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Implementación de las tecnologías de información y las
comunicaciones en la Dirección
de Fiscalización Aduaneras II de Bogotá
Practica Universitaria: Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales
Dirección de Fiscalización Aduanera II
Estudiante:
Andrés Alexander Villamil Beltrán Código: 319805
[email protected]
Tutor:
Asesor: Andrés Rodrigo Santana Murcia
[email protected]
Universidad Católica de Colombia
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
2018
mailto:[email protected]:[email protected]
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Cesión de derechos
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3
Tabla de contenido
Contenido
Resumen
..............................................................................................................................................
4
Abstract
...............................................................................................................................................
5
Introducción
........................................................................................................................................
6
Marco teórico
......................................................................................................................................
7
Descripción de la entidad
..................................................................................................................
11
Organigrama
.................................................................................................................................
13
Plataforma estratégica
......................................................................................................................
14
Misión
...........................................................................................................................................
14
Visión.............................................................................................................................................
14
Investigación propuesta y resultados esperados de la práctica
....................................................... 14
Aporte de carácter académico:
....................................................................................................
14
Aporte de carácter organizacional:
..............................................................................................
15
Metodología
......................................................................................................................................
15
Objetivo de la práctica
.................................................................................................................
17
Objetivo general
...........................................................................................................................
17
Objetivos específicos
....................................................................................................................
17
La Investigación y sus resultados
......................................................................................................
17
Planteamiento del problema
............................................................................................................
18
Capítulo 1 Diagnostico actual de los procesos desarrollados
........................................................... 19
Capítulo 2 propuesta al problema presentado
.................................................................................
21
Conclusión
.........................................................................................................................................
24
Recomendaciones
.............................................................................................................................
25
Bibliografía
........................................................................................................................................
26
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4
Resumen
En este trabajo se examina el proceso desarrollado en la
Dirección de Impuestos y Aduanas,
en el área de Fiscalización Aduaneras II, con el fin de formular
una propuesta de
mejoramiento tecnológico al proceso documental correspondiente
para lograr así mayor
eficiencia y diligencia en el trámite de los procesos remitidos,
optimizando así el objetivo
esencial de la entidad pública, el cual se basa en asegurar que
los ciudadanos reciban una
eficiente gestión; brindar una ágil respuesta a las solicitudes
de servicio. De tal forma que al
funcionario del área de fiscalización aduanera II facilite el
tiempo de autorización a tramitar
el proceso respectivo, haciendo del oficio del funcionario una
labor más eficiente y que, a
gran escala, mitigue el incentivo a conductas nocivas de evasión
para el sistema tributario.
Palabras clave
Optimización, eficiencia, seguimiento, gestión, proceso.
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Abstract
This paper examines the process developed in the Tax and Customs
Directorate, in the area
of Customs Control II, in order to formulate a proposal for
technological improvement to the
corresponding documentary process to achieve greater efficiency
and diligence in the
processing of processes remitted, thus optimizing the essential
objective of the public entity,
which is based on ensuring that citizens receive efficient
management; provide an agile
response to service requests. In such a way that the officer of
the area of customs control II
facilitates the time of authorization to process the respective
process, making the office of
the official a more efficient work and that, on a large scale,
mitigates the incentive to harmful
behaviors of evasion for the system tax.
Keywords
Optimization, efficiency, monitoring, management, process.
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Introducción
Una de las principales preocupaciones de los gobiernos,
especialmente en América Latina,
es lograr mayor efectividad en los fines estatales, por ello
iniciativas de optimización
administrativa y trámites simplificados logran favorecer la
relación entre la ciudadanía y el
estado.
