2

--- ÍÍÍNNNDDDIIICCCEEE --- PPPrrróóólllooogggooo::: IIInnntttrrroooddduuucccccciiióóónnn...

111...--- IIInnnssstttaaalllaaaccciiióóónnn dddeee CCCIIIFFF---TTTRRRAAANNNSSS...

222...--- DDDaaarrr dddeee aaallltttaaa nnnuuueeessstttrrraaa eeemmmppprrreeesssaaa eeennn CCCIIIFFF---TTTRRRAAANNNSSS...

333...--- TTTrrraaabbbaaajjjaaannndddooo cccooonnn nnnuuueeessstttrrraaa eeemmmppprrreeesssaaa...

444...--- PPPaaannntttaaallllllaaa ppprrriiinnnccciiipppaaalll::: TTTrrráááfffiiicccooo...

555...--- PPPaaasssooosss dddeee uuunnnaaa aaasssiiigggnnnaaaccciiióóónnn dddeee cccaaarrrgggaaa...

555...111...--- PPPaaasssooosss pppaaarrraaa cccrrreeeaaarrr uuunnn GGGrrruuupppooo dddeee CCCaaarrrgggaaasss...

555...222...--- CCCooommmooo aaapppllliiicccaaarrr TTTaaarrriiifffaaasss...

666...--- CCCooonnntttrrrooolll dddeee lllooosss gggaaassstttooosss...

777...--- FFFaaaccctttuuurrraaaccciiióóónnn...

777...111...--- FFFaaaccctttuuurrraaaccciiióóónnn dddeee cccaaarrrgggaaasss...

777...222...--- TTTaaarrrjjjeeetttaaasss...

777...333...--- AAAuuutttooofffaaaccctttuuurrraaasss...

777...444...--- LLLiiiqqquuuiiidddaaaccciiióóónnn aaa cccooonnnddduuuccctttooorrreeesss...

888...--- AAAlllmmmaaacccééénnn...

999...--- MMMaaannnttteeennniiimmmiiieeennntttooo dddeee VVVeeehhhííícccuuulllooosss...

999...111...--- GGGeeessstttiiióóónnn dddeee RRRuuueeedddaaasss...

111000...--- LLLiiissstttaaadddooosss...

111111...--- UUUtttiiillliiidddaaadddeeesss...

111222...--- HHHeeerrrrrraaammmiiieeennntttaaasss AAAdddmmmiiinnniiissstttrrraaatttiiivvvaaasss...

111222...111...--- AAAccctttuuuaaallliiizzzaaaccciiióóónnn dddeee CCCIIIFFF---TTTRRRAAANNNSSS...

111222...111...111...--- CCCooopppiiiaaa dddeee SSSeeeggguuurrriiidddaaaddd...

111222...111...222...--- AAAccctttuuuaaallliiizzzaaaccciiióóónnn dddeee lllaaa AAApppllliiicccaaaccciiióóónnn...

111222...111...333...--- AAAccctttuuuaaallliiizzzaaaccciiióóónnn dddeee lllaaa BBBaaassseee dddeee DDDaaatttooosss...

111222...222...--- RRReeessstttaaauuurrraaaccciiióóónnn dddeee uuunnnaaa CCCooopppiiiaaa dddeee SSSeeeggguuurrriiidddaaaddd...

111222...333...--- RRReeeiiinnndddeeexxxaaarrr...

111333...--- SSSiiimmmbbbooolllooogggíííaaa...

3

� PPPrrróóólllooogggooo::: IIInnntttrrroooddduuucccccciiióóónnn... El objetivo es familiarizar al usuario, en el menor tiempo posible, con el manejo del programa CIF-TRANS. Para lograrlo vamos a utilizar esta guía y nuestra línea telefónica abierta, teniendo como empresa de trabajo la que figura en el CD como Empresa Demo.

En el último capítulo figura toda la simbología utilizada en CIF-TRANS y su significado, facilitándonos así la utilización de los iconos con sólo una rápida consulta.

111...--- IIInnnssstttaaalllaaaccciiióóónnn dddeee CCCIIIFFF---TTTRRRAAANNNSSS...

Estos son los pasos a seguir a la hora de la instalación de CIF-TRANS: a) Insertar el CD en la unidad de CD-ROM.

b) Dejar que se ejecute el autorun (programa de auto arranque). Este es un programa

que se ejecuta nada más introducir el CD en su unidad y nos permite realizar una instalación más sencilla.

c) Una vez abierta la ventana tenemos que hacer clic sobre Asistente de instalación, ejecutándosenos un asistente el cual nos guiará el resto de la instalación a través de las diferentes pantallas de una manera sencilla y rápida. Podemos instalar CIF-TRANS en sus diferentes opciones, CIF-TRANS Monopuesto o CIF-TRANS en Red y dentro de esta última como Servidor o como Cliente.

4

d) En la instalación de la versión MONOPUESTO, junto con la aplicación también se

instalará una base de datos que nos servirá de gran ayuda como guía o ejemplo y que podremos consultar en cualquier momento. Dentro de las opciones de la instalación en la versión RED, podemos elegir los componentes a instalar, Aplicación o Base de Datos.

La ventana de instalación nos permite otras opciones, como: � La de ver una gran variedad de videos de ayuda sobre la instalación y manejo de

CIF-TRANS, los cuales, nos enseñarán a realizar diferentes operaciones de una forma rápida y eficaz, sacando el mayor rendimiento a nuestra aplicación.

� Ver la documentación de la aplicación, Dossier de Presentación y Dossier de

Listados, además tenemos la posibilidad de instalar el Adobe Acrobat Reader, programa para poder visualizar archivos con formato .PDF , los dossieres están en dicho formato.

� Y por último, poder comprar cualquiera de las versiones de CIF-TRANS a través

de asistente de compra.

Una vez finalizada la instalación de CIF-TRANS, podemos ejecutar el programa desde el icono generado en nuestro escritorio (un camión). Solo debemos tener en cuenta que durante el periodo de prueba del programa las claves a utilizar serán las siguientes:

Usuario: demo Clave: (no tiene clave, pulsamos intro)

222...--- DDDaaarrr dddeee aaallltttaaa nnnuuueeessstttrrraaa eeemmmppprrreeesssaaa eeennn CCCIIIFFF---TTTRRRAAANNNSSS...

Cuando entramos en el programa nos encontramos con una pantalla que nos muestra la empresa dada de alta en la aplicación, DEM-CIF-TRANS demostración. DEM CIF-TRANS demostración.- Empresa de pruebas en la que los usuarios podrán probar el funcionamiento del programa.

5

Una vez explicados los puntos anteriores, ahora vamos a dar de alta nuestra empresa dentro de CIF-TRANS. Los pasos a seguir son los siguientes:

1.- Situados en la pantalla que se muestra a continuación, tenemos que pulsar el botón Crear.

2.- En la pantalla siguiente introducimos el Código, el Nombre de la empresa y pulsamos Aceptar.

3.- Para entrar en la nueva empresa, la seleccionamos y pulsamos Aceptar.

Después de ejecutar estos tres pasos previos, el programa nos presenta su pantalla

principal. La pantalla principal muestra una serie de barras, menús desplegables y botones de comando que explicaremos ahora.

� Pantalla Principal

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BARRAS

CIF-TRANS presenta distintos tipos de barras. La pantalla principal cuenta con tres tipos:

� Barra de Título.

Donde se muestra el nombre de la aplicación y donde se accede de izquierda a derecha, los botones de Minimizado, Maximizado y Cierre de la aplicación.

� Barra de Menús.

Esta barra muestra todas las opciones de las que dispone el programa.. Para poder acceder a uno de sus servicios simplemente debemos expandir el menú en el que se encuentre dicho servicio y seleccionarlo.

� Barra de Botones de Comando.

En esta barra se muestran las opciones más comunes dentro de la aplicación. Esta barra se utiliza para tener más “a mano” aquellas opciones que se consideran más importantes dentro del programa.

Abre la pantalla de Mantenimiento de Clientes.

Abre la pantalla de Mantenimiento de Camiones.

Abre la pantalla de Mantenimiento de Conductores.

Abre la pantalla de Mantenimiento de Pedidos.

Abre la pantalla de Mantenimiento de Tráfico.

Abre la pantalla de Mantenimiento de Asignación de Cargas.

Abre la pantalla de Facturación de Servicios.

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Abre la pantalla de Listados.

Sirve para cambiar de empresa dentro de la aplicación.

Abandona la aplicación.

Si queremos saber lo que hará un botón antes de pulsar en él, simplemente

desplazando el puntero del ratón por encima del botón se visualizará un cuadro de texto, indicándonos que módulo abrirá del programa.

Todas las acciones que efectúan los botones de comando de la barra anterior, tienen su correspondiente menú, de tal forma, que se podría trabajar con la aplicación sin tener que usar la barra de botones anterior. Una vez dentro del programa ya podemos introducir todos los datos que representan nuestra empresa, para ello tenemos que seleccionar el menú Archivo dentro de este Empresa y por último Empresas.

Dentro de esta pantalla tenemos que pulsar el botón Nuevo, situado en la parte inferior-central de la misma, para dar de alta los datos de nuestra empresa. Los datos aquí introducidos son los que tomará la aplicación por omisión en toda su gestión. Estos datos siempre van a poder ser modificados. Por último, una vez introducidos todos los datos tenemos que pulsar el botón Grabar.

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Tenemos que hacer mención a la diferencia que existe entre dar una empresa de alta como principal o como asociada. La primera vez que se damos de alta una empresa siempre tiene que ser principal, luego si nos interesa, por los motivos que fueran, entre otros, fiscales, facturación, etc, podemos dar de alta empresas asociadas. Tenemos que fijarnos también en las etiquetas que aparecen en esta ventana, ya que nos permiten completar la información de la empresa. La forma de acceder a ellas es haciendo clic en cada una de ellas.

En la parte inferior de la ventana y en la mayoría de las mismas, se encuentra una barra de herramientas, rellena de botones de comando que nos van a ser muy útiles a lo largo de toda la aplicación. Conviene que la expliquemos bien a fondo.

En la parte izquierda de la barra nos encontramos el indicador del estado del formulario, es decir, si se está consultando, modificando o creando un nuevo registro. Siempre que entremos en cualquiera de las pantallas que tiene CIF-TRANS, entraremos en modo consulta, por lo tanto, si queremos modificar algo deberemos pulsar el botón Modificar.

� Botones de desplazamiento.

Permite desplazarse al primer registro.

Permite desplazarse en trayectoria descendente registro por registro.

Permite desplazarse en trayectoria ascendente registro por registro.

Permite desplazarse al último registro.

� Más botones de comando.

Permite grabar los datos introducidos.

Permite cambiar la forma de numeración del campo Código, de manual a automática o viceversa.

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Permite dar de alta nuevos registros.

Permite la entrada masiva de registros.

Permite modificar los datos de los registros. Una vez seleccionado y modificado tenemos que pulsar el botón Grabar para que se guarden los cambios.

Permite borrar registros. Una vez seleccionado y borrado tenemos que pulsar el botón Grabar para que se guarden los cambios.

Permite anular todos los cambios hechos.

Permite cerrar la ventana actual.

Los botones de comando que vamos a mencionar a continuación se encuentran en la parte superior derecha de la pantalla anterior y se utilizan para:

Permite crear un propietario a partir de la empresa en pantalla.

Permite acceder a los listados de la empresa que tengamos en pantalla.

Otro botón de comando importante que nos vamos a encontrar muy a menudo a lo largo del programa es el siguiente:

Este botón nos permite acceder a la tabla general del campo seleccionado, es decir, si estamos en el campo Almacén de Trabajo y hacemos clic sobre este botón, el programa nos abrirá la tabla general de Almacenes de Trabajo.

333...--- TTTrrraaabbbaaajjjaaannndddooo cccooonnn nnnuuueeessstttrrraaa eeemmmppprrreeesssaaa... Una vez dada de alta nuestra empresa en CIF-TRANS, ya podemos empezar a trabajar con la aplicación. Para ello debemos ir rellenando las tablas base del programa. Todas estas tablas se encuentran en el menú Archivo.

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Anteriormente, explicamos como dar de alta nuestra empresa en CIF-TRANS, ahora

podemos dar altas de Clientes, Propietarios, Conductores, Vehículos, Marcas, Aseguradoras, Tipos de Vehículos, Tipos de Plataforma, Mercancía, ... La forma de hacerlo es muy sencilla, simplemente tenemos que seleccionar el menú Archivo y elegir la opción que queremos abrir para dar altas. Por ejemplo, si queremos dar de alta algún cliente, tendremos que seleccionar el menú Archivo, luego Clientes y dentro de este menú hacemos clic en el icono Nuevo.

Una vez rellenados todos los datos con respecto al cliente o clientes, tenemos que pulsar el icono Grabar situado en la parte inferior de la pantalla. El proceso para dar altas en cualquiera de las otras opciones que mencionamos con anterioridad es exactamente igual.

CIF-TRANS ya incorpora las tablas de Iva, Bancos, Divisas y Formas de Pago con todos sus datos, pero si queremos, siempre podremos acceder a ellas y realizar modificaciones.

Una vez introducidos todos los datos necesarios en las opciones que nos presenta el

menú Archivo, ya podemos empezar a trabajar con una de las pantallas más importantes del programa.

11

444...--- PPPaaannntttaaallllllaaa ppprrriiinnnccciiipppaaalll::: TTTrrráááfffiiicccooo...

Podemos acceder a ella de dos formas, bien pulsando el acceso directo que se encuentra en la barra de herramientas principal de la aplicación, botón Tráfico, o bien seleccionando dentro del menú Tráfico el submenú Tráfico.

Desde esta pantalla tenemos una visión en tiempo real de la situación y el movimiento

de nuestras cargas. La información que podemos manejar desde esta pantalla es la siguiente:

En la pantalla figuran dos tipos de datos, en la parte superior vehículos con su conductor y destino y en la parte inferior clientes con sus pedidos. La visión de la parte superior ó inferior se modifica utilizando las flechas siguientes:

Maximiza el “Listado de

Camiones” y oculta el “Listado

de Pedidos”.

Centra el “Listado de Camiones y

Pedidos”, es decir, la pantalla

recupera su forma original.

Maximiza el “Listado de

Pedidos” y oculta el “Listado

de Camiones”.

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Todos estos datos están relacionados por la fecha que aparece en la parte superior

izquierda y que podemos variar en las flechas de navegación:

Las opciones de la imagen anterior son las siguientes:

Nos muestra la fecha en la que se encuentra la pantalla de tráfico. Si la fecha se corresponde con el día actual, su color es azul y si se corresponde con cualquier otro el color es granate.

