I. INTRODUCCIÓN · La unidad de auditoria interna depende directamente del despacho del alcalde municipal, ejerce el control gubernamental interno posterior en el gobierno municipal

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y FINANCIERAS

GABINETE DE AUDITORIA GUBERNAMENRAL

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AUDITORIA OPERATIVA DEL PROCESO DE CONTROL, CUSTODIA, RENOVACIÓN, LIBERACIÓN Y EJECUCIÓN DE BOLETAS Y PÓLIZAS DE GARANTÍA EN LA UNIDAD DE

PROCESO DE CONTRATACIÓN Y SU REGISTRO CONTABLE

GESTIÓN 2008 Y DE ENERO A MARZO 2009

I. INTRODUCCIÓN

El presente trabajo contiene la aplicación de los conocimientos adquiridos y puesto en práctica en la auditoria referida, cabe decir que se combinaron ambos aspectos (teóricos y prácticos) bajo la supervisión de los auditores del GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ, otorgando de este modo una completa y confiable ejecución de la auditoria mencionada.

La Auditoria Operativa realizada a la Unidad de Procesos de Contratación, les permitió evaluar la eficacia y la eficiencia de este sistema y el control interno incorporado al mismo como base fundamental para determinar la naturaleza y el alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar o para identificar las áreas débiles o críticas de la entidad. En consecuencia se examinaron las operaciones y actividades ya realizadas por esta entidad, determinando así el grado de cumplimiento y eficacia de los mecanismos e instrumentos de control interno previo y posterior incorporados al sistema.

La auditoría operativa es la acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia con el propósito de expresar una opinión independiente sobre:

La eficacia de los sistemas de administración y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos.

La eficacia y la economía de las operaciones.

Mediante la auditoria operativa es posible identificar las debilidades importantes de los mecanismos de control interno, contable y administrativo en el proceso de control custodia, renovación, liberación, ejecución de boletas y pólizas de garantía en la unidad de proceso de contratación y su registro contable.

ANTECEDENTES INSTITUCIONALES DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ

Base legal de creación

El gobierno y la administración de los municipios están a cargo de los gobiernos municipales autónomos y de igual jerarquía, tal como lo establece la CPE. Según la ley de municipalidades N°2028, de fecha 28 de octubre de 1999, el gobierno municipal de La Paz es la entidad autónoma de derecho público, con personería jurídica reconocida y patrimonio propio que presenta institucionalmente al municipio (unidad territorial, política y administrativamente organizada en la jurisdicción y con los habitantes de la sección de provincia), formando parte del estado y contribuyendo a la realización de sus fines. El gobierno municipal de la paz ejerce su




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jurisdicción y competencia en el área geográfica correspondiente a la primera sección de la provincia murillo.

Visión

El gobierno municipal de la paz es una entidad autónoma de derecho público, con personería jurídica y patrimonio propio que presenta institucionalmente al municipio, cuya finalidad es la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía en su conjunto, mediante los planes estratégicos, los mismos que se traducen en un plan operativo anual (POA), emergente de programa de desarrollo municipal (P.D.M.) y reflejado en el presupuesto, el asegura el bienestar social de los habitantes; y el desarrollo administrativo y productivo de la comunidad.

Misión

Los fines y competencias del gobierno municipal se encuentran definidos en los Art.5 y 8 de la ley municipalidades Nro. 2028 del 28 de octubre de 1999. En este marco se define la misión de todo el municipio como la de: planificar y promover el desarrollo local, buscando contribuir a la satisfacción de las necesidades colectivas, garantizar la integridad y participación de los ciudadanos en el proceso de desarrollo y mejor calidad de vida de los habitantes del municipio, a través de una justa distribución y una eficaz gestión de los recursos públicos municipales.

La ley municipalidades Nro. 2028 del 28 de octubre de 1999, en su título V “patrimonio, bienes municipales y régimen financiero”, capitulo IV “empresas municipales”, faculta al gobierno municipal a crear, construir, disolver o participar en empresas, para la ejecución de obras, prestación de servicios o explotaciones municipales con recursos propio; encontrándose las empresas sujetas al régimen del código de comercio, bajo el control y fiscalización del gobierno municipal, debiendo adecuarse a los planes, programas y proyectos municipales.

Objetivos del gobierno municipal de la paz

El gobierno municipal de la paz tiene como la finalidad contribuir a la satisfacción de necesidades colectivas y garantizar la integración y participación de los ciudadanos en la planificación y el desarrollo humano sostenible del municipio.

El gobierno municipal de la paz, como autoridad representativa de la voluntad ciudadana al servicio de la población, tiene los siguientes fines:

a) Promover y dinamizar el desarrollo humano sostenible, equitativo y participativo del municipio, a través de la formulación y ejecución de políticas, planes, programas y proyectos concordantes con la planificación del desarrollo departamental y nacional.

b) Crear condiciones para asegurar el bienestar social y material de los habitantes del municipio, mediante el establecimiento, autorización y regulación y, cuando corresponda, la administración y ejecución directa de obras, servicios públicos y explotaciones municipales.




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c) Promover el crecimiento económico local y regional mediante el desarrollo de ventajas competitivas.

d) Preservar y conservar, en lo que le corresponda, el medio ambiente y los ecosistemas del municipio, contribuyendo a la ocupación racional del territorio y al aprovechamiento sostenible de los recursos naturales.

e) Preservar el patrimonio paisajístico, así como resguardar el patrimonio de la nación existente en el municipio.

f) Mantener, fomentar, defender y difundir los valores culturales, históricos, morales y cívicos de la población y de las etnias del municipio.

g) Favorecer la integración social de sus habitantes, bajo los principios de equidad e igualdad de oportunidades, respetando su diversidad.

CONSIDERACIONES GENERALES DE AUDITORIA INTERNA

La unidad de auditoria interna depende directamente del despacho del alcalde municipal, ejerce el control gubernamental interno posterior en el gobierno municipal en el marco de lo establecido por el Art. 15 de la ley 1178.

Objetivos de la unidad de auditoria interna

Según manual de organizaciones y funciones (MOF) del GMLP, la unidad de auditoria interna tiene los objetivos de:

Evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración y de sus instrumentos de control interno.

Determinar la confiabilidad de los registros y estados financieros. Analizar los resultados y la eficiencia de las operaciones.

Para ello se debe realizar el control interno posterior, verificar el uso eficaz y eficiente de los recursos públicos en los procesos económicos administrativos, efectuadas por cualquier dependencia del ejecutivo municipal y/o por el honorable consejo municipal, ejecutando además de auditorías que le sean encomendadas por el Alcalde Municipal y/o por el consejo Municipal.

CONSIDERACIONES GENERALES DE LA UNIDAD DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN

La unidad de procesos de contratación depende directamente de la dirección de administración general, ejecuta los procesos de contratación que realice el gobierno municipal bajo las modalidades de licitación púbica, emergencia y por excepción, de acuerdo a reglamentación especifica del sistema de administración de bienes y servicios y brindar asistencia técnica a los centros administrativos financieros.

Objetivos de la unidad del proceso de contratación

a) Resguardar la documentación de contratos, archivar, registrar, legalizar documentos y elaborar una base de datos para un adecuado control

b) Efectuar los procesos de contrataciones por licitación pública. Excepción y emergencias, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el reglamento específico del sistema de administración de bienes y servicios.




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c) Proporcionar al sistema de información de contrataciones estatales (SICOES), la información requerida sobre las contrataciones según corresponda.

d) Presentar información documentada sobre las contrataciones por excepción a la contraloría general de la república, después de realizada la numeración del contrato.

e) Desarrollar procesos de concesión definidos por la oficialía mayor de promoción economía, así como determinar los procedimientos, mecanismos y cronogramas para hacerlas efectivas.

f) Redactar y solicitar la publicación de la convocatoria de contrataciones mayores en los medios de difusión establecidos por el ministerio de hacienda.

g) Custodiar, controlar y realizar seguimiento de boletas de garantía y pólizas de seguro.

h) Tramitar la protocolización de contratos suscritos por el gobierno municipal, ante la notaria de gobierno, según normativa vigente.

i) Remitir a través del Sr. Alcalde municipal, periódicamente información documentada sobre los procesos de contratación a la contraloría general de la república y al honorable consejo municipal dentro los plazos establecidos.

j) Otras que le sean asignadas por la autoridad superior.

II. MARCO TEÓRICO.

1. AUDITORIA

Es la acumulación y evaluación objetiva para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre información examinada y criterios establecidos.

Una auditoria comprende una revisión metódica y un examen objetivo de lo auditado, incluyendo la verificación de información específica según lo determina el auditor o lo establece la práctica profesional general. El propósito de una auditoria es expresar una opinión o formar una conclusión sobre el o los elementos del examen.

Los diferentes tipos de auditorías practicadas a las instituciones gubernamentales son:

2. AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Es un medio de comprobar la correcta imputación y tratamiento contable de las operaciones registradas acordes con las disposiciones de la información presupuestaria de una gestión.

La auditoría gubernamental es un examen objetivo, independiente, imparcial, sistemático y profesional de actividades: financieras; administrativas; y operativas ya ejecutadas por las entidades públicas.




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3. AUDITORIA INTERNA

Es una actividad independiente, objetiva y de consultoría diseñada para agregar valor y optimizar la operación de una organización. Contribuye a que una organización alcance sus objetivos al proveer un enfoque disciplinario y sistemático para evaluar y mejorara la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

4. AUDITORIA DE CONFIABILIDAD

Es el examen correspondiente a la evaluación del diseño y comprobación de los procedimientos de : autorización; segregación de funciones; diseño y uso de los documentos y registros apropiados ; respaldo de las operaciones registradas; acceso restringido a bienes; registros y archivos; así como la revisión de la conformidad financiera con respecto a los principios y normas dictadas por el órgano rector del sistema de contabilidad integrada o de ser necesario los principios de contabilidad generalmente aceptados.

5. AUDITORIA ESPECIAL

Es la acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia, con el propósito de expresar una opinión independiente sobre el cumplimiento del ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables y obligaciones contractuales y, si corresponde, establecer indicios de responsabilidad por la función pública.

6. AUDITORIA OPERATIVA

Es la acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia, con el propósito de emitir una opinión independiente sobre:

La eficacia de los sistemas de administración y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos.

La eficacia y economía de las operaciones. 7. AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

El trabajo de auditoria no termina mientras no se realice el seguimiento a la implantación de recomendaciones contenidas en los informes a objeto de asegurar razonablemente el cumplimiento de las mismas y mejoras de los sistemas de administración y control y/o a la actividad examinada. La falta de implementación de recomendaciones o su cumplimiento parcial de las mismas podrían determinar que no estén efectuando la mejora requerida y puede construirse en indicio de responsabilidad administrativa por incumplimiento de Art.16 de la ley 1178 y/o por su gravedad puede originar que la gestión sea considerada deficiente lo que podría agravar la situación y considerarse como indicio de responsabilidad ejecutiva.

8. AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL (SAYCO)




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De acuerdo a lo señalado en la ley N° 1178 de administración y control gubernamentales, los sistemas de administración y control (SAYCO) se aplican en todas las entidades del sector público y es responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva su implantación. Una forma de evaluar si dichos sistemas han sido implantados en la entidad y verificar la eficacia de su funcionamiento es a través de la realización de una auditoria de los SAYCO. Al ejecutar esta examen, el auditor gubernamental adquiere responsabilidad, no solamente con la entidad pública objeto de la auditoria, si no con el conjunto de la sociedad, que utilizara el resultado de su trabajo como base para tomar decisiones.

9. AUDITORIA FINANCIERA

La auditoría financiera es la acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia, con el propósito de:

a) Emitir una opinión independiente respecto a si los estados financieros de la entidad auditada presentan razonablemente en todo aspecto significativo. Y de acuerdo con las normas básicas del sistema de contabilidad integrada, la situación patrimonial y financiera, los resultados de sus operaciones, los flujos de efectivo, la evolución de patrimonio neto, la ejecución presupuestaria de recursos, la ejecución presupuestaria de gastos, y los cambios en la cuenta ahorro-inversión-financiamiento.

b) Determinar si:

i. La información financiera se encuentra presentada de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente;

ii. La entidad auditada ha cumplido con requisitos financieros específicos, y iii. El control interno relacionado con la presentación de informes financieros, ha

sido diseñado e implementado para lograr los objetivos.

10. AUDITORIA AMBIENTAL

Es la acumulación y examen metodológico y objetivo de evidencia con propósito de expresar una opinión independiente sobre la eficacia de los sistemas de gestión ambiental y/o desempeño ambiental y/o los resultados de la gestión ambiental.

11. AUDITORIA DE RESPONSABILIDADES

Si durante el proceso de auditoria se han identificado indicios de responsabilidad en la administración y ejecución de operaciones de las unidades auditadas, se emitirá un reporte especial o parcial dirigido a la máxima autoridad ejecutiva de la entidad independientemente de los resultados finales que sugieren acciones correctivas para la eficiencia, economía y eficacia de las operaciones.

Todo servidor público responderá de los resultados emergentes del desempeño de las funciones, deberes y atribuciones asignados a su cargo. A este efecto:




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a) La responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil y penal se determinará tomando en cuenta los resultados de la acción u omisión.

b) Se presume la licitud de las operaciones y actividades realizadas por todo servidor público, mientras no se demuestre lo contrario.

c) El término “servidor público” se refiere a los dignatarios, funcionarios y toda otra persona que preste servicios en relación de dependencia con autoridades estatales, cualquiera sea la fuente de su remuneración.

1) RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

La responsabilidad es administrativa cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico-administrativo y las normas que regulan la conducta funcionaria del servidor público. Se determinará por proceso interno de cada entidad que tomará en cuenta los resultados de la auditoria si la hubiere. La autoridad competente aplicará, según la gravedad de la falta, las sanciones de: multa hasta un veinte por ciento de la remuneración mensual: suspensión hasta un máximo de treinta días; o destitución.

2) RESPONSABILIDAD EJECUTIVA

La responsabilidad es ejecutiva cuando la autoridad o ejecutivo no rinda las cuentas a que se requiere el inciso c) del artículo 1 y el artículo 28 de la presente ley; cundo incumpla lo previsto en el primer párrafo y los incisos d),e) o f) del artículo 27 de la presente ley; o cuando se encuentre que las deficiencias o negligencia dela gestión ejecutiva son de tal magnitud que no permiten lograr, dentro de las circunstancias existentes, resultados razonables en términos de eficacia, eficiencia y economía. En estos casos, se aplicará la sanción prevista en el inciso g) del artículo 42 de la presente ley.

3) RESPONSABILIDAD CIVIL

La responsabilidad es civil cuando la acción u omisión del servidor público o de las personas naturales o jurídicas privadas cause daño al estado valuable en dinero. Su determinación se sujetará a los siguientes preceptos:

Será civilmente corresponsable el superior jerárquico que hubiere autorizado el uso indebido de bienes, servicios y recursos del estado o cuando dicho uso fuere posibilitado por las deficiencias de los sistemas de administración y control interno factibles de ser implantados en la entidad.

Incurrirán en responsabilidad civil las personas naturales o jurídicas que no siendo servidores públicos, se beneficiaren indebidamente con recursos públicos o fueren causantes de daño al patrimonio del estado y de sus entidades.




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Cuando varias personas resultaren responsables del mismo acto o del mismo hecho que hubiese causado daño al estado, serán solidariamente responsables.

4) RESPONSABILIDAD PENAL

La responsabilidad es penal cuando la acción u omisión del servidor público y de los particulares, se encuentra tipificada en el código penal.

12. ALCANCE Y PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERATIVA

La planificación de la auditoria debe permitir un adecuado desarrollo del examen, facilitando su administración y una utilización eficiente de los recursos humanos y materiales involucrados, no puede tener n carácter rígido, es decir el Auditor Gubernamental debe estar preparado para modificar el programa de trabajo cuando en el desarrollo del mismo se encuentre con circunstancias no previstas o cuando los resultados de trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones o ampliaciones a los programas previamente establecidos.

Debe definirse claramente el objetivo, el objeto y alcance del examen; debe obtenerse una comprensión de las operaciones, actividades, unidades organizacionales y programas relacionados con el objeto del examen, tener conocimiento del ordenamiento jurídico-administrativo, de otras normas legales aplicables y de las obligaciones contractuales existentes, relativas al objeto del trabajo; debe diseñarse una metodología, con el propósito de obtener, evaluar evidencia competente, suficiente y necesaria para alcanzar eficientemente el objeto de la auditoria; deben elaborarse programas de trabajo que definan la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos a ser aplicados.

III. NORMAS DE GUBERNAMENTAL GENERAL, NORMAS BÁSICAS DE GUBERNAMENTAL, NORMAS DE AUDITORIA OPERATIVA, NORMAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL, OTRAS NORMAS, RELACIONADO A SU PROYECTO.

1. LEY 1178 DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL GUBERNAMENTAL

1.1 Antecedentes

La ley 1178 de administración control gubernamental tuvo un largo proceso de gestación. Durante el cual se fue reconociendo su contenido y consolidando el consenso político que hizo posible su aprobación el 20 de julio de 1990.




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El contenido y espíritu de la Ley se inscribe en el proceso que se inició a partir de la estabilización del país, para modificar estructuralmente la organización y el funcionamiento del aparato estatal boliviano.

La vigencia de disposiciones legales previas a la ley 1178, condujo a un sistema de administración carente de integración entre componentes de mismo, ausencia de generación de información oportuna, completa y relevante, inadecuadas prácticas de control interno y duplicación de esfuerzos. Estas deficiencias en la administración pública se constituyeron en causas para su promulgación.

Los principios generales de la Ley 1178 se pueden resumir en:

Aplicación del enfoque sistemático a la administración y control, dicha Integración se concreta en el proceso de control interno que des parte de la

administración (incluido en los procedimientos y el plan de organización) y el control externo como actividad posterior a la ejecución.

Responsabilidad por la Función Pública, buscando que los servidores públicos no solo sean responsables de los aspectos formales de la gestión, sino también de los resultados de la misma.

La Ley 1178 en su concepción es una Ley marco no norma procedimientos ni técnicas particulares, dejando estas para su reglamentación en Normas Básicas y Especificas.

1.2. Ámbito de Aplicación

Según los artículos 3, 4, 5 de la Ley 1178:

Los sistemas de administración y de control se aplicara en todas las entidades del sector público, sin excepción, entendiéndose por tales la Presidencia y la Vice presidencia de la república y de las cortes Electorales; el Banco Central de Bolivia, las Superintendencias de Bancos y de Seguros, las Corporaciones de Desarrollo y las entidades estatales de intermediación Financiera; las Fuerzas Armadas y de la Policía Nacional; los Gobiernos Departamentales, la universidades y las municipalidades; las instituciones, organismos y empresas de los gobiernos nacional, departamental y local, y toda otra persona jurídica donde el Estado tenga la mayoría del patrimonio. Los Poderes Legislativo y Judicial aplicaran a sus unidades administrativas las mismas normas contempladas en la presente Ley, conforme a sus propios objetivos, planes y políticas, en el marco de la independencia y coordinación de poderes. Toda persona no comprendida en los artículos 3 y 4, cualquiera sea la naturaleza jurídica que reciba recursos del estado para su inversión o funcionamiento, se beneficie de subsidios, subvenciones o exenciones, o preste servicios públicos no sujetos a la libre competencia, según la reglamentación y con las excepciones por cuantía que las mismas señale, informara a la entidad pública competente sobre el destino, forma y resultados del manejo de los recursos y privilegios públicos y le presentara estados financieros debidamente auditados . También podrá exigirse opinión calificada e independiente sobre la efectividad de algunos o todos los sistemas de administración y control que utiliza.




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1.3 Finalidad y Objetivos de la Ley 1178

Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente de los recursos públicos para el cumplimiento y ajuste oportuno del las políticas, los programas, la prestación de servicios y los proyectos del sector Publico.

Disponer de información útil, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad de los informes y estados financieros

Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no solo de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados sino también de la forma y resultado de su aplicación;

Desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo incorrecto de los recursos del Estado.

1.4 Sistemas de administración y control que regula la Ley

Son ocho los sistemas que regulan la Ley 1178 y están agrupados por actividades de la siguiente manera:

1.4.1 Para controlar la Gestión del Sector Publico

Sistemas de control Gubernamental

El control Gubernamental tendrá por objetivo mejorar la eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos y en las operaciones del Estado; la confiabilidad de la información que se genere sobre los mismos; los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestión; y la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado.

El Control Gubernamental se aplicara sobre el funcionamiento de los de sistemas de administración de los recursos públicos y estar integrado por:

A. El sistema de Control Interno, que comprenderá los instrumentos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y en los reglamentos y manuales de procedimientos de cada entidad, y la auditoria interna.

Los procedimientos de control interno previo se aplicaran por todas las unidades de la entidad antes de la ejecución de sus operaciones y actividades o de que sus actos causen efecto. Comprende la verificación del cumplimiento de las normas que los regulan y los hechos que los respaldan, así como de su conveniencia y oportunidad en función de los fines y programas de la entidad. Se prohíbe el ejercicio de controles previos por los responsables de la auditoria interna y por parte de personas, de unidades o de entidades diferentes o externas a la unidad ejecutora de las operaciones. Tampoco podrá crearse una unidad especial que asma la dirección o centralización del ejercicio de controles previos.




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El Control interno posterior será practicado:

a) Por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por las operaciones y actividades bajo su directa competencia; y

b) por la unidad de auditoria interna.

La auditoría interna se practicara por una unidad especializada de la propia entidad, que realizara las siguientes actividades en forma separada, combinada o integral: evaluar el grado de cumplimiento de eficacia de los sistemas de administración y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos; determinar la confiabilidad de los registros y estados financieros; y analizar los resultados y la eficiencia de las operaciones. La unidad de auditoria interna no participara en ninguna otra operación ni actividad administrativa y dependerá de la máxima autoridad ejecutiva de la entidad, sea esta colegiada o no, formulando y ejecutando con total independencia el programa de sus actividades.

Todos sus informes serán remitidos inmediatamente después de concluidos a la máxima autoridad colegiada, si la hubiera; a la máxima autoridad del ente que ejerce tuición sobre la entidad auditada; y a la Contraloría General de la Republica.

B. El sistema de Control Externo Posterior, que se aplicara por medio de la Auditoria externa de las operaciones ya ejecutadas.

La auditoría externa será independiente e imparcial, y en cualquier momento podrá examinar las operaciones o actividades ya realizadas por la entidad, a fin de calificar la eficacia de los sistemas de administración y control interno; opinar sobre la confiabilidad de los registros contables y operativos; dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros; y evaluar los resultados de eficiencia y economía de las operaciones.

Estas actividades de auditoria externa posterior podrán ser ejecutadas en forma separada, combinada o integral, y sus recomendaciones, discutidas y aceptadas por la entidad auditada, son de obligatorio cumplimiento.

1.5. Órganos Rectores de los Sistemas de Administración y Control Gubernamental

La Ley 1178 establece como Órganos Rectores para que emitan Normas y Reglamentos Básicos, dirijan y supervisen la implantación de las mismas en las Entidades Públicas de los sistemas que regula. Así mismo toda entidad pública tiene la obligación de elaborar en el Marco de las Normas Básicas emitidas por los Órganos Rectores y de acuerdo a sus características, los Reglamentos Específicos para el funcionamiento de los Sistemas de Administración y Control.

El Órgano Rector de los Sistemas de administración (Sistema de Programación de Operaciones, Organización administrativa, Presupuesto, Administración de Personal, Administración de Bienes y Servicios, Tesorería y Crédito Publico y Contabilidad




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Integrada) es el Ministerio de Economía y Finanzas y el Sistema de Control Gubernamental la Contraloría General de la Republica.

1.5.1 Atribuciones Básicas de los Órganos Rectores

a) Emitir las normas y reglamentos básicos para cada sistema. b) Fijar los plazos y condiciones para elaborar las normas secundarias o

especializadas y la implantación progresiva de los sistemas; c) Compatibilizar o evaluar , según corresponda, las disposiciones específicas

que elaborara cada entidad o grupo de entidades que realizan actividades similares, en función de su naturaleza y la normatividad básica; y

d) Vigilar el funcionamiento adecuado de los sistemas específicos desconcentrados o descentralizados e integrar la información generada por los mismos.

2. D.S. 23215 REGLAMENTO PARA EL EJERCICIO DE LAS ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA.

2.1 Antecedentes

Este Reglamento fue aprobado en fecha 22 de Julio de 1992, regula el ejercicio de las atribuciones conferidas por la ley Nº 1178 de Administración y control Gubernamental a la Contraloría General de la Republica como órgano rector del control Gubernamental y autoridad superior de auditoria del Estado.

2.2 Finalidad

La Contraloría General de la Republica procurara fortalecer la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente las decisiones y las políticas de gobierno, mejorar la transparencia de la gestión pública y promover la responsabilidad de los servidores públicos no solo por la asignación y forma del uso de los recursos que les fueron confiados, sino también por los resultados obtenidos, mediante:

3. D.S 23318-A REGLAMENTO DE LA RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIÓN PÚBLICA.

3.1 Antecedentes

Es una disposición legal promulgada el 3 de Noviembre de 1992 comprende de 7 capítulos y 67 Artículos. Las disposiciones del presente reglamento se aplican exclusivamente al dictamen y a la determinación de la Responsabilidad por la función pública, de manera independiente y sin perjuicio de las normas legales que regulas las disposiciones de orden laboral.

El servidor público tiene el deber de desempeñar sus funciones con eficacia, eficiencia, economía, transparencia y licitud.




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Su incumplimiento genera responsabilidades jurídicas.

3.2 Tipos de Responsabilidades y sus Características

3.2.1 RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

LEY 1178, Art. 29 D.S. 23318-A Art. 13-33

La responsabilidad es administrativa cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico-administrativo y las normas que regulan la conducta funcionaria del servidor público.

NATURALEZA: Acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico-administrativo y las normas que regulan la conducta funcionaria del servidor público.

SUJETO: Servidores públicos y ex-servidores públicos (para dejar constancia)

PRESCRIPCIÓN: A los dos años de la contravención.

DETERMINACIÓN: Por proceso interno. Fase sumarial y de Apelación.

SANCIÓN: Multa del 20% suspensión de 30 días o destitución.

3.2.2 RESPONSABILIDAD EJECUTIVA

Ley 1178, Art. 30 D.S. 23318-A Art. 34-39

Responsabilidad ejecutiva, cuando la MAE ha incumplido con obligaciones expresamente señaladas en la ley o cuando su gestión ha sido deficiente o negligente.

NATURALEZA: Gestión deficiente o negligente, no presentación de copias de contrato a la C.G.R., no presentación de estados financieros a la CGE, no implantación de sistemas SAFCO, o mal funcionamiento, no respeto la independencia de Auditoria Interna.

SUJETO: Máxima Autoridad Ejecutiva

PRESCRIPCIÓN: A los dos años de concluida la gestión.

DETERMINACION: Dictamen del Contralor General, y copia de informe al congreso Nacional.

SANCION: Suspensión o destitución por autoridad superior.

3.2.3 RESPONSABILIDAD CIVIL

Ley 1178, Art. 31 D.S. 23318-A Art. 50-59

La responsabilidad civil emerge del al estado valuable en dinero. Será determinada por juez competente.

NATURALEZA: Acción u omisión que cause daño al Estado valuable en dinero.

SUJETO: Servidores Públicos y Ex-servidores Públicos, superiores que hubiesen autorizado o por deficiencias de sistemas de control factibles de




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ser implantados. Particulares que se beneficien indebidamente con recursos públicos o causen daño al patrimonio del Estado.

PRESCRIPCIÓN: A los 10 años de la última actuación procesal.

DETERMINACIÓN: Por juez competente (coactivo, ordinario)

SANCIÓN: Resarcimiento del daño económico.

3.2.4 RESPONSABILIDAD PENAL

Ley 1178, Art. 34 D.S. 23318-A Art. 60-62

La responsabilidad es penal cuando la acción u omisión del servidor público y de los particulares, se encuentran tipificado como delito en el código penal.

NATURALEZA: Acción u omisión que está tipificada como delito en código penal. Por ejemplo:

o Malversación: 1año de cárcel o Cohecho Pasivo Propio: 2 a 6 años de cárcel o Negociaciones incompatibles: 1 a 3 años de cárcel o Contratos Lesivos al Estado: 1 a 5 años de cárcel o Incumplimiento de contratos: 1 a 3 años de cárcel o Conducta Antieconómica: 1 a 6 años de cárcel.

SUJETO: Servidores Públicos y Ex- servidores Públicos o particulares.

PRESCRIPCIÓN: De acuerdo al Código Penal.

DETERMINACIÓN: Denuncia al Ministerio Publico y se procesa por la Justicia Ordinaria

SANCIÓN: Cárcel, Multas y Reaparición al daño civil.

4. NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

4.1 Propósito

Constituyen un conjunto coherente de estándares que se aseguran la uniformidad y calidad de la auditoria. Estas normas tienen como propósito permitir que la ejecución de la auditoria en las entidades a aplicar la Ley 1178 dentro de los niveles de calidad profesional.

4.2 Ámbito de Aplicación

Estas normas son de aplicación obligatoria para los auditores internos, firmas privadas de auditoria o de la corte de Cuentas, que realicen auditorias en las entidades a las que se refiere al artículo 3 de la ley de la Corte de Cuentas.

Las presentes Normas, especifican los requisitos generales y personales del auditor, así como las normas para la planificación, ejecución y la comunicación de resultados de auditoría financiera, operacional y de exámenes especiales.




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5. NORMAS DE AUDITORIA OPERATIVA

5.1 Propósito

Las presentes normas se encuentran contempladas dentro de las Normas de Auditoria Gubernamental y consiste en conjunto de Normas y aclaraciones que permiten asegurar la uniformidad y calidad de la Auditoria Operativa Gubernamental.

5.2 Aplicación

Estas normas son de aplicación obligatoria en la práctica de la auditoría realizada en toda entidad pública por los Auditores Gubernamentales de la Contraloría General de la Republica, de las unidades de Auditoria Interna de las entidades públicas, y profesionales o firmas de auditoría o consultoría especializada.

Las Normas De Auditoria Operativa Son Los Siguientes:

Planificación

La planificación de la auditoria debe permitir un adecuado desarrollo del resto de las etapas del examen, facilitando su administración y una utilización eficiente de los recursos humanos y materiales involucrados.

La planeación de la auditoria no puede tener un carácter rígido. El auditor Gubernamental debe estar preparado para modificar el programa de trabajo cuando en el desarrollo del mismo se encuentre con circunstancias no previstas o elementos desconocidos, y cuando los resultados del trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones o ampliaciones a los programas previamente establecidos.

Al planificar la auditoria deben definirse los objetivos del examen, el alcance y la metodología. Los objetivos son: i) evaluar la eficacia de los sistemas de administración y los instrumentos de control interno incorporados a ellos y ii) evaluar la eficiencia y la eficacia y economía de las operaciones. El alcance esta relacionado con las entidades, sistemas, operaciones y periodo de la auditoria. La metodología se refiere a la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos a ser aplicados para obtener evidencia competente, suficiente y necesaria para alcanzar los objetivos definidos.

Supervisión

La supervisión incluye dirigir los esfuerzos del equipo de auditoria hacia la consecución de los objetivos de auditoria.

La actividad de supervisión incluye:

Instruir al equipo de auditoria Informarse de los problemas significativos Revisar el trabajo realizado Ayudar a resolver problemas técnicos y administrativos Asistir y entrenar oportunamente al equipo de auditoria




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Se debe proporcionar orientación sobre la ejecución del examen y el logro de los objetivos de auditoria, para garantizar razonablemente que le personal entienda en forma clara el trabajo a realizar, porque se va a realizar y que se espera lograr.

Debe quedar evidencia de la supervisión en los papeles de trabajo. La supervisión del trabajo de evaluación puede variar dependiendo de la importancia del trabajo o de la experiencia del personal. Por ejemplo, será adecuado que los auditores Gubernamentales experimentados revisen la mayor parte del trabajo efectuado por otro miembro del equipo.

Control Interno

El control interno es un proceso afectado por la dirección y todo el personal, diseñado con el objeto de proporcionar una seguridad razonable para el logro de los objetivos de la entidad.

Comprende el plan de organización, incluyendo la unidad de auditoria interna , todos los métodos coordinados y procedimientos adoptados en la entidad para promover la eficacia y eficiencia de las operaciones y la confiabilidad de la información financiera y de gestión, así como el cumplimiento de las políticas gerenciales, el ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables, y las obligaciones contractuales.

El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases:

a) Conocimiento y comprensión de los procedimientos establecidos en la entidad, al término del cual, el auditor gubernamental debe ser capaz de hacer una evaluación preliminar presumiendo un satisfactorio cumplimiento del control interno

b) Comprobación de que los procedimientos relativos a los controles internos están siendo aplicados tal como fueron observados en la primera fase

Evidencia

El trabajo del auditor gubernamental consiste en obtener y examinar evidencia para arribar a conclusiones e informar respecto a la eficacia de los sistemas de administración y control y a la eficiencia y economía de las operaciones.