Colombia ha evidenciado avances constantes en materia de
simplificación de trámites, con
la adaptación gradual de tecnologías de la información, el
promover este tipo de acciones de
van acorde con los objetivos propuestos por la organización para
la Cooperación y el
Desarrollo Económico (OCDE) la cual menciona la importancia de
la simplificación
administrativa en entidades del sector público, ya que estas
buscan reducir la complejidad
regulatoria y disminuir la carga creada por la burocracia y la
tramitología, promoviendo así
confianza en el ciudadano, con base a la excelencia en la
prestación de sus servicios, con el
fin de hacerle más fácil y amable la vida a los ciudadanos.
Este argumento es clave para el trabajo direccionado a la
gestión pública que ejerce la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en la Dirección de
Fiscalización Aduaneras
II, ya que bajo un metódico análisis dentro de los procesos que
se desarrollan actualmente,
fue posible detectar fallas en el funcionamiento, que son
posibles mejorar, cuyo objetivo es
impulsar a los funcionarios de GIT de la Dirección de Gestión de
Fiscalización, a fin de
gestionar el seguimiento de los procesos de forma más eficiente
a través de la
implementación de herramientas tecnológicas, para lograr una
mejora en calidad y
satisfacción social, al amparo de la Ley 872 de 2003 que
respalda la creación del sistema de
gestión de la calidad en las entidades prestadoras de
servicios.
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Marco teórico
La simplificación administrativa se ha convertido en un
requisito de la gestión pública actual.
Constituyendo una herramienta clave para aumentar la eficacia y
eficiencia de la acción. Se
trata en definitiva de hacer más sencillos los procesos
administrativos, esto hace referencia a
trabajar de manera conjunta con las herramientas que ofrece el
avance tecnológico para así
facilitar el proceso administrativo.
Para determinar el alcance de la propuesta que se pretende poner
en marcha es conveniente
analizar el proceso metódico que se aplica actualmente de manera
que bajo un análisis interno
se logre un análisis funcional para así finalmente determinar
las propuestas de mejora.
Según García Criollo (1998), la productividad de una entidad o
institución está definida por
"el grado de rendimiento con que se emplean los recursos
disponibles para alcanzar objetivos
predeterminados"(P.58), es decir, la productividad aumentará si
los recursos empleados
reflejan un mayor rendimiento. El mismo autor menciona que
existen tres maneras para
lograr que la productividad aumente:
1. Aumentar el producto y mantener el mismo recurso.
2. Reducir el recurso y mantener el mismo producto.
3. Aumentar el producto y reducir el recurso simultánea y
proporcionalmente.
En esta nueva era empresarial es necesario analizar la
importancia del cambio estructural de
las organizaciones, de cara a la evolución de la tecnología, en
especial a la implementación
y uso de las Tics como medio para una mayor competitividad a
largo plazo y mejor
rendimiento general. En la actualidad existen numerosos cambios
en los mercados,
competencias, organizaciones, tecnologías, sociedades y
culturas, entre otros, razón por la
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cual se considera poco pertinente seguir trabajando bajo el
mismo enfoque tradicional. En su
aporte a este enfoque Mujica (2018) menciona:
El avance tecnológico de la informática, la computación, y las
telecomunicaciones, incorporaron
en las organizaciones un enfoque diferente al habitual para
acceder al conocimiento, flexibilidad,
interactividad, economía, rapidez, independencia, comunicación y
desarrollo. Es un novedoso
prototipo impulsado por la plataforma tecnológica, se trata de
la integración de las redes de
teléfonos, televisión, cable, radio, computación e internet, las
cuales logran la circulación de toda
la información y comunicación, fundamental para satisfacer las
necesidades de las organizaciones
y garantizarles un futuro sustentable.
Las TIC, constituyen un conjunto de aplicaciones, sistemas,
herramientas, técnicas y metodologías
asociadas a la digitalización de señales analógicas, sonidos,
textos e imágenes, manejables en
tiempo real.
