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Importancia de los Metadatos para la Gestión Electrónica de
Documentos
CASO UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Msc. Ing. HENRY ALEXANDER RENGIFO SANCHEZ
JEFE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Tel: +57 1 3394949 ext 2142
PROBLEMÁTICA ASOCIADA
a) Los documentos son utilizados y comprendidos por quienes poseen o tienen acceso aconocimientos suficientes sobre los procesos que se ejecutan, aquellos involucrados en latransacción, o contexto inmediato.
b) La facilidad de uso de los documentos disminuye con el paso del tiempo, por traslado depersonal y disminución de la memoria corporativa; algunas personas tienen acceso a másconocimiento que otras.
c) A menudo la organización carece de información necesaria para identificar los componentes deuna transacción por fuera del contexto específico del negocio y, por lo tanto, son difíciles deintercambiar con otros sistemas del negocio con fines de interoperabilidad.
d) Se confía en los sistemas transaccionales de la organización los procesos de gestióndocumental para asegurar la sostenibilidad de los “records” durante tanto tiempo como serequieren.
e) Los metadatos normalizados son un prerrequisito esencial para la interoperabilidad del sistemade información dentro y entre las organizaciones. La mayoría de los metadatos para la gestiónde registros se pueden obtener a partir de otros sistemas de información, pero para que seanútiles es necesario que estén estructurados y organizados de manera normalizada.
DEFINICIONES METADATOS
Datos sobre los datos
Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión en el tiempo.
Información estructurada o semiestructurada que permite la creación, el registro, la clasificación, elacceso, la preservación y la disposición final de los documentos a través del tiempo, y dentro, y a travésde los dominios.
Codificación del conocimiento de la organización.
Una estrategia enfocada a unificar los contenidos, también envuelve a las personas, y unifica losprocesos. Procesos unificados crea ambientes colaborativos, y estos a su vez contribuyen a usarcontenidos de fuentes de información diferentes.
CATEGORIAS DE LOS METADATOSGESTION
METADATOS
Gestión “Records”
Creación – Captura
Descriptivos (Búsqueda /
Recuperación)
Derechos (Uso y permisos)
Mantenimiento –Operación
Técnicos (Formato, tecnología, etc)
Contenido
Gestión “reglas”
Procesos
Contextuales (Diccionario datos,
CCD, TRD)
Estructuras
Almacenamiento –Seguridad
(Lenguaje marcado XML, DTD)
Accesibilidad
CONTENIDO / CONTEXTO / ESTRUCTURA
APLICACIÓN DE METADATOS
Se pueden aplicar a:
Documentos individuales.
Conjunto o agrupaciones de documentos.
Entidades o esquemas de registros completos.
Agentes, procesos, funciones.
Cualquier cosa…
Tomada (Septiembre 17, 2018) de: https://ontotext.com/knowledgehub/fundamentals/metadata-fundamental/
BENEFICIOS PARA LOS DOCUMENTOSProteger evidencia
Contexto (entender el documento)
Garantizar (autenticidad,
fiabilidad e integridad)
Garantizar acceso y uso en el tiempo
Interoperabilidad (enlaces lógicos)
Migración entre tecnologías
Gestión de roles y responsables
METADATOS
EL ROL DEL XML (1)
• eXtensible Markup Language = Lenguaje de Marcado Extensible
• XML es una adaptación del SGML (1986) (Standard Generalized Markup Language), lenguaje que permite laorganización y etiquetado de documentos.
• Se cataloga como un metalenguaje donde su función principal es describir datos, a diferencia del HTML quese enfoca en la presentación. XML sirve para estructurar, almacenar e intercambiar información. Es unformato que permite la lectura de datos a través de diferentes aplicaciones.
• XML no es un lenguaje en si mismo, sino un sistema que permite definir lenguajes de acuerdo a lasnecesidades.
• DTD (Document Type Definition) es un documento que define la estructura de un documento XML.
• XSL (eXtensible Style Language), hojas de estilo, es la tecnología de presentación de los archivos XML, provee solo comandosde presentación.
