En Proceso

Observación nO6Al Jefe del Indecl a fin que disponga al Sub Jefe del Inded, a fin queInstruya:Al director nacional de Loglstica, Implementen las recomendacionescontenidas en el Memoréndum de Control Intemo y su ampliación, que

7Examen EspecialExamen Especial al AlmacénGeneral del INDECI, Periodo2006

012-2009-2-3376

En Proceso

En Proceso

Al Jefe dellnded,Que a través del Sub Jefe dellnded, disponga que:El director regional dellnded Norte, al mas breve plazo, con apoyo dela Oficina de Asesoría Jurldica, requiera a los responsables de losalmacenes adelantados el esclarecimiento de los bienes faltantesestablecidos en el inventario flsico de bienes, asl como fa remisión delas NEAS y PECOSAS suscritas.

Recomendación de la Debilidad n° 8 (En proceso)

Observación nO7Al Jefe dellndeci disponga al Sub Jefe que Instruya·Al Director Regionallndecl Norte - Sede Plura.Cumplan con implementar las recomendaciones contenidas en elMemoréndum de Control Intemo, que e la fecha de emisión delpresente informe, se reportan como pendientes.

Al Director Nacional de Prevención en coordinación con la Oficina deAsesoria Juridlca dellndeci y el director nacional de LoglsUca, agotentodas las aoclones administrativas necesarias para que en el marco delContrato nO036-2007-INDECI/12.0, Cláusula Octava Responsabilidadpor Vicios ocultos, se requiera al consultor la reformulación de losinformes penoales presentados con deficiencias y que nocontribuyeron a la solucion de la probernátca planteada,

Al Sub Jefe dellndecl, a fin que instruya.

8

6

Examen Especial

Examen Especial

Examen Especial DirecciónReglonallndecl Tumbes ya laex DRDC de Plura, Periodo2007 y 2008

004-2009-2-3376

Examen especial a lasContrataciones yAdquisiciones de Bienes yServicios, Periodo 2007

010-2008-2-3376

En Proceso

(Que la Oficina de Asesorla Jurldlca, adopte las acciones legales Quefueran neoesarias para el recupero del 25% del Fondo de Garantladevuelto Indebidamente a contratistas y establecer el Inicio delprocedimiento administrativo sancionador en tomo a la determinaciónde responsabilidades detectadas por la Comisión de LIquidación deObras, a través de los Informes Técnicos; debiendo para ello, solicitar ala Dirección Nacional de Prevención, los documentos o expedientesQue contengan situaciones Irregulares por la devoludón Integra de losFondos de Garantla, Identificando a los contratistas que eJecutaronlasobras, a los responsables Que devolvieron dichos fondos, montos yobras correspondientes.

Al Jefe dellndeci

Examen Especial

Examen Especial a losProceso de Liquidación yTransferencia de Obrasejecutadas por Convenio opor Contrata 1992 -1998

004-2008-2-3376

En Proceso

Que, la Gerencia Nacional de Prevención en coordinación con elJefe de la Oficina de Administración, deben efectuar la conciliacióny aplicar los procedimientos respectivos para su registro contablede los desembolsos de dinero de las obras ejecutadas en losejercicio 1992 al 2001, con la finalidad de regularizar en libros estasobras.

Al Sub Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil

5

En Proceso

Que, el Jefe de la Oficina de Administración y la Oficina deContabilidad deberá disponer al mas breve plazo un trabajoespecial de Investigación, anélisis y regularización el rubro gastospagados por anticipado que se vienen arrastrando de anosantenores, con la finalidad de reaUzar las regularizaciones a Quehubiera lugar en las cuentas encargos generales y en anticiposconcedidos a contratistas.

Al Sub Jefe del Instituto NaCional de Delensa Civil.

RECOMENDACiÓN

3

N° deRECOMENDACiÓN

Audltorla Financiera

TIPO DE INFORMEDEAUDITORIA

Informe Largo de AudltorlaFinanciera Operativa al 31 deDiciembre de 2OOS"

008-2007-3-0235

ESTADO DE LARECOMENDACiÓN

N° DEL INFORME DEAUDITORIA

ESTADO DE IMPLEMENTACiÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORIA ORIENTADAS A LA MEJORA DE LA GESTiÓN

Direcllva W01S- 201S-CG/GPROD 'Implementación y seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditoria y su publicación en el Portal de Transparencia Estándar de laEntidad'

Entidad: I Instituto Nacional de Defensa Civil -INDECI

Periodo de seguimiento: 11 de julio al31 de agosto de 2017

Anexo W 02: FORMATO PARA PUBLICACiÓN DE RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORIA ORIENTADASA MEJORAR LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD

2

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

Que la Oficina General de Administración implemente mecanismos decontrol para cautelar Que los contratos se suscriban en concordanciacon la condición para el plazo de entrega prevista en las bases deprocesos de contratación; asi como, para Que las órdenes de compray/o servicios derivadas de las mismas se emitan y entreguen en suoportunidad

Al señor Jele del lndeci, para que en el ejercicio de sus atribuciones,disponga'

Que la Dirección de Pollticas Planes y Evaluación elabore y propongacon la prioridad del caso, la actualización y modificación del Manual deOrganización y Funciones sobre la base del Reglamento deOroanización y Funciones vklente dellndeci.

