I. CONSIDERACIONES GENERALES JUSTIFICACIÓN · en el manejo de los documentos, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso

I. CONSIDERACIONES GENERALES

JUSTIFICACIÓN

La Alcaldía Municipal de Itagüí, con miras a lograr una mayor eficiencia incluye dentro de sus planes estratégicos la gestión técnica y administrativa de la información y el manejo adecuado de los documentos o soportes que la contienen. Éste Manual está elaborado con base en las normas que sobre la materia se han promulgado: Ley 594/2000 -principios generales que regulan la función archivística del estado-, Ley 527/99 que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico, las firmas digitales y establece las entidades de certificación; y los Acuerdos 060/2001, 038 de 2002, 039 de 2002, 042 de 2002, 011 de 2008, 04 de 2013, y 05 de 2013, expedidos por el Archivo General de la Nación, que establecen las pautas sobre la organización de archivos en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. En estos documentos se establecen las pautas y procedimientos a seguir en la gestión documental de la Administración Municipal para garantizar así que la información se produzca, conserve, evalúe y recupere acertadamente y facilite la toma de decisiones eficaces y rápidas; además permite cumplir con las normas jurídicas que rigen la administración en cuanto a conservación, descarte, y destrucción de los documentos para evitar problemas legales y pérdidas de la memoria documental de la institución. El Archivo del Municipio de Itagüí es el Área encargada de regular y racionalizar la producción, gestión, administración y servicio de la documentación que produce la entidad. La información que maneja el archivo es de competencia de toda la administración municipal y de la ciudadanía en general a la cual presta este servicio.

OBJETIVO

Brindar herramientas necesarias para que la Alcaldía Municipal de Itagüí dé cumplimiento a la normatividad que aplica para los archivos y por lo tanto conservar ordenadamente los documentos, satisfacer las necesidades de consulta, elaborar correctamente los diferentes documentos y reducir al mínimo el número de copias incorporando nuevas tecnologías para la producción, trámite y conservación de los documentos producidos y recibidos, siempre y cuando se garantice la recuperación de los mismos.

II. ACUERDOS FUNDAMENTALES

PRINCIPIOS RECTORES: Los documentos que conforman el Archivo del Municipio de Itagüí son importantes para la administración y la cultura de la Ciudad, pues ellos aportan valor a la

toma de decisiones basadas en antecedentes, pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad regional. Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestión gubernamental; son parte legítima y necesaria para el funcionamiento del Estado; constituyen una herramienta indispensable para la administración de la justicia y para la gestión económica, política y administrativa del mismo; son testimonio de los hechos y las obras. Como centros de la información institucional contribuyen a la eficiencia y secuencia de las agencias del gobierno en el servicio al ciudadano. Estos son garantía de la transparencia en el desarrollo de la gestión pública, el acceso a la información que conserva y estimula el debate, la participación ciudadana y el control político de un Estado de Derecho. Los documentos de archivos oficiales son parte del patrimonio documental de la Nación, por lo tanto, los funcionarios públicos tienen responsabilidad disciplinaria, administrativa, civil y penal en el manejo de los documentos, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso existan (Ley 594 de 2000, decretos reglamentarios, y Acuerdo 038 de 2002). El archivo debe garantizar, velar y promover el derecho a la información, la investigación, la educación y la cultura, con un criterio amplio y democrático; sólo por razones constitucionales y legales restringirá el acceso a la información y por razones de conservación de los documentos.

III. DISPOSICIONES GENERALES

3.1. OBJETO DEL MANUAL Suministrar las pautas y principios que regulan la función archivística en el Municipio de Itagüí. 3.2. CONCEPTOS FUNDAMENTALES Para efectos de este Manual y con miras a obtener unidad en la definición de criterios y alcances en los términos más generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo, el cual se encuentra al final de este documento. 3.3. FASES DE FORMACIÓN DEL ARCHIVO Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, el archivo se forma a través de las siguientes fases:

1. Archivos de Gestión o de las oficinas productoras de documentos:

En ellas se reúne la documentación en trámite o que sirve para consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. 2. Archivo Central o Intermedio En el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad una vez finalizado su trámite y tiempo de retención.

3. Archivo Histórico o permanente

Al que se transfiere desde el archivo intermedio la documentación que, por decisión del respectivo Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

3.4. SUBORDINACIÓN Y DEPENDENCIA El Archivo del Municipio de Itagüí dependerá para todos los efectos de la Secretaría General, la

cual será responsable del desarrollo institucional del mismo, de la aplicación y cumplimiento de

este Manual.

3.5. RESPONSABILIDAD ESPECIAL

Los documentos de los archivos de gestión e intermedio son parte integral del patrimonio

documental de la Nación, lo que genera la obligación de los funcionarios responsables de su

manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados.

3.7. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO

1. Organizar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental de la

ciudad.

2. Regular y racionalizar la producción, gestión, administración y servicio de la documentación

que produce la entidad.

3. Conocimiento de las normas que rigen los archivos, para no incurrir en delitos por malos

manejos en administración documental.

4. Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los

documentos de archivo.

5. Actualización Permanente en temas de archivística y normatividad de la misma materia.

IV. GESTIÓN DE DOCUMENTOS

4.1. RESPONSABILIDAD: El Municipio de Itagüí será responsable de la gestión de documentos y de la administración del archivo, ejerciendo el control de la documentación durante todo su ciclo vital. 4.2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO Está fundamentado en las normas y reglamentaciones dadas por el Archivo General de la Nación “AGN”, y coordinado por la Secretaría General del Municipio.

4.3. COMITÉ DE ARCHIVO

Mediante el Decreto Nro. 1338 del Octubre 27 de 2012, que modificó el artículo Nro. 2 del

Decreto Nro. 123 del 17 de marzo del año 2000, el Comité de archivo quedó conformado de la

siguiente manera:

El Secretario de General, o su Delegado, quien lo presidirá. El Director planeación o su delegado. El líder del programa del Área de informática y sistemas.

EL Secretario de Servicios Administrativos o su Delegado. El Jefe de Archivo o quien haga sus veces. El Director de Cultura o su Delegado. El jefe de la Oficina de Control interno o su Delegado. El Secretario de Educación o su Delegado. El Comité de Archivo es el grupo interdisciplinario que se constituye en asesor de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Este Comité es el responsable de:

- La redacción y divulgación de los reglamentos de archivo. - La normalización para la elaboración y presentación de los documentos sustantivos de las actuaciones administrativas. - La revisión permanente del Manual de normas y procedimientos de archivo. - El control de las normas implantadas. - La capacitación del personal de archivo. - La aprobación de las Tablas de Retención Documental.

- La aprobación de actas de destrucción de documentos. 4.4. SISTEMAS EMPLEADOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Deberán incluir planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan, así como su normalización y control. 4.5. VALORACIÓN DOCUMENTAL: El Archivo Central elaboró las Tablas de Retención de documentos a partir de su valoración y fueron adoptadas por la Administración Municipal mediante Acto administrativo N°05 del Comité de Archivo el 27 de noviembre de 2002 aprobadas según acuerdo 002 del 10 de marzo del 2004 por el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, adscrito a la Secretaría de Educación para la Cultura de Antioquia. Las mismas fueron actualizadas en diciembre de 2012. Según acuerdo 004 del 14 de diciembre de 2012, se aprueban las Tablas de Valoración Documental de la Alcaldía del Municipio de Itagüí. 4.6. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS CON VALOR PERMANENTE: Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido el proceso de selección y valoración ameritan su conservación permanente, deberá incluirse en un plan de trasferencias al Archivo Histórico de Itagüí, con su tipología documental y series perfectamente identificadas. 4.7. DEPURACION

Consiste en retirar de la unidad de conservación toda aquella documentación considerada como material no archivístico, por ejemplo: plegables, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, catálogos, copias y fotocopias de documentos, entre otros.

Cuando se encuentren manuscritos o documentos en trámite, se verificará que existe el documento definitivo y se destruirán los preliminares y las copias sobrantes. Se tendrá especial cuidado con los documentos que poseen firmas originales.

4.8. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Para la aplicación del presente Manual, se entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. El proceso para eliminar se hará según las pautas establecidas y según el resultado de la valoración documental, como bien lo expresan las Tablas de Retención. La responsabilidad de eliminación está a cargo del Comité de Archivo, el cual deberá levantar en cada caso, un acta de eliminación con las firmas de quienes lo conforman.

V. ESTRUCTURA DE LAS SERIES DOCUMENTALES

5.1. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Es el listado de series, con los respectivos nombres de las unidades documentales “producidos

o recibidos por la una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones”, a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como su

destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal.

El tipo documental es el documento que reúne ciertas características que le permiten hacer parte de una serie documental, sea: decretos, actas resoluciones, circulares etc. 5.1.1. Importancia de las TRD:

Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las trasferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

5.2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL “TVD”:

Tienen en cuenta los valores del documento, para establecer los tiempos de retención,

identificación de valores primarios y secundarios de la documentación.

Las TVD se elaboran para todos aquellos documentos e información producida desde ayer hasta

el momento en que se creó la entidad, o sea, a los fondos acumulados.

5.4. CLASIFICACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES Se realiza mediante un proceso de identificación y organización de las mismas. Las series deberán ser clasificadas con un criterio orgánico funcional, teniendo como base el organigrama de la entidad y respetando el principio de procedencia. Algunas de las series que se producen en los archivos de gestión del Municipio de Itagüí son: resoluciones, decretos, circulares, informes, contratos, comprobantes licencias, programas,

actas, historias, entre otras, las cuales deben ir bien referenciadas con su respectiva subserie, en el momento de rotular las carpetas y las cajas X 300 en las que se organizará el archivo . Las subseries de algunas series que se producen en los archivos de gestión son: resolución de nombramiento, resolución de insubsistencia, contrato de arrendamiento, contrato de obras públicas, historias laboral, historia catastral, licencia de construcción, licencia de establecimiento educativo, comprobantes de egreso, comprobantes de ingreso, entre otros. 5.5. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se deben colocar en las unidades de conservación adecuadas (cajas X 300),

que se identificarán con la correspondiente signatura topográfica. Cada serie documental estará

en su respectiva carpeta, según las condiciones técnicas establecidas por el Archivo General de

la Nación para evitar el deterioro por el medio ambiente, insectos y uso rutinario. El color será

definido por la Administración y se hará la debida rotulación.

5.6. DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Instrumentos de control y consulta: Como instrumentos de control se deben tener: 5.6.1. Control de préstamo: Por medio de la ficha de afuera, en la cual se debe anotar la fecha de préstamo, el tipo de documento prestado y el nombre y firma del empleado quien responderá por la integridad y buen manejo de la información.

NORMAS PARA PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

Los documentos que reposan en la Oficina de Gestión Documental serán consultados por los empleados de las diferentes dependencias, En casos específicos en donde la documentación es de carácter reservado, la consulta se hará previa autorización por escrito del área responsable de la documentación.

