I- OBJETIVO II- ALCANCE III- GLOSARIO€¦ · III- GLOSARIO Conflicto de Interés: ... Grupo financiero según acuerdo SUGEF 16-09: Conjunto de sociedades que realizan actividades

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Código de Gobierno Corporativo

Fecha de emisión: Noviembre 2009

Versión: 7 Fecha de última actualización:

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I- OBJETIVO El presente documento tiene por objeto regular el funcionamiento de los órganos que conforman el Grupo Financiero Cathay y definir aquellas políticas que apoyan la adopción de sanas prácticas de Gobierno Corporativo.

II- ALCANCE El Código de Gobierno Corporativo de Grupo Financiero Cathay es de aplicación para todos los accionistas, directores, gerencias y demás colaboradores del Grupo, así como para aquellos colaboradores externos que integran sus entes colegiados.

III- GLOSARIO Conflicto de Interés: Se entiende por conflicto de intereses la situación en que una persona se enfrenta a diferentes opciones de actuación que representan intereses contrapuestos. Gobierno corporativo: Conjunto de políticas, normas y órganos internos mediante los cuales se dirige y controla la gestión de una entidad. Comprende las relaciones entre los accionistas o asociados, la Junta Directiva u órgano equivalente, ejecutivos, sus comités de apoyo, las unidades de control, la gerencia y las auditorías interna y externa. Grupo financiero según acuerdo SUGEF 16-09: Conjunto de sociedades que realizan actividades financieras, constituidas como sociedades anónimas o como entes de naturaleza cooperativa, solidarista o mutualista, sometidas a control común, gestión común o vinculación funcional, y organizado y registrado conforme lo establece la Ley 7558 y el “Reglamento sobre autorizaciones de entidades supervisadas por la SUGEF, y sobre autorizaciones y funcionamiento de grupos y conglomerados financieros”. Grupo Financiero Cathay: Es el conjunto de empresas integrado por Grupo de Finanzas Cathay, S.A , Banco Cathay de Costa Rica, S.A, Cathay Apoyo Logístico, S.A , Cathay Leasing, S.A y Administradora de Inversiones Cathay, S.A. Grupo de Finanzas Cathay, S.A: Empresa controladora de las compañías que conforman el Grupo Financiero Cathay, S.A. Junta Directiva: Ente colegiado, superior, deliberativo y de dirección de cada una de las empresas de Grupo Financiero Cathay. Por tal razón, toda referencia a los miembros de Junta Directiva hecha en el presente documento es aplicable a todos los señores directores, independientemente de la Junta Directiva de las subsidiarias del Grupo que integre. Informe Anual de Gobierno Corporativo: Informe que toda entidad supervisada y grupos financieros deben remitir a la superintendencia respectiva conforme lo establecido en el

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artículo 19 y Anexo 1 del Reglamento de Gobierno Corporativo. Se constituye en un documento de carácter público que debe ser conocido y aprobado por la Junta Directiva. Reglamento de Gobierno Corporativo: Reglamento dictado por el CONASSIF y publicado en la Gaceta el 06 de julio de 2009. Actualmente vigente la novena versión de este documento, publicado en marzo de 2014. IV- GRUPO FINANCIERO CATHAY El Grupo de Finanzas Cathay S.A. se funda en el año 1998 por iniciativa de inversionistas de nacionalidad china y costarricense. Su socio mayoritario es Cathay Investment Corp, sociedad de inversión establecida en Islas Vírgenes y representada en el país por el empresario Sr. Raymond Tang Lee. Grupo Financiero Cathay está conformado por las siguientes subsidiarias: • Grupo de Finanzas Cathay S.A.(Empresa controladora del Grupo Financiero) • Banco Cathay de Costa Rica, S.A. • Fiduciaria Cathay, S.A. • Cathay Leasing S.A. • Administradora de Inversiones Cathay, S.A. Actualmente, solo Banco Cathay de Costa Rica S.A y Cathay Leasing, S.A. mantienen actividad comercial.

Filosofía Organizacional Misión: Somos un grupo especializado en la gestión de servicios financieros para pequeñas y medianas empresas, mediante una oferta de servicios integral y un alto valor agregado en el servicio personalizado y la respuesta rápida, redundando en una mayor rentabilidad para los socios, y favoreciendo un buen ambiente laboral Visión: Aspiramos a distinguirnos por ser un Banco que refleja los rasgos de la cultura china de ahorro, trabajo tenaz, fidelidad y permanencia en la relación.

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Valores Institucionales: • Compromiso

Un colaborador está comprometido cuando cumple sus obligaciones tanto con lo que se propuso como con lo que se le encomendó, contribuyendo con su esfuerzo al éxito del Banco.

• Respeto

Un colaborador respetuoso brinda atención, consideración y reconocimiento a sus compañeros, clientes, así mismo a las leyes y normativas

• Honradez

Un colaborador honrado se guía por lo considerado como correcto y actúa de forma justa en apego a la verdad.

• Lealtad

Un colaborador leal exige fidelidad y honor. Es una virtud que implica conciencia y compromiso. Es fiel a los valores, a los principios y lineamientos estratégicos de la empresa

• Confidencialidad

Un colaborador debe tener la cualidad de ser digno de confianza y ofrecer seguridad recíproca de la información o documentación que se le encomienda.

Competencias del Recurso Humano • Actitud positiva

La que demuestra la buena disposición y la capacidad de adaptarse en busca de un objetivo común que es unificar esfuerzos.

• Excelencia en el servicio

Estrechamente relacionado con calidad y perfección, características sobresalientes no sólo en nuestros productos y servicios, sino también en el talento de nuestro personal.

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• Trabajo en equipo

Define un grupo de colaboradores que trabajan en conjunto por alcanzar una meta en común

• Adaptación al cambio

Habilidad con que debe contar nuestro personal para ajustarse a lo nuevo, al proceso de cambio y mejora permanente, habituándose a múltiples circunstancias y condiciones en el entorno

V- ESTRUCTURA DE GOBIERNO CORPORATIVO: 5.1- Junta Directiva Conforme a lo previsto en la Cláusula Quinta de los Estatutos y a la modificación realizada en el Acta No. 44, del 28 de febrero de 2008, de la Asamblea de Accionistas, Grupo de Finanzas Cathay S.A. cuenta con una Junta Directiva integrada por seis miembros: presidente, vicepresidente, secretario, tesorero, vocal uno, vocal dos, además de un fiscal, todos los cuales serán elegidos por la Asamblea General de Accionistas, para períodos de cinco años. En el caso de Banco Cathay, la Junta Directiva está conformada por siete miembros: presidente, vicepresidente, secretario, tesorero y vocales uno, dos y tres, además de un fiscal. La Junta Directiva del Banco se reunirá, ordinariamente, una vez al mes y extraordinariamente cuando sea requerido, será convocada y presidida por el presidente de Junta Directiva. En el caso de las demás subsidiarias, la Junta Directiva estará conformada por cuatro miembros: presidente, vicepresidente, secretario y tesorero, además de un fiscal. La Junta Directiva de Grupo de Finanzas Cathay y de las demás subsidiarias se reunirán ordinariamente una vez al año y extraordinariamente cuando sea requerido y convocado por su presidente. Los miembros de cada Junta Directiva obedecen a dos clasificaciones: • Representantes de la estructura accionaria: Pueden ser socios de la empresa controladora

del Grupo, o sus representantes directos. • Miembros independientes: Al menos dos de los miembros de Junta Directiva serán

independientes. Aquellas personas son profesionales competentes, que actúan y opinan con independencia de los socios y del cuerpo administrativo, elegidas por su idoneidad para ayudar al buen desempeño del Grupo.

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Formará quórum para sesionar cada Junta Directiva, cuando cuente con la presencia de la mitad de sus miembros. Las resoluciones de cada Junta Directiva se harán constar en el Libro de Actas que llevará el secretario; cada acta será suscrita por el presidente y el secretario de la Junta Directiva. 5.1.1- Perfil de los miembros independientes de Junta Directiva Los miembros independientes de la Junta Directiva deben reunir las siguientes características: a) Grado académico preferiblemente en administración de empresas, finanzas, ingeniería,

economía, derecho, contaduría pública u otra afín a las actividades del Grupo Financiero. b) Experiencia en gestión empresarial, banca, academia o desempeño profesional

destacado en su área de especialización. c) Reconocimiento en el medio por su idoneidad y ética profesional. d) Disponibilidad del tiempo requerido por la entidad para asistir a sesiones ordinarias y

extraordinarias, así como para integrar y asistir a sesiones de comités de apoyo en los que sea requerido.

e) Capacidad para ejercer sus funciones con independencia, objetividad e imparcialidad.

5.1.2- Incompatibilidades para ejercer el puesto de director El puesto de director no podrá ser ocupado por: a) Miembros de la plana gerencial de las empresas del Grupo o familiar en primer o

segundo grado de consanguinidad de los mismos. b) Empleados o Directivos de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos

importantes de Banco Cathay. c) Administrador de una entidad en cuya Junta Directiva participe un representante legal de

Grupo de Finanzas Cathay S.A. o empresas relacionadas, directores, empleados o personeros de entidades que representen competencia directa de alguna de las empresas del Grupo o de empresas clientes o proveedoras relevantes para Banco Cathay u otra de las empresas del Grupo.

d) Quienes se encuentren en estado de quiebra, suspensión de pagos o concurso de

acreedores o hubieren sido calificados judicialmente como responsables de una quiebra culposa o dolosa.

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e) Las personas a quienes se les haya comprobado judicialmente participación en

actividades relacionadas con el narcotráfico, delitos conexos y con el lavado de dinero y de otros activos.

5.1.3- Prohibiciones para los miembros de Junta Directiva Los miembros de Junta Directiva deben acatar las siguientes prohibiciones: a) Abstenerse de participar de la toma de decisiones en el otorgamiento de crédito a

familiares hasta segundo grado de consanguinidad y/o afinidad o empresas en las que forme parte de la estructura accionaria o ejerza cargos como director, gerente o representante legal.

b) Abstenerse de participar en la toma de decisiones respecto a negocios en los que

participe la entidad y cuya contraparte involucre a familiares hasta segundo grado de consanguinidad y/o afinidad o con empresas en las cuales forme parte de la estructura accionaria o ejerza cargos como director, gerente o representante legal.

c) Abstenerse de utilizar información de clientes en poder del banco para beneficio propio,

de familiares y empresas relacionadas. d) Abstenerse de ejecutar acciones que directa o indirectamente vayan en contra de los

intereses del Grupo, de su imagen y de la de los ejecutivos, miembros de Junta o de los diferentes Comités de Apoyo.

5.1.4- Propuesta y elección de los miembros de Junta Directiva Los miembros de la Junta Directiva, tanto representantes de la estructura accionaria como miembros independientes, serán postulados por los accionistas y elegidos por la Asamblea General de Accionistas convocada para ese fin, mediante el sistema de voto simple. En el caso de los miembros independientes existirá una verificación previa del cumplimiento del perfil e idoneidad establecido para sus efectos en este Código y se solicitará a cada director entrante la emisión de una Declaración Jurada en donde conste su firma debidamente autenticada por Notario Público, que haga constar el cumplimiento de los mismos, la cual se debe requerir en el momento del nombramiento y ser actualizada ante cualquier cambio. 5.1.5- Funciones de los miembros de Junta Directiva Conforme lo establecido en el Acuerdo 16-09: “Reglamento de Gobierno Corporativo”, las funciones establecidas para la Junta Directiva, a saber: a) Establecer la visión, misión estratégica y valores de la entidad.

