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Secretaría
de Empleo Público
HERRAMIENTAS PARA LA
GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO
2019
Cuaderno 2
CONTROL DE PRESENTISMO
2
1. Introducción………….……………………………………..……………………………..…..……..…
2. La importancia de estar presente………………………...........…...........…...........….
2.1. Cambio de enfoque………………………………......………………...………...…...…....….
2.2. Tipos de control de acceso………………………………......…………………………....….
3. Estrategia de abordaje ………………………………...........…...........…...........…..……..
4 Pasos para instalar un modelo propio………..…...........…........…………………….….
4.1. Diagnosticar la situación actual………………..………..………….............…….…..….
4.2. Definir alcance y plazos de abordaje…………………..…….……...........….............
4.3. Definir roles y actores involucrados …………………..…….……...........….............
4.3.1 RCA ¿Quiénes son?………………….…...………………..…….……......….......
4.4. Desarrollo de ejes tácticos………………….…...………………..…….……......…..........
4.4.1 Eje Normativo……….…...………………..…….……......…..........................
4.4.2. Eje Tecnológico……….…...………………..…….……......…........................
4.4.3. Eje Cultural……….…...………………..…….……......…..............................
4.4.4. Eje Auditoría……….…...………………..…….……......…............................
5. Seguimiento……….…...………………..…….……......…...............................................
6. Anexos……….…...………………..…….……......….......................................................
6.1. Campaña Comunicacional……….…...………………..…….……......…......................
6.2. Planillas y herramientas modelo……….…...………………..….……......…..............
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Contenidos
3
Introducción
En un marco institucional complejo, caracterizado por laemergencia de nuevas exigencias ciudadanas y la existencia denuevas tecnologías de la información y comunicación (TICS),que desafían las capacidades organizativas del estado moderno,resulta crítico reemplazar formas tradicionales de gestión porotras que resulten más eficientes.
La Secretaría de Empleo Público de la Secretaría deModernización de la Nación ha trabajado constantemente en eldesarrollo e implementación de herramientas de gestión delEmpleo Público alineadas al principio de transparencia,apertura e innovación.
A partir de estas soluciones, ya probadas como exitosas en elGobierno Nacional, se han desarrollado kits de soluciones, paraque otros estratos de gobierno puedan utilizarlos como guíapara sus implementaciones.
En esta oportunidad les acercamos un abordaje completo parala implementación, mejora o revisión del proceso de control depresentismo.Dado que cada organización es un sistema vivo, para encarareste desarrollo se deben incluir las propias variables culturales,involucrar a todos los actores interesados como así tambiénconsiderar las relaciones laborales y los aspectos normativosvigentes y los que requieran modificaciones.
Esperamos que nuestro conocimiento y experiencia les seanútiles como insumo para construir sus propias herramientas.
Les deseamos un camino de trabajo exitoso!
La modernización del estado se ha constituidoen uno de los pilares fundamentales de lasadministraciones de todo el mundo.
4
La importancia de estar presente
¿Qué es el presentismo?
Es el efectivo cumplimiento de la jornada
de trabajo, respetando el horario
declarado de ingreso y egreso, de
acuerdo a las modalidades de trabajo que
en cada jurisdicción, dependencia u
oficina se encuentren establecidos.
¿Por qué es importante estar
presente?
Cuando una persona se ausenta de su
puesto de trabajo, sea cual fuere el
motivo, recarga tareas al resto del equipo
o deja de prestar un servicio necesario.
En consecuencia, esta situación perjudica
al normal funcionamiento del área.
¿Quien tiene responsabilidad?
Cada agente es responsable de cumplir su
horario de trabajo y de solicitar en
tiempo y forma cada una de las
justificaciones y licencias, según la
normativa vigente. Cada colaborador
debe registrar su llegada y salida en
forma individual y personal según la
modalidad implementada en su lugar de
trabajo.
¿Por qué es indispensable respetar el
horario de trabajo?
Es fundamental para el efectivo
funcionamiento del equipo de trabajo. De
esta manera, los superiores pueden saber
la franja en la que van a contar con cada
agente y, en consecuencia, podrán
asignarlos para cumplir determinadas
tareas, dividiendo la carga de trabajo de
manera equitativa para mejorar así la
productividad.
Es necesario establecer algunos conceptos básicos para instalar un lenguaje común a
toda la organización al momento de encarar un proyecto de control de presentismo.
El control del presentismo permitirá concretar los siguientes objetivos:
G e n e r a r u n c a m b i o s u s t e n t a b l e e n l o s h á b i t o s yc u l t u r a d e l o s e m p l e a d o s e n t o r n o a l p r e s e n t i s m o .
N o r m a l i z a r y e s t a n d a r i z a r e l c o n t r o l d e a c c e s o e n l ao r g a n i z a c i ó n a t r a v é s d e u n e s t á n d a r t e c n o l ó g i c ob i o m é t r i c o y n o r m a t i v o q u e p e r m i t a g e s t i o n a r e lp r e s e n t i s m o y v i n c u l a r l o a l a l i q u i d a c i ó n d eh a b e r e s .
5
CadaCOLABORADOR es importante para ayudar a afianzar y transmitir VALORES que debemosREVITALIZAR en
organismos públicos.
CAMBIO DE ENFOQUE
Servicio al
Ciudadano
Uso eficiente de la gestión del tiempo
Mejora en la relación entre
personas
Homogenei-zación de
herramientas
Compromiso
Responsabilidad
Empatía
Compañerismo
Respeto
Sentido de pertenencia
FIN ÚLTIMO
Solidaridad
Para alcanzar los objetivos
mencionados, es necesario
generar un cambio de enfoque,
posicionando al empleado como
el contribuyente fundamental
para el funcionamiento de la
organización y el logro de los
objetivos de su área, orientados
al servicio al ciudadano, como
objetivo final.
6
× Más dificultad para gestionar licencias
y presentismo.
× Puede dar lugar a irregularidades.