La evidencia debe sustentar los elementos de los hallazgos de auditoria, a saber:

Condición, criterio, causa y efecto

Respecto a las características de competencia, suficiencia y clasificación de la evidencia, y a los papeles de trabajo que la contienen, deben considerarse los aspectos mencionados en el punto 224 de la Norma de Auditoria Financiera.

Comunicación de Resultados

El informe de auditoría operacional debe:




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a) Ser oportuno, completo, veraz, objetivo y convincente, asi como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos tratados.

b) Indicar los antecedentes, el objeto y los objetivos del examen, el alcance y la metodología empleada.

c) Señalar que el auditor gubernamental realizo la auditoria de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental

d) Exponer los hallazgos significativos, conclusiones y recomendaciones del auditor gubernamental. Cuando no se pueda emitir una conclusión, el auditor gubernamental debe exponer las razones que sustentan su limitación y la naturaleza de la información omitida.

e) Exponer los logros significativos de la administración, especialmente cuando las medidas adoptadas para mejorar un área pueden aplicarse en otras áreas.

f) Hacer referencia, si corresponde, a informes de auditoría especial con indicios de responsabilidad por la función pública, emergentes del trabajo.

El informe será:

Completo y conciso, si contiene información suficiente con respecto a la magnitud e importancia de los hallazgos, posibilitando la comprensión adecuada y correcta de los asuntos que informan. Sin embargo, no debe incurrirse en un exceso de detalle que distraiga la atención o distorsione el objetivo del examen.

Veraz, si los hallazgos y conclusiones informados están sustentados por evidencia suficiente y competente.

Imparcial, si la presentación de los resultados del examen es objetiva, evitando la tendencia a exagerar o enfatizar los resultados obtenidos, que den lugar a interpretaciones erróneas.

Convincente, si la exposición es suficientemente persuasiva para convencer a los lectores de la validez de los hallazgos, de la razonabilidad de las conclusiones y de la conveniencia de las recomendaciones.

Claro, si tiene una estructura lógica y emplea un lenguaje directo y desprovisto de tecnicismo, facilitando su lectura y comprensión.

Cuando se vea conveniente, pueden utilizarse elementos de apoyo visual (fotografías, diagramas, gráficos, mapas, etc.) para aclarar y resumir información compleja y de difícil comprensión.

6. NORMAS BÁSICAS DEL CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

El estudio y análisis de la normativa de control interno emitido por la contraloría General y la evaluación de su aplicación en las unidades administrativas y de auditoria interna de las entidades públicas y de la Contraloría en el ambiro nacional, concluyo en la necesidad de actualizarlas.

Con base a los requerimientos identificados la normativa se definirá para el diseño, implantación y evaluación de los controles internos en los sistemas de administración, control y otros.




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La normativa de Control Interno Gubernamental (CIG) contiene los criterios mínimos de aplicación obligatoria en el diseño e implantación de los sistemas administrativos y de control de las entidades públicas, cuya responsabilidad compete a sus titulares.

También constituyen los estándares generales que utilizaran la auditoria interna y externa al evaluar la estructura de control interno de las entidades sujetas a la auditoria gubernamental.

6.1 Objetivos

Las Normas de Control Interno Gubernamental tienen como objetivos:

Proporcionar el marco conceptual para el diseño, implantación y evaluación de los sistemas de planificación, inversión, administración y control, así como definir los criterios mínimos para ordenar y reglamentar el funcionamiento de dichos sistemas.

Contribuir a la protección de los recursos del Estado, a través del mejoramiento continuo de los resultados de la gestión gubernamental, y de la administración de los recursos de las entidades públicas, asegurando que sus operaciones sean eficientes y económicas.

Coadyuvar en forma permanente para fomentar la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Permitir la efectiva evaluación posterior que realicen tanto la auditoria interna como la auditoria externa e identificar el grado de compromiso de los servidores públicos en los diferentes niveles de la organización.

6.2 Alcance

La aplicación de las Normas de Control Interno Gubernamental esta referida a toda entidad sujeta a Control Gubernamental y su alcance cubre tanto los sistemas Operativos como os de Programación de Operaciones, Organización, Presupuesto, Administración de Personal, Administración de Bienes y Servicios, Tesorería y Crédito Público, información Gerencial incluyendo Contabilidad integrada y Auditoria Interna.

Las entidades del Sector Publico sujetas a Control Gubernamental, sin excepción son: la presidencia y Vicepresidencia de la Republica, Ministros y las Unidades administrativo Financieras de los Poderes Legislativo y Judicial, de Contraloría General de la Republica, del Ministerio Publico y de Cortes electorales, Banco Central de Bolivia, la superintendencia de Bancos y Seguros, las Corporaciones de Desarrollo y las Entidades Estatales de Intermediación Financiera, las Fuerzas Armadas y de la Policía Nacional, los Gobiernos Departamentales, las Universidades y las Municipalidades; las Instituciones, Organismos y Empresas de los Gobiernos Nacional, Departamental y local y toda persona Jurídica donde el Estado tenga la mayoría del Patrimonio.

También sirven de guía para la auditoria y las opiniones calificadas e independientes a que se refiere el Art. 5 de la Ley 1178




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6.3 Propósito

Lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos institucionales con eficacia y economía, dentro de un marco de cumplimiento de las normas legales y su concordancia con los objetivos, políticas y metas propuestas.

Asegurar la rendición de cuenta oportuna y transparente de los servidores públicos por los objetivos, forma y resultados del uso de los recursos públicos.

Proteger de irregularidades el patrimonio y la información de la entidad. 13. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN

Este documento resume la información clave obtenida durante el proceso de planificación de la auditoria, es una forma de resumir las decisiones importantes y de guiar a los miembros del equipo de trabajo.

La información obtenida y sustentada en los papeles de trabajo detallados anteriormente debe plasmarse en un documento final de la fase de planificación, que es el memorando de planificación de auditoria con la siguiente información aplicada al presente trabajo.

14. PROGRAMA DE AUDITORIA

Consiste en la elaboración de planes formulados por anticipado de los que se pretende hacer una evaluación y está basado en información disponible que posee el auditor con el fin de obtener un mayor conocimiento sobre las actividades, procesos, procedimientos y otros aplicados por la institución.

14.1. Características del Programa de auditoria

Cada programa de auditoria gubernamental debe contener como mínimo las siguientes partes tomando en cuenta que se trate de un papel de trabajo:

Identificación de la institución auditada. Alcance del examen. Identificación del responsable de su elaboración. Fecha de inicio o aplicación del programa. El propósito del examen que constituye los objetivos que se pretende alcanzar

durante la evaluación, el cual debe ser expuesto de manera clara para la comprensión del auditor.

Los pasos o procedimientos a desarrollar consistentes en instrucciones específicas para llevar a cabo el examen.

Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimientos. Referencia al papel de trabajo que evidencie su realización o causas de su no

ejecución.




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15. PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por los auditores, de manera que en conjunto constituyan un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones tomadas para llegar a formarse la opinión. Constituyen, por tanto, el nexo de unión entre el trabajo de campo y el informe de la auditoria. El propósito de los papeles de trabajo es ayudar en la planificación y realización de la auditoria, en la supervisión y revisión de la misma y en suministrar evidencia del trabajo realizado, de tal modo que sirvan de soporte a las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidos en el informe.

Los papeles de trabajo deben contener información suficiente a los efectos de permitir que un auditor experimentado, sin conexión previa con la auditoria, identifique la evidencia que soportan, las conclusiones y juicios más significativos de los auditores. 15.1. Contenido En general, todo papel de trabajo debe contener como mínimo:

Encabezamiento: incluirá el nombre de la entidad pública, ejercicio económico, tipo de auditoria y área o componente especifico, objeto de la auditoria.

Referencia: cada papel de trabajo tendrá su propia referencia, y deberá indicar las hojas de trabajo relacionadas de acuerdo con un sistema de referencias cruzadas o correferencias que permita la revisión.

Fecha e identificación de quien preparo el papel de trabajo: mediante rubrica de la persona que contribuido a su elaboración así como la fecha de realización.

Referencia al paso del programa de trabajo: a fin de conocer el objetivo de preparación de la cedula.

El análisis realizado: el mismo estará en función a la ejecución de los procedimientos de auditoria a fin de cumplir con lo definido en los programas de trabajo.

Alcance del trabajo: relacionando el análisis realizado con el total del rubro, cuenta u operación, objeto del examen, indicando el tamaño de las muestras y la forma de su obtención.

Método de muestreo: cuando sea aplicable será necesario hacer referencia al método de muestreo aplicado.

Fuente de la información obtenida: se señalara los registros contables o archivo en base al cual fue preparada la cedula, referencia a los documentos base y las personas que la facilitaron.




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Explicación de las marcas de auditoria utilizadas: en la parte inferior de la cedula se deberá realizar una descripción del significado de las marcas de auditoria utilizadas en la misma, en el caso de que esta explicación se encuentre en otra cedula se hará referencia a la misma.

Conclusiones: cuando corresponda, se realizara una exposición sucinta de los resultados logrados con el trabajo, una vez finalizado.

Documentación preparada o proporcionada por la enidad: en el caso de que la cedula haya sido confeccionada y proporcionada por la entidad, en esta se deberá consignar las iniciales PPE (papel proporcionada por la entidad) y se registrara el trabajo realizado y las referencias y correferencias necesarias, a fin de restablecer la utilidad de incluir estas cedulas como parte de los papeles de trabajo.

El auditor debe tener en cuenta que el contenido y la disposición de los documentos de trabajo reflejan su grado de preparación, experiencia y conocimiento.

15.2. Propósito

La preparación de los papeles de trabajo, principalmente, tienen tres propósitos:

a) Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas.

b) Facilitar y servir como evidencia de la supervisión y revisión del trabajo de auditoria.

c) Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeño técnico de los auditores y que otros puedan revisar la calidad de la auditoria.

Los papeles de trabajo ocupan una función excepcionalmente relevante en las auditorias del sector público, los mismos que puede ser requerido por otras instancias a efecto de comprobar los hechos reportados en los informes de auditoría. 16. EVIDENCIA En la auditoria la evidencia es toda la documentación elaborada u obtenida por el auditor durante el proceso de la auditoria que respalda sus conclusiones y opiniones. La evidencia puede ser de muchas formas, desde testimonios verbales del auditado, comunicaciones por escrito con personas externas y observaciones que hace el auditor.

Es importante conseguir una calidad y volumen suficiente de evidencia para satisfacer el propósito de la auditoria. El determinar los tipos y cantidades de evidencia necesaria y evaluar si la información cuantificable corresponde a los criterios establecidos es una parte importante de toda auditoria.

El auditor gubernamental fundamentara su opinión profesional con base en el resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoria, revisara y decidirá si la evidencia y la información obtenida, posee las características de competencia y suficiencia.




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16.1 Tipos de evidencia

Evidencia competente

El concepto de competencia de la evidencia hace referencia al carácter cualitativo de la misma.

La evidencia es competente se es válida y relevante, por lo que el auditor gubernamental deberá evaluar cuidadosamente, si existen razones para dudar de estas cualidades. El auditor gubernamental, para cumplir con estas características, debe agotar los procedimientos necesarios para obtener la evidencia disponible en todas las fuentes.

Evidencia suficiente

El término suficiente hace referencia a la cantidad de la evidencia obtenida. Es decir, contar con un número suficiente de elementos de prueba que permitan mantener las constataciones y recomendaciones de los auditores.

La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor gubernamental adquiere certeza razonable de que los hechos revelados, están satisfactoriamente comprobados.

Generalmente, un auditor no necesita examinar toda la información disponible para alcanzar una conclusión razonable sobre un saldo, una transacción, un sistema o procedimiento de control. Una evidencia suficiente debe permitir a terceras personas llegar a las mismas conclusiones a las que ha llegado el auditor. El equipo auditor seleccionara la cantidad de evidencia necesaria en función de procedimientos de muestreo de procedimientos de muestreo y atendiendo a su buen criterio y juicio profesional.

17. CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE CAMPO

17.1 Informe

A la conclusión del trabajo de auditoria se realiza la comunicación de resultados mediante un informe que para el caso práctico se lo denomina como informe de auditoría, dirigido al Máximo Ejecutivo de la Entidad auditada, y en casi de una firma externa de auditoria, el informe deberá ser remitido a la unidad de auditoria interna de la institución, a la unidad de auditoria interna del organismo que ejerce tuición o a la Contraloría General de la Republica dando cumplimiento a las normas de auditoria especial gubernamental.

Este informe debe ser oportuno, completo, veraz, objetivo y convincente, así como lo suficientemente claro y conciso; debe indicar los antecedentes, el objeto, los objetivos específicos del examen, el alcance, la metodología empleada, las normas aplicadas y exponer los hallazgos significativos, conclusiones y recomendaciones del auditor.




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El auditor debe declarar que la auditoria se realizó de acuerdo con las normas de Auditoria Gubernamental, caso contrario manifestarse una salvedad identificando las Normas que no han sido observadas.

Las salvedades se referirán a limitaciones impuestas al enfoque de auditoria, no solo en el alcance sino además por limitaciones en la información suministrada.

Las salvedades deben declarar las causas y efectos sobre los resultados de auditoria.

17.2 Hallazgo

El desarrollo de hallazgo de auditoria es el proceso más importante en una evaluación. Porque define los resultados y todo aquello que merezca ser comunicado a los destinatarios de los informes. Principalmente un hallazgo es algo que se encuentra, que comienza a tomar forma partir de un proceso de comparación entre algo que se capta y puntos de referencia que generalmente consisten en normas, reglamentos y procedimientos, es el resultado de recopilación, análisis, síntesis, evaluación de información pertinente a un sistema, proceso, actividad, operación, función,etc.; cuyo conocimiento se considera de interés y utilidad para determinas personas, sobre la base de la cual pueden formularse recomendaciones.

17.2.1 Atributos del Hallazgo

Condición

En materia de administración no se cuenta con unidades de medición para todas las posibles situaciones percibidas o captadas, con base en las cuales las diferentes situaciones pueden medirse, de tal manera que para los diferentes elementos que intervienen en la gestión de las organizaciones o instituciones que pueden ser cuantitativos o cualitativos se lo denomina como condición, es decir, está asociada con las preguntas: ¿Cuál es el hecho? ¿Qué se encontró? ¿Qué es lo que se percibió? ¿Qué se captó?

Criterio

Es posiblemente el atributo más importante de un hallazgo a tal punto que puede determinar la calidad de los resultados del examen.

Solo será posible establecer o desarrollar hallazgos importantes si tiene conocimiento o dominio de las diferentes formas en que puede presentarse un criterio y también depende de la experiencia y capacidad de descernimiento del auditor designado.

El criterio está basado en normas, reglamentos, leyes, procedimientos que sirven para medir los resultados de una gestión y se asocian con las siguientes preguntas ¿Por qué sucedió? ¿Cuál es la razón o razones?




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Efecto

Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establecen entre la “condición” y el “criterio”, tiene generalmente una significación o trascendencia positiva o negativa respecto a la actividad, función, operación,etc.; con las que están relacionadas y es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio, simplificación o acción correctiva para alcanzar los objetivos o metas establecidas e identificar mediante las siguientes preguntas ¿Cuál es el impacto? ¿Qué trascendencia tiene?

Causa

Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la condición, o es el motivo por el que no se cumplió el criterio, la simple aseveración en el informe de que el problema existe, porque alguien no cumplió las normas y se la puede reconocer mediante las preguntas ¿Por qué sucedió? ¿Cuál es la razón o las razones?

Recomendaciones

Las recomendaciones son sugerencias positivas basadas en normas, leyes, reglamentos, directivas, etc.; que por su mandato deben cumplirse para mejoras o soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas con la finalidad de mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la institución. No es suficiente solamente mencionar la disposición por título o número, ni únicamente limitar la recomendación a que debe cumplirse, si no explicar lo que debe hacerse.

IV. MARCO PRÁCTICO

“AUDITORIA OPERATIVA DEL PROCESO DE CONTROL, CUSTODIA, RENOVACIÓN LIBERACIÓN Y EJECUCIÓN DE BOLETAS Y POLIZAS DE GARANTÍA EN LA UNIDAD DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN Y SU REGISTRO CONTABLE GESTIÓN 2008 Y DE ENERO A MARZO DE 2009”

1. DESARROLLO DEL TRABAJO

El presente trabajo se desarrolló en el marco de la Ley 1178 relacionado a los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales y demás disposiciones legales relacionados con el tema de Boletas y Pólizas de Garantía.

Así mismo debe cumplir con el proceso de auditoría que consiste en las etapas de:

planificación, en esta etapa se preparó el memorando de planificación de Auditoria y el Programa de Trabajo.




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Ejecución del Trabajo, etapa en la cual se obtuvo evidencia suficiente competente y válida para sustentar los resultados de la evaluación practicada y consecuentemente se elaboró los papeles de trabajo, los cuales fueron archivados en Legajo Corriente.

Conclusión, se procedió a la discusión de resultados con la información obtenida de la Unidad Auditada, con el propósito de conciliar criterios para la emisión del informe de Auditoria.

V. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA.

1. TÉRMINOS DE REFERENCIA

1.1 Naturaleza, objetivo y objeto del trabajo de auditoria

Naturaleza

En la Programación anual de Operaciones de Auditoria Interna de GMLP, para la gestión 2009, se programó la realización de una auditoria Operativa del Proceso de Control y Custodia, renovación, Liberación y Ejecución de Boletas y Pólizas de Garantía en la Unidad de Procesos de Contratación y su Registro Contable por el periodo comprendido entre el 01/01/2008 y el 31/03/2009.

Objetivos

El objetivo de la auditoria es emitir una opinión independiente sobre:

La eficacia de las actividades de control y custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía en la Unidad de Procesos de Contratación y su registro contable.

La eficiencia de las actividades de control y custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía en la Unidad de Procesos de Contratación y su registro contable.

La eficacia de las actividades para la remisión de las boletas y pólizas de garantía, actas de recepción definitivas e informes de conformidad de las Unidades Ejecutoras a la Unidad de Procesos de Contratación.

Adicionalmente se evaluaran aspectos de control interno en la Unidad de Procesos de Contratación, asociados a la eficiencia y eficacia de sus operaciones.

Verificar los plazos de los procesos de contratación de bienes, servicios y obras en las Unidades Ejecutoras, desde la notificación de la adjudicación hasta la firma de contrato y cuenten con la documentación que demuestre la remisión de la integridad de las boletas y pólizas de garantía a la Unidad de Procesos de Contratación para su registro y control de los plazos de vencimiento.




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Verificar que el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la U.P.C. realice un control adecuado del vencimiento de las diferentes garantías y notifique en forma escrita y oportuna a los Contratistas y Compañías de Seguro y/o Entidades Financieras para la renovación y/o ejecución, con el objetivo de contar con garantías vigentes y que la misma cuente con la documentación suficiente.

Cotejar la información y documentación trimestral de las garantías, con la documentación de respaldo adjunta a los registros contables, verificando la integridad y coherencia de la información, asimismo, evidenciar que no exista subvaluación o sobrevaluación en las cuentas de orden.

Objeto

El objeto de la auditoria comprendió las operación realizadas por las Unidades Ejecutoras, Unidad de Procesos de Contratación y el Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera y la documentación que respalda dichas operaciones, relacionadas con:

La remisión de las boletas y pólizas de garantía, actas de recepción definitivas e informes de conformidad por parte de las Unidades Ejecutoras a la Unidad de Procesos de Contratación.

El registro de la integridad de las boletas y pólizas de garantía en la Unidad de Procesos de Contratación.

La vigencia de las garantías registradas en la base de datos de la Unidad de Procesos de Contratación y el registro contable del SIGMA Municipal.

Los procedimientos y plazos para la liberación, devolución y ejecución de boletas y pólizas de garantía.

La conciliación trimestral efectuada por el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantías de la Unidad de Procesos de Contratación y el Técnico Contable del Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera.

El cumplimiento de la normativa municipal para el control, custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía.

1.2 Principales responsabilidades a nivel de emisión de informes

Como resultado de la auditoría operacional en la Unidad de Procesos de Contratación, se emitirán los siguientes informes:

Informe relacionado con la evaluación de las áreas y operaciones sujetas a la auditoría y que afectan a la eficacia y eficiencia de las operaciones de la Unidad de Procesos de Contratación, este informe incluirá recomendaciones orientadas a mejorar el desempeño de dicha Área. Además de incluir deficiencias de control interno que serán orientadas a recomendar la implementación y fortalecimiento de los controles internos en la referida Unidad.

Adicionalmente, en caso de detectarse incumplimientos a la normatividad vigente respecto a las operaciones ejecutadas durante el período de revisión,




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que ameritarían la determinación de indicios de responsabilidad por la función pública, se sugerirá una auditoria específica al respecto.

1.3 Alcance y metodología de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el alcance del trabajo (si las hubiera)

Alcance

La Auditoria se efectuará de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental y comprenderá la evaluación de las operaciones efectuadas en las Unidades Ejecutoras, Unidad de Procesos de Contratación de la Dirección de Administración General y el Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera, por el periodo comprendido del 01/01/2008 al 31/03/2009.

Metodología De Planificación

Efectuamos un relevamiento y estudio preliminar sobre los procedimientos de custodia, renovación, liberación y ejecución de las boletas de garantía y pólizas de seguro, objeto de la auditoría, con el fin de tener conocimiento de las operaciones a ser auditadas. Con este propósito se obtuvo documentación e información para definir un plan de trabajo y se elaboró el programa de trabajo de las operaciones sujetas a evaluación.

En esta etapa, nuestro trabajo incluirá los siguientes procedimientos:

En las pruebas de recorrido, solicitaremos mediante Nota a la Dirección de Administración General - Unidad de Procesos de Contratación, la base de datos de los contratos suscritos en la gestión 2008 y de enero a marzo de 2009, con el fin de cuantificar el volumen de los contratos que se suscribieron en todas las Unidades Ejecutoras del GMLP.

Inspeccionaremos el archivo de las boletas y pólizas de garantía de la gestión 2008 y de enero a marzo de 2009, para verificar si el mismo es integro, ordenado y de fácil acceso.

Verificaremos si Unidad de Procesos de Contratación dispone de una base de datos de las pólizas y/o boletas de garantía por los conceptos de Cumplimiento de Contrato, Correcta Inversión de Anticipo y Buena Ejecución de Obra, en forma individualizada.

Efectuaremos y seleccionamos como muestra 6 Unidades Ejecutoras significativas, con el fin de verificar los procedimientos control y custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía, generados en dichas unidades.

Realizaremos pruebas de recorrido en las Unidades Ejecutoras seleccionadas en la muestra, con el fin de verificar la existencia de la documentación y el cumplimiento de los procedimientos de control de las garantías.

Evidenciaremos que el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la Unidad de Procesos de Contratación, remite al Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera, reportes trimestrales previa conciliación de las mismas, para su registro contable en las cuentas de orden correspondientes.




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Obtendremos del SIGMA Municipal el Libro Mayor de las Cuentas Nros. 81300 "Títulos y Valores Recibidos" y 82300 "Responsabilidad por Títulos y Valores Recibidos" con la finalidad de verificar que las boletas de garantías se encuentren registradas en las mencionas cuentas.

Verificaremos en el Archivo de Contabilidad los comprobantes contables y la documentación de respaldo para el control, custodia, liberación y ejecución.

De acuerdo al relevamiento efectuado en las Unidades Ejecutoras, Unidad de Procesos de Contratación y el Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera, elaboramos los procedimientos y se elaboró flujo gramas. (Ver Anexo 4)

Identificaremos áreas de riesgo determinarnos el tipo de riesgo. que requieren consideración especial y determinamos el tipo de riesgo.

De ejecución

En esta fase ejecutaremos un análisis específico mediante la aplicación de los programas de trabajo, para lo cual seleccionaremos una muestra de los procesos de contratación y contratos suscritos en la gestión 2008 y de enero a marzo del 2009, información que obtendremos y seleccionaremos de la base de datos proporcionada por el responsable de Archivo Unidad de Procesos - DAG, con el fin de verificar si la base de datos del Responsable de Boletas y pólizas de Garantía consideran la integridad de las garantías presentadas en los procesos de contratación.

Nuestro trabajo incluirá el análisis de la información y documentación en las siguientes unidades:

1. Unidades Ejecutoras o Centros Administrativos Financieros (CAFs)

Verificaremos los plazos de los procesos de contratación de bienes, servicios y obras en las Unidades Ejecutoras, desde la notificación de la adjudicación hasta la firma del contrato.

Verificaremos que las Unidades Ejecutoras cuenten con la documentación que demuestre la remisión de la integridad de las boletas y pólizas de garantía a la Unidad de Procesos de Contratación para su registro y control de los plazos de vencimiento.

Comprobaremos que las Unidades Ejecutoras cuenten con la documentación suficiente, que demuestre la remisión oportuna de las actas de recepción definitiva para obras y/o actas o informes de conformidad, a la Unidad de Procesos de Contratación para su registro y control correspondiente.

2. Unidad de Procesos de Contratación

Revisaremos la documentación que demuestre la recepción de las boletas y pólizas de garantía por obras menores, remitidas por las Unidades Ejecutoras y las garantías de los procesos de contratación mayores a Bs.200.001.- efectuados en la Unidad de Procesos de Contratación (U.P.C.); asimismo,




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confirmaremos que dichas garantías estén registradas en la base de datos del Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la U.P.C.

Cotejaremos la documentación que demuestre la recepción y las acciones que el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía realiza para contar con las Actas de Recepción Definitiva de obras y/o actas o informe de conformidad en forma oportuna, para proceder a la liberación y/o devolución de las garantías así como la actualización de la base de datos, con el fin de contar con información y documentación confiable a una determinada fecha.

Confirmaremos que el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la U.P.C., realice un control adecuado del vencimiento de las diferentes garantías y notifique en forma escrita y oportuna a los Contratistas y a las Compañías de Seguro y/o Entidades Financieras para la renovación y/o ejecución oportuna, con el fin de contar con garantías vigentes, y que la misma cuente con documentación suficiente de respaldo.

Verificaremos que el control, custodia, renovación, liberación y ejecución de las boletas y pólizas garantía, estén de acuerdo al Manual de procesos y procedimientos establecidos en la Unidad de Procesos de Contratación.

Cotejaremos que los informes trimestrales elaborados por el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantías, considera la integridad de las Boletas y Pólizas de garantías para ser remitidos al Área de Contabilidad, para su registro contable.

3. Área de Contabilidad

Confirmaremos la información y documentación trimestral de las garantías generada por la Unidad de Procesos de Contratación adjunto a los registros contables y establecer si existe subvaluación o sobrevaluación de las cuentas de orden en las que se controla el registro de dichas garantías.

Comprobaremos la consistencia de las conciliaciones trimestrales efectuadas entre el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantías de la U.P.C. y el Técnico Contable del Área de Contabilidad de la UEGF, con la finalidad de detectar posibles omisiones de registro de garantías correspondientes al periodo sujeto a examen.

Estableceremos en el Área de Contabilidad, la existencia del inventario final al 31/12/2008 de las Boletas y Pólizas de Garantías que respalde el saldo de las cuentas Nros. 81300 "Títulos y valores Recibidos" y 82300 "Responsabilidad por Títulos y Valores Recibidos", de acuerdo a normas y principios de contabilidad.

1.4 Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo

Nuestro examen se realizará de acuerdo con lo previsto en las Normas de Auditoría Gubernamental (NAG), aprobadas mediante Resolución CGR/079/2006 del 04/04/2006 y considerará la aplicación de las siguientes disposiciones legales:




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Ley de Administración y Control Gubernamentales N" 1178 del 20/07/1990.

Ley de Municipalidades No 2028 del28110/1999.

Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobadas mediante Resolución CGR -1/060/2000 del 21/10/2000.

Ordenanza Municipal GMLP No 202t2005 del 24tO6t2OO5, que aprueba el Reglamento del Sistema Integrado de Fiscalización y Supervisión de Obras y Estudios del GMLP.

Resolución Municipal - Dirección Especial de Finanzas No 667/2005 del 29/12/2005, que aprueba procesos y procedimientos para el registro operativo de garantías y registro operativo de valores.

Ordenanza Municipal No 32/2007 del 24/05/2007, Manual de Procesos Gerenciales del Gobierno Municipal de La Paz.

Decreto Supremo No 29190 del 11/07/2007, que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

Ordenanza Municipal GMLP No 529/2007 del 04/09/2OO7, que aprueba el Manual de Organización y Funciones.

Resolución Administrativa IS/N° 731 del 11/09/2007, emitido por la Superintendencia de Pensiones, Valores y Seguros, que aprueba los textos únicos, uniformes y de pago de las diferentes modalidades de contratación de bienes y servicios.

Resolución Municipal No 541/2008 del 24/09/2007, designa a los Responsables de Contratación para Licitación Pública - RPC y Responsables del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo – RPA

Ordenanza Municipal N° 790/2007 del 17/12/2007, Modificaciones a la Estructura Organizacional del Gobierno Municipal.

Resolución Municipal N° 056/2008 del 26/02/2008, que establece procedimientos de procesos de contratación y boletas y pólizas de garantías para obras menores y mayores del GMLP.

Ordenanza Municipal G.M.L.P. N° 672/2008 del 11/12/2008, que aprueba el Manual de Organización y Funciones del Gobierno Municipal de La Paz.

Resolución Municipal N° 540/2008 del 21/01/2008, que modifica a la Resolución Municipal N° 056/2008 del 26/02/2008, complementa a la Ordenanza Municipal 790/2007 del 17/12/2007.

Resolución Municipal No 599 del 19/11/2008, artículo 24, Instructivo para el Cierre Presupuestario Contable de la gestión 2008.

Otras disposiciones legales

2. INFORMACIÓN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y SUS RIESGOS INHERENTES

2.1 Estructura organizativa y marco legal

Estructura organizativa

La Estructura Organizativa del Gobierno Municipal de La Paz, fue aprobada mediante Ordenanza Municipal N° 867/2006 del 14/12/2006 y modificada con




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Ordenanza Municipal N° 790/2007 del 17/12/2007, en la que se dispone la organización de las Unidades Administrativas del GMLP, entre las cuales se considera a las unidades relacionadas con el control de las garantías de los procesos de contratación de bienes, servicios y obras, que a continuación se detallan:

Unidades Ejecutoras (CAFs.)

Oficialías Mayores y Subalcaldías

Niveles Estructura Organizacional

Superior Oficial Mayor / Sub Alcalde

Asesoramiento Secretaria General (Subalcaldías)

Operativo Centro Administrativo Financiero (Oficialías y Subalcaldías)

Los recursos humanos de las Oficialías Mayores y Subalcaldías tienen relación directa e indirecta con el control de las garantías al 31 de marzo de 2009, alcanzan a 3 funcionarios en cada Oficialía o Subalcaldía, de acuerdo con el siguiente resumen:

Descripción Cantidad de Servidores Públicos

Oficial Mayor / Sub Alcalde 1

Secretaria General (Subalcaldías) 1

Centro Administrativo Financiero (Oficialías y Subalcaldías)

1

Total 3

Programas del GMLP.

Con relación a los Programas del Parque Urbano Barrios de Verdad, la estructura organizacional es la Central, Revitalización Urbana siguiente:


Superior Gerente General

Asesoramiento Asesor Legal

Operativo: Centro Administrativo Financiero

Coordinación

Área de Ingeniería

Área de Arquitectura




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Los recursos humanos de los Programas, que tienen relación directa e indirecta con el control de las garantías al 31 de marzo de 2009, alcanzan a 6 funcionarios, de acuerdo con el siguiente resumen:


Gerente General

Asesor Legal

Centro Administrativo Financiero

Coordinación

Área de Ingeniería

Área de Arquitectura

1

1

1

1

1

1

Total 6

Unidad de Procesos de Contratación


Superior Jefatura de Unidad

Asesoramiento Asesoría Legal

Operativo: Responsable de Archivo de Contratos

Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía

Responsable Informático

Analista de Procesos

Los recursos humanos de la Unidad de Procesos de Contratación al 31 de marzo de 2009, alcanzan a 15 funcionarios, de acuerdo con el siguiente resumen:




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Jefatura de Unidad 1

Asesoría Legal 3

Responsable de Archivo de Contratos 1

Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía 1

Responsable Informático 2

Analistas de Procesos 7

Total 15

Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera


Superior Jefatura de Área

Operativo: Supervisor

Técnico Contable

Los recursos humanos del Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera al 31 de marzo de 2009, que se relacionan con el control de las boletas y pólizas de garantía, alcanzan a 3 funcionarios, de acuerdo con el siguiente resumen:


Jefatura de Área 1

Supervisor 1

Técnico Contable 1

Total 3

Marco Legal

El Decreto Supremo No 29190 del 11107nA07, con referencia a los procesos de contratación y boletas y/o pólizas de garantía, señala:




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ARTICULO 13.- (RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACTÓN EN

LICITACIONES PÚBLICAS - RPC). EI Responsable del Proceso de Contratación en Licitaciones Públicas - RPC, es el servidor público designado con resolución expresa por la MAE, para realizar el proceso de contratación en obras, bienes y servicios.

Sus principales funciones son:

i) Requerir la ampliación del plazo de validez de las propuestas y la extensión de la vigencia de las garantías, cuando corresponda.

ARTÍCULO 14.- (RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - RPA). El Responsable del proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA), es el funcionario público designado con resolución expresa por la MAE para realizar el proceso de contratación en la modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo en obras, bienes y servicios.