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b) Supervisar la gerencia superior de la entidad y exigir explicaciones claras e información

suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de su actuación.

c) Nombrar a los miembros del Comité de Auditoría y demás Comités de Apoyo, cuando corresponda, necesarios para el cumplimiento eficiente de los objetivos asignados a dichos comités.

d) Analizar los informes que les remitan los comités de apoyo, los órganos supervisores y las auditorías interna y externa y tomar las decisiones que se consideren procedentes.

e) Designar a los auditores internos, en los casos en que aplique, de acuerdo con lo dispuesto en el Acuerdo SUGEF 16-09 “Reglamento de Gobierno Corporativo” las leyes y normativas propias. Asimismo designar la firma auditora externa o el profesional independiente, de conformidad con la propuesta previamente emitida por el Comité de Auditoría.

f) Conocer el Plan Anual de Trabajo de la auditoría interna u órgano de control que aplique y solicitar la incorporación de los estudios que se consideren necesarios.

g) Aprobar el Plan de Continuidad de Operaciones.

h) Solicitar a la Auditoría Interna u órgano de control que aplique los informes sobre temas específicos, en el ámbito de su competencia e independencia funcional y de criterio, que requieran los órganos supervisores.

i) Dar seguimiento a los informes de la Auditoría Interna u órgano de control que aplique relacionados con la atención, por parte de la Administración, de las debilidades comunicadas por los órganos supervisores, auditores y demás entidades de fiscalización.

j) Aprobar las políticas de Gobierno Corporativo establecidas en el Acuerdo SUGEF 16-09 “Reglamento de Gobierno Corporativo”, dentro de ellas las necesarias para procurar la confiabilidad de la información financiera y un adecuado ambiente de control interno de la entidad supervisada, así como las políticas de los Comités de Apoyo. En los casos en que aplique, se deben aprobar los procedimientos respectivos.

k) Cumplir con sus funciones respecto a la información de los estados financieros y controles internos requeridos en el “Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”. Evaluar periódicamente sus propias prácticas de Gobierno Corporativo y ejecutar los cambios a medida que se hagan necesarios, lo cual debe quedar debidamente documentado.

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l) Incluir o velar porque se incluya en el informe anual a la Asamblea General de Accionistas, u órgano equivalente, los aspectos relevantes de los trabajos realizados por cada uno de los comités y la cantidad de reuniones que se celebraron durante el periodo por cada comité.

m) Mantener un registro actualizado de las políticas y decisiones acordadas en materia de Gobierno Corporativo.

n) Promover una comunicación oportuna y transparente con los órganos supervisores, sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la entidad.

o) Velar por el cumplimiento de las normas por parte de la entidad supervisada y por la gestión de los riesgos de ésta. Para estos efectos se deben definir las políticas que se consideren necesarias.

p) Aprobar el Informe Anual de Gobierno Corporativo que se establece en el Acuerdo 16-09 “Reglamento de Gobierno Corporativo”.

q) Comunicar a la Asamblea General de Accionistas, u órgano equivalente, el Código de Gobierno Corporativo adoptado, según lo dispuesto en el Acuerdo SUGEF 16-09 “Reglamento de Gobierno Corporativo”.

r) Analizar los estados financieros trimestrales intermedios y aprobar los estados financieros auditados que se remitan a las superintendencias correspondientes.

Conforme lo establecido en el Acuerdo 2-10: “Reglamento sobre Gestión Integral de Riesgo”, las funciones establecidas para la Junta Directiva, a saber:

a) Establecer el perfil de riesgo aceptable de la entidad, para lo cual requiere tener un

conocimiento de los riesgos a los que está expuesta la entidad.

b) Aprobar las estrategias y políticas sobre la administración integral de riesgos, así como los límites de tolerancia a los riesgos que son relevantes para la entidad financiera. Los límites, estrategias y políticas deben revisarse y actualizarse con la frecuencia que determine la misma Junta Directiva u órgano equivalente en sus funciones, y cuando lo ameriten los cambios en el entorno o en el perfil de riesgo de la entidad.

c) Designar los miembros que integran el Comité de Riesgos, para lo cual deberá comprobar su idoneidad para el desempeño de las funciones requeridas, así como aprobar el reglamento interno de funcionamiento.

d) Mantenerse informada sobre el desempeño general de la entidad, así como sobre el nivel y evolución de la exposición a los riesgos relevantes que enfrenta. La Junta Directiva

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debe recibir información que le permita, entre otros aspectos, pero no limitados a estos, contrastar los niveles de exposición al riesgo con los niveles aceptados de tolerancia al riesgo, identificar las excepciones a dichos niveles de tolerancia y valorar la eventual afectación de todos los riesgos relevantes sobre la estabilidad y solvencia de la entidad.

e) Asegurar que la entidad mantenga un nivel de suficiencia patrimonial congruente con su perfil de riesgo.

f) Aprobar anualmente el nivel de estimaciones para cubrir los riesgos de crédito. g) Asegurar que la administración superior monitorea la efectividad de los controles sobre

el riesgo. h) Aprobar los planes o acciones de control y mitigación de los riesgos.

i) Aprobar el Manual de Administración Integral de Riesgos.

j) Nombrar el miembro independiente del Comité de Riesgos.

k) Designar a la firma auditora o profesional independiente para la auditoría del proceso de

administración Integral de Riesgos.

l) Conocer los informes sobre la auditoría del proceso de Administración Integral de Riesgos, pronunciarse sobre las debilidades señaladas y adoptar acciones enfocadas a corregirlas.

m) En relación con la administración del riesgo de crédito, entre otros aspectos, es responsabilidad de la Junta Directiva o autoridad equivalente:

i. Aprobar y revisar, al menos anualmente, la estrategia y principales políticas

de riesgo de crédito. La estrategia debe reflejar la tolerancia de la entidad al riesgo y el nivel de rentabilidad que espera alcanzar para incurrir en diferentes riesgos de crédito, en congruencia con el riesgo inherente de las líneas de negocio, actividades y productos de la entidad.

ii. Aprobar metodologías para la calificación de la capacidad de pago de los

deudores, así como metodologías de análisis de la capacidad de pago de los deudores bajo escenarios de estrés definidos por la propia entidad financiera. Adicionalmente, aprobar metodologías de análisis de estrés aplicables a portafolios crediticios, definidos por la propia entidad financiera, con el propósito de determinar el impacto sobre la entidad supervisada, de movimientos en el tipo de cambio y las tasas de interés, bajo escenarios de estrés también definidos por la propia entidad financiera.

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iii. Aprobar políticas para los procesos de decisión crediticia, que consideren los resultados de las metodologías indicadas en el inciso anterior, tanto desde el momento del otorgamiento del crédito, como durante las etapas posteriores de seguimiento y control, y que dichos resultados tengan incidencia sobre la categoría de riesgo de los deudores y el monto de las estimaciones crediticias. Dichos resultados deben contribuir al desarrollo y ajuste de las estrategias de negocio y de gestión de riesgos de la entidad.

iv. Aprobar las políticas sobre documentación de créditos, incluyendo la

información que exigirá y mantendrá en el expediente de crédito de cada deudor, así como los criterios de actualización de dicha información; en congruencia con el riesgo inherente de las líneas de negocio, actividades y productos de la entidad

v. Aprobar los requisitos y condiciones que un cliente debe cumplir para acceder

a un crédito denominado en una moneda diferente al tipo de moneda en que principalmente se generan sus ingresos netos o flujos de efectivo. Con fines ilustrativos pueden considerarse entre otros aspectos: niveles mínimos para la cobertura de la carga financiera, criterios para la aceptación de garantías constituidas o tasadas en un tipo de moneda diferente a la moneda de denominación del crédito, recortes al valor de estas garantías y proporciones máximas de cobertura respecto a los saldos adeudados, y condiciones de uso, por parte de los clientes, de instrumentos derivados para la cobertura del riesgo cambiario y de tasas de interés;

vi. Asumir una actitud proactiva y preventiva frente al riesgo de crédito y garantizar la efectividad de los mecanismos de difusión de la cultura de gestión de riesgos, hacia todos los niveles de la estructura organizacional.

vii. Conocer, al menos cada seis meses, en sesiones de la Junta Directiva, los

resultados de los procesos de gestión de riesgo de crédito mencionados anteriormente, establecer conclusiones y de ser el caso, reformular las políticas y estrategias crediticias de la entidad.

Conforme lo establecido en el Acuerdo 17-13: “Reglamento sobre la Administración del Riesgo de Liquidez, las funciones establecidas para la Junta Directiva, a saber: a) Aprobar el grado de tolerancia al riesgo de liquidez que la entidad está dispuesta a

asumir en función de su estrategia de negocio y su perfil de riesgo.

b) Aprobar las políticas, objetivos, estrategia y estructura para la administración del riesgo de liquidez, así como las modificaciones que se realicen a éstos.

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c) Aprobar el marco para la fijación de límites internos a determinadas exposiciones al riesgo de liquidez.

d) Aprobar o delegar en la administración superior o comités de apoyo: i. Los lineamientos y procedimientos para la administración de riesgo de

liquidez.

ii. Los modelos, indicadores, herramientas, parámetros y escenarios que se utilicen para la medición y control del riesgo de liquidez.

iii. La formulación de la estrategia.

iv. Otros límites dentro del marco que defina la Junta Directiva u órgano

equivalente.

e) Aprobar los mecanismos de alerta para la implementación de acciones correctivas en caso de que existan desviaciones con respecto a los niveles de tolerancia al riesgo de liquidez asumidos y los límites fijados, así como para cuando se presenten cambios relevantes en el entorno del negocio o del mercado.

f) Aprobar los planes de contingencia y sus modificaciones, así como comprobar y revisar al menos anualmente, la efectividad de éstos.

g) Valorar los resultados de las pruebas de estrés y los planes de contingencia de liquidez y aprobar los ajustes correspondientes.

h) Analizar y aprobar los informes sobre el riesgo de liquidez asumido por la entidad. 5.1.6- Deber de lealtad y diligencia de los miembros de Junta Directiva Los miembros de cada Junta Directiva de Grupo Financiero Cathay y subsidiarias deben cumplir con algunas obligaciones que se derivan de los deberes generales de diligencia y lealtad. Las principales obligaciones de los directores derivadas de dichos deberes son: a) Informarse y prepararse adecuadamente para las sesiones de Junta Directiva y de

comités a los que pertenezca el director. Para este efecto, se hará llegar a cada Director la información asociada a cada punto de la agenda respectiva con la antelación requerida.

b) Asistir a las reuniones y participar activamente en las deliberaciones, a fin de que su

criterio contribuya efectivamente a la toma de decisiones.

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c) Integrar y cooperar con los Comité de Apoyo y realizar cualquier cometido específico a solicitud de los demás miembros de la Junta Directiva.

d) Notificar sobre cualquier irregularidad en la gestión de Banco de la que haya tenido

noticia. e) Vigilar las situaciones de riesgo que se puedan presentar, promoviendo al efecto la

convocación de una reunión extraordinaria de la Junta Directiva o la inclusión del asunto en el orden del día de la primera reunión que haya de celebrarse.

5.2- Auditoría Interna El área de Auditoría Interna funciona como un órgano de control con independencia funcional y de criterio de la Administración. Responde directamente a la Junta Directiva de la entidad y cuenta con la independencia, autoridad y los recursos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. 5.2.1- Funciones de la Auditoría Interna Las funciones de la Auditoría Interna están definidas formalmente por medio del Reglamento de Gobierno Corporativo emitido por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, a saber: a) Desarrollar y ejecutar un plan anual de trabajo con base en los objetivos y riesgos de la

entidad y de acuerdo con las políticas implementadas por la Junta Directiva. b) Establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de la Auditoría Interna. c) Informar periódicamente a la Junta Directiva sobre el cumplimiento del plan anual de

auditoría. d) Informar a la Junta Directiva sobre el estado de los hallazgos comunicados a la

Administración.

e) Refrendar la información financiera trimestral que la entidad supervisada remita al órgano supervisor correspondiente.

f) Evaluar la suficiencia y validez de los sistemas de control interno implementados que

involucran las transacciones relevantes de la entidad. Vigilar que se acaten las normas y procedimientos de aceptación general y regulaciones específicas que rigen a esta área.

g) Evaluar el cumplimiento del marco legal y normativo vigente, aplicable a la entidad.

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h) Mantener a disposición del órgano supervisor correspondiente, los informes y papeles de trabajo preparados sobre todos los estudios realizados.

i) Evaluar el cumplimiento de los procedimientos y políticas para la identificación de, al

menos, los riesgos de crédito, legal, liquidez, mercado, operativo y de reputación. j) Evaluar la idoneidad, suficiencia y cumplimiento de los procedimientos y políticas de las

principales operaciones en función de los riesgos indicados en el literal anterior, incluyendo las transacciones que, por su naturaleza, se presentan fuera de balance, así como proponer las recomendaciones de mejora, cuando corresponda.

