I. OBJETIVO II. - congresochihuahua2.gob.mx · ... manteniendo un control de las erogaciones realizadas. II ... El o la Jefa de Oficina de ... Presupuestal y en el Departamento de

H. CONGRESO DEL ESTADO DE CHIHUAHUA COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE CALIDAD

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

Responsable del Procedimiento: Director o Directora de Finanzas y Contabilidad

REFERENCIA: NORMA ISO 9001:2008

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CÓDIGO: PR 01/02/01 REVISIÓN: R6

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I. OBJETIVO Realizar la elaboración, registro y control del Presupuesto de Egresos del H. Congreso del Estado de Chihuahua, de acuerdo al Presupuesto de Egresos Autorizado, manteniendo un control de las erogaciones realizadas.

II. ALCANCE El procedimiento aplica para toda la información documentada bajo el SGC, así como, para las distintas áreas del Poder Legislativo en cuanto a los rubros presupuestales.

III. POLÍTICAS Para la elaboración: 1. El o la Jefa de Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal deberá tener conocimiento de las necesidades

presupuestales de las diversas áreas del H. Congreso antes del día 15 de Septiembre para su inclusión en el anteproyecto de Presupuesto de Egresos a elaborarse.

2. Las solicitudes de necesidades presupuestales deberán ser autorizadas previamente por la Secretaría de Administración.

3. Deberán actualizarse los datos históricos presupuestales plasmados en el Sistema de Contabilidad Gubernamental al cierre del mes de Agosto de cada año para que sirvan de base en la elaboración del anteproyecto de Presupuesto de Egresos del H. Congreso del Estado.

4. La Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal debe ajustarse a los tiempos que marca la Ley Orgánica del Poder Legislativo Articulo 73 para la elaboración y entrega del anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

5. Se deberá elaborar de acuerdo a los lineamientos de la Ley Orgánica del Poder Legislativo de Chihuahua Articulo 70 Numeral I y 73 Numeral I el anteproyecto de Presupuesto de Egresos del H. Congreso del Estado, que será turnado por la Secretaría de Servicios Administrativos a más tardar el primer día del mes de Octubre al Comité de Administración para su revisión y autorización, que a su vez lo presentará para su conocimiento ante la Junta de Coordinación Parlamentaria a más tardar el quinto día del mes de Octubre.

6. Presentar el Presupuesto de Egresos del H. Congreso del Estado de acuerdo a la Ley General de Contabilidad Gubernamental para facilitar la interpretación de la información requerida por las Secretarías, Fracciones Parlamentarias, entes públicos y de fiscalización.

7. El anteproyecto de Presupuesto de Egresos del H. Congreso del Estado deberá ser autorizado por el Comité de Administración para luego ser turnado para su tramitación por la Secretaría de Administración a la Secretaría de Hacienda en formato S/C enviado por la misma Secretaría, para que a su vez sometan en conjunto los anteproyectos de presupuestos del Poder Legislativo, Ejecutivo y Judicial para su autorización en el H. Congreso del Estado.

8. Se deberá formular dentro de los primeros días de Enero el registro bajo el Reporte Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado RE 01/02/01/01 del gasto con base al Presupuesto de Egresos Anual autorizado y publicado en el Periódico Oficial del Estado, de acuerdo a las necesidades programadas.

9. Turnar a la Dirección de Finanzas y Contabilidad el registro bajo el Reporte Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado RE 01/02/01/01 para su tramitación ante la Secretaría de Hacienda antes del 15 de Enero.

10. Deberá elaborarse y turnar a la Dirección de Finanzas y Contabilidad a más tardar los días 23 de cada mes el registro bajo el Reporte Solicitud de Ministración RE 01/02/01/02 de recursos para ser turnada a la Secretaría de Hacienda.


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11. La Secretaría de Hacienda teniendo disponibilidad de recursos financieros deberá realizar los pagos de ministraciones los primeros días del mes, de acuerdo al oficio enviado por la Dirección de Finanzas y Contabilidad del H. Congreso del Estado y en base al registro bajo el Reporte Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado RE 01/02/01/01 enviado.

12. Para que la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal pueda desarrollar su función oportunamente requiere le sean proporcionados recursos materiales, tecnológicos y humanos de acuerdo a lo estipulado en el Profesiograma PF 01/00/01 para los Jefes de Oficina.