Sus principales funciones son:

i) Requerir la ampliación del plazo de validez de las propuestas y la extensión de la vigencia de las garantías, cuando la contratación se realice por Requerimiento de Propuestas.

ARTÍCULO 18.- (UNIDAD ADMINISTRATIVA) La unidad Administrativa, en cada proceso de contratación tiene como principales funciones:

g) Administrar y custodiar las garantías, de acuerdo a las causales establecidas.

h) Ejecutar las garantías previos informes técnico y legal de las áreas competentes.

ARTÍCULO 37.- (TIPOS DE GARANTIA). En los procesos de contratación de bienes, obras, servicios generales y de consultoría, La entidad pública deberá solicitar expresamente a los proponentes que presenten uno de los siguientes tipos de garantía:

a) Boleta de Garantía. Emitida por cualquier entidad de intermediación financiera bancaria o no bancaria regulada y autorizada por la Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras - SBEF.

b) Garantía a Primer Requerimiento. Emitida por una entidad de intermediación financiera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por la SBEF.

c) Póliza de Seguro de Caución. Emitida por una empresa aseguradora regulada y autorizada por la Superintendencia de Pensiones, Valores y Seguros (SPVS). El Órgano Rector en coordinación con la SPVS establecerá la utilización de textos únicos y uniformes de pólizas de garantía para las contrataciones estatales.




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Estas garantías deberán expresar su carácter renovable, irrevocable y de ejecución inmediata.

En el caso de Licitación Pública, para montos mayores a Bs 8.000.000.- (OCHO MILLONES 00/100 BOLIVIANOS) la entidad convocante define el tipo de garantía a ser requerida y el tiempo de vigencia, la misma que será establecida en el DBC.

Los proponentes extranjeros que participen en procesos de contratación, en el caso de no utilizar directamente una entidad financiera nacional, deberán presentar únicamente garantías emitidas por entidades financieras que cuenten con corresponsalía legalmente establecida en Bolivia.

ARTICULO 38.- (GARANTÍAS SEGÚN EL OBJETO). Las garantías que deben requerirse durante el proceso de contratación son las siguientes: Garantía de Seriedad de Propuesta, Garantía de Cumplimiento de Contrato, Garantía Adicional al Cumplimiento del Contrato de Obras, Garantía de Correcta Inversión de Anticipo.

La entidad deberá solicitar, cuando corresponda, la renovación de las garantías.

a) Garantía de Seriedad de Propuesta. Tiene por objeto garantizar que los proponentes participan de buena fe y con la intención de culminar el proceso.

El proponente deberá presentar una garantía de seriedad de propuesta, por un monto equivalente al uno por ciento (1Vo) de su propuesta económica.

La vigencia de esta garantía deberá exceder en treinta días calendario adicionales al plazo de validez de la propuesta establecida en el DBC. La garantía de seriedad de propuesta será devuelta a los proponentes no adjudicados con anterioridad a su vencimiento, siempre que no haya sido objeto de ejecución por parte de la entidad convocante.

En la contratación de servicios de consultoría, el valor de la garantía de seriedad de propuesta deberá corresponder al cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor de la propuesta presentada.

En el caso de consultorías de línea, se excluye la presentación de la garantía de seriedad de propuesta.

b) Garantía de Cumplimiento de Contrato. Tiene por objeto garantizar la conclusión y entrega del objeto del contrato de acuerdo a lo establecido en el DBC.

Para la contratación de obras, bienes, servicios generales y servicios de consultoría, el monto de la garantía de cumplimiento de contrato será del siete por ciento (7%) del valor del contrato.

En las contrataciones de obras, bienes, servicios generales y servicios de consultoría bajo la modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo, en sustitución de la Garantía de Cumplimiento de Contrato, se podrá prever una retención del siete por ciento (7%) de cada pago para garantizar el cumplimiento del contrato. El monto total de la retención no podrá exceder el




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siete por ciento (7%) del monto total del contrato. Esta retención será devuelta al contratista una vez que se cuente con la conformidad de la recepción definitiva.

La vigencia de la garantía será computable a partir de la firma del contrato hasta la recepción definitiva del bien, obra, servicio general o servicio de consultoría.

En contrataciones hasta Bs 1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS), las Micro y Pequeñas Empresas, Asociaciones de Pequeños Productores y Organizaciones Económicas Campesinas presentarán una Garantía de Cumplimiento de Contrato por un monto equivalente al tres y medio por ciento (3.5%) del valor del contrato o una retención del tres y medio por ciento (3.5%) correspondiente a cada pago.

c) Garantía Adicional a la Garantía de Cumplimiento de Contrato de Obras. En la contratación de obras, el proponente adjudicado cuya propuesta económica se encuentre por debajo del quince por ciento (15%) del precio referencial, deberá presentar una garantía adicional similar al porcentaje en el que la propuesta sea menor al quince por ciento (15%) del precio referencial.

d) Garantía de Correcta Inversión de Anticipo. Para la contratación de obras, bienes, servicios generales y de servicios de consultoría, deberá presentarse una garantía de correcta inversión de anticipo por un monto equivalente al cien por ciento equivalente (100%) del anticipo otorgado; la garantía deberá tener vigencia con total del anticipo. Conforme el contratista reponga el monto del anticipo otorgado, podrá reajustar su garantía en la misma proporción. El monto del anticipo no podrá ser mayor al equivalente del veinte por ciento (20%) del monto del contrato.

La Resolución Municipal No 066712005 del 29t12t2005, que aprueba et Manual de Procesos y Procedimientos de la Dirección Especial de Finanzas, dispone la aplicación de los procesos y procedimientos para el "Registro Operativo de Garantías (Boletas bancarias y Pólizas de Seguro)", en Cumplimiento a Recomendaciones de la Contraloría General de la Republica en el informe N° GL/FP17/LO4 D1 de fecha 11 de abril de 2005, que describe los procedimientos de:

01. Registro del Inventario.

02. Recepción de Garantías.

03. Registro contable de Ingreso de Garantías.

04. Control de Boletas Bancarias y Pólizas de Seguro.

05. Registro contable del Egreso de Garantías.

06. Conciliación de Saldos




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La RM No 541/2008 del 24/09/2007, a través del cual se designó a los Responsables de Contratación para Licitación Pública RPC, Responsables del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo - RPA, en las modalidades que correspondan, delegándoles la facultad de suscribir contratos en el marco del art. 7 de la Ley No 2341 de Procedimiento Administrativo de 23/04/2002, y se designó a las Comisiones de Recepción. Dicha Resolución fue abrogada con la RM No 056/2008 del 26/02/2008.

La Resolución Municipal No 056 /2008 del 26/02/2008, en los artículos precedentes, hace referencia a procesos de contratación y boletas de garantía como sigue:

ARTÍCULO OCTAVO.- Se establecen como funciones específicas de las unidades organizacionales en los procesos de contratación, las siguientes:

a) En el caso de contratación de obras, la DFOS es responsable por la oportuna remisión de las actas de recepción definitiva de obras a la DAG-UPC para la correspondiente liberación de garantías.

ARTICULO NOVENO.- La DAG-UPC es responsable de la gestión del subsistema de Contrataciones de Bienes y Servicios, en virtud a lo cual, está facultada a emitir disposiciones normativas especificas en relación al proceso de contratación, las mismas que son de cumplimiento obligatorio por los CAF'sdel GMLP. Además de las funciones relevantes dispuestas en et Articulo 18 de las NB-SABS aprobadas por el Decreto Supremo No 29190 tiene asignadas las siguientes funciones:

n) Registrar, administrar, custodiar y ejecutar las garantías.

r) Requerir garantías consistentes en:

i. Pólizas de Seguro de Caución, emitidas por una empresa aseguradora regulada y autorizada por la SPVS, Boletas de Garantía o Garantía a Primer Requerimiento emitida por cualquier entidad de intermediación bancaria o no bancaria regulada y autorizada por la SBEF para contrataciones o adjudicaciones hasta Quinientos Mil Bolivianos (Bs500.000).

ii. Pólizas de seguro a Primer Requerimiento, emitidas por una empresa aseguradora regulada y autorizada por la SPVS, Boletas de Garantía o Garantías a Primer Requerimiento emitida por cualquier entidad de intermediación bancaria o no bancaria regulada y autorizada por la SBEF para contrataciones o adjudicaciones hasta Ocho Millones Bolivianos (Bs 8.000.000).

iii. Boletas de Garantía o Garantías a Primer Requerimiento emitidas por cualquier entidad de intermediación bancaria o no bancaria regulada y autorizada por la SBEF para contrataciones o adjudicaciones mayores a Ocho Millones de Bolivianos (Bs 8.000.000).

En caso de adjudicaciones o contrataciones por ítems, lotes o tramos, se deberá solicitar la garantía que corresponda de acuerdo a la cuantía por cada ítem, lote o tramo.




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s) Efectuar la ejecución de las garantías presentadas por los proponentes, previa presentación de una Resolución Administrativa firmada por la autoridad que suscribió el contrato y su asesor legal.

ARTICULO DECIMO.- Los CAFs administraran de manera desconcentrada los procesos de Contratación en la modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo mediante Contratación por Cotizaciones, en Obras, Bienes Servicios Generales Y Servicios de Consultoría. Además de las funciones relevantes dispuestas en el Artículo 18 de las NB-SABS aprobadas por el DS 29190, tiene asignadas las siguientes funciones:

l) Remitir a la DAG-UPC en forma oportuna tas garantías de cumplimiento contrato, correcta inversión de anticipo y garantía adicional a la garantía cumplimiento de contrato para su custodia y seguimiento.

m) Remitir a la DAG-UPC las actas de recepción definitiva o acta de conformidad para la correspondiente liberación de garantías de cumplimiento de contrato, aplicando los modelos de acta publicados por la DAG-UPC.

ARTICULO VIGESIMO PRIMERO.- En la Contratación de consultores individuales de Línea o por Producto y de Empresas Consultoras mediante Requerimiento de Propuestas Técnicas de 8s200.001 (Doscientos mil un 00/100 Bolivianos) a Bs 500.000 (Quinientos mil 00/100 Bolivianos), se aplicará el procedimiento detallado en el artículo anterior, con las siguientes particularidades.

l) La notificación al proponente adjudicado se realizará mediante oficio en el que se solicite la documentación necesaria para su presentación en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles de recibido el oficio de notificación incluyendo la presentación de garantía de cumplimiento de contrato o su conformidad con las retenciones equivalentes al siete por ciento (7%) del valor adjudicado, para la suscripción del contrato.

m) El Asesor Legal del CAF elaborará el contrato correspondiente con el consultor adjudicado, en cinco (5) ejemplares y el RPA lo suscribirá en un plazo máximo de nueve (9) días háb1es. El contrato debe considerar una Garantía de cumplimiento de Contrato o una retención de cada pago parcial no mayor al 7%.

ARTÍCULO VIGESIMO TERCERO.- Para desarrollar los procesos de contratación por Solicitud de Cotizaciones comprendidas entre Bs 5.001 (Cinco Mil un 00/100 Bolivianos) y Bs 20.000 (Veinte mil 00/100 Bolivianos), se aplicara el siguiente procedimiento.

I) En las contrataciones con montos inferiores o iguales a Bs 20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos), no corresponde solicitar garantías, retenciones, ni otorgar anticipos, el pago será único contra entrega del bien o servicio.

Excepcionalmente, cuando por las características propias o por la naturaleza particular de la contratación se requiera solicitar garantías, retenciones o efectuar pagos parciales, deberán efectuarse de conformidad con lo dispuesto




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en el Artículo 38 de las NB-SABS aprobadas por el Decreto Supremo No 29190.

ll) Un proceso de Contratación con monto inferior o igual a Bs 20.000.- "(Veinte Mil 00/100 Bolivianos), no deberá ser mayor a quince (15) días hábiles computados a partir de la autorización de inicio del proceso, hasta la emisión de la orden de compra o suscripción del Contrato simplificado.

ARTICULO VIGESIMO CUARTO.- Para Contratación por solicitud de cotizaciones comprendidas entre Bs 20.000 (Veinte mil 00/100 Bolivianos) y Bs 200.000 (Doscientos mil 00/100 Bolivianos), se aplicará el siguiente procedimiento:

ll. En obras es inexcusable efectuar retenciones o solicitar la presentación de la Garantía de Cumplimiento de Contrato y en caso de preverse en la contratación el pago de anticipo, el adjudicado deberá presentar la garantía de Correcta Inversión de Anticipos en los porcentajes dispuestos por el Artículo 38 de las NB - SABS aprobadas por el Decreto Supremo No 29190.

ARTICULO VIGESIMO SEPTIMO.- La contratación de Bienes, obras, servicios Generales y Servicios de Consultoría mediante la modalidad de Contratación por Excepción, se realizará de acuerdo al Título ll, Capítulo V de las NB - SABS.

i) Requerimiento de Garantía de cumplimiento de contrato. j) Requerimiento de Garantía de Correcta Inversión de Anticipo (cuando

corresponda).

ARTICULO CUADRAGESIMO.- La DAG - UPC tendrá la responsabilidad de la recepción, archivo, custodia, control y ejecución de las Boletas de Garantía, Garantía a Primer Requerimiento y Pólizas de Seguro de Caución y sus funciones deberán enmarcarse a lo establecido en el Artículo 38 de las NB -SABS aprobadas por el Decreto Supremo No 29190.

ll. En caso de incumplimiento por parte de tos proponentes o contratistas de las disposiciones establecidas en las NB -SABS aprobadas por el Decreto Supremo No 29190, en la presente Resolución o en et contrato correspondiente, las garantías serán ejecutadas por la DAG-UPC de acuerdo a resolución expresa emitida por el Alcalde Municipal, RPC o RPA.

lll. Para la liberación de las garantías de cumplimiento de contrato, los CAFs (en el caso de bienes o servicios) o la DFOS (en el caso de obras), en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles de haber informado mediante Formulario 500 del SICOES la recepción del bien, obra o servicio, deberán enviar a la OAG-UPC, original o copia legalizada del acta de recepción definitiva en el caso de bienes y obras o Acta de Conformidad de servicio en el caso de servicios junto con la copia der Formulario antes citado.

La Resolución Municipal No 540/2008 del 21/10/2008, modifica el inciso r) del artículo noveno de la Resolución Municipal No 056/2008 de 26 de febrero de 2008, sustituyéndose su texto en el siguiente sentido:




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ARTÍCULO NOVENO.-

r) Requerir garantías consistentes en:

i) Pólizas de Seguro de Caución, emitidas por una empresa aseguradora regulada y autorizada por la SPVS, Boletas de Garantía o Garantía a Primer Requerimiento emitida por cualquier entidad de intermediación bancaria o no bancaria regulada y autorizada por la SBEF para contrataciones o adjudicaciones hasta Un Millón de Bolivianos (Bs 1.000.000).

ii) Pólizas de Seguro de Primer Requerimiento, emitidas por una empresa aseguradora regulada y autorizada por la SPVS, Boletas de Garantía o Garantía a primer requerimiento emitida por cualquier entidad de intermediación bancaria o no bancaria regulada y autorizada por la SBEF para contrataciones o adjudicaciones desde un Millón de Bolivianos (Bs 1.000.001) hasta Ocho Millones de Bolivianos (Bs 8.000.000).

iii) Boletas de Garantía o Garantías a Primer Requerimiento emitidas por cualquier entidad de intermediación bancaria o no bancaria regulada y autorizada por la SBEF para contrataciones o adjudicaciones mayores a Ocho Millones Un Bolivianos (Bs 9.000.001).

En caso de adjudicaciones o contrataciones por ítems, totes o tramos, se deberá solicitar la garantía que corresponda de acuerdo a la cuantía por cada ítem, tote o tramo.

Las pólizas de seguro presentadas al GMLP, deben obligatoriamente guardar estricta relación con los textos únicos y uniformes de las pólizas de garantía para contrataciones estatales, aprobados por la Superintendencia de Pensiones, Valores y Seguros, debiendo rechazarse las pólizas de garantía que no incluyan dichos textos.

Mediante ordenanza Municipal GMLP N° 202/2005 del 24/06/2005, se aprueba el "Reglamento del Sistema Integrado de Fiscalización y Supervisión de Obras y Estudios del GMLP" en sus lll Títulos, Vlll Capítulos, 51 Artículos y Anexos (Definiciones y Flujogramas).

El Artículo 16 (Funciones de los supervisores) de dicha Ordenanza Municipal, señala:

l) Mantenerse informado sobre la vigencia de garantías (boletas y/o pólizas), comunicar al Contratista la necesidad de su ampliación o solicitar al fiscal la ejecución de garantías en caso necesario.

Las Ordenanzas Municipales N° 529/2007 del 04/09/2007 vigente hasta el 15/12/2008 y 672/2008 del 16/12/2008, se aprueban los Manuales de Organización y Funciones del Gobierno Municipal La Paz, en el inciso g) del numeral 7 de dichos Manuales, corno funciones y atribuciones específicas de la Unidad de Procesos de Contratación dependiente de la Dirección de Administración General, señala:




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"Registrar, Custodiar, Controlar y realizar seguimiento de boletas de garantía y pólizas de seguro."

La Resolución Administrativa IS/N° 731 del 11/09/2007, emitida por la Superintendencia de Pensiones Valores y Seguros de fecha 11t1gt2107, en la parte considerativa, señala:

"Que, la Dirección de Análisis y Desarrollo mediante Informe SPVS-IS-DAD N° 522/07 establece procedente el registro las siguientes pólizas como textos únicos y uniformes:

1) Póliza de Seguro de Garantía de Cumplimiento de contrato de obra para Entidades Públicas.

2) Póliza de Seguro de Garantía de Cumplimiento de contrato de servicios para Entidades Públicas.

3) Póliza de Seguro de Garantía de Cumplimiento de contrato de suministro para para Entidades Publicas

4) Póliza de Seguro de Garantía de Buena Ejecución de Obra para Entidades Públicas.

5) Póliza de Seguro de Garantía de Correcta Inversión de Anticipo para Entidades Públicas.

Asimismo, el artículo 8 de la mencionada Resolución, indica: "Las Pólizas aprobadas mediante la presente Resolución, deberán ser comercializadas, obligatoriamente con la Cláusula de Ejecución Inmediata Condicional para Entidades Públicas o con la Cláusula de Ejecución a Primer Requerimiento para Entidades Públicas, mismas que son excluyentes entre sí". "Las entidades aseguradoras quedan prohibidas de modificar el texto de las pólizas y cláusulas uniformes, no pudiendo añadirse cláusulas y/o anexos que no sean los expresamente aprobados en la presente Resolución”

2.2 Principales Segmentos de la Actividad, Área o programa

El examen se centrará principalmente en las siguientes unidades y responsables:

Centros Administrativos Financieros de las oficialías, Subalcaldías, programas del Parque Urbano Central, Revitalización Urbana y Barrios de verdad; Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la Unidad de Procesos de contratación y el Técnico contable del Área de contabilidad de la unidad Especial de Gestión Financiera, que tienen relación directa con los objetivos de la auditoría:

- Los Responsables de los Centros Administrativos Financieros de las Oficialías subalcaldías y Programas del GMLP, son las instancias en las cuales se realizan los procesos de contratación de bienes, servicios y obras, en las cuales se presenta las Boletas de Cumplimiento de Contrato para su posterior remisión a la Unidad de procesos de Contratación.




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- El Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la Unidad de procesos de Contratación, es el responsable mediante el cual se centraliza el control y custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía de todas las Unidades Ejecutoras del Gobierno Municipal de La paz.

- Área de Contabilidad de la unidad Especial de Gestión Financiera, bajo cuya dependencia se encuentran et Técnico contable, encargado de realiza. La conciliación con el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la Unidad de Procesos de Contratación para realizar el registro contable en el SIGMA Municipal.

2.3 Principales actividades o servicios

Unidades Ejecutoras (CAFs)

Subalcaldías:

En las subalcaldías del Despacho de los subalcaldes, dependen las Secretarías Generales y de estas dependen los centros Administrativos Financieros, que se constituyen en Unidades Ejecutoras de acuerdo at Manual de organización y Funciones aprobada mediante ordenanza Municipal No. 672/2008 del 16/12/2008, la razón de ser es: "Manejar la gestión administrativa financiera de su área organizacional aplicando la normativa específica vigente del Gobierno Municipal de La Paz referida a los Sistemas de Presupuesto, Administración de Bienes y Servicios, Tesorería y Contabilidad."

Con relación a las funciones y atribuciones específicas, se indica:

"a. Administrar de manera desconcentrada los servicios de los Sistemas de Administración y Control Gubernamental, de acuerdo a reglamentación específica."

"c. Llevar adelante los procedimientos desconcentrados de contratación de bienes, obras y servicios, su publicación, adjudicación, numeración del documento contractual hasta el archivo de toda la documentación."

"e. Otras que le sean asignadas por la autoridad superior."

Oficialías Mayores

Del Despacho de las Oficialías Mayores, dependen los Centros Administrativos Financieros que se constituyen en Unidades Ejecutoras, de acuerdo al Manual de Organización y Funciones mencionado anteriormente, la razón de ser es: "Manejar la gestión administrativa financiera de su área organizacional aplicando la normativa específica vigente del Gobierno Municipal de La Paz referida a los Sistemas de Presupuesto, Administración de Bienes y Servicios, Tesorería y Contabilidad."

Con relación a las funciones y atribuciones específicas, se indica:

"a. Administrar de manera desconcentrada los servicios de los Sistemas de Administración y Control Gubernamental, de acuerdo a reglamentación específica."




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"c. Llevar adelante los procedimientos desconcentrados de contratación de bienes, obras y servicios, su publicación, adjudicación, numeración del documento contractual hasta el archivo de toda la documentación."

"e. Otras que le sean asignadas por la autoridad superior."

Programas del GMLP

En los Programas de Revitalización Urbana, Barrios de Verdad y Parque Urbano Central, de la Gerencia General dependen los Centros Administrativos Financieros que se constituyen en Unidades Ejecutoras, que de acuerdo al Manual de Organización y Funciones aprobada mediante Ordenanza Municipal N° 672/2008 del 16/12/2008, como razón de ser, se indica:

- Programa de Revitalización Urbana

"Promover el desarrollo urbano, social y económico del centro urbano de la ciudad de La Paz, revitalizando la infraestructura urbana y contribuyendo a una mejora socioeconómica de los grupos vulnerables incrementando los ingresos de la población."

- Programa Barrios de Verdad

"Contribuir a mejorar la calidad de vida de la población que habita en condiciones de marginalidad urbana, promoviendo su participación en el desarrollo integral del barrio, la organización e involucramiento vecinal en la ejecución de los proyectos y su sostenibilidad, dotando de una adecuada infraestructura urbana en los barrios."

- Parque Urbano Central

"Construir infraestructura, áreas verdes y de recreación, equipamiento y obras de protección de riesgos ambientales en el área del Parque Urbano Central.

Con relación a las funciones y atribuciones específicas de los Programas, relacionadas al objetivo de la auditoria, se menciona:

- Programa de Revitalización Urbana

"a. Administrar los recursos financieros del programa.

"d. Llevar a cabo los procesos de licitación, revisar y aprobar los procesos de adquisición de bienes y servicios, la contratación de obras, la selección y contratación de servicios de consultoría.

"f. Apoyar a la realización de la supervisión, acompañamiento y control de las obras y adquisición del programa.

- Programa Barrios de Verdad

"c. Diseñar las obras de los barrios beneficiados con financiamiento propio."

"e. supervisar el diseño y la ejecución de obras de infraestructura."




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"h. Gestionar ante Organismos de Cooperación Internacional, el financiamiento de los barrios beneficiados por el programa Barrios de Verdad.”

- Parque Urbano Central

"a. Administrar la ejecución del proyecto Parque Urbano Central en las etapas de diseño, ejecución, supervisión y seguimiento en la implementación de todos los Sub proyectos hasta su culminación."


La Unidad de Procesos de Contratación, según el Manual de Organización y Funciones aprobada con la ordenanza Municipal No 672t2008 del 16t12t200g, depende de la Dirección de Administración General y como razón de ser de la Unidad, señala: "Ejecutar los procesos de contratación que realice el Gobierno Municipal bajo las modalidades de licitación pública, emergencia y por excepción, de acuerdo a reglamentación específica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y brindar asistencia técnica a los Centros Administrativos Financieros."

Como funciones y atribuciones específicas, se tiene:

"b. Efectuar los procesos de contrataciones por Licitación Pública, Excepción y Emergencias, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Reglamento Específico del Sistema de administración de Bienes y Servicios.”

"g. Custodiar, controlar y realizar seguimiento de boletas de garantía y pólizas de seguro."

Área de Contabilidad

De la Dirección Especial de Finanzas, depende la Unidad Especial de Gestión Financiera y a su vez de esta depende el Área de Contabilidad, de acuerdo at Manual de organización y Funciones aprobada con la ordenanza Municipal No 672/2008 de 16/12/2008, la razón de ser de Área es: "Registrar las operaciones contables, emitir registros auxiliares, estados financieros básicos y complementarios, proporcionando información útil y oportuna para la toma de decisiones."

Como funciones y atribuciones específicas, en los incisos que se detallan indican:

"a. Registrar todas las transacciones en los comprobantes contables que correspondan a las operaciones autorizadas y efectivamente ejecutadas por el Gobierno Municipal."

"b. Respaldar toda transacción con la documentación de soporte correspondiente, de acuerdo a disposiciones y reglamentos vigentes para el efecto, emitidos por el Gobierno Municipal y el órgano Rector."

"d. Elaborar proyectos de instructivos contables y circulares normativas.”

"f. Prestar apoyo técnico a las diferentes unidades sobre aspectos contables.”




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2.4 Organismos y Entidades Vinculadas


Subalcaldías:

Los Centros Administrativos Financieros de las Subalcaldías, de acuerdo al Manual de Organización y Funciones aprobada mediante Ordenanza Municipal N° 672/2008 del 16/12/2008, se vinculan con otras instancias de la siguiente manera:

En forma lntralnstitucional

- Con todas las unidades organizacionales del Ejecutivo Municipal a través de Secretaría General.

En forma lnterlnstitucional

- Con Proveedores de bienes y servicios

De acuerdo al relevamiento de información, se estableció que los Centros Administrativos Financieros de las Subalcaldías, se relacionan en forma directa al interior de la Subalcaldía con todas las demás unidades organizacionales desde el momento de la solicitud de contratación hasta la recepción del bien, servicio u obra para su registro en el SIGMA Municipal en los momentos del preventivo, comprometido y devengado.

También se relaciona con la Unidad de Procesos de Contratación, en cuanto a la normativa para las contrataciones menores de bienes, servicios y obras. Asimismo se relaciona en la remisión de las carpetas de los procesos de contrataciones menores concluidos y de las pólizas de garantías respectivas.

Oficialías Mayores

Los Centros Administrativos Financieros de las Oficialías Mayores, de acuerdo al Manual de Organización y Funciones mencionado anteriormente, se vinculan con otras instancias de la siguiente manera:


- Con todas la unidades organizacionales del Ejecutivo Municipal a través de su Oficialía.

- Con todas las unidades organizacionales dependientes de su Oficialía.


- Con Proveedores de bienes y servicios.

De acuerdo al relevamiento de información, se estableció que los Centros Administrativos Financieros de las Oficialías Mayores, se relacionan en forma directa al interior de cada Oficialía, con las demás unidades organizacionales desde el momento de la solicitud de contratación hasta la recepción del bien, servicio y obra para su registro en el SIGMA Municipal en el momento del preventivo, comprometido y devengado.




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También se relaciona con la Unidad de Procesos de Contratación, en cuanto a la normativa para las contrataciones menores de bienes, servicios y obras. Asimismo se relaciona en la remisión de las carpetas de los procesos de contrataciones menores concluidos y de las pólizas de garantías respectivas.

Programas del GMLP

De acuerdo al Manual de Organización y Funciones aprobada mediante Ordenanza Municipal N° 672/2008 del 16/12/2008, los programas se vinculan con otras instancias de la siguiente manera:

Programa de Revitalización Urbana


- Con todas la unidades organizacionales del Ejecutivo Municipal a través de Secretaría Ejecutiva.


- Organismos de Cooperación Internacional.

- Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo.

- Empresas constructoras, consultoras y supervisoras.

Programa Barrios de Verdad


- Con todas la unidades organizacionales del Ejecutivo Municipal.

En forma interinstitucional

- Ministerios y Entidades Públicas.


- Cámara Departamental de la Construcción.

Parque Urbano Central


- Con todas la unidades organizacionales del Ejecutivo Municipal a través de Secretaria Ejecutiva.

En forma Inter lnstitucional, a través de Secretaría Ejecutiva se relaciona con:

- Ministerio de Hacienda

- Ministerios de obras Públicas, servicios y vivienda.


- Prefectura del Departamento de La paz.




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- Viceministerio de Planificación y Financiamiento Externo.

De acuerdo al relevamiento de información, se estableció que los Centro Administrativos Financieros de los Programas de Revitalización Urbana, Barrios de Verdad y Parque Urbano Central, se relacionan con los proveedores de bienes, servicios y contratistas cuando se realizan tos procesos de contrataciones menores y con sus unidades organizacionales desde el momento de la solicitud de contratación hasta la recepción del bien, servicio y obra para su registro contable en el SIGMA Municipal, del preventivo, compromiso y devengado.

Por otra parte, también se relacionan con la Unidad de Procesos de Contratación, en el momento de la remisión de las boletas y pólizas de garantías, para su control, custodia, renovación, liberación y ejecución.


La Unidad de Procesos de Contratación, de acuerdo al Manual de Organización y Funciones aprobada mediante Ordenanza Municipal Nº 672/2008 del 16/12/2008, se vincula con otras instancias de la siguiente manera:

En forma Intra Institucional

- Con todas la unidades organizacionales del Ejecutivo Municipal a través de su Dirección.

- Con las unidades dependientes de su Dirección.

En forma Inter Institucional, a través de su Dirección se relaciona con:

- Ministerio de Hacienda. - Organismos de Cooperación Internacional. - Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo. - Fondo Nacional de Desarrollo Regional. - Fondo Productivo Social. - Contraloría General de la Republica. - Compañías Aseguradoras Bancarias y no Bancarias. - Prefectura del Departamento de La Paz. - Sistema de Información de Contrataciones Estatales.

De acuerdo al relevamiento de información, se estableció que la Unidad de Procesos de Contratación, se relaciona en forma directa con los contratistas o proveedores para solicitar la renovación de garantía y con las compañías aseguradoras y entidades bancarias en el momento de la solicitud de renovación o ejecución de las boletas o pólizas de garantía.

Por otra parte, se relaciona con el Área de Tesorería para coordinar el depósito de los cheques que remiten las compañías aseguradoras y entidades bancarias en la Cuenta Única Municipal, por la ejecución de boletas o pólizas de garantía. Asimismo, se relaciona con el Área de Contabilidad para la conciliación y remisión trimestral del detalle de boletas y pólizas de garantías para su registro contable.





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El Área de Contabilidad, de acuerdo al Manual de Organización y Funciones aprobada mediante Ordenanza Nº 672/2008 del 16/12/2008, se vincula con otras instancias de la siguiente manera:

En forma Intra Institucional

- Con todas las unidades organizacionales del Ejecutivo Municipal a través de la Unidad Especial de Gestión Financiera.

- Con las unidades dependientes de su Unidad Especial de Gestión Financiera.

En forma Inter Institucional, a través de la Unidad Especial de Gestión Financiera se relaciona con:

- Ministerio de Hacienda. - Contraloría General de la República. - Entidades del Sistema Financiero. - Superintendencia de Pensiones, Valores y Seguros. - Servicio Nacional de Impuestos Internos. - Programa de Administración y Modernización Financiera Pública.

De acuerdo al relevamiento de información, se estableció que el Área de Contabilidad, se relaciona en forma directa con la Unidad de Procesos de Contratación, para realizar conciliaciones trimestrales y recepcionar el detalle de boletas y pólizas de garantías para su registro contable.

2.5 Aspectos Relacionados al Registro de Información


De acuerdo a la información proporcionada en medio magnético, por la Unidad de Proceso de Contratación mediante Hoja de Ruta Nº 34509 del 08/04/2009, se establece que se tiene registrado en el archivo de la UPC-DAG la siguiente cantidad de contratos:

Gestión Cantidad Importe

2008 2.288 448.551.928,43

2009 (Ene-Mar) 326 21.063.609,49

Por otra parte, no se pudo establecer la cantidad de garantías de: Seriedad de Propuestas, Correcta Inversión de Anticipo y Cumplimiento de Contrato de los periodos sujetos a auditoria, en razón de que la base de datos que maneja el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía, es por tipo de Garantía, considerando nuevas, renovadas, liberadas, devueltas y ejecutadas.