5.3- Unidad de Riesgos La Unidad de Riesgos es un órgano de control con independencia funcional y de criterio de la Administración. Responde directamente al Comité de Riesgos (CR) de la entidad y cuenta con la independencia, autoridad y los recursos necesarios para el cumplimiento de las funciones. 5.3.1 Funciones de la Unidad de Riesgos Las funciones de la Unidad de Riesgo están definidas formalmente por medio del Acuerdo SUGEF 2-10 “Reglamento sobre la Administración Integral de Riesgo emitido por la Superintendencia General de Entidades Financieras, a saber: a) Identificar, evaluar y controlar que la administración integral de riesgos considere todos

los riesgos que son relevantes para la entidad, para lo cual deberá:

i. Contar con modelos y sistemas de medición de riesgos congruentes con el grado de complejidad y volumen de sus operaciones, que reflejen en forma precisa el valor de las posiciones y su sensibilidad a diversos factores de riesgo, incorporando información proveniente de fuentes confiables.

ii. Llevar a cabo valoraciones de la exposición por tipo de riesgo.

iii. Asegurar que las áreas responsables generen la información sobre las

posiciones de la entidad utilizada en los modelos y sistemas de medición de riesgos y que se encuentre disponible de manera oportuna.

iv. Evaluar permanentemente los modelos y sistemas referidos, cuyos resultados deberán presentarse al comité de riesgos.

v. Ejecutar un programa periódico de pruebas retrospectivas (back testing) cuando menos una vez al año, en el cual se comparen las estimaciones de la

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exposición por tipo de riesgo de los modelos internos contra los resultados efectivamente observados para el mismo período de medición y llevar a cabo las correcciones necesarias modificando el modelo cuando se presenten desviaciones significativas.

vi. Asegurar que toda deficiencia detectada respecto a la calidad, oportunidad e integridad de la información empleada por la unidad sea reportada a las áreas responsables de su elaboración y control.

b) Presentar al comité de riesgos para su consideración, la metodología de análisis de estrés

para determinar el impacto en la exposición al riesgo de crédito, de movimientos en el tipo de cambio y las tasas de interés. La metodología de análisis de estrés debe considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

i. Los factores de riesgo relevantes y los supuestos de variación extrema, pero

plausibles, de por lo menos el tipo de cambio y las tasas de interés.

ii. La frecuencia de las pruebas de estrés sobre la cartera crediticia de la entidad, las cuales deberán efectuarse al menos anualmente. Además la metodología debe considerar la realización de pruebas de estrés a deudores individuales de tamaño significativo, en cuyo caso las pruebas deberán realizarse al menos en la etapa de otorgamiento del crédito y en caso de modificación de las condiciones contractuales de pago, sea por refinanciamiento, readecuación o prórroga.

iii. El alcance en la aplicación de las pruebas de estrés, sea para deudores individuales de tamaño significativo respecto al tamaño de la entidad, definido por la entidad en función de su capital base, o para portafolios crediticios de deudores de menor tamaño de acuerdo con atributos significativos para el análisis de estrés, establecidos según los criterios definidos por la entidad.

iv. El o los indicadores relevantes que serán impactados prospectivamente por la variación de los factores de riesgo bajo tensión, tales como indicadores de cobertura de la carga financiera, relaciones de apalancamiento, relaciones préstamo a valor, niveles de morosidad, tasas de pérdida u otros, definidos por la entidad en consonancia con el alcance de las pruebas y el tipo de deudores de que se trate.

v. Los niveles críticos para los indicadores relevantes.

vi. Los niveles para la calificación del riesgo de crédito bajo escenarios de estrés de cada deudor individual o del portafolios crediticios., al menos en los niveles de riesgo bajo y alto.

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vii. El impacto agregado de los resultados de las pruebas de estrés, para los diferentes escenarios y niveles de riesgo definidos por la entidad, sobre el monto de estimaciones, la utilidad, el capital base y el nivel de suficiencia patrimonial; y

viii. Los posibles cursos de acción que se derivan de los resultados de los análisis de estrés, incluyendo entre otros, la reformulación de políticas y estrategias crediticias de la entidad.

c) Presentar al comité de riesgos para su consideración las herramientas y técnicas para

identificar y analizar riesgos y las metodologías, modelos y parámetros para medir y controlar los distintos tipos de riesgos a que se encuentra expuesta la entidad.

d) Verificar la observancia de los límites globales y específicos, así como los niveles de

tolerancia aceptables por tipo de riesgo.

e) Proporcionar al comité de riesgos la información relativa a:

i. La exposición a los diferentes riesgos que son relevantes para la entidad, con la periodicidad que defina el mismo Comité de Riesgos.

ii. El impacto sobre la suficiencia de capital que conlleva la toma de riesgos por la entidad, considerando los análisis de sensibilidad bajo diferentes escenarios (stress testing).

iii. Las desviaciones estadísticamente significativas que se presenten con respecto a los límites de exposición y a los niveles de tolerancia al riesgo establecidos. Esta información deberá entregarse en forma inmediata a la administración superior y a los responsables de las áreas de negocio involucradas, así como al comité de riesgos.

iv. Sugerencias respecto a acciones correctivas que pueden implementarse como resultado de una desviación respecto a los límites de exposición y niveles de tolerancia al riesgo autorizados.

v. La evolución histórica de los riesgos asumidos por la entidad. f) Investigar y documentar las causas que originan desviaciones a los límites establecidos de

exposición al riesgo, identificar si dichas desviaciones se presentan en forma reiterada e informar de manera oportuna sus resultados al comité de riesgos, al gerente o administrador y al responsable de las funciones de auditoría interna de la entidad.

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g) Recomendar al gerente o administrador y al comité de riesgos, prácticas de gestión sobre las exposiciones observadas y modificaciones a los límites globales y específicos de exposición al riesgo y niveles de tolerancia al riesgo según sea el caso.

h) Contrastar los requerimientos de capital por riesgo de crédito, riesgo de mercado y riesgo operacional determinados por las áreas de negocio, con el objeto de verificar que la entidad se ajuste a las disposiciones aplicables y a sus propias metas de asignación de capital en función de los riesgos.

i) Elaborar y presentar al comité las metodologías para la valuación, medición y control de

los riesgos de nuevas operaciones, productos y servicios, así como la identificación de los riesgos implícitos que presentan, cuando estos sean relevantes para la entidad.

j) Analizar y evaluar permanentemente los supuestos y parámetros utilizados en los análisis requeridos.

5.4- Comités de Apoyo Los Comités de Apoyo son nombrados por la Junta Directiva, de manera que sirvan como apoyo a la gestión realizada, la observancia de las normativas aplicables y el ejercicio de las normas de Gobierno Corporativo. Cada uno de estos comités levantará el acta o minuta con los acuerdos tomados en sus sesiones ordinarias y extraordinarias y contarán con un Reglamento Interno, según lo establecido en el artículo 25 del Acuerdo SUGEF 16-09 “Reglamento de Gobierno Corporativo”. 5.4.1- Comité de Auditoría El Comité Corporativo de Auditoría, es un órgano de apoyo control y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles, con capacidad suficiente para recomendar y definir plazos de cumplimiento a la Administración Superior sobre aspectos relativos a control interno, oportunidad, razonabilidad, integridad, confidencialidad y seguridad de la información contable, medios de almacenamiento, proceso, comunicación y respaldo de la información en general y sobre cualquier otro aspecto que la Junta Directiva le asignare de forma puntual. • Integración del Comité de Auditoría

El Comité Corporativo de Auditoría es un cuerpo colegiado integrado como mínimo por dos personas de las juntas directivas y una persona de las fiscalías de las empresas que integran el Grupo Financiero. Adicionalmente, podrá contar con un miembro externo a la organización, el cual deberá cumplir con lo establecido en artículo 21 del Acuerdo SUGEF 16-09: “Reglamento de Gobierno Corporativo, a saber:

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“Para el ejercicio de sus funciones, el Comité de Auditoria (o figura análoga en el caso de emisores no financieros de valores) debe contar al menos con un miembro especializado en el área financiero-contable, que posea, como mínimo, un grado académico en administración de negocios o contaduría pública y experiencia mínima de cinco años en labores afines y quien podrá ser un miembro externo a la organización “.

Participan, en calidad de invitados, el Auditor Interno, el Gerente General, los Subgerentes en ejercicio y el Gerente Financiero, así como aquellos funcionarios o profesionales que el Comité decida citar para atender temas particulares relacionados a su área de especialización, siendo por ello que participarán en las reuniones para fines estrictamente consultivos, con derecho a voz pero no a voto. La Junta Directiva será responsable de nombrar las personas idóneas para que cumplan con el objetivo de este Comité. Las personas que integren este Comité serán responsables de cumplir a cabalidad las funciones establecidas por la Junta Directiva y en este Reglamento.. En el caso que se determine que el Comité de Auditoría Corporativo, no atiende en forma adecuada y oportuna las funciones y obligaciones indicadas en esta Normativa, para alguna de las entidades que constituyen el grupo o conglomerado, la Superintendencia responsable de la supervisión de dicha entidad, puede requerir que se proceda con la conformación de un comité individual para la respectiva entidad. • Selección e idoneidad de los miembros del Comité de Auditoria

La selección de los Directores que conforman parte del Comité de Auditoría la realiza la Junta Directiva basándose en el valor agregado que el conocimiento y el área de especialización de cada Director pueda aportar a dicho Comité. Para efectos de elegir a miembros externos que integren este Comité se toma en cuenta el siguiente perfil: a) Grado académico en las áreas financiera, contable o legal b) Conocimiento de las labores que realiza la auditoría c) Reconocimiento en el medio por su idoneidad y ética profesional • Sesiones de Comité de Auditoría

El Comité de Auditoría deberá reunirse con una periodicidad de al menos cada tres meses en forma ordinaria.

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Extraordinariamente podrá reunirse el Comité, cada vez que el Coordinador, Fiscal o Auditor Corporativo lo estimen necesario. • Funciones de Comité de Auditoria Sin perjuicio de las responsabilidades y de las Medidas de Gobierno Corporativo corresponderá al Comité de Auditoría, las siguientes funciones: a) Propiciar la comunicación entre los miembros de la Junta Directiva, el Gerente General,

la auditoría interna u órgano de control que aplique, la auditoría externa u otros órganos de control, la auditoria externa y los entes supervisores.

b) Conocer y analizar los resultados de las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de

los sistemas de información y procedimientos de control interno.

c) Proponer a la Junta Directiva u Órgano equivalente los candidatos para auditor interno.

d) Dar seguimiento al cumplimiento del programa anual de trabajo de la Auditoría Interna.

e) Proponer a la Junta Directiva u Órgano equivalente la designación de la firma auditora externa para los estados financieros o el profesional independiente y las condiciones de contratación, una vez verificado el cumplimiento por parte de estos de los requisitos establecidos en este Reglamento.

f) Revisar la información financiera tanto anual y trimestral antes de su remisión a la Junta Directiva u Órgano equivalente, poniendo énfasis en cambios contables, estimaciones contables, ajustes importantes como resultado del proceso de auditoría, evaluación de la continuidad del negocio y el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes que afecten a la entidad.

g) Revisar y trasladar a la Junta Directiva u Órgano equivalente, los estados financieros anuales auditados, el informe del auditor externo, los informes complementarios y la carta de gerencia.

h) En caso de que no se realicen los ajustes propuestos en los estados financieros auditados por el auditor externo, trasladar a la Junta Directiva u órgano equivalente un informe sobre las razones y fundamentos para no realizar tales ajustes. Este informe debe remitirse conjuntamente con los estados financieros auditados, asimismo debe presentarse firmado por el contador general y el gerente general o representante legal. En el caso de las entidades, grupos y conglomerados financieros supervisados por la Superintendencia General de Entidades Financieras, aplica lo establecido en el artículo 10 del “Reglamento Relativo a la Información Financiera de Entidades, Grupos y Conglomerados Financieros”.

