IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

INDICE

INFORME .......................................................................................................................... 2

ACTAS .............................................................................................................................. 6

CONTRATOS ..................................................................................................................... 9

BOLETINES ....................................................................................................................... 14

ENTREVISTAS ................................................................................................................... 15

VOLANTES ........................................................................................................................ 20

CONCLUSION ……………………………………………………………………………………………………………………….… 22

BIOGRAFIA …………………………………………………………………………………………………………………………….. 23

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INFORME

Es la presentación oral o escrita de una investigación, de un acontecimiento importante que se desea dar a conocer a alguien para que tome decisiones o tenga conocimiento del asunto.

Generalmente se envía a un superior. El informe escrito necesita de una mejor organización y presentación.

El propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Características de los Informes:Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del informe, el Encabezado de página, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie de página y Pie del informe.

Cada sección del informe está hecha de una serie de líneas. Cuando un objeto base-texto es ubicado en una sección, es ubicado de tal manera que su base se ajuste a una línea de la sección. Luego, la altura de la línea es ajustada por el controlador de la impresora de tal manera que sea suficiente para albergar el objeto.

En resumen, la altura de una línea está determinada por el objeto basado en texto con tamaño de fuente más grande, ubicado en esa línea.

Si se ubica otro objeto basado en texto en la misma línea con un tamaño de fuente mayor que el del primer objeto, la altura de la línea se extiende para albergar el segundo objeto.

Si se ubica otro objeto basado en texto en la misma línea y con tamaño de fuente aún mayor, la altura de la línea se aumenta nuevamente para albergar el tercer objeto.

A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en diferentes secciones, la altura de la línea se ajusta para acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el controlador de la impresora, se hace difícil crear informes diseñados para formas preimpresas cuando éstas van a ser reproducidas en diferentes entornos.

Se recomienda que seguir estas directrices cuando se diseñe informes:

Mantenga el mismo tamaño de fuente. asegúrese de imprimir formularios preimpresos en la misma máquina.

Estructuras de los informes:1

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Los informes toman a menudo la estructura de una investigación científica: Introducción, Métodos, Resultados y Debate. Pueden también seguir una estructura de problema-solución basado en las preguntas o las inquietudes de la audiencia.

En cuanto a formato, los informes varían desde un formato más simple con meros títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, nota a pie de página/notas al pie de la página, hipervínculo y referencias.

Debe tener titulo, fecha y el nombre de quien hizo el informe.

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EJEMPLO DE UN INFORME

INFORME A:  Ninoska Cisneros

Directora de Zapatería

De: Dardania Quiroz

Administradora

Asunto : Quiebra de Zapatería

Fecha: 22 de septiembre del 2008

I-        INTRODUCCIÓN:Informare sobre el reciente Cierre de Zapatería Cisneros & Asociados, que sucedió en el mes de agosto del  año en curso.

Con este informe me propongo dar a conocer las causas por las cuales ha sucedido este cierre inesperado para todos los trabajadores de esta Zapatería, recomendaciones y sugerencias para restaurar la organización y ventas de este calzado.  Así como también dar trabajo a los 40 empleados que han pasado al desempleo.

II-      DESARROLLO:La primera causa que llevo al cierre fue debido a que en nuestro país están introduciendo demasiados zapatos del exterior, lo que produjo una insuperable baja a nuestras ventas.  Se siguió elaborando gran cantidad y variedad de calzado en esta Zapatería, pero al ver que se tenia en bodega alrededor de 3,000.00 (TRES MIL PESOS) pares de zapatos, se decidió no continuar fabricando dicho producto hasta que se lograra vender la mercancía embodegada y superar todas las bajas que se habían tenido para obtener ganancia y luego invertirla para comprar material y continuar en la elaboración de zapatos.

Se logro obtener un poco de ganancia, pero al realizar las compras de los materiales, todo estaba más caro y se hizo difícil conseguir cuero para continuar con sus labores.  Al verse completamente fracasados, todos los Zapateros empezaron a comunicar que no estaban obteniendo nada de ganancia para ellos ni para la Compañía, por lo que decidieron retirarse.

La segunda causa fue la falta de cuero.  Los Zapateros dicen no poder continuar su trabajo, lo que trae consecuencias negativas para ellos, debido a que solo pueden realizar simples reparaciones a zapatos ya elaborados.  El cuero debe importarse y no hay fondos para ello, ni para asegurarles su salario quincenal.

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La tercera causa es que no hay fondos para trabajar, se necesita de un financiamiento para hacerla surgir.  Se necesita un responsable de compra, para abastecer todas las necesidades.

III-    CONCLUSIONES:Si desea continuar con la Zapatería, se deberá ampliar el modulo y enriquecer el capital para empezar un nuevo trabajo mas diferente y variado.

La introducción de mercadería del exterior nos trae una enorme baja en nuestras ganancias y limita nuestro mercado.  Debemos cambiar planes originales para entrar en competencia en el mercado.

IV-   SUGERENCIAS:1)      Invertir un poco mas de capital será de mucho beneficio y se lograra obtener mayores ganancias.

2)      Ampliar el local para la comodidad de los trabajadores y obtener un trabajo eficiente.

3)      Buscar material en otras Empresas o Distribuidores para poder realizar un trabajo excelente.

Se deben vender los zapatos embodegados a precio de costo para no perder esta inversión y sufragar gastos actuales.

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ACTA

El Acta es un escrito que tiene como fin esencial dejar constancia de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, asamblea o reunión.

Es usual en la actividad empresarial y aun entre los miembros de una agrupación, sindicato, asociación, organización u otro colectivo, en cuyas sesiones quieren dejar testimonio de todo lo ahí abordado.

La redacción del Acta corresponde al Secretario del organismo respectivo, quien deberá elaborar primero una minuta o síntesis de la reunión sobre la base de la agenda u orden del día.  Después desarrollara las ideas o conceptos en forma completa y adecuada.

Estructura del Acta: La estructura del acta está determinada por su contenido, ya que cada apartado se corresponde con cada uno de los aspectos de la reunión. En general, en un acta se pueden distinguir los siguientes apartados:

§        El título recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen.

§        La introducción precisa los datos referidos a la reunión: lugar, hora y fecha, participantes (o bien una relación de presentes y ausentes que normalmente aparece en el margen), así como los nombres completos del presidente y el secretario de la reunión.

§        El orden del día recoge la relación detallada de los asuntos que se van a tratar.

§        El desarrollo de la reunión da cuenta de lo tratado, especificando -si es preciso- quiénes han intervenido y las opiniones formuladas.

§        El cierre concreta la hora a la que se considera finalizada la reunión, expresa la conformidad de los presentes e incluye las firmas del presidente y del secretario.

Sugerencias para la Redacción del Acta:§        Emplee un lenguaje claro y comprensible.

§        Escriba en presente indicativo.

§        Utilice oraciones y párrafos cortos.

§        Use adecuadamente los verbos frecuentes en la redacción de Actas: explica, agrega, informa, recuerda, aclara, aprueba, etc.

§        Limítese a los aspectos significativos de la sesión.

§        Evite un lenguaje figurado en la redacción.

§        Sea coherente y objetivo: no tergiverse ni modifique los conceptos escuchados.

§        Evite mencionar los detalles intranscendentes.

§        Escriba en letras las cantidades, las fechas, horas y años.

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Tipos de actas:

ACTA CONSTITUTIVA

Documento o constancia notarial en la que se registran los datos referentes a la formación de una Sociedad o agrupación. Se especifican bases, fines, integrantes de la agrupación, funciones específicas de cada uno, firmas autentificadas y demás información fundamental de la Sociedad que se constituye.

ACTA CIRCUNSTANCIADA

Este tipo de acta es un documento mediante el cual consta la destrucción de la documentación contable generada por las dependencias y entidades, previa autorización de la Unidad de contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

ACTA DE COTIZACIÓN

Es el documento oficial emitido por los representantes de la Bolsa o cualquier otro establecimiento donde se compran y vendan Bienes o servicios. Contiene el Precio o Precios que han alcanzado en el acto de la cotización los Bienes intercambiados.

ACTA DE TRANSFERENCIA

Es el documento mediante el cual el agente mediador comunica a la Sociedad emisora de títulos, el nombre y datos del adquirente de Acciones de la Sociedad con el fin de efectuar, en el libro de registro de la misma, su inscripción como titular legítimo de las Acciones compradas.

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EJEMPLO DE UN ACTA

ACTAEn San Pedro de Lovago, departamento de Chontales, a las cuatro de la tarde del 17 de septiembre del dos mil ocho, se reúnen en la Sala de Profesores del Instituto "Carlos Pujol" el Consejo de Profesores, con el objeto de discutir asuntos referentes al desarrollo de las actividades del Centro.

Preside la reunión el Director del Instituto, licenciado José René Matus L. y actúa como Secretaria la licenciada Ivania Vega.

El Director abre la reunión y la Secretaria a petición del Presidente, realiza el control de la asistencia: 15 personas presentes y 1 ausente.  Hay quórum para celebrar la reunión.

La Secretaria da a conocer la agenda:

1.      Lectura y Aprobación del Acta Anterior.

2.      Revisión de Acuerdos.3.      Exámenes Bimensuales:3.1.            Periodo de realización.

3.2.            Criterios que tomar en cuenta en la elaboración de las pruebas.

3.3.            Análisis de los resultados.

Lectura y Aprobación del Acta Anterior:La Secretaria da lectura al Acta Anterior y se aprueba por unanimidad.

Revisión de Acuerdos:El Director se refiere a los tres acuerdos tomados en la reunión anterior y se comprueba que todos fueron cumplidos satisfactoriamente.

Exámenes Bimensuales:a)      Periodo de realización.

b)      Criterios que tomar en cuenta en la elaboración de pruebas.

El Director expone el punto relacionado con los exámenes bimensuales y tras una discusión en la que participa la mayoría de los presentes toma algunas decisiones:

a)      Realizar los exámenes bimensuales en el periodo comprendido entre el diecisiete y el veinticinco de septiembre.

b)      Tomar en cuenta para la elaboración de las pruebas: los objetivos fundamentales de la asignatura, el grado de profundidad con que se desarrollaron los contenidos y el tiempo disponible para la aplicación de las pruebas.

c)      Analizar los resultados de las pruebas y discutir las conclusiones en sesión especial del Consejo de Profesores, en fecha que la dirección señalara.

El Presidente da por concluida la reunión a las seis y diez minutos de la tarde del mismo día.

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CONTRATOEl contrato es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos, o más, personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral. Es el contrato, en suma, un acuerdo de voluntades que genera «derechos y obligaciones relativos», es decir, sólo para las partes contratantes y sus causahabientes. Pero, además del acuerdo de voluntades, algunos contratos exigen, para su perfección, otros hechos o actos de alcance jurídico, tales como efectuar una determinada entrega (contratos reales), o exigen ser formalizados en documento especial (contratos formales), de modo que, en esos casos especiales, no basta con la sola voluntad. De todos modos, el contrato, en general, tiene una connotación patrimonial, incluso parcialmente en aquellos celebrados en el marco del derecho de familia, y es parte de la categoría más amplia de los negocios jurídicos. Es función elemental del contrato originar efectos jurídicos (es decir, obligaciones exigibles), de modo que a aquella relación de sujetos que no derive en efectos jurídicos no se le puede atribuir cualidad contractual.

En cada país, o en cada estado, puede existir un sistema de requisitos contractuales diferente, pero el concepto básico de contrato es, en esencia, el mismo. La divergencia de requisitos tiene que ver con la variedad de realidades socio-culturales y jurídicas de cada uno de los países (así, por ejemplo, existen ordenamientos en que el contrato no se limita al campo de los derechos patrimoniales, únicamente, sino que abarca también derechos personales y de familia como, por ejemplo, los países en los que el matrimonio es considerado un contrato).

CLASIFICACION DE LOS CONTARTOS

Contratos unilaterales y bilateralesContrato unilateral: es un acuerdo de voluntades que engendra obligaciones solo para una parte

Contrato bilateral: es el acuerdo de voluntades que da nacimiento a obligaciones para ambas partes

Contratos onerosos y gratuitosContrato oneroso: es aquél en el que existen beneficios y gravámenes recíprocos, en éste hay un sacrificio equivalente que realizan las partes. por ejemplo, la compraventa,

Contrato gratuito: sólo tiene por objeto la utilidad de una de las dos partes, sufriendo la otra el gravamen. como por ejemplo el comodato.

Contratos conmutativos y aleatorios

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Contrato conmutativo: es aquel contrato en el cual las prestaciones que se deben las partes son ciertas desde el momento que se celebra el acto jurídico, un ejemplo muy claro es el contrato de COMPRAVENTA de una casa.

 Contratos aleatorio: es aquel que surge cuando la prestación depende de un acontecimiento futuro e incierto y al momento de contratar, no se saben las ganancias o pérdidas hasta el momento que se realice este acontecimiento futuro. Ejemplos son el contrato de compraventa de cosecha llamado de "esperanza", apuestas, juegos, etc.

Contratos principales y accesoriosContrato principal: es aquel que existe por sí mismo, en tanto que los accesorios son los que dependen de un contrato principal. Los accesorios siguen la suerte de lo principal porque la nulidad o la inexistencia de los primeros origina a su vez, la nulidad o la inexistencia del contrato accesorio. 

Contratos accesorios: son también llamados "de garantía", porque generalmente se constituyen para garantizar el cumplimiento de una obligación que se reputa principal, y de esta forma de garantía puede ser personal, como la fianza, en que una persona se obliga a pagar por el deudor, si éste no lo hace; o real, como el de  hipoteca, el de prenda, en que se constituye un derecho real sobre un bien enajenable, para garantizar el cumplimiento de una obligación y su preferencia en el pago. 

Contratos instantáneos y de tracto sucesivoContratos instantáneos, o de tracto único, son aquellos que se cumplen en el mismo momento en que se celebran, es decir, su cumplimiento se lleva a cabo en un solo acto. 

Contrato de Tracto Sucesivo: es aquel en que el cumplimiento de las prestaciones se realiza en un periodo determinado, y que, por deseo de las partes se puede extender para satisfacer sus necesidades primordiales 

Contrato consensual y realContrato consensual: por regla general, el consentimiento de las partes basta para formar el contrato; las obligaciones nacen tan pronto como las partes se han puesto de acuerdo. 

Contrato real: queda concluido desde el momento en que una de las partes haya hecho a la otra la tradición o entrega de la cosa sobre la que versare el contrato.

Contrato formal, solemne o no solemne, y no formalContrato formal: es aquel en que la ley ordena que el consentimiento se manifieste por determinado medio para que el contrato sea válido.

 Contrato formal solemne: es aquel que además de la manifestación del consentimiento por un medio específico, requiere de determinados ritos estipulados por la ley para producir sus efectos propios.

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Contrato privado y públicoContrato privado: es el realizado por las personas intervinientes en un contrato con o sin asesoramiento profesional. Tendrá el mismo valor que la escritura pública entre las personas que los suscriben y sus causahabientes 

Contrato público: son los contratos autorizados por los funcionarios o empleados públicos, siempre dentro del ámbito de sus competencias, tiene una mejor condición probatoria

Contrato nominado o típico e innominado o atípicoContrato nominado o típico: es aquel contrato que se encuentra previsto y regulado en la ley. Por ello, en ausencia de acuerdo entre las partes, existen normas dispositivas a las que acudir.

Contrato innominado o atípico: es aquel para el que la ley no tiene previsto un nombre específico, debido a que sus características no se encuentran reguladas por ella. 

Contratos determinados únicamente en su géneroSon aquellos en los que solo se hace mención a la cantidad y calidad del objeto del contrato.

Por su publicidadPúblicos: cuando son realizados bajo la autoridad de notarios o jueces. 

Privados: son los contratos otorgados por las partes contratantes sin la autorización o la existencia de fedatario público, aunque pueden contar con la presencia de testigos.

Elementos de los contratos:Los elementos de los contratos pueden clasificarse en:

Esenciales: son aquellos sin cuya concurrencia el contrato no concebirse ni existir (estos son requisitos del contrato), sin ellos no existe el contrato, ya que son la esencia del acto.

Entre esto elementos tenemos los que son comunes a todos los contratos, y aquellos que solo se exigen para determinados contratos, como serían las palabras sacrementales en la sponsio, las inscripciones en el contrato litteris, la datio en el mutuo, la gratitud en el mandato, etc..

Con respecto a los elementos comunes a todos los contratos, tenemos:

La capacidad: es la aptitud de las personas para figurar en su propio nombre en un contrato. Por lo tanto no pueden contratar los que sufren:

Una incapacidad de derecho por falta de alguno de los status, como: los esclavos, los peregrinos, los alieni iuris.

Una incapacidad de derecho, como los infantes, los dementes, los pródigos, las mujeres puberes sui iuris.

El consentimiento: el contrato no puede celebrarse sin el acuerdo de voluntades.

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El objeto: es la prestación del contrato: una sola prestación en los unilaterales, dos o mas en los sinalagmáticos.

El objeto es el hecho positivo o negativo que debe realizar una de las partes en beneficio de la otra, o las dos partes cuando ambas resultan acreedoras y deudoras en virtud del contrato .

El objeto tenía que ser posible, lícito, determinado o susceptible de serlo y presentar un interés para el acreedor.

La causa: algunos doctrinarios afirman que ésta no se encuentra en los textos de Derecho Romano, sino que solo fue empleada como sinónimo de fuente o de hecho generador de la obligación.

Naturales: son aquellos que aunque acompañando normalmente a un contrato, pueden ser excluidos por los contrayentes mediante una cláusula, tal sería, en la compra venta, la responsabilidad del vendedor por la evicción o por los vicios ocultos de la cosa vendida, que se considera implícitamente comprendida en el contrato, mientras que las partes no dispongan lo contrario, ya que se trata de un elemento que no es de la esencia sino de la naturaleza del contrato, que puede ser excluido por la manifestación de voluntad de las partes, y el contrato no dejaría de ser tal.

Accidentales: son aquellos que dependen solo de la voluntad de las partes, quienes pueden incluirlo para modificar los efectos naturales del contrato. Son llamados también modalidades y son: la condición, el plazo y el cargo.

Vicios del consentimiento: para que el contrato sea válido, el consentimiento debe emanar de personas dotadas de discernimiento y estar exentas de vicios. Si se halla afectado por uno de ellos, la parte perjudicada puede solicitar la nulidad de este.

Tres son los vicios del consentimiento mas comunes:

El error, que es la falsa noción que se tiene de una cosa (no todos los errores anulan el acto).

El dolo, que tiene lugar cuando una de las partes o un tercero induce a error a la otra para decidirla a prestar su consentimiento, mediante el empleo de maniobras fraudulentas con el propósito de obtener una ventaja a sus expensas.

La violencia, que es un acto de fuerza material o moral ejercida contra una persona para obligarla a prestar su consentimiento en un contrato.

EJEMPLO DE UN CONTRATO

PUERTO LIBRE INTERNACIONAL, S.A.

