Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOSUAPA
FACULTAD DE NEGOCIOSCARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ANÁLISIS Y ELABORACIÓN DE INFORMES TÉCNICOS
INFORMES PROFESIONALES
POR:
LEONARDA ALONZO
2011-02-02
INFORMES PROFESIONALES
III INFORMES PROFESIONALES
3.1 Concepto de Informe
El informe es el resultado final de la investigación comercial que se entregará
al cliente, debe haber sido redactado teniendo en cuenta tanto los objetivos generales
del estudio, como la utilidad de la investigación para el cliente.
El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere
una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los
resultados de la misma.
Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente
esquema de preguntas:
1. ¿Qué es lo que se investiga exactamente?
2. ¿Por qué?
3. ¿Según qué método?
4. ¿Cuáles son los resultados?
5. ¿Cuáles son las conclusiones?
Es un instrumento cuya finalidad es informar a una o varias personas, ya sea
de manera oral o escrita. (Alfonso D’ Santiago)
Son registros planeados y formales de la información transmitida a los
individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de
decisión. (Murdick, Robert G.)
Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales.
Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos,
especialmente si son informes de tipo técnico.
Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando
deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.
3.2 Métodos de presentación de Informes
El modo más conveniente de elaborar un informe es preparar previamente su
planificación. Planificar un informe o un escrito cualquiera es desglosarlo en sus
componentes, desintegrarlo, para programar luego su desarrollo. Con las partes de
que consta ya separadas, resulta fácil hacerse un esbozo con el cual su elaboración
se presenta mucho más sencilla de atacar.
No es mala idea reflexionar de antemano en las proporciones de las partes que
van a constituir el informe. Visto elementalmente habrá que tener en cuenta un
prefacio, una introducción, un cuerpo central, una parte final y a veces algunas
ilustraciones. Según sea su extensión, el tratar de pensar por adelantado en las
proporciones de esta parte que contribuye a encontrar un equilibrio en su
composición.
Para permitirle al redactor una mejor ordenación de sus ideas y en
consecuencia lograr escritos coherentes y bien llevados, se insiste en la conveniencia
de elaborar un esquema previo de desarrollo del informe que se tenga que preparar.
3.3 Importancia del Informe
El informe es de gran importancia para la toma de decisiones en la empresa.
Uso y Propósito del informe
El uso y el propósito de los informes dentro de una organización, básicamente
se resume a la transmisión de información para su análisis o almacenamiento, con la
finalidad de ser utilizado por algún ente de la organización en un futuro inmediato
(días, semanas o meses subsecuentes) o en algún momento del futuro pero que no
se conoce con exactitud para la correcta toma de decisiones.
No todos los informes cumplen el mismo propósito dentro de la empresa, pero
si el mismo uso. El uso será siempre igual, ayudar en la toma de decisiones, dado
que los informes están condicionados como se dijo anteriormente a la transmisión de
una determinada información para su posterior análisis, pero de ahí nace el propósito
de la transmisión de la información.
Como se ha venido señalando, existen diferentes tipos de informes, cada uno
con una finalidad o propósito específico, diseñado al momento de creación de su
figura.
Por ejemplo, el propósito del informe de relación ingresos-gastos de una
unidad empresarial fue explicito al momento de su creación, pues la información que
debe estar contenida en el debe ser en detalle, todos los ingresos percibidos en el
ejercicio y la respectiva aplicación (gastos) de los mismos en dicho ejercicio, por su
puesto para la toma de decisiones en relación al presupuesto del ejercicio
subsiguiente, o para el control y evaluación de la actuación de dicha unidad durante
el ejercicio, etc. De manera, que un mismo informe puede tener diferentes propósitos
dentro de la empresa.
Los informes escritos ofrecen la invalorable ventaja de constituir verdaderos
archivo, a los cuales se puede recurrir en cualquier momento, por otra parte, permiten
verlos una vez y otra y cuantas sea necesario, para hacerse un criterio definido sobre
su contenido, con miras a tomar una decisión.