EL ROL DEL XML (2)
• Contenido estructurado
• Separación del contenido y el formato (útil para los casos de reutilización)
• Interoperable
• Metadatos incorporados
• Orientado a base de datos
• Personalización
Tomada (Septiembre 18, 2018 de: http://www.it.uc3m.es/mcfp/docencia/si/practicas/practica11b/index.html
ESTANDARES METADATOS (Ejemplos)
• Bibliográficos:• MARC• ISBD (International Standard Bibliographic Description)• AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules)• RDA (Resource Description and Access)• MODS (Metadata Object Description Schema)• ONIX (Family standards for Books, Serial, Licensing Terms
and Righst Information, included Reproduction RightsOrganizations)
• METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)
• Archivos y documentos• ISAD(G)• ISDIAF• ISAAR CPF• EAD (Encoded Archival Description)• EAC (Exact Audio Copy)• ERMS (Enterprise Record Management System)• RKMS (RecordKeeping Metadata Standard)• PREMIS (PREservation Metadata: Implementation
Strategis)• ISO 23081 (Metadata for Records)
• Museos• SPECTRUM
• Imágenes digitales• ANSI/NISO Z39.87-2006• ISO 16175 (2011) (Functional requirements for records in
electronic office enviroments)• MIX (Metada for Images in XML)
• Gobierno• AGLS (Metadata to improve visibility and availability of
online resources)• E-GMS (e-goverment metadata standard)
• Objetos aprendizaje (Educación)• IEEE LOM (Learning Object Metadata)• UK LOM COM• IMS (Learning Resource MetaData Specification)
• Multimedia• MPEG-7 (Multimedia Content Description Interface)• MPEG-21
• Recursos Web• Dublin Core
ARCHIVOS Y GESTIÓN DE DOCUMENTOSMETADATOS (APLICACIÓN)
RELACIONES ENTRE METADATOS
• Metadatos para la preservación digital:• La preservación digital para acceso continuo es la preocupación principal de las áreas de archivos, bibliotecas y GD.
La tecnología es volátil en comparación con lo impreso en papel. Los metadatos técnicos son requeridos paraenfrentar el reto de la tecnología continuamente cambiante, metadatos estructurales y de almacenamiento, ymetadatos acerca de los procesos de gestión de documentos son necesarios para sustentar la preservación.
• Metadatos para la descripción de recursos:• Uno de los principales usos de los metadatos es para la descripción de recursos. Estos recursos pueden ser libros,
diarios, videos, documentos, imágenes y objetos. Los metadatos son necesarios para identificar el recurso ypueden incluir el titulo, el productor(es), fecha(s), id único, relación con otros recursos y extensión.
• Existe una relación fuerte entre algunos esquemas de metadatos y la descripción archivística. Las normas dedescripción NTC 4095 y NTC 6052 tienen una coincidencia parcial y extensa, en el sentido que estas describen elobjeto con el fin de preservar su significado con el paso del tiempo en un contexto administrativo y procesos degestión (principio de procedencia y orden original), para facilitar su uso y gestión.
• Metadatos para la búsqueda de recursos:• Metadatos para recuperar información, va más allá de elementos meramente descriptivos. La indexación, la
clasificación y la localización de los metadatos son ejemplos que apoyan la búsqueda de recursos, estos serelacionan principalmente con los metadatos de accesibilidad
METADATOS
ISO 23081-1 (2006)
ISO 23081-2 (2009)
ISO 23081-3 (2011)
ISAD G (2000)
(GENERAL)
NTC 4095
ISAAR (CPF) (2004)
(AUTORIDAD)
NTC 6052 ISDHIA
(INSTITUCIONES)
ISDF
(FUNCIONES)
ISO 15836 (2007)
(DUBLIN CORE)
ISO 21127 (2014)
(ONTOLOGIA)
DECRETO 1080 T.II C.VII (2015)
(METADATOS MINIMOS)
NORMATIVIDAD
FAMILIA ISAD.CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVO - ICA Norma Internacional General de Descripción Archivística, 2000, ISAD(G)
Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos aInstituciones, Personas y familias, 2004, ISAAR (CPF)
Descripción de Instituciones, ISDHIA
Descripción de funciones, ISDF
ANTECEDENTES
• La descripción es una tarea fundamental para la recuperación de la información. Sin ella los archivos difícilmente podrían ofrecer a la sociedad el servicio que se espera de ellos, no recibió una atención destacable hasta la década de 1990. Una de las principales tareas pendientes de la descripción archivística era la normalización, que fue impulsada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA).