Al señor Jefe del Indecl, para Que en el ejercicio de sus atribucIones,disponga:

Que la Dirección Nacional de Loglstica prepare un proyecto denormativa Intema en la Que se establezcan reglas o protocolos dealmacenamiento de bienes de ayuda humanitaria, para las actividadesde: clasificación, ordenamiento, oroanización v desolazamiento.

Recomendación de la Debilidad n.o4 (Pendiente)Que el Jefe dellNDECI disponga Queel Sub Jefe dellndeci:

Inste al director nacional de Logistlca para Que realice las acciones quecorresponda a fin de su disposición final de los purificadores de aguaasl como el automóvil Volkswagen que se encuentran ubicados en elalmacén de la DRI Norte Plura previa calificación y Justificacióndocumentada del uso y destino de los mismos.

Recomendación de la Debilidad nO3 (En Proceso)Que el Jefe dellndeci disponga Queel Sub Jefe dellndeci

8

7

7

En Proceso

En Proceso

En Proceso

Instruya al director nacional de Loglstica para que en coordinación conla Oficina de Planificación y Presupuesto establezca un plazoperentorio para actualizar los manuales de procedimientos en relacióna las acciones Que se siguen en la ejecución de los procesos delAlmacén Nacional General concordantes con la nueva normativaaplicable al Indecl especialmente la Ley y Reglamento del SistemaNacional de Gestión del RlesQode Desastre - SINAGERD.

Recomendación de la Debilidad n.O1 (En Proceso)Que el Jefe dellNDECI disponga Queel Sub Jefe del Indecl:

Disponer al Sub Jefe del Indeci Que se establezcan lineamientosadministrativos Internos para normar la planificación previa Quepermitapríorizar, agilizar y mejorar la eficiencia en los Procesos deAdquisiciones y Contrataciones, formulando el Plan Loglstlco y losproyectos de PIA, PAC con la antelación debida de acuerdo a loestablecido en la Directiva del OSCE respecto al Plan Anual deContrataciones - PACo

Al Jefe deIINDECI'

Disponer al Sub Jefe del INDECI, se evalúe la conveniencia de Incluiren las bases de los procesos de selección de los bienes de ayudahumanitaria Que correspondan, las Normas Técnicas Peruanas aaplicar por el Organismo Certificador acreditado ante INDECOPI -oarala oetenmnacon e a muestriY la conformidad de calidad, a fin deeVitar Interpretaciones distintas y la dilación en ra entrega delCertificado de Conformidad de Calidad; o en su defecto se senalen conprecisión las normas a emplear

Al Jefe dellndeci:

6

4

Examen Especial

Examen especial

Examen Especial

Examen Especial at lndec 'AlProceso de adquisición deBienes', Periodo 2012 y 2013

734-2014-CG-TRAB-EE

Examen Especial a laadministraCIón, supervisión ycontrol de los bienes deayuda humanitaria QueINDECI proporciona a losGobiernos Regionales,penodo del 01 de enero del2009al 31 diciembre de 201'

003-2012-2-3376

Examen Especial a lasAdquisiciones de bienes deayuda humanitaria para elabastecimiento dealmacenes, Periodo 2009 .20'1

002·2012-2-3376

-:Al Jefe dellndecl, para Quea través del Sub Jefe dellndeci, dispongaQue.El director naoonat de Logistica en coordinación con el~efe de laOflctna de Asesorla Jurldlca evalue la situación legal de os bieneslfítemados en los almacenes a cargo del Almacén General del Indecl(Sede Central) a efectos de darle priondad a la devolucion de losarticulos Que no cumpfleron con las especificaciones técnicassolicitadas y ejercer la debida cautela del marco leqal vi!lente

Recomendación de la Debilidad n° 11 (en proceso)

a la fecha de emisión del presente informe, se encuentran pendientes.

RECOMENDACIÓNN° deRECOMENDACiÓN

TIPO DE INFORMEDE AUDlTORIA

ESTADO DE LARECOMENDACiÓN

N° DEL INFORME DEAUDITORIA

3

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

Que la Oficina General de Administración, a través de la Oficina deLoglstica coordine con las unidades orgánicas correspondientes, paraque designen a los servidores que Integrarán los comités especiales,con la finalidad de capacitarlos oportunamente respecto a lasactividades que deben realizar y la responsabilidades que asumen, deacuerdo a lo previsto en la normativa de contrataciones vigenteAsimismo, en la propuesta de designación de los miembros del ComitéEspecial, se tenga en cuenta lo establecido en el articulo S· delReglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, asi como sebrinde las facilidades y el apoyo necesano para el desarrollo de sulabor.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración, a través de la Oficina deLoglstica Imparta lineamientos a los encargados de realizar losestudios de las posibilidades que ofrece el mercado, a fin que dencumplimento a la normativa de contrataciones vigente.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga'

Que la Oficina General de Administración, a través de la Oficina deLogistica, en los actos previos a los procesos de selección, elaborecronogramas de trabajo a fin que las unidades orgánicas Involucradas,como área usuaria, Oficina General de Planificación y Presupuesto,Secretaria General, etc., conozcan los plazos con los que cuentan pararealizar las gestiones respectivas, y no afecten el desarrollo delproceso de contratación de los bienes y/o servicios.