Las decisiones de hoy se toman en función de variables mas complejas y
numerosas, son los informes, o mejor dicho, los informantes, lo que tienen la
responsabilidad de investigar, estudiar y correlacionar esas variables para ofrecer a
los gerentes, si no las soluciones, por lo menos ideas y elementos de juicio para
actuar con sensatez.
3.3 Diferentes Tipos de Informes Profesionales
3.3.1 Informe de Formación
Por formación profesional se entiende todos aquellos estudios y aprendizajes
encaminados a la inserción, reinserción y actualización laboral, cuyo objetivo principal
es aumentar y adecuar el conocimiento y habilidades de los actuales y futuros
trabajadores a lo largo de toda la vida.
3.3.2 Informe de Actividad
El objetivo del informe de actividad es el de dar a conocer las actividades que
se realizan dentro de las empresas.
3.3.3 Informe de Síntesis
Sintetizar es resumir un asunto, hacer una composición abreviada de
determinada materia, desarrollar un tema con precisión y brevedad, mediante una
labor previa de análisis.
Si el informe es de síntesis, la finalidad será simplemente aportar información
sobre un tema determinado, como por ej. Los últimos hallazgos científicos sobre el
sueño.
Una vez que están claros el campo y la finalidad se realiza un esquema de
trabajo.
3.3.4 Informe de Proyecto
En el caso de estudios o proyectos de larga duración, en que es necesario
informar periódicamente de su estado de avance, se utilizan informes parciales que
constituyen en realidad informes de avance sobre el progreso del trabajo a lo largo
del tiempo, que se preparan y envían periódicamente. Dentro de éstos, se pueden
distinguir tres tipos bien diferenciados: el informe preliminar, los informes de avance
propiamente tales y el informe final.
a) El informe preliminar
El "informe preliminar" corresponde a la presentación inicial del proyecto o
trabajo. En él se establece el tema, su alcance y la forma como se pretende
abordarlo. El informe preliminar puede incluir, además de la metodología por seguir,
del plan de trabajo y del plazo de realización previsto, una estimación de los recursos
necesarios en cuanto a personal, equipo y elementos auxiliares y un presupuesto
para el desarrollo del proyecto.
En este caso, el informe preliminar puede ser considerado como una
presentación formal o proposición de trabajo a quien debe tanto autorizar su
realización como asignar los recursos necesarios.
b) Los informes de avance
Los "informes de avance" o "informes parciales" pueden ser presentados cada
cierto período fijo de tiempo, si así se establece en las condiciones del proyecto, o
cada vez que se alcanza una meta preestablecida o que se obtiene un resultado que
corresponda a una parte bien definida del total. Estos informes pueden adoptar la
forma de una serie, con referencias de enlace al trabajo informado previamente y, en
especial, con respecto al programa de trabajo previsto para el período siguiente. En
ellos es importante dejar en claro los cambios que se prevén con respecto al plan
inicial, propuesto en el informe preliminar y que tengan su origen en los resultados
parciales obtenidos. Se debe informar también acerca de toda alteración sustancial
que pueda introducirse en el plazo o en el costo establecido, para que la autoridad
correspondiente pueda tomar oportunamente las decisiones que procedan.
c) Informe final
El "informe final" es el último de una serie de informes parciales y su estructura
corresponde a la de un informe de investigación. En éste el autor sintetiza todo el
trabajo realizado, ordenando la información reunida, de manera coherente, precisa y
objetiva. En la "introducción", establecerá el área cubierta por el proyecto,
resumiendo sus distintos aspectos y señalando sus alcances y limitaciones. En las
distintas secciones o capítulos del cuerpo de informe", relacionará la información
entregada en los informes de avance, separando lo que corresponde a resultados y
dando a éstos el énfasis e importancia adecuados. Obviamente, gran parte del
material presentado en los informes de avance no se incluirá en el informe final o
quedará relegado a "apéndices" o "anexos" que lo complementarán. El informe final
terminará con las "conclusiones”, en las que se deberá establecer en forma precisa el
resultado y evaluación final del trabajo y las "recomendaciones", si es que procede
hacerlas.
3.3.5 Informe de Investigación o Peritación
Peritación es el procedimiento metodológico desarrollado y empleado por el
perito para realizar la implementación de su tarea.
