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2.4.3 Herramientas para la planificación de proyectos (II)
Breve guía de MS Project ®
Ejemplo prácticoEjemplo práctico
Breve guía de MS Project ®
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¿Qué es y para qué sirve el MS Project?
Microsoft Project es una herramienta informática destinada a la gestiónMicrosoft Project es una herramienta informática destinada a la gestiónde proyectos. En el mercado de software informático existen otrasherramientas que permiten también gestionar proyectos: Primavera,CA-SuperProject, TCQ 2000 (Artemis), PRESTO, etc.
Toda herramienta para gestionar proyectos debe permitir:
Realizar seguimientos de toda la información que conlleva los requerimientosde trabajo, duración y recursos para el proyecto
Visualizar el plan del proyecto en un formato estándar y con un diseñoapropiado
274 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
apropiado
Programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente
Intercambiar información con otras aplicaciones
Actuar como herramienta de comunicación de la información entre losparticipantes en un proyecto.
Abriendo el programa (I). Página de inicio
CerrarAyudaAyuda
Ocultar columna
VerBarra de
275 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
vistas
3
Abriendo el programa (II). Página de inicio adaptada
MenúsMenús
Barras deherramientas
276 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Diagrama de GanttTabla de
tareas
La barra de menús
V. Permite utilizar proyectos simultáneamente
P. Datos básicos del proyecto
H. Personalización del proyecto: Opciones...
F. Modificación del aspecto de la presentación
? Ayuda
277 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
I. Insertar tareas, proyectos, objetos, ...
V. Diferentes vistas de nuestra planificación
E. Trabajos con tareas, cortar, pegar, borrar, eliminar, vincular, dividir, ...
A. Manejo de archivos: crear, abrir, cerrar y guardar. Impresión: configurar página, vista preliminar, imprimir
4
Comandos más usualesd l ú A hi
Contenido de los menús (I): Archivo
del menú Archivo:
Nuevo...
Abrir...
Cerrar
Guardar
Guardar como...
Configurar página...
Vista preliminar
Imprimir
278 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Imprimir...
Salir.
Comandos más usualesd l ú Edi ió
Contenido de los menús (II): Edición
del menú Edición:
Deshacer
Cortar celda
Copiar celda
Copiar imagen...
Pegar
Pegado especial...
Eliminar tarea
Vincular tareas
279 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Vincular tareas
Desvincular tareas.
5
Comandos más usualesdel menú Ve
Contenido de los menús (III): Ver
del menú Ver:CalendarioDiagrama de GanttDiagrama de redUso de tareasHoja de recursosMás vistas...Tabla: EntradaInformes...
280 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Barra de herramientasBarra de vistasEncabezado y pie de páginaZoom...
Comandos más usualesd l ú I t
Contenido de los menús (IV): Insertar
del menú Insertar:Nueva tareaTarea repetitivaProyecto...Columna...Salto de páginaDibujoObjetoHipervínculo.
281 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
6
Comandos más usualesdel menú Fo mato
Contenido de los menús (V): Formato
del menú Formato:Fuente...Barra...Escala temporal...CuadrículaEstilos de texto...Estilos de barra...DetallesDiseño...
282 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Comandos más usuales delú H i t
Contenido de los menús (VI): Herramientas
menú Herramientas:OrtografíaCambiar calendario laboral...PersonalizarOpciones...
283 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
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Comandos más usualesdel menú Proyecto:
Contenido de los menús (VII): Proyecto
del menú Proyecto:OrdenarInformación de la tarea...Información del proyecto...
284 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Comandos más usualesdel menú Ventana:
Contenido de los menús (VIII): Ventana
del menú Ventana:Nueva ventana...Organizar todoDividir.
285 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
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Comandos más usualesdel menú ? (a da)
Contenido de los menús (IX): ? (ayuda)
del menú ? (ayuda):Ayuda de Microsoft Project.
286 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
La barras de herramientas
L Permite ligar tareas con FC
A
F
Oculta / muestra tareas secundarias dejando las principales
Permite acceder a las fichas de tarea
287 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
R
A Oculta / muestra tareas secundarias dejando las principales
Introduce / elimina tareas de resumen
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Operaciones básicas con MS Project
Introducción de los datos básicos del proyecto
Configuración del calendario
Ajuste de la escala temporal (laborables y no laborables)
Estilos de barras (barras y texto)
Ajuste de la cuadrícula
Introducción de las tareas (hitos y actividades)
Creación de tareas de resumen
288 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Formación de la red de precedencias
Diagrama de Gantt
Diagrama de red. Camino crítico
Asignación de recursos.