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i) Evaluar y dar seguimiento si corresponde a la implementación de las acciones correctivas que comuniquen el auditor externo, el auditor interno y la Superintendencia correspondiente.

j) Proponer a la Junta Directiva u Órgano equivalente el procedimiento de revisión y aprobación de los estados financieros internos y auditados, desde su origen hasta la aprobación por parte de los miembros del respectivo cuerpo colegiado.

k) Velar porque se cumpla el procedimiento de aprobación de estados financieros internos y auditados.

l) Evitar conflictos de interés que pudiesen presentarse con el profesional o la firma de contadores públicos que se desempeñan como auditores externos al contratarles para que realicen otros servicios para la empresa.

m) Dar el apoyo necesario al Auditor Interno cuando este haga de conocimiento del Comité incumplimientos por parte de la Administración.

n) Además de los informes particulares que se requieran para dar cumplimiento a las funciones aquí señaladas, el Comité de Auditoría deberá rendir un reporte semestral sobre sus actividades a la Junta Directiva u Órgano equivalente.

5.4.2- Comité de Cumplimiento Es un órgano de apoyo colegiado, de naturaleza ejecutiva, consultiva y de verificación, adscrito a la Junta Directiva y tendiente a la verificación, fortalecimiento apoyo y vigilancia de las labores a cargo del Oficial de Cumplimiento. • Integración del Comité de Cumplimiento El Comité de Cumplimiento de Grupo Financiero Cathay, está compuesto por cinco miembros titulares con derecho a voz y voto, que serán en el ejercicio del cargo los siguientes: · Dos miembros de Junta Directiva · Gerente General · Un funcionario de alto nivel del área operativa · Oficial de Cumplimiento. Por funcionario de alto nivel del área operativa se entiende aquella persona física que, por su función, cargo o posición en una entidad, intervenga o tenga la posibilidad de intervenir en la toma de decisiones dentro del sujeto fiscalizado. La Junta Directiva designó para este efecto al Subgerente General.

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La Junta Directiva nombrará un Director que funcionará como miembro alterno del Comité de Cumplimiento y que sustituirá a uno de los Directores, miembros titulares del Comité, en caso de ausencia a alguna de las sesiones. Participan, en calidad de invitados, el Auditor Interno y el Subgerente de Operaciones Bancarias, así como aquellos funcionarios o profesionales que el Comité decida citar para atender temas particulares relacionados a su área de especialización, siendo por ello que participarán en las reuniones para fines estrictamente consultivos, con derecho a voz pero no a voto. • Selección e idoneidad de los miembros del Comité de Cumplimiento

La selección de los directores que conforman parte del Comité de Cumplimiento la realiza la Junta Directiva basándose en el valor agregado que el conocimiento y el área de especialización de cada Director pueda aportar a dicho Comité. Los ejecutivos contratados en las plazas que integran el Comité de Cumplimiento deben ser seleccionados teniendo presente que formarán parte del mismo. • Sesiones de Comité de Cumplimiento El Comité de Cumplimiento sesiona, de manera ordinaria, como mínimo cuatro veces al año (preferiblemente cada trimestre) y de manera extraordinaria cuando lo convoque su Presidente, el Presidente de la Junta Directiva, el Gerente General, o el Oficial de Cumplimiento.

Las sesiones ordinarias y extraordinarias serán convocadas de previo y por escrito por el coordinador del Comité, mediante carta circular o correo electrónico dirigido a los miembros del mismo. Deberá adjuntarse a la convocatoria la agenda de la sesión y la documentación de análisis que el coordinador considere pertinente.

De cada sesión debe generarse una minuta de los temas discutidos, las aprobaciones realizadas y los compromisos establecidos para un adecuado seguimiento. Corresponde a todos los miembros del Comité la revisión de la minuta y la firma de aprobación de los acuerdos contenidos en la misma. • Funciones del Comité de Cumplimiento Las funciones designadas a este Comité según consta en el Manual de Cumplimiento son: a) Brindar apoyo al Oficial de Cumplimento en la revisión de las políticas, los

procedimientos, normas y controles implementados por la entidad para cumplir con los lineamientos de Ley y los establecidos en el Manual de Cumplimiento.

b) Revisión y actualización de las políticas Conozca a su Cliente y Conozca a su Empleado.

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c) Proponer a la Junta Directiva las políticas de confidencialidad respecto a empleados y

Directivos en el tratamiento de los temas relacionados con la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

d) En los casos que así lo requieran, colaborar con el Oficial de Cumplimiento en los análisis

de operaciones inusuales. e) Realizar reuniones periódicas con el fin de revisar las deficiencias relacionadas con el

cumplimiento de los procedimientos implementados y tomar medidas y acciones para corregirlas.

f) Velar por el cumplimiento del Plan de Trabajo de la Oficialía de Cumplimiento que fue

aprobado por la Junta Directiva. g) Revisar y actualizar el Código de Ética para su aprobación posterior por parte de la Junta

Directiva.

h) Conocer los resultados de las evaluaciones de la capacitación anual del personal en materia de cumplimiento.

i) Revisión de los Reportes de Transacciones Sospechosas que hayan sido remitidos a las

Superintendencias por parte del Oficial de Cumplimiento. j) Procurar los informes necesarios para el análisis debido de las materias bajo su

competencia. k) Coadyuvar en la divulgación de las materias atinentes a las labores para prevenir, evitar y

combatir el uso del Grupo en el proceso de Legitimación de Capitales. l) Mantenerse actualizado respecto de los tópicos relevantes en materia de prevención de

Legitimación de Capitales. El Oficial de Cumplimiento debe mantener una participación muy activa en el proceso de actualización que requieran los integrantes de este Comité y la Junta Directiva.

m) Procurar los mecanismos de medición del riesgo de Legitimación y Financiamiento al

Terrorismo asociado a los productos y servicios que brinda el Grupo, como medio de parametrizar la exposición a este riesgo y valorar la gestión del Oficial de Cumplimiento.

n) Guiar de manera adecuada para el cumplimiento de las directrices atinentes, emanadas

de las autoridades del Grupo o de las instancias de supervisión, policiales o judiciales. o) Efectuar las recomendaciones que permitan mejorar la eficiencia de la Oficialía de

Cumplimiento.

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p) Definir los instrumentos disponibles, a instancia del Oficial de Cumplimiento, para

garantizar la eficiencia del Programa de Cumplimiento. q) Recomendar a la Junta Directiva la implementación de cualquier medida tendiente al

cumplimiento de la normativa vigente o al fortalecimiento de la prevención en materia de Legitimación de Capitales.

r) Adicionalmente tendrá cualquier otra función que le otorgue la Junta Directiva del Grupo. 5.4.3- Comité de Crédito El Comité de Crédito se constituye con el propósito de velar por el cumplimiento y aplicación de las políticas emitidas por la Junta Directiva del Grupo en materia crediticia, así como de la normativa y reglamentación vigente. • Integración del Comité de Crédito

El Comité de Crédito de Banco Cathay, está compuesto por cuatro miembros titulares con derecho a voz y voto, que serán en el ejercicio del cargo los siguientes:

• Dos miembros nombrados por la Junta Directiva de Banco Cathay o Grupo de Finanzas

Cathay • Gerente General • Subgerente General de Operaciones Bancarias •

Participan, en calidad de invitados el Auditor Interno, el Gerente de Análisis de Crédito y el Gerente de Negocios, así como aquellos funcionarios o profesionales que el Comité decida citar para atender temas particulares relacionados a su área de especialización, siendo por ello que participarán en las reuniones para fines estrictamente consultivos, con derecho a voz pero no a voto. • Selección e idoneidad de los miembros del Comité de Crédito

La selección de los miembros que conforman parte del Comité de Crédito la realiza la Junta Directiva basándose en el valor agregado que el conocimiento y el área de especialización de cada miembro pueda aportar a dicho Comité. Los ejecutivos contratados en las plazas que integran el Comité de Crédito deben ser seleccionados teniendo presente que formarán parte del mismo.

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• Sesiones de Comité de Crédito

El Comité de Crédito se reúne de manera ordinaria al menos tres veces al mes, o cuando lo convoque su Presidente, el Presidente de la Junta Directiva, el Gerente General, o el Gerente de Análisis de Crédito. Las sesiones ordinarias y extraordinarias serán convocadas de previo y por escrito por el coordinador del Comité mediante carta circular o correo electrónico dirigido a los miembros del mismo. Deberá adjuntarse a la convocatoria la agenda de sesión y toda aquella documentación de análisis que se considere relevante y pertinente. De cada sesión debe generarse un Acta de los temas discutidos, las aprobaciones realizadas y los compromisos establecidos para un adecuado seguimiento. Corresponderá a todos los miembros del Comité la revisión del Acta y la firma de aprobación de los acuerdos contenidos en la misma. • Funciones de Comité de Crédito

La Política General de Crédito establece las siguientes funciones para este Comité: a) Revisar y recomendar a la Junta Directiva, al menos anualmente, la estrategia y

principales políticas de riesgo de crédito. b) Revisar y recomendar a la Junta Directiva las metodologías para la calificación de la

capacidad de pago de los deudores, metodologías de análisis de la capacidad de pago de los deudores bajo escenarios de estrés, metodologías de análisis de estrés aplicables a portafolios crediticios para determinar el impacto en el banco, de movimientos en el tipo de cambio y las tasas de interés, bajo escenarios de estrés definidos por la institución.

c) Revisar y recomendar a la Junta Directiva políticas y reglamentos para los procesos de decisión crediticia, desde la aprobación del crédito hasta las etapas posteriores de seguimiento y control, que consideren los resultados de las metodologías de análisis.

d) Revisar y recomendar a la Junta Directiva las políticas sobre la documentación de créditos e información requerida para el análisis de la solicitud de crédito y que se mantendrá en el expediente de crédito de cada deudor así como la periodicidad para actualizarla.

e) Analizar y discutir las propuestas de nuevos productos de crédito o modificaciones a los actuales así como planes de crédito preparados por la Administración para emitir su recomendación a la Junta Directiva.

f) Revisar y analizar reportes en materia de crédito preparados por la Unidad de Riesgos

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g) Revisar y analizar informes relativos a la cartera de crédito: concentración por sectores, garantías, moneda plazos, morosidad, evolución de las estimaciones y cualquier otro que se considere conveniente para supervisar el desempeño de los productos de crédito.

h) Tiene la facultad de aprobar, modificar, o rechazar toda facilidad crediticia permitida por Ley y la presente Política y su Reglamento.

i) Revisará y elevará a Junta Directiva las solicitudes sujetas a lo dispuesto en el artículo 117 de LOSBN para su resolución final.

j) Informar a la Junta Directiva en la sesión inmediata posterior, los casos revisados y aprobados por parte del Comité de Crédito.

5.4.4- Comité de Tecnología de Información El Comité de TI se constituye en una instancia asesora y de coordinación en temas de tecnología y de gestión de TI para la entidad, según lo dispuesto en el artículo 7 del Acuerdo SUGEF 14-09: “Reglamento para la gestión de Tecnología de Información”. El Comité de TI reporta directamente a la Junta Directiva. • Integración del Comité de Tecnología de Información

El Comité de TI de Banco Cathay, está compuesto por tres miembros titulares con derecho a voz y voto, que serán en el ejercicio del cargo los siguientes: · Dos miembros de Junta Directiva · Gerente General La Junta Directiva nombrará un Director que funcionará como miembro alterno del Comité de TI y que sustituirá a uno de los Directores, miembros titulares del Comité, en caso de ausencia a alguna de las sesiones. Participan, en calidad de invitados, el Subgerente General de Operaciones Bancarias, un Asesor Externo nombrado para este efecto, el Gerente de TI, el Gerente Financiero, el Jefe de Gestión de Proyectos, el Jefe de Riesgos, el Auditor Interno y el Auditor de Sistemas, así como aquellos funcionarios o profesionales que el Comité decida citar para atender temas particulares relacionados a su área de especialización, siendo por ello que participarán en las reuniones para fines estrictamente consultivos, con derecho a voz pero no a voto. La selección de los Directores que conforman parte del Comité de Tecnología de Información la realiza la Junta Directiva basándose en el valor agregado que el conocimiento y el área de especialización de cada Director pueda aportar a dicho Comité. Los ejecutivos contratados en las plazas que integran el Comité de TI deben ser seleccionados

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teniendo presente que formarán parte del mismo. • Selección e idoneidad de los miembros del Comité de Tecnología de Información

La selección de los directores que conforman parte del Comité de Tecnología de Información la realiza la Junta Directiva basándose en el valor agregado que el conocimiento y el área de especialización de cada Director pueda aportar a dicho Comité. Los ejecutivos contratados en las plazas que integran el Comité de Tecnología de Información deben ser seleccionados teniendo presente que formarán parte del mismo. • Sesiones de Comité de Tecnología de Información

El Comité de TI sesionará, de manera ordinaria, como mínimo seis veces al año (bimensualmente) y de manera extraordinaria cuando lo convoque su Presidente, el Presidente de la Junta Directiva, el Gerente General, o el Coordinador del Comité.