• Las normas internacionales de descripción del ICA, son el fruto de un proceso de normalización que arrancó en 1988 con una reunión de expertos en Otawa organizada por los Archivos Nacionales de Canadá y el propio ICA. Estaba influido por el APPM (Archives, Personal Papers and Manuscripts), el MAD (Manual of Archival Description) y las RAD (Rules for Archival Description). Dio sus frutos con la 1era versión de la ISAD(G)en 1994, y 2da versión promulgada en 2000.
• En 1996 la 1era edición de la ISAAR (CPF), siglas en inglés de International Standard ArchivalAuthority for Corporate Bodies, Persons and Families (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias). En 2004 fue publicada la 2da edicion.
• En 2008 es publicada la ISDF, siglas en inglés de International Standard for Describing Functions(Norma Internacional para la Descripción de Funciones) y de la ISDIAH, siglas en inglés de International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (Norma Internacional para Describir Instituciones que conservan Fondos de Archivo).
DESCRIPCION MULTINIVEL
• La técnica archivística consagradas por la ISAD (G) es la denominada descripción multinivel.
• En lugar de describir el fondo como un todo en una única descripción, propone representarlo como un todo y sus partes en varios niveles de descripción, partiendo de lo general a lo particular, es decir, comenzando por el fondo y continuando por las divisiones de fondo, la serie, las fracciones de serie, la unidad documental compuesta y la unidad documental simple.
Tomada Septiembre 18, 2018 de: https://nosturi.es/2016/12/13/normas-descripcion-archivistica/
RiC–CMRecords in Context
A Conceptual Model for Archival Description
ANTECEDENTES
• La familia ISAD fueron creadas como reglas aplicables a los archivoshistóricos y son leídas y difundidas desde ese punto de vista, de modo que,en general, también son ignoradas por los proyectos de gestióndocumental.
• Por ello, el ICA constituyó en 2012 un grupo de trabajo para producir unnuevo estándar que integre las normas ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF e ISDIAHen una sola y las actualice al actual contexto digital. De este grupo detrabajo ha surgido RiC-CM, cuya versión 0.1 fue presentada en Septiembre2016.
• Este nuevo modelo de descripción pone el acento en el contexto. En lugarde la descripción jerárquica de la ISAD (G), propone una descripciónmultidimensional que, además de informar sobre el fondo al quepertenece el documento, representa la red de fondos de la que formaparte.
Example of Archival Description Conforming to RiC-CM presented as a diagram:
Tomada Septiembre 18, 2018 de: https://www.ica.org/sites/default/files/RiC-CM-0.1.pdf
DE LA DESCRIPCION MULTINIVEL A LA DESCRIPCION MULTIDIMENSIONAL
PREMISThe PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata
• El diccionario de datos PREMIS defineunidades semánticas.
• Cada unidad semántica definida en eldiccionario de datos, es asignada a unaentidad. Por lo tanto, una unidadsemántica puede entenderse como unapropiedad de una entidad.
• Cada entidad es una caja, las relacionesentre ellas las establecen las flechas,cuando son bidireccionales significa quecada entidad contiene una unidadsemántica, y por lo tanto se relacionaentre ellas
Tomada Septiembre 18, 2018 de: http://www.loc.gov/standards/premis/v3/premis-3-0-final.pdf
EADEncoded Archival Description
Fuente: https://www.upf.edu/hipertextnet/numero-2/ead.html
ANTECEDENTES
• Este esquema se inicia en la Biblioteca de la Universidad de
California, Berkeley, en 1993. La primera versión surge en 1998. Es un
esquema no-propietario, que proporciona los elementos
administrativos y descriptivos para la organización y descripción de
material digitalizado de archivo y manuscritos.
