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INFORME AUDITORIA ESPECIAL MUNICIPIO DE ARMENIA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE HACIENDA PROCESO CONCILIACIONES BANCARIAS

CONTRALORIA MUNICIPAL DE ARMENIA DICIEMBRE 2012

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AUDITORIA ESPECIAL MUNICIPIO DE ARMENIA

NANCY LORENA CASTRO SANZ Contralora Municipal

LUZ ELENA RAMIREZ VELASCO SubContralora Municipal

MARIA ELENA ALVAREZ SUAREZ Directora de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados

Equipo de Auditor

PEDRO NEL TORO LOPEZ Profesional Universitario (Líder)

LILIANA ESTER CORREA YEPES

Profesional de Apoyo

CONTRALORIA MUNICIPAL DE ARMENIA DICIEMBRE DE 2012

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TABLA DE CONTENIDO

1 HECHOS RELEVANTES 5 2 CARTA DE CONCLUSIONES 6 3 RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORIA 8

3.1 EVALUACIÓN DE CONCILIACIONES 8 3.2 PLANES DE MEJORAMIENTO 13 3.3 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 14

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INTRODUCCIÒN

La Contraloría Municipal de Armenia, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, Ley 42 de 1993, Acuerdo 032 de diciembre de 1996, Resolución 048 del 29 de febrero de 2012, “por medio de la cual se adopta como metodología para el proceso auditor de la Contraloría Municipal de Armenia, la Guía de Auditoría expedida por la Contraloría General de la República”, Resolución 045 del 28 de febrero de 2012 “por medio del cual se adopta el Plan General de Auditoría (PGA) para la vigencia fiscal 2012, expedida por la Contraloría Municipal de Armenia”, practicó Auditoria Especial al proceso de conciliaciones bancarias del Municipio de Armenia. De este procedimiento auditor se generaron unas deficiencias que fueron comunicadas por medio de oficio al Departamento Administrativo de Hacienda, esperando que se generen propuestas de solución a las problemáticas detectadas, con el fin de lograr información contable y financiera confiable. La Controlaría Municipal de Armenia espera que este informe contribuya al mejoramiento del proceso de conciliaciones bancarias, ya que este es fundamental para emitir Estados financieros razonables.

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1. HECHOS RELEVANTES

Se detecto que el proceso de conciliaciones bancarias viene presentando deficiencias significativas desde vigencias anteriores lo que ha conllevado a que la información contable y financiera carezca de confiabilidad y razonabilidad. El Municipio de Armenia celebro un contrato con la firma ASESORIAS INTEGRALES para realizar las conciliaciones de la vigencia 2011 y comprobar la veracidad de los saldos de las cuentas relacionadas en los estados financieros de la vigencia 2010, evidenciándose que la mencionada firma no cumplió con el objeto contractual, a pesar de que la ultima acta de interventoría emitida en el mes de agosto de 2011 enuncia que el contrato fue ejecutado en un 49,37%, conllevando a que las conciliaciones tuvieran que ser repetidas durante la presente la vigencia porque las mismas no corresponden a información confiable. Durante la vigencia 2012 se inicio el proceso de conciliaciones bancarias en el sistema SI ARMENIA, realizando las conciliaciones de las cuentas desde el 2010, pero aun así las inconsistencias en el proceso de conciliaciones persiste, por ejemplo:

- Existen notas débito registradas en extracto que no se encuentran contabilizadas en libros.

- Existen notas débitos en libros que no se cuentan registradas en extracto. - A pesar de estar conciliadas las cuentas, aun presentan diferencias que no

se encuentran clasificadas en ninguna partida conciliatoria. - Después de conciliadas las cuentas el valor en libros enunciado en la

conciliación no coincide con el de los auxiliares anexos. Se evidencia que a pesar de que el Municipio de Armenia ha avanzado en el proceso de conciliaciones bancarias, de acuerdo a los compromisos adquiridos en las auditorias anteriores, aun presenta fallas significativas que no hacen que los informes contables y financieros arrojen información confiable.