Es un informe escrito emitido por un experto con el fin de clarificar o probar,
tras análisis e investigaciones, un hecho.
3.3.6 Informes Comerciales
Informes comerciales son cartas dirigidas a personas del mismo ramo o
actividad, en las que se recaba información sobre clientes, proveedores.
Informes comerciales es cuando una empresa desea iniciar un negocio con
otra, suele solicitar informes acerca de ella a otra empresa con la que haya
comerciado anteriormente.
En este caso se suele pedir datos sobre capital de la empresa, solvencia en los
negocios, personal que la configura, comportamiento comercial, etc.
No es aconsejable incluir en la respuesta observaciones u opiniones
personales pues pueden influir en el resultado final del acuerdo al que quieren llegar
las empresas.
La firma que responda a una solicitud de informes comerciales no debe
comprometerse en ningún momento, por lo que sugerimos sea conciso/a contestando
tan sólo a aquella información que se le pide.
Actualmente, suele emplearse un tipo de formulario para este tipo de informes
que envía la empresa interesada junto con una breve carta de presentación. La casa
que recibe el formulario lo rellena con los datos que se le solicitan y lo remite a la
empresa interesada.
Estructura
1.- Fecha
2.- Cliente
3.- Actividad
4.- Historia
5.- Situación Actual
6.- Objetivos
7.- Oferta
8.- Precio
9.- Resultado
10.- Próximos pasos
11.- Conclusiones
3.3.7 Informe Técnico
Todas las oficinas, según su categoría, tienen su sistema de información y
documentación. La informática es el ejemplo más elocuente de la relevancia que ha
cobrado la información.
El computador y el informe técnico forman parte del mundo de la informática.
El computador tiene como función esencial el almacenamiento y el manejo ágil y
eficaz de los datos, mientras que el informe es transmisión o comunicación de
informaciones. El responsable de elaborar informes técnicos comúnmente se auxilia
del computador para redactarlos.
El informe técnico normalmente recoge informaciones u opiniones con rigor
científico. Por tanto, debe tener las características estilísticas de los textos
discursivos.
El informe técnico puede ser expositivo, analítico o mixto. Un informe es
expositivo cuando su propósito fundamental es transmitir informaciones. Si el
propósito es enfocar y explicar las distintas vertientes de un problema, el informe es
analítico. Y si se combinan ambas características, el informe es mixto.
Ejemplos de informes expositivos son los diagnósticos v las memorias que
periódicamente rinden los departamentos de una institución.
El reporte de un proyecto o de una investigación es un informe analítico.
Pero puede suceder que tanto en un diagnóstico, en una memoria como en el
reporte de la evaluación de un proyecto, se combinen la exposición y el análisis,
originándose de ese modo un informe mixto.
A la redacción de informes técnicos, se le aplica el mismo procedimiento y las
mismas exigencias que a la redacción de cualquier texto discursivo.
El procedimiento consta de los siguientes pasos.
1) Definición del propósito del informe
2) Documentación
3) Planificación del informe
4) Redacción del primer borrador
5) Corrección estilística
6) Autocrítica
En la primera etapa, el responsable de elaborar un informe debe esclarecer
bien qué objetivos persigue con el mismo.
La etapa de la documentación, es el momento en que se investiga o indaga
acerca del tema que interesa.
La tercera etapa de la elaboración de un informe es la planificación. Se
planifica lo que se va a escribir para seleccionar y organizar los datos que se tengan.
Como producto de la planificación, se elabora un esquema expositivo.
Cuando ya se tiene elaborado el esquema, se inicia la redacción del primer
borrador. Este recoge tentativamente lo que será el informe.
Luego, se corrige el estilo del texto. Esto implica coherencia, reglas
ortográficas, signos de puntuación y propiedad de las palabras empleadas.
Por último, se procede a cuestionar el texto como si no fuera de su autoría.
Esta autocrítica se realiza en base a algunos criterios preestablecidos.