Para retirar el legajo a consultar se deberá diligenciar la Ficha de Control de Préstamo de Documentos. En el Archivo Central se tendrá un formato que relacione los documentos prestados y que a la vez servirá para controles estadísticos. Este formato se diligenciará en orden cronológico.

El tiempo de préstamo de los documentos administrativos será de tres (3) días hábiles, y transcurrido este tiempo se renovará su préstamo en caso de ser necesario; un empleado podrá tener máximo tres carpetas en préstamo al mismo tiempo, al igual que en el caso anterior una vez cumplido el tiempo se tendrá que renovar el préstamo ante el funcionario responsable.

Todo ingreso y solicitud de información se hará por medio de la Oficina de Gestión Documental.

5.6.2. Control de consulta: Se debe llevar en una planilla diseñada especialmente para ello, en la cual consta la fecha, el nombre de quien consulta, tipo de consulta, si es personal o telefónica, entidad a la cual pertenece quien consulta, tipo de documento y tema. 5.7. ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 5.7.1. Acceso a los documentos de Archivo: todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos del archivo público en los términos consagrados por el Artículo 74 de la Constitución Política de Colombia. El Archivo debe garantizar el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados por la Constitución y la Ley. 5.7.2. Derecho de petición: Para acceder a los documentos administrativos del Archivo Público o a la información contenida en éstos, es necesario esgrimir un interés de carácter particular o general, de conformidad con el ejercicio del Derecho de Petición, consagrado en el Artículo 23 de la Constitución Nacional Política de Colombia y normas reglamentarias. 5.7.3. Reserva Legal: La reserva legal sobre los documentos de archivos públicos cesará a los treinta años de su expedición de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 13 de la Ley 57 de 1985. 5.7.4. Restricciones por razones de conservación: Con fundamento en el artículo 2° de la ley 80 de 1989, a criterio de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y por razones de conservación, no todos los documentos históricos serán de libre acceso. Cuando el mal estado de conservación de los documentos impida su acceso directo, las instituciones archivísticas suministrarán la información contenida en éstos mediante cualquier sistema de reproducción, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia. Para el caso del Archivo Histórico de Itagüí hará lo pertinente con la documentación histórica del Fondo del Municipio de Itagüí. 5.7.5. Servicio de documentos: El servicio de documentos a los empleados y usuarios del Archivo será efectuado exclusivamente por el personal del Archivo que tiene esta función. Los documentos que se presten al público serán reintegrados a su lugar de depósito el mismo día, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio.

5.7.6. Restricciones en el préstamo de originales 1. Como norma general, se deben prestar reproducciones o publicaciones de los documentos solicitados cuando éstas existan en el Archivo.

2. Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales. 3. Cuando a juicio del Comité de Archivo, el estado de conservación de los documentos impida su manejo directo, éstos se excluirán del servicio al público. 5.7.7. Solicitud para reproducción de documentos: En la medida de lo posible, las copias solicitadas por los investigadores y usuarios deberán hacerse a partir de las reproducciones existentes y las costas deberán ser canceladas por el solicitante. La solicitud para reproducción de documentos se tramitará directamente o por correo, siempre y cuando el usuario cancele el valor correspondiente. 5.7.8. Servicio a entidades públicas: En todos los casos las entidades públicas tendrán prelación en la prestación de servicios por parte de los archivos. 5.7.9. Programas de reproducción de documentos: Los programas de reproducción de documentos de los archivos (microfilmación y/o digitalización), deben ser realizados por personal especializado de acuerdo con las normas técnicas expedidas por el Archivo General de la Nación.

5.8. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 5.8.1. Conservación preventiva, conservación y restauración documental: El Archivo debe establecer los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes documentales. Parágrafo Primero: Se debe hacer énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en el edificio, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores. 5.8.2. Conservación Integral de la documentación del Archivo: El archivo debe implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en el municipio, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de su emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final. Parágrafo: En las transferencias de documentos deberán considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.

5.8.3. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos: Los edificios y locales destinados a ser sede del archivo deberán cumplir con las condiciones técnicas mínimas que garanticen la conservación de sus documentos. Parágrafo Primero: El Archivo General de la Nación evaluará los requerimientos para la adopción de las normas de carácter técnico relacionadas con edificios y locales destinados a archivos así como a sus instalaciones que garanticen su funcionalidad y la conservación de sus fondos. Adicionalmente, actualizará de forma periódica las mencionadas directrices, de conformidad con lo establecido en el literal k del artículo 4° del decreto 1777 de 1990. 5.8.4. Responsabilidad de la información del Archivo: El Municipio de Itagüí, como entidad productora de sus documentos oficiales, es responsable del manejo directo y conservación de éstos, así mismo adoptará las medidas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos. 5.8.5. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación: El archivo debe adoptar las estrategias técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación, además que garanticen la efectividad en las consultas. 5.8.6. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo: El Secretario General del Municipio debe adelantar los controles sistemáticos y periódicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de su fondo, entre otros, a de acuerdo a los planes preventivos diseñados previamente. 5.8.7. Conservación de los documentos originales: La documentación en su soporte original, considerada de valor permanente, deberá mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información, que garanticen su integridad. 5.9. INVENTARIO DOCUMENTAL El inventario es un registro que permite conocer la cantidad de expedientes en un archivo, es analítico cuando individualiza el contenido, fecha y localización de cada documento. Cuando se vaya a realizar una transferencia del Archivo de Gestión al Archivo Central y de este al Archivo Histórico, es de carácter obligatorio que esta vaya acompañada con el formato del Inventario Único Documental del Archivo General de la Nación. Si este no está bien relacionado no se debe recibir la transferencia en ningún caso.

5.10. ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

El líder del programa de la Oficina de Gestión Documental debe convocar al Comité de Archivo con el fin de estudiar y aprobar el descarte o eliminación de documentos que carecen de valor de consulta, o que han concluido su período de conservación, lo cual origina la elaboración del Acta de Eliminación de Documentos según lo ordena el Archivo General de la Nacional en su Acuerdo 046 de mayo de 2000 y teniendo en cuenta la Tabla de retención Documental.

La eliminación debe ser por picado (picadora) para protección del medio ambiente.

El anexo 10 permite visualizar el formato del Acta de Eliminación Documental que se ha implementado en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá.

VI. MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

6.1. OBJETIVO GENERAL

Indicar como se desarrollan los trámites en las comunicaciones internas y externas y como se da

el proceso en la unidad de correspondencia.

6.1.1. Objetivos Específicos

1. Presentar las etapas que conforman la fase de recepción de correspondencia y los elementos

que se deben utilizar para los trámites respectivos siguiendo los parámetros del Acuerdo 060 de

2001, emanado del Archivo General de la Nación.

2. Describir el procedimiento para registrarla desde el momento en que llega al Municipio de

Itagüí procedente del medio externo e interno, y en qué forma se realiza su control.

3. Dar las pautas que conforman la fase de despacho de correspondencia, los elementos que se

deben utilizar para su radicación y registro y los requisitos que ésta debe llevar para proceder a

su despacho y el control que se hace de su entrega.

6.2. ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA

El Acuerdo 060 de 2001, establece las pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y delimita los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental. 6.2.1. Definición Se entiende por correspondencia todas las comunicaciones escritas entre las dependencias de la empresa y entre estas y el medio externo- Pueden ser cartas, circulares, memorandos, faxes o correos electrónicos. La correspondencia, sin excepción se despacha desde la oficina de Gestión Documental. 6.2.2. Normas Generales para Elaborar la Correspondencia

Para dar cumplimiento al Artículo Décimo cuarto del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, se establece que La correspondencia de la Alcaldía Municipal de Itagüí se elabore según las normas establecidas por el ICONTEC para la elaboración de documentos comerciales.

En la papelería debe aparecer la dirección, el número del conmutador y fax institucionales, dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad. Algunas recomendaciones, para la normalización de la correspondencia son:

- La correspondencia se elaborará en letra arial, tamaño 10 ó 12 puntos y sin usar negrillas ni subrayados.

- Las letras mayúsculas se usan en nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Se pueden utilizar para resaltar algún dato, pero sin exagerar su uso. Los nombres de los días, meses, puntos cardinales y estaciones del año se escriben con minúscula, excepto después del punto o comienzo de párrafo. Las palabras escritas con mayúsculas no se dividen. - La división silábica se hace de acuerdo con la norma ortográfica y utilizando el guión (-) y siguiendo las siguientes recomendaciones: - Al dividir párrafos hay que controlar las viudas y huérfanas.

- Los años se escriben en cifras y sin punto.

Ejemplo: 24 de septiembre de 2013

- Los números incluidos en el texto se escriben así: Del uno al nueve en letras, del 10 en adelante en cifras. Si es necesario escribir cantidades en letras se debe tener en cuenta que del dieciséis al veintinueve se escriben en una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe tres palabras. Ejemplos: dieciséis, veintidós, treinta y cinco, treinta y dos. Cuando se elaboran documentos legales los números se expresan en cifras y en letras.

Ejemplo: Veintitrés mil quinientos pesos ($23.500).

- Las cifras se pueden expresar en primer término en letras o en números, pero se debe conservar el mismo orden en todo el documento. Cuando sea necesario escribir cifras enteras, la ausencia de decimales se expresa con ceros.

Ejemplo: $23.500,80 $1’204.900,00

- Entre el signo $ y el número no se dejan espacios

- Los números telefónicos se separan únicamente con espacios. Los números de cédula con punto.

Ejemplo: Teléfono 262 33 24 Cédula 32.444.555

- La denominación de la hora local debe ceñirse al formato internacional de 24 horas.

Ejemplo: Entre las 14:00 y las 17:00 horas.

- Se deben escribir con sus respectivas formas femeninas los cargos y títulos de las damas. Los títulos y profesiones se escriben con mayúscula si se trata de un nombre propio, o en minúscula, cuando son cargos genéricos.

- Es incorrecto el uso de abreviaturas en las cartas comerciales, sólo se permite cuando la abreviatura hace parte de la razón social de la empresa.

- Las siglas se escriben con mayúscula fija.

- Los acrónimos se escriben con mayúscula inicial.

6.3. RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

El recibo y control de la correspondencia dirigida al Municipio de Itagüí, se debe hacer por

intermedio del Archivo Central (Unidad de Correspondencia). Es importante anotar que

documento que no posea el radicado de la ventanilla única pierde el carácter de oficial.

6.3.1. Etapas para la recepción de correspondencia

La recepción de la correspondencia que llega al Municipio de Itagüí, comprende las siguientes

etapas:

Recibo Clasificación Radicación

Registro Distribución

6.3.1.1. Recibo

Es la recepción y revisión de la correspondencia que llega a la Oficina de Gestión Documental

del Municipio de Itagüí, y posteriormente es distribuida a las diferentes Dependencias de la

Administración.

La correspondencia interna entre dependencias o interna hacia fuera, debe enviarse a la unidad

de correspondencia sin fecha.