× Puede olvidarse o extraviarse (tarjeta,
código).
¿Qué es la biometría?
Control Biométrico (Reconoci-
miento facial)
Control Biométrico (impresión
huella dactilar)
Tarjeta Magnética
(de proximidad)
Control
manual
(planilla única
reloj)
Molinete
Mecánico
Pasarela
Electrónica
Barrera
Mecánica
Tipos de control de acceso
La biometría es una tecnología de
identificación basada en el reconocimiento de
una característica física e intransferible de las
personas. Dicho reconocimiento se realiza en
forma matemática a través de un algoritmo
que valida los datos biométricos de la
persona, permitiendo parametrizar el dato.
De esta manera, cada vez que la persona
realiza un registro, el sistema verifica que sea
esa persona y no otra la que está haciendo la
identificación. Dicha identificación es parcial,
pues distingue a los trabajadores pero no
guarda la identidad.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema de
tarjeta de proximidad y uno de control
biométrico?
Teniendo en cuenta que la biometría es
personal, los datos están relacionados
directamente con el usuario, con lo cual son
unívocos y no dan lugar a alteraciones. A
diferencia de las tarjetas de proximidad, en
donde es posible que suceda un olvido o un
extravío, la biometría es un sistema que no
precisa llevar ningún objeto para realizar una
registración.
Están relacionados de forma directa con el usuario y son
unívocos.
Es intransferible.
Permite salvaguardar mejor el dato.
Sistema que registra ingresos / egresos.
Existen diferentes herramientas para realizar el control de presentismo. Se puede hacer una
implementación gradual, comenzando con la solución más simple, una planilla manual, e ir
evolucionando progresivamente al control de acceso recomendado, el biométrico.
✓ Mayor facilidad para gestionar
presentismo y licencias.
✓ Intransferible. Permite salvaguardar
el dato de manera sencilla.
✓ No es necesario ningún objeto
intermediario para registrar
asistencia.
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Ejes Tácticos ¿cómo abordarlos?
Readecuación de la normativa vigente y utilización de formulariosúnicos
EJE cultural
EJE auditoria
Eje tecnológico y operatvo
Eje normativo
Creación de un estándar tecnológico y un software integral de administración de recursos humanos
Gestión del cambio, plan de comunicación,
manual de buenas prácticas.
Manual de procedimientos,
registros de calidad.
Control de
Presentismo
Estrategia de Abordaje
Como guía, les proponemos las siguientes fases para abordar el proceso de
implementación del control del presentismo en su organismo. Cada fase deberá ser
adaptada a la realidad de su organización.
Diagnóstico
actual y
conclusiones
Definición
de alcance
y plazos
Definición
de roles y
actores
Desarrollo
de los 4 ejes
tácticos
La estrategia de abordaje propuesta, se plantea en torno a 4 ejes tácticos que les
permitirán planificar e implementar el control de presentismo considerando todas las
variables involucradas.
1 2 3 4
8
Diagnosticar la situación actual
¿Existe actualmente algún tipo de control de acceso?
¿Cuál es nuestra dotación sujeta al análisis?
¿Se cuenta con un sistema de RRH?
¿Todo el personal cuenta con ese control?
1.
La propuesta de abordaje propuesta está orientada a la implementación técnica del
sistema de control de presentismo e implica cambios en cuestiones normativas,
tecnológicas, culturales y de gestión de las relaciones laborales que deben considerase
previamente y adaptarse según cada organización.
Pasos para instalar un modelo
propio
Para empezar, debemos tener claro conocimiento de cómo estamos, para poder hacer
una planificación adecuada de hacia dónde vamos, qué nos falta, y cuánto tiempo nos
llevará.
Les proponemos algunas preguntas que deberán hacerse, para lograr un análisis
realista de la situación de partida y del escenario que queremos alcanzar, dentro de las
posibilidades en las que trabajamos, el tiempo que disponemos y los recursos que
tenemos. Éstos nos van a imponer muchas de las cosas que marcarán la conducta y
comportamiento de nuestro proyecto. Por ello, es clave saber con precisión las
fortalezas y debilidades de nuestra situación actual.
Así mismo, aconsejamos reunir información referida al personal alcanzado incluyendo
horarios de trabajo y área de pertenencia. Pueden usar como ejemplo la Planilla de
información y actualización de datos de cada agente (anexo A).
¿En qué fase del desarrollo del proyecto estamos?
¿Con cuántos recursos cuento para trabajar este proyecto?
9
Conclusiones ¿dónde estamos parados?
Definir alcance y plazos de abordaje
Conocer claramente cuál es la realidad de nuestro organismo, a partir del
diagnóstico de la situación actual, nos permitirá lograr una ordenada y efectiva
implementación. Analicemos lo obtenido:
✓ ¿Existen diferentes tecnologías de registro de acceso al lugar de trabajo?
✓ ¿Los formularios de novedades, licencias y asistencia son heterogéneos con lineamientos
comunes entre sí?
✓ ¿Hay un control fiable de asistencia?
✓ ¿Hay responsables de gestión del presentismo?
✓ ¿Se observa una cultura orientada a “estar presente”?
✓ ¿Tenemos sistema de RRHH? ¿Está integrado con el control de acceso?
Publicación Coordinación SIGEN
2.
En este punto, debemos definir el alcance del proyecto es decir, tener una
determinación clara, sencilla y concreta de los objetivos que se intentarán alcanzar a lo
largo del desarrollo del mismo. Y determinar el tiempo que tenemos para implementar
este proyecto. Sugerimos dividir el mismo, en función a los 4 ejes tácticos. El abordaje
de cada eje es consecutivo y sigue un orden lógico.
10
Definir roles y actores involucrados
1. Organismo/área a cargo del proyecto: quien define modelo de registro, hace seguimiento
de la implementación, homogeneización y definición de estándares.
2. Auditores de rutina para controlar el cumplimiento de los ejes.
3. Responsable de aplicación / Autoridad superior: responsable del cumplimiento,
coordinación central y quien debe nombrar al Responsable de Control de Asistencia (RCA).