A través de la Secretaria Generai, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración emita los lineamientosnecesarios y ejerza una supervisión efectiva a la Oficina de Loglstlca,respecto a la ejecución del Plan Anual de Contrataciones, definiendofunciones y plazos en sus integrantes, a efectos de iniciar en laoportunidad debida, las acciones previas de los procesos de selecciónprogramados, con la finalidad de contar con los bienes y/o serviciossolicitados, en las fechas arooramadas v con la calidad reauerida.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración y la Oficina de Loglstica denestricto cumplimiento a las pronunciamientos, resoluciones u otrasdisposiciones que emita el Organismo Superior de Contrataciones -OSCE, asl como a la normativa de contrataciones del Estado,relacionada al deslinde de responsabilidades, de cuyos resultadosdeberá informar al Órgano de Control Institucional.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración mediante la Oficina deLogistica, establezca mecanismos de supervisión y control respecto ala etapa de ejecución contractual, a fin que cualquier modificación porampliación de plazo u otro sea autorizado por la autoridad competentey formalizado a través del documento pertinente; asimismo, para laverificación oportuna del cumpllmlenlo de las condicionescontractualeshasta la liquidación de los respectivos contractos, aplicando lanormativa de contratación pública Quecorresponda.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

RECOMENDACiÓN

s

3

2

12

4

2

N° deRECOMENDACiÓN

Que la Oficina General de Admlnlslración efectúe las accionespertinentes para el recupero de S/.9 362,8S por la vla administrativa, /dlentecaso contrario se requiera el inicio de las acciones legales quecorrespondan, teniendo en consideración que su inconducta funcionalno se encuentra sujeta la potestad sancionadora de la ContraloriaGeneral de la República.

ExamenEspecial

ExamenEspecial

TIPO DE INFORMEDE AUDITORIA

Examen Especial al Indecl 'Alos Procesos de Contrataciónde Bienes y Servicios"Periodo 2013

0002-2014·2·3376

Examen Especial al Indeci'Proceso deaprovisionamiento parabrindar apoyo alimentarioestablecido en la Ley dePresupuesto 2013, Periodo2013

0001·2014-2-3376

ESTADO DE LARECOMENDACiÓN

N" DEL INFORME DEAUDITORIA

En ProcesoDisponer que la Oficina General de Administracion en coordinación conla Oficina de Loglstica y con conocimiento de la Oficina General dePlanificación y Presupuesto, encargada de evaluar, proponer y

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel lndecr

3Auditoria deCumplimiento

4

Audltoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil a los "Procesos de

005-2015-2-3376

En ProcesoDisponer que la Oficina de Control Patrimonial realice las gestionesque sean necesarias para la incorporación a los activos del Indecl, delos Inmueblescedidos en uso

A la Jefatura dellndeci:

3

Disponer las accones necesarias para el recupero de las garantias poralquileres a través de la Oficina Legal, dado el tiempo transcurrido

A la Jefatura dellndecl:

En Proceso2

En Proceso

ay'En Proceso

En Proceso

Implementada

En Proceso

Disponer se realice la Implementación del Sistema de Control Interno,el cual se viene postergando en varios anos consecutivos, a través delComité de Controllntemo, Comité Técnico y los Órganos de la nuevaestructuraománca dellnsbtuto Nacional de DefensaCivll- Indecl.

A la Jefatura dellndecl:

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa.disponga:

Que la Oficina General de Asesoria Juridlca dé celeridad a lafonmulaciónde los documentos necesarios para realizar los trámitestendientes a la aprobacón de los 'Uneamientos para la fonmulaciOnyelaboración de los Planes de Educación Comunitaria en GestiónReactiva', a fin que los goblemos regionales formulen su Plan Regionalde CapacitaCión de Riesgo de Desastres (EducaCión Comunitaria),bajo el actual marco nonmativo.

Al Jefe del Indeci, para que en el ejercicio de sus atribucionesdisponga:

Que la Oficina General de Administración, efectúe acciones Inmediataspara contar con infonmaclón detallada de los recursos directamenterecaudadosque permita identificar, tanto los ingresos como las salidasde la cuenta y composicion de los saldos, de manera que facilite larevisión de los mismos, merituando la perílnencia de Implementar unsistema infonmáticopara su control.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa,disponga.