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2. CARTA DE CONCLUSIONES

Armenia, diciembre 10 de 2012. Doctora LUZ PIEDAD VALENCIA FRANCO Alcaldesa de Armenia La Contraloría Municipal de Armenia, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política y Normas Legales Vigentes, practicó Auditoría Especial al Departamento Administrativo de Hacienda, evaluando el proceso de Conciliaciones Bancarias de acuerdo a los compromisos adquiridos durante la Auditoria Financiera realizada a la vigencia 2011. Los resultados de las evaluaciones y el contenido de la información suministrada son responsabilidad del Municipio de Armenia, la misma es analizada por la Contraloría Municipal de Armenia, quien es responsable de producir un informe que contenga el concepto sobre el examen practicado. Para efectos de la auditoria, el equipo auditor tomó como insumos las conciliaciones bancarias, extractos y movimientos contables desde enero de 2010 hasta junio de 2012, así mismo evaluó el contrato 0911-2011 suscrito con la firma ASESORIAS INTEGRALES A.I LTDA, y cuyo objeto hace referencia a la realización de las conciliaciones bancarias. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS) y con políticas y procedimientos de Auditoría Gubernamental prescritos por la Contraloría General de la República y de acuerdo con ellas, se planeó y ejecutó el trabajo, de forma tal que la auditoría practicada proporciona una base razonable para fundamentar nuestros conceptos. La auditoría incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos que soportan las diferentes líneas objeto de la evaluación y el cumplimiento de las disposiciones legales; dejando registro del

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seguimiento en papeles de trabajo, los cuales se adjuntan a la unidad de conservación del proceso auditor que reposa en la Contraloría Municipal de Armenia. CONCLUSIÓN El equipo auditor después de realizar el trabajo de campo y analizar una muestra de las cuentas bancarias que tiene a su nombre el Municipio de Armenia, emitió 6 observaciones que fueron comunicadas a la entidad el día 23 de noviembre de 2012, de estas se recibió respuesta el día 5 de diciembre y se analizaron las respuestas aportadas, y fueron presentadas al Comité de Hallazgos el día 6 en horas de la mañana, quien ratificó 5 de las 6 observaciones comunicadas; de las 5 observaciones 3 de ellas presentan incidencia disciplinaria y fiscal, y se describen en el cuadro de hallazgos que hace parte de este informe de auditoría, así.

Observaciones comunicadas

No Hallazgos A D F P S

Hallazgos del Proceso Conciliaciones

1 Salidas de dinero sin registro de movimiento X X X

2 Depósitos no registrados en extracto X X X

3 Saldos de diferencia después de realizar conciliación X

4 Conciliaciones con saldos inconsistentes X

5 Contrato para realizar conciliaciones X X X

Atentamente, MARIA ELENA ALVAREZ SUAREZ Directora de Vigilancia Fiscal Y control de Resultados

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3. RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORIA Se evaluaron un total de 67 conciliaciones bancarias con sus respectivos extractos y movimientos bancarios, con el fin de conceptuar sobre la eficiencia en el proceso de conciliaciones bancarias, de las que se encontró lo siguiente:

3.1 EVALUACIÓN DE CONCILIACIONES 3.1.1. Notas debito registradas en extracto no contabilizadas en libros

De las 67 cuentas evaluadas, en 14 de ellas se encontró notas debito registradas en extracto y pendiente por contabilizar en libros, esta inconsistencia fue puesta en conocimiento de la administración sin que aportaran documentos que aclararan la observación; las cuentas con esta irregularidad se relacionan a continuación:

Tabla 1 NOTAS DEBITOS REGISTRADAS EN EXTRACTO

PENDIENTE POR CONTABILIZAR EN LIBROS

BANCO CTA VALOR

BOGOTA 84503368-7 14.413.818

COLMENA 26503891264 650.072.732

DAVIVIENDA 136000752420 2.812.593.133

COLMENA 26506846737 43.843.229

BANCO AGRARIO 0-5401-000075-7 80.875.082

COLPATRIA 7462197521 16.609.040

OCCIDENTE 03107344-8 1.616.396.127

BBVA 6792020022044-2 11.887.686

DAVIVIENDA 13607050292-9 2.025.985.805

OCCIDENTE 03187916-6 2.787.287.953

POPULAR 110-460-02062-1 308.396.323

DAVIVIENDA 136070472446 531.820.711

COLPATRIA 7461002042 3.753.049

OCCIDENTE 03187140-3 4.093.765.954

TOTAL $14.997.700.642

Fuente: carpetas de conciliaciones de las cuentas del Municipio

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Observación Salidas de dinero sin registro de movimiento

Existen notas débito en los extractos de los bancos no registradas en libros; estos movimientos corresponden aparentemente a salidas de dinero en bancos del cual no se registra movimiento en los auxiliares de contabilidad, inconsistencia que se genera por la presunta pérdida de recursos causando un daño patrimonial y/o incidencia disciplinaria por el presunto incumplimiento del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 en sus numerales 26 y 52. 3.1.2 Notas debito registradas en libros no registradas en extracto De las 67 cuentas evaluadas se encontró que en 11 de estas existen partidas conciliatorias de notas debito registradas en libros que no se encuentran registradas en extracto, como se relaciona en la siguiente tabla:

Tabla 2 MUNICIPIO DE ARMENIA

NOTAS DEBITOS EN LIBROS NO REGISTRADAS EN EXTRACTO

BANCO CTA VALOR

OCCIDENTE 031-87916-6 165.716.050

OCCIDENTE 03185762-6 8.317.239

DAVIVIENDA 13607050292-9 2.025.985.805

DAVIVIENDA 136070472446 273.913

DAVIVIENDA 136000752420 2.812.593.133

POPULAR 11046002062-1 105.809.006

BOGOTA 84503368-7 740.175.185

COLMENA 26503891264 200.590.131

BBVA 6792020022044-2 95.146.055

COLPATRIA 7462197521 1.001.275.608

COLPATRIA 7461002042 90.955.926

TOTAL $7.246.838.053

Fuente: carpetas de conciliaciones de las cuentas del Municipio

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Observación: Depósitos no registrados en extractos Existen débitos en libros que no se encuentran registrados en el extracto, estas operaciones corresponden a presuntas consignaciones o depósitos de los cuales no se tiene soporte de entrada en el extracto, pero si fueron registrados en libros, movimientos que presuntamente no se realizaron generando una aparente pérdida de recursos que lesiona el patrimonio del Municipio, con incidencia disciplinaria por el presunto incumplimiento del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 en sus numerales 26 y 52. 3.1.3 Saldos de diferencia después de realizar Conciliación De 67 cuentas objeto del análisis, se encontró que en 6 de ellas se presentan saldos de diferencia después de realizar la conciliación, así:

Tabla 3

MUNICIPIO DE ARMENIA

CUENTAS CON SALDOS DE DIFERENCIA

DESPUES DE REALIZAR LA CONCILIACION

CTA BANCO

CTA 03185762-6 BANCO DE OCCIDENTE

CTA 110-460-02054-8 BANCO POPULAR

CTA 220-460-72001-4 BANCO POPULAR

CTA 08002254-4 DAVIVIENDA

CTA 13620002590-8 DAVIVIENDA

CTA 26503891264 BANCO COLMENA Fuente: carpetas de conciliaciones de las cuentas del Municipio

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Observación: Saldos de diferencia después de realizar conciliación Existen cuentas bancarias a las que después de realizársele conciliación aun reporta saldo de diferencia en los rubros conciliados, diferencias que para el equipo auditor so resultan lógicas, toda vez que cuando se realiza la conciliación el saldo resultante debe llevar a cero (0). 3.1.4. El saldo en libros enunciado en la conciliación no coincide con el del auxiliar anexo Se encontró que 16 de las 67 cuentas revisadas presentan diferencia entre el saldo en libros de la conciliación y el saldo que arroja el auxiliar.