4. RCA – responsable de control de asistencia: asegura un control objetivo y confiable de
asistencia.
5. Agentes/ colaboradores: todo el personal alcanzado por el sistema - universo.
RCA ¿Quiénes son?
3.
El tercer paso consiste en definir los recursos involucrados en el proyecto y cuáles
serán sus funciones y contribuciones a lo largo de la implementación. Podemos
dividirlos en 5 grupos:
El Responsable de Control de Asistencia, puede llamarse de otra forma, pero sin dudas
tiene que estar definido, ya que es de vital importancia para implementar un proceso de
control de presentismo. Algunas características:
Directores o equivalentes (pueden delegar tareas administrativas).
Responsables de la gestión integral del registro de asistencia y presentismo de su equipo.
Colaboran con las auditorías que se realicen en materia de RRHH.
Registran e informan las novedades en el parte diario a RRHH.
Mantienen en una planilla la información del personal y horarios.
11
¿Quiénes son los RCA?
En la Administración Pública Nacional son los
“Directores Nacionales, Generales, o sus
equivalentes de cada área”, es decir, la
máxima autoridad jerárquica de una unidad
funcional. Los mismos deben tener la
potestad, mediante delegación formal y por
cuestiones de gestión interna, designar a
uno o a varios RCA en cada una de las
dependencias, oficinas o servicios a su cargo.
Cabe aclarar que, si bien un Director puede
delegar la tarea a otra persona de su área,
siguen siendo ellos los responsables de
aprobar las licencias y los permisos. Es decir,
lo que delegan es la tarea administrativa. El
hecho que un agente sea designado RCA
representa un voto de confianza por parte
de su superior.
Los RCA designados deben ser registrados
mediante un formulario de nombramiento
de RCA , que deberá ser remitido al área de
RRHH para su registro y guarda. En el Anexo
F pueden ver un ejemplo propuesto.
¿Qué hace un RCA?
Asume el deber y responsabilidad del
correcto control y registro de la prestación
del servicio de los trabajadores que reportan
a su área. Son aquellas personas que se
encargan de velar por la gestión integral del
registro de asistencia y presentismo.
Además, deben colaborar con las auditorías
de recursos humanos que realice el Órgano
contralor y mantener en una planilla la
información del personal y las novedades.
En el Anexo C adjuntamos un ejemplo
propuesto.
¿Cuál es la importancia de un RCA?
Si bien sus funciones están ligadas con
mantener actualizada la información del
personal y registrar las licencias, son el nexo
entre su área y Recursos Humanos.
Asimismo, son las personas que primero
conocen quiénes están presentes y quienes
no, y qué licencia y/o autorización se tomó
cada uno de los colaboradores del sector.
La existencia de una figura como el RCA es
indispensable para un buen funcionamiento
de la oficina, puesto que es la persona que
reporta todas las novedades del personal. En
tal sentido, el hecho de conocer cuál es la
dotación del día es indispensable para la
efectiva organización y gestión de las tareas
del área.
¿Cuántos RCA debe haber por área?
Cada área debe tener al menos un RCA
durante toda la franja horaria de
funcionamiento del sector. Se recomienda
que haya más de un RCA por sector para
asegurar que alguien ocupará ese rol cuando
el RCA se tome una licencia. Asimismo, para
los casos en los que la oficina tenga un
horario de funcionamiento muy amplio se
sugiere que haya un RCA en una franja y
otro en la siguiente.
¿Cómo se entera el RCA de las
novedades de su equipo de trabajo?
Es fundamental que el área implemente un
sistema fluido de comunicación para que el
RCA esté informado de cualquier
inconveniente que pudiera tener un agente
en una jornada, para luego notificar al área
de Recursos Humanos. Cabe aclarar que
dichas novedades (ausencias por
enfermedad, por ej.) deberán ser
informadas respetando el plazo máximo
estipulado por el organismo y la normativa
vigente.
12
Desarrollo de ejes tácticos4.
Se debe tender a la
implementación de
un sistema
biométrico de
control de
asistencia que
deberá estar
integrado al
software de RRHH
para una correcta y
eficiente gestión
de las personas.
►Plan comunicacional.► Manual de Buenas Prácticas. ► Paquete de cambio cultural.►Concientización sobre valores organizacionales.►Servicio al ciudadano.
Este eje es
fundamental para
una correcta
recepción y
aplicación del
cambio. Se deben
crear herramientas
culturales de
apoyo y un
adecuado plan de
comunicación.
Se debe adaptar la
normativa
existente, al nuevo
sistema de control
de presentismo y
crear un
reglamento
específico que
contemple todo lo
que concierne a la
materia.
Debe existir un
organismo de
control para
asegurar que todos
los pasos se
implementen y
ejecuten de
manera adecuada
en cada área de la
organización.
NORMATIVO TECNOLÓGICO CULTURAL AUDITORÍA
Ya definido el estado de situación actual de la organización, el alcance y los plazos del
proyecto y quiénes serán los actores involucrados, debemos trabajar en 4 temáticas
que resultan indispensables para asumir un proyecto de control de presentismo. El
mismo debe estar acompañado de normas, tecnología y una cultura orientada a
estar presente. Todo ello debe ser monitoreado y controlado para una correcta
implementación.
►Estándar tecnológico► Sistema biométrico►Software integral de RR.HH
►Nueva normativa “Reglamento de asistencia y presentismo”.►Estandarización de formularios (papel / digital).►Designación de RCA.
►Seguimiento de la modificación de la normativa. ►Elaboración de informes de mejora.►Seguimiento del cumplimiento.
13
Relevamiento
normativo de
presentismo
Elaboración de
formularios únicos para
APN.
Relevar los sistemas de
control, locaciones y
dotación.
Relevamiento:
Encuesta de Necesidade
s.
Confección de proyecto normativo
para control de
asistencia y presentism
o.