• Un documento codificado utilizando EAD, básicamente consta de tres
segmentos:
• <eadheader>: Proporciona información sobre el documento en sí mismo
(título, compilador, fecha de compilación).
• <frontmatter>: Incluye las cuestiones preliminares necesarias para la
publicación formal del documento.
• <findaid>: Proporciona la descripción del material archivístico en sí
misma, además de la información contextual y administrativa asociada.
• Utiliza la sintaxis XML y la última versión (2002) contiene 146
elementos (distribuidos en los 3 segmentos). Se adapta a una amplia
gama de prácticas descriptivas internacionalmente divergentes. Es
una estructura de datos y no una norma de contenido de datos.
DUBLIN COREFuente: Lamarca, María Jesús. Hipertexto: El nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Disponible en: http://www.hipertexto.info/documentos/dublin_core.htm , consultado septiembre 18, 2018.
ANTECEDENTES
• La Iniciativa Dublin Core (DCMI) http://dublincore.org/ inicia en 1995 en un encuentro en Dublin, Ohio(USA) en el que participaron el NCSA (National Center for Supercomputing Applications) y OCLC (On LineLibrary Computer Center), junto con representantes de la IETF (Internet Engineering Task Force) y en elque bibliotecarios, proveedores de contenido y expertos en computación pretendieron desarrollarestándares para describir los recursos de información y facilitar su recuperación. Pactaron un conjunto de15 descriptores, en principio pensados para que fuera el propio autor el que los incluyera en eldocumento o recurso, pero que rápidamente adquirieron alcance global porque también se interesaronen ellos numerosos y variados proveedores de información pertenecientes a diferentes sectores como elde las artes, las ciencias, la educación, los negocios y la administración.
• Los metadatos Dublin Core se han convertido en uno de los estándares más extendidos para larecuperación de información en la Internet y el DC se ha convertido en un vocabulario muy utilizado nosólo en el ámbito bibliotecario y documental, sino en otros muchos sectores. Además, este conjunto demetadatos se puede utilizar no sólo con lenguajes de presentación tipo HTML, lenguajes estructuradoscomo XML y conjuntamente con otros lenguajes de descripción como PREMIS, RDF, MODS, METS, entreotro. Se convirtió en norma ISO 15836/2003 .
CONJUNTO ELEMENTOS DCETIQUETA DEL ELEMENTO DESCRIPCIÓN
DC. Title Título: El nombre dado a un recurso.
DC. Creator Autor: La entidad primariamente responsable de la creación del contenido intelectual del recurso.
DC. Subject Materias y palabras clave: El tema del contenido del recurso.
DC. Description Descripción: La descripción del contenido del recurso.
DC. Publisher Editor: La entidad responsable de hacer que el recurso se encuentre disponible.
DC. Contributor Colaborador: La entidad responsable de hacer colaboraciones al contenido del recurso.
DC. Date Fecha: Una fecha asociada con un evento en el ciclo de vida del recurso.
DC. Type Tipo: la naturaleza o categoría del contenido del recurso.
DC. Format Formato: la manifestación física o digital del recurso.
DC. Identifier Identificación: Una referencia no ambigua para el recurso dentro de un contexto dado.
DC. Source Fuente: Una referencia a un recurso del cual se deriva el recurso actual.
DC. Language Lengua: La lengua del contenido intelectual del recurso.
DC. Relation Relación: Una referencia a un recurso relacionado.
DC. Coverage Cobertura: La extensión o ámbito del contenido del recurso.
DC. Rights Derechos: La información sobre los derechos de propiedad y sobre el recurso.