Para su afectación: Al iniciar el ejercicio una vez que se elabora el registro bajo el Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado RE 01/02/01/01 del gasto con base al Presupuesto de Egresos Anual autorizado, se elaboran las pólizas de los gastos comprometidos. 1. Deberán ser recibidas por la Dirección de Finanzas y Contabilidad las solicitudes de los registros bajo el Formato

Orden de Compra FR 01/05/01/06 y el Formato Orden de Servicio FR 01/05/01/07, órdenes de Comunicación Social y órdenes diversas para cubrir el pago de un bien o servicio, mismas que podrán ser por personal de H. Congreso del Estado o por algún proveedor.

2. Se deberá verificar de la diferentes órdenes recibidas por la Dirección de Finanzas y Contabilidad los gastos registrados previamente como comprometidos para efectuar el cambio de status a devengado y posteriormente como ejercido, o bien en su caso si no fueron comprometidos se afectará directamente como un gasto ejercido.

3. En el Sistema de Contabilidad Gubernamental se clasificará y registrará por partida presupuestal, el tipo de gasto de los bienes y servicios requeridos por el H. Congreso del Estado.

4. Verificar previamente la disponibilidad presupuestal en el Sistema de Contabilidad Gubernamental según el gasto para su debida aplicación a la partida correspondiente, en caso de no tener disponibilidad se informará a la Dirección de Finanzas y Contabilidad para su autorización, ya sea para que aparezca con sobregiro o llevar a cabo alguna adecuación presupuestal.

5. Deberán ser autorizadas por la Dirección de Finanzas y Contabilidad todas las adecuaciones presupuestales para dar suficiencia alguna cuenta con sobregiro durante el ejercicio o antes de finalizar el ejercicio anual, el registro bajo el Reporte Póliza de Adecuación Presupuestal RE 01/02/01/08.

6. Los registros del gasto en cualquier momento contable quedaran identificados con un folio para su búsqueda. 7. Se deberán efectuar los pagos de acuerdo a las fechas programadas y/o autorizadas, ya sea a través de cheque o

traspaso electrónico en la(s) Institución(es) bancaria(s) autorizada(s), imprimiendo el registro del traspaso electrónico de la Institución bancaria, misma que se anexa a la orden.

8. Las diversas órdenes aplicadas como presupuesto ejercido por la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal deberán ser turnadas a la División de Contabilidad para la elaboración de la póliza de cheque o en caso de haber sido traspaso electrónico para la elaboración de la póliza de egreso.

9. Los cheques deberán ser firmados por las personas autorizadas ante la Institución bancaria correspondiente, debiendo ser firmas mancomunadas.

10. Los registros en el Sistema de Contabilidad Gubernamental deberán estar actualizados constantemente para la generación oportuna de los reportes informativos que sean requeridos, por las Secretarías, Fracciones Parlamentarias y Unidad de Información.

11. Deberá mantener informado a la Dirección de Finanzas y Contabilidad las variaciones que mensualmente sufran las diferentes partidas que lo integran, a través del registro bajo el Reporte Informe Presupuestal RE 01/02/01/05.


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12. El registro bajo el Reporte Informe Presupuestal mensual RE/01/02/01/05 que arroja el Sistema de Contabilidad Gubernamental deberá turnarse a la Dirección de Finanzas y Contabilidad dentro de los diez días hábiles posteriores al cierre del mes.

13. La Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal deberá ajustarse a los tiempos que marca la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua, para turnar a la Dirección de Finanzas y Contabilidad un disco grabado en PDF que contenga los reportes trimestrales que exige dicha Ley, mismos que serán enviados para su publicación y difusión a la Unidad de Información tales como: Reporte Presupuesto Ejercido RE 01/02/01/07, Reporte Relación de Medios de Comunicación RE 01/02/01/09, Reporte Relación de Proveedores RE 01/02/01/10, Reporte Apoyo Mensual a Grupos Parlamentarios y Comisiones Trabajo Legislativo RE 01/02/01/11, Reporte Apoyo Mensual a Coordinadores y Subcoordinadores de Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/12, Reporte Monto Asignado Mensual a Mesa Directiva RE 01/02/01/13, Reporte Viáticos de los diferentes Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/14, Reporte Viáticos Acumulados de Presidencia y Secretarías RE 01/02/01/15.

14. Se conservarán los archivos de la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal de la siguiente forma: los documento impresos, se guardan los correspondientes al ejercicio en curso y un año anterior y los ejercicios anteriores en el archivo muerto de la Dirección de Finanzas y Contabilidad. Así mismo por medio electrónico permanecerán respaldados en el equipo de cómputo a cargo de la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal y en el Departamento de Informática que se encargará de su respaldo Interno y externo.