Al Jefe del Indeci, para que en el ejercicio de sus atribucionesdisponga:

Que la Oficina General de Administración, proponga lineamientos aseguir respecto a los saldos depositados en exceso por losadministrados en el procedimiento 16 Opinión de Delegado Ad Hoc, yotras devoluciones, en el marco de las normas de tesorerla ypresupuestovigentes

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Al Jefe del Indecl, para que en el ejercicio de sus atribucionesdisponga:

Que la Oficina General de Administración a través de ia Oficina deLogistica, efectúe una supervisión y control efectivos del Ingreso ysalida de los bienes de ayuda humanitaria, que penmitancontar coninformacion real respecto a las fechas de intemamiento de los mismosen el Almacén Nacional General Callao y Lurin, evitando laregularización documentarla. AsimiSmo, se capacite al personal delalmacén a fin que mantengan actualizados los registros en el SIGAMOdulo de Loglstica. Asimismo, se disponga las acciones quecorrespondan, a fin de regularizar el estado de las once (11) carpasadicionalesentregadas por el proveedor InduslriasGabuteau S.A.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa,disponga:

RECOMENDACiÓN

4

3

10

N° deRECOMENDACiÓN

Audltorla Financiera

Examen Especial

TIPO DE INFORMEDE AUDITORiA

Informe Largo de AuditoriaFinanciera, ejercicio 2013

001-2014-3-0066

Examen Especial al Indecl ala 'Gestión de la DirecciónDesconcentrada de Lima"Periodo 2013

0004-2014-2-3376

ESTADO DE LARECOMENDACiÓN

N° DEL INFORME DEAUDITORIA

5

Pendiente

Pendiente

En Proceso

Pendiente

Pendiente

Disponer que la Oficina General de Administración, establezca porescrito y de manera permanente a los miembros de los ComitésEspecialesel cabal cumplimientode la normativa de contratacionesdel

A la máximaautoridad administrativade la entidad - Secretaria Generaldellndeci:

Disponer que la Oficina General de Administración, establezca porescrito y de manera permanente a los miembros de los ComitésEspecialesel cabal cumplimientode la normativa de contratacionesdelEstado, las cuales deberán cumplirse bajo responsabilidad,debiéndoseprecisar claramente en las bases en qué consiste los serviciossimilares que acrediten la experiencia del postor con el objeto delproceso,a fin de evitar calificacionesdiscrecionales.

A la máximaautoridad administrativade la entdad- SecretariaGeneraldellndecl:

-Que las adquisiciones se realicen observando los principios demoralidad, imparcialidad,eficiencia, transparencia,economia a fin degarantizar que la entidad obtenga servicios y productos de calidadrequerida.

-Oue el procedimientoabarque desde el requerimientodel área usuariahastael cierrede la orden de servicio y/o compra.

Disponerque la Oficina General de Administraciónelabore e Impulse laaprobaciónde una Directiva Interna,que regule las comprasmenores a3 UIT, las cuales deberán cumplirse bajo responsabilidad y quecomprenda entre otros, los lineamientosdictados con el memorándumn." 607-2015-INECI/6.4 de 2 de febrero de 2015, señalándose, losiguiente:

A la máximaautoridad administrativade la entidad - Secretaria Generaldellndeci:

Disponer que la Oficina General de Administración en un plazoperentorio,establezca por escrito, que bajo responsabilidaddel jefe dela Oficina de Logistica, de manera permanente, deje constancia encada Expedientede Contratación, haber verificadoque se archiva todala documentación del proceso de selección desde la decisión deadquirir hasta la culminacióndel contrato correspondiente,el detalle desu contenido y los folios que contiene, en cumplimientode la Ley deContrataciones del Estado, su Reglamento y normas intemas;asimismo, se oriente e instruya a los servidores a cargo de losexpedientes de contratación, sobre la oportunidad en la Incorporaciónen orden cronológico de los documentos, su codificación, foliación yposteriorarchivo y custodia.

A la máxima autoridad administrativade la entidad - SecretariaGeneraldellndeci:

Disponer que la Oficina General de Administración establezca que eljefe de la Oficina de Loglstica supervise el adecuado vaciado deInformación, registro y modificaciones que correspondan tener encuenta en el formato 'Resumen Ejecutivo del Estudio de Posibilidadesque Ofrece el Mercado' por el personal encargado de realizar dichalabor, el mismo que deberá considerar bajo responsabilidad, loestablecido en la Directiva n.· 004-2013-0SCElCD, a fin que losencargados de aprobar los expedientes de contratación cuenten coninformación confiable y transparente sobre la determinación de valorreferencial.

A la máximaautoridad administrativade la entidad - SecretariaGeneraldellndeci:

actualizar los procesos administrativos; en un plazo perentorio y conaprobación transitoria en concordancia con el Reglamento deOrganización y Funciones del lndecl, elaboren la asignación defunciones de cada una de las personas que Integran la Oficina deLoglstica que permita optimizar la gestión y cumplir con las funcionesasignadas; en tanto se concluye con la actualizacióndel diagnósticoorganizativo del personal en el marco de la implantación del Sistemade Control Interno y la Formulacióndel Manual de Perfilesde Puestos­(MPP).