Las sesiones ordinarias y extraordinarias serán convocadas de previo y por escrito por el coordinador del Comité mediante carta circular o correo electrónico dirigido a los miembros del mismo. Debe adjuntarse a la convocatoria la agenda de sesión y documentación de análisis que el coordinador considere pertinente. De cada sesión debe generarse una minuta de los temas discutidos, las aprobaciones realizadas y los compromisos establecidos para un adecuado seguimiento. Corresponderá a todos los miembros del Comité la revisión de la minuta y la firma de aprobación de los acuerdos contenidos en la misma. • Funciones del Comité de Tecnología de Información

Según lo establecido en el artículo 7 del Acuerdo 14-09: “Reglamento sobre la gestión de la Tecnología de Información”, las funciones del Comité de TI son: a) Asesorar en la formulación del plan estratégico de TI. b) Proponer las políticas generales sobre TI. c) Revisar periódicamente los parámetros para la gestión de TI. d) Proponer los niveles de tolerancia al riesgo de TI en congruencia con el perfil tecnológico

de la entidad. e) Revisar el reporte sobre el impacto de los riesgos tecnológicos que debe presentar al

menos semestralmente, o cuando las circunstancias así lo ameriten, el Departamento de TI.

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f) Monitorear que la alta gerencia tome medidas para gestionar el riesgo de TI de forma

consistente con las estrategias y políticas y que cuenta con los recursos necesarios para esos efectos.

g) Conocer y aprobar las prioridades para las inversiones en TI y elevarlas a Junta Directiva

cuando así se requiera. h) Conocer y aprobar el Plan Correctivo-Preventivo derivado de la auditoría y supervisión

externa de la gestión de TI y elevarlo a Junta Directiva cuando así se requiera.

i) Dar seguimiento a las acciones contenidas en el Plan Correctivo-Preventivo j) Valorar situaciones críticas que puedan generar o requerir la salida de servicios en línea

del Banco; aprobar dicha salida cuando así se requiera y definir las acciones correctivas que deben implementarse para restablecer el servicio.

k) Proponer directrices y asesoría sobre la arquitectura de TI y verificar su cumplimiento, además de orientar el diseño de la arquitectura de TI con el fin de facilitar la estrategia de negocio, tomando en cuenta el cumplimiento regulatorio y los requerimientos de continuidad.

5.4.5-Comité de Riesgo El Comité de Riesgo es un órgano normado por el Acuerdo SUGEF 2-10 “Reglamento Integral de Riesgo”, con capacidad para tomar revisar, analizar y tomar decisiones respecto a los riesgos de la entidad considerando los criterios de oportunidad y conveniencia. Debe velar por el cumplimiento de las políticas, objetivos y lineamientos sobre la administración de los riesgos relevantes para la entidad. • Integración del Comité de Riesgo

El Comité de Riesgo de Banco Cathay, está compuesto por seis miembros titulares con derecho a voz y voto, que serán en el ejercicio del cargo los siguientes:

· Cuatro miembros de Junta Directiva · Gerente General · Un miembro externo a la entidad.

Participan, en calidad de invitados el Subgerente de Operaciones Bancarias, Jefe de Riesgo,s el Gerente Financiero y el Auditor Interno, así como aquellos funcionarios o profesionales que el Comité decida citar para atender temas particulares relacionados a su área de especialización, siendo por ello que participarán en las reuniones para fines estrictamente consultivos, con derecho a voz pero no a voto.

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• Selección e idoneidad de los miembros del Comité de Riesgo

La selección de los Directores que conforman parte del Comité de Riesgo la realiza la Junta Directiva basándose en el valor agregado que el conocimiento y el área de especialización de cada Director pueda aportar a dicho Comité. Para efectos de elegir a miembros externos que integren este Comité se toma en cuenta el siguiente perfil: a) Conocimiento del negocio financiero bancario y de gestión de riesgos b) Reconocimiento en el medio por su idoneidad y ética profesional.

Los ejecutivos contratados en las plazas que integran el Comité de Riesgo deben ser seleccionados teniendo presente que formarán parte del mismo. • Sesiones de Comité de Riesgo

El Comité de Riesgos se reúne de manera ordinaria al menos seis veces al año (preferiblemente cada mes) o cuando lo convoque su Presidente, el Presidente de la Junta Directiva, el Gerente General, o el Encargado de Riesgos. Las sesiones ordinarias y extraordinarias serán convocadas de previo y por escrito por el coordinador del Comité mediante carta circular o correo electrónico dirigido a los miembros del mismo. Debe adjuntarse a la convocatoria la agenda de sesión y toda aquella documentación de análisis que se considere relevante y pertinente. De cada sesión debe generarse una minuta de los temas discutidos, las aprobaciones realizadas y los compromisos establecidos para un adecuado seguimiento. Corresponde a todos los miembros del Comité la revisión de la minuta y la firma de aprobación de los acuerdos contenidos en la misma. • Funciones del Comité de Riesgo

Las funciones para este Comité establecidas en el Acuerdo SUGEF 2-10 “Reglamento sobre Administración Integral de Riesgos” se señalan a continuación: a) Monitorear las exposiciones a riesgos y contrastar dichas exposiciones frente a los límites

de tolerancia aprobados por la Junta Directiva en sus funciones. Entre otros aspectos que estime pertinentes, el Comité de Riesgos debe referirse al impacto de dichos riesgos sobre la estabilidad y solvencia de la entidad.

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b) Informar a la Junta Directiva los resultados de sus valoraciones sobre las exposiciones al riesgo de la entidad. La Junta Directiva o autoridad equivalente definirá la frecuencia de dichos informes.

c) Recomendar límites, estrategias y políticas que coadyuven con una efectiva administración de riesgos, así como definir los escenarios y el horizonte temporal en los cuales pueden aceptarse excesos a los límites aprobados o excepciones a las políticas, así como los posibles cursos de acción o mecanismos mediante los cuales se regularice la situación. La definición de escenarios debe considerar tanto eventos originados en acciones de la propia entidad como circunstancias de su entorno.

d) Conocer y promover procedimientos y metodologías para la administración de los riesgos.

e) Proponer planes de contingencia en materia de riesgos para la aprobación de la Junta Directiva o autoridad equivalente.

f) Proponer a la Junta Directiva, la designación de la firma auditora o el profesional independiente para la auditoría del proceso de Administración Integral de Riesgos, una vez verificado el cumplimiento por parte de este, de los requisitos establecidos en el artículo 19 del Acuerdo SUGEF 2-10 “Reglamento sobre Administración Integral de Riesgos”. En caso que la Junta Directiva decida separarse de la propuesta del Comité, debe razonar su decisión y hacerlo constar en el acta respectiva.

g) Analizar temas de índole financiero tales como el cumplimiento regulatorio, proyecciones financieras, políticas, tasas de interés, estrategias de manejo, calce de plazos, entre otros.

h) Aprobar el Manual de Funciones de la Unidad de Riesgos.

i) Las funciones y requerimientos que le establezca la Junta Directiva. 5.4.6- Comité de Finanzas El Comité de Finanzas tiene como función primaria brindar asesoría en materia financiera tanto a la Junta Directiva de la entidad como a la Administración.

• Integración del Comité de Finanzas

El Comité de Finanzas, está compuesto por seis miembros titulares con derecho a voz y voto, que serán en el ejercicio del cargo los siguientes:

· Cuatro miembros de Junta Directiva

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· Gerente General

Participan, en calidad de invitados el Subgerente de Operaciones Bancarias, el Gerente Financiero, Jefe de Riesgos y el Auditor Interno, así como aquellos funcionarios o profesionales que el Comité decida citar para atender temas particulares relacionados a su área de especialización, siendo por ello que participarán en las reuniones para fines estrictamente consultivos, con derecho a voz pero no a voto. • Selección e idoneidad de los miembros del Comité de Finanzas

La selección de los Directores que conforman parte del Comité de Finanzas la realiza la Junta Directiva basándose en el valor agregado que el conocimiento y el área de especialización de cada Director pueda aportar a dicho Comité. Los ejecutivos contratados en las plazas que integran el Comité de Finanzas deben seleccionarse teniendo presente que formarán parte del mismo. • Sesiones de Comité de Finanzas

El Comité de Finanzas se reúne de manera ordinaria al menos diez veces al año (preferiblemente cada mes) o cuando lo convoque su Presidente, el Presidente de la Junta Directiva, el Gerente General, o el Gerente Financiero. Las sesiones ordinarias y extraordinarias serán convocadas de previo y por escrito por el coordinador del Comité mediante carta circular o correo electrónico dirigido a los miembros del mismo. Debe adjuntarse a la convocatoria la agenda de sesión y toda aquella documentación de análisis que se considere relevante y pertinente. De cada sesión debe generarse una minuta de los temas discutidos, las aprobaciones realizadas y los compromisos establecidos para un adecuado seguimiento. Corresponde a todos los miembros del Comité la revisión de la minuta y la firma de aprobación de los acuerdos contenidos en la misma. • Funciones del Comité de Finanzas Las funciones establecidas para este Comité se señalan a continuación:

a) Analizar los resultados financieros mensuales de la entidad. b) Revisar temas asociados al desempeño de la Ficha CAMELS y Suficiencia Patrimonial del

Banco. c) Dar seguimiento a las proyecciones financieras del año.

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d) Aprobar las modificaciones a las tasas de interés activas y pasivas y las tarifas y

condiciones de los servicios, de acuerdo a las políticas establecidas

e) Evaluar la composición, evolución y tendencia de las carteras activas y pasivas. f) Analizar y proponer alternativas de manejo de la posición monetaria, así como las

acciones correctivas en el manejo cambiario.

g) Conocer y analizar las políticas y reglamentos que estén directamente relacionados con el Área Financiera del Banco; las cuales, una vez que sean de su satisfacción deben ser enviadas a la Junta Directiva para su resolución final.

h) Conocer las políticas de inversión para el manejo de la liquidez del Banco y elevarlo a la

Junta Directiva, para su aprobación.

5.4.7-Comité Legal El Comité Legal es un órgano constituido con la finalidad de brindar asesoría en materia jurídico-legal a las empresas del Grupo Financiero Cathay y a su Administración. Adicionalmente tendrá cualquier otra función que le otorgue la Junta Directiva del Grupo.

• Integración del Comité Legal

El Comité Legal de Banco Cathay, está compuesto por cinco miembros titulares con derecho a voz y voto, que serán en el ejercicio del cargo los siguientes: · Dos miembros de Junta Directiva · Fiscal de Junta Directiva Gerente General . Asesor Legal Externo . Gerente General Participan, en calidad de invitados el Auditor Interno y el Subgerente de Operaciones Bancarias, así como aquellos funcionarios o profesionales que el Comité decida citar para atender temas particulares relacionados a su área de especialización, siendo por ello que participarán en las reuniones para fines estrictamente consultivos, con derecho a voz pero no a voto. • Selección e idoneidad de los miembros del Comité Legal La selección de los Directores que conforman parte del Comité Legal la realiza la Junta Directiva basándose en el valor agregado que el conocimiento y el área de especialización de cada Director pueda aportar a dicho Comité. Para efectos de elegir a miembros externos que integren este comité se toma en cuenta el

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siguiente perfil:

a) Conocimiento del negocio financiero bancario y formación en el área legal

b) Reconocimiento en el medio por su idoneidad y ética profesional.