6.3.1.2. Clasificación

La correspondencia externa que llega al Municipio de Itagüí se clasificará de acuerdo con su

contenido en:

Correspondencia general Correspondencia confidencial

Correspondencia personal Revistas, folletos y publicaciones Correspondencia especial:

1. Judicial: Comprende tutelas, Demandas, memoriales, etc.

2. Oficial: Toda la correspondencia procedente de los sujetos pasivos de control fiscal,

técnico y ambiental y de organismos de control como Procuraduría, Personería, Contraloría.

3. Confidencial: Toda la correspondencia que sea de conocimiento exclusivo del despacho

y que por su contenido, solamente debe ser conocido por éste.

6.3.1.3. Radicación de comunicaciones oficiales: (Acuerdo 060 de 2001)

Es el procedimiento por medio del cual la unidad de correspondencia del Municipio de Itagüí,

asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando

constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y

cumplir con los términos de vencimiento que establece la Ley (Articulo 2 del Acuerdo 060 del

2001). Salvo las excepciones legales, que serán plenamente establecidas.

6.3.1.4. Registro de comunicaciones oficiales

Es el procedimiento por medio del cual el Municipio de Itagüí ingresa los datos de todas las

comunicaciones recibidas o producidas, estos datos son:

Nombre de la Persona o Entidad Remitente o Destinataria Nombre o código de los Funcionarios Número de radicación Nombre del funcionario responsable del trámite Anexos

6.3.1.5. Distribución

Consiste en repartir la correspondencia recibida después de haberse radicado y registrado. Este

proceso lo hace la Unidad de Correspondencia

6.4. ELEMENTOS PARA LA RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS

En la recepción de las comunicaciones externas del Municipio de Itagüí se utilizarán los

siguientes elementos:

Sello de recibido de correspondencia Numerador: Número consecutivo. Inicia el primero de enero hasta finalizar el año Fechador Software de registro y control de correspondencia Planilla de registro y control de correspondencia

6.4.1. Procedimiento para la recepción de correspondencia

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN.

6.4. CONTROL PARA LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA

6.4.1. Recordatorio de correspondencia recibida

Se produce un recordatorio con base en el registro de correspondencia recibida mediante el

Software de gestión documental que permite sistematizar la información y enviarla a las

diferentes dependencias de la Administración a través del correo interno o electrónico.

6.5. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

El despacho de la correspondencia general, así como la distribución de la correspondencia entre

las diferentes dependencias del Municipio de Itagüí, se debe hacer por intermedio de la Unidad

de Correspondencia, ello garantiza el radicado consecutivo.

6.5.1. Etapas para el despacho de correspondencia

El despacho de la correspondencia que se genere en las diferentes oficinas comprende las

siguientes etapas:

Recibo Revisión Radicación Registro Despacho

6.5.1.1. Recibo

Se enviarán las comunicaciones de las diferentes dependencias a la Unidad de Correspondencia

revisando los requisitos que deben tenerse en cuenta y de allí se enviará a sus destinatarios.

6.5.1.2. Revisión

Se debe asignar la fecha correcta, verificar que la comunicación se encuentre firmada, que los

anexos anunciados en la comunicación se encuentren completos. La comunicación no puede

tener enmendaduras, tachones, correcciones hechas a lapicero o lápiz. Sin la dirección exacta y

el teléfono del destinatario el documento no será enviado.

6.5.1.3. Registro de comunicaciones oficiales

Es el procedimiento por medio del cual, el Municipio de Itagüí ingresa los datos de todas las

comunicaciones producidas, estos datos son:

Nombre de la Persona o Entidad Destinataria, nombre y/o código de la dependencia a la que

pertenecen el Funcionario, número de radicación, nombre del funcionario responsable del

trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. (Artículo 2 del acuerdo 060

del 2001).

6.5.1.4. Despacho

Consiste en enviar la correspondencia externa del Municipio de Itagüí a través del correo o el

mensajero externo y la correspondencia interna a través del mensajero (recorridos programados

por la Unidad de Correspondencia). Ésta es entregada a cada secretaría en las diferentes

dependencias.

6. 6. Diligenciamiento de la plantilla de control de mensajería

Encabezado:

MUNICIPIO DE ITAGÜÍ

CONTROL DE DILIGENCIAS

NOMBRE RESPONSABLE DEL CONTROL: CARGO .

NOMBRE RESPONSABLE DILIGENCIAS: CARGO .

MAÑANA TARDEHORA

SALIÓ

REGRESÓ

FECHA: DD_______ MM________ AA_______

FECHA Y HORARIO DE REALIZACIÓN DE

DILIGENCIAS

1. Cuerpo del formato “Control de Diligencias”:

DETALLE (Nombre - Entidad) MUNICIPIO NOMBRE DE QUIEN RECIBE FECHA HORAOBSERVACIONES

ENTREGADESTINATARIOARCHIVO

OFICIO/

OTROFECHA

Actividad/Otro: En este espacio se debe diligenciar el número del oficio a remitir a otra entidad y en caso de que no corresponda a un oficio, se registrará escribiendo “Otro”, teniendo en cuenta que a ambas diligencias se les deberá dar el mismo tratamiento.

Fecha: Aquí se registrará la fecha en la que se radica el documento. Destinatario: Se indicará el nombre y la entidad de destino, de manera breve y el

municipio de destino. Entrega: De acuerdo con el Decreto 1567 del 28 de diciembre de 2012, Manual de

Funciones” el auxiliar administrativo debe “exigir de quien recibe la documentación, nombres y apellidos, fecha y hora de recibido.

Archivo: El espacio queda definido para que posterior a la entrega del documento, sea firmado por la Secretaria responsable del archivo del documento.

Observaciones: En esta casilla, la persona responsable del Control, dará el visto bueno a las diligencias realizadas y en caso de encontrar que una de ellas no se realizó, justificará con argumentos y la misma será programada de ipso facto para el día siguiente, dejando la evidencia o constancia según fecha, en la planilla.

2. Parte inferior

FIRMA RESPONSABLE DEL CONTROL Pág. De .FIRMA RESPONSABLE DILIGENCIAS VoBo DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Nombre del servidor público, responsable

del control de la mensajería y el nombre y

el cargo del responsable de efectuar las

diligencias pertinentes.

En este espacio se va a registrar la fecha de

elaboración del formato “Control de

Diligencias”, así como el responsable del

control, quien diligenciará la hora en que salió

y regresó el responsable de la realización de la

diligencia, tanto en las horas de la mañana,

como en la tarde.

En este campo deberán firmar tanto el responsable de ejercer el control, como el responsable

de realizar las diligencias. Posteriormente se entrega la respectiva planilla al Secretario general

para su aprobación.

6.7. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

La correspondencia y los documentos sólo serán archivados cuando se hayan cumplido todos los

trámites requeridos.

6.9. REQUISITOS PARA ARCHIVAR

Antes de proceder a archivar los documentos se deben cumplir los siguientes requisitos:

Revisión Descargue Clasificación

6.9.1. Revisión

Consiste en examinar los diferentes documentos para comprobar que han cumplido con los

trámites establecidos y que por lo tanto, pueden archivarse en la carpeta que les corresponde.

6.9.2. Descargue

Consiste en ubicar en el programa de registro de correspondencia recibida (Forma No. 1), la

comunicación que se va a descargar y después de leer cuidadosamente y constatar que se trata

de la misma comunicación, colocar en la casilla "Repartido a" resaltar la dependencia que

devuelve la comunicación, un guión y luego el número que significa que la comunicación reposa

en el Archivo de Gestión , por último en la casilla "Archivado en" se coloca el código del asunto

en donde se guardará la comunicación y se coloca la firma de las iniciales de la persona que ha

hecho el descargue.

6.9.3. Clasificación

La clasificación consiste en el ordenamiento de los documentos en grupos, teniendo en cuenta

el código del asunto asignado.

De acuerdo con las necesidades y el volumen de documentos que se preparen para el archivo,

se pueden distribuir primero en grandes grupos y luego éstos en subgrupos.

6.9.3.1. Primera agrupación: Se clasifican los documentos teniendo en cuenta el primer

dígito del código del asunto.

Ejemplo: Todos los documentos cuyo código de asunto inicie con el número 1.

6.9.3.2. Segunda agrupación: De acuerdo con los dígitos siguientes.

Ejemplo: Todos los documentos que tengan el 05.

Así entonces quedarán agrupados todos los documentos que tengan como código el 105.

6.10. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

6.10.1. Organización de los archivos de gestión

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.

1. Deberán transferirse los expedientes con todos sus tipos documentales ordenados

cronológicamente y con un máximo de 200 folios.

2. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionen las series

documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.

6.10.2. Recomendaciones para el manejo y archivo de los documentos

Estas se deben realizar en el archivo de gestión, donde después de la clasificación de los documentos se procede a su archivo físico. Ellas son:

1. No use alfileres, ganchos de cosedora ni bandas de caucho para sostener documentos. 2. No deje papeles sueltos dentro de las carpetas ni pegue documentos rotos con cinta. 3. Renueve las carpetas arrugadas o rotas y no arrugue los documentos que va a destruir. 4. No pase las hojas utilizando los dedos humedecidos con saliva. 5. No raye ni utilice resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase. 6. No doble las puntas de los documentos para indicar dónde está leyendo. 7. No deje lápices bolígrafos dentro de las carpetas, cuando los esté consultando. 8. No deje acumular los documentos que tenga que archivar. Dedique “15 ó 30” minutos

diarios a esta labor. 6.10.3. Clases de archivo

En el Municipio existen tres clases de archivos: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo

Histórico.

6.10.4.1. Archivo de gestión

En él se organizan, conservan y administran los documentos que están en trámite dentro de la dependencia, según parámetros establecidos por el Archivo Central.

Antes de realizar las transferencias al Archivo Central, se debe llevar a cabo el proceso de

selección, clasificación, organización, de acuerdo a las series y subseries, y eliminación de los

documentos. La organización se hace según acuerdo 042 de octubre 31 de 2002.

6.10.4.2. Archivo central

Está conformado por los documentos que según su trámite o valor, han dejado de pertenecer al

Archivo de Gestión; que ya no tienen una consulta frecuente, pero que deben conservarse de

acuerdo con los términos vigentes de la Tabla de Retención Documental.

6.10.4.2.1. Condiciones locativas

El sitio para la conservación física del archivo de consulta inactiva (central e histórico), debe

acondicionarse con temperatura, humedad y ventilación adecuadas que permitan proteger los

documentos de los diferentes agentes de degradación como polvo, roedores, polillas y otros

insectos.

6.10.4.3. Archivo histórico

La organización física del Archivo Histórico debe guardar relación con la organización del Archivo

Central y debe tener la misma codificación de las series o asuntos.

6.10.5. Estanterías y cajas utilizadas

Para la organización del archivo Central se utilizan estantes metálicos con divisiones horizontales

y verticales y las cajas utilizadas son las “ X300 ”.

6.10.6. Ordenamiento de los documentos

Las carpetas se organizan dentro de la estantería y dentro de las cajas en el mismo orden que

tuvieron durante el tiempo de permanencia en los archivos de Gestión.