Estos botones nos permiten modificar la fecha que se muestra en la imagen anterior. El tercer botón sirve para recalcular la situación de la pantalla de tráfico. Normalmente al modificar la fecha CIF-TRANS recalcula automáticamente.

Esta opción nos permite modificar la situación actual de la pantalla de tráfico, es decir, si queremos ver en pantalla la situación de las cargas “x” meses hacía atrás, simplemente tenemos que introducir el número en la casilla y pulsar “Intro”.

Las opciones de que disponemos en la parte superior nos permiten filtrar los datos a

visualizar en el listado de camiones, según la selección que deseemos. Los distintos tipos de filtro son:

� Filtro por Recorrido.- Con esta opción podemos filtrar los datos de tal forma que sólo se muestren en pantalla los camiones de recorrido nacional. Para ello simplemente tenemos que seleccionar la opción Nacional haciendo clic en su ventana. El listado de camiones modificará su vista, ahora aparecen los camiones con recorrido nacional.

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� Filtro por Propiedad.- Esta opción nos permite visualizar los camiones según su propietario. Su funcionamiento es igual al anterior. En este caso y en todos los de filtros, si no seleccionamos ninguno, CIF-TRANS muestra todos los tipos de recorridos, de propietarios, de estado de camiones, de países, de provincias y de destinos.

� Filtro por Listado de camiones según estado.- Esta opción nos permite seleccionar los

camiones que queremos ver según su estado actual. Podemos seleccionar los disponibles, los que están retirados, lo que están en ruta, los que están pendientes de llegada y los que llevan retraso. Para ello, y como en los anteriores filtros, simplemente tenemos que seleccionar la ventana del o de los que queremos visualizar.

� Filtro por País, Provincia y Destino.- Esta opción nos permite realizar un filtrado de

datos de aquellos camiones que transportan cargas a un país, a una provincia y a un destino en concreto. Los filtros en este caso son independientes, podemos filtrar simplemente por Destino sin tener que tocar para nada las opciones de País y Provincia.

Pongamos un ejemplo. Queremos visualizar los camiones de recorrido nacional, de

nuestra propiedad, que estén en ruta y lleven una carga a al polígono de la Grela en la fecha actual. Para ello debemos de realizar los siguientes pasos:

1.- En el campo Fecha debemos de fijarnos que la fecha que aparece es la del día actual. 2.- Seleccionar dentro del filtro Recorrido la opción Nacional.

3.- Seleccionar en el filtro Propiedad la opción Propios.

4.- Seleccionar en el filtro Filtrar listado de camiones según estado la opción En Ruta.

5.- Seleccionar en el filtro Destino la opción Polígono de la Grela. Para ello debemos

hacer clic encima de la punta de flecha de color rojo que aparece debajo de este filtro. De esta forma se abre la tabla de destinos y aquí es donde seleccionamos Polígono de la Grela.

Así sería la configuración:

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Para desactivar los filtros tenemos que volver a hacer clic en cada uno de ellos para anularlos. En el caso de los filtros por País, Provincia y Destino debemos de pulsar el siguiente botón que se encuentra a la derecha de cada uno de ellos.

Ya fuera de los filtros, otra de las opciones que incorpora CIF-TRANS, dentro de la

pantalla de Tráfico, es la de poder acceder, editar y modificar en todo momento, la información de cada uno de los campos que aparecen en la pantalla de Listado de Camiones. Si nos colocamos con el puntero del ratón sobre uno de los campos Ej. Camión y pulsamos dos veces el botón izquierdo, obtenemos una información resumida de dicho campo con la posibilidad de ampliarla o modificarla pinchando en el icono Editar.

Dentro de la pantalla de Tráfico ahora hablaremos de las opciones que incorpora el Listado de Pedidos. También incluye una opción para filtrar pedidos.

Con estas opciones podemos filtrar los pedidos por fecha, cliente o camión. Si seleccionamos la ventana de verificación del filtro Pedidos del día seleccionado el programa nos mostrará únicamente los pedidos que se hayan dado de alta en la fecha que nos indica el campo fecha, situado en la parte superior izquierda de Tráfico. Para volver a visualizar todos los pedidos simplemente tenemos que desmarcar esta opción. Otras de las opciones que nos permite es filtrar los datos por cliente o por camión asignados a la carga. Si por ejemplo queremos filtrar los pedidos que nos hace un cliente en concreto, debemos de realizar los siguientes pasos:

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1.- Debemos seleccionar la opción Establecer un filtro por cliente. Para ello tenemos que hacer pulsar con el puntero del ratón encima del siguiente botón, situado debajo del campo cliente. El programa abre la siguiente pantalla:

2.- En la pantalla anterior, tenemos que seleccionar el nombre del cliente por el cual queremos realizar el filtrado de pedidos. Esto se puede hacer de varias formas, bien haciendo doble clic, con el puntero del ratón, encima del nombre de cliente o bien, haciendo un clic encima del nombre del cliente y luego pulsar la tecla F3 o el botón Seleccionar.

3.- Ahora el listado de pedidos está filtrado por el nombre del cliente seleccionado,

mostrándonos todos sus pedidos. Para realizar un filtro por camión el procedimiento es el mismo que para por clientes. Además podemos filtrar la información de los pedidos por cliente y por camión a la vez. Primero realizamos uno y luego realizamos el otro. La pantalla de Listado de Pedidos dentro de la de Tráfico soporta filtros múltiples.

555...--- PPPaaasssooosss dddeee uuunnnaaa aaasssiiigggnnnaaaccciiióóónnn dddeee cccaaarrrgggaaa...

El proceso de asignación de cargas lo podemos realizar desde la pantalla principal de la aplicación (Pantalla de Tráfico). El paso previo (aunque no obligatorio) para asignar una carga a un vehículo es la existencia de un pedido.

Si pinchamos en el icono , se nos muestra la pantalla de pedidos en modo Alta. La forma de completarla es rápida e intuitiva.

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Para dar de alta un pedido, tenemos que rellenar los campos que muestra la pantalla anterior. Si en la fase previa de introducción de datos, dentro del menú Archivo, introducimos todos los datos que nos solicita el programa en cada una de sus opciones, tendremos mucho trabajo hecho a la hora de encontrarnos con pantallas como esta, ya que, la mayoría de los

campos disponemos del icono Examinar , que nos permite, seleccionar el dato que queremos de una forma rápida y sencilla. En los campos que no disponen de este icono, tenemos que rellenar los datos manualmente.

En la parte inferior de la pantalla disponemos de unas pestañas que nos ayudan a completar la información sobre el pedido. En la pestaña Transporte introducimos todos los datos del camión que va a realizar el transporte de la mercancía. En la pestaña Pactos cubrimos los datos que corresponda al pedido en cuestión, tanto en precio como coste. En el campo Mínimo tecleamos la cantidad mínima a facturar, bien sean horas, kilómetros ó toneladas. Dependiendo del pacto, cubrimos la casilla Cantidad y nos aparecerá un importe, ya que, en la ficha del cliente ó del camión tendremos estipulado un precio para horas, kilómetros o toneladas. En el supuesto de que el cliente tenga asignada una tarifa, todos estos datos aparecerán cubiertos. En la pestaña Cargas / Descargas rellenamos los datos con las cargas y /o descargas asociadas al pedido, indicando todos los datos necesarios para un perfecto control de las mismas. Por último disponemos de la pestaña de Observaciones en donde podemos incluir nuestros comentarios o puntualidades sobre el pedido en cuestión. Por último, una vez introducido todos los datos sobre el pedido, tenemos que pulsar el botón Guardar situado en la parte inferior de la pantalla. Dentro de esta pantalla nos encontramos, en la parte superior derecha, con algunos iconos que no habíamos visto hasta ahora y sirven para:

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Nos permite imprimir cualquier tipo de pedido.

Nos permite enviar un fax con los datos del pedido.

Nos permite abrir plantillas ya guardas. Las plantillas son pantallas a medio rellenar para aquellos clientes que casi siempre nos hacen el mismo pedido. Por ejemplo, un cliente que nos hace siempre pedidos con un mismo lugar de salida y de llegada de la mercancía para todos sus pedidos.

Nos permite guardar los pedidos como plantillas. Para ello simplemente tenemos que rellenar los datos comunes a todos los pedidos para ese cliente en concreto y una vez guardo el pedido, pulsar este botón para poder guardarlo como plantilla.

Nos permite generar una carga a partir del pedido seleccionado.

Permite imprimir directamente el pedido seleccionado.

Una vez realizado el pedido, este aparecerá en la parte inferior de la pantalla de

Tráfico. Ahora es cuando podemos, si nos interesa, asignar cargas.

La forma más sencilla para asignar una carga es desde la pantalla de Tráfico. Para ello necesitamos realizar los siguientes pasos:

1.- Una vez tengamos el pedido dado de alta, este se mostrará en la parte inferior de la pantalla de Tráfico, como explicamos anteriormente. Lo que tenemos que hacer en primer lugar es seleccionar el pedido nuevo, pulsando una vez con el ratón encima de él y luego pulsar el botón de Asignar carga, que se encuentra al lado del botón Crear Pedido.

2.- Al pulsar el botón anterior, el programa nos abre la pantalla de Asignación de cargas.

Esta pantalla es similar a la de Pedidos. Como hemos dicho anteriormente, si los datos del pedido están al completo, en esta pantalla poco tendremos que rellenar. El contenido de las pestañas de Gastos, Consumos, Dietas e Incidencias se irán rellenando con los datos facilitados por los conductores y permanecerán siempre asociados al código de asignación de carga correspondiente.

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3.- Por último tenemos que pulsar el botón Guardar para finalizar el proceso. Así ya tenemos hecha la asignación.

Dentro de la pantalla de Asignación de cargas nos encontramos con una serie de iconos,

que no hemos visto hasta ahora y que sirven para:

Este icono nos permite incluir los gastos de una carga dentro de un Grupo de Cargas. La agrupación de cargas, consiste en reunir los gastos de las cargas hechas por un vehículo, con el fin de compartir los gastos, por ejemplo, a la hora de realizar una ruta. Imaginemos tres viajes, Ferrol-Madrid, Madrid-Barcelona y Barcelona-Ferrol, podríamos agrupar los gastos de estas tres cargas, en un grupo de cargas único. En el capítulo siguiente explicaremos más a fondo cómo se crea un Grupo de Cargas.

Este icono nos sirve para localizar cargas que ya hayan sido previamente introducidas en el programa. Para ello debemos estar dentro de la pantalla de Asignación de cargas en modo Consulta, sino, no funciona. Para localizar cargas, disponemos de tres opciones: Transporte, Recorrido y Otros. Dentro de Transporte podemos filtrar las cargas por Camión, Remolque, Conductor y Acompañante. Dentro de Recorrido por Origen, Destino, Fecha de salida y Fecha de llegada. Y dentro de Otros por Cliente, Mercancía y Registro de Calidad.

Desde este icono podemos seleccionar la tarifa que le vamos a aplicar al cliente seleccionado en la Asignación de la carga. Explicaremos a fondo como crear Tarifas en el apartado 5.2.

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Para crear un filtro primero tenemos que situarnos dentro de la opción deseada, Transporte, Recorrido u Otros. Una vez hecho esto tenemos que seleccionar el campo a filtrar, si por ejemplo queremos realizar un filtro por camión, tenemos que seleccionar Transporte y dentro de esta pantalla activar la casilla de verificación del campo Camión y pulsar sobre el icono , para poder seleccionar el camión deseado y así poder localizar las cargas que realizó dicho camión. Por último, tenemos que pulsar el icono Filtrar situado en la parte inferior de esta pantalla o pulsar F5 para ejecutar el filtro. Esta pantalla soporta filtros múltiples, es decir, podemos filtrar por camión y además por fecha de llegada de mercancías.

En la pantalla de Búsqueda de cargas disponemos del icono que nos permite calcular los totales de los kilómetros, de las horas y de las toneladas de las cargas filtradas.

Este icono sirve para confirmar la llegada del camión al destino.

Al hacer clic en este icono el programa nos muestra los totales del precio de la carga seleccionada. El programa muestra la siguiente pantalla.

20

555...111...--- GGGrrruuupppooo dddeee CCCaaarrrgggaaasss... Dentro de la pantalla de Asignación de Cargas, disponemos de una opción que nos

permite unificar los gastos de varias cargas. De esta forma, los gastos de las distintas cargas, formarán un Grupo de Cargas. Las cargas tienen que ser realizadas por el mismo vehículo.

Reiteramos que el Grupo de Cargas se crea para compartir los gastos de las distintas

cargas realizadas por el mismo vehículo. La forma de crear un Grupo de Cargas o incluir una carga a un Grupo de Cargas es muy

sencilla. Para ello, tenemos que acceder a la pantalla de Asignación de Cargas, seleccionar la

carga que queremos agrupar y pulsar el botón Grupo de Cargas.

La aplicación nos presenta una nueva ventana. En esta ventana, solamente aparecerán

las cargas realizadas por este camión en los últimos tres meses, de forma que podamos enlazar las cargas.

En el ejemplo que vamos a ver a continuación, agruparemos los gastos de las cargas

que realizó un vehículo en concreto, con los siguientes recorridos:

Ferrol – Toledo Toledo – París París - Marsella Marsella – Zaragoza y por último Zaragoza – Ferrol

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Por omisión, el programa crea un Grupo de Cargas para cada carga. La forma de incluir una o varias cargas en un Grupo, se realiza pulsando encima de una carga y arrastrándola encima de otra.

Procederemos a arrastrar las cargas anteriormente mencionadas encima de la primera

de ellas. Pulsamos encima de la carga y arrastramos. La pantalla debería quedar de la siguiente forma, con las cargas incluidas en el Grupo

de Cargas 12 / 2003.

De esta forma ya tenemos el Grupo de Cargas creado.

Si por cualquier motivo necesitásemos quitar una carga del grupo anterior, simplemente tenemos que seleccionarla y arrastrarla encima del botón Crear Grupo de Cargas Propio.

Para completar el proceso pulsaremos el botón Aceptar. La aplicación actualiza la

información y nos presenta una pantalla indicándonos los cambios que se van a realizar. Nos informa del cambio de la carga al nuevo Grupo de cargas. Nos muestra información sobre la carga a traspasar.

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Nos permite ver y seleccionar los gastos de la carga a traspasar. En esta parte tenemos que seleccionar los gastos y arrastrarlos a la ventana del nuevo Grupo de cargas, situada en la parte inferior. Si queremos seleccionar todos los gastos de la carga podemos utilizar el botón Seleccionar Todo. Es importante destacar que, sino arrastramos los gastos, estos quedarán vinculados a la carga y no al grupo.