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El Área de Contabilidad dependiente de la Unidad Especial de Gestión Financiera en la gestión 2008 y de enero a marzo de 2009, ha registrado en la cuenta de orden Nº 81300 “Títulos y Valores Recibidos” y en cuenta Nº 82300 “Responsabilidad por Títulos y Valores” como parte del control, registro que incluye las garantías remitidas por las unidades ejecutoras del Gobierno Municipal de La Paz, de cuyo registro se tiene:

Gestión Cuenta Débitos Créditos Saldo

2008 81300 335.535.834,24 15.101.577,72 320.434.256,52

2008 82300 15.101.577,72 335.535.834,24 320.434.256,52

2009 81300 320.434.256,52 0,00 (*)320.434.256,52

2009 82300 0,00 320.434.256,52 (*)320.434.256,52

(*) La Comisión ha verificado en el SIGMA Municipal al 28/04/2009, que ambas cuentas registran el saldo final de la gestión 2008 y no el registro de nuevas garantías, sin embargo este aspecto es a que el Responsable de las Boletas y Pólizas de Garantías está en proceso de conciliación de las garantías del primer trimestre de la gestión 2009 con el Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera.

2.6 Estructura Gerencial

De acuerdo a la información proporcionada por el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía, el personal de nivel jerárquico de la Dirección de Administración General, es el siguiente:

Nº Cargo Nombres Estado

DIRECCIÓN

1 Director Ángelo Estivariz Cuellar Ítem

UNIDAD DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN

1 Jefe de Unidad Elva Gonzales López Ítem




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2.7 Información que se emite para uso externo e interno

En base al relevamiento de información, se estableció que la Unidad de Proceso de Contratación, cuenta con bases de datos utilizados en la gestión 2008 y de enero a marzo de 2009, para el control y ejecución de sus operaciones, de acuerdo a lo siguiente:

- En el Archivo de la UPC-DAG, se tiene implementado una base de datos, denominado “Sistema de Información de Archivo” el mismo fue elaborado en Microsoft Office Access, mediante el cual se registra todos los contratos remitidos por la Unidades Ejecutoras del GAMLP, dicho registro considera la siguiente información:

Numero de contrato

Código del Proceso de contratación

Unidad Ejecutora

Contratista (Beneficiario)

Fecha de Ingreso

Importe en bolivianos y dólares.

Plazo en días (Vigencia)

Fecha del contrato

Objeto del contrato

Número del SITRAM - El Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía, tiene implementado una

base de datos generado a través de Hoja Electrónica Excel, mediante el cual se registra las garantías remitidas por las Unidades Ejecutoras del GAMLP, por tipo de garantías de Seriedad de Propuesta, Correcta Inversión de Anticipo y Cumplimiento de Contrato, dicho registro tiene la siguiente información:

Código de obra

Empresa Contratista

Objeto del contrato

Importe del contrato

Importe caucionado

Numero de garantía

Gestión

Inicio de vigencia de la garantía

Estado

Compañía aseguradora

No. De CITE de notificación a contratistas y fecha

No. De CITE de notificación a la Compañía Aseguradora y fecha

Estado actual de la garantía




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2.8 Factores Externos que pueden afectar las Operaciones

Los posibles factores externos que pueden afectar el registro de las operaciones en las Unidades Ejecutoras, Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera y del Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la Unidad de Procesos de Contratación, relacionadas a las garantías son los siguientes:

- Nuevas Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, emitidas por el Ministerio de Hacienda.

- Nueva normativa relacionada con las Garantías, emitida por la Superintendencia de Pensiones, Valores y Seguros.

- Políticas de difusión inadecuadas, sobre la obligación que tienen los proveedores o contratista adjudicados para la presentación de las boletas y pólizas de garantía.

2.9 Riesgo Inherente

De acuerdo con el relevamiento preliminar de información se pudo advertir que el origen del Riesgo Inherente, proviene de lo siguiente:

- Que los contratistas no remitan en forma oportuna los antecedentes legales y den lugar a que no se cumplan los plazos en los proceso de contratación de obras menores, desde la notificación al adjudicado (con nota de adjudicación) hasta la firma del contrato.

- Como consecuencia de las diferentes tareas asignadas a los Responsables de los Centros Administrativos, no se remita en forma oportuna las pólizas de garantía a la Unidad de Procesos de Contratación para su respectivo control, custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía y actualización de su base de datos. Para que posteriormente se informe trimestralmente al Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera con el fin de su registro contable.

- Que los supervisores de obra del área técnica de la unidades ejecutoras, no comuniquen al contratista la necesidad de la renovación de la garantía o solicitar al fiscal de obra la ejecución de garantías a través de los Centros Administrativos para que se elaboren informes técnicos y administrativos, para la resolución del contrato y posteriormente comuniquen a la unidad de Procesos de Contratación, con el objetivo de que dicha Unidad gestione el trámite de renovación o ejecución de la garantía respectiva. Asimismo, no se remita en forma oportuna las actas de recepción definitiva de las obras a la Unidad de Procesos de Contratación para su respectiva liberación y/o devolución.

- Que el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía por las recargadas tareas, no registre todas las garantías, consecuentemente, no tenga la base de datos actualizada en forma íntegra. Asimismo, no realice acciones para tener la seguridad del registro de la integridad de las garantías.

- Que la Unidad de Contabilidad en función a la información trimestral remitida por la Unidad de Procesos de Contratación, no considere




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en sus registros contables, la integridad de las boletas y pólizas de garantías, ocasionado subvaluaciones y sobrevaluaciones en las cuentas de orden que controlan las garantías.

-

3. AMBIENTE CONTROL

Con base en el relevamiento realizado evidenciamos que el ambiente de control en las Unidades Ejecutoras y Unidad de Procesos de Contratación, no es el más adecuado debido a los siguientes aspectos:

Unidades Ejecutoras

Normativa

- Las Unidades Ejecutoras no cuentan con un Manual de Procesos y Procedimientos, que especifiquen los tiempos, trámites y pasos a seguir, para la recepción de las garantías antes de la firma del contrato y posterior remisión de las Boletas y Pólizas de Garantía a la Unidad de Procesos de Contratación.

Sistemas Operativos Informáticos

- Las Unidades Ejecutoras están conectados al SIGMA Municipal, mediante el cual se efectúa el registro de la ejecución del gasto corriente y de inversión en los momentos del preventivo, comprometido y devengado, registros que son generados por las contrataciones de bienes, servicios y obras menores realizados en las Unidades Ejecutoras y por los procesos de contrataciones mayores realizados en la Unidad de Procesos de Contratación de la Dirección de Administración General.

Información Generada

- La información que se genera en las Unidades Ejecutoras, son los procesos de contrataciones menores a Bs. 200.000.- desde la solicitud hasta la firma del contrato, en los cuales se genera la obligación de solicitar la garantía de cumplimiento de contrato.

- Registro de la ejecución del gasto en el SIGMA Municipal en los momentos del Preventivo, comprometido y devengado de los procesos de contratación realizados en las Unidades Ejecutoras y en la Unidad de Procesos de Contratación, para bienes, servicios y obras mayores a Bs. 200.001.


Normativa

- La Unidad de Procesos de Contratación, no cuenta con un Manual de Procesos y Procedimientos a seguir para efectuar el Control, Custodia, Renovación, Liberación y Ejecución de Boletas y Pólizas de Garantía.




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Sistema Operativo Informático

- La Base de Datos Excel, que utiliza el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía, para el control, custodia, renovación, liberación, devolución y ejecución, no es completa porque en los casos de liberación y devolución de las garantías no se actualiza la base de datos hasta que los proveedores y contratistas presenten las actas de conformidad para bienes y servicios y de recepción definitiva en el caso de obras, aspecto que fue verificado por la Comisión de Auditoria.

- La Base de Datos mencionada, no está establecida en forma oficial, siendo vulnerable a posibles modificaciones a criterio del Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía.

Información Generada

La información que genera la Unidad de Procesos de Contratación a través del Responsable Boletas y Pólizas de Garantía, son las siguientes:

- Informes trimestrales de las boletas y pólizas de garantías nuevas, renovadas, liberadas, devueltas y ejecutadas.

- Solicitudes de renovación de garantías a los proveedores o contratistas, mediante nota.

- Solicitudes de renovación o ejecución de garantías a las Entidades Bancarias y a las Compañías de Seguro, mediante nota.

4. DETERMINACIÓN DE LAS UNIDADES OPERATIVAS

Nuestra revisión se centralizará principalmente en las siguientes unidades organizacionales que tienen relación directa con la generación de información y documentación sobre el control, custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía:

- Centros Administrativos Financieros y Áreas Técnicas de la Oficialías Mayores, Subalcaldías y Programas del GAMLP, instancias en las cuales se realizan los procesos de contratación de bienes, servicios y obras, registró contable de los momentos contables del preventivo, comprometido y devengado. Asimismo, en las unidades ejecutoras se realizan las construcciones de obras, recepción de bienes y servicios.

- Unidad de Procesos de Contratación, que a través del Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía, centraliza el control y custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía, remitidas por las Unidades Ejecutoras del Gobierno Municipal de La Paz.

- Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera, que es la encargada de realizar la conciliación con el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la Unidad de Procesos de Contratación para realizar el registro contable en las cuentas de orden del SIGMA Municipal.




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5. PROBLEMAS POTENCIALES IDENTIFICADOS

Los principales problemas potenciales que podrían tener efecto en los procesos objeto de la auditoría, son los siguientes:

- La Unidad de Procesos de Contratación no cuenta con Manual de Procesos y Procedimientos específicos oficiales y aprobados, que establezcan los procedimientos y tiempos a seguir mínimamente para efectuar el control, Custodia, Renovación, Liberación y Ejecución de Boletas y Pólizas de Garantía.

- Que en las Unidades Ejecutoras, no se cumplan los plazo en los proceso de contratación de obras menores, desde la notificación al adjudicado (con nota de adjudicación) hasta la firma del contrato.

- Que las Unidades Ejecutoras no remitan en forma oportuna las pólizas de garantía a la Unidad de Procesos de Contratación para su respectivo control, custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía.

- Que las Unidades Ejecutoras no remitan en forma oportuna las actas de recepción definitiva de las obras y en el caso de bienes y servicios el acta o informes de conformidad, a la Unidad de Procesos de contratación para su respectiva liberación y/o devolución.

- Que los supervisores de obras de las unidades ejecutoras no comuniquen al contratista la necesidad de la renovación de la garantía o solicitar al fiscal de obra la ejecución de la garantía a través de los Centros Administrativos Financieros, para que se elaboren informes técnicos administrativos y resolución de contrato y posteriormente se comunique a la Unidad de Procesos de Contratación, con el objetivo de que dicha Unidad realice el trámite de renovación o ejecución de la garantía.

- Que el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía, no recepcione toda la información y documentación de las Unidades Ejecutoras, consecuentemente, no actualice y registre en la base de datos de las boletas y pólizas de garantía. Asimismo, no efectué acciones para que las Unidades Ejecutoras, remitan la integridad de las garantías, para tener la seguridad del registro de la integridad de las boletas de garantía.

- Que el Área de Contabilidad, en función a la información remitida por la Unidad de Procesos y Contrataciones, no registre contablemente la integridad de las boletas y pólizas de garantías, dando lugar a la subvaluación o sobrevaluación de las cuentas de orden en las que se controla las garantías.

6. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO

Nuestro enfoque de auditoria estará dirigido a la verificación de la eficacia, eficiencia y el cumplimiento de los procedimientos y procesos relacionados con el control, custodia, renovación, liberación, y ejecución de boletas y pólizas y su registro contable, aplicándose para el efecto programas de auditoria para riesgos específicos




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identificados, los mismos que se detallan en el punto 11 del presente memorándum de planificación de auditoria:

Unidades Ejecutoras

- Se verificara los plazos de los procesos de contratación de bienes, servicios y obras en las Unidades Ejecutoras, desde la notificación de adjudicación hasta la firma del contrato, en cumplimiento de la normativa municipal para la Administración de Bienes y Servicios.

- Se verificara que las Unidades Ejecutoras cuenten con la documentación que demuestre la remisión a la Unidad de Procesos y Contrataciones de la integridad de las boletas y pólizas de garantía y actas de recepción definitiva para obras, en el caso de bienes y servicios el acta o informe de conformidad para la liberación o devolución, registro y control en los plazos razonables, en cumplimiento de la Resolución Municipal Nº 056 del 26/02/2008.

- Se verificara en las carpetas de ejecución de obras, la documentación que demuestre que los supervisores de obras de las Unidades Ejecutoras, realizan el control y seguimiento de la vigencia de la garantía e informen en forma oportuna a través de los Centros Administrativos Financieros al Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía, para la renovación y/o ejecución respectiva.


- Se revisara la documentación de la recepción de las boletas y pólizas de garantía por obras menores, remitidas por las Unidades Ejecutoras y las garantías de los procesos de contratación mayores a Bs. 200.001.- efectuados en la Unidad de Procesos de Contratación. Asimismo, se verificara el registro y control en la base de datos de las garantías a cargo del Responsable de Boletas y pólizas de Garantía de la U.P.C.

- Se verificara la documentación que demuestre la recepción y las acciones que el responsable de Boletas y Pólizas de Garantía realizo para contar con la integridad de las actas de recepción definitiva de obras y en el caso de bienes y servicios las actas o informe de conformidad, con el objetivo de proceder a la liberación y/o devolución de las garantías, actualización de la base de datos y contar con información confiable.

- Se verificara los procedimientos que se sigue en la Unidad de

Procesos de Contratación para el control, custodia, renovación, liberación y ejecución de las boletas y pólizas garantía.

- Se verificara que los informes elaborados por el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantías, considera la integridad de las boletas y pólizas de garantía para la remisión al Área de Contabilidad y posterior registro contable.




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- Se cotejara la información y documentación generada por la Unidad de Procesos de Contratación con la documentación de respaldo adjunto a los registros contables para verificar la integridad y coherencia de los mismos y evidenciar si existe subvaluación o sobrevaluación en las cuentas de orden que controlan las garantías.

- Se verificara la consistencia de las conciliaciones trimestrales, realizadas entre el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantías de la U.P.C. y el Técnico Contable del Área de Contabilidad, con el objetivo de establecer posibles omisiones en los registros de las garantías correspondiente al periodo conciliado.

- Se verificara en el Archivo de Contabilidad, la existencia del Inventario Final al 31/12/2008 de las Boletas y Pólizas de Garantías, que respalde el saldo de las cuentas Nros. 81300 “Títulos y Valores Recibidos” y 82300 “Responsabilidad por Títulos y Valores Recibidos”, de acuerdo con normas y principios de contabilidad.

7. APLICACIÓN DE MUESTREO

Considerando la naturaleza y objetivos de nuestra auditoria, se aplicara la selección de la muestras a criterio profesional del auditor, en función a la base de datos de los contratos suscritos en la gestión 2008 y de enero a marzo del 2009, proporcionada por la Unidad de Procesos de Contratación, muestra que considerara importes significativos, importes menos significativos e importes mínimos que llamen la atención, con relación a los contratos suscritos.

8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y POR FIRMAS CONSULTORAS EXTERNAS

Auditoria Interna del Gobierno Municipal de La Paz, no programo ni ejecuto auditorias sobre el control, custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas y su registro contable en la Unidad de Procesos de Contratación en las gestiones anteriores.

En lo que se refiere a auditorías externas, se ha evidenciado que la Consultora Ruizmier, Rivera, Peláez, Auza S.R.L., ha efectuado una auditoria e los Estados Financieros del Programa de Revitalización y Desarrollo Urbano de La Paz (PRU), por el año terminado al 31 de diciembre de 2007, en el informe de control interno, se efectuó la observación referida a “Periodos descubiertos de Boletas Bancarias y/o Pólizas de Seguro”, referidos a que existían ciertos periodos en los cuales no se contaban con boletas bancarias y/o pólizas de seguros, dicha observación fue objeto de seguimiento el 30/06/2008, estableciéndose que la observación fue subsanada.




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9. APOYO DE ESPECIALISTAS

De ser necesario, dependiendo de los hallazgos que se identifiquen y en función a nuestras necesidades, requeriremos el apoyo legal del abogado dependiente de Auditoria Interna.

10. ADMINISTRACION DEL TRABAJO

A continuación señalamos el personal y tiempo asignado para el desarrollo de nuestro trabajo:

Nombre Cargo Horas presupuestadas

Lucila Sánchez de Bustillo Auditoría General 40

Fidel Quisbert Condori Supervisor General 120

Edwin Guzmán A. Supervisor de Área 240

Walter Barral A. Auditor 696

Wilma Pacheco S. Auditora 536

Rubén Sossa M. Auditor 400

Jimena Crispín Ch. Auditora 400

Total 2.432

11. PROGRAMA DE TRABAJO

Adjunto al presente Memorándum de Planificación, se encuentra el programa de trabajo, que incluye procedimientos orientados a alcanzar los objetivos de la auditoria operativa, en el que se hace énfasis en las unidades administrativas vinculadas al control, custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía y su registro contable, dichos programas son de conocimiento de todos los integrantes del equipo de auditoria.




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VI. PROGRAMA DE TRABAJO

OBJETIVOS

1. Establecer la eficacia de los procesos de control de las boletas y pólizas de garantía.

2. Establecer que la integridad de las boletas y pólizas de garantía:

a) Sean remitidas por las Unidades Ejecutoras a la Unidad de Procesos de Contratación.

b) Verificar que el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la U.P.C., realice el registre y control de las garantías de acuerdo al vencimiento de las mismas y notifique en forma escrita y oportuna a los Contratistas y Compañías de Seguro o Entidades Financieras para la renovación y/o ejecución oportuna.

c) Verificar el registro contable en las cuentas Nros. 81300 “Títulos y

Valores Recibidos” y 82300 “Responsabilidad por Títulos y Valores Recibidos”.

d) Establecer que se implicaron adecuadamente los controles internos y tiempos en cada operación relacionadas a las garantías.

e) Se sujetaron a la normatividad vigente y a los términos de

referencia de la contratación.




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Procedimientos

Rel/Obj

Proced

.

Ref.

P/Ts.

Hech

o

Por:

1. Elabore una planilla sumaria de los importe

trimestrales registrados contablemente, comparando con lo

registrado por la Unidad de Procesos de Contratación.

2. Solicite a la Unidad de Procesos de

Contratación, una base de datos de todos los contratos

suscritos en la gestión 2008 y de enero a marzo de 2009.

3. Seleccione la muestra significativa, de los

contratos suscritos en la gestión 2008 y de enero a marzo de

2009, con el objetivo de verificar las garantías solicitadas en

los procesos de contratación y efectuar el seguimiento

respectivo.(Ver Anexo 7)

4. Una vez efectuada la selección descrita en el

numeral anterior, establezca la cantidad e importe a ser

analizado, utilizando las columnas necesarias para el efecto

y correferencie con las cedulas donde se analizan las

operaciones.

5. Al respecto, prevea una división lógica de

referenciación de las cedulas de manera que sea posible

insertar papeles de trabajo adicionales en las secciones

pertinentes.

Procedimientos Generales

6. Verifique la aplicación de los Principios de

Contabilidad Integrada, contenidas en la Resolucion

Suprema Nº 222957 del 04/03/2005 Normas Basicas del

Sistema de Contabilidad.

7. Verifique el adecuado Registro Contable y que

el mismo este de acuerdo a la naturaleza de la operación.

8. Diseñe cedulas de verificación de los atributos

contemplados




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Procedimientos

Rel/Obj

Proced

Ref.

P/Ts

Hecho

Por:

en el presente programa, que incluyan: (Ver Anexo 5)

8.1 Unidad Ejecutora.

8.2 Numero de Contrato.

8.3 Código de proceso

8.4 Objeto de contrato.

8.5 Nombre del Contratista o beneficiario.

8.6 Importe del contrato.

8.7 Importe caucionado.

8.8 Nombre de la compañía aseguradora o entidad bancaria

8.9 Garantía de cumplimiento de contrato

a. Numero de póliza o boleta de garantía

b. Importe caucionado

c. Vigencia de la garantía

8.10 Garantía de correcta inversión de anticipo




8.11 Garantía de buena ejecución de obra (cuando

corresponda)

a. Numero de poliza o boleta de garantía



8.12 Renovación Garantía de cumplimiento de contrato




8.13 Renovación correcta inversión de anticipo




8.14 Renovación garantía de buena ejecución de obra

(cuando corresponda)





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Procedimientos

Rel/Obj

Proced

Ref.

P/Ts

Hecho

Por:



8.15 Proceso de contratación desde la adjudicación hasta la

firma del contrato (Ver Anexo 6)

a. Nota de adjudicación, número y fecha

b. Fecha del contrato

c. Tiempo transcurrido desde el aviso de adjudicación

hasta la firma del contrato

d. Plazo según el art.24 incisos o) y p) de la R.M-

056/2008.

e. Observación

8.16 Remisión de la carpeta del proceso de contratación

desde la firma del contrato a la UPC

a. Fecha de remisión

b. Tiempo transcurrido desde la firma del contrato hasta

la remisión a la UPC

c. Plazo s/g art.24 inciso r) de la R.M 056/2008

d. Observación

8.17 Registro en la Unidad de Proceso de Contratación UPC

a. En la base de datos

b. Resguardo garantía vigentes

c. Notificación al contratista para la renovación, número

y fecha, la misma que debe ser elaborada con 10

días de anticipación para el vencimiento de la

garantía, según el manual de procesos y

procedimientos de la Dirección Especial de Finanzas

aprobado con la R.M. 667/2005 de 29/12/2005.

Nota: Según Orden de Servicio DAG-UPC Nº 06/2009 del

03/02/2009, se mantiene lo mencionado en R.M.

anterior.

d. Notificación a la compañía aseguradora o banco

para renovación o ejecución, número y fecha, la

misma que deberá ser elaborada con 10 días de

anticipación para el vencimiento de la garantía,




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Procedimientos

Rel/Obj

Proced.

Ref.

P/Ts.

Hecho

Por:

de procesos y procedimientos de la Dirección

Especial de Finanzas aprobado por la R.M.

667/2005 de 29/12/2005.

Nota: Según Orden de Servicio DAG-UPC Nº 06/2009

del 03/02/2009, si hasta los 5 días de enviada la

notificación al contratista no recibe respuesta

envía una carta a la compañía aseguradora o

banco, solicitando la renovación o ejecución de la

garantía y pasado los 5 días se elabora nota de

reiteración de renovación o ejecución a dicha

compañía o banco

8.18 Estado de la Garantía: Liberada, devuelta, ejecutada o en

proceso.

8.19 Para el caso de la liberación y devolución de garantías de

acuerdo numeral III del Art. 40 de la R.M. 056/2008, los

Centros Administrativos Financieros (CAFs) en caso de

bienes y servicios y la Dirección de Fiscalización de Obras y

Servicios (DFOS) en caso de obras, deben remitir en el

plazo máximo de 5 días hábiles posterior a la fecha del

formulario 500 del SICOES, a la Unidad de Procesos de

contratación de la DAG las actas de conformidad para

bienes y servicios y de recepción definitiva para obras,

respectivamente.

8.20 Acta de conciliación UPC-Contabilidad

8.21 Remisión de reporte a contabilidad, número y fecha

8.22 Registro contable debito en la cuenta Nº 81300 y crédito

en la cuenta Nº 82300, número de asiento manual y fecha.

Desde el registro del técnico hasta la aprobación del jefe de

Área de Contabilidad debe transcurrir 7 días hábiles.

8.23 Observaciones y Comentarios




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Procedimientos

Rel/Obj

Proced.

Ref.

P/Ts.

Hecho

Por:

9. Verifique que los documentos generados:

Se encuentren firmados por los responsables de su

Elaboración, autorización y aprobación.

Guarden relación cronológica de fechas.

10. Verifique en el proceso de la auditoria, que las

operaciones estén de acuerdo a lo dispuesto en las Normas y

Disposiciones vigentes, como ser:

Ley de Administración y Control Gubernamental Nº

1178 del 20/07/1990.

Ley de Municipales Nº 2028 del 28/10/1999.

Principios, Normas Generales y Básicas de Control

Interno Gubernamental, aprobadas mediante Resolución

CGR-1/060/2000 del 21/07/2000.

Decreto Supremo Nº 29190 del 11/07/2007, que

aprueba las Normas Básicas del Sistema de

Administración de Bienes y Servicios.

Modificaciones a la Estructura Organizacional del

Gobierno Municipal, aprobadas con Ordenanza Municipal

Nº 790/2007 del 17/12/2007.

Ordenanza Municipal GAMLP Nº 529/2007 del

04/09/2007, que aprueba el Manual de Organización y

Funciones.

Ordenanza Municipal G.A.M.L.P. Nº 672/2008 del

11/12/2008, que aprueba el Manual de Organización y

Funciones del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz.

Resolución Municipal Nº 451/2007 del 24/07/2007.

Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008

que establece procedimientos de procesos de

contratación y boletas y pólizas de garantías para obras

menores y mayores del GAMLP.

Resolución Municipal Nº 0667/2005 del 29/12/2005

que aprueba y dispone la aplicación de los procesos y




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Procedimientos

Rel/Obj

Proced

Ref.

P/Ts

Hecho

Por:

procedimientos para el Registro Operativo de

Garantías (Boletas Bancarias y Pólizas de Seguro).

Resolución Municipal Nº 540/2008 del 21/10/2008,

que Modifica a la Resolución Municipal Nº 056/2008 del

26/02/2008, complementa a la Ordenanza Municipal Nº

790/2007 del 17/12/2007.

Manual de Procesos Gerenciales del Gobierno

Autónomo Municipal de La Paz, aprobado con Ordenanza

Municipal Nº 320/2007 del 24/05/2007.

Ordenanza Municipal GAMLP Nº 202/2005 del

24/06/2005, aprueba el Reglamento del Sistema

Integrado de Fiscalización y Supervisión de Obras y

Estudios del GAMLP.

Resolución Administrativa IS/No. 731 del 11/09/2007,

emitido por la Superintendencia de Pensiones, Valores y

Seguros, que aprueba los textos únicos, uniformes y de

pago de las diferentes modalidades de contratación de

bienes y servicios.

Artículo 24 del instructivo para el Cierre

Presupuestario Contable de la gestión 2008, aprobado

con RM Nº 599 del 19/11/2008.

Resolución Municipal-Dirección Especial de

Finanzas Nº 667/2005 del 29/12/2005, aprueba procesos

y procedimientos para el registro operativo de garantías y

registro operativo de valores.

Procedimientos específicos en las áreas relacionadas al

control de las garantías


11. Verifique que los plazos de los procesos de

contratación de bienes, servicios y obras en las Unidades

Ejecutoras, se cumplan desde la notificación de la adjudicación




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Procedimientos

Rel/Obj

Proced.

Ref.

P/Ts.

Hecho

Por:

12. hasta la firma del contrato.

Verifique que las Unidades Ejecutoras, cuenten con la

documentación que demuestre la remisión de la integridad de las

boletas y pólizas de garantía a la Unidad de Procesos de

Contratación para su registro y control de plazos.

13. Compruebe que las Unidades Ejecutoras, cuenten

con la documentación que demuestre la remisión oportuna de las

actas de recepción definitiva para obras y en su caso actas o

informes de conformidad, a la Unidad de Procesos de

Contratación para su registre y control.

14. Verifique que en las carpetas de ejecución de obras,

los Supervisores de las Unidades Ejecutoras, dejen evidencia del

control de la garantía e informen en forma oportuna a través de

los Centros Administrativos Financieros al Responsable de

Boletas y Pólizas de Garantías de la UPC, para su renovación y/o

ejecución.


15. Verifique que la documentación demuestre la

recepción de las boletas y pólizas de garantía por obras

menores, remitidas por las Unidades Ejecutoras y las

garantías de los procesos de contratación mayores a Bs

200.001.- efectuadas en la Unidad de Procesos de

Contratación (U.P.C.); asimismo, verifique que las garantías

estén registradas en la base de datos del Responsable de

Boletas y Pólizas de Garantías de la U.P.C.

16. Verifique la documentación que demuestre la

recepción y acciones que el Responsable de Boletas y

pólizas de Garantía, realiza para contar con las Actas de

Recepción Definitiva de obras o en su caso las actas o




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Procedimientos

Rel/Obj

Proced.

Ref.

P/Ts.

Hecho

Por:

informe de conformidad en forma oportuna, para proceder a

su liberación y/o devolución de las garantías; así como, la

Actualización de la base de datos, con el fin de contar con

información y documentación confiable a una determinada fecha.

17. Verifique que el Responsable de Boletas y Pólizas

de Garantía de la U.P.C., realice un control adecuado del

vencimiento de las garantías y notifique en forma escrita y

oportuna a los Contratistas y Compañías de Seguro y/o

Entidades Financieras para la renovación y/o ejecución

18. Verifique que el control, custodia, renovación,

liberación y ejecución de las boletas y pólizas de garantía, estén

de acuerdo al Manual de Procesos y Procedimientos

establecidos en la Unidad de Procesos de contratación.

19. Verifique que los informes trimestrales elaborados

por el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantías, considera

la integridad de las Boletas y Pólizas de Garantías y que dichos

informes son remitidos al Área de Contabilidad, para su registro

contable.


20. Confirme la información y documentación trimestral

de las garantías generada en la Unidad de Procesos de

Contratación con la documentación de respaldo adjunto a los

registros contables.

21. Verifique que la información remitida de la UPC,

registra la integridad de las garantías y establezcan la posible




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Procedimientos

Rel/Obj

Proced.

Ref.

P/Ts.

Hecho

Por:

existencia de subvaluación o sobrevaluación de las cuentas de

orden que controlan el registro contable de las garantías Nros.

81300 “Títulos y Valores Recibidos” y 82300 “Responsabilidad

por Títulos y Valores Recibidos”.

22. Compruebe la consistencia de las conciliaciones

trimestrales efectuadas entre el Responsable de Boletas y

Pólizas de Garantía de la U.P.C. y el Técnico Contable del Área

de Contabilidad de la UEGF, con el objetivo de detectar posibles

omisiones que registro de garantías correspondientes al período

sujeto a examen.

23. Verifique en el Archivo de Contabilidad la existencia

del Inventario Final al 31/12/2008 de Boletas y Pólizas de

Garantías que respalde el saldo de las cuentas Nros. 81300

“Títulos y Valores Recibidos” y 82300 “Responsabilidad por

Títulos y Valores Recibidos”, de acuerdo a normas y principios de

contabilidad.

Otros Procedimientos

24. En caso necesario aplique otros procedimientos de

acuerdo a las circunstancias y a criterio del auditor, aspectos que

deben ser registrados en los papeles de trabajo.

25. Previo al registro de información en los papeles de

trabajo, analice y verifique la pertinencia de los mismos.

26. Obtenga fotocopias de los documentos que

respaldan las observaciones.

27. Si el caso amerita, solicite opinión legal del Asesor




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Procedimientos

Rel/Obj

Proced.

Ref.

P/Ts.

Hecho

Por:

28. de Auditoría Interna.

CONCLUSION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

29. Como resultado de la ejecución del programa de

trabajo emita conclusión sobre el objeto de Auditoría Operativa.

Por las observaciones establecidas, prepare planillas de

deficiencias identificadas en el examen realizado, con los

siguientes atributos:

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

30. Elabore el informe borrador, aplicando el esquema

vigente en la Unidad, el informe incluirá:

Antecedentes

Objetivos

Objeto

Alcance

Metodología

Resultados del Examen

Conclusiones

Recomendación

El informe borrador deberá estar referenciado a los papeles

de trabajo que constituirán la documentación de respaldo.

31. Revise todos los papeles de trabajo y los mismos

lleven marcas de auditoría, fuente de información, punto del

programa, objetivo, conclusión y correcta referencia y

correferencia.




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1.2 Etapa de Ejecución o Trabajo de Campo

El trabajo realizado presentó el siguiente orden:

La Comisión de Auditoria Interna del Gobierno Municipal de La Paz realizo el trabajo de campo en las oficinas de la Unidad de Procesos de Contratación del Gobierno Municipal de La Paz, con el propósito de ejecutar la Auditoria mencionada, efectuando el correspondiente análisis de la documentación y/o información proporcionada por esta unidad respecto a las boletas y pólizas de garantía.

Al llegar a las oficinas de la Unidad de Procesos de Contratación, se sostuvo entrevistas con la Directora de la Unidad de Procesos de Contratación (Lic. Elba Gonzales), para coordinar los requerimientos de la Comisión de Auditoria (ambiente, equipamiento, documentación y personal de apoyo) en segunda instancia se buscó al Encargado de Boletas y Pólizas de Garantía (Ing. Marco Paco) para recabar información sobre la documentación requerida para la ejecución de la Auditoria; también se contó con la colaboración del encargado de archivo (Sr. ZenobioZapana) el cual brindo todo el apoyo necesario en la recolección de información necesaria basada en la muestra de auditoria.

La participación de la Comisión de Auditoria Interna en la respectiva auditoria fue la revisión, ejecución y la obtención de documentación de respaldo para los hallazgos, los cuales se encuentran reflejados en los papeles de trabajo.

1.2.1. Formularios Utilizados

La documentación que se utilizó para la presente:

a) Declaración de Independencia. b) Memorando de Entrevista. c) Solicitud de Información. d) Solicitud de Documentación. e) Cedulas Analíticas de Procedimientos Administrativos. f) Planilla de Supervisión sobre Desarrollo de Auditoria. g) Planilla de Supervisión de Horas de Trabajo. h) Cedulas de Deficiencia.

PREPARADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:




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1.3 Resultados del Examen e Informe de Auditoria

AIE-046/2009

INFORME

A : Dr. Juan Del Granado Cosio

H. ALCALDE MUNICIPAL DE LA PAZ

VIA : Lic. Aud. Lucila Sánchez de Bustil AUDITORA GENERAL

DE : COMISION DE AUDITORIA

REF. : INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL DEL

PROCESO DE CONTROL, CUSTODIA,

RENOVACIÓN, LIBERACIÓN Y EJECUCIÓN DE

BOLETAS Y PÓLIZAS DE GARANTÍA EN LA

UNIDAD DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN

Y SU REGISTRO CONTABLE POR EL

PERIODO COMPRENDIDO DEL 01/01/2008 AL

31/31/2009.

FECHA : La Paz, 21 de enero de 2010

1. ANTECEDENTES, OBJETIVO, OBJETO, ALCANCE Y METODOLOGIA

1.1 Antecedentes

En cumplimiento de la Programación Anual de Operaciones de Auditoria Interna del Gobierno Municipal de La Paz (GMLP), y memorándums Nro. 104/2009, 105/2009 y 107/2009, todos del 30/03/2009 del 15/06/2009, se efectuó la Auditoria Operacional del Proceso de Control, Custodia, Renovación, Liberación y Ejecución de Boletas y Pólizas de Garantía en la Unidad de Procesos de Contratación y su Registro Contable por el periodo comprendido del 10/01/2008 al 31/03/2009.

1.2 Objetivo

El objeto de la auditoria es emitir una opinión independiente sobre la eficacia de las actividades de control, custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía, en la Unidad de Procesos de Contratación y el registro contable en el Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera.




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Adicionalmente se evaluaron aspectos de control interno, asociados a la eficacia de las operaciones.

1.3 Objeto

El objeto de la auditoria comprendió las operaciones realizadas por las Unidades Ejecutoras, Unidad de Procesos de Contratación de dependiente de la Dirección de Administración General y el Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera, así como la documentación que respalda dichas operaciones, relacionados con:

La remisión de las boletas y pólizas de garantía, actas de recepción definitivas e informes de conformidad por parte de las Unidades Ejecutoras a la Unidad de Procesos de Contratación.

El registro de la integridad de las boletas y pólizas de garantía en al Unidad de Procesos de CONTRATACION.

La vigencia de las garantías registradas en la base de datos de la Unidad de Procesos de Contratación y el registro contable en el SIGMA Municipal.

Los procedimientos y plazos para la liberación, devolución y ejecución de boletas y pólizas de garantía.

La conciliación trimestral efectuada por el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía de la Unidad de Procesos de Contratación y el Técnico Contable del Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera.

El cumplimiento de la normativa municipal para el control, custodia, renovación, liberación, y ejecución de boletas y pólizas de garantía.

1.4 Alcance

La auditoría se efectuó de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental y comprendió la evaluación de las operaciones efectuadas en las Unidades Ejecutoras, Unidad de Procesos de Contratación de la Dirección de Administración General y el Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera, por el periodo comprendido del 01/01/2008 al 31/03/2009.

Asimismo se consideran las siguientes disposiciones legales vigentes a la fecha de las operaciones:

Ley de Administración y Control Gubernamentales Nº 1178 del 20/07/1990.

Ley de Municipalidades Nº 2028 del 28/10/1999. Principios, Normas Generales y Basicas de Control Interno

Gubernamental, aprobadas con Resolución CGR-1/060/2000 del 21/10/2000.

Reglamento del Sistema Integrado de Fiscalización y Supervisión de Obras y Estudios del GAMLP, aprobado con Ordenanza Municipal GAMLP Nº 202/2005 del 24/06/2005.

Procesos y procedimientos para el registro operativo de garantías y registro operativo de valores, aprobado con Resolución Municipal – Dirección Especial de Finanzas Nº 667/2005 del 29/12/2005.




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Manual de Procesos Gerenciales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz, aprobado con Ordenanza Municipal Nº 320/2007 del 24/05/2007.

Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobado con Decreto Supremo Nº 20190 del 11/07/2007.

Manual de Organización y Funciones, aprobado con Ordenanza Municipal GAMLP Nº 529/2007 del 04/09/2007.

Resolución Administrativa IS/Nº 731 del 11/09/2007, emitida por la Superintendencia de Pensiones, Valores y Seguros, que aprueba los textos únicos, uniformes y de pago de las diferentes modalidades de contratación de bienes y servicios.

Responsables de Contratación para Licitación Pública – RPC y Responsables del Procesos de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo – RPA, aprobado con Resolución Municipal Nº 541/2008 del 24/09/2007.

Modificaciones a la Estructura Organizacional del Gobierno Autónomo Municipal, aprobado con Ordenanza Municipal Nº 790/2007 del 17/12/2007.

Procedimientos de contrataciones menores y mayores para bienes, servicios y obras del GAMLP, aprobado con Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008.

Resolución Municipal Nº 540/2008 del 26/02/2008 que modifica el inciso r) del artículo noveno de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008.

Instructivo para el Cierre Presupuestario Contable de la gestión 2008,

Aprobado con resolución municipal Nº 599 del 19/11/2008

Manual de organización y funciones del Gobierno Municipal de La Paz, aprobado con ordenanza Municipal G.A.M.L.P. Nº 672/2008 del 11/12/2008.

1.5 Metodología

La auditoría se desarrolla en dos fases:

De Planificación

Efectuamos un relevamiento y estudio sobre los procedimientos de control, custodia, renovación, liberación y ejecución de las boletas de garantía y pólizas de seguro, objeto de la auditoria, con el fin de tener conocimiento de las operaciones a ser auditadas. Con base en la documentación e información obtenida, se definió un plan de trabajo y se elaboró el programa de trabajo a la medida de las operaciones sujetas a evaluación. En esta etapa, nuestro trabajo incluyo:

Efectuar pruebas de recorrido para verificar la aplicación de procedimientos sobre el registro y envió de documentos relativos a los antecedentes del proceso de contratación, contrato suscrito así como las boletas y pólizas de




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garantía a la Unidad de Proceso de contratación de las Dirección de Administración General.

Evaluar los resultados del relevamiento y las pruebas de recorrido para determinar las áreas de riesgo que pueden afectar al desempeño de la unidad de procesos de contratación de la Dirección de Administración General; así como, la determinación de los objetivos de la auditoria.

De Ejecución

En esta fase efectuamos el análisis especifico mediante la aplicación del programa de trabajo, para lo cual seleccionamos una muestra de los procesos de contratación y contratos suscritos en la gestión 2008 y de enero a marzo de 2009, información obtenida y seleccionada en función a la base de datos proporcionada por el Responsable de Archivos de la Unidad de Procesos de Contratación.

Nuestro trabajo incluyo el análisis y evaluación de la información y documentación en las siguientes unidades:

1. Centros Administrativos Financieros de las Unidades Ejecutoras Verificación de plazos establecidos para los procesos de contratación de

bienes, servicios y obras, desde la notificación de la adjudicación del contrato hasta la firma del contrato.

Verificación en las Unidades Ejecutoras, si estas cuentan con la documentación que respalda la remisión de la integridad de las boletas y pólizas de garantía a la Unidad de Procesos de Contratación para su control, custodia, renovación, liberación, ejecución y registro contable.

Comprobación en las unidades Ejecutoras, si estas cuentas con la documentación suficiente, que demuestre la remisión oportuna de las astas de recepción definitiva y actas de conformidad a la unidad de Procesos de contratación para el control sobre la liberación, ejecución y registro contable de boletas y pólizas de garantía.

2. Unidad de procesos de Contratación dependiente de la Dirección de Administración General.

Revisión de la documentación que recepción de las boletas y pólizas de garantía de obras menores remitidas por las unidades Ejecutoras, y las garantías de los procesos de contratación mayores a Bs 200.001,00 efectuadas en la unidad de Procesos de contratación; asimismo, verificación de que dichas garantías estén registradas en la base de datos del responsable de boletas y pólizas de garantía en la unidad de procesos de contratación.




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Verificación de las acciones que el responsable de boletas y pólizas de garantía, realiza para contar con la integridad de las actas de recepción definitiva y actas de conformidad, con el fin proceder a la liberación y/o devolución de las garantías y las actuaciones de la base de datos.

Comprobación respecto a si al Responsable de Boletas y pólizas de Garantía, realiza el control del vencimiento de las garantías y si notifica en forma escrita y oportuna a los Contratistas, compañías de seguro y/o Entidades Financieras para la renovación o ejecución de las mismas, con el fin de contar con garantías vigentes.

Verificación de que el control, custodia, renovación, liberación y ejecución de las boletas y pólizas de garantía, se realiza de acuerdo con el Manual de Procesos y Procedimientos establecidos en la unidad de Procesos de Contratación.

Verificación de que informes trimestrales elaborados por el responsable de boletas y pólizas de garantías, incluyan la integridad de la bolates y pólizas de garantías, para el registro contable.

3. Área de contabilidad

Confirmación respecto a si la información y documentación generada por la Unidad de Procesos de Contratación, respalda los registros contables en las cuentas de orden que registran las boletas y pólizas de garantía.

Comprobación de la consistencia de las conciliaciones trimestrales efectuadas entre el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantías y el Técnico contable del Área de contabilidad de la unidad Especial de Gestión Financiera, con la finalidad de detectar posibles omisiones de registro de garantías.

Verificación de que la información contenida en los informes trimestrales de la gestión 2008 y el primer trimestre de la gestión 2009, este registrada en las cuentas de orden Nº 81300 “Títulos y valores Recibidos” y 82300 “Responsabilidad por Títulos y Valores Recibidos”.

4. RESULTADOS DEL EXAMEN

Antecedentes sobre la administración y registro del proceso de contratación y boletas de garantías

El artículo 18 del Decreto Supremo Nº 29190 del 11/07/2007 señala que la unidad Administrativa, en cada proceso de contratación tiene como principales funciones: g) Administrar y custodiar las garantías, de acuerdo a las causales establecidas, h) Ejecutar las garantías previo informe técnico y legal de las áreas competentes.




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El artículo 38 establece que las garantías que deben requerirse durante el proceso de contratación son: Garantía de Seriedad de Propuesta, Garantía de Cumplimiento de Contrato, Garantía Adicional al cumplimiento del contrato de obras, Garantía de Correcta inversión de Anticipo; asimismo, señala que la entidad deberá solicitar, cuando responda, la renovación de las garantías.

Respecto a las garantías citadas, establece:

a) La garantía de seriedad de propuesta: Tiene por objeto garantizar que los proponentes participan de buena fe y con la intención de culminar el proceso; el proponente deberá presentar una garantía de seriedad de propuesta por el equivalente al 1% de su propuesta económica.

En la contratación de servicios de consultoría, el valor de la garantía de seriedad de propuesta deberá corresponder al 0,5% del valor de la propuesta. En el caso de consultoría en línea, se excluye la presentación de la garantía de seriedad de propuesta.

b) Garantía de cumplimiento de contrato: Tiene por objeto garantizar la conclusión y entrega del objeto del contrato de acuerdo a lo establecido en el documento base de contratación; para la contratación de obras, bienes, servicios generales y servicios de consultoría, el monto de la garantía de cumplimiento de contrato será del 7% del valor del contrato.

En las contrataciones de obras, bienes, servicios generales de consultoría bajo la modalidad de apoyo Nacional a la Producción y Empleo, en sustitución de la garantía de cumplimiento de contrato, se podrá prever una retención del 7% de cada pago para garantizar el cumplimiento del contrato, la cual será devuelta al contratista una vez que se cuente con la conformidad de la recepción definitiva.

La vigencia de la garantía será computable a partir de la firma del contrato hasta la recepción definitiva del bien, obra, servicio general o servicio de consultoría.

En contratación hasta Bs 1.000.000,00 las Micro y pequeñas Empresas, Asociaciones de pequeñas productores y organizaciones Económicas Campesinas, presentaran una garantía de Cumplimiento de Contrato por un equivalente al 3,5% del valor del contrato a una retención del 3.5% correspondiente a cada pago.

c) Garantía adicional a la Garantía de cumplimiento de contrato de obras: en la contratación de obras, el proponente adjudicado cuya propuesta económica se encuentre por debajo del 15% del precio referencial, deberá presentar una garantía adicional similar al porcentaje en el que la propuesta sea menor al 15% del precio referencial.




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d) Garantía de correcta inversión de Anticipo: Para la contratación de obras, bienes, servicios generales y de servicios de consultoría, deberá presentarse una garantía de correctas inversión de anticipo por un monto equivalente al 100% del anticipo otorga; la garantía deberá tener vigencia computable a partir de la entrega del anticipo hasta diez (10) días posteriores a la fecha establecida para la deducción total del anticipo. Conforme el contratista reponga el monto del anticipo otorgado, podrá reajustar su garantía en la misma proporción. El monto del anticipo no podrá ser mayor al equivalente del 20% del monto del contrato.”

En relación al ámbito municipal, la Ordenanza Municipal Nº 529/2007 del 08/10/2007, vigente hasta el 15/12/2008 y la Ordenanza Municipal Nº 672/2008 del 16/12/2008, actualmente vigente, aprueban los Manuales de Organización y Funciones del Gobierno Municipal de La Paz, que en el numeral 7. Funciones y Atribuciones Especificas de la Unidad de Procesos de contratación, dependiente de la Dirección de Administración General, inciso g) señala: “Registrar, Custodiar, controlar y realizar seguimiento de boletas de garantía y pólizas de seguro.”

El Manual de procesos y Procedimientos para el “Registro Operativo de garantías (Boletas bancarias y Pólizas de Seguros)”, aprobado mediante Resolución Municipal Nº 0667/2005 del 29/12/2005, vigente a la fecha de las operaciones analizadas, establece los “PROCEDIMIENTOS QUE COMPONEN EL PROCESO” de registro y control de garantías, según se detalla:

01. Registro del Inventario

02. Recepción de Garantías

03. Registro contable de ingresos de garantías

04. Control de garantías (Boletas Bancarias y Pólizas de Seguros)

05. Registro contable de Egreso de Garantías

06. Conciliación de saldos

La resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, con relación a los procesos de contratación y boletas de garantía, en los artículos: noveno, decimo, vigésimo primero, vigésimo cuarto y cuadragésimo, señala que:

La Dirección de Administración General – unidad de procesos de contratación (DAG-UPC), es responsable de la gestión del subsistema de contratación de bienes y Servicio, y está facultada a emitir disposiciones normativa específica para los procesos de contratación y registro, administración, custodiar y ejecutar para los procesos de contratación y registrar, administrar, custodiar y ejecutar las garantías; asimismo, se menciona que los centros administrativo financieros (CAFs),




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administración de manera desconcentrada los procesos de contratación en la modalidad de ANPE mediante contratación por Cotizaciones, en obras, bienes, Servicios Generales y servicios de Consultoría y deben remitir a la DAG-UPC en forma oportuna las diferentes garantías para su custodia y seguimiento; así como, las actas de recepción definitiva o actas de conformidad para la liberación de las garantías.

Menciona que la administración general y la Unidad de procesos de Contratación (DAG-UPC), tendrán la responsabilidad de la recepción, archivo, custodia, control y ejecución de las diferentes boletas y pólizas de garantía, en caso de incumplimiento por parte de los proponentes o contratistas a las NB-SABS aprobadas por el Decreto Supremo Nº 29190, la resolución Nº 56/2008 o el contrato; las garantías serán ejecutadas por la DAG-UPC de acuerdo a resolución expresa emitir por el Alcalde Municipal, el RPC o RPA; en cuanto la liberación de las garantías de cumplimiento de contrato, los Centros Administrativos Financieros (CAFs) en el caso de bienes o servicios y la Dirección de Fiscalización de obras y servicios en el caso de obras, en el plazo máximo de 5 días hábiles de haber informado mediante formulario 500 del SICOES la recepción del bien, obra o servicio, deberán envías a la DAG-UPS, original o copia legalizada del acta de recepción definitiva o Acta de Conformidad de servicio junto con la copia del formulario Citado.

Por otra parte, mediante la Resolución Municipal Nº 540/08 del 21/10/2008, se resuelve:

“ARTICULO PRIMERO.- Modificar el inciso r) del artículo noveno de la Resolución Municipal Nº 056/2008 de 26 de febrero de 2008, sustituyente su texto en el siguiente sentido:”

i) Pólizas de seguros de Caución, emitidas por una empresa aseguradora regulada y autorizada por la SPVS, Boletas de garantía o Garantía a primer requerimiento emitida por cualquier entidad de intermediación bancaria o no bancaria regulada o autorizada por la SBEF para contrataciones o adjudicaciones hasta Un millón de Bolivianos (Bs 1000.000,00)

ii) Pólizas de seguros de primer requerimiento, emitidas por una empresa aseguradora regulada y autorizada por la autoridad de la SPVS, Boletas de garantía o Garantia a primer requerimiento emitida por cualquier entidad de intermediación bancaria o no bancaria regulada u autorizada por la SBEF para contrataciones o adjudicaciones desde Un millón Un de bolivianos (Bs 1.000.001,00) hasta Ocho millones de bolivianos (Bs 8.000.000,00).

iii) Boletas de garantía o Garantía a primer Requerimiento emitidas por cualquier entidad de intermediación bancaria o no bancaria regulada y autorizada




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por la SBEF para contrataciones o adjudicaciones mayores a Ocho Millones Un Bolivianos (Bs 8.000.001,00).

En caso de adjudicaciones o contrataciones por ítems, lotes o tramos, se deberá solicitar la garantía que corresponda de acuerdo a la cuantía por cada ítem, lote o tramo.

Las pólizas de seguros presentadas al GMLP, deberá obligatoriamente guardar estricta relación con los textos únicos de informes de las pólizas de garantía para contrataciones estatales, aprobados por la superintendencia de pensiones, valores y Seguros, debiendo rechazarse las pólizas de garantía que no incluyan dichos textos.”

Hallazgos de Auditoria

Los resultados de la auditoria se clasificaran en 2 capítulos detallados a continuación:

La eficiencia de las actividades de control, custodia, renovación, liberación y ejecución de boletas y pólizas de garantía, en la Unidad de Procesos de Contratación y el registro contable en el Área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera.

Aspectos de control interno, asociados a la eficiencia de las operaciones.

2.1 EFICACIA DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL, CUSTODIA, RENOVACIÓN, LIBERACIÓN Y EJECUCIÓN DE BOLETAS Y POLIZAS DE GARANTÍA EN LA UNIDAD DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN Y EL REGISTRO CONTABLE.

2.1.1 Informes trimestrales que no consideran la integridad de boletas y pólizas de garantía

El responsable de boletas y pólizas de garantía dependiente de la Unidad de Procesos de contratación, cuenta con una base de datos en hoja electrónica Excel, en el cual registra las boletas y pólizas de garantía (de buena inversión de anticipo y de cumplimiento de contratos) remitidas por las diferentes Unidades Ejecutoras y la Unidad de procesos de contratación, emergentes de contrataciones menores y mayores.

El registro de la base de datos incluye la fecha de inicio y la fecha de vencimiento de la garantía; con base en dicha información el responsable de boletos y pólizas de garantía dependiente de la unidad de procesos de contratación, emite informe trimestral que son remitidos al área de contabilidad en la Unidad Especial de Gestión Financiera para su registro contable en las cuentas de orden.




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Del análisis de la documentación e información mencionada, se estableció lo siguiente:

a) Boletas y pólizas de Garantía no consideradas en los informes trimestral de la Unidad de Procesos de Contratación para el registro contable, como nuevas garantías.

El responsable de Boletas y pólizas de garantía, trimestralmente remite al área de Contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera, Las boletas de Pólizas de Garantía que durante el trimestre informado fueron recepsionadas por el referido funcionario; sin embargo, la comisión de Auditoria verifico que las garantías del trimestre informado que ingresaron con posterioridad no son de conocimiento del Área de contabilidad y por lo tanto, no son registradas contablemente.

Al respecto de una muestra de 831 boletas y pólizas de garantía de cumplimiento de contratos por Bs 31.799.216,76 que fueron seleccionados de la base de datos de la gestión 2008, se establece que en 297 casos equivalentes al 35,74% por Bs 8.324.724,01 no fueron consideradas como nuevas garantías en los informes trimestrales que respaldan los registros contables, como se demuestra a continuación y se detalla en el anexo 1 del presente informe:

TRIMESTRE

Garantías no informadas como nuevas

Porcentaje con relación a la muestra

Casos Importe Bs Casos Importe Bs

Primer Trimestre 2007 3 2.501.321,64 0,36 7,87

Primer Trimestre 2008 189 4.803.980,28 22,74 15,11

Sagunto Trimestre 2008 31 259.756.80 3,73 0,82

Tercer trimestre 2008 42 486.150,10 5,05 1,53

Cuarto Trimestre 2008 32 273.515,19 3,85 0,86

Total Garantías Observadas

297 8.324.724,01 35,74 26,18

Muestra seleccionada 831 31.799.216,76 100,00 100,00

En la gestión 2009, en una muestra de 71 boletas y pólizas de garantía de correcta inversión de anticipo por Bs 26.417.327,38 seleccionadas en la base de datos, en 9 casos equivalentes al 12,68% por Bs 860.461,89 se identificó la misma situación, como se demuestra a continuación y se detalla en anexo 2 del presente informe:




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TRIMESTRE




Tercer Trimestre 2008 4 511.614,24 5,63 1,94

Cuarto Trimestre 2008 2 64.178,36 2,82 0,24

Sub total 6 575.792,60 8,45 2,18

Primer Trimestre 2009 3 284.669,29 4,23 1,08

Total garantías observadas

9 860.461,89 12,68 3,26


b) Boletas y pólizas de garantía correspondiente a contratos con actas de recepción definitiva o de conformidad que fueron liberadas o devueltas, sin que esta información se considere en los informes trimestrales

Al igual que la observación descrita en el inciso a) el responsable de Boletas y Pólizas de Garantía no reporto en la gestión 2008 para conocimiento del área de Contabilidad y por tanto no fueron registradas contablemente, aquellas garantías cuyas actas de recepción definitivas o actas de conformidad fueron recepcionadas por el referido funcionario, con posterioridad al trimestre informado.

Esta situación fue confirmada en una muestra de 831 boletas y pólizas de garantía de cumplimiento de contrato por Bs 31.799.216.76 de los cuales los 427 casos equivalentes al 51,39% por Bs 5.685.365,88 del total de la muestra se presentó lo observado, como se demuestra a continuación y se detalla en el anexo 3 del presente informe:




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TRIMESTRE




Primer trimestre 2008 2 17.388,27 0,24 0,05

Segundo trimestre 2008 14 109.944,30 1,68 0,35

Tercer trimestre 2008 139 1.626.661,47 16,73 5,12

Cuarto trimestre 2008 194 2.773.085,65 23,35 8,72

Sub total 349 4.527.079,79 42,00 14,24

Primer Trimestre 2009 78 1.158.286.09 9,39 3,64

Total Garantías Observadas

427 5.685.365.88 51,39 17,88


En la gestión 2009 en una muestra de 71 boletas y pólizas de correcta inversión de anticipo por Bs 26.417.327,38 seleccionadas en la base de datos, en 16 casos equivalentes al 22,54% por Bs 927.920,95 del total de la muestra, se identificó la misma situación, como demuestra a continuación y se detalla en el anexo 4 del presente informe:

TRIMESTRE




Cuarto trimestre 2008 7 297.112,99 9,86 1,12

Sub total 2008 7 297.112,99 9,86 1,12

Primer trimestre 2009 9 630.807,96 12,68 2,39

Sub total 2009 9 630.807,96 12,68 2,39

Total garantías observadas

16 927.920,95 22,54 3,51





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Al respecto, el artículo 9 incisos n) de la resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008 establece que la DAG-UPC tiene asignada las funciones de “Registrar, administrar, custodiar y ejecutar las garantías”. Asimismo, el artículo 40, establece que: “I. DAG-UPC tendrá la responsabilidad de la recepción, archivo, custodia, control y ejecución de las boletas de garantía, garantía a primer requerimiento y pólizas de seguro de Caución”.

El manual de organización y funciones aprobadas con ordenanzas municipales Nros. 529/2007 y 790/2007 del 08/10/2007 y 02/01/2008 respectivamente, vigente hasta el 15/12/2008, entre las funciones específicas de la unidad de Procesos de contratación, en el numeral 7 g), señala: “Custodiar, controlar y realizar seguimiento de boletas de garantía y póliza de seguros”; El manual de Organización Municipal Nº 672/2008 del 16/12/2008, actualmente vigente mantiene lo establecido”.

El Manual de procesos y procedimientos de la Dirección Especial de Fianzas, respecto al registro operativo de garantías de boletas Bancaria y Pólizas de Seguro, aprobado con resolución Municipal Nº 0667/2005 del 29/12/2005, sobre la recepción, registro control y conciliación de saldos de la boleta y póliza de garantía, establece que el responsable de boleta y póliza de garantía” en forma trimestral elabora un cuadro resumen de la planilla “Listado de boleta y póliza de Garantía”, documento que firma en primera instancia y que además es firmado por el directos de Licitaciones y contratos para que sobre dicha base el Área de Contabilidad registre en el Sigma municipal las Garantías en Cuentas de orden.

La programación operativa anual individual del Jefe de la Unidad de procesos de Contratación de la DAG establece como supervisión ejercida al encargado de Boletas de Garantía.

El numeral 2300 de la norma general de actividades de los principios, normas generales y básicas de control Interno Gubernamental (PNGBCIG), aprobado con la resolución Nº CGR.1/070/200 del 21/09/200, establece que el proceso de control interno involucra a todos los integrantes de una organización publica; el numeral 2311 establece que las actividades de control son además ejercicios sobre sistemas, procesos y métodos operativos y administrativos; finalmente el numeral 2313 señala que toda actividad de control pierde efectividad en tanto no cumpla el requisito de asegurar la integridad de los elementos que constituyen el objeto de control.

Por otra parte, el numeral 2500 establece que la supervisión se define como la revisión de un trabajo, constituye un proceso sistémico y permanente de revisión de todas las actividades que desarrolla una organización. Establece además que consiste en evaluar el funcionamiento real del sistema, la existencia de controles y




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su formación, aplicados cotidianamente, como rutina incorporada a los hábitos y que resulta aptos para los fines perseguidos.

Respecto a lo observado, la comisión de auditoria el 07/07/2009 mediante “Formularios de solicitud de información y documentación a servidores públicos Municipales”, solicito a la Lic. Elva Gonzales, Jefa de la unidad de Procesos de contratación y al Ing. Marco Antonio Paco, responsable de Boletas y pólizas de Garantía, informar y Documentar las causas que dieron lugar a la observación sobre las boletas y pólizas de garantía, no consideradas en los informes trimestrales que respaldan los registros contables como garantías liberadas y/o devueltas.

En respuesta al Ing. Marco Paco Vargas, Responsable de Boletas y Póliza de Garantía de la Unidad de Procesos de contratación, en la nota Cite: D.A.G.-U.P.C.- Of. Nº 3457/09 del 20/07/2009, señala que el criterio utilizado para establecer la fecha de ingreso de una garantía al registro y custodia de la DAG.UPC es la fecha de inicio de cada garantía y que los reportes trimestrales toman ese mismo criterio, es decir que la fecha de inicio de cada póliza indica a que trimestre corresponde.

Señala que por normativa interna la obligación del responsable de boletas y pólizas de garantía, es realizar informes trimestrales de los movimientos que se realizaron en ese trimestre, vale decir ingreso de garantías nuevas, renovadas, liberales, devueltas, ejecutadas y que son los centros administrativos financieros y la Dirección de fiscalización de obras y servicios de responsables de remitir Actas de conformidad y Actas de Recepción Definitiva respectivamente a la DAG-UPC, para su correspondiente liberación.

Por otra parte indica que para la elaboración de los reportes trimestrales, se realiza un corte en el registro de las garantías, es decir que luego del corte ya no se consideran otras garantías en movimiento a pesar de que pertenezcan a ese periodo trimestral, esto debido a los plazos con los que manejan las garantías.

Sobre las aclaraciones, los procesos para el registro operativo de garantías aprobado con Resolución Municipal Nº 667/2005 del 29/12/2005, no establecen que las garantías que se recepcionan en forma posterior al trimestre informado por el responsable de boletas y Pólizas de Garantías, no sean reportadas en informes trimestrales posteriores como información adicional para el registro contable; tampoco lo establecido en el artículo 9 inciso n) y 40 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, sobre las funciones del registro y control de garantías, establece lo mencionado por el responsable de Boletas de Garantía.

Adicionalmente, la Comisión de auditoria verifico que en las boletas y pólizas de garantía no consideradas en los informes trimestrales, se identificaron 46 garantías que fueron recibidas por el responsable de boletas y Pólizas de Garantías en el




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trimestre respectivo, pero que sin embargo, no fueron registradas en los en los informes trimestrales; como ejemplo, citamos los siguientes casos:

Unidad Ejecutora

Contrato Nº

Garantía Nº

Fecha de inicio

de la vigencia

de la Garantía

Fecha de Recepción del responsable de boletos UPC

Oficialía Mayor de Promoción Económica

GMLP –

1536/2008

92-25

LPCM0800129

18/06/2008 25/06/2008

Sub alcaldía Max Paredes

GMLP –

399/2008

CCO-LP

0210086/08

08/04/2008 25/05/2008


GMLP –

1560/2008

CCO

LPC210522/08

01/07/2008 03/07/2008


GMLP –

1577/2008

CCO-LP

0210518/08

03/07/2008 21/08/2008


GMLP –

1586/2008

CCO.LP

0210518/08

07/07/2008 07/08/2008


GMLP –

1624/2008

CCO.LP

0210529/08

07/07/2008 28/08/2008

Sub Alcaldía Periférica GMLP –

1558/2008

90-22

LPCO0801278

01/07/2008 11/08/2008

Oficialía Mayor de Desarrollo Humano

GMLP –

2875/2008

CSU-LP

0201434/08

01/10/2008 17/11/2008

Oficialía Mayor de Culturas

GMLP –

2650/2008

501-1001083

14/11/2008 17/12/2008

Sub Alcaldía Cota huma

GMLP –

2789/2008

CSU-LP

0201549/08

02/12/2008 11/12/2008




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Por los aspectos descritos, la causa de la observación se debe a una incorrecta interpretación por parte del responsable de Boletas y Pólizas de Garantía, de lo establecido en el artículo 9 inciso n) y 40 de la Resolución Municipal Nro. 56/ 2008 del 26/02/2008 y del Manuel de procesos y Procedimientos de la Dirección especial de finanzas, los cuales no establecen las nuevas garantías o la liberación de estas, informadas por los Centros Administrativos Financieros y la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios con posterioridad al trimestre en que se inicia y/o finaliza la vigencia de las garantías, no debe ser informada al Área Contable de la Dirección Especial de Finanzas.

Así mismo otra causa adicional se debe a que la Responsable de la Unidad de Procesos de Contratación, Que firma conjuntamente el Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía los informes trimestrales como responsable inmediato del cual depende dicho Responsable, no ejecuto labor de control y supervisión del cumplimiento de la normativa vigente y que debió ser aplicada por el mencionado funcionario, pese a que en sus funciones establecidas en el manual de puestos (POA) vigente, establece que ejerce supervisión al Responsable de Boletas de Pólizas de Garantía.

Las situaciones observadas ocasionaron que la información incluida en las cuentas de orden Nro. 813 “Títulos y valores recibidos” y 823 “responsabilidad por Títulos y Valores Recibidos” estén distorsionados, por cuanto en la gestión 2008 y al 31 de marzo de 2009, no se incluyen en dichas cuentas como nuevas garantías 297 garantías de cumplimiento de contrato por Bs 8.324.724,01 y 9 garantías de correcta inversión de anticipo por Bs 860.461,89; asimismo, no se consideran 427 garantías de cumplimiento de contrato por Bs 5.685.365.88 y 16 garantías de correcta inversión de anticipo por Bs 927.920,95, como garantías liberales o devueltas. El riesgo de distorsiones en la información financiera se mantiene si no se asume medidas correctas.

Recomendación

Recomendamos al Alcalde Municipal, a través de Secretaria ejecutiva instruir al Director de Administración General, instruir:

a) Al responsable de Boletas y pólizas de Garantía de la Unidad de procesos de Contratación, Ejerza mayor control de las boletas y pólizas de garantía para incluir en los informes trimestrales remitidos al área de contabilidad de integridad de la información remitida por los centros Administrativos Financieros y dirección de Fiscalización de Obras y Servicios, incluyendo las nuevas garantías así como las vencidas; asimismo, hacer conocer en los informes trimestrales, aquellas garantías cuya información haya sido remitida con retraso pero que igual corresponde a nuevas garantías o su liberación, a fin de que los registros contables que se sustentan en dichos informes, exponga saldos reales de las garantías en vigencia.

b) A la Responsable de la Unidad de Procesos de Contratación, supervisar y controlar que la información trimestral que elabora el Responsable de Boletas y




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Pólizas de Garantías incluya la integridad de la información citada en el inciso a) por cuanto también firma los informes trimestrales.

CONCLUSIÓN SOBRE LA EFICIENCIA DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL Y CUSTODIA, RENOVACION, LIBERACION Y EJECUCION DE BOLETAS Y POLIZAS DE GARANTIA EN LA UNIDAD DE PROCESOS DE CONTRATACION Y EL REGISTRO CONTABLE.