Tabla 3

Conciliaciones con saldos inconsistentes

CTA BANCO

CTA 80737802 DAVIVIENDA

CTA 08072533-6 DAVIVIENDA

CTA 13607050292-9 DAVIVIENDA

CTA 136070472446 DAVIVIENDA

CTA 845096114 BANCO DE BOGOTA

CTA 84503368-7 BANCO DE BOGOTA

CTA 0100005793 BBVA

CTA 0200100602 BBVA

CTA 6792020022044-2 BBVA

CTA 7462197521 COLPATRIA

CTA 007461002042 COLPATRIA

CTA 03119268-5 BANCO DE OCCIDENTE

CTA 031-87916-6 BANCO DE OCCIDENTE

CTA 03185762-6 BANCO DE OCCIDENTE

CTA 6939751287 BANCOLOMBIA

CTA 11046002062-1 BANCO POPULAR Fuente: carpetas de conciliaciones de las cuentas del Municipio

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Observación Existen conciliaciones bancarias en las que el valor enunciado en libros no coincide con los saldos de auxiliares anexos, lo cual muestra que los valores que se llevan a registro de la conciliación no son confiables, ni se han corroborado con la fuente. 3.1.5. Contrato 0911-2011 suscrito con Asesorías Integrales

El Municipio de Armenia suscribió el contrato para realizar el proceso de conciliación de cuentas bancarias del municipio, del cual se observa que no se cumplió con el objeto contractual por el incumplimiento de obligaciones, no obstante, el Municipio realizo pagos por el 50% del valor de este y en contraprestación se recibió producto inconsistente pues la mayoría de las conciliaciones recibidas tuvieron que repetirse. Adicionalmente, en este caso se evidencia que la interventoría del contrato no observo que el producto recibido contara con las características, condiciones y obligaciones del contrato. Estas inconsistencias generan un presunto daño patrimonial por el valor cancelado por concepto de este contrato, con incidencia disciplinaria para el interventor al no observar lo dispuesto en el numeral 34, del artículo 48, de la Ley 734 de 2002. Recomendaciones De acuerdo a las observaciones enunciadas anteriormente, se recomienda depurar cada una de las partidas conciliatorias, si bien es cierto que es relevante identificar diferencias es importante para tener una información contable y financiera razonable hacer los ajustes correspondientes con los soportes respectivos. Para tener conciliaciones bancarias confiables se deben depurar los saldos en libros iniciales. Se deben establecer mecanismos de control que conlleven a que después de conciliada una cuenta esta no sufra modificaciones.

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3.2 PLANES DE MEJORAMIENTO En la auditoría financiera de la vigencia 2011 realizada al Municipio de Armenia se emitió un hallazgo de incidencia administrativa con respecto a las conciliaciones bancarias así: “Cuentas bancarias (incertidumbre cuenta 11) En las pruebas de recorrido realizadas a las cuentas bancarias que posee el municipio, se estableció que existe incertidumbre en $ 10.422 millones de pesos, puesto que la cuenta no son conciliadas oportunamente, y aquellas que se concilian arrastran saldos de vigencias anteriores que no han sido depurados y por tanto no se conoce los saldos reales ajustados y conciliados a la fecha de la auditoria, adicionalmente, se observó que la administración no tiene identificadas plenamente las cuentas bancarias activas que posee, por cuanto en los formatos reportados registran 192 cuentas, mientras que en las notas a los estados contables hacen mención sobre 151 cuentas y en los reportes entregados se describen cuentas como canceladas y aun se encuentran activas, situación que infringe los principios de contabilidad pública descritos en el Régimen de Contabilidad Pública”. De acuerdo a lo anterior el Municipio de Armenia emitió plan de mejoramiento para subsanar esta inconsistencia, pero a pesar de esto, las acciones no han sido suficientes ni eficientes para lograr información contable y financiera razonable, ya que aun en cuentas conciliadas presentan diferencias considerables y no se han depurado las partidas conciliatorias para realizar los ajustes respectivos directamente en la contabilidad, adicionalmente los saldos iniciales tomados no son confiables.

