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Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 - ITSON · PDF fileHoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 -3 - ¿Qué es Excel? Excel es una aplicación del tipo de hoja de cálculo,

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Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010

- 1 -

Índice

Introducción ....................................................................................................................... - 2 - Objetivo ............................................................................................................................. - 2 -

¿Qué es Excel?................................................................................................................... - 3 - ¿Para qué sirve? ................................................................................................................. - 3 - Ventajas ............................................................................................................................. - 3 - Libro de trabajo ................................................................................................................. - 3 - ¿Cómo empezar a trabajar con Excel? .............................................................................. - 4 -

Hoja de cálculo .................................................................................................................. - 5 - Elementos de la ventana de Excel ..................................................................................... - 6 -

Barra de título ................................................................................................................ - 6 - Barra o pestañas de opciones ......................................................................................... - 6 -

Cinta de opciones .......................................................................................................... - 6 - Archivo ...................................................................................................................... - 6 - Inicio .......................................................................................................................... - 7 -

Insertar ....................................................................................................................... - 7 -

Diseño de página ....................................................................................................... - 7 - Formulas .................................................................................................................... - 7 - Datos .......................................................................................................................... - 7 -

Revisar ....................................................................................................................... - 8 - Vista ........................................................................................................................... - 8 -

Comandos más importantes de las Cintas de Opciones de Excel...................................... - 9 - Archivo ...................................................................................................................... - 9 - Inicio .......................................................................................................................... - 9 -

Insertar ....................................................................................................................... - 9 -

Diseño de página ....................................................................................................... - 9 - Fórmulas .................................................................................................................... - 9 - Datos .......................................................................................................................... - 9 -

Vista ........................................................................................................................... - 9 - Barra de fórmulas ........................................................................................................ - 10 -

Barra de etiquetas ........................................................................................................ - 10 - Barra de estado ............................................................................................................ - 10 -

Barras de desplazamiento ............................................................................................ - 10 - Empecemos a trabajar. ..................................................................................................... - 12 - ¿Cómo introducir datos en mi hoja de cálculo? .............................................................. - 12 - ¿Cómo editar la información? ......................................................................................... - 12 -

¿Cómo borrar datos? ........................................................................................................ - 12 - ¿Cómo cambiar el tamaño de las columnas y filas? ........................................................ - 13 - Combinar y centrar celdas ............................................................................................... - 14 -

Insertar fórmulas y funciones .......................................................................................... - 14 - Elaborar gráficas .............................................................................................................. - 15 - ¿Cómo cierro mi hoja de cálculo? ................................................................................... - 16 - Conclusión ....................................................................................................................... - 17 -

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Introducción

En la actualidad existen distintos programas que se pueden utilizar para llevar

las cuentas familiares o hasta los más complejos cálculos financieros sin la

necesidad de ser un experto en matemáticas para poder utilizarlos.

Uno de los programas que nos permite realizar este tipo de operaciones es

Excel, pues es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se

encuentran integradas en el conjunto de programas Microsoft Office.

Quizás pensemos que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora,

pero qué ocurre si nos equivocamos al introducir un número en una suma de

20 dígitos, tendríamos que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel

no importa si nos equivocamos al introducir un dato, simplemente corregimos

el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Objetivo

Al finalizar el curso los participantes adquirirán los conocimientos básicos de

los elementos de Excel con la finalidad de que puedan utilizarlo en su ámbito

laboral y personal.

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- 3 -

¿Qué es Excel? Excel es una aplicación del tipo de hoja de

cálculo, integrada en el entorno Windows, y

desarrollada por Microsoft, en la cual se

combinan las capacidades de una hoja de

cálculo normal, base de datos, programa de

gráficos bidimensionales y tridimensionales,

lenguaje propio de programación y generación

de marcos; todo dentro de la misma aplicación.

¿Para qué sirve?