Por lo observado en el numeral 2.1.1 del presente informe, las actividades del Responsable de boletas y pólizas de Garantía de la Unidad de Procesos de Contratación y las labores de supervisión y control del responsable de la unidad de Procesos de Contratación, no fueron eficaces por cuanto no se expone en los informes trimestrales emitidos, información sobre la integridad de las garantías, para su registro contable.

Comentario

Mediante nota Nros. CITE: OF. AI-1249/2009 y CITE: OF. AI-1300/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoria Interna del GMLP, solicito al Dr. Ángelo Estivariz C., Directos de Administración General, emitir sus comentarios, opinión o aclaraciones en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta al Abogado. Mgp. Ángelo Estivariz C., Director de Administración General, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 1354543 del 12/01/2010 el informe D.A.G. – U.P.C. Nº 019/2010 sin fecha, señalando que: II. COMENTARIOS

2.1. Al puntos 2.1.1. inc. a)

Para la elaboración de reportes trimestrales de las pólizas y boletas de garantías del G.M.L.P. que son remitidas al Área de contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera dando cumplimiento al Manual de procesos y procedimientos de la Dirección Especial de Fianzas aprobado con la Resolución Municipal Nº 667/2005 del 29/12/2005 el cual establece que el Responsable de las boletas y Pólizas de Garantía en forma trimestral elabora un cuadro resumen de la planilla de “Listado de Boletas y Pólizas de Garantías” para que sobre dicha información el Área de Contabilidad registre en el sigma Municipal las Garantías en cuentas de orden, se utiliza el criterio de la fecha de inicio de vigencia de cada garantía, para considerar a esas garantías como nuevas. Se adoptó este criterio con el propósito de uniformar las fechas de las garantías dentro de ese periodo trimestral.

Este criterio podría haber sido eficaz si los centros administrativos financieros y la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios de GMLP darían estricto




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cumplimiento al Art. 10 incisos I) y m) de la resolución municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008 el cual establece que los centros administrativos deben:

I) Remitir a la DAG- UPC en forma oportuna las garantías de cumplimiento de contrato, correcta inversión de Anticipo y Garantía adicional a la garantía de cumplimiento de Contrato…”

m) Remitir a la DAG-UPC las actas de recepción definitivas o Actas de Conformidad para la correspondiente liberación de garantías de cumplimiento de contrato, aplicando los modelos de actas públicas por la DAG-UPC.

Pero como lo ha establecido la Auditoria Operacional que ha realizado la comisión de Auditoria interna, existe un marcado retraso en la remisión de documentos (Pólizas y Boletas de Garantías, Actas de Recepción Definitivas y de Conformidad) por parte de los centros Administrativos Financieros a la DAG_UPC, esto ocasionó que este criterio tenga serias falencias al momento de reportar trimestralmente las garantías al área de contabilidad y dichas observaciones o falencias fueron detalladas por la Auditoria Operacional.

2.2. Al punto 2.1.1. inc b)

El criterio utilizado para el reporte trimestral al Área de Contabilidad de la unidad Especial de Gestión Financiera Respecto a las Garantías liberales, al igual que en los casos de Garantías nuevas, no fue eficaz debido a que ese criterio exige que los Centros Administrativos financieros y la Dirección de Fiscalización de obras y servicios del GMLP den estricto cumplimiento en los plazos al artículo cuadragésimo párrafo III de la Resolución Municipal 056/2008 al cual establece que:

“Para la liberación de las Garantías de cumplimiento de contrato, los CAF (en el caso de bienes y servicios) o la DFOS (en el caso de obra), en el plazo máximo de 5 días hábiles de haber informado mediante formulario 500 del SICOES la recepción del bien, obras o servicios , deberán enviar a la DAG-UPC, original o copia legalizada del Acta de Recepción Definitiva en el caso de Bienes y obras o Acta de Conformidad de servicios en el caso de servicios junto con la copia del formulario antes citado”.

Por otro lado debo indicar que en la actualidad existen Actas de Recepción Definitivas y Actas de Conformidad que no fueron en la fecha remitidas a estas unidades, ocasionando que dichas garantías en la actualidad estén registradas como “en proceso” y por ende no fueron reportadas como liberadas, esto a pesar de que se mandó natas recordatorias a los Centros Administrativos Financieros para que den cumplimiento al artículo mencionado.”

Por otra parte, señala: “El nuevo criterio adoptado para la elaboración de los Reportes Trimestrales de las boletas y pólizas de Garantías, para su eficacia en incluir todas las garantías en cada reporte no dependerá de los centros




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administrativos Financiero y la Dirección de Fiscalización de obras y servicios del GMLP”.

La nueva metodología de Trabajo adoptado en coordinación con el Área de contabilidad de la Unidad Especial de Gestión Financiera, es decir trabajar con saldos Comparando entre ambas áreas, también garantizara que se produzca información de la situación real de todas las garantías del GMLP al final de cada gestión, es decir al final de cada gestión estará determinada si una garantía es NUEVA, DEVUELTA, LIBERADA OEJECUTADA.”

Al respecto, las justificaciones presentadas por la Dirección de Administración General corroboran la existencia de Boletas y Pólizas de Garantía no consideradas en los informas trimestrales de la unidad de procesos de contratación parta el registro contable, como nuevas garantías; así como garantías correspondientes a contratos con actas de recepción definitiva o de conformidad que fueron liberadas o devueltas, sin que esta información se considere en los informes trimestrales; en consecuencia, la observación y recomendación se mantiene.

2.2 ASPECTOS RELACIONADOS AL CONTROL INTERNO

2.2.1 Incumplimiento de plazo en la firma de contrato y posterior remisión de las carpetas de los procesos de contratación al archivo de la Unidad de Procesos de Contratación.

En la revisión de los plazos de suscripción de los contratos y envió de las carpetas de los procesos de contratación a la Unidad de Procesos de Contratación (UPC), se identificaron las siguientes observaciones:

a) Contratos suscritos con posterioridad al plazo establecido en la resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008.

Al artículo 10 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, establece que los centros administrativos financieros (CAFs) administran de manera desconcentrada los procesos de contratación en la Modalidad de apoyo nacional a la Producción y Empleo, mediante contrataciones por cotizaciones en obras, bienes, servicios generales y servicios de consultoría; al respecto, en una muestra de 666 contratos menores suscritos el 2008 y 45 el 2009, se estableció que en 208 casos fueron suscritos con posterioridad al plazo de 6 días establecidos en el artículo 24 numeral I inciso o) y p) de la Resolución Municipal 056/2008 de 26/02/2008; inclusive existen casos que superan los 20 días, como resumen a continuación y se detalla en el anexo 5 del presente informe:




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Contratos Observados

Días hábiles de retraso, posterior a los 6 días hábiles s/g.

R.M. 056/2008

Porcentaje de casos con relación a la muestra

Gestión Caso Importe Bs De: A:

2008

185 17.385.014.38 1 10 28

13 1.377.335.51 11 20 2

5 530.553.02 21 50 1

Total 2008 203 19.292.902.91 31

Muestra 666 67.323.611.81 100

2009 5 485.190.21 1 10 11

Total 2009 5 485.190.21 11

Muestra 45 4295.270.06 100

Del total de casos observados en la gestión 2008, se advierte que los Centros Administrativos Financieros detallados a continuación son los que mayor incidencia presenta:

D.A. Centro Administrativo Financiero

Casos Porcentaje con relación a casos observados

30 Oficialía Mayor técnica 11 5

50 Oficialía mayor de Desarrollo humano

10 5

81 Sub alcaldía I Cotahuma 44 22

84 Sub alcaldía IV San Antonio 26 13

85 Sub alcaldía V Sur 60 30

Otras 57 25

Total Observaciones 208 100

D.A.: Dirección Administrativa (Centro administrativo Financiero)

Con relación a al Gestión 2009 de los 5 observados, 1 caso corresponde a la Oficialía Mayor Técnica, 3 casos a la subalcaldía Periférica y 1 caso a la subalcaldía San Antonio.




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La misma situación observada se presentó en los contratos con montos superiores a Bs 200.000,00, cuyos procesos de contratación están a cargo de la Unidad de Procesos de Contratación, depende de la Dirección de Administración General, según establece el artículo 9 inciso c) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, cuya función es llevar a cabo los procesos de contratación, en las modalidades de licitación Pública y Apoyo Nacional a la Producción y Empleo mediante requerimiento de propuestas técnicas, en obras, bienes, servicios generales y servicios de consultoría, de las áreas a cargo de la ejecución de los contratos.

Al respecto, en una muestra de 128 procesos de contratación y contratos suscritos en la gestión 2008 y 5 en la gestión 2009 en la modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y empleo con Requerimiento de Propuestas Técnicas, se estableció que en 19 casos de la gestión 2008 y 4 de la gestión 2009, se presentaron demoras posteriores a los 16 días hábiles establecidos en el artículo 26, numeral II, puntos 11 al 16 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, desde la notificación al adjudicado para la presentación de documentos hasta la suscripción del contrato, existiendo casos inclusive que superan los 19 días (considerado en los casos analizados la ampliación de plazo de 5 días en la presentación de documentos por el adjudicado), según se resume a continuación y se detalla en el anexo 6 del presente informe:



R.M. 056/2008



2008

17 5.687.237,24 1 10 13

2 834.617,42 11 20 2

Total 19 6.521.854,66 15

Muestra 128 41.573.043,38 100

2009 1 366.213,65 1 10 20

3 1.089.596,22 11 19 60

Total 4 1.455.809,87 80

Muestra 5 1.837.526,87 100




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Con relación a la modalidad de contratación mediante Licitación Publica, de una muestra de 69 procesos de contratación y contratos suscritos en la gestión 2008 se presentaron demoras posteriores a los 25 días hábiles establecido en el artículo 15, puntos 14 al 19 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, desde la presentación de documentos para la suscripción del contrato hasta la firma del contrato por el adjudicado, existiendo casos inclusive que superan los 50 días (considerando en los casos analizados la ampliación de plazo de 7 días en la presentación de documentación por el adjudicado), según se resume a continuación y se detalla en el anexo 6 del presente informe:



R.M. 056/2008



2008 13 98.576.335,41 1 10 19

1 5.345.518,00 51 53 1

Total 14 103.921.853,41 20

Muestra 69 299.904.100,35 100

2009 0 0,00 0

Muestra 2 1.845.105,10 100

De acuerdo a las modalidades descritas en los dos cuadros anteriores, se establece que de una muestra de 197 procesos de contratación y contratos suscritos en la gestión 2008 y 7 en la gestión 2009, en 33 casos de la gestión 2008 y 4 de la gestión 2009, se presentaron demoras en la suscripción de los contratos, existiendo casos que inclusive superan los 50 días, según se resume a continuación y se detalla en el anexo del presente informe.




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R.M. 056/2008



2008

30 104.263.572,65 1 10 15

2 834.617,42 11 20 1

1 5.345.518,00 51 53 1

Total 33 110.443.708,07 17

Muestra 197 341.477.143,73 100

2009 1 366.213,65 1 10 14

3 1.089.596,22 11 19 43

4 1.455.809,87 57

Muestra 7 3.682.631,97 100

(1) Se efectúa la determinación de los días de retraso en la suscripción de los contratos con base en lo establecido en el artículo 15 puntos 14 al 19 y articulo 26, numeral II, puntos 11 al 16 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008.

b) Retraso en la remisión de las carpetas de los procesos de contratación al Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación.

En relación a los 666 casos analizados en la gestión 2008 y 45 en la gestión 2009, de procesos de contratación llevados a cabo por los Centros Administrativos, se estableció que los mismos remiten las carpetas de los procesos de contratación a la Unidad de Procesos de Contratación de la Dirección de Administración General, para su archivo, con demora en relación al plazo de 10 días hábiles establecido en el artículo 24 inciso r) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, tal es así que en 381 casos en la gestión 2008 y 36 en la gestión 2009, se identificaron demoras que inclusive superan los 51 días; según se resume a continuación y se detalla en el anexo 7 del presente informe:




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R.M. 056/2008



2008

144 12.269.997,26 1 10 22

65 6.144.652,75 11 20 10

76 7.733.770,80 21 30 11

26 2.594.992,85 31 40 4

13 1.105.429,79 41 50 2

57 4.995.363.38 51 153 9

Total 381 34.844.206,83 58

Muestra 666 67.323.611,81 100

2009 32 2.977.279,55 1 10 71

4 512.229,36 11 16 9

Total 36 3.489.508,91 80

Muestra 45 4.295.270.06 100

Del total de casos observados en la gestión 2008, se advierte que los centros Administrativo Financiero detallados a continuación son los que mayor incidencia presentan:

D.A. Centro Administrativo Financiero

Casos Porcentaje con relación a casos observados

81 subalcaldía I Cotahuma 49 7

82 Subalcaldía II Maximiliano Paredes

46 7

83 subalcaldía III Periférica 84 13

84 subalcaldía IV San Antonio 36 5

85 subalcaldía V Sur 63 9

Otras 103 59

Total Observaciones 381 100




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D.A.: Dirección Administrativa (Centro Administrativo Financiero)

En la gestión 2009, el centro Administrativo financiero con mayores casos observados es el correspondiente a la subalcaldía Periférica con 30 casos.

La misma situación observada se presentó en los contratos (coya ejecución está a cargo de otras áreas del GMLP) con montos superiores a Bs 200.00,00, cuyos procesos de contratación en las modalidades de licitación pública y apoyo nacional a la producción y empleo mediante requerimiento de propuestas técnicas, en obras, bienes, servicio generales y servicios de consultoría y archivo del expediente de cada uno de los procesos de contratación, está a cargo de la propia Unidad de Procesos de Contratación, dependiente de la Dirección de Administración General, según establece el artículo 9 inciso c) y w) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008.

Al respecto, en una muestra de 102 procesos de contratación y contratos suscritos en la gestión 2008, se estableció que los antecedentes fueron remitidos al Archivo de la UPC en diferentes Plazos, que varían desde 1 a 40 días hábiles, como se resume a continuación y se detalla en el anexo 8 del presente informe:



R.M. 056/2008


Caso Importe Bs De: A:

70 155.307.716,88 1 10 69

23 26.832.033,22 11 20 22

6 10.038.197,33 21 30 6

3 1.641.322,24 31 40 3

102 193.819.269,67 100

(1) La resolución Municipal Nº 056/2008, no establece un plazo para la remisión de las carpetas de los procesos de contratación llevados a cabo por la unidad de Procesos de contratación a su archivo; por lo cual se consideró el plazo de 10 días hábiles establecido en el artículo 24 inciso r) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, para los Centros Administrativos; más aún, considerando que los procesos de contratación son realizados en la misma Unidad de Procesos de Contratación.




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En relación a lo observado, la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, el artículo 10, establece que los CAFs administran de manera desconcentrada los procesos de contratación en la Modalidad de Apoyo Nacional a la producción y Empleo mediante contratación por Cotizaciones en obras, bienes, servicios Generales y Servicios de Consultoría, tiene asignadas las funciones de: “a) llevar a cabo los procesos de contratación en la modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo en obras, bienes, servicios Generales y Servicios de Consultoría.”

El artículo 24 establece que para la contratación por solicitud de cotizaciones comprendidas entre Bs 20.000 (Veinte mil 00/100 Bolivianos) y Bs 200.000 (Doscientos mil 00/100 Bolivianos), “o) En el plazo máximo de dos (2) días hábiles siguientes a la adjudicación emitida por el RPA, el proponente adjudicado será notificado con la nota de Adjudicación, misma que debe contener el detalle de la documentación necesaria para la suscripción de la orden de compra o del contrato simplificad. Misma que debe ser presentada en un plazo máximo de tres (3) días hábiles p) El asesor legal del CAF, elaborara el contrato simplificado, cuando corresponda y el RPA lo suscribirá en un plazo máximo de tres (3) días hábiles.

El artículo 9 establece que la DAG-UPC tiene entre sus funciones “c) Llevar a cabo los procesos de contratación, en las modalidades de licitación Pública y apoyo nacional a la Producción y Empleo mediante requerimiento o Propuestas Técnicas, en obras, bienes, servicios generales y servicios de consultoría”; asimismo, según el inciso w) Archivar el expediente de cada uno de los procesos de contratación que se desarrollan en el GMLP, en las modalidades de Licitación Publica, Excepción, emergencia y ANPE, por Requerimiento de Propuestas Técnicas y Contratación por Cotizaciones por montos mayores a Bs 20,001 (Veinte mil uno 00/100 Bolivianos).“

El artículo 15, puntos 14 al 19 establece que para los procesos de contratación bajo la modalidad de contratación mediante licitación Pública, se tiene 25 días hábiles, desde la Notificación de la adjudicación para la presentación de documentos hasta la suscripción de contratos por el alcalde o el responsable del proceso de Contratación de la Unidad Ejecutora.

El artículo 26, numeral II, puntos 11 al 16 establece que para los procesos de contratación en la modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y empleo con Requerimiento de Propuesta Técnica, se tiene 16 días hábiles desde la notificación de la adjudicación hasta la suscripción del contrato por el Responsable del Proceso de Contratación de la Unidad Ejecutora.

En cuanto al plazo para la remisión de las carpetas de los procesos de contratación por parte de los Centros Administrativos Financieros a la Unidad de Procesos de




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Contratación, los incisos r) y t) del artículo 24 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, señala lo siguiente:

“r) en el plazo no mayor a diez (10) días hábiles de efectuada la suscripción del contrato u orden de compra, el encargado de compra del CAF, remitirá a la DAG-UPC la carpeta del proceso de contratación con dos (2) ejemplares en original del contrato suscrito y numerado o no para fines de archivo, custodia y reporte de dicho proceso a la CGR y al HCM, según corresponda.”

“t) Cuando la documentación señalada no sea remitida de manera íntegra en plazo antes indicado, se deberá adjuntar un informe justificado las causas del incumplimiento, a fin de delimitar responsabilidades en los reportes a la CGR y al HCM.”

El numeral 2300 de los Principios, Normas Generales y básicas de control interno Gubernamental (PNGBCI), aprobados mediante Resolución Nº CGR-1/070/2000 del 21/09/2000, establece que el proceso de control interno involucra a todos los integrantes de una organización pública. El numeral 2311 establece que las actividades de control son acciones ejercidas sobre sistemas, procesos y métodos operativos administrativos; finalmente, el numeral 2313 establece que toda actividad de control pierde efectividad en tanto no cumple el requisito de asegurar la integridad de los elementos que constituyan el objeto de control.

En relación a lo mencionado la Comisión de Auditoria, mediante “formularios de solicitud de información y documentación de Servidores Públicos Municipales” del 08/07/2009, solicito informar a los Responsables de los Centros Administrativos Financieros del GMLP, las causas que dieron lugar a las observaciones.

Los Centros Administrativos Financieros de la Oficiala Mayor Técnica y Programa Barrios de Verdad, a la fecha de emisión del presente informe no hicieron llegar la

Respuesta pese a que fue reiterada mediante “Formularios de Solicitud de Información y Documentos a Servidores Públicos Municipales” del 14/07/2009.

En las respuestas remitidas, se menciona lo siguiente:

Contratos firmados fuera de plazo

Los Centros de Administración de las Oficialía Mayor de Promoción Económica, Oficialía Mayor de Desarrollo Humano, Administración General, Subalcaldías de San Antonio, Zongo, Zona Sur, Cotahuma, señalan que la causa se debe al retraso por parte del adjudicado en las garantías, así cono en la firma del contrato; la Oficialía Mayor de Culturas y el Zoológico Municipal, atribuyen la demora a Asesoría Legal,




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porque es Independiente del Centro Administración Financiero y que no cuentan con un Asesor Legal.

Lo mencionado demuestra que los Centros Administración Financieros, no efectúan el proceso de control del proceso para que no ocurran esas situaciones.

La Subalcaldia Maximiliano Paredes, menciona que se proceso muchos contratos de la Feria a la Inversa y que solo tienen un solo Asesor Legal, en cuanto a la Subalcaldia Periférica, señala que el plazo es de 8 días hábiles considerando dos días hábiles para la notificación. Al respecto, se aclara que la Comisión de Auditoria considero como retraso desde la fecha de la notificación al adjudicado hasta la suscripción y firma del contrato u no los dos días hábiles de plazo para notificación, consecuentemente no se justifica el retraso.

En cuanto a los Centros Administrativos Financieros de las Subalcaldias Centro, Mallasa, Hampaturi; Dirección Administrativa Financiera del Concejo Municipal y el Parque Urbano Central, no indican en forma específica la causa de la observación.

Retraso en la remisión de las carpetas de los procesos de contratación ala Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación.

Los Centros Administrativos Financieros de Contratación General de Ejecutivo, Oficialía Mayor de Culturas, Subalcaldia de San Antonio, Subalcaldia Centro y Subalcaldia de Mallasa, mencionan que la causa de la observación se debe a la alta carga laboral en dichos Centros Administrativos Financieros; los Centros Administrativos Financieros de la Oficialía Mayor de Promoción Económica, Oficialía Mayor de Desarrollo Humano, Subalcaldia Periférica, SubalcaldiaCotahuma, Subalcaldía Maximiliano Paredes, Subalcaldia Zona Sur y el Parque Urbano Central, señalan que le retraso en la remisión e las carpetas cuenta con informe de justificación.

Con relación a la alta carga laboral, no se justifica el retraso debido a que se tiene 10 días solamente para el envió del a carpeta, sin que se realice otro procedimiento administrativo previo después de la firma del contrato.

En cuanto a los centros Administrativos financieros que mencionan que el retraso en la remisión de carpetas cuenta con informe de justificación. La Comisión de Auditoria verifico que los justificativos en todos los casos son similares (Problemas en el sistema, el adjudicado no se presento a firmar el contrato oportunamente, atención de actividades administrativas para la ejecución de presupuesto 2008, atención de otros inicios de procesos de contratación para que estas puedan ser ejecutadas en el año u que no se perjudique lo programado, revisión y fotocopiado de los antecedentes, recargadas labores administrativas), mas aun las demoras inclusive alcanzan a los 153 días; como en los siguientes casos:




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Centros Administrativos Financieros

Contrato Importe

Bs

Recepción de la carpeta en la UPC

No Fecha

(a)

Fecha de recepción (b)

Días hábiles de retraso (1) (a)-(b)

Sub Alcaldía Cotahuma

GMLP-

617/2008

04/04/2008 88.076,76 26/11/2008 153

Sub Alcaldía Max Paredes

GMLP-

398/2008

28/03/2008 57.882,44 08/10/2008 124

Sub Alcaldía Zongo

GMLP-

339/2008

28/03/2008 89.959.73 18/09/2008 110

Sub Alcaldía

Antonio

GMLP-

1318/2008

20/05/2008 104.995.81 23/10/2008 98

Sub Alcaldía

zongo

GMLP-

375/2008

03/04/2008 46.633,54 18/08/2008/ 83

Sub Alcaldía Max Paredes

GMLP-

410/2008

27/03/2008 72.010,20 21/07/2008 69

Oficialía Mayor de Promoción Económica

GMLP-434/2008

27/03/2008 95.375,93 08/07/2008 61

Sub Alcaldía

Hampaturi

GMLP-

333/2008

04/04/2008 62/780.03 03/07/2008 52


GMLP-

35/2008

07/01/2008 89.873,73 07/03/2008 32

Sub Alcaldía Sur GMLP-

1039/2008

07/04/2008 79.074,81 05/06/2008 31

(1) Días hábiles de retraso sin considerar los 10 días hábiles establecidos en el artículo 24 incisos r) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008.




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Por otra parte, la Lic. Alejandra Altuzarra, responsable del Centro Administrativo Financiero de Administración General, señala que la causa para que el retraso en la remisión del as carpetas de los procesos de contratación a la Unidad de Procesos de Contratación, se debe al retaso en la firma del contrato por parte de la Empresa adjudicada, u que no se produjo ningún tipo de perjuicio para el GMLP puesto que en todas las instancias del proceso se busco precautelar los intereses institucionales; lo mencionado demuestra además que no se hace cumplir los previsto sobre el plazo que el adjudicado tiene para firmar el contrato.

En el cado de la Subalcaldia de Zongo, manifiestan que existían irregularidades por parte del ex Responsable del Centro Administrativo Financiero en anteriores gestiones, debido a la falta de firmas, por otra parte, Carlos López Gonzales, ex Responsables del Centro Administrativo Financiero son firmas en la lista de control de documentos y que la causa para el retraso se debió netamente a las recargadas tareas de cierre de gestión y la falta de apoyo en el Centro Administrativo y Financiero, por cuanto era la única persona en esa Unidad Organizacional; este aspecto demuestra que no se tuvo el debido control para remitir oportunamente las carpetas que respaldan los procesos de contratación a la UPC, por parte del Responsable del Centro Administrativo Financiero, pese a contar con 10 días para hacerlo.

Con relación al as observaciones realizadas a la Unidad de Procesos de Contratación sobre retraso al plazo de firma de contratos y envío de las carpetas al Archivo de la propia UPC, la Comisión de Auditoria el 30/07/2008 mediante “Formulario de Solicitud de información y Documentación a Servidores Públicos Municipales”, solicito a la Lic. Elva Gonzales, Jefe de la Unidad de Procesos de Contratación y al Ing. Marco Antonio Paco, Responsable de Boletas y Pólizas de Garantía, informar y documentar sobre las causas que dieron lugar a las observaciones.

En respuesta, la Lic. Elva González López, Jefe de la Unidad de Procesos de Contratación y la Ing. Pamela FerrufinoArduz, Analista de Procesos de Contratación, señalan:

a) “Para los procesos comprendidos en el rango de Bs200.001 a Bs500.000 (modalidad de contratación ANPE) el tiempo establecido en el articulo Vigésimo Sexto de Resolución Municipal 056 de 26 de febrero de 2008, para el envío de carpetas al archivo una vez suscritos y numerados los contratos correspondientes es de 5 (cinco) días hábiles, contados desde la remisión de la carpeta al analista encargado para cerrar el proceso en el SICOES mediante formulario 200 y elaboración del listado de verificación de documentos”.

Al respecto, asumiendo lo mencionado en la evaluación se verificaron casos que superan los 11 días hasta inclusive más de los 20 días.

Asimismo, en la respuesta indica que: “…..la fecha en la que se elabora el contrato no es en la mayoría de los casos la misma en la que el responsable de la contratación (RPA) y el contratista adjudicado firman el mismo, razón por la cual, el




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tiempo no es uniforme en todos los casos, siendo que el personal de la UPC envía al archivo las carpetas de los procesos de contratación concluidos (con contrato numerado) en el menor tiempo posible.”

“se sugiere verificar las actuaciones en los proveídos de la hoja de ruta de cada carpeta, en la que se establece los plazos reales en los que se desarrollaron las actividades correspondientes a cada etapa del proceso de contratación.”

Las aclaraciones efectuadas demuestran además que no se hace cumplir los plazos para l afirma de contratos, además la Comisión de Auditoria considero los documentos que se indican en el párrafo anterior, lo que dio lugar a emitir las observaciones.

b) “si bien la Resolución Municipal 056 de 26 de febrero de 2008 establece un plazo para los procesos bajo la modalidad ANPE (Bs200.001) de 16 días hábiles contados desde la nota de adjudicación hasta la suscripción del contrato por el adjudicado, este plazo se contabiliza desde que la empresa adjudicada recoge la nota de adjudicación, fecha que no siempre coincide con la de la emisión de este documento. Además existen casos en los que la empresa solicita ampliación de plazo para la presentación de los documentos solicitados para la elaboración de contrato, término que puede ampliarse en 5(cinco) días hábiles adicionales conforme a lo establecido en el numeral II del Articulo Vigésimo Sexto de la Resolución Municipal.”

En caso de contrataciones bajo la modalidad de licitación Pública desde Bs 500.000.000 en el que el plazo establecido en la RM 056 es de 25 días hábiles, el proceso es el mismo detallado en el párrafo anterior, con la salvedad que el plazo de ampliación alcanza a los 7 (siete) días hábiles, en conformidad al artículo Decimo Quinto de la Resolución antes mencionada.”

Sobre la aclaración, la Comisión de Auditoria, tomo en cuenta dichos plazos, por lo que las justificaciones no desvirtúan la observación.

Finalmente menciona que: “En todos los casos, el tiempo que la UPC emplea para el envío a archivo de un proceso que cuenta con los contratos numerados puede verificarse en los respectivos proveídos de las hojas de ruta asignadas.”

Sobre lo mencionado, la Comisión de Auditoria verifico las fechas de los contratos u las fechas registradas en las hojas de ruta mediante las cuales se remite al Archivo DGA-UPC, para emitir la observación, según se demuestra en los ejemplos citados a continuación, por lo que no se desvirtúa la observación:




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Nº

Contrato

Importe Bs

Recepción de la carpeta del proceso de contratación en la UPC

Nº

Fecha (a)

Fecha de recepción en el Archivo en el Archivo de la UPC (b)

Días hábiles posteriores a la firma del contrato (a) – (b)

1 GMLP-

2194/2008

27/08/2008 395.753,38 22/09/2008 18

2 GMLP-

15/2008

23/01/2008 3.914.579,74 21/02/2008 19

3 GMLP-2881/2008

18/12/2008 1.000.000,00 17/01/2009 19

4 GMLP-

7/2008

19/12/2008 3.699.900.85 22/01/2008 23

5 GMLP-2664/2008

31/10/2008 232.350,00 08/12/2008 26

6 GMLP-

2796/2008

24/11/2008 895.865,51 24/12/2008 22

7 GMLP-

1293/2008

07/05/2008 295.501,23 17/06/2008 28

8 GMLP-

2888/2008

08/12/2008 594.508,24 28/01/2008 35

9 GMLP-

2138/2008

21/07/2008 532.608,00 30/09/2008 50

10 GMLP-

65/2008

31/12/2007 514.206,00 22/02/2008 36

Por los aspectos descritos, la causa de las observaciones se debe al deficiente control de los Responsables de los Centros Administrativos y de la Unidad de Procesos de Contratación en hacer cumplir los plazos previstos para la firma de contratos u su envío al Archivo de la UPC; adicionalmente, se debe a que no se




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estableció plazos para que la UPC remita a su Archivo los procesos de contratación mayores a Bs200.000.

La falta de oportunidad en la fiema de contratos y su envío al Archivo de la UPC genera el riesgo de que la información trimestral que emite la Unidad de Procesos de Contratación sobre las boletas y Pólizas de garantía, no sea integra y confiable para la toma de decisiones.

Asimismo, puede dar lugar a la remisión inoportuna de los procesos de contratación al Concejo Municipal a través de la Jefatura de la Unidad de Contrataciones para su aprobación, de acuerdo a lo establecido en el articulo 12 numeral 11 de la Ley 2028 de Municipalidades; así como demora en su remisión a la Contraloría General del Estado, según establece el artículo noveno, inciso p) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008.

Recomendación

Recomendamos al Alcalde Municipal, atreves de Secretaria Ejecutiva, instruir a la Dirección de Administración General instruya a la Unidad de Procesos de Contratación.

a) La incorporación y aprobación de normativa específica que establezca plazos para envió a Archivo de la UPC de los contratos a cargo de la propia UPC, en atención a lo establecido en el artículo 9 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, mientras se apruebe dicha normativa emitida instructivo estableciendo dicho plazo, y controlar su cumplimiento.

b) Ejercer mayor control pata cumplir con el plazo previsto en el artículo 9 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, para la suscripción de los contratos cuyos procesos de contratación se encuentran bajo su responsabilidad.

Asimismo, recomendamos al Alcalde Municipal, instruya a:

a) Los oficiales Mayores: Técnico, de Desarrollo Humano, de Culturas y de Promoción Económica, Coordinadora Despacho del Sr. Alcalde, Coordinador del Programa Barrios de Verdad, Gerente del Parque Urbano Central, a los Subalcaldes de Cotahuma, Maximiliano Paredes, Periférica, San Antonio, Sur Mallasa, Centro, Financieros, controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en la suscripción del contrato, según establece el articulo24 numeral I incisos o) y p) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, y el envío de los mismo en el plazo de 10 días hábiles al Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación según establece el artículo 24 inciso r) de dicha Resolución.

b) A la Oficialía Mayor de Promoción Económica a través de la Administradora del Zoológico Municipal; instruya al Responsable del Centro Administrativo Financiero, controlar el cumplimiento del plazo en la suscripción del contrato según lo establecido en el articulo 24 numeral I incisos o) y p) de la Resolución Nº 056/2008.




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Por otra parte, recomendamos al Alcalde Municipal, haga conocer al Presidente del Concejo Municipal para que instruya a través de la Secretaria del Concejo Municipal, al Director Administrativo Financiero, cumplir con el plazo establecido en el articulo 24 numeral I incisos o) y p) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 para el establecimiento de responsabilidades y sanciones.