Esta evolución se ha visto impulsada por las nuevas tecnologías
de información, que han permitido
a los especialistas de la economía ver como sus hipótesis
teóricas se acercan a la realidad al
incrementar la información disponible, información que confirma
como las empresas se ven en la
necesidad imperiosa de reajustar sus estructuras
organizacionales, pasando de modelos
tradicionales jerárquicos orientados al mando vertical propios
de la sociedad industrial, a
estructuras que tienden cada vez más a la línea de mando
horizontal por su eficiencia en el manejo
de la información, siendo la tecnología la herramienta
fundamental y la información el insumo
necesario propios de la sociedad del conocimiento. (P. 502)
En este trabajo es clave adoptar la teoría de la firma ya que
permite dar una perspectiva de
administración estratégica de los factores que inciden en los
procesos determinados. Los
objetivos de la teoría de la firma consisten en explicar la
naturaleza y límites de las
actividades de una firma y los conceptos que están detrás de
ella.
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Ronald Coase economista precursor de esta teoría planteó la
pregunta, ¿Por qué existen las
firmas? según él la firma existe por su habilidad para
economizar en cierta medida los costos
usados, por tanto la organización de cualquier actividad,
realizará dentro de su sistema de
costos una coordinación consiente del entorno interno,
identificando los cotos de transacción
de utilizar el mercado y los costos de coordinación de producir
internamente. Por ende esta
teoría económica, es útil hoy en día si consideramos el factor
tecnológico como variable
clave.
Hace más de 65 años después de su contribución, la teoría sigue
plena y vigente, aportando
un importante análisis de los distintos factores para la
estrategia de empresas de carácter
privado o público, en la determinación de sus límites, de
acuerdo a lo anterior, el desafío de
la coordinación plena, consiste en determinar cuál es la
combinación de factores y actividades
complementarias que maximiza el valor de las empresas.
Es clave precisar la importancia del Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado
Colombiano - MECI 1000:2005 ya que proporciona la estructura
básica para evaluar la
estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación de
los procesos
administrativos.
La esencia del MECI es orientar a las entidades hacia el
cumplimiento de sus objetivos y
conforme a esto hacer cumplir los fines que persigue el Estado,
para lo cual este sistema tiene
tres factores que lo componen de forma circunstancial:
subsistema de control estratégico,
subsistema de control de gestión y subsistema de control de
evaluación.
Por otro lado, Martínez Costa & Martínez Lorente (2012) en
su trabajo "Sistema de gestión
de calidad y resultados empresariales” plantean una
justificación desde las teorías
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institucional y de recursos y capacidades en donde abordan la
importancia significativa que
ha tenido en estas dos últimas décadas el aporte por parte de la
Gestión de Calidad Total
(CGT) y la norma ISO 9000 en la mejora continua de los procesos,
productos, eficacia, entre
otros, precisan que ambos procesos son confundidos por las
empresas al intentar adoptarlo a
pesar de sus grandes diferencias, optando por tener grandes
connotaciones, en una de ellas
la teoría de recursos y capacidades de GCT-ISO 9000. Suarez
afirma (2003):
Esta teoría organizativa basa el éxito de la empresa en los
recursos y capacidades
controlados por la propia organización y que pueden dar lugar a
ventajas competitivas. En
este marco teórico se asume que empresas de un mismo sector no
tienen los mismos
recursos estratégicos y que existen recursos que no son
fácilmente transferibles; distingue
entre recursos tangibles e intangibles, destacando las
dificultades para medir estos últimos.
