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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA RAMA ADMINISTRATIVA DEL
INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO
2
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 5
II. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 6
III. ESTRUCTURA ORGÁNICA .............................................................................................. 6
IV. GLOSARIO ......................................................................................................................... 8
V. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ............................................................................. 11
1. CONSEJO GENERAL ........................................................................................................... 11
1.1 COMISIONES ELECTORALES ........................................................................................... 11
REALIZACIÓN DE LAS SESIONES DE LAS COMISIONES ELECTORALES
PERMANENTES, TRANSITORIAS Y UNIDAS. .................................................................... 13
ELABORACIÓN DE MINUTAS ............................................................................................... 19
1.2 COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL .............................................................. 25
ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA. ................................................................... 27
PRODUCCIÓN DEL PROGRAMA DE RADIO “EXPRESIONES PARA ELEGIR”. .............. 31
PRODUCCIÓN DE PUBLICACIONES INSTITUCIONALES ................................................ 34
2. SECRETARÍA EJECUTIVA .................................................................................................. 38
2.1 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y
PARTIDOS POLÍTICOS ............................................................................................................. 38
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL
ELECTORAL. .......................................................................................................................... 40
ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS PARA UTILIZACIÓN
DE PROPAGANDA ELECTORAL. ......................................................................................... 50
DESIGNACIÓN DE SECRETARÍAS TÉCNICAS. ................................................................. 55
LOCALIZACIÓN DE ESPACIOS PARA SEDES DE LOS CONSEJOS DISTRITALES Y
MUNICIPALES. ....................................................................................................................... 61
2.2 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
..................................................................................................................................................... 65
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES EN MATERIA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA. ............................................................................................. 67
3
IMPLEMENTACIÓN DE CAPACITACIÓN DIRIGIDA AL FUNCIONARIADO DEL
INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO. .............................................. 70
PROMOCIÓN DE CAMPAÑAS PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA CIUDADANÍA AL
PADRÓN ELECTORAL, ASÍ COMO DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DELITOS
ELECTORALES. ..................................................................................................................... 76
2.3 COORDINACIÓN JURÍDICA: .............................................................................................. 79
RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ........................... 81
2.4 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................................ 85
REEMBOLSO Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA ................................................... 87
COMPROBACIÓN DE GASTOS. ........................................................................................... 95
SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL. ............................................................................................................. 102
2.4.1 RECURSOS FINANCIEROS ........................................................................................... 106
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA A LOS PARTIDOS POLÍTICOS POR CONCEPTO
DE FINANCIAMIENTO PÚBLICO ........................................................................................ 108
PAGO DE NÓMINA QUINCENAL Y EMISIÓN DE RECIBOS DE NÓMINA. ...................... 113
ELABORACIÓN DE CHEQUES. ........................................................................................... 117
EMISIÓN DE PAGOS POR BANCA ELECTRÓNICA. ........................................................ 121
OTORGAMIENTO DE GASTOS A COMPROBAR. ............................................................ 125
REGISTRO CONTABLE. ...................................................................................................... 130
PAGO DE IMPUESTOS Y CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL. ....................................... 133
ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS. ...................................................... 138
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. ................................................................ 142
2.4.2 RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS ................................................................... 145
MOVIMIENTOS AFILIATORIOS ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO
SOCIAL. ................................................................................................................................. 147
CONTRATACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL. .................... 152
INCORPORACIÓN AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA Y PAGO DE PRIMAS. ............. 160
ENTERO DE CUOTAS AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y AL
SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO. ....................................................................... 165
4
2.4.3 SERVICIOS GENERALES .............................................................................................. 171
REQUISICIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS, MATERIALES, SUMINISTROS Y BIENES
MUEBLES. ............................................................................................................................. 173
SOLICITUD Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES E INMUEBLES . 182
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS PROPIEDAD
DEL INSTITUTO. .................................................................................................................. 188
PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS. ............................................................................................. 197
2.5 COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA .............................................................................. 203
ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS DEL SITIO WEB. .................................................... 205
SOPORTE TÉCNICO. .......................................................................................................... 211
DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN .......................................................... 214
PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS. ....................................................................... 217
INSTALACIÓN DE BIENES Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS. ...................................... 222
MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS. ............................................................. 227
2.6 UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.................................................. 233
SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EJERCICIO DE LOS
DERECHOS ARCO. .............................................................................................................. 235
2.7 UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN ......................................................................... 241
FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ASOCIACIÓN POLÍTICA ESTATAL. .............................. 243
FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ORGANIZACIÓN CIUDADANA. ....................................... 284
5
I. INTRODUCCIÓN
En cumplimiento a lo establecido en el título segundo capítulo primero del
Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, las áreas
que conforman la estructura orgánica de este Instituto, han elaborado el manual
de procedimientos de la rama administrativa, el cual es un instrumento de apoyo
fundamental para el desarrollo de las funciones del personal electoral, respecto
de su conformación, organización objetivos y funcionamiento.
El propósito de este documento es proporcionar una perspectiva general de los
aspectos más relevantes de las diferentes tareas a desarrollar con el fin de
mantener un óptimo rendimiento en las actividades que se realizan; por lo que se
han actualizado e incorporado los procedimientos en el ramo administrativo que
se ejecutan en esta Institución, mismos que permiten orientar al personal
electoral sobre el funcionamiento del Instituto; conformando así, una guía que
permite instruir la forma en que deben operar e intervenir en el desempeño de sus
labores.
Asimismo, en el manual, se explica la manera en que está organizado el
Instituto; el cual como organismo público es un ente que concreta su actuar a
través de personas quienes no son permanentes; ante este cambio, es
necesario crear documentos y mecanismos que permitan identificar la forma
en que ejecutan su trabajo a través de sus atribuciones y competencias
garantizando la continuidad en el trabajo que se realiza.
Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la
medida que se presenten variaciones en la ejecución de actividades y en la
normatividad establecida, en cuanto a la estructura orgánica y atribuciones del
Instituto.
Por último, el manual de procedimientos está dirigido a todo el personal que
labora en el Instituto Electoral del Estado de Querétaro, y a la ciudadanía en
general para que den cuenta y conozcan con exactitud de los procesos y
funciones que se desempeñan en este órgano electoral.
6
II. OBJETIVO GENERAL
El manual de procedimientos busca servir como instrumento y guía de apoyo para el
personal que presta sus servicios laborales en el Instituto Electoral del Estado de
Querétaro; por lo que, contiene en forma ordenada, secuencial y detallada, las
actividades derivadas de las funciones y atribuciones designadas a cada una de las
áreas de este Instituto.
III. ESTRUCTURA ORGÁNICA
INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO
I. CONSEJO GENERAL 1.1 PRESIDENCIA 1.2 COMISIONES ELECTORALES 1.2.1 Comisión de Vinculación 1.2.2 Comisión de Educación Cívica y Participación
Ciudadana 1.2.3 Comisión de Organización Electoral, Prerrogativas y
Partidos Políticos 1.2.4 Comisión Editorial 1.2.5 Comisión Jurídica 1.2.6 Comisión de Fiscalización 1.2.7 Comisión de Transparencia y Acceso a la
Información Pública 1.2.8 Comisión de Igualdad Sustantiva y Derechos
Humanos 1.2.9 Comisión de Seguimiento al Servicio Profesional
Electoral Nacional 1.3 COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
II. SECRETARÍA EJECUTIVA
2.1 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS
7
2.1 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
2.2 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ASUNTOS JURÍDICOS 2.2.1 Coordinación Jurídica 2.2.1.1 Oficialía de Partes 2.2.2 Coordinación de Instrucción Procesal 2.3 UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN 2.4 UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA 2.5 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA 2.5.1 Recursos Humanos y Financieros 2.5.2 Servicios Generales 2.6 COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA
8
IV. GLOSARIO
ADQUISICIÓN: La compra de cualquier bien mueble y/o consumible.
ARQUEO DE CAJA CHICA: Documento donde se analizan las transacciones
del efectivo del fondo revolvente durante un lapso de tiempo determinado.
BANCA ELECTRÓNICA: Sistema electrónico por el cual se obtienen los
servicios bancarios a través de equipos automatizados que proporcionan la
rapidez y seguridad necesarias para llevar a cabo operaciones bancarias, tales
como: traspasos entre cuentas, pago a cuentas de terceros, transferencias
interbancarias, consulta de saldos, entre otros.
CONCILIACIONES BANCARIAS: Documento que muestra los movimientos
de la cuenta de bancos en contabilidad comparado con la información de la
Institución Bancaria.
CONSEJO GENERAL: Es el órgano superior de dirección, responsable de
vigilar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales en
materia electoral.
CONSEJOS ELECTORALES: son órganos temporales que tienen por objeto la
preparación, desarrollo y vigilancia de los procesos electorales en sus
respectivos distritos y municipios.
CONSEJEROS Y CONSEJERAS ELECTORALES: Personas integrantes del
Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
DERECHOS ARCO: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y
oposición al tratamiento de datos personales.
FINANCIAMIENTO PÚBLICO: Recursos públicos que se entrega a los
partidos políticos para el sostenimiento de actividades en los términos
previstos por la Ley Electoral.
FONDO FIJO DE CAJA CHICA: Recursos financieros que se asignan y
otorgan como fondo a una unidad responsable del gasto para el cumplimiento
de sus programas, objetivos y metas.
FORMATO: Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios
en blanco para ser llenados con información variable que se usa en los
9
procedimientos de oficina. Una forma puede constar de varias copias, que
pueden tener destinos o usos diversos.
IMPUESTOS FEDERALES: Son las obligaciones fiscales que debe cubrir el
Instituto Electoral del Estado de Querétaro a las autoridades hacendarias del
Gobierno Federal como consecuencia de sus operaciones normales.
IMPUESTOS LOCALES: Se refiere a la contribución que indica la Ley de
Ingresos del Estado de Querétaro.
INFOPREL: Sistema de Información del Proceso Electoral; plataforma
informática para la gestión de la información que se genera durante el proceso
electoral.
INSTITUTO: El Instituto Electoral del Estado de Querétaro, organismo público
local en materia electoral en la entidad en los términos que prevé la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política
del Estado de Querétaro y las leyes que emanan de ambas.
PERSONAL ELECTORAL: Persona que labora en el Instituto.
PÓLIZA DE CHEQUE O DE EGRESO: Documento contable que se conserva
como soporte del pago en el cual quedan registrados los conceptos del gasto.
PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO: préstamo que se realiza
eventualmente entre bibliotecas y consiste en la posibilidad de compartir en
forma equitativa el uso de los distintos acervos bibliográficos.
REGISTRO CONTABLE: La información financiera deberá mostrar los
ingresos y egresos que sustentan el patrimonio del Instituto y que son la base
para el logro de los programas, proyectos y objetivos.
SAACG: Es una herramienta informática desarrollada por el INDETEC dirigida
a municipios y organismos públicos descentralizados de estados y municipios
que requieren de una aplicación más robusta para soportar mayor número de
operaciones, para facilitar e integrar sus operaciones presupuestales,
administrativas, contables y financieras, construyendo automáticamente la
contabilidad con un enfoque de gestión.
SERVICIO: Actividad que realiza un prestador o prestadora de servicio con el
fin de atender aspectos profesionales, técnicos o de mantenimiento a
instalaciones y/o equipos.
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO: Formato mediante el cual el área
respectiva solicitará la reparación y/o servicio de algún bien, propiedad del
Instituto Electoral del Estado de Querétaro. Con este formato se requerirán
10
también servicios para los inmuebles que se tienen en arrendamiento, tales
como: pintura, electricidad, plomería, etc.
SUA: (Sistema Único de Autodeterminación) es el Programa informático para
determinar importes y conceptos para el pago de las cuotas obrero-patronales
por conceptos de IMSS, Retiro, Cesantía y Vejez e INFONAVIT.
PRINCIPIOS RECTORES: principios bajo los cuales el Instituto cumple sus
funciones los cuales son: certeza, imparcialidad, independencia,
máxima publicidad, objetividad, legalidad y probidad.
11
CONSEJO GENERAL
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LAS
COMISIONES ELECTORALES DEL CONSEJO GENERAL
12
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS COMISIONES ELECTORALES DEL CONSEJO GENERAL
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Licda. Tania Yolotzin López Orozco
Secretaria Técnica de la Comisión
Lic. Oscar Ulises Murillo Rodríguez
Secretario Técnico de la Comisión
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS COMISIONES ELECTORALES DEL CONSEJO GENERAL
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
M. en A. Gerardo Romero Altamirano
Consejero Presidente del Consejo General
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS COMISIONES ELECTORALES DEL CONSEJO GENERAL
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
NOVIEMBRE 2017
13
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE LAS SESIONES DE LAS COMISIONES ELECTORALES PERMANENTES, TRANSITORIAS Y UNIDAS.
PROPÓSITO
Desahogar los asuntos de competencia de las Comisiones Electorales del Consejo
General respecto a las actividades que realicen los órganos del Instituto Electoral del
Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Serán consideradas comisiones permanentes:
Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos Políticos;
Educación Cívica y Participación Ciudadana;
Jurídica;
Editorial;
Vinculación;
Fiscalización;
Igualdad Sustantiva y Derechos Humanos;
Transparencia y Acceso a la Información Pública;
De Seguimiento al Servicio Profesional Electoral Nacional; y
De Asuntos Internacionales.
2. Las comisiones permanentes se conformarán por tres integrantes del Consejo
General con derecho a voto y dos representantes con acreditación ante el propio
Consejo, eligiéndose a quien fungirá como titular de la Presidencia, así como
una Secretaría y una Vocalía, si así lo determina el colegiado; estos cargos no
podrán recaer en representantes.
3. Las comisiones unidas serán presididas por la Presidencia de éstas,
respectivamente; en caso de que sesionen más de dos comisiones, la
Presidencia y la Secretaría deberán elegirse de entre las Presidencias restantes.
La votación que se emita en Comisiones unidas contará en lo individual,
14
independientemente de que algún integrante pertenezca a más de una
Comisión.
4. Se consideran comisiones transitorias aquellas que dejan de tener vigencia una
vez cumplido el objetivo para el que fueron creadas; así como las que por Ley,
tienen tal carácter.
5. La Secretaría del Colegiado, al expedir la convocatoria a sesión deberá
acompañarla de los documentos relativos a los puntos del orden del día
propuesto, y ésta deberá ser notificada a los órganos colegiados que
corresponda. La convocatoria será firmada por la Presidencia de la Comisión
respectiva.
6. La lista de asistencia contendrá los nombres de Consejeros y Consejeras
electorales integrantes de la Comisión, representantes de los partidos políticos,
los Consejeros y Consejeras electorales que no sean integrantes del Colegiado,
así como los órganos operativos y técnicos que hayan sido convocados.
7. La Secretaría Técnica de la Comisión generará un archivo de respaldo que
incluirá:
Copia de la convocatoria de estrados.
Copia de la lista de asistencia.
Copia del guion que servirá de apoyo al Presidente de la Comisión, para el
desahogo de la sesión.
Copia de los documentos anexos que se hayan enviado con la convocatoria,
o que se consideren relevantes para el tema que será tratado en la sesión.
8. La lista de asistencia deberá estar firmada por quienes estén presentes en la
sesión, con el propósito de que la Presidencia de la Comisión, verifique el
quórum e instale la sesión.
9. En caso de que alguna otra persona convocada llegue a la sesión, después de
que se haya verificado el quórum y se haya instalado la sesión, La Secretaría
Técnica deberá informar de su incorporación, a la Presidencia de la Comisión.
15
10. La Secretaría Técnica deberá tomar nota de la hora en la que la sesión dio inicio
y en que concluyó, además de lo que considere trascendente durante el
desarrollo de la sesión, lo anterior para que sirva de apoyo en la elaboración de
la minuta.
11. La Secretaría Técnica de la Comisión deberá anexar las notas recabadas durante
la sesión al archivo generado, así como los documentos que hayan sido
aprobados durante la sesión.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE LAS SESIONES DE LAS COMISIONES ELECTORALES
PERMANENTES, TRANSITORIAS Y UNIDAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Secretaría Técnica de la
Comisión
1. Elabora el proyecto de convocatoria correspondiente para la celebración de sesión, ya sea ordinaria, extraordinaria o unidas; según sea el caso. 6
Proyecto de Convocatoria
Presidencia de la Comisión
2. Revisa el proyecto de la convocatoria y realiza las observaciones necesarias en su caso.
Secretaría Técnica de la Comisión
3. Atiende las observaciones realizadas, recaba la firma de la Presidencia de la Comisión y;
Secretaría Técnica de la
Comisión
4. Publica la convocatoria en estrados y en el sitio de internet del Instituto.
Convocatoria a sesión.
16
REALIZACIÓN DE LAS SESIONES DE LAS COMISIONES ELECTORALES
PERMANENTES, TRANSITORIAS Y UNIDAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Secretaría Técnica de la
Comisión
5. Notifica la convocatoria a integrantes del Órgano Colegiado, remitiéndola a la Coordinación de Comunicación Social y a Servicios Generales, para su conocimiento.
Secretaría Técnica de la
Comisión
6. Elabora un guion para desarrollo de la sesión el cual remite a la Presidencia de la Comisión para revisión y realización de observaciones en su caso.
Guion de respaldo
Presidencia de la
Comisión
7. Revisa el guion y si es necesario realiza observaciones.
Secretaría Técnica de la Comisión
8. Atiende las observaciones realizadas al guion y procede a realizar su modificación. Lo remite a la Presidencia y Secretaría de la Comisión.
Secretaría Técnica de la Comisión
9. Elabora la lista de asistencia de la sesión.
Lista de Asistencia
Secretaría Técnica de la Comisión
10. Realiza el pase de lista de asistencia, previamente al desahogo de la sesión.
Presidencia de la Comisión
11. Propone el orden del día a tratar según el carácter de la sesión.
Guion de la Sesión
17
REALIZACIÓN DE LAS SESIONES DE LAS COMISIONES ELECTORALES
PERMANENTES, TRANSITORIAS Y UNIDAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Presidencia y Secretaría de la
Comisión
12. Desahogo de la sesión.
Documentos anexos que se hayan enviado con la convocatoria o que se consideren relevantes para el tema que será tratado en la sesión.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículos 65, 66 y 67 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro. Artículos 18, 48, 50, 53 y 55 del Reglamento Interior del Instituto Electoral
del Estado de Querétaro.
18
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Presidencia de la Comisión
Electoral
Secretaría Técnica de la Comisión
Electoral
Revisa el proyecto de la convocatoria y realiza las
observaciones necesarias en su caso.
¿Realiza observaciones?
No
Revisa el guion y si es necesario realiza sus
observaciones.
¿Realiza observaciones?
No
Propone el orden del día a tratar según el carácter de la sesión.
Desahogo de la sesión.
Si
Si
Elabora el proyecto de convocatoria correspondiente
extraordinaria o unidas cual sea el caso.
Atiende las observaciones realizadas y recaba la firma
del Presidente de la Comisión.
Publica la convocatoria en estrados y en el sitio de
internet del Instituto.
Notifica la convocatoria a los y las integrantes del Órgano
Colegiado remitiéndola a la Coordinación de
Comunicación Social y a Servicios Generales, para su
conocimiento.
Elabora el guion para el desarrollo de la sesión el cual remite a la Presidencia de la Comisión para revisión y
realización de observaciones en su caso.
Atiende las observaciones realizadas al guion y procede a realizar su modificación.
Lo remite a la Presidencia y Secretaría de la Comisión.
Elabora la lista de asistencia de la sesión.
Realiza el pase de lista de asistencia, previamente al
desahogo de la sesión.
19
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE MINUTAS PROPÓSITO
Generar un documento en el que se detallen de manera sucinta los puntos del orden
del día desahogados en las sesiones celebradas por las Comisiones Electorales del
Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. La Secretaría Técnica de la Comisión, elaborará una minuta de cada sesión, que
contendrá los temas relevantes tratados durante el desahogo de la misma.
2. La elaboración de la minuta deberá estar apoyada en las notas tomadas durante
la sesión por la Secretaría Técnica. Se contará también con el apoyo de la
Coordinación de Comunicación Social para obtener el respaldo en audio y
video, para tal fin.
3. La redacción de la minuta se deberá atender lo siguiente:
Redactarse en tiempo pasado;
Cuidar la redacción y sintaxis;
La primera intervención de cada participante, deberá asentarse precedida
por el nombre y cargo de quien la realiza, en las posteriores, se indicará
indistintamente el nombre o el cargo;
Resumir el sentido de las ideas y argumentos que exponen quienes
intervienen durante la sesión;
Únicamente se transcribirá textualmente a petición expresa de quien en su
momento haya intervenido en la sesión y así lo considere necesario;
Deberá quedar asentado, en el punto correspondiente, el nombre del o los
documentos que, en su caso, acompañaron a la convocatoria. Se registrará
que se conoció de su contenido, así como las observaciones que se hicieron
a los mismos y el sentido de su aprobación, en su caso;
20
Si la comisión o comisiones conocieran de algún procedimiento, deberá
darse cuenta del mismo, así como el sentido de las participaciones y la
determinación que se tome;
4. En un plazo no mayor a tres días hábiles, la Secretaría Técnica turnará a las
personas titulares de las Consejerías Electorales que intervinieron en la
respectiva sesión, una minuta preliminar para recoger sus observaciones.
5. Las personas titulares de las Consejerías Electorales entregarán la minuta con
observaciones, si fuera el caso, en un plazo de hasta tres días hábiles; en el
supuesto que no se regrese la minuta en tal plazo, se entenderá que no se
formulan observaciones.
6. La Secretaría Técnica subsanará las observaciones señaladas por las personas
titulares de las Consejerías Electorales, en un plazo de hasta dos días hábiles y
turnará nuevamente para rúbricas y firmas.
7. Mediante oficio firmado por la Presidencia de la comisión o comisiones, se
entregará la minuta a la Secretaría Ejecutiva del Consejo General, junto con los
documentos aprobados en la sesión respectiva.
21
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE MINUTAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Secretaría Técnica de la Comisión
1. Solicita a la Coordinación de Comunicación Social el audio o video de la sesión y elabora el proyecto de minuta.
Audio o video de la
sesión realizada. Proyecto de minuta
Secretaría Técnica de la Comisión
2. Somete el proyecto de minuta a consideración de la Presidencia, Consejeros y Consejeras Electorales integrantes de la Comisión que asistieron a la sesión, para que emitan en su caso las observaciones correspondientes.
Presidencia e Integrantes
de la Comisión
3. Revisan el proyecto de minuta, realizando las observaciones correspondientes.
Secretaría Técnica de la Comisión
4. Elabora la minuta final con las adecuaciones señaladas por los Consejeros, Consejeras Electorales y la Presidencia de la Comisión.
Minuta final
Integrantes de la Comisión
5. Rubrican la minuta final.
22
Presidencia de la
Comisión
6. Remite mediante oficio la minuta a la Presidencia del Consejo General, a la Secretaría Ejecutiva y en su caso a las áreas técnicas y operativas correspondientes para su conocimiento y archivo.
Oficio de remisión de minuta
23
ELABORACIÓN DE MINUTAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Presidencia de la Comisión
7. Remite la minuta a las instancias correspondientes para la ejecución de los acuerdos adoptados según sea el caso.
Oficio de remisión de minuta
Presidencia de la Comisión
8. Remite la minuta a la Coordinación de Informática para su publicación en el sitio de internet del Instituto.
Oficio de remisión de minuta
Secretaría Técnica de la Comisión
9. Integra el expediente de la sesión y procede al archivo.
Expediente de la sesión Archivo
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 19 y 20 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Lineamientos para la Elaboración, Entrega de Minutas y Dictámenes de las Sesiones de las Comisiones Permanentes, Unidas y Transitorias del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
24
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Presidencia de la
Comisión Electoral
Integrantes de la
Comisión Electoral
Secretaría Técnica de
la Comisión Electoral
Revisan el proyecto de minuta, realizando las observaciones
correspondientes.
¿Hacen Si
observaciones?
No
La Presidencia, Consejeras y Consejeros Electorales integrantes de la Comisión rubrican la minuta final.
Elabora oficio por el cual remite la minuta a la Presidencia del Consejo General, a la
Secretaría Ejecutiva y en su caso a las áreas técnicas y operativas correspondientes para
su conocimiento y archivo.
Remite la minuta a las Instancias correspondientes para la ejecución de los acuerdos adoptados según sea el
caso.
Remite la minuta a la Coordinación de Informática para su publicación en el
sitio de internet del Instituto.
Solicita a la Coordinación de
Comunicación Social el audio o video de la sesión y elabora un
proyecto de minuta.
Somete el proyecto de minuta a consideración de la Presidencia, Consejeros y Consejeras Electorales
integrantes de la Comisión que asistieron a la sesión, para que emitan en su caso las
observaciones correspondientes.
Atiende las observaciones con las adecuaciones señaladas por los
Consejeros, Consejeras Electorales y el Presidente de la Comisión.
Elabora la minuta final
Integra el expediente de la sesión y
25
CONSEJO GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
26
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
L.C.P. Héctor Maqueo González
Coordinador de Comunicación Social
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
L.C.P. Héctor Maqueo González
Coordinador de Comunicación Social
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
NOVIEMBRE 2017
27
DENOMINACIÓN DE PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA.
PROPÓSITO
Mantener informados a los Consejeros y Consejeras electorales, personal electoral y
ciudadanía en general, difundiendo información sobre el acontecer cotidiano en
materia electoral, así como de las actividades y funciones realizadas por el Instituto
Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Procesar un mecanismo para implementar la información de medios de
comunicación sobre la materia político electoral.
2. Contar con ejemplares de periódicos nacionales y locales para consultar.
3. Revisar páginas web informativas para consulta de información político electoral
nacional y local.
4. Procesar y capturar la información más relevante consultada en los medios de
comunicación consultados.
5. Transmitir y organizar la información de manera jerárquica y temáticamente:
Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Información de interés electoral.
Información acerca de Partidos Políticos.
Notas de ocho columnas o principales.
Legislatura.
Poder Ejecutivo.
Poder Judicial.
Municipios del Estado.
Información General.
Columnas y opinión.
28
6. Redactar la información relevante en materia político electoral.
7. Fotocopiar y recortar las notas donde la información mencione al Instituto
Electoral del Estado de Querétaro.
8. Incluir las notas recortadas en la Síntesis Informativa publicada en el sitio web
institucional www.ieeq.mx.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de Comunicación Social
1. Recibe los periódicos locales y nacionales del día para su revisión.
Periódicos nacionales y
locales.
Coordinación de Comunicación Social
2. Revisa y selecciona la información general y en materia político-electoral, más relevante.
Síntesis Informativa
Coordinación de Comunicación Social y
personal electoral.
3. Capturan la información seleccionada en el formato para la Síntesis Informativa local y nacional.
Coordinación de Comunicación Social y
personal electoral.
4. Revisan la información publicada en páginas de noticias en internet.
Personal electoral
5. Escanea la información relativa al Instituto Electoral del Estado de Querétaro, la anexa a la Síntesis Informativa local y general un archivo en formato PDF.
Formato PDF relativo a la información.
29
ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de Comunicación Social y
personal electoral.
5. Envían por correo electrónico la Síntesis Informativa local y nacional a los Consejeros, personal, directivo y titulares de las áreas del Instituto.
Personal electoral
6. Suben la Síntesis Informativa local y nacional a la página web institucional www.ieeq.mx, en el apartado Sala de Prensa > Síntesis Informativa.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 108 fracciones II y IV del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
30
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Personal Electoral Coordinación de Comunicación
Social
Recibe los periódicos locales y nacionales del día
para su revisión.
Revisa y selecciona la información general y en
materia político-electoral, más relevante.
Capturan la información seleccionada en el
formato para la Síntesis Informativa local y
nacional.
Escanea la información relativa al Revisan la información publicada en
Instituto Electoral del Estado de páginas de noticias en internet.
Querétaro, la anexa a la Síntesis
Informativa local y general un
archivo en formato PDF.
Envían por correo electrónico la
Síntesis Informativa local y nacional
a los Consejeros y Consejeras,
personal y titulares de las áreas del
Instituto.
Suben la Síntesis Informativa local y nacional a
la página web institucional www.ieeq.mx, en el
apartado Sala de Prensa > Síntesis Informativa.
31
DENOMINACIÓN DE PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DEL PROGRAMA DE RADIO “EXPRESIONES PARA ELEGIR”.
PROPÓSITO
Cumplir con los fines del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, a través de la
transmisión y difusión de la información, actividades institucionales y político-
electorales de interés a la ciudadanía en general de una manera oportuna, veraz y
objetiva.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. “Expresiones para Elegir” se transmite en coproducción con radio Universidad
Autónoma de Querétaro a través de la radiofrecuencia 89.5 FM y la plataforma
institucional www.ieeq.mx. Además de contar con la presencia del personal
electoral, personal de instituciones educativas y organismos que nos dan a
conocer su opinión sobre los temas que se van abordando en cada programa y
que son de gran relevancia.
2. Transmitir el programa de radio “Expresiones para Elegir” el segundo y último
miércoles de cada mes, por la frecuencia de radio Universidad Autónoma de
Querétaro 89.5 FM, a las 10:00 de la mañana.
3. Elaborar el guion temático acorde a las actividades del Instituto Electoral del
Estado de Querétaro y temas relevantes para la ciudadanía.
4. En cada emisión promover la cultura democrática, educación cívica y
participación ciudadana en el Estado, y los fines Institucionales.
5. La grabación o conducción en vivo para el programa “Expresiones para Elegir”
en el estudio de Radio UAQ.
6. La Coordinación de Comunicación Social monitoreará la transmisión del
programa de radio el día y hora acordadas a través de Radio UAQ y de la de la
radio frecuencia 89.5 FM, el sitio web www.radio.uaq.mx y en el sitio web
institucional www.ieeq.mx.
32
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DEL PROGRAMA DE RADIO “EXPRESIONES PARA ELEGIR”
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de Comunicación Social
1. Elabora el guion para el programa de radio “Expresiones para Elegir”.
Guion de radio.
1. Coordinación de Comunicación Social 2.Personal electoral
2. Asisten con la persona o personas invitadas, al estudio de Radio Universidad Autónoma de Querétaro para grabar o conducir en vivo el programa.
Personal electoral
3. Edita el programa y genera una versión del audio en formato mp3.
Audio del programa en formato mp3, en su caso.
Personal electoral
4. Entrega el audio del programa en formato mp3 a Radio UAQ mediante oficio.
Oficio de remisión de
programa a la UAQ.
Personal electoral
5. Monitorea el programa el día y hora establecidos para verificar su transmisión a través de la frecuencia 89.5 FM.
Personal electoral
6. Remite a la Coordinación de Informática el programa en formato mp3 para su colocación en la página institucional.
Oficio de remisión de
programa a la Coordinación de Informática.
Coordinación de Informática
7. Recibe el programa en formato mp3 y lo sube a la página web institucional www.ieeq.mx, en el apartado Sala de Prensa > Programa de radio.
TERMINA PROCEDIMIENTO
33
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 53 fracción I de la Ley Electoral del Estado de Querétaro. Artículo 108 fracciones II, III, V y VI del Reglamento Interior del Instituto
Electoral del Estado de Querétaro.
DIAGRAMA DE PROCEDIMI ENTO
Coordinación de
Comunicación Social
Personal Electoral del
IEEQ
Coordinación de
Informática
Elabora el guion para el
programa de radio
“Expresiones para Elegir”.
Asisten con la persona o
personas invitadas, al estudio de
Radio Universidad Autónoma de
Querétaro para grabar o
conducir en vivo el programa.
Edita el programa y genera una
versión del audio en formato mp3.
Entrega el audio del
programa en formato mp3
a Radio UAQ mediante
oficio.
Monitorea el programa el día y
hora establecidos, para verificar
su transmisión a través de la
frecuencia 89.5 FM.
Recibe el programa
en formato mp3 y lo
sube a la página
web institucional
www.ieeq.mx, en el
apartado Sala de
Prensa > Programa
de radio.
34
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE PUBLICACIONES INSTITUCIONALES
PROPÓSITO
Difundir información objetiva sobre hechos y situaciones de interés público, así como
de las actividades que se desarrollan en el Instituto Electoral del Estado de Querétaro
para el conocimiento de la ciudadanía a través de información oportuna, veraz y
objetiva, la cual es contenida en las producciones institucionales.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro a través de la Coordinación de
Comunicación Social, promueve la cultura democrática, educación cívica y
participación ciudadana en el Estado, a través de la variedad de publicaciones
institucionales.
2. Dentro de las publicaciones institucionales se deben elaborar y difundir con un
enfoque de pluralidad, imparcialidad, objetividad y permanencia, comunicados y
publicaciones relativas a las actividades del Instituto.
3. Asimismo se desarrollan vínculos con instituciones para difusión de información
impresa y así cumplir con la labor informativa.
4. De igual modo se difunde información institucional y temas actuales de interés
en materia político-electoral, para su conocimiento.
35
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PRODUCCIÓN DE PUBLICACIONES INSTITUCIONALES
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Comisión Editorial
1. Instruir a la Coordinación de Comunicación Social para la elaboración de la publicación.
Minuta de la sesión.
Coordinación de Comunicación Social
2. Recibe la instrucción de la Comisión Editorial o del área que requiera producir una publicación.
Oficio de instrucción.
Coordinación de Comunicación Social
3. Solicita por medio de oficio, la información que se requiera por escrito para elaborar la publicación.
Oficio de solicitud de
información.
Coordinación de Comunicación Social
4. Da instrucciones al personal electoral encargado del diseño, respecto de las líneas a seguir para la formación del documento.
Personal electoral
5. Recibe y atiende las instrucciones y procede con el diseño y elaboración del documento.
Ejemplar
Personal Electoral
6. Elabora una versión completa del ejemplar para su revisión.
Coordinación de Comunicación Social
7. Obtiene la autorización firmada del documento final de la Comisión Editorial o del área que solicitó la publicación en su caso.
36
PRODUCCIÓN DE PUBLICACIONES INSTITUCIONALES
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Personal electoral
8. Ya autorizado, se prepara la versión final en el formato digital que corresponda para su impresión.
Personal electoral
9. Se imprime o se envía a la imprenta de acuerdo al documento que se trate.
Ejemplar publicado
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 53 fracción I de la Ley Electoral del Estado de Querétaro. Artículo 108 fracciones III, IV y V del Reglamento Interior del Instituto
Electoral del Estado de Querétaro.
37
Recibe y atiende y procede c
elaboración
las i on el del d
nstrucciones diseño y cumento.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Comisión Editorial Coordinación de
Comunicación Social
Personal Electoral del IEEQ
Instruir a la Coordinación de Comunicación Social para la
elaboración de la publicación.
Recibe la instrucción de la Comisión Editorial o del área
correspondiente.
Solicita por medio de oficio, la información que se requiera por
escrito para elaborar la publicación.
Da instrucciones al personal electoral encargado del diseño,
respecto de las líneas a seguir para la formación del documento.
Obtiene la autorización firmada del documento final de la Comisión
Editorial o del área que solicito la publicación en su caso.
o
Elabora una versión completa del
ejemplar para su revisión.
Al obtener la autorización, prepara la versión final en el formato digital
que corresponda para su impresión.
Se imprime o se envía a la imprenta de acuerdo al documento que se trate.
38
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN
ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS
39
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA L.C.P. y A.P. Karla Isabel Olvera
Moreno
Coordinadora de Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos Políticos.
C. Pedro Gerardo Ayala Ortíz Secretario Técnico adscrito a la
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos
Políticos.
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. Roberto Ambriz Chávez
Director Ejecutivo de Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos
Políticos.
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL, PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
MAYO 2019
40
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL ELECTORAL.
PROPÓSITO
Contribuir con el buen desarrollo y desempeño del sistema electoral para que la
ciudadanía con derecho de emitir su voto, cuente con los insumos necesarios para
la emisión del sufragio.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Dirigir la entrega oportuna de la documentación electoral a cada uno de los
consejos distritales y municipales.
2. Elaborar la propuesta de modelos de documentación y material electoral
para ser entregados a la Secretaría Ejecutiva para su posterior
aprobación en la sesión del Consejo General.
3. Consolidar la política funcional con la normatividad existente para la
elaboración de políticas internas logrando una mayor calidad en el proceso
del Programa de producción de la documentación y material electoral.
4. Establecer lineamientos y criterios de fácil entendimiento para distribuir la información necesaria en el diseño, formación, producción y recepción-entrega de la documentación y material electoral.
5. Coadyuvar con las instituciones electorales nacionales e instituciones
educativas en el estudio del mejoramiento práctico en el diseño y formación
de la documentación y material electoral.
6. A través de los consejos distritales y municipales, dar seguimiento en la
entrega de los insumos necesarios a la Presidencia de las mesas directivas de
casilla para la correcta ejecución de sus funciones.
41
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
1. Elabora la propuesta de Modelos de
documentación y material electoral,
misma que contiene especificaciones
técnicas de elaboración y la remite a
la Dirección Ejecutiva de
Organización Electoral del INE, para
validación, en su caso.
Modelos de documentación y material electoral.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral
del INE
2. Notifica observaciones o valida en su caso Modelos de documentación y material electoral y se envían a Secretaría Ejecutiva.
Secretaría Ejecutiva
3. Solicita a la Secretaría Técnica de la Comisión de Organización Electoral a través de oficio, su inclusión como punto del orden del día para su aprobación y r e m i s i ó n al Consejo General.
Oficio de solicitud
42
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Consejo General
4. Emite el Acuerdo por el que aprueba
los formatos de la documentación y
materiales electorales que se utilizarán
durante el proceso electoral e instruye
al Comité de Adquisiciones,
Enajenaciones, Arrendamientos y
Contratación de Servicios del Instituto
para que realice la adjudicación del
contrato, mediante licitación pública o
adjudicación directa.
Acuerdo del Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, que aprueba los formatos de la documentación y materiales electorales.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
5. Elaborar informe detallado entre
noviembre y diciembre de las acciones
realizadas para el diseño Impreso y
electrónico a la Dirección Ejecutiva de
Organización Electoral del INE a través
de la Unidad Técnica de Vinculación
con los Organismos Públicos Locales.
Informe.
43
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Comité de Adquisiciones, Enajenaciones,
Arrendamientos y Contratación de Servicios
6. Dictamina y realiza adjudicación de
contrato mediante licitación pública o
adjudicación directa a proveedores para la
elaboración y producción de documentación
y material electoral.
Contrato con el proveedor para la elaboración y producción de documentación y material electoral.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
7. Se reúne con la empresa proveedora
para la entrega de las “Fichas técnicas de
documentación y material electoral”,
respectivamente, que describe las
especificaciones técnicas de los formatos
y material de elaboración, cantidades y
fechas de entrega de los mismos.
Fichas técnicas documentación y material material electoral.
de
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
8. Se hace entrega a la empresa proveedora
de los Modelos de documentación electoral
en primera etapa de la documentación
genérica para su producción.
Fichas técnicas de documentación electoral.
de
44
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
9. Supervisión en planta, en la elaboración de la primera etapa de la documentación electoral genérica, por parte del personal de esta Dirección y la DEOE del INE. Así como también, con el proveedor que producirá el material electoral.
Reporte de supervisión
en planta en la elaboración de la documentación y material electoral.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
10. Segundo Informe detallado en la última semana de febrero, respecto a acciones realizadas para la aprobación y adjudicación. En su caso avances en producción.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
11. Una vez vencido el término de registro de coaliciones, se hace entrega a la empresa proveedora de los modelos de documentación en segunda etapa de la documentación que contiene los logos de los partidos políticos y candidaturas independientes, en su caso, contendientes por elección para su producción.
Fichas técnicas de
documentación electoral.
45
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
12. Supervisión en planta en la elaboración de la segunda etapa de la documentación electoral que contiene los logos de los partidos políticos y candidaturas independientes, en su caso contendientes.
Reporte de supervisión
en planta en la elaboración de la documentación electoral.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
13. Una vez vencido el término de registro de candidaturas, se hace entrega a la empresa proveedora, de los modelos de documentación electoral en tercera etapa de la documentación para su producción.
Fichas técnicas de
documentación electoral
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
14. Supervisión en planta en la elaboración de la tercera etapa de la documentación electoral que contiene los nombres de las y los candidatos de los partidos políticos y candidaturas independientes contendientes, por parte del personal de esta Dirección.
Reporte de supervisión
en planta en la elaboración de la documentación electoral.
46
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Y MATERIAL ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
15. Una vez terminada la producción, entrega a la empresa proveedora el “Concentrado de cantidades a entregar por consejo e lectoral de documentación electoral”, para la separación por competencia y cantidad de la documentación por consejo electoral que corresponda.
Concentrado de
cantidades a entregar por consejo electoral de documentación electoral.
Empresa Proveedora
16. Entrega la documentación electoral en planta y se acomoda en el transporte terrestre según el orden de entrega a los consejos electorales. Por su parte, el proveedor encargado de la producción del material electoral, igualmente acomoda en el transporte terrestre y entrega en oficinas del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Recibos.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
17. Distribución inmediata por parte del personal de esta Dirección a los consejos electorales, con base en las rutas de entrega que para el caso particular se elaboran en la Dirección.
47
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y MATERIAL ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Consejos electorales
18. Acopio y agrupamiento por casilla de la documentación electoral que será entregada a las y los Capacitadores Asistentes Electorales (CAEs).
Folios de Boletas
electorales y recibos.
Capacitadores Asistentes
Electorales (CAEs)
19. A más tardar 20 días antes de la jornada electoral, se acuerda con la Junta Local del INE, la logística para la entrega de la documentación electoral a las presidencias de las mesas directivas de c asilla para su instalación y funcionamiento.
Recibos.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 41 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 156, 160, 182, 183 del Reglamento de Elecciones, cláusula segunda, 7.2, inciso b).
Artículo 75 fracciones II y III de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.
48
49
50
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS PARA UTILIZACIÓN DE PROPAGANDA ELECTORAL.
PROPÓSITO
Otorgar a las Candidaturas Independientes, Partidos políticos y Coaliciones,
espacios para la difusión de su propaganda electoral, procurando la justa
distribución de ubicaciones y contenido.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Establecer los dispositivos de coordinación por parte de los organismos
encargados de la organización, para la colocación y fijación de propaganda
electoral.
2. Identificar los espacios que pueden ser utilizados en los distintos
municipios que componen nuestra entidad para difundir la propaganda
electoral.
3. Establecer los lineamientos para designación de los espacios publicitarios
a cada Partido Político, Coalición o Candidatura Independiente.
4. Constituir los elementos a emplear y difundir durante el periodo de
campañas para candidaturas independientes, partidos políticos y coaliciones,
con el propósito de obtener el voto, de acuerdo a las condiciones
establecidas en la Constitución Política del Estado de Querétaro, las Ley
Electoral del Estado de Querétaro y las demás Leyes Generales sobre la
materia.
5. Establecer las reglas para la fijación, colocación y retiro de la propaganda
electoral, de acuerdo a los espacios publicitarios designados por la
autoridad competente, absteniéndose pintar en propiedades privadas y
públicas, atendiendo a lo establecido por la Ley Electoral del Estado de
Querétaro.
51
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS PARA
UTILIZACIÓN DE PROPAGANDA ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
1. Solicita mediante oficio a cada uno de los ayuntamientos, un listado de aquellos espacios que son susceptibles de ser utilizados para difundir los mensajes para el proceso electoral.
Oficio de solicitud.
Ayuntamientos
2. Recibe la solicitud y procede a verificar y llevar a cabo un listado de espacios, bastidores y mamparas que se encuentran en condiciones.
Oficio de respuesta a la
solicitud.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
3. Procede a realizar el Catálogo de espacios, integrando los disponibles dentro de cada uno de los municipios del Estado de Querétaro.
Catálogo de espacios.
Secretaría Ejecutiva
4. Celebra los convenios para colaboración con los Ayuntamientos.
Convenio de colaboración
con los Ayuntamientos.
Secretaría Ejecutiva
5. Propone el Catálogo de espacios publicitarios a la Comisión de Organización Electoral del Consejo General para su aprobación.
Oficio de remisión y Catálogo de los espacios ubicados para propaganda electoral.
52
ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS PARA
UTILIZACIÓN DE PROPAGANDA ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Secretaría Ejecutiva
6. Numera los lugares de uso común, a aquellos espacios conformados de dos caras se les asigna un solo número, de tal manera que ambas caras sean ocupadas. Se considera que debe generarse la numeración por distrito. En el caso de existir coaliciones se llevará a cabo según el convenio suscrito por los Partidos Políticos.
Consejo General
7. Si no hay observación alguna al Catálogo de espacios publicitarios, se lleva a cabo la distribución a los Partidos Políticos, Coaliciones y Candidaturas Independientes de manera equitativa, mediante sorteo.
Acuerdo del Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, que aprueba el catálogo presentado por la Secretaría Ejecutiva.
Consejo General
8. Realiza el sorteo por
municipio o distrito. En primer
término se depositan en un
recipiente de material transparente
“A” la totalidad de papeletas
que contiene el número que se le
asignó a cada espacio a sortear y
en el otro recipiente “B” se
depositan las papeletas con el
emblema de aquellos Partidos
Políticos, coaliciones y
Candidaturas Independientes con
derecho a postularse en el
municipio o distrito electoral
correspondiente.
Acuerdo del Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, que aprueba la distribución mediante sorteo de las mamparas y bastidores entregados por las autoridades municipales.
53
ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE ESPACIOS PUBLICITARIOS
PARA UTILIZACIÓN DE PROPAGANDA ELECTORAL
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Cada acción se anotará en una relación con el número de lugar que se extrajo y el Partido Político, Coalición o candidatura independiente que resulto en turno.
Consejo General
9. Al finalizar el sorteo, elaborará una relación que contendrá, número de identificación del lugar de uso común, sección electoral, ubicación, dimensiones y denominación del Partido Político, Coalición o Candidatura Independiente que corresponda. Esta relación se firmará por la Secretaría Ejecutiva, la Comisión de Organización Electoral, Prerrogativas y Partidos Políticos, e integrantes del Consejo General.
Acuerdo del Consejo
General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro que contiene número de identificación del lugar de uso común, sección electoral, ubicación, dimensiones y denominación del partido político o coalición que corresponda para colocación de publicidad y propaganda electoral.
Medios Partidos Políticos,
Coaliciones y
Candidaturas Independientes
10. Reciben los espacios para uso de manera temporal para su propaganda política.
Partidos Políticos,
Coaliciones y
Candidaturas
Independientes
11. Retiran su propaganda una vez cumplido el objetivo, a más tardar treinta días naturales dando aviso al Consejo General.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 41 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Artículos 103, 104 y 105 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.
54
.
55
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DESIGNACIÓN DE SECRETARÍAS TÉCNICAS.
PROPÓSITO
Reclutamiento y selección de los postulantes para ocupar la Secretaría Técnica que integrará
los veintisiete consejos electorales que tendrán la encomienda de preparar, desarrollar y vigilar
las elecciones durante el Proceso Electoral correspondiente.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Requisitos legales para ocupar la Secretaría Técnica:
Ser ciudadano mexicano, con residencia en el Estado y estar en pleno ejercicio de sus
derechos políticos;
Contar con título de licenciatura en derecho;
Someterse al procedimiento de selección que implemente la Secretaría Ejecutiva;
No haber desempeñado cargo, función, comisión o empleo en algún partido político,
durante los seis años anteriores a la elección; y
No desempeñar empleo en la Federación, en los estados o en los municipios, al día de
su designación.
2. Los aspirantes deberán entregar la documentación requerida y realizar su registro
en la página electrónica del Instituto www.ieeq.mx, o en su caso en las oficinas centrales
del Instituto en la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral, Prerrogativas y
Partidos Políticos.
3. Se impartirá un curso a las y los aspirantes que será llevado a cabo por personal de
las distintas áreas del Instituto, además de las Consejerías Electorales del
Consejo General; en su caso, también podrán colaborar instituciones académicas o
instituciones especializadas en la material electoral.
4. Considerando las funciones que corresponde desarrollar a la Secretaría Técnica se
realizará una evaluación a las y los aspirantes sobre la materia jurídica electoral.
5. Se realizará una etapa de entrevista que contemplará la experiencia laboral,
conocimientos e interés en la materia, habilidades, aptitudes, disposición y
disponibilidad del aspirante.
6. Se realizará una lista con los nombres de las propuestas para titulares y
suplentes de las secretarías técnicas la cual se remitirá a la Secretaría Ejecutiva, para
su posterior entrega al Consejo General para que sean designados mediante sesión.
56
DESIGNACIÓN DE SECRETARÍAS TÉCNICAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Dirección Ejecutiva de
Organización Electoral,
Prerrogativas y
Partidos Políticos
1. Elaboración y remisión a los
integrantes de las Comisiones de
Educación Cívica y Participación
Ciudadana, Organización
Electoral, Prerrogativas y Partidos
Políticos, del Procedimiento de
Reclutamiento y Selección de
secretarías técnicas, que
ejercerán sus funciones en los
consejos distritales y municipales
durante el proceso electoral
correspondiente.
Procedimiento de
Reclutamiento y Selección
de secretarías técnicas.
Comisiones unidas de
Educación Cívica y
Organización Electoral
2. Aprobación y remisión al
Consejo General del
Procedimiento de Reclutamiento
y Selección de secretarías
técnicas.
Consejo General
3. Aprobación de la convocatoria pública, mediante sesión.
Acuerdo del Consejo General
que aprueba la convocatoria.
Coordinación de
Comunicación Social y Coordinación de
Informática
4. Publicación de la Convocatoria
de selección de las y los
aspirantes interesados en fungir
como titulares de las secretarías
técnicas.
Convocatoria pública dirigida
a las y los aspirantes
interesados en fungir como
titulares de las secretarías
técnicas.
57
DESIGNACIÓN DE SECRETARÍAS TÉCNICAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Aspirantes
5. Realizan su registro en la página de internet, o entregan la documentación en oficinas centrales del Instituto.
Documentación en copia simple según los requisitos de la convocatoria pública.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
6. Recepción de documentación.
Documentación en copia simple según los requisitos de la convocatoria pública.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
7. En caso de existir observaciones se les hace saber a las y los aspirantes a fin de que éstas sean subsanadas.
Correo electrónico.
Titulares de las Consejerías del Consejo
General; Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
8. Impartición del curso a las y los aspirantes a secretarías técnicas.
Presentaciones del curso en página de internet.
58
as.
DESIGNACIÓN DE SECRETARÍAS TÉCNICAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Dirección Ejecutiva de
Organización Electoral, Prerrogativas y
Partidos Políticos
9. Recepción de documentación. Documentación en copia
simple según los requisitos de la convocatoria pública.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
10. En caso de existir observaciones se les hace saber a las y los aspirantes a fin de que éstas sean subsanadas.
Correo electrónico.
Titulares de las Consejerías del Consejo
General; y Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
11. Impartición del curso a las y los aspirantes a secretarías técnicas.
Presentaciones del curso en la página de internet.
Dirección Ejecutiva de
Organización Electoral, Prerrogativas y
Partidos Políticos
12. Aplicación de examen a
las y los aspirantes en materia jurídico electoral.
Examen de la materia jurídico electoral.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
13. Realizan la evaluación curricular considerando a las y los 54 aspirantes que hayan obtenido las mejores calificaciones.
Las Direcciones Ejecutivas de Organización Electoral, Prerrogativas y
Partidos Políticos; de Educación Cívica y
Participación Ciudadana; y de Asuntos Jurídicos
14. Realización de entrevista a las y los aspirantes.
Cédulas de evaluación.
59
DESIGNACIÓN DE SECRETARÍAS TÉCNICAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
15. Remite la lista de
titulares y suplentes de las
secretarías técnicas a la
Secretaría Ejecutiva.
Lista con los nombres de las
propuestas para titulares y
suplentes de las secretarías
técnicas.
Secretaría Ejecutiva
16. Hace llegar a las
consejerías electorales la lista
de las propuestas.
Lista con los nombres de las
propuestas.
Consejo General
17. Aprobación mediante
sesión de la lista de titulares y
suplentes de las secretarías
técnicas y se realiza la toma de
protesta.
Acuerdo que aprueba la
designación de las y los
titulares de las secretarías
técnicas.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
18. Notifica personalmente el
nombramiento a las personas
que sean designadas titulares
y suplentes de las secretarías
técnicas.
Notificación personal
Durante el periodo de actividad designado, las diferentes áreas del Instituto realizarán
capacitaciones y cursos con el objetivo de coadyuvar en el buen funcionamiento y
desempeño en las actividades realizadas por las secretarías técnicas.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 41 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Artículos 61, 75, 80, fracción II, 85, 86 y 87 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.
Artículo 1 0 4 de la Ley General de las Instituciones y Procedimientos Electorales.
60
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Aprobación de la convocatoria pública,
mediante sesión.
Publicación de la Convocatoria de selección de
las y los aspirantes interesados en fungir como titulares de las secretarías
técnicas.
Realizan el registro en la página del Instituto
www.ieeq.mx, y en caso de que los aspirantes así lo requieran el registro será realizado por la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral, Prerrogativas y
Partidos Políticos.
Recepción de documentación.
En caso de existir
observaciones se les hace saber a las y las aspirantes a fin de que estas sean subsanadas.
Impartición del curso en materia electoral, en tres
módulos.
Aplicación de examen a las y los aspirantes en la materia
jurídico electoral.
Realizan la evaluación curricular considerando a las y
los 54 aspirantes que hayan obtenido las mejores
calificaciones.
Realización de entrevista a las y los aspirantes.
La Secretaría remite la lista con las propuestas al
Consejo General.
Se remite a la Secretaría Ejecutiva la lista con las
propuestas para titulares y suplentes de las secretarías
técnicas.
Se aprueba mediante sesión a los titulares y suplentes de las secretarías técnicas y se realiza la toma de protesta.
Notifica personalmente el nombramiento a las personas designadas como secretarías
técnicas
Coordinación de
Comuniciación Social y Coordinación de
Informática
Consejo General
Aspirantes
Dirección Ejecutiva de Organización
Electoral, Prerrogativas y
Partidos Políticos
61
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
LOCALIZACIÓN DE ESPACIOS PARA SEDES DE LOS CONSEJOS DISTRITALES Y MUNICIPALES.
PROPÓSITO
Localización de las propuestas de inmuebles, para la elaboración del catálogo de inmuebles
que será sometido a consideración del Consejo General para la designación de las sedes de
los consejos distritales y municipales.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Instalar en cada una de las cabeceras de los distritos y municipios del Estado un consejo
distrital o municipal.
2. Vigilar el cumplimiento y adecuado funcionamiento de los consejos distritales y
municipales de acuerdo a las normas que establece la Ley Electoral del Estado de
Querétaro, así como intervenir en la preparación, vigilancia y desarrollo de los procesos
electorales en sus respectivos distritos y municipios.
3. Localizar inmuebles que se encuentren en condiciones óptimas que sirvan como sedes
de los veintisiete consejos distritales y municipales que funcionarán durante el proceso
electoral.
4. Verificar de manera minuciosa que los domicilios garanticen condiciones de
seguridad al personal del consejo distrital o municipal de que se trate,
representantes de partidos políticos y ciudadanía en general que acuda a realizar sus
trámites a dichos inmuebles.
5. Verificar que los inmuebles cuenten con los espacios suficientes para el desarrollo de
las sesiones de cómputo y recuentos administrativos.
6. Verificar que los espacios se encuentren en lugares cuyas referencias sean
fácilmente identificables.
7. Se realizará mediante sesión del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones,
Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto la aprobación de la
ubicación y realización de la adjudicación del contrato de arrendamiento.
62
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
LOCALIZACIÓN DE ESPACIOS PARA SEDES DE LOS CONSEJOS ELECTORALES
Responsable
Actividad
Documentos
Involucrados
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
1. Se encarga de localizar
inmuebles que se encuentren en condiciones óptimas que sirvan como sedes de los veintisiete consejos distritales y municipales que funcionarán durante el proceso electoral.
Orden y distritación del INE.
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
2. Realizan la verificación de manera minuciosa de los domicilios, para garantizar las condiciones de seguridad al personal electoral que realizará sus funciones en los consejos distritales y municipales de que se trate, representantes de partidos políticos y ciudadanía en general que acuda a realizar sus trámites a dichos inmuebles, los cuales se deben encontrar en lugares cuyas referencias sean fácilmente identificables, además de contar con los espacios suficientes para el desahogo de las sesiones de cómputo y recuentos administrativos.
Dirección Ejecutiva de
Organización Electoral,
Prerrogativas y
Partidos Políticos
3. Elabora el Catálogo de inmuebles
que serán sedes de los consejos
distritales y municipales; y remite a
la Secretaría Ejecutiva.
Catálogo de
inmuebles que serán
sedes de los consejos
distritales y
municipales.
Oficio de remisión.
63
Consejo General 4. Aprobación del acuerdo por el
que se determinan los domicilios
de los consejos distritales y
municipales.
Acuerdo por el
que se determinan los
domicilios de los
consejos distritales y
municipales.
Comité de Adquisiciones,
Enajenaciones, Arrendamientos y
Contratación de Servicios del Instituto.
5. Mediante sesión del Comité de
Adquisiciones, Enajenaciones,
Arrendamientos y Contratación de
Servicios del Instituto se aprueba
la ubicación y realiza la
adjudicación del contrato de
arrendamiento.
Dictamen del Comité de Adquisiciones.
Contrato de arrendamiento de los inmuebles
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 104 de la Ley General de las Instituciones y Procedimientos Electorales.
Artículos 53, 83, 84 y 85 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.
Reglamento del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
64
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral,
Prerrogativas y Partidos Políticos
Consejo General
Comité de Adquisiciones, Enajenaciones
Arrendamientos y Contratación de Servicios
del Instituto.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Se encarga de localizar inmuebles que se encuentren en condiciones
óptimas que sirvan como sedes de los veintisiete consejos
distritales y municipales que funcionarán durante el proceso
electoral.
Realizan la verificación para
garantizar las condiciones de seguridad al personal electoral
en los consejos distritales y municipale, los cuales se deben de encontrar en lugares cuyas
referencias sean facilmente identificables.
Mediante sesión del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones,
Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto se aprueba la ubicación y realiza la adjudicación y
realiza la adjudicación del contrato de arrendamiento.
Aprobación del acuerdo por el que se determinan los domicilios
de los Consejos Distritales y Municipales.
65
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
66
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. Daniel Dorantes Guerra Director Ejecutivo de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. Daniel Dorantes Guerra Director Ejecutivo de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN
ABRIL 2019
67
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES EN MATERIA DE EDUCACIÓN CÍVICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA.
PROPÓSITO
Imp lementar las ac t iv idades inc lu idas en e l catá logo de la D i recc ión, a f in de
promover y fo r ta lecer la educac ión c ív ica, la par t i c ipac ión c iudadana, los
derechos y obl i gac iones de la c iudadanía , as í como la cu l tu ra po l í t i ca -
democrá t ica en e l estado de Queré taro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dentro de las competencias de la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana, se encuentran:
Las referentes a la elaboración y ejecución de los programas en materia de educación cívica y participación ciudadana.
La orientación a la ciudadanía sobre el ejercicio de sus derechos políticos.
La organización de cursos en materia de educación cívica.
El diseño de campañas de educación cívica en coordinación con otras instituciones.
A partir de ello, la Dirección Ejecutiva tendrá un acercamiento constante con los distintos sectores sociales a fin de implementar en cada uno de ellos las actividades que se encuentren insertas dentro del catálogo de dicha área.
La ejecución deberá llevarse a cabo con esmero, de manera eficaz y eficiente, así como atendiendo a las particularidades de cada grupo social en el que se desarrollen.
Para los efectos anteriores, el funcionariado de la Dirección, será sensible a las necesidades de las personas a quienes se dirija cada una de las actividades, respetando sus derechos humanos y
velando por el cumplimiento irrestricto a los principios constitucionales rectores en materia electoral.
68
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES EN MATERIA DE EDUCACIÓN CÍVICA
Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Responsable
Actividad Documentos
involucrados
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
1. Acercamiento a la instancia correspondiente, o en su caso, solicitud escrita (física o electrónica) o verbal formulada por ésta, para implementar alguna de las actividades que desarrolla la Dirección Ejecutiva a fin de promover y fortalecer la educación cívica, la participación ciudadana, los derechos y obligaciones de la ciudadanía, así como la cultura política-democrática en el estado de Querétaro.
Deberá documentarse cuando el procedimiento inicie con solicitud escrita (física o electrónica).
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana / instancia
correspondiente
2. Se acuerda con la instancia correspondiente la actividad a desarrollar, así como fechas y horarios para su implementación.
Al respecto, la instancia con la que se pacte la implementación de alguna actividad, proporcionará, en su caso, la información que la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana le requiera para llevarla a cabo.
No aplica.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
3. En caso de que la naturaleza de la actividad a desarrollar lo requiera, se solicitará de forma escrita (física o electrónica) o verbal la intervención de otras áreas del Instituto, para que coadyuven en el ámbito de sus respectivas competencias.
Deberá documentarse
cuando se trate de solicitud escrita (física o electrónica).
Otras áreas del Instituto 4. En caso de actualizarse el punto
anterior, se atienden los requerimientos
solicitados.
No aplica
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
5. Ejecución de la actividad. Formato de ejecución de
actividades. TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículos 53, fracciones I, II, III, V y VII, así como 76, fracciones I, V y VI, de la Ley Electoral del
Estado de Querétaro.
69
70
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
IMPLEMENTACIÓN DE CAPACITACIÓN DIRIGIDA AL FUNCIONARIADO DEL INSTITUTO
ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO.
PROPÓSITO
Desarrollar y actualizar los conocimientos, habilidades, destrezas y capacidades laborales del
funcionariado, que permitan un desempeño profesional responsable y eficaz en el
cumplimiento de los fines del Instituto.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dentro de las competencias de la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación
Ciudadana, se encuentra la concerniente a elaborar y coordinar la aplicación de los programas de
capacitación permanente al funcionariado del Instituto.
En atención a ello, la Dirección Ejecutiva desarrollará un programa de capacitación pertinente y
adecuado a las necesidades de su funcionariado, que permita:
La actualización en el puesto de trabajo, a partir de la implementación
de actividades orientadas a mejorar el desempeño del funcionariado.
El desarrollo de competencias laborales, mediante la ejecución de
actividades que busquen desarrollar las actitudes que hacen
competente al funcionariado en el puesto de trabajo, tales como: la
solución de problemas, trabajo en equipo, compromiso institucional,
entre otras.
Una alta especialización, a partir de capacitación en aquellos cargos
en los que se requieren criterios con un particular grado de
especificidad.
71
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
IMPLEMENTACIÓN DE CAPACITACIÓN DIRIGIDA AL FUNCIONARIADO
DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO
Responsable
Actividad Documentos
involucrados
Secretaría Ejecutiva 1. Instrucción a las Direcciones Ejecutivas, Coordinaciones y Unidades, para que remitan a la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana las propuestas de reactivos a incluir en el cuestionario para detectar las necesidades de capacitación del funcionariado del Instituto.
Circular.
Direcciones Ejecutivas, Coordinaciones y
Unidades
2. Remisión por parte de las Direcciones Ejecutivas, Coordinaciones y Unidades a la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana, de las propuestas de reactivos a incluir en el cuestionario para detectar las necesidades de capacitación del funcionariado del Instituto.
Oficios.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
3. Integración y remisión a la Secretaría Ejecutiva del cuestionario para detectar las necesidades de capacitación del funcionariado del Instituto.
Oficio.
Secretaría Ejecutiva 4. Aprobación, con o sin observaciones, del
cuestionario para detectar las necesidades
de capacitación del funcionariado del
Instituto.
Oficio.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
5. Aplicación del cuestionario para detectar
las necesidades de capacitación del
funcionariado del Instituto.
Cuestionarios escritos
(físicos o electrónicos) respondidos por el funcionariado del Instituto.
72
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
6. Procesamiento y análisis de los
resultados obtenidos con motivo de la
aplicación del cuestionario para detectar las
necesidades de capacitación del
funcionariado del Instituto.
No aplica.
Dirección Ejecutiva de
Educación Cívica y Participación
Ciudadana
7. Remisión a la Coordinación
Administrativa del catálogo de necesidades
de capacitación del funcionariado del
Instituto.
Oficio.
Coordinación Administrativa
8. Investigación de mercado para detectar
capacitadoras y capacitadores, o
instituciones viables para atender las
necesidades en materia de capacitación, así
como remisión de la misma a la Dirección
Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana.
Cotizaciones y oficio.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
9. Remisión a la Secretaría Ejecutiva de la
propuesta del programa de capacitación a
ejecutar.
Oficio.
Secretaría Ejecutiva 10. Aprobación, con o sin observaciones, del
programa de capacitación.
Oficio.
Secretaría Ejecutiva 11. Establecimiento de convenios de
colaboración y apoyo con instituciones de
educación superior, así como de contratos
con especialistas y/o consultorías, para la
impartición y cumplimiento de las
actividades programadas.
Convenios y contratos.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
12. En su caso, diseño conjunto con quien
realizará la impartición de la capacitación
aprobada, de los materiales de apoyo que
serán utilizados.
Materiales de apoyo.
73
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
13. Notificación al funcionariado del
Instituto, sobre el calendario de actividades
de capacitación.
Circular.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
14. Seguimiento a la ejecución de la
capacitación.
No aplica.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
15. En su caso, aplicación de evaluaciones
de las actividades, respecto del
funcionariado, así como de las
capacitadoras y los capacitadores.
Formatos de evaluación.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
16. En su caso, notificación al funcionariado
del Instituto, sobre los resultados obtenidos
en las evaluaciones de las actividades,
respecto del funcionariado, así como de las
capacitadoras y los capacitadores.
Circular.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y
Participación Ciudadana
17. Presentación a la Secretaría Ejecutiva de
un informe sobre la ejecución de cada una
de las actividades de capacitación.
Oficio.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 76, fracción III, de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.
74
75
76
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROMOCIÓN DE CAMPAÑAS PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA CIUDADANÍA AL PADRÓN
ELECTORAL, ASÍ COMO DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DELITOS ELECTORALES.
PROPÓSITO
Coadyuvar con el Instituto Nacional Electoral, así como con las instancias ministeriales de los ámbitos
federal y local en las campañas, ejecutadas en el ámbito de sus respectivas competencias, para
promover la inscripción y actualización de datos de la ciudadanía en el Padrón Electoral, así como en las
de información en materia de delitos electorales.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Dentro de las competencias de la Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Participación Ciudadana, se
encuentran:
La referente a coadyuvar con el Instituto Nacional Electoral en las campañas para promover la
inscripción de los ciudadanos en el Padrón Electoral.
La concerniente a colaborar con la instancia federal especializada en delitos electorales,
difundiendo temas de la materia.
En ese sentido, al tratarse de facultades colaborativas, el desarrollo de las acciones que implemente la
Dirección Ejecutiva, deberán circunscribirse a los acuerdos que se fijen, tanto con el Instituto Nacional
Electoral, como con la Fiscalía Especializada en Delitos Electorales de la Fiscalía General de la
República, así como con la Fiscalía General del Estado de Querétaro.
77
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROMOCIÓN DE CAMPAÑAS PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA CIUDADANÍA AL PADRÓN
ELECTORAL, ASÍ COMO DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE DELITOS ELECTORALES
Responsable
Actividad Documentos
involucrados
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica
y Participación Ciudadana
1. Acercamientos con la instancia correspondiente del Instituto Nacional Electoral, con la Fiscalía Especializada en Delitos Electorales de la Fiscalía General de la República, así como con la Fiscalía General del Estado de Querétaro, a fin de conocer las campañas que dichas instituciones desarrollan, en el ámbito de sus respectivas competencias, para promover la inscripción de la ciudadanía al padrón electoral, y de información en materia de delitos electorales.
No aplica.
Secretaría Ejecutiva 2. Se acuerdan con las instancias señaladas en el punto anterior, la firma de los convenios de colaboración que se estimen convenientes.
Convenios de
colaboración.
Dirección Ejecutiva de Educación Cívica
y Participación Ciudadana
3. Se ejecutan los compromisos acordados en los respectivos convenios de colaboración.
Los que estipulen los
convenios respectivos.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 53, fracciones III, IV y VI, así como 76, fracciones IV y VIII, de la Ley Electoral del
Estado de Querétaro.
78
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Acercamientos con la instancia correspondiente del Instituto Nacional Electoral, con la Fiscalía Especializada en Delitos Electorales de la Fiscalía General de la República, así como con la Fiscalía General del Estado de Querétaro, a fin de conocer las campañas que dichas instituciones desarrollan, en el ámbito de sus respectivas competencias, para promover la inscripción de la ciudadanía al padrón electoral, y de información en materia de delitos electorales.
Acuerda con las instancias, la firma de los convenios de colaboración que
se estimen convenientes.
Ejecuta los compromisos acordados en los respectivos convenios de colaboración.
Secretaría Ejecutiva Dirección Ejecutiva de
Educación Cívica y Participación Ciudadana
79
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN JURÍDICA:
OFICIALÍA DE PARTES
80
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE PARTES
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. Rosa Martha Gómez Cervantes Coordinadora Jurídica y Titular de la
Oficialía de Partes
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE PARTES
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Dr. Juan Rivera Hernández Director Ejecutivo de Asunto Jurídicos
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE PARTES
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
ABRIL 2019
81
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
PROPÓSITO
Sistematizar la recepción, registro y distribución de la correspondencia, documentación y objetos que se presenten en la Oficialía de Partes del Instituto Electoral del Estado de Querétaro con motivo de sus funciones.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Todo tipo de documentación u objetos dirigida al Instituto o áreas del mismo, que se
relacionen con las funciones propias de este organismo deberán recibirse en la Oficialía
de Partes.
2. La Oficialía de Partes contará con una persona Titular y una persona encargada.
3. Quien ostente la titularidad de la Oficialía de Partes será responsable de coordinar la
recepción y entrega de la documentación que sea presentada ante el Instituto.
4. La documentación interna del Instituto que circula dentro de las diferentes áreas no será
registrada por la Oficialía de Partes.
5. La documentación recibida se clasifica obedeciendo su naturaleza.
6. El horario para la recepción de documentación estará comprendido de las 8:00 a las 16:00
horas en días hábiles, considerando como tales los días lunes a viernes de cada semana.
Durante el proceso electoral todos los días y horas son hábiles.
82
RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Responsable Actividad Documentos Involucrados
Oficialía de Partes/Persona
Encargada
1. Revisa y recibe la documentación presentada en la Oficialía de Partes dirigida al Instituto o áreas del mismo.
Documentación y anexospresentados.
Oficialía de Partes/Persona
Encargada
2. Emisión del acuse de recibo correspondiente por duplicado, para lo cual:
a) Mediante el reloj checador se coloca fecha y hora de recepción, así como el sello oficial, folio asignado de manera consecutiva.
b) Se ingresa al sistema INFOPREL y a través del mismo se emite el acuse de recibido, el cual se imprime en la parte posterior tanto del original como en la copia correspondiente, en el cual deberá constar los datos referidos en el inciso anterior, además de remitente y destinatario, descripción del número de fojas que integren el documento, así como de la documentación y anexos que la acompañen, mismos que deberán digitalizarse.
Tanto en el sello colocado mediante el reloj, como en el acuse impreso, se deberá asentar el nombre y la firma de la persona encargada de la Oficialía de Partes.
Documentación recibida y anexos.
Acuse de recibo.
Oficialía de Partes/ Persona
Encargada
3. Clasifica la documentación recibida de acuerdo a su
naturaleza en atención a los Lineamientos de la
Oficialía de Partes del Instituto.
Documentación recibida y anexos.
Oficialía de Partes/Persona
Encargada
4. Registrará consecutivamente la documentación
recibida en el libro de gobierno, en donde se
asentará la información relativa a la fecha y hora de
recepción, número de folio, remitente y destinatario;
así como un apartado en el que conste la fecha, hora de
recepción y el sello oficial del área competente.
Libro de Gobierno.
Oficialía de
Partes/Persona Encargada
Área del Instituto competente
5. Entrega la documentación recibida al área
competente del Instituto, en atención al destinatario y
asunto de que se trate.
Documentación recibida y anexos.
Libro de Gobierno.
Acuse físico
(copia simple de primer foja de
documentación).
83
RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Responsable Actividad Documentos Involucrados
Oficialía de Partes/Persona
Encargada
6. Digitaliza el acuse emitido por el área
correspondiente e integra de manera completa en el
archivo físico y digital, diario, mensual y anual según
sea el caso.
Documento con anexo para archivo de la Oficialía de partes en digital.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 110, 111 y 112 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Lineamientos de la Oficialía de Partes del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
84
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO Oficialía de Partes Áreas del Instituto que corresponda
Revisa y recibe la documentación presentada en la Oficialía de Partes.
Emisión del acuse de recibo respectivo por duplicado, asentando el sello oficial y el acuse del sistema INFORPREL, en los cuales deberá constar la firma de la persona encargada de la Oficialía de Partes, así como los datos correspondientes, entre otros, el folio, fecha y hora de recepción.
Clasifica la documentación de acuerdo a su naturaleza, en términos de los Lineamientos de la Oficialía de Partes del Instituto.
Registra consecutivamente la documentación recibida en el Libro de Gobierno en el cual se asentarán los datos correspondientes.
Entrega de documentación al área competente del Instituto. Acusa de recibo en el Libro de Gobierno,
así como en el acuse físico, en el que se señalará la fecha y hora de recepción, así como el sello del área correspondiente. Digitaliza el acuse emitido por el área
correspondiente e integra el archivo físico y digital atinente.
85
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
86
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
M. en I. Oscar Torres Rodríguez
Coordinador Administrativo
C.P. Arturo Hernández Baltazar
Técnico Electoral adscrito a la Coordinación Administrativa
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
M. en I. Oscar Torres Rodríguez
Coordinador Administrativo
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
NOVIEMBRE 2017
87
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REEMBOLSO Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA
PROPÓSITO
Establecer un control eficiente de los gastos menores que realizan las distintas áreas
del Instituto, pagados en efectivo del fondo fijo, teniendo especial cuidado de que se
opere dentro de la normatividad vigente.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Se dispondrá de un fondo fijo para realizar los pagos en efectivo de los gastos
menores realizados por las diferentes áreas del Instituto, estos pagos se
podrán realizar siempre y cuando no excedan el monto equivalente a treinta
veces el valor de la unidad de medida de actualización.
2. Quién ejerza la titularidad de la Coordinación Administrativa será responsable
del manejo del fondo fijo, que se entrega en custodia para cubrir los gastos
menores necesarios para la operación y cuyo registro aparecerá en la
contabilidad como caja. Esta responsabilidad podrá ser delegada a alguna
persona adscrita a la Coordinación Administrativa.
3. Durante los procesos electorales se podrá asignar fondo fijo a los órganos del
Instituto, cuando así se requiera y por autorización de la Secretaría Ejecutiva.
4. Para el manejo del fondo fijo se atenderá los siguiente:
a) El importe asignado será autorizado por la Secretaría Ejecutiva previa
solicitud de la Coordinación Administrativa.
b) Quien funja como responsable del fondo fijo, deberá firmar una carta
responsiva, así como los anexos que se deriven por ampliaciones o
reducciones sobre el monto.
c) El área de Recursos Humanos y Financieros será responsable de realizar
arqueos, cuando menos una vez al mes, debiendo existir en cada fondo fijo
88
la cantidad entregada, ya sea en documentación comprobatoria o en
efectivo; de este acto se levantará la constancia correspondiente.
d) Quien funja como responsable del fondo fijo deberá verificar el
cumplimiento de requisitos fiscales de los comprobantes recibidos o en su
caso lo establecido en los Lineamientos Administrativos y del Control del
Gasto del Instituto.
e) Queda prohibido usar el fondo fijo para el cambio de cheques a cualquier
persona física o moral, así como préstamos de índole personal.
f) Los gastos correspondientes a la atención del personal del Instituto serán
cubiertos con el fondo fijo, y por persona no excederán el equivalente a tres
veces el valor de la unidad de medida de actualización
g) Durante los procesos electorales se podrá asignar fondo fijo a los órganos
del Instituto, cuando así se requiera y por autorización de la Secretaría
Ejecutiva.
5. El monto autorizado del fondo fijo será revolvente cada vez que se considere
necesario para tener recursos disponibles, el reembolso se hará por medio de
cheque nominativo al momento en que se realice la comprobación, con la
documentación que cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad.
89
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REEMBOLSO Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación Administrativa
1. En el caso que proceda, proporciona recursos al área solicitante para realizar el pago de gastos menores de bienes o servicios, para posteriormente hacer su comprobación.
Vale provisional de caja
Coordinación Administrativa
2. Codifica con actividad y cuenta contable los comprobantes, recaba las firmas correspondientes.
Facturas y comprobantes
Coordinación Administrativa
3. Recibe las facturas, comprobantes y anexos, motivos del gasto.
Factura y/o recibo de gastos
Coordinación Administrativa
4. Procede a la verificación de la suficiencia presupuestal en las partidas correspondientes en el SAACG, así como que los comprobantes, cumplan con todos los requisitos fiscales y revisa que los comprobantes que lo requieran tengan anexando la requisición o el formato de mantenimiento correspondiente del área solicitante.
Coordinación Administrativa
5. Si existe algún gasto que no cuente con suficiencia presupuestal será devuelto para que el área en cuestión solicite la transferencia correspondiente.
Factura y/o Recibo
de gastos. Formato
Coordinación Administrativa
6. En el caso que así lo requiera, solicita la transferencia para dotar de suficiencia presupuestal a la cuenta correspondiente, por medio de oficio donde ese especifique de que cuenta se va a hacer la disminución.
Oficio de
especificación de la disminución.
Coordinación
Administrativa
7. Si el comprobante no cumple con los requisitos solicitados, será devuelto a la persona que realizó el gasto para que recabe los elementos que hagan falta.
Factura recibo de
gastos
90
NORMATIVIDAD APLICABLE
Código Fiscal de la Federación. Ley de General de Contabilidad Gubernamental. Artículos 19, 20 y 21 de los Lineamientos Administrativos y del Control del
Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro. Manual de Contabilidad del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
REEMBOLSO Y MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación
Administrativa
8. Los comprobantes que cumplan todos los requisitos se numeran y se realiza la captura en el formato RF-041 con la codificación de acuerdo al SAACG. Se integra el formato firmado a los comprobantes y se turna al Titular de la Coordinación Administrativa para visto bueno.
Formato RF-041 Factura Recibo de gastos Requisición formato
Coordinación Administrativa
9. Revisa el registro de los comprobantes y la suma de las cantidades del formato RF-041 con la documentación comprobatoria anexada, firma el formato de visto bueno y lo turna a Recursos Humanos y Financieros.
Recursos Humanos y Financieros
10. Recibe el formato RF-041 con documentación soporte y procede a verificar que cumpla con los requisitos establecidos. Elabora el cheque nominativo del reembolso y hace entrega de éste a quien tiene a su cargo el manejo del fondo fijo.
Cheque
Conecta con Procedimiento CA-RF-03
“Elaboración de Cheques”
Coordinación
Administrativa
11. Recibe el cheque y lo cobra en la institución bancaria correspondiente. Teniendo el efectivo lo integra al Fondo Fijo.
TERMINA PROCEDIMIENTO
91
Conecta con Procedimiento CA-RF-03
“Elaboración de cheques”
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Coordinación Administrativa Recursos Humanos y
Financieros
Recibe las facturas y comprobantes, motivos del gasto.
Revisa que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales y
que los comprobantes que lo requieran tengan adjunta la requisición del área que solicita el servicio.
¿Cumplen con los requisitos?
Si No
Ordena las facturas por grupo de Se devuelve a la persona que
gasto y realiza la codificación de realizó el gasto para que recabe
acuerdo al plan de cuentas. nuevamente la factura o el comprobante que haga falta.
Vacía en el Formato RF-041
Comprobación de Fondo Fijo la Recibe el nuevo comprobante
información correspondiente y o factura.
turna toda la documentación. Recibe el formato de comprobación
del fondo fijo de caja con documentación soporte y procede a verificar que todo venga en orden y
con su requisición.
Elabora el cheque.
Hace entrega del cheque al Recibe el cheque y lo cobra en la Coordinador para que pueda
institución bancaria cobrarlo. correspondiente.
Teniendo el efectivo lo integra al
Fondo Fijo.
92
ANEXOS
COMPROBACIÓN DE FONDO FIJO
93
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO RF-041
1. Número de consecutivo que maneja el área.
2. Fecha de elaboración del formato.
3. Nombre de la persona designada para el manejo del fondo fijo.
4. Número de folio (consecutivo).
5. Fecha de verificación de saldo en el Sistema Contable SAACG.
6. Saldo disponible en el Sistema Contable SAACG.
7. Número de Cuenta Contable.
8. Número de la factura.
9. Fecha en que fue expedida la factura.
10. Nombre por quien fue expedida la factura.
11. Importe total de la factura.
12. Nombre y firma del responsable del fondo fijo (Persona designada de la
Coordinación Administrativa).
13. Nombre y firma de quien revisó (Titular del área de Recursos Humanos y
Financieros).
14. Nombre, firma y área de quien autorizó (Titular de la Secretaría Ejecutiva).
94
RECIBO
95
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COMPROBACIÓN DE GASTOS.
PROPÓSITO
Establecer un mecanismo oportuno de la comprobación de los gastos realizados en el
Instituto Electoral del Estado de Querétaro, con el fin de que las áreas responsables
operen dentro de la normatividad vigente, sujetándose a las políticas de austeridad,
racionalidad y disciplina presupuestal.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Toda documentación comprobatoria deberá sustentarse con el oficio que
mencione el objeto de la comisión, partidas presupuestales afectables y la
actividad del Programa Operativo Anual respectivo, el Formato de Comisión
correspondiente y los documentos originales, los cuales deberán ser
comprobantes fiscales que cumplan los requisitos establecidos en el artículo
29-A del Código Fiscal de la Federación vigente, y en su caso, el formato de
recibo, así como el informe de actividades realizadas a efecto de avalar el
cumplimiento de la comisión.
2. La comprobación de gastos de los recursos otorgados al personal para atender
asuntos oficiales, no deberá exceder de 5 días hábiles posteriores a la
conclusión del encargo o comisión o efectuado el gasto.
En el año en que se celebren elecciones, el periodo de comprobación de gastos
será de hasta 10 días naturales, aplicable para el personal eventual de los
Consejos Distritales y Municipales, y personal de base que desempeñe
actividades fuera del Instituto inherentes al Proceso Electoral.
3. Cuando el monto de los gastos efectuados sea menor al total asignado, el
personal deberá regresar la diferencia en efectivo y el área de Recursos
Humanos y Financieros realizará el depósito bancario a la cuenta institucional,
elaborando para ello la ficha de depósito correspondiente.
96
Si el personal no entrega la diferencia en efectivo, se procederá a realizar el
descuento respectivo del saldo vía nómina. De ser una cifra mayor a los
ingresos que perciba quincenalmente, se levantará un acta administrativa en
la que se indique la irregularidad y las medidas administrativas aplicables.
4. En caso de que el gasto haya sido mayor a lo solicitado, éste deberá ser
justificado y debe estar indicado en el formato de comisión correspondiente. El
excedente será depositado mediante transferencia bancaria a la cuenta de
nómina de la persona que labora en este Instituto.
5. En el supuesto de que se cancelara la comisión o el encargo, la persona
encargada tiene 24 horas para devolver el importe entregado; de no hacerlo se
levantará acta administrativa en la que se indique la irregularidad y las
medidas administrativas aplicables.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COMPROBACIÓN DE GASTOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Personal Electoral
1. Elabora el Formato RF-061 “Formato de Comisión” en dos tantos, anexando la documentación comprobatoria e informe de actividades y lo entrega al área de Recursos Humanos y Financieros.
Formato RF-061.
Recursos Humanos y Financieros
2. Recibe y realiza la verificación de los comprobantes fiscales, origen de la comprobación del gasto. Cuando la documentación no cumple con los requisitos, se devuelve al personal correspondiente, indicando la causa y le solicita nuevamente la comprobación de gastos.
Comprobantes
fiscales.
Personal Electoral
3. Recibe y recaba en forma correcta la documentación comprobatoria y los entrega.
Comprobantes fiscales.
97
COMPROBACIÓN DE GASTOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos
Humanos y Financieros
4. Cuando la documentación cumple con los requisitos, estampa el sello de recibido y se procede a su resguardo para el registro contable de la comprobación de gastos.
Comprobantes/
Formato RF-061
Recursos Humanos y Financieros
5. Cuando la cantidad comprobada es menor a la que a la que fue entregada para cumplimiento de la comisión, el personal electoral entregará la diferencia a Recursos Humanos y Financieros y se procederá a realizar el depósito bancario correspondiente por concepto de sobrante de gastos. Se deberá anexar el comprobante de depósito en la póliza generada.
Comprobante depósito bancario/Póliza
Recursos Humanos y Financieros
6. Si la cantidad erogada es mayor al monto otorgado como gastos a comprobar, se realizará el pago de la diferencia determinada por medio de transferencia bancaria a la cuenta de nómina del personal.
Comprobante
transferencia/Póliza
Recursos Humanos y Financieros
7. Se registra en el sistema automatizado de contabilidad e imprime póliza de egresos o diario, según sea el caso y se turna a la persona titular de la Coordinación Administrativa y de la Secretaría Ejecutiva para su firma de revisión y autorización.
Póliza contable
Conecta con Procedimiento CA-RF-06
“Registro Contable”
Coordinación Administrativa
8. Recibe póliza, hace una revisión de la documentación que la integra y que su registro esté de conformidad con las claves contables y presupuestales. Procede a su firma de conformidad.
Póliza contable
98
COMPROBACIÓN DE GASTOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos
Humanos y Financieros
9. Turna a la Secretaría Ejecutiva para recabar la firma en el espacio de “Autorizado por”, una vez firmada la póliza, la archiva en la carpeta correspondiente.
Póliza contable
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículos 9 fracción V, 10, 14 y 16 fracciones II, III y IV; 22, párrafo segundo y 40, fracción VIII de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
99
Coordinación Administrativa
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y Financieros Personal Electoral
Recibe y realiza la verificación de los
documentos fiscales.
Elabora el Formato RF-061 de Comisión en dos tantos, anexando la
documentación comprobatoria e informe de actividades.
¿Cumple con los
requisitos fiscales?
Devuelve al personal indicando la No
causa y le solicita nuevamente la
comprobación de gastos.
Si
Estampa el sello de recibido y se procede a su resguardo para el
registro contable.
Recibe y recaba en forma correcta la documentación comprobatoria y los
entrega.
¿La cantidad comprobada es
menor?
Se realiza el pago de la diferencia por medio de
transferencia bancaria a la cuenta de nómina del personal.
Realiza el depósito bancario por concepto de sobrante de gastos y anexa comprobante del depósito.
Registra en el sistema automatizado de
contabilidad e imprime la póliza contable.
Recibe póliza, hace una revisión de la documentación que la integra y que su registro esté de conformidad con
Conecta con Procedimiento CA-RF-06
“Registro Contable”.
las claves contables y presupuestales. Turna al Secretario Ejecutivo para la
firma en el espacio de “Autorizado por”.
Archivo
Fin
100
ANEXO
FORMATO RF-O61
101
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO RF-061
1. Nombre de la persona quien se le asigna la comisión.
2. Departamento al que pertenece.
3. Puesto que ocupa.
4. Vehículo asignado y el número de placas.
5. Descripción de la comisión asignada.
6. Fecha en que se realizó la comisión.
7. Anticipo para gastos otorgado.
8. Anotar el importe por día y por concepto.
9. Suma total del importe erogado por los días según sea el concepto.
10. Suma total por concepto y día.
11. Monto del anticipo de gastos otorgado.
12. Diferencia total del monto erogado por la comisión.
13. Nombre y firma del Jefe inmediato.
14. Firma de quien realiza la comisión.
15. Nombre y firma de la persona titular de la Coordinación Administrativa.
16. Nombre y firma de la persona titular de la Secretaría Ejecutiva.
102
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
PROPÓSITO
La administración y control de los recursos presupuestales del Instituto Electoral del
Estado de Querétaro, con el objetivo de proveer los recursos necesarios que permitan el
adecuado funcionamiento de los órganos del Instituto y el cumplimiento de sus fines,
por lo que las erogaciones deberán estar previstas en el presupuesto y justificadas con
el Programa Operativo Anual respectivo.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro será responsable de su
contabilidad, de la operación del Sistema Automatizado de Administración y
Contabilidad G u b e r n a m e n t a l .
2. El sistema, al que deberán sujetarse los entes públicos, registrará de manera
armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables
derivadas de la gestión pública, así como otros flujos económicos.
3. Se generarán estados financieros, confiables, oportunos, comprensibles,
periódicos y comparables, los cuales serán expresados en términos
monetarios.
4. La contabilidad se basará en un marco conceptual que representa los
conceptos fundamentales para la elaboración de normas, la contabilización,
valuación y presentación de la información financiera confiable y comparable
para satisfacer las necesidades de los usuarios.
5. La contabilidad gubernamental deberá permitir la expresión fiable de las
transacciones en los estados financieros y considerar las mejores prácticas
contables nacionales e internacionales en apoyo a las tareas de planeación
financiera, control de recursos, análisis y fiscalización.
103
6. La contabilidad deberá contener registros auxiliares que muestren los avances
presupuestarios y contables, que permitan realizar el seguimiento y evaluar el
ejercicio del gasto público y la captación del ingreso, así como el análisis de
los saldos contenidos en sus estados financieros.
7. Para el registro único de las operaciones presupuestarias y contables, los
entes públicos dispondrán de clasificadores presupuestarios, listas de cuentas
y catálogos de bienes o instrumentos similares que permitan su interrelación
automática.
8. La contabilización de las operaciones presupuestarias y contables deberá
respaldarse con la documentación original que compruebe y justifique los
registros que se efectúen.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación Administrativa
1. Recibe Información en documentación.
Documentación para registrar.
Coordinación Administrativa
2. Si hay fondo presupuestal se ingresan los datos y se hace el registro de acuerdo al sistema automatizado de administración y contabilidad gubernamental clasificando: las pólizas de ingresos, egresos, cheques y diario.
Coordinación
Administrativa
3. Si no se cuenta con fondo presupuestal, solicita autorización de la/el Titular de la Coordinación Administrativa para el traspaso de una cuenta presupuestal que contenga presupuesto a la cuenta que carece de fondos, con el objetivo de hacer el registro.
Oficio de solicitud de autorización.
Coordinación Administrativa
4. Concilia los registros contables y presupuestales.
104
SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación
Administrativa
5. Emite la información financiera, contable y presupuestal; remite los estados financieros de la/el Titular de la Coordinación Administrativa.
Estados financieros.
Titular de la Coordinación
Administrativa.
6. Revisa y aprueba los estados financieros.
Coordinación Administrativa
7. Elabora los Informes trimestrales, semestrales y anual.
Informe trimestral, semestral y anual.
Titular de la Coordinación Administrativa.
8. Rendición de la Cuenta Pública a la Dirección de Planeación y Finanzas del Estado de Querétaro.
Rendición de cuenta/Informe
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Código Fiscal de la Federación. Ley de Contabilidad Gubernamental. Ley de Disciplina Financiera. Artículo 103 y 104, fracciones II, IV y V del Reglamento Interior del Instituto
Electoral del Estado de Querétaro. Artículos 5, 6, 7 y 14 de los Lineamientos Administrativos y de Control del
Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
105
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Titular de la Coordinación
Administrativa
Coordinación Administrativa
Si hay fondo presupuestal se ingresan los datos y se hace el registro de
Recibe información en acuerdo al sistema automatizado de documentación. administración y contabilidad
gubernamental clasificando: las pólizas de ingresos, egresos, cheques
y diario.
¿Hay fondo
presupuestal? No
Solicita autorización del Titular de la Coordinación Administrativa, Titular del
Autoriza el traspaso área que efectúo el gasto para Si
presupuestal. el traspaso de una cuenta presupuestal que contenga presupuesto a la cuenta que
carece de fondos, con el Ingresa los datos y se hace el registro objetivo de hacer el registro. de acuerdo al sistema automatizado
de administración y contabilidad gubernamental clasificando: las
pólizas de ingresos, egresos, cheques, diario y el gasto.
Concilia los registros contables y presupuestales.
Emite la información financiera, contable y presupuestal; remite
Revisa y aprueba los los estados financieros al Titular
estados financieros. de la Coordinación
Administrativa.
Elabora Informe mensual, trimestral, semestral y anual.
Rendición de la Cuenta Pública a la
Dirección de Planeación y Finanzas
del Estado de Querétaro.
106
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA:
RECURSOS FINANCIEROS
107
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA C.P. Bernardo Ramos Soto
Encargado de Recursos Humanos y Financieros
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
M. en I. Oscar Torres Rodríguez
Coordinador Administrativo
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
NOVIEMBRE 2017
108
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA A LOS PARTIDOS POLÍTICOS POR CONCEPTO DE FINANCIAMIENTO PÚBLICO
PROPÓSITO
Realizar en tiempo y forma la transferencia mensual de recursos económicos para el
financiamiento público que se otorga a los partidos políticos, con la finalidad de que
se realicen sus actividades electorales, sociales y políticas.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Es un derecho de los partidos políticos debidamente acreditados, recibir el
financiamiento público de manera individual en término de las Leyes y
ordenamientos aplicables.
2. El financiamiento público otorgado a cada partido político, le será entregado
de manera directa, a través del depósito del mismo en la cuenta bancaria
registrada ante el instituto.
3. Los partidos políticos tendrán la obligación de registrar dicha cuenta ante el
Consejo General por conducto de la Secretaría Ejecutiva, así como de notificar,
con la debida anticipación, cualquier cambio.
4. El financiamiento público deberá prevalecer, en todo caso, sobre otros tipos de
financiamiento.
5. Sólo tendrán derecho a financiamiento público los partidos políticos que hayan
obtenido el tres por ciento de la votación válida emitida en el proceso electoral
local anterior en el Estado de Querétaro.
6. Las cantidades que en su caso determinen para cada partido político, serán
entregadas en ministraciones mensuales conforme al calendario presupuestal
que se apruebe anualmente por el Consejo General del Instituto.
109
7. Los partidos políticos tienen la obligación de emitir los recibos que amparen
los depósitos por concepto de financiamiento público de acuerdo al formato
que apruebe el Consejo General del Instituto para este efecto.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA A LOS PARTIDOS POLÍTICOS POR
CONCEPTO DE FINANCIAMIENTO PÚBLICO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Consejo General
1. Aprueba el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Egresos del año fiscal en el cual se establecen los montos asignados a los partidos políticos como parte del financiamiento público, así como el Acuerdo del Consejo General respectivo al financiamiento público.
Programa Operativo Anual y Presupuesto de Egresos.
Secretaría Ejecutiva
2. Recibe copia con base en el presupuesto aprobado anualmente por el Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, verifica el detalle de las ministraciones correspondientes a cada partido político.
Calendario
presupuestal
Secretaría Ejecutiva
3. Recibe oficios de cada partido político mediante el cual se hace del conocimiento, o se ratifica en su caso, la cuenta bancaria en la que habrá de depositarse el financiamiento público correspondiente.
Oficio signado por cada partido político
Secretaría Ejecutiva
4. Remite a la Coordinación Administrativa copia de los oficios signados por los partidos políticos en el que informan el número de la cuenta bancaria en la que habrá de depositar el financiamiento público.
Copia de oficios de partidos políticos
110
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA A LOS PARTIDOS POLÍTICOS POR
CONCEPTO DE FINANCIAMIENTO PÚBLICO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación Administrativa
5. Recibe copia de los oficios relacionados con la cuenta bancaria oficial de los partidos políticos, para el depósito del financiamiento público. Remite copia al área de Recursos Humanos y Financieros para su aplicación mensual y procede a su archivo.
Copia de oficios Reporte de depósito
bancario
Secretaría Ejecutiva
6. En caso de que se determine alguna multa o sanción a un partido político, informará por medio de oficio a la Coordinación Administrativa el importe que será descontado de la ministración del mes correspondiente.
Oficio
Recursos Humanos y Financieros
7. Procede a realizar vía transferencia bancaria electrónica el depósito del importe autorizado a la cuenta del partido político, correspondiente al mes en curso, siempre y cuando se cuente con suficiencia presupuestal. Se imprime y resguarda el comprobante bancario.
Comprobante de depósito bancario.
Recursos Humanos y Financieros
8. En el mes de la ministración, cada partido político hace entrega del recibo del financiamiento público con copia de su estado de cuenta bancario, se hace el cotejo y acusa de recibo.
Recibo de partido político/Estado de Cuenta.
Recursos
Humanos y Financieros
9. Elabora la póliza de egreso, anexando como soporte documental el recibo del financiamiento público que entrega cada partido político y el reporte de depósito vía banca electrónica, recabando la firma de las funcionarias y funcionarios del Instituto.
Póliza contable
111
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA A LOS PARTIDOS POLÍTICOS POR
CONCEPTO DE FINANCIAMIENTO PÚBLICO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Conecta con procedimiento CA-RF-06
“Registro Contable”
Recursos Humanos y Financieros
10. Archiva en carpeta de pólizas la documentación generada, en el mes correspondiente.
Póliza contable
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 104, inciso c), de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales.
Artículo 50 de la Ley General de Partidos Políticos. Artículos 36, fracción I, 38, 39, fracción I, inciso d) y 40 de la Ley Electoral del
Estado de Querétaro. Artículos 24, 25, 26 y 27 de los Lineamientos Administrativos y de Control del
Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
112
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Consejo
General
Secretaría Ejecutiva Coordinación
Administrativa
Recursos
Humanos y
Financieros
Aprueba el Programa Operativo Anual y el
Presupuesto de Egresos del año fiscal
en el cual se establecen los montos
asignados a los partidos políticos como parte del financiamiento
público, así como el Acuerdo del Consejo General respectivo al
financiamiento público.
Recibe copia con base en el presupuesto aprobado
anualmente por el Consejo General del Instituto Electoral
del Estado de Querétaro, verifica el detalle de las
ministraciones correspondientes a cada
Recibe oficios de cada partido
político mediante el cual se hace del conocimiento, o se ratifica en su caso, la cuenta bancaria en la
que habrá de depositarse el financiamiento público
correspondiente.
Remite a la Coordinación Administrativa copia de los
oficios signados por los partidos políticos en el que informan el número de la cuenta bancaria en la que
habrá de depositar el financiamiento público.
Recibe copia de los oficios relacionados con
la cuenta bancaria oficial de los partidos
políticos, para el depósito del
financiamiento público. Remite copia al área de Recursos Humanos y Financieros para su
aplicación mensual y procede a su archivo.
En caso de que se
o sanción a un partido político, informará por
medio de oficio a la Coordinación
Administrativa el importe que será descontado de la ministración del mes
correspondiente.
Procede a realizar vía
electrónica el depósito del
cuenta del partido político,
curso, siempre y cuando se
presupuestal. Se imprime y
bancario.
En el mes de la ministración, cada partido político hace
entrega del recibo del financiamiento público con
copia de su estado de cuenta bancario, se hace el cotejo y
acusa de recibo.
Elabora la póliza de egreso, anexando como soporte documental el recibo del
financiamiento público que entrega cada partido político y el reporte de depósito vía
banca electrónica, recabando la firma de las
Archiva en carpeta de pólizas la documentación generada, en el
mes correspondiente.
Archiva en carpeta.
113
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PAGO DE NÓMINA QUINCENAL Y EMISIÓN DE RECIBOS DE NÓMINA.
PROPÓSITO
Efectuar el pago por medio de banca electrónica de remuneraciones al personal de
base y eventual, con base en las partidas que se establezcan en el Presupuesto de
Egresos aprobado por el Consejo General y la legislación fiscal vigente; así como
proporcionar el comprobante de pago de las remuneraciones establecidas en el
contrato individual de trabajo.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Corresponde al área de Recursos Humanos y Financieros generar la nómina quincenal del personal de base y eventual en el sistema contable- administrativo respectivo, así como los pagos anuales de prestaciones y finiquitos de personal, en su caso.
2. El recibo de nómina deberá ser firmado únicamente por la persona que se
indica en el mismo.
3. Únicamente podrán efectuarse pagos al personal de base fuera de las fechas programadas, con la autorización de la Secretaría Ejecutiva.
4. El personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro deberá contar con
tarjeta de débito emitida por la institución bancaria que tiene a su cargo el contrato de nómina por el Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
5. El pago de nómina se realizará exclusivamente vía transferencia bancaria
electrónica en la cuenta asignada al personal.
6. Se considera como nómina el documento en el que se registra el pago de sueldo
al personal que presta sus servicios al Instituto; integrado por las percepciones,
retenciones fiscales, contribuciones de seguridad social, amortización por
créditos con el Instituto de Fondo Nacional de la Vivienda para los
Trabajadores, y las que en su caso procedan.
114
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PAGO DE NÓMINA QUINCENAL Y EMISIÓN DE RECIBOS DE NÓMINA
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
1. Elabora el reporte de las incidencias presentadas en la quincena en curso.
Reporte de incidencias
Recursos
Humanos y Financieros
2. Elabora el listado de nómina en archivo electrónico con la relación de las percepciones y deducciones a aplicar en la quincena correspondiente al personal, y verifica que las cantidades sean correctas.
Listado de nómina
Recursos Humanos y Financieros
3. Remite una impresión del listado a la Coordinación Administrativa para su revisión y autorización.
Listado de nómina
Coordinación Administrativa
4. Revisa el listado de nómina y si no es necesario hacer algún cambio, procede a la firma de autorización para realizar el pago respectivo, en caso contrario Recursos Humanos y Financieros hace los cambios pertinentes.
Listado de nómina
Recursos Humanos y Financieros
5. Una vez que el listado de nómina es revisado y aprobado, se ejecuta la validación y aplicación en el portal bancario correspondiente, se imprimen los comprobantes de depósito bancario y se resguarda una copia en la carpeta de nóminas en el apartado de la quincena correspondiente junto con los documentos originales que avalan las incidencias presentadas.
Comprobación de depósitos bancarios.
Recursos 6. Se ingresa al sistema de nómina y se
115
Humanos y Financieros
timbran los recibos generados para ser validados por el Sistema de Administración Tributaria, y a su vez son enviados por correo electrónico a cada persona.
Recibos de nómina
PAGO DE NÓMINA QUINCENAL Y EMISIÓN DE RECIBOS DE NÓMINA
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
7. Se imprimen los recibos de nómina y son entregados al personal. Recaba la firma en el original y entrega la copia a la trabajadora o trabajador.
Recibos de nómina
Recursos Humanos y Financieros
8. Archiva los recibos de nómina en la Carpeta de Nómina en la quincena correspondiente
Recursos Humanos y Financieros
9. Finalmente procede a realizar el registro contable elaborando la póliza de egresos adjuntando los comprobantes de depósitos bancarios.
Póliza contable
Conecta con procedimiento CA-RF-06
“Registro Contable”
Recursos Humanos y Financieros
10. Se archiva en la carpeta de pólizas la documentación generada en el mes correspondiente.
Póliza de egresos
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 104, fracción X, del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Artículos 10, 13, fracción, I, 35, 40, 41 y 42, de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Artículo 24, del Manual de Prestaciones del Personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
116
Conecta con procedimiento CA-RF-06 “Registro Contable”
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Coordinación
Administrativa
Recursos Humanos y Financieros
No
Procede a revisar el listado de nómina.
¿Las cantidades son correctas?
Si
Firma el listado de nómina de autorización
para realizar el pago respectivo.
Elabora el reporte de las incidencias presentadas en la
quincena en curso.
Elabora el listado de nómina en archivo electrónico con la relación de las percepciones y deducciones a aplicar al personal. Verifica que las cantidades sean correctas.
Remite una impresión del listado a la Coordinación
Administrativa para su revisión y aprobación.
Se ejecuta la validación y aplicación en el portal bancario, se imprimen los comprobantes de depósito bancario y se
resguardan en las carpetas correspondientes.
Se ingresa al sistema de nómina y se timbran los recibos generados para ser validados por el Sistema de
Administración Tributaria, y a su vez son enviados por correo electrónico a cada persona.
Se imprimen los recibos de nómina y son entregados al personal. Recaba la firma en el original y entrega la copia al
trabajador(a).
Realiza el registro contable elaborando la póliza de egresos correspondiente adjuntando los comprobantes bancarios.
Archiva en carpeta
Fin
117
ELABORACIÓN DE CHEQUES.
PROPÓSITO
Elaborar los cheques que permitan a las diversas áreas del Instituto Electoral del
Estado de Querétaro realizar el pago de bienes y servicios, así como cumplir con los
compromisos establecidos de acuerdo con su función y al Programa Operativo Anual
del año fiscal aprobado por el Consejo General del Instituto Electoral del Estado de
Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Los pagos efectuados mediante cheque deberán ser elaborados por el área de
Recursos Humanos y Financieros e invariablemente deberá consignar firmas
mancomunadas de las personas autorizadas.
2. Sólo se elaborarán cheques de nómina para el personal de nuevo ingreso que
no tenga su tarjeta de débito para su pago vía electrónica, así como para el
pago de servicios funerarios y al término de una relación laboral.
3. Los cheques nominativos sólo serán elaborados si cumplen con la
documentación de soporte correspondiente.
4. Los cheques para gastos a comprobar, fondo fijo de caja chica y servicios tales
como agua, luz, teléfono y arrendamientos, se elaboran en el momento en que
se recibe la documentación correspondiente para el pago oportuno.
5. Para los pagos de bienes y servicios deberá presentarse el comprobante fiscal
con los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la
Federación, requisición elaborada por el área solicitante o el oficio donde se
solicita la erogación.
6. Los cheques elaborados para las y los representantes de los partidos políticos,
serán únicamente entregados como dieta por la asistencia y participación a las
sesiones ordinarias del Consejo General de este Instituto y deberán estar
soportados por las listas de asistencia de la session correspondiente.
118
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE CHEQUES
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
1. Recibe la documentación soporte para el pago correspondiente. Revisa que la documentación este completa y cumpla con los requisitos establecidos.
Documentación de soporte
Recursos Humanos y Financieros
2. Cuando los documentos no cumplen con los requisitos, se solicita a la persona responsable que se integre de la manera correcta.
Documentación soporte
Recursos Humanos y Financieros
3. Cuando la documentación es correcta y se cuenta con suficiencia presupuestal, entra al portal bancario y verifica los saldos.
Recursos Humanos y Financieros
4. Elabora el cheque a nombre del beneficiario, capturando en la póliza de cheque la información correspondiente.
Reporte de Banca
Recursos Humanos y Financieros
5. Anexa al cheque la documentación soporte y procede a recabar la firma de las personas facultadas para ello.
Oficio de transferencia/ Ficha de depósito
Recursos Humanos y Financieros
6. Lleva para revisión y firma las pólizas de cheques a la Coordinación Administrativa y a la Secretaría Ejecutiva.
Cheque / Documentación de soporte
Recursos Humanos y Financieros
7. Resguarda los cheques para su entrega a cada uno de las y los beneficiarios.
Recursos Humanos y Financieros
8. Una vez entregados los cheques a los beneficiarios procede a su archivo en la carpeta de cheques del mes correspondiente al pago.
Póliza de Cheque
119
ELABORACIÓN DE CHEQUES
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
9. Finalmente se procede a realizar el registro contable elaborando la póliza de cheque adjuntando los comprobantes correspondientes.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. Artículo 16, fracción II y 17 de los Lineamientos Administrativos y de Control
del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
120
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y Financieros
Recibe la documentación soporte para el pago
correspondiente.
Revisa de que comprobantes cumplan con los requisitos y cuente con la documentación completa.
¿Cumplen con los requisitos?
No Si
Se solicita a la persona responsable que
integre la información de la manera correcta. Entra al portal bancario y verifica los saldos.
Elabora un cheque a nombre del beneficiario, capturando en la póliza la
información solicitada.
Anexa al cheque la documentación
soporte y procede a recabar la firma de las personas facultadas para ello.
Lleva para revisión y firma las pólizas de cheques a la Coordinación Administrativa
y a la Secretaría Ejecutiva.
Resguarda los cheques para su entrega a
cada uno de los beneficiarios.
Entrega el cheque al beneficiario y se
realiza registro contable.
Archiva en carpeta
Fin
121
EMISIÓN DE PAGOS POR BANCA ELECTRÓNICA.
PROPÓSITO
Elaborar los pagos de bienes y servicios que permitan a las diversas áreas del Instituto
Electoral del Estado de Querétaro, cumplir con los compromisos establecidos de
acuerdo con su función y al Programa Operativo Anual aprobado a través de
transferencia bancaria electrónica.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Los pagos efectuados mediante transferencia electrónica bancaria deberán ser
elaborados por el área de Recursos Humanos y Financieros, y solicitarse en el
momento en que se entrega la documentación original a Servicios Generales
para su revisión.
2. Los pagos por medio de transferencia electrónica bancaria sólo serán
elaborados si cumplen con el comprobante fiscal, requisición, oficio de
solicitud del pago, los días lunes en horario laboral.
3. Recursos Humanos y Financieros capturará y archivará la documentación
junto con el comprobante de pago vía banca electrónica.
4. Es necesario contar con el nombre o razón social del titular, número de la
cuenta y clave bancaria estandarizada (CLABE), nombre del banco y plaza
destino.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
122
TRANSFERENCIA BANCARIA ELECTRÓNICA
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Servicios Generales
1. Recibe la documentación soporte para el pago de bienes y servicios.
Documentación de soporte
Servicios Generales
2. Procede a la revisión de que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación.
Documentación de soporte
Servicios Generales
3. Cuando no cumpla con los requisitos, pide al prestador del bien o servicio que entregue la documentación que cumpla con los requisitos.
Servicios Generales
4. Cuando la documentación cumple con los requisitos, y se cuenta con suficiencia procesal, turna a Recursos Humanos y Financieros para el pago.
Recursos Humanos y Financieros
5. Entra a la página de banca personal del banco correspondiente y elabora la transferencia bancaría electrónica al proveedor por el monto y concepto descrito en documentación del pago.
Comprobante de
depósito bancario
Recursos Humanos y Financieros
6. Anexa al comprobante de la transferencia bancaria electrónica la documentación soporte.
Comprobante/
Documentación
Recursos Humanos y Financieros
7. Procede a realizar el registro contable del pago de acuerdo a la codificación del catálogo de cuentas.
Póliza de egresos.
Conecta con Procedimiento CA-RF-06
“Registro Contable”
Recursos Humanos y Financieros
8. Lleva para firma de revisión y autorización las pólizas de egresos a la Coordinación Administrativa y Secretaria Ejecutiva.
Pólizas de egresos
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
123
TRANSFERENCIA BANCARIA ELECTRÓNICA
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
9. Teniendo la póliza de egresos firmada, la archiva en la carpeta del mes que corresponde el pago.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 29-A Código Fiscal de la Federación. Artículo 16 y 18 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto
del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
124
Conecta con Procedimiento CA-RF-06 “Registro Contable de Egresos”.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Servicios Generales Recursos Humanos y Financieros
Recibe la documentación soporte para el pago de
bienes y servicios.
Revisa de que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la
Federación.
¿Cumplen con los requisitos?
No Si
Pide a la/el proveedor Entra a la página de banca personal del banco
del servicio que Turna al área de
correspondiente y elabora la transferencia entregue la
Recursos Humanos y bancaría electrónica al proveedor por el monto y
documentación que Financieros para el
concepto descrito en documentación del pago.
cumpla con los pago.
requisitos.
Anexa al comprobante de la transferencia bancaria electrónica la documentación soporte.
Procede a realizar el registro contable del pago de
acuerdo a la codificación del catálogo de cuentas.
Lleva para firma de revisión y autorización las
pólizas de egresos a la Coordinación
Administrativa y a la Secretaría Ejecutiva.
Archiva en carpeta
Fin
125
OTORGAMIENTO DE GASTOS A COMPROBAR.
PROPÓSITO
Dotar con recursos económicos al personal electoral, para solventar gastos que se
deriven en el cumplimiento de las actividades de las comisiones que por su naturaleza
se deban cubrir previamente a la expedición de una factura.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Se aplicará al personal electoral que requiera recursos económicos para
atender asuntos oficiales como: viáticos, alimentos, combustibles, entre otros,
y para la adquisición de materiales y suministros, cuyo gasto exceda el
equivalente a los 30 veces la unidad de medida de actualización
2. La unidad ejecutora podrá autorizar la petición de los gastos a comprobar
derivados de las actividades previstas en el Programa Operativo Anual. Para
ello remitirá un oficio a la Secretaría Ejecutiva en el que se indique el asunto
oficial que deba atenderse.
3. La solicitud de gastos a comprobar deberá de hacerse al menos con 24 horas
de anticipación de la ejecución de la comisión o del gasto.
4. La persona encargada del área de Recursos Humanos y Financieros procederá
a realizar la transferencia bancaria por el importe derivado del cálculo para
asignación de viáticos o gastos a comprobar a la cuenta del personal que se ha
habilitado para el depósito de nómina.
5. Solo se expedirán cheques por concepto de gastos a comprobar, cuando por
necesidades del servicio sea imposible realizarse por medio de tarjeta de
débito.
6. En caso de cancelar la comisión o gasto, el personal dispone de 72 horas para
devolver el monto solicitado, de lo contrario, se procederá a realizar el
descuento respectivo vía nómina.
126
OTORGAMIENTO DE GASTOS A COMPROBAR
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Titular de área
del Instituto
1. Solicita el recurso mediante oficio dirigido a la Secretaría Ejecutiva, en el cual se especifica la justificación de la comisión o el requerimiento.
Oficio de solicitud
Secretaría Ejecutiva
2. Autoriza y remite copia del Oficio a la Coordinación Administrativa.
Copia del oficio
Coordinación Administrativa
3. Recibe copia oficio, realiza el cálculo correspondiente del recurso económico a otorgar y remite a Recursos Humanos y Financieros para elaboración de la transferencia electrónica bancaria o del cheque.
Recursos Humanos y Financieros
4. Recibe la copia del oficio autorizado y procede a la elaboración de la transferencia bancaria o cheque nominativo.
Recursos Humanos y Financieros
5. Se realiza el registro contable elaborando la póliza de egresos correspondiente adjuntando los comprobantes de depósitos bancarios.
Cheque y formato de
recibo
Conecta con Procedimiento CA-RF-06
“Registro Contable”
Recursos Humanos y Financieros
6. Recabadas las firmas correspondientes, archiva en carpeta de pólizas la documentación generada en el mes correspondiente.
Póliza de Cheque
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículos 13 fracción III y 22 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
ANEXO
127
Conecta con procedimiento CA-RF-06 “Registro Contable”.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Servicios
Generales
Titular de área
del Instituto
Coordinación
Administrativa
Recursos Humanos
y Financieros
Autoriza y remite copia del
oficio a la Coordinación
Administrativa.
Solicita el recurso mediante oficio a la Secretaría Ejecutiva,
en el cual se especifica la
justificación del recurso solicitado.
Realiza el cálculo correspondiente y remite a Recursos Humanos y
Financieros para elaboración de la
transferencia electrónica bancaria o del cheque.
Recibe la copia del oficio autorizado y procede a la
elaboración de la transferencia bancaria o cheque nominativo.
Informa del depósito a la persona designada, en caso de elaborar
cheque, lo entrega a la persona y pide firme el formato de recibo.
Realiza el registro contable elaborando la póliza de egresos.
Recaba la firma de la persona
titular de la Secretaría Ejecutiva y de la Coordinación Administrativa
en la póliza de egresos.
Archiva en carpeta
Fin
ANEXO
128
ANEXO
129
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO
1. Nombre de la persona quien se le asigna la comisión.
2. Breve descripción de la actividad asignada con número de oficio y actividad del
Programa Operativo Anual.
3. Fecha de inicio de la comisión.
4. Fecha de conclusión de la comisión.
5. Lugar en la que se desarrollará la comisión.
6. Puesto de la persona asignada.
7. Concepto e importes desglosados de los recursos económicos a utilizar.
Verificar que los importes no rebasen el monto autorizado de acuerdo a la tabla.
8. Solicitud del anticipo a depositar en la cuenta de la persona asignada, con
número y letra.
9. Autorización por la persona titular de la Coordinación Administrativa.
130
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO CONTABLE.
PROPÓSITO
Registrar y clasificar el origen, destino y manejo de los recursos públicos bajo los
principios que establece la contabilidad gubernamental, cuyo fin servirá para generar
los estados financieros que son la base para la fiscalización del presupuesto otorgado
al Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. La contabilidad del Instituto deberá apegarse a los principios básicos de
contabilidad gubernamental así como a la legislación aplicable en materia
fiscal, laboral, presupuestal y de transparencia.
2. El registro contable de las operaciones financieras se conciliarán mensualmente
por el área de Recursos Humanos y Financieros, mismo que deberá estar
respaldado por la documentación original comprobatoria.
3. Ejecutar en el sistema automatizado de contabilidad las pólizas de ingresos,
egresos y diario, con sus respectivos soportes documentales e integrar los
estados financieros de acuerdo a los criterios y disposiciones que establece la
Ley General de Contabilidad Gubernamental.
4. La documentación generada derivado de los procedimientos CA-RF-01 al CA-RF-
06 que contenga información contable, presupuestal o financiera será
resguardada en las carpetas de pólizas en el mes correspondiente.
131
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO CONTABLE
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
1. Toma y revisa que la documentación resguardada en las carpetas de pólizas este completa y confirma que la erogación este establecida en las actividades del Programa Operativo Anual vigente.
Documentación /Comprobantes
Recursos Humanos y Financieros
2. Procede a ejecutar el sistema automatizado de contabilidad y registra la operación afectando las cuentas contables y presupuestales, generando así la póliza de egresos, cheque, ingresos o diario, según sea el caso.
Póliza contable
Recursos Humanos y Financieros
3. Imprime la póliza contable generada y anexa la documentación como respaldo de la operación, procede a revisar que la operación y el registro sea el correcto y firma en el espacio de “Hecho por”.
Póliza contable
Recursos Humanos y Financieros
4. Envía la póliza generada a la persona titular de la Coordinación Administrativa para una segunda revisión.
Póliza contable
Coordinación Administrativa
5. Recibe las pólizas contables y verifica que las cuentas contables y presupuestales, así como la documentación soporte sea la correcta y firma en el espacio de "Revisado por" y lo turna a la Secretaría Ejecutiva para su autorización.
Póliza contable
Recursos Humanos y Financieros
6. Una vez firmadas las pólizas y procede a archivarlas en la carpeta de pólizas del mes correspondiente.
Póliza contable
TERMINA PROCEDIMIENTO
132
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículos 14, 33 y cuarto transitorio fracción II de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Coordinación Administrativa Recursos Humanos y Financieros
Toma y revisa que la documentación resguardada esté
completa y confirma que la erogación esté establecida en
las actividades del Programa Operativo Anual.
Procede a ejecutar el sistema automatizado de contabilidad
y registra la operación afectando las cuentas contables y
presupuestales, generando así la póliza de egresos, ingresos
o diario.
Imprime la póliza contable generada y anexa la
documentación como respaldo de la operación, procede a
revisar que la operación y el registro sea el correcto y
firma en el espacio de “Hecho por”.
Recibe las pólizas contables y verifica que las
cuentas contables y presupuestales, así como la Envía la póliza generada a la persona titular de la documentación soporte sea la correcta y firma en Coordinación Administrativa para una segunda revisión.
el espacio de "Revisado por" y lo turna a la
Secretaría Ejecutiva para su autorización.
Recibe las pólizas firmadas
Archivar en la
carpeta
Fin
133
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PAGO DE IMPUESTOS Y CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL.
PROPÓSITO
Cumplir con la obligación fiscal que tiene el Instituto Electoral del Estado de Querétaro
de efectuar el pago de contribuciones federales como son: ISR retenciones por
salarios, ISR 10% de retenciones por honorarios, ISR 10% de arrendamiento de
inmuebles y el impuesto del 2% sobre nómina. De la misma manera, efectuar los pagos
de las cuotas obrero-patronales por conceptos de IMSS, retiro, cesantía y vejez e
INFONAVIT en los plazos y términos establecidos en las normas aplicables.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
5. Es obligación del Instituto Electoral del Estado de Querétaro hacer el pago
mensualmente al Servicio de Administración Tributaria y al Instituto Mexicano
del Seguro Social los impuestos retenidos y las cuotas obrero-patronales
respectivamente.
6. Presentar las declaraciones de los impuestos retenidos a que se refiere este
manual a través de medios electrónicos que al efecto señale el Servicio de
Administración Tributaria.
7. El área de Recursos Humanos y Financieros realizará las retenciones al salario
por los conceptos del Impuesto Sobre la Renta y en materia de seguridad social
ordenados por el Instituto Mexicano del Seguro Social.
8. El área de Recursos Humanos y Financieros creará al final de cada mes el pasivo
por los impuestos y cuotas que apliquen, realizando la conciliación que
corresponda.
134
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PAGO DE IMPUESTOS Y CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos
Humanos y Financieros
1. Genera el reporte de cuotas obrero- patronales del Sistema Único de Autodeterminación (SUA) del IMSS, del mes en curso para generar el pasivo de lo que se pagará al mes siguiente.
Reporte SUA
Recursos Humanos y Financieros
2. Genera el reporte analítico de la cuenta de servicios personales de acuerdo a los conceptos que establece la Ley de Hacienda para hacer la provisión del mes del impuesto local del 2% sobre nómina, así como cargar información en la página de RECAUDANET.
Reporte analítico
Recursos Humanos y Financieros
3. Genera el auxiliar de ISR para verificar que estén provisionadas las retenciones por sueldos, honorarios y arrendamientos.
Reporte de retenciones de impuestos
Recursos Humanos y Financieros
4. Procede al registro de Provisión de Impuestos en la póliza de diario correspondiente.
Póliza contable
Recursos
Humanos y Financieros
5. Al mes siguiente, emite los reportes auxiliares de la cuenta de Impuestos por Pagar, en las que aparecen las retenciones y provisiones correspondientes.
Reportes auxiliares
Recursos Humanos y Financieros
6. Revisa las provisiones y genera el archivo del SUA de las cuotas obrero- patronales. Se ingresa a la página de RECAUDANET, para generar línea de captura del 2% sobre nómina. Así como se ingresa a la página del SAT para generar línea de captura del ISR.
Reporte de liquidación
Recursos 7. Se procede a realizar el pago vía
135
Humanos y F. transferencia bancaria. Pago
PAGO DE IMPUESTOS Y CUOTAS DE SEGURIDAD SOCIAL
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
8. En caso de realizar el pago vía cheque del 2% sobre nómina, se genera el mismo a nombre de Gobierno del Estado de Querétaro, se anexa impresión de línea de captura y se procede a pagarlo en la ventanilla del banco.
Póliza de cheque
Conecta con Procedimiento CA-RF-03
“Elaboración de Cheques”
Recursos Humanos y Financieros
9. Realiza el pago de las cuotas obrero- patronales y del ISR mediante transferencia bancaria electrónica.
Comprobante de depósito bancario
Conecta con Procedimiento CA-RF-04
“Emisión de pagos por banca electrónica”
Recursos Humanos y Financieros
10. Procede al registro de la póliza contable para registra cancelación del pasivo contra bancos.
Póliza contable
Conecta con procedimiento CA-RF-06
“Registro Contable”
Recursos Humanos y Financieros
12. Archiva en las pólizas en las carpetas correspondientes.
Póliza contable
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículos 96, 97,106 y 116 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Artículo 70 y 71 de la Ley del Seguro Social. Artículos 70, 71 y 72 primer párrafo de la Ley de Hacienda del Estado de
Querétaro. Artículo 13, fracción I, 35, 40, fracción III y IV, de los Lineamientos
Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
136
Revisa las provisiones y genera el arch de las cuotas obrero-patronales. Se ing página de RECAUDANET, para gener
captura del 2% sobre nómina. Así com a la página del SAT para generar línea
del ISR.
ivo del SUA resa a la
ar línea de o se ingresa de captura
Conecta con Procedimiento CA-RF-03 “Elaboración de Cheques”.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y Financieros
Genera el reporte de cuotas
obrero-patronales del Sistema Único de Autodeterminación
(SUA) del IMSS. Genera el reporte analítico de la cuenta de servicios personales de acuerdo a los conceptos que establece la Ley de Hacienda para hacer la provisión del mes del impuesto local del 2% sobre
nómina, así como se carga información en la página de
RECAUDANET.
Genera el auxiliar de ISR para verificar que
estén provisionadas las retenciones por sueldos, honorarios y arrendamientos.
Procede al registro de Provisión de Impuestos
en la póliza de diario correspondiente.
Al mes siguiente, emite los reportes auxiliares de la cuenta de Impuestos por Pagar, en las que
aparecen las retenciones y provisiones.
Se procede a realizar el pago vía transferencia
bancaria.
En caso de realizar el pago vía cheque del 2% sobre nómina, se genera el mismo a nombre de Gobierno
del Estado de Querétaro se anexa impresión de línea de captura y se procede a pagarlo en la ventanilla
del banco.
(1)
137
(1) Realiza el pago de las cuotas obrero- patronales e ISR mediante transferencia
bancaria electrónica y en su caso ISN mediante cheque.
Conecta con Procedimiento CA-RF-04 “Emisión de pagos por banca
electrónica”.
Emite comprobante de pago de cuotas obrero-
patronales, ISR e ISN.
Procede al registro de la póliza de egresos para
registra cancelación del pasivo contra bancos.
Conecta con Procedimiento CA-RF-06 “Registro Contable”.
Archiva en carpeta de las pólizas.
Fin
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
138
ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS.
PROPÓSITO
Verificar que los saldos de bancos reportados en los estados de cuenta emitidos por las
instituciones bancarias concilien con los registros contables de las cuentas, cheques e
inversiones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El área de Recursos Humanos y Financieros, efectuará mensualmente las
conciliaciones bancarias de las cuentas de cheques auxiliándose con el estado
de cuenta que se genera de la banca electrónica. En el caso de la conciliación
de la cuenta de inversión se realizará de acuerdo a la fecha de la entrega del
recurso.
2. El área de Recursos Humanos y Financieros, generará del portal bancario los
estados de cuenta el primer día hábil de cada mes, verificando los saldos de
los estados reportados por el banco contra los saldos en el sistema contable
del Instituto.
3. El área de Recursos Humanos y Financieros emitirá mensualmente el reporte
de conciliación correspondiente para su posterior inclusión en los estados
financieros. En caso de existir diferencias, debe hacerla del conocimiento de la
Coordinación Administrativa para que sean aclaradas ante la Institución
bancaria.
139
ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos
Humanos y Financieros
1. Genera del portal bancario el primer día hábil de cada mes, los estados de cuenta de las instituciones bancarias en las que el Instituto tiene depositados sus recursos financieros.
Estados de cuenta
Recursos Humanos y Financieros
2. Genera el reporte de movimientos auxiliares del catálogo del sistema automatizado de contabilidad en el que se detallan los movimientos bancarios del mes, así como el saldo contable final.
Reporte auxiliar de bancos
Recursos
Humanos y Financieros
3. Cuando los Estados de cuentas bancarias estén completos, realiza las conciliaciones bancarias correspondientes; verifica que coincida el saldo en libros con el saldo en bancos.
Recursos Humanos y Financieros
4. Revisa y analiza que todos los cargos y abonos del banco estén correspondidos por el Instituto.
Recursos Humanos y Financieros
5. Cuando no coinciden los movimientos por causas imputables al banco, solicita al mismo efectúe la aclaración respectiva.
Oficio
Recursos
Humanos y Financieros
6. Cuando no coinciden los movimientos por causas imputables al Instituto, elabora las pólizas derivadas de las conciliaciones y las registra.
Póliza contable
140
Recursos Humanos y Financieros
7. Elabora el reporte de conciliaciones. Anexa los mismos a los Estados Financieros y los envía a la Coordinación Administrativa para su aprobación y recabar la firma de "autorizado".
Reporte de conciliaciones
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo cuarto transitorio, fracción II, inciso a) de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
8. Procede a su archivo en la carpeta de Conciliaciones Bancarias, en el mes correspondiente.
TERMINA PROCEDIMIENTO
141
Solicita al b aclaració
anco e n resp
fectúe la ectiva.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y Financieros
Elab las c
No
ora las pólizas d onciliaciones y l
Se generan los estados de las cuentas bancarias, en el portal correspondiente
el primer día hábil de cada mes.
Genera el reporte de movimientos auxiliares del catálogo del sistema
automatizado de contabilidad
Realiza las conciliaciones bancarias
correspondientes, verifica que coincida el saldo en libros con el saldo en
bancos.
Revisa y analiza que todos los cargos y abonos del banco estén correspondidos
por el IEEQ.
¿Coinciden los
No movimientos?
¿Causas imputables
al Banco? Si
erivadas de as registra.
Elabora el reporte de
conciliaciones y anexa los Estados Financieros.
Envía a la Coordinación Administrativa para su
aprobación y recabar la firma de "autorizado"
Archiva en carpeta.
Fin
142
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.
PROPÓSITO
Dar a conocer la situación financiera y el ejercicio del presupuesto asignado al Instituto
Electoral del Estado de Querétaro en el cumplimiento de las actividades aprobadas en
el Programa Operativo Anual.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El área de Recursos Humanos y Financieros integrará la información contable y
presupuestal que muestre la situación financiera-presupuestal del órgano
electoral.
2. Mensualmente se realizará el cierre contable emitiendo los estados financieros y
sus anexos durante los primeros 5 días hábiles del mes.
3. Dentro de los 15 días naturales de cada mes se debe proporcionar la información
contable financiera y presupuestal a la Secretaría Ejecutiva y Contraloría
General.
4. Los estados financieros deberán elaborarse de conformidad a las normas y
metodología para la emisión de información financiera y estructura de los
estados financieros contables del Consejo Nacional de Armonización Contable.
143
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
1. Registra y revisa los movimientos contables para llevar a cabo el cierre del mes.
Pólizas
Recursos
Humanos y Financieros
2. Genera los estados financieros consistentes en el balance general y el estado de resultados así como la balanza de comprobación y las conciliaciones bancarias.
Estados información contable presupuestal.
e
y
Recursos Humanos y Financieros
3. Turna a la Coordinación Administrativa los documentos anteriores para que revise y verifique los saldos de los mismos.
Estados e información contable y presupuestal.
Coordinación Administrativa
4. Recibe y verifica los saldos de los estados financieros generados.
Estados e inf. contable y presupuestal.
Coordinación
Administrativa
5. Cuando los saldos de los estados no son correctos, solicita al área de Recursos Humanos y Financieros corregir errores.
Oficio
Coordinación
Administrativa
6. Cuando los saldos son correctos, remite los estados financieros a la Secretaría Ejecutiva y Contraloría General mediante oficio.
Oficio
Recursos Humanos y Financieros
7. Entrega la información a las áreas correspondientes y archiva el acuse en la carpeta de oficios enviados.
Oficio
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 104 fracción II y V del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Artículo cuarto transitorio, fracción II, inciso a) de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
144
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Coordinación Administrativa Recursos Humanos y Financieros
Registra y revisa los movimientos contables para llevar a cabo el cierre del mes.
Genera los estados financieros e información contable y presupuestal en el sistema
automatizado de contabilidad. De acuerdo a lo establecido en la Ley de Contabilidad
Recibe la información y verifica que los saldos de los estados financieros sean Turna a la Coordinación Administrativa los
correctos. estados financieros generados para que revise y verifique los saldos de los mismos.
¿Los saldos son correctos?
No Si
Solicita a Recursos Humanos y Remite los estados financieros a la
Financieros corregir errores. Secretaría Ejecutiva y Contraloría
General mediante oficio.
Entrega la información a las áreas correspondientes.
Archiva el acuse
Fin
145
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA:
RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS
146
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECUSROS HUMANOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA C.P. Bernardo Ramos Soto
Encargado de Recursos Humanos y Financieros
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECUSROS HUMANOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
M. en I. Oscar Torres Rodríguez
Coordinador Administrativo
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE RECUSROS HUMANOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
NOVIEMBRE 2017
147
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MOVIMIENTOS AFILIATORIOS ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL.
PROPÓSITO
Este procedimiento tiene como objetivo que el personal de base y eventual contratados
por el Instituto Electoral del Estado de Querétaro, sean formalmente inscritos al
Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), así como comunicar las bajas y
modificaciones de su salario.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El área de Recursos Humanos y Financieros es responsable de registrar e
inscribir al personal que labora en el Instituto ante el IMSS, así como de realizar
los movimientos de baja y modificaciones de los salarios del personal del
Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Ante el IMSS
2. Quien ejerce la titularidad de la Secretaría Ejecutiva representa legalmente al
Instituto Electoral del Estado de Querétaro ante el Instituto Mexicano del Seguro
Social (IMSS) para los tramites afiliatorios de las y los trabajadores.
3. Para el cumplimiento de esta obligación, el Instituto deberá aplicar las normas
emitidas por el IMSS sobre características de los sistemas vía Internet IDSE
(IMSS desde su empresa) para el manejo de la información y calendarización de
entrega.
4. Para que el personal electoral así como beneficiarios (as) puedan recibir el
derecho a la salud, asistencia médica, el otorgamiento de una pensión, entre
otros, las prestaciones que les corresponden deberán cumplir los requisitos
señalados por la Ley del Seguro Social.
5. El plazo para notificar al IMSS los movimientos afiliatorios, se hará dentro de los
cinco días naturales siguientes a la fecha en que ocurran.
148
6. Cada trabajador (a) del Instituto Electoral del Estado de Querétaro está obligado
a proporcionar y tramitar ante el IMSS los nombres de los familiares
derechohabientes, así como los documentos comprobatorios que se le soliciten.
7. El IMSS expedirá a las y los beneficiarios un documento de identificación
afiliatoria a fin de que puedan ejercer los derechos que la Ley les confiere.
Ante el SAR
8. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro está obligado a enterar el importe
de las aportaciones correspondientes al SAR, mediante la constitución de
depósitos de dinero a favor de cada persona, en la forma y términos previstos en
la Ley.
9. Las aportaciones patronales se calcularán en forma bimestral, por el equivalente
al 2% del salario base de cotización con que este dado de alta el personal ante el
Instituto Mexicano y serán cubiertos con cargo al presupuesto.
10. Dichas aportaciones se harán por bimestres vencidos, el pago se efectuará a
más tardar el día 17 de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y
noviembre de cada año.
11. El personal al ser dados de alta ante el IMSS, automáticamente entran al
régimen obligatorio del Seguro del Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez.
Se encuentra sujeto al régimen previsto en las Leyes de Seguridad Social, sobre
el sueldo base de cotización.
149
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MOVIMIENTOS AFILIATORIOS ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL
SEGURO SOCIAL
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
1. Procede a la captura de datos para informar al IMSS del movimiento a realizar: reingreso (alta), modificación salarial o baja, según el caso.
Número de
Seguro Social
Recursos Humanos y Financieros
2. Cuando el personal no ha sido dado de alta en el sistema del IMSS o por alguna razón no cuenta con el número de seguridad social, se le orienta para que asista a las oficinas de Afiliación y Vigencia en la subdelegación del IMSS para que solicite su número de Seguridad Social.
Personal Electoral
3. Asiste a la subdelegación del IMSS y obtiene su número de Seguridad Social o realiza el trámite por INTRANET.
Número de Seguro Social
Personal Electoral
4. Entrega copia de número de Seguridad Social al área de Recursos Humanos y Financieros.
Recursos Humanos y Financieros
5. Captura en la pantalla del IDSE (IMSS desde su empresa).
DATOS DE LA EMPRESA:
* Registro patronal * Dígito verificador DATOS DEL TRABAJADOR:
* Número de Seguridad Social * Digito Verificador * Apellido Paterno * Apellido Materno * Nombre (s) * Salario Diario Integrado (en su caso) * Tipo de Trabajador * Tipo de Salario * Tipo de Jornada de Trabajo * Fecha de Movimiento
MOVIMIENTOS AFILIATORIOS ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL
150
SEGURO SOCIAL
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
* Unidad de Medicina Familiar * Número de Guía * Clave del Trabajador * Causa de la Baja (en su caso) * CURP y RFC.
Recursos Humanos y Financieros
6. Procesa la información, revisa y envía al IMSS con la firma digital del Instituto. Recibe de inmediato (sobre el mismo sistema) un acuse donde se confirma que se hizo correctamente el movimiento.
Acuse de información
Recursos
Humanos y Financieros
7. 24 horas después consulta en el sistema del IDSE (IMSS desde su empresa), si los movimientos afiliatorios realizados fueros aceptados o rechazados.
Recursos Humanos y Financieros
8. Cuando el movimiento es rechazado, revisa las causas, se captura nuevamente la información correcta y se envía nuevamente.
Recursos Humanos y Financieros
9. Cuando el movimiento es aceptado, se imprime el acuse de aceptación del movimiento.
Acuse de aceptación
Recursos Humanos y Financieros
10. Archiva en el expediente del personal.
Acuse de aceptación
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 15, fracción I y III de la Ley del Seguro Social.
Artículos 40, fracción IV y cuarto transitorio, fracción I, incisos e) y d) de los
Lineamientos de Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral
del Estado de Querétaro.
151
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y Financieros Personal Electoral
Procede a la captura de datos para informar al IMSS del movimiento a realizar: reingreso (alta), modificación salarial o baja, según el caso.
¿La persona cuenta con su Número de
Seguridad Social? No
Si
Asiste a la subdelegación del IMSS
y obtiene su número de Seguridad
Entrega copia de número de
Seguridad Social al área de
Recursos Humanos y Financieros.
Se le orienta para que asista a las oficinas de Afiliación y Vigencia en
la subdelegación del IMSS para que solicite su número de
Seguridad Social.
Social o realiza el trámite por
INTRANET.
Captura en la pantalla del IDSE (IMSS desde su empresa) el movimiento de alta, modificación salarial o baja, según sea el caso así como en SUA y sistema
de nómina.
Procesa la información, revisa y envía al IMSS. Recibe de inmediato un acuse
donde se confirma que se hizo correctamente el movimiento.
24 horas después consulta en el sistema del IDSE los movimientos afiliatorios.
¿Fueron aceptados?
Si
No Revisa las causas y captura
la información correcta.
Imprime el acuse de aceptación del
movimiento.
Archiva en expediente del personal
Fin
152
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
CONTRATACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL.
PROPÓSITO
Mantener permanentemente actualizados los documentos que integran los
expedientes del personal de base y eventual activo, así como la elaboración del
contrato laboral del nuevo personal e integración de sus expedientes laborales.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El área Recursos Humanos y Financieros, integrará un expediente de cada uno
de los integrantes del personal electoral del Instituto Electoral del Estado de
Querétaro.
2. El área de Recursos Humanos contará con un sistema de archivo documental,
con el objeto de facilitar la localización rápida de los expedientes personales del
personal del Instituto.
3. Únicamente tendrá acceso al archivo y manejo de los expedientes el personal
autorizado para tal efecto.
4. El área de Recursos Humanos y Financieros deberá revisar y actualizar de
manera semestral los expedientes del personal electoral con los documentos
derivados de la relación laboral, fiscal y personal. El personal presentará
comprobantes actualizados cuando así se requiera.
5. Los titulares de las áreas informarán a la Coordinación Administrativa el tipo de
plaza a cubrir y el periodo que laborará en el Instituto.
153
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
CONTRATACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Área solicitante
1. De acuerdo al Programa General de Trabajo y Presupuesto del año en curso, autorizado por el Consejo General, elabora oficio para solicitar se cubra la vacante existente y lo turna a la Secretaría Ejecutiva para su autorización.
Oficio de solicitud de la vacante.
Secretaría Ejecutiva
2. Recibe el oficio y revisa si procede a la contratación y lo autoriza. Lo turna al área de Recursos Humanos y Financieros para la elaboración de expediente y contrato.
Recursos Humanos y Financieros
3. Recibe oficio de autorización y solicita la documentación al nuevo personal.
Formato para integración de expedientes
Recursos Humanos y Financieros
4. Recibe la documentación de la personal, en caso de que la información no esté completa, se le informa al personal y se dan 2 días hábiles de prórroga para entregar los documentos faltantes.
Documentación personal
Recursos Humanos y Financieros
5. Cuando la información esté completa, se envían los datos personales y oficios a la Coordinación Jurídica para la elaboración del contrato laboral de acuerdo a la duración de la actividad encomendada.
Contrato laboral
Recursos
Humanos y Financieros
6. Recaba firmas en 2 tantos del contrato y entrega un tanto al nuevo personal. Archiva el contrato de trabajo por tiempo determinado original en el expediente del personal.
Contrato Laboral
Recursos Humanos y Financieros
7. Llena el Formato para integración de expedientes, y se hace la anotación de los documentos entregados.
Formato para integración de expedientes
CONTRATACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL
154
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
8. Elabora Formato Único RH-052 para carpeta de documentos, el cual se llenará con los datos plasmados en los documentos entregados.
Formato único RH-052
Recursos Humanos y Financieros
9. Realiza movimientos afiliatorios ante el IMSS.
Acuse de aceptación
Conecta con Procedimiento CA-RH-01 Movimientos afiliatorios ante el
Instituto Mexicano del Seguro Social.
Recursos Humanos y Financieros
10. Entrega al personal la identificación oficial expedida por la Coordinación de Comunicación Social que lo acredita como personal del Instituto.
Identificación
Personal electoral
11. Recibe Identificación oficial y firma de recibido en la copia de la misma.
Acuse de recibo
Recursos Humanos y Financieros
12. Archiva todos los documentos, resguarda y actualiza los expedientes del personal para control y revisión de las auditorias que en su caso procedan.
Documentos
personales e institucionales
Recursos Humanos y Financieros
13. Antes de finalizar el plazo por el cual se elaboró el contrato determinado, se solicita al área correspondiente que se elaboré el oficio para la elaboración de un nuevo contrato o en su caso se solicite la elaboración del contrato por tiempo indeterminado.
Oficio
Recursos Humanos y Financieros
14. Recibe el oficio para la contratación, y la Coordinación Jurídica procede a la elaboración del nuevo contrato. Archiva en expediente del trabajador.
Oficio/Contrato
Laboral
Recursos Humanos y Financieros
15. Sí el contrato es elaborado por tiempo indeterminado, se procede a contratar el seguro de vida.
Póliza de Seguro
Conecta con Procedimiento CA-RH-03
“Incorporación al Seguro Colectivo de Vida y Pago de Primas”
TERMINA PROCEDIMIENTO
155
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 83 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Querétaro.
Artículos 38, 39 y cuarto transitorio, fracción I, inciso c) de los Lineamientos de Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
156
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Secretaría
Ejecutiva
Área
solicitante
Recursos Humanos y
Financieros
Personal Electoral
Recibe el oficio y revisa si se procede a la contratación y lo
autoriza.
Elabora oficio para solicitar se cubra la vacante existente y
lo turna a la Secretaría Ejecutiva para su autorización.
Recibe oficio de autorización y solicita la
documentación al nuevo personal para
integrar su expediente y contrato.
Recibe la documentación del personal
¿La documentación está completa?
Si
Se solicita a la Coordinación Jurídicas la elaboración del contrato laboral por tiempo
determinado con una duración de acuerdo a la duración de la actividad encomendada.
Recaba firmas en 2 tantos del contrato y
entrega un tanto al nuevo personal.
Archiva original en
expediente del personal.
Llena el Formato para integración de
expedientes, anotando los documentos entregados.
Elabora Formato Único RH-052 para carpeta de documentos, el cual se llenará con los
datos plasmados en los documentos entregados.
(1)
No
Tiene 2 días hábiles de prórroga para
entregar los documentos
faltantes.
Recibe la
documentación faltante.
157
Conecta con Procedimiento CA-RH-02 “Movimientos Afiliatorios ante el IMSS y el
SAR”
Conecta con Procedimiento CA-RH-04 “Incorporación de Seguro Colectivo de Vida
y Pago de Primas”
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y Financieros Personal Electoral
(1) Realiza movimientos afiliatorios ante el IMSS.
Recibe identificación oficial y firma de Entrega al Funcionario la identificación oficial expedida por recibido en la copia de la misma.
la Coordinación de Comunicación Social que lo acredita como Funcionario del Instituto.
Archiva todos los
documentos en el
expediente del personal
Antes de finalizar el plazo de tres meses, solicita que se elabore
al funcionario su contrato de trabajo por el tiempo establecido en el nuevo oficio de contratación o por tiempo indeterminado.
Recibe oficio para contrato determinado o indeterminado y elabora contrato de trabajo.
Archivo
Si el contrato es indeterminado, se procede a contratar el
Seguro Colectivo de Vida.
Fin
ANEXOS
158
FORMATO ÚNICO RH-052.
159
160
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INCORPORACIÓN AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA Y PAGO DE PRIMAS.
PROPÓSITO
El objetivo de este procedimiento es incorporar al personal de base del Instituto
Electoral del Estado de Querétaro al seguro colectivo de vida, para su protección
mediante la indemnización a las y los beneficiarios del personal asegurado, así como la
renovación oportuna del pago de las primas correspondientes.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Corresponde a la Coordinación Administrativa proponer a la Secretaría Ejecutiva
el plan de Seguro Institucional para el personal electoral, dentro del presupuesto
de egresos que apruebe el Consejo General.
2. Tiene derecho a esta prestación toda persona que se encuentren en la plantilla
de personal de base del Instituto.
3. El costo total de este seguro de vida es por cuenta del Instituto Electoral del
Estado de Querétaro.
4. La suma asegurada es general para todo el personal de base y el monto depende
la póliza contratada.
5. Para incluir al personal al seguro de vida colectivo, la compañía aseguradora
solicita el llenado de un cuestionario al personal electoral para evaluar su
inclusión en la póliza.
6. Las bajas del personal electoral del Instituto y por consiguiente de la
colectividad se harán llegar a la compañía aseguradora por medio de oficio
firmado por la Secretaría Ejecutiva.
7. La compañía seguradora remite la póliza de seguro colectivo y el recibo que
indica el importe de la prima que se debe cubrir.
161
8. La forma de pago es anual conforme a la política establecida con la compañía
aseguradora.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INCORPORACIÓN AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA Y PAGO DE PRIMAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
1. Solicita a la compañía aseguradora el formato de Consentimiento Individual.
Formato de Consentimiento Individual
Recursos Humanos y Financieros
2. Recibe formato de consentimiento individual y lo entrega al personal de base del Instituto.
Formato de Consentimiento Individual
Personal Electoral base
3. Recibe y llena formato y lo regresa al área de Recursos Humanos y Financieros.
Formato de Consentimiento Individual
Recursos Humanos y Financieros
4. Remite a la compañía aseguradora los formatos originales del personal electoral de base que vayan a ser asegurados mediante oficio firmado por la Secretaría Ejecutiva, anexando copia de identificación, dentro de los treinta días naturales siguientes a la fecha de alta.
Oficio de remisión y
Formatos
Compañía Aseguradora
5. Recibe la documentación señalada en el punto anterior y acusa de recibido.
Acuse de documentación
Compañía Aseguradora
6. En el plazo de quince días son remitidas las carátulas de la Póliza de Seguros al Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Carátulas de Pólizas
Recursos Humanos y Financieros
7. Recibe las carátulas y revisa que los datos contenidos correspondan a cada integrante del personal electoral de base.
162
INCORPORACIÓN AL SEGURO COLECTIVO DE VIDA Y PAGO DE PRIMAS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
8. Cuando no están correctos los datos de la carátula, son remitidas nuevamente mediante oficio firmado por la Secretaría Ejecutiva a la compañía aseguradora para que sean corregidas y posteriormente entregadas a cada integrante del personal electoral sujeto al este procedimiento
Oficio y Carátulas de Pólizas
Recursos Humanos y Financieros
9. Cuando las carátulas están correctas, se toma una fotocopia para entregar la original al personal y la copia para archivo en Recursos Humanos.
Compañía Aseguradora
10. Remite el recibo de pago de primas de seguro de vida institucional, con su correspondiente factura.
Recibo de Pago
Recursos Humanos y Financieros
11. Recibe y revisa la factura y anexos para programar el pago por transferencia bancaria electrónica o cheque.
Factura Cheque /
Comprobante Transferencia
Conecta con Procedimiento CA-RF-03 “Elaboración de Cheques”
o
Conecta con Procedimiento CA-RF-04 “Transferencia Bancaria Electrónica”
Recursos Humanos y Financieros
12. Proporciona copia del recibo del seguro colectivo de Vida al área de Servicios Generales.
Copia de Seguro
Recursos Humanos y Financieros
13. Integra al expediente del seguro colectivo de Vida.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 23 del Manual de Prestaciones de los Funcionarios del Instituto Electoral de Querétaro.
163
Recibe y llena forma Área de Recurso
Financi
to y lo s Hum eros.
regresa al anos y
En el plazo de
remitidas las
Póliza de Seg
quinc
carát
uros al
e días son
ulas de la
Instituto.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y
Financieros
Personal Electoral de Base Compañía
Aseguradora
Solicita a la compañía aseguradora el formato de Consentimiento Individual.
Recibe formato de Consentimiento Individual y lo
entrega al personal electoral de base del
Instituto.
Remite a la compañía aseguradora los formatos originales del personal electoral de
base mediante oficio firmado por la Secretaría Ejecutiva, anexa copia de identificación.
Remite a la compañía aseguradora los formatos originales del personal electoral de
base mediante oficio firmado por la Secretaría Ejecutiva, anexa copia de identificación.
Recibe las carátulas y revisa que los datos
contenidos en las carátulas correspondan a cada integrante del personal electoral sujeto al este
procedimiento
Recibe las carátulas y revisa que los datos contenidos en las carátulas correspondan a cada integrante del personal electoral sujeto
al este procedimiento
¿Los datos
Si son No
Fotocopia las carátulas Remite nuevamente para entregar la mediante oficio firmado
original al trabajador y por la Secretaría la copia para archivo en Ejecutiva a la
Recursos Humanos. Compañía Aseguradora para que sean
corregidas.
(1)
Recibe la documentación y
164
Conecta con Procedimiento
CA-RF-03 “Elaboración de
Cheques”
Conecta con Procedimiento
CA-RF-04 “Transferencia
Bancaria Electrónica”
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y Financieros Compañía Aseguradora
(1) Remite el recibo de pago de primas de seguro de vida institucional, con su correspondiente factura.
Recibe y revisa la factura y anexos para programar el pago
por transferencia bancaria electrónica o cheque.
Recibe y revisa la factura y anexos para programar el pago
Cheque Transferencia ¿Forma de
pago?
Proporciona copia del recibo del seguro colectivo de Vida al
área de Servicios Generales.
Integra al expediente del
Seguro Colectivo de
Fin
165
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ENTERO DE CUOTAS AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y AL SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO.
PROPÓSITO
Enterar al Instituto Mexicano del Seguro Social, el importe de las aportaciones obrero
patronales relativas al IMSS, al INFONAVIT y al Sistema de Ahorro para el Retiro del
personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
IMSS
1. El entero de cuotas del personal electoral deberá realizarse de acuerdo a la
normatividad establecida en la Ley del Seguro Social.
2. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro enterará al IMSS de las cuotas
obrero-patronales de acuerdo al Calendario de Pagos de Nómina y por mes
vencido.
3. El salario que se tomará en cuenta para el pago de las cuotas, será el mismo con
el que se encuentra registrado en el IMSS, que es el salario diario integrado de
acuerdo al Capítulo II “De las Bases de cotización y de las Cuotas” de la Ley del
Seguro Social.
4. El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) es entregado por el IMSS a cada
empresa para la determinación de cuotas obrero-patronales, en el se registran
todos los datos de cada persona que labora en el Instituto, como son: nombre,
número de seguridad social, fecha de ingreso, salario diario integrado y las
incidencias y/o movimientos ocurridos en el mes.
5. El IMSS provee mes con mes el reporte de manera detallada con los
movimientos que la empresa realizó por cada persona y por lo tanto el monto a
pagar de las cuotas obrero-patronales.
166
SAR e INFONAVIT
6. El entero de cuotas del personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro
deberá realizarse de acuerdo con la normatividad establecida en la Ley del
INFONAVIT.
7. Las aportaciones que efectúe el Instituto al Sistema de Ahorro para el Retiro
(SAR) será por el importe equivalente al 2% del salario diario integrado de cada
persona.
8. Las Aportaciones de Cesantía y Vejez serán de acuerdo al artículo 168 fracción III
de la Ley del Seguro Social.
9. Las aportaciones se harán por bimestres vencidos a más tardar el 17 de los
meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre.
10. El salario que se tomará en cuenta para el pago de las aportaciones, será el
mismo que se encuentra registrado en el IMSS, que es el salario diario integrado
previsto en el capítulo II “De las Bases de cotización y de las Cuotas” de la Ley
del Seguro Social.
167
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ENTERO DE CUOTAS AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y
AL SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
1. Captura en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) los movimientos realizados ante el IMSS, se posiciona en actualizar datos del personal y se despliega una pantalla solicitando los siguientes datos: * Número de Seguridad Social del trabajador. * Fecha de
Alta. * R.F.C. * Apellidos y Nombre (s). * Tipo de trabajador. * Jornada de
trabajo. * Trabajador
pensionado. * Salario diario
integrado. * Clave/Nombre de
ubicación. * Datos de trabajador con crédito INFONAVIT, número de crédito, descuento, fecha de inicio.
Expediente del personal.
Recursos Humanos y Financieros
2. Registra en el SUA los movimientos e incidencias que se tuvieron durante el periodo, como: * Incapacidades. * Modificaciones salariales. * Bajas de personal. * Ausencias.
Oficio/reporte de incidencias
Recursos Humanos y Financieros
3. Obtiene reporte de movimientos e incidencias del SUA que servirán de soporte para posibles descuentos o bajas de nómina.
Reporte de movimientos e incidencias
Recursos Humanos y Financieros
4. Genera del SUA el reporte de pago de cuotas obrero-patronales: mensual para el IMSS o bimestral para el SAR e INFONAVIT.
Reporte de pago
de cuotas ENTERO DE CUOTAS AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y
168
AL SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos Humanos y Financieros
5. Imprime la información detallada de las cuotas obrero-patronales a pagar de cada trabajadora o trabajador.
Reporte de pago de cuotas
Recursos Humanos y Financieros
6. Coteja la información generada por el SUA y la enviada por el IMSS/INFONAVIT (IDSE) para detectar los posibles errores.
Recursos Humanos y Financieros
7. Cuando la información es incorrecta, procede a la verificación de los datos y comprobantes de incidencias para corregir la omisión correspondiente.
Recursos Humanos y Financieros
8. Cuando la información es correcta genera el pago mensual y obtiene la información para el pago.
Pago
Recursos Humanos y Financieros
9. Imprime del SUA el resumen definitivo del pago mensual o bimestral a realizar de las cuotas obrero- patronales.
Pago
Conecta con Procedimiento CA-RF-07 “Pago de Impuestos y Cuotas de
Seguridad Social”
Recursos Humanos y Financieros
10. Teniendo el comprobante de pago y archiva junto con reporte y resumen de las aportaciones obrero-patronales.
Comprobante de pago/ Transferencia
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Capitulo II “De las Bases de Cotización y de las Cuotas” y Artículo 71, 72 y 168, fracción III de la Ley del Seguro Social.
Artículos 29 y 30 de la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores.
Artículos 40, fracciones IV, V y cuarto transitorio fracción I, inciso e) y d) de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
169
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y Financieros
Captura en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) los
movimientos realizados ante el IMSS, se posiciona en actualizar datos del personal y se despliega una pantalla solicitando los datos del
Funcionario y si tiene crédito INFONAVIT.
Registra en el SUA los movimientos e incidencias que se tuvieron durante el periodo.
Obtiene reporte de movimientos e incidencias del SUA que
servirán de soporte para posibles descuentos o bajas de nómina.
Genera del SUA el reporte de pago de cuotas obrero- patronales: mensual para el IMSS o bimestral para el SAR
e INFONAVIT.
Imprime la información detallada de las cuotas obrero-
patronales a pagar de cada trabajadora o trabajador.
Coteja la información generada por el SUA y la enviada
por el IMSS/INFONAVIT para detectar los posibles errores.
¿La información
Si es correcta? No
Procede a la verificación de los datos y Genera el pago mensual y obtiene la
comprobantes de incidencias para
información para el pago. corregir la omisión correspondiente.
Imprime del SUA el resumen definitivo del pago mensual o (1) bimestral a realizar de las cuotas obrero-patronales.
170
(1) Conecta con Procedimiento CA-RF-06“Pago de Impuestos Federales, Locales y Cuotas de Seguridad
Social”.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Recursos Humanos y Financieros
Teniendo el comprobante de pago y archiva junto con reporte y
resumen de las aportaciones obrero-patronales.
171
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA:
SERVICIOS GENERALES
172
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA C. Andrés Pérez Pérez
Encargado de Servicios Generales
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
M. en I. Oscar Torres Rodríguez
Coordinador Administrativo
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
NOVIEMBRE 2017
173
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REQUISICIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS, MATERIALES, SUMINISTROS Y BIENES MUEBLES.
PROPÓSITO
Establecer los mecanismos de control para solicitar y surtir las requisiciones de
servicios, materiales, suministros y bienes muebles de activo fijo de las diferentes
áreas del Instituto para la adecuada ejecución de sus funciones.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El área de Servicios Generales será responsable de suministrar oportunamente
los materiales y servicios necesarios, requeridos por las áreas del Instituto para
su adecuado funcionamiento.
2. El área de Servicios Generales y la Coordinación Administrativa adoptarán los
formatos respectivos en los cuales se realizarán las solicitudes de insumos,
bienes o servicios requeridos por cada una de las áreas.
3. La solicitud de adquisición de bienes y servicios deberá realizarse mediante el
Formato SG-011 denominado Requisición, a excepción de los siguientes
conceptos:
• Gastos de viaje;
• Actividades cívicas y reuniones oficiales;
• Atención al personal, y
• Pago de servicios originados por las actividades de las Comisiones
Permanentes del Consejo General.
4. Las áreas solicitantes, serán las responsables de llenar su requisición y obtener
los requisitos de control administrativo establecidos, incluyendo todas las
características o especificaciones técnicas de los bienes o servicios solicitados.
174
5. A petición del área solicitante, se considera la pertinencia de adquirir una marca
o contratar con una empresa determinada. El área solicitante de los bienes o
servicios deberá incluir la justificación plena e indubitable, que contendrá entre
otros elementos las ventajas que representan para el Instituto.
6. Las cotizaciones que se soliciten a los proveedores de bienes y servicios podrán
recabarse de manera personal o por correo electrónico.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REQUISICIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS, MATERIALES, SUMINISTROS
Y BIENES MUEBLES
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Área solicitante
1. Elabora en original y copia el Formato SG-041 Requisición para la adquisición de bienes muebles, de servicios, señalando especificaciones técnicas, anexando en su caso, muestra o catálogo, así como justificación de actividad y partida presupuestal, así como que exista suficiencia y la entrega a Servicios Generales.
Formato SG-041
Servicios Generales
2. Recibe Requisición en original y copia, verificando que el llenado sea el correcto. Acusa de recibido y regresa la copia.
Servicios
Generales y Coordinación Administrativa
3. Analiza y verifica con la Coordinación Administrativa el monto del material solicitado y se determina si las adquisiciones se realizarán con proveedores dictaminados previamente por el Comité.
Servicios Generales y
Coordinación Administrativa
4. Cuando no es el caso, se determina cuántas cotizaciones requerirán para la solicitud, atendiendo lo que dispone para tal efecto los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto.
175
REQUISICIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS, MATERIALES, SUMINISTROS
Y BIENES MUEBLES
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Servicios Generales
5. Solicita cotización a los proveedores de acuerdo a las especificaciones de la requisición.
Cotización
Servicios Generales
6. Recibe las cotizaciones de los proveedores y revisa que cumplan con las características requeridas.
Servicios Generales
7. Cuando es necesaria más de una cotización se elabora cuadro comparativo de ofertas.
Cuadro comparativo
Servicios Generales
8. Presenta las requisiciones de las áreas, anexando, en su caso, las cotizaciones respectivas, en la sesión del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto
Cuadro comparativo/ Formato SG-041
Comité de Adquisiciones, Enajenaciones Arrendamientos y Contratación de Servicios del
Instituto
9. En sesión, como punto del orden del día, se presenta a los integrantes del Comité las requisiciones recibidas y cuadros comparativos que procedan. Una vez revisadas las requisiciones las autorizan.
Servicios Generales
10. Confirma la compra al proveedor elegido para el surtido de bienes o la prestación del servicio solicitado.
Proveedor o Proveedora
11. Entrega el bien y la factura a Servicios Generales de acuerdo a la requisición.
Factura Formato SG-041
Servicios Generales
12. Recibe bienes y procede a la entrega al área solicitante y recaba firma de recibido en la requisición correspondiente.
Servicios Generales
13. Elabora la Orden de Compra y separa para firmas autorizadas entrega al área de Recursos Humanos y
176
REQUISICIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS, MATERIALES, SUMINISTROS
Y BIENES MUEBLES
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados Financieros:
*Facturas *Requisiciones, *Cotizaciones y *Cuadros Comparativos.
Orden de compra
Recursos Humanos y Financieros
14. Recibe la documentación y realiza la transferencia bancaria o el cheque, según corresponda y revisa la factura.
Póliza de cheque Póliza de egresos
Conecta con Procedimiento CA-RF-03 “Elaboración de Cheques”
o
Conecta con Procedimiento CA-RF-04 “Transferencia Bancaria Electrónica”
Servicios Generales
15. Integra el expediente consecutivo de las órdenes de compra.
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 104 fracciones VI y VIII del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Artículo 43 al 48 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro
Artículo 8 fracción I, IV, VII, 24, 26 del Reglamento del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
177
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Comité de
Adquisiciones,
Enajenaciones
Arrendamientos y
Contratación de
Servicios del
Instituto
Coordinación
Administrativa
Servicios Generales
Área Solicitante
Recibe Requisición en original y copia, verificando que el llenado sea el
correcto. Acusa de recibido y regresa la copia.
Elabora en original y copia el Formato SG- 041 Requisición para
la adquisición de
Analizan y verifican el monto del material. bienes muebles o de
servicios.
¿Existe suficiencia
Se determinan si se Se determina cuántas
realizará según lo cotizaciones requerirán para la
dictaminado por el solicitud. Comité.
Solicita cotización a proveedores.
Recibe las cotizaciones de proveedores y revisa que cumplan con las características requeridas.
¿Se solicitó más de 1 cotización?
Presenta las Confirma la compra al
En sesión, como punto requisiciones de las proveedor o proveedora que
del orden del día, se áreas, anexando se eligió para el surtido de
presenta a los integrantes cotizaciones respectivas bienes o la prestación del
del Comité las en sesión del Comité. servicio solicitado. requisiciones recibidas y cuadros comparativos que procedan. Una vez
revisadas las El Proveedor o proveedora entrega a
requisiciones, las (1) Servicios Generales los bienes
autorizan. solicitados y la factura para el pago.
178
Conecta con Procedimiento
CA-RF-04 “Transferencia
Bancaria Electrónica”
Conecta con Procedimiento
CA-RF-03 “Elaboración de
Cheques”
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Servicios Generales Recursos Humanos y Financieros
1. Procede a la entrega al área solicitante, recaba firma
de recibido en la requisición correspondiente.
Elabora la Orden de Compra y separa para firmas Recibe la documentación y realiza la transferencia autorizadas entrega a Recursos Humanos y Financieros: bancaria o el cheque, según corresponda y revisa la *Facturas factura. *Requisiciones, *Cotizaciones y *Cuadros Comparativos.
¿Forma de pago?
Transferencia Cheque
Integra el expediente consecutivo de las
órdenes de compra.
Fin
179
ANEXOS
FORMATO SG-041 “REQUISICIÓN DE COMPRA”.
180
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SG-041 “REQUISICIÓN DE
COMPRA”.
1. Nombre del área solicitante.
2. Fecha de elaboración del formato.
3. Número de Folio consecutivo que maneje el área solicitante.
4. Tipo de material que se solicita (material de limpieza, impresiones, mobiliario y
equipo, papelería, etc.).
5. Cantidad de bienes o artículos solicitados.
6. Descripción detallada de cada uno de los bienes solicitados, incluyendo datos
técnicos en su caso.
7. Unidad de medida que corresponda según el tipo del bien solicitado (caja, pieza,
etc.).
8. Servicios Generales anotará aquí la cantidad que está entregando al área
solicitante.
9. Indicar para qué trabajos se requiere el bien/artículo solicitado incluyendo la
partida presupuestal.
10. Nombre y firma de la persona responsable del área solicitante.
11. Nombre y firma de quién revisó (Titular de la Coordinación Administrativa)
12. Nombre y firma de quien autorizó (Firma de quién ejerza la presidencia del
Comité del Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de
Servicios, cuando sea necesario aprobar dicha solicitud de requisición mediante
sesión).
13. Nombre y firma de la persona que recibe los bienes o materiales.
181
FORMATO SG-051 “ORDEN DE COMPRA.
182
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES E INMUEBLES
PROPÓSITO
Conservar y mantener en óptimas condiciones de operación los bienes muebles como
son equipos de: comunicación, computación, oficina, servicio audiovisual y transporte,
así como de los inmuebles donde se encuentran la bodega y oficinas del Instituto
Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, atenderá lo siguiente:
• El área que requiera alguno de esos servicios, lo solicitará a través del
Formato SG-011 “Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles” que serán
revisados y autorizados por la Coordinación Administrativa y Secretaría
Ejecutiva respectivamente.
• Se elaborará una orden de servicio a cargo del área en la que se encuentre
resguardado el bien.
• Tratándose de mantenimiento a bienes inmuebles, se deberá contar con
la autorización del arrendador justificando dicha acción.
2. Se proporcionará el servicio de mantenimiento a los bienes muebles e
inmuebles con proveedores escritos en el Padrón de Proveedores del Instituto, y
en su caso, con los autorizados por el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones,
Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto.
3. Todo servicio de mantenimiento se atenderá en un plazo no mayor a 3 días
hábiles.
4. El mantenimiento especial que se solicite, estará sujeto a lo indicado por el
proveedor o prestador(a) de servicio, en cuanto el tiempo que se requiera, así
como a las refacciones.
183
5. Al finalizar el mantenimiento, el solicitante evaluará el trabajo y firmará de
conformidad en el Formato SG-011 “Mantenimiento de Bienes Muebles e
Inmuebles”.
6. Tratándose de los inmuebles que arrenda el Instituto Electoral del Estado de
Querétaro, solicitará al arrendador su autorización para modificar o remodelar
los espacios.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Área solicitante
1. Solicita mediante formato SG-011 “Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles”, la realización de algún trabajo relacionado con el mantenimiento de los bienes inmuebles y/o muebles que tiene bajo su resguardo.
Formato SG-011
Servicios Generales
2. Contacta a la /el proveedor(a) inscrito en el Padrón de Proveedores o el asignado por el Comité y le adjudica el contrato.
Padrón de proveedores
Proveedor o Proveedora
3. Realiza el trabajo encomendado.
Servicios Generales
4. Verifica los trabajos realizados, recaba firmas de aceptación del servicio requerido.
Formato SG-011
Área solicitante
5. Al finalizar el trabajo y estando de acuerdo, el solicitante firmará de recibido en el Formato correspondiente.
Formato SG-011
Servicios Generales
6. Elabora la Orden de Compra y entrega la factura de la/el proveedor(a) a el área Recursos Humanos y Financieros para su pago.
184
SOLICITUD Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO A BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Recursos
Humanos y Financieros
7. Recibe y revisa que la factura cumpla con todos los requisitos fiscales.
Orden de Compra o Servicios.
Factura Póliza de cheque Póliza de egresos
Conecta con Procedimiento CA-RF-03 “Elaboración de Cheques”
Conecta con Procedimiento CA-RF-04 “Transferencia Bancaria Electrónica”
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 104 fracciones VII y XIV del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Artículo 49 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
185
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Servicios Generales Recursos Humanos y
Financieros
Área solicitante Proveedora/
Proveedor
Contacta al proveedor inscrito en el
Padrón de Proveedores o el
asignado por el Comité y le
adjudica el contrato.
Verifica los trabajos realizados, recaba firmas de aceptación del servicio
requerido.
Elabora la Orden de Compra y entrega la factura del proveedor a Recursos Humanos y Financieros
para su pago.
Cheque
Conecta con Procedimiento
CA-RF-03 “Elaboración de
Cheques”
Solicita mediante formato SG-011 la realización de
algún trabajo relacionado con el mantenimiento de los
bienes inmuebles y/o muebles que tiene bajo su
resguardo.
Al finalizar el trabajo y estando de acuerdo, el solicitante firmará de
recibido en el Formato correspondiente.
Recibe y revisa factura.
¿Forma de Transferencia
Conecta con
Procedimiento CA-RF-04
“Transferencia Bancaria
Electrónica”
Archiva en expediente
Fin
Realiza el trabajo
encomendado.
186
ANEXOS
FORMATO SG-011 “MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES”.
187
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SG-011 “MANTENIMIENTO DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES”.
1. Número de folio consecutivo que maneja el área.
2. Fecha de elaboración del formato.
3. Nombre de la/el solicitante.
4. Área administrativa a la que pertenece el solicitante.
5. Especificar el nombre del bien.
6. Marca del bien mueble.
7. Especificar detalladamente la causa del daño o servicio a realizar en el bien.
8. Nombre, firma y área administrativa de la/el solicitante.
9. Nombre y firma de quien revisó (Coordinación Administrativa).
10. Nombre y firma de quien autorizó (Secretaria Ejecutiva).
11. Nombre, firma y área administrativa que recibe de conformidad la
reparación/mantenimiento.
188
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS PROPIEDAD DEL INSTITUTO.
PROPÓSITO
Conservar y mantener en óptimas condiciones de operación el parque vehicular
propiedad del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El mantenimiento de vehículos del Instituto se realizará previa solicitud del
titular, personal que tenga a su resguardo el mismo, en el Formato SG-031
“Mantenimiento de Vehículo” atendiendo a la programación y kilometraje.
2. Servicios Generales programará una cita con la concesionaria automotriz según
la marca del vehículo e informará al solicitante sobre la fecha de entrega del
vehículo.
3. Por ningún motivo se realizará mantenimiento a unidades vehiculares que no
sean propiedad del Instituto.
4. Cuando el vehículo requiera alguna atención que se valore de emergencia, el
personal que conduce la unidad deberá requerir a la aseguradora que atienda la
situación; en caso de no hacerlo, el personal se responsabilizará de los daños
que por su acción u omisión se produzcan. Asimismo, deberá informar a su
superior(a) jerárquico(a) de manera inmediata sobre el incidente y al área de
Servicios Generales.
189
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS
PROPIEDAD DEL INSTITUTO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Área solicitante
1. Elabora el formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo”, indicando el servicio requerido y/o fallas que presenta la unidad y lo entrega a Servicios Generales.
Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo”
Servicios Generales
2. Recibe el Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo” y concreta la cita con la agencia automotriz.
Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo”
Servicios Generales
3. Informa al personal la fecha y hora programada por el prestador de servicios para realizar el mantenimiento de vehículo.
Servicios Generales
4. En la fecha y hora programada entrega el vehículo al concesionario.
Formato SG-011
Agencia
5. Recibe el vehículo, previo llenado del formato de entrada al taller y verifica la vigencia de la póliza de mantenimiento, así como de la inspección al mismo por parte del personal de la agencia, se anotará el tipo de servicio a realizar y firman ambas partes de conformidad.
Formato de entrada al taller
Agencia
6. En caso de que se detecte alguna falla, avisará de inmediato a Servicios Generales para que se proceda en consecuencia.
Servicios Generales
7. En la fecha acordada de entrega por la Agencia, procede a ir por el vehículo, revisando que se haya realizado el servicio y mantenimiento completo, a la par recibe por correo electrónico la factura correspondiente al pago del mismo.
Factura
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS
190
PROPIEDAD DEL INSTITUTO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Servicios Generales
8. Entrega el vehículo al personal, éste verifica el servicio y firma de conformidad en el Formato SG-031.
Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo”
Servicios Generales
9. Genera la Orden de Compra para su autorización y entrega la factura con el Formato SG-031 a Recursos Humanos y Financieros.
Pólizas de egresos
Recursos Humanos y Financieros
10. Recibe los documentos, los revisa y procede a realizar el pago mediante transferencia bancaria electrónica.
Factura Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo”
Conecta con Procedimiento CA-RF-04
“Transferencia Bancaria Electrónica”
Servicios Generales
11. Registra en el Formato SG-032 “Control Vehicular de Servicios” el servicio que se le hace al vehículo y archiva.
Formato SG-032
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 104, fracción XIV del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Artículo 56 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
191
Conecta con Procedimiento CA-RF-04
“Transferencia Bancaria Electrónica”
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Servicios Generales Recursos Humanos y
Financieros
Personal
Electoral
Agencia
Recibe el Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo” y concreta la cita con la agencia
automotriz.
Informa al personal la fecha y hora programada
para realizar el mantenimiento de vehículo.
En la fecha y hora programada recoge el
vehículo al personal y lo lleva con la Concesionaría.
En la fecha acordada de entrega por la Agencia, procede a ir por el vehículo,
revisando que se haya realizado el servicio y mantenimiento completo.
Entrega el vehículo al personal, éste
verifica el servicio y firma de conformidad
en el Formato SG-031. Genera la orden de compra para su autorización y entrega la factura con el Formato SG-031 a Recursos Humanos
y Financieros.
Recibe los documentos, los revisa y procede a realizar el pago mediante transferencia bancaria electrónica.
Registra en el Formato SG-032 “Control Vehicular de Servicios”.
Archivo
Fin
Elabora el Formato SG-031 indicando el
servicio requerido y/o fallas que presenta la
unidad.
Recibe el vehículo, llena el formato de entrada al taller, y
anota el tipo de servicio a realizar y
firman ambas partes de conformidad.
192
ANEXOS
FORMATO SG-031 “MANTENIMIENTO DE VEHÍCULO”
193
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SG-031 “MANTENIMIENTO DE
VEHÍCULO”.
1. Número de folio consecutivo que maneja el área.
2. Fecha de elaboración del formato.
3. Nombre del solicitante.
4. Área administrativa a la que pertenece el/la solicitante.
5. Número de inventario.
6. Marca del vehículo.
7. Número de placas del vehículo.
8. Modelo del vehículo.
9. Kilometraje del vehículo a la hora de solicitar el servicio.
10. Marca con una “X” en el recuadro correspondiente e indica el servicio que
solicita.
11. Marca con una “X” en el recuadro correspondiente e indica la herramienta con la
que cuenta el vehículo.
12. Informa el motivo por el cual se solicita el servicio de mantenimiento.
13. Nombre, firma y área administrativa de la/el solicitante.
14. Nombre y firma de quien revisó (Coordinación Administrativa).
15. Nombre y firma de quien autorizó (Secretaría Ejecutiva).
16. Nombre, firma y área administrativa que recibe de conformidad el vehículo.
194
FORMATO SG-032 “CONTROL VEHICULAR DE SERVICIOS”
195
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SG-032 “CONTROL VEHICULAR
DE SERVICIOS”.
1. Marca del vehículo.
2. Número de motor del vehículo.
3. Tipo del vehículo.
4. Número de serie del vehículo.
5. Modelo del vehículo.
6. Color del vehículo.
7. Número de placas.
8. Nombre del personal a quien está asignado el vehículo.
9. Fecha de afinación.
10. Fecha de revisión de frenos.
11. Fecha de alineación y balanceo;
12. cantidad de llantas nuevas.
13. Fecha de verificaciones (Primera y Segunda).
14. Número de factura.
15. Fecha de la factura.
16. Razón Social de donde se efectuó el servicio.
17. Importe de la factura.
18. Importe total por los servicios del primer trimestre.
19. Importe total por los servicios del segundo trimestre.
20. Importe total por los servicios del tercer trimestre.
196
21. Importe total por los servicios del cuarto trimestre.
22. Suma total de los cuatro trimestres.
23. Nombre y firma de la persona Titular de Servicios Generales.
24. Nombre y firma de la persona Titular de la Coordinación Administrativa.
197
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS.
PROPÓSITO
Brindar el apoyo vehicular al personal de las distintas áreas del Instituto, para efectuar
las comisiones oficiales que se les encomiende en colaboración en este órgano
electoral.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Para el adecuado desempeño de sus funciones, el Instituto contará con
vehículos, de acuerdo a sus necesidades, mismos que serán asignados por la
Secretaría Ejecutiva a las áreas que lo requieran, para lo cual la Coordinación
Administrativa elaborará los resguardos correspondientes.
2. Cuando se requiera el uso de algún vehículo por más de un día y el área no
cuente con éste o se requiera de adicionales a los asignados, la persona Titular
del área deberá solicitarlo por oficio dirigido a la Coordinación Administrativa,
estableciendo el nombre de la persona comisionada, las actividades a
desarrollar y la duración de las mismas.
3. La solicitud deberá realizarse al menos el día anterior a aquel en que se vaya a
utilizar y dentro del horario de labores, tratándose de proceso electoral, la
solicitud será atendida de acuerdo a la disponibilidad y de manera inmediata.
4. Para la entrega del vehículo al personal, éste deberá registrar su salida en el
sistema del Instituto con la credencial que lo acredita como tal y presentar su
licencia de manejo vigente.
5. A la entrega del vehículo, el personal deberá registrar la entrega del mismo en el
sistema, así, Servicios Generales verificará que el vehículo esté en las
condiciones que le fue entregado.
198
6. En caso de que se advierta algún daño, anomalía o falta de equipamiento del
vehículo provocado por el mal uso, el conductor será el responsable de cubrir los
gastos originados por dichos daños.
7. Cuando los daños sean consecuencia de algún siniestro o accidente, se
determinará con base a los peritajes correspondientes la responsabilidad del
servidor público.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Titular de área
1. Solicita a la Coordinación Administrativa a través de oficio, un vehículo para la realización de la comisión oficial.
Oficio de solicitud a la Coordinación Administrativa
Coordinador Administrativo
2. Recibe oficio y determina con Servicios Generales qué vehículo se va a prestar.
Registro en bitácora
Servicios Generales
3. Entrega las llaves y el vehículo al personal, hace el registro en la Bitácora de la hora de salida del vehículo y del personal con la identificación del Instituto y su licencia de manejo vigente.
Personal electoral
4. Al término del periodo del préstamo, registra la entrada del vehículo en la bitácora y hace entrega del vehículo y las llaves a Servicios Generales o vigilante en turno.
Servicios Generales
5. Recibe y revisa con el personal designado, las condiciones físicas, mecánicas, gasolina del vehículo y kilometraje de llegada.
Servicios Generales
6. Cuando el vehículo no presenta ninguna anomalía, se recibe automóvil y las llaves.
Oficio de recepción
199
PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Servicios Generales
7. Cuando el vehículo presenta algún daño, se solicita al personal que informe por medio de oficio a la Secretaría Ejecutiva, los motivos que ocasionaron el daño al vehículo.
Factura
Personal electoral
8. Elabora oficio describiendo las causas que ocasionaron el daño al vehículo.
Oficio de descripción del daño en general
Secretaría Ejecutiva
9. Recibe oficio evaluando la información proporcionada por el personal y lo remite a la Coordinación Administrativa para realizar las acciones necesarias.
Oficio de remisión
Coordinación Administrativa
10. Recibe el oficio e instruye a Servicios Generales realizar las acciones según sea el caso.
Oficio de instrucción
Servicios Generales
11. Evalúa el vehículo y lo lleva al taller correspondiente.
Formato SG-031 “Mantenimiento de Vehículo”
Conecta con Procedimiento CA-SG-03
“Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Vehículos Propiedad del
Instituto”
Servicios Generales
12. Recibe factura, genera orden de compra, anexa oficio y solicita el pago del servicio.
Factura
Personal electoral
13. Cubrirá los gastos originados por dichos daños cuando hayan sido ocasionados por el mal uso al conducir.
Factura Póliza de egresos
Recursos Humanos y Financieros
14. Recibe factura y realiza el pago por medio de transferencia bancaria.
Conecta con Procedimiento CA-RF-04
“Transferencia Bancaria Electrónica”
TERMINA PROCEDIMIENTO
200
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 104 fracción, XIV Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Artículos 53 y 54 de los Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
201
Conecta con Procedimiento
CA-SG-03 “Mantenimiento
Preventivo y Correctivo de los
Vehículos Propiedad del
Instituto”
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Secretaría
Ejecutiva
Titular
del área
Coordinación
Administrativa
Servicios Generales Recursos
Humanos y
Financieros
Solicita a la Coordinación
Administrativa un vehículo para realizar
una comisión.
Recibe oficio y determina con Servicios qué
vehículo se va a prestar.
Entrega las llaves y el
registro en la bitácora
datos del personal.
Al término del préstamo, registra
la entrada del vehículo en la
bitácora y hace entrega del vehículo
y las llaves.
Recibe oficio
evalúa la información y lo
remite a la Coordinación
Administrativa para realizar las
acciones necesarias.
Recibe oficio e
instruye a Servicios
Generales realizar las acciones según
sea el caso.
Recibe y revisa con el personal designado, las
condiciones del vehículo.
¿Presenta alguna
anomalía?
No
Se recibe automóvil
y las llaves
Evalúa el vehículo y lo lleva al taller
correspondiente.
(1)
Si
Elabora oficio describiendo las
causas que ocasionaron el
daño al vehículo.
202
Conecta con Procedimiento CA-RF-04
“Transferencia Bancaria Electrónica”
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Servicios Generales Recursos Humanos y
Financieros
Personal Electoral
(1) Recibe factura, anexa oficio y solicita el pago del
servicio.
¿El daño fue ocasionado por
irresponsabilidad?
No
Si
Recibe factura y realiza el pago por medio
de transferencia bancaria.
Fin
Cubrirá los gastos originados
por dichos daños cuando hayan sido ocasionados por
el mal uso al conducir
203
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA
204
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
I.C.S. Raúl Islas Matadamas
Coordinador de Informática
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
I.C.S. Raúl Islas Matadamas
Coordinador de Informática
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
NOVIEMBRE 2017
205
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS DEL SITIO WEB.
PROPÓSITO
Mantener actualizada la información de las páginas web que conforman el sitio de
internet oficial del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, para consulta del
personal del Instituto y de la ciudadanía en general.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El personal del Instituto que requiera incorporar, modificar, sustituir o eliminar
los contenidos del sitio web del Instituto, deberán hacerlo mediante una
solicitud.
2. Las solicitudes deberán presentarse en el formato establecido y en los casos que
proceda la información a publicar deberá entregarse en formato electrónico.
3. Todas las solicitudes deberán ser autorizadas por el jefe o jefa a cargo (cuando
así proceda).
4. Las solicitudes deberán ser entregadas a la Coordinación de Informática y ésta
deberá atenderlas de forma inmediata.
5. Toda aquella información que deba publicarse, será proporcionada por el área
responsable de su generación, excepto aquellos casos en los que el personal
tenga establecido un procedimiento para actualizar el sitio WEB de forma
inmediata.
206
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS DEL SITIO WEB
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Personal del Instituto
1. Solicita la actualización de algún contenido del sitio web.
Formato solicitud
Coordinación de Informática
2. Recibe la solicitud de actualización y en su caso, la información anexa en formato electrónico.
Solicitud/Archivo electrónico
Coordinación de Informática
3. Analiza la solicitud, el formato y el contenido de la información anexa.
Coordinación de Informática
4. Cuando el archivo electrónico se encuentre dañado o en algún formato no manipulable por la Coordinación de Informática, se auxiliará al personal electoral solicitante para solventar el problema.
Archivo electrónico
Coordinación de Informática
5. Turna la solicitud al personal adscrito a la Coordinación de Informática.
Formato de solicitud
Coordinación de Informática
6. Opera el programa aplicable para ajustar los contenidos del sitio Web institucional en forma local.
Programa
Coordinación de Informática
7. Revisan que todos los contenidos anexados en forma electrónica cumplan con lo solicitado.
Coordinación de Informática
8. Almacenan los contenidos en forma remota mediante el protocolo de comunicación para transferencia de archivos (FTP) en el servidor donde se encuentra hospedado el sitio web del Instituto.
Coordinación de Informática
9. Revisan la funcionalidad del sitio web institucional con los contenidos actualizados.
Sitio web
207
ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS DEL SITIO WEB
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de Informática
10. Informan al Coordinador o Coordinadora de Informática la conclusión de la actividad y archiva la solicitud.
Formato de solicitud
Coordinación de Informática
11. Notifica que la actualización de contenidos ha sido realizada.
Oficio de notificación
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 127 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Lineamientos para la Utilización de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
208
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Coordinación de Informática Personal Electoral
Recibe la solicitud de
Analiza la solicitud, el formato y el actualización y en su
contenido de la información anexa. caso, la información anexa en formato
electrónico.
¿El archivo No
electrónico anexo
es correcto?
Si
Turna la solicitud al personal electoral
de la Coordinación de Informática.
Opera el programa correspondiente
para manipular los contenidos del sitio
web institucional en forma local.
Revisa que todos los contenidos
anexados en forma electrónica
cumplan con lo solicitado.
Almacena los contenidos en forma local y
mediante el protocolo de comunicación para
transferencia de archivos (FTP) en el servidor
donde se encuentra hospedado el sitio web
del Instituto.
Revisa la funcionalidad del sitio web
institucional con los contenidos
actualizados.
Informa al Coordinador o Coordinadora de
Informática la conclusión de la actividad y
archiva la solicitud.
Notifica a quien realizó la solicitud.
Solicita la actualización de algún
contenido del sitio Web.
La Coordinación de Informática auxilia
al personal del Instituto para solventar
el problema.
209
ANEXOS
FORMATO DE SOLICITUD DE ORDEN WEB
210
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE ORDEN WEB
1. Número consecutivo del formato, el cual controla cada área del Instituto.
2. Datos generales del área que solicita.
3. Descripción de la publicación, contemplando la ubicación en la página
institucional y el periodo.
4. Describir los anexos en su caso.
5. Observaciones que se consideren necesarias.
6. Plazo en el que se observará la publicación.
7. Firmas de la/el solicitante y la Coordinación de Informática.
211
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SOPORTE TÉCNICO.
PROPÓSITO
Proporcionar al personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, asistencia
técnica especializada en materia de informática para solventar problemas que puedan
presentar, mientras hacen uso de determinado servicio, programa o equipo de
cómputo.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El personal electoral que requiera apoyo técnico para solventar alguna
necesidad en materia de informática, deberá solicitarlo de manera oportuna.
2. El personal se limitará a solicitar apoyo técnico respecto de las actividades
relativas a su función, así como de los bienes y servicios que pertenezcan al
Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SOPORTE TÉCNICO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Personal Electoral
1. Solicita apoyo técnico a la Coordinación de Informática, indicando en forma verbal su necesidad.
Coordinación de Informática
2. Analiza la solicitud y en su caso, brinda la solución.
Coordinación de Informática
3. Si la solución brindada no es satisfactoria, determina si es necesario trasladarse físicamente, realiza una conexión remota o solicitar apoyo externo.
Coordinación de Informática
4. Se traslada al sitio, analiza el problema y en su caso, brinda la solución.
212
SOPORTE TÉCNICO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de Informática
5. Utiliza un software para establecer una conexión remota con el usuario o usuaria, analiza el problema y en su caso, brinda la solución.
Software de acceso
Coordinación de Informática
6. Establece comunicación con la ayuda externa para plantear el problema y de manera coadyuvante brindar una solución.
Coordinación de Informática
7. Informa al personal que realizó la solicitud sobre la solución otorgada.
Coordinación de Informática
8. Registra la información relativa a la solicitud y la solución proporcionada en el formato de reporte de servicio.
Reporte de servicio
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 106, fracción VIII del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Lineamientos para la Utilización de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
213
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Personal Electoral Coordinación de Informática
Solicita apoyo técnico a la Coordinación de Informática, indicando en forma verbal su
necesidad.
Brinda la solución.
No
Brinda la solución.
No
Establece comunicación con la ayuda externa para plantear el problema y de
manera coadyuvante brindar una solución.
Si
Analiza la solicitud y, en su caso,
brinda la solución.
¿Es posible
No
¿Requiere trasladarse?
Si
Se traslada al sitio, analiza el
problema.
¿Es posible brindar una
Realiza una conexión remota y analiza el problema.
¿Se brindó una solución?
Si
Informa al personal que realizó
la solicitud, sobre la solución
Registra la información relativa a la solicitud y la solución
proporcionada en el formato de reporte de servicio.
214
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROPÓSITO
Realizar actividades tendientes al desarrollo, mantenimiento y optimización de los
sistemas informáticos del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, para hacer más
eficiente el trabajo del personal electoral, así como satisfacer las necesidades con la
utilización del sistema informático.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro que requiera solventar
alguna necesidad mediante el desarrollo de sistemas de información, deberán
solicitarlo en forma oportuna y a través de su jefe o jefa a cargo cuando así
proceda.
2. El personal se limitará a realizar solicitudes respecto de las actividades relativas
a su función.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Responsable
Actividad Documento
Involucrado
s
s
Personal Electoral
1. Plantea el/los requerimiento(s) a la Coordinación de Informática.
Coordinación de informática
2. Analiza el/los requerimiento(s) y elabora un documento de descripción para presentarlo al solicitante.
Documento descripción
de
Personal Electoral
3. Revisa el documento de descripción y lo aprueba o rechaza emitiendo sus observaciones al respecto.
Documento descripción
de
Coordinación de informática
4. Si el documento es rechazado, se hacen los ajustes correspondientes y se presenta nuevamente.
Coordinación 5. Elabora el documento que contiene
215
de informática los pasos detallados que realizará el sistema en cada proceso.
Casos de uso
DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de informática
6. Elabora el documento que contiene la estructura y relación que guardan los archivos de la base de datos que será utilizada por el sistema.
Diagrama Entidad- Relación.
Coordinación de informática
7. Elabora el cronograma y define la fecha de entrega del sistema.
Cronograma
Coordinación de informática
8. Delega actividades de desarrollo al personal adscrito a la Coordinación de Informática.
Coordinación de informática
9. Elije la plataforma de desarrollo y realiza las actividades, procede a realiza las pruebas de desempeño.
Sistema
Coordinación de informática
10. Si las pruebas son satisfactorias, elabora el diccionario de datos y el formato de orden de desarrollo.
Diccionario de datos y orden de desarrollo
Coordinación de informática
11. Informa a la Coordinadora o Coordinador de Informática de la conclusión del desarrollo del sistema de información.
Coordinación de informática
12. Elabora el “Manual de Usuario”. Manual de usuario
Coordinación de informática
13. Notifica al personal electoral solicitante la conclusión del desarrollo del sistema mediante oficio.
Oficio de notificación
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 106, fracción II del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
216
Analiza el/los r elabora un docu
para presenta
equeri mento de
rlo al s
miento(s) y descripción
olicitante.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Coordinación de Informática Personal Electoral
Plantea el/los requerimiento(s) a la
Coordinación de Informática.
Revisa el documento de descripción y lo
aprueba o rechaza emitiendo sus
observaciones al respecto.
Hace los ajustes correspondientes y se Si
presenta nuevamente. ¿Lo rechaza?
Elabora el documento que contiene los
pasos detallados que realizará el
sistema en cada proceso.
Elabora el documento que contiene la estructura y relación que guardan los archivos de la base de datos que será
utilizada por el sistema.
Elabora el cronograma y define la
fecha de entrega del sistema.
Elije la plataforma de desarrollo y
Delega actividades de desarrollo al realiza las actividades, procede a
realiza las pruebas de
personal de a la Coordinación de desempeño. Informática.
No
¿Pruebas
satisfactorias?
Si
Elabora el diccionario de datos y
el formato de orden de desarrollo. Elabora el Manual de usuario
Informa al Coordinador o
Coordinadora de Informática de Notifica al personal electoral solicitante la la conclusión del desarrollo del
conclusión del desarrollo del sistema sistema de información.
mediante oficio.
217
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS.
PROPÓSITO
Proporcionar en calidad de préstamo, bienes informáticos al personal electoral que lo
requieran, con la finalidad de que puedan dar cumplimiento a las actividades que les
sean encomendadas.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El personal del Instituto Electoral del Estado de Querétaro que requiera el
préstamo de alguno de los bienes informáticos para su utilización fuera de las
instalaciones del Instituto, deberán solicitarlo por escrito a la Coordinación de
Informática atendiendo el procedimiento que se determine.
2. En ningún caso el préstamo será superior a 7 días y estará sujeto a la
disponibilidad de bienes que tenga la Coordinación.
3. El bien no podrá ser utilizado con propósitos de índole personal.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Personal Electoral
1. Realiza la solicitud de algún bien informático.
Coordinación de Informática
2. Determina si el bien solicitado se encuentra disponible.
Coordinación de Informática
3. Si el bien se encuentra disponible, elabora el Formato de Préstamo de Bienes Informáticos, en caso contrario, notifica al personal solicitante.
Formato de Préstamo
Coordinación de Informática
4. Entrega el bien al personal, indicándole en forma precisa la cantidad y el tipo de artículos o accesorios que se incluyen.
PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS
218
NORMATIVIDAD APLICABLE
Lineamientos Administrativos y de Control del Gasto del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de Informática
5. Archiva el Formato de Préstamo de Bienes Informáticos.
Formato de Préstamo
Coordinación de Informática
6. Devuelve el bien al personal de la Coordinación de Informática.
Personal Electoral
7. Verifica que el bien devuelto se encuentre completo y en buenas condiciones, de conformidad al Formato inicial y almacena el bien.
Coordinación de Informática
8. Verifica que el bien devuelto se encuentre completo y en buenas condiciones, de conformidad al Formato inicial y almacena el bien.
Formato de Préstamo
TERMINA PROCEDIMIENTO
219
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Personal Electoral Coordinación de Informática
Realiza la solicitud de algún bien informático.
Recibe el bien informático y firma el
Formato de Préstamo de Bienes
Informáticos.
Devuelve el bien al personal de la
Coordinación de Informática.
¿El bien se encuentra
disponible?
Si
Elabora el Formato de Préstamo de
Bienes Informáticos
Entrega el bien al personal,
indicándole en forma precisa la
cantidad y el tipo de artículos o
accesorios que se incluyen.
Archiva el Formato de Préstamo de
Bienes Informáticos.
Verifica que el bien devuelto se
encuentre completo y en buenas
condiciones, de conformidad al
Formato inicial.
Almacena el bien.
No
Notifica al personal
solicitante.
220
ANEXO
FORMATO DE PRÉSTAMO DE BIENES INFORMÁTICOS
221
INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO DE PRÉSTAMO DE BIENES
INFORMÁTICOS
1. Número consecutivo del formato el cual administra la Coordinación de
Informática.
2. Datos generales de la/el solicitante.
3. Descripción del equipo que se requiere.
4. Justificación del préstamo.
5. Firmas de la/el solicitante y quien autoriza el préstamo.
222
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INSTALACIÓN DE BIENES Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS.
PROPÓSITO
Instalar adecuadamente los bienes y programas informáticos que requiera el personal
del Instituto Electoral del Estado de Querétaro para el desempeño de sus funciones y
contribuir al cumplimiento de los fines y tareas del propio Instituto.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Deberá solicitarse por escrito y a través de su superior(a) la instalación de un
bien informático así como los programas informáticos que se requieran.
2. Solo podrá ser instalado un bien si existen las condiciones necesarias para su
funcionamiento.
3. No podrán ser instalados programas de cómputo cuando:
El programa no cuente con una licencia a favor del Instituto, con excepción
de aquellos con licencia pública general o distribución gratuita.
El programa pueda provocar daños a cualquier equipo.
El programa no haya sido adquirido por el Instituto.
El programa solicitado no tiene por objeto cumplir con las funciones que
competen al personal.
Se tenga otro programa con características similares.
4. Las claves de acceso que se proporcionan deberán conservarse en la
confidencialidad.
223
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INSTALACIÓN DE BIENES Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Personal Electoral
1. Solicita la instalación de algún bien o programa informático a la Coordinación de Informática mediante oficio.
Oficio de Solicitud
Coordinación de Informática
2. Determina si el bien o programa solicitado está disponible y si existen las condiciones necesarias para el funcionamiento del bien.
Coordinación de Informática
3. Si existen las condiciones necesarias para el funcionamiento del bien, se instala el equipo y en su caso, los programas de cómputo solicitados.
Coordinación de Informática
4. En caso contrario al punto anterior, se notifica al personal electoral solicitante mediante oficio.
Oficio de notificación
Coordinación de Informática
5. En su caso crea una cuenta de usuario para el equipo institucional y protege con contraseña la cuenta de Administrador del equipo.
Coordinación de Informática
6. Crea una cuenta de correo electrónico institucional en el servidor de correo del dominio ieeq.mx y la configura en el equipo en su caso.
Coordinación de Informática
7. Elabora el Formato de Resguardo de Bienes Informáticos.
Formato de Resguardo de Bienes Inf.
Coordinación de Informática
8. Firma el formato.
Coordinación de Informática
9. Archiva el formato y notifica al Coordinación de informática la conclusión de la instalación.
Coordinación de Informática
10. Notifica al personal solicitante mediante oficio, que el bien informático ha sido instalado correctamente.
Oficio de notificación
TERMINA PROCEDIMIENTO
224
NORMATIVIDAD APLICABLE
Lineamientos para la utilización de las tecnologías de la información y comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Coordinación de Informática Personal Electoral
¿El bien se
encuentra
disponible?
No
Si
¿Existen las
condiciones para su
funcionamiento?
Si
Notifica al personal solicitante
mediante oficio, que el bien
informático ha sido instalado
No
¿El bien es un
equipo de
cómputo?
Si
Crea una cuenta de usuario en el dominio
ieeq.mx y protege con contraseña la
cuenta de Administrador del equipo.
Crea una cuenta de correo electrónico
institucional en el servidor de correo del
dominio ieeq.mx y la configura en el equip
Elabora el Formato de Resguardo de
Bienes Informáticos.
Archiva el formato.
Notifica a la Coordinación de
Informática la conclusión de la
instalación.
Solicita la instalación de algún bien informático a la
Coordinación de Informática mediante oficio.
Se notifica al personal electoral
solicitante mediante oficio.
No
o.
Firma el formato.
225
ANEXO
FORMATO DE RESGUARDO DE BIENES INFORMÁTICOS
226
INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMATO DE RESGUARDO DE BIENES
INFORMÁTICOS.
6. Descripción de los bienes informáticos que estarán en resguardo.
7. Observaciones relativas al equipo que se estimen pertinentes.
8. Firmas de la persona solicitante y persona que recibe el equipo.
227
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS.
PROPÓSITO
Proporcionar el mantenimiento preventivo destinado a la conservación de todos los
bienes informáticos o instalaciones del Instituto, para garantizar su buen
funcionamiento, fiabilidad, así como prevenir incidencias provocadas por fallos en los
equipos.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. La Coordinación de Informática elaborará anualmente el programa de
mantenimiento preventivo para los bienes informáticos del Instituto Electoral del
Estado de Querétaro.
2. El programa de mantenimiento deberá ser aprobado por la Secretaría Ejecutiva
del Instituto Electoral del Estado de Querétaro previo a su ejecución.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de Informática
1. Elabora el Programa de Mantenimiento Preventivo para los bienes informáticos del Instituto y lo turna a la Secretaría Ejecutiva para su aprobación.
Oficio /Programa de mantenimiento
Secretaría Ejecutiva
2. Aprueba el Programa de Mantenimiento Preventivo e informa a la Coordinación de Informática para que proceda a su ejecución.
Oficio de notificación de aprobación.
Coordinación de
Informática
3. Instruye al personal adscritos a la Coordinación de Informática ejecutar el mantenimiento a los bienes informáticos en apego al programa
228
elaborado.
MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de Informática
4. Si el bien requiere de un mantenimiento especializado.
Conecta con el procedimiento Solicitud y Ejecución del Mantenimiento de
Bienes Muebles e Inmuebles (CA-SG-02).
Coordinación de Informática
5. Realiza limpieza externa y en su caso, interna del bien informático utilizando el material y herramienta adecuados.
Coordinación de Informática
6. Realiza en su caso, lubricación de engranes y mecanismos de fricción.
Coordinación de Informática
7. Realiza la revisión de los dispositivos de entrada y salida, así como una comprobación de errores en las unidades de almacenamiento.
Coordinación de Informática
8. Realiza en su caso, una desfragmentación de archivos y un análisis completo con el software antivirus instalado.
Coordinación de Informática
9. Realiza en su caso, una revisión de programas instalados para verificar que cumplan con las disposiciones señaladas en los Lineamientos para la utilización de las tecnologías de la información y comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro, en caso de incumplimiento se desinstalan los programas.
Coordinación de Informática
10. Elabora el Formato de Servicio de Mantenimiento y notifica al titular de la Coordinación de Informática.
Formato de Servicio de Mantenimiento
Coordinación de Informática
11. Supervisa el mantenimiento realizado y actualiza el Avance del Programa de Mantenimiento
Programa de mantenimiento
229
Preventivo.
MANTENIMIENTO DE BIENES INFORMÁTICOS
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Coordinación de Informática
12. Notifica y entrega copia al personal electoral que tiene bajo su resguardo el bien.
Formato de Servicio de mantenimiento
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Lineamientos para la utilización de las tecnologías de la información y comunicaciones del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
230
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Secretaría Ejecutiva Coordinación de Informática
Aprueba el Programa de Mantenimiento Preventivo e informa al Coordinador de Informática para
que proceda a su ejecución.
Instruye al personal adscrito a la
Coordinación de Informática
ejecutar el mantenimiento a los
bienes informáticos en apego al
programa elaborado.
Si el bien requiere de un
mantenimiento especializado, se
conecta con el procedimiento
Solicitud y Ejecución del
Mantenimiento de Bienes
Muebles e Inmuebles (CA-SG-02).
Elabora el Programa de Mantenimiento
del Instituto y lo turna a la Secretaría
Realiza limpieza externa y, en su caso, interna del bien informático utilizando el material y herramienta adecuados.
Realiza, en su caso, lubricación de
Realiza la revisión de los dispositivos de
entrada y salida, así como una
comprobación de errores en las
unidades de almacenamiento.
Realiza una desfragmentación de archivos y un análisis completo con el
software antivirus instalado.
Realiza una revisión de programas instalados
para verificar que cumplan con las disposicione
señaladas en los Lineamientos para las
Tecnologías de la Información y Comunicacione
del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
s
s
Desinstala los
incumplan con los los
lineamientos. lineamientos?
Supervisa el mantenimiento realizado Elabora el Formato de
y actualiza el Avance del Programa de Servicio de Mantenimiento
Mantenimiento Preventivo. Informática.
Notifica y entrega copia al personal electoral
que tiene bajo su resguardo el bien.
231
ANEXOS
FORMATO DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO
232
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SERVICIO DE
MANTENIMIENTO
1. Numero consecutivo del formato.
2. Fecha en la que se realiza el mantenimiento.
3. Nombre del personal y el área a la que se encuentra adscrito.
4. Indicar con el símbolo √ para determinar que el servicio indicado se ha realizado
y, en su caso, se agregan observaciones sobre el particular.
5. Comentarios y recomendaciones finales sobre el equipo.
6. Nombre, firma y cargo del personal que ejecutó el mantenimiento del Titular de
Coordinación de Informática y del personal que tiene bajo su resguardo el
equipo.
233
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
234
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA Lic. en D. Oscar Hinojosa Martínez
Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA Lic. en D. Oscar Hinojosa Martínez
Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
NOVEIMBRE 2017
235
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO.
PROPÓSITO
La sustanciación de las solicitudes relativas al acceso a la información pública y
ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al
tratamiento de datos personales a través de la Unidad de Acceso a la Información
Pública del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Supervisar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y
reglamentarias por parte del personal electoral adscrito al Instituto Electoral del
Estado de Querétaro en materia de transparencia.
2. La Unidad Acceso a la Información Pública es la encargada de dar trámite a las
solicitudes de acceso a la información, así como aquellas peticiones que tengan
que ver con el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y
oposición a la publicación de datos personales.
3. La Unidad de Acceso a la Información Pública funge como enlace entre los
solicitantes de información pública y el Instituto Electoral del Estado de
Querétaro.
4. Las solicitudes que se realicen podrán presentarse a través de:
I. Oficialía de Partes del Instituto Electoral;
II. Correo electrónico a las cuentas oficiales de la Unidad de Información o
de quien sea Titular;
III. La página del Instituto Electoral en el apartado de Transparencia
Focalizada, mediante el vínculo de Solicitud de Información Pública;
IV. La Plataforma Nacional de Transparencia, y
236
VI. Todas aquellas que se señalan en la Ley General y la Ley Estatal.
5. En caso de que la solicitud de información o del ejercicio de los derechos ARCO
sea presentada ante cualquiera de las Unidades Administrativas, éstas deberán
remitirla de forma inmediata a la Unidad de Acceso a la Información Pública.
6. De todas las solicitudes de información o del ejercicio de los derechos ARCO, se
llevará un registro consecutivo en el libro de Gobierno de la Unidad de Acceso a
la Información Pública, así como en el sistema de gestión, por lo que se
integrará un expediente para el trámite respectivo.
7. Se podrán presentar solicitudes verbales o consultas directas para lo cual
únicamente se llevará un registro para fines estadísticos.
8. Cuando la información solicitada se encuentre disponible en el sitio de Internet
del Instituto Electoral, la Unidad de Acceso a la Información Pública, dará
respuesta en la que indicará el apartado en donde se encuentra dicha
información.
9. La Unidad de Acceso a la información Pública deberá notificar a la peticionaria o
peticionario, los costos de reproducción o certificación de la documentación
solicitada en su caso.
10. Todas las notificaciones que se efectúen para el trámite de solicitudes de
información o ejercicio de los derechos ARCO, se realizarán en el domicilio o
medio que señaló la persona solicitante.
237
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EJERCICIO DE
LOS DERECHOS ARCO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Solicitante
1. Presenta solicitud de Información o de ejercicio de los derechos ARCO, vía Plataforma Nacional de Transparencia (PNT); vía Oficialía de Partes; por correo electrónico o verbalmente.
Solicitud
Unidad de Acceso a la Información
Pública
2. Si la solicitud se presenta vía Oficialía de Partes o por correo electrónico, se registra en la PNT y posteriormente en el Sistema de gestión de la Unidad de Acceso a la Información Pública del Instituto (Nubia), para contabilizar las solicitudes.
Solicitud de registro
Unidad de Acceso a la Información
Pública
3. Si la solicitud es recibida directamente vía PNT, únicamente se registra en el Sistema de Gestión de la Unidad de Acceso a la Información Pública del Instituto (Nubia), para contabilizar las solicitudes.
Expediente
Unidad de Acceso a la Información
Pública
4. Radica la solicitud recibida y ordena integrar el expediente respectivo, anexando los registros de la Plataforma Nacional de Transparencia y del Sistema de Gestión de la Unidad de Acceso a la Información Pública.
Unidad de Acceso a la Información
Pública
5. Revisa la información requerida y la competencia de Instituto a fin de dar respuesta.
238
SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EJERCICIO DE
LOS DERECHOS ARCO
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Unidad de Acceso a la Información
Pública
6. En caso de que se solicite información relativa a las atribuciones de las diferentes áreas del Instituto, se les requiere para que reúnan la información necesaria con el objetivo de dar respuesta a la solicitud; si no es así continúa con el procedimiento.
Oficio de solicitud
Unidad de Acceso a la Información
Pública
7. En su caso las áreas reúnen la información requerida y la remiten a la Unidad de Acceso a la Información Pública.
Unidad de Acceso a la Información
Pública
8. Prepara respuesta indicando a la persona solicitante dónde se encuentra la información para su consulta en la página institucional.
Oficio de respuesta
Unidad de Acceso a la Información
Pública
9. Procede a dar respuesta a la solicitud, a través del registro en el Sistema de Solicitudes de Información del Estado de Querétaro (Infomex) y de la vía mediante la cual se presentó la solicitud o comparecencia de la persona solicitante en su caso, anexando oficio en el cual se contiene la respuesta con la información solicitada.
TERMINA PROCEDIMIENTO
239
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículos 6, fracción VI y 16, párrafo segundo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
Querétaro. Artículo 73 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro. Artículos 3 y 48 de la Ley General de Protección de Datos Personales en
Posesión de Sujetos Obligados. Artículo 112 al 115 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado
de Querétaro. Artículos del 5 al 13 de los Lineamientos en Materia de Transparencia y
Acceso a la Información Pública.
240
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Unidad de Acceso a la Información Pública Oficialía de Partes Solicitante
Si la solicitud se presenta vía Oficialía de Partes o
por correo electrónico, se registra en la PNT y
posteriormente en el Sistema de gestión de la
Unidad de Acceso a la Información Pública del
Instituto (Nubia), para contabilizar las solicitudes.
Si la solicitud es recibida directamente vía PNT,
únicamente se registra en el Sistema de Gestión de
la Unidad de Acceso a la Información Pública del
Instituto (Nubia), para contabilizar las solicitudes.
Radica la solicitud recibida y ordena integrar el
expediente respectivo, anexando los registros de la
Plataforma Nacional de Transparencia y del Sistema
de Gestión de la Unidad de Acceso a la Información
Pública.
Revisa la información requerida y la competencia de Instituto a fin de dar respuesta.
¿Existe solicitud referente a otras
áreas de Instituto?
Remite información Remite oficio de solicitud necesaria a la Unidad de de información al área Acceso a la Información correspondiente. Pública.
Procede a dar respuesta a la solicitud, a través del registro en el
Sistema de Solicitudes de Información del Estado de Querétaro
(Infomex) y de la vía mediante la cual se presentó la solicitud o
comparecencia del solicitante en su caso.
En caso de que la solicitud se presente vía escrito,
recibe y remite la solicitud a la Unidad de Acceso a la
Información Pública
Presenta solicitud
de Información o
de ejercicio de los
derechos ARCO,
vía PNT
(Plataforma
Nacional de
Transparencia); vía
Oficialía de Partes;
por correo
electrónico o
verbalmente.
241
SECRETARÍA EJECUTIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN
242
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
ELABORÓ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA L.A.E. Sandra Zermeño Ortiz
Técnica Electoral adscrita a la Unidad Técnica de Fiscalización
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA L.A.E. Sandra Zermeño Ortiz
Técnica Electoral adscrita a la Unidad Técnica de Fiscalización
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN
NOMBRE Y PUESTO FIRMA RÚBRICA
Lic. José Eugenio Plascencia Zarazúa
Secretario Ejecutivo
FECHA DE ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN
NOVIEMBRE 2017
243
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ASOCIACIÓN POLÍTICA ESTATAL.
PROPÓSITO
Revisión de los estados financieros que presenten las Asociaciones Políticas Estatales,
para emitir el dictamen correspondiente, mismo que se enviará a la Comisión de
Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Las Asociaciones Políticas deberán presentar los estados financieros que
contengan el estado de situación financiera, estado de actividades, estado de
cambios en la situación financiera y relaciones analíticas respecto al
financiamiento privado y autofinanciamiento, por periodos trimestrales, en el
plazo y términos que disponga la legislación aplicable.
2. La Unidad Técnica de Fiscalización, en un término de tres meses contados a
partir del vencimiento del plazo para la presentación de los estados financieros
previstos, emitirá su dictamen, mismo que se someterá a la consideración de la
Comisión de Fiscalización del Instituto.
3. El Instituto Electoral del Estado de Querétaro podrá requerir a las autoridades
estatales o municipales, así como a los particulares, la información, documentos
y registros necesarios para compulsarlos con los datos asentados en los estados
financieros presentados por las asociaciones políticas.
4. Derivado de la presentación de los estados financieros, se podrán generar
observaciones. Las asociaciones políticas deberán dar respuesta a las
observaciones dentro del plazo de los diez días hábiles siguientes a la fecha en
que se notifique. En caso de observaciones posteriores, el plazo para responder
será de tres días hábiles.
5. La Unidad Técnica de Fiscalización emitirá el dictamen el cual podrá ser en
sentido aprobatorio o no aprobatorio.
244
6. Con los estados financieros las asociaciones políticas deberán presentar la
siguiente documentación comprobatoria:
I. Pólizas de ingresos, egresos y diario.
II. Documentación soporte.
III. Relaciones analíticas.
IV. Estados de cuenta bancarios en su caso, documento que acredite la
cancelación de la cuenta bancaria.
V. Formatos establecidos en el Catálogo vigente.
VI. Demás documentación que ampare los ingresos y egresos.
VII. Respaldo digital de la contabilidad en el programa informático.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ASOCIACIÓN POLÍTICA ESTATAL.
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Asociación Política Estatal
1. Presenta en la Oficialía de Partes del Instituto los estados financieros, documentación legal comprobatoria y formatos correspondientes.
Estados financieros y documentación.
Oficialía de
Partes
2. Recibe los documentos, acusando de recibido mediante sello y remite a la Unidad Técnica de Fiscalización.
Unidad Técnica de Fiscalización
3. Recibe los documentos, abre el expediente registrando la clave que corresponda en el libro de gobierno de la Unidad, notifica en estrados, revisa y analiza los estados financieros.
Proveído de radicación expediente
Unidad Técnica de Fiscalización
4. De la revisión y análisis se pueden generar observaciones.
Formato 30AP.
Unidad Técnica de Fiscalización
5. Si existen observaciones, elabora proveído donde se ordena remitirlas mediante oficio acompañado del formato respectivo (Si no existen observaciones pasar a paso 9), notifica
Oficio y formato 30AP
245
FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ASOCIACIÓN POLÍTICA ESTATAL.
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
en estrados (otorga asesoría y orientación para la entrega de los estados financieros).
Asociación Política Estatal
6. Recibe oficio y formato de las observaciones para su respuesta.
Asociación Política Estatal
7. Remite contestación a las observaciones y documentación necesaria.
Documentación y formato 31AP.
Unidad Técnica de Fiscalización
8. Elabora proveído de recepción de la contestación a observaciones. Revisa la contestación e integra los documentos al expediente inicial, de la revisión se pueden generar observaciones posteriores, si es así, se regresa al paso 5.
Proveído/expediente
Unidad Técnica de Fiscalización
9. Formula dictamen en los términos establecidos en el Reglamento de Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro para someterlo a consideración de la Comisión de Fiscalización.
Dictamen
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículos 31, 33 fracciones I y IV, 35 fracciones I, IV y VI, 45, 46, 47, 48, 61 fracción XXIII, 68, último párrafo, 73, 74 y 156 de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.
Artículo 45 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Título I y II del Reglamento de Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
246
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Oficialía de
Partes
Unidad Técnica de Fiscalización Asociación Política
Estatal
Recibe los documentos,
acusando de recibido
mediante sello y remite
a la Unidad Técnica de
Fiscalización.
Recibe los documentos, abre el expediente registrando la clave que corresponda en el libro de gobierno de la Unidad, notifica en
estrados, revisa y analiza los estados financieros.
De la revisión y análisis se pueden
generar observaciones.
Si existen observaciones, elabora proveído donde
se ordena remitirlas mediante oficio acompañado
del formato respectivo, notifica en estrados
(otorga asesoría y orientación para la entrega de
los estados financieros).
Si ¿Existen
contestaciones?
Si
No
¿Existen
contestaciones posteriores?
Formula dictamen en los
términos establecidos en el Elabora proveído de
Reglamento de Fiscalización recepción de la contestación
del Instituto Electoral del a observaciones. Revisa la
Estado de Querétaro para contestación e integra los
someterlo a consideración de documentos al expediente la
Comisión de Fiscalización. inicial de la revisión se pueden generar observaciones posteriores.
Presenta en la Oficialía de
Partes del Instituto los estados financieros, documentación legal
comprobatoria y formatos correspondientes.
Recibe oficio y formato de
las observaciones para su
respuesta.
Remite contestación a las
observaciones y
documentación necesaria.
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ANEXOS
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249
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251
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253
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282
283
284
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ORGANIZACIÓN CIUDADANA.
PROPÓSITO
Revisión y realización de los dictámenes correspondientes a los informes sobre el
origen monto y destino de los recursos financieros que presente la organización
ciudadana, para someterlos a consideración y aprobación de la Comisión de
Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
La organización ciudadana deberá presentar los estados financieros que contengan el
estado de situación financiera, estado de actividades, estado de cambios en la
situación financiera y relaciones analíticas respecto al financiamiento privado y
autofinanciamiento, de manera mensual, en los formatos indicados en los
Lineamientos que contienen el catálogo de cuentas y formatos para las organizaciones
de la ciudadanía que pretenden constituirse como partido político local, los cuales
deberán entregarse a más tardar el viernes de la semana siguiente del cierre del
ejercicio mensual que se informa.
La Unidad Técnica de Fiscalización, en el plazo de un mes contado a partir del
vencimiento del plazo para la presentación de los estados financieros, emitirá su
dictamen, mismo que se someterá a la consideración de la Comisión de Fiscalización
del Instituto.
El Instituto Electoral del Estado de Querétaro podrá requerir a las autoridades estatales
o municipales, así como a los particulares, la información, documentos y registros
necesarios para compulsarlos con los datos asentados en los estados financieros
presentados por la organización ciudadana.
Derivado de la presentación de los estados financieros, se podrán generar
observaciones. La organización de la ciudadanía deberá dar respuesta a las
observaciones dentro del plazo de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que se
notifique. En caso de observaciones posteriores, el plazo para responder será de dos
días hábiles.
285
La Unidad Técnica de Fiscalización emitirá el dictamen el cual podrá ser en sentido
aprobatorio o no aprobatorio.
Con los estados financieros la organización ciudadana deberá presentar la siguiente
documentación c o m p r o b a t o r i a :
I. Pólizas de ingresos, egresos y diario.
II. Documentación soporte.
III. Relaciones analíticas.
IV. Estados de cuenta bancarios y documento que acredite la cancelación de
la cuenta bancaria, en su caso.
V. Formatos establecidos en el Catálogo vigente.
VI. Demás documentación que ampare los ingresos y egresos.
VII. Respaldo digital de la contabilidad en el programa informativo.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ORGANIZACIÓN CIUDADANA
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Organización
Ciudadana
1. Presenta en la Oficialía de Partes del Instituto los estados financieros, documentación legal comprobatoria y formatos c o r re s pond ie nt es .
Estados f inancieros y documentación.
Oficialía de
Partes
2. Recibe los estados financieros, acusando de recibido mediante sello y remite a la Unidad Técnica de Fiscalización.
Unidad Técnica de Fiscalización
3. Recibe los estados financieros y la documentación legal comprobatoria, abre el expediente registrando la clave que corresponda en el libro de gobierno de la Unidad, notifica en estrados, revisa y analiza los estados financieros.
Proveído de radicación expediente
Unidad Técnica de Fiscalización
4. De la revisión y análisis se pueden generar observaciones.
Formato 30AP.
286
FISCALIZACIÓN ORDINARIA: ORGANIZACIÓN CIUDADANA.
Responsable
Actividad Documentos
Involucrados
Unidad Técnica de Fiscalización
5. Si existen observaciones, elabora proveído donde se ordena remitir el formato respectivo (Si no existen observaciones pasar al paso 9), notifica en estrados (otorga asesoría y orientación para la entrega de los estados financieros).
Oficio y formato 30AP
Organización Ciudadana
6. Recibe las observaciones para su respuesta.
Organización Ciudadana
7. Remite contestación a las observaciones y documentación necesaria.
Documentación y formato 31AP.
Unidad Técnica de Fiscalización
8. Elabora proveído de recepción de la contestación a observaciones. Revisa la contestación e integra los documentos al expediente inicial de la revisión se pueden generar observaciones posteriores, si es así, se regresa al paso 5.
Proveído/expediente
Unidad Técnica de Fiscalización
9. Formula dictamen el cual remite a la Comisión de Fiscalización para ponerlo a consideración en sesión notificando en estrados.
Dictamen
TERMINA PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículos 26, 37, 45, 68 párrafo cuarto, 73, 74 y 208 último párrafo de la Ley Electoral del Estado de Querétaro.
Artículo 45 del Reglamento Interior del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
Título I y II del Reglamento de Fiscalización del Instituto Electoral del Estado de Querétaro.
287
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Oficialía de
Partes
Unidad Técnica de Fiscalización Organización
Ciudadana
financieros, acusando de recibido mediante
sello y remite a la Unidad Técnica de
Fiscalización.
Recibe los estados financieros y la
documentación legal comprobatoria, abre el expediente registrando la clave que
corresponda en el libro de gobierno de la Unidad, notifica en estrados, revisa y analiza
los estados financieros.
De la revisión y análisis se pueden
generar observaciones.
Si existen observaciones, elabora proveído donde
se ordena remitir el formato respectivo (Si no
existen observaciones pasar a paso 9), notifica en
estrados (otorga asesoría y orientación para la
entrega de los estados financieros).
Si ¿Existen
contestaciones?
Si
No
¿Existen
contestaciones posteriores?
Formula dictamen el cual remite a la Comisión de Elabora proveído de
Fiscalización para ponerlo a recepción de la contestación consideración en sesión a observaciones. Revisa la notificando en estrados. contestación e integra los
documentos al expediente inicial, de la revisión se pueden generar observaciones posteriores, si es así, se regresa al paso 5.
Partes del Instituto los
documentación legal
correspondientes.
Recibe las observaciones
para su respuesta.
Remite contestación a las observaciones y documentación necesaria.
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ANEXOS
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