Comentarios

Subalcaldia de Mallasa

Mediante nota CITE: OF. Al 1279/2009 del 14/12/2009, Auditoría Interna del GMLP, solicito a Erik Rojas, Subalcalde de Mallasa, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Erik Rojas, Subalcalde de Mallasa, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 135430 del 24/12/2009 el informe CITE: SAM C.A.F. Nº 115/2009, señalando que: “a fin de aclaración en el retaso de las carpetas de los procesos de contracción a la aclaratorios que se acompañan a cada carpeta que fue remitida a la U.P.C, con retraso, siendo que estas aclaraciones se suscitaron en todos los proceso que son parte de la observación, siendo la principal: el principal obstáculo que presenta la SubalcaldiaMallasa está referido al sistema de internet, que por no contar con equipos propios para el servicio (WI FII, Fibra Óptica y otros), recure al alquiler del cableado para poder contar con este servicio que incluso es redistribuido al Zoológico Municipal. Este hecho provoca cortes del servicio, lentitud en el sistema e incluso el daño a equipos distribuidores de red (equipos quemados), siendo este hecho de conocimiento general y que perjudica no solo a la remisión de carpetas de procesos, sino también remisión de Tramites vía SITRAM, Procesos de Pagos y otros”.

Asimismo señala que: “También se aclara que el Centro Administrativo Financiero de la Sub Alcaldía Mallasa, no cuenta con el suficiente personal para poder realizar todas las actividades a la parte Administrativa-Financiera, por lo que recae en dos personas la elaboración de CBC, publicación armado de carpetas, remisión a la UPC, remisión de Actas, procesamiento de Pagos u demás y dados los hechos que sucedieron en la SubalcaldiaMallasa como es el cambio de autoridades (Subalcalde, Secretario General, Responsable Administrativo u otro personal), se presento un retraso considerable en la ejecución de carpetas (inicios de procesos), lo que ocasiono una acumulación casi a fin de gestión, de varios procesos u que a la par se debían procesar los respectivos pagos de obligaciones generadas a esa fecha”.

Al respecto, las justificaciones presentadas por la Subalcaldia de Mallasa no desvirtúan la observación, referida a la suscripción de contratos con posterioridad al plazo establecido en la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 28/2008 y a los retrasos en la remisión de las carpetas de los procesos de contratación al Archivo de la Unidad de Procesos de ¨Contratación; en consecuencia, la observación y recomendación se mantiene.

Zoológico Municipal




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Mediante nota CITE: OF. Al – 1263/2009 del 14/12/2009, Auditoría Interna del GMLP, solicito a la Lic. María Del Carmen Camacho, Administradora General del Zoológico Municipal, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación, en respuesta, la Lic., María Del Carmen Camacho, Administradora General del Zoológico Municipal, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 135443 del 23/12/2009 la nota GMLP/OMPE/DSM/UMD/ZOO/151/2009 del 23/12/2009, señalando que: “La Recomendación 2.2.1 inciso a) es ACEPTADA”; consecuentemente, la observación y recomendación referida a contratos suscritos con posterioridad al plazo establecido en la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008 se mantiene.

Administración General-Coordinación Despacho del Sr. Alcalde

Mediante nota CITE: OF. Al-1250/2009 del 14/12/2009, Auditoría Interna del GMLP, solicito a la Lic. JeannettRospingliosi V., Coordinadora Despacho Sr Alcalde, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Lic. JeannettRospingliosi V., Coordinadora del Despacho Sr. Alcalde, remite Hoja de Ruta Nº 135432 del 23/12/2009 la nota Cite CAF D.S. 10 Nª380/09 del 22/12/2009, señalando que: “En lo que concierne a las recomendaciones vertidas a través del citado informe en el punto 2.2.1 referido al Incumplimiento de plazo en la firma de contrato y posterior remisión de las carpetas de los procesos de contratación al archivo de la Unidad de Procesos de Contratación se debe aclarar que los casos en los que este CAF ha incurrido en demora se deben principalmente a que las empresas adjudicadas, si bien realizan la presentación de su documentación para la elaboración de los correspondientes contratos dentro de los plazos establecidos mediante su personal administrativo, al momento de realizar la suscripción de los mismo exceden el plazo límite puesto que pop lo general al tratarse de empresas grandes sus representantes legales suelen por sus recargadas labores no apersonarse ante nuestra asesora legal para efectuar la firma correspondiente , tal es así que son nuestros funcionarios e incluso funcionarios de nuestras unidades ejecutoras son quienes deben dirigirse insistentemente a las empresas a fin de lograr que se firmen los contratos antes mencionados”. “Asimismo debe señalar que en ninguno de estos casos se ha incurrido en demora por negligencia o por falta de control, mas al contrario estos casos particulares han tenido el seguimiento y análisis respectivo para proceder a esperar que estas empresas se apersonen a suscribir los contratos respectivos puesto que en la mayoría de los casos no se contaba con una segunda empresa calificada o debido a que por la naturaleza de la contratación se contaba con un único proveedor e incurrir en un nuevo proceso de contratación hubiera causado mayores retrasos para los intereses del GMLP”.

Al respecto, las justificaciones presentadas por Administración General dependiente de la Coordinadora Despacho Sr, Alcalde, no desvirtúan la observación, referida a la suscripción de contratos con posterioridad al plazo establecido en la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008 y que también existen retrasos en la remisión de las carpetas de los procesos de contratación al Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación; en consecuencia, la observación u recomendación se mantiene.




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SubalcaldiaZongo

Mediante nota CITE: OF. Al-1261/2009 del 14/12/2009, Auditoría Interna del GMLP, solicito a francisco Cordero, Subalcalde de Zongo, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Francisco Cordero, Subalcade de Zongo, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 135471 del 28/12/2009 su comentario, señalando que: “La condición rural de Zongo y dado que la mayoría de los contratistas son lugareños, dificulta en alguna medida con el cumplimiento de plazos,…”. “El CAF de la SAZ, no tiene el suficiente personal de apoyo y los procesos de contratación se encuentran él”. “De hecho ninguno de estos elementos son excusas para justificar responsabilidades, empero son elementos para considerarlos previo establecimiento de responsabilidades, empero son elementos para considerar previo establecimiento de responsabilidades y sanciones”.

Al respecto, las justificaciones presentadas por la Subalcaldia de Zongo no desvirtúan la observación; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.

Secretaria Ejecutiva

Mediante notas Nros CITE: OF. Al-1275/2009 y CITE: OF. Al 1309/2009 del 18/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicito al Dr. Javier Zarate T., Secretario Ejecutivo, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, el Dr. Javier Zarate T., Secretario Ejecutivo, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 135429 del 29/12/2009 el informe C.A.F. /S.E. Nº 021/09 del 24/12/2009, señalando que: “La Recomendación ES ACEPTADA”; consecuentemente, la observación y recomendación referida a retraso en la remisión de las carpetas de los procesos de contratación al Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación se mantiene.

Subalcaldia Periférica

Mediante notas Nros CITE: OF. Al -1264/2009 y CITE: OF. Al-1308/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna de GMLP, solicito al Arq. Isaac Fernández Cano, subalcaldea.i. Distrito II Periférica, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, el Arq. Isaac Fernández Cano, Subalcaldea.i. Distrito III Periférica, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 135481 del 30/12/2009 el informe CAF Nº 111/2009 del 29/12/2009, señalando que “Centro Administrativo Financiero de la Sub Alcaldía Periférica, realiza el control del proceso de contratación en cumplimiento a la Resolución Municipal 056/2008; cabe mencionar que las carpetas de obras de bienes y servicios son enviadas a la unidad de Procesos de Contratación de acuerdo a Articulo 24 incisos o), p), r) y t) y Articulo 23 incisos i) y j) de la Resolución Municipal 056/2008, las carpetas enviadas a la DAG-UPC con retraso de 10 y 5 días hábiles respectivamente se adjunta un informe de justificación de retraso, la justificación de retraso se debe fundamentalmente a que la Sub Alcaldía realiza contrataciones que varían de 5 a 15 obras en una sola publicación por ejemplo en la feria a la inversa la Sub Alcaldía Periférica publico 50 obras lo cual




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por la cantidad de las carpetas requiere que rodas las carpetas una por una sean revisadas foliadas fotocopiadas para su envío a la DAG-UPC, generándose un retraso en el envío de las carpetas a la DAG-UPC”. “El centro Administrativo Financiero de la Sub Alcaldía Periférica, tomara muy en cuenta las observaciones y las recomendaciones de Auditoría Interna, cumplir con los plazos establecidos en la resolución Municipal 0056/2008 y evitar en lo posterior los informes de justificación de retraso de envío de las carpetas a la DAG-UPC”.

Al respecto, las justificaciones presentadas por la Sub Alcaldía Periférica, no desvirtúa la observación referida al retraso en la remisión de las carpetas de los proceso de contratación al Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación y no se pronuncia sobre los contratos suscritos con posterioridad al plazo establecido en la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.


Mediante notas Nros. CITE: OF. Al -1252/2009 y CITE: OF. Al 1301/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicito al Lic. Julio C. Figueroa R., Oficial Mayor de Desarrollo Humano, emitir sus comentarios opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, el Lic. Julio C. Figueroa R., Oficial Mayor de Desarrollo Humano, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 137475 del 31/12/2009 la nota CITE: CAF-OMDH Nº 1245/2009 del 30/12/2009, señalando que: “Como Centro Administrativo de la OMDH Nº 1245/2009 del 30/12/2009, señalando que “Como Centro Administrativo de la OMDH; cumplimos con los plazos del proceso de contratación según norma, la demora en la remisión a la Unidad de Procesos y Contrataciones que atribuyen a que la Oficialía Mayor de Desarrollo Humano, desde la firma del contrato sin numeración, se debe a que como oficialía el contrato solo firmado no e3s valido, sino al contrario debo ser numerado por Asesoría Legal, hecho que ocasiona un movimiento adicional a trabes del Sitr@m ya que debe volver a subir a despacho de la OMDH y viceversa para que retome la CAF-OMDH el contrato numerado” una vez obtenido el Contrato Numerado se tiene que realizar el cierre en el SICOES como en el SIM – Contrataciones, cargando y foliando todo el proceso de contratación para que la foliación sea cargado en el FRP-9, documentos que son cargados de manera manual para cada proceso ocasionando demora en la remisión a la UPC por la cantidad de procesos que realiza el CAF para con todas nuestras Direcciones (Educación, Salud, Derechos Ciudadanos, Deportes y Seguridad Ciudadana); aclaración que es necesario hacerla ya que estos pasos adicionales no son computados en los plazos de norma y que en cada una de las carpetas tienen su informe aclaratorio de la demora.”

Al respecto, las justificaciones presentadas por la Oficialía Mayor de Desarrollo Humano, no desvirtúa la observación referida al retraso en la remisión de las carpetas de los procesos de contratación al Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación y no se pronuncia sobre los contratos suscritos con posterioridad al plazo establecido en la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.




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Sub Alcaldía Hampaturi

Mediante notas Nros, CITE: OF. Al – 1260/2009 y CITE: OF. Al – 1306/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicito a Rosendo Aguilar Chambi, Sub Alcalde Distrito Hampaturi, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Rosendo Aguilar Chambi, Sub Alcalde Distrito Hampaturi, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 137519 del 31/12/2009 la nota CITE: SAHP Nº 297/2009 del 28/12/2009, señalando que “Recomendación 2.2.1, por lo observado en el detalle de las carpetas observadas se evidencia que se trata de procesos correspondientes a la Gestión 2008, puesto que el actual personal que presta sus servicios en nuestra unidad organizacional e intervienen de forma directa en los procesos de contratación, fueron designados en sus cargos durante el primer cuatrimestre de la presente gestión, desconociendo las razones por el incumplimiento a los plazos establecidos en la Resolución Municipal Nº 056/2008, sobre la firma de contrato y remisión de la carpetas a la Unidad de Procesos de Contratación.”

Al respecto, las justificaciones presentadas por la Sub Alcaldía de Hampaturi, no desvirtúan la observación; consecuentemente, la observación recomendación se mantiene.

Oficialía Mayor de Culturas

Mediante notas Nros, CITE: OF. Al 1253/2009 y CITE: OF. Al 1302/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna de GMLP, solicito a Walter Gómez Méndez, Oficial Mayor de Culturas, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Walter Gomes Méndez, Oficial Mayor de Culturas, cuya responsabilidad, tal como señala la Resolución 056/2008 de 26/02/2008, Articulo 24inc. P) es: “…. elaborar el contrato simplificado, cuando corresponda u el RPA lo suscribirá en el plazo máximo de tres (3) días hábiles….”. “Las personas que intervinieron en el proceso durante ese periodo, fueron la ex – asesora legal (Dr. Cristian Coca) y el ex – Responsable del CAF de la Oficialía (Sr. Alberto Zabala Loma), quienes podrían haber informado a que se debió el retraso, en suscribir con posterioridad al plazo establecido en la Resolución 056/2008, sin embargo los indicados funcionarios ya no prestan funciones en esta Oficialía, por lo que desconozco los motivos que suscitaron el retraso”. Asimismo, señala que: “Evidentemente, han existido retrasos en el envío de carpetas a la Unidad de Procesos de Contratación, que consultado con los encargados de Compras del CAF, se debe a motivos de tener que asumir otras tareas como la de foliar la documentación, sacar fotocopias debido al poco personal con el que cuenta el CAF., y paralelamente atender otros procesos de contratación que son requeridas por las cuatro unidades ejecutoras de la Oficialía”, “Sin embargo cabe aclarar, que en cada proceso enviado don demora el Encargado Administrativo remitirá la carpeta con la justificación del retraso en el envío de la carpetas”. Asimismo señala que:”Sin embargo, todas estas observaciones serán tomadas en cuenta para enviar nuevamente incurrir en retrasos que suscitan observación por parte de instancias fiscalizadoras.”




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Al respecto, las justificaciones presentadas por la Oficialía Mayor de Culturas, no desvirtúan la observación; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.

Sub Alcaldía San Antonio

Mediante notas Nros. CITE: OF. Al 1258/2009 y CITE: OF. Al 1304/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna de GMLP, solicito a Jorge Salcedo T., Sub Alcalde de San Antonio, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta Jorge Salcedo T., Sub Alcalde de San Antonio, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 135498 del 04/01/2010 la nota SASA- CAF: 177/09 del 30/12/2009, señalando que “Al respecto, aceptamos la recomendación del informe Borrador, por el incumplimiento a la Resolución Nº 56 de fecha 26/02/2008 donde el CAF debe remitir carpetas de los procesos de contratación e plazo de 10 días después de la firma del Contrato, a la fecha nos encontramos subsanado las falencias para evitar observaciones en lo futuro; solicitando al respecto se considere debido al escaso personal con que contaba el CAF en la gestión auditada.”

Al respecto, la Sub Alcaldía de San Antonio, acepta la recomendación referida al retraso en la remisión de las carpetas de los procesos de contratación al Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación y no se pronuncia sobre los contratos suscritos con posterioridad al plazo establecido en la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.

Programa Barrios de Verdad

Mediante notas Nros. CITE: OF. Al -1255/2009 y CITE: OF. Al 1310/2009 del 14/12/2009 y28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicito al Lic. Luis Fernando Deheza, Coordinador General del Programa Barrios de Verdad, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación, en respuesta, el Lic., Luis Fernando Deheza, Coordinador General del Programa Barrios de Verdad, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 62 del 04/01/2010 la nota CITE: GMLP-PBV-Nº 1158/2009 del 31/12/2009, señalando que: “1) en anexo 5 sobre observaciones a Contratos menores a Bs 200.000 suscritos con posterioridad al plazo establecido en la Resolución Municipal Nº 56/2008 del 26/02/2008, se expone 2 casos por el importe de Bs 104.943.38, para realizar un seguimiento a esta observación no se nos proporciono el detalle de los contratos observados”. “2) En anexo 6 sobre las siguientes observaciones:…. Se tomara en cuenta la recomendación, asimismo se procederá al control efectivo para el cumplimiento del plazo en la suscripción de contrato según establece el artículo 24 numeral I inciso o) y p) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/12/2008, y el envío de los mismos en el plazo de 10 días hábiles al Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación según establece el artículo 24 inciso r) de dicha Resolución.”

Asimismo, señala que “1) En relación a los 666 casos analizados por auditoría Interna en la gestión 2008 y 45 en la gestión 2009, de procesos de contratación




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llevados a cabo por los Centros Administrativos, donde se estableció que las carpetas de los procesos de contratación se remitieron a la Unidad de Procesos de Contratación de la Dirección de Administración General, para su archivo, con demora en relación al plazo de 10 días hábiles establecido en el articulo 24 incisos r) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, en observación realizada expone que el detalle de las mismas se expone en anexo 7, en documentación entregada no incluye este anexo para realizar el efectivo seguimiento al mismo”. “El Programa Barrios de Verdad no recibió estos Formularios de Solicitud de Información y Documentación a Servidores Públicos Municipales en donde nos indican a que se debió las caudas que dieron lugar las observaciones mencionadas en informe borrador.”

Al respecto, se aclara que mediante nota CITE: OF. Al – 1255/2009 del 14/12/2009, dirigida al Ing. Luis Fernando Deheza R., Coordinador del Programa Barrios de verdad, Auditoría Interna remitió todos los anexos para la emisión de comentarios; por otra parte, la Comisión de Auditoria proporciono en forma directa los números de los contrataos observados al Responsable del Programa Barrios de Verdad encargado de realizar los comentarios, ante las consultas verbales realizadas absueltas en la oficina de Auditoría Interna. Asimismo, en los legajos de papeles de trabajo de la Auditoria Operacional del Proceso de Control, Custodia, Renovación, Liberación y Ejecución de Boletas y Pólizas de Garantía en la Unidad de Procesos de Contratación y su Registro Contable por el periodo comprendido del 01/01/2008 al 31/03/2009, se encuentran las copias de los “Formularios de Solicitud de Información y Documentación a Servidores Públicos” que registran los siguientes datos “BARRIOS DE VERDAD- PARA VIVIR CON DIGNIDAD – 09 JULIO 2009 – RECIBIDO- Hrs. 15:43 Fojas 6”, “BARRIOS DE VERDAD- PARA VIVIR CON DIGNIDAD -21 JULIO 2009 – RECIBIDO – Hrs. 9:36 Fojas 11”, dichos Formularios corresponden a las solicitudes de información sobre las causas sobre las causas que dieron origen a las observaciones donde se adjuntaron los anexos 1, 2 y 3 detallados, dichas solicitudes no fueron respondidas por el Programa Barrios de Verdad; en consecuencia, las justificaciones presentadas por el Programa Barrios de Verdad referente a que no se proporciono el detalle de los contratos observados para un efectivo seguimiento no corresponde, razón por la cual no se desvirtúa la observación; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.

Sub Alcaldía Centro

Mediante notas Nros. CITE: OF. Al 1259/2009 y CITE:-1305/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicito a la Lic. Celia Ramos A., Sub Alcaldesa del Distrito Centro, emitir sus cometarios opinión o aclaración el forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Teresa Vargas Arce, Responsable del Centro Administrativo Financiero de la Sub Alcaldía Centro, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 135658 del 07/01/2010 la nota Cite: SAC-CAF/02/2010 del 06/01/2010, sobre “COMENTARIOS INFORME BORRADOR” señalando que:”El Centro Administrativo Financiero de la Sub Alcaldía Centro realiza controles internos, con el objetivo principal de dar cumplimiento a los




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plazos establecidos en las Normas en vigencia, ya que cualquier incumplimiento ocasiona otro procedimiento y este ultimo puede generar muchas complicaciones al proceso de contratación”. “la recarga laboral a la que nos referimos es que contamos con un solo Encargado de Compras, quien realiza varios procesos de contratación al mismo tiempo y plazos similares, cuando el contrato está firmado por ambas partes en la fecha que establece el documento, aun existe algunos pasos posteriores como ser la numeración en el Sistema SIM, la elaboración aprobación del compromiso en el Sistema SIGMA, foliación (muchas veces los procesos son ampulosos), revisión pormenorizada para la elaboración y firma del FRP – 9, elaboración de la nota de remisión al archivo de la UPC, razón por la que nosotros señalamos la recarga laboral. Dentro de nuestro control tenemos dos casos establecidos que podríamos contarlos como demora pero se tiene que analizar si no existió algún feriado intermedio.”

Con relación a los mencionado, como ejemplo de la observación citamos al Contrato Nº GMLP – 2369/2008 por Bs78.626,25, cuya nota de adjudicación es del 24/09/2008 y el contrato fue suscrito el 03/10/2008, siete (7) días hábiles posteriores a la nota de adjudicación; según el artículo 24 inciso o) y p) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 señala que el plazo para la suscripción del contrato es de seis (6) días hábiles posteriores a la nota de adjudicación del mismo. Por otra parte, la carpeta del proceso de contratación fue remitido a la UPC el 23/10/2008, 14 (catorce) días hábiles posteriores a la suscripción del contrato siendo que el articulo 24 inciso r) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 señala que en un plazo no mayor a (10) diez días hábiles de efectuada la suscripción del contrato, el Encargado del CAF remitirá a la DAG – UPC la carpeta del proceso de contratación, razón por la cual existe 4 (cuatro) días hábiles de retaso en la remisión de la carpeta que respalda el proceso de contratación.

Por lo expuesto, las justificaciones presentadas por la Sub Alcaldía Centro, no desvirtúa la observación; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene

Dirección Administrativa General

Mediante nota Nros CITE: OF. Al – 1249/2009 y CITE: OF. Al – 1300/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicito al Dr. Ángelo Estivares C., Director de Administración General, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación, en respuesta, el Abg. Mgp. Ángelo Estivares C., Director Administración General, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 1354543 del 12/01/2010, señalando que: “Al respecto, la Unidad de Procesos de Contratación (UPC) deberá considerar e incorporar en el Reglamento de las NB – SABS del Gobierno Municipal de La Paz, los plazos para el envío de los contratos y documentación correspondiente de los procesos de contratación concluidos a su cargo , a Archivo de la UPC; sin embargo, en tanto se perfeccione dicho instrumento legal, se sugiere que la UPC emita un instructivo que establezca lo recomendado por el Informe Borrador de la Auditoria Operacional”. “La Unidad de Procesos de Contratación ha venido realizando el control para el cumplimiento de los plazos establecidos en la Resolución Municipal Nº 056/2008; sin




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embargo, no depende solo de dicha Unidad, debido a que los contratos son remitidos para su fiema de los RPA´s y RPC´s por conducto regular, como corresponde, tardando en la mayoría de los casos más del tiempo permitido, a eso se suma que las empresas y contratistas una vez notificados para firmar el contrato, no se hacen presentes de inmediato y muchas veces los representantes legales se encuentran de viaje”. De la misma forma, cuando los contratos son firmados por la Máxima Autoridad del Proceso de Contratación (MAE), mínimamente deben pasar por cinco instancias para la recisión de los contratos y su devolución lleva otras cinco instancias, repitiéndose este procedimiento cuando se envía los contratos en su impresión final; razones por las cuales, impiden cumplir los plazos establecidos por la referida Resolución Municipal Nº 056/2008.”

Por otra parte, señala “…se concluye tomar muy en cuenta las actividades y/o procedimientos que lleva la Unidad de Procesos de Contratación al realizar los procesos que tiene a su cargo , toda vez que son coordinados con las Unidades Organizaciones del GMLP, debiéndose evaluar los tiempos reales que lleva todo proceso de contratación.”

Al respecto, las justificaciones presentadas por la Dirección de Administración General, no desvirtúa la observación; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.

Oficialía Mayor de promoción Económica

Mediante notas Nros. CITE: OF. Al 1254/2009 y CITE: OF. Al – 1303/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009 respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicito a la Lic., Rosa Talavera S., Oficiala Mayor de Promoción Económica, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación, en respuesta, la Lic. Rosa Talavera S., Oficiala Mayor de Promoción Económica, remite adjunto a la Hoja de Ruta Nº 137792 del 15/01/2010 el informe GMLP/OMPE/CAF/02/2010 del 15/01/2010, señalando que: “R.- el envío de documentación de los procesos de contratación a la Unidad de Procesos de Contratación se debe:

Elaborado los contratos por Asesoría Legal, si comunica a los adjudicados para que pasen a su firma los contratos, por lo que generalmente tardan 3 a 5 días hábiles, como se tiene la necesidad de contar con el servicio y por la demora que lleva adjudicar al segundo proponente que en la mayoría de los casos, no existe debido a que técnicamente incumplan, es que se opta por la espera.

S consecuencia de los mencionado anteriormente, es que se genera el retraso en la remisión de las carpetas a la Unidad de Procesos de Contratación.

Se debe considerar también que si existe algún error de digitación en el sistema, el mismo implica la corrección mediante la DAG con nota por Sitram, para que se resuelve el mismo, que tarda a 3 a 5 días hábiles, que también genera la demora en los documentos.”




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Al respecto, las justificaciones presentadas por la Oficialía Mayor de Promoción Económica, no de3svirtua la observación referida al retraso en la remisión de las carpetas de los procesos de contratación al Archivo de la Unidad de Procesos de Contratación y sobre los contratos suscritos con posterioridad al plazo establecido en la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.

Concejo Municipal, Oficiala Mayor Técnica, Parque Urbano Central, Sub Alcaldías de Cotahuma, Maximiliano Paredes y Sur.

Mediante nota Nros CITE: OF. Al 1245/2009, CITE: OF. Al – 1246/2009, CITE: OF. Al 1256/2009, CITE: OF. Al 1257/2009 y CITE: OF. Al 1262/2009 todas del 14/12/2009 y CITE: OF. Al 1313/2009 del 28/12/2009, reiteradas con notas Nros. CITE: OF. Al – 1296/2009, CITE: OF. Al – 1297/2009, CITE: OF. 1307/2009 y CITE: OF. Al 1311/2009 todas del 28/12/2009, CITE OF. Al – 1312/2009 del 29/12/2009 y CITE: OF. Al – 1323/2009 del 31/12/2009, Auditoría Interna del GMLP, solicito al Arq. Diego Vargas F. Gerente del Parque Urbano Central, Lic. Gabriela Niño de Guzmán Secretaria del Concejo Municipal, Dr. Edgar Torres I., Sub Alcalde Distrito I Cotahuma.

2.2.2 Boletas y Pólizas de Garantía no informada oportunamente a la Unidad de Procesos de Contratación en una muestra de 902 boletas y pólizas de garantía de cumplimiento de contratos analizados u que fueron extractadas de la base de datos de la planilla Excel a cargo del Responsable de Pólizas y Boletas de Garantía (831 correspondientes a la gestión a la gestión 2008 y 71 de la gestión 2009), se identifico que en 198 casos equivalente al 21,95% del total de la muestra, las garantías citadas fueron remitidas por los Centros Administrativos y la propia Unidad de Procesos de Contratación con demoras que oscilan entre 1 a 119 días posteriores al inicio de la vigencia de la garantía, en el caso de nuevas garantías, como se resume a continuación y se detalla en el anexo 9 del presente informe:

2.2.3

Detalle Contrato Nº

Garantía Nº

Vigencia Fecha de recepción de las garantías por la U.P.C. (b)

Días hab. Transcurridos desde (a)-(b)

Del (a) Al

Sub Alcaldía San Antonio (1)

GMLP –

1683/2008

A0153731 23/06/08 20/12/08 17/12/08 119

Sub Alcaldía Zongo (1)

GMLP –

339/2008

M0001256 21/03/08 21/09/08 18/09/08 119




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Sub Alcaldía

Cotahuma (1)

GMLP –

757/2008

92-22

Lpc00800416

27/03/08 23/09/08 05/08/08 88

Sub Alcaldía

Max Paredes (1)

GMLP –

330/2008

CCO-LP

0209983/08

27/03/08 23/09/08 21/07/08 77

Sub Alcaldía

Hampaturi(1)

GMLP –

333/2008

M0001255 24/03/08 01/09/08 03/07/08 66

Sub Alcaldía

San Antonio (1)

GMLP –

427/2008

CC0-LP

0210053/08

20/03/08 18/07/08 03/07/08 66

Oficialía Mayor de Desarrollo Humano (1)

GMLP –

45/2008

92-22-

LPC0080004

28/12/07 24/08/08 12/03/08 48

Sub Alcaldía

Sur (1)

GMLP –

1102/2008

CCO-

LP0209959/08

24/03/08 20/09/08 05/06/08 46

Oficialía Mayor de Prom. Eco. (1)

GMLP –

1062/2008

A0152667 16/03/08 12/09/08 30/05/08 42

Sub Alcaldía

Cotahuma (1)

GMLP –

671/2008

LPC00800461

28/03/08 23/11/08 30/05/08 42

Oficialía Mayor de Prom. Eco. (1)

GMLP –

753/2008

101922212-2007

31/03/08 27/09/08 21/04/08 15

Sub Alcaldía

San Antonio

GMLP –

1927/2008

A0153750 25/06/08 21/04/08 19/08/08 34

Programa Barrios de Verdad (2)

GMLP –

787/2008

10100971/08

14/03/08 14/01/09 21/04/08 15




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Oficialía Mayor de Desarrollo Humano (1)

GMLP –

18/2008

CSU-LP-0201044/08

19/03/08 19/12/09 12/02/08 28

(1) Procesos de contratación realizados en los Centros Administrativos Financieros .

(2) Procesos de contratación realizados en la Unidad de Procesos de Contratación.

En relación a la información de las actas de conformidad de servicios contratados y actas de recepción definitiva de bienes y obras, que deben remitir los Centros Administrativos y la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios, también se han identificado un total de 284 casos, cuyas demoras desde la fecha de emisión de las citadas actas, oscilan entre 6 y 211 días hábiles, como se resume a continuación y se detalla en el anexo 10 del presente informe:

Centros Administrativos Financieros

Contrato Nº

Objeto Vigencia Fecha de recepción del Acta Definitiva en la UPC (b)

Días hab. Transcurridos desde (a)-(b)

Importe Bs

Fecha Acta de Recepción Definitiva (a)

Sub Alcaldía Centro

GMLP –

823/2008

Mejoramiento vial Alto Miraflores

74.996.39

04/08/08 05/06/09 211

Sub Alcaldía Cotahuma

GMLP –

606

Mejoramiento vial zona El Vergel

89.318.39

18/08/08 02/06/09 199

Sub Alcaldía

San Antonio

GMLP –

1317/2008

Mejoramiento vial calle 7 zona Metropolitano

119.958.89

14/07/08 24/04/09 196

Sub Alcaldía

Sur

GMLP –

889/2008

Empedrado final calle 38 Chasquipampa

54.831.88

19/06/08 27/03/09 194

OMPE GMLP – Refacción cubiertas

115.001.80

07/07/08 31/03/09 184




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349/2008 sector antiguo

Sub Alcaldía

San Antonio

GMLP –

1318/2008

Muro de contención calle Marcelo

Quiroga

104.995.81

11/07/08 13/03/09 168

Sub Alcaldía

Periférica

GMLP –

253/2008

Muro contención zona Las Carmelitas

77.843.40

04/08/08 02/02/09 126

Sub Alcaldía

Max Paredes

GMLP –

401/2008

Mejoramiento vial calle Z Alto Mariscal Santa Cruz

98.691.54

13/07/08 08/01/09 123

Sub Alcaldía

San Antonio

GMLP –

1320/2008

Estabilización suelos

119979.63

08/09/08 05/03/09 123

Sub Alcaldía

Zongo

GMLP –

332/2008

Construcción baño público Villa Esperanza

45.464.79

10/10/08 25/03/09 113

Los casos observados corresponden a los Centros Administrativos Financieros; con relación a la Dirección de Fiscalización de Obras Servicios, en el periodo auditado (2008 a marzo 2009), la Comisión de Auditoria verifico que el 29/01/2009, el responsable de Pólizas y Boletas de Garantía, recibió el informe INF. INT ARCHIVO D.F.O.S. Nº 070.2008, del 29/01/2009, emitido por Rosemarie Troche Sánchez, Responsable de Recepción – Entrega de Actas y Base de Datos, de la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios, que adjunta 586 actas definitivas de la gestión 2008.

Respecto a las Actas de Recepción Definitivas de Obras correspondientes a la gestión 2009, mediante nota D.F.O.S./OF.0658/2009, del 10/08/2009, el Ing. Mauricio Sagarnaga, Director de Fiscalización de Obras y Servicios, remite a la Dirección de Administración General, el informe D.F.O.S.Nº 940/2009, del 07/08/2009, y fotocopias de actas definitivas correspondientes al periodo enero a junio de 2009.

Sobre lo mencionado, el articulo 10 incisos l) y m) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, establece que los Centros Administrativos Financieros deben:




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l) Remitir a la DAG – UPC en forma oportuna la garantas de cumplimento de contrato, correcta inversión de anticipo y garantía adicional a la garantía de cumplimiento de contrato….”

m) Remitir a la DAG – UPC las actas de recepción definitiva o acta de conformidad para la correspondiente liberación de garantías de cumplimiento de contrato, aplicando los modelos de acta publicados por la DAG – UPC.”

El artículo 43, establece que la DAG - UPC con carácter previo a la numeración de cualquier contrato resultante de un proceso de contratación bajo la modalidad de ANPE de Bs.5.001 a Bs.200.000, verifique la existencia en la carpeta de la documentación: “Nº 13 Garantía o retención (cuando corresponda).”

Al respecto, el inciso “r)”, del artículo 24, de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, señala que: “En un plazo no mayor a diez (10) días hábiles de efectuada la suscripción del Contrato y Orden de Compra, el Encargado de compras del CAF, remitirá a la DAG – UPC la carpeta del proceso de contratación con dos (2) ejemplares en original del Contrato suscrito y numerado o no, para fines de archivo, custodia y reporte de dicho proceso a la CGR y al HCM, según corresponda.”

