HOSPITAL BENJAMÍN BARNEY GASCA ESE INFORME DE AUDITORIA …hospitalfloridavalle.gov.co/.../2019/04/INFORME-AUDITORIA-TH-2.01… · Fecha de A INFORME DE AUDITORIA DE GESTION OCI

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INFORME DE AUDITORIA DE GESTION OCI

Fecha de actualización

5 de Abril de 2010

HOSPITAL BENJAMÍN BARNEY GASCA ESE NIT 891.380.055-7

Código: ECM - 03 Versión 003 Página 1 de 16

INFORME FINAL AUDITORIA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Fecha: Mayo 2 al 8 de 2.018

Proceso Auditado: Gestión del Talento Humano. Fecha: Inició: Mayo 2 de 2018 Finalizó: Mayo 8 de 2018

1. Responsable del Proceso:

Proceso Responsable

Gestión del Talento Humano Marcela Sabogal

2. Auditor:

Bibiana Morales Morales.

3. Objetivo:

a. Evaluar la conformidad en el proceso de Gestión del Talento Humano, con los

requisitos establecidos en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, las

disposiciones legales, los planes, programas y procedimientos aplicables

b. Detectar las oportunidades de mejora en todas las actividades que componen el

proceso de Gestión del Talento Humano como la Primera Dimensión del Modelo dando

aporte al cumplimiento del Plan Estratégico de la Organización.

c. Establecer el grado de avance y mejora del proceso de Gestión del Talento Humano en

el marco del Sistema Integrado de Gestión de la Organización.

d. Verificar la sostenibilidad y operación del Sistema de Control Interno de la

Organización, con especiales énfasis en riesgos, procedimientos, flujos de información

del proceso, indicadores y acciones de mejora en toda la Dimensión del Talento

Humano.

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4. Alcance de la Auditoria:

Aplica para todos los procesos que involucran la Gestión y administración del Talento Humano

en la Organización, involucrando las diferentes etapas desde el reclutamiento de personal, el

desarrollo del talento humano, y el retiro.

5. Personal entrevistado

PROCESO – CARGO FUNCIONARIO – ENTREVISTADO

Jefe de Talento Humano Auxiliar Administrativa TH.

Marcela Sabogal Estefanía Lujan

6. Documentación analizada (criterios) La normatividad vigente aplicable a las ESEs, requisitos de la organización, Ley 909 de 2.004,

procedimientos propios del proceso: Bienestar Social, Selección, Evaluación del Desempeño,

Capacitación, Inducción y Reinducción, Políticas concernientes al talento Humano en la

Organización, elementos constitutivos de la Primera Dimensión del MIPG de obligatorio

cumplimiento para las Entidades Públicas del nivel territorial.

7. Fortalezas

7.1 Disposición y condición personal de la Jefe del área para colaborar en el proceso de

Auditoria.

7.2 Actitud positiva ante las oportunidades de mejora evidenciadas, encontrándolas como

nuevos elementos que aportan a la mejora continua.

7.3 Disposición para el aprendizaje y la escucha activa.

8. Oportunidades de mejora OM

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8.1 Todos los planes y programas de ejecución anual y obligatoria formulación y cumplimiento

deben comenzar a proyectarse desde el final de la vigencia anterior, con el fin de que para el mes

de Enero (a más tardar Enero 30) estén totalmente estructurados y aprobados para iniciar su

ejecución y facilitar el seguimiento durante toda la vigencia (mes a mes).

8.2 Toda actividad que en el pasado se hiciere en cumplimiento de los procesos del área y que

actualmente no se lleven a cabo o estén proscritas, deben inmediatamente ser eliminadas de los

procesos y socializarse los cambios a TODOS los Colaboradores.

8.3 Se debe reforzar el análisis técnico de toda la información producida, con miras a evaluar el

resultado de la gestión del área, siempre en comparación con la vigencia inmediatamente

anterior, para determinar si ha existido la verdadera mejora continua a los procesos y si se

alcanzaron las metas y objetivos propuestos.