EJEMPLOS Y APLICACIONES
Fuente: https://revistas.upb.edu.co/index.php/Medicina/rt/metadata/657/0
• Básicamente, todos los esquemas constan de una serie de elementos y atributos normalizados; el valor de los mismos es el que sirve para recuperar la información.
• El esquema da el nombre de un elemento, qué dato debe contener y la forma adecuada de consignarlo.
• El elemento que el esquema denomina es repetible y obligatorio (semántica), debe tener el nombre del autor del documento colocado de una manera específica (sintaxis). El dato colocado es la información recuperable.
Un registro de metadatos realizado
correctamente permite conocer el
contenido de un documento digital
sin necesidad de visualizarlo o leerlo
en forma completa.
Testa, P. M., & Degiorgi, E. H. (2013). Esquemas de metadatos para los repositorios institucionales de las universidades nacionales argentinas. Universidad Nacional de Cuyo. Mendoza: Facultad de educación elemental y especial. Recuperado el 5 de 09 de 2018
Un esquema de metadatos es un plan
lógico que muestra las relaciones
entre los elementos de metadatos
(campos), incorporando normalmente
un conjunto de reglas, incluidas
aquellas relacionadas con la
semántica y la sintaxis, que permiten
la gestión de metadatos
Testa, P. M., & Degiorgi, E. H. (2013). Esquemas de metadatos para los repositorios institucionales de las universidades nacionales argentinas. Universidad Nacional de Cuyo. Mendoza: Facultad de educación elemental y especial. Recuperado el 5 de 09 de 2018
• Es importante tener en cuenta que sepueden utilizar varios esquemascomplementarios para describir el mismorecurso y para múltiples propósitos.
• Por ejemplo, un artículo de una revistapodría tener el conjunto de metadatos MARCen el catálogo en línea de una biblioteca,pero a la vez, podría contener unadescripción MODS si forma parte de unabiblioteca digital, y tener embebidoselementos del conjunto de metadatos DublinCore para la interoperabilidad. O, también, siuna de las finalidades del repositorio es lapreservación, se pueden utilizar elementosde un esquema de metadatos descriptivo(DC, MODS, PREMIS).
Metadatos –
Contenido, contexto y estructura
Taxonomía –
Además de los metadatos, una
taxonomía mejorará la metadata al
establecer relaciones padre - hijo entre
los temas que se incluyen en el
esquema.
Thesauro –
Mejora el uso de metadatos y
taxonomías al agregar valor a los
términos a través de las relaciones que
identifican.
Tomada Septiembre 15, 2018. Portal de Archivos Españoles. PARES -Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/portal-de-archivos-espanoles-pares.html
Tomada Septiembre 15, 2018. PARES _ Archivos Españoles. http://pares.mcu.es/ParesBusquedas20/catalogo/description/6575365
Tomada Septiembre 14, 2018 de: http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/directorioarchivos.htm
¿COMO EMPEZAR?
Donde “vive” la información
Volumen de data
“disparado”
Operación en “modo pánico”
Hablar “diferentes”
lenguajes entre IT, Legal y GD
La información “reside” en todo
lado
Hacer un balance de lo que tienes(auditoria de activos de información).
Priorizar la información, dada lamasiva cantidad de información
Comprender los sistemas y su rol o importancia en la organización.
Identificar áreas de riesgo dentro de los sistemas y análisis de la brecha.
Desarrollar un plan.
Establecer “ganancias tempranas”.
Establecer un programa institucional para la gestión de información.
EJEMPLOS DE APLICACIÓN UNIVERSIDAD DE LOS ANDESREFERENCIAS:
ISO 15489-1:2001 . Información y Documentación, Gestión de Documentos: Generalidades
ISO 30300/30301 (2013) : Información y Documentación: Sistemas de Gestión de Registros: Fundamentos y Vocabulario / Requisitos
Roberge, M. (2011). Lo esencial de la gestión documental: Sistema integrado de gestión de los documentos analógicos y de los documentos electrónicos.