Aprobación de proyecto normativo
para control de
asistencia y presentism
o.P
ub
licac
ión
d
e la
n
orm
ativ
a
Relevamiento normativo de presentismo.
Relevamiento de los sistemas de control,
locaciones y dotación.
Confección de proyecto normativo
para control de asistencia.
Elaboración de formularios
únicos.
Relevamiento encuesta de
Necesidades.
Aprobación de proyecto
normativo.
RES. XX / 201X
4.1 EJE NORMATIVO
Aprobación del “Reglamento General deControl de Asistencia y Presentismo”.
1
Creación y aprobación de formularios deuso obligatorio para el control deasistencia.
2
Establecimiento del plazo predefinidopara la implementación de Sistema deControl homologado y acorde aestándar.
3
Creación del Manual de Buenas Prácticasde Presentismo.
4
Nombramiento a directores oequivalentes, como responsables de laAsistencia y Presentismo (RCA).
5
Resultados
¿Qué debe definirse en este eje?• Ámbito de aplicación.• Responsable de control y sus obligaciones.• Cumplimiento de la Jornada de Trabajo.• Medios de registro de horarios y adecuación del sistema de control, en caso que
hubiera.• Deberes y obligaciones del agente.
14
Se debe cumplir con el registro del horario, comose indique en la jurisdicción, respetando losparámetros establecidos;El registro no se puede delegar, cada agente esresponsable de su registro;Respeto de las normas aplicables en materia deasistencia;Puede contar con permisos de la AutoridadSuperior, pero deben ser fundados con razón ysolicitados en tiempo y forma;Ningún agente superar la toleranciapreestablecida.
Toda persona vinculada laboralmente con elorganismo. Cualquier agente tanto de plantapermanente como no permanente de todas lasjurisdicciones y / u organismos dependientes.
Á M B I T O D E A P L I C A C I Ó N
R E S P O N S A B L E D E C O N T R O L Y
S U S O B L I G A C I O N E S
C U M P L I M I E N T O D E L A J O R N A D A
D E T R A B A J O
Se establece como RCA a las autoridades máximasde las unidades funcionales. Directores o suequivalente. Obligaciones:Conocer Régimen de Licencia; control yactualización de los horarios de los agentes de suárea; control horario durante la jornada; remisiónde planillas diarias a RRHH; acompañamiento aauditores; carga de incidencias; notificación aagentes sobre solicitudes en materia delicencias/permisos; entre otros.
Se debe respetar el horario de trabajo, modalidady lugar de trabajo establecido en la jurisdicción uorganismo tanto al momento de ingreso como deegreso.
M E D I O S D E R E G I S T R O D E
H O R A R I O S Y A D E C U A C I Ó N D E
S I S T E M A D E C O N T R O L
Sistemas homologados, y/o formularios únicos,ante la ausencia de los mecanismos idóneos. Encaso de sistemas existentes, todos deberánadaptarse al estándar establecido. Estos mediospueden ser de distinta índole: mecánicos,informáticos, electrónicos y/o manuales.
D E B E R E S Y O B L I G A C I O N E S
D E L A G E N T E
Temas a desarrollar en este eje
15
Reglamento general de control de asistencia y
presentismo
¿QUÉ DEBE CONTENER EL
REGLAMENTO?
• Objetivo
• Alcance
• Horario
• Jornada Laboral
• Jornada Extraordinaria
• Método de control (herramientas para el registro de asistencia y cómo se deben utilizar)
• Incumplimiento de horario
• Tolerancia
• Justificativos
• Permisos
• Comisiones
• Inasistencias
• Licencias
• Régimen Disciplinario
OTRAS HERRAMIENTAS
POSIBLES A DEFINIR EN ESTE
EJE
• Planilla única reloj (Planilla de control de asistencia manual).
• FSOLI (Formulario de Solicitud de Licencias; puede ser mediante GDE en caso que cuenten con este sistema).
• FODIA (Formulario Diario de Inasistencias, puede ser mediante GDE).
• Planilla de información y actualización de datos de cada agente.
• Planilla parte diario de novedades (puede ser mediante GDE).
Como se indicó anteriormente, uno de los objetivos de este eje es el desarrollo y redacción de un
reglamento propio, en el cual deberán introducir todas sus particularidades para ajustar de manera
efectiva la forma y modalidad del cumplimiento de la jornada de trabajo. En el presente apartado,
enunciamos algunos ejemplos para que sirvan de base en sus propias definiciones y criterios.
16
Reglamento: ejemplo
Horario Oficial y jornada laboral
El organismo debe declarar un horario oficial
de funcionamiento. Ejemplo:
*Para las categorías A, B, C y D, la jornada
laboral será de ocho horas diarias, cuarenta
horas semanales de lunes a viernes.
*Para las categorías E y F, la jornada laboral
será de siete horas diarias, treinta y cinco
horas semanales de lunes a viernes.
Tolerancia
Se puede declarar un plazo de tolerancia para
el ingreso o egreso. Ejemplo:
*Se establece un plazo de tolerancia de treinta
(30) minutos totales, del horario de ingreso o
egreso declarado en la Planilla de información
y actualización de datos de cada agente”, el
cual no debe ser justificado pero si debe ser
compensado en la jornada laboral
subsiguiente.
*El excedente a ese plazo máximo, no podrá
ser compensado. Dicho incumplimiento será
pasible de sanción, al igual que la no
compensación de los 30 minutos de tolerancia
mencionados.
*Los minutos no compensados y los
incumplimientos fuera de la tolerancia (30
minutos) se acumularán en forma mensual y
en caso de superar las 4 horas se considerará
como falta injustificada.
*Se aceptarán constancias de atrasos de
transporte para justificar el ingreso demorado.
Licencias
Las licencias deben solicitarse a través de un
formulario único F. de Solicitud de Licencias y
remitirse al área de Recursos Humanos para su
registración. Se deberán establecer plazos para
la presentación del formulario.