Se utiliza para organizar, calcular y analizar datos económicos. Una hoja electrónica de

cálculo de Excel permite crear, manipular y analizar la información de una manera eficiente

y sencilla. También permite elaborar gráficas con la misma información que procesa.

Ventajas

La hoja de cálculo electrónica es utilizada en administración o cómputos de

oficinas, además se puede dar diferentes usos en hogares para la elaboración de

listas de consumo, o cualquier aplicación que necesite de cálculos (cálculos de

obras, requerimientos de materiales para la elaboración de productos, estadísticas).

Se pueden crear gráficos fácilmente, así como intercambiar información con otros

programas como Microsoft Word, Microsoft PowerPoint para que ésta pueda ser

presentada a otros, en cualquier formato.

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en

este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que la computadora los

reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo

con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en

la barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 - Microsoft

Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando

dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el

nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque

el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si observamos la parte inferior de la ventana

de Excel encontraremos las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas

nombradas de la siguiente manera: Hoja1, Hoja2...

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Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas

las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

¿Cómo empezar a trabajar con Excel? La forma correcta de iniciar Excel es utilizar el botón Inicio ubicado en la parte inferior

izquierda de la pantalla, posteriormente nos desplazamos por los siguientes botones: Todos

los Programas / Microsoft Office / Microsoft Office Excel 2010.

Otra manera de abrir Excel es directamente del escritorio haciendo doble clic sobre el ícono

correspondiente al programa.

1 2

3

4

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- 5 -

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de

trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran

cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas; una columna es el conjunto de

celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras.

Una fila es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denomina como Celda y se nombra con la

letra de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la

primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha

celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las

demás.

Nota: Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16,384 columnas

(XFD) y 1, 048,576 filas.

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Elementos de la ventana de Excel

Barra de título

La barra de título es la que se encuentra en la parte superior de nuestra pantalla, en ella

aparece el nombre de la aplicación (Microsoft Excel) y el nombre del archivo que está

abierto en el momento.

Barra o pestañas de opciones

La barra o pestañas de opciones permite abrir los menús que dan acceso a los comandos

más importantes del programa los cuales son archivo, inicio, insertar, diseño de página,

formulas, datos, revisar y vista.

Cinta de opciones

La cinta de opciones, dispone de los íconos (botones) con los que se pueden hacer las

operaciones más comunes e importantes; esta barra cambia dependiendo de la pestaña de

opción que esté seleccionada.

Archivo

Contiene aquellos comandos relacionados con la administración de archivos, así como las

opciones para guardar el documento, preparar la página antes de imprimir y sus opciones de

impresión.

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Inicio

Contiene los comandos que corresponden a la modificación del texto; aquellos que

permiten copiar o mover información, así como comandos para dar formato a las celdas,

búsqueda y sustitución de palabras.

Insertar

Contiene los comandos que permiten agregar todo tipo de elementos en una hoja de

cálculo, tales como tablas, imágenes (prediseñadas o desde archivo), formas, gráficas,

encabezado, pie de página, símbolos, entre otros.

Diseño de página

Con él se accede a todos aquellos comandos que nos sirven para configurar la presentación

de la hoja de cálculo; es decir, los cambios de temas, configuración, ajustar área de

impresión y algunas opciones de la hoja.

Formulas

Contienen todos los comandos para la biblioteca de funciones, nombres definidos y la

auditoría de fórmulas.

Datos

Muestra los comandos para administrar las conexiones con otros libros de texto, ordenar y

filtrar los contenidos de la hoja de cálculo, herramientas de datos y los iconos para la

creación de esquemas.

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Revisar

Facilita el corrector ortográfico, los sinónimos, idiomas, comentarios, entre otros.

Vista

Contiene los comandos de visualización de la hoja de cálculo; tales como vista normal,

diseño de página, zoom y las opciones de la ventana.