Para completar el proceso tenemos que pulsar el botón Aceptar. La aplicación actualizará los datos y tendremos que repetir este proceso para cada una de las cargas incluidas en el nuevo grupo.

Dentro del grupo, todos los gastos irán asociados a la primera carga. Esto lo podemos

comprobar desplazándonos por las cargas que forman el grupo de carga en la pestaña gastos.

555...222...--- CCCóóómmmooo aaapppllliiicccaaarrr TTTaaarrriiifffaaasss...

CIF-TRANS está diseñado para poder trabajar con tarifas si el usuario lo necesita. Para ello tenemos que dar de alta las tarifas en la opción Servicios dentro del menú Archivo. Las tarifas creadas irán en función de los distintos tipos de clientes que tengamos. Cada Tarifa tendrá un Nombre y apuntará a un Servicio con su Descripción, su Pacto y su Importe, también tenemos la posibilidad de incluir en cada Tarifa su Coste.

23

Además podemos introducir a cada una de ellas unas Incidencias que a su vez también llevarán su Importe y su Coste. Estas Incidencias serán dadas de alta con cada una de las Tarifas. Si queremos compartir Incidencias entre todas las Tarifas para ello tendremos que usar los Servicios extra. Estos funcionan igual que las Incidencias pero son comunes a todas las Tarifas.

Para dar de alta las Tarifas tenemos que hacer clic en el botón Nuevo e ir rellenando los

campos de la pantalla de Mantenimiento de servicios. Pongamos un ejemplo de cómo podrían ser las Tarifas. Imaginemos que disponemos de un vehículo Trayler 24.000 Kgs y que a la hora de

asignárselo a los clientes queremos hacer tres tipos de distinción, clientes con un volumen alto de facturación, clientes con un volumen mediano de facturación y clientes con un volumen bajo de facturación. Evidentemente a aquellos clientes con los que tengamos un volumen alto de facturación les aplicaremos la tarifa más barata y a los de menos volumen la más cara.

Ahora creamos la primera Tarifa, para ello pulsamos el botón Nuevo situado en la parte

inferior de la pantalla anterior, introducimos un Nombre, por ejemplo TRY-1, un Servicio, por ejemplo TRY, una Descripción, por ejemplo Trayler 24.000 Kgs., un Importe, por ejemplo 200 Euros y si queremos un Coste, por ejemplo 150 Euros.

Además podemos incluir dos Incidencias. La primera una Descarga con un Importe de 60

Euros y con un Coste de 40 Euros y la segunda una Paralización con un Importe de 50 Euros y un Coste de 35 Euros. Para poder incluir incidencias de forma automática primero tenemos que darlas de alta en la opción Incidencias del menú Archivo.

24

Esta es la primera Tarifa introducida y se la aplicaremos a los clientes con un volumen

de facturación alto. La pantalla quedaría así:

Ahora introduciremos la segunda Tarifa que será la que le aplicaremos a los clientes

con un volumen de facturación medio. Dentro de la pantalla de Mantenimiento de servicios tenemos en la parte inferior

derecha un botón que nos permite copiar las Tarifas ya creadas, . Podemos usar el botón Copiar tarifa para ganar tiempo a la hora de ir rellenando los datos de la nueva Tarifa, ya que, coincidirán en todo menos en los Importes.

Al hacer clic en este botón se nos mostrará en pantalla una ventana nueva donde

tenemos que escribir el código de la nueva Tarifa, en nuestro ejemplo le vamos a llamar TRY-2.

Por último pulsamos el botón Copiar, situado en la parte inferior izquierda de la pantalla y ya tenemos la nueva Tarifa TRY-2 creada. Ahora simplemente tenemos que modificar los datos en los campos Importes.

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En esta Tarifa todo es exactamente igual que la anterior pero los precios para los clientes son más caros. El servicio de esta tarifa tiene un importe de 250 Euros y las Incidencias, la Descarga 65 Euros y la Paralización 55 Euros.

Haremos la misma operación para crear la tercera Tarifa, pulsamos el botón Copiar

tarifa y le ponemos el nombre TRY-3 y modificamos sus valores. El servicio de la tercera tarifa tiene un importe de 300 Euros y las Incidencias, la Descarga 70 Euros y la Paralización 605 Euros. Recordemos que esta Tarifa es la más cara y es la que le vamos a aplicar a los clientes con un volumen de facturación bajo.

Las Tarifas también pueden llevar unos Servicios Extra asociados. Estos también

tendrán su importe y su coste. En nuestro ejemplo, crearemos un Servicio Extra por cambio de destino con un importe de 20 Euros y un coste de 5 Euros. Para ello tenemos que hacer clic en la pestaña Servicios extra situada en la pantalla de Mantenimiento de servicios, hacer clic en el botón Nuevo e ir rellenado la información solicitada, Tarifa a la que le vamos a aplicar este Servicio extra, nombre del Servicio extra (incidencia), importe y coste.

Las Tarifas una vez creadas se imputan al cliente desde la pantalla de Asignación de

Cargas. Podemos hacer que una vez seleccionado el cliente, en la pantalla de Asignación de cargas, este ya tenga la Tarifa asignada de antemano, para ello, tenemos que ir a la ficha de los clientes (Archivo/Clientes ... campo Tarifa) y a cada uno de ellos ir asignándole la Tarifa correspondiente. Pero donde realmente se aplican las Tarifas a cada cliente es en la pantalla de Asignación de cargas como hemos dicho con anterioridad. En ella, a la hora de crear una Carga nueva y una vez seleccionado el cliente, tenemos que hacer clic en el botón Tarifa.

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CIF-TRANS nos mostrará la pantalla de Cálculo de servicios, en ella activaremos la Tarifa a aplicar junto con sus Incidencias y Servicios extra.

En nuestro ejemplo vamos a aplicarle al cliente la tarifa TRY-1 y la Incidencia Descarga, para ello tenemos que seleccionar la Tarifa TRY-1 en el campo Tarifa y luego activar la Incidencia haciendo clic en la casilla de activación. Ahora ya tenemos la Tarifa seleccionada y para pasarla a la pantalla de Asignación de cargas tenemos que hacer clic en el botón Grabar. Para comprobar que esta pantalla ha importado los valores de la Tarifa seleccionada con anterioridad podemos hacer clic en la pestaña de Pactos. En ella veremos como el Importe de la carga es de 200 Euros y además tenemos unas Incidencias facturables por valor de 60 Euros.

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666...--- CCCooonnntttrrrooolll dddeee lllooosss gggaaassstttooosss... CIF-TRANS ofrece tres posibilidades a la hora de introducir gastos en la aplicación, Gastos a carga , Gastos a camión y Gastos indirectos. Estas tres opciones están disponibles en el menú “Tráfico”, pero previamente los gastos tienen que ser introducidos en la base de datos de CIF-TRANS. (Menú Archivo / Gastos). Gastos a carga.- En este apartado introducimos aquellos gastos que van asociados directamente a las cargas, por ejemplo, consumos, autopistas, dietas, etc. Los gastos a cargas pueden ser introducidos desde la opción del menú “Tráfico”, o bien, desde la pantalla de “Asignación de Cargas” en la pestaña “Gastos”. Gastos a camión.- En este apartado introducimos aquellos gastos que van asociados a los vehículos y que no queremos que lleven ningún tipo de asociación con las cargas, por ejemplo, consumos que no están asociados a ninguna carga, etc. Gastos indirectos.- En este apartado podemos incluir todos aquellos gastos que quedan fuera de los dos tipos de gastos anteriores, por ejemplo, alquileres, nóminas, etc. Las tres pantallas de introducción de gastos son muy parecidas y la forma de introducir gastos en ellas es igual para las tres. Estas pantallas nos permiten dar altas masivas de los gastos, tanto de cargas, de vehículos como indirectos.

En la pantalla siguiente, que pertenece a la opción “Gastos de carga”, en primer lugar tenemos que pulsar el botón “Nuevo”, luego seleccionar una fecha, un vehículo e ir introduciendo los distintos gastos que se hayan producido.

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Otro apartado muy importante para las empresas del sector del transporte de mercancías por carretera es poder controlar el gastos de los neumáticos, CIF-TRANS ofrece la posibilidad de llevar un control total sobre los mismos a través de la Gestión de Ruedas. Hablaremos de ella en el apartado Gestión de Ruedas.

777...--- FFFaaaccctttuuurrraaaccciiióóónnn...

Una vez generadas las cargas el siguiente paso será su facturación, para ello, CIF-TRANS dispone del menú “Facturación” que nos ofrece todas las opciones necesarias para gestionar estos documentos. Además dentro de este menú disponemos de más opciones que nos permitirán realizar operaciones relacionadas con las cargas, como autofacturar aquellas cargas realizadas por externos (autónomos), realizar el pago/cobro de liquidación con los conductores y llevar una gestión completa de los pagos realizados a través de las tarjetas, conciliando los gastos, consultando y borrando facturas de tarjetas ....

777...111...--- FFFaaaccctttuuurrraaaccciiióóónnn dddeee cccaaarrrgggaaasss...

En este módulo podemos realizar la facturación de las cargas generadas en la pantalla “Asignación de cargas”.

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Esta pantalla la dividiremos en varias secciones para explicarlas:

• Sección Clientes

En esta sección se visualizan todos los clientes que tienen pendiente alguna carga por facturar.

• Sección Cargas

Aquí se visualizan todas las cargas pendientes del cliente que tengamos seleccionado en la sección clientes.

Si queremos seleccionar todas las cargas, del cliente seleccionado, para facturar podemos seleccionar una por una en la casilla de verificación “Facturar” o pulsar el botón “Seleccionar todo” situado en la parte izquierda de esta sección.

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• Sección de Ordenación del Impreso.

En esta sección podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar el impreso. Esta sección se visualiza y se oculta pulsando el siguiente botón, , situado en la parte superior-derecha de la pantalla. Los campos por los que queremos ordenar el impreso, tienen que estar en la parte superior de esta sección y en el orden en el cual queremos ordenar el impreso.

• Sección Numeración

En esta sección cubrimos la serie y el número de la factura a generar. Por omisión, CIF-TRANS, va generando los números de las factura automáticamente y correlativos, pero si queremos modificar el número o la serie de la factura a crear, no tenemos más que escribir, en el campo correspondiente los datos que nos interesen. La numeración automática que lleva la aplicación va relacionada con la serie que hayamos introducido en el menú “Archivo/Empresa/Empresas”, en el campo “Serie facturación”.

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Además en esta sección, también seleccionamos la fecha de las facturas en el campo “Fecha” y el tipo de divisa en el que queremos imprimir las facturas, campo “Divisa”. Para finalizar esta sección comentar que también disponemos de tres botones de comando que son: “Facturar”, “Refrescar” y “Salir”.

Ejecuta la facturación de las cargas seleccionadas.

Refresca los datos en la sección de cargas. Se encuentra situado en la pestaña “Filtros” y sirve para ejecutar el filtro.

Sale de la pantalla de facturación.

• Sección Etiquetas

� Etiqueta Opciones

Dentro de esta etiqueta podemos seleccionar que tipo de facturación queremos, “Desglosada” o “Agrupada”. Desglosada .- Con esta opción la factura muestra todos los detalles de cada una de las cargas y si además seleccionamos la casilla de verificación “Mostrar detalles” en las facturas aparecerán todas las incidencias de cada una de las cargas. Agrupada .- Este tipo de facturación muestra una línea de texto y un total general. No muestra ningún detalle, simplemente un comentario (detalle) y el total.

En la pantalla anterior también podemos seleccionar, si tenemos más de una empresa dada de alta, cual de nuestras empresas factura, la forma de pago, los datos relacionados con el número de cuenta (IBAN, Número Cuenta Banco Internacional), nuestra cuenta contable y la cuenta contable del cliente.

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� Etiqueta Textos

Dentro de esta etiqueta seleccionamos la dirección del cliente y además podemos

agregar el texto para el detalle de la facturación agrupada.

� Etiqueta Importes

En esta etiqueta se muestra el importe total de todas las cargas seleccionadas, además nos calcula la base y el Importe Iva.

Además se muestran los vencimientos que generan las facturas. Las fechas de estos vencimientos los toma automáticamente el programa pero se pueden modificar.

� Etiqueta Observaciones del cliente

En esta etiqueta se muestran las observaciones de cada cliente. El programa cada vez

que seleccionamos un cliente, en la sección clientes, si este tiene alguna observación nos avisa haciendo una señal sonora y marcando de color rojo este botón, situado en la parte superior izquierda.

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� Etiqueta Filtro .- En esta etiqueta el programa nos permite seleccionar aquellas cargas que queremos facturar dependiendo del pacto, del período de facturación, de la mercancía, de unas fechas en concreto, etc.

Por ejemplo, si queremos visualizar en la sección cargas, sólo aquellas cargas que hayan sido contratadas con un pacto por horas, con un periodo de facturación semanal, mercancía arena, y en el periodo del mes de mayo, tenemos que activar los campos de verificación: � “Horas”. � “Semanal”.

� En el campo “Mercancía” seleccionar “Arena”.

� Activar la opción “Fechas” y seleccionar el periodo del mes de “Mayo”.

� Por último tenemos que pulsar el botón “Actualizar” para que el programa

actualice la información en la sección de cargas a facturar.

Ahora tenemos que marcar las cargas que queremos facturar, del cliente seleccionado, y pulsar el botón “Facturar”.

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� Etiqueta Conceptos facturables

Esta etiqueta nos da la opción de facturar conceptos que no tienen relación con las cargas o que si los tienen pero no queremos que guarden relación alguna con ellas.

� Consulta de facturas. Si deseamos ver todas las facturas emitidas tenemos que abrir la opción “Consulta de

facturas” que se encuentra dentro del menú “Facturación”. Para poder realizar una búsqueda dentro de esta pantalla, primero tenemos que seleccionar, haciendo clic con el ratón, en el campo por el cual queremos realizar la búsqueda y luego escribir el en campo “Búsqueda” los criterios por los que queramos buscar.

Los campo por los que podemos filtrar los datos tienen un color de fondo distinto al

resto, así los de color azul son los permitidos para realizar filtros y el amarillo es el que está activo para la búsqueda actual. En el caso de la pantalla siguiente la búsqueda de las facturas se realizaría por el campo “Serie”.

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En la parte inferior de la pantalla tenemos dos etiquetas que nos permiten ver, en

primer lugar, todas las cargas asociadas a una factura, etiqueta “Cargas” y en segundo lugar, todos los vencimientos de cada factura emitida, etiqueta “Vencimientos”.