Justificación de Inasistencia
Definir cómo se tratarán las ausencias no
previstas. Ejemplo:
*En caso de una ausencia no previsible
deberá dar aviso al RCA en un plazo no
mayor a “tres horas” (ejemplo) de iniciada la
jornada laboral, presentando el Formulario
de Solicitud de Licencias dentro de las 48
horas hábiles (ejemplo) siguientes de
reintegrado al servicio.
*En caso de no cumplir con alguno de estos
requerimientos, la inasistencia quedará
injustificada.
Entrada demorada, salida anticipada
Se puede establecer un procedimiento para
cuando el agente requiera ingresar fuera del
horario establecido o retirarse en forma
anticipada. Por ejemplo, se podrá realizar la
solicitud mediante un Formulario de Entrada,
Salida y Comisión a través del Sistema de
Gestión que corresponda o en forma manual, y
se deberán compensar las horas, en el día o
dentro de un plazo preestablecido.
Adjuntamos ejemplos de cómo podría instrumentarse un reglamento de control de
asistencia y presentismo. Pueden utilizarlo de guía para crear sus propias bases.
17
Entrada demorada, salida anticipada
Se puede establecer un procedimiento para
cuando el agente requiera ingresar fuera del
horario establecido o retirarse en forma
anticipada. Por ejemplo, se podrá realizar la
solicitud mediante el Formulario de Entrada,
Salida y Comisión a través del Sistema de
Gestión que corresponda o en forma manual, y
se deberán compensar las horas, en el día o
dentro de un plazo preestablecido de días.
Comisión de servicio
Se considera comisión de servicio toda tarea o
actividad que deba realizar el agente fuera de
la dependencia donde presta servicios normal
y habitualmente. Para estos casos, cada
agente deberá comunicarlo, pudiendo hacerlo
por medio de un formulario, indicando el
día/días y explicitando el lugar donde se
encontrará prestando servicios.
Registro del presentismo
Los trabajadores deberán registrar su ingreso
y egreso, como así también sus salidas e
ingresos transitorios, mediante los sistemas
mecánicos, electrónicos, informáticos y/o
manuales, definidos. El registro es personal,
por lo que cada trabajador es responsable de
dejar asentado sus ingresos y salidas del
organismo.
Premio por presentismo
Es un premio estímulo de carácter
remunerativo a la asistencia y la puntualidad.
Debe estar reglamentado y solo debería
premiar la presencia excluyendo cualquier
tipo de ausencia, no debe ser tratado como un
bono.
Se puede establecer una periodicidad para el
pago, por ejemplo mensual, cuatrimestral, etc.
Se deberá definir un monto fijo y se pueden
establecer prorrateos para aquellos
trabajadores que incurrieran el algunas faltas
justificadas, y así evitar que se pierda todo el
premio. Ejemplo:
*Se trata de un premio estímulo de “$1000”
(definir un monto) mensuales, de carácter
remunerativo, que se alcanza con una
asistencia perfecta.
*Quienes incurrieren en una falta justificada
mensual, el premio será de “$800”.
*Quienes tuvieran dos faltas justificadas
mensuales, el premio será de “$500”.
*Quienes tuvieran tres o más faltas
justificadas mensuales no alcanzarán el
premio. “”
Se pueden definir límites cuatrimestrales,
ejemplo:
*Si el premio es cuatrimestral, quienes
tuvieran once o más faltas justificadas en el
cuatrimestre no alcanzarán el premio.; quienes
incurran en una falta injustificada en el
cuatrimestre no alcanzarán el premio.
La licencia anual ordinaria y la licencia
establecida por ART son las inasistencias que,
lógicamente, no deben afectar al presentismo.
Pero ustedes deberán determinar si admiten
algunas licencias adicionales para cobrar el
premio. Por ejemplo el 50% de la licencia por
examen, por donación de sangre, por
festividades religiosas, etc.
Reglamento: ejemplo
18
4.2 EJE TECNOLÓGICO
Implementación de estándarestecnológicos.
1
Generación de requisito técnico parainterfaz entre sistemas biométricos y elSoftware de RH.
2
Establecimiento del plazo predefinidopara la implementación de acuerdo a lodefinido en la normativa.
3
Resultados
Ejemplo
Relevamiento normativo de presentismo
Elaboración de formularios
únicos para APN.
Relevar los sistemas de
control, locaciones y
dotación.
Imp
lem
enta
ció
n
de
Sist
ema
de
con
tro
l de
acce
so
Establecer estándar
tecnológico y operativo común.
Información y reportes.
Proceso de licitación.
Integración de sistemas.
Escaneo de huella dactilar - tarjeta magnética.
Comunicación lector - controlador - software
¿Qué debe definirse en este eje?• Método de control de asistencia.• Información y reportes.• Integración entre sistemas, específicamente con el sistema de Recursos Humanos.
19
Se debe definir el método de control deasistencia. Podría ser un proceso progresivo,incorporando tecnologías de a poco, hasta llegaral control biométrico, que es el sistema queaporta mayores beneficios.
Podrán comenzar con un control manualmediante una planilla única reloj (anexo B)
E S C A N E O D E H U E L L A
D A C T I L A R , P R O X I M I D A D D E
T A R J E T A M A G N É T I C A
L I C I T A C I Ó N
I N F O R M A C I Ó N Y R E P O R T E S
Una vez definido el método de control deasistencia a implementar, deben comenzar con lalicitación de todo lo que corresponda para unaadecuada instalación de la herramienta o sistema.
La información que se obtenga con el métodoimplementado, deberá poder ser utilizada porotros sistemas y subsistemas.
Deberá permitir un ingreso manual de datos y unregistro de visitas.
Las alarmas deberán quedar registradas.
SARHA?
I N T E G R A C I Ó N D E S I S T E M A S
Debe integrarse con el sistema de RecursosHumanos que utilizan actualmente.
Asegurar la sincronización cuando se modificandatos en el sistema de RRHH.
Se deben definir perfiles, grupos y funciones.