Un informe técnico tiene los siguientes componentes:
1.- Carta de envío
2.- Portada
3.- Índice
4.- Resumen ejecutivo
5.- Introducción
6.- Cuerpo
7.- Conclusiones y recomendaciones
8.- Apéndice
9.- Referencias bibliográficas
La carta de envío sirve para presentar el informe al destinatario. Contiene una
panorámica del tema abordado, y eventualmente podría destacar algún aspecto del
informe.
La portada consta del título del informe, el nombre de técnico o especialista
que lo preparó, el nombre del destinatario, y la fecha de preparación.
El índice sirve para buscar rápidamente cualquier subtema del informe.
El resumen ejecutivo es un compendio del contenido del informe. Debe ser
extremadamente breve.
No siempre es imprescindible incluir el resumen ejecutivo. Sólo en los casos de
informes extensos.
En la introducción se debe exponer el origen del informe, el método que se
utilizó para obtener los datos, fuentes, Alcance, limitaciones, definiciones,
operacionales, etc.
El cuerpo del informe recoge los datos y análisis que permitirán derivar
conclusiones y recomendaciones. Las conclusiones y recomendaciones deben
desprenderse lógicamente de los datos vertidos en esta parte del informe.
Las conclusiones y las recomendaciones constituyen los resultados finales de la
investigación, estudio o análisis que se le haya encomendado al técnico o
especialista.
Los anexos y los apéndices pueden ir numerados. Así pueden aparecer anexo
I, anexo II, apéndice I, apéndice II, etc.
Si en el informe se citan fuentes, éstas deben consignarse al final, bajo el
epígrafe de “referencias bibliográficas.”
La lista de las referencias bibliográficas se elabora poniendo los apellidos y
nombres del autor; a seguida, la fecha de publicación; el título del libro,
preferiblemente en letras cursivas o en negritas; finalmente, la casa editora y la
ciudad donde se editó el libro.
3.4 Redacción de Textos Expositivos o Discursos
En toda exposición escrita existen cinco momentos o etapas. Estos son:
definición del propósito, concepción o gestación, planificación, elaboración del
borrador y corrección.
1. Definición del propósito: El propósito de una exposición se conoce
también como idea central. Esta idea central es la que determina todas las
demás ideas que se vierten en la exposición. Todo lo que se escriba en el
texto debe tener una finalidad, un objetivo, o de lo contrario se andaría
divagando de palabra en palabra, de frase en frase, y de párrafo en párrafo,
sin saber a qué puerto comunicativo arribar.
Sobre un mismo tema o problema se pueden escribir varios textos diferentes,
dependiendo del propósito que se persiga. Propósitos diferentes dan origen a textos
diferentes.
2. Gestación de las ideas: En la etapa de gestación, se conciben las ideas
que se expondrá en forma oral o escrita. Esta es una etapa fundamental
para lograr una buena exposición.
La duración de la etapa de gestación varia según el tema y/o la experiencia
que de él se tenga.
La meditación y la metacognición son claves en la etapa de gestación
de un testo.
En forma esquemática la etapa de gestación puede presentarse así:
-Torbellino de ideas
Medios de -Mapas mentales
Concepción -Investigación
De ideas -Organización de la experiencia
-La discusión sobre el tema Meditación y
-La observación metacognición
-Etc.
Graficar otra vez las ideas antes de escribir, pueden ayudar a clarificar los
propósitos y los contenidos de la exposición.
3. Planificación: Cuando se ha determinado la idea central del texto
(propósito) y se tiene claridad en las ideas que se van a expresar, se pasa
a planificar la exposición.
Con los datos seleccionados se elabora un esquema o guión. Se debe tomar
en cuenta al receptor. Cassany (1996) propone que se tome en consideración
también el tema u objeto de la exposición, para tal efecto señala seis aspectos, caras
o aristas del mismo.
1. Descripción: ¿Cómo concibe el problema? ¿Cuáles características físicas
o imaginarias usted le percibe?
2. Análisis: ¿Cuántas partes tiene, cómo puede enunciar tentativamente esas
partes como funciona?
3. Comparación: ¿A qué se parece? ¿De que lo puede diferenciar?
4. Relación: ¿Con qué lo relaciona?
5. Aplicación: ¿Para qué sirve o a quién beneficia su utilización?
Con los resultados de la etapa de gestación y de las preguntas y de los
aspectos propuestos en esta etapa, con el propósito bien claro, se procede a elaborar
el guión o esquema de la exposición (oral o escrita).