Introducción de los datos básicos del proyecto
289 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
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Configuración del calendario
290 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
Ajuste de la escala temporal (I): días laborables
291 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
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Ajuste de la escala temporal (II): períodos no laborables
292 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
Ajuste de la cuadrícula
293 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
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Ajustes de la escala temporal y de la cuadrícula
294 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Estilos de barras (I)
295 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
13
Estilos de barras (II)
296 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Introducción de las tareas (hitos y actividades)
297 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
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Creación de tareas de resumen
Desplazamos las actividades
secundarias respecto de la principal
298 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
Seleccionamos lasactividades secundarias
Formación de la red de precedencias (I)
299 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
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Formación de la red de precedencias (II)
300 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Formación de la red de precedencias (III)
301 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
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Diagrama de Gantt
302 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
Diagrama de red: camino crítico
303 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
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Asignación de recursos …
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… y ¡muchas cosas más!
305 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MUIC 2013-14
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Ejercicio 11: El acto secreto (I)
Ha llegado a nuestras manos un informe cifrado y confidencial sobre laió d l i i l l di ió d lpreparación de un acto en el que participara la alta dirección de la
empresa
Sabemos por una fuente bien documentada que el proceso de preparaciónse iniciara el 08 de Noviembre de 2005
Nos interesaría asistir pero para poder reaccionar y conseguir que nosinviten necesitamos conocer la fecha en que se realiza en evento
En el documento aparece una tabla que parece ser la planificación de la
306 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
preparación del acto pero no es inmediato averiguar la fecha en que seproducirá.
¿QUÉ DÍA TENDRÁ LUGAR EL ACTO??
Ejercicio 11: El acto secreto (II)
Nombre de la tarea Duracion Predecesoras1 INICIO 0 dí1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 T AB02 3 dí 7FF 8
307 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días12 Lista de terminacion 1 día 11;1013 Ejecucion de flecos 3 días 1214 Ensayo general 1 día 1315 FINAL 0 días 14
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Ejercicio 11: El acto secreto (III)
Dad de alta las actividades del cuadro de tareas en la columna “Nombre de tareas”;comprobaremos que al dar de alta a cada tarea el programa le da una duración de un díacomprobaremos que al dar de alta a cada tarea el programa le da una duración de un día(”1 día?”) y le asigna una barra de color azul
Corregid la fecha de inicio del proyecto y poned la fecha correcta. Ir al menú “Proyecto”e introducir en el menú “Información del proyecto” la fecha de inicio de 8 denoviembre de 2005
Introducid las ligaduras entre las tareas:
Ir a la ficha de información de la tarea y, una vez allí, en el apartado “Precedentes”introducid los datos del cuadro
o Cuando sólo aparece el numero de la línea de la tarea precedente significa que
308 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
o Cuando sólo aparece el numero de la línea de la tarea precedente significa quetenemos una ligadura FC (final–comienzo) con una posposición de 0 días
o Cuando aparece la codificación 4CC+2 días significa que la actividad de la línea 4es precedente con la ligadura comienzo–comienzo y una posposición de 2 días
¡Y ya tenemos el diagrama de flujo del proyecto!.
Ejercicio 11: El acto secreto (IV)
Id Nombre de tarea Duración
1 INICIO 1 día?2 Tarea 01 1 día?3 Tarea 02 1 día?4 Tarea 10 1 día?5 Tarea 11 1 día?6 PLAZO PARCIAL 1 día?7 Tarea A01 1 día?8 Tarea B01 1 día?9 Tarea AB02 1 día?10 Tarea AB03 1 día?
M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X Jnov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05
Diagrama de flujo
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10 Tarea AB03 1 día?11 Tarea AB04 1 día?12 Lista de terminacion 1 día?13 Ejecucion de flecos 1 día?14 Ensayo general 1 día?15 FINAL 1 día?
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Introducid la duración de cada tarea en la columna “Duración”:
Ejercicio 11: El acto secreto (V)
Cuando la tarea dura 0 días (hito), el programa convierte la barra en unrombo negro y pone la correspondiente flecha
Cuando la tarea tiene una duración diferente de 0, la barra se alarga enfunción de la duración
Una vez introducido el factor tiempo nuestro diagrama de flujo se haconvertido en un cronograma. Debería terminar el 9 de diciembre.