Si queremos reemitir una factura ya creada tenemos que pulsar el botón “Reemitir factura” situado en la parte superior de la pantalla anterior. Esta operación sólo se puede realizar desde esta pantalla.

Desde esta pantalla también podemos marcar las facturas como pagadas, para ellos tenemos que seleccionar la factura, haciendo clic encima de ella y luego pulsar el botón “Cobrar factura”.

� Borrar facturas de cargas.

Desde esta pantalla de mantenimiento podemos borrar facturas de cargas ya creadas que por algún motivo tienen algún error. La pantalla nos muestra en la parte superior todas las facturas y en la parte inferior las cargas asociadas a la factura seleccionada. Podemos buscar las facturas, como siempre, desde el campo “Búsqueda” y más en concreto en esta pantalla en los campos “Serie” y “Número”. Una vez localizadas las facturas a borrar tenemos que seleccionarlas y pulsar el botón “Borrar” situado en la parte inferior de la pantalla.

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� Cartera de vencimientos de cargas.

Este mantenimiento permite gestionar los vencimientos que se generan al realizar la facturación de cargas.

La gestión de vencimientos está directamente relacionada con la gestión de riesgos.

Los vencimientos, a medida que se generan, decrementan el riesgo disponible y aumentan el riesgo pendiente de facturar.

A medida que se va realizando la facturación de ventas y en función de la forma de pago del cliente se irán generando una serie de vencimientos de pago que quedarán registrados en este mantenimiento. Las formas de pago de las facturas generadas deben tener, al menos, un vencimiento para que se muestren en este mantenimiento.

La generación de vencimientos se realiza de forma estándar en función de los parámetros que el cliente tenga asignados. Como es posible que en casos particulares, los vencimientos no se adapten a las necesidades, el mantenimiento nos permite realizar modificaciones en los vencimientos a través del botón “Modificar”.

.

Una vez que hayamos seleccionado el registro que tiene el vencimiento que queremos

cambiar y pulsado el botón “Modificar” ya podemos cambiar cualquier dato con la única condición de que la suma de los importes de los vencimientos ha de ser la de la factura que tiene asociada. Teniendo en cuenta esta premisa podremos realizar modificaciones en los vencimientos.

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Estados de un vencimiento.- Los vencimientos desde que se generan hasta que se

pagan pueden tener varios estados que nos indicarán la situación de pago en la que se encuentran.

Los estados posibles de un vencimiento son los siguientes:

Pendiente.- Es el estado original de un vencimiento y se le asigna al crearlo. Nos indica que no se ha recibido la orden de pago del cliente.

Pagado.- Es el estado final de un vencimiento, se le asigna este estado cuando hemos cobrado el vencimiento. El paso al estado Pagado se realiza mediante la selección del vencimiento y la pulsación de botón “Pagar”. Al asignarle el estado de Pagado al vencimiento se le asignará como fecha de pago la que consta en el campo “Fecha Pago” la cual, por defecto, es la fecha actual.

Devuelto.- Este estado se le asigna al vencimiento cuando fue enviado al cliente y este nos lo ha devuelto. El paso al estado Devuelto se realiza mediante la selección del vencimiento y la pulsación del botón “Devolver”. Al asignarle el estado de devuelto al vencimiento, se le asignará como fecha de devolución, en el campo “Fecha Dev.”, la fecha actual, pudiendo ser cambiada.

NOTA.- Desde un estado determinado del vencimiento podemos pasar a cualquiera de los posibles sin importar el estado en que se encuentra.

En la parte superior de esta pantalla nos encontramos con la típica barra de filtros del

programa CIF-TRANS. Su funcionamiento es muy sencillo, simplemente activando, por ejemplo, el campo “Pagados” el programa nos filtrará todos los vencimientos y nos visualizará aquellos que están pagados. Si además queremos filtrar por cliente, tenemos que activar la casilla “Filtrar por Cliente” y buscar en dicho campo el cliente específico y así el programa visualizará los vencimientos pagados de ese cliente.

Impresión de recibos.- Realiza la impresión de los recibos de los vencimientos

mediante una ventana de selección. La impresión del vencimiento seleccionado lo conseguimos pulsando el botón “Imprimir Recibo”.

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777...222...--- TTTaaarrrjjjeeetttaaasss...

Este mantenimiento permite dar de alta las tarjetas bancarias que van a usar los vehículos/conductores para efectuar el pago de los gastos. Para poder dar de alta las tarjetas tenemos que abrir dicho mantenimiento en el menú Archivo / Tarjetas, hacer clic en el botón Nuevo y comenzar a introducir la información solicitada. Finalmente haremos clic en el botón Grabar para guardar todas las altas.

Ahora explicaremos los procesos que podemos realizar con todos aquellos gastos asignados a las cargas que fueron pagados con las tarjetas.

� Conciliación de tarjetas.

Permite llevar un control de los gastos asociados a las tarjetas realizando la conciliación con las facturas enviadas por el proveedor. Esta operación también se puede realizar desde la facturación de compras.

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Para asociar un gasto a la factura actual o a una factura nueva, en primer lugar

tenemos que seleccionar el proveedor, introducir el rango de fechas y hacer clic en el botón actualizar, esto hará que la información de esta pantalla se actualice mostrándonos los gastos que cumplan las condiciones anteriores. En segundo lugar tenemos que hacer clic en la casilla de verificación/activación de los gastos que queremos facturar, rellenar el campo “Factura”, con un dato nuevo si queremos crear una factura nueva o con los datos de una factura ya guardada en caso de que queramos incluir más gastos a dicha factura, y en tercer lugar, hacer clic en el botón “Facturar”.

Proveedor.- Es el proveedor que nos envía la factura con los gastos. Tarjeta.- Es el número de tarjeta a la que están asociados los gastos. Esta opción se puede expandir, para poder ver los gastos, pulsando el botón + y se puede contraer para ocultarlos. Factura.- Es el número de la factura de proveedor a la que van asociados los gastos.

Fecha.- Es la fecha en la que se ha hecho la conciliación de la tarjeta y generado la factura.

CIF-TRANS nos da la posibilidad de consultar aquellas facturas generadas en las

conciliaciones en la opción Consultar facturas de tarjetas e incluso poder borrarlas para su nueva generación en la opción Borrado de facturas de tarjetas. Las dos pantallas tienen un funcionamiento similar, en el caso del Borrado de facturas de tarjetas una vez borrada una factura todos los gastos asociados a esa factura quedan liberados para su posterior facturación.

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777...333...--- AAAuuutttooofffaaaccctttuuurrraaasss...

Esta pantalla está especialmente diseñada para una operatividad típica de las cooperativas de transporte. Aquí se generan las facturas que los distintos transportistas pasarían a nuestra empresa. Todos aquellos viajes que nuestra empresa subcontrate serán gestionados desde este mantenimiento a la hora de facturar a los propietarios/autónomos o empresas asociadas que nos hayan prestados sus servicios.

Es muy importante señalar, que para poder crear una autofactura de un determinado

Propietario, este deberá tener en su ficha, dentro del menú Archivo / Propietarios, la opción “Autofacturar” activada y si no la tiene no se podrán crear Autofacturas con este Propietario.

La pantalla de autofacturas se divide en dos partes:

En la parte izquierda, seleccionamos el Propietario. En la parte superior derecha, se visualizan las facturas del propietario seleccionado y

en la parte inferior derecha disponemos de unas pestañas que nos permiten configurar los siguientes campos de la Autofactura: Fecha de Generación , Divisa, Serie, Número e Iva.

Una vez seleccionado el propietario y los servicios que queremos autofacturar, ya

podemos hacer clic en el botón “Autofacturar”, la aplicación nos presentará en pantalla la vista previa de la Autofactura.

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En ella tenemos dos hojas (facturas), la primera hoja (factura) es para el Propietario/Autónomo y la segunda es para nuestra empresa, contemplando, esta última, el beneficio final del servicio realizado.

CIF-TRANS nos da la posibilidad de consultar las Autofacturas ya generadas en el menú ”Consultar Autofacturas”. En este menú nos encontramos con las siguientes opciones:

Imprime por pantalla o impresora la Autofactura seleccionada.

Borra la Autofactura seleccionada.

Marca como pagada la Autofactura seleccionada.

Sale de la pantalla actual.

777...444...--- LLLiiiqqquuuiiidddaaaccciiióóónnn dddeee cccooonnnddduuuccctttooorrreeesss... Desde esta pantalla podemos liquidar el pago a los conductores.

La liquidación del pago a conductores se basa en los pactos que tengamos con cada uno de ellos, en CIF-TRANS, esta información se cubre en la pestaña “Pago” del menú Archivo / Conductores.

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Los pactos pueden ser por Kilómetros o por Comisión. Si es por Kilómetros tenemos que introducir el precio por Km. Nacional y el precio por Km. Internacional, si el pacto es por Comisión tenemos que introducir que % se lleva el conductor de los viajes. El proceso para liquidar estos gastos es muy sencillo y muy similar al de las Autofacturas y al de la Facturación de cargas, de hecho las pantallas son casi gemelas. En primer lugar seleccionamos en la parte izquierda al conductor, en la parte derecha las cargas que queremos liquidar y por último tenemos que hacer clic en el botón “Liquidar”.

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CIF-TRANS nos da la posibilidad de gestionar adelantos, devoluciones y de poder ver

el pago pendiente con los conductores. Esta gestión la encontramos en la pestaña “Movimientos” de la pantalla de “Liquidación de conductores”.

Su funcionalidad es muy sencilla, si por ejemplo queremos adelantar dinero a un conductor tenemos que poner la cantidad en el campo “Importe” y pulsar el botón “Adelantar”, esto creará un registro nuevo en la pestaña de “Movimientos”, para las devoluciones es el mismo proceso pero haciendo clic en el botón “Devolver”. Todos los adelantos y devoluciones que hagamos serán tomadas en cuenta a la hora de hacer la liquidación del conductor.

888...--- AAAlllmmmaaacccééénnn... CIF-TRANS incorpora en sus opciones una completa gestión de almacenes. Podemos gestionar hasta 999 almacenes, controlando las entradas y salidas de artículos y sabiendo en todo momento que existencias tenemos en cada almacén, además tenemos la posibilidad de gestionar las carteras tanto de compras como de ventas de artículos.

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� Almacenes. En primer lugar tenemos que crear el o los almacenes, para ello disponemos de la opción Almacenes dentro del menú Almacén. En esta pantalla damos de alta el almacén pulsando el botón Nuevo y rellenando los datos solicitados. Recordemos que podemos crear hasta 999 almacenes.

� Grupos.

Una vez dados de alta los almacenes ya podemos empezar a categorizar los artículos. La primera opción que nos encontramos es el menú Grupos, en él podemos ir creando categorías para los artículos que daremos de alta más adelante. Ejemplos de Grupos, Ruedas, Líquidos, Repuestos, Material oficina, etc.

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� Familias.

El menú Familias nos permite clasificar los artículos, por ejemplo, por marcas, por modelos, por utilidad, etc.

Vamos a crear un ejemplo práctico. Ya tenemos el Almacén Neumáticos creado y el

Grupo Ruedas, pues ahora en Familias iremos dando de alta cada una de las distintas marcas de neumáticos que usan nuestros vehículos, Michelín, Continental, GoodYear, Firestone, etc. Para ello procedemos como siempre, dentro de la pantalla de Familias hacemos clic en el botón Nuevo y cuando tengamos todas las marcas que usan nuestros vehículos dadas de alta, hacemos clic en el botón Guardar. Debemos incluir cada marca de neumáticos en el Grupo Ruedas.

� Artículos.

Desde la pantalla de Artículos damos de alta todos los artículos. En nuestro ejemplo práctico vamos a dar de alta los distintos modelos de neumáticos

que usan nuestros vehículos dentro de la marca Michelín. Por ejemplo, Michelín XDA, Michelín XTY y Michelín XR. Para ello, dentro de la pantalla de Artículos, hacemos clic en el botón Nuevo y vamos rellenando la información solicitada, el Código, el Nombre del artículo, la

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Familia, el Grupo y en el caso de los neumáticos, en la pestaña Rueda, el Precio de la rueda, del Recauchutado con o sin casco y los Kilómetros del primer y sucesivos recauchutados.

Una vez introducida toda la información tenemos que pulsar el botón Grabar. Recordemos que aquí damos de alta los distintos modelos de las distintas marcas pero siempre podemos dar de alta los artículos sin categorizar, sin clasificar, es decir, sin incluirlos en ningún Grupo y en ninguna Familia, aunque nosotros aconsejamos que para una gestión correcta es conveniente categorizar.

� Albaranes de compra.

Los Albaranes de compra nos permiten llevar un control total sobre nuestras compras. Desde esta pantalla podemos introducir los artículos comprados en los distintos almacenes o bien directamente en los vehículos, es decir, podemos hacer compras directas para almacén o para vehículos. Es importante destacar que esta pantalla se divide en tres partes, Cabecera, Detalle y Pie.

En la Cabecera nos encontramos con dos campos que debemos destacar. El campo Albarán es nuestro código interno que se generará automáticamente o se podrá introducir de forma manual . El campo S/Ref es el código del albarán del proveedor, es muy importante cubrir esta información para poder realizar búsquedas por dicho código.

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En el Detalle introduciremos todos los artículos que formen parte del albarán de compra, con su Referencia, su Descripción, las Unidades, su Importe y su Ubicación bien almacén o bien vehículo.

En el Pie podemos incluir datos como los Portes de la mercancía, los Gastos asociados

al albarán, el IVA de los Portes / Gastos y aquí es donde podemos ver reflejado el Total del albarán.

Desde esta pantalla podemos facturar directamente los Albaranes de compra, para ello tenemos que hacer clic en el botón Facturación inmediata de este albarán que está situado en la parte superior derecha.

� Facturación de compras.

Desde esta opción podemos facturar los Albaranes de compra. La Facturación de compras tiene una funcionalidad idéntica a la Facturación de cargas. La pantalla se divide en dos partes, en la parte izquierda se muestran los proveedores con albaranes pendientes de facturar y en la parte derecha los albaranes sin facturar del proveedor seleccionado. Para facturar albaranes simplemente tenemos que seleccionar al proveedor y marcar los albaranes que queremos facturar.

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Es importante destacar que en la parte inferior de la pantalla disponemos del campo S/Ref, al igual que en la pantalla de Albaranes de compra tiene una mención especial. En él tenemos que introducir la Referencia de la factura del proveedor.