4. Elaboración del borrador: Se redacta el borrador, para evitar entorpecer
la fluidez del pensamiento.
5. Corrección: En este momento, se hace acopio de todo el conocimiento de
redacción y ortografía, para corregir el borrador que se ha elaborado.
Cualidades de un buen expositor
La claridad: La función fundamental de la lengua es la comunicación, y la
claridad es condición indispensable para que se efectué una comunicación
eficaz.
Para lograr claridad en la exposición, se recomienda tener en cuenta las
siguientes pautas:
- Pensar en el receptor.
- Definir bien el propósito perseguido o idea central.
- La concisión.
- Procurar la coherencia de la exposición.
- Usar las palabras con propiedad y precisión.
- Usar subtitulaciones.
La originalidad
La originalidad en la exposición es expresar las ideas con un estilo peculiar.
La naturalidad
Es exponer las ideas sin rebuscamiento ni artificios. Es cultivar el estilo acorde
con su personalidad y con la situación del receptor real o potencial.
La naturalidad es un elemento indispensable del buen estilo.
Estructura de los textos expositivos
Los textos expositivos pueden estar estructurados de tres modos:
enumeración de hechos, datos o informaciones; demostración de un enunciado
general; o solución teórica a un problema epistemológico.
La estructura de hechos o informativa: es el resultado de la enumeración de
ideas con fines de ilustrar al receptor sobre un tema. Cuando se desea sólo informar
sobre el tema abordado, se produce un texto con estructura de hechos o de datos.
Estructura tesis-demostración: en los textos cortos (artículos, reportajes,
Etc.) cuando se desea desarrollar una tesis, o hipótesis, se plantea en la introducción
en qué consiste ésta, y en el desarrollo, se exponen los argumentos y razonamientos
que la sustentan; mientras que en la conclusión se resaltan los argumentos y las
bondades de la tesis demostrada. Este tipo de estructura recibe el nombre de tesis-
demostración.
Estructura problema-solución: este tipo de estructura es parecida a la
anterior, en cuanto al procedimiento formal. En la introducción se expone un
problema (etapa heurística), en el desarrollo se examinan las posibles soluciones, y
en la conclusión, se opta por la solución que se considere más adecuada y se
pondera esa salida al problema.
Los problema que se tratan en los textos con estructura problema-solución
pueden ser teóricos (problemas cognoscitivos) o sociales (problemas de la
convivencia cotidiana del individuo o la sociedad).
Componentes estructurales
Las partes clásicas de una exposición
Es casi de sentido común el hecho de que un texto consta de introducción,
cuerpo y conclusión. Ahora bien, lo que no es tan obvio es saber qué debe aparecer y
qué no debe aparecer en cada una de estas partes.
Introducción. Esta varía según la naturaleza y el propósito del escrito.
Pero, sí hay elementos que se deben tener en cuenta en el momento de
redactar la introducción. Los más importantes y más frecuentes, están:
- Planteamiento del problema o tema y su importancia
- Ideas fundamentales del texto (resumen)
- Alcances o límites
- Objetivos
- Fuentes y método de obtención de los datos
- Dificultades
- Aclaraciones pertinentes
- Antecedentes de las ideas que se van a exponer
- Etc.
El cuerpo o desarrollo. Esta es la parte medular del texto. Está constituida
por la presentación y argumentación de las ideas, las cuales se organizan
en un esquema o guión.
Conclusión. Para esta parte tampoco se puede seguir un modelo. Sí hay
que señalar que debe guardar una relación estrecha con los puntos de vista
sostenidos en el desarrollo del tema. En realidad, las tres partes están
indisolublemente ligadas, pero la conclusión tiene un grado mayor de
subordinación al desarrollo.
Entre los elementos que pueden aparecer en la conclusión están:
- Sugerencias
- Posición frente a los datos desarrollados
- Resumen crítico del desarrollo
- Enseñanzas que se sacan de los datos del desarrollo
- Etc.