Los ejecutivos contratados en las plazas que integran el Comité Legal deben ser seleccionados teniendo presente que formarán parte del mismo.

• Sesiones de Comité Legal

El Comité Legal sesionará, de manera ordinaria, como mínimo cuatro veces al año (trimestralmente) y de manera extraordinaria, cuándo lo convoque su Presidente, el Presidente de la Junta Directiva, el Gerente General o el Coordinador del Comité. Las sesiones ordinarias y extraordinarias serán convocadas de previo y por escrito por el coordinador del Comité mediante carta circular o correo electrónico dirigido a los miembros del mismo. Deber adjuntarse a la convocatoria la agenda de sesión y toda aquella documentación de análisis que se considere relevante y pertinente. De cada sesión debe generarse una minuta de los temas discutidos, las aprobaciones realizadas y los compromisos establecidos para un adecuado seguimiento. Corresponderá a todos los miembros del Comité la revisión de la minuta y la firma de aprobación de los acuerdos contenidos en la misma. • Funciones del Comité Legal

El Comité Legal cumple con las siguientes funciones: a) Análisis de los principales temas legales, directrices operativas y demás temas

relacionados al área de sus competencias atinentes a las empresas del Grupo.

b) Conocimiento y seguimiento de casos y procesos legales de todo tipo, para lo cual se solicitarán informes a los profesionales encargados de los mismos de acuerdo a la periodicidad que el Comité designe.

c) Análisis de riesgo legal y contingencias para las empresas del Grupo Financiero Cathay.

d) Evacuación de consultas y dudas en materia legal tanto de las Juntas Directivas de las empresas del Grupo así como de la Administración de las mismas.

e) Elaboración de criterios, sugerencias y recomendaciones para la Junta Directiva y la Administración en materia legal.

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f) Designación de Notarios requeridos para la prestación de servicios para las empresas del Grupo Financiero Cathay.

g) Declarar la incobrabilidad de operaciones dentro de los parámetros establecidos por la

Junta Directiva.

h) Conocer y revisar en su caso, la liquidación de operaciones contra estimaciones que haga la administración. Para cada reunión ordinaria, la Administración remitirá al Comité un informe con las liquidaciones efectuadas.

5.5- Gerente General Corporativo y Cuerpo Administrativo La cláusula Sexta de los estatutos dispone que el Grupo tendrá un Gerente General Corporativo elegido por la Junta Directiva, para un período de al menos anual que correrá a partir del nombramiento

El Gerente General será designado por la Junta Directiva luego de un proceso de selección objetiva, teniendo en cuenta el perfil del cargo y la evaluación de los distintos candidatos. Su vinculación se lleva a cabo mediante contrato de trabajo, a término indefinido. El Gerente General es representante legal del Banco y su suplente es el Subgerente General. El Gerente General, es responsable de que la información financiera de la entidad sea razonable, para lo cual debe establecer los sistemas de control interno necesarios para obtener información financiera confiable y procurar un adecuado ambiente de control interno. El Gerente General debe rendir una declaración jurada, respecto de su responsabilidad sobre los estados financieros y el control interno conforme lo indica el Reglamento de Gobierno Corporativo, la cual debe presentarse conjuntamente con los estados financieros auditados a la Superintendencia respectiva. La labor del Gerente General debe ser apoyada por la labor de la Subgerencia de Operaciones Bancarias y de los ejecutivos de primera línea a saber: Gerente Financiero, Gerente de Crédito, Gerente de Recursos Humanos, Gerente de TI, Gerente de Negocios y Gerente de Cumplimiento. 5.5.1- Funciones del Gerente General: Las funciones del Gerente General, según los Estatuto de Constitucion deBanco Cathay , son las siguientes: a) Representar judicial y extrajudicialmente al Banco y usar la firma social.

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b) Administrar los negocios del Grupo dentro de los límites que señalen los Estatutos y la Ley y dentro de la política que determine la Asamblea General de Accionistas y la Junta Directiva.

c) Poner en ejecución todas las operaciones del Grupo de acuerdo con las Leyes, los

Estatutos y las políticas y reglamentos que apruebe la Asamblea General de Accionistas y Junta Directiva.

d) Manejar la Política Financiera, dirigiendo el desarrollo de la política de inversiones

aprobado por la Junta Directiva.

e) Vigilar y controlar que se cumplan todas las Políticas y Reglamentos aprobados por la Junta Directiva, así como el Cumplimiento de las Leyes de la República de Costa Rica y la Reglamentación emitida por los entes Reguladores.

f) Orientar la Política de Publicidad y Relaciones Públicas del Grupo g) Aplicar la política laboral del Grupo de acuerdo con las pautas establecidas por la Junta

Directiva. h) Crear y proveer los empleos necesarios para la buena marcha de la empresa, fijar sus

funciones, dotaciones y asignaciones y remover libremente a los funcionarios, salvo aquellos cuyo nombramiento y remoción le compete a la Junta Directiva u otro órgano de la administración y delegarles, en forma revocable y transitoria, alguna de sus funciones.

i) Dar a conocer Junta Directiva los Estados Financieros j) Rendir por escrito el informe del Gerencia General que debe someter a la Asamblea

General de Accionistas en su reunión ordinaria. k) Celebrar el contrato comercial de cambio en todas sus manifestaciones. Emitir, aceptar,

endosar letras de cambio, pagarés, giros, cheques, libranzas y cualesquiera otros instrumentos negociables o títulos valores. Negociar estos documentos, tenerlos, cobrarlos, pagarlos, descargarlos. Efectuar, retirar depósitos en cuentas bancarias y celebrar toda clase de operaciones bancarias de conformidad con las políticas que al efecto apruebe la Junta Directiva y los poderes que le otorgue la Asamblea de Accionistas.

l) Ejecutar los acuerdos emanados de las decisiones de la Junta Directiva. m) Representar a la empresa ante todas las autoridades nacionales, municipales, sean de

orden judicial, administrativo, del trabajo, de lo contencioso administrativo y de cualquiera otra índole y ante las demás personas públicas, privadas o semioficiales, naturales o jurídicas.

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n) Realizar todas aquellas transacciones que se refieran a bienes muebles cuyo valor no exceda los límites que le hayan sido autorizados, o bien todos aquellos otros para los cuales haya sido autorizado expresamente por la Junta Directiva.

o) Presentar a la Junta Directiva un informe anual detallado sobre la marcha de la empresa

dentro de los sesenta días posteriores a la fecha de cierre del periodo fiscal correspondiente.

p) Enviar al ente supervisor correspondiente, en la debida oportunidad, todos los datos y

cortes de cuentas que exijan las disposiciones vigentes. q) Dar cuenta de su gestión a la Junta Directiva regularmente. r) Dar un trato equitativo a todos los accionistas e inversionistas de la compañía y velar por

el efectivo cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos de gobierno corporativo adoptadas por la empresa.

s) Presentar en la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas, en coordinación con la Junta Directiva, un informe relacionado con el desarrollo y cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo.

VI- POLITICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO: 6.1- Política de selección, retribución, calificación y capacitación. 6.1.1- Reclutamiento y Selección • La Dirección de Recursos Humanos será responsable de seleccionar a todo el personal que

ingrese al Grupo, mediante procesos de reclutamiento en los que se identifiquen las calidades de las personas, tanto en los requerimientos técnicos, como éticos y de capacidad de servicio. En casos excepcionales la Junta Directiva o la Gerencia General podrán contratar servicios externos que apoyen en el proceso de selección y reclutamiento de personal clave, si lo consideran conveniente, pero teniendo en cuenta el perfil definido para los colaboradores.

• El Departamento de Recursos Humanos será el responsable de dotar de candidatos

suficientes los procesos de contratación y de velar porque el personal contratado esté alineado con la filosofía organizacional, que cumpla con el nivel de educación, experiencia y habilidades requeridas según la posición e indagar oportunamente las referencias laborales, requisitos judiciales y crediticios, los cuales deben ser positivos.

• Seleccionará y recomendará a los candidatos que cumplen los requisitos, pero la decisión

final de la contratación entre los candidatos recomendados será responsabilidad de la

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Jefatura Directa con el visto bueno de la Gerencia correspondiente y la aprobación de la Gerencia General.

• Al ingresar al Grupo Financiero Cathay, todo funcionario, sin excepción, debe cumplir con el

proceso de inducción, el cual coordinará el Departamento de Recursos Humanos. 6.1.2- Capacitación: • El Departamento de Recursos Humanos será el encargado de preparar anualmente el plan y

presupuesto de capacitación, el cual incluirá temas de actualización, especialización y aquellos que procuren el desarrollo del personal, de acuerdo a lo que se determine por diversos procesos como diagnóstico de necesidades de capacitación, evaluación de desempeño, clima organizacional, plan de sucesión, planeación estratégica, entre otros.

• Dicho plan deberá considerar los objetivos de la organización, de tal manera, que los temas

y costos estén alineados a la estrategia de la institución. 6.1.3- Planes de sucesión: • La Gerencia de Recursos Humanos velará porque el Grupo Financiero Cathay cuente con un

Plan de Sucesión que garantice la continuidad de su servicio y de sus procesos y otorgue oportunidades de desarrollo profesional a sus colaboradores. Este plan de sucesión debe contar con el aval expreso de la Gerencia General Corporativa a la cual se le presentará un avance semestral y para efectos operativos es de actualización continua.

• Como parte del Plan de Sucesión, el Departamento de Recursos Humanos identificará las

posiciones claves que deben contar con un sucesor interno y llevará el plan a la práctica. 6.1.4- Dietas y salarios: • Los Directores sesionarán al menos una vez al mes ordinariamente, y extraordinariamente,

cuando se les convoque formalmente. Toda sesión de Junta Directiva contará con una agenda previa de la sesión y sus acuerdos se registrarán en el acta oficial respectiva. Los Directores presentes en una sesión tendrán derecho de cobrar la dieta establecida por sesión.

• El monto de las dietas de Directores, tanto para sesiones de Junta Directiva como para su participación en los comités para los que han sido nombrados, será dispuesto por la Asamblea General de Accionistas. Solamente la Asamblea de Accionistas podrá variar el monto de las mismas.

• Las empresas del Grupo utilizan un esquema de remuneración fijo, aplicable a los colaboradores en general, incluida la plana gerencial.

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• La remuneración de los funcionarios de Grupo Financiero Cathay debe ser competitiva y

razonable en relación con el mercado y guardar una equidad entre funcionarios.

• Grupo Financiero Cathay revisará periódicamente la estructura salarial y buscará hacer ajustes generales a los salarios de sus colaboradores según el deterioro del poder adquisitivo de los mismos, de acuerdo con la inflación interna.

6.1.5- Normas Eticas que rigen el comportamiento de los colaboradores del Grupo Financiero Cathay:

• Corresponde a los Socios, Directores, Administradores y Colaboradores, en el ejercicio de

sus actividades: a) Promover y comprometerse con una conducta apegada al Código de Etica,

garantizando el cumplimiento eficiente de su gestión como parte de la cadena productiva y del objeto de su contratación.

b) Evitar conflictos de interés y comunicar por escrito a la Gerencia de Recursos

Humanos y a la jefatura inmediata, cualquier relación o transacción que pueda presumir la existencia de conflictos de esa naturaleza.

c) Mantener una permanente actitud de transparencia en sus actos, particularmente

frente a los órganos superiores y de control. d) Cuando corresponda a su puesto, elaborar de forma completa y correcta, los informes

y documentos enviados a los Entes Reguladores, además de otras comunicaciones públicas o hechos relevantes, de la institución.

e) Conocer y aplicar las políticas, manuales, procedimientos y demás normas que se

encuentren vigentes interna y externamente. Asimismo, acceder, leer y aplicar todas las instrucciones que se le comuniquen.

f) Identificar los riesgos asociados a su actuar operativo y aquellos que personalmente

podría generar en función de su gestión. g) Procurar la actualización técnica, científica y académica que garantice profesionalismo

y vigencia del conocimiento, actualización que le permitirá desarrollarse internamente.

h) Ponderar las circunstancias y aprender de la experiencia, además del entrenamiento

recibido.