Debemos destacar que a diferencia con la Facturación de cargas esta facturación no nos presenta ningún informe por pantalla, simplemente nos informa que la factura x ha sido generada y si deseamos guardarla.

� Consultar facturas de compras.

Desde este apartado podemos consultar todas las facturas de compras que hemos generado.

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Desde esta pantalla y pulsando el botón Modificar podemos cambiar cualquiera de los datos de una factura ya generada.

Esta pantalla también nos da la opción de poder marcar las facturas como pagadas. Al seleccionar la factura que queremos marcar como pagada y una vez pulsado el botón Pagar factura, el programa nos muestra una pequeña pantalla en la que podemos activar el campo Pagado y modificar la Fecha de Pago. Por último tenemos que hacer clic en el botón Grabar para guardar los cambios.

� Borrado de facturas de compras.

Esta opción nos permite borrar las facturas de compras generadas, para ello seleccionamos la factura que queremos borrar y hacemos clic en el botón Borrar.

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� Cartera de vencimientos de compras. Desde esta opción podemos llevar un control total sobre el pago de los vencimientos

de las facturas de compra. Los vencimientos pueden tener tres estados, Pagado, Pendiente y Devuelto. Para poner un vencimiento en cualquiera de los estados anteriores tenemos que seleccionarlo y luego hacer clic encima del botón del estado en el que queda el vencimiento.

En la parte superior de la pantalla nos encontramos con unas opciones que nos permiten filtrar la información mostrada por pantalla, de forma que si queremos visualizar sólo aquellos vencimientos que tengan el estado Pagado, simplemente tenemos que activar el check de dicha casilla y la información mostrada sólo se corresponderá con los vencimientos pagados. También podemos crear filtros múltiples, es decir, si además de sólo los pagados queremos filtrar por proveedor lo que tenemos que hacer es activar el check de la casilla Filtrar por proveedor y luego seleccionar el proveedor.

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También podemos imprimir el pagaré seleccionado pulsando el botón Imprimir pagaré y además podemos imprimir una carta que acompañe a dicho pagaré pulsando el botón Imprimir carta.

� Salidas de almacén.

Esta opción nos permite controlar y gestionar las salidas de los artículos de los almacenes. Podemos hacer traspasos entre almacenes y generar salidas directamente a vehículos. Esta pantalla nos permite ver todas las salidas generadas.

� Traspaso entre almacenes. Para crear un traspaso entre almacenes podemos hacer clic en el botón Traspaso entre almacenes de la pantalla anterior o bien seleccionar esta opción dentro del menú Almacén.

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Para generarlo tenemos que seleccionar el Artículo, la Cantidad, el Almacén origen y finalmente el Almacén destino, por último hacemos clic en el botón Grabar y el traspaso ya está hecho. Para poder consultarlo podemos abrir la pantalla de Salidas de almacén.

� Salidas para camión. Para generar una salida de material a un camión tenemos que seleccionar el Artículo, la Cantidad, el Almacén origen, el Camión destino, los Kilómetros que tiene el camión en el momento del traspaso y finalmente el Tipo de gasto. Por último hacemos clic en el botón Grabar y la salida ya está generada. Para poder consultarla podemos abrir la pantalla de Salidas de almacén.

Todos los movimientos de entrada y de salida de los artículos podemos verlas a través del listado de Movimientos de artículos. Este listado lo podemos encontrar en el entorno de listados en la pestaña Archivos.

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� Existencias en almacén.

Esta opción nos permite saber en todo momento qué artículos y qué existencias tenemos en cada uno de nuestros almacenes.

En primer tenemos que seleccionar el almacén y luego hacer clic en el botón Calcular

existencias.

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Podemos saber cómo teníamos los almacenes en una fecha en concreto, para ello, una vez seleccionado el almacén tenemos que seleccionar la fecha en la queremos ver los artículos con sus existencias existentes en esa fecha y hacer clic en el botón Calcular existencias. Por omisión no nos va a mostrar los artículos sin existencias pero si queremos que os muestre tenemos que activar el check del campo Mostrar artículos sin existencias. Desde esta pantalla podemos ajustar aquellos artículos a la cantidad de existencias que queramos, para ello disponemos del botón Generar recuento. Una vez seleccionado el artículo introducir el número de existencias reales y luego hacemos clic en dicho botón.

Las cinco opciones que vienen a continuación están relacionadas con la venta de los artículos de almacén. Su funcionamiento y operatividad es muy similar a las opciones de compras de modo que haremos un breve comentario en cada una de las opciones. Evidentemente a la hora de realizar ventas de nuestros artículos, estos se irán descontando de los almacenes.

� Albaranes de venta.

Esta opción nos permite crear albaranes de venta de todos aquellos artículos que vendamos de nuestros almacenes.

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Al igual que en la pantalla de Albaranes de compra, desde la pantalla de Albaranes de venta también podemos facturar directamente un albarán, para ello tenemos que situarnos en el albarán y luego hacer clic en el botón Facturación inmediata de este albarán.

� Facturación de albaranes de venta.

Nos permite facturar todos aquellos albaranes de venta que estén pendientes. La operatividad de la pantalla es similar a la de Facturación de albaranes de compras.

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La operatividad es igual al resto de los procesos de facturación presentes en CIF-TRASN, primero debemos seleccionar el cliente, luego los albaranes que queremos facturar y configurar las distintas opciones de las que disponemos en las pestañas Opciones, Textos e Importes y por último hacer clic en el botón Facturar.

� Consultar facturas de venta.

Esta opción nos permite consultar todas las facturas de venta de artículos generadas. En ella podemos marcar las Facturas de albaranes de venta como pagadas.

� Cartera de vencimientos de venta.

Desde esta opción podemos llevar un control total sobre el pago de los vencimientos de las Facturas de venta de artículos. Como explicamos con anterioridad, los vencimientos pueden tener tres estados, Pagado, Pendiente y Devuelto. Para poner un vencimiento en cualquiera de los estados anteriores tenemos que seleccionarlo y luego hacer clic encima del botón del estado en el que queda el vencimiento.

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En la parte superior de la pantalla nos encontramos con unas opciones que nos permiten filtrar la información mostrada por pantalla, de forma que si queremos visualizar sólo aquellos vencimientos que tengan el estado Pagado, simplemente tenemos que activar el check de dicha casilla y la información mostrada sólo se corresponderá con los vencimientos pagados. También podemos crear filtros múltiples, es decir, si además de sólo los pagados queremos filtrar por proveedor lo que tenemos que hacer es activar el check de la casilla Filtrar por cliente y luego seleccionar el cliente.

� Borrado de facturas de venta.

Desde esta opción podemos borrar las Facturas de albaranes de venta generadas. Seleccionamos la factura y luego hacemos clic en el botón Borrar Factura. El o los albaranes facturados quedarán libres para su posterior facturación.

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999...--- RRReeepppaaarrraaaccciiiooonnneeesss dddeee vvveeehhhííícccuuulllooosss... CIF-TRANS nos ofrece la posibilidad de llevar una gestión y un control total en el mantenimiento de nuestros vehículos.

� Tareas. La primera opción que nos encontramos al hacer clic en el menú Mantenimiento de vehículos es Tareas. En esta pantalla podemos dar de alta todas aquellas tareas de mantenimiento que le vayamos a realizar a nuestros vehículos. Esta pantalla se divide en dos partes, en la parte izquierda es donde damos de alta las tareas y en la parte derecha es donde podemos incluir todos aquellos artículos que vayan a formar parte de la tarea. La forma de dar altas es igual en toda la aplicación, tenemos que hacer clic en el botón Nuevo, comenzar a introducir los datos de la Tarea, sus Artículos en el caso de que lleve y finalmente hacer clic en el botón Guardar. Daremos de alta la Tarea Cambio de aceite y le incluiremos sus Artículos. Los Artículos tienen que haber sido dados de alta previamente en el menú Almacén/Artículos.

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Una vez dadas de alta las Tareas podemos ir asignándoselas a cada vehículo, para ello disponemos de la opción Revisiones dentro del menú Mantenimiento de vehículos.

� Revisiones.

El funcionamiento de la pantalla de Mantenimiento de revisiones es muy sencillo.

Vamos a añadirle a un vehículo la Tarea que dimos de alta con anterioridad (Cambio de aceite). En primer lugar tenemos que seleccionar el vehículo al que le queremos añadir esta Tarea, para ello hacemos clic en el botón Examinar del campo Camión y lo seleccionamos.

Una vez seleccionado el vehículo tenemos que pulsar el botón Insertar para poder introducir la Tarea, completar la información y finalmente pulsar el botón Guardar.

Podemos indicarle cuantos kilómetros tenía el vehículo cuando se realizó la última

revisión, un periodo en kilómetros para la siguiente, la fecha de la última y una unidad de tiempo (días, semanas, meses o años) para que nos calcule automáticamente cuando será la próxima revisión.

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CIF-TRANS dispone de un Avisador, que una vez activado nos mostrará automáticamente aquellas Revisiones que están próximas a su ejecución. El Configurador de avisos se encuentra en el menú Utilidades.

En esta pantalla podemos indicarle los días o los kilómetros de antelación con los que

queremos que nos avise el programa. De esta forma no se nos pasará ninguna Revisión por alto.

� Generación de ODTs (órdenes de trabajo).

La Generación de Órdenes de Trabajo nos permite saber que Revisiones tienen que realizarse a los vehículos a día de hoy. Para ello tenemos que hacer clic en el botón Generar lista y el programa nos mostrará en pantalla la lista completa con las Revisiones pendientes.

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Ahora tenemos que hacer clic en la casilla de activación de aquellas Revisiones que queremos efectuar. Una vez marcadas, hacemos clic en el botón Generar ODTs y el programa nos presenta un listado por camión en donde podemos ver las revisiones a efectuar con sus tareas y artículos. El listado debe entregarse en el taller a la hora de llevar el vehículo a la revisión y así, si existen más cambios, que estos sean apuntados en dicha hoja por el personal de taller.

� ODTs.

Una vez de vuelta los vehículos con la revisiones pasadas y con las Ordenes de Trabajo cumplimentadas, daremos de alta todos los detalles de cada una de las Odts. De esta forma llevaremos un control total sobre las Odts.

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En esta pantalla podemos cumplimentar la información de las Órdenes de Trabajo, fecha de realización, importe de la Odts.

� Reparaciones de Vehículos. Desde esta pantalla introducimos toda la información de cada una de las revisiones de nuestros vehículos. Es importante destacar que este mantenimiento está asociado al almacén de forma que si en alguna de las reparaciones seleccionamos artículos de alguno de nuestros almacenes, estos artículos serán descontados de dichos almacenes.

La forma de dar de alta revisiones, de borrar o de modificar alguna ya existente es igual que el resto de las pantallas de la aplicación. Tenemos que usar la barra de botones estándar, botón Nuevo, botón Borrar y botón Modificar. En caso de modificaciones tenemos que pulsar finalmente el botón Guardar para guardar los cambios. En esta pantalla disponemos de la posibilidad de convertir la reparación del vehículo en un albarán de compra, para ello tenemos que hacer clic en el botón “Convertir en Albarán de Compra”, situado en la parte superior derecha de esta pantalla.

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999...111...--- GGGeeessstttiiióóónnn dddeee RRRuuueeedddaaasss...

� Ruedas.

Esta pantalla nos permite gestionar al completo todos los temas relacionados con las Ruedas, darlas de alta con la Fecha de compra, el Precio, su Ubicación en un almacén o en un vehículo y en el caso de este su Posición, Kms. Primer Recauchutados, ... e incluso darlas de baja.

Esta pantalla nos da la posibilidad de ver los movimientos de la rueda seleccionada,

para ello disponemos en la parte inferior de una ventana que nos muestra información como el tipo de Operación, si fue un Montaje, un Desmontaje, una Rotación, en qué Fecha, con qué Kilómetros y en qué Vehículo.

Para dar de alta una Rueda tenemos que hacer clic en el botón Nuevo e introducir la

información solicitada. En primer lugar nos encontramos con el Artículo que supuestamente tendríamos que haber dado de alta con anterioridad en la opción Artículos dentro del menú Almacén. Si es así, el trabajo es más rápido ya que podemos seleccionar dicho artículo de la lista. Para poder ver la lista de los artículos tenemos que hacer doble clic o pulsar la tecla F3 en dicho campo. El siguiente campo que nos encontramos es Código, en este campo tenemos que introducir el Código que tiene la Rueda, es decir, el número de identificación propio de la Rueda. Ahora tenemos que seleccionar el Almacén donde la vamos a guardar o el Camión al que se la vamos a poner. También podemos introducir como información complementaria, la Fecha de compra, el Precio, los Kilómetros que en el caso de una rueda nueva serán cero, el Nº de Recauchutados, la Fecha de baja, su Posición en el camión, los Kilómetros del primer recauchutado,

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del siguiente (estos kilómetros los importa directamente de la pantalla de Artículos) y por último disponemos del campo Observaciones para introducir algún dato o comentario sobre las ruedas.

Es importante destacar que para borrar una rueda primero tenemos que darla de baja,

para ello actuaremos de la siguiente manera, en primer lugar seleccionamos la rueda, luego pulsamos el botón Modificar y finalmente pulsamos el botón Baja. Una vez dada de baja ya podemos borrarla, para ello haremos clic en el botón Borrar.

Esta pantalla también nos da la posibilidad de poder filtrar la información. Disponemos del botón Filtrar que nos activa una pantalla nueva en la que podemos introducir los criterios necesarios para nuestra búsqueda de ruedas. Por ejemplo, en caso de querer buscar todas las Ruedas del remolque C-0333-R, configuraremos la pantalla del siguiente modo:

Primero tenemos que seleccionar el campo por el que queremos hacer el filtro, en este caso Camión, haciendo doble clic encima del campo lo pasamos a la ventana de Filtro, luego seleccionar el operador, en este caso el Igual y finalmente introducir la matrícula en el campo Valor. Para ejecutar el filtro tenemos que pulsar el botón Aceptar y la información en pantalla se corresponderá a las Ruedas que tiene dicho remolque.

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� Gestión de ruedas.

Este menú nos da la opción de mover las Ruedas de un Camión a un Almacén de una forma más gráfica pero igual de eficiente que en la pantalla anterior.

La forma de poner una Rueda a un camión o de quitarla del camión y devolverla al almacén es muy sencilla, tenemos que seleccionar el camión o el remolque, hacer clic y mantener pulsado el botón del ratón encima de la rueda que queremos mover llevándola del camión al almacén o bien, en caso contrario, del almacén a la posición que ocupará dentro del eje del vehículo seleccionado, finalmente soltamos la pulsación del ratón y la rueda se sitúa en el lugar elegido. Al arrastrar la rueda la aplicación nos muestra un icono de prohibido en caso de que queramos depositarla en un lugar incorrecto.

