Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de C.V. 20/10/2008 1

PROCEDIMIENTO PARA IMPORTAR REGISTROS DE Excel® A LOS CATÁLOGOS DE Aspel-SAE

Generalmente las empresas al comienzo de un nuevo año requieren depurar cierta información de sus sistemas administrativos con el fin de hacer más eficiente el control y operación de está. Otras empresas, deciden cambiar su sistema a Aspel-SAE pero quieren trasladar parte de esa información a él. Generalmente las empresas extraen su información y la guardan en hojas de Excel®, realizando en ellas la depuración necesaria. Cuando se tiene este caso, sugerimos la siguiente alternativa para poder incorporar dicha información a los catálogos de Aspel-SAE. Para ejemplificar el proceso, se ha elegido el archivo de Inventarios, ya que generalmente es uno de los catálogos más importantes que requieren las empresas incorporar sin tener que volver a capturar. A continuación se indican los pasos a seguir para realizar la importación de la información de una hoja de Excel® a un archivo de inventarios en formato Paradox® que Aspel-SAE pueda reconocer. Pasos a seguir en el sistema Aspel-SAE.

• Se recomienda crear un directorio temporal por ejemplo en C:\Temp

• En este directorio debe crearse la base de datos desde el menú Utilerías / Control de Archivos / botón Instal-Auto. Como sabemos, siempre que se crea una nueva base en Aspel-SAE 4.0 ésta se crea en tipo Paradox®.

• Las columnas que no contengan información del archivo fuente (Hoja de Excel® ) pueden

quedarse vacías en el archivo destino(INVE01.DB), sin embargo, algunos campos deben contener forzosamente un valor, este se puede consultar dando de alta un producto con solo los datos de Clave y Descripción.

• Posteriormente abrir la tabla INVE01.DB con Microsoft Access® y verificar los campos que

requieren tener un valor para realizar la importación correcta de Excel® a Aspel-SAE.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de C.V. 20/10/2008 2

• Se debe considerar que los campos son de diferentes tipos y de cierta longitud, para ello,

se anexa el Layout de las tres principales tablas de Aspel-SAE-4.0

Tabla de Catálogo de inventarios Tabla : INVEXX.DB

CAMPO TIPO TAMAÑO CAMPO TIPO TAMAÑO

NUM_REG Numérico Entero largo ULT_COSTO Numérico Doble CLV_ART Texto 16 VTAS_ANL_C Numérico Doble STATUS Texto 1 VTAS_ANL_M Numérico Doble DESCR Texto 40 OBS_INV Numérico Entero largo NUM_SERIE Texto 1 TIPO_ELE Texto 1 UNI_MED Texto 2 UNI_ALT Texto 2 UNI_EMP Numérico Doble FAC_CONV Numérico Doble LIN_PROD Texto 5 APART Numérico Doble CTRL_ALM Texto 10 EXISCONG Numérico Doble IMPUESTO1 Numérico Doble BLOTE Numérico Entero IMPUESTO2 Numérico Doble BPEDIMENTO Numérico Entero PROVEEDOR1 Texto 5 BSECAPTIF Numérico Entero PROVEEDOR2 Texto 5 NUM_MON Texto 2 TIEM_SURT Numérico Entero DB8INVFIS Numérico Doble STOCK_MIN Numérico Doble PESO Numérico Doble STOCK_MAX Numérico Doble VOLUMEN Numérico Doble TIP_COSTEO Texto 1 CAMPOSTRU1 Texto 10 TIPO_CAMB Texto 1 CAMPOSTRU2 Texto 15 PRECIO1 Numérico Doble CAMPOSTRU3 Texto 25 PRECIO2 Numérico Doble CAMPOINTU Numérico Entero PRECIO3 Numérico Doble CAMPODBL4 Numérico Doble PRECIO4 Numérico Doble CAMPODBL8 Numérico Doble PRECIO5 Numérico Doble COMPSANLC Numérico Doble FCH_ULTCOM Fecha/Hora dd/mm/aaaa COMPSANLM Numérico Doble COMP_X_REC Numérico Doble CVEESQIMP Texto 2 FCH_ULTVTA Fecha/Hora dd/mm/aaaa PREFIJO Texto 8 PEND_SURT Numérico Doble TALLA Texto 8 EXIST Numérico Doble COLOR Texto 8 COSTO_PROM Numérico Doble CLV_ALTER Texto 16

Tabla de Catálogo de clientes Tabla : CLIEXX.DB

CAMPO TIPO TAMAÑO CAMPO TIPO TAMAÑO

NUM_REG Numérico Entero Largo

EMAIL Texto 60

CCLIE Texto 5 CURP Texto 18 STATUS Texto 1 CVE_ZONA Texto 6 NOMBRE Texto 60 TELEFONOS Texto 75 RFC Texto 15 ULT_PAGOD Texto 9 DIR Texto 40 ULT_VENTD Texto 7 POB Texto 30 CAMLIBRE1 Texto 10 CODIGO Texto 5 CAMLIBRE2 Texto 15 TELEFONO Texto 25 CAMLIBRE3 Texto 25

