IMPLANTADOR - Ministerio de Hacienda de... · Web viewCon el objetivo de identificar, corregir y subsanar las diferencias o saldos pendientes de pago de las deducciones o retenciones

Instructivo de llenado hoja de conciliación

INTEGRA – SIGAF- SICERE

San José, Costa Rica 2017

Tabla de contenidosIntroducción.....................................................................................................................................3

1.Descarga de plantilla.....................................................................................................................4

1.1 Ingreso a la página principal del Ministerio de Hacienda.....................................................41.1.1 Llenado de la carátula.....................................................................................................51.1.2 Llenado de la información “Detalles a considerar”........................................................6

1.2 Otras conciliaciones...............................................................................................................71.2.1 Cuota Patronal................................................................................................................91.2.2 Cuota Estado – Cuota Obrero.......................................................................................10

1.3 Consideraciones para la consolidación....................................................................................11

2. Factores a tomar en cuenta......................................................................................................13

Introducción

Con el objetivo de identificar, corregir y subsanar las diferencias o saldos pendientes de pago de las deducciones o retenciones que se generan en las planillas salarias, se propone implementar la siguiente plantilla de Excel, cuya finalidad será conciliar los datos de las planillas salariales que se muestran mensualmente en los sistemas Integra, Sigaf y Sicere.

Instructivo: Conciliación SICERE – INTEGRA - SIGAF Página 3 de 14Dirección: Edificio Fischel, Av.3, C. 2, San José - Tel:(506)2539-4364 / (506)2539-6180 - www.hacienda.go.cr.

1. Descarga de la plantilla1.1 Ingreso a la página principal del Ministerio de Hacienda:

Para descargar la plantilla que se utiliza para la conciliación, se debe utilizar el navegador Internet Explorer o Mozilla Firefox, en ambos casos las versiones actualizadas, y se debe ingresar a la página del Ministerio de Hacienda http://www.hacienda.go.cr/ , en el menú principal en Información General Dependencias Dirección General de Contabilidad Nacional, como se muestra en la imagen a continuación.1

Pantalla 1

Una vez realizado el paso anterior se presentara la siguiente pantalla, en la cual se encuentra un archivo de Excel denominado: “Conciliación SIGAF-SICERE-INTEGRA.xls”, este archivo debe ser descargado en su computadora para completarse.

1 Se recomienda por configuración del sistema la utilización del Internet Explorer


http://www.hacienda.go.cr/

1.1.1 Llenado de la carátula

a) En la línea 1 se debe consignar el nombre del Ministerio correspondiente. (Pantalla 2)

b) En la línea 2 se debe indicar el nombre del departamento de recursos humanos. (Pantalla 2)

c) En la celda E5 se escribe el nombre del mes correspondiente. (Pantalla 2)

Pantalla 2


1.1.2 Llenado de la información “Detalles a Considerar”a) Se debe ingresar los montos del Sistema Integra correspondientes a la I y II quincena en las

líneas 15 y 16, de acuerdo a la cantidad de programas que cuente el Ministerio (Pantalla 4)

b) En las líneas 19 y 20 se debe indicar los montos de Subsidios/No Maternidad de ambas quincenas

c) En la línea 21 se debe consignar el monto de Resoluciones Administrativas, cuyo detalle se dará al completar el cuadro Resoluciones Administrativas Reconocidas

Pantalla 3


1.2 Otras Conciliaciones

La siguiente parte del cuadro se llama Otras Conciliaciones, se encuetra dividido en tres grupos: Cuota Patronal, Cuota Estatal y Cuota Obrero.

La línea 31, Otros Fondos (Pantalla 4 ), arrastra el monto del salario reportado en el cuadro Fondo de Pensiones (Pantalla 5)

Pantalla4


Pantalla 5


1.2.1 Cuota Patronal

a) En este cuadro se deben de ingresar los montos consignados en la factura de Sicere (Pantalla 6)

Pantalla 2


1.2.2 Cuota Estatal y Cuota Obrero

a) En las siguientes líneas debe de registrarse el monto señalado en la factura de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), según corresponda (Pantalla 7)

Pantalla 7


1.3 Consideraciones para la Consolidación

La parte anexa al cuadro se denomina Consideraciones para la Consolidación, se debe detallar los montos de Acuerdos por Nómina, Fondeo de Pensión (por programa), Resoluciones Administrativas Reconocidas. (Pantalla 8)

Pantalla 8

La siguiente parte del cuadro, se debe indicar los montos de Variaciones del Presupuesto, así como un espacio para indicar observaciones (Pantalla 9)

Pantalla 9


Al final del cuadro hay espacios en donde se debe de indicar quién elabora la plantilla, y los vistos buenos del Coordinador y del Director de Recursos Humanos (Pantalla 10)

Pantalla 10


2. Factores a tomar en cuenta1. Los datos son extraídos del sistema Integra Remoto o Web mes a mes, vamos a extraer los

costos de los salarios quincena a quincena.

