IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE (SIC) EN LA EMPRESA AZÚCAR (ABRIL - 2015)

1. ANÁLISIS DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO

1.1 ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD Y EL SECTOR: La empresa AZUCAR se encuentra en el rubro comercial e industrial dedicada principalmente desde el diseño, confección y ventas de prendas de vestir para damas (polos), brindando y satisfaciendo las expectativas de la mujer moderna.

1.2 ANÁLISIS DEL TAMAÑO Y EL ENTORNO:

1.2.1 OPERACIONES ECONÓMICAS QUE REALIZA: Compras Ventas kardex Planilla Caja Notas de crédito Notas de debito Operaciones financieras

1.2.2 COMPLEJIDAD ADMINISTRATIVA: No tener el registro al tiempo a las facturas Según precisa la sunat. Las planillas es un cumplimiento obligatorio

que tienen que ser presentadas mensualmente ,siguiendo un cronograma para ello debe descargar en la web de la sunat el software correspondiente, en este caso el PDT 601 en el que debe registrarse la información de los trabajadores, pensionistas y prestadores de servicios de la empresa.

1.2.3 NÚMERO DE VECES QUE SE REPITEN LAS OPERACIONES: Ventas

Jan-14

Feb-14

Mar-14

Apr-14

May-14

Jun-14Jul-1

4

Aug-14

Sep-14

Oct-14

Nov-14

Dec-14

8500

9000

9500

10000

VENTAS

UND. VENDIDAS

Compras

Jan-14

Feb-14

Mar-14

Apr-14

May-14

Jun-14Jul-1

4

Aug-14

Sep-14

Oct-14

Nov-14

Dec-14

0

20

40

60

80

100

120

COMPRAS

N° DE VECES

1.2.4 NÚMERO DE CENTROS DE ACTIVIDAD DIFERENTES: Es una mediana empresa que actualmente cuenta en su totalidad con 53 trabajadores en sus 15 sucursales ubicados en diferentes centros comerciales de la capital como Gamarra, Grau, Real Plaza y entre otros.

PROVEEDORES: La empresa cuenta con 7 proveedores:

Algodón SAC que nos suministran las telas Textiles San Pedro que nos suministran las telas Botones EIRL que nos suministran botones Rio SAC que nos suministran cierres, entre otros. Sol SAC que nos suministran productos diversos. Prismacolor SAC que nos suministra tinte de ropa. Corporación Zuli que nos vende blondas, sevillas, etc.

2. ANÁLISIS DE OPERACIONES:

2.1 IDENTIFICACION DE TODAS LAS OPERACIONES DIFERENCIADAS: Compras Ventas kardex Planilla Caja Notas de crédito Notas de debito Operaciones financieras

2.2 DEFINICIÓN DE CADA OPERACIÓN: Compras: compra de materiales (tela, hilos de remalle, agujas, lentejuelas y

entre otros) para la confección de polos para damas. Ventas: venta del producto terminado que se encuentra distribuido en las

15 sucursales que cuenta la empresa. Kardex: control interno de los mercancía que se tiene en el almacén. Planilla: registro en el cual se muestra de manera transparente a las

autoridades competentes la relación laboral con el trabajador. Caja: libro en el que se registran todas las operaciones que significan

movimiento de dinero ya sea en efectivo, cheques o valores que representan dinero.

Notas de crédito: documento que se utiliza para anular facturas. Notas de débito: comprobante que se envía al cliente, en la que se le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor.

Operaciones financieras: compra de bienes a crédito, prestamos de entidades financieras.

2.3 MODELOS CONTABLES: La empresa AZUCAR usa una contabilidad y registros de sus operaciones de forma manual por lo que busca alguna alternativa informática a implementarse con el fin de simplificar la duplicidad de procesos y tener una gestión más eficiente.

2.4 NORMAS DE VALORACIÓN Y DE CORTES DE OPERACIONES: El ente tiene una política de cierre mensual en todas sus operaciones.

2.5 DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN: En la empresa intervienen con mayor frecuencia el departamento de ventas, departamento de compras (logística), almacén, marketing, recursos humanos, reclamos (atención al cliente).

2.6 PROCESO ADMINISTRATIVO: la empresa dentro de su planificación y dirección de la organización realizan constantemente capacitaciones a sus colaboradores para la buena atención a los clientes así como para la mejoría en sus diseños, confección y distribución de la mercadería (polos para damas).

3. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN QUE SE DESEA OBTENER:

Nosotros como empresa ya reconocida, ya que contamos con 15 locales situados en diversos centro comerciales, en diferentes lugares de lima deseamos saber la cantidad de clientes estables que ya tenemos, para eso hemos pedido a nuestras vendedoras que nos brinden la cantidad de clientes mayoristas que tienen en sus tiendas, para así llevar un conteo de esos y saber en qué tiendas hay más clientes, pudiendo segmentar así nuestro público objetivo y tomar medidas como por ejemplo promociones y descuentos hacia nuestros consumidores.