Los recursos son la fuente de la que emanan las capacidades, que
a su vez se constituyen
en la fuente de las ventajas competitivas. Estas capacidades,
denominadas como
competencias distintivas, se definen como aprendizaje colectivo,
coordinación de
habilidades productivas e integración de múltiples herramientas
técnicas. Las definen
como un modo en el que las empresas coordinan sus recursos. Sin
embargo, no todos los
recursos son capaces de generar ventajas competitivas. Los
recursos capaces de generar
estas ventajas se denominan recursos estratégicos y cumplen una
serie de requisitos: deben
ser valiosos, únicos e imperfectamente imitables, careciendo de
sustitutivos cercanos. Por
tanto, en relación con el estudio, el hecho de que una empresa
obtenga el certificado ISO
9000 motivada únicamente por presiones externas no es una fuente
de recursos ya que es
perfectamente imitable por competidores. Esto apoyará nuestra
hipótesis tercera de las
señaladas a continuación. Cuando la normativa es meramente una
herramienta de
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marketing las empresas del sector adquirirán rápidamente el
certificado y como
consecuencia, dicho certificado se constituirá en un requisito
básico para permanecer en
el mercado y no otorgará a la empresa una mayor cuota de
mercado. Por el contrario,
basándonos en esta teoría, la aplicación de un sistema de GCT
por parte de la empresa
generará una ventaja competitiva para la misma. (P. 65).
Descripción de la entidad
La información que se presenta a continuación ha sido consultada
a partir de fuentes
primarias y secundarias (documentos oficiales de la entidad,
pagina web). (DIAN, 2018)
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales conocida por sus
siglas como DIAN;
División de Gestión de Fiscalización Aduanera II, ubicada en la
Calle 26 No. 92 – 32
Módulos G4 y G5 Piso 3.
Fecha de inicio y fin: 01 de agosto de 2018 – 31 de diciembre de
2018.
Características funcionales del cargo desempeñado:
El tipo de funciones desempeñadas en la División de Gestión de
Fiscalización Aduanera II
que correspondieron son las siguientes:
Analizar, consolidar, clasificar información documental recibida
en colaboración,
proyección y elaboración de actos administrativos con base al
expediente se genera
ya sea un auto de archivo o un requerimiento especial
aduanero.
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Naturaleza jurídica
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN es una
entidad adscrita al Ministerio
de Hacienda y Crédito Público por medio del Decreto 2117 de
1992, siendo consolidada la
DIAN en el año 1999 organizada como Unidad Administrativa
Especial y por el Decreto
1321 de 2008 reconocida como Unidad Administrativa Especial del
orden nacional, de
carácter técnico y especializado, con personería jurídica,
autonomía administrativa y
presupuestal y con patrimonio propio, el cual sigue vigente
hasta hoy, estableciendo tanto la
estructura de la entidad, como las funciones, las cuales se
pueden resumir en:
Control y vigilancia sobre el cumplimiento del régimen cambiario
en materia de
importación y exportación de bienes y servicios, gastos
asociados a las mismas,
financiación en moneda extranjera de importaciones y
exportaciones, y
subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones.
La administración de impuestos comprende su recaudación,
fiscalización, liquidación
discusión, cobro, devolución, sanción y todos los demás aspectos
relacionados con
el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
La administración de los derechos de aduana y demás impuestos al
comercio exterior,
comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión,
cobro, sanción y
todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las
obligaciones
aduaneras. La dirección y administración de la gestión
aduanera.
Servicio y apoyo a las operaciones de comercio exterior, la
aprehensión, decomiso o
declaración en abandono de mercancías a favor de la Nación, su
administración,
control y disposición.
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Actuar como autoridad doctrinaria y estadística en materia
tributaria, aduanera y de
control de cambios, en relación con los asuntos de su
competencia.
Organigrama
Fuente: DIAN de Bogotá D.C. Colombia, 2008
Figura 1 Organigrama DIAN
El organigrama está contemplado en el artículo 39 del Decreto
4048 y sus modificaciones,
Resolución 8 de 2008 y sus modificaciones y Resolución 11 de
2008.
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Plataforma estratégica
Misión
En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales somos
responsables de administrar con
calidad el cumplimiento de las obligaciones tributarias,
aduaneras y cambiarias, mediante el
servicio, la fiscalización y el control; facilitar las
operaciones de comercio exterior y proveer
información confiable y oportuna, con el fin de garantizar la
sostenibilidad fiscal del Estado
colombiano.