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de C.V. 20/10/2008 3

ATENCION Texto 20 ULTPAGOF Fecha/Hora dd/mm/aaaaATEN_COB Texto 20 RETXFLETE Texto 1

REV_PAG Texto 4

CAMLIBRE4 Numérico Entero Largo

CLASIFIC Texto 5 PORCRETEN Numérico DOBLE DIAS_CRE Numérico Entero CAMLIBRE5 Numérico DOBLE FCH_ULTCOM Fecha/Hora dd/mm/aaaa ULT_PAGOM Numérico DOBLE VEND Texto 5 ULT_VENTM Numérico DOBLE DESCUENTO Numérico DOBLE CAMLIBRE6 Numérico DOBLE LIM_CRED Numérico DOBLE ZONA Texto 6 SALDO Numérico DOBLE IMPRIR Texto 1 VTAS Numérico DOBLE MAIL Texto 1

OBSER Numérico Entero Largo

NIVELSEC Numérico Entero

COLONIA Texto 20 ENVIOSILEN Texto 1 FAX Texto 25 EMAILPRED Texto 60

Tabla de Catálogo de Proveedores

Tabla : PROVXX.DB

CAMPO TIPO TAMAÑO CAMPO TIPO TAMAÑO NUM_REG Numérico Entero Largo EMAIL Texto 60 CPROV Texto 5 CURP Texto 18 STATUS Texto 1 CVE_ZONA Texto 6 NOMBRE Texto 60 TELEFONOS Texto 75 RFC Texto 15 ULT_PAGOD Texto 9 DIR Texto 40 ULT_VENTD Texto 7 POB Texto 30 CAMLIBRE1 Texto 10 CODIGO Texto 5 CAMLIBRE2 Texto 15 TELEFONO Texto 25 CAMLIBRE3 Texto 25 ATENCION Texto 20 ULTPAGOF Fecha/Hora dd/mm/aaaa ATEN_COB Texto 20 RETXFLETE Texto 1 REV_PAG Texto 4 CAMLIBRE4 Numérico Entero Largo CLASIFIC Texto 5 PORCRETEN Numérico DOBLE DIAS_CRE Numérico Entero CAMLIBRE5 Numérico DOBLE FCH_ULTCOM Fecha/Hora dd/mm/aaaa ULT_PAGOM Numérico DOBLE VEND Texto 5 ULT_VENTM Numérico DOBLE DESCUENTO Numérico Doble CAMLIBRE6 Numérico DOBLE LIM_CRED Numérico Doble ZONA Texto 6 SALDO Numérico Doble IMPRIR Texto 1 VTAS Numérico Doble MAIL Texto 1

OBSER Numérico Entero Largo

NIVELSEC Numérico Entero

COLONIA Texto 20 ENVIOSILEN Texto 1 FAX Texto 25 EMAILPRED Texto 60

• Ya con la estructura y registros que se desean importar a Aspel-SAE, se debe copiar la

tabla de Microsoft Access® y pegar en una hoja de Excel®.

• En Excel® teniendo los 2 archivos abiertos (información a importar y layout), se deberá comenzar a copiar al portapapeles cada columna del archivo que contiene los registros a

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de C.V. 20/10/2008 4

importar y pegarse a la columna que le corresponda en el archivo vacío creado en Aspel-SAE.

• Ya ordenados de acuerdo al Layout pegarlos en el la tabla INVE01.DB que debe de estar

vinculada a Access. Desde la opción Edición \Pegar se podrá traer la información.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de C.V. 20/10/2008 5

• Una vez pegado los registros se tiene que utilizar otra herramienta que permita modificar archivos de cifras de control, Access tiene ese limitante que no permite modificar ese tipo de archivos para ellos se ocupa DBD32 (Data Base Desktop) de Borland®, se abre el archivo de control IN0E01.DB y en el campo NUM_REGS, debe escribirse el número de registros que contiene el archivo INVE01.DB

Últimos pasos en sistema ASPEL-SAE.

• Acceder a ASPEL-SAE 4.0 Desde el menú de Utilerías / Control de Archivos y verificar la tabla que muestre su cifra de control de forma correcta y darle su mantenimiento de Recuperación y regeneración.

• Si al término del proceso no envía algún daño, dejando el mismo número de registros que se deseaba importar, el archivo no tuvo problemas en su estructura, de lo contrario, será necesario hacer una revisión del archivo *.xls

• Acceder a la consulta del catálogo de inventarios y comenzar a operar la información.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de C.V. 20/10/2008 6