15. La Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal deberá informar diariamente a la Oficina de Finanzas en forma verbal los pagos a efectuarse después de las 13:00 hrs del día en curso ya sea por vía cheque o transferencia para ser considerados en la disponibilidad de recursos financieros.

16. Una vez que terminadas las actividades correspondientes a la afectación presupuestal la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal generará una serie de reportes en forma mensual tales como: Reporte Informe Presupuestal RE 01/02/01/05, Reporte Informe Presupuestal con Anticipos y Gastos Sujetos a Comprobar RE 01/02/01/06, Reporte Presupuesto Ejercido RE 01/02/01/07, Reporte Relación de Proveedores RE 01/02/01/10, Reporte Apoyo Mensual a Grupos Parlamentarios y Trabajo Legislativo RE 01/02/01/11, Reporte Apoyo Mensual a Coordinadores y Subcoordinadores de Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/12, Reporte Monto Asignado Mensual a Mesa Directiva RE 01/02/01/13, Reporte Viáticos de los Diferentes Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/14, Reporte Viáticos Acumulados de Presidencia y Secretarías RE 01/02/01/15.

17. De acuerdo con la Ley de Presupuestos de Egresos, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Chihuahua Art. 90 en el cual hace referencia a la conservación de los archivos físicos por 6 años de la documentación Contable. La Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal tiene la responsabilidad de la conservación de la misma por un periodo de 2 años y a partir del tercero será resguardada por el auxiliar de contabilidad a cargo del archivo muerto, el cual será notificado de lo mismo y firmará la notificación para el resguardo de la información utilizando el registro bajo el Formato de Notificación FR 01/00/01/04.


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IV. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO


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V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA RESPONSABLE No. DE

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal

1

Recibe antes del 15 de Septiembre por parte de la Dirección de Finanzas y Contabilidad las propuestas autorizadas por la Secretaría de Administración, para su integración en el anteproyecto de presupuesto de Egresos. Actualiza datos y documentos históricos en archivos de Excel tales como: plantillas de personal, prestaciones, medios de comunicación, servicios prestados a través de contrato, mismos que se plasman como anexos para soporte del anteproyecto de Presupuesto de Egresos. Los primeros días del mes de Septiembre con los saldos al cierre del mes de Agosto en el registro bajo el Reporte Informe Presupuestal RE 01/02/01/05 del Sistema de Contabilidad Gubernamental se trasladan los datos a un archivo de Excel para elaborar una proyección al mes de Diciembre tomando en cuenta el comportamiento de cada una de las cuentas durante el ejercicio y los compromisos de pago, determinando así en forma aproximada los saldos en cada una de ellas al cierre del ejercicio. Una vez determinado el cierre aproximado del ejercicio, se analiza el comportamiento de cada una de las cuentas y en su caso se aplica un cierto porcentaje de inflación, incluyendo en la cuenta correspondiente las propuestas autorizadas, así como los documentos y datos históricos actualizados. De esta manera se obtiene en archivo de Excel el borrador del anteproyecto del Presupuesto de Egresos, mismo que se revisa en conjunto con la Dirección de Finanzas y Contabilidad.

Dirección de Finanzas y Contabilidad y Oficina de

Programación y Evaluación Presupuestal

2 Verifican el borrador del anteproyecto del Presupuesto de Egresos.

Dirección de Finanzas y Contabilidad

3 ¿Es correcto? Si es correcto, pasa a la siguiente actividad. No es correcto, regresa a la actividad 1.

4 Recibe el anteproyecto de Presupuesto de Egresos. Turna a la Secretaría de Administración (a más tardar el día 30 de Septiembre).

Secretaría de Servicios Administrativos

5

Recibe de la Dirección de Finanzas y Contabilidad el anteproyecto de Presupuesto de Egresos para ser presentado ante el Comité de Administración a más tardar el primero de Octubre para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Legislativo Art. 73 Numeral I.

6 ¿Es correcto? Si es correcto, pasa a la siguiente actividad. No es correcto, regresa a la actividad 2.

Comité de Administración 7 Recibe de la Secretaría de Administración el anteproyecto de Presupuesto de Egresos para su análisis y autorización.


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Comité de Administración 8 ¿Es correcto? Si es correcto, pasa a la siguiente actividad. Turna. No es correcto, regresa a la actividad 6.

Secretaría de Administración

9 Recibe del Comité de Administración el anteproyecto de Presupuesto de Egresos autorizado y es turnado a la Secretaría de Hacienda de Gobierno del Estado.