ISO 23081-1/ 23081-2 / 23081-3: Información y documentación. Procesos de gestión documental. Metadatos de gestión documental. Parte 1: Principios /
Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales. Parte 3: Método de autoevaluación.
OBJETIVO
Estandarizar la gestión de los documentos de archivo efectuados tanto por los
responsables de su administración como por cualquier colaborador que cree o use
documentos en el ejercicio de sus actividades, a través de un una organización
sistemática que permita su accesibilidad de manera lógica y estructurada
ALCANCE
El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) en la Universidad de los Andes se aplica
identificando la producción documental con la que cuenta la Universidad, en todo el
ciclo de vida del documento.
BENEFICIOS
Garantizar que los documentos se denominen de un modo homogéneo y coherente
a lo largo del tiempo.
Apoyar la identificación y recuperación de todos los documentos relacionados en los
macroprocesos, procesos de nivel l, ll y lll.
Distribuir la responsabilidad de la gestión de determinados grupos de documentos.
Los códigos establecidos para el sistema de clasificación
en la Universidad de los Andes son asociados a las clases,
subclases y divisiones utilizando códigos lógicos los cuales son
secuenciales.
Clase: Serie
Subclase: Subsrie
FUID (INVENTARIO DOCUMENTAL)http://administraciondocumental.uniandes.edu.co/
http://uniandes.sharepoint.com/sites/oad
Inventarios documentales y su relación con las TRD
El Formato Único deInventarios Documental“FUID” es una herramientaque describe lastransferencias al archivocentral para procesos técnicos(organización y/o eliminación),de acuerdo con lo definido enlas Tablas de Retención deDocumentos – TRD.
Esto garantiza la recuperacióny el acceso.
HISTORIAS LABORALESCARPETA DIGITAL
Tomada de: https://administraciondocumental.uniandes.edu.co/
CATÁLOGO DOCUMENTALWinsisis CD-ISIS
https://catalogodocumental.uniandes.edu.co/
WINISIS - CDS/ISIS
Restricciones
• Acceso únicamente local
• Obsolescencia tecnológica
Descentralización
• 21 bases de datos
• Múltiples herramientas de búsqueda
Heterogeneidad
• Campos heterogéneos
• Datos heterogéneos
CATALOGO DOCUMENTAL
Módulo de Catalogación
• Creación y modificación de registros de descripción documental de las Bases de Datos ISAD(G), ISAAR(CPF) e ISDF
Módulo de Circulación y préstamo de expedientes físicos
• Control y administración de la circulación y préstamo del material de la unidad de información.
Catálogo de Consulta Web
• Catálogo ”público” de acceso en línea para consultar la existencia y ubicación del material.
Módulo de administración del sistema.
COLECCIÓN CESAR GAVIRIA TRUJILLO
https://catalogodocumental.uniandes.edu.co/
Generación de campos basados en las tres normas de descripción archivística: ISAD-G, ISAAR e ISDF.
Descripción multinivel:
• Sección: Presidencia• Subsección: Secretarias
• Serie: Secretaria de información y prensa• Subserie: Monitoreos
• Expediente: Monitoreos agosto 1990
Generación de puntos de acceso para recuperación de información a través de descriptores:
Ejemplo para la sección Presidencia:• Descriptores onomásticos: 1253• Descriptores topográficos: 246• Descriptores temáticos: 485
APLICACIÓN COLECCIÓN CESAR GAVIRIA
ISAD-G
ISDF
ISAAR-CPF
Tomada de: http://administraciondocumental.uniandes.edu.co/
DESCRIPCIÓN DE FOTOGRAFÍAS
Formato básico para uso de losproductores en las unidades.
DESCRIPCIÓN DE FOTOGRAFÍASEn esta matriz se trabaja la norma
ISAD-G
Ver el detalle en el MANUAL DE FOTOGRAFÍAS
Aplicación Serie fotografías
1. Medios Magnéticos
En la actualidad la Jefatura de Administración Documental, garantiza laconservación del medio en el que se envió la información más no el contenidoenviado por la unidades Académicas/Administrativas.