Visión
En el 2020, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de
Colombia genera un alto
nivel de cumplimiento voluntario de las obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias,
apoya la sostenibilidad financiera del país y fomenta la
competitividad de la economía
nacional, gestionando la calidad y aplicando las mejores
prácticas internacionales en su
accionar institucional.
Investigación propuesta y resultados esperados de la
práctica
Aporte de carácter académico:
Se pretende que a través de herramientas de uso compartido se
condicione en favor de
corregir en alguna proporción al problema planteado con la
intención de que el sistema de
procesos internos sea especifico en la División de Gestión de
Fiscalización Aduanera II, con
el fin de optimizar la gestión y sea posible mejorar la imagen
institucional, en aspectos de
calidad y satisfacción social de los servicios prestados por la
Entidad Pública.
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Aporte de carácter organizacional:
Se prevé generar un impacto económico sobre los procesos y
acceso a la información factores
claves que acompañados de la inserción tecnológica constituyen
un efecto directo para
minimizar así horas de trabajo para el funcionario,
constituyendo así una mejora en los
resultados propuestos de manera conjunta con una aplicación más
racional del recurso
humano, promoviendo así un mejoramiento significativo en cuanto
al recaudo eficiente de
sanciones y reducción de plazos de tiempo, logrando finalmente
mejorar la imagen
corporativa de la entidad.
Metodología
Para la recolección y análisis de la información se llevó a cabo
un estudio deductivo con el
cual se pretende enfatizar y entender, a través del Estatuto
Aduanero 2685 de 1999 y la
regulación aduanera 390 de 2016, normativa bajo la cual se rige
la DIAN, las herramientas
esenciales para la creación y planeamiento de ejecución
exploratoria de un sistema de
seguimiento, cuyo fin es potencializar a los funcionarios de la
DIAN de la División de
Gestión de Fiscalización Aduanera II, a fin de gestionar el
seguimiento de los procesos de
forma más eficiente, para lograr una mejora en calidad y
satisfacción social, al amparo de la
Ley 872 de 2003 que respalda la creación del sistema de gestión
de la calidad en las entidades
prestadoras de servicios, con el propósito de generar un fuerte
impacto en la reducción del
tiempo destinado a los procesos que fueron llevados, en este
caso, a fiscalización y que deben
retornar para que el funcionario prosiga a tramitar el recaudo
pertinente a las deudas vencidas
y las que surjan al momento de liquidar.
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Utilizando las herramientas tecnológicas como mecanismo para
caracterizar los procesos
llevados al área de fiscalización en donde las variables
proferidas por cada funcionario
corresponden a una asignación de expedientes, siendo estos
filtrados por tipo de acto
administrativo; auto de archivo o requerimiento ordinario de
información (REA), el análisis
respectivo pretende facilitar al funcionario a realizar
correcciones continuas a través de
herramientas tecnológicas de uso compartido, de manera que tenga
acceso inmediato a la
documentación relacionada con los procesos que sigue para dar
respuesta adecuada al
trámite. De tal forma que el funcionario del área de
fiscalización aduanera II facilite el tiempo
del proceso en que se autoriza a tramitar el proceso respectivo,
haciendo del oficio del
funcionario una labor más eficiente y que, a gran escala,
mitigue el incentivo a conductas
nocivas de evasión para el sistema tributario.
Con base a la teoría de la firma se busca a través de la
coordinación de la estructura
administrativa de la entidad, mejorar la calidad, el control y
facilitar la comunicación,
teniendo en cuenta que el mero hecho de introducir el factor de
producción clave; tecnología
en los procesos administrativos no garantiza un efecto positivo.
Para que la implementación
produzca los efectos deseados es necesario tener un conocimiento
objetivo de los procesos
que se desarrollan en la entidad, de manera que sea posible
detallar las necesidades de
tecnología e incorporar los sistemas tecnológicos
paulatinamente.