Secretaría de Hacienda 10

Recibe anteproyecto de Presupuesto de Egresos para presentarse en conjunto con los tres poderes para su autorización ante el H. Congreso del Estado, una vez autorizado, se publica por parte de la Secretaría de Hacienda en el Periódico Oficial del Estado.


11 Recibe el Presupuesto de Egresos autorizado y lo turna a la Dirección de Finanzas y Contabilidad.


12 Recibe el Presupuesto de Egresos autorizado y lo turna a la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal.


13

Recibe el Presupuesto de Egresos autorizado. Captura los primeros días del mes de Enero el importe de cada una de las partidas en el Sistema correspondiente y lo distribuye en cada uno de los meses de acuerdo a las necesidades, obteniendo de esta manera el registro bajo el Reporte Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado RE 01/02/01/01.Turna a la Dirección de Finanzas y Contabilidad. Elabora el registro bajo el Reporte Solicitud de Ministración RE 01/02/01/02 en base a calendarización a más tardar los días 23 de cada mes y lo turna a la Dirección de Finanzas y Contabilidad. Turna a Auxiliar Administrativo a su cargo el registro bajo el Reporte Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado RE 01/02/01/01, para que proceda a cargar en el Sistema correspondiente todos aquellos gastos que se tienen identificados como comprometidos para el ejercicio.

Auxiliar Administrativo 14

Recibe el registro bajo el Reporte Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado RE 01/02/01/01 para que proceda a cargar en el Sistema correspondiente todos aquellos gastos que se tienen identificados como comprometidos para el ejercicio. Turna.


15

Recibe el registro bajo el Reporte Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado RE 01/02/01/01, mismo que será enviado mediante oficio a la Secretaría de Hacienda antes del día 15 de Enero para la programación de pagos mensuales al H. Congreso del Estado previa solicitud. La Dirección de Finanzas y Contabilidad recibe de la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal registro bajo el Formato Reporte Solicitud de Ministración RE 01/02/01/02 de recursos a más tardar los días 23 de cada mes y la envía a la Secretaría de Hacienda.

Secretaría de Hacienda 16

Recibe el registro bajo el Reporte Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado RE 01/02/01/01 y oficio. Recibe registro bajo el Formato Reporte Solicitud de Ministración RE 01/02/01/02, autoriza y expide cheque de los recursos solicitados.


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17 Recibe de la Secretaría de Hacienda cheque de los recursos solicitados depositándose en la cuenta bancaria del H. Congreso del Estado. Recibe y turna fichas de depósito.


18 Recibe de la Dirección de Finanzas y Contabilidad ficha de depósitos de ministración, misma que dará disponibilidad para los pagos a efectuar durante el mes.


19

La afectación presupuestal inicia cuando el Director de Finanzas y Contabilidad recibe y autoriza o retiene las solicitudes de: órdenes diversas, de comunicación social y/o registro bajo el Formato Orden de Compra FR 01/05/01/06 y/o registro bajo el Formato Orden de Servicio FR 01/05/01/07 y/o registro bajo el Formato Solicitud de Viáticos FR 01/02/03/01 y/o registro bajo el Formato Solicitud de viáticos GPPAN FR 01/02/03/02 y/o registro bajo el Formato Solicitud de Viáticos del GPPRI FR 01/02/03/03 y/o anticipos de nómina,. Turna a la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal y/o a la Oficina de Nómina y/o la Oficina de Viáticos según sea el caso.

Oficina de Viáticos 20 Recibe y elabora viáticos; realiza la transferencia bancaria en su caso, y la turna a la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal.

Dirección de Recursos Humanos y/o Oficina de

Nóminas 21

Recibe y elabora nóminas; realiza la transferencia bancaria en su caso, y la turna a la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal.


22

Recibe diaria y periódicamente de la Dirección de Finanzas y Contabilidad registro bajo el Formato Recibos de Pagos Diversos FR 01/02/05/06 y/o órdenes diversas y/o de comunicación social y/o registro bajo el Formato Orden de compra FR 01/05/01/06 y/o registro bajo el Formato Orden de Servicio FR 01/05/01/07, estas últimas dos con el anexo del registro bajo el Formato de Contra Recibo FR 01/05/01/11, así como, de la Oficina de Nómina y Oficina de Viáticos los registros bajo el Reporte por Conceptos del Personal Base de Carácter Transitorio RE 01/02/02/07 y Reporte por Conceptos de Compensaciones. RE 01/02/02/08 respectivamente y/o el Reporte Recibo de Pasajes y Viáticos RE 01/02/03/02. Posteriormente el resto de las órdenes son capturadas ya sea por el Jefe de Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal y/o por el Auxiliar Administrativo a su cargo, extrayendo la información a través del Sistema de Contabilidad Gubernamental ya sea de lo capturado por la Oficina de Nóminas y Oficina de Viáticos o la Dirección de Adquisiciones y Servicios.