310 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
Ejercicio 11: El acto secreto (VI)
Id Nombre de tarea Duración Predecesoras
1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días12 Li t d t i i 1 dí 11 10
08/11
18/11
M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M Xnov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05 26 dic '05
Cronograma
311 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
12 Lista de terminacion 1 día 11;1013 Ejecucion de flecos 3 días 1214 Ensayo general 1 día 1315 FINAL 0 días 14 09/12
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¿Cuál es el camino crítico?
Ejercicio 11: El acto secreto (VII)
Id al menú “Formato” y al submenú “Estilos de barra…” ;dad de alta una nueva barra
En el campo “Nombre” escribiremos “Camino Crítico”
En el campo “Aspecto” definiremos el color rojo
En el campo “Mostrar para tareas” elegiremos que lo haga para las“tareas críticas”
Finalmente aceptaremos.
312 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
Ejercicio 11: El acto secreto (VIII)
Id Nombre de tarea Duración Predecesoras
1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días12 Li t d t i i 1 dí 11 10
08/11
18/11
M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M Xnov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05 26 dic '05
Camino crítico
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12 Lista de terminacion 1 día 11;1013 Ejecucion de flecos 3 días 1214 Ensayo general 1 día 1315 FINAL 0 días 14 09/12
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¿Estamos seguros que el acto se celebrará el 9 de diciembre?
Ejercicio 11: El acto secreto (IX)
Id al menú “Herramientas” y al submenú “Cambiar el calendario laboral”
Situémonos en el mes de Diciembre
Recordemos que el 6 y el 8 de diciembre son festivos
Marquemos los dos días como “Periodo no laborable”
Finalmente aceptaremos.
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¿Todo sigue igual?
Ejercicio 11: El acto secreto (X)
Id Nombre de tarea Duración Predecesoras
1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días
08/11
18/11
M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M Xnov '05 14 nov '05 21 nov '05 28 nov '05 05 dic '05 12 dic '05 19 dic '05 26 dic '05
Cronograma con la fecha correcta
315 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
12 Lista de terminacion 1 día 11;1013 Ejecucion de flecos 3 días 1214 Ensayo general 1 día 1315 FINAL 0 días 14 13/12
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Ahora vamos a dar un nuevo look a nuestro diagrama
Ejercicio 11: El acto secreto (XI)
Como no nos gusta que aparezca en la escala principal la semana con lafecha de los lunes y la escala secundaria con los días de la semana,iremos al menú “Formato” y al submenú “Escala temporal”
Cambiaremos el nivel intermedio de semanas a meses
Cambiaremos la etiqueta del nivel inferior de letras (L,M,X,…) a números(1,2,3,…)
El diagrama es un poco pobre y nos resulta difícil identificar la
316 © BdCMM 2005ProMa MEC 2012-13ProMa MEC 2012-13
El diagrama es un poco pobre y nos resulta difícil identificar lacorrespondencia entre las tareas y las barra. Iremos al menú “Formato”y al submenú “Cuadrícula”
Añadiremos líneas a las “Filas de Gantt”
Añadiremos líneas punteadas a las “Líneas de nivel inferior”.
¿Está mejor?
Ejercicio 11: El acto secreto (XII)
Id Nombre de tarea Duración Predecesoras
1 INICIO 0 días2 Tarea 01 6 días 13 Tarea 02 3 días 24 Tarea 10 3 días 15 Tarea 11 5 días 4CC+2 días6 PLAZO PARCIAL 0 días 3;57 Tarea A01 3 días 68 Tarea B01 4 días 6FC+1 día9 Tarea AB02 3 días 7FF;810 Tarea AB03 3 días 9FF+2 días11 Tarea AB04 3 días 10CF+2 días
08/11
18/11
08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15diciembre
Imagen final
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12 Lista de terminacion 1 día 11;1013 Ejecucion de flecos 3 días 1214 Ensayo general 1 día 1315 FINAL 0 días 14 13/12
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Como en todo proyecto (que se precie) han surgidos imprevistos; así, nos llegal i f ió l T 11 ll t d 2 dí
Ejercicio 11: El acto secreto (XIII)
la información que la Tarea 11 lleva un retraso de 2 días
¿Cómo afecta eso a nuestro cronograma?
¿Qué retraso nos ha provocado el alargar la Tarea 11 2 días?
¿Que pasará si en esta tarea se produce otro retraso?
¿Qué tareas nos podemos permitir que se retrasen?
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¿Cuánta holgura podemos permitir en la Tarea A01?.
EL CASO ÁLVARO
Cronograma de trabajos
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