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i) Informar a su Jefe cuando un funcionario incurre en alguna falla o comete algún error. El Encargado o Jefe, debe hacer lo propio con y frente a su Superior.

j) Acatar la prohibición al uso de sustancias controladas, su distribución o venta,

posesión, o estar bajo la influencia de drogas ilegales en el trabajo. k) Evitar que le sea aplicado algún tipo de embargo, ya que como colaborador bancario

debe actuar con el rigor de un ciudadano ejemplar. l) Llegar puntualmente al trabajo, a una cita, a una capacitación o una reunión, ya que

éste es un comportamiento que influye directamente en la imagen propia y de la institución.

• No será aceptable que algún miembro del Grupo:

a) Abuse de su autoridad o de su influencia, de manera explícita o implícita, para inducir

a otro colaborador a realizar actividades inmorales, ilegales o que violen las políticas del Grupo Financiero Cathay.

b) Se atribuya voluntad institucional sin estar autorizado o calificado para ello. c) Solicite favores personales a clientes, colaboradores o personal a su cargo, ni los

manipule para lograr beneficios o prebendas particulares. d) Se le atribuya una conducta de acoso laboral o sexual a compañeros, subalternos o

personal relacionado. • El Grupo Financiero Cathay espera de sus colaboradores: a) Un comportamiento intachable de acuerdo a los más altos principios morales y éticos. b) Que no cometan actos indebidos o de engaño en contra de la organización. c) Que reporten a su superior, verbalmente o por escrito, cualquier transacción que

consideren de origen dudoso, mal intencionada o perjudicial. d) Que no saquen provecho propio o para favorecer a terceros, sustentados en el manejo

de información confidencial o los recursos de la empresa a los que les da acceso su puesto.

e) Que informen a su superior cuando otro colaborador no esté ejecutando sus labores de

manera correcta o efectiva, o bien, cuando esté sub utilizando los recursos de trabajo: llámese tiempo, equipo, materiales, software u otros.

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f) Que no intercambie claves confidenciales para el control de uso de los equipos del Grupo.

g) Que cuando renuncie, otorgue el preaviso que estipula la Ley, tomando en cuenta que

el patrono debe buscar su reemplazo y que no se vea afectada la operatividad y el servicio.

h) Que al dejar de laborar para el Grupo, está rigurosamente prohibido que se lleve

información interna a la que haya tenido acceso en virtud de sus responsabilidades y debe devolver toda la información, instrumentos, materiales y equipos que le fueron dispuestos para el desempeño de sus funciones, Incluyendo el carné de acceso y el gafete de la empresa.

6.1.6- Conflictos de interés (colaboradores): • Está prohibido para los colaboradores del Grupo: a) Usar el nombre de Grupo Financiero Cathay y sus compañías relacionadas en

beneficio personal y/o en detrimento de la Institución. b) Realizar ventas internas dentro de las instalaciones o dentro del horario de trabajo. c) Usar su cargo, función o informaciones sobre negocios y asuntos del Grupo para

influir en las decisiones que puedan favorecer a intereses propios o de terceras partes.

d) Entablar relaciones comerciales, en condición de representante o contacto por parte

del Grupo, con empresas propias, o de familiares del colaborador sin la debida autorización de la Gerencia General o Junta Directiva según corresponda.

6.1.7- Regalos y remuneraciones: • Los miembros del Grupo Financiero Cathay no deben aceptar sobornos, obsequios,

descuentos o invitaciones comprometedoras de los clientes o proveedores, que puedan interpretarse como una influencia indebida para el trámite o aprobación presente o futura de transacciones con la organización.

• Los miembros del Grupo no podrán hacer entrega de obsequios o gratificaciones a terceros, usando el nombre o los recursos del Grupo, con el fin de influir en ellos para obtener beneficios particulares.

• Las empresas del Grupo no ofrecen, ni efectúan pagos ilegítimos, u otros incentivos a los colaboradores gubernamentales, en condición de tales o de clientes, para promover la venta

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de nuestros productos y servicios. La única excepción a esta regla es en el caso de artículos promocionales o reconocimientos navideños que se definen a nivel institucional.

6.2- Política sobre la relación con los clientes: 6.2.1- Relación con el cliente: • Los Directores y Colaboradores del Grupo deberán ser imparciales, objetivos y equitativos en

su relación con Clientes.

• Los Directores y Colaboradores del Grupo se abstendrán de: a) Solicitar exclusividad descalificando a los competidores para acceder a los productos y

servicios que ofrece el Grupo Financiero. b) Condicionar el otorgamiento de productos o servicios del Grupo a que el Cliente

contrate otros que no necesita o desea. c) Imponer tratos recíprocos indebidos, mediante los cuales se condiciona la adquisición

de productos y servicios que una empresa ofrece, a que dicha empresa contrate los productos y servicios del Grupo.

d) Inducir al cliente a consumir productos o servicios que no necesita, únicamente por

resultarle más rentable al funcionario o para las empresas del Grupo.

• Además deben: a) Brindar un trato equitativo a cada uno de los clientes y facilitar acceso oportuno a la

información respecto a las características, tarifas y comisiones de los productos y servicios disponibles

b) Proporcionar información auténtica, comprobable y clara acerca de los productos y

servicios, por los medios que se solicite o los que el Grupo designe. c) Incluir, siempre que sea pertinente, los posibles riesgos o inconvenientes para el

cliente en la descripción detallada de un producto o servicio

• Las empresas del Grupo: a) Mantendrán a disposición de sus clientes y público en general, toda la información de

los productos y servicios que ofrece, así como la relativa a sus resultados financieros, con el fin de facilitarles el conocimiento de la entidad y la toma de decisiones de

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inversión. Esta información estará disponible tanto en su página web como en sus oficinas y sucursales.

b) Velarán por que las tarifas aplicables a cada uno de sus productos y servicios estén

disponibles para sus clientes a través de la plataforma de servicios, Ejecutivos de Negocios y Sucursales.

c) Documentarán ante el cliente las tarifas finalmente pactadas para cada producto o

servicio, antes de la adquisición o formalización del mismo. d) Remitirán a cada cliente el estado de cuenta mensual de sus transacciones, por los

medios que el cliente disponga y que ofrezca el Banco, en el transcurso de los tres días hábiles siguientes al corte correspondiente.

6.2.2- Conflictos de interés (clientes): • El Grupo se encuentra ante un eventual conflicto de interés con alguno de sus clientes

cuando una de las empresas del Grupo o un colaborador puedan: a) Obtener un beneficio o evitar una pérdida financiera, a expensas del cliente. b) Tener un interés particular, distinto al del cliente, en el resultado de un servicio prestado

o de una operación efectuada por cuenta del cliente. c) Recibir incentivos financieros o de otro tipo, por favorecer los intereses de un cliente por

encima de los intereses de otros clientes, o del Grupo. d) Recibir un incentivo por prestarle un servicio a un cliente especifico, más allá de una

comisión formal o retribución habitual por ese servicio establecido en sus condiciones laborales.

• Los conflictos de interés que no puedan evitarse se informarán de manera oficial, abierta y

oportuna a los clientes afectados y a la administración del Grupo, quienes tomarán las acciones preventivas que se consideren pertinentes.

6.2.3- Confidencialidad de la información de los clientes: • Los colaboradores del Grupo mantendrán estricta confidencialidad de la información acerca

sus clientes e inversionistas y esta restricción los compromete aun cuando ya no laboren para el mismo. Para este efecto todos los colaboradores deben firmar un contrato de confidencialidad al ingresar al Grupo.

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• Se exige a los colaboradores del Grupo tomar y acatar todas las medidas razonables para proteger la confidencialidad de la información de sus clientes, obtenidas o generadas en razón de sus actividades laborales y prevenir la divulgación no autorizada de dicha información, a menos que sean requeridas formalmente por un juez, la Ley vigente o la regulación.

6.2.4- Reclamos de los clientes: • Las empresas del Grupo facilitarán a sus clientes la presentación de reclamos en todas sus

Sucursales y oficinas de atención al público, por medio del personal de Servicio al Cliente, durante las horas de atención regular.

• Los reclamos interpuestos por los clientes deben ser resueltos de manera precisa y oportuna. Cada colaborador de Grupo Financiero Cathay debe seguir siempre los siguientes lineamientos:

a) Escuchar atentamente el reclamo del cliente, mostrando empatía con su situación y

ofreciendo una disculpa por el inconveniente. b) Hacer todo lo posible para resolver las necesidades del cliente, y si esto no está a su

alcance, contactar a la persona indicada dentro de la Organización para resolverlo con prontitud.

c) Dar seguimiento a cada proceso de queja atendido, mantener al cliente informado

respecto al desarrollo del proceso y verificar la satisfacción del mismo una vez resuelto el reclamo planteado.

d) No realizar ofrecimientos ni promesas falsas al cliente.

6.2.5- Conocimiento del Cliente: • Es responsabilidad de los colaboradores del Grupo conocer a todos los clientes con los

cuales negocia y aplicar todos los mecanismos definidos en la Ley No. 8204 y su Normativa así como el Manual de Cumplimiento, de manera que sea posible identificar y administrar los riesgos relacionados con la Legitimación de Capitales.

• Quien atienda clientes y/o supervise su información, debe analizar y verificar sus datos, cerciorándose del perfil de cliente, origen de sus recursos, naturaleza de su operación, tendencia financiera,, proveedores y requerimientos del Grupo.

• Las empresas del Grupo no están obligadas a aceptar como cliente a ninguna persona física o jurídica, aun cuando satisfaga los requisitos establecidos para el efecto, ni a explicar las

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razones por las que tome una decisión de este tipo cuando perciba dudas o presuma una actividad ilícita o poco transparente.

6.3- Política sobre la relación con proveedores 6.3.1- Lineamientos generales para la selección y mantenimiento de proveedores • La selección y contratación de proveedores se debe fundamentar en criterios técnicos,

objetivos y en las necesidades de la empresa. Serán ejecutados siguiendo procesos predeterminados, tales como valoración de la competencia o cotización de precios, que garanticen una buena relación costo / beneficio.

• En el proceso de selección y contratación de los proveedores debe considerarse la relación comercial y de servicio sustentable en el largo plazo, sobre beneficios puntuales de corto plazo.

• El Banco mantendrá un Registro Centralizado de Proveedores regulares, que permita hacer eficiente el proceso de compra, aprovechar economías de escala en compras por volumen y disminuir el riesgo operacional.

• Los proveedores que integren el Registro Centralizado de Proveedores y aquellos elegibles para el mismo deben mostrar capacidad para despachar los productos y servicios en las condiciones convenidas, cumplir con los acuerdos de calidad pactados y mantener una moralidad comercial confiable, como condición básica para mantenerse dentro del Registro Centralizado de Proveedores.

• Los proveedores que no califiquen en los parámetros definidos por el Banco, serán descartados y si corresponde, se darán por terminados los contratos vigentes de manera anticipada, siempre y cuando esto no represente riesgo alguno para la entidad

6.3.2- Personal involucrado en el proceso de adquisición de productos y servicios: • El personal encargado de interactuar en la adquisición de productos y servicios deberá:

a) Considerar primero el interés del Banco, por encima del interés particular de un área

específica o sus intereses propios. b) Promover una sana competencia entre proveedores u oferentes, para obtener en cada

transacción el mayor valor agregado posible para el Banco. c) Desarrollar relaciones de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estándares de

calidad, cumplimiento y transparencia, con los proveedores regulares del Banco.

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d) Establecer procedimientos estandarizados, por medio de órdenes de compra y contratos con proveedores cuando las circunstancias lo requieran, que eviten favoritismos de cualquier índole, privilegiando únicamente el interés general del Banco.

e) Asociar las decisiones de compra a los principios de Gastos e Inversiones del Banco,

principalmente en cuanto a criterios de Austeridad, Agregación de Valor Real al Negocio, Optimización del Costo y Gasto Ético.

f) Promover y fortalecer la transparencia, eficiencia y agilidad en los procesos de

adquisición. g) Abstenerse de realizar compras no presupuestadas, o que no cuenten con la previa

autorización de la Gerencia General, Subgerencia General o el Gerente Financiero Administrativo.

h) Abstenerse de comprometer o adelantar dineros sin las correspondientes garantías de

fiel cumplimiento, cuando corresponda.