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Es muy importante destacar que cuando demos de alta los camiones y los remolques en el menú Archivo / Datos de vehículos / Vehículos, tenemos que cubrir la información solicitada en la pestaña Ejes. De esta forma en la pantalla de Gestión de ruedas se mostrará la vista aérea de los ejes de los camiones y el proceso de insertar o quitar ruedas será tan sencillo como pinchar y arrastrar.

La pantalla de Gestión de ruedas también nos permite ver el estado de desgaste de cada

rueda, dicho desgaste es mostrado y representado por medio de colores de forma que para las ruedas nuevas comenzará con el color negro (0% – 25% desgaste), luego vendrá el verde (26% – 50% desgaste), luego el amarillo (51% – 75% desgaste) y finalmente mostrará el rojo para aquellas ruedas con un desgaste mayor (+ 76% desgaste).

También podemos incrementar los kilómetros de las Ruedas en caso de que haya un

desfase o queramos hacer un reajuste, por ejemplo, al comenzar a utilizar el programa ya disponemos de Ruedas en almacén o en los vehículos, entonces a estas Ruedas les podemos incluir los kilómetros que les correspondan. Para ello tenemos que seleccionar la Rueda y hacer clic en el botón Incrementar kilómetros para la rueda seleccionada. En la pantalla emergente introducimos los kilómetros que queremos añadir o quitar (con el signo negativo delante de la cantidad) a dicha Rueda.

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Y además podemos realizar dos tipos de operaciones con las Ruedas que están en el almacén, recauchutarlas o darlas de baja, para ello seleccionamos la Rueda, que tiene que estar dentro del almacén y pulsamos la opción deseada. Estas opciones se encuentran en la parte inferior de la pantalla en Procesos para las Ruedas en almacén.

Finalmente hacemos clic en el botón Grabar y todos los cambios quedan almacenados.

111000...--- LLLiiissstttaaadddooosss dddeee lllooosss ppprrroooccceeesssooosss... En la opción de “Listados” del menú principal podemos elegir entre los estándar o los generados. Estos últimos los conseguimos gracias al empleo de un generador que lleva el programa. Aquí el número de formatos y combinaciones es ilimitado. En el caso de los listados estándar tenemos dos bloques: archivos y movimientos. En el primer bloque se encuadran los relativos a las tablas (clientes, vehículos, proveedores, etc.) y en el segundo los pertenecientes a procesos (tráfico, pedidos, asignaciones, etc.).

Con este dossier se acompaña el “Dossier de Listados” que muestra una gran variedad

de listados. Todos los listados tienen un funcionamiento similar. A continuación haremos una

breve explicación de cómo funcionan en general y luego explicaremos las particularidades de los listados más importantes.

Tomaremos como ejemplo el listado de “Asignaciones de Cargas” para explicar las

distintas opciones que nos podemos encontrar en los listados.

En un principio cuando entramos en cualquier opción de listados, la pantalla que nos presenta la aplicación es muy parecida a la mostrada a continuación, recordemos que esta pantalla es la del listado de “Asignaciones de Cargas” y es la que usaremos como ejemplo para explicar el funcionamiento de los listados.

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En la pantalla anterior se puede diferenciar varias secciones:

� Campos.

En esta ventana se visualizan todos aquellos campos que son índices, dentro del listado seleccionado, y que a través de los cuales podemos ordenar el listado.

� Ordenado Por.

Esta ventana muestra los campos por los cuales se va ordenar el listado. Podemos

tener más de un campo en la ventana . Esto nos permitirá añadir ordenes alternativos al listado.

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� Flechas.

Para pasar un campo de la ventana a la ventana y viceversa utilizaremos las flechas que están situadas entre estas dos ventanas.

En primer lugar, tenemos que seleccionar el campo y luego pulsar cualquiera de las flechas para pasarla de un ventana a otra. Esta operación también se puede realizar haciendo doble clic en los campos.

Si tenemos en la ventana de más de un campo, podemos indicarle cual es el campo principal, secundario, ... a la hora de ordenar el listado. Para ello utilizaremos las siguientes flechas:

En primer lugar tenemos que seleccionar el campo por el cual queremos ordenar el

listado y luego pulsar las flechas hasta situarlo en la parte superior del campo

� Tipos de Listado.

En este menú podemos seleccionar los distintos tipos de listados que incluye cada opción, en la siguiente imagen se visualiza los distintos tipos de listados que contiene “Asignaciones de Cargas”.

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Haremos una breve explicación de cada uno de los distintos tipos de listados dentro de “Asignaciones de Cargas”.

� Relación por número de carga. Nos permite crear un listado ordenado por el código de cada carga.

� Relación por número de entrada. Nos permite crear un listado ordenado por el código

de entrada de cada carga.

� Relación por fecha. Nos permite crear un listado ordenado por el campo fecha.

� Relación por camión. Nos permite crear un listado ordenado por el código del campo camión.

� Relación por remolque. Nos permite crear un listado ordenado por el código de cada

remolque.

� Relación por conductor. Nos permite crear un listado ordenado por el código de cada conductor.

� Relación por mercancía. Nos permite crear un listado ordenado por el código de cada

mercancía.

� Relación por origen / destino. Nos permite crear un listado ordenado por las rutas de cada mercancía.

� Relación por cliente. Nos permite crear un listado ordenado por el código de cada

cliente.

Es importante mencionar que cuando seleccionamos un tipo de listado, el programa

presenta en las ventanas y los campos por los cuales podemos ordenar el listado. Todos los tipos de listado llevan una configuración básica sobre este punto, pero, podemos cambiarla siempre que nos apetezca para cumplir así las necesidades sobre los listados que queramos conseguir. Por ejemplo, podemos observar que cuando seleccionamos el listado de “Asignaciones de Carga” y dentro de este el tipo “Relación por nº de entrada” el programa presenta en las ventanas y los siguientes campos:

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Pues bien, esta configuración es la que mencionábamos antes como básica, y

recordemos que cada tipo de listado tiene la suya, pero si necesitamos ordenar el listado por “Camión” y además por “Fecha de Salida” tenemos que usar las flechas para configurar el listado. La configuración de las ventanas quedaría de la siguiente manera:

Como hemos visto hasta ahora, primero seleccionamos el listado y luego el tipo de listado que necesitamos. También hemos visto como cambiar la configuración de los campos de ordenación del listado. Ahora veremos como filtrar la información de los listados a través de las etiquetas. Estas son las que realmente nos permiten localizar la información que necesitamos a través de los listados.

� Tipos de Etiquetas.

En la parte inferior de la ventana, nos encontramos con el verdadero configurador de los listados. Una vez seleccionado el tipo de listado que queremos visualizar en “Tipo de Listado”, aquí podemos filtrar la información a través de las etiquetas.

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Concretamente en el listado de Asignaciones de Cargas la etiqueta Ver nos permite activar o desactivar al resto de las etiquetas, es decir, si queremos quitar de la pantalla de configuración del listado alguna de las etiquetas restantes no tenemos más que desactivar el check de la casilla correspondiente en la etiqueta Ver y esta desaparecerá de la pantalla.

Para cambiar de etiqueta simplemente tenemos que hacer una vez clic encima de ellas. Recordemos que en cada etiqueta podemos filtrar información.

Tenemos que destacar una etiqueta por encima de las demás, esta etiqueta es

“Opciones”. Explicaremos su funcionamiento en su apartado.

Otra parte importante que se incluye en todas las etiquetas son los campos de selección “Desde” y “Hasta”, estos campos se usan para seleccionar el número de registros que queremos listar.

Si por ejemplo, queremos visualizar un listado que incluya los 150 primeros códigos del año 2003, dentro de la pestaña “Carga” tendremos que introducir en los campos “Desde el año” y “Hasta el año” el valor 2003 y en los campos “Desde el número” 00001 y en “Hasta el número” 00150. También podemos usar la opción del botón “Examinar” que nos muestra las tablas con todos los registros y nos permite seleccionar los registros que queramos.

De esta forma ya tenemos un listado creado dentro de “Asignación de Cargas” de tipo “Relación por nº de entrada”, ordenado por los campos “Camión” y “Fecha Salida”, filtrado por la etiqueta “Carga” (que incluya los 150 primeros códigos) y que además incluya todos los códigos del resto de las etiquetas, ya que, en ellas no hicimos ningún tipo de filtrado.

Nota: Si queremos crear un listado de “Asignación de Cargas” o de cualquier otro tipo, sin ningún tipo de filtro, entonces debemos activar la ventana de “Todos los registros” situada e la izquierda de los campos “Desde” y “Hasta”.

Además nos podemos encontrar con estas dos opciones más dentro de los listados de

CIF-TRANS a la hora de seleccionar registros para imprimir.

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Ahora debemos decidir por donde lo queremos sacar, bien por pantalla o bien por

impresora. Para ello seleccionaremos uno de los siguientes botones:

Por último, en ambos casos, después de seleccionar la opción de impresión tenemos

que pulsar el botón “Aceptar”: Si seleccionamos “Imprimir” el programa imprimirá el listado por la impresora configurada como predeterminada en nuestro sistema operativo. Si por lo contrario, seleccionamos “Pantalla” el programa nos mostrará una vista previa por pantalla del listado.

Pantalla Impresora

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Ahora veremos una breve explicación de cada una de las etiquetas del listado “Asignación de Cargas”.

� Etiqueta “Carga”. Como ya hemos visto en el ejemplo anterior, esta etiqueta nos permite filtrar datos con relación al código de cada carga.

� Etiqueta “Empresa”. Nos permite filtrar el listado a través del código de las empresas.

� Etiqueta “Fechas”. Nos permite filtrar el listado por fechas.

� Etiqueta “Camión”. Nos permite filtrar el listado por el código de los camiones y de los remolques que realizaron el transporte de la cargas.

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� Etiqueta “Conductor”. Nos permite filtrar el listado por el código de los conductores

que realizaron el transporte de la cargas.

� Etiqueta “Mercancía”. Nos permite realizar un listado filtrando los códigos de las mercancías transportadas.

� Etiqueta “Ruta”. Nos permite crear un listado filtrando los códigos de las rutas de las cargas.

� Etiqueta “Cliente”. Nos permite realizar un listado filtrando el código de los clientes.

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� Etiqueta “Propietarios”. Nos permite crear un listado filtrando el código de los propietarios.

� Etiqueta “Ver”. Desde esta etiqueta podemos activar/desactivar las etiquetas del listado de Asignación de cargas para ello simplemente tenemos de activar/desactivar el check de la casilla correspondiente de la etiqueta que queremos activar/deshabilitar.

� Etiqueta “Opciones”. En esta etiqueta es donde más configuraciones podemos hacer a la hora de filtrar un listado. Hasta ahora estuvimos viendo como filtrar por “Carga”, “Empresa”, ... a través de códigos, pero ahora veremos como podemos filtrar aun más los listados a través de la etiqueta “Opciones”.

En el ejemplo del listado anterior, la aplicación nos mostraba los 10 primeros códigos

de las cargas, ya que, ese había sido el único filtro que le habíamos puesto. Pero además, el listado también capturaba la configuración de la etiqueta “Opciones” , es decir, mostraba los 10 primeros códigos de las cargas que estuviesen pactadas por cualquiera de las opciones que nos permite el programa, incluía todo tipo de propietarios, todo tipo de recorrido, todo tipo de estado de carga, todo tipo de facturación. La imagen anterior nos muestra tal configuración.

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Por ejemplo, si queremos realizar un listado de tipo “Relación por nº de carga” que muestre los 200 primeros códigos de carga (1ª condición), que sólo muestre los datos pertenecientes a los códigos de las dos primeras empresas dadas de alta en el programa (2ª condición), que tengan como recorrido el trayecto Vitoria – Viena (3ª condición), que no incluya la ruta inversa (4ª condición) y que los camiones sean de nuestra propiedad (5ª condición), tenemos que configurar las pantallas de la siguiente manera: (1ª condición) Etiqueta “Carga”.

(2ª condición) Etiqueta “Empresas”.

(3ª condición) y (4ª condición) Etiqueta “Ruta”.

(5ª condición) Etiqueta “Opciones”.

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Por último seleccionaríamos “Pantalla” o “Impresora” pulsaríamos “Aceptar” y ya

tenemos el listado creado con todas las condiciones anteriores.

Nota: En la etiqueta “Opciones” dentro de “Propietario” la opción “Enganchados” se refiere a todos aquellos remolques que no son de nuestra propiedad pero son movidos por cabezas tractoras que si lo son. También se consideran “Enganchados” a todas aquellas cabezas tractoras que no son nuestras pero llevan enganchados remolques que si lo son. En este listado disponemos de una opción “Incluir camiones que no han sido dados de alta” que nos permite incluir en los listados todas aquellas matrículas que incluimos en la pantalla de Asignación de cargas pero que no los tenemos dados de alta en la base de datos de CIF-TRANS.

Las pantallas de configuración de los listados incluyen en su parte inferior una serie de iconos que realizan las siguientes funciones:

Pulsando sobre este botón se ejecuta la visualización o la impresión del listado.

Permite acceder a las propiedades de la impresora.

Permite salir de la ventana del listado seleccionado.

� Más listados.

Dentro de los listados, tenemos que destacar los más importantes, junto con el listado de “Asignación de Cargas”, estos son: el listado de “Económicos”, el listado de “Relación de Gastos” y el listado de “Rodaje”.

� Listado de “Económicos”.

Este listado incluye los siguientes tipos:

� Dietas por conductor. Esta opción crea un listado mostrando todas las dietas de los conductores: kilómetros nacionales, internacionales, desayunos, comidas, etc, tanto si viaja como conductor o como acompañante.

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� Comisión por agencia. Este es un tipo de listado que nos permite saber cuanto facturamos, cuanto liquidamos y cuanto beneficio tenemos. En este listado sólo se muestran las cargas que están totalizadas, es decir, finalizadas.

� Ingresos por conductor. Listado que muestra todos los ingresos por conductores.

� Ingresos por camión. Listado que muestra todos los ingresos por camión.

� Ingresos por cliente. Este tipo de listado nos permite ver todos los ingresos por

cliente.

Como en todos los listados, este también incluye opciones de filtrado a través de las etiquetas con los campos “Desde” y “Hasta” y en especial de la etiqueta “Opciones”. Las opciones de esta etiqueta irán cambiando en función del tipo de listado seleccionado.

