, se obtiene información sobre la
percepción del servicio prestado,
De los resultados que arrojan las encuestas se toman Acciones
Se aplicaban Tres Encuestas: Satisfacción de usuarioClima OrganizacionalAutoevaluación _MECI
Tabular
CLIMA ORGANIZACIONAL
Será diseñada y aplicada por el grupo de investigación
AUTOEVALUACIÓN - MECI
SATISFACCIÓN DEL USUARIO
La herramienta debe permitir generar planes de acción a todo nivel. Las acciones del plan de mejoramiento que se propongan deben ser alimentadas al
plan de acción.
Sólo se aplicará a los Ordenadores de Gastos y a los Coordinadores
Administrativos, entre los meses de enero y febrero, para que sea base de las respuestas de la encuesta
del DAFP
ANTES
AHORA
ANÁLISIS DE DATOS - INDICADORES
Informe consolidado
por Dependencia e
Institucional
Frente al seguimiento existen fallas desde la Facultad que no se revisa efectivamente el cumplimiento de cada indicador, igualmente a nivel institucional no se toman acciones efectivas sobre el incumplimiento
de éstos
Se envía archivo semestral a todas las dependencias para su
diligenciamiento y seguimiento a través del PLAN DE ACCIÓN
En el plan de acción adicionar una columna que permita clasificar las acciones por eficiencia, eficacia y efectividad, que al final permita
consolidar el cumplimiento de éstos por estas tres medidas. y por: PROCESO y
SUBPROCESO
Revisar con Ludmila la forma como daremos cumplimiento a los
nuevos requisitos del MECI – 2014 sobre
indicadores (medida y meta)
Se envía archivo semestral a todas las dependencias para su
diligenciamiento y seguimiento
ANTES
AHORA
1. Modificar la información de la página web de PQRS que permita diferenciar entre usuarios internos y usuarios externo.
2. Canalizar a los estudiantes frente a la relación de asuntos estudiantiles con su Director de Programa
3. Tener la claridad que lo relacionado con asuntos disciplinarios de estudiantes no serán quejas.
Clasificación-Asuntos Estudiantiles.-Servicios Misionales- Dificultades Administrativas
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ANTES
AHORA
Realizar el informe con las entradas del requisito
de revisión por la dirección.
Se presenta ante los Consejos, Directores o
Comités de calidad
Tomar ACciones
Facultades, Institutos y
Sedes hacen Rendición de
Cuentas
Establecer la Rendición de
Cuentas como parte de la
Revisión por la Dirección
Revisar que el informe de rendición de
cuentas aplica para la revisión por la
dirección de acuerdo a la GP1000
Incluir en la Rendición de Cuentas Los
puntos que no están en la
Rendición de Cuentas.
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
1. NUEVO FORMATO DE ACPM. El formato en que se registra las ACPM se eliminará y se creará una matriz o cuadro en el que cada Unidad Académica pueda llevar sus acciones de todas las fuentes (Dificultades, Satisfacción de Usuarios, Clima Organizacional, Revisión Por la Dirección, Auditorias Internas, PQRS), más las de Autoevaluación de Programas Académicos, las de Riesgos y la Contraloría.
2. La Herramienta Matriz de Acciones con la que se elabora el informe debe tener incluido para dicho informe las acciones Preventivas planteadas en la Matriz de Riesgos. REVISAR LA MATRIZ DE ACPM PARA VALIDAR TODA SU UTILIDAD.
3. Capacitar en la Redacción de los hallazgos, análisis de causas y formulación de acciones.
NUEVO FORMATO
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO-ICONTEC 2014
Generalidades: Resultados – Hallazgo Diseño y Desarrollo, asociado a las Actividades de Extensión
Evidencia: En los cursos de educación continuada impartidos por facultades y unidades no se evidencia formalmente el registro de planificación del diseño de cursos, y diplomados. Texto Auditor Líder*.
*Registros de cursos y diplomados Educación Continuada
Inicio
Generar propuesta inicial de la Actividad y solicitud de
aprobación
Verificar la disponibilidad de horas en la carga académica
Elaborar propuesta y presupuesto definitivo
Fin
Revisión del presupuesto y documentos soportes
Revisar y aprobar propuesta a través de Resolución
Si
Realizar Programa Definitivo de la Actividad de Extensión
¿Requiere ajustes?
NoRealizar ajustes
requeridos
Propuesta Inicial
No¿Hay disponibilidad?
Si
Realizar trámite de bonificación
A
A
Resolución
Propuesta y Presupuesto
Programa final
REVISIÓN
VERIFICACIÓN
Desarrollo de la Actividad de Extensión
VALIDACIÓNAgregar a la carga Académica
Revisar la pertinencia de la propuesta inicial y
avalarla
No¿La propuesta es viable?
SiAjustar la propuesta, en caso
de ser necesario
Solicitud de aprobación
Solicitud de aprobación conVo.Bo
Registrar en la página web de la DECC la actividad de extensión
Formulario - Base de Datos
Cambiar el diagrama de flujo por un esquema que explique…aquí no se entiende nada