6.10.7. Rotulación de las cajas

Cada caja debe estar identificada con un rótulo que indique claramente el material que contiene

y debe hacerse todo este proceso desde los archivos de gestión.

En el rótulo se escriben los siguientes datos:

Código de la serie Nombre de la serie Período a que corresponden los documentos Número consecutivo de la caja

6.10.8. Señalización de los estantes

Para facilitar la consulta eventual de los documentos, se colocan guías numéricas en los

estantes que indican en donde comienza y en donde termina cada serie documental.

6.11. TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS

Es el traslado ordenado e inventariado que se hace de los documentos de los Archivos de

Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico teniendo en cuenta las Tablas de

Retención Documental de cada dependencia y la normatividad expresa en la Ley 594 de 2000,

ley General de Archivos.

Una vez organizados los archivos de gestión se debe solicitar la transferencia al archivo central,

teniendo en cuenta el tiempo estipulado en las Tablas de Retención Documental.

6.11.1. Instrucciones para la transferencia de archivos

Para agilizar y facilitar la transferencia de archivos y su posterior conservación es necesario

relacionarlos en el FUID, formato único de inventario documental según las siguientes

recomendaciones.

1- Las carpetas deben ser numeradas consecutivamente iniciando con el N° 1, 2 y así

sucesivamente. Se deben marcar las pastas de las carpetas con el nombre de la oficina

productora, serie, subserie, fechas extremas, N. de carpetas, N. folios, Consecuitov de carpeta y

número de caja.

2- En los documentos perforados debe coincidir tanto el lado superior como el lado izquierdo,

no importando su tamaño. Se toma como base un documento tamaño oficio y todos deberán

perforarse con esta guía. Luego se deben incorporar dentro de carpetas rotuladas con máximo

200 folios y posteriormente en cajas de archivo igualmente rotuladas, teniendo en cuenta el

nombre de la dependencia, la fecha, la numeración de las carpetas desde el año más antiguo

hasta el más reciente, el número de caja y el número de carpetas.

3- No se debe enviar carpetas con el nombre de: varios, asuntos varios, pendientes, etc. No expresan la información que contienen.

4- Los legajos deben tener sólo los documentos que hacen parte integral de la serie o subserie

que se producen en el transcurso de los trámites y están unidos por la relación causa – efecto,

de ahí que deban ser ordenados de acuerdo con esa secuencia, es decir respetando el orden

original. No enviar dentro de las carpetas documentos duplicados (fotocopias) de un mismo

ejemplar o documentos que no hacen parte de la serie.

5- Para asegurar la integridad de las series documentales, se deben FOLIAR cada uno de los

documentos, sin repetir números ni utilizar cifras 1A, 1B, 1Bis.

Si el expediente lleva más de dos (2) carpetas, la foliación de la segunda será continuación de la

primera, ejemplo si la primera carpeta termina en el folio 200, la segunda iniciara con el folio

201.

5- La carpeta no debe llevar más de un gancho legajador porque de lo contrario, quedan muy

gruesas y pesadas, lo que conlleva al maltrato y deterioro de los documentos.

6- No enviar copias de circulares recibidas de otras secretarías o dependencias, cada

dependencia es responsable de enviar al archivo los originales de la circular emitida y

distribuida.

7- Los archivos se deben enviar en forma total y no parcial. En este último evento no se

recibirán.

8- No se reciben archivos en A-Z, deben estar todos en la unidad de conservación (carpetas).

No se envían archivos en bolsas ni amarrados para evitar el deterioro.

9- Los archivos que no estén debidamente relacionados serán devueltos.

10- No se deben enviar documentos en sobres de manila, estos se deben remitir en legajos.

11- No se deben enviar Expedientes con copias de Decretos, Resoluciones y Circulares recibidas

o enviadas, ya que los originales reposan en el organismo competente.

12- Se deben relacionar las carpetas en el formato único de inventario documental, el cual debe

estar diligenciado en original y copia.

6.11.2. Procedimiento para la transferencia de archivos

El procedimiento a seguir es el siguiente:

Proceso: Elaborar inventario completo de los documentos que se van a transferir en original y copia debidamente firmada teniendo en cuenta las Tablas de Retención de la Dependencia respectiva. (FUID).

Responsable: Secretarias o Funcionarios encargados del Archivo de Gestión.

P: Recibir el inventario, verificar que los documentos que entregan correspondan y estén según las Tablas de Retención Documental y firmar la relación en original y copia.

R: Líder del programa de Gestión Documental.

P: Archivar el original de la relación y devolver la copia firmada a la dependencia que hizo la transferencia.


P: Incorporar los documentos transferidos en el archivo Central


6.12. EXPEDIENTES

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, generados orgánica y

funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

6.12.1. TIPOS DE EXPEDIENTES

En las administraciones públicas las funciones administrativas se materializan, por regla general,

en expedientes administrativos, independientemente de su soporte.

Se forman de acuerdo a un procedimiento administrativo, definido por las funciones que debe

cumplir una dependencia:

Expediente Historias laborales. Expediente Contratación Estatal. Expediente de Procesos Disciplinarios. Informes Gestión. Interventoría de Contratos.

6.12.2. Formación

Los expedientes se forman mediante la agregación cronológica de documentos. Éstos se llevan

o archivan en las mismas carpetas que se procederá a archivar el total de la documentación de

la Administración. Realizando la misma demarcación de la carpeta según las series y subseries

de cada oficina productora, fechas extremas, es decir la fecha en la que se crea el primer

documento del expediente y la fecha en la que se cierra el expediente; N. de carpetas, N. de

folios, Consecutivo de carpetas y número de caja. Es importante consignar el código que le

corresponde al expediente ya que sirve para identificarlo y localizarlo a través de la serie

documental determinada. Eje: Contratación Estatal, Historia Laboral.

6.12.3. Número de expediente

Número del Expediente: 19/2002

1. El número del expediente es uno de los datos más importantes de la identificación, ya que es

un elemento perdurable hasta que el expediente es eliminado o conservado, de acuerdo a la

Tabla de Retención Documental.

6.12.6. Nombre

Nombre del Expediente: “Contrato Arrendamiento”, debe ser claro y específico

VII. TIPOS DOCUMENTALES MUNICIPIO DE ITAGÜÍ

(SEGÚN LAS NORMAS DE ICONTEC VIGENTES)

CORRESPONDENCIA

7.1. DEFINICION

Es toda comunicación escrita entre dos o más personas o instituciones. Es considerada como un

conjunto de tipos documentales que permite la interacción entre las personas y entidades en el

desarrollo de sus diferentes actividades administrativas.

Para funcionar adecuadamente, debe reunir características mínimas de redacción que den

calidad conceptual, y se tornen agradables para quien las recibe.

Existen dos tipos de correspondencia:

7.2.1. Comunicación externa

Es la que se genera por la actividad dada entre el Municipio y entidades públicas y privadas.

7.2.2. Comunicación interna

Es la que se produce entre funcionarios de la Administración Municipal y las diferentes oficinas.

7.3. MEDIOS DE PRESENTACIÓN

La COMUNICACIÓN externa e interna se presenta en las siguientes formas: Oficios o cartas, comunicaciones o informes, facturas, fax, contratos, convenios, licitaciones, cotizaciones, publicidad, libros, revistas, acuerdos, decretos, memorandos, circulares, actas, convenios, comunicados, resoluciones, boletines. 7.4. DESCRIPCIÓN TIPOS DOCUMENTALES MÁS UTILIZADOS

A continuación, se presenta en forma detallada los tipos documentales más utilizados con la

descripción y características que se deben tener en cuenta en su elaboración. Ellos son:

CARTA

MEMORANDO

CIRCULAR COMUNICADO ACTA CERTIFICADO CONSTANCIA INFORME

7.4.1. CARTA

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas

naturales; igualmente, en las relaciones entre la empresa y sus empleados. Se considera de

carácter oficial y requiere darle un tratamiento especial de acuerdo a su importancia.

Se encuentran varios tipos de cartas:

7.4.1.1. Carta externa

Es la que llega a la entidad proveniente de una entidad externa o persona natural a través de

servicio de mensajería, entrega personal, apartado aéreo y fax. Debe ser abierta en la Unidad

de Correspondencia para su debido proceso: Numeración, radicación y envío a su destinatario a

través de la mensajería interna. Las comunicaciones personales no se radican ni reciben en

Correspondencia, ellas se entregan directamente al receptor.

Este tipo de carta se conoce con el nombre de: “COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA”.

7.4.1.2. Carta interna

Se genera en la Entidad para dirigirse hacia entidades externas o para dar respuesta a los

funcionarios internos o entidades autónomas. Se clasifica en: 7.4.1.2.1. Comunicación enviada

Es la que se genera en la institución dirigida hacia entidades externas, o hacia dependencias autónomas que funcionan dentro de la entidad. Esta comunicación se debe numerar, ya sea con un consecutivo general que la entidad utilice o con el número que compone el centro de costos y un consecutivo que debe proporcionar el archivo de la entidad.

7.4.1.2.2. Comunicación interna recibida

Es toda comunicación que se recibe de otro estamento interno de la entidad (oficinas o

departamentos al interior del Municipio).

7.4.2. ESTILO

Bloque extremo: Todas las líneas parten del bloque extremo. Este es el estilo utilizado en la

mayoría de las comunicaciones oficiales y el acogido por la Administración Municipal, se debe

utilizar el tipo de letra (ARIAL), interlineado (SENCILLO) y el tamaño de la letra (11 ó 12).

La entidad siempre selecciona el estilo a seguir y debe procurar porque todas las

COMUNICACIONES se elaboren en el mismo estilo dando uniformidad, presentación e imagen

corporativa.

7.4.3. PARTES DE LA CARTA

7.4.3.1. Número: La numeración debe ser consecutiva. Le puede anteceder o preceder (de

acuerdo a la utilidad en la institución) el código de dependencia, centro de costos o Iniciales de

la Dependencia productora, según decisión de la entidad. Se escribe de dos a tres interlíneas

del margen superior.

7.4.3.2. Fecha: En su orden: Ciudad, día – mes – año.

Se escribe de dos a tres interlíneas del número. Ej. Medellín, 8 de Enero de 2005.

7.4.3.3. Datos destinatario:

Tratamiento o título: Señor, Doctora, Licenciado, Ingeniera, Instructora, Abogada.

Nombre del Destinatario: Con mayúscula fija y con los dos apellidos.

Cargo: Con mayúscula Inicial: Director Administrativo. Empresa: Se utiliza la denominación más conocida, sigla o acrónimo:

SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)

CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano)

Dirección: No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás. Debe ser exacta para garantizar la entrega efectiva. Ej.: Carrera 65 N° 7Sur-50

Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de comunicación local. Ej: Santafé de Bogotá D.C. Santiago de Cali, Valle del Cauca, Valencia, España

7.4.3.4. Asunto: Es de obligatoria utilización. Es la síntesis del tema de la carta, expresada

máximo en cuatro palabras, con mayúscula inicial sin subrayar.

7.4.3.5. Saludo o vocativo:

Saludo independiente: Se escribe con mayúscula inicial, para los caballeros se acostumbra el

apellido y para las damas el nombre.