RECOMENDACiÓN

8

7

6

5

N° deRECOMENDACiÓN

TIPO DE INFORMEDE AUDITORfA

Conlrataclón de Servicios',perlodo 2014

ESTADO DE LARECOMENDACiÓN

N° DEL INFORME DEAUDlTORIA

6

En Proceso

En Proceso

Pendiente

En Proceso

Pendiente

Que la Dirección de Respuesta y la Oficina de Logistlca, formalicenmediante un lineamiento, para que se revise el 100% de los bienes deayuda humanitaria que ingresan al almacén, en la medida que el bienadquirido por su naturaleza y/o caracteristlca lo facilite, sin pe~ulcio dela labor de muestreo aleatorio que realice la empresa Certificadora dela Calidad sobre el cumplimiento de las especificaciones técnicas,situación que permitirá identificar oportunamente deficiencias o fallasde los bienes.

A la SecretariaGeneral, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración a través de laOficina de Loglstica, establezca por escrito que en la conformidad delos bienes y/o servicios recibidos, se considere cuando corresponda,que los accesorios y repuestos recibidos como componentes de unbien principal, sean registrados en los documentos que se elaborenpara dar la conformidad y permita llevar un control de los mismos;asimismo deberá disponer la adecuación de ésta exigencia en elFormato n." 1, Movimientos Intemos de bienes patrimoniales, reguladoen la Directiva n.O007-2011-INDECIIDNUUCP y que el área de ControlPatrimonial, codifique los accesorio de los 3 vehlculos nuevos queestuvieran pendientesde codificación.

A la Secretaria General, como rnáxlma autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración a través de laOficina de Logistica, encargada de la supervisión de la ejecuciónconlractual, establezca por escrito en un lineamento que laConformidad de bienes y/o servicios consideren para su aceptación lasespecificaciones técnicas que forman parte de las basesadministrativas del proceso de selección y/o las caracterlstlcasaprobadas para su adquisición, cautelando la concordancia entre lasbases integradas y el contrato.

A la SecretariaGeneral, como máxima autoridad administrativa:

Disponer para que todas la unidades administrativas y de linea delIndeci, soliciten con tiempo las necesidades previstas en el Plan Anualde Contrataciones y a la Oficina General de Administración para queen coordinación con la Oficina de Logistlca, establezcan loslineamientos para el control y seguimiento del cumplimiento del PAC,asl como los procedimientos para que la contratación de bienes oservicios de carácter permanente, cuya provisión se requiera demanera continua o periódica y que están programadas, se realicendentro de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento, considerando la prohibición del fraccionamiento para darlugar al cambio del tipo de procesode selección.

A la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa

Disponer que la Oficina General de Administración, en coordinacióncon la Oficina de Logistica dada la necesidad de contar y mantener losniveles de stock establecido en el Plan Logistico para brindar ayudahumanitaria, establezcan el monitoreo permanentementede los stockde bienes de ayuda humanitaria y se coordine con el área usuaria paraque el requerimiento se realice con la debidaanticipaciónde acuerdo alo programado. Además que informe oportunamente de presentarseincumplimiento inlustificado en la entrega de bienes a fin de tomardecisiones gerenciales y accionar en los plazos establecidos en lanormativa que regula las Contrataciones del Estado, asl evitar eldesabastecimientode bienes de ayuda humanitariapara la atención delas emergencias.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Estado, las cuales deberán cumplirse bajo responsabilidad: en laevaluación de documentos que suslentan la experiencia del postor,efectuando calificaciones debidamente sustentadas y considerar en lascalificaciones de los contratos en consorcio, la parte proporcional conel que participó el postor consorciado; y, que en la etapa de admisiónde propuestas técnicas y evaluación de la propuesta económicacautelen el estricto cumplimiento de los términos de referencia, enresguardo de una evaluación objetiva y bien sustentada favorable a losinteresesde la entidad.

RECOMENDACiÓN

8

6

5

4

3

N° deRECOMENDACiÓN

AuditoriadeCumplimiento

TIPO DE INFORMEDE AUDITORIA

Audltoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil a los 'Procesos deContratación de Bienes',periodo 2014

006-2015-2-3376

ESTADO DE LARECOMENDACiÓN

N° DEL INFORMEDEAUDITORIA

7

PendienteA la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:5

Implementada

Disponer que la Oficina General de Administraoión, en un plazoperentorio, diseñe los lineamientos que permitan a la Entidad efectuarla verificación, registro, control, custodia, renovación, devolución yejecución de las cartas fianza presentadas ante la Entidad: permitiendoun control permanente de la fecha de vencimiento de las garantias(cartas fianza) presentadas por los contratistas, las cuales deben estarobligatoriamente vigentes hasta el momento de la liquidación final delcontrato, a fin de asegurar el cumplimiento de la normativa yoroiecerse ante oosibles Incumplimientos de contrato.

A la Secretaria General, como rnáxlma autoridad administrativa:

4Auditoria deCumplimiento

Audltorla de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil 'Proceso deContratación de bienes yservicios efectuados en elmarco del D.U. W 004-2015',Periodo. 1 de setiembre de2015 al3 de marzo de 2016.