Temas a desarrollar en este eje
20
4.3 EJE CULTURAL
Redacción de Manual de BuenasPrácticas de Presentismo.
1
Kit Comunicacional para Referentes deRRHH con foco en la Sensibilización(Talleres, FAQ´s, canal de consultas).
2
Contenido alineado a los valoresorganizacionales.
3
Armado de Plan Estratégico deComunicación (Canales, temporización,contenido del mensaje).
4
Lanzamiento para referentes de RRHH.5
Resultados
GESTIÓN DEL CAMBIO
Relevamiento normativo de presentismo
Elaboración de formularios
únicos para APN.
Relevar los sistemas de
control, locaciones y
dotación.
Co
rrec
ta
adap
taci
ón
y
per
cep
ció
n d
el
cam
bio
Legitimación de la gestión del presentismo.
Lanzamiento campaña
comunicacional.
Diseño de la campaña de
comunicación.
Ranking de compromiso.
¿Qué debe definirse en este eje?• Comité de sugerencias.• Diseño y lanzamiento de la campaña comunicacional.• Ranking de compromiso en el caso que la implementación sea por organismo.
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¿POR QUÉ GESTIONAREL CAMBIO?
• Para una correcta percepción del cambio.• Para facilitar que los colaboradores se
adapten a la nueva normativa y/o cambiosque se van a implementar.
• Para que la gestión del presentismo estévinculada con los valores institucionales querigen el comportamiento de la organización.
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
DE CAMBIO
• Plan de comunicación.• Talleres para referentes de RRHH.• Manual de buenas prácticas de presentismo.• Kit comunicacional para una correcta
transmisión del mensaje.• FAQs (preguntas frecuentes).
1. Plan de comunicación
2. Vehículos
3. Creación de mensaje ycontenido a comunicar
4. Manual de Buenas Prácticas de Presentismo
5. Lanzamiento campañacomunicacional
6. Elaboración de un ranking decompromiso
Según población y contenido crítico.Se debe establecer una estrategia para el abordaje deleje, mediante una campaña en base a valores, alineadaal manual de Buenas Prácticas de Presentismo.Se puede crear un canal de participación del empleado.
Canales diferenciales de comunicación.Es necesario definir canales específicos paracada segmento involucrado en el cambio(referentes de RRHH y colaboradores).
Es importante crear un contenido valioso yhomogéneo. El estar presente en el equipo de trabajo,la ética de la responsabilidad y el compromiso con elservicio al ciudadano, como valores.
Se deben definir y redactar los lineamientos de la gestióndel presentismo homogénea para todo el organismo.
En el caso que el ámbito de aplicación involucrediferentes organismos → se podrá crear ycomunicar una lista de adherencia parapromover el compromiso de todos.
Campaña para lograr el impactoadecuado. Alineada estratégicamente conel manual de Buenas Prácticas dePresentismo.
Circuito
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Se sugiere crear un canal de comunicación yparticipación, ej. [email protected].
Es importante que haya una buena comunicaciónsobre la existencia de ese “comité de sugerencias”como canal participativo mediante un mensajeinclusivo, ej. “nos gustaría contar con vos para quetodos estemos presentes” (espacio de ideas ypropuestas de los colaboradores).
C O M I T É D E S U G E R E N C I A S
D I S E Ñ O D E L A C A M P A Ñ A D E
C O M U N I C A C I Ó N
L A N Z A M I E N T O D E L A C A M P A Ñ A
D E C O M U N I C A C I Ó N
Se deben diseñar las piezas de comunicación.Implica redactar y validar el contenidocomunicacional y establecer una planificación dela infraestructura comunicacional (mails, flyers,afiches, digitales, etc.). También deben definirselos canales que se utilizarán (mailing, intranet,cartelera/pantallas, folletería, conversacional/reuniones presenciales de equipo).El contenido comunicacional debe estar alineadocon el Manual de Buenas Prácticas dePresentismo.
Según la planificación que ustedes hagan, ellanzamiento de la campaña puede realizarse envarios momentos y ser acompañada de unmensaje alternativo para reafirmar.
Se debe armar y lanzar un de kit de comunicaciónpara referentes de RRHH, RCAs y agentes.
Se sugiere elaborar mecanismos participativos yconversacionales en las áreas para generar unmayor impacto (ej. talleres y dinámicas).
R A N K I N G D E C O M P R O M I S O
En el caso que la implementación se haga pororganismo, se puede establecer un ranking decompromiso, para medir el grado de avance eimpulsar un mayor involucramiento de todos lossectores de la organización en el proyecto. Sedeberán elegir los mecanismos de comunicacióninstitucional y unos días posteriores allanzamiento, se puede elaborar y compartir elranking de organismos según su grado deadherencia y compromiso.
Temas a desarrollar en este eje
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►Estando presente en los equiposde trabajo, mejoramos los serviciospúblicos.
►Estando presente, podemoshacer más.
►Estando presente, compartimosexperiencias, creamos ydesarrollamos ideas y propuestas.
Estando presente, somos equipo.
►Te invitamos a sumarte con tusideas y propuestas a mejorar tuespacio de trabajo entre todos.
►Nos gustaría contar con vos paraque todos estemos presente.
►Creamos el comité de
sugerencias. Escribinos al mail:“[email protected]”
►Entre todos creamos una nuevaforma de trabajar.
►Pensamos nuevos canales decomunicación.
►Sentimos que estar presentegenera un mejor clima de trabajo.
►Brindamos nuestro compromisocomo servidores públicos.
►Colaboramos en los equipos detrabajo.
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►Entre todos creamos el comité
de sugerencias y pensamos en unespacio de trabajo seguro,amigable y comunicativo.
►Creamos espacios comunes paracompartir con nuestroscompañeros de trabajo.
►Desarrollamos tecnologías ymejores insumos para la gestión.
►Diseñamos controles de accesomodernos y transparentes para loscolaboradores y para el público engeneral.