En caso de que la cinta de opciones no esté visible será necesario activarla, para esto hay

que ubicarse en la barra o pestañas de opciones, dar clic derecho con el mouse para

desplegar el menú contextual y posteriormente dar clic en la opción minimizar cinta de

opciones para activarla (puede corroborar que la cinta de opciones se ha activado cuando

NO aparezca a un lado de la opción minimizar cinta de opciones)

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Comandos más importantes de las Cintas de Opciones de Excel Archivo

Nuevo documento en blanco.

Abrir archivo.

Guardar archivo.

Imprimir.

Inicio

Combinar y centrar

Aumentar decimales

Estilo porcentual

Disminuir decimales

Estilo millares

Estilos

Formato de números de

contabilidad

Autosuma (suma)

Ordenar y filtrar

Insertar

Tabla dinámica

Minigráficos

Tabla

Ecuación

Gráficos

Símbolos

Diseño de página

Temas

Ancho

Fondo

Alto

Fórmulas

Insertar función

Autosuma

Datos

Orden A a Z

Ordenar

Orden Z a A

Filtro

Vista

Normal

Zoom

Diseño de página

Inmovilizar

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Barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

Barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo, crear nuevas o modificar las

ya existentes.

Barra de estado

En la parte inferior de la ventana está la barra de estado, muestra los controles de vista de

la hoja en la que se está trabajando.

Barras de desplazamiento

Las barras de desplazamiento horizontal y vertical se encuentran ubicadas en los bordes

de la pantalla y permiten desplazarse por la hoja de cálculo en forma rápida.

V e r t i c a l

Horizontal

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Actividad

Coloca el nombre correspondiente a cada una de los elementos que conforman la pantalla de Excel.

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Empecemos a trabajar.

¿Cómo introducir datos en mi hoja de

cálculo? Para introducir datos en nuestra hoja de cálculo,

tenemos que realizar el siguiente procedimiento.

1. Posiciónese en la celda en la que desea

escribir.

2. De un clic izquierdo sobre la celda para

que se active.

3. Introduzca la información que desee.

4. Por último de enter.

¿Cómo editar la información?

Existen tres formas para editar los datos que ingresamos en una celda, a continuación se

describe cada una de ellas.

La forma más común es dando doble clic sobre la celda que queremos editar, al

instante aparecerá el cursor dentro de la celda para que podamos modificar la

información.

Otra manera de cambiar el contenido de la celda, es seleccionando la celda que

queremos editar y dar clic directamente en la barra de fórmulas.

La tercer forma, es seleccionando la celda que deseamos editar y presionar la tecla

F2 de nuestro teclado de funciones.

Nota: Al igual que en Word y PowerPoint, se puede dar formato al contenido de las

celdas, es decir, podemos modificar el tipo, tamaño y color de fuente, la alineación,

activar las negritas, cursivas, etc.

¿Cómo borrar datos? En lugar de editar una celda se puede borrar el

contenido; para ello realicemos los siguientes pasos.

1. Seleccione la(s) celda(s) que desee borrar.

2. Dé clic derecho para desplegar el menú

contextual.

3. Por último seleccione la opción borrar

contenido.

Nota: También puede borra el contenido de una

celda seleccionando la celda y oprimiendo el botón

“Suprimir” de nuestro teclado.

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¿Cómo cambiar el tamaño de las columnas y filas?

Para cambiar el grosor de una columna, es necesario posicionarse en el extremo derecho del

nombre de la columna, el puntero del mouse debe convertirse en dos flechas apuntando

hacia la derecha y la izquierda; en caso de las filas, para cambiar el alto, tenemos que

posicionarse en el extremo inferior del número de la fila que deseamos modificar, el

puntero se debe convertir en unas flechas apuntando hacia arriba y abajo.

Ya que aparece el puntero en forma de flechas, hay que dar un clic izquierdo y dejar

presionado, ahí podemos hacer más grande o pequeño el grosor de la columna o el alto de

la fila.

Nota: Si ya ingresamos datos a alguna de las celdas, al dar doble clic sobre el extremo de

la columna o de la fila, estas se autoajustarán a las dimensiones del contenido de la

celda.