010-2016-2-3376

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

Disponer que en un tiempo perentorio, las DireccionesDesconcentradas Indeci de Cusco y Junln, realicen las accionesnecesarias para solicitar la Inspección Técnica de Seguridad enEdificaciones-ITSE en la municipalidad de su jurisdicción, que permitagarantizar el cumplimiento de la normativa en materia de seguridad enedificaciones vigentes en las Instalaciones donde funciona el almacén ylas oficinas administrativas y previo al conocimiento de la situación delas otras instalaciones de la entidad en Lima y de las DireccionesDesconcentradas Indecl, hacer extensiva la disposición.

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldellndecl:

Disponer la revisión de los niveles de autoridad y responsabilidad: yprevio al cumplimiento de requisitos que correspondan, se efectúe ladesignación ylo encargatura formal de los responsables de las SubDirecciones de Análisis Operacional y Conducción de Emergencias yde Gestión Operativa, dependientes de la Dirección de Respuesta, a nnque se encuentren claramente definidos los niveles de autoridad yresponsabilidad, asl como asegurar que los funcionarios y servidorestomen conocimiento de las funciones Inherentes al camo Queocupan.

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldellndecl

Disponer que la Dirección de Pollticas. Planes y Evaluación y laDirección de Respuesta establezcan en un plazo perentorio laactualización del Plan Nacional de Operaciones de Emergencia, en elmarco del Sistema Nacional de la Gestión del Riesgo de Desastres -Sinagerd; asl como de la culminación de los lineamientos que permitanla formulación y/o actualización de los Planes de Operaciones deEmergencia en los tres (3) niveles de gobiemo; teniendo en cuenta quees competencia de ambas direcciones la formulación y actualizacióndel Plan Nacional de Gestión de Rlesao de Desastres.

A la máxima autoridad administrativa de la enUdad- Secretaria Generaldellndeci

Disponer que la Dirección de Pollticas, Planes y Evaluación y laDirección de Respuesta en un plazo perentorio, establezcan por escritolos plazos de actualización, revisión y/o reformulación de la normativaque se deriva del Plan Nacional de Gestión de Riesgos de Desastres -PLANAGERD Y realice las mejores prácticas de coordinación ycomunicación con los entes competentes para concluir con el detramite de aprobación de la normativa aplicable al proceso derespuesta en el marco del Slnagerd, a fin de contar con una estructurauniforme y estandarizada para una adecuada, oportuna y articuladarespuesta ante una situación de ememencía

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldellndeci:

Disponer que la Oficina General de Administración, establezcamecanismos efectivos de supervisión, seguimiento y control de loscontratos para la adopción de acciones oportunas que permita cautelary salvaguardar el patrimonio institucional; además teniendo en cuentala existencia de un pasivo contingente con exposición de riesgoderivada de controversias que se resolverán via arbitraje respecto delContrato n.o 008-2014-INDECI, deberá disponer las acciones quecorrespondan a efecto de proveer los recursos necesarios para unaadecuada defensa de los Intereses del Estado.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

RECOMENDACiÓN

2

6

3

9

N° deRECOMENDACiÓN

Audltorla deCumplimiento

Auditoria deCumplimiento

TIPO DE INFORMEDE AUDITORIA

Audltorla de Cumplimiento al"Procesos Operativos de lasDirecciones Desconcentradasde Cusco y Junln", Periodo2014

013-2015-2-3376

Auditorla de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil 'Proceso de RespuestaDesarrollado por el Indecl enel Marco del SistemaNacional de Gestión delRiesgo de Desastre', Periodo2014

012-2015-2-3376

ESTADO DE LARECOMENDACiÓN

N° DEL INFORME DEAUDITORíA

8

Establezca que las Direcciones Desconcentradas del Indecl cuandoexista la necesidad que documentos originales con Inrormaclón

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

En Proceso8

tmplementada

En Proceso

Implementada

En Proceso

Pendiente

Pendiente

Imptemente, apruebe y difunda el formato del "Libro de registro dedocumentos autenticados y certifICaciones de flrma", en cumplimientode la Directiva para el ejercicio de la actividad de Fedatariolnsutuconal", aprobada por ResoluClon Jefatural N" 291-2006-INDECIy modificatorias, asl como, la Inducci6n o capacitación necesaria paraejercer la labor de Fedatario en la Entidad (Sede Central y DireccionesDesconcentradas).

A la Secretarla General, como rnáxlma autoridad administrativa:

Disponer que la OficlOaGeneral de Administración Instruya a la Oficinade Loglstica, órgano encargado de las contrataciones, para que en untiempo perentorio diseile lineamientos que regulen los procedimientospara la ermsón, noüñcacón, control y custodia de la totalidad de lasOrdenes de compra y/o servicios que emita, incluyendo aquellasgeneradas en el contexto de una contratación directa por causal desituación de emergencia, regulando ademas que en el acervodocumentario se Incorpore toda la documentación anulada omodificada, acompanada del Informe y/o sustento que justifique dichoacto,

A la Secretaria Generat, como rnáxíma autoridad administrativa.