2. Los datos de la no materialidad que corresponde a los subsidios por enfermedad, en este caso estos si deben ser tomados en cuenta para efectos de la conciliación pues en la factura de la CCSS el monto varía, razón por la cual hay que especificarlo por aparte y quincena a quincena.

3. Se deben de considerar por aparte en la conciliación, los Acuerdos por Nómina, esto corresponde a las Acreditaciones que No Corresponden o sea lo que se le paga de más a un funcionario, esto es importante tomarlo en cuenta, porque a la hora de rebajarle el acuerdo por nómina establecido se estaría realizando un reporte a la CCSS con menos salario a ese funcionario y esto afecta la conciliación.

4. Las variaciones en el presupuesto se pueden presentar cuando por un tema particular de la Institución existen varios programas y deben cancelarse por ejemplo el pago de horas extras, este tema pretende de alguna manera justificar el porqué de las variaciones en una conciliación.

5. Otras consideraciones dentro de los cuadros de Excel tiene relación con aquellos rubros relacionados con aquellos funcionarios que cotizan para otros regímenes de pensión distintos a la CCSS, esto genera que al cotizar para otros regímenes la parte patronal se vería afectada en la factura de la CCSS, esto se puede visualizar en Integra, por lo que se recomienda obtener este dato de la información que se envía por parte de la Caja cada mes, hay que recordar que en la planilla se especifica con la letra C que el funcionario está cotizando para una pensión de la CCSS, caso contrario se debe llenar una matriz con aquellos funcionarios que cotizan para otro régimen, lo que representaría un auxiliar de los regímenes distintos de pensión, para citar un ejemplo la letra A es un funcionario que cotiza para el régimen de Hacienda, adicionalmente esto puede ser visto desde la página web de Sicere (Sistema Centralizado de Recaudación).


Es importante indicar que para llevar un adecuado control, se debe de realizar ya sea dentro de la misma hoja o en carpetas separadas del archivo un auxiliar que nos permita visualizar los nombres de los funcionarios con alguna particularidad.

Otro punto a tomar en cuenta son las Resoluciones Administrativas Reconocidas, esta información se obtiene de Integra Remoto en el reporte llamado “Reporte de Pagos de Resoluciones a Administrativas”, esto se da cuando por alguna circunstancia un funcionario reclama, por ejemplo el pago de anualidades de años anteriores, en este caso Recursos Humanos de la Institución debe elaborar una resolución, la cual deberá ser ingresada posteriormente a Integra en el módulo de Resoluciones Administrativas, esto cuando se trate de funcionarios activos, esto es necesario porque cuando se obtiene los totales de las planillas de un mes específico estos rubros no están contenidos y al final la CCSS va a cobrar los dos rubros: Salario más monto de las Resoluciones Administrativas, está última además de reconocer un monto específico por ejemplo de carrera profesional dentro de la misma resolución se estaría pagando la parte proporcional a salario escolar y aguinaldo y no será necesario esperar a las fechas en las cuales se pagan estos conceptos, un aspecto importante a considerar es cuando los departamentos de Recursos Humanos realizan la resolución está debe ir a Leyes y Decretos de Casa Presidencial, ahora bien si el monto de dicha resolución es inferior a 20 millones de colones esta resolución puede ser firmada por el Ministro de Trabajo, lo que genera ahorro importantes de tiempo para el pago (Ver acuerdo de Presidencia No. 809-P del 07-02-2017 y acuerdo No. 003-2017-MTSS del 05-02-2017).

Es necesario mencionar que tratándose de una conciliación entre Sicere, Integra y Sigaf, los departamentos de Recursos Humanos no tienen acceso al Sigaf, por lo que se requiere de una adecuada coordinación con los departamentos Financieros Contables de cada Institución, para lograr esto financiero a final del mes debe emitir un reporte de lo que dice el Sigaf y darle esta información al departamento de Recursos Humanos.

Versión 2017


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