Desde la etiqueta “Ver” podemos configurar los listados “Económicos” de cualquier tipo, para que nos muestren la información deseada. En este caso mostraremos los tres tipos de listados que podemos visualizar :

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� Resumido. Seleccionando esta opción el listado nos muestra un listado con un total

por dieta y conductor y un total general.

� Desglosado. Seleccionando esta opción este mostrará las dietas de cada conductor,

separadas por fechas y por carga, su total en Euros y la matrícula del camión. Este tipo de listado es el más completo dentro de los “Económicos”.

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� Intermedio. Seleccionando esta opción y creando un listado como el ejemplo anterior, este mostrará, un listado agrupando los datos por conductor y por dieta.

� Listado de “Relación de Gastos”.

Este listado incluye los siguientes tipos:

� Gastos. Esta opción crea un listado mostrando todos los gastos imputados a las cargas.

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� Grupos de gastos. Esta opción nos permite crear un listado de gastos separando cada grupo de gastos. Este listado nos muestra la información en Totales; Total teléfonos, Total dietas, Total reparaciones, etc.

� Exportable a Excel. Además de tener la opción de Traspaso a Excel en el menú Utilidades, CIF-TRANS nos permite exportar todos los listados a Microsoft Excel. Los listados tienen que ser guardados con la extensión .CSV.

Una vez que tenemos el listado que queremos exportar a Excel en pantalla tenemos que realizar los siguientes pasos:

1.- Seleccionar la opción “Guardar” en la barra de botones de la vista previa. 2.- Seleccionar en “Guardar como archivos de tipo” la opción “fichero csv (*.csv)”.

Botón Guardar

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3.- Darle un nombre en el campo “Nombre de archivo” y luego pulsar “Aceptar”.

De esta forma ya tenemos el informe en un formato reconocido por Microsoft Excel, luego simplemente tenemos que abrir Excel y seleccionar el archivo guardado. Tenemos que fijarnos que la extensión de nuevo archivo es .CSV, por lo tanto debemos seleccionar en el menú “Abrir” de Excel en el campo “Tipo de archivo”, la opción “Todos los archivos (*.*)”.

Al igual que en los listados anteriores, la etiqueta más importante para filtrar los datos es la de “Opciones”, en ella nos encontramos con los mismos “Tipos”, “Resumido” o “Desglosado” que en el anterior, además, nos permite filtrar por “Tipo de Gasto” , pudiendo seleccionar por “Consumos”, “Dietas” o ambas. Por omisión el listado incluye los dos tipos de gasto.

� Listado de “Rodaje”.

Como comentamos anteriormente, este listado es uno de los más importantes, ya que nos permite controlar la liquidación por camiones, por conductores y consumos efectuados hasta la fecha. Al igual que los listados anteriores este puede configurarse a través de las etiquetas y en más en concreto a través de la etiqueta “Opciones”.

Podemos filtrar el listado por código de carga, por código de cliente, por código de vehículo, por fechas y además seleccionar en la etiqueta “Opciones” la propiedad del vehículo, el recorrido, el estado de la carga, el tipo de listado y la divisa en la que queremos el listado. La forma de hacerlo es exactamente igual que en los listados anteriores, simplemente tenemos que ir seleccionando en cada etiqueta las opciones que creamos convenientes para poder crear el listado que deseamos. Recordemos que el listado creado, responde a todos los filtros que hayamos hecho en cada una de las etiquetas. Por último

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tenemos que seleccionar la “Impresora” o la “Pantalla” y pulsar “Aceptar” para poder ejecutar el listado.

El listado de “Rodaje” incluye los siguientes tipos:

� Liquidación de camiones. Este listado muestra la liquidación total de cada camión. Nos indica cada una de las cargas, las fechas, para que clientes se realizaron las cargas, que rutas hicieron, que conductores las transportaron, cuantas toneladas, cuantas horas, cuantos kilómetros recorrieron con cada carga, cuantos kilómetros recorrieron en vacío, porcentaje de kms. vacíos con respecto a los kms. no vacíos, euro/km. e importe total.

� Listado de consumos. Este listado muestra los consumos de cada uno de los camiones. En la imagen que se muestra a continuación veremos un ejemplo de ”Listado desglosado de consumos por matrículas”, aquí la información que se visualiza está relacionada con los gastos en combustibles de cada camión, indicándonos la fecha, la carga, los kms del repostaje anterior, kms del repostaje actual, kms totales, litros, % de consumo y el importe total del consumo.

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111111...--- UUUtttiiillliiidddaaadddeeesss... Dentro de este menú explicaremos las opciones más importantes que nos presenta CIF-TRANS:

� Traspaso de Empresas

Desde la pantalla de “Traspaso de Empresa” podemos volcar datos de una empresa ya creada a una nueva , la forma de hacerlo es muy sencilla:

Primero seleccionamos la empresa origen, luego la empresa destino, y por último

seleccionamos las tablas que queremos traspasar.

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El último paso sería pulsar el botón “Traspasar”. La aplicación nos dará un aviso de todos aquellos registros que ya existen y nos

pedirá confirmación para hacer o no el traspaso.

Por último la aplicación muestra un resumen de la tablas traspasadas, pulsamos “Aceptar” y ya estaría el traspaso hecho.

� Gestión de Documentos

La Gestión de Documentos es un módulo incorporado a CIF-TRANS que nos permite asociar documentación a los distintos elementos de la aplicación y poder así, acceder a ellos con un simple clic del ratón.

Esta documentación puede estar formada por cualquier tipo de archivo que reconozca nuestro ordenador, como por ejemplo, documentos de Word, de Excel, Archivos en formato pdf, direcciones web, e-mail, ftp, etc.

La Gestión de Documentos, no representa ningún peligro para los archivos asociados a

los distintos componentes de CIF-TRANS, ya que, lo que realmente guarda dentro de la aplicación son accesos directos, nunca los archivos en sí, de tal forma que siempre podremos borrar cualquier acceso directo dentro de la etiqueta de Documentos sin temor a borrar el archivo original.

Las pantallas de CIF-TRANS que incorporan esta etiqueta son:

� En el menú Archivo:

o Empresas, Vehículos, Clientes, Propietarios, Proveedores Conductores, Aseguradoras y Personal.

� Y en el menú Almacén:

o Almacenes y Artículos.

Usaremos esta última pantalla (la de Artículos) para explicar su funcionamiento. Para ello tenemos que acceder a dicha pantalla y una vez abierta pinchamos en la etiqueta Documentos.

Si por ejemplo, queremos asociar al artículo que tenemos en pantalla, un archivo que tenemos guardado en una carpeta de nuestro disco duro, procederemos de la siguiente manera:

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Con CIF-TRANS abierto y situados en la pantalla de Artículos y con la etiqueta Documentos seleccionada, abrimos el Explorador de Windows; nos situamos en la carpeta donde tenemos el archivo guardado, luego pinchamos encima de él y sin soltar, lo arrastramos hasta la barra de tareas (situada en la parte inferior de la pantalla) justo encima de la ventana minimizada de CIF-TRANS, aguantamos 2 segundos sin soltar el botón del ratón y CIF-TRANS se abre, ahora podemos soltar el botón del ratón encima de la etiqueta Documentos. En este momento, la aplicación, nos muestra una pantalla en donde se nos indica la ruta y el nombre del archivo asociado al artículo y además nos permite modificar el nombre del acceso directo. De esta forma ya tenemos el documento asociado al artículo.

Si queremos asociar una dirección web el proceso es exactamente igual al anterior, tenemos que abrir el navegador web, seleccionar la dirección web y pinchando y arrastrando lo incorporamos de nuevo a la etiqueta Documentos.

La opción de asociar documentos, direcciones web, e-mail, ftp, etc. explicada anteriormente es la más sencilla. Pero podemos hacerlo de otra forma:

Pulsando el botón derecho del ratón dentro de la pestaña Documentos se nos

presentan las siguientes opciones:

- Abrir.- Al pulsar el botón derecho del ratón, encima de un acceso directo y seleccionando esta opción la aplicación nos lo abre.

- Nuevo.- Pulsando esta opción, podemos asociar, documentos, direcciones web,

direcciones ftp... etc. al artículo seleccionado, en este caso.

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La pantalla que nos presenta, nos pide la ruta del archivo a asociar y el nombre del acceso directo. Rellenamos estos campos y pulsamos aceptar. Si no recordamos donde está guardo el archivo, podemos pulsar el botón Examinar.

Esta es la otra forma de asociación: Pulsando de nuevo el botón derecho del ratón dentro de la pestaña Documentos

tenemos la opción:

- Ver.- Esta nos permite cambiar el formato de presentación de los iconos en la pestaña de Documentos. Disponemos de tres opciones: Iconos grandes, Iconos pequeños y Lista. La aplicación por defecto guarda la vista de Iconos grandes.

- El botón Actualizar.- Actualiza la vista de la etiqueta Documentos.

- Eliminar.- Esta opción nos permite borrar el acceso directo seleccionado.

Y por último

- Propiedades.- Nos muestra la ruta y el nombre del acceso directo seleccionado. Permite modificar ambas opciones.

Es importante señalar que esta pantalla NO funciona con la barra de herramientas típica de CIF-TRANS por lo tanto, después de crear las asociaciones de documentos no tenemos que pulsar el botón Grabar, simplemente salimos de la pantalla y las asociaciones ya quedan guardadas.

� Traspaso Contable

Desde esta pantalla podemos realizar el traspaso de los datos contables de ventas de CIF-TRANS a la aplicación contable que utilice el cliente para este fin.

En primer lugar tenemos que seleccionar en la pantalla de Exportación, la aplicación a

la que le vamos a realizar el traspaso, en este ejemplo utilizaremos el programa CONTAPLUS.

Esta pantalla la vamos a explicar por Secciones: En la parte superior de la pantalla de Traspaso Contable, disponemos del campo

Directorio de Salida, en el cual, introducimos el nombre del directorio donde queremos que se guarden los archivos exportados. Podemos seleccionar la fecha de traspaso en el campo Fecha de Traspaso y activar la pestaña de Retraspasar Facturas para que la aplicación traspase todas

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las facturas, la aplicación, por omisión, sólo traspasa las facturas que no hayan sido traspasadas, pero si activamos esta pestaña, traspasa todas de nuevo.

En la sección de Selección de Empresas para el Traspaso, en primer lugar tenemos que

seleccionar la o las empresas que queremos traspasar, podemos seleccionar la divisa, el nombre del fichero destino de los asientos y el intervalo de fechas para traspasar las facturas emitidas, las pagadas y los vencimientos pagados.

En la sección Comentario del Apunte de Ventas configuramos el Apunte de Venta y este

puede estar compuesto por 3 valores, el primero puede ser definido por el usuario, es decir, es un campo de texto libre y los dos restantes son campos que pueden llevar los siguientes valores: nada (ir en blanco), número de factura, código de factura, código de cliente y nombre de cliente.

En la sección de Configuración de Cuentas Genéricas introducimos los números de

cuenta de: clientes, IVA de ventas, bancos, ventas con IVA y ventas sin IVA. En la sección de Configuración de Cuentas de IVA, introducimos los valores para cada

una de las cuentas de IVA que utilicemos: En la parte baja de la pantalla nos encontramos con las siguientes opciones: En el campo Fichero Destino del Traspaso de Clientes debemos introducir un nombre para

el nuevo archivo.

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En esta sección también podemos seleccionar los datos a traspasar, Ventas y Clientes, para ello simplemente tenemos que activar la pestaña del que queremos traspasar o incluso los dos.

Además disponemos del botón Herramientas que nos permite acceder a una pantalla

donde podemos ver y marcar todas las facturas y todos los vencimientos de la empresa seleccionada, como traspasados o no, según nos interese.

Por último y una vez configurada la pantalla a nuestras necesidades ya podemos

pulsar el botón Traspasar para completar el proceso.

� Traspaso a Microsoft Excel

Desde esta opción podemos volcar datos a Microsoft Excel, y así poder controlar gastos indirectos aplicados a cada camión (por ejemplo: renting, leasing ...), esto nos permite saber el rendimiento neto anual de cada vehículo. Es muy importante para realizar esta operación tener instalado en nuestro ordenador Microsoft Excel.

La pantalla nos permite seleccionar los datos de los vehículos que queremos traspasar,

como pueden ser: la propiedad, el estado y la divisa. Una vez configurada la pantalla a nuestras necesidades pulsamos el botón

“Actualizar“ para que nos presente en pantalla los vehículos seleccionados.

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Por último pulsamos el botón el botón Traspasar. A la hora de guardar el archivo en el formato Excel lo podemos exportar a una

plantilla ya diseñada o a un libro nuevo. Además tenemos la posibilidad de seleccionar la hoja y la celda del destino de la exportación.

Por último pulsamos el botón Exportar para completar el traspaso y se abrirá Microsoft

Excel con los datos traspasados.

111222...--- HHHeeerrrrrraaammmiiieeennntttaaasss AAAdddmmmiiinnniiissstttrrraaatttiiivvvaaasss...

CIF-TRANS proporciona una programa llamado Herramientas Administrativas que se encuentra dentro del grupo de programas de CIF-TRANS y que nos permite realizar tareas como: Actualizar a nuevas versiones, Reindexar las tablas, Configurar Accesos al programa, Copias de Seguridad, Restauraciones de Copias de Seguridad, etc.

Ahora explicaremos algunas de las tareas más comunes y más importantes dentro del programa de las Herramientas Administrativas.

111222...111...--- CCCóóómmmooo aaaccctttuuuaaallliiizzzaaarrr CCCIIIFFF---TTTRRRAAANNNSSS...

El proceso de actualización de una versión antigua a una versión más reciente, requiere la ejecución de varios procesos, entre ellos, Copia de Seguridad, Actualización de la aplicación, Actualización de la base de datos, etc., ahora explicaremos como serían los pasos a seguir para una correcta actualización y de paso aprovecharemos para explicar todos aquellos procesos que entran a formar parte de la actualización. 111222...111...111...--- CCCooopppiiiaaa dddeee SSSeeeggguuurrriiidddaaaddd...

En primer lugar tenemos que realizar una copia de seguridad de nuestros datos. Para ello tenemos que abrir las Herramientas Administrativas que se encuentran en el grupo de programas CIF-TRANS. - Para Windows 9x, Me y 2000, su ruta es:

• Inicio / Programas / CIF-TRANS

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- Para Windows XP, su ruta es:

• Inicio / Todos los Programas / CIF-TRANS / Herramientas Administrativas En el control de acceso escribiremos lo siguiente: Usuario: Administrador Clave: admin

Una vez abiertas las Herramientas Administrativas, tenemos que hacer clic en el menú Utilidades y dentro de este seleccionar la opción Copia de Seguridad. La aplicación nos mostrará la siguiente pantalla.