Disponer que la OfiCina General de Administración realice lascoordinaciones necesanas con el representante del MEF con lafinalidad de continuar con el proceso de implantación del Sistema SIAFSP en las 001que aún no cuentan con la operatividad del sistema. Conrelación a las 001 cuya implementación se encuentra 'en proceso' sedeberá dar la celeridad que corresponda, debiendo otorgar los mediosnecesarios para su Implementación; asl como se deberá disponer quelas personas encargadas del manejo del SIAF SP en las 001 recibanuna capacitación oportuna, mediante talleres de capacitación,casuistlcas y con especialistas de la Sede Central, que permitanunlformlzar criterios relacionados al manejo del sistema.

A la Secretaria General como rnáxírna autoridad administrativa.

Disponer a la Oficina General de Administración que las adquisicionesde propaganda informativa como Volantes y Gigantograflas, dado queson servicios programables y de carácter períodico, sean inciuidas enel Plan Anual de Contrataciones de cada ejercicio en función a susnecesidades, y en coordinación con el área usuaria correspondiente sedetermine la oportunidad de compra para establecer su periodicidad,en observancia de la Ley de Contrataciones del Estado.

A la Secretarla General como maxlma autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, Instruya a la Oficinade LogisUca, para que implemente mecanismos de control ysupervisión, a fin de cumplir cabalmente con la normativa decontrataciones respecto al registro oportuno de Información en elSeace, como contratos, órdenes de compra, órdenes de servicios yotros.

A la Secretaria General, como maxima autoridad administrativa.

DISponerque la Oficina General de Administración, Instruya a la Oficinade Logishca, para que adopte accones conducentes a manteneractualizados los legajos de los expedientes de contrataoones. dejandoconstancia a través de reportes, check IIst o formatos pre establecidos,el haber verificado que contengan toda la documentación querespaldan las actuaciones realizadas, conforme a la normativa vigenteaprobada por el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado(OSCE).

A la Secretaria General, como máximaautoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración establezcamecanismos de vigilancia eficaces; asl como lineamientos internospara las labores de control y seguimiento en la aprobación de lasampliaciones de plazo y procedimientos de resolución contractual. a finde dar un adecuado sustento técnico que respalde el pronunciamientode la Administración, salvaguardando los recursos del Estado.

RECOMENDACIÓN

7

2

11

2

8

6

N° deRECOMENDACIÓN

Auditoria deCumplimiento

Auditoria deCumplimiento

TIPO DE INFORMEDE AUDITORIA

Auditarla de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil 'Proceso deContratación de bienes yservicios', Periodo, 1 deenero al 31 de dicíembre de2015.

015-2017-2-3376

Auditarla de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil 'Utilización de los fondosde caja chica y encargosasignados a la Sede Central yDirecciones Desconcentradasdel Callao, Amazonas, Plura yTumbes', período 2015

014-2016·2-3376

ESTADO DE LARECOMEN DAC IÓN

N° DEL INFORME DEAUDITORIA

9

Pendiente

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

Disponer que la DEFOCAPH evalúe el incremento en la formación deprofesionales especialistas capacitadores, asl como estrategias quepermitan según costo beneficio para que los propios trabajadores delIndeci sean quienes desarrollen algunos cursos en apoyoprincipalmentea aquellas DDI que no cuentan con estos especialistas,a efecto de contar con una cartera de profesionalesen gestión reactivaque cubra la ausencia y demanda de capacitadores,que coadyuve a la

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la DEFOCAPHevalúe otras técnicas utilizando dentro delo poSible tecnologlas de Información y comunicación que permitancumplir la 'Supervisión y Monitoreo del Plan de EducaciónComunitaria' y con la Oficina General de Planificación y Presupuestorealicen las coordinaciones que resulten necesarias que permitacumplir con dicha actividad acorde a los lineamientos y objetivosestablecidos en el Plan de Educación Comunitaria; asimismo, laDEFOCAPHdeberá planificar esta actividad con un alcance razonableyen funcióna los recursoscon que se cuenta.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la DEFOCAPH y la Oficina General de Planificación yPresupuesto dentro de sus competencias, realicen las coordinacionesque resulten necesarias con la finalidad de que la función 'Estudios deInvestigación sobre contenidos educativos referidos a la GestiónReactiva' previsto en el literal a) del articulo 51· del Reglamento deOrganización y Funciones - ROF , segun la priorizaclón permita suejecución y se promueva el desarrollo continuo de los contenidoseducativos; debiendo la DEFOCAPH, en io sucesivo Incorporar dichafunción como una actividad en el Plan Operativo Institucional, a fin decoadyuvar al fortalecimiento de las capacidades humanas en elmanejo de desastre.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, en un tiempoperentorio, realice las acciones necesarias para solicitar la InspecciónTécnica de Seguridad en Edlficaciones-ITSE en la municipalidad dejurisdicción de los almacenes del Indecl, que permita garantizar elcumplimiento de la normativa en materia de seguridad en edificacionesvigente; asi como, instruya a la Oficina de Servicios Generales paraque realice el mantenimiento y/o renovación de tableros einstalaciones eléctricas de los almacenes del Indeci, considerando eiaislamientode materiales de rápida combustióne infiamaclón.