ASI: Respetado señor Jiménez: Respetada Ingeniera Isabel:

Cordial saludo doctor Barrientos: Cordial saludo doctora Beatriz:

Saludo como parte inicial del texto: Se escribe con mayúscula inicial. En esta expresión se

utiliza el apelativo o tratamiento de los datos del destinatario.

ASI: Tengo el gusto de saludarla, y le comunico…….

7.4.3.6. Texto:

Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. En lo posible se trata un solo tema por carta. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

7.4.3.7. Despedida: Es una expresión de cortesía que puede ser seguida por una de coma:

ASI: Atentamente, Cordialmente, respetuosamente.

Despedida seguida de punto:

ASI: Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción, agradecemos su gentil

colaboración, en espera de su respuesta, gracias por su respuesta, cordial saludo.

7.4.3.8. Remitente:

Se escribe en mayúscula sostenida En la línea siguiente se anota el cargo con mayúscula inicial, sin centrar. JORGE OSORIO ARIAS M.

Jefe de Producción

7.4.4. LINEAS ESPECIALES

7.4.4.1. Anexo:

Se colocan al final de la carta de la siguiente forma, de preferencia se clarifican el número de

hojas o el tipo de anexo.

Ejemplo. Anexo: uno (9 hojas) Es decir un documento de nueve hojas

(informe, folleto, propuesta por ejemplo).

Anexos: dos (15 hojas)

Anexos: tres (dos disquetes y un cheque)

7.4.4.2. Copia:

A dos renglones de la línea de anexos se escribe la palabra copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Recuerde que la comunicación que va hacia fuera, debe llevar membrete de la entidad, las

demás copias que requiera sacar pueden ser en papel sin membrete.

7.4.4.3. Transcriptor:

Para efectos de control es muy importante colocar el nombre de quien elabora la comunicación

para su identificación precisa, es exigido dentro de las normas del Icontec.

Cuando la transcripción es realizada por una mujer se identifica el transcriptor con el nombre y

la inicial del Apellido y si el transcriptor es hombre con la inicial del nombre y el Apellido

completo.

ASI: Nora F. - C. Gutiérrez

Nota: Si la persona que firma, es la misma que escribe el documento no se necesita identificador del transcriptor.

Ver a continuación el formato de las cartas Bloque extremo:

FORMATO CARTA - ESTILO BLOQUE EXTREMO

14 cm

LOGO MUNICIPIO

2 a 3 interlineas

NÚMERO - CENTRO DE COSTOS

2 a 3 interlíneas

CIUDAD, FECHA 4 a 6 interlíneas

DATOS DESTINATARIO

3 interlíneas

ASUNTO: 2 interlíneas

SALUDO O VOCATIVO:

3 interlíneas

TEXTO

___________________________________________________________________________

_______________

3 a 4cm

cm

cm

3 a 4 cm

1interlínea__________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

2 interlíneas

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

2 interlíneas

DESPEDIDA,

4 a 6 interlíneas

REMITENTE

Cargo

2 interlíneas

ANEXO:

2 interlíneas

COPIA: 2 interlíneas

Identificación del transcriptor

2 a 3 cm

2 a 3 cm

LOGO MUNICIPIO

14684 – 160130 (número sin punto) e iniciales de la dependencia

8 de Enero de 2005

Doctora

CLARA MILENA GOMEZ MARTINEZ

Directora de Personal

AVIANCA S.A. Carrera 13 37-43

Bogotá D.C.

Asunto: Diplomatura en Desarrollo Gerencial

Respetada doctora Clara Milena:

Le remito la propuesta de contrato para la realización de la DIPLOMATURA EN DESARROLLO GERENCIAL, con el objeto de ser revisada al interior de su empresa y nos comunique su conformidad o los eventuales ajustes que consideren pertinentes. Posteriormente, les estaremos enviando la versión definitiva con la debida copia firmada por nuestro Rector para que procedan a dar el trámite respectivo.

Atentamente,

OSCAR EDUARDO MARIN RAMIREZ

Director de Extensión

Anexo: uno (16 folios)

Copia: Dr. Julio Montoya Arango, Gerente AVIANCA S.A

7.4.5. MEMORANDO

Comunicación escrita de carácter interno, que se utiliza para transmitir información,

orientaciones y pautas a las dependencias de la entidad.

No se debe enviar una comunicación de carácter externo con este tipo de formato, sólo es para comunicación interna entre funcionarios de la Entidad.

7.4.5.1. Clasificación

Bloque extremo: Todas las líneas partes del margen izquierdo.

Bloque: Las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito.

La entidad tiene la libertad de seleccionar en cada caso el estilo que más le convenga.

Asunto: Síntesis del tema expresada en cuatro palabras. Mayúscula inicial.

Datos del destinatario y remitente:

Se deben presentar así:

Destinatario: Tratamiento, nombre, cargo.

Remitente: Dependencia o departamento.

Ejemplo:

PARA: Doctor Carlos Mario Carvajal, Director Comercial

DE: Desarrollo de Empleados

En este caso el nombre del remitente y su cargo aparecerán al final del texto con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo (bloque extremo)

Asunto:

Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo cuatro palabras, con

mayúscula inicial.

A continuación se puede observar la presentación y estilo de memorando:

FORMATO MEMORANDO ESTILO BLOQUE EXTREMO

14 cm

LOGO ENTIDAD

2 a 3 interlineas

MEMORANDO

2 a 3 interlíneas

NUMERO – CENTRO DE COSTOS

2 a 3 interlíneas

CIUDAD, FECHA 3 interlíneas

PARA: Datos destinatario ( con mayúscula inicial) Tratamiento nombre, cargo

2 interlíneas

DE: Datos del remitente (con mayúscula inicial) Departamento 2 interlíneas

ASUNTO: Síntesis del documento, con mayúscula inicial

3 a 4 interlíneas

TEXTO

1interlínea__________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

________________________________________________________________.

2 interlíneas

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________3 a 4cm

cm

cm

2 a 3 cm

3 a 4 cm

____________________________________________________________________________

_________________________________.

2 interlíneas

DESPEDIDA,

4 a 6 interlíneas

REMITENTE (Mayúscula inicial)

Cargo

2 interlíneas

ANEXOS: 2 interlíneas

COPIA: 2 interlíneas

Identificación del transcriptor

EJEMPLO: MEMORANDO

LOGO ENTIDAD

MEMORANDO

150-220148

Medellín, 8 de Octubre de 2005

PARA: Doctor Carlos Mario Parra Ortiz, Director Desarrollo Humano

DE: Centro de Administración Documental

ASUNTO: Curso Archivo y Correspondencia

Le informo que el curso de Archivo y correspondencia dirigido a secretarias y

asistentes, se iniciará el próximo 5 de Enero de 2005, en el Auditorio Juan Carlos

Escobar.

2 a 3 cm

Solicito me envíe el listado actualizado de las personas que asistirán, así

mismo, su número de extensión y nombre de la dependencia.

Atentamente,

Oscar Castro Martínez Pérez

Director (cargo)

Anexo: uno (16 folios)

Copia: Doctor Julio Montoya Arango, Director Administrativo

7.4.6. CIRCULAR

Comunicación de carácter general o informativo dirigida a varios destinatarios con el mismo

texto o contenido.

7.4.6.1. Clases de circulares

7.4.6.1.1. Circular externa o carta circular: es una comunicación de carácter general

dirigida a varios destinatarios con el mismo texto o contenido, pero en forma personalizada y

como su nombre lo indica, se dirige a personal externo: clientes, proveedores o distribuidores

para dar a conocer productos, servicios, cambios, y otras informaciones de carácter general.

7.4.6.1.2. Circular interna o general: Es utilizada para dar a conocer internamente

actividades de la entidad, así como normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes

y asuntos de interés común.

Para la Administración Municipal, se utilizará estilo BLOQUE EXTREMO tanto para circular interna como externa con las siguientes características diferenciales:

La palabra CIRCULAR y EL NÚMERO: deben escribirse de forma centrada y con negrilla.

GRUPO DESTINATARIO: Debe ir contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida.

Los demás ítems se muestran en el ejemplo, y son las que propone el ICONTEC (NORMA

TECNICA COLOMBIANA NTC 3234)

A continuación se puede observar la presentación y ejemplo de circular.

FORMATO CIRCULAR

2 a 3 interlíneas

CIRCULAR NÚMERO

2 a 3 interlíneas

Ciudad y fecha

3 interlíneas

GRUPO DESTINATARIO

3 interlíneas

Asunto

3 a 4 interlíneas

Texto

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2 interlíneas

___________________________________________________________________

_____________________________________________________.

2 interlíneas

Despedida,

4 a 6 interlíneas

3 y 4 cm

2 y 3 cm 3 y 4

cm

NOMBRE FIRMANTE

Cargo

2 interlíneas

Anexos (si los hay)

2 interlíneas

Identificador del transcriptor

EJEMPLO CIRCULAR

CIRCULAR 071

Medellín, 5 de Enero de 2005

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Inscripciones capacitación interna

Con agrado informamos al personal que del 2 al 17 de Marzo se recibirán las inscripciones para la capacitación interna en los programas del segundo semestre de 2005, cuyos temas se describen en el anexo.

2 y 3 cm

2 y 3 cm

La señora Ángela Mesa estará a cargo de las inscripciones en la División de Recursos Humanos, únicamente en la mañana y una vez conformados los listados serán publicados en todas las carteleras de la empresa.

La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para recibirla.

ANGELA GUZMAN ALVAREZ

Jefe Recursos Humanos

Anexo: uno (dos hojas)

Sandra M

7.4.7. ACTA

Son comunicaciones oficiales donde se consigna todo lo sucedido, tratado y acordado, en una reunión.

Las actas se elaboran en papel membretado siempre y cuando se trate de un comité o grupo

reconocido como estamento (Comité de Dirección, Comité Rectoral, Junta Escalafón, Consejo

Académico, Consejo Directivo, Consejo Superior).

El acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes.

Párrafos concisos, claros y que hagan énfasis en las decisiones tomadas. Cuando sea necesario

mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

7.4.7.1. Elaboración

Se utiliza el formato establecido por la Administración.

Asistentes: se debe tener en cuenta el nombre y cargo que desempeña cada uno en la reunión y se sigue el orden jerárquico establecido por la reunión, en caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

Invitados : a continuación de los asistentes se colocan los nombres de los invitados

Ausentes: se debe colocar el nombre, es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Orden del día: se tiene en cuenta separar entre tema y tema

Compromisos: Se coloca el nombre de las personas que adquirieron compromiso en la reunión.

FORMATO

Proceso Asunto

Fecha Responsable

Hora Inicio Hora Fin

Nombre de Asistentes Cargo Firma

Temas tratados

Compromisos

Actividad Responsable Fecha Límite

FRANCISCO PÉREZ RESTREPO

Secretario de Deportes.

Toda acta lleva la firma de los responsables, de los cuales mínimo dos aparecen en la página

donde finaliza el texto. En caso de varios firmantes, se describen de cuatro a seis interlíneas

distribuidos por pares.