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En esta pantalla, en el apartado Selección de empresa, elegimos la o las empresas de las

cuales queremos hacer la copia de seguridad y por último hacemos clic en el botón Copia de seguridad.

Antes de realizar este proceso es muy importante asegurarse que todos los usuarios

estén fuera de la aplicación CIF-TRANS.

Una vez terminado el proceso ya podemos salir de la pantalla de Copia de seguridad y del programa Herramientas Administrativas. 111222...111...222...--- AAAccctttuuuaaallliiizzzaaaccciiióóónnn dddeee lllaaa AAApppllliiicccaaaccciiióóónnn...

Una vez realizada la copia de seguridad de nuestras empresas, podemos proceder a la actualización de la aplicación, para ello, es necesario introducir el Cd de la nueva versión en la unidad del Cd-Rom. Este Cd incorpora un auto-arranque que nos mostrará la siguiente pantalla.

En ella tenemos que hacer clic encima de la opción Instalación de la aplicación. El programa nos llevará a la siguiente pantalla y es aquí donde tenemos que seleccionar que tipo de instalación tenemos en nuestro equipo, Monopuesto o Red.

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- Si nuestro caso es el de Monopuesto, procederemos así:

En primer lugar tenemos que seleccionar la opción Monopuesto, que por omisión, ya se encuentra seleccionada y hacer clic en el botón Siguiente.

En esta pantalla tenemos que seleccionar la opción Actualización y luego hacer clic en el

botón Siguiente. En este momento es cuando se inicia el proceso de configuración de la actualización. Ahora simplemente tenemos que ir leyendo la información que nos presentan las distintas pantallas e ir pulsando el botón Siguiente.

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La primera pantalla que nos aparece es la siguiente.

En ella hacemos clic en el botón Siguiente y pasamos a la pantalla de Contrato de

Licencia, aceptamos el contrato y hacemos nuevamente clic en el botón Siguiente.

La pantalla que viene a continuación nos permite seleccionar la unidad y la carpeta en donde queremos instalar CIF-TRANS. Por omisión, la instalación se realiza en la unidad C:\ y en la carpeta Wincif, pero se puede cambiar sin ningún problema. Una vez seleccionada la ruta de instalación o aceptada la que se muestra por omisión tenemos que pulsar el botón Siguiente.

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En esta pantalla configuramos la carpeta del menú de inicio, por omisión es CIFTrans, pero puede cambiarse sin ningún problema. Una vez seleccionada la carpeta del menú inicio pulsamos el botón Siguiente.

Esta pantalla nos muestra un resumen de la configuración de la instalación, es decir, nos muestra la unidad y la carpeta seleccionada para la instalación y además, la carpeta del menú de inicio. Si los datos mostrados son correctos tenemos que pulsar el botón Instalar para que comience dicho proceso.

En todas estas pantallas si por cualquier motivo, no hemos equivocado y queremos

rectificar, podemos pulsar el botón Atrás y situarnos en la pantalla que tiene el error y solucionarlo.

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Al comenzar el proceso de Actualización, se copiaran archivos en nuestro disco duro.

El proceso de instalación nos permite ver por medio, de una barra de progresión, el estado de la instalación.

Finalmente llegaremos a un parte en la que la Actualización nos preguntará en que unidad y carpeta queremos instalar o actualizar el motor de la base de datos de CIF-TRANS.

En esta pantalla simplemente tenemos que pulsar el botón OK y la Actualización continúa. En la pantalla siguiente, a modo de información, veremos todos los cambios que se han realizado en la nueva versión.

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Aquí hacemos clic en el botón Siguiente y llegamos a la pantalla final de la Actualización, en ella hacemos clic en el botón Finalizar y proceso concluido, ya tenemos la aplicación actualizada en versión monopuesto.

Ahora tenemos que actualizar la base de datos. La actualización de los datos es exactamente igual tanto para los clientes que tenga la versión de CIF-TRANS Monopuesto como para los que tengan CIF-TRANS Red.

Ahora explicaremos la Actualización para aquellos usuario que disponen de la versión en Red.

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En la pantalla de selección de Actualización, seleccionamos la opción Red y hacemos clic en el botón Siguiente.

En esta pantalla tenemos que hacer clic en la opción Aplicación y en el botón Siguiente.

Una vez realizados estos pasos, entramos en el asistente para la instalación de la aplicación.

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En este momento es cuando se inicia el proceso de configuración de la actualización. Ahora simplemente tenemos que ir leyendo la información que nos presentan las distintas pantallas e ir pulsando el botón Siguiente.

La primera pantalla que nos aparece es la siguiente.

En ella hacemos clic en el botón Siguiente y pasamos a la pantalla de Contrato de Licencia, en la que aceptamos el contrato y hacemos nuevamente clic en el botón Siguiente.

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La pantalla que viene a continuación nos permite seleccionar la unidad y la carpeta en donde queremos instalar CIF-TRANS. Por omisión, la instalación se realiza en la unidad C:\ y en la carpeta Wincif, pero se puede cambiar sin ningún problema. Una vez seleccionada la ruta de instalación o aceptada la que se muestra por omisión tenemos que pulsar el botón Siguiente.

En esta pantalla configuramos la carpeta del menú de inicio, por omisión es CIFTrans,

pero puede cambiarse sin ningún problema. Una vez seleccionada la carpeta del menú inicio pulsamos el botón Siguiente.

102

Esta pantalla nos muestra un resumen de la configuración de la instalación, es decir, nos muestra la unidad y la carpeta seleccionada para la instalación y además, la carpeta del menú de inicio. Si los datos mostrados son correctos tenemos que pulsar el botón Instalar para que comience dicho proceso.

En todas estas pantallas si por cualquier motivo, no hemos equivocado y queremos rectificar, podemos pulsar el botón Atrás y situarnos en la pantalla que tiene el error y solucionarlo.

Al comenzar el proceso de Actualización, se copiaran archivos en nuestro disco duro. El

proceso de instalación nos permite ver, por medio, de una barra de progresión el estado de la instalación.

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Finalmente llegaremos a un parte en la que tendremos que aceptar varias opciones. En primer lugar la Actualización nos preguntará en que unidad y carpeta queremos instalar o actualizar el motor de la base de datos de CIF-TRANS.

En esta pantalla simplemente tenemos que pulsar el botón OK y la Actualización nos

preguntará en qué ruta se encuentra la base de datos de CIF-TRANS.

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En caso de que la ruta no sea la correcta, podemos hacer clic en la carpeta que está al final de la línea de texto de la pantalla anterior y seleccionarla. Normalmente la Actualización suele recuperar la ruta de la instalación anterior y la presenta en pantalla a modo informativo, si esta es correcta, simplemente tenemos que hacer clic en el botón Aceptar y la Actualización continúa.

En la pantalla siguiente, a modo de información, veremos todos los cambios que se han realizado en la nueva versión.

Aquí, hacemos clic en el botón Siguiente y llegamos a la pantalla final de la Actualización, en ella hacemos clic en el botón Finalizar y proceso concluido.

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Ahora tanto para los usuario con CIF-TRANS Monopuesto como para los usuarios con CIF-TRANS Red, explicaremos como actualizar los datos. 111222...111...333...--- AAAccctttuuuaaallliiizzzaaaccciiióóónnn dddeee lllaaa BBBaaassseee dddeee DDDaaatttooosss...

Para actualizar la o las bases de datos de CIF-TRANS, haremos lo siguiente:

En primer lugar tenemos que introducir el Cd, con la nueva versión de CIF-TRANS, en la unidad de Cd-Rom. Luego tenemos que abrir las Herramientas Administrativas que se encuentran en el grupo de programas CIF-TRANS. - Para Windows 9x, Me y 2000, su ruta es:

• Inicio / Programas / CIF-TRANS - Para Windows XP, su ruta es:

• Inicio / Todos los Programas / CIF-TRANS / Herramientas Administrativas En el control de acceso escribiremos lo siguiente: Usuario: Administrador Clave: admin

Hacemos clic en el menú Utilidades y seleccionamos la opción Actualizar.

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En la pantalla del Motor actualizador de tablas tenemos que seleccionar nuestra empresa en el apartado de Alias y luego pulsar el botón Comenzar actualización. Si tenemos que realizar la actualización de otra empresa repetimos el proceso anterior.

Como ya hemos hecho una copia de seguridad con anterioridad, en caso de que el check de la casilla Hacer copia de seguridad este activado, conviene desactivarlo, para ello basta hacer clic encima de él.

Al finalizar el proceso de actualización, la aplicación nos muestra el siguiente mensaje:

Ya podemos salir del Motor actualizador, de las Herramientas Administrativas y abrir el programa CIF-TRANS haciendo doble clic en su icono situado en el escritorio.

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111222...222...--- RRReeessstttaaauuurrraaaccciiióóónnn dddeee uuunnnaaa CCCooopppiiiaaa dddeee SSSeeeggguuurrriiidddaaaddd... Si por algún motivo tuvimos problemas con la base de datos de CIF-TRANS y nos vemos obligados a restaurar una copia de seguridad, la forma de proceder es la siguiente: En primer lugar tenemos que acceder a las Herramientas Administrativas que se encuentran en el grupo de programas de CIF-TRANS. Una vez abiertas, tenemos que seleccionar del menú Utilidades la opción Restaurar Copia de Seguridad.

Una vez situados en la pantalla anterior simplemente tenemos que seleccionar el archivo de la copia de seguridad e indicarle donde lo queremos restaurar. Tenemos tres posibilidades a la hora de restaurar los datos en caso de que estos existan: Sobrescribir siempre, No sobrescribir y Preguntar, seleccionamos la que queramos haciendo clic encima de ella y por último hacemos clic en el botón Restaurar datos. Normalmente tenemos que hacer un reindexado de las tablas después de una restauración. Para realizar el reindexado tenemos que seleccionar la opción Reindexar dentro del menú Utilidades.

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111222...333...--- RRReeeiiinnndddeeexxxaaarrr... Otra de las opciones que nos da el menú Utilidades dentro de las Herramientas Administrativas es la de poder generar un reindexado de tablas, de esta forma volvemos a crear los índices de las tablas, liberando todos aquellos que hayan quedado corruptos o dañados.

Esta operación suele realizarse después de la restauración de una copia de seguridad, después de actualizar la aplicación a una versión superior, aunque en las últimas versiones de CIF-TRANS el reindexado ya se incluye dentro de la actualización. En el momento que notemos que la base de datos nos da algún error en alguna tabla en concreto podemos utilizar esta opción como herramienta para solucionarlo. Es muy importante que todos los usuarios de CIF-TRANS tengan la aplicación cerrada. Dentro del reindexado de tablas podemos seleccionar el modo General, con el que regeneraremos los índices de todas las tablas o Individual, con el que podemos seleccionar la tabla que queremos reindexar. Una vez seleccionado el Alias de la empresa donde se encuentran las tablas que queremos reindexar, seleccionado el modo General o Individual, simplemente tenemos que hacer clic en el botón Reindexar para que la operación comience.

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111333...--- SSSiiimmmbbbooolllooogggíííaaa...

En este capítulo de la guía presentamos gráficamente iconos que aparecen dentro de CIF-TRANS para que de una forma visual y rápida obtengamos la información de la función que realizan en cuestión de segundos. La presentación la mostramos en tres bloques:

� Iconos principales : Pertenecen a la pantalla principal del programa.

� Iconos genéricos : Figuran en la mayor parte de los procesos.

� Iconos particulares : Sólo se encuentran en determinadas pantallas.

� Iconos Principales

Acceso directo a Mantenimiento de Camiones.

Acceso directo a Mantenimiento de Clientes.

Acceso directo a Mantenimiento de Pedidos.

Acceso directo a Mantenimiento de Asignación de Cargas.

Acceso directo a Mantenimiento de Tráfico.

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Acceso directo a Facturación de Servicios.

Acceso directo a la pantalla de Listados.

Sirve para cambiar de empresa dentro de la aplicación.

Abandona la aplicación.

� Iconos Genéricos

Grabar un registro.

Utilizar numeración manual en los registros.

Registro nuevo.

Entrada masiva de registros.

Modificar un registro.

Anular los cambios.

Borrar el registro.

Filtrar información.

Listar la tabla de datos del campo seleccionado.

Permite desplazarse al primer registro.

Permite desplazarse en trayectoria descendente registro por registro.

Permite desplazarse en trayectoria ascendente registro por registro.

Permite desplazarse al último registro.

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� Iconos Particulares

Permite introducir comentarios.

Añadir logotipo.

Limpiar logotipo.

Imprimir listados.

Crear propietario a partir de esta empresa.

Enviar e-mail.

Claves de acceso.

Conectarse a Internet.

Búsqueda de cargas.

Enviar fax.

Confirmar la llegada del camión al destino.

Calcula totales.

Cargar plantilla.

Grabar plantilla.

Grupo de cargas.

Media de kilómetros de cargas.

Crear nueva plantilla como copia de la seleccionada.

Generación automática de servicios vacíos.

Abre calendario.

Selección del registro.

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Muestra la información por pantalla.

Crear pedidos.

Asignación de Cargas.

Imprimir Factura, Reemitir, Liquidar, Generar lista, Facturar, Autofacturar.

Marcar factura como cobrada.

Refrescar.

Generar ODT’S.

Convertir una reparación en un albarán de compra.

Traspasar.

Vista previa Registro.

Actualizar.

Arranca el proceso de facturación.

Permite configurar la impresora seleccionada.

Abre módulo de Almacén.

Filtra automáticamente la grid de registros seleccionados cuando cambie algún valor.

Asignar carga a partir de pedido seleccionado.

Crear un pedido.

Marca la factura como pagada.

Genera recuento existencias almacén.

Actualiza la grid de registros seleccionados para marcar. Marca como recauchutadas las ruedas seleccionadas.

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Marca las ruedas seleccionadas como dadas de baja.

Pago al conductor.

Confirmar el pago del elemento seleccionado.

Permite realizar la modificación de los vencimientos que pertenecen a una misma factura.

Confirmar la recepción de pago.

Marcar el vencimiento como devuelto.

Devuelve el estado del vencimiento a pendiente.

Marca el vencimiento como descontando, figurando también el banco de descuento.

Es posible que en esta lista no se muestren todos los botones de comando de CIF-TRANS pero si queremos saber que ejecuta alguno en concreto, simplemente tenemos que pasar el puntero del ratón por encima de él y el programa nos mostrará un cuadro de texto con dicha información.