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Combinar y centrar celdas

Si lo que queremos es fusionar dos o más celdas para que formen una sola, es necesario

seguir estos pasos.

1. Seleccione las celdas que desea combinar.

2. Diríjase al botón combinar y centrar ubicado en la pestaña Inicio.

3. De clic en combinar y centrar, las celdas seleccionadas se convertirán en una sola.

Insertar fórmulas y funciones

Una fórmula combina en una celda valores con operadores, tales como el signo más (+) o

el menos (-), para producir un nuevo valor a partir de otros existentes. Las fórmulas y las

funciones siempre comienzan con el signo igual (=).

Algunas reglas a tener en cuenta al elaborar una fórmula son:

Las operaciones se realizan de izquierda a derecha.

Los Operadores permitidos son suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/),

exponencial (^), cociente (().

Los paréntesis indican en una fórmula el orden o prioridad de cálculo que se desea,

lo que alterará el resultado. Ejemplo: No es lo mismo 3+2*4=11 que (3+2)*4=20.

Nota: Los operadores * y / tienen prioridad mayor que los + y -

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Por su parte, las funciones son fórmulas matemáticas simplificadas que ya vienen definidas

por el programa Excel. De este modo se hace mucho más fácil trabajar con cálculos largos

y complicados.

Algunas de las funciones que se van a utilizar son suma, promedio, máxima, mínima, y

contar.

SUMA: suma todos los números de un rango, por ejemplo: =SUMA (Número 1; Número

2;…) =SUMA (3,2) es igual a 5

Si desea especificar celdas:

Si las celdas A1 hasta E1 contienen:

=SUMA (A1:C1) es igual a 50

=SUMA (A1:E1) es igual a 150

PROMEDIO: es la función que mostrará la media aritmética de los números de un rango

encerrado entre paréntesis, por ejemplo:

=PROMEDIO (Número1; Número2;…..)

=PROMEDIO (A1:E1) devolverá el promedio del rango A1 hasta E1

MAX y MIN: estas funciones devuelven los valores máximos y mínimos respectivamente de

una lista de números.

CONTAR: cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista de datos.

Elaborar gráficas

El gráfico es una herramienta muy útil a la hora de interpretar resultados, crea una

representación visual que facilita la comprensión global de los resultados numéricos. Los

gráficos pueden crearse de modo que queden plasmados en la hoja de cálculo en la que se

está trabajando, así como en otra hoja independiente del libro de trabajo si así se desea,

además, Excel ofrece la posibilidad de crear gráficos personalizados, según las necesidades

de cada usurario.

Para crear una gráfica es necesario realizar los siguientes pasos:

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que se desean presentar en el gráfico.

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2. Diríjase a la pestaña insertar y posiciónese en el apartado de gráficos.

3. De clic en el tipo de gráfico que deseas insertar. (En el ejemplo se inserta una

gráfica de columnas)

4. La gráfica aparecerá en la hoja de cálculo.

¿Cómo cierro mi hoja de cálculo? Para cerrar Excel se puede optar por el botón “cerrar”, ubicado en los botones de control

(parte superior derecha de la ventana).

Si el archivo tiene cambios que todavía no se han guardado, Excel pregunta si se desea

actualizar el archivo antes de cerrar el documento, usted elija la opción que desee y con

esto concluirá su hoja de cálculo.

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Conclusión Excel 2010, es un programa que nos permite organizar, calcular y analizar

datos económicos, de igual manera facilita la manipulación y análisis de la

información de una manera eficiente y sencilla. También permite elaborar

gráficas con la misma información que procesa.

Este programa puede ser utilizado en la administración, además se puede dar

diferentes usos en hogares para la elaboración de listas de consumo, o

cualquier aplicación que necesite de cálculos (cálculos de obras,

requerimientos de materiales para la elaboración de productos, estadísticas).