7.4.8. CERTIFICADO

Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de

un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la

validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

7.4.8.1. Se elaboran certificados para:

Asistencias a Capacitaciones, cursos y seminarios que la Entidad realice. Certificados de Aseguramiento de la Calidad Becas, donaciones y exenciones. Créditos, préstamos (por ejemplo con las cooperativas, de vivienda, etc). Relación retenciones. Paz y salvos Certificados de tiempo laborado, prácticas realizadas en la entidad, entre otros.

7.4.8.2. ESTILO

BLOQUE EXTREMO

Número, fecha y firmante parten del margen izquierdo.

ELABORACION CERTIFICADO

LOGO ENTIDAD

018 (NÚMERO CONSECUTIVO)

2 interlíneas

Medellín, 15 de agosto de 2000

4 interlíneas

LA CONTADORA GENERAL 3 a 4 interlíneas

CERTIFICA 3 a 4 interlíneas

Que a MUNDO NACIONAL S.A., con NIT 40901703-1, se le efectuó retención en la fuente por el año gravable de 1998, según lo dispuesto por el Artículo 381 del Estatuto Tributario. Este certificado se expide para una transacción bancaria. 4 a 6 interlíneas MARIA CECILIA GOMEZ PEREZ 2 interlíneas Gloria P.

7.4.9. CONSTANCIA

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no

requieren solemnidad.

7.4.9.1. Se elaboran constancias para:

Tiempo de servicio Experiencia laboral Salarios u honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Comportamiento del trabajador 7.4.10. INFORME ADMINISTRATIVO Se conocen dos tipos: 7.4.10.1. Extenso: Son informes de más de 10 páginas. Tienen por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de una cubierta, una portada, tabla de contenido, glosario, cuerpo del informe, conclusiones, recomendaciones y bibliografía

7.4.10.2. Corto: Son informes de máximo 10 hojas y consta de:

Razón Social: Se coloca cuando el documento no lo trae impreso. Dependencia: A interlineación doble se escribe la dependencia origen del

informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.

Número o código: Si se requiere un código de identificación, se escribe contra el margen derecho en el mismo renglón de la dependencia.

Título: Centrado en Mayúscula sostenida Fecha: Se escribe la palabra FECHA en mayúscula sostenida. Auditoría del Informe: ELABORADO POR, PREPARADO POR, RESPONSABLE, en

mayúscula fija y seguida de dos puntos

Objetivo: que describe el propósito del mismo. Texto: generalmente consta de un capítulo único. Este capítulo puede llevar

títulos, en este caso cada uno se describe contra el margen izquierdo.

Conclusiones: en caso de llevar, se escribe en mayúscula sostenida la palabra CONCLUSIÓN O CONCLUSIONES, contra el margen izquierdo.

Firma. Transcriptor.

ELABORACION INFORME CORTO

LOGO ENTIDAD

Departamento de Comunicaciones CMO23

4 interlíneas

INFORME GENERAL DE ACTIVIDADES 4 interlíneas FECHA: Medellín, 17 de febrero de 2005 2interlíneas ELABORADO POR: 2 a 4 interlíneas OBJETIVO:

2 a 3 interlíneas TEXTO:

1. PRIMER NIVEL

1.1 SEGUNDO NIVEL 1.1.1 Tercer Nivel

2 a 4 interlíneas CONCLUSION

FIRMA Transcriptor

VIII. RELACIÓN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

Contrario lo que suele creerse, en la legislación colombiana existen no pocas disposiciones

atinentes a los archivos activos, intermedios e históricos. La dispersión de las mismas ha hecho

que muchos funcionarios obligados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos

constitucionales, legales y reglamentarios que tienen que ver con los archivos. Por su parte, los

responsables de estos no pueden actuar frente a las autoridades del orden municipal,

departamental o nacional en demanda de la atención que requiere el trámite documental o el

patrimonio histórico de la Nación.

Con esta breve relación el Archivo general desea informar a las autoridades, archivistas,

funcionarios y ciudadanos en general, acerca de los más importantes preceptos y las normas

esenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participación de todos se

cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la construcción de la política archivística en

nuestro país.

El cumplimiento y el respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución

Política de Colombia, como el derecho a la Información (Art.20), Acceso a los Documentos

Públicos (Art.74), serán posibles si en la administración pública se establece una verdadera y

responsable organización técnica de los archivos en todos sus niveles, que sirva para recuperar

con agilidad y en tiempo oportuno la información requerida por los ciudadanos.

Los archivos activos o de gestión son fundamentales para la administración pública y la guarda

de los derechos ciudadanos y los archivos históricos conservan la memoria colectiva que es

esencial para la identidad de la Nación. Por tales razones a ningún ciudadano y tanto menos a

ningún funcionario le pueden ser indiferentes los archivos.

Invitamos muy especialmente a los funcionarios de la administración pública y a los archivistas a

consultar las disposiciones referenciadas para sustentar la elaboración de proyectos y la

definición de acciones archivísticas que hagan de los archivos centros de información útiles para

la gestión administrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del país.

8.1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA.

Artículo 8: Bienes Culturales y recursos Naturales

Artículo 15: Derecho a la intimidad-Habeas Data-Inviolabilidad de documentos privados

Artículo 20: Libertad de opinión, prensa e información

Artículo 23: Derecho de Petición

Artículo 27: Libertad de enseñanza

Artículo 63: Protección de los bienes de uso público, interés cultural, histórico y comunitario.

Artículo 70: Acceso a la cultura, política, científica y artística.

Artículo 71: Libertad de conocimiento y de expresión artística

Artículo 72: Identidad Nacional y patrimonio cultural

Artículo 74: Libre acceso a los documentos públicos

Artículo 94: Ampliación de derechos

Artículo 95 Numeral 8: Proteger los recursos culturales y naturales del país, y velar por la conservación e un ambiente sano.

Artículo 112(modificado Articulo 5 Acto legislativo 01 de 2003): Estatuto de la oposición.

Artículo 313 Numeral 9: Competencia de los concejos Municipales. Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural del Municipio.

8.2. LEYES

Ley 43 de 1913: Proveer la conservación de ciertos documentos oficiales.

Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental, artístico y sobre

bibliotecas, museos y archivos.

Ley 45 de 1923. Artículo 99. Sobre conservación de documentos bancarios.

Ley 40 de 1932. Artículo 29. Sobre registros y reformas civiles de las personas.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Sobre protección de patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2,3 y 4. Sobre microfilmación y certificación de archivos.

Ley 23 de 1981. Artículos 33, 34, y 35. Regula archivos de las historias clínicas.

Ley 23 de 1982. Artículo 2.Sobre derechos de autor.

Ley 57 de 1985. Artículos 1, 12, 13, 14, 15 y del 16-27. Sobre publicidad y acceso a los

documentos públicos.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y

transferencia ilegal de bienes culturales.

Ley 6 de 1992. Articulo 74. Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos

tributarios.

Ley 31 de 1992. Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación documentos Banco

de la República.

Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación de Colombia, y hace alusión en el

artículo 2, a las Restricciones por razones de conservación de documentos históricos.

Ley 80 de 1993. Artículos 39 y 55. Estatuto de Contratación Administrativa.

Ley 44 de 1993. Sobre derechos de autor, funcionarios públicos.

Ley 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y

funcionamiento de los municipios.

Ley 190 de 1995. Artículo 79. Estatuto Anticorrupción.

Ley 734 de 2002. Artículo 34 Numeral 1, 5 y 22 y Artículos 35 numeral 8, 13 y 21.

Código Disciplinario Único.

Ley 270 de 1996. Artículo 95. Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la

Administración de Justicia.

Ley 527 de 1999. Artículos 6, 8. 9, 10, 11, 12, y 13. Por medio de la cual se define y

reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las

firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras

disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan

otras disposiciones.

Ley 610 DE 2000. Responsabilidad Fiscal (Arts.20 reserva y expedición de copias. Arts.

60 Boletín de responsabilidades fiscales).

Ley 640 DE 2001. Conciliación ante servidores públicos (Art 15, archivo constancia, actas

y antecedentes de audiencias de conciliación)

Ley 734 DE 2002. Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21.Código

Disciplinario Único.

Ley 962 de 2005. Racionalización de trámites y procedimientos administrativos de las

entidades del estado. Ley Antitrámites.

Ley 951 de 2005. Se crea el acta de informe de gestión.

Ley 975 de 2005. Ley de Justicia y Paz (Capítulo X "Conservación de Archivos" Arts. 56

deber de memoria, medidas de preservación de los archivos, medidas para facilitar el

acceso a los archivos)

Ley 1105 de 2006. Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 "régimen para la liquidación de

las Entidades Públicas del Orden Nacional". Artículo 25, parágrafo 1o. Archivo de

procesos y de reclamación de soportes.

8.3. DECRETOS

Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso del microfilm en los archivos y le da valor

probatorio.

Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe

la incineración de documentos microfilmados.

Decreto 264 de 1963. Reglamenta la ley 163 de 1963, sobre defensa y conservación del

patrimonio histórico, artístico y monumentos.

Decreto 960 de 1970. Artículos 106, 107, 113, 114, y 115. Estatuto notarial.

Decreto 1260 de 1970. Artículos 8, y del 13-16. Estatuto de registro civil de las

personas.

Decreto 2274 de 1988. Artículos 1 al 5. Inventario patrimonio documental y facultad de

inspección a los archivos.

Decreto 624 de 1989. Artículo 633. Uso de medios magnéticos en la información

tributaria.

Decreto 1798 de 1990. Artículos 31 al 33. Conservación de libros y papeles de los

comerciantes.

Decreto 1777 de 1990. Artículo 4 literal K. Mediante el cual se le asigna como función al archivo general de la Nación, el Conceptuar ante las entidades municipales lo atinente a la organización, conservación y servicio de los archivos.

Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones

Exteriores.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus

archivos.

Decreto 2649 de 1993. Artículos 123 y 134. Archivos contabilidad general.

Decreto 855 de 1994. Artículo 3. Ofertas para la contratación pública.

Decreto 856 de 1994. Artículo 11. Libros y archivo del Registro único de proponentes.

Decreto 1584 de 1994. Artículo 8. Documentación e información estrictamente

indispensable. Parágrafo: Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara

de Comercio.

Decreto 1382 de 1995. Tablas de retención documental y transferencias al Archivo

General de la Nación de Colombia.

Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 13, 16, 18,19, 26 y 29. Suprime autenticación de

documentos originales y uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos

que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de

las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión

de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de

los particulares, entre otros.

Decreto 1748 de 1995. Artículos 1,47, 49 y 62. Archivos laborales informáticos.

Decreto 1094 de 1996. Facturas electrónicas.

Decreto 998 de 1997. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los

archivos del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva.

Decreto 1725 de 1997. Artículo 54. División de documentación DIAN.

Decreto 1474 de 1997. Certificaciones laborales de empleados.

Decreto 1571 de 1998. Artículo 12. Archivos de Historias Laborales.