8.4 Todos los planes formulados deben ser objeto de seguimiento y evaluación, con rendición de

informe a la Gerencia siempre al final de la vigencia, se deben incluir Indicadores que midan la

satisfacción del Cliente Interno con respecto a los mismos, así mismo el gasto por UOF en dichas

actividades.

8.5 Todas las actividades que se lleven a cabo el desarrollo o cumplimiento del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo deben ser pasadas a la Oficina de Talento Humano,

ya que es esta dependencia la que debe responder por ellas cuando se requiera, en otras

palabras Seguridad y Salud en el Trabajo NO debe funcionar como “rueda suelta”.

8.6 Al inicio de cada vigencia se debe socializar a los Colaboradores de planta, su respectivo

manual de funciones (entregarlo individualmente).

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8.7 Se debe hacer una revisión exhaustiva de toda la información documentada del Proceso

contenida en el SGI de la Organización, teniendo en cuenta que todo documento debe ser

sometido a ajustes y actualización mínimo cada 2 años. Los siguientes se encuentran

desactualizados:

Así mismo se debe solicitar a Calidad dar de baja algunos formatos obsoletos o en desuso.

9. Hallazgos

De tipo Información documentada : Se solicitó la siguiente documentación

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De Gestión documental:

Historia laboral de Carmen Julia Valencia, con foliado incompleto, con disposición errática de

los folios, con rotulo de carpeta totalmente desactualizado, cuya TRD no concuerda con

ninguna de las actuales. Igual situación con las otras carpetas revisadas (Nubia Mireya

Acosta, José David Castro López). No existe una tabla o índice para darle orden a la

información encarpetada. En la carpeta del Colaborador Fernando Barrera se halló lista de

chequeo (Lista de verificación Nombramiento a Planta), sin estandarizar (da orden al foliado y

estética de la carpeta y por ende de la información consignada) también con foliado

incompleto. Carpeta de Contratista, Alfred Peña, Melissa Cabezas, Raúl Herrera sin foliar.

De la Evaluación del Desempeño:

En las carpetas de Colaboradores de Planta solo se halló la EDL para los años 2.011 y 2.012,

no se encontró para ninguno de los Contratistas a pesar de que por directriz gerencial se les

debió de concertar objetivos y evaluar bajo los formatos de la CNSC, pero sin los respectivos

logos. La Auxiliar de Talento Humano manifestó que esta información está incompleta y hasta

la fecha de la auditoria no se cumplió con el Cronograma que pasó la OCI:

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Aún no está socializada la Resolución de adopción de la Metodología para Evaluación del

Desempeño Laboral según el Acuerdo 565 de la CNSC.

Los Colaboradores responsables del Proceso de Evaluación del Desempeño no recibieron

capacitación sobre el uso y diligenciamiento de los instrumentos (formatos en Excel).

Los acuerdos de gestión o concertación de objetivos no se han aprobado por Acto

administrativo.

De la gestión propia de los procesos del área:

No se está gestionando la información en el SIGEP, la Organización debe garantizar la

depuración de la información de manera que el sistema refleje la realidad al día de la planta

de personal y contratos de prestación de servicios. Se encuentran las siguientes evidencias:

comunicados solicitando capacitación al SIGEP, respuestas del SIGEP, envío de listado de

correos de Colaboradores para la entrega de claves, PERO no se ha hecho la verificación de

que evidentemente los Colaboradores actualizaron o publicaron sus Hojas de Vida. Por lo

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tanto tampoco se hace monitoreo y seguimiento al SIGEP.

No se cuenta con la Caracterización de los Colaboradores mediante un mecanismo digital que

permite identificar la antigüedad de los servidores, el nivel académico y el género, edad, si

tienen discapacidad o condiciones especiales (prepension, cabeza de familia, afro o con fuero

sindical) para generar reportes inmediatos y confiables.