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3.3 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

No HALLAZGO Causa Efecto cuantía A D F P S

1

Salidas de dinero sin registro de movimiento Existen notas débito en los extractos de los bancos no registradas en libros; estos movimientos corresponden aparentemente a salidas de dinero en bancos del cual no se registra movimiento en los auxiliares de contabilidad, inconsistencia que se genera por la presunta pérdida de recursos causando un daño patrimonial y/o incidencia disciplinaria por el presunto incumplimiento del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 en sus numerales 26 y 52.

Ausencia de control y seguimiento en el proceso de conciliaciones.

Presunta perdida de recursos Informes inconsistentes Medidas administrativas

14.997.700.642 X X X

No HALLAZGO Causa Efecto cuantía A D F P S

2

Depósitos no registrados en extractos Existen débitos en libros que no se encuentran registrados en el extracto, estas operaciones corresponden a presuntas consignaciones o depósitos de los cuales no se tiene soporte de entrada en el extracto, pero si fueron registrados en libros, movimientos que presuntamente no se realizaron generando una aparente pérdida de recursos que lesiona el patrimonio del Municipio, con incidencia disciplinaria por el presunto incumplimiento del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 en sus numerales 26 y 52.

Ausencia de control y seguimiento en el proceso de conciliaciones.

Presunta perdida de recursos Informes inconsistentes Medidas administrativas

7.246.838.053

X X X

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No HALLAZGO Causa Efecto cuantía A D F P S

3

Saldos de diferencia después de realizar conciliación Existen cuentas bancarias a las que después de realizársele conciliación aun reporta saldo de diferencia en los rubros conciliados, diferencias que no se encuentran lógicas pues cuando se concilia el saldo resultante debe llevar a cero (0).

Ausencia de control y seguimiento en el proceso de conciliaciones.

Incertidumbre en la información financiera y contable

X

No HALLAZGO Causa Efecto Cuantía A D F P S

4

Conciliaciones con saldos inconsistentes Existen conciliaciones bancarias en las que el valor enunciado en libros no coincide con los saldos de auxiliares anexos, lo cual muestra que los valores que se llevan a registro de la conciliación no son confiables, ni se han corroborado con la fuente.

Ausencia de control y seguimiento en el proceso de conciliaciones.

Incertidumbre en la información financiera y contable

X

HALLAZGO Causa Efecto cuantía A D F P S

5.

3.1.5. Contrato 0911-2011 suscrito con Asesorías Integrales El Municipio de Armenia suscribió el contrato para realizar el proceso de conciliación de cuentas bancarias del municipio, del cual se observa que no se cumplió con el objeto contractual por el incumplimiento de obligaciones, no obstante, el Municipio realizo pagos por el 50% del valor de

Ausencia de control y seguimiento a la contratación del área Falta de seguimiento por parte de la interventoría

Presunto daño patrimonial Medidas administrativas

X X X

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este y en contraprestación se recibió producto inconsistente pues la mayoría de las conciliaciones recibidas tuvieron que repetirse. Adicionalmente, en este caso se evidencia que la interventoria del contrato no observo que el producto recibido contara con las características, condiciones y obligaciones del contrato. Estas inconsistencias generan un presunto daño patrimonial por el valor cancelado por concepto de este contrato, con incidencia disciplinaria para el interventor al no observar lo dispuesto en el numeral 34, del artículo 48, de la Ley 734 de 2002.

19.440.000

No HALLAZGO Cuantía A D F P S

Total de hallazgos 22.263.978.695 5 3 3 0 0

El proceso auditor produjo 5 hallazgos de auditoría, estos hallazgos fueron comunicados oportunamente al Municipio de Armenia por medio de observaciones para que realizaran su derecho de contradicción, sin que se aportaran documentos para desvirtuarlas y por tal razón se comunican en este informe.

PEDRONEL TORO LOPEZ LILIANA ESTER CORREA YEPES

Profesional universitario Profesional de Apoyo Líder de auditoría