Decreto 1126 de 1999. Por el cual se adscribe el Archivo General de la Nación al

Ministerio de la Cultura.

Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las

entidades públicas del orden nacional. Artículo 39- Conservación de los Archivos según

disposiciones del AGN y disponibilidad de recursos para su preservación, y Articulo 40-

Expediente de liquidación.

Decreto 190 de 2003. Reglamenta parcialmente la ley 170 de 2002, articulo 11, Archivo

documentos y actuaciones a que hace referencia capitulo II “Reconocimiento económico

para la rehabilitación profesional y técnica.”

Decreto 1145 de 2004. Artículo 12. Disposiciones relacionadas con el desarrollo de

sistema general de información, administrativas del sector público y del sector privado

SUIP. Guarda y custodia de las hojas de vida.

Decreto 3666 de 2004. Por medio del cual se consagra el día Nacional de archivos en

Colombia.

Decreto 1227 de 2005. Artículo 49. Actualización en el Registro público de carrera

Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios.

Decreto 564 de 2006. Artículos 18 al 23 documentos, Artículo 40 Archivo expediente

licencia urbanística otorgada. Reglamenta disposiciones relativas a las licencias

Urbanísticas.

Decreto 2578 de 2012. Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la red

nacional de archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.

Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Reglamenta el título V de la ley 594 de 2000, parcialmente los artículo 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y dicta disposiciones en materia de gestión documental.

Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establece los lineamientos generales de la estrategia de gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1515 del 19 de julio de 2013, “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al

Archivo General de la Nación, a los Archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones”.

8.4. DECRETOS MUNICIPALES

Decreto Nro. 123 de 2000. Por medio del cual se estable la conformación del Comité de

Archivo y sus funciones.

Decreto Nro. 628 de 2007. Por medio del cual se crea el Comité de Archivo en el

Municipio de Itagüí.

Decreto 610 de 2010. Por medio del cual se adoptan las Tablas de Retención

Documental en el Municipio de Itagüí.

Decreto Nro. 1338 de 2012. Modificó el artículo Nro. 2 del Decreto Nro. 123 del 17 de

marzo del año 2000. Conformación del Comité de Archivo Municipal.

8.5 ACUERDOS DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE

COLOMBIA

Acuerdo 07 de 1994. Aprueba el Reglamento General de Archivos

Acuerdo 08 de 1995. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los

Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia

Acuerdo 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las tablas de retención documental

de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia.

Acuerdo 12 de 1995. Modifica la parte I del acuerdo 07 de 1994, Órganos de dirección,

coordinación y asesoría para los archivos departamentales.

Acuerdo 02 de 1996. Reglamenta la integración del comité evaluador de documentos de

los departamentos.

Acuerdo 06 de 1996. Crea e integra el comité evaluador de documentos del Archivo

General de la Nación de Colombia.

Acuerdo 11 de 1996. Establece criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 02 de 1997. Prorroga el plazo de presentación de las tablas de retención

documentales Organismos Nacionales del sector central al Archivo General de la Nación

de Colombia.

Acuerdo 09 de 1997. Procedimiento para la evaluación de las TRD.

Acuerdo 022 de 2000. Se modifica la parte I del Reglamento General de Archivos

(Consejos Distritales y Municipales de Archivos).

Acuerdo 046 de 2000. Por medio del cual se establece el procedimiento para eliminación

documental.

Acuerdo 047 de 2000. Desarrolla el artículo 43 del capítulo V, Acceso a los documentos

de Archivos, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo 048 de 2000. Artículo 59 capitulo VII. Conservación de documentos: preventiva,

conservación y restauración documental.

Acuerdo 049 de 2000. Articulo 61 Capitulo VII. Conservación de Documentos:

Condiciones de Edificios y locales destinados a archivo.

Acuerdo 050 de 2000. Conservación de Documentos: Prevención de deterioro de los

documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo 056 de 2000. Acceso a los documentos públicos.

Acuerdo 057 de 2000. Entrega de documentos y Archivos de entidades en proceso de

liquidación o fusión.

Acuerdo 073 de 2000. Deroga el Acuerdo 046 de 2000.

Acuerdo 017 de 2001. Por el cual se adopta el estatuto interno del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las

comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 016 de 2002. Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras

disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo 037 de 2002. Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de servicios de depósito, custodia, organización, reprografías y conservación de documentos de archivo.

Acuerdo 038 de 2002. Desarrolla el artículo 15 de la ley de archivos sobre responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la ley 594 de 2000.

Acuerdo 041 de 2002. Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el articulo 20 y su parágrafo de la ley 594 de 2000.

Acuerdo 042 de 2002. Establece criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Se regula el inventario único departamental y se desarrolla los artículos 21, 22, y 23 de la ley General de archivos.

Acuerdo 046 de mayo de 2002. Sobre la eliminación de documentos que reposan en archivos.

Acuerdo 015 de 2003. Adiciona un parágrafo al artículo 1 del acuerdo 041 de 2002. Integración del comité de archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

Acuerdo 02 de 2004. Establece lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

Acuerdo No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994

Acuerdo No. 011 de 2008. Por el cual se delega en el Director del Archivo General de la Nación, la función de aprobar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

Acuerdo 03 de 2013 “Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”

Acuerdo 04 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención.

Acuerdo 05 de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas..."

8.6 RESOLUCIONES

Resolución 142 de 1996. Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de la

Educación Superior del Sistema Nacional de Archivos

Resolución 033 de 1997. Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos Eclesiásticos, de Iglesias, Cultos y Religiones.

Resolución 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la

Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución 049 de 1998. Crea el comité de gestión de documentos del sistema general

de archivos.

Resolución 068 de 1998. Por la cual se modifica el numeral 7 del artículo 2 de la Resolución 142 de 1996.

Resolución 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la historia clínica.

Resolución 081 de 2001. Adopta el programa de gestión documental y se aprueba la actualización de la tabla de retención

Resolución 063 de 2002. Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la

Nación cobrará por concepto de la venta de bienes y servicios que ofrece.

Resolución 019 de 2003. Reglamenta la gestión de documentos del sistema general de

archivos creados por la Resolución 049 de 1998.

Resolución 083 de 2004. Conforma el grupo técnico de apoyo del comité de archivos del

archivo general de la nación.

Resolución No. 128 de 2010. Por la cual se actualiza la metodología de evaluación de

TRD y de TVD, se deroga la Resolución 00047 del 13 de marzo de 2000 y se conforma el

Pre-Comité Evaluador de Documentos

8.7. NORMAS TECNICAS NACIONALES

NTC 3394. Normas a tener en cuenta para la elaboración de actas.

NTC 4095. Norma General para la descripción archivística.

NTC 3723.Micrografia, microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata 16mm y 35 mm técnicos de operación.

NTC 4080. Micrografía, símbolos gráficos para su uso en microfilme, con su significado, aplicación y localización, clasificación de microfilme.

NTC 4436. Información y documentación, papel para documentos de archivos, requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 5029. Normas sobre medición de archivos.

NTC 5174. Normas sobre procesado y almacenamiento de microfilmes, gelatina y plata.

NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.

NTC 4436: 1998 “Información y documentación. Papel para documentos de archivo.

Requisitos para la permanencia y la durabilidad” (Homologación de la Norma ISO 11108).

NTC 5397: 2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel.

Características de calidad”. (Elaborada por el Comité de Conservación del Sistema Nacional de Archivos).

8.8 CIRCULARES

Circular 01 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la Legislación básica sobre Archivos

en Colombia.

Circular 02 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas

Tecnologías en los archivos públicos.

Circular 01 de 1998. Creación y Desarrollo del Archivo General del Municipio.

Circular 01 de 2001. Elaboración y Adopción de Tablas de Retención Documental

(Alcaldes Municipales).

Circular 03 de 2001. Transferencias de la documentación histórica de los archivos de los

organismos del orden Nacional al AGN.

Circular 01 de 2002. Sugerencias de acciones o consideración para la presente vigencia

en el plan operativo de los consejos departamentales de archivos.

Circular 07 de 2002. Organización y conservación de los documentos de archivo de las

entidades de la rama ejecutiva del orden Nacional.

Circular 03 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo

Circular 04 de 2003. Organización de las historias laborales.

Circular 012 de 2004. Orientación para la circular 04 de 2003.

Circular 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Circular No.001 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo

Circular No.001 de 2006. Lineamientos de trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos

Circular No. 001 de 2007. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1242



Circular No. 001 de 2009. Presentación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación.

Circular No. 002 de 2009. Tablas de Retención Documental -TRD.

Circular No. 035 de 2009, emitida por la Procuraduría General de la Nación. Mediante la

cual impone a las Administraciones territoriales el cumplimiento de la ley 594 de 2000, en cuanto a la conformación y debida organización de los archivos Municipales.

Circular No. 002 de 2010. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo

de gestión documental ORFEO

Circular No. 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos

Circular Externa No. 001 de 2011. Protección de archivos por ola invernal

Circular Externa No 005 de 2011. Prohibición para Enviar los Originales de Documentos

de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Información

Circular Externa No 004 de 2011. Directrices o Lineamientos al Manejo y Administración de los Archivos de las Entidades Señaladas en la Ley 1444 De 2011.

Circular Externa No 003 de 2011. Obligación de Transferir a Los Archivos Generales Los

Documentos de Valor Secundario.

Circular Externa No. 006 de 2011. Entrega de los Archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.

Circular Externa No. 001 de 2012. Competencias del personal encargado del manejo

documental y archivístico de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos en Reunión Nacional de Alcaldes.

Circular Externa No. 002 de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión

Documental.

Circular externa No.004 de 2012. Censo de Archivos e inventario documental relacionado con la atención a víctimas del Conflicto Armando en Colombia.

Circular externa No.003 de 2012. Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los

archivos de DDHH y Memoria Histórica en la implementación de la Ley 1448 de 2011, "Ley de Víctimas".




























Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel.

Circular conjunta No. 001 de 2013. Competencias del AGN para la entrega de ISS en

liquidación a Colpensiones dentro de acciones de tutela y procesos judiciales.

8.9. DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CODIGOS COLOMBIANOS

Código General del Proceso (ley 1564 de 2012). Empieza su vigencia y aplicación a partir 1 de enero de 2014.

Código Penal (ley 599 de 2000).

Artículos: 463(mod. artículo 14 de ley 890/04), 431, 418 (mod. artículo 14 de ley 890/04), 419,

350(mod. artículo 14 de ley 890/04), 286(mod. artículo 14 de ley 890/04), 287(mod. artículo 14

de ley 890/04), 289(mod. artículo 14 de ley 890/04), 291(mod. artículo 54 ley 1142/07),

292(mod. artículo 14 de ley 890/04), 293(mod. artículo 14 de ley 890/04), 294, 309(mod.

artículo 14 de ley 890/04), 192(mod. artículo 14 de ley 890/04), 194, y 148A.

Código de Procedimiento Penal. (Ley 906 de 2004)

Artículos: 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275.

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (ley 1437 de 2011).