4
21
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COMUNICADOS
Les presentamos algunos ejemplos de comunicados que pueden utilizar de guía:
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Relevamiento normativo de presentismo
Elaboración de formularios
únicos para APN.
Relevar los sistemas de
control, locaciones y
dotación.
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Objetivos, comunicación y coordinación con
Unidad de Auditoría Interna
Despliegue en campo (auditoría)
Diseño de equipo y
cronograma
Evaluación
4.4 EJE AUDITORÍA
Equipo de auditoría (definición deperfiles y selección de equipo).
1
Procedimiento de Auditoría.2
Registros de Calidad y Plan OperativoMensual / Anual.
3
Primer análisis estadístico de asistenciay presentismo.
5
Resultados
¿Qué debe definirse en este eje?
El objetivo de este eje consiste en elaborar informes de Auditoria de Presentismo con el fin
de optimizar el nivel de asistencia en el organismo, promoviendo la homogeneización del
modelo de gestión de esta temática a partir del control y recomendaciones de mejora sobre
los aspectos normativos, tecnológicos y culturales que promueve la norma de aplicación
dictada.
Es una auditoría de cumplimiento para evaluar que la implementación se esté dando de
manera adecuada.
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• Definición de objetivos.
• Definición de muestra de análisis y piloto.
• Definición de indicadores de impacto.
• Planificación a nivel mensual y anual.
• Comunicación a todo el organismo.
O B J E T I V O S , P L A N I F I C A C I Ó N
Y C O M U N I C A C I Ó N
E Q U I P O Y C R O N O G R A M A
D E S P L I E G U E E N C A M P O
Programación: asignación de metas y equipos, alos objetivos tácticos fijados.
• Selección de equipo por rol. Capacitación.
• Confección de cronograma de auditoría.
• Ejecución de cronograma de auditorías:efectuado por roles operativos y en función delos parámetros establecidos por la normativa ybuenas prácticas. Se podría dividir en 4subprocesos:
-Evaluación de sistemas de control,-Evaluación de sistemas de RRHH,-Evaluación de estándar normativo y-Evaluación de gestión del cambio.
• Elaboración de informes de Auditoría.
• Recomendaciones.
E V A L U A C I Ó N . G E S T I Ó N D E L A
I N F O R M A C I Ó N
Se deben establecer la periodicidad de carga yactualización de información como así también lageneración de informes de resultados paraevaluar el desempeño del modelo de gestión:
• Consolidación de información.
• Reuniones de avance con director.
• Reuniones de equipo para mejora de proceso.
• Elaboración de Informe de Resultados.
Temas a desarrollar en este eje
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El equipo de auditoría tiene como principal responsabilidad evaluar las actividades del
organismo, con respecto a tres principales ejes que componen la Gestión del
Presentismo. A continuación, les detallamos lo que debería controlarse en cada eje y
algunas técnicas de relevamiento que pueden utilizar.
1. Eje Normativo: cumplimiento con lo establecido por la norma rectora y con los
correspondientes documentos obligatorios para el registro de la gestión del presentismo.
2. Eje Tecnológico: evaluar y verificar que los sistemas informáticos de control y registro de la
gestión del presentismo cumplan con el estándar tecnológico establecido.
3. Eje de Cambio Cultural: evaluar y verificar que los responsables de la gestión del presentismo
utilicen las herramientas y/o recursos de gestión del cambio brindados. Adicionalmente
verificar que el mensaje de cambio sea comunicado adecuada y oportunamente.
Objetivo de la auditoría de presentismo
Entrevista
Los auditores se entrevistarán con los
responsables (y/o personal designado por los
mismos) de cada organismo/área, indagando
sobre cada eje en particular (solicitando
información, documentos, registros,
reportes u otros medios que sean adecuados
para el objetivo de la tarea), dejando
registradas las conclusiones en el documento
correspondiente a cada uno (ejemplo: Check
List / Planillas de Recomendaciones). El
resultado de la misma debe ser
documentado, y consolidado en un Reporte
de Conformidad.
Observación
Esta técnica podrá ser utilizada por los
auditores para observar el comportamiento
de los responsables y colaboradores en lo
relacionado al registro de asistencia. Como
así también, la presencia de la
infraestructura necesaria y sus
funcionalidades. Estas observaciones “In
Situ” deben quedar también reflejadas en los
Reportes de Conformidad.
Análisis de documentación
El equipo de auditoría podrá solicitar la
documentación obligatoria establecida por la
normativa (ejemplo: Planilla Única Reloj,
Formulario Único de Licencia, Planilla de
Reporte de Novedades), haciendo un
exhaustivo análisis para detectar desvíos y
no conformidades. Esta información debe
ser sintetizada en los distintos documentos
de la auditoría y anexados como evidencia
de hallazgos; de modo de conformar
reportes de status trazables y auditables por
cada eje.
Técnicas de relevamiento
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Acta de Auditoría
Consta de un documento informativo que
presenta el equipo de auditoría detallando el
objetivo y alcance de la labor. Debe ser
presentada por el Líder Operativo de
Auditoría, y al finalizar la misma deberá que
ser firmada por la Autoridad del
organismo/área auditado.
Check list de Evaluación temático por
Eje
Son formularios de evaluación temática para
cada eje en particular. En este formulario el
auditor evaluador podrá reflejar el nivel de
cumplimiento que posee cada área sobre la
temática particular del eje. Este formulario
constituye también una herramienta para
garantizar un cuestionario con requisitos
mínimos de calidad.
Planilla de Recomendaciones
Es un documento donde el auditor registrará
todas las recomendaciones, sugerencias y/u
observaciones que surjan de la auditoría de
los diferentes ejes. Es una manera de dejar
notificado al responsable, sobre asuntos que
conciernen a su área.
Reporte de Conformidades
Es el informe en que se van a consolidar
todas las conformidades y no conformidades
que se encontraron en la auditoría. En él se
detallará el plan de acción para cada una de
ellas y la fecha para su corrección o nueva
auditoría. Deberá estar respaldado por
evidencia documental.