23 ¿Comprometido? Si el estatus es Comprometido, pasa a la siguiente actividad. No es el estatus Comprometido, pasa a la actividad 25

24 Captura y se aplica directamente cambiando su estatus a gasto devengado y enseguida como gasto ejercido

25 Captura.


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Verifica físicamente cada una de las órdenes recibidas y antes de llevar a cabo alguna aplicación valida en el Sistema correspondiente disponibilidad presupuestal de acuerdo al gasto solicita. Verifica el soporte de cada reporte, recibo u orden, en ésta última si es factura antes de su aplicación se desglosa el IVA especificando las claves: 0 cuando no aplica, 41 tasa del 16%, 51 tasa del 11% y 30 exentos, según el caso, así mismo se plasma si el proveedor es nacional o extranjero y si es por servicios profesionales, arrendamiento u otros.

27 ¿Hay Disponibilidad? No hay Disponibilidad pasa a la siguiente actividad. Sí hay Disponibilidad, pasa a la actividad 30.

28 Retiene. Informa verbalmente de la carencia presupuestal.


29 Recibe Comunicación de la falta presupuestal. Instruye cuenta a afectar.


30 Captura y afecta en el Sistema correspondiente el importe de cada una de ellas en la cuenta respectiva.

31

Aplica el movimiento, generando automáticamente un No. de folio con el que se identifica el movimiento efectuado, mismo que la División de Contabilidad extraerá a través del Sistema de Contabilidad Gubernamental para la elaboración de la póliza respectiva. Plasma el No. de folio.

32 ¿Cheque? Si es el pago con Cheque, pasa a la actividad 40. No es el pago con Cheque, pasa a la siguiente actividad.

33 Turna al Auxiliar Administrativo a cargo de la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal para su trasferencia.

Auxiliar Administrativo 34 Recibe para su trasferencia la orden o recibo de pago y solicita a la Oficina de Finanzas disponibilidad en bancos.

Oficina de Finanzas

35 Recibe y autoriza en su caso la disponibilidad de saldo en bancos.

36 ¿Disponibilidad? No hay disponibilidad en bancos pasa a la actividad siguiente Si hay disponibilidad en bancos, pasa a la actividad 40.

37 Aguarda al día siguiente y realiza la operación para la disponibilidad.

Auxiliar Administrativo 38

Realiza transferencia bancaria e imprime el comprobante de la misma y se anexa a dicha orden o recibo, turnándose a la División de Contabilidad para la elaboración del registro bajo el Reporte Póliza de Egreso RE 01/02/05/01 correspondiente, así como una copia a la Oficina de Finanzas.

Oficina de Finanzas 39 Recibe copia de comprobante del importe pagado a través de transferencia electrónica. Pasa a la actividad 50.


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40

Turna a la División de Contabilidad la orden ya sea, diversa, de comunicación social, registro bajo el Formato Orden de Compra FR 01/05/01/06 o registro bajo el Formato Orden de Servicio FR 01/05/01/07, con el soporte correspondiente.

División de Contabilidad 41

Recibe físicamente de la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal y/o del Auxiliar Administrativo a su cargo, los diferentes tipos de órdenes, reportes o recibos con el soporte correspondiente, extrayendo el folio del movimiento efectuado para la elaboración del cheque o Reporte Póliza de Egreso RE/01/02/05/01 en caso de transferencia bancaria. Posteriormente se turna el cheque o Reporte Póliza de Egreso RE/01/02/05/01 para firma a la Dirección de Finanzas y Contabilidad.


42

Recibe registro bajo el Reporte Póliza de Egreso RE/01/02/05/01 para su firma y las turna para su archivo, así mismo, recibe cheques para su firma y los turna en su caso a la Secretaría de Servicios Administrativos y/o a la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal para recabar la segunda firma.


43 Recibe en su caso cheques para su firma y los turna nuevamente a la Dirección de Finanzas y Contabilidad.


44 Recibe en su caso cheques para su firma y los turna nuevamente a la Dirección de Finanzas y Contabilidad.


45 Recibe cheques firmados y los turna al Auxiliar de Contabilidad y/o a la Secretaria de Finanzas y Contabilidad para su pago.