Artículos: 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29 30, y 31.

Código de Régimen Político Municipal (Ley 4 de 1913)

Artículos: 289, 315, 316, 320 y 337.

Código de Comercio. (Decreto 410 de 1971)

Artículos: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, (Artículos subrayados fueron

derogados por el literal c del artículo 626 de la ley 1564 de 2012, rigen a partir del 1 de enero

de 2014, en los términos del numeral del artículo 627), 619.

Código Sustantivo del Trabajo.

Artículos: 39, 41, 42, 46, 151 (mod por el articulo 19 ley 1429 de 2010), 264, 393 (mod por el

articulo 18 ley 11 de 1984).





GLOSARIO

El glosario de términos archivísticos, del presente Manual, es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada. Está elaborado con base en los conceptos archivísticos de distintos autores o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nación y del Archivo del Municipio de Itagüí.

A ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conserven los archivos, en los términos consagrados por la ley. ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES: Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de recuperación de información. ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de los documentos de un archivo. Véase además FONDO. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Son las operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organizados, control y evaluación de todos los archivos de una institución. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc. Para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización. ARCHIVALÍA: Es el conjunto de documentos de archivo, conservados orgánicamente desde el momento que nace entre ellos el vínculo que les otorga valor de intangibilidad (que no se pueden tocar). ARCHIVO: Es uno o más conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso, natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para servir como fuentes de historia. ARCHIVO ACTIVO: Satisface las necesidades de conservación y consulta permanente. Está compuesto por documentos del año vigente o de años anteriores que estén en trámite o pendientes de este; por ejemplo las hojas de vida de personal en ejercicio de sus funciones, resoluciones, contratos vigentes y demás documentos de consulta permanente por cada oficina.

ARCHIVO SEMIACTIVO: Conformado por los documentos de consulta menos frecuente; es decir, se consultan esporádicamente y se traspasan una o dos veces por año del archivo activo.

ARCHIVO INACTIVO: Constituido por los documentos desplazados del archivo activo que ya han sido tramitados y que por disposiciones legales deben conservarse permanentemente.

ARCHIVO CENTRALIZADO: Consiste en organizar en una sola unidad el archivo, bajo parámetros uniformes y con un solo criterio de administración.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Se refiere al archivo y manejo de documentos en cada dependencia de acuerdo con la especialización del trabajo y es administrado por la misma dependencia

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL: En este caso cada dependencia tiene su archivo para sustentar la ejecución de las diferentes actividades, pero es coordinado por un sistema central, el cual da los parámetros para su administración. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO DE GESTIÓN: El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la solicite. ARCHIVO DE ORDEN DEPARTAMENTAL: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos de orden departamental y aquellos que reciba en custodia. ARCHIVO DE ORDEN DISTRITAL: Integrado por fondos documentales de los organismos de orden distrital y aquellos que reciba en custodia. ARCHIVO DE ORDEN MUNICIPAL: Integrado por fondos documentales producidos por organismos de orden municipal y aquellos que reciba en custodia. ARCHIVO DE ORDEN NACIONAL: Integrado por fondos documentales procedentes de los organismos de orden nacional y aquellos que reciba en custodia. ARCHIVO EN CUSTODIA: Véase CUSTODIA DE DOCUMENTOS. ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL: Es el constituido por fondo documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se pueden mencionar: Archivo Histórico de Antioquía, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central de Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena grande. ARCHIVO INTERMEDIO: ARCHIVO CENTRAL. ARCHIVO MUNICIPAL: ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. ARCHIVO NACIONAL: ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL ARCHIVO OFICIAL: Es el conformado por documentos oficiales. ARCHIVO PERMANENTE: ARCHIVO HISTÓRICO. ARCHIVO PRIVADO: Es el conformado por documentos privados. ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados declarados de interés público. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Hace referencia al ciclo vital de los documentos: producción, recepción, distribución, consulta retención, almacenamiento y disposición final. Incluye las tres fases del archivo: de gestión, central e histórico o permanente. ASISTENCIA TÉCNICA: Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del que hacer archivístico. AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la ley.

C CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado. CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. CLASIFICACIÓN: Toda labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser: Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Clasificación de piezas en el interior de un fondo. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza, CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la que se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo. CÓDIGO: Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. COLECCIÓN DE ARCHIVO: Reunión artificial de documentos, conformada por un individuo, familia o institución. COLECCIÓN DOCUMENTAL: Véase COLECCIÓN DE ARCHIVO. COMITÉ ASESOR: Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y disciplinas afinas, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS: Órganos asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos. COMITÉ TÉCNICO: Grupo de profesionales calificados que asesora la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos archivísticos. CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga en archivo.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original. COTACIÓN: Véase CÓDIGO. CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad Jurídica, que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

D DEPÓSITO DE ARCHIVO: Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación y localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. DESTRUCCIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Véase ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. DIGITALIZACIÓN: Grabación de imágenes de documentos como archivos digitales. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. DOCUMENTO: Es todo registro de información independiente del soporte físico que tenga. Ejemplo una carta, factura, cheque, fotografía, plano, película, pinturas, etc. Se conoce también como pieza documental. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

DOCUMENTO DISPOSITIVO O IMPERATIVO: En ello la autoridad asienta su voluntad para ser obedecida: Se selecciona y conserva según vigencia o valor histórico para la institución. DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos extremos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en un documento histórico y especialmente valioso para el país.

DOCUMENTO INFORMATIVO O NOTICIOSO: Contiene información o noticia referente a un trámite.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DOCUMENTO ESENCIAL: O VITAL: Aquel indispensable para el funcionamiento de la entidad o personal. Es de conservación permanente.

DOCUMENTO FACILITATIVO O COMÚN: Sirve de apoyo a las funciones administrativas. DOCUMENTO OFICIAL: El que produce, posee o maneja una entidad estatal. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. DOCUMENTO PRIVADO: El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tiene carácter oficial.

DOCUMENTO SUSTANTIVO O CARACTERÍSTICO: Sustenta la razón de ser de las entidades y sus funciones.

DOCUMENTO TESTIMONIAL O PROBATORIO: Contiene información a modo de fe y con valor legal.

E ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la función básica del archivo destinada a determinar la clasificación posible de los documentos, para su conservación, transferencia o eliminación, según sus usos administrativos, fiscales, legales o jurídicos, tanto presentes como futuros y sus valores testimoniales, informativos e investigativos. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad de conservación de archivo. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. EXPURGO DE DOCUMENTOS: Véase SELECCIÓN DOCUMENTAL.

F

FIRMA DIGITAL: Conjunto de datos asociados a un mensaje digital que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del mensaje. La firma digital no implica asegurar la confidencialidad del mensaje, un documento firmado digitalmente puede ser visualizado por otras personas al igual que cuando se firma holográficamente. Se crea mediante una función matemática una huella digital que se encripta con la clave privada del firmante, por lo tanto se asegura que esta firma es única y que sólo el dueño es capaz de producirla. Para que la firma digital tenga validez se requiere que sea avalada por una entidad certificadora. FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIÓN: Información original, no abreviada ni traducida; se llama también fuente de primera mano. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

G GESTIÓN DE ARCHIVOS: Véase ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida

por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. GUÍA: Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: Organismos que los originan, secciones y series que los forman, fecha extremas y volumen de la documentación. INDICE: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción. INSTRUMENTO DE CONSULTA: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión). INSTRUMENTO DE CONTROL: Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración: relaciones, tablas de retención, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo. INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN: Véase INSTRUMENTOS DE CONSULTA. INSTRUMENTO DE REFERENCIA: Véase INSTRUMENTOS DE CONSULTA. INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de la unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. Es un Elemento de búsqueda que relaciona y puede describir todos y cada uno de los elementos tales como expediente, legajos, libro que forma una colecciónL

LEGAJO: En los archivos históricos, es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.

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MANUAL DE ARCHIVOS: Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley. MARBETE: Tirilla de cartón que lleva el nombre de la carpeta y va dentro del pestaña. MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. MICROFILME: Fotografía en película generalmente de 16 ó 35 milímetros, utilizada en reproducción de documentos.

N NORMALIZACIÓN: Someter una actividad u objeto a norma, ósea a un modelo, tipo patrón o criterio dado.

O ORDENACIÓN: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad – orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: Procesos archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

P PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO: Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. PIEZA DOCUMENTAL: Véase UNIDAD DOCUMENTAL.

PRIMERA EDAD: Es la de origen, circulación y trámite de los documentos en las oficinas. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. PROYECTO DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS: Formulación de actividades en el tiempo que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística.

R

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado del documento. RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN: Véase INSTRUMENTO DE CONSULTA.

REGISTRO DE DOCUMENTOS O COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes y número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos, tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. REGISTRO TOPOGRÁFICO: Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su proposición, indicando su posición exacta en un depósito de archivo. REPOSICIÓN DOCUMENTAL: Véase DÉPOSITO DE ARCHIVO. REPROGRAFÍA: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fonotécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como fotografía, fotocopia y microfilm.

RESERVACIÓN DOCUMENTAL: Véase CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo respectivo después de las transferencias documentales, tal como se consigne en la tabla de retención. RÓTULO: Papel adhesivo que va sobre la primera tapa del legajo o carpeta y que contiene el nombre de la misma.

S SECCIÓN: Es una subdivisión del fondo, integrada por una conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico – funcional. SEGUNDA EDAD: Es de conservación temporal, cuando el asunto ha empezado, después de una respuesta o cuando ha terminado el trámite. El documento se consulta pero con menos frecuencia. Están en los archivos intermedios. SELECCIÓN DOCUMENTAL: Es un proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a sus diferentes fines. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejerció de sus funciones especificas. SERVICIO DE ARCHIVO: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información. SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Numeración correctiva por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Programa especial orientado al logro de la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación.

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TABLA DE RETENCIÓN: Listado de series o tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal. TERCERA EDAD: El documento asume un valor permanente y es consultado por su valor cultural, informativo o histórico.

TIPO DOCUMENTAL: Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento puede ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas. TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS: Remesa de los documentos del archivo administrativo al inmediato o Central y de este al Histórico de conformidad con las tablas de retención adoptadas.

U UNIDAD ARCHIVÍSTICA: Es aquella que integra un cuerpo archivístico, conformado por unidades documentales según su tipología. Pueden ser unidades archivísticas, entre otras: un Legajo, una serie o un fondo. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro o tomo. UNIDAD DOCUMENTAL: Es la pieza mínima que reúne todas la características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser unidades documentales entre otra: un acta, un oficio, un informe.

V VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como un testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR FISCAL: Aquel que tiene los documentos para efectos tributarios o que son importantes para el Fisco. VALOR JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de prueba ante al Ley. VALOR PRIMARIO: Es el que tienen todos los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva, Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tiene este valor se conservan permanentemente. El Municipio de Itagüí debe adoptar las medidas necesarias que permitan la aplicación de las disposiciones contenidas en el presente Manual.

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I. CONSIDERACIONES GENERALES JUSTIFICACIÓN · en el manejo de los documentos, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso