II-1 - Definición - Organización de Almacénes

ADMINISTRACION DE ALMACENES

1 - Definición - Organización de Almacenes

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MSc. Roger Orlando Luján Ruíz

MSC. Roger O. Luján R. ADMINISTRACION DE ALMACENES

ALMACEN:

Es el local, espacio o lugar físico

que está destinado para alojar

mercancías o en el cual se venden

productos al por mayor.

En el almacén se pueden guardar

las materias primas que se

emplean en el proceso de

producción en cuestión así como

también pueden resguardarse los

productos semi terminados o

terminados totalmente para ser

luego destinados al canal de venta

o de distribución que corresponda.


IMPORTANCIA DEL ALMACEN:

- Reduce las tareas administrativas

- Reduce los tiempos de proceso

- Agiliza el desarrollo del resto de

procesos logísticos

- Mejora de la calidad del producto

- Optimiza la Gestión del nivel de la

inversión

- Optimiza de costos

- Mejora el nivel de satisfacción del

cliente


LA PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES


FUNCIONES DEL ALMACEN:

Son comunes en todo tipo de almacenes

y son:

• Recepción de Materiales

• Registro de entradas y salidas del

Almacén.

• Almacenamiento de materiales.

• Mantenimiento de materiales y de

almacén.

• Despacho de materiales.

• Coordinación del almacén con los

departamentos de control de

inventarios y contabilidad



ALMACENES POR LA NATURALEZA DE LOS ARTICULOS

ALMACENADOS:

- Almacenes de materias primas:

- Almacenes de productos intermedios

- Almacenes de productos terminados

- Almacenes de materia auxiliar

- Almacenes de preparación de pedidos y distribución


- FUNCION LOGISTICA:

- Centrales

- Transito

- De zona

- REGIMEN JURIDICO

- Propio

- Alquiler

- TECNICAS DE MANIPULACION

- Convencional

- Automatizado


• LAS ÀREAS DEL ALMACÉN

Normalmente una planta manufacturera o una empresa

comercializadora debe tener tres áreas en el almacén,

como base de su planeación:

• Recepción.

• Almacenamiento.

• Entrega.


La organización de un

almacén es simple con

inventarios detallados y

programas informáticos.


¿Cómo Organizarlo?

• Paso 1: Tenemos que conocer que

hay en el almacén.

- Haz una lista detallada de cada tipo

de artículo o material que tienes y la

cantidad que dispones de cada uno de

ellos..

- Si tienes demasiado de algo, piensa

en ofrecer el producto con un

descuento para sacarlo del almacén.

- Desecha o baja bastante el precio

todos los productos dañados que

ocupan espacio en el almacén.


Paso 2:

- Quita todos los artículos del almacén.

- Es una buena idea de ser posible crear

una zona de clasificación y conteo en

otra parte, en el almacén, donde

puedas actualizar el inventario.

- Antes de colocar algo nuevo en el

almacén, asegúrate de limpiar la zona

a fondo para prepararla para la

mercancía


Paso 3:

- Divide el inventario en categorías

según el tipo, el tamaño o la

frecuencia de uso. Todos estos son

factores en cómo debe ser

organizado el almacén.

- Por ejemplo, los artículos más

grandes y más pesados deben

colocarse en la parte inferior del

almacén o en una estantería robusta

de sobrecarga dónde se pueda

acceder fácilmente con una carretilla

elevadora.


Paso 4:

- Ubica los elementos utilizados

frecuentemente en el lugar más

conveniente, de fácil acceso.

Esto evitará que se muevan los

elementos menos utilizados

cada vez que se intente

alcanzar uno que se use a

menudo.

- Si es posible, colocar estos

artículos en una carretilla

elevadora que no sea necesaria

para su uso


Paso 5:

- Etiqueta los artículos por sección en el

almacén. Si bien es bueno que se sepa

dónde está todo, las etiquetas grandes

que identifican los artículos ayudarán a

otros que necesitan acceder a ellos.

Simples rótulos manuscritas o

impresos identificarán categorías.

- También etiquetar cada elemento

individual si el envase no es un

descriptor de lo que contiene. Las

etiquetas removibles o posits son útiles

en esta tarea.


Paso 6:

- Organiza el inventario y la

información en un programa de un

computador conocido como

"sistema de gestión de

almacenes".

- La tecnología puede hacer el

seguimiento del inventario y

pedidos de productos nuevos.

- Los programas de hojas de

cálculo en Internet deben

considerarse para esta tarea


Informatizar el Almacén:

La disponibilidad de información

facilita la toma de decisiones y

mejora la gestión de un almacén.

1. La colocación de tarjetas

identificativas es una medida sencilla

que facilita el trabajo; permite a los

trabajadores identificar el material de

manera rápida y eficaz.


2. Asignar códigos a las ubicaciones

del almacén facilita la localización del

material. Puede ser muy sencillo,

colocando números a las filas y

letras a las columnas.

3. Un sistema informático puede ser

de gran utilidad, permite conocer de

manera actualizada y precisa el

estado y la cantidad de stock que

tenemos.


• Sistematizar los procesos de

trabajo

En un almacén, como en cualquier

área de la empresa, la eficiencia y la

calidad del trabajo mejora cuando las

personas trabajan bajo un proceso

sistematizado y preestablecido.

1. Conocer los problemas a los que

se enfrentan los empleados es el

primer paso para sistematizar y

mejorar un proceso de almacenaje.


2. Lo importante es que todas las

personas trabajen de la misma manera.

Las grandes empresas con grandes

almacenes dedican un gran esfuerzo en

documentar su trabajo en instrucciones,

procedimientos y flujo gramas. Es,

además, un requisito indispensable

para el cumplimento de Normas de

calidad como la ISO 9000.

3. Es mejor cuando todos los

empleados trabajan a lo largo de todo el

proceso. Solo así, cada uno entenderá

las implicaciones de su trabajo para las

demás personas de la organización.


• Gestionar el Stock

El objetivo de una eficiente gestión de

stocks es que el material se convierta lo

más rápido posible en venta, pasando

el mínimo tiempo posible en el almacén.

Las últimas teorías de gestión de stock,

como el "Just In Time" (JIT) apuntan

hacia la filosofía de "stock cero". La

cantidad idónea de stock en una

empresa ha de ser siempre el mínimo

posible.


1. Para poder atender adecuadamente la demanda de

los clientes, se deberá adecuar el material del almacén

a sus necesidades. Cuanto menor sea el stock que

mantiene una empresa, mayor será su rotación y mayor

su flexibilidad.

2. El punto y el tamaño de pedido ha de responder a

una sistemática premeditada y predefinida. Existen

varias fórmulas y modelos que permiten calcular el lote

óptimo de compras y el nivel de stock bajo el cual se

debe realizar un pedido. En este cálculo influyen

múltiples variables: tiempo de entrega del proveedor,

demanda esperada, incertidumbre de la demanda, ciclo

de producción, etc.


3. Es importante negociar con los

proveedores para minimizar sus tiempos de

entrega. Una reducción en los tiempos de

entrega posibilita reducir el stock de

seguridad que tenemos que mantener. Bajo

el modelo "Just In Time", los proveedores

entregan "Justo a Tiempo", ni antes ni

después.

4. Una revisión periódica es muy

recomendable, ya que ningún sistema

informático es infalible. Además, permite

identificar pérdidas, roturas, robos, etc.


5. La gestión de stock está directamente relacionada

con otras áreas de gestión de la empresa (marketing,

recursos humanos, producción, etc.). Una eficiente

gestión de la empresa en general (de sus recursos, de

su equipo humano, de la relación con sus clientes…)

permite reducir el nivel de stock necesario.

Por ejemplo, conocer mejor a los clientes y sus hábitos

de consumo nos permitirá prever con mayor exactitud la

demanda futura, pudiendo reducir nuestros niveles de

stock de material acabado. Acortar el ciclo de

producción nos permitirá reducir el nivel de stock de

material el curso.









EL RESPONSABLE DEL ALMACEN:

Debe tener:

- Conocimiento de los procesos de negocio de la compañía

- Conocimiento de las técnicas y herramientas de

almacenamiento.

- Conocimiento básico de gestión de recursos humanos.

- Conocimiento de los sistemas de calidad

- Conocimiento avanzado de herramientas informáticas

- Debe se organizado y metódico

- Debe tener espíritu de iniciativa


EL RESPONSABLE DEL ALMACEN: Es encargado de:

- La Revisión de los pactos de consumo / existencias (stock)

- Atención a proveedores y responsables de servicios.

- Autorizar regularizaciones y devoluciones de mercancía.

- Control de la jornada laboral, vacaciones y festivos del

personal a su cargo.

- Dar la orden de cierre mensual.

- Detección de necesidades de material.

- Planificación, control y seguimiento del almacén.

- Definir indicadores de calidad.

- Realizar las reclamación de mercaderías falladas

- Elaboración de informes y estadísticas.


EL RESPONSABLE DE ALMACENAMIENTO:

Es el encargado de la:

- Control y supervisión de las existencias en el almacén.

- Atención a proveedores.

- Implantación del código de barras (entradas y salidas).

- Fijar programaciones para la entrada de mercancías.

- Análisis de los cierres mensuales.

- Detección de necesidades de material.

- Implantación del control de los de planta.

- Funciones del controlador de distribución de materiales


EL RESPONSABLE DE LA RECEPCION: Es el encargado de:

- La recepción y ubicación de materiales.

- Comprobación física de la mercancía.

- Identificación con etiquetas de estanterías y cajas.

- Preparación de los pedidos de los Servicios.

- Realizar el recuento de mercancías (inventario permanente).

- Realizar el transporte y reposición de materiales a los Servicios.

- La entrega de la documentación para la firma del responsable del

Servicio.

- Otras funciones que el Jefe de almacén considere necesarias.


EL RESPONSABLE DEL MOVIMIENTO: Es encargado de:

- Mecanizar entradas. (introducir datos en el ordenador).

- Mecanizar salidas. (introducir datos en el ordenador).

- Reclamar la mercancía pendiente de entrega.

- Introducción de los datos de inventario.

- Rellenar todo tipo de documentos.

- Imprimir las etiquetas de las estanterías.

- Notificar las devoluciones al Jefe de almacén.

- Elaborar las etiquetas de devolución de material.

- Imprimir toda clase de listados.

- Otras funciones que el Jefe de Almacén considere necesarias,








GESTION DE STOCKS:

El nivel de stock de puede llegar a

suponer la mayor inversión de la

compañía, abarcando incluso más del

50% del total de activo en el sector

distribución

Los inventarios surgen en el canal

logístico porque, normalmente, permiten

reducir los costes de alguna otra

actividad empresarial


Hoy en día, en amplios sectores

empresariales se considera que tener

stock es un signo de ineficiencia del

sistema productivo, y que la situación

ideal es la eliminación total de los stocks.

Esto es lo que se conoce como gestión

con stock cero, que está en relación

con la filosofía empresarial de producir

justo a tiempo (JIT- just in time)




PRINCIPALES OBJETIVOS:

Reducir al mínimo posible los niveles

de existencia

Asegurar el suministro de producto

(materia prima, producto en curso o

producto terminado ) en el momento

adecuado al área de producción o al

cliente


TIPOS DE STOCKS:

Según la función que éstos

desempeñen tenemos:

1- Stocks de ciclo:

Muchas veces no tiene sentido

producir o comprar materiales al

mismo ritmo en que son solicitados,

ya que resulta más económico lanzar

una orden de compra o de producción

de volumen superior a las

necesidades del momento, lo que

dará lugar a este tipo de stocks.


2- Stocks estacionales:

Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo

largo del año, aumentando mucho en determinados meses y

disminuyendo en otros (juguetes, helados, refrescos, etc.).

Así, es lógico que la producción sea mayor que la demanda

en determinados períodos, por lo que se generará un stock de

carácter estacional.

3- Stocks de seguridad:

Suponen una garantía frente a posibles aumentos repentinos

de la demanda.

4- Stocks de tránsito:

Su función es actuar cómo reserva a fin de mantener el flujo

continuo de materiales entre las distintas fases del proceso

productivo.

MSc. Roger O. Luján R. ADMINISTRACION DE ALMACENES

Muchas gracias!

Msc. Roger O. Luján Ruíz

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