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Objetivo de la práctica
El objetivo de la práctica fue dar aplicación a los
conocimientos adquiridos en la academia,
complementar los mismos, entrar en contacto con el medio laboral
e iniciar el ejercicio
profesional.
Objetivo general
Proponer un sistema de gestión documental, apoyado en el uso de
las TICs, que permita
facilitar el tiempo del proceso desarrollado en el interior del
GIT de Investigaciones
Aduaneras II.
Objetivos específicos
1. Analizar el procedimiento de gestión documental
administrativo en el GIT de
Investigaciones Aduaneras II.
2. Identificar la información de mayor relevancia en el proceso
interno.
3. Formular una transformación documental apoyada en las TICs
especificando las
propiedades y las características relevantes del proceso.
La Investigación y sus resultados
En este proyecto se fundamenta la transición documental del
método llevado a cabo,
promoviendo la implementación de las TICs en el proceso que se
desarrolla actualmente,
fundado a través de la respectiva normativa aduanera de la DIAN,
la cual se apoya en el
Estatuto Aduanero 2685 de 1999 y la regulación aduanera 390 de
2016, para instaurar un
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sistema de evolución tecnológica que otorgue mayor eficiencia en
la evaluación de los
procesos llevados a fiscalización, procesos que corresponden a
cada funcionario asignado en
el área de la División de Gestión de Fiscalización del Grupo
Interno de Trabajo
Investigaciones Aduaneras II.
La creación del sistema de información documental tiene como
objeto contribuir a que el
GIT de Fiscalización Aduanera II logre mayor eficiencia y
agilidad en el trámite de los
procesos desarrollados, siendo este, un proceso de persuasión
frente a la obligación tributaria,
velando de esta forma por el correcto y oportuno pago de las
sanciones establecidas y demás
obligaciones relacionadas con el desarrollo del proyecto bajo la
Ley 872 de 2003, por la cual
se crea el sistema de gestión de calidad.
Planteamiento del problema
La DIAN es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, la cual juega
un papel fundamental para garantizar la correcta administración
y control al debido
cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y
cambiarias; siendo entonces un
importante instrumento para garantizar la estabilidad y
seguridad fiscal del Estado
colombiano y para garantizar la protección del orden público
económico nacional.
Para ello el área de investigaciones aduaneras II, presenta en
los diferentes procesos posibles
acciones administrativas que terminan por afectar la eficiencia
y eficacia de la respectiva
dependencia, esta observación fue detectada gracias a la Jefe
del GIT de investigaciones
Aduaneras II, analizando así la posible repercusión que tiene en
el servicio administrativo,
en la medida en que la organización y gestión de algunas
actividades originan un mayor grado
de dificultad y demora en el desarrollo óptimo de funciones
realizadas por el área.
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En este trabajo la implementación de las TICs es una herramienta
esencial para la creación y
planeamiento de ejecución exploratoria de un sistema, cuyo fin
es impulsar a los funcionarios
de GIT de la Dirección de Gestión de Fiscalización, a fin de
gestionar el seguimiento de los
procesos de forma más eficiente, para lograr una mejora en
calidad y satisfacción social, al
amparo de la Ley 872 de 2003 que respalda la creación del
sistema de gestión de la calidad
en las entidades prestadoras de servicios, con el propósito de
generar un fuerte impacto en la
reducción del tiempo destinado a los procesos que fueron
llevados, en este caso, a
fiscalización y que deben retornar para que el funcionario
prosiga a tramitar el recaudo
pertinente a las sanciones establecidas y las que surjan.