CONTRATO DE TRABAJO

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Los suscritos Silvio Vargas Martínez, mayor de edad, casado, de profesión y oficio: Administrador de Empresas, del domicilio de Managua y en su calidad de Gerente General quien en nombre y representación de Puerto Libre Internacional, S.A., quien en adelante se denominara EL EMPLEADOR y la señora Crystin Rosales Leiva, mayor de edad, soltera y de profesión y oficio bachiller, del domicilio de Managua. Actuando en su propio nombre y representación, quien en adelante se denominara EL TRABAJADOR, ambas partes con arreglo a la ley hemos convenido en celebrar el siguiente CONTRATO DE TRABAJO.

§ Clausula Primera: la Trabajadora se compromete a prestar los servicios como Impulsadora en las instalaciones de la Empresa, a partir del 2 de septiembre del dos mil ocho.

§ Clausula Segunda: el presente Contrato de Trabajo se celebrara por tiempo determinado, de un periodo de 30 días, iniciando su vigencia, a partir de su entrada.

§ Clausula Tercera: la Trabajadora se compromete a cumplir con su jornada de trabajo. De conformidad con el articulo 51 del Código del Trabajo.

§ Clausula Cuarta: el Empleador debe pagar por servicios prestados por el Trabajador, la cantidad de C$1,010.00 (UN MIL DIEZ CORDOBAS NETOS), en concepto de salario que será pagado semanalmente en una sola cuota en nuestra Empresa.

§ Clausula Quinta: el Trabajador debe comprometerse a un fiel cumplimiento de las clausulas. Reglamento interno de trabajo, quedando en el entendido de incumplimiento de disposiciones, será causa justa para la terminación de este Contrato de Trabajo.

Dado en la ciudad de Managua, a los dos días del mes de septiembre del dos mil ocho.

EMPLEADOR TRABAJADOR

Lic. Silvio Vargas Sra. Crystin Rosales

BOLETINES

Los boletines, se definen como publicaciones periódicas sobre un determinado campo del saber.

Un boletín informativo es una publicación distribuida de forma regular, generalmente centrada en un tema principal que es del interés de sus suscriptores. Muchos boletines son publicados por clubes, sociedades, asociaciones y negocios, particularmente

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compañías, para proporcionar información de interés a sus miembros o empleados. Algunos boletines informativos son creados con ánimo de lucro y se venden directamente a sus suscriptores.

EJEMPLO DE UN BOLETIN

ENTREVISTA

La Entrevista es un diálogo entre dos personas en el que una de ellas propone una serie de preguntas a la otra a partir de un guion previo. En toda entrevista intervienen al menos dos personas :

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EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.

EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.

Funciones de la Entrevista:

Existen cuatro funciones básicas y principales que cumple la Entrevista en la investigación científica:

Obtener información de individuos y grupos

Facilitar la recolección de información

Influir sobre ciertos aspectos de la conducta de una persona o grupo (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.)

Es una herramienta y una técnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación, personas, permitiendo la posibilidad de aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que pueden encontrar la persona entrevistada.

Ventajas:

La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos desde el punto desde el punto de vista de las ciencias sociales, para averiguar

La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuesta escrita

Su condición es oral y verbal.

A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes nos proporcionan los datos relativos a sus conductas, opiniones, deseos, actitudes, expectativas, etc. Cosas que por su misma naturaleza es casi imposible observar desde fuera.

Desventajas:

Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.

Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.

Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.

Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.

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Existen muchos tema tabúes entre las personas, algunos de los cuales producen rechazo cuando se trata de responder preguntas concretas, como por ejemplo temas políticos sexuales, económicos, sociales, etc.

Normas para la Entrevista

Para llevar a cabo una buena Entrevista es necesario tener en cuenta las siguientes normas:

Aborde gradualmente al interrogado, creando una corriente de amistad, identificación y cordialidad.

Ayude al interrogado para que se sienta seguro u locuaz.

Déjelo concluir su relato ayúdelo luego a completarlo concretando fechas y hechos.

Procure formular las preguntas con frases fácilmente comprensibles, existen formulaciones embarazosas con carácter personal o privado.

Actúe con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos.

Tipos de Entrevista:

Entrevista estructurada:

Llamada también formal o standarizada. Se caracteriza por estar rígidamente estandarizada, se plantean idénticas preguntas y en el mismo orden a cada uno de los participantes, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o más alternativas que se les ofrecen.

Para orientar mejor la Entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el investigador tiene limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la interacción personal.

Entre las ventajas que tiene este tipo de Entrevista, se mencionan:

La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo.

El entrevistador no necesita esta entrenado arduamente en la técnica.

Hay uniformidad en la información obtenida.

Entre las desventajas se tienen:

Es difícil obtener información confidencial.

Se limita la posibilidad se profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista.

Entrevista no estructurada

Es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el investigador, sobre la base del problema, los objetivos y las variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma

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de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y características particulares de los sujetos de estudio.

Entre las ventajas de este tipo de Entrevista se tienen:

Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas.

Permite profundizar en temas de interés.

Orienta posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas.

Entre sus desventajas se mencionan:

Se requiere de mayor tiempo.

Es más costoso por la inversión de tiempo de los entrevistadores.

Se dificulta la tabulación de los datos.

Se requiere mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento del tema.

Dentro de la Entrevista no estructurada se comentarán tres tipos de: Entrevista a profundidad, Entrevista enfocada y Entrevista focalizada.

Entrevista a Profundidad

Es una técnica para obtener que una persona transmita oralmente al entrevistador su definición personal de la situación. La Entrevista comprende un esfuerzo de inmersión (más exactamente re-inmersión) del entrevistado frente a/o en colaboración con el entrevistador que asiste activamente a este ejercicio de representación casi teatral.

La Entrevista a profundidad, al igual que la observación puede plantearse holísticamente, pero también puede ceñirse a un solo acto, experiencia social (entrevistada enfocada).

La diferencia más marcada resulta del grado de dirección-no dirección que se pueda imprimir a la misma y que oscila desde la entrevista en al que el actor lleva la iniciativa de la conversación, hasta aquella en al que el entrevistador sigue un esquema de preguntas, fijo en cuanto al orden, contenido y formulación de las mismas.

Entrevista Enfocada:

Se puede decir que la Entrevista enfocada, es una Entrevista en profundidad pero específicamente dirigida a situaciones concretas. Va dirigida a un individuo concreto, caracterizado y señalado previamente por haber tomado parte de la situación o experiencia definida.

A diferencia de la Entrevista a profundidad, la Entrevista enfocada no revive toda la vida, sino la reconstrucción de una experiencia personal concreta. De alguna manera el entrevistador conoce de antemano directa o indirectamente, esta situación con los elementos, procesos y estructura total de la misma y la ha analizado sistemáticamente. En base de este análisis es que se elabora la guía de preguntas.

Entrevista Focalizada:

Es una forma de llevar la Entrevista en profundidad en forma grupal. La Entrevista en grupo ofrece unas oportunidades de conocimiento y de análisis que la Entrevista

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individual no ofrece. La experiencia en grupo promueve un ambiente en el cual se intercambian puntos de vista, los individuos encuentran una mayor facilidad de reflexión sobre el tema tratado.

La Entrevista con un grupo de tiene lugar entre un moderador y un grupo que no se conocen de antemano, y lo deseable es que las personas del grupo no se conozcan entre sí. Este tipo de Entrevista requiere de una gran experiencia por parte del entrevistador.

La Entrevista es también una técnica excelente para ser utilizada con el fin de estudiar situaciones-problema y para explorar una determinada problemática poco conocida por el investigador y que luego será motivo de estudios más profundos y sistemáticos.

La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes proporcionan los datos.

La Entrevista como objetivos tiene que es eficaz para obtener datos relevantes, para averiguar hechos, fenómenos o situaciones sociales.