Auxiliar de Contabilidad y/o Secretaria de

Finanzas y Contabilidad

46 Reciben cheques firmados para su entrega y archivo. En caso de que algún cheque sea cancelado se turna a la División de Contabilidad para su cancelación.

47 ¿Cancela? Si Cancela cheque, pasa a la siguiente actividad. No Cancela cheque, pasa a la actividad 50.

División de Contabilidad 48

Recibe cheque para su cancelación y/o elaboración del registro bajo el Reporte Póliza de Ingreso RE 01/02/05/02 e informa a la Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal para la afectación presupuestal correspondiente.


49 Se le informa de la cancelación del cheque para la afectación presupuestal correspondiente, incrementando la disponibilidad en la cuenta respectiva.


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Recibe registros. Captura y realiza ajustes. Al cierre de cada mes una vez afectados y aplicados los movimientos presupuestales, se genera con esta información una serie de reportes tales como: Reporte Informe Presupuestal RE 01/02/01/05, Reporte Informe Presupuestal con Anticipos y Gastos Sujetos a Comprobar RE 01/02/01/06, Reporte Presupuesto Ejercido RE 01/02/01/07, Reporte Relación de Proveedores RE 01/02/01/10, Reporte Apoyo Mensual a Grupos Parlamentarios y Trabajo Legislativo RE 01/02/01/11, Reporte Apoyo Mensual a Coordinadores y Subcoordinadores de Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/12, Reporte Monto Asignado Mensual a Mesa Directiva RE 01/02/01/13, Reporte Viáticos de los diferentes Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/14, Reporte Viáticos Acumulados de Presidencia y Secretarías RE 01/02/01/15. Entrega originales y conserva copia física o electrónica.


51

Recibe registros generados o alguno de ellos como: Reporte Informe Presupuestal RE 01/02/01/05, Reporte Informe Presupuestal con Anticipos y Gastos Sujetos a Comprobar RE 01/02/01/06, Reporte Presupuesto Ejercido RE 01/02/01/07, Reporte Relación de Proveedores RE 01/02/01/10, Reporte Apoyo Mensual a Grupos Parlamentarios y Trabajo Legislativo RE 01/02/01/11, Reporte Apoyo Mensual a Coordinadores y Subcoordinadores de Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/12, Reporte Monto Asignado Mensual a Mesa Directiva RE 01/02/01/13, Reporte Viáticos de los diferentes Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/14, Reporte Viáticos Acumulados de Presidencia y Secretarías RE 01/02/01/15. Presenta al Secretario.


52

Recibe al Director y comentan los registros generados bajo los reportes correspondientes: Reporte Informe Presupuestal RE 01/02/01/05, Reporte Informe Presupuestal con Anticipos y Gastos Sujetos a Comprobar RE 01/02/01/06, Reporte Presupuesto Ejercido RE 01/02/01/07, Reporte Relación de Proveedores RE 01/02/01/10, Reporte Apoyo Mensual a Grupos Parlamentarios y Trabajo Legislativo RE 01/02/01/11, Reporte Apoyo Mensual a Coordinadores y Subcoordinadores de Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/12, Reporte Monto Asignado Mensual a Mesa Directiva RE 01/02/01/13, Reporte Viáticos de los diferentes Grupos Parlamentarios RE 01/02/01/14, Reporte Viáticos Acumulados de Presidencia y Secretarías RE 01/02/01/15. Entrega registros.


53 Archiva registros física o electrónicamente. Fin del Procedimiento.


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VI. REQUISITOS DEL CLIENTE

1. Oportunidad 2. Evidencia documental de realización de actividades o Documentado. 3. Correspondencia de datos 4. Satisfacción de requerimientos para la operación de las áreas del Poder Legislativo