A la SecretariaGeneral, como máxima autoridadAdministrativa

Disponer que la Oficina General de Administración,instruya a la Oficinade Loglstica para que en coordinación con las áreas usuarias y en unplazo perentorio,elabore los lineamientos especificos de control para laprestación de servicios de locación, que regule el apoyo de lasactividadesde las áreas usuarias, en tanto se encuentre en proceso deimplementación el sistema del servicio civil,

A la SecretariaGeneral, como máxima autoridadAdministrativa

Disponer que la Oficina General de Administración sobre la base delresultado que informe el Servicio Nacional de Sanidad Agraria -SENASA de Lima Callao, disponga la adopción de acciones quecorrespondan a fin de determinar el destino final del producto frejolcastilla,

A la SecretariaGeneral, como máximaautoridadAdministrativa

relevante y probatoria, como órdenes de compra y/o servicios,contratos, entre otros, deban ser noUficadasa terceros Involucrados(Proveedores) fuera del ámbüo geogrlifico de Lima; los lineamientosque regulen los procedimientos para la notificación, control y custodiasean asignadas bajo responsabilidad a cada unidad organlca duranteel referido procedimiento, incluyendo aquéllas generadas en elcontexto de una contratación directa por causal de situación deemergencia, resguardando su Integridad para el archivo con toda lainformacióndocumentadaen original.

RECOMENDACiÓN

4

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4

N" deRECOMENDACiÓN

Audltorla deCumplimiento

Auditoria deCumplimiento

TIPO DE INFORMEDE AUDITORIA

Auditarla de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil 'Proceso deCapacitación efectuadas porla Dirección de Desarrollo yFortalecimiento deCapacidades Humanas -DEFOCAPH', periodo 1 deJulio de 2015 al 31 dediciembre del 2016

008-2017 -2-3376

Auditoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil 'Evaluación al procesoTécnico de Almacenamiento yDistribución de los Bienes deAyuda Humanitariaalimentarios adquiridos en elmarco del D.U n." 004-2015en los Almacenes dellndeci",periodo 01 de noviembre de2015 al 30 de agosto de2016.

017-2016-2-3376

ESTADO DE LARECOMENDACiÓN

N° DEL INFORMEDEAUDITORIA

10

En Proceso

En Proceso

Implementada

Implementado

Implementada

La DEFOCAPH en el marco del proceso de adecuación Institucional alSERVIR, en coordinación con la Oficina de Recursos Humanos, deberádar la atención que corresponda respecto a los encargos otorgadosverbalmente a las dos (2) subdirecciones que tiene a su cargo.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la DEFOCAPH en coordinación con la Oficina General deAdministración evalúe y de ser el caso se defina un espacio fisico parael funcionamiento del Centro Nacional de Información en Prevención yAtención de Desastres - CENIPAD, donde opere y desarrolle susactividades habituales, considerando de ser el caso lasdescentralización y ubicación en alguna Dirección Desconcentrada.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la DEFOCAPH Implemente un registro de control desaldos y movimientos de entradas y salidas del materlal educativo,acondicionados en las Instalaciones de su Dirección, lo cual permitiráconocer el tipo y cantidad de bienes existentes para su distribución alas Direcciones y Oficinas del Indecl, acompañado de disposicionesinternas relacionadas al control del mismo por los responsables de sumanejo.

A la Secretaria General, como rnáxlrna autoridad administrativa:

Disponer a la DEFOCAPH en coordinación con la Oficina General dePlanificación y Presupuesto, en el marco del proceso de adecuacióninsfhucional al SERVIR, realice el mapeo de sus actividades principalesy se concreten en documentos formales, que facilite el desarrollo de lasactividades y permita garantizar la continuidad de las operaciones, aslcomo de evaluar sus resultados de acuerdo a parámetrospreestablecidos o predlseliados.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la DEFOCAPH realice su requerimiento considerando losplazos establecidos para la formulación y aprobación del Plan Anual deContrataciones Inicial de la Entidad teniendo en cuenta que lanecesidad es penódlca y recurrente y solicite a la Oficina General deAdministración para que la adquisición de material educativo seoportuna, de tal manera no se afecte la ejecución del Plan deEducación Comunitario - PEC aprobado y el material sea distribuido elano de su producción.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

ejecución de la programación del Plan de Educación Comunitaria -PEC; y, al mismo tiempo reduzca el costo de los cursos.

RECOMENDACiÓN

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N"deRECOMENDACiÓN

TIPO DE INFORMEDE AUDITORIA

ESTADO DE LARECOMENDACiÓN

N" DEL INFORME DE• AUDITORIA