6.3.3- Conflictos de interés (proveedores): • Los colaboradores que tengan alguna relación patrimonial o de parentesco hasta segundo

grado de consanguinidad o afinidad con funcionarios que toman decisiones en una empresa proveedora o sus socios, directores y/o plana gerencial, deberán abstenerse de participar en las decisiones de compra relacionadas con dicho proveedor y reportar dicho conflicto de interés al Gerente de Área correspondiente.

• Los colaboradores del Grupo no aceptarán regalos o incentivos comprometedores de proveedores que afecten su independencia o influyan en la toma de decisiones respecto a ese proveedor.

6.4- Política sobre relaciones intragrupo 6.4.1- Lineamientos generales • Las subsidiarias de Grupo Financiero Cathay podrán realizar transacciones con aquellas

personas físicas o jurídicas con las que conformen Grupo de Interés Vinculado, velando porque se mantengan condiciones de precio y volumen razonables en cada transacción.

• Bajo ningún motivo se podrán realizar transacciones con personas físicas o jurídicas que conformen Grupo de Interés Económico con las empresas del Grupo Financiero en condiciones más favorables que aquellas ofrecidas a los demás clientes.

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• Las subsidiarias de Grupo Financiero Cathay tienen la responsabilidad de mantener la confidencialidad respecto a las transacciones realizadas con personas físicas o jurídicas que conformen Grupo de Interés Vinculados, así como respecto a la de clientes de las demás empresas del Grupo Financieros a la que tengan acceso producto de la red de relaciones comerciales generadas entre las empresas subsidiarias, a menos que la misma sea requerida por las Autoridades competentes por los canales debidamente establecidos para este efecto.

• Todas aquellas transacciones realizadas con personas físicas o jurídicas con las que se conforme Grupo de Interés Vinculado y estén afectadas por el Artículo 117 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional deben ser conocidas y aprobadas de previo por la Junta Directiva de la empresa subsidiaria en cuestión.

6.4.2- Conflictos de interés intragrupo • Los potenciales conflictos de interés entre las subsidiarias del Grupo, deberán ser

reportados con prontitud a la Junta Directiva de Grupo Financiero Cathay, en cuyo seno se analizará y tomarán los acuerdos que correspondan para la resolución de los mismos.

6.5- Política sobre la relación con los accionistas 6.5.1- Lineamientos generales

• Todos los accionistas, en su calidad de tales y sin distingo o discriminación en razón a su

naturaleza, nacionalidad, o porcentaje de participación accionaria, podrán: a) Participar en las deliberaciones de la Asamblea General de Accionistas y ejercer su

derecho a voto en ellas. b) Recibir la parte proporcional de los beneficios establecidos por el balance de fin de

ejercicio, con sujeción a lo dispuesto en la Ley y en los Estatutos. c) Negociar libremente las acciones, a menos que se estipule el derecho de preferencia en

favor de la sociedad y de los accionistas, o de ambos. d) Inspeccionar libremente los libros y papeles sociales dentro de los quince (15) días

hábiles anteriores a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas en que se examinen los balances de fin de ejercicio.

e) Recibir una parte proporcional de los activos de la sociedad al tiempo de la liquidación y

una vez pagado el pasivo externo del Banco.

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f) Cualquier otro derecho conferido por la Ley, los estatutos y este Manual de Buen Gobierno.

• La plana gerencial de Grupo Cathay, dará un trato equitativo a todos los accionistas y

respetará, en los términos de Ley, el ejercicio de todos sus derechos, en particular, el derecho de inspección con independencia de su participación accionaria.

• La Junta Directiva informará oportunamente, por los medios que considere pertinente, de todo acontecimiento (interno o externo) que por su relevancia tenga un efecto significativo para la entidad.

6.5.2- Conflictos de interés (accionistas): • Con el fin de evitar posibles conflictos de interés, los señores accionistas deben:

a) Abstenerse de participar de la toma de decisiones en el otorgamiento de crédito a

familiares hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad o a empresas en las que forme parte de la estructura accionaria o ejerza cargos como director, gerente o representante legal.

b) Abstenerse de participar en la toma de decisiones respecto a negocios en los que

participe la entidad y cuya contraparte involucre a familiares hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad o con empresas en las cuales forme parte de la estructura accionaria o ejerza cargos como director, gerente o representante legal.

c) Abstenerse de utilizar información de clientes en poder del banco para beneficio propio,

de familiares y empresas relacionadas. d) Abstenerse de ejecutar acciones que directa o indirectamente vayan en contra de los

intereses del Grupo, de su imagen y de sus ejecutivos, miembros de Junta o de los diferentes Comités de Apoyo.

e) Abstenerse de utilizar los servicios de las empresas del Grupo Financiero Cathay en

condiciones más favorables a las otorgadas a los clientes o bien contraviniendo lo estipulado a este respecto en la normativa bancaria vigente.

6.6- Política de revelación y acceso a la información 6.6.1- Información financiera de carácter público de la entidad: • Se considera información financiera de carácter público la siguiente: a) Estados Financieros Internos Mensuales de las entidades supervisadas del Grupo.

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b) Estados Financieros Internos Trimestrales de las entidades supervisadas del Grupo. c) Estados Financieros Anuales Internos y los Auditados Anuales de las entidades

supervisadas. d) Indicadores Financieros que se deriven de los temas descritos en los puntos anteriores. • Las entidades del Grupo sujetas a supervisión publicarán en la página web de la entidad la

información financiera de carácter público, dentro de los plazos establecidos, según la normativa vigente.

• Las empresas del Grupo mantendrán actualizada, a disposición de clientes, inversionistas y otros interesados, toda la información financiera de carácter público.

• Estas entidades del Grupo deberán remitir mensualmente a la Superintendencia correspondiente, toda aquella información requerida según normativa vigente por los medios establecidos para ese efecto y deben velar por el cumplimiento de los plazos establecidos para la remisión de la misma.

• Las empresas del Grupo contarán con los recursos necesarios para la generación y revisión de información financiera oportuna y veraz.

• Es responsabilidad de la administración de cada una de las empresas del Grupo garantizar la veracidad, relevancia, competencia, suficiencia y estabilidad en el tiempo de la información financiera que se remite a los órganos supervisores, accionistas, inversionistas y público en general.

• Los Estados Financieros Internos Mensuales de las empresas del Grupo sujetas a supervisión serán revisados por el Gerente Financiero y conocidos por la Gerencia General, quienes darán refrendo de la misma.

• Los Estados Financieros Internos Trimestrales serán objeto de revisión por parte de la Gerencia Financiera y la Auditoría Interna y serán analizados por el Comité de Auditoría y la Junta Directiva, según se establece en la normativa vigente.

• Los Estados Financieros Anuales Auditados serán objeto de revisión por parte de la Gerencia Financiera y la Auditoría Interna y serán analizados por el Comité de Auditoría y Junta Directiva y esta última los debe aprobar o rechazar según proceda.

• Los Estados Financieros Anuales Auditados se remitirán a la Superintendencia correspondiente, en los plazos establecidos para este efecto y se anexará a los mismos:

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a) Copia del Acta de aprobación de Estados Financieros Auditados o certificación del acuerdo de aprobación.

b) Declaración Jurada del Presidente de Junta Directiva y Gerente General, emitida en

relación a la responsabilidad sobre los estados financieros y el control interno. c) Carta de Gerencia emitida por Auditores Externos. • La administración de las empresas del Grupo velarán por que la forma y el contenido de los

estados financieros internos trimestrales y anuales auditados, se adecuen a lo dispuesto para este efecto en la normativa vigente.

6.6.2- Información sobre productos y servicios de la entidad: • Las empresas del Grupo mantendrán disponible para sus clientes y público en general la

información referente a los productos y servicios que ofrecen y las características de los mismos por medio de su página web y sus oficinas o agencias.

• Las empresas del Grupo velarán porque las tarifas aplicables a cada uno de sus productos y servicios estén disponibles para sus clientes a través de la plataforma de servicios, Ejecutivos de Negocios y sucursales.

6.6.3- Confidencialidad de la información • Toda aquella información financiera considerada de carácter privado, será transmitida por la

Gerencia Financiera a la Gerencia General, Comités de Apoyo que corresponda, a la Junta Directiva y a los accionistas, por las vías que la Junta Directiva considere pertinente.

• Toda aquella información financiera de carácter privado que sea solicitada por clientes, inversionistas o proveedores de servicios financieros, debe solicitarse por escrito al encargado de su custodia y, su entrega, debe ser autorizada de previo por la Gerencia Financiera o la Gerencia General, para que pueda revelarse al solicitante.

• La información generada por las diferentes áreas operativas de las empresas del Grupo, de carácter público o privado, así como los expedientes de clientes de crédito y cumplimiento, estarán a disposición de las Superintendencias cada vez que la soliciten. Dicha información debe requerirse de manera formal y por escrito.

• La información suministrada por clientes e inversionistas, así como aquella información respecto a los productos que un cliente mantiene con la entidad y sus saldos, se consideran información confidencial, protegida por el secreto bancario y no será suministrada a terceros, salvo solicitud a través de una orden judicial.

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6.7- Política sobre rotación de miembros de Junta Directiva 6.7.1- Lineamientos generales • Según lo establecen los estatutos de la entidad, los miembros de Junta Directiva son

elegidos por periodos de cinco años.

• La Asamblea tiene la potestad de reelegir por otro período similar a los miembros, tanto representantes de la estructura accionaria, como a los independientes.

• La Junta Directiva podrá sustituir a un miembro que renuncie, nombrando a otro que califique para ello. Pero deberá someter a refrendo de la próxima Asamblea de Accionistas ese nombramiento, que bien puede ser ratificado o reemplazado por otro miembro que allí elijan.

• La Asamblea tendrá la potestad de sustituir a un miembro de Junta Directiva antes del vencimiento de su nombramiento, si:

a) Recibe notificación de la renuncia a su puesto. b) En el ejercicio de su cargo incurriera en alguna de las incompatibilidades o prohibiciones

estipuladas en el Código de Gobierno Corporativo. c) Incumple con alguna de las funciones estipuladas para los miembros de Junta Directiva

en el Código de Gobierno Corporativo. d) Si se ausenta por tres sesiones consecutivas de la Junta Directiva sin previa justificación,

o incurre en la misma cantidad de ausencias en comités de apoyo en los cuales esté designado, en calidad de miembro de la Junta Directiva.

VII- SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO AL CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO:

• De comprobarse el incumplimiento de las políticas incluidas dentro del Código de Gobierno

Corporativo por parte de la Plana Gerencial u otros miembros del personal administrativo, las empresas del Grupo valorarán el caso y procederán conforme los reglamentos internos o como establece el Código de Trabajo.

• De comprobarse el incumplimiento por parte de un miembro de la Junta Directiva o si incurre en alguna de las incompatibilidades o prohibiciones establecidas, o quebranta las políticas establecidas en el presente Código, se le solicitará la renuncia a su cargo en la Junta Directiva y, de no formalizarse en los siguientes 30 días, el caso podrá elevarse a

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conocimiento de la Asamblea General de Accionistas, ante quienes se someterá tanto la posición del Grupo como el descargo del director respectivo, a fin de solicitar a la Asamblea que vote a favor de la continuidad o la destitución de dicho Director.

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APROBACIONES La información incluida en este documento ha sido preparada para ser utilizada en el contexto de trabajo de Grupo de Finanzas Cathay, S.A. No debe ser usada como modelo o precedente en ninguna situación fuera de la organización mencionada. La presente política ha sido elaborada por la Oficialía de Cumplimiento Regulatorio y es aceptado como esquema formal de trabajo. El presente documento fue aprobado en sesión de Junta Directiva de Grupo de Finanzas Cathay, S.A del día 25 de junio del 2015, según consta en acta número # 84 El cumplimiento del presente Manual es responsabilidad de la Administración.

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I- OBJETIVO II- ALCANCE III- GLOSARIO€¦ · III- GLOSARIO Conflicto de Interés: ... Grupo financiero según acuerdo SUGEF 16-09: Conjunto de sociedades que realizan actividades