Asimismo, el articulo 40 punto III establece que “Para la liberación de las Garantías de cumplimiento de contrato, los CAFs (en el caso de bienes o servicios) o la DFOS (en el caso de obras), en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles de haber informado mediante Formulario 500 del SICOES la recepción del Bien, obra o Servicio, deberán enviar a la DAG – UPC, original o copia legalizada del acta de recepción definitiva en el caso de bienes y obras o Actas de ¨Conformidad de servicio en el caso de servicios junto con la copia del Formulario antes citado.”

El articulo 8 inciso b) establece que “En caso de contratación de obras, la DFOS es responsable por la oportuna remisión de las actas de recepción definitiva de obras a la DAG – UPC para la correspondiente liberación de garantías.”

Respecto a los observado, la Comisión de Auditoría, el 21/07/2009 mediante “Formularios de solicitud de Información y Documentación a Servidores Públicos Municipales”, solicito al Ing. Mauricio Sagarnaga, Director de fiscalización de Obras y Servicios, infirmar y documentar la remisión oportuna de las actas de recepción definitiva de obras en concordancia con los artículos octavo y cuadragésimo de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008.

En respuesta, el Ing. Julio Mauricio SagarnagaOblesas. Directo de fiscalización de Obras y Servicios, remite el infirme D.F.O.S 864/2009 del 24/07/2009, elaborado por la Ing. Karen Yáñez Paz, Asesora de Obras DFOS, en el que informa:”En conformidad a la solicitud de información y documentación de Auditoría Interna del Gobierno Municipal de La Paz acerca de los procesos establecidos para la remisión de las Actas de recepción Definitiva de obras a la DAG – UPC, se remite copias de las ordenes de servicio e informes de remisión de información, emitida por la Dirección de Fiscalización de Ogras y Servicios a la persona encargada para este trabajo como evidencia del cumplimiento de la normativa vigente”. “se adjunta copia de documento mocionada”.




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La documentación adjunta es la siguiente:

Orden de Servicio Nº 51 del 17/11/2008, mediante la cual el Director de Fiscalización de Obras y Servicios, instruye a Rosemary Troche Sánchez, responsable de Actas cumplir sus funciones en lo relacionado a: 1. ACTAS DEFINITIVAS; 2. ACTAS PROVISIONALES y 3. CITACIONES, priorizando el primer punto por las quejas presentadas por los adjudicados.

Orden de Servicio Nº 55 del 27/11/2008, mediante el cual el Director de Fiscalización de Obras y Servicios, instruye a Rosemary Troche, Responsable de Actas, que ante el incumplimiento a la primera Orden de Servicio Nº 51, cumpla hasta el día 28 del presente el requerimiento de remitir las Actas de Recepción Definitiva, a su vez instruye presentar en forma semanal un informe detallado de las recepciones salidas de las actas, haciendo notar en que plazos son despachadas las mencionadas.

Informe D.F.O.S. inf. Int. 859/2009 de 23/07/2009, mediante el cual María C. Quisbert Blanco, Responsable de Archivo DFOS – Recepción de Actas a.i., informa al Directo de Fiscalización de Obras y Servicios que “Hasta la fecha Presento e Informo a su autoridad el estado actual de las Actas. Adjunto el detalle de la Recepción de Actas Definitivas u Provisionales de fecha: 02/01/09 a 30/06/09; y a partir de la fecha se informara cada fin de mes para su conocimiento”.

Al informe D.F.O.S. Inf. Int. 859/2009 de 23/07/2009, se adjunta “Listado de Actas Definitivas” y “Listado de Actas Provisionales” por el periodo del 02/01/2009 al 30/06/2009; en los listados, se considera información referida al Código de obra, Detalle de la obra, Unidad Ejecutora, Contratista, Fiscal, Fecha de ingreso, Fecha de salida, días y Estado.

Por los documentos verificados, se demuestra el incumplimiento del articulo 8 inciso b) y articulo 40 punto III del a Resolución Municipal Nº 56/2008 del 26/02/2008, por parte de los Centros Administrativos Financieros y la Dirección de Fiscalización de Obras y Supervisión.

En consecuencia, las causas de las observaciones se deben a que los Centros Administrativos, no ejercen control para el cumplimiento del plazo máximo de 10 días hábiles previsto en el inciso r) del artículo 24 del a resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008 para la remisión de las carpetas que respaldan los procesos de contratación y por tanto las garantías correspondientes; adicionalmente, los citados Centros Administrativos no ejercen control para la remisión de las actas de Conformidad de servicios contratados y actas de recepción definitivas de bienes en el plazo de 5 días previsto en el articulo 40 punto III de la Resolución mencionada, tampoco esta labor de control es ejercida por el Director de Fiscalización de Obras y Servicios, respecto a las actas de recepción definitivas de obras, debida a que las mismas fueron remitidas con significativas demoras. Con relación a las demoras identificadas en el envió de las garantías por la propia unidad de Procesos de Contratación a su Archivo, en procesos de contraatacaron por Licitación Pública y Apoyo Nacional de la Producción y empleo con requerimiento de Propuestas Técnicas, la causa se debe a que no se incluye en la Resolución




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Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, normativa que establezca un plazo especifico.

Debido a los citados incumplimientos, el Responsable de boletas y pólizas de garantía no tiene la seguridad de estar registrado, oportunamente, la integridad de las garantías y por tanto, no tiene el control de los vencimientos de las mismas, para lo cual, en los casos en que no se recibe oportunamente las garantías y su vigencia a fenecido, se limita su registro en la base de datos; en los casos en que si bien cuenta con las garantías próximas a expirar y no cuenta con las actas de recepción definitivas o actas de conformidad a servicios contratados, ni información sobre la renovación de las garantías (que deberían ser informadas por las Unidades Ejecutoras y la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios), emita notas recordatorios a la entidad aseguradora y al contratista para que presente renovación de garantías o actas de conformidad y/o de recepción de obras; en el caso de las aseguradoras, además solicita se renueve la garantía o se ejecute la garantía existente.

En consecuencia, existe el riesgo que las garantías finalicen su vigencia, sin que existan un control sobre su vencimiento, sin que los bienes y servicios requeridos asi como las obras hayan sido entregadas con satisfacción, por lo que no sea posible ejecutar acciones de ejecución de garantía a las empresas, en caso de incumplimiento de contrato.

Recomendación

Recomendación al Alcalde Municipal, a través del Secretario Ejecutivo, instruya:

a) Al Director de Fiscalización de Bienes y Servicios, efectuar mayor control para el envió de las actas de recepción definitiva de Obras a la Unidad de Procesos de Contratación, en el plazo de 5 días prevista en articulo 40 punto III de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, en caso de incumplimiento de hacer cumplir lo establecido en artículo 48 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008 para el establecimiento de responsabilidades y sanciones.

b) Al Director de Administración General, instruya a la responsable de la Unidad de Procesos de Contratación, la incorporación y aprobación de normativa específica que establezca plazos para el envió de las garantías de los contratos cuyos procesos están a cargo de la propia UPC, en atención a los establecido en artículo 9 de la resolución municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, mientras se apruebe diga normativa emita instructivo estableciendo dicho plazo, y controle su cumplimiento.

Asimismo, recomendamos al Alcalde Municipal, instruya a Secretaria Ejecutiva, Oficiales Mayores: Técnico, Desarrollo Humano, Culturas y de Promoción Económica, Coordinadora Despacho del Sr. Alcalde; a los subalcaldes de Cotahuma, Periférica, San Antonio y Centro; instruyan a los responsables de sus Centros Administrativos Financieros, controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en el envió de las carpetas de los procesos de contratación y el contrato, adjuntando las garantías, según lo establece el artículo 24 inciso r) de la Resolución




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Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008; asimismo, controlar el cumplimiento del plazo para el envió a la Unidad de Procesos de Contratación de las actas de conformidad de los servicios contratados y actas de recepción definitiva de bienes, establecida en el articulo 40 punto III de la misma resolución; en caso de incumplimiento de hacer cumplir los establecido en el artículo 48 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008 para el establecimiento de las responsabilidades y sanciones.

Por otra parte, recomendamos al Alcalde Municipal, instruya al coordinador del Programa Barrios de Verdad; Director Especial de Finanzas; Subalcaldes de Max Paredes, Sur, Mallasa, Hampaturi y Zongo; y a la administradora del Zoológico Municipal; instruyan a los responsable de sus Centros Administrativos Financieros, controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en el envió de las carpetas de los procesos de contratación y el contrato, adjuntando las garantías, según lo establece el artículo 24 inciso r) de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, en caso de incumplimiento de hacer cumplir lo estableció en artículo 48 de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008 para el establecimiento de responsabilidades y sanciones.

Comentarios

Subalcaldia de Mallasa

Mediante nota CITE: OF. AI-1279/2009 del 14/12/2009, Auditoría Interna del GMLP, solicito a Erick Rojas, subalcalde de Mallasa, emitir comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Erick Rojas, subalcalde de Mallasa, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 135430 del 24/12/2009 el informe CITE: SAM C.A.F. Nº 115/2009 del 21/12/2009, señalando que: “Sobre las actas de recepción y/o conformidad remitidas a la UPC no en plazos establecidos, se aclara que los mismos muchas veces escapan del control llevado a cabo por el Centro Administrativo, esto debido principalmente a que desde la fecha de emisión del acta de recepción Definitiva, hasta contar con la carpeta física de pago, transcurren muchos más días de los establecidos, por lo que las instancias encargadas del despacho de tramites (obras) Dirección de Fiscalización y la Dirección de Supervisión de Obras, deben establecer tiempos máximos para el despacho de estos trámites, toda vez que generan retrasos a los Centros Administrativos”.

Asimismo, señala que “También se aclara que el centro Administrativo Financiero de la subalcaldia de Mallasa, no cuenta con el suficiente personal para poder realizar todas las actividades a la parte Administrativa-Financiera, por lo que recae en dos personas la elaboración de DBC, publicación, armado de carpetas, remisión a la UPC, remisión de actas, procesamiento de pagos y demás y dados los hechos que sucedieron en la subalcaldia de Mallasa como es el cambio de Autoridades (Subalcalde, Secretario General, Responsable Administrativo y otro personal), se presento un retraso considerable en la ejecución de carpetas (inicio de procesos), lo que ocasiono una acumulación caso a fin de gestión, de varios procesos y que a la par se deberían procesar los respectivos pagos de obligaciones generadas a esa fecha”.




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Al respecto, las justificaciones presentadas por la Subalcaldia de Mallasa no desvirtúan la observación, referida a controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en envió de carpetas de los proceso de contratación y el contrato, adjuntando las garantía la UPC. Con relación a las actas de recepción definitivas de la obras, se aclara que de acuerdo al artículo 40 punto III de la Resolución Municipal Nº 056/2008 del 26/02/2008, la dirección de fiscalización de obras y Servicios, es responsable del envió a la UPC para liberación de las garantías de cumplimiento de contrato; en consecuencia, la observación y recomendación se mantiene.

Zoológico Municipal

Mediante nota CITE: OF. AI-1263/2009 del 14/12/2009, Auditoría Interna del GMLP solicito a la Lic. María del Carmen Camacho, Administradora General del Zoológico Municipal, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, la Lic. María del Carmen Camacho, Administradora General del Zoológico Municipal, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 135443 del 23/12/2009, la nota GMLP/OMPE/DSM/UMD/ZOO/151/2009 del 23/12/2009, señalando que “La Recomendación 2.2.2 NO ES ACEPTADA0”, y como justificativo menciona que “31/12/2008 – Suscripción de contrato BBN-2893/2008”. “14/01/2009 – hoja de ruta Sitr@m Nº 141291, oficio CITE.: ZOO/FIN/007/2009 – Remisión a la UPC de la carpeta del proceso de contratación Código BBN-1981/2008-“ALIMENTO PARA FAUNA – FORRAJE (DEL 1º DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009) – Contrato GMLP-2893/2008”…” 19/01/2009 – La UPC, habiendo identificado observaciones en la carpeta, la remite al Zoológico Municipal para que la observaciones sean subsanadas. Cabe aclarar que la respectiva carpeta fue devuelta sin la póliza de garantía original, adjuntando únicamente una copia simple de la misma”21/12/2009 – El Zoológico Municipal, subsanadas las observaciones remite físicamente y a través de Sistema la Carpeta de la UPC”. “22/01/2009 – La UPC recibe en sistema Sitr@m la documentación”. “De acuerdo a la cronología señalada, se evidencia que el Zoológico Municipal cumplió con la remisión de de documentación a la UPC en tiempo oportuno (14/01/2009) de acuerdo a la Resolución Municipal 056/2008 considerándose que la atención posterior a cualquier tipo de observación, no corresponde sea considerada como demora en el cumplimiento del envió en amparo al artículo vigésimo Cuarto, inciso r) de la Resolución Municipal 056/2008”.

Asimismo, indica que “Vigencia de la Póliza de Garantía: si bien la Póliza de Garantía contempla una vigencia anterior a la fecha de suscripción del contrato, es importante señalar que la misma entra en vigencia la momento de suscripción de contrato (31/12/2008), fecha a partir de la cual corresponde computar el plazo de remisión de la documentación a la DAG-UPC, en ampara al artículo 24º, inciso r) de la R.M. 056/2008”.

Al respecto, de acuerdo a la cronología de fechas sobre remisión de documentos se establece que se remitió los antecedentes del proceso de contratación el 14/01/2009, documentos que fueron devueltos al Zoológico Municipal para que sean subsanadas las observaciones establecidas; razón por el cual la boleta de garantía no fue considerada como recepcionada, sino mas bien que a partir de la




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observaciones fueron subsanadas y cuyos antecedentes fueron remitidos nuevamente a la UPC el 21/01/2009, razón por la cual las justificaciones presentadas no desvirtúan la observación, referida a controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en el envió de las carpetas de los procesos de contratación y el contrato, adjuntando las garantías a la UPC; en consecuencia, la observación y recomendación se mantiene.

Administración General – Coordinación Despacho del Sr. Alcalde.

Mediante nota CITE: AI-1250/2009 del 14/12/2009, Auditoría Interna del GMLP, solicitó a la Lic. Jeanneth Rospigliosi V., coordinadora despacho Sr. Alcalde, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, la Lic. Jeanneth Rospigliosi V, coordinadora despacho Sr. Alcalde, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 135432 del 23/12/2009, la nota cite CAF D.S. 10 Nº 380/09 del 22/12/2009, señalando que “En lo que se refiere al punto al punto 2.2.2 vigencia de las boletas y pólizas de garantía no informadas oportunamente a la UPC, en relación a la cobertura de garantías presentadas por los beneficiarios, se debe aclara que es competencia de la Dirección de Administración General a través de la UPC realizar la custodia de estos documentos, siendo esta instancia también responsable de emitir la notificación correspondiente y oportuna sobre el vencimiento de las garantías para la renovación o ejecución correspondiente”. “Finalmente en referencia a la dilación en la Remisión de Acta Definitiva, cabe señalar que no se cuentan con los canales apropiados para el mismo, puesto que la mayoría de los procesos es la propia unidad ejecutora la que remite este documento de manera directa a la UPC; de manera simultánea a la remisión de documentación a este CAF para el proceso de pago respectivo”.

Sobre lo mencionado, es evidente que la DAG realiza la custodia de las boletas de garantía y controla la vigencia; sin embargo la observación se refiere a que los Centros Administrativos Financieros no remiten oportunamente las garantías (tal como el inciso r) del artículo 24 de R.M. 056/2008 aspecto sobre la cual no existe pronunciamiento.

Por lo mencionado, las justificaciones presentadas por la Administración General dependiente de la Coordinación de Despacho del Sr. Alcalde Municipal no desvirtúan la observación, referida a controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en el envió de las carpetas de los procesos de contratación y el contrato, adjuntando las garantías a la UPC.

Con relación a la demora en el envió de las actas de recepción definitiva y actas de conformidad de servicios contratados, el articulo 40 punto III de la R.M. 056/2008, establece que los Centros Administrativos Financieros de remitir a la DAG-UPC, las actas de recepción definitivas de bienes y actas de conformidad de servicios contratados en un plazo de 5 dias hábiles; aspecto que se debe tomas en cuenta; por tanto, la observación y recomendación debe ir dirigida a la remisión de actas de recepción de definitiva de bienes y actas de conformidad de servicios contratados para la liberación de garantías; consecuentemente, la observación y recomendación se mantienen.




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Subalcaldia Zongo

Mediante nota CITE: AI-1261/2009 del 14/12/2009, Auditoría Interna del GMLP, solicitó Francisco Cordero, Subalcalde de Zongo, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Francisco Cordero, Subalcalde de Zongo, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 135471 del 28/12/2009, su comentario, señalando que “La condición de rural de Zongo y dado que la mayoría de los contratistas son lugareños dificulta en alguna medida con el cumplimiento de plazos,…”, “El CAF de la SAZ, no tiene suficiente personal de apoyo y los proceso de contratación en él”. “De hecho ninguno de estos elementos son excusas para justificar responsabilidades, empero son elementos para considerarlos previo establecimiento de responsabilidades y sanciones”

Al respecto, las justificaciones presentadas por la Subalcaldia de Zongo no desvirtúan la observación, referida a controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en el envió de las carpetas de los proceso de contratación y el contrato, adjuntado las garantías a la UPC; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene”

Secretaria Ejecutiva

Mediante nota Nros. CITE: OF. AI-1275/2009 y CITE: OF. AI-1309/2009 del 18/12/2009 y 28/12/2009, respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicitó al Dr. Javier Zarate T., Secretario Ejecutivo, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, el Dr. Javier Zarate T, Secretario Ejecutivo, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 135429 del 29/12/2009, el informe C.A.F./S.E. Nº 021/09 del 24/12/2009, señalando que “La Recomendación es ACEPTADA”; consecuentemente, la observación y recomendación referida a controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en el envió de las actas de procesos de contratación y contrato, adjuntando las garantías y a controlar el cumplimiento del plazo para el envió a la UPC de las actas de conformidad de servicios contratados y actas de recepción definitiva de bienes para la liberación de las garantías, se mantiene.

Subalcaldia Periférica

Mediante nota Nros. CITE: OF. AI-1264/2009 y CITE: OF. AI-1308/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009, respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicitó al Arq. Isaac Fernández Cano, Subalcalde a.i. Distrito III Periférica, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, el Arq. Isaac Fernández Cano, Subalcalde a.i. Distrito III Periférica, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 135481 del 30/12/2009, el informe C.A.F. Nº 111/2009 del 29/12/2009, señalando que “Centro Administrativo Financiero de la subalcaldia Periférica, realiza el control del proceso de contratación en cumplimiento de la R.M. Nº 0056/2008; con relación al artículo 10 incisos l) y m), debo referir que: La Póliza de Garantía de Cumplimiento de Contrato de Obra, y/o Correcta Inversión de Anticipo, el Centro Administrativo Financiero remite a la DAG-UPC la carpeta conjuntamente el contrato y la póliza de Garantía de Cumplimiento de Contrato de Obra y/o correcta inversión de anticipo dentro de los 10 días hábiles




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computables a partir de la firma del contrato”, “En relación al envió de la acta de recepción definitiva de la obra de la Unidad de DAG-UPC , el centro administrativo remite dicho documento cuando la carpeta ha sido remitida de la Dirección de Fiscalización a la subalcadia de Periférica, cabe aclarar si bien el acta Definitiva ha sido generada en una fecha determinada a la Unidad de Mejoramiento Barrial la carpeta pasa a la dirección de Supervisión de Obra para su revisión y posteriormente es remitida esta a la Dirección de Fiscalización de obra para finalmente esta ser enviada a la Subalcaldía para su correspondiente pago, todo es ¡te proceso desde la firma del acta definitiva hasta ingreso de la carpeta a la subalcaldia Periférica, representa alrededor de

30 días calendario aproximadamente, finalmente Centro Administrativo Financiero remite las actas definitivas a la DAG-UPC”.

Asimismo señala que “El Centro Administrativo Financiero de la subalcaldia Periférica, tomara muy en cuenta las observaciones y las recomendaciones de Auditoría Interna, y cumplir con los plazos establecidos en la R.M. 056/2008, primeramente coordinar con los supervisores de obra que remita una copia de Actas Definitivas al Centro Administrativo Financiero de forma oportuna para su envió a la DAG-UPC y no esperar la llegada de la carpeta al Centro Administrativo Financiero, en relación a las pólizas de garantía de cumplimiento de contrato de la obra, el Centro Administrativo Financiero remitirá dicha póliza a la DAG-UPC en el transcurso de la presentación de la póliza de garantía de cumplimiento de contrato de la obra de parte del adjudicado, es decir enviar la póliza de forma independiente a la carpeta de obras”

Al respecto las justificaciones presentadas por la subalcaldia Periférica, no desvirtúan la observación, referida a controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en el envió de carpeta de los proceso de contratación y el contrato, adjuntando las garantías a la UPC. Por otra parte, con relación a la demora en el envió de actas de recepción definitivas y actas de conformidad de servicios contratados, el articulo 40 punto III de la R.M. 056/2008 establece que los Centros Administrativos Financieros deben remitir a la DAG-UPC, las actas de recepción definitivas de bien y actas de conformidad de servicios contratados en un plazo de 5 días hábiles y la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios es responsable de la remisión de actas de Recepción Definitivas de obras en un plazo de 5 días hábiles; respecto que se debe tomar en cuenta; por tanto, la observación y recomendación va dirigida a la remisión de actas de recepción definitiva de bienes y astas de conformidad de servicios contratados para liberación de garantías; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.

Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios.

Mediante nota Nros. CITE: OF. AI-1248/2009 y CITE: OF. AI-1299/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009, respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicitó al Ing. Mauricio Sagárnaga, Director de Fiscalización de Obras y Servicios, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Ing. Mauricio Sagárnaga, Director de Fiscalización de Obras y Servicios, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 135502 del 30/12/2009, el




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informe D.F.O.S. 1855/2009 del 28/12/2009, señalando que “La aclaración pertinente al caso se encuentra en que las actas de entregas definitivas se realizan en cumplimiento a la R.M. 056/2008 articulo 33 núm. I la Recepción de Bienes, obras… pero la remisión para firmas correspondiente de Fiscalización de obras por parte de de supervisión en muchas ocasiones se dilata existiendo un tiempo de espera de acta, situación que se incorporara a los informes de remisión colocando la fecha de ingreso a la DFOS”. “Lo referente a la recomendación de auditoría se ve pertinente al cumplimiento de esta”.

Al respecto, las justificaciones presentadas por parte de Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios, no desvirtúan la observación; consecuentemente la recomendación y la observación se mantienen.


Mediante nota Nros. CITE: OF. AI-1252/2009 y CITE: OF. AI-1301/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009, respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicitó al Lic. Julio C. Figueroa R., Oficial Mayor de Desarrollo Humano, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación. En respuesta, Lic. Julio C. Figueroa R., Oficial Mayor de Desarrollo Humano, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 135475 del 31/12/2009, la nota CITE: CAF-OMDH Nº 1245/2009 del 30/12/2009, señalando que “Lo descrito anteriormente ocasiona que las capetas que respaldan los proceso de contratación y las garantías correspondientes lleguen con demora, sin embargo se instruyo al personal de CAF-OMDH cumplir con los tiempos impuestos de la R.M. 056/2008, como los supervisores de obras responsables de la ejecución de las obras, controlar las vigencias de las boletas y pólizas de garantías hasta la conclusión real de la obra (adjunto instrucciones)”.

Al respecto las justificaciones presentadas por la Oficialía Mayor de Desarrollo Humano, no desvirtúan la observación, referida a controlar de manera efectiva el cumplimiento del plazo en el envió de carpeta de los proceso de contratación y el contrato, adjuntando las garantías a la UPC. Por otra parte, con relación a la demora en el envió de actas de recepción definitivas y actas de conformidad de servicios contratados, el articulo 40 punto III de la R.M. 056/2008 establece que los Centros Administrativos Financieros deben remitir a la DAG-UPC, las actas de recepción definitivas de bien y actas de conformidad de servicios contratados en un plazo de 5 días hábiles y la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios es responsable de la remisión de actas de Recepción Definitivas de obras en un plazo de 5 días hábiles; aspecto que se debe tomar en cuenta; por tanto, la observación y recomendación va dirigida a la remisión de actas de recepción definitiva de bienes y astas de conformidad de servicios contratados para liberación de garantías; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.

Subalcaldia de Hampaturi

Mediante nota Nros. CITE: OF. AI-1260/2009 y CITE: OF. AI-1306/2009 del 14/12/2009 y 28/12/2009, respectivamente, Auditoría Interna del GMLP, solicitó




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Rosendo Aguilar Chambi, Subalcalde del Distrito Hampaturi, emitir sus comentarios, opinión o aclaración en forma escrita sobre el resultado de la recomendación.

En respuesta, Rosendo Aguilar Chambi, Subalcalde del Distrito Hampaturi, remite adjunto a la hoja de Ruta Nº 135519 del 31/12/2009, la nota. CITE: SAHP Nº 297/2009 del 28/12/2009, señalando que “Recomendación 2.2.2., la Lic. Helen Miranda Vargas – Responsable del Centro Administrativo Financiero fue designada en fecha 02/03/2009, misma que tomo acciones sobre el caso de la liberación de pólizas y la remisión de las ampliaciones de vigencia de las mismas de los proceso correspondientes a la gestión 2008, solicitando a la UPC el detalle de aquellas pólizas que se encontraban pendientes de liberación o ejecución, mediante oficio SAHP/CAF Nº068/2009 de fecha 18/05/2009….”, “Una vez recepcionada la respuesta de la UPC, se procedió con la remisión de la solicitud de liberación de aquellas pólizas pendientes adjudicando fotocopias legalizadas de las Actas de Remisión Definitiva de Obras y las Ordenes de Cambio en los casos que correspondían, verificando que algunas carpetas de ejecución incluían la ampliación de vigencia de las pólizas e n su ejemplar original asimismo se remitió tales valores para su custodia”. “Por otro lado elevamos el siguiente comentario por lo observado en la presente gestión: una vez emitidas las actas de Recepción Definitivas de Obra, La Dirección y Fiscalización de Obras y Servicios no remite inmediatamente las carpetas para el proceso de pago a las unidades ejecutara, puesto que existe el retraso hasta de dos meses, imposibilitando la remisión inmediata de las mismas a la UPC para su liberación y los supervisores de obras no comunican oportunamente sobres las existencias de la ampliación de vigencia de estos valores, incluso estos llegan adjuntos a las carpetas de pagos siendo que estos circulan durante todo el proceso por la dirección de Supervisión de Obras y Dirección de Fiscalización De Obras y Servicios, teniendo en estos casos que remitir a la UPC con solicitud de liberación de estas pólizas”.

Con relación a la demora en el envió de actas de recepción definitivas y actas de conformidad de servicios contratados, el articulo 40 punto III de la R.M. 056/2008 establece que los Centros Administrativos Financieros deben remitir a la DAG-UPC, las actas de recepción definitivas de bien y actas de conformidad de servicios contratados en un plazo de 5 días hábiles y la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios es responsable de la remisión de actas de Recepción Definitivas de obras en un plazo de 5 días hábiles para la liberación de las garantías

Al respecto que se debe tomar en cuenta; por tanto, la observación y recomendación va dirigida a la remisión de actas de recepción definitiva de bienes y astas de conformidad de servicios contratados para liberación de garantías; consecuentemente, la observación y recomendación se mantiene.




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VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Con relación al trabajo de grado y considerando el resultado del examen practicado se arribó a las siguientes conclusiones y recomendaciones.

Conclusiones

a. En lo Académico Los resultados obtenidos del trabajo de grado se realizo en la

dirección de Auditoría Interna bajo modalidad de Trabajo Dirigido, fueron experiencias satisfactorias para nosotros; pues nos permitió poner en práctica lo aprendido en los 5 años de formación académica universitaria, y a la vez adquirir nuevos conocimientos objetivos.

La suscripción del convenio entre la Universidad Mayor de San Andrés y el Gobierno Municipal de La Paz contribuye en gran manera a la formación profesional de los postulantes al grado, mediante la realización de tareas específicas supervisadas por los profesionales de la entidad; cuyos resultados contribuyen a una eficiente administración de la “cosa” pública.

Consideramos que la modalidad de titulación de Trabajo Dirigido contribuye de manera significativa a que los egresados de la carrera de Auditoría puedan graduarse adquiriendo un grado de experiencia laboral practica sobre el ejercicio de la profesión, de esta manera la Universidad ofrece profesionales calificados y competitivos a la sociedad.

b. En General:

La Auditoria Operativa realizada a la Unidad de Procesos de Contratación, nos permitió evaluar la eficacia y la eficiencia de este sistema y el control interno incorporado al mismo como base fundamental para determinar la naturaleza y el alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar o para identificar áreas débiles o críticas de la entidad. En consecuencia se examinó las operaciones y actividades ya realizadas por esta entidad, determinando así el grado de cumplimiento y eficacia de los mecanismos e instrumentos de control interno previo y posterior incorporados al sistema.

Así mismo se obtuvo un mayor conocimiento de las normas de Administración y Control Gubernamental (Ley 1178), y otros aplicados en diferentes tipos de auditoría gubernamental y experimentar el ejercicio profesional.

Se apoyo con los objetivos previstos de la Dirección de Auditoría Interna en su Programa Operativo Anual, aportando con dedicación empeño y el conocimiento adquirido en la formación académica universitaria, participando en los distintos tipos de auditoría.




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c) En los Aspectos Relacionado al Examen Practicado

Durante el examen se observaron la existencia de puntos débiles de control interno y en otros casos la inexistencia de actividades de control; como por ejemplo citamos los siguientes:

Informes trimestrales que no consideran la integridad de las boletas y pólizas de garantía (omisión de información por falta de control).

Incumplimiento de plazos en la firma de contratos y posterior remisión de las carpetas de los procesos de contratación a los archivo de la Unidad de Proceso de Contratación (problemas relacionados con la custodia y archivo de documentación por falta de mecanismo de control intterno).

Boletas y pólizas de garantía no informadas oportunamente a la Unidad de Procesos de Contratación (la información generada por esta unidad no es oportuna ni confiable aspecto que repercute en la toma decisiones, llevando a una incorrecta interpretación de información transmitida aspecto que deriva de la falta de adecuada supervisión, comunicación y monitoreo).

Recomendaciones:

Las recomendaciones del informe constituyen una propuesta para ,ejorar las actividades en la institución y como resultado de la Auditoría Operativa realizada hemos sugerido al Seños Honorable Alcalde Municipal de La Paz a través de las diferentes direcciones o Jefaturas de Departamento instruya al personal directamente relacionado al Control, Custodia, Renovación, Liberación y Ejecución de Boletas y Pólizas de Garantía de la Unidad de Proceso de Contratación, tomar en cuenta las Recomendaciones planteadas en el Informe de Auditoría y emergentes de la debilidades y deficiencias de Control Interno detectadas durante nuestro trabajo; con el objetivo de superarlas, mejorar los Sistemas de Control Interno y no incurrir en las mismas prácticas en futuras gestiones.

Para lograr este cometido será necesario implantar procedimientos adecuados de Control Interno, además de una buena selección de personal eficiente y honesto para un buen manejo de Recursos de la población confiada a los servidores públicos para su administración.

En aplicación de lo previsto en artículo 2 de la Resolución Nº CGR-1/010/97 de 25/03/1997, emitido por la Contraloría General de la República, el Máximo Ejecutivo del GMLP debe emitir opinión escrita sobre el contenido del presente informe dentro de los 10 días hábiles a partir de la fecha de recepción del mismo aceptando las recomendaciones, caso contrario fundamentar su decisión.

Asimismo, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 3 de la citada Resolución, las unidades auditadas dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de aceptación de las recomendaciones, deben presentar a Auditoría Interna un cronograma de Implantación de las mismas, asignando las responsabilidades correspondientes para




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cada una de ellas, de manera que constituya una base referencial para que dicha Unidad efectué el seguimiento respectivo al cumplimiento de todas las recomendaciones, dicho cronograma debe ser firmado por el Presidente y la Secretaria General del Consejo Municipal; Secretario Ejecutivo, Oficiales Mayores: Técnico, Desarrollo Humano, Culturas y de Promoción Económica, Coordinadora Despacho del Señor Alcalde, Coordinado del Programa Barrios de Verdad, Gerente del Parque Urbano Central, Directores de Administración General, Finanzas y Fiscalización de Obras y Servicios, los Subalcaldes de Cotahuma, Maximiliano Paredes, Periférica, San Antonio, Sur, Mallasa, Centro, Hampaturi y Zongo; así como la administradora de Zoológico Municipal y el Máximo Ejecutivo.

De acuerdo al artículo 42 inciso b) de la ley 1178 y artículo 35 del Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la República, aprobado mediante decreto supremo Nº 23215, el presente informe debe ser remitido a la Contraloría General del Estado para su correspondiente evaluación.

Documents

I. INTRODUCCIÓN · La unidad de auditoria interna depende directamente del despacho del alcalde municipal, ejerce el control gubernamental interno posterior en el gobierno municipal