Capítulo 1 Diagnostico actual de los procesos desarrollados
Acorde con el método de análisis es necesario realizar un
análisis interno en la Dirección de
Fiscalización de Aduanas II, la cual se encarga de proferir
actos administrativos, estos se
dividen en dos: autos de archivo, son aquellos a los cuales se
estableció una sanción a la cual
se allana el infractor y acepta pagar la sanción o multa, ya sea
esta, tasada en SLMV, valor
FOB, o UVT. Por otro lado están aquellos actos administrativos
denominados Requerimiento
Especial Administrativo (REA), los cuales consisten en ser un
segundo aviso para el
infractor, con la intención de que este logre allanarse, pero
esta vez con un descuento en la
multa establecida menor (60%); si este acto administrativo se
responde o no, quien se encarga
del proceso siguiente es Liquidación, ahora bien la
clasificación depende del tipo de
expediente, cada caso sugiere un proceso diferente. Los autos de
archivo y REA, se clasifican
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de la siguiente manera, conforme a esta clasificación se
determinan las sanciones y multas
apoyadas en el Estatuto Aduanero 2685 de 1999 y la regulación
aduanera 390 de 2016.
PROCESO DETERMINIACION DE SANCIONES Y MULTAS
ID infracciones a depósitos
IE infracciones exportadores
IF infracciones sociedades certificadas
IK infracciones courrier
IL infracciones altex
IN infracciones usuarios operadores zona franca
IO infracciones por operación de contrabando
IS infracciones sociedades de intermediación aduaneras
IT infracciones empresas transportadoras
IU infracciones usuarios aduaneros permanentes
IV infracciones declaración andina del valor
IZ otras infracciones
PV plan vallejo
SC sanciones a sociedades de comercialización internacional
Figura 2: Proceso de determinación de sanciones y multas
Ahora bien el expediente que llega a Investigaciones Aduaneras
II, procedente de
Investigaciones Aduaneras I tiene un término de vencimiento
desde que se apertura, de 3
años, tiempo en el cual debe darse aplicación al caso requerido,
esto en función del
funcionario, quien es responsable de dar un adecuado manejo del
expediente y remitirlo a
revisión cuando esté es finalizado para que se verifique y se
realicen las correcciones
pertinentes, esto se realiza de manera física, es decir que cada
corrección implica un coste
económico de papel impreso. Cada proceso de determinación de
sanciones actualmente se
archiva en físico, el problema es cuando se requiere de esta
información, y se convierte en
un manejo difícil de información, ya que el tiempo de búsqueda
resulta largo, y además las
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21
copias adicionales representan volúmenes de papel considerables,
los cuales terminan por
afectar no sólo la disposición temporal de algún oficio, sino
también el innecesario gasto de
papel, ya que implica un costo mayor.
Capítulo 2 propuesta al problema presentado
La propuesta que se busca implementar consiste en articular la
información, es decir que los
oficios que se realizan por parte de los funcionarios, las
caducidades, los informes requeridos,
sean más fáciles de consultar. En caso de investigaciones o
averiguaciones, estos documentos
suelen ser exigidos ya sea por parte de entes internos o
externos. Se espera reducir el tiempo
de búsqueda, ya que esto dificulta el proceso respectivo de
algunos expedientes que aún
siguen en trámite. Los actos administrativos (REA o autos de
archivo) que pasan a revisión,
se pueden corregir a través de una carpeta compartida online,
minimizando no sólo el tiempo
de espera, sino también el papel que usualmente se gasta. Se
incurre así en una modificación
en los costes de transacción, fortaleciendo el factor
tecnológico.
El actual proceso que se lleva a cabo afecta no sólo al usuario
sino también al funcionario
público, de manera que conforme a esto, lo que se plantea es
mantener la información en
medios magnéticos, de manera que cuando existan cambios
corporativos, esta información
se mantenga, y sea más fácil filtrar, estos cambios tecnológicos
graduales son hoy en día
necesarios para hacer una gestión más eficiente por parte de la
entidad pública. No sólo se
plantea conservar los documentos en medios magnéticos sino
también se propone crear una
carpeta compartida para que así los funcionarios públicos tengan
acceso a esta información
de manera rápida y sencilla.