No se cuenta con un mecanismo digital (Matriz de Competencias) que permite identificar los

perfiles y competencias de todos los empleos de la planta de personal, diferenciando

requisitos de estudios y experiencia, equivalencias y conocimientos requeridos, y que genera

reportes confiables y oportunos por cada característica.

No se evidenció una Planeación estratégica para el Talento Humano con evaluación de su

eficacia.

No se elabora el Plan Anual de Vacantes y Plan de Previsión de Recursos Humanos.

No hay seguimientos ni informe o análisis técnico sobre la ejecución de los siguientes planes:

Bienestar e Incentivos, Institucional de Capacitación, de Gestión del área.

En el documento GTH-05 Anexo 3 Plan de Bienestar Social e Incentivos 2018 (entregado por

la Auxiliar Estefanía Lujan) , que se compone de 15 folios igual al de la vigencia 2.017, llama

la atención que en las páginas 5 y 6 punto 4 Diagnostico de Necesidades, la información es

EXACTAMENTE IGUAL en las 2 vigencias , solamente difiere en 2 porcentajes, Lo que no

deja de ser más que curioso y deja en duda la confiabilidad de los datos consignados, y

consecuentemente de que el PLAN DE BIENESTAR en realidad refleje lo que los

Colaboradores piensen del mismo o hayan manifestado como sus necesidades en la

Encuesta que diligenciaron.

No existe el informe (análisis técnico) sobre las Jornadas de Inducción y Reinducción

realizadas en la vigencia anterior con cálculo de Indicadores de impacto, eficacia, además la

constancia o certificación de la asistencia a dichas jornadas debe reposar en cada carpeta del

Colaborador (ya sea planta o contratista).

No se cuenta con mecanismos descritos como información documentada para evaluar

competencias para los candidatos a cubrir vacantes temporales o de libre nombramiento y

remoción.

No se cuenta con información confiable y oportuna sobre indicadores claves como rotación de

personal (relación entre ingresos y retiros), movilidad del personal (encargos, comisiones de

servicio, de estudio, reubicaciones y estado actual de situaciones administrativas), ausentismo

(enfermedad, licencias, permisos), prepensionados, cargas de trabajo por empleo y por

dependencia, personal afrodescendiente y LGBTI.

No se cuenta con información confiable sobre los Servidores que dados sus conocimientos y

habilidades, potencialmente puedan ser reubicados en otras dependencias, encargarse en

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otro empleo o se les pueda comisionar para desempeñar cargos de libre nombramiento y

remoción.

No se lleva registros de todas las actividades de bienestar y capacitación realizadas, tampoco

se cuenta con información sistematizada sobre número de asistentes y servidores que

participaron en las actividades, incluyendo familiares.

Para el PIC no se han tenido en cuenta (porque no se han reportado) las necesidades de

capacitación reflejadas en la Evaluación del Desempeño Laboral.

Se evidenció un PIC apenas en estructuración, sin asignación de presupuesto.

En el Plan de Bienestar formulado para la vigencia se eliminaron las actividades relacionadas

con las Cajas de Compensación Familiar, que son de vital importancia porque son aliados

estratégicos para algunos programas o actividades que mejorarían la calidad de vida del

Colaborador, pero en el Cronograma si se encuentran (hay contenidos no coherentes).

En el Plan de Bienestar 2.018 tampoco se tuvieron en cuenta decisiones de la Alta Dirección

(no se reflejan) en el documento.

No se evidenció informe o consolidado de la aplicación de la Encuesta de Necesidades de

Bienestar para la vigencia (se está estructurando a pesar de que se aplicó hace más de 2

meses ¿?).

En el Plan de Bienestar no se incluyeron las siguientes actividades:

-Promoción de programas de vivienda.

-Relacionadas con Adaptación Laboral

-Preparación a los Prepensionados, despedida a los que nos dejan (se deben dejar explicitas

para justificar el gasto, ya que se evidenció que les fueron entregados a 2 Colaboradores una

distinción y regalo, pero no figuran en el plan).

