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HERRAMIENTAS DEL SISTEMA
ORGANIZACIONALORGANIGRAMASMANUALESDIAGRAMAS DE FLUJO
ORGANIZACIÓNLa organización como proceso consiste en el
diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos orientados a la simplificación y optimización del trabajo considerando los objetivos de la empresa
ESTRUCTURA ORGANIZACIONALEs la división de todas las actividades de una
empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos con niveles de autoridad que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar objetivos
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIVISION DEL TRABAJO
describir los procesos básicos y macro procesos
Definir las funciones mas importantes Clasificar y agrupar funciones de acuerdo a
los macro procesos Establecer líneas de comunicación e
interrelación Definir los microprocesos para así agrupar en
departamentos
COORDINACION Lograr la unidad de esfuerzos sin tiempos
ociosos, fugas de responsabilidad o duplicidad.
DEPARTAMENTALIZACION
Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud
Departamentalización funcionalDepartamentalización por productoDepartamentalización geográfica o territorioDepartamentalización por clienteDepartamentalización por proceso o equipo
MODELOS DE ORGANIZACIONLineal o militar donde la autoridad de concentra en
una sola personaLineo funcional se agrupa las funciones de acuerdo a
la funciones principales dela empresaStaff brindan conocimientos especializados y
expertos en consultaríaComités se asigna proyectos a un grupo de
personas para discutir asuntos en común (directivos, ejecutivos, de vigilancia , consultivos)
Mutidivisional típica de grandes empresas debido a su magnitud se divide la organización para lograr mayor eficiencia
Matricial combina la departamentalización funcional con la defunciones
ORGANIGRAMAS
Es la representación grafica de la estructura formal de una organización
las relaciones entre las unidades estructuralesLos puestos de mayor y menor importanciaLos niveles y estratos jerárquicosLas líneas de autoridad y su relatividadLa división de funcionesLos canales formales de comunicaciónLa naturaleza lineal o staff del departamento
TIPOS DE ORGANIGRAMAPOR SU FORMA
Vertical los puestos subordinados se encuentran en un nivel inferior
TIPOS DE ORGANIGRAMAHORIZONTAL la máxima autoridad a la
derecha
TIPOS DE ORGANIGRAMAMIXTOS combinación vertical y horizontal
para ampliar la grafica del organigrama
TIPOS DE ORGANIGRAMADE BLOQUE derivada del vertical integra
mayor numero de unidades en espacio mas reducido
TIPOS DE ORGANIGRAMACIRCULAR la máxima autoridad al centro y
rodeado por círculos que representan los demás niveles
TIPOS DE ORGANIGRAMA
POR SU AMBITOGeneralesHasta determinadoNivel jerárquico
AnalíticosMas técnicos y detallados
TIPOS DE ORGANIGRAMA
POR SU CONTENIDOIntegrales muestran la totalidad de la
estructura
TIPOS DE ORGANIGRAMAFuncionales muestran las principales
funciones de las unidades como sus interrelaciones
TIPOS DE ORGANIGRAMASDe puestos, plazas y unidades muestran las
necesidades de personal y el existente
MANUALESLos manuales administrativos son
documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registra y transmitir de forma ordenada y sistemática la información sobre políticas, organización, funciones y procedimientos necesarios para que las actividades y tareas se ejecuten.
FINALIDAD DE LOS MANUALESDelimitar en forma escrita las funciones,
responsabilidad y autoridad de cada cargo.Normalizar y controlar los tramites de los
procedimientosAdoctrinamiento del personal nuevoAdiestramiento del personal en servicio
MANUALES
PROCESO DE ELABORACIONSe debe considerar antes:
Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo
Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada .
Del conocimiento de estos aspectos se podrá elaborar manuales acorde ala situación de la organización
MANUALES
Recopilación de la información .- se deberá comunicar por escrito
Procesamiento de la información Redacción considerar para quien va dirigido,
grado de especialización, frecuencia de usoElaboración de graficas .- facilita la
comprensión de los manualesFormato y comprensión .- invita al usuario
para resolver dudasRevisión y aprobación.- primero con los
actores en cuestiónActualización .-para cumplir con el objetivo
del manual
MANUALESCLASIFICACION DE LOS MANUALES
Por su contenido Manual de historia del organismo. Manual de políticas. Manual de procedimientos administrativos.
Manual de organización y funciones. Manual de adiestramiento o instructivo. Manual técnico.
MANUALES
Por su función especifica Manual de producción. Manual de compras Manual de ventas Manual de finanzas Manual de contabilidad Manual de crédito y cobranza. Manual de personal.
DIAGRAMAS DE FLUJO
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
En los flujogramas se detallan gráficamente cada procedimiento a realizarse de acuerdo al manual de procedimientos.
DIAGRAMAS DE FLUJOConsideraciones para su construcciónDebe de indicar claramente dónde inicia y
dónde termina el diagramaCualquier camino del diagrama debe de
llevarte siempre a la terminal de fin.Organizar los símbolos de tal forma que siga
visualmente el flujo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
DIAGRAMAS DE FLUJO
No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.
DIAGRAMAS DE FLUJO
Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.
DIAGRAMAS DE FLUJOSIMBOLOGIA UTILIZADA
DIAGRAMAS DE FLUJOTIPOS DE DIAGRAMA Diagrama de primer nivel o dirección
descendente
DIAGRAMA DE FLUJOFlujograma de segundo nivel o detallado
incluye puntos de decisión, procesos, actividades frecuente, retroalimentacion.
DIAGRAMAS DE FLUJOFlujograma de ejecución o matriz muestra
quien se ocupa de realizar los pasos, y los participantes de la ejecución de esos pasos
GRACIAS