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El proceso de revisión actual comienza con la radicación en el
libro de revisores por parte
del funcionario que proyectó los actos administrativos, dichos
actos se acumulan y cada
semana se reparten entre las 4 revisoras, el tiempo promedio de
revisión oscila entre 1 y 3
semanas, el cual está dispuesto a ser corregido nuevamente si es
necesario, es decir que puede
que hayan 1, 2 o hasta 3 copias por cada expediente, en este
caso se propone a través del
servicio de alojamiento de archivos OneDrive - Office online
colaborar y corregir los
documentos de manera conjunta, es decir entre el funcionario que
proyectó y el revisor, este
servicio no implica un costo adicional, ya que hoy en día el
área de investigaciones aduaneras
II ya cuenta con este servicio. El orden se basaría mediante el
consecutivo el cual se radica
en el libro de revisores, para que así se revise conforme a la
llegada de cada acto
administrativo.
Con respecto a las caducidades, lista de repartos y demás
informes los cuales son planillas o
listados en donde se evidencia el periodo de caducidad, reparto
de cada expediente, se
dispondría a escanear mes a mes, para que así se reporte
mediante una carpeta publica pero
con restricción de edición, para que cada funcionario tenga
clara evidencia periódica de cada
expediente que se asigna, de esta manera se advierte y se
prioriza expedientes a próximos
vencimientos.
Finalmente luego de que el expediente es corregido y está listo
para archivar (si es auto de
archivo) o enviar a liquidación (REA) se procede antes a
escanear y enviarlo a una base de
datos, que se clasifique en dos carpetas una para los autos de
archivo y otras para los REAs,
para luego guardarlo con base al número de resolución y fecha,
para que así en caso de ser
necesario se tenga acceso fácilmente.
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En este conjunto de acciones es importante es necesario
desarrollar un plan de formación
para el uso de las herramientas a implementar, que facilite el
acceso y búsqueda de
información por parte de los técnicos informáticos que trabajan
tiempos completo en la
División de Fiscalización permitiendo un mayor control, ya que
el rango de edad tiene un
promedio alrededor de 50 a 60 años.
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24
Conclusión
El cambio tecnológico ha logrado alcanzar a todos los sectores
de la sociedad, desde los
ciudadanos a la administración, actualmente se hace una
herramienta inherente a las
estrategias planteadas por las empresas en general (privada o
pública). La implementación
de las TICs ha demostrado resultados destacables, en el marco
mundial, y ahora en el marco
nacional se ha evidenciado un impacto gradual, pero
consistente.
Por tanto la automatización de procesos internos, es un
importante reductor de costos, en este
trabajo se buscó demostrar el impacto de implementar las TICs en
el GIT de Fiscalización
Aduanera II buscando garantizar la estabilidad y seguridad,
fundamentado en gran parte por
la teoría de la firma; una teoría microeconómica que destaca la
importancia de los factores
de coordinación que inciden en la producción de una firma, en
este sentido la tecnología se
convierte en un factor relevante para la implementación de la
entidad, no sólo esta inserción
facilita la labor del funcionario público sino también al
usuario aduanero, que en sí, fortalece
de forma recíproca el bienestar de ambas partes, haciendo del
proceso de fiscalización un
desarrollo óptimo.
Es común encontrar carencia de innovación en las entidades
públicas a diferencia de las
empresas privadas que usualmente logran articular la tecnología
de forma rápida, por lo cual
los procesos de cambio en las entidades públicas se evidencian
de manera tardía, a
consecuencia de esto persisten problemas, estos pueden ser
minimizados teniendo en cuenta
esta variable tecnológico, que en la sociedad actual se
convierte en un factor fundamental.
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Recomendaciones
Todo proceso de inserción debe ir acompañado de una correcta
implementación, en este
sentido es clave una inducción de enseñanza a los funcionarios
por parte de los técnicos de
informática que trabajan en la división, para que de esta manera
sea correcto el uso del
sistema informático que se pretende implementar.
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