-Relacionadas con Cultura Organizacional

-Artísticas y culturales (no confundir con las tardes lúdicas).

-Celebración del día del Servidor Público (27 de Junio).

No hay informes trimestrales de la Comisión de Personal dirigidos a la CNSC y a la Gerencia

que describan su gestión.

No hay informes trimestrales del Comité de Convivencia Laboral.

No se evidenciaron actas durante la vigencia 2.017 de la Comisión de Personal ni del Comité

de Convivencia Laboral y durante lo que lleva de transcurrido la vigencia 2.018 solo hay 1 acta

de cada uno (fecha enero).

No hay actas de reunión del Comité Docencia-Servicio en el 2.017 como tampoco en la

vigencia 2.018 a pesar de que han existido estudiantes en práctica rotando por la ESE.

Se evidenció que no hay gestión del conocimiento adquirido, por lo tanto los Colaboradores

que se retiran de la Organización no transmiten la información ni el conocimiento adquirido,

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esta situación lleva a tropiezos en el funcionamiento de los procesos y la gestión cuando

alguno de los Colaboradores se incapacita o se ausenta por cualquier motivo, ya que no hay

quien lo reemplace a cabalidad en sus funciones.

A pesar de que la actualización del Código de Ética y Buen Gobierno se ha dejado como tarea

en el Plan Anticorrupcion y de Atención al Usuario desde hace 2 años, no se ha logrado ni

siquiera iniciar, además debe hacerse la transición hacia un Código de Integridad.

No se evidencian acciones del área de Talento Humano con ocasión de la Convocatoria No.

426 de la CNSC como: socialización de admitidos/no admitidos, pedagogía para el OPEC,

pedagogía para las reclamaciones y socialización de Ejes temáticos para las pruebas.

Se evidenció el desconocimiento sobre la Gestión del Riesgo que se lleva a cabo en la

Organización para el proceso de Talento Humano por parte de los Colaboradores del área.

10. Conclusiones, Sugerencias y Recomendaciones: Es más que lógico entender que los procesos y actividades del área se han visto

comprometidos por la ausencia de un Líder con el perfil y las competencias requeridas durante la mayor parte del tiempo en la vigencia pasada, pero aun así hay actividades que por normatividad o legalidad no deben ser suspendidas como son el funcionamiento de la Comisión de Personal, el Comité de Convivencia Laboral, la Evaluación del Desempeño Laboral y la constante revisión de la información documentada; además el área cuenta con una Funcionaria que es Tecnóloga en Talento Humano y es quien debe liderar el conocimiento y la gestión en ausencia de un “titular”.

Se debe llevar una gestión enfocada en la simplificación de procesos y la planeación con seguimiento a la ejecución, con el fin de cerrar el ciclo de mejora continua P-H-V-A, no solo limitarse a estructurar Planes, sin medición, sin evaluación.

El área debe coordinar lo pertinente para que los servidores públicos presenten la Declaración de Bienes y Rentas entre el 1° de junio y el 31 de julio de cada vigencia.

Se deben establecer mecanismos de evaluación periódica del desempeño en torno al servicio al ciudadano diferentes a las obligatorias.

El PIC debe tener una fase de sensibilización documentada que se evalua y que genere mejoras.

El PIC por normatividad debe incluir actividades de Buen Gobierno, Contratación publica, cultura organizacional, gestión administrativa, Derechos Humanos, gestión documental, gestión financiera, gobierno en línea, servicio al ciudadano, sostenibilidad ambiental, gestión de las TICs.

Por normatividad se debe desarrollar el programa de Bilingüismo en la Organización (incluir en el PIC).

En el trámite de la nómina se llevan registros de todas las variables y se deben hacer análisis

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periódicos para tomar decisiones (informe escrito). Se debe contar con cifras de retiro de servidores y su correspondiente análisis por modalidad

de retiro, además debe existir un informe acerca de las razones de retiro que genere insumos para el plan de previsión del talento humano.