El arte de la Entrevista en el campo de la investigación consiste, en última instancia, en lograr respuestas validas y fiables, acerca de aquello que se quiere conocer

EJEMPLO DE UNA ENTREVISTA

Por Daniel Flores Bueno

¿Cómo recuerdas tu primer día de clases en el colegio?

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No creo que haya existido en el mundo ningún niño más llorón que yo. Estuve tres años en el nido y todas las mañanas, cuando cruzaba la puerta, me ponía a chillar. Nunca terminé de entender el porqué de mi terror, aunque si recuerdo que hasta mis compañeros se acostumbraron a mi ritual diario. Y a veces algún solidario se sumaba. Cuando entré al colegio toda mi familia apostó que volvería locos a los profesores con mi costumbre. Pero me curé. Llegué a mi casa tras el primer día de clases y todos me preguntaron: «¿Lloraste?» Y yo les dije que ya era grande, que ya estaba en el colegio.

¿Crees que el colegio es el primer espacio en donde uno recibe un curso acelerado de adaptación y supervivencia?

El colegio es la primera experiencia tribal. La primera vez en que uno se convierte en parte de un grupo y aparece la comparación como forma de mirar el mundo. Porque la adaptación y la supervivencia nacen de allí, de comparase con los demás y de entender qué lugar ocupa cada uno en la tribu. La supervivencia depende de la intuición que uno tenga para entender la dinámica del grupo, y con quién se hacen las alianzas.

¿Qué te dio el colegio y que no te dio?

Estuve en dos colegios muy opuestos. Uno te exigía que vayas a misa los domingos y el otro te exigía pensar. En uno te llaman por tu apellido y en el otro por tu nombre. En uno la disciplina era el valor más importante y en el otro la creatividad. Pasé de ser un recluta a ser una persona. Y creo que ese equilibrio fue perfecto. Porque después de haber vivido dos vidas escolares tan diferentes podía valorar y entender que el mundo también tiene esos matices.

¿Qué habilidades tuviste que aprender fuera del colegio y que hoy utilizas para sobrevivir?

El ejercicio más difícil de todos: el de la empatía. Practicar ese juego en el que hay que ponerse en los zapatos del otro para tratar de entenderlo y luchar contra la vocación tan humanamente egoísta siempre es difícil.

VOLANTES

Un volante (también conocido como flyer) es un papel impreso, generalmente del tamaño de media cuartilla, que se distribuye directamente de mano en mano a las personas en las calles y en el cual se anuncia, pide, cuestiona o hace constar algo. Su mensaje es breve y

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conciso, por lo cual se diferencia del tríptico y del folleto, aunque se acepta que el volante es un cierto tipo de folleto breve.

USO

Los volantes son típicamente usados por individuos o por empresas para promover información, ideas, productos o servicios. Son una forma de publicidad masiva en pequeña escala o bien de comunicación comunitaria.

Los volantes son distribuidos de mano en mano en las calles (acto conocido como volantear).

TIPOS DE VOLANTES

Por su contenido, un volante puede ser:

Informativo – Contiene información de interés general. (Avisos usados por ayuntamientos, juntas de vecinos, asociaciones, iglesias, etc)

Publicitario – Anuncia un producto comercial, un establecimiento o un servicio.

Panfletario – Difama o critica a algo o a alguien.

Recaudatorio – Hace una petición a quien lo recibe, generalmente de dinero.

EJEMPLO DE VOLANTE

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CONCLUSIÓN

Estos documentos sirven para comunicarse ya sea dentro o no de una empresa u organización. Sin ellos no podría fluir de una manera clara toda la información que esta necesita para si misma. La mayoría de estos documentos son oficiales.

BIOGRAFIA

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http://www.monografias.com/trabajos65/comunicacion-gerencial-escrita/ comunicacion-gerencial-escrita.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml http://www.escolar.com/avanzado/lengua027.htm http://es.thefreedictionary.com/volante

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