VII. REQUISITOS DEL PRODUCTO / SERVICIO

1. Oportunidad 2. Evidencia documental de realización de actividades o Documentado. 3. Correspondencia de datos

VIII. GLOSARIO Afectación Presupuestal: Función administrativa que tiene por objeto registrar los movimientos presupuestales para conocer y controlar la situación y el ejercicio del Presupuesto autorizado. Calendarización: Programación de recursos financieros de acuerdo a las necesidades del gasto. Comité de Administración: Comisión Integrada de un grupo reducido de Diputados o Diputadas pertenecientes a la legislatura, quienes, por especial encargo de la misma, estudian con amplitud y detalle los asuntos referentes a la misma. Disponibilidad Presupuestal: Recursos que, en un periodo determinado, dispone una cuenta, para ejercerla de conformidad a lo programado. IVA: Impuesto al Valor Agregado. Ministración: Recursos solicitados a la Secretaría de Hacienda. Presupuesto de Egresos autorizado: Recursos anuales autorizados al H. Congreso del Estado, para ejercerlos de conformidad a su funciones y atribuciones administrativas y normativas. Secretaría de Hacienda: Secretaría del Poder Ejecutivo. Sistema de Contabilidad Gubernamental: Es una herramienta administrativa para sistematizar los procesos de la Dirección de Finanzas y Contabilidad, Departamento de Adquisiciones y Servicios y de la Dirección de Recursos Humanos para tomar decisiones oportunas mediante la consulta ejecutiva de reportes en pantalla e impresos. Transferencia Bancaria: Pagos efectuados vía Internet a través de alguna institución bancaria.

IX. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTOS CÓDIGO

Norma ISO 9001:2008 S/C

Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua. S/C

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Chihuahua. S/C

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua. S/C

Presupuesto de Egresos Autorizado de cada Ejercicio Fiscal. S/C

Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Chihuahua. S/C

Ley General de Contabilidad Gubernamental S/C

Periódico oficial del Estado de Chihuahua. S/C


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DOCUMENTOS CÓDIGO

Manual de Calidad. MC 01/01/01

Manual de Organización. MO 01/00/01

X. CONTROL DE REGISTROS

REGISTROS TIEMPO MÍNIMO DE

CONSERVACIÓN RESPONSABLE DE

CONSERVARLO CÓDIGO

Reporte Presupuesto de Egresos Anual Calendarizado.

* 2 años Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal.

RE 01/02/01/01

Reporte Solicitud de Ministración * 2 años Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal.

RE 01/02/01/02

Reporte Informe Presupuestal * 2 años Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal.

RE 01/02/01/05

Reporte Informe Presupuestal con Anticipos y Gastos Sujetos a Comprobar


RE 01/02/01/06

Reporte Presupuesto Ejercido * 2 años Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal.

RE 01/02/01/07

Reporte Póliza de Adecuación Presupuestal.


RE 01/02/01/08

Reporte Gastos de Comunicación Social * 2 años Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal.

RE 01/02/01/09

Reporte Relación de Proveedores. * 2 años Oficina de Programación y Evaluación Presupuestal.

RE 01/02/01/10

Reporte Apoyo Mensual a Grupos Parlamentarios y Trabajo Legislativo.


RE 01/02/01/11

Reporte Apoyo Mensual a Coordinadores y Subcoordinadores de Grupos Parlamentarios


RE 01/02/01/12

Reporte Monto Asignado Mensual a Mesa Directiva.


RE 01/02/01/13

Reporte Viáticos Otorgados a Grupos Parlamentarios.


RE 01/02/01/14

Reporte Viáticos Acumulados Trimestral de Presidencia y Secretarías.


RE 01/02/01/15

Reporte por Conceptos del Personal Base de Carácter Transitorio

* 2 años División de Nóminas y

Viáticos. RE 01/02/02/07

Reporte por Conceptos de Compensaciones.

* 2 años División de Nóminas y


Reporte Informe Dinámico de Viáticos * 2 años División de Nóminas y


Formato Solicitud de Viáticos * 2 años División de Nóminas y

Viáticos. FR 01/02/03/01


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REGISTROS TIEMPO MÍNIMO DE

CONSERVACIÓN RESPONSABLE DE

CONSERVARLO CÓDIGO

Formato Solicitud de Viáticos GPPAN * 2 años División de Nóminas y


Formato Solicitud de Viáticos GPPRI * 2 años División de Nóminas y


Reporte Recibo de Pasaje y Viáticos * 6 años División de Contabilidad RE 01/02/03/02

Reporte Póliza de Egreso * 6 años División de Contabilidad RE 01/02/05/01

Reporte Póliza de Ingreso * 6 años División de Contabilidad RE 01/02/05/02

Formato de Recibo de Pagos Diversos * 6 años División de Contabilidad FR 01/02/05/01

Formato de Orden de Compra 1 año Recepción de facturas FR 01/05/01/06

Formato de Orden de Servicio 1 año Recepción de facturas FR 01/05/01/07

Formato de Contra recibo 1 año Recepción de facturas FR 01/05/01/11

Formato de Notificación 1 año Organización y desarrollo

Administrativo FR 01/00/01/04

* El tiempo mínimo de conservación establecido en la Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Chihuahua.