La entidad debe realizar actividades de programas de desvinculación asistida a la totalidad de las personas que se desvinculan por pensión, por reestructuración o por finalización del nombramiento provisional y evaluar el impacto de estas actividades, estas actividades pueden ir en sintonía con las formuladas en el Plan de Bienestar.

La ESE debe implementar mecanismos para gestionar el conocimiento que dejan los servidores que se desvinculan con la totalidad de las personas que se retiran, y evaluar el impacto de la implementación de esos mecanismos.

En general se deben implementar las Rutas de creación de Valor para el Talento Humano en la Organización: Ruta de la Felicidad, Ruta del Crecimiento, Ruta del Servicio, Ruta de la Calidad y la Ruta del Análisis de Datos.

Se debe desarrollar el Programa de Entorno Laboral Saludable de acuerdo a lineamientos de la Funcion Publica, asi mismo se debe implementar el Programa de Estado Joven en la Organización.

11. Resultados de la Autoevaluación de la Gestión Estratégica del Talento Humano en la ESE.

Calificación total:

47,8

0

20

40

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80

100

POLÍTICA GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL TALENTO HUMANO

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Calificación por Componentes:

Calificación por Categorías:

PLANEACION

66,4

43,3 45,4

25,8

0

20

40

60

80

100

PLANEACIÓN INGRESO DESARROLLO RETIRO

98

69

46

100

80

0

20

40

60

80

100

Conocimientonormativo y del

entorno

Gestión de lainformación

PlaneaciónEstratégica

Manual defunciones y

competencias

Arregloinstitucional

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INGRESO

DESARROLLO

RETIRO

16

53 50

80

100

0

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40

60

80

100

Provisión delempleo


Meritocracia Gestión deldesempeño

Conocimientoinstitucional

100

40 3443 47

30

64 70

20

100

43

0

20

40

60

80

100

20 20

45

50

20

40

60

80

100


Administracióndel talentohumano

Desvinculaciónasistida

Gestión delconocimiento

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Calificación por Rutas de Creación de Valor:

Desagregación de las Rutas de Creación de Valor:

47 4958

50 46

0

20

40

60

80

100

Ruta de laFelicidad

Ruta delCrecimiento

Ruta delServicio

Ruta de laCalidad

Ruta delAnálisis de

datos

5545 41 44 48 52 52

45

6254

48 51 46

0

20

40

60

80

100

Ento

rno fís

ico

Equili

brio labora

l-pers

onal

Sala

rio e

mocio

nal

Innovació

n

Cultura

de lid

era

zgo

Bie

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lento

Lid

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gridad

Ente

nder

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ato

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Ruta de la Felicidad Ruta del Crecimiento Ruta del Servicio Ruta de lacalidad

Ruta delAnálisis

deDatos

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RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DE LAS RUTAS DE VALOR

Calificación total:

5,00

20

40

60

80

100

CÓDIGO DE INTEGRIDAD

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Calificación por Componentes:

Calificación por Categorías:

Condiciones institucionales idóneas para la implementación y gestión del Código de Integridad

5,00,00

20

40

60

80

100

Condiciones institucionales idóneaspara la implementación y gestión del

Código de Integridad

Promoción de la gestión del Código deIntegridad

5,00,0

6,70

20

40

60

80

100

Realizar el diagnóstico delestado actual en temas

de integridad

Paso 1.Generar espaciosde retroalimentación

Paso 2. Fomentar losmecanismos de

sensibilización, inducción,reinducción yafianzamiento

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Promoción de la gestión del Código de Integridad

La oficina de Talento Humano, en cabeza de la Jefe debe formular el Plan de Mejoramiento

respectivo que será objeto de seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno.

Elaboró:

BIBIANA MORALES MORALES Asesora de Control Interno

Firma

Aprobó:

HAROLD O. RODRIGUEZ V. Gerente

Firma

0,0 0,00

20

40

60

80

100

Ejecutar el Plan de gestión del Códigode integridad

Evaluación de Resultados de laimplementación del Código de

Integridad

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