Este documento debe quedar validado por la
Autoridad.
Documentos a utilizar por el equipo de auditoría
Algunos documentos producto de la auditoría no deberían faltar. Son solo a modo de
sugerencia ya que cada ente podrá optar por lo que considere más conveniente y acorde a
su organización.
Recomendaciones
1. Es fundamental que todo el relevamiento de información quede adecuadamente documentado
en los papeles de trabajo.
2. El equipo de auditoría debe quedarse con evidencia debidamente certificada como “Copia fiel”,
que respalde el accionar del Organismo en materia de presentismo y control de asistencia.
3. Para cada eje deberá compararse la realidad observada y relevada con los requisitos mínimos
de calidad que exige cada uno de estos.
4. Tanto los auditores como líderes operativos deben resguardar las formas y la buena imagen en
cada visita a los organismos/ áreas a auditar.
5. Se debe procurar cumplir en todo momento con el proceso de auditoria vigente.
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EJE NORMATIVO: META STATUS
Relevamiento normativo de presentismo.
Elaboración de formularios únicos.
Confección de proyecto normativo para control de asistencia y presentismo.
Aprobación de proyecto normativo para control de asistencia y presentismo.
Relevamiento de los sistemas de control, locaciones y dotación.
Relevamiento: Encuesta de Necesidades.
Publicación de la normativa.
Para cada eje, sugerimos hacer un cuadro de status con cada proceso, para
hacer un seguimiento periódico del estado de avance y tener presente
demoras y posibles obstáculos.
Por ejemplo:
SEGUIMIENTO
EJE TECNOLÓGICO: META
STATUS
Establecer estándar tecnológico y operativo común (biométrico).
Proceso de Licitación.
Implementación del Sistema de Control de Acceso (biométrico).
ANEXOS
Campaña comunicacional
A. Planilla de información y actualización de datos de cada agente.
B. Planilla única reloj.
C. Parte diario de novedades.
D. Formulario de nombramiento de RCA. FNRCA
E. Formulario de licencias. FSOLI
F. Parte diario de inasistencias.
G. Listado de licencias (glosario)
AUDITORÍA DE PRESENTISMO
H. Acta de auditoría
I. Check list de Evaluación temático por Eje
J. Reporte de Conformidades
K. Planilla de Recomendaciones
1. Manual de buenas prácticas: disponible y al alcance de todos.
2. Capacitaciones específicas para RCA (responsables de control de asistencia),
RRHH y agentes.
3. Tutoriales: la información del manual, presentada de manera dinámica e
interactiva.
4. Preguntas frecuentes: guía con dudas habituales.
Planillas y herramientas modelo
Planillas modelo1.
Herramientas de apoyo sugeridas2.
PLANILLA DE INFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE CADA AGENTE
Planillas modelo1.
PLANILLA ÚNICA RELOJ
A.
B.
PARTE DIARIO DE NOVEDADESC.
FORMULARIO DE NOMBRAMIENTO DE RCAD.
FORMULARIO DE LICENCIAS E.
PARTE DIARIO DE INASISTENCIASF.
NOMBRE ORGANISMO
NOMBRE ÁREA
LISTADO DE LICENCIAS (GLOSARIO)G.
ACTA DE AUDITORÍA
Planillas modelo - Auditoría1.
H.
CHECK LIST DE EVALUACIÓN TEMÁTICO POR EJE I.
REPORTE DE CONFORMIDADES J.
PLANILLA DE RECOMENDACIONES K.
Herramientas de apoyo sugeridas2.
MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS
CAPACITACIONES ESPECÍFICAS
TUTORIALESPREGUNTAS FRECUENTES
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Otras herramientas ONEP
Este documento forma parte de una amplia serie de ejemplares, entre las quesistematizamos herramientas y metodologías valiosas para la gestión del empleopúblico. Si te interesa profundizar sobre estas soluciones ya implementadas en elGobierno Nacional, te recomendamos leer otras publicaciones del Organismo.
Nomenclador de Puestos y Funciones
Es una herramienta quepermite clasificar yordenar el universo depuestos existentes en laAdministración Pública.En el nomenclador seidentifican y reflejan lasfunciones principalesdel personal en puestosde trabajo.
Retiro VoluntarioDocumento guía para laimplementación de unprograma de retirovoluntario, referido es-pecíficamente al retiroanticipado vinculado a lapróxima obtención delbeneficio jubilatorio
Directorio de Competencias
Es una herramienta quefacilita la gestión de losRecursos Humanos y delos procesos. Permiteconstruir un lenguajecomún al proponerdistintos tipos decompetencias, junto consus descriptores decomportamientos.
JubilacionesDocumento que propor-ciona un abordaje posi-ble al proceso de jubila-ción de empleados delsector público de formasimple e integrada,valorando los diferentesfactores involucrados, ycuidando a las personas.
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Presidente de la NaciónMauricio Macri
Jefe de Gabinete de Ministros Marcos Peña
Vicejefe de Gabinete y Secretario de Gobierno de ModernizaciónAndrés Ibarra
Secretario de Empleo PúblicoPablo Legorburu
Director Nacional Oficina Nacional de Empleo PúblicoPedro Pourthé
Coordinador de Gestión de Licencias y PresentismoRoque Vitolo
Coordinadora de Proyecto “Herramientas para la Gestión del Empleo Público”María Puelles
Responsable funcional de auditoriaEduardo J. Ochagavia Pichot
Responsable planificación y ejecución de auditoria de RRHHGisela Solari
Responsable de diseño, desarrollo e implementación de Sistema de Gestión RRHHAdrián Roust
María de los Ángeles AntonioIrina CasaAlejandro José D’Orazio PingitoreSabrina FloresMartín GambettaLila Carol GarcíaMaría Victoria OsunaVerónica PeiranoVerónica RieroFlorencia SánchezMariel TorianoFederico Visacovsky
C o n s u l t a s o c o m e n t a r i o spresent [email protected]
Autoridades
Equipo de trabajo