Con la información bridada por nuestras trabajadoras, contamos actualmente con una cartera de 1500 clientes mayoristas, a estos los tenemos divididos en nuestros 15 locales.

700

350

150

300

Número de clientes 1500

GAMARRAGRAUREAL PLAZAABANCAY

4. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA Después de haber realizado un análisis previo a la información brindada por la empresa y disponiendo de todos los datos previos, podemos ya realizar el diseño del sistema que, en entre otros podría tener los siguientes pasos:

4.1 DISEÑO DEL MODELO CONTABLE Después de haber analizado todas las operaciones a realizar por la empresa y teniendo el pleno conocimiento sobre las necesidades de información de la misma, se ha visto por conveniente elegir entre una serie de alternativas contables, entre ellos diversos programas como son el Siscont y Concar. De modo que no contamos con mayores recursos financieros no se consideró la posibilidad de formular un sistema hecho a la medida.

En este caso optamos por el sistema CONCAR® SQL ya que está diseñado para agilizar y simplificar el trabajo. Permite obtener información gerencial, analítica, operativa y tributaria. Emite los estados financieros en soles y dólares, aplicando un único plan de cuentas uniformizando la información contable entre diversos grupos empresariales. Suministrando así toda la información requerida por la dirección, con gran eficacia y al mínimo coste.

4.2 FIJACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Después de una evaluación exhaustiva se determinó que los procesos realizados son eficientes y el control interno ejercido por los mismos es aceptable teniendo en cuenta las restricciones presupuestarias de nuestra entidad.

El sistema de información contable a poner en práctica otorga un alto grado de autonomía a los usuarios para adecuar el sistema a sus necesidades, ya que los parámetros son manejados por medio del plan de cuentas y tablas complementarias configurables por los usuarios.

Además emite estados financieros, reportes de centros de costos, análisis de cuentas por anexos y documentos, presupuestos, conciliación bancaria, ratios y gráficos de estados financieros. Permite realizar copias de comprobantes contables ya registrados para utilizarlo en otros asientos (tipo planilla) y luego modificarlos en forma individual o masiva.

La versión de CONCAR® SQL permite adjuntar al asiento contables documentos en Excel, Word, HTML, PDF, JPG, entre otros para facilitar los trabajos de auditoría o revisión. Por ejemplo podemos escanear facturas de compras, contratos, leasing y adjuntarlos al asiento para su posterior consulta.

4.3 ELECCIÓN DEL EQUIPO INFORMÁTICO

Al ser una empresa que está en constante expansión vemos por conveniente la adquisición de equipos informáticos con las mismas características entre ellos a fin de tener la posibilidad de rotar entre cualquiera de estos equipos las

mismas funcionalidades tanto servidor como usuario por lo que en un futuro si se prevé el crecimiento de la organización hacerlo sin complicaciones.

Soportando así todo lo relativo al software o a las aplicaciones informáticas necesarias adecuando se así al sistema adquirido por la organización cubriendo nuestras necesidades. Se usaran módulos específicos para controlar determinadas parcelas de nuestra actividad, tales como control de inventarios, clientes, nominas, facturación, etc., ya que lo ideal será que todos estén integrados en el sistema; buscando una aplicación que disponga de los mismos. El software se instala pre-configurado y el usuario puede modificar la configuración de acuerdo a las necesidades de la empresa. Por ejemplo puede modificar los niveles de análisis de información y características de cada cuenta contable, estructura de los estados financieros, centros de costos entre otros.

4.4 IMPLANTACIÓN Y CONTROL DEL SISTEMA Las tareas y procedimientos deben estar lo suficientemente especificadas siendo incluso muy conveniente elaborar el manual de procedimientos, ya que en caso de duda, la tendencia del trabajador será la de retornar al antiguo sistema. Una vez organizado todo el Sistema Informativo Contable, sólo nos queda implantarlo. En este caso el software CONCAR® está adaptado a la normativa vigente y adicionalmente se adecúa a cualquier cambio posterior que se presente incluyendo los formatos de libros contables oficiales.

La plataforma en la que está desarrollado el sistema CONCAR® SQL asegura la integridad de la información, evitando la pérdida de datos (0% de probabilidad). Si se cae o cuelga la red o una de las estaciones de trabajo, la base de datos e índices no daña y no hay que reindexar los archivos.

El sistema CONCAR® cuenta con niveles de acceso o permisos a las opciones por cada usuario, los que serán definidos por la empresa, asimismo los usuarios no pueden acceder a la base de datos directamente, solo el administrador de la base de datos SQL realiza el trabajo de mantenimiento. La generación de la copia de seguridad (Back up) no necesita de la paralización del trabajo por parte de los usuarios, puede ser programada directamente desde el SQL Server.

Por último, y en cualquiera de las situaciones, es importante realizar un seguimiento muy cercano del sistema, para introducir mejoras en el mismo, y corregir las deficiencias que se puedan presentar.

INTEGRANTES Sotelo Lachere Juan Eduardo Yanela Becerra Garcia Mirelia Carhuancho Palomares Katherine Stephanie Cordero Carcausto