Se tiene un contrato con un proveedor (Vise) para la conservación demicrofilmación certificada que la Unidad maneja (Información financiera,académica, laboral)
DESCRIPCIÓN PARA ARCHIVOS MULTIMEDIA
SOLUCION INSTITUCIONAL PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSCOMPONENTE GD
GESTOR DOCUMENTAL
ERP ACADEMICO
ERP ADMINISTRATIVO
PLATAFORMA CORREO
BODEGA DATOS
OFIMÁTICA
CRM MODULO DE FIRMAS
GESTOR DE CONTENIDOS
PAGINAS WEB
MODULO DIGITALIZACION
SECUENCIADOR EXPEDIENTES
PLATAFORMA PAGOS Y
FACTURACION
FASE III – IMPLEMENTACIÓN PROYECTO BASE
a) Directriz y Lineamientos Gestión Documental
Directriz Institucional para la Gestión de
Documentos Electrónicos
Modelo de Gestión Documental
Lineamientos e Instrumentos para la Gestión de Documentos
LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES
1 Directriz Institucional para la Gestión de Documentos Electrónicos
2 Lineamiento de clasificación documental – Cuadro de clasificación documental
3 Lineamiento de descripción - Esquema de metadatos.
4 Lineamiento de normalización - Catálogo de formatos (ficheros) de documentos
electrónicos
5 Lineamiento de normalización - Gestión de correo electrónico institucional.
6 Lineamiento de normalización - Catálogo de tipos documentales
7 Lineamiento de seguridad – Modelo de acceso al documento y expediente electrónico
8 Lineamiento de impresión segura
9 Lineamiento de disposición y valoración documental.
10 Lineamiento de digitalización segura
11 Lineamiento de preservación de documentos y expedientes electrónicos.
12 Directriz de uso del certificado digital y la firma electrónica
Catálogo de tipos documentales
Catálogo de formatos de documentos electrónicos
Lineamientos
de descripción
y
normalización
Conjunto de elementos descriptivos y registro de un documento de manera que: a) Se describa el
contenido y contexto de creación del documento, b) Se represente y especifique el documento en una
actividad o estructura de un proceso, y c) permitir que el documento sea recuperado y presentado con
todo su significado por todos los interesados. Este instrumento apoya la etapa de creación o captura del
documento.
Detalla una solución para asociar reglas de gestión documental a los documentos asociados a los
procesos internos, en función de su contenido o utilidad para la Universidad. Este instrumento
apoya las etapas de creación o captura, y uso o distribución del documento.
Ofrece una lista de formatos de fichero electrónico para controlar que para todos los documentos
electrónicos que se gestionan en la Universidad, se pueda garantizar su disponibilidad, accesibilidad y
seguridad a largo plazo. Este instrumento apoya las etapas de creación o captura y almacenamiento o
conservación del documento.
Esquema de
metadatos
XML
Captura en un sistema
Embebidos en el
Documento PDF
CATALOGO TIPOS DOCUMENTALES
Asociar reglas de gestión documental a documentos en función de su contenido o utilidad.
Hoja de vida
Contrato
Documento de identificación (Cédula de ciudadanía,pasaporte, NIT, cédula extranjería, etc.)
Resolución
Informe
Factura
Acta
CATÁLOGO FORMATOS (FICHEROS) DE ARCHIVO
Garantizar la accesibilidad y seguridad a largo plazo paratodos los documentos electrónicos que se gestionan.
• Formatos electrónicos de documento textual.• Formatos electrónicos de fotografía e imagen.• Formatos electrónicos de almacenamiento de
sonido.• Formatos electrónicos de video, con o sin sonido.• Formatos electrónicos de almacenamiento de
datos complejos.• Formatos electrónicos de cartografía digital.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN¿Preguntas?
MSC. ING. HENRY ALEXANDER RENGIFO SANCHEZ
JEFE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Tel: +57 1 3394949 ext 2142