XI. CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

O 23/Noviembre/09 Documento inicial para la implementación de Sistema de Gestión de Calidad

R1 19/Enero/10

En Control de Registros se modificaron los siguientes registros: RE 01/02/01/01, RE 01/02/01/02, RE 01/02/01/03, RE 01/02/01/04, RE 01/02/01/05, RE 01/02/01/06, RE 01/02/01/07, RE 01/02/01/08, RE 01/02/01/09, RE 01/02/01/10, RE 01/02/01/11, RE 01/02/01/12, RE 01/02/01/13, RE 01/02/01/14 y RE 01/02/01/15.

R2 25/Enero/10

-Se modificó en el diagrama del proceso el encabezado de auxiliar de contabilidad por: Auxiliar de Contabilidad/ Secretaria de Finanzas y Contabilidad y se agregó el núm. de actividad 26. -Se agregó en la actividad 16 Formato de Solicitud de Viáticos GPPAN FR 01/02/03/02. -En las actividades 18 y 20 se modifico lo siguiente: Se incluyó Formato FR 01/05/01/11 y FR 01/02/05/01, se modificaron las tasas de IVA de acuerdo a las reformas fiscales del 2010, así como se modificó la descripción para excluir los reportes de Póliza de Aplicación Presupuestal RE 01/02/01/04 y Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) RE 01/02/01/03.


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R2 25/Enero/10

-En la actividad 23 y 24 se agregó el texto: y/o a Secretaria de Finanzas y Contabilidad. Se agregó el Número de actividad 26. -En el Glosario se sustituyó el Código Fiscal de la Federación por la Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Chihuahua. -En Documentos de Referencia se eliminó el documento Código Fiscal de la Federación y Presupuestos Históricos. -En Control de Registros se eliminaron los reportes de Póliza de Aplicación presupuestal RE 01/02/01/04 y Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) RE 01/02/01/03 y se agregó el formato de recibo de pagos diversos FR 01/02/05/01.

R3 18/Octubre/10

-Se modificó en el documento el nombre de Secretaría de Finanzas y Administración por la de Secretaría de Hacienda, por cambios en la legislación. -Se modificó la Política para la elaboración en los números 9 y 10. -Se modificó la Política para su afectación en los números 5, 7, 8, 10,11 y 12. -Fueron modificadas las actividades núm. 1, 11,12, 26 y 16 y en control de registros se agregó el Formato FR 01/02/03/03 Solicitud de Viáticos GPPRI. -En documentos de referencia se agregó la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Chihuahua.

R4 02/Enero/12

-Se modificó la Política para la elaboración presupuestal en los números 3, 7 y 8 y se incluyó la Núm. 6, se modificó el consecutivo anterior. -Se modificaron las Políticas para su afectación en los números 4 y 7 y se incluyeron la núm. 2, 6, 8 y 9, modificando el consecutivo anterior, así mismo se inserto párrafo antes de la política número 1. -Fue modificado el Diagrama del Proceso, adecuándolo a las actividades actuales. -Fueron modificadas las actividades núm. 11, 19, 24, 25 y 26, así como se agregaron las actividades núm. 12, 20, 21, 22 y 27, modificando el consecutivo. -En documentos de referencia se agregó la Ley General de Contabilidad Gubernamental. -Se modificó en el documento el nombre de Departamento de Recursos Materiales por el de Dirección de Adquisiciones y Servicios, al igual que el de Área de Nóminas y Viáticos por el de División de Nóminas y viáticos. -Cambia en firmas de autorización el nombre del C.P. Carlos Ortega Moreno por el del C.P. y L.A.E. Pedro Villanueva Hinojos. -En Control de Registros se modificaron los reportes de: Solicitud de Ministración RE 01/02/01/02, Informe Presupuestal RE 01/02/01/05, Informe Presupuestal con anticipos y Gastos sujetos a comprobar RE 01/02/01/06, Presupuesto ejercido RE 01/02/01/07.

R5 25/Enero/16

Se cambia redacción del Objetivo y Alcance del documento. Se adicionan apartados de Requisitos el Cliente y Requisitos del Producto / Servicio a partir del número VI recorriendo la numeración. Se cambia título del apartado IV Diagrama del Proceso por Diagrama del Procedimiento. Se cambia de manera integral el Diagrama del Procedimiento y Descripción del Procedimiento.


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R6 23/Abril/18 Actualización en lenguaje incluyente.

XII. AUTORIZACIÓN

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I. OBJETIVO II. - congresochihuahua2.gob.mx · ... manteniendo un control de las erogaciones realizadas. II ... El o la Jefa de Oficina de ... Presupuestal y en el Departamento de